PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT. a számvitelről szóló évi C. tv 14. (5)d., (8) pontja alapján

Átírás

1 1 Tartalomjegyzék PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT a számvitelről szóló évi C. tv 14. (5)d., (8) pontja alapján 1. ÁLTALÁNOS RÉSZ AZ EGYESÜLET ADATAI: A SZABÁLYZAT HATÁLYA: FIGYELEMBE VETT JOGSZABÁLYOK: A PÉNZFORGALOM (KÉSZPÉNZBEN, BANKSZÁMLÁN TÖRTÉNŐ) LEBONYOLÍTÁSÁNAK RENDJE KÉSZPÉNZ FORGALOM A kerekítés szabályai: Befizetés: Jogcímei: (2011. évi CLXXV. törvény 19. (1)) Menete:... 5 Pénz átvétele:... 5 Pénz ellenőrzése:... 5 Bizonylat kiállítása... 6 Pénztárkönyvbe (pénztárprogram) könyvelés... 7 Lemezkazettába elhelyezés Kifizetés: Jogcímei: Menete:... 7 Jogcím ellenőrzése... 7 Bizonylat kiállítása... 7 Pénztárkönyvbe könyvelés... 8 Pénz kifizetése BANKSZÁMLA FORGALOM Befizetés (2011. évi CLXXV. törvény 19. (1)) Jogcímei: Menete: Kifizetés: Jogcímei: Menete: A PÉNZKEZELÉS SZEMÉLYI, TÁRGYI FELTÉTELE ÉS A FELELŐSSÉGI SZABÁLYAI SZEMÉLYI FELTÉTELEK: TÁRGYI FELTÉTELEK: FELELŐSSÉGI SZABÁLYOK: Elnök Munkaköri feladatai Felelőssége Titkár Munkaköri feladatai Felelőssége Pénztárellenőrök Munkaköri feladataik Felelősségük... 13

2 2 4. A KÉSZPÉNZBEN ÉS A BANKSZÁMLÁN TARTOTT PÉNZESZKÖZÖK KÖZÖTTI FORGALOM HÁZI PÉNZTÁRBÓL BANKSZÁMLÁRA BANKSZÁMLÁRÓL HÁZI PÉNZTÁRBA A KÉSZPÉNZÁLLOMÁNYT ÉRINTŐ PÉNZMOZGÁSOK JOGCÍMEIRŐL ÉS ELJÁRÁSI RENDJÉRŐL JOGCÍMEI: Befizetés Kifizetés ELJÁRÁSI RENDJE A NAPI KÉSZPÉNZ ZÁRÓ ÁLLOMÁNY MAXIMÁLIS MÉRTÉKÉRŐL JOGI HATÁRÖSSZEG (A SZÁMVITELI TÖRVÉNY 14. (9)-(12) BEKEZDÉSE ALAPJÁN) MINIMUM ÖSSZEG A KÉSZPÉNZÁLLOMÁNY ELLENŐRZÉSEKOR KÖVETENDŐ ELJÁRÁSRÓL ÉS AZ ELLENŐRZÉS GYAKORISÁGÁRÓL KÉSZPÉNZ ÁLLOMÁNY ELLENŐRZÉSE ELLENŐRZÉSEK GYAKORISÁGA A PÉNZSZÁLLÍTÁS FELTÉTELEIRŐL MEGSZERVEZÉSE BIZTONSÁGI SZEMPONTOK A PÉNZKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS BIZONYLATOK RENDJÉRŐL HÁZI PÉNZTÁRNÁL BANKSZÁMLÁNÁL KÖNYVELŐNEK ÁTADÁS A PÉNZFORGALOMMAL KAPCSOLATOS NYILVÁNTARTÁSI SZABÁLYOKRÓL SZÁMÍTÓGÉPES NYILVÁNTARTÁS (PÉNZTÁR PROGRAM) PAPÍRALAPÚ NYILVÁNTARTÁSOK: MELLÉKLETEK PÉNZTÁR JELENTÉS CÍMLETJEGYZÉK SORSZÁMÚ PÉNZTÁR JELENTÉSHEZ JEGYZŐKÖNYV JEGYZŐKÖNYV ÁTADÁSI JEGYZŐKÖNYV K I M U T A T Á S... 28

3 3 1. Általános rész 1.1 AZ EGYESÜLET ADATAI: Név: Vásárhelyi Természetvédelmi Egyesület Székhelye: 6800 Hódmezővásárhely, Kölcsey u. 1/A Adószáma: Bankszámlaszáma: K&H Bank Zrt Cégbírósági bejegyzés száma: 2871/ A SZABÁLYZAT HATÁLYA: Személyi hatálya az egyesület tagjaira, különösen a titkárra, elnökre és a pénztárellenőrökre terjed ki. A pénzkezelési szabályzat külön közgyűlési határozat szerinti időpontban lép hatályba. 1.3 FIGYELEMBE VETT JOGSZABÁLYOK: a számvitelről szóló évi C. tv a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló évi CLXXV. törvény a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet a civil szervezetek gazdálkodása, az adománygyűjtés és a közhasznúság egyes kérdéseiről 350/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet évi LXXXVIII. törvény a közérdekű önkéntes tevékenységről évi III.tv az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges kerekítése szabályairól 10/2007. (X.1.) MNB rendelet az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonásáról

4 4 2. A pénzforgalom (készpénzben, bankszámlán történő) lebonyolításának rendje Az egyesület pénzkezelése pénzforgalmi bankszámlán keresztül, valamint a házi pénztárban készpénzben történik. A pénzforgalom csak a közgyűlés tudtával és jóváhagyásával folyhat le. Külön kell kezelni az egyesület esetleges vállalkozási tevékenységéből eredő pénzforgalmat. A pénzforgalom lebonyolítását az elnök és a titkár (továbbiakban: pénzkezelők) végzi a közgyűlés felhatalmazásából. 2.1 KÉSZPÉNZ FORGALOM A készpénzforgalom az egyesület házi pénztárában folyik. A házi pénztár az egyesület székhelyén van. A házi pénztár, az egyesület működéséhez szükséges készpénz forgalmának lebonyolítására szolgál. A Magyar Nemzeti Bank (X. 1.) MNB rendeletek alapján március 1-től kivonta a készpénz fordalomból az egy és kétforintos érméket. Így ezek a kiscímletű érmék elvesztették törvényes fizetős eszköz jellegüket. Ez a kiegészítés csak a magyar forint fizetőeszközben teljesített fizetésekre, illetve az azokról vezetett pénztári és számviteli nyilvántartásra vonatkozik. A rendelet a kerekítési kötelezettséget ír elő a készpénz átadása esetén, viszont nem írja elő kötelező jelleggel a ténylegesen fizetendő összeg, illetve a kerekítési különbözet bizonylaton (nyugtán, számlán) való feltüntetését, mivel a kerekítési különbözet nem minősül vagyoni előnynek vagy hátránynak A kerekítés szabályai: A törvény értelmében, a forintban készpénzzel (bankjegy vagy érme átadásával) történő fizetés esetén - ha a fizetendő végösszeg nem 5 forintra vagy annak többszörösére végződik - az alábbiakban meghatározott kerekítési szabály alapján kell a fizetendő összeget megállapítani és kiegyenlíteni. a 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0; forintra végződő összegre kell kerekíteni. Készpénzben történő kiadások, illetve készpénzes bevételek kerekítésének eljárási szabályai a házipénztárban:

