SZABÁLYZAT Vezetékes és mobiltelefonok használatáról

Átírás

1 Ikt.sz.: 47191/2012. Ikt.k.: BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT GAZDASÁGI ELLÁTÓ SZERVEZET Budapest, XIII., Hajdú utca 29. SZABÁLYZAT Vezetékes és mobiltelefonok használatáról Készítette:.. Bornemissza Julianna s.k. pénzügyi osztályvezető Budapest, július 24. JÓVÁHAGYTA: Fáyné Hervai Mária s.k. igazgató

2 Tartalomjegyzék I. A SZABÁLYZAT TARTALMAZZA: 3 II. A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA 3 III. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK 3 IV. A TELEFONOK ÉS SZOLGÁLTATÁSAINAK HASZNÁLATI RENDJE HOZZÁFÉRÉS BIZTOSÍTÁSA VEZETÉKES TELEFONSZOLGÁLTATÁS FAX INTERNET MOBILTELEFON VEZETÉKES TELEFONON IGÉNY BEVEHETŐ SZOLGÁLTATÁSOK MOBILTELEFONON IGÉNYBE VEHETŐ SZOLGÁLTATÁSOK: DOLGOZÓI MOBIL TELEFONOK 6 V. A TELEFONSZOLGÁLTATÁSOK IGÉNYBEVÉTELI CÉLJAI (HIVATALI CÉL, MAGÁNCÉL) HIVATALI CÉLÚ HASZNÁLAT MAGÁNHASZNÁLAT 7 VI. A VEZETÉKES, ILLETVE MOBIL TELEFON MAGÁNCÉLÚ HASZNÁLATI ÉRTÉKÉNEK A MEGÁLLAPÍTÁSA 7 VII. HÍVÁSNAPLÓ VEZETÉSI KÖTELEZETTSÉG 7 VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 8 1. SZÁMÚ MELLÉKLET 10 2

3 A szabályzatban a XIII. kerületi Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet (továbbiakban: GESZ) az államháztartás végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 13. (2) bekezdés g) pontja alapján, saját hatáskörében - figyelembe véve a vonatkozó adózási előírásokat, valamint a helyi sajátosságokat - a következők szerint határozza meg a vezetékes és a mobiltelefonok használatával kapcsolatos előírásokat. I. A szabályzat tartalmazza: - a szabályzat célját, - a szabályzat hatályát, - az értelmezési rendelkezéseket, - az egyes telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférést, - a telefonszolgáltatások igénybevételi céljainak meghatározását, - a vezetékes- és mobilhasználatának rendjét, - a dolgozói mobil telefonok használatának rendjét, - a térítési díjak meghatározását, - a nyilvántartási kötelezettséget. II. A szabályzat célja, hatálya A szabályzat célja, hogy: - a helyi sajátosságokat figyelembe véve költségkímélő, költségtakarékos megoldást keresve biztosítsa a telefonhasználat jogszerű elszámolását, - meghatározza a telefonhasználat költségelszámolásának módját, - szabályozza az egyes feladatok ellátásáért való felelősséget, - rögzítse a vezetendő nyilvántartások körét. A szabályzat személyi hatálya kiterjed: a GESZ foglalkoztatottjaira. III. Értelmező rendelkezések A szabályzat alkalmazásában az egyes fogalmakon a következőket kell érteni: Telefonszolgáltatásnak minősül: - a helyi és távolsági beszélgetés szolgáltatás (SZJ és ), - mobiltelefon szolgáltatás (SZJ ), - az internet-protokollt alkalmazó beszédcélú adatátvitel (SZJ ). Helyi távbeszelő szolgáltatás körébe tartozik a helyi hívási területek közötti kapcsolat megteremtése és fenntartása érdekében végzett kapcsolódó és átviteli szolgáltatás. (pl. fax) 3

