Mobility Tool kézikönyv. Leonardo mobilitási projektgazdák számára

Átírás

1 EURÓPAI BIZOTTSÁG Oktatási és Kulturális Főigazgatóság Egész életen át tartó tanulás program Az Egész életen át tartó tanulás program koordinációja Leonardo mobilitási projektgazdák számára június 25-i, export/import tudnivalókkal bővített verzió

2 Tartalomjegyzék 1. Általános bevezetés Leírás A Mobility Tool felhasználói Hogyan kell bejelentkezni a Mobility Tool-ba? A projekt adatainak kezelése Hogyan tekinthetőek meg a projekt adatai? A projekt adatainak módosítása Résztvevők A résztvevők megtekintése Új résztvevő felvitele A résztvevők adatainak módosítása Partnerek A partnerek megtekintése Új partner felvitele A partnerek adatainak módosítása Partner törlése Kontaktszemély felvitele Partnerintézmény kapcsolattartójának felvitele A pályázó intézmény kapcsolattartójának törlése A partnerintézmény kapcsolattartójának törlése A pályázó intézmény részéről megadott kontaktszemély(ek) hozzáférésének engedélyezése vagy letiltása a Mobility Tool-ban A mobilitások kezelése Új mobilitás felvitele A mobilitások adatainak megtekintése A már felvitt mobilitáshoz tartozó részletek cseréje Egy személyhez tartozó mobilitás(ok) megtekintése A mobilitás további adatainak cseréje, módosítása Egy személyhez kapcsolódó további kiutazás (al-mobilitás) felvitele Egy személyhez kapcsolódó kiutazás (al-mobilitás) törlése A mobilitás törlése Résztvevői beszámolók Résztvevői beszámolók bekérése Résztvevői beszámoló elfogadása, elutasítása vagy újbóli bekérése A résztvevői beszámoló státuszának ellenőrzése Adatok importálása és exportálása Adatok exportálása Adatok importálása Adatállomány sablon fájl szerkezete Példa az adatok importálására ID/azonosító mezők... 27

3 Adatok importálásának néhány forgatókönyve Hibák kezelése Legfontosabb szabályok az adatok sikeres importálásához A szövegszerkeszkő programmal kapcsolatban UTF CVS fájl mentése Excel 2010 alkalmazásban Hosszú numerikus érték Automatikus javítási beállítások Költségvetés A mobilitásokhoz kapcsolódó költségek megadása A projekt költségvetésének módosítása Záróbeszámoló Záróbeszámoló űrlap létrehozása? Segítség Nemzeti ügynökség Helpdesk elérhatősége Hiba esetén, kérjük ellenőrizze a következőket Adobe Acrobat Reader "NotAllowedError" hibaüzenet a form jóváhagyásánál CSV exportált fájlt nem tudja megnyitni Microsoft Excel alkalmazással Melléklet I Mobility Tool import fájl mezői Melléklet II Kódlista az importálásoz Field Of Education Level of Education Economic Sector Countries and Regions Languages IVT Participant Type Type of Participant Type of Organisation Commercial Orientation Scope Legal Status Size (staff) Size (trainees) Gender Certification Type Boolean Special list of codes for question is organisation able to recover VAT

4 1. Általános bevezetés 1.1 Leírás A Mobility Tool olyan mobilitási projektek adminisztrációjára szolgáló rendszer, melyek az LLP program keretében EU támogatásban részesülnek. Az eszközt az Európai Bizottság fejlesztette ezen projektek koordináló intézményei számára. A Mobility Tool felhasználói az általuk koordinált projektek információit töltik fel és kezelik a rendszerben. Megadják a résztvevőkre és a mobilitásokra vonatkozó adatokat, kitöltik a költségvetésre vonatkozó információkat, a résztvevők számára kérdőíveket generálnak és küldenek ki, valamint az intézményre vonatkozó záróbeszámolót ennek segítségével nyújtják be a nemzeti iroda részére. 1.2 A Mobility Tool felhasználói A Mobility Tool felhasználói: Támogatott intézmények a rendszer fő felhasználói; a projekt legfontosabb adatait viszik fel a rendszerbe, feltöltik a résztvevők és a költségvetés részleteit, valamint létrehozzák és kiküldik a résztvevői kérdőíveket. Nemzeti irodák létrehozzák, javítják és rendszeresen ellenőrzik a projektek információit. Az Európai Bizottság Oktatási és Kulturális Főigazgatósága, a rendszer létrehozója, tulajdonosa és központi adminisztrátora A mobilitási projektek résztvevői (kiutazók) nem használják közvetlenül a Mobility Tool-t, csak a rendszerből generált és a számukra kiküldött résztvevői kérdőíveket töltik ki és küldik el online. 2. Hogyan kell bejelentkezni a Mobility Tool-ba? A rendszer a következő linken érhető el: A Mobility Tool eléréséhez ECAS regisztrációra van szüksége (ECAS: European Commission's Authentication Service Európai Bizottság Felhasználó-azonosítási Rendszere). A regisztrációról egy üzenetet is kap a kitöltés megkezdése előtt 4

5 a pályázatban megadott kontaktszemély címére. A regisztrációhoz, kérjük, olvassa el az ECAS regisztrációra vonatkozó magyar nyelvű kézikönyvet, melyben részletesen ismertetjük, hogy hogyan kaphat felhasználói nevet és jelszót a rendszerhez. 3. A projekt adatainak kezelése 3.1. Hogyan tekinthetőek meg a projekt adatai? 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool rendszerbe. 2. Kattintson a projektszámra a projekt adatainak megtekintéséhez A projekt adatainak módosítása Note: Megjegyzés: In A rendszerben Mobility Tool meg you can lehet change változtatni partner, a partnerre, mobility, participant a mobilitásokra, or budget a résztvevőkre information vagy see a further költségvetésre sections vonatkozó for details. információkat All other project a részleteket information, lásd i.e. jelen project útmutató title, National kövezkező Agency fejezeteiben. project ID Minden cannot be egyéb changed projekt in the információt, tool. pl. a támogatási To szerződés request számát, changes a to projekt these project címét, details, vagy a please projektszámot contact the a felhasználó National Agency nem helpdesk. változtathatja meg a rendszerben. A módosításhoz, kérjük, lépjen kapcsolatba a projekt kapcsolattartójával! A nemzeti iroda módosításai, kiegészítései a "Frissítések és beszámolók menüpontban láthatóak, de a projekt adataiban nem jelennek meg változásként. A pályázó intézmény kötelezettsége, hogy ezeket figyelemmel kísérje és a megfelelő módosításokat végrehajtsa, a szükséges lépéseket megtegye (pl. a záróbeszámoló fájl letöltése, majd elküldése). Amennyiben a nemzeti iroda módosítást végez a rendszerben, az adatokban vagy bekéri pl. a záróbeszámolót, a rendszer egy automatikus t is küld figyelmeztetésképp a pályázó intézmény kontaktszemélyének. A projekt nemzeti iroda által végrehajtott módosításainak megtekintéséhez, kérjük, kövesse az alábbi lépéseket. 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára. 5

6 3. Kattintson a frissítések és beszámolók gombra a menüben. Ekkor megjelenik a projekttel kapcsolatos frissítések listája. (Ez a lista minimum egy frissítést tartalmaz, az eredeti adatok frissítési adatait, melyek a nemzeti iroda által végrehajtott importáláskor kerültek a rendszerbe.) 4. Kattintson a frissítés idejére az adott sorban a frissített adatok megtekintéséhez. Egy előreugró ablak jelenik meg a projekt összes adatával. 5. Hasonlítsa össze az előreugró ablak adatait a Mobility Toolban szereplő adatokkal. Ha szükséges, módosítson rajtuk. A partnerek, kontaktszemélyek vagy költségvetési összegek hozzáadásához, törléséhez vagy módosításához, kérjük, olvassa el a kézikönyv alábbi fejezeteit. 6. Kattintson a böngésző "Vissza" gombjára a frissítések listájának újbóli megtekintéséhez. 4. Résztvevők 4.1. A résztvevők megtekintése 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára. 3. Kattintson a résztvevők gombra a menüben. A (már felvitt) résztvevők listája megjelenik. A listában láthatja a résztvevők titulusát (ha releváns), keresztnevét és vezetéknevét, nemét, esetleges speciális igényét, hátrányos helyzetét, valamint azt, hogy a felvitt személy kísérő személy-e. A lista végén látható a résztvevők címe Új résztvevő felvitele 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket az előbbi pontban ismertettünk. (A résztvevők megtekintése) 2. Kattintson az Új hozzáadása gombra. Egy új ablak jelenik meg, ahol a résztvevő vagy kísérő személy adatait tudja megadni. 3. A csillaggal megjelölt részek kitöltése kötelező. 4. Kattintson a Mentés gombra az új résztvevő adatainak véglegesítéséhez. A feltöltés után az oldalon Sikeres adatfelvitel üzenet jelenik meg (zöld színnel) A résztvevők adatainak módosítása 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket a es pontban ismertettünk. 6

7 2. Kattintson a zöld nagyító ikonra ( ). 3. Végezze el a szükséges módosításokat és kattintson a Mentés gombra. 4. Az oldalon zöld színnel a következő üzenet jelenik meg: Az adat sikeresen frissítve. 7

8 5. Partnerek 5.1. A partnerek megtekintése 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projektszámra. 3. Kattintson a partnerek gombra a menüben. A (már felvitt) partnerintézmények listája megjelenik Új partner felvitele 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket az "5.1. Partnerek megtekintése pontban ismertettünk. 2. Kattintson az "Új hozzáadása" gombra a listák között. Egy új oldal jelenik meg, ahol fel tudja vinni a partner adatait. 3. Töltse ki a kért adatokat. (A csillaggal megjelölt részek kitöltése kötelező.) 4. Kattintson a "Következő" gombra a lap alján. Egy új oldal fog megjelenni, ahol a címet és elérhetőségeket tudja felvinni. 5. Töltse ki a partnerintézmény címére és elérhetőségeire vonatkozó adatokat (a csillaggal megjelölt részek kitöltése kötelező). 6. Kattintson a "Következő" gombra. A kontaktszemélyre vonatkozó információk felvitelére szolgáló oldal fog megjelenni. 7. Töltse ki a kontaktszemélyre vonatkozó adatokat (a csillaggal megjelölt részek kitöltése kötelező). Az oldal tetején található négyzetet bejelölve a partnerintézmény címét átmásolhatja a kontaktszemélyhez is (ha a címek megegyeznek). 8. Kattintson a "Következő" gombra. Egy előnézeti oldal fog megjelenni az összes felvitt adattal. 9. Ellenőrizze, hogy minden adat helyes-e. Ha nem, kattintson a "Szerkeszt" gombra. Ha minden adat helyes, kattintson a "Mentés" gombra. 10. A partnereket tartalmazó oldal jelenik meg, ahol az új intézmény szerepel a partnerek listájában. Az oldalon zöld színnel az alábbi üzenet jelenik meg "Sikeres adatfelvitel". 8

9 Megjegyzés: A partnerek adatai bármikor szerkeszthetőek a projekt futamideje alatt A partnerek adatainak módosítása 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket az"5.1. Partnerek megtekintése" pontban ismertettünk. 2. Kattintson a zöld nagyító ikonra ( ) annak a partnernek a neve mellett, mely adatait módosítani szeretné. 3. Ha az intézmény címét szeretné módosítani, kattintson a "Cím felvitele" gombra. 4. Módosítsa az adatokat és kattintson a "Mentés" gombra. Mentés után a partnerek listáját tartalmazó oldalon zöld színnel a következő szöveg jelenik meg: "A projekt sikeresen frissítve". Megjegyzés: A pályázó intézmény adatait csak a nemzeti iroda (Tempus Közalapítvány) változtathatja meg. Ha adataikat illetően változás történik, kérjük, jelezzék kapcsolattartójuknak, aki módosítja azokat a rendszerben. Amennyiben ez megtörtént, kérjük, kövesse a 3.2-es pontban ismertetett lépéseket a Mobility Toolban megjelenő módosítások rögzítéséhez Partner törlése 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket az "5.1. Partnerek megtekintése" pontban ismertettünk. 2. Jelölje ki annak a partnernek a neve mellett található négyzetet, melyet törölni kíván. 3. Kattintson a "Kijelölt eltávolítása" gombra. Egy ablak jelenik meg az alábbi kérdéssel: "Valóban törölni akarja a kijelölt partnert/partnereket?" a. Ha a törölni kívánt partnert még nem jelölték meg egy mobilitásnál sem, akkor rögtön törölhető. Az adatok törléséről egy visszajelző üzenet jelenik meg az oldalon. b. Ha a törölni kívánt partnert már felvitték egy mobilitáshoz kapcsolódóan, egy figyelmezető üzenet jelenik meg az alábbi szöveggel: " Minimum egy 9

10 partnerhez minimum egy mobilitás van kapcsolva. Először el kell távolítania a partnert az adott mobilitásból". Kérjük, ebben az esetben nézze át a felvitt mobilitásokat és törölje az adott partnert a teljes törlés végrehajtásához Kontaktszemély felvitele 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket az "5.1. Partnerek megtekintése" pontban ismertettünk. 2. Kattintson a "[nézet]" szövegre az intézmény adatait tartalmazó táblázat jobb oldali oszlopában. A kontaktszemélyek listája jelenik meg. 3. Kattintson az "Új hozzáadása gombra. Egy új oldal jelenik meg az adatok felviteléhez (a csillaggal megjelölt részek kitöltése kötelező). 4. Ha azt szeretné, hogy ez a felvitt személy legyen a projekthez megjelölt kontaktszemély, jelölje be a négyzetet a Kiválasztott kontakt szöveg mellett. Ha megjelöli ezt az opciót, akkor ennek a kontaktszemélynek az adatai jelennek majd meg a partnerek oldalán. 5. Kattintson a "Mentés" gombra. Az oldalon zöld színnel az alábbi üzenet jelenik meg "Sikeres adatfelvitel". 5.6 Partnerintézmény kapcsolattartójának felvitele 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket az "5.1. Partnerek megtekintése" pontban ismertettünk. 2. Kattintson a zöld listázó gombra ( ) a képernyő jobb oldalán, annak a partnernek a sorában, melyhez kontaktszemélyt kíván megadni. A már meglévő kontaktok listája jelenik meg. A zöld gomb mellett található szám mutatja a partnerhez felvitt kapcsolattartó személyek számát. 3. Töltse ki a mezőket, különös tekintettel a csillaggal megjelöltekre. Ha szeretné, hogy ez a személy legyen a projekthez rendelt kontaktszemély, jelölje meg a Kiválasztott kontakt opcióval. Ha megjelöli a Kiválasztott kontakt opciót, a személy neve a lista elejére kerül félkövér betűvel kiemelve. Adatai a partnerek listájában is látszódni fognak. 4. Kattintson a Mentés gombra. Az oldalon zöld színnel az alábbi üzenet jelenik meg "Sikeres adatfelvitel". A partnerintézmény kapcsolattartóinak száma egy fővel nőtt. 10

11 5.7. A pályázó intézmény kapcsolattartójának törlése 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket az "5.1. Partnerek megtekintése" pontban ismertettünk. 2. Kattintson a "[nézet]" szövegre a pályázó intézmény sorának jobb oldalán. Megjelenik a kapcsolattartó személyek listája. 3. Jelölje ki a törölni kívánt személy neve melletti nézetet. Kérjük, vegye figyelembe, hogy önmagát nem tudja törölni a listából, a kijelölésre használt négyzet ebben az esetben nem aktív. 4. Ha sikerült a kijelölés, kattintson a "Kijelölt eltávolítása" gombra. Egy üzenet jelenik meg a művelet jóváhagyásáról. Kattintson az OK gombra a törléshez. 5. Az oldalon zöld színnel az alábbi üzenet jelenik meg "Az adat sikeresen törölve" A partnerintézmény kapcsolattartójának törlése 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket az "5.1. Partnerek megtekintése pontban ismertettünk. 2. Kattintson a zöld listázó gombra ( ) a képernyő jobb oldalán, annak a partnernek a sorában, melynek kontaktszemélyét törölni kívánja. Megjelenik a kontaktszemélyek listája. A zöld ikon melletti szám a felvitt kontaktszemélyek számát mutatja. 3. A jobb oldalon található négyzet bejelölésével ki tudja választani azt a személyt, vagy személyeket, melyeket törölni szeretne (akár az összes kapcsolattartó kijelölhető törlésre, tehát a partnerintézmény kontaktszemély nélkül is megjelenik a rendszerben). 4. Kattintson a "Kijelölt eltávolítása" gombra a lista jobb oldalán. Egy üzenet jelenik meg a művelet jóváhagyásáról. Kattintson az OK gombra a törléshez. Az oldalon zöld színnel az alábbi üzenet jelenik meg "Az adat sikeresen törölve" A pályázó intézmény részéről megadott kontaktszemély(ek) hozzáférésének engedélyezése vagy letiltása a Mobility Tool-ban 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket az "5.1. Partnerek megtekintése" pontban ismertettünk. 11

12 2. Kattintson a "[nézet]" szövegre a pályázó intézmény sorának jobb oldalán. Megjelenik a pályázó intézmény kontaktjainak listája, hozzáférési jogosultságukkal együtt. A jobb oldali oszlopban igennel vagy nemmel jelölve látszik, hogy kinek van hozzáférése a projekthez. a. Ha szeretne hozzáférést adni az adott személynek, kattintson az "[Engedélyez]" szövegre a sor jobb oldalán található oszlopban. b. Ha nem szeretné engedélyezni a kontakt számára a projekthez való hozzáférést, kattintson a "[Letilt]" linkre jobb oldalon az adott személy sorában. 3. Az oldalon a művelet sikerességét jelzi a zöld színnel megjelenő szöveg a hozzáférés engedélyezéséről. Így a személy hozzáférést kap a rendszerhez és szerkesztheti is a projekt adatait. 4. Letiltás esetén nem jelenik meg visszajelző rendszerüzenet. 5. A Hozzáférés a projekthez elnevezésű oszlopban mindig látszik a hozzáférés státusza: "Igen [Letilt]" vagy "Nem [Engedélyez]". 6. Az új kontakt bejelentkezéséhez kérjük, tekintse át a "2. Hogyan kell bejelentkezni a Mobility Tool-ba?" fejezetben található tudnivalókat. 12

13 6. A mobilitások kezelése 6.1. Új mobilitás felvitele Meghatározás: A "Mobilitás" a rendszerben egy személy egy vagy több kiutazását jelöli. A Leonardo projektekben egy résztvevő csak egyszer utazhat egy projekten belül, ezért mindenkihez egy külön mobilitás fog tartozni. A rendszerben azonban lehetőség van arra, hogy egy személyhez több kiutazást (al-mobilitást) is kapcsoljunk. Ez csak abban az esetben lehet releváns, ha egy kísérő többször is kiutazik a projektben (nem ugyanazon partnerhez), tehát több al-mobilitása lesz. Ezeknek a kapcsolt kiutazásoknak hasonló témájúaknak kell lenniük (ugyanazon gazdasági ágazat, oktatási terület, oktatási szint). Figyelem! Mielőtt egy új mobilitás adatait szeretné felvinni a rendszerbe, győződjön meg arról, hogy minimum egy résztvevőt és két partner intézményt (küldőt és fogadót) már megadott. Ezekhez a lépésekhez, kérjük, tekintse át a "4.2. Új résztvevő felvitele" és "5.2. Új partner felvitele" fejezeteket. 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projektszámra a projekt adatainak megtekintéséhez. 3. Kattintson a "Mobilitások" gombra a menüben. A már felvitt mobilitások listája jelenik meg (ha most kezdi a kitöltést, akkor itt nem szerepel még adat). 4. Kattintson az "Új mobilitás felvitele" gombra. Egy új oldal jelenik meg a mobilitás részleteivel. 5. Válassza ki a megfelelő gazdasági ágazatot, oktatási területet és oktatási szintet. 6. A Résztvevő nevének kiválasztása alatt kezdje el beírni annak a személynek a nevét, akihez fel szeretné vinni a mobilitás adatait (a rendszer automatikusan beírja a nevet). 7. Ha megtalálta a megfelelő résztvevőt, kattintson a mellette szereplő, jobbra mutató zöld nyílra. Ismételje meg a folyamatot több személyt is kijelölve, ha azonosak a mobilitás adatai (így egyszerre több személyhez is fel tud tölteni mobilitást). 13

14 8. Válassza ki a küldő, fogadó és (ha releváns) a közvetítő partnert a "Mobilitásban részt vevő partnerek résznél. 9. A "Mobilitás részletei" alatt válassza ki a küldő és a fogadó országot, vagy javítsa, ha a rendszer nem megfelelően vitte fel előzetesen az adatokat. 10. Válassza ki az indulás és visszautazás dátumát. Az időtartamot (hetek és napok) a rendszer automatikusan számolja. 11. A "Költségek" részben adja meg az adott résztvevőhöz tartozó megélhetési és utazási költségeket. A két költségtípus összege automatikusan meg fog jelenni az Összesen mezőben. 12. Ha a kiutazást valamilyen formában elismerték, kérjük, válassza ki az elismerést (pl. oklevelet, Europass mobilitási igazolványt stb.) kiadó partnert és az elismerés típusát. A zöld (jobbra mutató) nyíllal tudja a megjelölt partnert és az általa kiadott elismerést a listába bevinni. A nyilak segítségével több partnerhez több elismerési forma is megadható, ha szükséges. A balra mutató zöld nyíl a törlésre szolgál. 13. Végül, válassza ki a mobilitás során használt munkanyelv(ek)et. Az adott nyelv kiválasztása után kattintson a jobbra mutató zöld nyílra, hogy a nyelv megjelenjen a kiválasztott nyelvek listájában. A balra mutató zöld nyíl a törlésre szolgál. 14. A teljes oldal mentéséhez kattintson a "Mentés" gombra (a lap alján jobbra). 15. Az új mobilitás(ok) felvitele után egy jóváhagyó üzenet jelenik meg. Ha azonos adatokat vitt fel egyszerre több kiutazóhoz, a Mobility Tool minden egyes résztvevőhöz külön-külön mobilitást fog rendelni. Az egyszerre felvitt mobilitások részletei meg fognak egyezni az alábbiakat tekintve: gazdasági ágazat, oktatási terület és szint, a mobilitásban részt vevő partnerek, küldő és fogadó ország, a mobilitás időtartama, tanúsítványt kiadó partner(ek) és elismerés formája, használt nyelvek. 16. Kattintson a "Mobilitások listája" gombra a lap alján a már felvitt mobilitások megtekintéséhez A mobilitások adatainak megtekintése 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára a projekt adatainak megtekintéséhez. 3. Kattintson a "Mobilitások" gombra a menüben. A már felvitt mobilitások listája fog megjelenni. 14

15 4. Kattintson a zöld nagyító ( ) gombra annak a résztvevőnek a neve mellett, akinek adataira kíváncsi. A mobilitás részleteit tartalmazó oldal jelenik meg A már felvitt mobilitáshoz tartozó részletek cseréje A már felvitt mobilitás alábbi részleteit lehet kicserélni, módosítani: gazdasági ágazat oktatási terület oktatási szint A módosításhoz kövesse az alábbi lépéseket: 1. Kövesse a lépéseket, melyeket a "6.2. A mobilitások adatainak megtekintése" pontban ismertettünk. 2. Kattintson a zöld nagyító ( ) ikonra annak a résztvevőnek a neve mellett, akinek mobilitási adatait cserélni szeretné. 3. Módosítsa a kívánt adatokat (oktatás/képzés részletei). A résztvevők adatai ebben a részben nem módosíthatóak. A résztvevői adatok módosításához kérjük, tekintse át a "4.3. A résztvevők adatainak módosítása" fejezetet. 4. Az oktatás/képzés részleteinek cseréje után kattintson a Mentés gombra. Ha a gazdasági ágazaton, oktatási területen és szinten kívül több értéket is meg kíván változtatni egy mobilitáshoz kapcsolódóan, akkor egy új mobilitást kell felvinnie a kiutazóhoz és a régebbit (hibásat) törölnie kell. Kérjük, tekintse át a kézikönyv további fejezeteit erre vonatkozóan Egy személyhez tartozó mobilitás(ok) megtekintése 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára a projekt adatainak megtekintéséhez. 3. Kattintson a "Mobilitások" gombra a menüben. A már felvitt mobilitások listája fog megjelenni. 4. Kattintson a jobb oldalon található zöld nagyító ikonra ( ) az egy személyhez tartozó további mobilitás(ok) megtekintéséhez. Az adott mobilitás részletei jelennek meg. 15

16 6.5. A mobilitás további adatainak cseréje, módosítása Ha a mobilitás alábbi adatait szeretné cserélni, módosítani: küldő ország fogadó ország indulás dátuma visszautazás dátuma küldő partner fogadó partner közvetítő partner kövesse az alábbi lépéseket: 1. Ismételje meg a lépéseket, melyeket a "6.4 Egy személyhez tartozó mobilitás(ok) megtekintése" pontban ismertettünk. 2. Módosítsa a kívánt részleteket és kattintson a "Mobilitás mentése" gombra. Figyelem! Ha a résztvevő nevét szeretné módosítani, kérjük, olvassa át A résztvevők adatainak módosítása részt Egy személyhez kapcsolódó további kiutazás (al-mobilitás) felvitele 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára a projekt adatainak megtekintéséhez. 3. Kattintson a "Mobilitások" gombra a menüben. A már felvitt mobilitások listája fog megjelenni. 4. Keresse meg annak a személynek az adatait, akihez további mobilitást kíván felvinni. 5. Kattintson az "Új mobilitás hozzáadása gombra az adott résztvevő adatai alatt. 6. Válassza ki a "Küldő és fogadó partnert, valamint a Közvetítő partnert, (ha releváns), jelölje ki a Küldő és fogadó országot, írja be az Indulás és visszautazás dátumát. Az időtartamot ( hetek és napok ) a rendszer automatikusan kiszámolja. 7. A "Költségek" részben adja meg a megélhetési és utazási költségeket. A két költségtípus összege automatikusan meg fog jelenni az Összesen mezőben. 16

17 8. Ha a kiutazást valamilyen formában elismerték, kérjük, válassza ki az elismerést (pl. oklevelet, Europass mobilitási igazolványt stb.) kiadó partnert és az elismerés típusát. A zöld (jobbra mutató) nyíllal tudja a megjelölt partnert és az általa kiadott elismerést a listába bevinni. A nyilak segítségével több partnerhez több elismerési forma is megadható, ha szükséges. A balra mutató zöld nyíl a törlésre szolgál. 9. Végül, válassza ki a mobilitás során használt munkanyelv(ek)et. Az adott nyelv kiválasztása után kattintson a jobbra mutató zöld nyílra, hogy a nyelv megjelenjen a kiválasztott nyelvek listájában. A balra mutató zöld nyíl a törlésre szolgál. 10. Kattintson az "Új mobilitás hozzáadása" gombra a mentéshez. Az oldalon zöld színnel az alábbi üzenet jelenik meg "Sikeres adatfelvitel" Egy személyhez kapcsolódó kiutazás (al-mobilitás) törlése 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára a projekt adatainak megtekintéséhez. 3. Kattintson a "Mobilitások" gombra a menüben. A már felvitt mobilitások listája fog megjelenni. 4. A jobb oldalon található négyzetet bejelölve válassza ki azt az al-mobilitást, melyet törölni szeretne. 5. Kattintson a "Törlés" gombra a lista jobb oldalán. 6. Egy jóváhagyó üzenet jelenik meg az alábbi szöveggel: "Biztos benne, hogy törölni szeretné ezt a mobilitást?" 5. Jóváhagyás után az oldalon zöld színnel az alábbi üzenet jelenik meg "Az adat sikeresen törölve" A mobilitás törlése 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára a projekt adatainak megtekintéséhez. 3. Kattintson a "Mobilitások" gombra a menüben. A már felvitt mobilitások listája fog megjelenni. 4. A bal oldalon található négyzetet bejelölve válassza ki azt a mobilitást, melyet törölni szeretne. 5. Kattintson a Törlés gombra az oldal tetején (bal oldalon). Az oldalon zöld színnel az alábbi üzenet fog megjelenni: "Az adat sikeresen törölve". 17

18 7. Résztvevői beszámolók 7.1. Résztvevői beszámolók bekérése Figyelem! A résztvevői beszámolók mobilitásonként generálódnak. Ahol egy résztvevőhöz több al-mobilitást is feltöltöttek (ld. 6.1-es pont), ott a beszámoló az összes mobilitásra vonatkozik. 1. Kövesse a lépéseket, melyeket a "6.2. A mobilitások adatainak megtekintése" pontban ismertettünk. 2. Kattintson a zöld nagyító ikonra ( ) annak a résztvevőnek a neve mellett, akinek ki szeretné küldeni a résztvevői beszámolót. 3. Kattintson a "Beszámolók bekérése" lapfülre bal oldalon fölül. 4. Kattintson az "Új beszámoló kérése" gombra. 5. Válassza ki a beszámoló nyelvét (magyar - HU). 6. Ha szükségesnek érzi, írjon rövid üzenetet a kiutazó számára, melyet a rendszer által küldött tartalmazni fog. 7. Kattintson az "Új beszámoló kérése" gombra. A résztvevő automatikus t kap a korábbiakban megadott címére, melyből letöltheti a rá vonatkozó beszámoló eformot. Az eformokat online is be kell nyújtani, majd kinyomtatva és aláírva a projektgazdának leadni Résztvevői beszámoló elfogadása, elutasítása vagy újbóli bekérése 1. Kövesse a lépéseket, melyeket a "6.2. A mobilitások adatainak megtekintése" pontban ismertettünk. 2. Kattintson a "Beszámolók bekérése" lapfülre. Az adott személyhez tartozó beszámoló adatai fognak megjelenni. Amennyiben az állapot oszlopban a függőben státusz szerepel, a résztvevői beszámoló elfogadható, elutasítható vagy újból bekérhető. 3. Kattintson az azonosítóra vagy a beszámoló állapotára. A kitöltött beszámoló részletei fognak megjelenni. 4. Olvassa el a beszámolót. Ezután három opció lehetséges: 18

19 a. Ha el szeretné fogadni a beszámolót, kattintson az "Elfogadom" gombra jobbra az oldal tetején. A rendszer egy automatikus t küld a résztvevőnek a beszámoló elfogadásáról. A korábban elfogadott beszámoló visszaállítható függőben státuszba. Ehhez a művelethez, kérjük, kattintson a "Visszaállítás függőben státuszba gombra a beszámoló megtekintésénél az oldal tetején. b. Ha el akarja utasítani a beszámolót, kattintson az elutasítom gombra a beszámoló megtekintésénél az oldal tetején. Egy új lap fog megjelenni, ahol megjegyzést adhat meg ahhoz, hogy miért utasította el a beszámolót. Az elutasítás végrehajtása után a résztvevő automatikus t fog kapni arról, hogy beszámolóját elutasították (újra be kell nyújtania) a beírt megjegyzéssel együtt. Az elutasított résztvevői beszámoló státusza függőben lesz. A résztvevőnek küldött automatikus tartalmazni fogja az új PDF fájl elérési útvonalát is, melyet ki kell egészítenie vagy javítania majd újra benyújtania online. c. Ha újra be szeretné kérni a beszámolót, kattintson az Újra bekérem linkre jobb oldalon fölül. Egy új lap jelenik meg, ahol megjegyzést adhat meg ahhoz, hogy miért kéri be újra a beszámolót. Ezt a részt nem kötelező kitölteni. A bekérés végrehajtása után a résztvevő egy új t fog kapni, a benyújtandó PDF fájl elérési útvonalával együtt A résztvevői beszámoló státuszának ellenőrzése 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára a projekt adatainak megtekintéséhez. 3. Kattintson a "Mobilitások" gombra a menüben. A már felvitt mobilitások listája fog megjelenni. 4. Jobb oldalról a második oszlopban található a kiutazóhoz tartozó beszámoló státusza. Több érték is lehetséges. Ezek a következők: BEKÉRVE a pályázó intézmény kontaktszemélye bekérte a beszámolót az adatbázisban. A Mobility Tool feldolgozza a kérést és generálja az eformot. BEN FIGYELMEZTETVE a pályázó intézmény kontaktszemélye kiküldte a PDF fájl elérését is tartalmazó t. BENYÚJTVA a résztvevő benyújtotta a PDF beszámolót online. 19

20 FELDOLGOZÁS ALATT a Mobility Tool a résztvevőtől kapott adatokat dolgozza fel. FÜGGŐBEN a beszámoló függőben van, a projektkoordinátor feladata, hogy elfogadja, elutasítsa, vagy újra bekérje azt. ELFOGADVA a projektkoordinátor elfogadta a beszámolót ELUTASÍTVA a projektkoordinátor elutasította a beszámolót NEM EGYEZŐ ADAT a mobilitáshoz vagy a kiutazóhoz kapcsolódó adatokban változás történt, amióta a beszámolót bekérték. Új lekérés szükséges (így a résztvevői beszámolóban a naprakész adatok jelennek meg, ezt nyújtja majd be a kiutazó). Azok a beszámolók, melyek a friss lekérés előtt keletkeztek, érvénytelenítve lesznek. HIBA a folyamat során hiba lépett fel. Kérjük, keresse kapcsolattartóját a nemzeti irodánál és jelezze a problémát felé. 20

21 8. Adatok importálása és exportálása Partnerek, résztvevők, mobilitások adatainak importálása, a Mobility Tool-ból nyert adatok alapján. Az adatok importálása/exportálása elérhető a Mobilitások menüpontban, ahogy az alábbi képen is láthatja Adatok exportálása Az adatok exportálását az Import Export gombra kattintva érheti el. Az exportálás során a Mobility Tool-ból nyert adatok egy CVS fájlba kerülnek. A kinyert mezőket pontosvessző (;) választja el egymástól. Az állomány adatai az UTF- 8-as szabvány szerint kerülnek kódolásra. Az exportált fájl felhasználható az adatok importálására is abban az esetben, ha az összes kötelező mező ki van töltve, és a partner illetve mobilitás azonosítóit is megadta a felhasználói felületen. Erről további részleteket az importálási folyamat leírásánál talál. Kérjük, vegye figyelembe, hogy az adatok exportálása a Mobilitiy Tool-ból a fálj nagy mérete miatt időigényes folyamat lehet. Az utolsó verzióból történt legnagyobb file exportálása 1,2MB volt, ennek kinyerése 2 percet vett igénybe. 21

22 8.2. Adatok importálása A Mobility Tool-ban lehetősége van egyszerre importálni a partnerek, résztvevők és a mobilitások adatait. Az importálási folyamat egy CVS (Comma-Separated Values) fájl-lal történik. Lejetősége van új adatok importálására vagy a már meglévők módosítására a projekt teljes szakaszában. Az adatok törlése az importálás során nem lehetséges. Ha adatot szeretne törölni, akkor ezt a Mobility Tool kezelőfelületén teheti meg. Néhány általános szabály az adatok importálására a Mobility Tool-ba: - Ha a partner, a mobilitás vagy résztvevő nem azonosíthatók a rendszerben a partner és a mobilitás azonosítói alapján - egy új adat jön létre. - Ha a partner, a mobilitás vagy résztvevő már benne van a rendszerben, azonosítható, és az importált adat tartalmaz néhány változtatást a rendszer frissíti az adatokat. - Ha a partner, a mobilitás vagy résztvevő már benne van a rendszerben, azonosítható, és az importált adatok nem tartalmaznak módosításokat nem változnak az adatok. Fontos megemlíteni, hogy bár törölni nem lehet az adatokat a Mobility Tool import funkciójával, duplikálhatja a meglévő információkat. Kérjük, tekintse át a kézikönyv további fejezeteit erre vonatkozóan. Az adatok importálásához két feltételnek kell teljesülnie: - az importálandó fájlnak a megfelelő struktúrával kell rendelkeznie, - az importálandó adatoknak meg kell felelniük az előírt feltételeknek. 22

23 Az adatok importálását (ld az alábbi képen), az "Import - Export" oldalon találja. Felhívjuk figyelmét, hogy az adatok importálása nagy erőforrást igénylő folyamat, ami méretétől függően hosszabb időt vehet igénybe. Minden import folyamatról kapunk visszajelzést - sikeres és sikertelen esetben is. A következő üzenetet egy sikeres importálás után kapjuk: Sikertelen importálás esetén pedig a következőt: 23

24 Figyelem! Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha az importált fájl adatai közül valamelyik nem felel meg a követelményeknek, egy adat se kerül a Mobility Tool-ba. Az importálás "mindent vagy semmit" alapon működik! Adatállomány sablon fájl szerkezete A legjobb módja annak, hogy biztosítsa a megfelelő fájl szerkezetét az importáláshoz, hogy már eleve egy Mobility Tool sablont használ. Ehhez alkalmazza az Import Export funkciót, azon belül pedig exportálja mobilitás és a társult partnerek információit. Ezzel a funkcióval a projekt minden információját megkapja - új projekt esetében mobilitások nélkül - a sablon csak a fejlécet tartalmazza. A fájl első sora a fejlécet, a második sora a mező típusát tartalmazza (lásd alább) az adatsorok pedig a harmadik sortól indulnak. Egy sor egy mobilitás adatait tartalmazza a résztvevő mobilitás részleteit, partner adatait, költségvetést, stb. Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha ugyanazt a küldő vagy fogadó partnert veszi fel a mobilitásokhoz, akkor is meg kell adnia a partner szervezet részleteit is (beleértve a kapcsolattartó személy adatait), egy projekten belül újabb mobilitás felvételénél ugyanazt a partner azonosítót kell alkalmaznia! Megjegyzés: Az összes mező meghatározását megtalálja (kitöltése kötelező-e, illetve a mező típusát) az 1. mellékletben, amit a kézikönyv végén talál. A sablonfájl három típusú mezőt tartalmaz kötelezően kitöltendőt (csillaggal * jelölt), kód mezőt (DICT-et jelölt) és egy szabadon kitölthető mezőt (üres). Az összes kódmező szintén kötelezően kitöltendő. Ezeket a meghatározásokat a sablonfájl második sorában találja. Megjegyzés: A DICT-el jelölt mezők listáját a 2. mellékletben találja a dokumentum végén. Kérjük, fordítson alapos figyelmet a kódok listájára, mivel ezeket használja majd az importálási folyamat minimum 34 kötelező mező tartalmaz ilyen kódot, és további 11 a többi partner esetén. 24

25 A Mobility Tool import funkciója nemzetközi karaktereket használ. Ezért kérjük, győződjön meg arról, hogy UTF-8 karakterformátumban mentette-e a fájlt. CVS fájl három elfogadott formátuma a következők lehet: 1. Field_1 ; Field_2 ; ; Field_n 2. Field_1 ; Field_2 ; ; Field_n 3. Field_1 ; Field_2 containing a double quote ; ; Field_n Példa az adatok importálására Az alábbi tábla három mobilitás importált adatát tartalmazza 7 vizsgált oszlopban. A második sor a mező típusát tartalmazza, *-gal jelölt kötelezően kitöltendő mező, DICT-kódú. A Participant Title mezőnek nincs típusa; ez azt jelenti, hogy ezt a mezőt üresen lehet hagyni. A példa kedvéért a többi mezőt eltávolítottuk. Project ID Mobility Participant Participant Participant Participant Participant ID Title First Name Last Name Date of Birth Gender * * * * * *, DICT BE3- LEO BE3- LEO BE3- LEO Mr FirstName LastName 01/01/1980 M 0002 Mrs Jane Jones 01/01/1995 F 0003 Mr FirstName LastName 01/01/1980 M Nagyon fontos, hogy az adatok importálása az első két sor alapján történik ezért rögzítse ezt a fejlécet. Az első két sor törlése meghiúsítja az importálást. Fontos, hogy ne változtasson az oszlopok (mezők) sorrendjén se. Bármilyen változtatás a mezők/oszlopok sorrendjén szintén meghiúsítja az adatok importálását. A következő példában 8 résztvevő szerepel, akik egy küldő intézményhez (kód BEN) de 8 különböző fogadó partnerhez tartoznak (kód HOST01-től HOST08-ig). Project ID Mobility ID... Participant First Name... Sending Partner ID... Receiving Partner ID * *... *... *... * BE3-LEO ID FirstName1... BEN... HOST BE3-LEO BE3-LEO BE3-LEO ID FirstName2... BEN... HOST02... ID FirstName3... BEN... HOST03... ID FirstName4... BEN... HOST

26 Project ID Mobility ID... Participant First Name... Sending Partner ID... Receiving Partner ID... * *... *... *... * BE3-LEO ID FirstName5... BEN... HOST BE3-LEO BE3-LEO BE3-LEO ID FirstName6... BEN... HOST06... ID FirstName7... BEN... HOST07... ID FirstName8... BEN... HOST08... Ebben a példában egy küldő partnerhez 3 különböző mobilitás és három különböző fogadó partner tartozik, de ugyanaz a résztvevő. Ez az importálás egy résztvevő adatait tartalmazza majd háromszor. Ez azért van, mert az adatokat nem résztvevők, hanem a mobilitás szerint azonosítjuk. Project ID Mobility ID... Participant First Name Participant Last Name... Sending Partner ID... Receiving Partner ID... * *... * *... *... * BE3- LEO ID FirstName1 LastName1... BEN... HOST BE3- LEO BE3- LEO ID FirstName1 LastName1... BEN... HOST02... ID FirstName1 LastName1... BEN... HOST03... Ebben a példában a sorról-sorra történő importálás fontosságát szeretnénk kihangsúlyozni. A Mobility Tool az összetartozó adatokat soronként viszi fel az importálás során. Ez azt jelenti, hogy ha a fájl 20. sora tartalmaz módosítást a partner adataiban, és a 6. sor szintén ennek a partnernek az adatait módosítaná, akkor csak a 20. sorban lévő módosítást tárolja el a rendszer. Project ID... Sending Partner ID Sending Partner Legal Name... Sending Partner Legal Address Sending Partner Postal Code *... * *... * * BE3- LEO BEN Beneficiary Organisation... Rue Leonardo da Vinci 1... BE BE3- LEO BEN Beneficiary Organisation... Rue Leonardo da Vinci 10 BE

27 A küldő intézmény címénél a Rue Leonardo da Vinci 10 szerepel majd, mivel az import fájl utolsó sorában a Sending Partner Legal Address mezőben más cím szerepel ( Rue Leonardo da Vinci 10 ), mint az elsőben ( Rue Leonardo da Vinci 1 ). Project ID... Sending Partner ID Sending Partner Legal Name... Sending Partner Legal Address Sending Partner Postal Code... *... * *... * * BE3- LEO BEN Beneficiary Organisation... Rue Leonardo da Vinci 1 BE BE3- LEO BEN Beneficiary Organisation... Rue Leonardo da Vinci 10 BE BE3- LEO BEN Beneficiary Organisation... Rue Leonardo da Vinci 1 BE A küldő intézmény adatait kétszer változtatjuk meg az importálás során, például az első alkalommal Sending Partner Legal Address Rue Leonardo da Vinci 1 -et változtatja Rue Leonardo da Vinci 10 -re, akkor az utolsó sor újra Rue Leonardo da Vinci 1 -ra változtatja. Újabb példákat a további fejezetekben talál ID/azonosító mezők Az import fájl 12 azonosítót tartalmaz. Ezek nagyon fontos szerepet játszanak az importálás során. Az alábbi táblázatban az azonosítók tulajdonságait találja. Mező neve Kötelező? Meghatározása Project ID Igen Grant agreement number also called project number, i.e BE3-LEO In a single import file this field must always contain the same value. Mobility ID Igen Any unique identification of a particular mobility, i.e. 0001, MOB01, NL-GB-John Certifying Partner ID 1 Equals to either sending, receiving or intermediary partner ID Certifying Partner ID 2 Equals to either sending, receiving or intermediary partner ID Certifying Partner ID 3 Equals to either sending, receiving or intermediary partner ID Sending Partner ID Igen Any unique identification of a sending (beneficiary) partner, i.e. BENEFICIARY, ORG1 Sending Partner National ID Optional field for any partner national identification, i.e. organisation registration number Sending / Receiving / Intermediary Partner Contact Igen Identification of a partner contact person. This field cannot be updated via the import process. 27

