DIÁKIGAZOLVÁNYOKKAL KAPCSOLATOS TEVÉKENYSÉGEK RENDJE

Átírás

1 S z o l n o k i F ő i s k o l a DIÁKIGAZOLVÁNYOKKAL KAPCSOLATOS TEVÉKENYSÉGEK RENDJE 2012.

2 A diákigazolványokkal kapcsolatos tevékenységek rendjét a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény (a továbbiakban: Nftv.) 3. sz. mellékletének III. fejezet 6. bekezdésének, valamint a 362/2011. (XII.30.) Kormányrendeletnek (továbbiakban: Kr.) megfelelően a Szolnoki Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) Szenátusa az alábbiak szerint szabályozza: 1. A diákigazolvány meghatározása (1) A diákigazolvány az oktatási igazolvány egyik fajtája, mely a Nemzeti Egységes Kártyarendszer (a továbbiakban: NEK-rendszer) specifikációnak megfelelő igazolvány. (2) A diákigazolvány egyedi azonosítóval kezelt elektronikus adathordozó egységgel (a továbbiakban: adatchip) ellátott közokirat, amely a biztonsági okmányok védelmének rendjéről szóló kormányrendelet hatálya alá tartozik. (3) A diákigazolvány az alábbi adatokat tartalmazza a) a hallgató arcképét (a továbbiakban: fénykép) b) a hallgató családi és utónevét, születési helyét és idejét, lakóhelyét vagy tartózkodási helyét, a hallgató aláírását, c) azonosító sorszámot, d) az igazolvány kiállításának napját és az érvényesíthetőség évét, e) érvényességre vonatkozó adatot, f) az igazolvány egyedi azonosítóját (igazolványszám, adatchip azonosító), g) az igazolvány fajtájának megnevezését, h) azon felsőoktatási intézmény nevét és székhelyét (település nevét), amellyel a jogosult hallgatói jogviszonyban áll, i) a munkarend megjelölését. (4) A diákigazolvány a kiállítás napjától számított 8. évig érvényesíthető. A kedvezményekre vonatkozó jogosultságot az érvényesítés igazolja. 2. A diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatok ellátói (1) A diákigazolványok nyilvántartásával és adatkezelésével kapcsolatos feladatokat az Oktatási Hivatal (a továbbiakban: adatkezelő) látja el. (2) Az adatkezelő az egyes feladatait az adatfeldolgozókkal és a közreműködő intézményekkel együttműködve látja el. (3) A diákigazolvánnyal kapcsolatos intézményi feladatok a) adatkezelő által meghatározott módon adatot közöl a diákigazolvány igénylésének, érvényesítésének egyes folyamataival kapcsolatban, b) a fel nem használt érvényesítő matricát biztonságosan, elzárva tárolja, c) részt vesz a diákigazolványok igénylésében, az igazgatási szolgáltatási díjának beszedésében, kezelésében, d) érvényesíti a használatban lévő és bevonja az érvénytelen diákigazolványokat, e) vezeti az alábbi nyilvántartásokat: - az elektronikus igénylésről kinyomtatott és jogosulttal aláíratott ellenőrző adatlapot, - az igénylés elküldésének tényét és idejét, - az adatfeldolgozó adatszolgáltatása alapján a diákigazolvány egyedi azonosítóját, 2

3 - az érvényesítő matricák megrendelésének tényét és idejét, - a megrendelt érvényesítő matricák megérkezésének tényét és idejét, - a diákigazolvány érvényesítésének tényét és idejét, a kiadott érvényesítő matrica sorszámát, - a diákigazolvány bevonásának okát, tényét és idejét, - a diákigazolvány egyedi adatchip azonosítóját, - az igazgatási szolgáltatási megfizetett díjakat, - a jogosultságot igazoló igazolás adatait. 3. A diákigazolványra jogosultak köre (1) Diákigazolványra jogosult a Főiskolával minden hallgatói jogviszonyban álló hallgató (a továbbiakban: hallgató) továbbá a kormányközi és más oktatási együttműködési megállapodás vagy egyezmény alapján a Szolnoki Főiskolán tanuló, részképzésben részt vevő külföldi hallgató. (2) A hallgató diákigazolványra hallgatói jogviszonyának megszűnését követő március 31-ig (a jogviszony I. félévben történő megszűnése esetén), illetve október 31-ig (a jogviszony II. félévben történő megszűnése esetén) jogosult (a továbbiakban: érvényességi idő). 4. A diákigazolványok igénylésére vonatkozó általános szabályok (1) A diákigazolvány igényelhető a hallgatói jogviszony fennállásának ideje alatt. (2) Az elveszett, megsemmisült, megrongálódott diákigazolvány helyett új igazolvány igényelhető. (3) A hallgatónak azonos fajtájú diákigazolványból egyidejűleg csak egy érvényes diákigazolványa lehet. Több oktatási intézménnyel való egyidejű hallgatói jogviszony esetén a közreműködő intézmények sorrendjét a képzés munkarendje határozza meg. (4) Az igényelt diákigazolvány kiadásáig a felsőoktatási intézmény a hallgató kérésére az 1. sz. mellékletben meghatározott igazolást ad ki, mely igazolja a diákigazolványra való jogosultságot. A kiállított igazolás az utazási kedvezmények szempontjából ideiglenes diákigazolványnak minősül. Az igazolás a kiállítástól számított 60 napig érvényes. 5. A diákigazolvány típusai (1) A diákigazolvány típusai: nappali, esti, levelező, távoktatás és más sajátos igazolvány. (2)A diákigazolványok típusait az igazolványon feltüntetett felirat különbözteti meg: - a nappali képzés munkarendje szerinti diákigazolványt: nappali - az esti képzés munkarendje szerinti diákigazolványt: esti - a levelező képzés munkarendje szerinti diákigazolványt: levelező - a távoktatás képzés munkarendje szerinti diákigazolványt: távoktatás felirat jelöli. 3

4 6. A diákigazolványhoz kapcsolódó jogok és kedvezmények (1) A diákigazolvány igazolja a. a Főiskolával a hallgatói jogviszony fennállását; b. a jogviszonyban meghatározott utazási, kulturális és egyéb kedvezmények igénybevételére való jogosultságot; c. a hallgatói jogviszony alapján jogszabály szerint járó térítésekre és juttatásokra való jogosultságot; d. a diákigazolványhoz kapcsolódó, állam által nem garantált (kereskedelmi) kedvezményekre való jogosultságot. 7. A diákigazolvány igénylése (1) A felsőoktatásban a diákigazolvány csak elektronikus módon igényelhető. (2) A Főiskolára beiratkozott hallgató a diákigazolvány igénylést a Neptun Tanulmányi és Információs rendszerben (továbbiakban Neptun) kezdeményezi. (3) A hallgató a Neptun Pénzügyi modulján keresztül megfizeti az igazgatási szolgáltatási díjat. (4) A Főiskola ellenőrzi a (2) és (3) bekezdésben foglaltak teljesítését szükség esetén felhívja a hallgatót a hiányok pótlására és a hiánytalan igénylésnek az intézményhez érkezését követő 15 napon belül a) rögzíti a Neptun használatával a diákigazolvány igénylésének és a díj befizetésének tényét, b) a Főiskola képviseletére jogosult személy hitelesíti az igénylést és továbbítja azt az adatkezelő részére. (5) A diákigazolvány-igénylések akkor tekinthetők érvényesnek, ha az intézmény szerepel az adatkezelő által vezetett intézményi adatbázisban. (6) Az adatkezelő a Főiskola által továbbított adatokat összesíti a FIR-ben szereplő adatokkal. Amennyiben eltérés mutatkozik, azt meg kell vizsgálni és a Főiskola az eltérés okától függően intézkedik. (7) A Főiskola a hallgató részére a diákigazolvány igénylése nélkül igazolást ad ki: a) ha a diákigazolvány nem tartalmazza az oktatás, a gyakorlati képzés tényleges helyszínét, ebben az esetben a helyszínt az igazoláson fel kell tüntetni, b) annak a hallgatónak, aki hallgatói jogviszonyának megszűnését követően, de a diákigazolvány érvényességi idejének lejárata előtt elveszíti diákigazolványát, vagy diákigazolványa a jogosultságok igazolására alkalmatlanná válik. Ilyen esetekben az igazoláson az intézmény és a munkarend rovatot a hallgató előző diákigazolványa alapján kell kitölteni. 8. A diákigazolvány-igénylés feldolgozása, előállítása és kiadása (1) Az igénylésre szolgáló Neptun felületen rögzített adatokat miután a Főiskola hitelesítette, az adatkezelő 15 napon belül továbbítja a diákigazolvány igénylést az Educatio Kft. közreműködésével a KEK KH-nak. 4

5 (2) A diákigazolvány előállításának ideje az igénylések az adatkezelőhöz történő beérkezésétől számított legfeljebb 45 nap. A KEK KH gondoskodik az igénylés adatainak ellenőrzéséről a személyi- és lakcímnyilvántartás alapján, és az igénylés adataihoz megfelelő fénykép és aláírás hozzárendeléséről, és a diákigazolványnak a hallgató igénylésben megadott címére történő eljuttatásáról. A KEK KH az igazolvány megküldésével egyidejűleg értesíti a Főiskolát a postázott diákigazolvány kiküldéséről, az igazolvány számának, egyedi adatchip azonosító számának és a postázás dátumának megküldésével. (3) A diákigazolvány-igénylés kérelem hiányos abban az esetben ha a) a KEK KH nyilvántartásában nem található az igénylés adataihoz hozzárendelhető fénykép vagy aláírás, b) a Főiskola a diákigazolvány igazgatási szolgáltatási díját határidőre nem utalta át az adatkezelő felé, c) ha a FIR-ben lévő adatok eltérnek az igénylésben szereplő adatoktól. (4) Hiányos igénylés esetén az adatkezelő a hiány észlelésétől számított 15 napon belül elektronikus úton felhívja a fizetésre kötelezettet a hiánypótlásra. A hiánypótlás az igénylésnek az igénylésre szolgáló felületen történő ismételt rögzítésével és továbbításával teljesíthető. Ez esetben az igénylés új igénylésnek minősül. (5) A hibás, továbbá a használatra alkalmatlan állapotban érkezett diákigazolványt a jogosult a Főiskolához juttatja el, aki jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisíti azt és kéri az újragyártást. Az adatkezelő megállapítja az eltérés okát, majd újragyártja a diákigazolványt, melynek teljes költségét az viseli, aki terhére a hiba felróható. (6) A diákigazolvány elkészítésének alapjául szolgáló adatok valóságtartalmáért a jogosult felel. 9. A diákigazolvány érvényesítése (1) A Főiskola a kiadott diákigazolványok érvényesítését hologramos érvényesítő matrica felhasználásával végzi. (2) Az érvényesítő matrica tartalmazza érvényességének időtartamát, a matrica sorszámát és a főiskola betűkódját. (3) Az érvényesítés határideje - az I. félévre érvényesítő matrica esetén: október a II. félévre érvényesítő matrica esetén: március 31. (4) A diákigazolványok érvényesítéséhez szükséges érvényesítő matricákat a Főiskola köteles megrendelni az érvényesítő matrica igénylőlapjának kitöltésével és annak az adatkezelő részére elektronikus úton történő eljuttatásával, az I. félévi érvényesítő matricák esetén július 15-ig, a II. félévre érvényes érvényesítő matricák esetén december 15-ig. (5) Az érvényesítés feltétele az adott félévre történő aktív státuszú regisztráció. A jogviszony szüneteltetésének időtartama alatt a Főiskola nem továbbít diákigazolvány igénylést és nem érvényesíti a hallgató diákigazolványát. (6) Az érvényesítés tényét és a kiadott érvényesítő matrica sorszámát a Főiskola köteles az érvényesítés határidejétől 10 napon belül az igénylésben alkalmazott elektronikus felületen keresztül az adatkezelő felé jelenteni. (7) Az adott tanévben fel nem használt érvényesítő matricákat a Főiskola a tanévet követő november 30. napjáig megsemmisíti. 5

6 A megsemmisítés tényéről és a megsemmisített matricák darabszámáról a Főiskola jegyzőkönyvet vesz fel, amit köteles az irattárban megőrizni. 10. A diákigazolvány bevonása (1) A Főiskola köteles a hallgatót felszólítani a diákigazolvány beszolgáltatására a következő esetekben: - a hallgatói jogviszony megszűnésekor - igazolás kiadásakor (2) Az intézmény köteles: - a bevont diákigazolványt 30 napon belül megsemmisíteni. A megsemmisítésről jegyzőkönyvet kell készíteni és az megőrizni, - a bevont diákigazolványok egyedi azonosítóját a bevonást követő 8 napon belül az adatkezelő által meghatározott módon átadja az adatkezelőnek. 11. A diákigazolvány díja (1) A diákigazolványért a hallgató igazgatási szolgáltatási díjat (a továbbiakban: díj) fizet. (2) A diákigazolvány díja: 1.400,- Ft. (3) A diákigazolvány díja térítési és intézményi díjat tartalmaz. A térítési díjat a diákigazolvány és az érvényesítő matrica előállításával, a diákigazolvány igénylés teljesítéséhez kapcsolódó adatkezeléssel, adatfeldolgozással, megszemélyesítéssel és fizikai előállítással kapcsolatban felmerülő költségek fedezetére kell fordítani. (4) A térítési díj a diákigazolványok esetén forint, amely az adatkezelő bevételét képezi. (5) A diákigazolvány díjából az intézményi díj diákigazolványonként 100 forint, mely a Főiskola bevétele. Az adatkezelő a Főiskola által elektronikusan továbbított igényléseinek adatkezelőhöz érkezésétől számított 5 napon belül a diákigazolványok díjainak 100 forinttal csökkentett részéről elektronikus számlát állít ki és küld meg a Főiskola részére, melyet a Főiskola 10 napon belül köteles kiegyenlíteni. (6) Az igénylés elutasítása, érvénytelenítése esetén nem kerülnek visszafizetésre a hallgatók részére. (7) A hallgató a matrica elvesztése esetén 3.500,- forintot köteles megfizetni a Főiskola részére. (8) A Főiskola nem továbbítja a diákigazolvány igénylést vagy nem érvényesíti a hallgató diákigazolványát, amíg a hallgató a (2), illetve a (7) bekezdésben meghatározott díjat meg nem fizeti. (9) Ha a diákigazolvány cseréje a Főiskola fenntartójának döntése miatt vált szükségessé, a diákigazolvány díja a fenntartót terheli. Amennyiben a hallgató személyes adatai változnak, a diákigazolvány díja a hallgatót terheli. 6

7 12. A diákigazolvány kezelésével kapcsolatos feladatok ellátása (1) A Főiskolán a diákigazolványok kezelésével kapcsolatos teendőket, feladatokat a Tanulmányi és Oktatásszervezési Központ (a továbbiakban: TOK) látja el. (2) A TOK a diákigazolványokkal kapcsolatos tevékenységeket a Neptunon keresztül végzi az SDA Kft. által kiadott DIÁKIGAZOLVÁNY Felhasználói dokumentációban rögzítettek alapján. 13. Záró rendelkezések (1) Ezen szabályzat a Főiskola Szenátusa 85/d/2012. (X.25.) számú határozatával érvényes és rendelkezéseit a 2012/13. tanévtől kell alkalmazni. Szolnok, október 25. Dr. Túróczi Imre rektor 7

8 1.sz.melléklet Melléklet a 362/2011. (XII. 30.) Korm. rendelethez Igazolás Igazolás sorszáma:. 1) A jogviszonyt igazoló intézmény a) neve: b) székhelyének címe: c) az oktatás, képzés tényleges helyének címe (ha az eltér a székhely címétől) 1 : 2) Igazolás típusa: diákigazolvány helyett kiállított 3) A jogosult a) neve: b) születési helye és ideje: c) a felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvényben meghatározott azonosító száma: d) lakcíme 2 : e) hallgató esetén az igénybevett oktatás, képzés munkarendje 3 : nappali esti levelező távoktatás más sajátos 4) Az igazolás kiállításának oka 4 : a) az oktatási igazolvány kiállítása folyamatban van b) hallgatói jogviszony megszűnt, de a diákigazolványra való jogosultság fennáll 5) Az igazolás kiállításának célja 5 : igazolja, hogy a fent nevezett személy az oktatási igazolványokról szóló kormányrendeletben meghatározott kedvezmények igénybevételére a 6. pontban meghatározott időpontig jogosult 6) Az igazolás érvényességének ideje 6 :... (év)... (hó)... (nap)...(település neve),... (év)... (hó)... (nap) bélyegző lenyomata az intézmény vezetőjének vagy az általa megbízott személynek az aláírása 1 Az alapító okiratban szerepelő azon telephely címe, ahol a tanuló iskolai oktatásban részesül. Ha a tanuló több feladatellátási helyen veszi igénybe az oktatást, akkor azt a telephelyet kell megadni, ahol a legmagasabb óraszámban tanul. 2 Az utazási kedvezmény igénybevétele szempontjából érintett lakcím lehet az állandó lakóhely vagy a tartózkodási hely teljes címe. 3 A megfelelő rész aláhúzandó! 4 A megfelelő rész aláhúzandó! 5 Az igazolás kiállításának célja nem változtatható meg! A megfelelő rész aláhúzandó! 6 Az igazolás érvényességi ideje a 4. a) pont esetén 60 nap. A 4. b) pont esetén a kiadott igazolás érvényességi ideje a jogviszony első félév végén történő megszűnése esetén a megszűnést követő március 31. napja, a jogviszony második félév végén történő megszűnése esetén a megszűnést követő október 31. napja.