4 Mobiltelefon-szolgáltatás: Ide tartoznak a rádiótelefon - szolgáltatások, amelyek hordozható készülék segítségével biztosítanak kétirányú - beszéd- és adatátvitelt, valamint - internet hozzáférést a nyilvános vezetékes hálózattal vagy más mobiltelefonnal. A szolgáltatás bizonyos változatai megfelelő végberendezéssel a hangátvitelen túl alkalmasak egyéb jelek ( pl. fax, adat ) átvitelére is. Ide tartozik továbbá még: - értesítés a mobiltelefonra érkezett hívásokról, valamint - a személyhívó szolgáltatás. - Internet-protokollt alkalmazó beszédcélú adatátviteli szolgáltatás: - MSN szolgáltatás, - Skype, - Gmail telefon szolgáltatás. - IV. A telefonok és szolgáltatásainak használati rendje 4.1. Hozzáférés biztosítása A telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférés biztosítása, illetve a megfelelő munkafeltételek biztosítása a GESZ hatékony működtetésének eszköze. Az egyes eszközök meghatározott személyeknek, illetve csoportoknak történő rendelkezésre bocsátása során figyelembe kell venni: - a munkaszervezési, - a vezetői állás betöltésével összefüggő, valamint - a költséghatékonysági szempontokat Vezetékes telefonszolgáltatás A vezetékes telefonvonalak elérhetőségét a GESZ működésének zökkenőmentes biztosítása érdekében lehetőség szerint minden olyan irodai helyiségben biztosítani kell, melyekben a munkafeladat, az ügyintézés, illetve a GESZ-en belüli kommunikációs igények indokolják. Az elérhetőséget a telefonvonalak, valamint a telefonvonalak mellékeinek kiosztásával kell biztosítani. A vezetékes telefonhasználat költségtakarékos kialakításának meghatározása a GESZ Pénzügyi osztályvezetőjének a feladata. A telefonköltségek elemzéséhez az egyes intézkedések meghatározásához szükséges annak ismerete, hogy a telefonköltséghez az egyes telefonálók milyen mértékben járulnak hozzá. Biztosítani kell, hogy minden személy, aki telefonál, egy meghatározott azonosító segítségével telefonálhasson (az egy adott vonalról kezdeményezett hívások egyértelműen személyhez kapcsolhatóak legyenek) Fax A telefonkészülék mellé faxkészüléket minden osztályon biztosítani kell az ügyfélforgalom nagyságától és a munkaszervezési, lebonyolítási eljárásoktól függően. 4

5 4.4. Internet Internet hozzáférést azokra a munkakörökre kell biztosítani, melyek esetében az internet használata szükséges. A GESZ összes dolgozója rendelkezik internet hozzáféréssel Mobiltelefon A kerületben flotta rendszer működik, ezért meghatározott személyek és csoportok részére a hatékony, gyors, eredményes, és költségkímélő feladatellátáshoz a mobiltelefon használat biztosítása elengedhetetlen. A mobiltelefon használatáért az a személy tartozik felelősséggel, aki a telefont használatra átvette. Köteles a telefont úgy kezelni, tartani, hogy arról más személy illetéktelenül telefonhívást, illetve más telefonszolgáltatást ne kezdeményezhessen. A mobiltelefonnal rendelkező személy köteles a telefont a költségtakarékosság elvének figyelembevételével használni. A mobiltelefonnal ellátott személyek a részükre biztosított mobiltelefont a használati jog elvonásáig, a munkakörüknek, illetve a munkaviszonyának megszűnéséig használhatják, utána vissza kell szolgáltatniuk az adott osztály vezetője részére. Mobiltelefont magukkal hordani az alábbi személyeknek lehet: - Vezetőknek, - Kézbesítőnek, - Leltározónak, - Árufuvarozónak - Informatikai Szolgáltató Központ dolgozóinak, illetve - eseti, GESZ-en kívüli munkavégzés esetén (pl. továbbképzés), stb. A többi dolgozóknak munkaidő után a mobiltelefont biztonságos, jól elzárható helyen kell elhelyezni, hogy illetéktelen személy ne férhessen hozzá. A mobiltelefonokról, mint készülékekről a GESZ Számviteli osztálya, a mobilszámokról, szerződésekről, jótállási jegyekről, valamint a telefonhasználók köréről a GESZ Pénzügyi osztálya vezet nyilvántartást Vezetékes telefonon igény bevehető szolgáltatások: - tudakozó használata, - távirat küldés használata Mobiltelefonon igénybe vehető szolgáltatások: - tudakozó használata, - mobil internet használata, - autópálya matricavásárlás, - MMS szolgáltatás igénybevétele, - parkolási díjak fizetése stb. 5