28 Mező neve Kötelező? Meghatározása Receiving Partner ID Igen Any unique identification of a receiving (host) partner, i.e. HOST1 Receiving Partner National ID Optional field for any partner national identification, i.e. organisation registration number Intermediary Partner ID Igen Any unique identification of an intermediary partner if exists in the mobility context, i.e. INT1, TRAINING01 Intermediary Partner National ID Optional field for any partner national identification, i.e. organisation registration number Nézzünk meg néhány esetet, ami bemutatja az azonosítók mögötti logikát, és hogy a rendszer hogyan alkalmazza ezeket Adatok importálásának néhány forgatókönyve Első eset adatok importálása üres projektbe a küldő intézmény nem azonos a fogadó intézménnyel A Mobility Tool-tól megkapta a rendszerüzenetet, hogy dolgozzon a projektjén. A honlap nem tartalmazza még a projekt résztvevőivel kapcsolatos információkat, mobilitásokat. Lehet, hogy még nincsenek partnerek a projektjében. Nyissa meg a Mobility Tool honlapját, válassza a Mobilitás menüpontot, majd kattintson az Import-Export gombra, hogy letöltse az adatokat. A fájl majdnem üres, csak a mező neveit és tulajdonságait tartalmazza az első két sorban nem tartalmaz semmilyen projektadatot. Nyissa meg a fájlt a választott alkalmazással (erről a következő fejezetben olvashat) és töltse ki a kötelező mezőket figyelembe véve a kódlistát, azok tulajdonságait, majd az azonosítókódokat is (a dátumformátumra különösen figyeljen, ld. a kézikönyv végén). 147 mezőből minimum 79-et kell kitölteni. A fájlt CVS formátumba mentse, és importálja a honlapon keresztül. Az importálás eredménye a következő lehet: 1. Minimum két partner jött létre a hozzátartozó azonosítóval és tulajdonságaikkal, amik az import fájlban szerepeltek (küldő és fogadó intézmény) a hozzájuk tartozó összes kontaktszeméllyel. 2. Minimum egy résztvevőt adott hozzá a résztvevők listájához. 3. Minimum egy mobilitást hozott létre. 28

29 Figyelem! 1. Az importált partner (küldő, fogadó vagy közvetítő) kontaktszemélye automatikusan az elsődleges kapcsolattartó lesz. 2. A kísérő személy adatai nem kerülnek bele az oktatás, tanúsítvány és nyelv mezőibe (ők olyan résztvevők, akiknél Is Participant an Accompanying Person igenre Yes van állítva), annak ellenére, hogy az import fájlba ezeket fel kell venni. Nem szükséges két partner felvétele abban az esetben, ha a saját intézménye a küldő partner. Ezt a következő részben fejtjük ki. Második eset adatok importálása üres projektbe pályázó intézmény, mint küldő partner A Mobility Tool-tól megkapta a rendszerüzenetet, hogy dolgozzon a projektjén. A honlap nem tartalmazza még a projekt résztvevőivel kapcsolatos információkat, mobilitásokat. Lehet, hogy még nincsenek partnerek a projektjében, de szeretne meggyőzödni arról, hogy hogyan tud mobilitásokat létrehozni az import funkcióval. Nyissa meg a Mobility Tool honlapját, válassza a Partnerek menüpontot, majd válasszon a parterei listájából. Kattintson a ceruza ikonra, hogy módosítsa az intézmény adatait és töltse ki a partnere azonosítóját - ahogy az alábbi képen is láthatja. A példa kedvéért ebben a mezőben a partner azonosítójaként már BEN szerepel. 29

30 Következő lépésben, nyissa meg a Mobilitások menüpontot, majd kattintson az Import-Export gombra, hogy letöltse az adatokat. A fájl majdnem üres csak a mezők neveit és tulajdonságait tartalmazza nem tartalmazza a projekt adatait. Nyissa meg a fájlt a választott alkalmazással (erről a következő fejezetben olvashat) és töltse ki a kötelező mezőket figyelembe véve a kódlistát, azok tulajdonságait és az azonosító kódokat (a dátumformátumra különösen figyeljen, amit a kézikönyv végén talál). Kérjük, győződjön meg arról, hogy a küldő intézmény résznél, ahol az Ön intézménye szerepel, már látszódik a küldő partner azonosítója ( Sending Partner ID ), ebben az esetben: BEN 147 mezőből minimum 79-et kell kitölteni. A fájlt CVS formátumba mentse, és importálja a honlapon keresztül. Az importálás eredménye a következő lehet: 1. Minimum két partner jött létre a hozzátartozó azonosítóval és tulajdonságaikkal, amik az import fájlban szerepeltek (küldő és fogadó intézmény). 2. Minimum egy résztvevőt adott hozzá a résztvevők listájához. 3. Minimum egy mobilitást hozott létre. Megjegyzés: Kérjük, vegye figyelembe, hogy ebben az esetben a pályázó intézmény, küldő intézményként szerepel. Továbbá ha kitöltötte az intézmény kontaktszemély adatait, akkor ezzel felülírta azt. A következő esetben az adatok frissítését vizsgáljuk az import funkció segítségével. Harmadik eset adatok importálása a projekt mobilitásaihoz új vagy friss adatok hozzáadása/frissítése már meglévő adatokhoz a Mobility Tool felületén Kérjük, győződjön meg, hogy már valóban dolgozott a Mobility Tool felületén, felvett már partnereket, résztvevőket és mobilitásokat. Ebben az esetben, az alkalmazáson kívül szeretne az adatokkal dolgozni, így válassza a Mobilitások gombot, majd az Import-Export funkciót, az adatok letöltésére. Amikor megnyitja ezt a fájlt, láthatja, hogy se a partner se a mobilitás azonosítója nincs kitöltve ezek viszont kötelezően kitöltendő *-gal jelölt mezők. 30

31 Ha szeretne néhány információt frissíteni az importálás során, vagy új mobilitást felvenni, ne felejtse el kitölteni a mobilitás és partner azonosítókat Az importálás eredményei a következők lehetnek: 1. A Mobility Tool felületére belépve látja, hogy duplán szerepelnek az adatok néhány rendelkezik partner azonosítóval, de van, amelyik nem. Láthatja, hogy akiket újonnan vett fel, helyesen szerepelnek az oldalon. 2. Duplán szerepelnek a résztvevő adatai is, akinek csak frissíteni szerette volna azokat. 3. Duplán szerepelnek a mobilitások is a Mobilitások oldalán is. Szintén látható, hogy van, amelyik rendelkezik azónosítóval és van, amelyik nem. Ebben az esetben már meglévő adatokkal dolgozott, amiknek nem volt azonosítójuk, amiket importált azoknak pedig volt. A rendszer ezt úgy értelmezi, hogy új partnert, új mobilitást vett fel, mivel nem találta ugyanazt az egyedi azonosítót, amit megadott az export fájlban. Ez nem olyan nagy probléma az importálási folyamatban. Csak annyit kell tennie, hogy manuálisan törli az azonosító nélküli mobilitásokat. Ez után tudja csak törölni az azonosító nélküli partnereket is a sorrend nagyon fontos. Kijelölheti az összes résztvevőt is, klikkeljen a Törlés gombra ez esetben az összes olyan résztvevőt törli, aki nem rendelkezett mobilitással. Adatok duplikálásának elkerülését a következő részben olvashatja. Negyedik eset adatok importálása olyan projektbe, ahol már vannak mobilitások új vagy frissített adatok hozzáadása már meglévő adatokhoz a Mobility Tool felületén, elkerülve azok duplikálását Győződjön meg, hogy már valóban dolgozott a Mobility Tool felületén, felvett már partnereket a hozzájuk tartozó azonosítóval, résztvevőket és mobilitásokat a hozzájuk tartozó azonosítóval. Ebben az esetben, az alkalmazáson kívül szeretne az adatokkal dolgozni, így válassza a Mobilitások gombot, majd az Import-Export funkciót, az adatok letöltésére. Amikor megnyitja ezt a fájlt, láthatja, hogy mindegyik partner és mobilitás rendelkezik azonosítóval. A következő lépésben szereté frissíteni a résztvevő és a mobilitás adatait. Ebben az esetben ki kell töltenie a mobilitás és a partner azonosítóját is a megfelelő oszlopban importálás során így a régi és az új adatoknak is lesz azonosítójuk, és az adatok betöltését sikeresen végre tudja hajtani. 31

32 Az importálás eredményei a következők lehetnek: 1. A partnerek információi változatlanul maradtak, ahogy ezeket változatlanul is hagyta az import fájlban. 2. A résztvevők adatai megváltoztak az alapján, amiket megadott az import fájlban. 3. Több mobilitás szerepel, mint korábban új mobilitásokkal bővült a lista, annak alapján, amiket megadott az import fájlban. Néhány fontos dolgot újra kiemelnénk: 1. Mindig használjuk a partner és mobilitások azonosítóját, hogy elkerüljük az adatok duplikálását. Ha már meglévő adatokkal dolgozik, győződjön meg arról, hogy minden partner és mobilitás azonosító egyedi legyen. 2. Ha már meglévő partner adatokat szeretne módosítani, győződjön meg arról, hogy a megfelelő azonosítót alkalmazza az import fájlban ez esetben a Mobility Tool felületén már megadott azonosítót. 3. Ha már meglévő mobilitás adatokat szeretne módosítani, győződjön meg arról, hogy a megfelelő azonosítót alkalmazza az import fájlban ez esetben a Mobility Tool Mobilitások felületén már megadott azonosítót. 4. Ha úgy látja hibás adatokat vitt fel, mert például nem adta meg a partner vagy mobilitás azonosítóját, törölni tudja az összes adatot minden adatot újra importálhat a fájl segítségével Hibák kezelése Minden meghiúsult importálás után kapunk egy hibaüzenetet. 32

33 Ahogy már korábban is írtuk, ha valamelyik adat nem megfelelő az import fájlban, az importálási folyamat nem tölt be adatot a Mobility Tool-ba ( Mindent vagy semmit alapon). Minden egyes hibaüzenet kapcsán létrejön egy log fájl, amit letölthet az üzenet végén lévő linkre kattintva. A hiba log fájl ugyanúgy néz ki, mint az import fájl, de tartalmaz egy új mezőt az elején. A másik különbség, hogy adat helyett egy hiba linkjét tartalmazza, ami egy meghatározott hibára mutat. Használva a sor számát és a hiba linkjét, könnyebben megtalálhatjuk a hibásan felvett adatot Legfontosabb szabályok az adatok sikeres importálásához Íme, néhány példa a sikeres importálásra: A fájl formátumának CVS-nek kell lennie A szerződésszámnak/projektszámnak azonosnak kell lennie a már futó projektével Partner azonosítót és mobilitás azonosítót kötelező megadni A mobilitási azonosítónak egyedinek kell lennie az import Minden kötelező mezőt ki kell tölteni (kivéve a közvetítő partnernél) Minden mező az előírt formátumot tartalmazza (lásd Melléklet I.) Minden kódnak helyesnek kell lennie (lásd Melléklet II) A gyakorlat/tanulmányút végének dátumát későbbre kell datálni, mint a gyakorlat/tanulmányút kezdetének dátumát. A küldő és fogadó ország nem lehet ugyanaz Küldő partner egy mobilitáson belül nem szerepelhet fogadóként, vagy közvetítő partnerként az import fájlban. A pályázó intézmény csak és kizárólag küldő intézményként szerepelhet Minden intézménynél kötelezően meg kell adni egy kontaktszemélyt A tanúsítványos partnert küldő, fogadó vagy közvetítő partnerként kell felvenni szakmai alapképzésben részt vevő tanulók célcsoportja esetén a kinntartózkodás maximum időtartama 39 hét munkavállalók, munkanélküliek célcsoportja esetén 26 hét a maximum szakképzési szakértők esetében 6 hét a maximum a mobilitás költségvetése nem lehet kisebb nullánál, és nem lehet nagyobb nél. 33

34 8.3. A szövegszerkeszkő programmal kapcsolatban Nagyon sok szövegszerkesztő és táblázatkezelő alkalmazás található a piacon. Ez a fejezet nem fedi le az összes példát a szövegszerkesztésre, de néhány példával bemutatja a Microsoft Excel 2010 használatát. A következőkben leírunk néhány példát, ami befolyásolhatja az adatok importálását UTF-8 Ahogy már az előző részekben említettük a Mobility Tool importálási folyamat nemzetközi karakterekkel dolgozik. Az egyetlen követelmény, hogy az adatok mentése UTF-8-as kódolásban történjen, más esetben előfordulhat, hogy néhány karakter nem jelenik meg megfelelően. Microsoft Excel 2010 fájl UTF-8-ban történő mentése külön beállítást igényel CVS fájl mentése Excel 2010 alkalmazásban Microsoft Excel 2010 számos CVS formátumban tud menteni. Pár lépésben leírjuk, hogy pontosan hogyan mentse el a fájlt, hogy megfelelő szerkezete legyen a Mobility Tool számára. 1. Amikor befejezte a fájl szerkesztését válassza a Fájl menüpontot azon belül Mentés és küldés almenüt. 2. Kattintson a Fájltípus módosítása -ra, válassza a CVS (ponotvesszővel tagolt) formátumot majd klikkeljen a Mentés másként gombra. 3. Írja be a fájl nevét, és győződjön meg arról, hogy valóban jó formátumot választott, majd mentse el (Mentés). 4. Az Excel kiír egy kompatibilitási figyelmeztetést. Kikkeljen a Igen gombra a mentéshez Hosszú numerikus érték Néhány táblázatkezelő alkalmazás típusa rövidebb, mint a hosszú numerikus érték. Telefonszámok esetén: helyett, így jeleníti meg: 3.12E+12. Fontos, hogy figyeljen a mező típusára, mert ha a cella típusa megváltozik, akkor az importálás során más formátumban kerülhet az alkalmazásba, például: 3.12E Automatikus javítási beállítások Néhány alkalmazás felajánlja az automatikus szövegjavítás lehetőségét, ami problémát okozhat. A Microsoft Excel által ajánlott változtatás nem biztos, hogy megfelel majd az importálásnak. Ezt a következő helyen kapcsolhatja ki: Fájl/Beállítások/Nyelvi ellenőrzés/ 34

35 Automatikus formázás beíráskor gomb, Matematikai automatikus javítás Automatikus javítás. 35

36 9. Költségvetés 9.1. A mobilitásokhoz kapcsolódó költségek megadása A mobilitások költségvetési részében tudja megadni az adott kiutazóhoz kapcsolódó megélhetési és az utazási költségeket. A költségvetési összegeket az új mobilitás felvitelénél már meg lehetett adni. Amennyiben ezt nem tette meg, kövesse az alábbi lépéseket: 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára a projekt adatainak megtekintéséhez. 3. Kattintson a "Mobilitások" gombra a menüben. A már felvitt mobilitások listája jelenik meg. 4. Kattintson a zöld nagyító ikonra ( ) jobb oldalon annak a kiutazásnak a sorában, melyhez költségvetési adatot szeretne felvinni. Az adott kiutazó mobilitásának adatai jelennek meg az alábbi részletekkel: a. "Mobilitásban részt vevő partnerek" küldő, fogadó és közvetítő partner b. "A mobilitás részletei" küldő, fogadó ország, indulás és visszautazás dátuma, időtartam (hetek és napok). c. "Költségek" "Megélhetés", Utazási költségek" valamint az összeg, mely automatikusan kalkulálódik. 5. Adja meg a megélhetési és utazási költségeket. 6. Kattintson a "Mobilitás mentése" gombra. A lapon zöld színnel az alábbi üzenet jelenik meg: "Az adat sikeresen frissítve. 7. Kattintson a "Mobilitások" gombra a menü tetején a mobilitások listájának megtekintéséhez. 8. Ismételje meg a lépéseket az összes mobilitás esetén, amennyiben szükséges A projekt költségvetésének módosítása A projekt költségvetési részében megtekinthető és összehasonlítható a leszerződött és a felhasznált támogatás. Ezen az oldalon lehet megadni a programszervezési és monitoring költségeket. Az összegeket a rendszer automatikusan számolja az itt megadott összeg, valamint a mobilitásokhoz megadott költségeket alapul véve. 36

37 A költségvetés megtekintéséhez, kérjük, kövesse az alábbi lépéseket: 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára a projekt adatainak megtekintéséhez. 3. Kattintson a "Költségvetés" gombra a menüben. Megjelenik a projekt pénzügyi táblázata. A táblázat 3 oszlopa a következő: - Résztvevők száma - Felhasznált támogatás összesen - Megítélt (leszerződött) támogatás A "Megítélt támogatás" összege a támogatási szerződésben (vagy annak legutolsó módosításában) szereplő adatokkal kell, hogy egyezzen. Ezeket az összegeket a támogatott intézmény nem módosíthatja. Ha az adatbázisban szereplő összeg nem egyezik a támogatási szerződésben (vagy annak legutóbbi módosításában) szereplő összeggel, kérjük, jelezze a nemzeti irodánál kijelölt kapcsolattartójának. A költségvetési tételek három fő csoportja a következő: a. Programszervezési és monitoring költségek b. Felkészítési költségek c. Mobilitási költségek, melyek az alábbi kategóriákra bomlanak: i. Utazás ii. Megélhetés 4. A programszervezési és monitoring költségek felviteléhez, kérjük, írja be az összeget az üres mezőbe. a. Kattintson az "Újra számol" gombra az összes felhasznált támogatás újra számolásához. b. A változások mentéséhez Kattintson a "Mentés" gombra. 5. A következő költségvetési tétel megadásához kattintson a táblázatban a Felkészítési költségek" szövegre. Megjelenik a résztvevők listája a hozzájuk tartozó felkészítési összeggel. a. Az összeg felviteléhez vagy módosításához kattintson a résztvevő nevére vagy a mellette szereplő összegre. b. Írja be a megfelelő összeget az "Összesen" oszlopba. c. Kattintson a "Mentés" gombra, ezzel visszajut az előző oldalra. 37

