SZABÁLYZAT A VEZETÉKES ÉS MOBILTELEFONOK HASZNÁLATÁRÓL

Átírás

1 BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT INTÉZMÉNYMŰKÖDTETŐ ÉS FENNTATÓ KÖZPONT 1139 Budapest, XIII., Hajdú utca 29. SZABÁLYZAT A VEZETÉKES ÉS MOBILTELEFONOK HASZNÁLATÁRÓL HATÁLYBA LÉPÉSE: KÉSZÍTETTE: JÓVÁHAGYTA: Bornemissza Julianna s.k. pénzügyi csoportvezető Sebeszta Attila s.k. igazgató

2 TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RÉSZ A SZABÁLYZAT TARTALMAZZA: A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA... 3 II. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK... 3 III. A TELEFONOK ÉS SZOLGÁLTATÁSAINAK HASZNÁLATI RENDJE HOZZÁFÉRÉS BIZTOSÍTÁSA VEZETÉKES TELEFONSZOLGÁLTATÁS FAX INTERNET MOBILTELEFON VEZETÉKES TELEFONON IGÉNY BEVEHETŐ SZOLGÁLTATÁSOK MOBILTELEFONON IGÉNYBE VEHETŐ SZOLGÁLTATÁSOK: DOLGOZÓI MOBIL TELEFONOK... 5 IV. A TELEFONSZOLGÁLTATÁSOK IGÉNYBEVÉTELI CÉLJAI (HIVATALI CÉL, MAGÁNCÉL) HIVATALI CÉLÚ HASZNÁLAT MAGÁNHASZNÁLAT... 7 V. A VEZETÉKES, ILLETVE MOBIL TELEFON MAGÁNCÉLÚ HASZNÁLATI ÉRTÉKÉNEK A MEGÁLLAPÍTÁSA... 7 VI. HÍVÁSNAPLÓ VEZETÉSI KÖTELEZETTSÉG... 8 VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK SZ. MELLÉKLET Telefon hívásnapló

3 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ A szabályzatban a XIII. kerületi Önkormányzat Intézményműködtető és Fenntartó Központ (továbbiakban: IMFK) az államháztartás végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 13. (2) bekezdés g) pontja alapján, saját hatáskörében - figyelembe véve a vonatkozó adózási előírásokat, valamint a helyi sajátosságokat - a következők szerint határozza meg a vezetékes és a mobiltelefonok használatával kapcsolatos előírásokat A szabályzat tartalmazza: a szabályzat célját, a szabályzat hatályát, az értelmezési rendelkezéseket, az egyes telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférést, a telefonszolgáltatások igénybevételi céljainak meghatározását, a vezetékes- és mobilhasználatának rendjét, a dolgozói mobil telefonok használatának rendjét, a térítési díjak meghatározását, a nyilvántartási kötelezettséget A szabályzat célja, hatálya A szabályzat célja, hogy: a helyi sajátosságokat figyelembe véve költségkímélő, költségtakarékos megoldást keresve biztosítsa a telefonhasználat jogszerű elszámolását, meghatározza a telefonhasználat költségelszámolásának módját, szabályozza az egyes feladatok ellátásáért való felelősséget, rögzítse a vezetendő nyilvántartások körét. A szabályzat személyi hatálya kiterjed: az IMFK foglalkoztatottjaira. II. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK A szabályzat alkalmazásában az egyes fogalmakon a következőket kell érteni: 1. Telefonszolgáltatásnak minősül: a helyi és távolsági beszélgetés szolgáltatás (SZJ és ), mobiltelefon szolgáltatás (SZJ ), az internet-protokollt alkalmazó beszédcélú adatátvitel (SZJ ). 2. Helyi távbeszelő szolgáltatás körébe tartozik a helyi hívási területek közötti kapcsolat megteremtése és fenntartása érdekében végzett kapcsolódó és átviteli szolgáltatás. (pl. fax) 3. Mobiltelefon-szolgáltatás: Ide tartoznak a rádiótelefon - szolgáltatások, amelyek hordozható készülék segítségével biztosítanak kétirányú beszéd- és adatátvitelt, valamint internet hozzáférést a nyilvános vezetékes hálózattal vagy más mobiltelefonnal. 3

