AJÁNLATI FELHÍVÁS I. SZÁMÚ MELLÉKLETE

Átírás

1 AJÁNLATI FELHÍVÁS I. SZÁMÚ MELLÉKLETE Követeléskezelő szoftver Műszaki Specifikáció A Jogi és Humánpolitikai Igazgatóság által kezelt pótdíjkövetelések kezelését szolgáló követeléskezelő szoftverrel szemben támasztott alapkövetelmények. I. Általános követelmények A beszerzés tárgyát képezi olyan szoftver használatának biztosítása, amely alkalmas Ajánlatkérő magánszemélyekkel szemben fennálló követeléseinek rendszerben történő kezelésére, ezzel kapcsolatos adatok nyilvántartására, valamint alkalmas az itt részletezett munkafolyamatok (funkciók) ezen szoftveren keresztül történő elvégzésére. A beszerzés tárgyát képezi a szoftverrel kapcsolatos üzemeltetési, szupport feladatok ellátása, azaz a szoftvernek az ajánlatkérő igényeinek megfelelő beállítása, kompatibilissé tétele, működésének támogatása, karbantartási feladatok ellátása, ideértve annak frissítését, és a szoftver esetleges hibájának azonnali kijavítása, elhárítása. A szoftvernek az ajánlatkérő követelésállománya (hozzávetőlegesen db közötti kötelezettel szembeni, egy vagy több tételből álló követelésállomány) valamennyi adatának átvételére és tárolására alkalmasnak kell lennie, mindezen adatmennyiség kezelhetőségét kell biztosítania. A szoftvernek alkalmasnak kell lennie arra, hogy azt az ajánlatkérő által meghatározott vagy kijelölt, bármely felhasználó/felhasználók működtesse, továbbá alkalmasnak kell lennie a szoftver igénybevételével kezelni kívánt teljes követelésállomány kezelése során felmerülő követeléskezelési feladatok elvégzésének biztosítására, beleértve a jogi eljárások kezdeményezését és teljes körű kezelését a MOKK rendszerén keresztül. Az ajánlattevő feladata a BKV Zrt. pótdíjkezeléssel foglalkozó munkavállalóinak (legfeljebb 10 fő) oktatása a szoftver használatára. Az ajánlattevőnek 5 fő részére kell biztosítania teljes körű hozzáférést, jogosultságot a rendszerhez. A szoftvernek tudnia kell az Ajánlatkérő iktató rendszeréhez (IQDoc) való interfész output/input kapcsolatot létesítenie (a folyamatos, alkalmanként legalább db levél egyidejűleg történő integrálása, illetve a nagytömegű bejövő, már iktatott levelek átvétele, rendszerben történő feldolgozása, szükség szerinti iktatása a megfelelő ügyfélhez). II. Funkcionális követelmények A szoftvernek a következő elvárt funkciók mindegyikének ellátására alkalmasnak kell lennie: ALAPFUNKCIÓK Követelés nyilvántartás Követelések induló és jelenlegi összegének nyilvántartása. Képes ellátni a funkciót? (igen/nem) 1 / 5

