Szent-Györgyi Albert Gimnázium és Szakközépiskola IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
2 I. A szabályzat jogi alapja 1993. évi LXXIX. Törvény: A közoktatásról 1995. évi LXVI. Törvény: A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magán levéltári anyag védelméről 38/1998. (IX.4.) BM rendelet: A helyi önkormányzatok iratkezelési minta szabályzatáról 11/1994. (IV.8.) MKM rendelet: A nevelési-oktatási intézmények működéséről 1. Irat minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, rajz, kép, kotta, amely a működéssel kapcsolatban bármilyen anyagon (papír, elektronikus adathordozó stb.) alakban, bármely eszköz felhasználásával és eljárással keletkezett, megnevezéstől függetlenül (feljegyzés, előterjesztés, jelentés, tájékoztató, tervezet, stb.). Iratkezelés komplex tevékenység, amely magába foglalja a következőket: az iratok készítését és a szakszerű nyilvántartást, az ügykörök szerinti rendezést, a határidős válogatást, a mellékletekkel összefüggő iratokkal való ellátást (szerelést), szakszerű és biztonságos megőrzést az irattárban, az iratselejtezést, illetve levéltárba adást. II. AZ ÜGYINTÉZÉS IRATKEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI Az ügyintézés és az iratkezelés a) Ha az irat burkolata sérült vagy felbontottan érkezett, az adatkezelő rávezeti a sérülten érkezett, illetőleg a felbontva érkezett megjegyzést, az érkezés keltezését, és aláírja. b) A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. c) Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, a diákönkormányzat, a szülői szervezet stb. részére érkezett leveleket, továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartotta magának. A névre szóló iratot, amennyiben az hivatalos elintézést igényel, felbontást követően haladéktalanul vissza kell juttatni az iratkezelőhöz. 2. a) A nevelési-oktatási intézménybe érkezett, illetőleg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell. Az iktatás iktatókönyvbe történő bevezetéssel, naptári évenként újra kezdődő sorszámos rendszerben történik. Az iktatókönyv pontos vezetésének célja, hogy az intézményi működés konkrét ügyeihez tartozó ügyiratok bármikor visszakereshetők legyenek. Ennek érdekében kézi iktatás céljára olyan iktatókönyv nyomtatványt kell használni, melynek oldalszámozása folyamatos, és minden éven hitelesítetten kell megnyitni és lezárni! A beérkezett iratokon és az iktatókönyvben fel kell tüntetni az érkezés napját, az iktatószámot, az irat mellékleteinek számát és az irattári tételszámot. Az irathoz az iktatást követően csatolni kell az irat előzményeit. Az iktatókönyvet az év végén az utolsó iktatási számot követően aláhúzással, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatával le kell zárni. b) A meghívókat, közlönyöket, sajtótermékeket és reklámcélú kiadványokat nem kell iktatni.
3 c) Ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a százat, évenként név- és tárgymutatót kell vezetni. d) A nevelési-oktatási ügyekben a leghosszabb elintézési határidő ha az intézményvezető más határidőt nem állapít meg 30 nap. Ezért az ügyintéző haladéktalanul, de legkésőbb az iktatástól számított 30 napon belül elintézi a gyermekek, szülők ügyeit, beadványait. e) Az iktatott iratokat az ügy elintézőjének a nevelési-oktatási intézményen belüli rendelkezések szerint kell átadni. f) Az iratnak tartalmaznia kell a nevelési-oktatási intézmény nevét, székhelyét, az iktatószámot, az ügy elintézőjének megnevezését, az ügyintézés helyét és idejét, az irat aláírójának nevét, beosztását és a nevelési-oktatási intézmény körbélyegzőjének lenyomatát. g) Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak telefonon, illetőleg a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Telefonon vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását. h) A határozatot meg kell indokolni. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, ha a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást, valamint az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést. i) Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen. j) A másolat valamely eredeti iratról keltezése után készült példány. A másodlat a több példányban (egyidejűleg vagy eltérő időben) készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít. Az intézmény iratairól másolatot a titkár csak vezetői engedéllyel adhat ki. A másolatot A másolat hiteles felirattal, keltezéssel és az engedélyező aláírásával kell ellátni. Másodlatot kell kiadni az intézmény által kiállított eredeti okmányokról (bizonyítványok, oklevelek, stb.) azok elvesztése vagy megsemmisülése esetén, a törzslap alapján. 3. a) Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni. Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. A határidő nélküli őrzési idővel megjelölt irattári tételeket a nevelésioktatási intézmény jogutód nélküli megszűnése esetén kell megküldeni az illetékes levéltárnak. Az irattári terv nem selejtezhető tételeit, továbbá azokat a tételeket, amelyek kiselejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá ha a levéltár másképpen nem rendelkezett ötven év után át kell adni az illetékes levéltárnak. b) Az irattárban őrzött iratokat legalább ötévenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. A iratok selejtezését a nevelési-oktatási intézmény vezetője rendeli el és ellenőrzi. A tervezett iratselejtezést harminc nappal előbb be kell jelenteni az illetékes levéltárnak. c) A selejtezésre szánt iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a selejtezett irattári tételeket, az irattárba helyezés évét és az irat mennyiségét. A selejtezési jegyzőkönyv két példányát meg kell küldeni két az illetékes levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni csak a levéltárnak a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása alapján lehet.
