A CompLex CD Iratmintatár ajánlott konfigurációja hardware: Pentium 300 Mhz, 100 MB szabad hely a lemezen, 64 MB RAM vagy ennél magasabb érték.

Átírás

1 144 A Jogtár Plusz adatbázisok CD IRATMINTATÁR Bevezetés A CompLex CD Iratmintatár a tágan értelmezett polgári jog és a társasági jog területérôl tartalmaz szerkeszthetô irat- és kitölthetô nyomtatványmintákat. Az Iratmintatár CD a Jogtárnál már ismertetett irat- és nyomtatványkitöltô programot használja, kevés kiegészítéssel. Az iratminták Word formátumúak, szerkesztésük is a jól ismert szövegszerkesztô program segítségével történhet. A nyomtatványminták kitölthetô formanyomtatványok, melyeket az elôbb ismertetett nyomtatványkitöltô program vezérel. A nyomtatványminták Word dokumentumként is tárolhatóak. A fontosabb eljárásokhoz folyamatábrák készültek, melyek egyfelôl egy ügy nyomon követését segítik, másfelôl az iratok rendszerezését támogatják, és ezzel megteremtik egy korszerû ügynyilvántartási rendszer kialakításának lehetôségét. Az iratmintákat folyamatosan hatályosítjuk és bôvítjük, az új alkalmazások pedig az egyszerû és korszerû ügykezelést támogatják. Telepítés A CompLex CD Iratmintatár a CompLex CD Jogtárral és önállóan is mûködik. Ha Jogtárral együtt kívánjuk használni, elsô telepítéskor indítás a fájlkezelôbôl vagy az intézôbôl a D:/install.exe sorra kell duplán kattintani, feltéve, hogy az optikai olvasó a D egység. A CD beépül a Jogtár adatbázisba, s ezt követôen a lemezek cserélgetése nélkül a CompLex CD Jogtár és CompLex CD Iratmintatár valamennyi funkcióját együtt használhatjuk. Ha a CD-t a CompLex CD Jogtár nélkül, önállóan kívánja használni, a telepítést a fentiek szerint hajtsa végre. A különbség annyi, hogy ez esetben kizárólag a CompLex CD Iratmintatár funkciói mûködnek, s jogszabályi adatbázisként is a CompLex CD Iratmintatár háttéradatbázisa használható. A CompLex CD Iratmintatár minimális konfigurációja hardware: minimum Pentium 166 Mhz, 50 MB szabad hely a lemezen, 32 MB RAM környezet: Windows 95, 98, ME, NT, 2000, XP, minimum Word 97-es installálva a gépre A CompLex CD Iratmintatár ajánlott konfigurációja hardware: Pentium 300 Mhz, 100 MB szabad hely a lemezen, 64 MB RAM vagy ennél magasabb érték.

2 A Jogtár Plusz adatbázisok 145 Ablakok és adatbázisok A dokumentumok két ablakban találhatóak: a CD minták alatt vannak a Szerzôdések és kapcsolódó iratok, a Szabályzatok, az Iratminták, a Nyomtatványok, valamint a Folyamatábrák. Valamennyi dokumentum faszerkezetû könyvtárstruktúrában helyezkedik el. A mappák/könyvtárak a cím elôtt lévô + jelre kattintással bonthatók ki alapdokumentumokra. A CD minták a minta címére való dupla kattintással a jobb oldali ablakban Word formátumban megtekinthetôek. A Kitöltött dokumentumok alatt létrehozott mappákba/könyvtárakba menthetôek el a CD minták alapján szerkesztett, kitöltött iratok, nyomtatványok és folyamatábrák, valamint az importált saját dokumentumok. Az ablakok a kurzorral tetszés szerint méretezhetôek, a CD minták, valamint a Kitöltött dokumentumok ikonokkal ki- és bekapcsolhatóak. Ugyanez a funkció elérhetô a Nézet menübôl is. 84. ábra: Iratminta-kitöltô rendszer megnyitása