4 A szolgáltatás bizonyos változatai megfelelő végberendezéssel a hangátvitelen túl alkalmasak egyéb jelek ( pl. fax, adat ) átvitelére is. Ide tartozik továbbá még: értesítés a mobiltelefonra érkezett hívásokról, valamint a személyhívó szolgáltatás. 4. Internet-protokollt alkalmazó beszédcélú adatátviteli szolgáltatás: MSN szolgáltatás, Skype, Gmail telefon szolgáltatás. III. A TELEFONOK ÉS SZOLGÁLTATÁSAINAK HASZNÁLATI RENDJE 3.1. Hozzáférés biztosítása A telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférés biztosítása, illetve a megfelelő munkafeltételek biztosítása az IMFK hatékony működtetésének eszköze. Az egyes eszközök meghatározott személyeknek, illetve csoportoknak történő rendelkezésre bocsátása során figyelembe kell venni: a munkaszervezési, a vezetői állás betöltésével összefüggő, valamint a költséghatékonysági szempontokat Vezetékes telefonszolgáltatás A vezetékes telefonvonalak elérhetőségét az IMFK működésének zökkenőmentes biztosítása érdekében lehetőség szerint minden olyan irodai helyiségben biztosítani kell, melyekben a munkafeladat, az ügyintézés, illetve az IMFK-án belüli kommunikációs igények indokolják. Az elérhetőséget a telefonvonalak, valamint a telefonvonalak mellékeinek kiosztásával kell biztosítani. A vezetékes telefonhasználat költségtakarékos kialakításának meghatározása az IMFK Pénzügyi csoport vezetőjének a feladata. A telefonköltségek elemzéséhez az egyes intézkedések meghatározásához szükséges annak ismerete, hogy a telefonköltséghez az egyes telefonálók milyen mértékben járulnak hozzá. Biztosítani kell, hogy minden személy, aki telefonál, egy meghatározott azonosító segítségével telefonálhasson (az egy adott vonalról kezdeményezett hívások egyértelműen személyhez kapcsolhatóak legyenek) Fax A telefonkészülék mellé faxkészüléket minden osztályon, csoporton biztosítani kell az ügyfélforgalom nagyságától és a munkaszervezési, lebonyolítási eljárásoktól függően Internet Internet hozzáférést azokra a munkakörökre kell biztosítani, melyek esetében az internet használata szükséges. Az IMFK összes dolgozója rendelkezik internet hozzáféréssel. 4

5 3.5. Mobiltelefon A kerületben flotta rendszer működik, ezért meghatározott személyek és csoportok részére a hatékony, gyors, eredményes, és költségkímélő feladatellátáshoz a mobiltelefon használat biztosítása elengedhetetlen. A mobiltelefon használatáért az a személy tartozik felelősséggel, aki a telefont használatra átvette. Köteles a telefont úgy kezelni, tartani, hogy arról más személy illetéktelenül telefonhívást, illetve más telefonszolgáltatást ne kezdeményezhessen. A mobiltelefonnal rendelkező személy köteles a telefont a költségtakarékosság elvének figyelembevételével használni. A mobiltelefonnal ellátott személyek a részükre biztosított mobiltelefont a használati jog elvonásáig, a munkakörüknek, illetve a munkaviszonyának megszűnéséig használhatják, utána vissza kell szolgáltatniuk az adott osztály, csoport vezetője részére. Mobiltelefont magukkal hordani az alábbi személyeknek lehet: Vezetőknek, Kézbesítőnek, Leltározónak, Árufuvarozónak Informatikai Szolgáltató Osztály dolgozóinak, illetve eseti, IMFK-án kívüli munkavégzés esetén (pl. továbbképzés), stb. A többi dolgozóknak munkaidő után a mobiltelefont biztonságos, jól elzárható helyen kell elhelyezni, hogy illetéktelen személy ne férhessen hozzá. A mobiltelefonokról, mint készülékekről az IMFK Számviteli csoportja, a mobilszámokról, szerződésekről, jótállási jegyekről, valamint a telefonhasználók köréről az IMFK Pénzügyi csoportja vezet nyilvántartást Vezetékes telefonon igény bevehető szolgáltatások: tudakozó használata, távirat küldés használata Mobiltelefonon igénybe vehető szolgáltatások: tudakozó használata, mobil internet használata, autópálya matricavásárlás, MMS szolgáltatás igénybevétele, parkolási díjak fizetése stb Dolgozói mobil telefonok A dolgozói konstrukció igénybevételének feltételei, hogy az IMFK igazolási joggal rendelkező vezetője hivatalos, írott nyilatkozatot ad ki arról, hogy a Szolgáltatóval megállapodni kívánt dolgozót jogviszonya a Munkáltatóhoz köti, a Dolgozó pedig Előfizetőként és Számlafizetőként közreműködjön a megkötendő előfizetői szerződéseknél. A munkáltatói igazolás akkor érvényes, ha azon szerepel az igazolási joggal rendelkező személy neve, aláírása, elérhetősége, valamint a szervezet fejléce és bélyegzője is, illetve a Munkáltatói igazolás nem lehet 1 hónapnál régebbi. 5

