Útmutató a központosított közbeszerzési rendszerhez történő csatlakozáshoz

Átírás

1 Útmutató a központosított közbeszerzési rendszerhez történő csatlakozáshoz 1

2 Üdvözöljük Önt leendő ügyfeleink között! A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által lefolytatott Mobilszolgáltatás 2013 eljárás során a Vodafone Magyarország Zrt. ajánlotta a legkedvezőbb mobilszolgáltatási díjtételeket az elkövetkező 24 hónapos időtartamra, és lett ezáltal mobilszolgáltató partnere a központosított közbeszerzésre kötelezett, illetve ahhoz önkéntesen csatlakozó intézményeknek 2014-től. A szerződéskötés menetét elősegítendő tekintse át részletes útmutatónkat! 2

3 A csatlakozási folyamat áttekintése MÁR REGISZTRÁLT INTÉZMÉNYEK SZÁMÁRA: 1. Intézménynek terv/igény összeállítást kell végeznie a KEF portálon (1.a.) Terv/Igények összeállítása a oldalon tervet/igényt csak a már regisztrált intézmények tudnak küldeni Terv/Igények igénykosárba helyezése Terv/ Igények jóváhagyásra küldése Igénybejelentés megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra (nyomtatási útmutatóval) 2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után) A szerződéskötési adatlap (1. számú melléklet) eljuttatása a Vodafone-hoz 3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről A szerződést a Vodafone elkészíti eljuttatja az intézménynek A Vodafone visszaigazolja a megrendelést - megfelelő szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) esetén 4. Kiszállítás, aktiválás a. Normál kiszállítás, aktiválás egyeztetett időpontban a kiszállítás megtörténik b. Számhordozásos kiszállítás és aktiválás egyeztetett időpontban a kiszállítás után megtörténik a számhordozás MÉG NEM REGISZTRÁLT INTÉZMÉNYEK SZÁMÁRA: 0. Intézményi regisztráció A regisztráció pontos menetét megtalálja folyamat részletes leírásánál (1.b.) 1. Intézménynek terv/igény összeállítást kell végeznie a KEF portálon (1.b.) Terv/Igények összeállítása a oldalon tervet/igényt csak a már regisztrált intézmények tudnak küldeni Terv/Igények igénykosárba helyezése Terv/ Igények jóváhagyásra küldése Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra (nyomtatási útmutatóval) 2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után) A szerződéskötési adatlap (1. számú melléklet) eljuttatása a Vodafone-hoz 3

4 3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről A szerződést a Vodafone elkészíti eljuttatja az intézménynek A Vodafone visszaigazolja a megrendelést - megfelelő szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) esetén 4. Kiszállítás, aktiválás a. Normál kiszállítás, aktiválás egyeztetett időpontban a kiszállítás megtörténik b. Számhordozásos kiszállítás és aktiválás egyeztetett időpontban a kiszállítás után megtörténik a számhordozás KÉSZÜLÉKEK Jelen eljárás keretein belül kizárólag előfizetés megrendelése lehetséges, készülékvásárlás nem. A meglévő készülékparkot amennyiben hálózatfüggő készülékekkel rendelkeznek- az aktiválásig hálózat-függetleníteni kell, különben nem tudja a Vodafone SIM kártyát és a szolgáltatást használni. FLOTTA LEHETŐSÉGEK Ügyfelei igényeit felismerve a Vodafone, az intézményi ajánlaton felül, külön kidolgozott egy kedvezményes, un. hozzátartozói (flotta) ajánlatot is az Önök munkavállalói számára, mely díjmentes beszélgetést biztosít az intézményi és hozzátartozói előfizetések között, továbbá kedvezményes internet- és készülékvásárlási lehetőségeket, valamint igény szerint kamatmentes részletfizetést, kényelmes online megrendelést és még számos előnyt kínál. Az ajánlat részleteiről bővebben az alábbiakban olvashat. 4