2 Tőke, kamatok, költségek analitikus nyilvántartása, külön al-folyószámlákon Egy kötelezett több követelési tételének egyben vagy külön kezelése Engedmények, kamatkedvezmények, jogi eljárások tartozásainak külön számítása az eredeti tartozás megváltoztatása nélkül Dokumentáció nyilvántartása, optikai archív Kötelezett kezelés Kötelezett magánszemély minden személyi adatának nyilvántartása Minden fontosabb cég és személyi adatra keresés a név / cím elírások kiszűrésével Kötelezettenként több cím és kontakt adat megjelölése, státuszolása Kötelezettek adatainak exportja lakcímnyilvántartó formátumában Lakcímnyilvántartó válaszának automatikus feldolgozása Követelések külső megbízott/ak részére történő kiadásának kezelése Szerződések nyilvántartása a külső kezelésekről Egyes ügyek kiadásáról idősoros nyilvántartás: mettől meddig milyen kezelőnél volt / van Kezeléshez szükséges adatok exportja általánosan ismert formátumban, pld. Excel vagy CSV Külső kezelő/k által visszaadott adatok beolvasása: behajtási cselekmények, felderített új elérhetőségek Térülések és költségek kezelése Manuális összepontozó Függőre könyvelési lehetőség Tételek megosztása több követelés között Tételek könyvelésének előírása specifikus követelés részekre (valamelyik pótdíj számla kijelölése) Előfeldolgozott banki állomány átvétele pénzügyi rendszertől interfészen keresztül Automatikus összepontozás szabályok alapján (jogi számok, csekk azonosítók) Részletfizetési megállapodások kezelése Részletfizetési ajánlat lehetősége kamatokkal és kamatmentesen Csekkek nyomtatása egyedileg vagy csoportosan A4 lapon szereplő perforált csekkek nyomtatása Befizetések ellenőrzése és késedelmek jelzése Csekkek nyomtatása befizető azonosítóval Pótdíj bizonylat meglévő képének kezelése Írásbeli kommunikáció Formalevelek megszemélyesítése, generálása, nyomtatása, exportja Bejövő levelek iktatása, szkennelése, ügyekhez csatolása Tértivevény nyomtatás Egyedi levél kezelése, és SMS kezelése Visszaérkező levelek / tértivevények tömeges feldolgozása vonalkód segítségével, ennek alapján automatikus ügystátusz váltás Telefon Bejövő és kimenő telefonhívások ügyekhez csatolása, archiválása Jogi eljárások 2 / 5

3 Elektronikus FMH és VH lapok generálása a rendszerből egyedileg vagy csoportosan MOKK listák (számla kiegyenlítések és FMH üzenetek) feldolgozása Fizetési meghagyás, per és végrehajtás jogi eljárások adatainak nyilvántartása Jogi levelezésben formalevelekbe a jogi adatok beemelése Jogi költségek igénylése az operátorok által és jóváhagyás a jogosult által Könyvelés Bevételek és ráfordítások szétosztása és terhelése a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően (Az adósok befizetéseinek könyvelése a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével. A tőke, kamat, költség díjak,stb. egyéb tételek felosztása) Kamatok előírása, ráterhelése a jogszabályoknak megfelelően Export lehetőség vagy interfész külső főkönyvi rendszerek felé Kontroll a folyamatok felett Kimutatások indítása jogosult felhasználók által. Paraméterezési lehetőség, Excel export. Új kimutatások készítésének lehetősége Automatikus riasztások (elévülés megakadályozása) definiálása megbízó által Automatikus műveletvégzések beállítása megbízó által Automatikus értesítők kiküldése a rendszerből bizonyos feltételek teljesülése esetén Biztonság Testre szabható jogosultsági rendszer Felhasználók jogosultsági csoportokba sorolása Adathozzáférések naplózása Adathozzáférések naplózása Ügyfél adatok törlése Hatékonyság növelés, irodaautomatizálás Csoportos műveletvégzés valamely szempont szerint leválogatott ügyeken: állapot váltás, ügyintéző váltás, határidőzés Tömeges dokumentum generálás, iktatás, nyomtatás vagy küldés Beépített iktatórendszer vagy külső iktatórendszer használata a dokumentumok iktatószámmal való ellátásához Boríték és tértivevény nyomtatás Postakönyv exportálás vagy nyomtatás Tömeges követelés betöltő egyedi interfészen keresztül vagy XLS formátumból Szerződés nyilvántartás Megbízások ügyenkénti nyilvántartása dátumokkal és szerződő felekkel Megbízási szerződések sikerdíj konstrukciójának beállítása Sikerdíjak számítása a szerződésekhez kötődően III. Működési környezet A pótdíjkezelési szoftver elhelyezésére a BKV Zrt. szerverein kerül sor az alábbiak szerint: a BKV Zrt. a rendszer kiszolgálóját VMware virtuális környezetben Windows Server 2012 R2 64-bit Standard English operációs rendszeren helyezi el, 3 / 5

4 a BKV Zrt. a rendszer adatbázisát fizikai MS SQL Server 2012 Enterprise 64-bit clusteren helyezi el, a BKV Zrt. biztosít 1 db távoli VPN hozzáférést (nevesített felhasználó) az átadott rendszerhez (ajánlattevő köteles megadni a szerződés aláírásával egyidőben, hogy milyen erőforrásokra, mely szerverek elérésére van szüksége) a migrálandó adatok oracle adatbázis backup formájában kerülnek átadásra az ajánlattevőnek. Ezen feltételeket az ajánlattevőknek el kell fogadnia. IV. Nyilatkozat hardver igényről A beszerzési eljárás során az ajánlattevőknek nyilatkozniuk kell a pótdíjkezelési szoftver (minimális / javasolt) erőforrás igényéről a tenderben előre jelzett terheléssel (általános követelmények): processzor: memória: operációs rendszer: háttértár: o adatbázis minimális igény: javasolt: o dokumentumtár minimális igény: javasolt: mentés: V. Szállítás Szállítandó dokumentumok: ütemterv (Ms Projektben vagy Excelben készítendő), o Az ajánlatkérő biztosítja az adatbázis átadását és az oktatandók névsorát és rendelkezésre állását. Az ajánlattevő az ajánlatához csatolni köteles az általa kidolgozott ütemtervet (projektterv), melyben a vállalt teljesítési határidőn belül (munkanapban megadva) elvégzendő feladatokra vállalt egyes határidőket rögzíti, rendszerterv (amely tartalmazza a rendszer sematikus leírását, felépítését, érintett és kialakítandó környezetet, kapcsolatokat, azok leírását és konfigurálását), migrációs terv (és tesztelési jegyzőkönyvek), 4 / 5

5 megvalósulási dokumentáció, o a végrehajtandó feladatok és azok megvalósulásának bemutatása, implementációs terv, mentési és archiválási rend. Szállítási ütemezés / teljesítési ütemterv (egyes részfeladatok elvégzésének a megrendeléstől számított határideje: szoftver átadása, telepítése, oktatása: 15 munkanap, migrálás: a végleges adatbázis backup átadásától számított 5 munkanap. VI. Üzemeltetés Rendelkezésre állási idő: munkanapokon hétfőtől csütörtökig: 7:00 15:35 óráig, pénteken 7: óráig, szombati munkanap esetén o a szombati munkanapot megelőző pénteken: 7:00 15:35 óráig, o szombaton: 7: óráig. VII. Hibaelhárítás A szoftver meghibásodása esetén a hibajavítást az ajánlattevőnek azonnal meg kell kezdenie, illetve a hiba elhárítását 1. prioritású (kritikus) hiba (bármely elvárt funkció teljes kiesése) esetén a bejelentéstől számított 4 órán belül, egyéb esetben (2. prioritású hiba) a bejelentéstől számított 1 munkanapon belül el kell végeznie. VIII. Oktatás Az ajánlattevő feladata a BKV Zrt. pótdíjkezeléssel foglalkozó munkavállalóinak (legfeljebb 10 fő) oktatása a szoftver használatára. IX. Tesztelési jegyzőkönyvek A tesztelési jegyzőkönyvek a szerződésszerű teljesítéshez kapcsolódó, a minőségi átadásátvételt szolgáló dokumentumok (a szoftver átadás-átvételét illetve a szoftverhasználat oktatását igazoló jegyzőkönyvek mellett), amelyek az alábbi részfeladatok megtörténtét tanúsítják: szoftver telepítése, szoftver funkcióinak működése, migrálás. A migrálás jelentős mértékben függ a BKV Zrt. által átadott adatok minőségétől, ennek megfelelően a bérleti szerződésben a minőségi átadás-átvétel elkülönült, önálló részét képezi. 5 / 5