3 146 A Jogtár Plusz adatbázisok CD minták Elôre elkészített és tematikus mappákba/könyvtárakba rendezetten tartalmazza az irat- és nyomtatványmintákat. Kikapcsolásával a Kitöltött dokumentumok ablak látható. A CD minták és a Kitöltött dokumentumok adatbázis együttesen akkor látható, ha mindkét ikon bekapcsolt állapotban van. E funkció a Nézet menüpontban is állítható. Kitöltött dokumentumok A szerkesztett iratmintákat, a kitöltött nyomtatványmintákat, az elmentett folyamatábrákat, valamint a más adatbázisból importált mintákat tartalmazza tetszôleges mappa/könyvtár szerkezetben. Kikapcsolásával csak a CD minták ablak látható. A CD minták és a Kitöltött dokumentumok együttesen akkor láthatóak, ha mindkét ikon bekapcsolt állapotban van. E funkció a Nézet menüpontban is állítható. Folyamatábrák Az ikon segítségével megjeleníthetôek azok a legfontosabb eljárásokat leíró, jogszabályi hivatkozásokkal és iratmintákkal feltöltött folyamatábrák, melyeket a CD tartalmaz. A folyamatábrán duplán kattintva behívható a kívánt folyamatábra, melyen nyomon követhetô egy konkrét ügy menete, illetve hozzákapcsolhatóak a kitöltött minták is. A folyamatábrákon elhelyezett jelre kattintva megjelennek azok a jogszabályhelyek, amelyek az adott dobozhoz kapcsolhatóak, illetve a CD ikonra kattintással azok a CD minták, melyek a folyamat adott szakaszára vonatkoznak. Az iratmintaikon alá menthetôek el a CD minták alapján szerkesztett dokumentumok (kitöltött minták). Az ily módon szerkesztett folyamatábrák a Kitöltött minták közé mappába/könyvtárba elmenthetôek. A folyamatábra kék színe jelzi, hogy az eljárás hol tart, vagyis mely bokszokhoz helyeztünk már el kitöltött mintát.

4 A Jogtár Plusz adatbázisok ábra: Folyamatábrák Összes mappa megnyitása Az Adatbázis menü Összes mappa megnyitása menüponttal az aktuális adatbázisban lévô összes mappa/könyvtár megnyitását végezhetjük el, mely funkció mind a CD minták, mind a Kitöltött dokumentumok adatbázisban mûködik, és annak az ablaknak a könyvtárára végzi el a parancsot, ahol éppen a kurzorral állunk.

5 148 A Jogtár Plusz adatbázisok Összes mappa/könyvtár bezárása Az Adatbázis menü Összes mappa bezárása menüponttal az aktuális adatbázisban lévô összes mappa/könyvtár (könyvtár) bezárását végezhetjük el, mely funkció mind a CD minták, mind a Kitöltött dokumentumok adatbázisban mûködik, és annak az ablaknak a könyvtárára végzi el a parancsot, ahol éppen a kurzorral állunk. A program két típusú dokumentumot képes kezelni: nyomtatványokat és Word dokumentumokat. Mindkét típusú dokumentum esetén mûködik a Megnyitás parancs. Word dokumentumok esetében a hagyományos szövegszerkesztôi funkciókat kell alkalmazni. A nyomtatványok esetében a Megnyitás funkciót választva egy belsô szerkesztôprogram indul el, mely a nyomtatványt egy új ablakban jeleníti meg, ahol az kitölthetô, módosítható, nyomtatható és természetesen el is menthetô. A nyomtatványok a már jól ismert Word formátumban is elérhetôek (és kitölthetôek, a nyomtatás és mentés is a Wordbôl lehetséges). Nyomtatvány szerkesztése A nyomtatványok megnyitása történhet a Fájl menü Megnyitás menüpont vagy a billentyûparanccsal [CTRL+O]. A nyomtatványok esetében mind a Megnyitás, mind a Kitöltô funkciót választva egy belsô szerkesztôprogram indul el, mely a formanyomtatvány dokumentumot egy új ablakban jeleníti meg, ahol az kitölthetô, módosítható, nyomtatható és természetesen el is menthetô. A nyomtatványok kitöltése a rovatoknál lévô sorra állva, az egérrel kattintva megjelenô mezôvel történhet, melybe tetszôleges szöveget írhatunk. A szöveg bevitele az [ENTER] lenyomásával, vagy a következô, illetve tetszés szerinti másik beírható mezôre lépéssel történik. A kitölthetô rovatok között a [TAB] billentyûvel folyamatosan is lépkedhetünk, de a [TAB] billentyû csak olyan mezôkre ugrik, melyek szerkeszthetôek, azaz amelyekbe adatokat lehet beírni. Ha a kurzorral csak ráállunk a rovat-sorra, de nem lépünk bele, akkor az oda beírandó szöveg jelenik meg, mintegy segítségként (Helpként). A rovatok kitöltése során a másol, beilleszt funkciók is mûködnek. Az ablak jobb sarkában lévô balra-jobbra nyilakkal léphetünk egy oldallal elôre vagy hátra, ugyanezt a [PAGE UP], [PAGE DOWN] billentyûkkel is elérjük, míg az X gomb az ablakot bezárja (azaz a nyomtatványkitöltô program is bezárul), végül szintén a jobb sarokban található lapozó mely az aktuális oldalt mutatja által felajánlott oldalt is választhatjuk.