5 A csatlakozási folyamat részletes leírása 1. Intézmények terv/igény-összeállításának elvégzése a KEF portálon a) A KEF portálon már regisztrált intézmény esetén: Terv/Igények összeállítása a oldalon: Terv/igény bejelentést csak a már regisztrált intézmények tudnak elektronikusan küldeni. Bejelentkezés után a bal oldali menü sávon elhelyezett Terv/Igény Kezelés menü alatti Terv/Igények összeállítása menüpontot kiválasztva az adott negyedévet egy legördülő menü segítségével lehet megadni. Az adott negyedévre, és az azt követő 3 negyedévre lehet igénybejelentést rögzíteni, a szerződés hatálya alatt. A keretszerződést/keretmegállapodást a Kiválaszt gombra kattintva lehet megadni, úgy, hogy a szerződés azonosítóját (KM0101MTEL13), vagy tárgyszavát beírva, illetve a Keres funkciót használva az adott szerződés elérhetővé válik. A szerződés nevére kattintva kiválasztható az adott keretszerződés/keretmegállapodás. A Rendben gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon a szerződéshez tartozó terméklista lapozhatóan jelenik meg. A Vissza a kereséshez gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon, más időszakot, vagy másik keretszerződést/keretmegállapodást is meg lehet adni, így egyszerre több szerződéshez lehet igénybejelentést rögzíteni. Terv/Igények összeállítása a oldalon:: Amennyiben az intézmény pontosan tudja, hogy melyik terméket/termékeket szeretné megjelölni, akkor a darabszám megadása után az Igénykosárba helyezés menüpont kiválasztásával a kosárba kerülnek a termékek. Abban az esetben, ha az intézmény nem tudja pontosan megjelölni igényként a termékeket, akkor az Összeg mezőbe lehet megadni az adott összeget forintban. Az igénybejelentésben a bruttó (nettó + közbeszerzési díj + ÁFA) összeget kell megjelölni. A terv/igény nyomtatható verziója: A menü sáv Terv/Igények kezelés ikon alatt elhelyezkedő Igénykosár kezelése menüpontot, valamint az adott negyedévet kiválasztva megjelenik az intézmény által megjelölt szerződéshez tartozó igénykosár tartalma, melyből ebben a nézetben a Keretszerződés/Keret-megállapodás tárgya, azonosítója, és az összes érték jelenik meg. A nyomtató ikon kiválasztva a terv/igény bejelentési adatlap aláírható, kinyomtatható formában jelenik meg. Ezen formátumban a terv/igények bruttó összegei láthatóak. Terv/ Igények jóváhagyásra küldése: A portálon az utolsó lépést a Küldés jóváhagyásra gomb kiválasztásával teheti meg az intézmény. A jóváhagyásra küldés csak akkor hajtható végre, amennyiben a szerződés tárgya menüpont melletti kocka kijelölésre kerül (pipa megjelenése)! (A kötelezett intézmények igénybejelentésének folyamata itt véget ér.) Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra A kinyomtatott igénybejelentő lapo(ka)t minden esetben meg kell küldeni postai úton, vagy faxon a KEF részére. Az igénybejelentéshez a bal oldali Dokumentumok menüpont 3.6. pontja alatt található Nyilatkozat -ot és kísérőlevelet kell mellékelni. (Az önként csatlakozó intézmények igénybejelentése abban az esetben elutasításra kerül, ha az igénybejelentéssel érintett keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott mennyiség nyolcvan százaléka teljesült, továbbá, ha a teljesülési adatokat figyelembe véve, az veszélyezteti a kötelezett intézményi kör ellátását.) Tájékoztatjuk Önöket, hogy az igénybejelentés önmagában nem keletkeztet megrendelési, illetve vásárlási kötelezettséget. 5

