MODULO KOLLÉGIUMI JELENTKEZÉS ÜGYINTÉZŐI TÁJÉKOZTATÓ V SZTE HSZI július 17.

Átírás

1 MODULO 2 KOLLÉGIUMI JELENTKEZÉS ÜGYINTÉZŐI TÁJÉKOZTATÓ V SZTE HSZI július 17.

2 Tartalomjegyzék Bevezető 3 Működési módok 3 Űrlap-állapotok 5 Csoportos feldolgozás 5 2

3 Bevezető Modulo 1 rendszerétől eltérően a Modulo 2-ben egyetlen űrlap szolgál a kollégiumi jelentkezések lebonyolítására. Egyazon űrlapot tölthetik ki az elsős, valamint a felsőbb évfolyamos hallgatók a rendes jelentkezési időszakban, illetve tanév közben is. A rendes időszakon kívül jelentkező hallgatók automatikusan várólistára kerülnek, ahonnan férőhely-felszabadulás esetén lehetőségük van kollégiumi elhelyezkedésre. A jelentkezési űrlap a Kollégiumi Jelentkezések Pontozásos Rendszeréről, Elbírálásának Eljárási és Szervezeti Rendjéről című szabályzatban ( továbbiakban: Pontrendszer) foglaltak szerint működik. Az űrlap beadásához szükséges egy korábban helyesen kitöltött és beadott Általános szociális helyzetfelmérési adatlap. Működési módok Ha a hallgató helyesen adta be a dokumentumot, akkor azt a Modulo 2 különböző módokon kezelheti: 1. Amennyiben a hallgató jelentkezése rendes jelentkezési időszakban történt, abban az esetben az űrlap a választott kollégiumhoz kerül, ahol véleményezik, majd később döntenek róla. Folyamatokat tekintve az űrlap először javaslattételre vár. A Kiemelkedő teljesítmény, tevékenység után adható pontok blokkban megadható a hallgató tevékenységéért járó pontja a Pontrendszer alapján. Ez viszont csak akkor lehetséges, ha az ügyintéző az Elfogadott állapotot választja ki. A Modulo 2 rendszere jelzi az ügyintéző számára a helytelenül megadott pontokat. 3

4 2. Az ügyintézőnek a pontok láthatósága miatt szükséges a Pont frissítés gombot használnia. Ezen gomb használata után a pont jóváíródik az Összesítő blokk Közösségért végzett munka pontszáma mezőjében. A Pont frissítés gomb használata során a szociális, valamint a tanulmányi pontok frissítésre kerülnek rendszer segítségével, valamint hozzáadódnak a kollégium által javasolt pontokhoz, és így kialakul az összpontszám, ami az Összesítő blokk Összes pont mezőjében látható. Javaslattétel után a Rögzítés gombot megnyomva az űrlap Döntésre vár állapotba kerül. A döntés állapota a Döntés blokkban tölthető ki. A döntés elfogadása esetén a hallgató felvételt nyer az adott kollégiumi intézménybe. Abban az esetben, ha a hallgató több kollégium várólistájára is jelentkezett, akkor a döntést meghozó kollégium úgy is dönthet, hogy a Visszaküldés a közös várólistára gombot használva visszahelyezi a dokumentumot a közös várólistára, ahonnan más kollégium is lekérheti. Ha a döntő szerv számára a hallgató jelentkezése nem megfelelő, akkor azt akár el is utasíthatja. Amennyiben a hallgató nem a rendes időszakban jelentkezik, akkor a várólistát kell neki jelölnie. Ha egy kollégiumot jelölt meg a hallgató, akkor a dokumentum automatikusan a választott kollégiumhoz kerül, és értékelés, valamint döntés után a hallgató megtudja, hogy bekerült az intézménybe vagy elutasították a jelentkezését. Az utóbbi tehát az elutasítás abban az esetben fordulhat elő, ha már érvénytelenné válik, vagy nem a leírtakhoz megfelelő a hallgató a jelentkezése. Az űrlapon ebben az esetben is használható a Pont frissítés gomb, méghozzá abban az esetben, ha a pályázatra nem érkezett javaslat. A gomb funkcióját tekintve a korábbiakkal megegyező, tehát ennek segítségével lehet kiszámolni a végső pontszámot, valamint rögzíteni azokat. 3. A hallgatónak az űrlap kitöltése során lehetősége van több kollégiumi intézményt is megjelölni, ebben az esetben viszont a dokumentuma a Közös kollégiumi várólista irodába kerül. Innen a várólistán megjelölt kollégiumok bármelyike lekérheti a hallgató dokumentumát a saját várólistájukra, ahonnan kiválaszthatják, hogy melyik hallgatót képesek felvenni az intézménybe. Azon hallgatókat, akiknek jelentkezését nem tudták elfogadni, azokat visszahelyezhetik a Közös kollégiumi várólistára, hogy más kollégium is megtekinthesse a pályázatukat. A Közös kollégiumi várólista irodából a Saját várólistára kérés gombbal tudja az adott kollégium lekérni a dokumentumot. Amennyiben a hallgatót mégsem szeretné a kollégium felvenni az intézménybe, akkor a dokumentumot visszahelyezheti a Közös kollégiumi várólistára a Visszaküldés a közös várólistára gomb használatával. 4