5 5 A kerekítési szabályok csak a készpénzben kifizetett számlák, egyéb kifizetett tételek és bevételek esetén fordulnak elő. Ebből következően az Egyesület az átutalással fizetendő, illetve csekkel kiegyenlítendő tételek esetén, a számlán feltüntetett tényleges értéket egyenlíti ki akár banki utalással, akár csekkes fizetéssel. (Csekkel történő kiegyenlítés alatt minden olyan sárga, rózsaszín átutalási megbízás, illetve utalásra való felkérés értendő, amelyet bizonyos összeg postán, bankon keresztüli továbbítása követ.) Készpénzzel kiegyenlített számla, illetve kifizetett egyéb összeg esetén a pénzkezeléssel megbízott személy függetlenül a számlán, illetve a kifizetés egyéb bizonylatán feltüntetett végösszeg utolsó számjegyének nagyságától a pénztári nyilvántartásba (analitikába) a ténylegesen kifizetett, befizetett 5 Ft-nak, illetve annak többszörösének értékét rögzíti. Összevont készpénzben történő kifizetések esetén a tételeket egyedileg kell elbírálni a kerekítés szabályai szerint. A pénzkezeléssel megbízott személy legalább az e szabályzatban rögzített gyakorisággal a pénztárat lezárja. A zárást követően a nyilvántartásban szereplő pénzkészlet nagyságát összeveti a tényleges pénzkészlettel. E két összeg egyezőségét nem befolyásolhatja a kerekítés. Amennyiben a pénzkezeléssel megbízott személy eltérést tapasztal, annak okát a szabályozásnak megfelelően haladéktalanul fel kell tárnia, és korrigálnia kell. A főkönyvi könyvelésben az egyes tételek költségként, ráfordításként, illetve bevételként a ténylegesen számlázott értékben kerülnek elszámolásra. A könyvelésben szereplő forintban kifejezett pénztári értéket a könyvelés évente legalább egy alkalommal, illetve minden beszámoló fordulónapjára vonatkozóan a beszámoló elkészítéséhez egybeveti a pénzkezeléssel megbízott személy által vezetett nyilvántartásban rögzített és a valóságban meglévő pénzmennyiség nagyságával. A kerekítési különbözetek összege egyéb bevétel vagy ráfordítás jogcímén számolható el. A kerekítési különbözet az ÁFÁ-nak nem képezi alapját Befizetés: Jogcímei: (2011. évi CLXXV. törvény 19. (1)) egyesületi tagdíj gazdasági-vállalkozási tevékenységből (szolgáltatás nyújtásából) származó bevétel; befektetési tevékenységből származó bevétel; Pénz átvétele: Menete: A pénzkezelő az átvett pénz megszámolja és egybeveti a befizetendő összeggel. Pénz ellenőrzése:

6 6 A pénzkezelő az átvett pénzt ellenőrzi, hogy az forgalomban levő pénz-e. A pénzkezelő csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket, érméket) fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is csak így teljesíthet. A bankjegyek és pénzérmék valódiságának és forgalomképességének megállapítását a következő előírások megtartásával kell végezni: A valódinak és forgalomképesnek minősül az a forgalmi bankjegy, illetve pénzérme, amely a forgalomba hozatalkor az MNB által a Magyar Közlönyben közzétett hirdetményben foglalt leírásnak megfelel.(lásd csatolt mellékletben) Bankjegy esetében forgalomképesnek tekintendő az a valódi bankjegy, amely a mechanikai hibáktól mentes. Pénzérme esetében nem tekintendő forgalomképesnek a megcsonkított (átlyukasztott), súlyában jelentősen megfogyott, nehezen felismerhető, vagy valamilyen módon meghamísított forgalmi pénzérme. Nem fogadható el hiányos, sérült, szakadt bankjegy, kivéve, ha teljes értékben beváltható (befizethető). A pénztáros hamis vagy annak látszó bankjegyeket, érméket nem fogadhat el, azt átvételi elismervény ellenében vissza kell tartania. A befizetővel tisztázni a hamisnak látszó bankjegy vagy érme eredetét. Az ilyen eseményről jegyzőkönyvet (lásd mellékletben) kell készíteni, amelynek tartalmazni kell: a befizető nevét, címét, személyi igazolványának számát. A jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni. Az aláírás megtagadása esetén annak tényét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. A gyanús bankjegyeket, érméket a jegyzőkönyvvel együtt az MNB-be be kell küldeni. Az intézkedést a pénztár-jelentésben is fel kell tüntetni. Bizonylat kiállítása A pénztári befizetésekről - a vonatkozó alapbizonylatokkal egyezően bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Nem személyes befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (pl. postautalvány). A pénz átvételét a bizonylaton a pénzkezelőnek kell aláírásával igazolnia. A bevételi pénztárbizonylatot alá kell írni: a pénzkezelőnek az elnöknek, illetve pénztárellenőröknek, könyvelőnek. ügyfélnek A bevételi pénztárbizonylat nyomtatványt tömbként kell használatba venni. Ez három példányos:

7 7 Az első bizonylat a könyvelés bizonylata, ehhez kell csatolni a pénztári alapbizonylatokat majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második bizonylat az befizető példánya, harmadik a tőpéldány, lefűzésre kerül. Pénztárkönyvbe (pénztárprogram) könyvelés A pénztárkönyv az egyesület Iratkezelési, nyilvántartási szabályzatának pontjában meghatározott nyilvántartás. A nyilvántartás vezetésére a program súgója ad útmutatást. Minden befizetést bele kell könyvelni. Lemezkazettába elhelyezés A lemez kazetta csak a készpénz berakásának idejére lehet nyitva. Utána azonnal zárni kell. A kazetta kulcsára a pénzkezelőnek kiemelt figyelmet kell fordítania. A kulcs illetéktelen személy birtokába nem kerülhet Kifizetés: Jogcímei: alapcél szerinti (közhasznú) tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó költségek; gazdasági vállalkozási tevékenységhez (szolgáltatás nyújtásához) közvetlenül kapcsolódó költségek; a civil szervezet szerveinek, szervezetének működési költségei (ideértve az adminisztráció költségeit és az egyéb felmerült közvetett költségeket), valamint a több tevékenységhez használt immateriális javak és tárgyi eszközök értékcsökkenési leírása; az előző pontok alá nem tartozó egyéb költség. a házi pénztár maximum összegét meghaladó pénz bankszámlára befizetése Menete: Jogcím ellenőrzése A pénzkezelő ellenőrzi, hogy a kifizetés jogcíme a fenti jogcímekben szerepel, valamint, hogy a kifizetésre vonatkozóan van-e közgyűlési határozat. Kifizetés csak akkor teljesíthető, ha van közgyűlési határozat a kifizetéssel kapcsolatban. Bizonylat kiállítása Minden házipénztári kifizetésről az alapbizonylatokkal egyezően Kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot értelemszerűen azonos módon kell kiállítani a Bevételi pénztárbizonylattal. A pénzkezelő csak szabályszerűen kiállított, az egyesületi elnök aláírásával ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összegeket. A pénzkezelő aláírás nélkül vagy a pénz átvételét ideiglenes jelleggel elismerő nyugta (ún. bon) alapján kifizetést nem teljesíthet. A pénzkezelőnek meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen

8 8 kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. A pénz átvevőjének személyazonosságát személyi igazolvánnyal kell igazolnia. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénzkezelőnek (kifizető) alá kell írnia. A bizonylatot kiállító, pénzkezelő, utalványozó, ellenőrző és könyvelő, ügyfél szintén köteles feladata végrehajtásának igazolásául a kiadási pénztárbizonylatot aláírni. A kiadási pénztárbizonylatot kettő példányban kell kiállítani. A kiadási bizonylat esetében: Az első bizonylat a könyvelés bizonylata. E példányhoz kell csatolni a pénztári alapokmányokat, majd a bizonylatokat a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második példány a tőpéldány,ezt le kell fűzni. Pénztárkönyvbe könyvelés A pénztárkönyv az egyesület Iratkezelési, nyilvántartási szabályzatának pontjában meghatározott nyilvántartás. A nyilvántartás vezetésére a program súgója ad útmutatást. Minden kifizetést bele kell könyvelni. Pénz kifizetése A lemez kazetta csak a készpénz kivételének idejére lehet nyitva. Utána azonnal zárni kell. A kazetta kulcsára a pénzkezelőnek kiemelt figyelmet kell fordítania. A kulcs illetéktelen személy birtokába nem kerülhet. A pénzt a pénzkezelő köteles kétszer átszámolni a kifizetés előtt, majd felkérni a pénzt átvevő személyt is az összeg átszámolására. 2.2 BANKSZÁMLA FORGALOM Az egyesület pénzforgalmának lebonyolítása céljából ezen szabályzat 1.a.d pontjában megjelölt pénzforgalmi bankszámlát nyitotta. A bankszámlán elhelyezett pénzeszközök felett közgyűlési határozatok alapján- a banknál bejelentett aláírásra jogosultak (elnök, titkár) rendelkezhetnek, a bejelentésben meghatározott módon. A jogosultaknak az egyesület Alapszabályának 12. (2) bekezdése alapján kell eljárniuk minden banki folyószámla művelet esetén. Ennek érdekében, az e-bank szolgáltatáshoz kapott chipkártyát, valamint a bankkártyát, egy lezárt borítékban kell tárolni. A leragasztott boríték szélét a titkár és az elnök aláírásával látja el úgy, hogy az aláírások egyik része a borítékon, a másik része a lehajtott szegélyen legyen. Az aláírásokat ragasztószalaggal felül kell ragasztani úgy, hogy a borítékot látható nyom hátrahagyása nélkül ne lehessen felbontani. A lezárt borítékot a titkár a lemezkazettában őrzi a házi pénztár pénzösszegével együtt. A borítékot közgyűlési jóváhagyás esetén, az elnök és a titkár jelenlétében lehet felbontani. Akadályoztatás esetén az elnök, vagy a titkár helyett a 2 pénztárellenőrnek kell jelen lennie. A kártyák használatát követően, azokat új borítékba kell visszazárni a fentiek szerint. Az e-bank szolgáltatással kapcsolatban biztosítani kell, hogy bankszámla művelet csak az elnök és a titkár együttes, digitális aláírásával történhessen. A banknál bejelentett aláírásra jogosult személyek nevét és

9 9 aláírását ezen szabályzat melléklete tartalmazza, összhangban a banki aláírási címpéldánnyal. Az aláírások akkor érvényesek, ha az aláírás mellett feltüntetésre kerül az egyesület neve és bélyegző lenyomata is. Az egyesület nevének feltüntetése történhet bélyegzővel is. A bankszámla feletti rendelkezés a hitelintézettel kötött megállapodás szerint írásban, átutalási megbízás kitöltésével, illetőleg számítógép útján elektronikusan(e-bank) történhet. A bankszámláról készpénzt készpénzfelvételi, a számlavezető banknál rendszeresített nyomtatvány útján és a közgyűlés által meghatározott kivételes esetekben - bankkártyával lehet eszközölni. A bankkártya használatára jogosult személyekről nyilvántartást kell vezetni. A bankkártya forgalomról a bankkártya kezelőjének havonta bizonylatokkal el kell számolni. Az elszámolást az elnök, illetve a pénztárellenőrök is ellenőrzik Befizetés (2011. évi CLXXV. törvény 19. (1)) Jogcímei: egyesületi tagdíj gazdasági-vállalkozási tevékenységből (szolgáltatás nyújtásából) származó bevétel; a költségvetési támogatás: - a pályázat útján, valamint egyedi döntéssel kapott költségvetési támogatás; - az Európai Unió strukturális alapjaiból, illetve a Kohéziós Alapból származó, a költségvetésből juttatott támogatás; - az Európai Unió költségvetéséből vagy más államtól, nemzetközi szervezettől származó támogatás; - a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerint kiutalt összege; az államháztartás alrendszereiből közszolgáltatási szerződés ellenértékeként szerzett bevétel; más szervezettől, illetve magánszemélytől kapott adomány; befektetési tevékenységből származó bevétel; az előző pontok alá nem tartozó egyéb bevétel Menete: Az egyesületi házi pénztárból történő befizetés szabályait a 4.a pont tartalmazza. Egyébként pedig a számlavezető banknál érvényes szabályok az irányadók.

10 Kifizetés: Jogcímei: alapcél szerinti (közhasznú) tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó költségek; gazdasági vállalkozási tevékenységhez (szolgáltatás nyújtásához) közvetlenül kapcsolódó költségek; a civil szervezet szerveinek, szervezetének működési költségei (ideértve az adminisztráció költségeit és az egyéb felmerült közvetett költségeket), valamint a több tevékenységhez használt immateriális javak és tárgyi eszközök értékcsökkenési leírása; az előző pontok alá nem tartozó egyéb költség Menete: Az egyesület bankszámlájáról kifizetést, csak a jogosult személyek közös aláírásával, közgyűlési határozat alapján lehet kezdeményezni a számlavezető banknál. Törekedni kell, hogy lehetőleg papíralapú átutalási megbízás legyen, ne elektronikus ügyintézés. Erre a kifizetések ellenőrzése miatt van szükség. Minden kifizetést a pénztárkönyvbe könyvelni kell. A készpénz-helyettesítő eszközt (bankkártyát) használókról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a bankkártya számát, a bankkártyát átvett egyesületi tag nevét, a bankkártya átvételének és visszaadásának napját. Az egyesület köteles, a készpénzben teljesíthető fizetések céljára szolgáló pénzeszközök kivételével, pénzeszközeit pénzforgalmi bankszámlán tartani. 3. A pénzkezelés személyi, tárgyi feltétele és a felelősségi szabályai Az egyesületnél pénzkezelőként a titkár van kinevezve, helyettese nincs, szabadsága vagy távolléte idején az elnök veszi át a pénzkezelői teendőket. Mivel időközönként az elnök is kezel pénzt, ezért közgyűlési határozat alapján az elnökség két tagja kerül megbízásra, mint pénztárellenőr. 3.1 SZEMÉLYI FELTÉTELEK: Csak az alábbi feltételeknek megfelelő személy bízható meg a pénzkezeléssel: egyesületi tag (tagnyilvántartás) büntetlen előéletű (hatósági erkölcsi bizonyítvány) pénzkezelési szabályokat ismerő (írásos nyilatkozat) közgyűlés által választott (elnök, titkár, pénztárellenőrök) elfogadja a megbízást (írásos nyilatkozat) 3.2 TÁRGYI FELTÉTELEK:

11 11 A működéshez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására, a pénzmegőrzés és pénztárolás előírt követelményeinek betartására ki kell alakítani a biztonságos tárolás feltételeit. A házipénztár elhelyezéséről az egyesület titkára köteles gondoskodni. A házipénztárban lévő készpénz tűz- és betörés elleni védelmét is biztosítani kell. A házipénztár elhelyezésére nem szolgál önálló helyiség. A pénzt a pénzkiadás- és bevétel kezelésének idejét kivéve, zárható lemezkazettában, a lemezkazettát pedig biztonsági zárral ellátott szekrényben kell tartani. A lemezkazetta és a szekrény kulcsát a titkár köteles mindig biztonságosan elzárt helyen, vagy magánál tartani. Az lemezkazetta és a szekrény kulcsának egy-egy másolatát az elnök, a titkár által a ragasztáson keresztül aláírt, zárt borítékban őrzi. A kulcsokat kezelő személyekről és a másolatok őrzéséről nyilvántartást kell vezetni. Ezért az egyesület elnöke a felelős. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: a kulcs átvevőjének a nevét, az átvétel idejét, az átvétel okát, az átvevő sajátkezű aláírását. Az alábbi feltételeket kell biztosítani a pénzkezelés biztonsága és ellenőrizhetősége miatt: pénztárolás biztonságosan (zárható lemezkazetta, biztonsági eszközök), minden pénzmozgás bizonylat alapján (bevételi-kiadási bizonylatok), minden pénzmozgás nyilvántartásban rögzítve (pénztárkönyv program) történjen, minden pénzmozgás ellenőrizhető (jegyzőkönyv nyomtatványok, pénztárzárási nyomtatványok, pénztár program) legyen. 3.3 FELELŐSSÉGI SZABÁLYOK: A pénzkezeléssel megbízott személy (titkár) ezeknek a teendőknek az ellátását önállóan, teljes anyagi felelősséggel végzi. Ezt a tényt a pénzkezeléssel megbízott személy (titkár, átadáskor az elnök is) feladatának elfogadásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni. Megbízását munkaköri leírás rögzíti. Szükség szerinti oktatása arra felkészült személy által történhet. A pénzkezeléssel megbízott személy fő feladata a pénztárban tartott pénz- (és értékek) kezelése, megőrzése a forgalom bizonylatolt lebonyolítása, a nyilvántartások és elszámolások előírásszerű vezetése. A napi pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg időbeni rendelkezésre állásáról az egyesület elnökségének iránymutatásai alapján köteles gondoskodni. A pénzkezeléssel megbízott személy megbízható még egyéb értékcikkek, például bélyegek kezelésével, valamint a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és megőrzésével. Két vagy több személy egy időben, közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti.

12 12 A pénzkezeléssel megbízott személynek a pénztári bizonylatokat a nyomtatvány forgalomban kapható pénztári bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylat nyomtatványokon kell kiállítania. A pénzkezeléssel megbízott személy csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. A titkár akadályoztatása (betegség, külföldi utazás, stb.) esetében a pénztárt az elnöknek adja át. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni a pénztárellenőrök jelenlétében. A pénzkezelés átadásakor pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni, és a pénzt és egyéb értékeket az átvevőnek jegyzőkönyvileg kell átadni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a zárlati pénzkészlet összegét, valamint a pénztárban tárolt egyéb pénzjellegű értékek mennyiségét és értékét. Az átvevő köteles meggyőződni az elszámolások és pénzkészlet helyességéről, a nyilvántartások naprakész állapotáról. A felvett jegyzőkönyvet az átadó, átvevő, illetve a pénztárellenőrök írják alá. A pénzkezeléssel összefüggő tevékenységeket az alábbiak végezhetik: Elnök Munkaköri feladatai A titkár helyettesítése során feladata megegyezik a titkár munkaköri feladataival. A bankszámla kezelését a titkárral együtt látja el. A pénzkezelési szabályzat megsértésének gyanúja esetén a pénztárellenőröknek haladéktalanul jeleznie kell a felmerült problémát Felelőssége Teljes körű anyagi, fegyelmi, kártérítési felelősség terheli a pénzkezelési szabályok megsértése esetén Titkár Munkaköri feladatai A pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása a pénzügyi fegyelem betartásával, Köteles gondoskodni a napi pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg időbeni és megfelelő címletenkénti rendelkezésre állásról, a pénztári bizonylatok érvényességének, alaki és tartalmi helyességének ellenőrzéséről, a pénztár rendjének biztosításáról, A pénztárral kapcsolatos elszámolások vezetése, a bizonylati fegyelem betartása, A pénztárban elhelyezett értékek és szigorú számadású nyomtatványok (csekk) őrzése, kezelése, a pénzügyi fegyelem betartása, Az egyesületi, illetve a tevékenységre vonatkozó alapvető fontosságú információk megőrzése, A vagyonvédelmi és adatvédelmi előírások betartása.

13 Felelőssége Teljes körű anyagi, fegyelmi, kártérítési felelősség terheli a pénzkezelési szabályok megsértése esetén. A pénzkezelési szabályzat megsértésének gyanúja esetén a pénztárellenőröknek soron kívül jeleznie kell a felmerült problémát Pénztárellenőrök Munkaköri feladataik A pénztárellenőrnek vizsgálni kell: az alapbizonylatokat hitelességi szempontból, hogy azokat az arra jogosult személyek engedélyezték-e, a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz a pénztáros csatolta-e a szükséges alapbizonylatokat, az egyes gazdasági események dokumentálása a szabályzatban meghatározott bizonylatokon történt-e, a bizonylatokon nincsenek szabálytalan javítások, megtörtént-e a szabályzatban előírt módon az alapbizonylatok érvénytelenítése, a pénzkifizetések során meghatalmazás volt-e, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel. Az ellenőrnek egyrészt meg kell vizsgálni az alapbizonylatot abból a szempontból, hogy az tartalmi, formai szempontból megfelel-e, másrészt, hogy a pénztári bizonylat adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival. A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet, egyéb értékek meglétének ellenőrzése során ellenőrizni kell, hogy a pénztárjelentésbe rögzített tételekhez megvannak-e a pénztári- és alapbizonylatok, pénztárzárás alkalmával a pénztárjelentésben szereplő pénzkészlet összege egyezik-e a tényleges pénzkészlettel. A pénztári ellenőrzés tényét az ellenőrzött bizonylatokon és okmányokon a pénztárellenőrnek kézjegyével el kell látni. Abban az esetben, ha a házipénztári zárlat ellenőrzésekor a készpénzkészletben eltérést állapít meg a pénztárellenőr, akkor köteles az eltérés rendezéséről intézkedni, (többletet bevételeztetni, hiányról jegyzőkönyvet felvenni). A pénztárellenőri feladatokat a közgyűlés által, az Elnökség tagjai közül választott kettő személy látja el. Amennyiben a pénztárellenőrök a pénzkezelésben szabálytalanságot tárnak fel, az Egyesület Alapszabályának 9. (1) bekezdése alapján kezdeményezniük kell az Elnökség összehívását. Az Elnökség dönt a szabálytalanság jogi következményeiről és a következő közgyűlésen beszámol a Közgyűlés felé Felelősségük A pénztárellenőrök az ellenőrzésük során tett megállapításaik valódiságáért, helyességért, valamint az intézkedéseik szabályszerűsége szerint felelnek. Az ellenőrzés hiányosságai miatt

14 14 felmerült egyesületi kárért a pénztárellenőrök teljes anyagi, fegyelmi felelősséggel tartoznak a Közgyűlés felé. 4. A készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom 4.1 HÁZI PÉNZTÁRBÓL BANKSZÁMLÁRA A pénzkezelési szabályzat 2. pontjának a készpénz forgalom kifizetés része, illetve a bankszámla forgalom befizetése része alapján kell eljárni. 4.2 BANKSZÁMLÁRÓL HÁZI PÉNZTÁRBA A pénzkezelési szabályzat 2. pontjának a a bankszámla forgalom kifizetés része, illetve készpénz forgalom befizetése része alapján kell eljárni. Erre az esetre akkor kerülhet csak sor, ha a közgyűlés által jóváhagyott költség kiegyenlítésére a házi pénztárban nincs elegendő összeg. 5. A készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről 5.1 JOGCÍMEI: Befizetés egyesületi tagdíj gazdasági-vállalkozási tevékenységből (szolgáltatás nyújtásából) származó bevétel; befektetési tevékenységből származó bevétel; Kifizetés alapcél szerinti (közhasznú) tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó költségek; gazdasági vállalkozási tevékenységhez (szolgáltatás nyújtásához) közvetlenül kapcsolódó költségek; a civil szervezet szerveinek, szervezetének működési költségei (ideértve az adminisztráció költségeit és az egyéb felmerült közvetett költségeket), valamint a több tevékenységhez használt immateriális javak és tárgyi eszközök értékcsökkenési leírása; Különösen: - könyvelési költség - domain név fenntartási költség - papír, írószer, irodaszer, nyomtató patron költség - bankszámla fenntartási költség - postai költség (borítékok, bélyegek, stb.) a fenti pontok alá nem tartozó egyéb költség. a házi pénztár maximum összegét meghaladó pénz bankszámlára befizetése

15 ELJÁRÁSI RENDJE A pénzkezelési szabályzat 2. pontjának készpénzforgalomra vonatkozó előírásait kell alkalmazni. 6. A napi készpénz záró állomány maximális mértékéről A napi készpénz záró állomány maximális mértékét az egyesület által bonyolított pénzforgalom nagysága, valamint a jogszabályi előírás szerint kell megállapítani. A házipénztári keretet meghaladó záró pénzkészletet a bankszámlára be kell fizetni. A záró állomány maximális értékét elsősorban a jogszabályi rendelkezés, másodsorban az egyesület működtetésének költségei határozzák meg. Ezek szerint: 6.1 JOGI HATÁRÖSSZEG (A számviteli törvény 14. (9)-(12) bekezdése alapján) (9) A (8) bekezdés szerinti napi készpénz záró állomány maximális mértékét annak figyelembevételével kell meghatározni, hogy a készpénz napi záró állományának naptári hónaponként számított napi átlaga - kivéve, ha külön jogszabály eltérően rendelkezik - nem haladhatja meg az előző üzleti év - éves szintre számított - összes bevételének 10%-át, illetve ha az előző üzleti év összes bevételének 10%-a nem éri el az 500 ezer forintot, akkor az 500 ezer forintot. Az átlag számításánál az adott hónap naptári napjainak záró készpénz állományát kell figyelembe venni. Mindaddig, amíg az előző üzleti év összes bevétel adata nem áll rendelkezésre, addig az azt megelőző üzleti év összes bevételét kell alapul venni. (10) A jogelőd nélkül alapított gazdálkodónál az alapítás üzleti évében a - (9) bekezdés szerinti - napi átlag maximális mértékének meghatározásakor az összes bevételt a tárgyévi várható adatok alapján kell figyelembe venni. (11) Az újonnan alakuló gazdálkodó a (3)-(4) bekezdés szerinti számviteli politikát, az (5) bekezdés szerint elkészítendő szabályzatokat a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül köteles elkészíteni. Törvénymódosítás esetén a változásokat annak hatálybalépését követő 90 napon belül kell a számviteli politikán keresztülvezetni. (12) A számviteli politika elkészítéséért, módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy felelős. 6.2 MINIMUM ÖSSZEG Amennyiben az előző üzleti év összes bevételének 10 %-a nem éri el az ,- Ft-ot, a házipénztár napi pénztárzárás utáni záró pénzkészletének maximális értéke ,- Ft. 7. A készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról és az ellenőrzés gyakoriságáról 7.1 KÉSZPÉNZ ÁLLOMÁNY ELLENŐRZÉSE

16 16 A készpénz ellenőrzését, minden pénztári nyitva tartást követő napi zárás során a titkár, valamint meghatározott időszakokban a pénztárellenőrök végzik. Az ellenőrzésen jelen lehet az elnök is. A pénztárellenőrök a rájuk vonatkozó, ezen szabályzat munkaköri leírás részében felsoroltak szerint végzik a tevékenységüket. A készpénz állományának ellenőrzése során az alábbiak szerint kell eljárni: a házi pénztárban levő pénzösszegeket címletenként össze kell számolni és összesíteni kell a pénztár programban meg kell nézni, hogy a nyilvántartás szerint mennyi összegnek kellene szerepelni a kasszába. a tényleges összegből ki kell vonni a nyilvántartás szerinti összeget. Amennyiben pozitív az eredmény akkor többlet, ha negatív, akkor hiány van. Az eltérés okát vizsgálni kell. A befizetési és kifizetési bizonylatok, számlák, nyugták alapján meg kell vizsgálni a nyilvántartást, hogy minden pénzmozgás helyesen került-e bekönyvelésre. A többletet bevételezni kell. A napi zárás eredményéről a titkár kiállítja a pénztári jelentést. Ezt ügyiratként kezeli tovább. Hiány esetén értesíti az elnököt és a pénztárellenőröket. A pénztárellenőrök által végzett ellenőrzésekről jegyzőkönyvet kell felvenni, ezen szabályzat mellékletében foglalt nyomtatvány szerint. A jegyzőkönyvet az ellenőrök és az ellenőrizett alá kell, hogy írja. Az aláírás megtagadását, illetve annak okát az ellenőröknek a jegyzőkönyvben rögzíteni kell. Az ellenőrzéseknek ki kell terjedjen a pénz és a bizonylatok valódiságának ellenőrzésére, a kerekítési szabályok betartására, illetve a napi maximális záró készlet betartására is. 7.2 ELLENŐRZÉSEK GYAKORISÁGA minden pénztári nyitva tartást követően a titkár minimum negyedévente a pénztárellenőrök minimum évente egyszer váratlan ellenőrzés keretében a pénztárellenőrök és az elnök évente egyszer a közgyűlés által 8. A pénzszállítás feltételeiről 8.1 MEGSZERVEZÉSE A pénzforgalom megszervezésénél törekedni kell a készpénzkímélő megoldások alkalmazására. A feltétlenül szükséges készpénz szállításának megszervezése az elnök feladata. 8.2 BIZTONSÁGI SZEMPONTOK Pénzt csak biztonsági feltételek mellett lehet szállítani. A pénzt

17 Ft-ig 1 fő, Ft-tól Ft-ig 2 fő, Ft felett csak gépkocsival szabad szállítani. 9. A pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről 9.1 HÁZI PÉNZTÁRNÁL A házi pénztár bizonylatai: Befizetésnél: Kifizetésnél: Zárásnál: Ellenőrzésnél: számla bevételi pénztárbizonylat számla kiadási pénztárbizonylat közgyűlési határozat másolata pénztári jelentés címletjegyzék pénztári jelentés címletjegyzék ellenőrzési jegyzőkönyv szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása Az egyesület számlát állíthat ki az általa értékesített termékekről, szolgáltatásokról. A számlát a pénztári program használatával kell kiállítani. A pénztárbizonylatok tömbjét a titkárnak a használatba vétel előtt ellenőriznie kell, majd ennek megtörténte után, hitelesítenie. A bizonylattömb ellenőrzés abból áll, hogy a titkár megnézi, hogy nincs sorszám hiány és minden sorszámhoz megfelelő mennyiségű példány áll rendelkezésre. A hitelesítés a tömb fedőlapjának kezdő sorszámtól, záró sorszámig való feliratozásából, illetve a tömb fedőlapjának belső oldalán a hitelesítési záradék feltüntetéséből áll. A hitelesítési záradékban szerepelnie kell: a kezdő és záró sorszámnak, a megállapításnak, hogy minden sorszámhoz megfelelő példányszám rendelkezésre áll, a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának sorszámának, amely alatt a bizonylattömb használatba vétele megtörtént, a hitelesítés dátumának,

18 18 valamint a pénzkezelő (titkár) aláírásának. Hibás bizonylattömböt nem szabad használatba venni. A bizonylattömb használata során figyelni kell arra, hogy sorszám ne maradjon ki, azt szabályosan kell kitölteni. A rontott tételt a tömbben kell hagyni úgy, hogy az ahhoz tartozó példányokat össze kell tűzni, az első példányt keresztbe át kell húzni és a vonal fölé kell írni Rontott. A használatba vett bizonylattömböt a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásába be kell jegyezni. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának kartonjait le kell fűzni úgy, hogy azok egy évre elegendőek legyenek a használatba vett bizonylatok nyilvántartására. A lefűzésnek úgy kell megtörténnie, hogy a nyilvántartás lapjait látható nyom hátra hagyása nélkül ne lehessen kivenni. A legelső lapra rá kell írni az évszámot, amelyben a nyilvántartás megnyitásra került. Amennyiben a be-, vagy kifizetéshez számla, vagy közgyűlési határozat kapcsolódik, akkor ezeket a bizonylatokat a bevételi, vagy kiadási pénztárbizonylathoz kell tűzőgéppel tűzni. Ezeken a bizonylatokon a bevételi, vagy kiadási bizonylat sorszámát is fel kell tüntetni, hogy egy esetleges leszakadás után tudni lehessen, melyik tételhez tartozik. A közgyűlési határozat másolatát arról a közgyűlési jegyzőkönyvről kell készíteni, amelyben rögzítésre került a pénzmozgás megszavazása, engedélyezése. A pénztári nyitva tartást követően, még az nap el kell végezni a pénzkezelőnek a pénztári zárást. A pénztár zárását a pénztári jelentés nyomtatványon kell elvégezni. A pénztári jelentéshez időrendi sorrend szerint kell hozzátűzni tűzőgéppel a pénztári napon keletkezett bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat, a mellékleteikkel együtt. A pénztári jelentést iktatni kell. Az ellenőrzés esetén a pénztárellenőrök a pénztári jelentések és címletjegyzékek, a befizetési, kifizetési bizonylatok, valamint a pénztár program és a kézi nyilvántartások adatait vizsgálják. A vizsgálatról ellenőrzési jegyzőkönyvet vesznek fel. Az ellenőrzési jegyzőkönyvet iktatni kell. Az iktató program alapján a közgyűlés felügyeli, hogy az előírt számú ellenőrzés megtörtént-e. 9.2 BANKSZÁMLÁNÁL A bankszámla forgalom bizonylatai: Befizetésnél: Kifizetésnél: számla bankszámla értesítő bankszámla kivonat kiadási pénztárbizonylat (pénztári keret túllépés) chip- és bankkártya nyilvántartás számla bankszámla értesítő bankszámla kivonat

19 19 közgyűlési határozat másolata chip- és bankkártya nyilvántartás Ellenőrzésnél: ellenőrzési jegyzőkönyv Az egyesület számlát állíthat ki az általa értékesített termékekről, szolgáltatásokról. A számlát a pénztári program használatával kell kiállítani. A banki be- és kifizetések esetén az elnök és a titkár együtt járnak el, az e-banki szolgáltatást igénybe véve. A chipkártyákat tartalmazó lezárt borítékot közösen felbontják, majd a chip- és bankkártya nyilvántartásba beírják a kivétel dátumát és időpontját, a közgyűlési határozat számát, amelyre hivatkozással a banki műveletet elvégzik, és a kivételt aláírásukkal igazolják. A bankszámla művelet elvégzése során kiemelt figyelmet fordítanak a számítógépes biztonságra. Különösen arra, hogy a belépési adatokat valóban a banki honlapon adják-e meg, nem pedig egy fantom oldalon. Az e-banki szolgáltatás veszélyeiről mind az elnöknek, mind a titkárnak tájékozódniuk kell a szolgáltatást végző bank honlapján. A banki művelet elvégzését követően a chipkártyákat a borítékba visszahelyezik és a borítékot közösen lezárják, ezen szabályzat 2. fejezetének bankszámla forgalom részében meghatározottak szerint. A banki műveletet a titkár a pénztár programban is köteles rögzíteni a banki művelet napján. A titkár és az elnök, minden hónapot követő első héten a bankszámla forgalom értesítőit, kivonatait kinyomtatja. Az adott bankszámla forgalomhoz kapcsolódó közgyűlési határozat másolatokat a bankszámla kivonathoz kell tűzőgéppel tűzni. A havi bankszámla kivonatokat iktatni kell. A pénztárellenőrök a bankszámla forgalmat is ellenőrzik, különös tekintettel arra, hogy a chipés bankkártya nyilvántartás megfelelően került-e vezetésre, a bankszámla műveletet közgyűlési határozat engedélyezte-e, valamint, hogy a pénztári programba is bekönyvelésre kerültek-e a bankműveletek. A bankszámla forgalom dokumentumai alapján az egyenleget ellenőrizniük kell. Az ellenőrzésről jegyzőkönyvet kell felvenni. 9.3 KÖNYVELŐNEK ÁTADÁS A könyvelőnek átadás bizonylata: átadási jegyzőkönyv A könyvelőnek minden hónapot követő első héten át kell adni, az elmúlt hónapra vonatkozó, összes pénzmozgással kapcsolatos iratot. Az átadás előtt az iratokról elektronikus másolatot kell készíteni. Az átadást átadási jegyzőkönyvbe rögzíteni kell, amelyben az átadott iratok iktatószámát fel kell sorolni. Az eredeti aláírásokat tartalmazó átadási jegyzőkönyvet iktatni kell. 10. A pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról 10.1 SZÁMÍTÓGÉPES NYILVÁNTARTÁS (PÉNZTÁR PROGRAM) A pénztár program kezelésére az Iratkezelési, nyilvántartási szabályzat e nyilvántartásra vonatkozó részét kell alkalmazni PAPÍRALAPÚ NYILVÁNTARTÁSOK:

20 20 Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása Chip- és bankkártyák nyilvántartása Pénztári kulcsok nyilvántartása A papíralapú nyilvántartásának kartonjait le kell fűzni úgy, hogy azok egy évre elegendőek legyenek. A lefűzésnek úgy kell megtörténnie, hogy a nyilvántartások lapjait látható nyom hátra hagyása nélkül ne lehessen kivenni. A legelső lapra rá kell írni az évszámot, amelyben a nyilvántartás megnyitásra került. A minden nyilvántartási lapot sorszámozni kell. A nyilvántartásokat az elnök hitelesíti. 12. Mellékletek

21 21 PÉNZTÁR JELENTÉS a Vásárhelyi Természetvédelmi Egyesület napi készpénzforgalmáról Sorszáma: 1 Pénztári nyitva tartás Nyitó egyenleg Dátum Idő (óra.perc) Összeg Ft (előző pénztári jelentés záró egyenlege) 0,- Bevételek Kiadások Záró egyenleg Sorszámok Sorszámok Összeg Ft ,- Összeg Ft 8000,- Összeg Ft (50000,-Ft-nál nagyobb összeg esetén bankszámlára be kell fizetni!) 24000,- A készpénz forgalom a pénztár programba berögzítve (X-el jelölje, ha igaz!) Tényleges kassza összeg Ft 24000,- (Címletjegyzék szerint) Pénztár program záró összeg Ft 24000,- Eltérés Ft (Eltérés esetén újra ellenőrizze a bizonylatokat, nyilvántartásokat. Amennyiben a hibát nem tudja megállapítani, értesítse a pénztárellenőröket!) 0,- Hódmezővásárhely, pénzkezelő Ellenőrizve: Dátum: pénztárellenőr pénztárellenőr

22 22 CÍMLETJEGYZÉK sorszámú PÉNZTÁR JELENTÉSHEZ a Vásárhelyi Természetvédelmi Egyesület napi készpénzforgalmához Címlet Ft Darabszám Összeg Tényleges záró A bankjegyek és érmék valódiságát a rendelkezésemre álló módszerekkel megvizsgáltam. (X-el jelölje, ha igaz) Hódmezővásárhely, pénzkezelő Ellenőrizve: Dátum: pénztárellenőr pénztárellenőr

23 23 JEGYZŐKÖNYV a házipénztár ellenőrzéséről Készült: év hó nap székhelyén. a Vásárhelyi Természetvédelmi Egyesület Jelen vannak: pénzkezelő (titkár) pénztár ellenőr pénztár ellenőr elnök Ellenőrzött időszak: év hó nap tól év hó napig. Az ellenőrzés kiterjedt a pénzkezelési szabályzat betartásának ellenőrzésére. Az ellenőrzött időszakban pénztári nyitva tartás és pénztárzárás történt. A házipénztári be- és kifizetések bizonylatai a házipénztári befizetésekhez minden esetben előírásoknak megfelelő bizonylat állt rendelkezésre, azokról a bevételi pénztárbizonylat minden esetben kiállításra került, a következő házipénztári befizetésekhez nem készült megfelelő bizonylat, nem készítették el a bevételi pénztárbizonylatot a házipénztári kifizetések minden esetben közgyűlési határozat alapján, a kiállított kiadási pénztárbizonylat szerint történtek, a házipénztári kifizetések nem megfelelően bizonylatoltak a következő esetekben A pénztárjelentésbe, illetve a pénztári programba a házipénztári be- és kifizetéseket, megfelelő időben bevezették, a házipénztári be- és kifizetések a pénztárjelentésben/pénztári programban hiányosan szerepelnek a következő esetekben A házipénztár zárása a pénzkezelési szabályzatnak megfelelően minden esetben megtörtént, -kor nem történt meg. A házipénztár záró pénzkészletét megszámlálással -án ellenőriztük.

24 24 A házipénztár záró pénzkészlete ellenőrzéskor nem haladta meg a pénzkezelési szabályzatban meghatározott Ft értéket meghaladta a pénzkezelési szabályzatban meghatározott Ft értéket. a házipénztárban kimutatott pénzkészlet és a ténylegesen meglévő pénzkészlet megegyezett. a házipénztárban kimutatott pénzkészlet és a ténylegesen meglévő pénzkészlet eltérést mutatott, mégpedig A bankszámláról történő pénzfelvételnél a pénzfelvétel jogcíme meghatározásra került. nem került meghatározásra az alábbi esetekben Egyéb megállapítások: K.m.f pénztárellenőr pénzkezelő (titkár) pénztárellenőr elnök

25 25 J EGYZŐKÖNYV a bankszámla forgalom ellenőrzéséről Készült: év hó nap székhelyén. a Vásárhelyi Természetvédelmi Egyesület Jelen vannak: pénzkezelő (titkár) pénztár ellenőr pénztár ellenőr elnök Ellenőrzött időszak: év hó nap tól év hó napig. Az ellenőrzés kiterjedt a pénzkezelési szabályzat betartásának ellenőrzésére. Az ellenőrzött időszakban bankszámla művelet történt. A chip- és bankkártya tárolása előírás szerinti nem előírás szerinti A szabálytalanság a következő: A chip- és bankkártya nyilvántartás vezetése szabályszerű hiányos a következő esetekben: A bankszámla műveletet Alapszabályának 12. (2) bekezdésének megfelelően végezték nem megfelelően végezték a következő esetekben A bankszámla műveletet közgyűlési határozat minden esetben engedélyezte a következő esetekben nem engedélyezte:

26 26 A bankszámla műveletet a pénztárkönyv programba minden esetben rögzítették a következő esetekben nem rögzítették: A bankszámla forgalom értesítői, kivonatai minden esetben kinyomtatásra kerültek a következő esetekben nem kerültek kinyomtatásra A bankszámla forgalom értesítői, kivonatai minden esetben iktatásra kerültek a következő esetekben nem kerültek iktatásra A bankszámláról történő pénzfelvételnél a pénzfelvétel jogcíme meghatározásra került. nem került meghatározásra az alábbi esetekben Egyéb megállapítások: K.m.f pénztárellenőr pénzkezelő (titkár) pénztárellenőr elnök