38 d. Ha szükséges, ismételje meg az előző lépéseket minden résztvevő esetében. e. Kattintson a "Vissza" gombra az összefoglaló pénzügyi táblázat oldalára való visszatéréshez. 6. Kattintson a táblázatban a "Mobilitási költségek" szövegre. Megjelenik a résztvevők listája a hozzájuk tartozó mobilitási költségek részletezésével. a. Sok résztvevő esetén a keresés funkcióval ki tudja választani a listából azt a személyt, akihez költséget szeretne felvinni. Írja be a mezőbe a résztvevő vezetéknevét vagy keresztnevét, majd kattintson a Keres gombra. Részletesebb keresés is lehetséges, az azt jelölő gomb segítségével Részletes keresés. b. A keresés eredményéről való visszalépéshez kattintson a Szűrők törlése gombra. 7. Ha a résztvevő nevére kattint, akkor a mobilitás részleteit tartalmazó oldal jelennik meg, ahol a megélhetési és utazási költségeket is meg tudja adni. A mobilitás részleteit tartalmazó oldal kitöltését kézikönyvünk korábbi fejezetében már ismertettük. 8. A résztvevőket tartalmazó "Mobilitási költségek" oldalról a Vissza gombra kattintva az összefoglaló pénzügyi táblázathoz jut (A Költségvetés gombbal ugyanide juthatunk). 9. Ha az "Utazás" vagy a "Megélhetés" alatti sorok valamelyikére kattint, az adott kiutazói kategóriákhoz felvitt összegeket tudja megtekinteni. Például: az Utazás alatt a Kísérő személyekre kattintva csak a kísérők és a hozzájuk tartozó összegek fognak megjelenni. 10. A megjelenő lista az utazási és a megélhetési összegeket is tartalmazza. Ha a beírt költségtételek összege meghaladja a szerződéses összeget, a rendszer piros színnel jelzi azt az összefoglaló pénzügyi táblázat alján. Piros színnel jelennek meg azok az összegek is, melyek a megítélt támogatás oszlopához képest máshová kerülnek a felhasznált támogatás oszlopában (pl. a mobiltiási összegek egyben jelennek meg a megítélt oszlopban, viszont a felhasznált oszlopban az utazást és a megélhetést külön is fel lehet tüntetni). Ebben az esetben nem gond, ha pirossal jelennek meg ezek a (más sorba kerülő, de a végösszeget tekintve azonos) összegek. 38

39 39

40 10. Záróbeszámoló Figyelem! A korábbi évek gyakorlatától eltérően a záróbeszámoló tartalmi és pénzügyi részét a Mobility Tool-ból létrehozott (a pályázati űrlaphoz hasonló) eform fogja tartalmazni. A záróbeszámoló egyes részei (pl. intézményi adatok, költségvetési összegek) a Mobility Toolba felvitt adatok alapján automatikusan kitöltődnek a beszámoló eform generálásra folyamán. Ezek az információk nem módosíthatók, ezért minden fontos változást a Mobility Tool-ban kell javítani azelőtt, hogy a beszámoló eformot létrehoznák Záróbeszámoló űrlap létrehozása? 1. Jelentkezzen be a Mobility Tool-ba. 2. Kattintson a projekt számára a projekt adatainak megtekintéséhez. 3. Kattintson a "Frissítések és beszámolók" gombra a menüben. A táblázat tetején az összes résztvevői mobilitás számát össze tudja vetni a jóváhagyott résztvevői beszámolók számával. A táblázat annyi sort tartalmaz, ahányszor a frissítették a projekt adatait. A záróbeszámoló mindig a legutolsó frissítés adatai alapján készül el. A táblázatban látható a beszámoló státusza is. 4. Kattintson az "Új beszámoló készítése" szövegre. Ha a beszámoló készítésekor még nem vitt fel költségvetési adatokat minden kiutazáshoz kapcsolódóan, az alábbi figyelmeztető üzenet fog megjelenni: "Vannak mobilitások, melyekhez nincsen költségvetés. Kattintson a mobilitási költségekhez történő továbbhaladáshoz" 5. Válassza ki a záróbeszámoló nyelvét (HU-magyar). 6. Amennyiben a projekthez több kontaktszemély is fel van töltve, akkor ki kell választania, hogy ki jelenjen meg a beszámolóban. 7. Kattintson az "Igen" gombra. Az alábbi üzenet fog megjelenni: "Új beszámoló kérelme elküldve". 8. Néhány perc múlva a beszámoló státusza az alábbi lesz: Lekérve. 9. Kattintson a "Letöltés - PDF" szövegre a beszámoló letöltéséhez és elmentéséhez. A fájl megnyitásához az Adobe Acrobat Reader program szükséges. A program ingyenesen letölthető az alábbi helyről: 40

41 Fontos, hogy a beszámolót a kitöltés megkezdése előtt mentse le saját gépére és onnan megnyitva dolgozzon rajta. Gyakran mentse el a dokumentumot. 10. Nézze át az űrlapot és töltse ki az összes kötelező mezőt (piros kerettel jelölve). 11. Kattintson a beszámoló űrlap végén található Ellenőrzés gombra (L.1-es rész). Az űrlap ellenőrzi, hogy minden kötelező mező ki van-e töltve. 12. Ha minden mezőt kitöltött és ellenőrzött, kattintson az Online benyújtás gombra. Ez a művelet Internet kapcsolatot igényel. 13. Nyomtassa ki a beszámolót és aláírva, lepecsételve egy példányban küldje el a szükséges mellékletekkel együtt a Tempus Közalapítvány címére. A mellékletek listáját a Tempus honlapján, a Leonardo da Vinci mobilitás alatt, a nyertes pályázóink figyelmébe menüpontban találja. 11. Segítség Egyéb kérdésekkel és problémákkal kapcsolatban nemzeti irodájának kapcsolattartóját keresheti Nemzeti ügynökség Helpdesk elérhatősége Mobility Tool-lal kapcsolatos kérdéseit a Helpdesk címére tudja küldeni, amit a Kezdőfelület bal alsó sarkában talál. 41

42 11.2. Hiba esetén, kérjük ellenőrizze a következőket Adobe Acrobat Reader "NotAllowedError" hibaüzenet a form jóváhagyásánál A form jóváhagyása közben ezt az üzenetet kapjuk: "NotAllowedError: Security settings prevent access to this property or method". Ha ezt tapasztalja, akkor a következőket kell tennie: 1. Győződjön meg arról, hogy számítógépe csatlakoztatva van-e az internethez. 2. Ha a számítógépének proxy kapcsolata van (indirect hozzáférés az internethez), győződjön meg a helyes rendszerbeállításáról (Windows, Vezérlőpult, Internetbeállítások). 3. Egy új üzenet jelenik meg a felső üzenősávban: "Some features have been disabled to avoid potential security risks. Only enable these features if you trust this document" Állítsa be megbízhatónak a dokumentumot. 4. Választhatja a Beállítások menüpontot az üzenet job oldalán, majd beállíthatja ezt a dokumentumot megbízhatónak. 5. Megjelenik egy üzenet, ami elmenti a dokumentumot, és mentés után újra megnyitja azt. 6. Újranyitás után újra dolgozhat a dokumentummal, ami remélhetőleg hibamentes. 7. Ha nem tudja ezzel megoldani a problémát, kérjük jelezze Helpdesk címünkre CSV exportált fájlt nem tudja megnyitni Microsoft Excel alkalmazással Mobility Tool kétféle adatletöltési lehetőséget kínál: Excel-ben vagy adatok exportálása CSV fájlban. Előfordulhat, hogy a letöltést választja, majd megnyitja Excelben, és azt tapasztalja, hogy minden egy sorba került, a mezők nincsenek elválasztva egymástól. Ez a következő képen láthatja: 42

43 Ezt a hibát a saját gépének beállításai okozhatják. A megoldást Microsoft Windows 7 alkalmazáson keresztül mutatjuk be, de hasonló lépéseket kell követnie a korábbi Windows verziók esetén is. Első lépésként, a Windows Vezérlőpultjából válassza ki a Terület és nyelv menüpontot, majd kattintson a További beállítások gombra. Talál egy Listaelválasztó mezőt, amiben egy vesszőt (,) talál. 43

44 Kérjük cserélje ki ezt egy kettőspontra (;) és mentse el a beállításokat. Így ezzel a problémát elhárítottuk. 44