6 4. 8. Dolgozói mobil telefonok A GESZ alkalmazottainak lehetőségük van arra, hogy a szerződéses Mobilszolgáltatótól kedvezményesen készülék és előfizetés együttes beszerzése esetén- vásároljanak. Feltételei, hogy: a GESZ előfizetőként, a GESZ-szel szerződéses munkaviszonyban álló dolgozó pedig Számlafizetőként közreműködjön a megkötendő előfizetői szerződéseknél. A Mobilszolgáltató vállalja, hogy dolgozói előfizetések kedvezményeit az adott időpontban érvényes megállapodás alapján biztosítja. Az igénybevétel feltétele ezen előfizetések vonatkozásában, hogy a GESZ az előfizetői jogcímet a dolgozótól átvállalja. A Mobilszolgáltató vállalja, hogy az esetleges számlatartozás dolgozó által történő befizetése utánezen előfizetéseket a Mobilszolgáltató díjszabásában meghatározott díj ellenében a GESZ nevére módosítja. Amennyiben a megállapodás időtartama alatt a dolgozónak a GESZ-hez kapcsolódó munkaviszonya megszűnik és a GESZ az előfizetői jogcímről lemond a Számlafizető dolgozó javára- az esetleges számlatartozás befizetése után a Mobilszolgáltató vállalja, hogy az előfizetést a Mobilszolgáltató díjszabásában meghatározott díj ellenében a kilépő nevére, illetve az általa választott publikus díjcsomagra módosítja. A kedvezmény igénybevételére jogosult dolgozók listáját a GESZ és a Mobilszolgáltató félévente írásban egyezteti egymással a kedvezmények jogosulatlan igénybevételének elkerülése érdekében. V. A telefonszolgáltatások igénybevételi céljai (hivatali cél, magáncél) 5.1. Hivatali célú használat Hivatali célú használatnak minősül: - a dolgozó hivatalos ügyintézéséhez kapcsolódó használat, ezek közé tartozik: az ügyfelekkel, intézményekkel, Polgármesteri Hivatallal, egyéb szervezetekkel való kapcsolattartás, más közreműködő hatósággal történő kapcsolattartás, döntés előkészítés, illetve döntés végrehajtással összefüggő használat, információ szerzés céljából történő használat, kapcsolattartási tapasztalatcsere célú használatok, a GESZ feladatkörébe tartozó ügyek intézése, szervezési célú használat, - tudakozó igénybevétele, - külföldi kiküldetés során ügyintézés, illetve külföldi elbeszélgetések díjai, ha azok igazolhatóan a hivatali célú használattal jöttek létre, - távirat költsége: GESZ aktív dolgozója, nyugdíjasa, vagy családja részére történő gratuláció, illetve részvétnyilvánítás céljából jött létre - mobil-internet használata: a GESZ Informatikai Szolgáltató Központ munkatársainak a munkaköri leírásában szabályozottak alapján, ha az internet-használatot mozgó munkavégzés, munkaidő alatt, ügyintézés céljából veszik igénybe a dolgozók. 6

7 5.2. Magánhasználat Magánhasználatnak kell minősíteni minden olyan használatot. - ami nem minősül az 5.1. pont szerint hivatalos célú használatnak, - MMS szolgáltatások igénybevétele, - emelt díjazású telefonhívások kezdeményezése, - autópálya matrica, illetve parkolási díjak fizetése. VI. A vezetékes, illetve mobil telefon magáncélú használati értékének a megállapítása A személyi jövedelemadóról szóló (SZJA) törvény 70. -a (1) bekezdésének b) alpontja és (5) bekezdésének c) alpontja szerint, mint Béren kívüli juttatásnak nem minősülő egyes meghatározott juttatás, adóköteles a kifizetőnél munkahelyi telefonok magáncélú használata során a magánszemély által meg nem térített rész. A takarékos költségvetési gazdálkodás, a pazarlás elkerülése érdekében elvárás, hogy a GESZ - nek telefonok magáncélú használata miatt adófizetési kötelezettsége ne keletkezzen. Magáncélú használat befizetésének módja: A hívószámra készített, csak az előfizetési díjat tartalmazó számla bruttó értéknek 20 %-a magáncélú beszélgetésnek minősül, ennek megfizetése esetén részletes hívólista vezetése nem szükséges, befizetésével adófizetési kötelezettség nem keletkezik. Nem vonható bele a bruttó érték 20%-os értékének megfizetésének alapjába, és így a teljes vételárat ki kell fizetni az alábbi szolgáltatások igénybevétele esetén: - MMS szolgáltatás, - autópálya matrica-vásárlás, - emelt díjas telefonhívások, - mobil internet használat, kivételt képeznek a GESZ ISZK kijelölt dolgozói, - külföldi hívások (ha a dolgozó nem igazolja le, hogy hivatalos célú volt a beszélgetés). A vezetékes telefon és a hivatali mobil telefon magáncélú használata esetén a munkavállaló havonta nyilatkozni köteles a kiküldött számla másolatán a magáncélú beszélgetések összegéről, melyet a GESZ Házipénztárába kell befizetni. A megtéríttetésről a GESZ Pénzügyi osztályvezetőjének kell gondoskodnia. VII. Hívásnapló vezetési kötelezettség Hívásnapló vezetési kötelezettségnek kell eleget tenni a telefonok kizárólagos hivatalos célú használata során. 7

8 Hívásnapló kötelező tartalmi elemei: - dátum, - hívó fél, - hívott fél neve, és telefonszáma, - hívás célja (magán vagy hivatalos). VIII. Záró rendelkezések A jelen szabályzat július 24. napjától lép hatályba. A tárgyra vonatkozó minden korábbi szabályozás hatályát veszti. Fáyné Hervai Mária s.k. igazgató 8

9 Ikt.sz.: 47191/2012. Ikt.k.: TELEFON HÍVÁSNAPLÓ oldalszám osztály / részleg...telefonszám Dátum: Hívó fél: Hívott fél neve és telefonszáma: Hívás/Fax: Hivatalos/Magán Megjegyzés:

10 1. számú melléklet 10