27 27 ÁTADÁSI JEGYZŐKÖNYV a Vásárhelyi Természetvédelmi Egyesület pénzügyi iratairól Sorszám Iktatószám Melléklet (db) Megnevezés 1. 14/ :00 S 4 2. számú pénztári jelentés, bevételi pénztárbizonylatok Hódmezővásárhely, A mai napon a fenti iratokat az egyesület könyvelője részére átadtam: átadó (titkár/elnök) A mai napon a fenti iratokat átvettem: átvevő (egyesület könyvelője)

28 28 K I M U T A T Á S a bankszámla felett rendelkezni jogosult személyekről Bankszámla neve: egyesületi folyószámla Bankszámla száma: Számlavezető pénzintézet neve: K&H Bank Zrt. Beosztás Név Aláírás minta elnök Molnár Ádám titkár Borbáth Erna Hódmezővásárhely, egyesületi elnök

29 29 FELELŐSSÉG-VÁLLALÁSI NYILATKOZAT a Vásárhelyi Természetvédelmi Egyesület pénzkezeléséhez Alulírott pénzkezelő kijelentem, hogy a Vásárhelyi Természetvédelmi Egyesület pénzkezelési szabályzatát megismertem. Tudomásul veszem, hogy a kezelésem alatt álló házipénztárért, valamint az egyesület bankszámlájáért a Polgári Törvénykönyv szerinti, teljes anyagi felelősséggel tartozom. Kelt: Hódmezővásárhely, pénzkezelő

30 30 JEGYZŐKÖNYV a hamis (hamisnak tűnő) bankjegy vagy érme visszatartásáról Felvéve: év hó napján, a Vásárhelyi Természetvédelmi Egyesület székhelyén. Tárgy: Jelen vannak: hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) visszatartása befizető pénzkezelő. A mai napon megjelent a pénztárosnál (lakcíme:, szem.ig. száma ) A pénzkezelő véleménye szerint a Ft címletű sorozat és sorszámú bankjegy/érme hamis, vagy hamisnak látszik. A befizető nyilatkozata szerint a bankjegyet/érmét év hó -n, -tól kapta - n (település, cím). A fenti bankjegyet/érmét visszatartottuk, és erről a sorszámú elismervényt adtuk ki a befizető részére. pénzkezelő elnök befizető

31 31 ELISMERVÉNY a hamis (hamisnak tűnő) bankjegy vagy érme átvételéről Alulírottak elismerjük, hogy a mai napon szem.ig.sz. (lakcím) alatti lakostól a mai napon az alábbi részletezés szerinti hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegyet/érmét átvettük. Db Címlet Sorozatszám Bankjegy Sorszám A fenti bankjegy/érme MNB részére történő átadására soron kívül intézkedünk. Kelt: egyesületi elnök pénzkezelő

32 32 BANKKÁRTYÁK NYILVÁNTARTÁSA Kártya száma lejárata átvevő neve és aláírása max. felvehető összeg átvétel dátuma visszaadás dátuma Pénztárellenőrök aláírása:

33 33 PÉNZSZEKRÉNY KULCS KEZELÉSI NYILVÁNTARTÁS Alulírott elismerem, hogy a pénzszekrény/pénzkazetta kulcsát átvettem, illetve átadtam. Tudomásul veszem, hogy amennyiben a pénztári kulcs elveszett, eltört vagy a zár elromlott, azt azonnal jelentenem kell az egyesület pénztárellenőreinek. Sorsz. Átvétel Átadás Átadás Átvevő időpontja oka olvasható aláírása

34 34 JEGYZŐKÖNYV házipénztár átadás-átvételéről Felvéve a házipénztárában (cím: ) év hó napján. Tárgy: házipénztár átadás-átvétele Átadás-átvétel oka: Jelen vannak: átadó átvevő pénztár ellenőr. pénztár ellenőr. Átadásra kerül: 1. A házipénztár készpénzkészlete címletenként a megszámlált és a könyv szerinti (tabló és pénztárjelentés) eltérést is kimutatva. A készpénz összege:,-ft 2. A pénzkezeléssel kapcsolatos szigorú számadási kötelezettségű nyomtatványok: Bizonylat megnevezése Bizonylat sorszáma - tól - ig Pénztárjelentés Kiadási pénztárbizonylat Bevételi pénztárbizonylat Készpénz-felvételi utalvány A fenti bizonylatok felhasználatlan tömbjei a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásai szerint kerültek átadásra 3. A lemezkazetta, szekrény kulcs: db 4. Bankkártya és chipkártya lezárt borítékban: db

35 35 5. Egyéb érték: (mennyiség, érték feltüntetése): Eltérés nincs / Az alábbi eltéréssel: A fentiek szerint a házipénztárt átadtam ill. átvettem. átadó pénztárellenőr átvevő pénztárellenőr

36 36 PÉNZ VALÓDISÁGÁNAK ELLENŐRZÉSE Milyen biztonsági elemek találhatóak a forintbankjegyeken? A bankjegyeket különleges, ún. bankjegy papírra nyomtatják, amely a textiliparban is használatos növényi rostokat, elsősorban gyapotot tartalmaz. Ez teszi lehetővé, hogy a bankjegy hosszú ideig felismerhető, forgalomképes maradjon annak ellenére, hogy kézrőlkézre jár, és használat során esetleg hajtogatják, vagy meggyűrik. A bankjegypapír összetételén túl azért is különleges, mert biztonsági elemeket: pl. vízjelet, biztonsági szálat is tartalmaz. A biztonsági elemeket az alábbi módszerekkel ellenőrizheted: tapintással: a metszetmélynyomtatás során keletkezett tapintható festékréteg, a speciális bankjegypapír érzete és a színváltós rozetta. fény felé tartva a bankjegyet: vízjel, biztonsági szál és illeszkedőjel megléte. A forintbankjegyek elő- és hátoldalán egyaránt több helyen is találsz mikroírást, mely nagyító használatával, kb. nyolcszoros nagyításban válik olvashatóvá. a rátekintés szögének változtatásával: hologram hatású fémcsík, színváltós nyomat (OVI), rejtett kép. Hogyan ellenőrizheted és ismerheted fel legegyszerűbben a hamisgyanús bankjegyeket? A Milyen biztonsági elemek találhatóak a forintbankjegyeken? kérdésnél felsorolt biztonsági elemek ismeretében az egyes fizetési alkalmakkor, üzletekben, piacon, szórakozóhelyeken vess néhány pillantást az átvett bankjegyekre. Az alábbiakban összefoglaljuk azokat az egyszerű dolgokat, amelyek segítségével Te is könnyen ellenőrizheted a forint bankjegyek valódiságát: A forint hamisítványok sohasem készülnek valódi bankjegypapírra, A forint hamisítványok sohasem készülnek metszetmélynyomtatással, hanem színes fénymásolóval esetleg printerrel vagy síknyomtatással. Ebből következik, hogy felületükön tapintható festékvastagság nem érzékelhető. A fenti két alapvető szempont figyelembe vételével segédeszköz nélkül is ellenőrizheted: a metszetmélynyomtatást meglétét tapintással, a fény felé tartva a bankjegyet átnézetben a vízjelet, a biztonsági szálat, és az elő-hátoldali illeszkedőjel pontos illeszkedését, a rátekintés szögének változtatásával az optikailag változó tulajdonságú színváltós nyomatot és a holografikus hatású fémcsíkon lévő motívumokat, valamint rejtett képeket.