4 d) Ha a nevelési-oktatási intézmény jogutódlással szűnik meg, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az el nem intézett, folyamatban lévő ügyeket a jogutód iktatókönyvébe be kell vezetni. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek egy példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. e) Ha a nevelési-oktatási intézmény jogutód nélkül szűnik meg, a nevelési-oktatási intézmény vezetője a fenntartó intézkedésének megfelelően gondoskodik a d) pontban felsorolt feladatok ellátásáról. A jogutód nélkül megszűnő intézmény irattárában elhelyezett iratainak jegyzékét az iratok elhelyezésével kapcsolatos intézkedésről szóló tájékoztatást a nevelési-oktatási intézmény vezetője megküldi az illetékes levéltárnak. g) Az intézményvezető és helyettesei jogosultak az irattárból iratokat kikérni hivatalos használatra. III. IRATTÁROZÁSI TERV Az irattári terv a közokiratok rendszerezésének és a selejtezhetőségének alapjául szolgáló jegyzék. Nevelési-oktatási ügyek Törzslapok, póttörzslapok, Beírási naplók Felvétel, átvétel Tanulói fegyelmi és kártérítési ügyek Naplók Diákönkormányzat szervezése, működése Pedagógiai szakszolgálat Szülői munkaközösség, iskolaszék Szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások Gyakorlati képzés szervezése Vizsgajegyzőkönyvek Tantárgyfelosztás Gyermek és ifjúságvédelem Tanulók dolgozatai, témazárói, vizsgadolgozatai Alapvizsga, érettségi vizsga, szakmai vizsga dolgozatai nem selejtezhető 20 év 3 év 1 év 2 év
5 Vezetési, igazgatási és személyi ügyek Intézménylétesítés, -átszervezés, -fejlesztés Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek Személyzeti, bér- és munkaügy Munkavédelem, tűzvédelem, Balesetvédelem, baleseti Jegyzőkönyvek Fenntartói irányítás Szakmai ellenőrzés Megállapodások, bírósági, államigazgatási ügyek Belső szabályzatok Polgári védelem Munkatervek, jelentések, statisztikák Panaszügyek nem selejtezhető nem selejtezhető 50 év Gazdasági ügyek Ingatlan-nyilvántartás, -kezelés, - fenntartás, épület-tervrajzok, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek Társadalombiztosítás Költségvetési beszámolót, főkönyvi kivonatot, leltárt, analitikus nyilvántartást Egyéb bizonylatok Határidő nélküli 50 év
6 IV. AZ INTÉZMÉNYBE BEÉRKEZŐ IRATOK 1. Az intézmény címére érkező postát az adminisztrátor elhozza a postáról, érkezteti és postabontásra az igazgató részére átadja. A postabontást az igazgató felhatalmazásával az igazgató-helyettesek is elvégezhetik. Fel kell bontani minden küldeményt, amelyről a boríték, csomagolás alapján megállapítható, hogy nem magánjellegű. Felbontandók azok a levelek is, melyeken az intézmény neve mellett névre szóló címzés található, de a küldemény hivatalos jellegű. Ha a címzett ismeretlen, a küldeményt felbontatlanul vissza kell juttatni a postára. Ha az illetékes ismeretlen, a küldeményt értesítés ellenében vissza kell küldeni a feladónak. Ha a küldemény által jelzett ügyben az intézménynek nincs hatásköre, akkor a küldemény a hatáskörrel ellátott intézményhez kell továbbítani. Soron kívül kell az igazgatóhoz továbbítani: A fenntartótól érkezett iratokat, idézéseket, meghívókat. A vezetők nevére érkező küldeményeket. A faxon, elektronikus adathordozón érkezett iratnál gondoskodni kell a tartósan őrző másolat készítéséről. Az iktatás sorszámozása az első iktatószámtól megszakítás nélkül folyamatosan halad, évente 1. sorszámmal kell kezdeni. A dátumot csak az elsőnek iktatott iratnál kell feltüntetni. A iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a bejegyzett adatokat javítani nem szabad. Téves iktatás esetén helyesbítés szükséges, de a téves bejegyzéseket semmiféle technikai eszközzel nem szabad megszüntetni. a téves adatokat vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon, a javítás keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni, jelölni kell a tévesen kiadott irat végleges iktatószámát, minden naptári évben új iktatókönyvet kell nyitni és az év végén az utolsó iktatás alatt keltezéssel, aláírással le kell zárni. A mutatózás a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, amely biztosítja az irat iktatószámának visszakeresését. Mutatókönyvet kell vezetni, ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a 100-at. A mutatókönyv betűsoros név- és tárgymutató, amely az iratok név és tárgy szerinti esetleg hely szerint nyilvántartása. Az ügyiratokat a lényegüket kifejező egy vagy több címszó (tárgy) alapján kell nyilvántartani. Ha az irat több tárgyra (személyre, intézményre) vonatkozik, az iratot valamennyi címszóval mutatózni kell. A mutatókönyvet az iktatással egyidejűleg naprakészen kell vezetni az év kezdetén újonnan nyitott mutatókönyvben.
7 V. AZ INTÉZMÉNYBŐL KIMENŐ IRATOK 1. A postára adás előtt a küldeményeket iktatni kell, és a postakönyvbe fel kell vezetni. 2. Az egész intézményt érintő iratok csak a központi iktatás után adhatók postára. 3. A küldeményeket postán, faxon vagy elektronikus adatátvitellel (Internet) lehet továbbítani. 4. A kézbesítés az adminisztrátor feladata. VI. TANÜGYI NYILVÁNTARTÁSOK 1. A beírási és foglalkoztatási naplók Az intézménybe felvett gyermekek (tanulók) nyilvántartására beírási (felvételi és mulasztási) naplót kell rendszeresíteni. A beírási naplót az intézményvezető által kijelölt adminisztrátor beosztású alkalmazott vezeti. Gyermeket, diákot akkor lehet a felvételi és mulasztási naplóból, illetve beírási naplóból törölni, ha az elhelyezés, a tanulói jogviszony, a tagsági viszony megszűnt. A törlést a megfelelő záradék bejegyzésével kell végrehajtani. A pedagógiai foglalkozásokról a feladatot ellátó pedagógus a foglalkozási napló (osztálycsoport-napló) megfelelő rovatának kitöltésével és aláírásával (kézjegyével) igazolja a nevelő-oktató munka elvégzését. Az osztályfőnök vezeti az osztálynaplót, a törzslapot, kiállítja a bizonyítványt, vezeti a továbbtanulással összefüggő nyilvántartást. 2. Törzslapok Az iskola a tanulókról a felvételt követően 30 napon belül nyilvántartási lapot (törzslapot) állít ki. A törzslapon fel kell tüntetni az iskola nevét, címét és az OM azonosítót. A törzslapon fel kell tüntetni a teljes tanulmányi időre: a tanuló tanév végi osztályzatait, az ügyeivel kapcsolatos döntéseket, határozatokat, a továbbtanulásra vonatkozó bejegyzéseket, záradékot. A törzslap közokirat, személyi, tanév végi adatainak a bizonyítvánnyal való egyeztetéséért az osztályfőnökök és az igazgató által kijelölt 2 összeolvasó pedagógus a felelős. A megsemmisült vagy elveszett törzslap helyett a rendelkezésre álló iratok alapján póttörzslapot kell kiállítani. 3. A tanulói nyilvántartások vezetése Az intézményi dokumentumokban a jogszabályi előírásnak megfelelően az alábbi adatok tarthatók nyilván: gyermek, tanuló neve, születési helye, ideje, állampolgársága, állandó és ideiglenes lakáscíme, telefonszáma,