6 A visszaigazolást/jóváhagyást az intézmény a portálon tudja ellenőrizni a leadott igény/terv összeállítását követő 1-2 munkanap után (a KEF-nek nincs határideje a visszaigazolás/jóváhagyás megtételére). b) A KEF portálon még nem regisztrált intézmény esetén: A nem regisztrált szervezet a bal oldali, függőleges menü regisztrációs részének segítségével regisztrálhatja az általa képviselt szervezetet. Az Intézményi regisztráció választása után a rendszer ellenőrzés céljából adatokat kér. Célszerű, az első körben csak az intézmény adószámát megadni. A Keresés gombra kattintás után a rendszer ellenőrzi, hogy az intézmény rendelkezik-e már korábbi regisztrációval vagy sem. Ha nincsen találat, akkor a rendszer a Regisztráló természetes személy (későbbi adminisztrátor) nevét és címét kéri. Továbblépve megjelenik az Intézményi regisztrációs adatlap, mely tartalmazza a rögzítendő adatok bevitelére szolgáló mezőket. Ha rendszer kitöltés után mindent rendben talál, a regisztrációt végző felhasználónak, valamint az általa intézményvezetőként megadott felhasználó részére a regisztráció írásbeli megerősítésére felhívó e- mailt küld. Az -t kinyomtatása és annak a szervezet vezetője által történő (cégszerű) aláírását követően a as fax számra kell megküldeni. A Portálon történő regisztráció a KEF jóváhagyásával és a felhasználói jelszó regisztrációt kezdeményező címre való megküldésével zárul le. Felhívjuk a figyelmet, hogy a jelszót az első belépéskor szíveskedjenek megváltoztatni! Terv/Igények összeállítása a oldalon: Terv/igény bejelentést csak a már regisztrált intézmények tudnak elektronikusan küldeni. Bejelentkezés után a bal oldali menü sávon elhelyezett Terv/Igény Kezelés menü alatti Terv/Igények összeállítása menüpontot kiválasztva az adott negyedévet egy legördülő menü segítségével lehet megadni. Az adott negyedévre, és az azt követő 3 negyedévre lehet igénybejelentést rögzíteni, a szerződés hatálya alatt. A keretszerződést/keretmegállapodást a Kiválaszt gombra kattintva lehet megadni, úgy, hogy a szerződés azonosítóját, vagy tárgyszavát beírva, illetve a Keres funkciót használva az adott szerződés elérhetővé válik. A szerződés nevére kattintva kiválasztható az adott keretszerződés/keretmegállapodás. A Rendben gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon a szerződéshez tartozó terméklista lapozhatóan jelenik meg. A Vissza a kereséshez gombra kattintva a Terv/Igények összeállítása lapon, más időszakot, vagy másik keretszerződést/keretmegállapodást is meg lehet adni, így egyszerre több szerződéshez lehet igénybejelentést rögzíteni. Igénykosárba helyezés: Amennyiben az intézmény pontosan tudja, hogy melyik terméket/termékeket szeretné megjelölni, akkor a darabszám megadása után az Igénykosárba helyezés menüpont kiválasztásával a kosárba kerülnek a termékek. Abban az esetben, ha az intézmény nem tudja pontosan megjelölni igényként a termékeket, akkor az Összeg mezőbe lehet megadni az adott összeget forintban. Az igénybejelentésben a bruttó (nettó + közbeszerzési díj + ÁFA) összeget kell megjelölni. A terv/igény nyomtatható verziója: A menü sáv Terv/Igények kezelés ikon alatt elhelyezkedő Igénykosár kezelése menüpontot, valamint az adott negyedévet kiválasztva megjelenik az intézmény által megjelölt szerződéshez tartozó igénykosár tartalma, melyből ebben a nézetben a Keretszerződés/Keret-megállapodás tárgya, azonosítója, és az összes érték jelenik meg. A nyomtató ikon kiválasztva a terv/igény bejelentési adatlap aláírható, kinyomtatható formában jelenik meg. Ezen formátumban a terv/igények bruttó összegei láthatóak. 6