6 A Jogtár Plusz adatbázisok ábra: Nyomtatvány kitöltése Kitöltés után a Nyomtatás funkciót vagy ikont választva a nyomtatás dialógus az aktuális oldalszámot jelzi, de ettôl természetesen eltérhetünk, sôt az egész dokumentumot kinyomtathatjuk tetszôleges példányban.

7 150 A Jogtár Plusz adatbázisok 87. ábra: Nyomtatás beállítása Ha a rovatba elôre meghatározható számot vagy idôpontot kell beírni (pl. változás ideje), a kockára kattintva megjelenô gördülôsávból lehet választani. Nyomtatványok esetén az ablakban állva az egér bal gombjával kétszer kattintva nagyíthatjuk, a jobb gomb kétszeri kattintásával kicsinyíthetjük a képernyôn (a felbontástól függôen) látható kép méretét. Minden, a felhasználó által bevitt/beírt adat eltérô színnel jelenik meg a képernyôn, de a nyomtatás értelemszerûen fekete-fehér színekkel történik. Minden olyan rovat, mezô, ahol szöveg helyett X jelet kell tenni (törlés, folytatás stb.), az arra szolgáló kockára lépve/kattintva a program berakja az X et, újabb kattintásra pedig kiveszi (törli). A kitöltô program bezárása esetén ha addig nem mentettük el a dokumentumot egy dialógusbox jelenik meg a mentésre figyelmeztetve. Dokumentum mentése Word dokumentumok esetében a mentés a Word Mentés/Save menüponttal végezhetô el. A nyomtatványok mentését mivel ezt egy belsô szerkesztôvel tudjuk változtatni a Fájl menü Mentés menüponttal (illetve a billentyûparanccsal) aktivizálhatjuk.

8 A Jogtár Plusz adatbázisok 151 Amennyiben a behívott nyomtatványon semmilyen változtatást nem végeztünk, annak lezárásakor nincs szükség a mentésre. Ha azonban beleírtunk, tehát bármilyen adatot bevittünk még annak utólagos kitörlése esetén is a program lezárásakor megjelenik egy dialógusbox, mely a mentésre figyelmeztet. Adatlap A dokumentum elsô mentésekor a program felajánlja, hogy a dokumentumhoz Adatlapot kapcsolhatunk. Az Adatlapon olyan információk tüntethetôek fel, amelyek az irat nyilvántartását és késôbbi visszakeresését segítik. Az Adatlapon megadott ún. CD adattípuson kívül bármely más, Saját adattípus is felvehetô. Az adat lehet szöveges, szám, dátum vagy lista jellegû információ. Minden egyes dokumentumhoz meghatározható, hogy milyen adattípusok kapcsolódjanak hozzá. Az egyes mintákhoz kapcsolt Adatlapok módosíthatóak, bármikor felvehetô új adattípus, és törölhetô a már nem használt információ. 88. ábra: Adatlap szerkesztése

9 152 A Jogtár Plusz adatbázisok Új mappa/könyvtár létrehozása A Kitöltött dokumentumok adatbázis ablakában elérhetô funkció, a CD minták nem módosíthatóak, így ebben új mappa/könyvtár sem hozható létre. Egymás után korlátlan számú, tetszôleges elnevezésû mappa/könyvtár hozható létre, illetve a már létrehozott mappán/könyvtáron belül újabb mappákat/alkönyvtárakat készíthetünk. A mappákat/könyvtárakat kurzorral ráállva a Törlés funkcióval vagy a [CTRL+DEL] billentyû lenyomásával törölhetjük. Átnevezés E funkció segítségével mely lebegô menübôl is elérhetô az éppen aktuális mappa/könyvtár vagy dokumentum címkéje, címe módosítható. Az átnevezés során betût, számot vagy ezeket vegyesen is be lehet írni. Ugyanaz a mappa/könyvtár vagy dokumentum címkéje egymás után többször is átnevezhetô, mivel név nélküli (üres címke) nem használható. Egy mappába/könyvtárba két azonos nevû dokumentum nem helyezhetô el. Ennek elkerülésére a rendszer felhívja a figyelmet arra, hogy az egyik dokumentumot át kell nevezni. 89. ábra: Iratminta átnevezése

10 A Jogtár Plusz adatbázisok 153 Dokumentum törlése Törölni csak a Kitöltött dokumentumok adatbázisban lehet. A funkció az ikonon kívül a lebegô menübôl vagy a [CTRL+DEL] billentyûparanccsal érhetô el. Dokumentumot egyenként, kurzorral ráállva tudunk törölni. Mappa/könyvtár törlése esetén, ha ott dokumentum található, egy dialógusablak jelenik meg, mely figyelmeztet arra, hogy minden ott található dokumentum törlésre kerül. (A figyelmeztetés panel megjelenésével egyidejûleg a mappa/könyvtár automatikusan kinyílik, így könnyen ellenôrizhetô, hogy mely dokumentumok kerülnek törlésre.) Másolás Dokumentum vagy mappa/könyvtár vágólapra helyezése (másolás funkció) késôbbi beillesztés céljából (más helyre vagy csak egyszerûen új, azonos tartalmú dokumentum létrehozására). Mûködik a másolás úgy is, hogy az egér bal gombjának lenyomásával áthúzzuk a dokumentumot oda, ahová szeretnénk elhelyezni. Az egér jobb gombjának lenyomásával megjelenô lebegô menübôl is gyorsan elérhetô e funkció. Egyszerre több dokumentum másolására is lehetôség van nemcsak egy könyvtáron belül, hanem akár eltérô könyvtárakból vagy könyvtáron belül kijelölt dokumentum és egy másik mappa/könyvtár egyidejû kijelölésével is. Beillesztés Dokumentum vagy mappa/könyvtár beillesztése a vágólapról, vagyis a korábban másolásra kijelölt anyag beillesztése az általunk választott helyre, azaz az aktuális pozícióra (aktuális vagy másik ablakba, már meglévô vagy új, még üres mappába). A funkció mind az ikonról, mind a gyorsbillentyû alkalmazásával gyorsan elvégezhetô. (Az egér jobb gombjának lenyomásával megjelenô lebegô menübôl is elérhetô e funkció.) Nyomtatás Az ikonra kattintva az aktív Word-dokumentum vagy nyomtatvány kinyomtatható. Nyomtatásbeállítás a Wordbôl ismert módon a Fájl menüben végezhetô. Jogszabálykapcsolat Az ikonra kattintással kapcsolható be, illetve ki az a funkció, amely a dokumentumban elôforduló jogszabályi hivatkozásokat jelöli. Bekapcsolt helyzetben a jogszabályi kapcsolatok (linkek) kék színûek. A kék színû linkekre kattintva a jelölt jogszabályi hivatkozás behívható és megtekinthetô. Ez a funkció használható mind a CD mintákban, mind az ezek alapján készített Kitöltött mintákban, mind a Kitöltött mintákba importált egyéb mintákban.

11 154 A Jogtár Plusz adatbázisok Word lábjegyzetek törlése Az ikonra kattintva lehetôség van a dokumentumokhoz kapcsolt szerzôi magyarázatok törlésére. E funkció használata nyomtatás elôtt célszerû, kikapcsolás után a kinyomtatott dokumentumban nem szerepelnek a magyarázatok. A magyarázatok újbóli használatához az eredeti dokumentumhoz kell visszatérni. Keresés Ez a funkció mind a CD minták, mind a Kitöltött dokumentumok adatbázisban a keresés feltételeinek megadásával történik. A keresés a dokumentum teljes szövegében, bármely szó- vagy szóösszetétel, cím és jogszabályi hivatkozás alapján mûködik. A keresés eredménye külön ablakban jelenik meg. 90. ábra: Keresés az adatbázisokban

12 A Jogtár Plusz adatbázisok 155 Keresés az adatlapokban A Kitöltött mintákhoz kapcsolt Adatlapokban rögzített információkra külön keresés áll rendelkezésre. A keresés történhet a CD adattípusokban, illetve a Saját adattípusokban rögzített szövegre, számra, dátumra, listára. Meghatározható, hogy a keresés eredménye külön ablakban jelenjen meg. A keresés eredménye tovább szûkíthetô. 91. ábra: Keresés eredményének tovább szûkítése Hasonló dokumentumok keresése Hasonló dokumentumnak nevezzük azokat a dokumentumokat, amelyek egyazon mintából származnak. E funkciót célszerû akkor használni, ha ugyanazon mintát többször átneveztünk, átszerkesztettünk és azokat eltérô néven elmentettük, mivel a funkció ezeket keresi meg. E menüpont nem él a CD minták adatbázisban, mivel ott minden típusú mintából egy eredeti minta található.

13 156 A Jogtár Plusz adatbázisok Ugrás az eredeti mintára Ezt a funkciót akkor célszerû használni, ha készítettünk olyan iratmintát, melyet a CD minták adatbázisból vettünk. Az éppen aktuális dokumentum (nyomtatvány vagy Word dokumentum) címére állva, ha a dokumentumnak van megfelelôje az eredeti mintákban (CD minták) vagy a Kitöltött dokumentumokban, akkor e parancs segítségével gyorsan megtalálható az eredeti dokumentum. Határidô-figyelés A dokumentumhoz határidô kapcsolható. A beállított határnapon, a meghatározott idôpont elôtt tetszôlegesen beállítható idôvel a program figyelmeztet a lejáró határidôre, elküldi a figyelmeztetô panelhez kapcsolódó üzenetet, és kilistázza a határidôhöz kapcsolt dokumentumo(ka)t. 92. ábra: Határidô beállítása

14 A Jogtár Plusz adatbázisok 157 Megjegyzés Minden kitöltött dokumentumhoz csatolhatóak megjegyzések/kiegészítô információk. Ha megjegyzést szeretnénk fûzni egy dokumentumhoz, a parancs kiválasztásával egy szerkesztésére használható dialógusablak jelenik meg, melybe tetszôleges szöveget, számot vagy jelet (karaktert) írhatunk és melyet a Rendben gomb lenyomásával fûzünk a dokumentumhoz. A megjegyzés létét a dokumentum elôtt lévô W betû melletti + jel mutatja. Elolvasásához, módosításához vagy törléséhez a funkciót újból meg kell nyitni úgy, hogy közben az aktuális megjegyzést tartalmazó dokumentumon áll a kurzor. Ez a parancs a Fájl menübôl érhetô el. 93. ábra: Megjegyzés készítése

15 158 A Jogtár Plusz adatbázisok Dokumentumok importálása Ezzel a lehetôséggel a felhasználó saját Word dokumentumait tudja felvenni az iratminta-rendszerbe, azaz a bárhol tárolt, korábban készített iratmintákat is beillesztheti, struktúrába rendezheti. Az importálás lehetôsége csak a Kitöltött dokumentumok adatbázis alatt mûködô funkció. Elérhetô lebegô menübôl és a Fájl menü Import menüpontból is. Az import funkció választása esetén megjelenik a Dokumentum hozzáadása dialógusbox, ahol az importálni kívánt dokumentumot elnevezhetjük (cím), és meghatározhatjuk a helyét (új vagy régi mappa/könyvtár) a Kitöltött dokumentumok körében, majd egy újabb dialógusboxban kiválaszthatjuk azt a könyvtárat, ahonnan az importálás történik. Ezt követôen már minden szerkesztésre szolgáló funkciót (kitöltés, mentés, átnevezés, másolás, keresés, jogszabálykapcsolatok stb.) tudunk használni az importált minták esetén is. 94. ábra: Dokumentumok importálása

16 A Jogtár Plusz adatbázisok 159 Adatlap A dokumentum késôbbi visszakeresését megkönnyíti, illetve az ügynyilvántartást megalapozza az adatlap, amelyet a program minden kitöltött dokumentum elsô mentésekor felajánl. Ebbe a megadottakon kívül tetszés szerint felvehetôek olyan adatok, amelyeket a felhasználó fontosnak ítél. A késôbbiek során ezek alapján is kereshetôek, rendszerezhetôek lesznek a dokumentumok.