8 külföldi állampolgár esetén a tartózkodási jogcíme, a jogosító okirat megnevezése, száma, szülő neve, állandó és ideiglenes lakásának címe, telefonszáma; o a felvételi adatok, a tanuló fejlődésével, a jogviszonnyal kapcsolatos adatok, o magatartás, szorgalom és a tudás értékelése és minősítése, o a fegyelmi és kártérítési ügyek adatai, o a testi-, érzékszervi-, értelmi-, beszédsérülésű, más zavarral, nehézségekkel küzdő gyermek erre vonatkozó adatai; a balesetre vonatkozó adatok, a diákigazolvány sorszáma, azonosító száma, a többi adat az érintett hozzájárulásával. A sérült gyermek nevelésénél, ellátásánál a beírási naplóba kell beírni: a szakvélemény számát, keltét, a felülvizsgálat időpontját, a szakértő nevét, címét. Az adatok továbbíthatók a fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, önkormányzat, államigazgatási szerv, nemzetbiztonsági és pedagógiai szolgálat részére. Az adatok statisztikai célra felhasználhatók, és a személyazonosításra alkalmatlan módon átadhatók. A tanügyi nyilvántartásokban a hibás bejegyzéseket áthúzással kell érvényesíteni úgy, hogy a bejegyzés olvasható maradjon, és fölötte helyesbíteni kell. A javítást aláírással, keltezéssel és az iskola körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. 5. Bizonyítványok A tanuló elvégzett tanulmányairól a tanév végi értékelést a törzslap alapján ugyanabban a bizonyítványba kell bevezetni, függetlenül az iskola, vagy az iskolatípus váltástól. A bizonyítványban fel kell tüntetni az OM azonosítót, és záradék formájában az alapműveltségi, az érettségi, a szakmai, a művészeti vizsga letételét. Az üres nyomtatványokat zárva kell tartani, hogy csak az igazgató és a megbízottja férjen hozzá. Jegyzőkönyvet kell készíteni a helyesbítő, és a kicserélt bizonyítványról, a rontott bizonyítványt meg kell semmisíteni. A visszaélések elkerülésére nyilvántartást kell vezetni. az üres bizonyítvány nyomtatványokról, a kiállított és kiadott bizonyítványokról, az elrontott és megsemmisített bizonyítványokról. Az elveszett, megsemmisült bizonyítványokról kérelemre a törzslap alapján másodlat állítható ki, melyért illetéket kell leróni. Törzslap hiányában a nyilvántartások alapján kérelemre pótbizonyítvány állítható ki, mely azt tanúsítja,
9 hogy a tanuló melyik évfolyamot, mikor végezte el. Ha minden nyilvántartás megsemmisült, csak azt lehet igazolni, hogy a személy az iskola tanulója volt. (Ennek feltétele: a volt tanuló írásban nyilatkozzon a tanévről, az évfolyamról, és csatolja volt tanárának vagy két évfolyamtársának igazolását.) 6. Jegyzőkönyvek Az intézményben jegyzőkönyvet kell készíteni azokban az esetekben, ha jogszabály előírja, vagy az intézményvezető elrendeli, a nevelőtestület határozatot hoz (dönt, véleményez, javasol), ha rendkívüli esemény indokolja. A jegyzőkönyv tartalma: az elkészítés helye, ideje, jelenlévők névsora, a napirendi téma, az ügyre vonatkozó lényeges megállapítások, nyilatkozatok, határozatok, döntések, aláírás (jegyzőkönyv vezetője, végig jelen lévő alkalmazott, intézményvezető). VII. ZÁRÓRENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat időbeli és személyi hatálya A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi közalkalmazottjára és más munkavállalójára, 2008. év október 01. napjával lép hatályba. 2. A szabályzat hozzáférhetősége és módosítása A szabályzat tartalmát az intézményvezető helyettesei ismertetik a munkatársakkal. A szabályzat 1 példányát hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára a vezető helyettesi irodájában. Az intézményvezető helyettesek gondoskodnak a szabályzat olyan módosításáról, amely az új jogszabályok hatályba lépése miatt szükséges. Kelt: Balassagyarmat, 2008. szeptember 30... Vadkerty Róbert igazgató