7 Terv/ Igények jóváhagyásra küldése: A portálon az utolsó lépést a Küldés jóváhagyásra gomb kiválasztásával teheti meg az intézmény. A jóváhagyásra küldés csak akkor hajtható végre, amennyiben a szerződés tárgya menüpont melletti kocka kijelölésre kerül (pipa megjelenése)! (A kötelezett intézmények igénybejelentésének folyamata itt véget ér.) Igénybejelentése megküldése papír alapon a KEF-nek jóváhagyásra A kinyomtatott igénybejelentő lapo(ka)t minden esetben meg kell küldeni postai úton, vagy faxon a KEF részére. Az igénybejelentéshez a bal oldali Dokumentumok menüpont 3.6. pontja alatt található Nyilatkozat -ot és kísérőlevelet kell mellékelni. (Az önként csatlakozó intézmények igénybejelentése abban az esetben elutasításra kerül, ha az igénybejelentéssel érintett keretmegállapodásban vagy keretszerződésben meghatározott mennyiség nyolcvan százaléka teljesült, továbbá, ha a teljesülési adatokat figyelembe véve, az veszélyezteti a kötelezett intézményi kör ellátását.) Tájékoztatjuk Önöket, hogy az igénybejelentés önmagában nem keletkeztet megrendelési, illetve vásárlási kötelezettséget. A visszaigazolást/jóváhagyást az intézmény a portálon tudja ellenőrizni a leadott igény/terv összeállítását követő 1-2 munkanap után (a KEF-nek nincs határideje a visszaigazolás/jóváhagyás megtételére). 2. Megrendelés (KEF által jóváhagyott igénybejelentés után) Első lépés e dokumentum 1. számú melléklete szerinti szerződéskötési adatlap elküldése a Vodafonenak. Kizárólag előfizetés megrendelés lehetséges, készülékvásárlás a KEF által biztosított módon. Fontos, hogy a meglévő készülékparkot amennyiben hálózatfüggő készülékekkel rendelkeznek- az aktiválásig hálózat függetleníteni kell, különben nem tudja a Vodafone SIM kártyát és a szolgáltatást használni. Elérhetőségek, ahova a szerződéskötési adatlapot várjuk: Fax: +36/ kozbeszerzes.hu@vodafone.com 3. Szerződés kiküldése, aláírása mindkét fél részéről A szerződést a megadott adatok alapján a Vodafone elkészíti és igény szerint nyomtatva vagy e- mailben eljuttatja az intézménynek. A hiánytalanul kitöltött, aláírt, lepecsételt szerződés és megrendelő (2. számú melléklet) rendelkezésre állásakor visszaigazoljuk a partnernek a megrendelését ( ben vagy faxon). 7

8 4. Kiszállítás, aktiválás a) Normál kiszállítás, aktiválás Egyeztetett időpontban a megrendelt előfizetések kiszállítása megtörténik. Amennyiben nem igényelnek számhordozást a folyamat véget ér. b) Számhordozásos kiszállítás és aktiválás Számhordozás esetén a kiszállítás után kollégáink egyeztetik az Önök számára legkényelmesebb számhordozási időpontot, melyet rögzítenek. A megadott napon SMS értesítést küldünk a számhordozás sikerességének átadó szolgáltató általi megerősítéséről. A portál használatával, illetve az önkéntes csatlakozással kapcsolatos információkat a következő linken talál: ments\cadocuments.ascx&documentfolderid=467 További elérhetőségek: ext\cafreetext.ascx&menuid=4 FLOTTA LEHETŐSÉGEK A Vodafone, az intézményi ajánlaton felül, külön kidolgozott egy kedvezményes, un. hozzátartozói (flotta) ajánlatot is az Önök munkavállalói számára. Miért érdemes a KEF egyedi flotta előfizetésére váltani? Díjmentesen beszélgethet az intézmény összes munkatársával, sőt, családtagjainak is vásárolhat akár 5 db flotta előfizetést, így velük is díjmentesen beszélhet, és ők is egymással. Kiegészítő flotta internetcsomagjainkat kedvezményes áron veheti igénybe. A készülék választékunkban minden népszerű gyártótól és minden árkategóriában talál készülékeket, az alap telefonoktól az egészen profi, mindentudó csúcsmodellekig. Hogy még kényelmesebb legyen a vásárlás, az egyedi flotta-tarifát és kedvezményes árú készüléket online is megrendelheti a Vodafone Flotta Online Shopban, ahol további 8