6 A készülékárak tekintetében a Szolgáltató a dolgozók számára a mindenkori publikus akciós árait biztosítja. A Szolgáltató a havi telefonszámlákat a dolgozó nevére és címére folyószámlák szerinti bontásban küldi ki. A dolgozói vásárláskor kiállítandó számla a dolgozó nevét és adatait tartalmazza. A kedvezmény igénybevételének további feltétele, hogy az Előfizető a Számlafizetőtől nem különölhet el. A Szolgáltató a Dolgozó díjcsomagját a szerződés hatályának megszűnésekor automatikusan ECO díjcsomagra váltja. Az ECO díjcsomagtól eltérő díjcsomag igényét a Dolgozó legkorábban a szerződés megszűnését követő hónap első napját követően jelezheti a Szolgáltatónál. Amennyiben a szerződés időtartama alatt a Dolgozónak a Munkáltatóhoz kapcsolódó munkaviszonya megszűnik, a Szolgáltató vállalja az esetleges számlatartozás befizetése után, hogy a volt Dolgozó díjcsomagját az általa választott publikus díjcsomagra módosítja. Amennyiben a Munkáltató, Szolgáltatóval kötött megállapodása megszűnik, és a Dolgozók számára az egyedi hűségnyilatkozat még nem járt le akkor a Szolgáltató, ha a Dolgozó másképp nem rendelkezik, az előfizetéseket ECO díjcsomagra váltja. A Dolgozó Munkáltatóhoz kapcsolódó munkaviszonyának megszűnéséről 8 napon belül köteles tájékoztatni a Szolgáltatót, a Munkáltató ugyanakkor vállalja, hogy évente a Szolgáltató által megküldött adatok alapján egyezteti a Szolgáltatóval a kedvezményt igénybevevők jogosultságát. IV. A TELEFONSZOLGÁLTATÁSOK IGÉNYBEVÉTELI CÉLJAI (HIVATALI CÉL, MAGÁNCÉL) 4.1. Hivatali célú használat Hivatali célú használatnak minősül: a dolgozó hivatalos ügyintézéséhez kapcsolódó használat, ezek közé tartozik: az ügyfelekkel, intézményekkel, Polgármesteri Hivatallal, egyéb szervezetekkel való kapcsolattartás, más közreműködő hatósággal történő kapcsolattartás, döntés előkészítés, illetve döntés végrehajtással összefüggő használat, információ szerzés céljából történő használat, kapcsolattartási tapasztalatcsere célú használatok, az IMFK feladatkörébe tartozó ügyek intézése, szervezési célú használat, tudakozó igénybevétele, külföldi kiküldetés során ügyintézés, illetve külföldi elbeszélgetések díjai, ha azok igazolhatóan a hivatali célú használattal jöttek létre, távirat költsége: az IMFK aktív dolgozója, nyugdíjasa, vagy családja részére történő gratuláció, illetve részvétnyilvánítás céljából jött létre, mobil-internet használata: az IMFK Informatikai Szolgáltató Osztály munkatársainak a munkaköri leírásában szabályozottak alapján, ha az internet-használatot mozgó munkavégzés, munkaidő alatt, ügyintézés céljából veszik igénybe a dolgozók, IMFK osztály- illetve csoportvezetők részére. mobil parkolás: az IMFK Informatikai Szolgáltató Osztály munkatársai, illetve a kézbesítői feladatokat ellátó dolgozók, ha munkaidő alatt veszik igénybe. 6