5 Űrlap-állapotok A kollégiumi férőhelyre pályázó hallgatók beadott űrlapjainak lehetséges állapotai: Beadva: olyan dokumentum, amit már beadtak, de még nem nyitotta meg kollégiumi ügyintéző Javaslattételre vár: rendes időszakban történő jelentkezés keretein belül beadott dokumentum, amely a kollégiumi pluszpontok bejegyzésére vár Döntésre vár: rendes időszakban történő jelentkezés keretein belül beadott dokumentum, amely a döntést várja a javaslattétel után Közös várólistán várakozik: a "Közös kollégiumi várólista" irodában van az űrlap Várólistán várakozik: valamely kollégium saját várólistáján lévő dokumentum, amely innen visszakerülhet a közös kollégiumi várólistára, vagy el is fogadhatják Felvéve: a hallgatót a rendes időszakban történő jelentkezés keretein belül felvették a kollégiumba Várólistáról felvéve: a hallgatót a kollégium várólistájáról vették fel Elutasítva: a jelentkezést véglegesen elutasították Csoportos feldolgozás A Modulo 1-től eltérően a Modulo 2 rendszerében a bejelentkezés után az ügyintézői oldalon a Csoportos feldolgozás választásával lehet egyszerre több űrlapon műveleteket végrehajtani. 5

6 Az ügyintézőnek kötelező megadnia a kereséshez az Iroda, az Ügy, valamint az Űrlap paramétereket. Ezek után a Keresés gombra kattintva a kiválasztott paramétereknek megfelelő űrlapok, valamint a dokumentumokkal végezhető műveletek ( Frissítés, Pont frissítés, Felvéve, Saját várólistára kérés, Visszaküldés a közös várólistára ) jelennek meg a listán. A lista fejlécében található négyzet ikonnal a listán látható összes elem kijelölhető. A lista támogatja a lapozást, azaz lehetőség van arra, hogy különböző oldalak elemeivel egyszerre végezzük el a kívánt műveletet. A Kollégiumi jelentkezési űrlapon a következő műveleteket lehet csoportosan végrehajtani: Frissítés: a tanulmányi, a szociális és a pluszpontok frissítésére és kiszámolására használható Pont frissítés: funkciójában nem különbözik a Frissítés gombtól Felvéve: kizárólag a Döntésre vár állapotú űrlapokon hajtható végre, amelyeket Felvéve állapotra állít át Saját várólistára kérés: csak a közös várólistán szereplő űrlapokon használható. Az ilyen állapotú űrlapok mindegyikén végrehajtható attól függetlenül, hogy a hallgató az ügyintéző kollégiumát jelölte-e be. Az űrlap csak akkor fog átkerülni az ügyintéző kollégiumába, ha a hallgató bejelölte azt, máskülönben a dokumentumban nem történik módosítás Visszaküldés a közös várólistára: a kollégium várólistájáról helyezi vissza a dokumentumokat a közös várólistára, ha a kollégium ezeket a jelentkezéseket nem tudta elfogadni 6