9 árkedvezmény vár Önre: 2000 forint kedvezményt kap minden 2000 forint feletti előfizetéses termék vásárlásakor. Készülékeinket kamatmentes részlettel is megveheti. A különleges díjszabású flotta tarifacsomagot kizárólag csak a KEF keretmegállapodáshoz csatlakozott intézmények munkatársai és családtagjai vehetik igénybe magánszemélyként. Az előfizető és a számlafizető egyaránt a flotta tag maga, így az adott intézménynek nincs előfizetői felelőssége (a felelősség teljes mértékben a számlafizetőé, azaz a dolgozóé). KEF Flotta ajánlatunkról érdeklődjön kapcsolattartójánál! 9

10 1. számú Melléklet: Szerződéskötési Adatlap SZERZŐDÉSKÖTÉSI ADATLAP ELŐFIZETŐI ADATOK 1 2 Kérjük a sikeres számhordozás érdekében ellenőrizze, hogy a jelenlegi szolgáltatónál is ezen adatok szerepeljenek. Intézmény neve és rövidített neve (ez fog a számlán szerepelni, max 32 karakter) Székhelye Levelezési címe Kiszállítási címe Adószáma Alapító okirat vagy intézmény azonosító száma B ankszámlaszáma Választott ügyfélbiztonsági kód (vagy 4 vagy 5 vagy 6 db számjegy) Intézmény címe 11 Kapcsolattartó személy (meghatalmazott) neve 12 Kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma 13 Kapcsolattartó címe 14 Kapcsolattartó születési ideje, helye 15 Kapcsolattartó lakóhelye 16 Vállalt előfizetői darabszám (intézményi) Munkavállalók száma Rendelkeznek-e Vodafone vállalati előfizetéssel? Rendelkeznek-e Vodafone dolgozói/flotta előfizetéssel? Intézmény aláírásra jogosult képviselője/vezetője Intézmény telefonszáma Intézmény faxszáma Számlázási kapcsolattartó személy (meghatalmazott) neve (amennyiben különbözik a kapcsolattartótól) 17 Számlázási kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma 18 Számlázási kapcsolattartó címe 19 Számlázási kapcsolattartó születési ideje, helye 20 Számlázási kapcsolattartó lakóhelye 21 Dolgozói csomag kapcsolattartó személy neve 22 Dolgozói csomag kapcsolattartó mobilszáma és faxszáma 23 Dolgozói csomag kapcsolattartó címe Igényelt extra szolgáltatások a keretmegállapodás alapján(pl.: bérelt vonali bekötés 24 a telefonközpontba, Tömeges SMS szolgáltatás) 25 Jelenlegi mobiltelefon szolgáltató neve Hordozandó telefonszámok listája tarifacsomag megjelöléssel (mellékletben, 26 A következő excel fülön töltendő ki. szerkeszthető formában) A kitöltendő excel file egy külön csatolmányban található. Szerződéskötési adatlap.xls 10

11 2. számú Melléklet: Megrendelőlap és Visszaigazolás MEGRENDELŐLAP ÉS VISSZAIGAZOLÁS Megrendelő adatai:... Intézmény neve, címe:... Kiszállítási cím:... Kapcsolattartó személy neve:... Telefon/telefax száma:... Szolgáltató adatai: Szolgáltató neve, címe: Vodafone Magyarország Zrt. (1096 Budapest, Lechner Ödön fasor 6.) Kapcsolattartó személy neve: Telefon/telefax száma: ; fax: A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság, mint beszerző szervezet és a(z) között létrejött tárgyú, a beszerző szervezetnél.. azonosítási számon nyilvántartott keretmegállapodás alapján megrendelünk: A számlát az alábbi névre és címre kérjük kiállítani: Dátum: Megrendelő Megrendelés melléklete: Szolgáltatási szerződés 11

12 VISSZAIGAZOLÁS A fenti megrendelést elfogadom, a várható átadási határidő: a Szolgáltatási szerződés mindkét fél általi aláírásától számított 10 munkanapon belül A vételár: 0.- Ft + ÁFA... Számla kiállítására jogosult: Vodafone Magyarország Zrt. A megrendelés mellékletei: 1. sz. melléklet: Szolgáltatási szerződés Dátum: Szolgáltató A Megrendelőlap és Visszaigazolás file szintén megtalálható külön csatolmányként. MEGRENDELŐLAP ÉS VISSZAIGAZOLÁS.doc 12