7 4.2. Magánhasználat Magánhasználatnak kell minősíteni minden olyan használatot: ami nem minősül az 5.1. pont szerint hivatalos célú használatnak, SMS szolgáltatások igénybevétele (hálózaton belül 30 db felett, hálózaton kívül 20 db felett), MMS szolgáltatások igénybevétele, emelt díjazású telefonhívások kezdeményezése, autópálya matrica, illetve parkolási díjak fizetése. V. A VEZETÉKES, ILLETVE MOBIL TELEFON MAGÁNCÉLÚ HASZNÁLATI ÉRTÉKÉNEK A MEGÁLLAPÍTÁSA A személyi jövedelemadóról szóló (SZJA) törvény 70. -a (1) bekezdésének b) alpontja és (5) bekezdésének c) alpontja szerint, mint Béren kívüli juttatásnak nem minősülő egyes meghatározott juttatás, adóköteles a kifizetőnél munkahelyi telefonok magáncélú használata során a magánszemély által meg nem térített rész. A takarékos költségvetési gazdálkodás, a pazarlás elkerülése érdekében elvárás, hogy az IMFK - nak a telefonok magáncélú használata miatt adófizetési kötelezettsége ne keletkezzen. Magáncélú használat befizetésének módja: A hívószámra készített számla bruttó értéknek 20 %-a magáncélú beszélgetésnek minősül, ennek megfizetése esetén részletes hívólista vezetése nem szükséges, befizetésével adófizetési kötelezettség nem keletkezik. Nem vonható bele a bruttó érték 20%-os értékének megfizetésének alapjába, és így a teljes vételárat ki kell fizetni az alábbi szolgáltatások igénybevétele esetén: MMS szolgáltatás, hálózaton kívülre küldött 20 db feletti SMS, hálózaton belülre küldött 30 db feletti SMS, autópálya matrica-vásárlás, emelt díjas telefonhívások, mobil internet használat, kivételt képeznek az IMFK ISZO kijelölt dolgozói, mobil parkolás, kivéve a hivatali célú használat a kijelölt dolgozók részére, külföldi hívások kivéve, ha a dolgozó leigazolja, hogy hivatalos célú volt a szolgáltatás igénybevétele. A vezetékes telefon és a hivatali mobil telefon magáncélú használata esetén a munkavállaló havonta nyilatkozni köteles a kiküldött számla másolatán a magáncélú beszélgetések összegéről, melyet az IMFK Házipénztárába kell befizetni, illetve készpénz átutalási megbízáson feladni. A megtéríttetésről az IMFK Pénzügyi csoportvezetőjének kell gondoskodnia. 7

8 VI. HÍVÁSNAPLÓ VEZETÉSI KÖTELEZETTSÉG Hívásnapló vezetési kötelezettségnek kell eleget tenni a telefonok kizárólagos hivatalos célú használata során. Hívásnapló kötelező tartalmi elemei: - dátum, - hívó fél, - hívott fél neve, és telefonszáma, - hívás célja (magán vagy hivatalos). VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A jelen szabályzat január 01. napjától lép hatályba. A tárgyra vonatkozó minden korábbi szabályozás hatályát veszti. 8

9 TELEFON HÍVÁSNAPLÓ 1. SZ. MELLÉKLET oldalszám osztály / részleg...telefonszám Dátum: Hívó fél: Hívott fél neve és telefonszáma: Hívás/Fax: Hivatalos/Magán Megjegyzés: