KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 KŐKERT Kőbányai Kerületgondnoksági és Településüzemeltetési Non-profit 1107 Budapest, Basa utca 1. KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT KIADÁS VERZIÓSZÁMA: 08 KIADÁS DÁTUMA: KAPCSOLÓDÓ SZABÁLYZATOK: - AKTUALIZÁLÁSÉRT FELEL: - OLDALAK SZÁMA: 24 Szabályzatot készítette: Szabályzatot ellenőrizte: Szabályzatot jóváhagyta: Ecovis Hungary és Kálmánné Csernus Gabriella Dr. Széll Richárd jogtanácsos Szabó László ügyvezető JELEN SZABÁLYZAT A 2019/3 SZÁMÚ ÜGYVEZETŐI UTASÍTÁS KIADÁSÁVAL LÉP HATÁLYBA, NAPON.

2 VÁLTOZÁSOK NYILVÁNTARTÁSA KIADÁS SZÁMA DÁTUMA A VÁLTOZTATÁS HELYE Új kiadás Aktualizálás Aktualizálás Aktualizálás Aktualizálás Aktualizálás Aktualizálás Aktualizálás, új munkakörök 2/24

3 TARTALOMJEGYZÉK I. A SZABÁLYZATBAN HASZNÁLT FOGALMAK, A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA A szabályzatban leggyakrabban használt fogalmak: A Szabályzat célja: A Szabályzat hatálya:...5 II. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK TERVEZÉSE Az éves összesített közbeszerzési terv (továbbiakban:,,közbeszerzési terv ): Éves statisztikai összegezés:...6 III. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOKBAN RÉSZTVEVŐ SZEMÉLYEK : Bonyolító: Bírálóbizottság: Döntéshozó Összeférhetetlenség Jogosultságok, szerepkörök az EKR rendszerben: IV. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSANAK SZABÁLYAI A jogorvoslati eljárással kapcsolatos feladatok Szerződésmódosítás V. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK BELSŐ FELELŐSSÉGI RENDJE A Döntéshozó felelősségi köre: A Bírálóbizottság felelősségi köre: Megbízott szakértők felelősségi köre: VI. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK DOKUMENTÁLÁSA VII. BELSŐ ELLENŐRZÉS VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK /24

4 A közbeszerzésekről szóló évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt. ) 27. (1) bekezdésében meghatározott kötelezettségének eleget téve a közbeszerzési eljárások előkészítését, lefolytatását, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a Kőkert Kőbányai Nonprofit. (továbbiakban Kőkert Kft.) nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét a Kőkert Kft. jelen szabályzat szerint szabályozza. I. A SZABÁLYZATBAN HASZNÁLT FOGALMAK, A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA 1. A szabályzatban leggyakrabban használt fogalmak: Közbeszerzési Hatóság: a Kbt.-ben meghatározott alapelvek és célok érvényesülését elősegítő, kizárólag az Országgyűlésnek alárendelt központi költségvetési szerv. A Hatóság keretében működik a Közbeszerzések Tanácsa, illetve a jogorvoslati eljárásokat elbíráló Közbeszerzési Döntőbizottság. Bonyolító: a közbeszerzési eljárásokat a Kbt. és a vonatkozó jogszabályok (eljárásjogi és anyagi jogi) előírásainak megfelelően megbízási jogviszony keretében lefolytató külső szervezet, vagy személy felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó (a továbbiakban: FAKSZ) bevonásával látja el. Becsült érték: a közbeszerzés becsült értéke a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért az adott piacon általában kért vagy kínált, általános forgalmi adó nélkül számított, teljes ellenszolgáltatás értendő. Opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén a teljes ellenszolgáltatásba az opcionális rész ellenértékét is bele kell érteni. A közbeszerzés becsült értékébe bele kell számítani az ajánlatkérő által a részvételre jelentkezők vagy az ajánlattevők részére fizetendő díjat vagy egyéb kifizetést (jutalékot) is, ha az ajánlatkérő ilyen jellegű kifizetést teljesít. Ha az ajánlatkérő a részekre történő ajánlattételt lehetővé teszi, akkor a közbeszerzés becsült értékébe minden rész értékét bele kell számítani. Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (EKR): az elektronikus közbeszerzési rendszer (továbbiakban EKR ) a Miniszterelnökség által üzemeltetett központi közbeszerzési nyilvántartás és a közbeszerzési eljárások elektronikus lebonyolítását támogató informatikai rendszer. Core: a Közbeszerzési Hatóság által üzemeltetett, elektronikus szerződésfeltöltő rendszer. 2. A Szabályzat célja: A Szabályzat meghatározza a közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét, a közbeszerzési eljárások dokumentálásának rendjét, összhangban a vonatkozó szabályzatokkal és jogszabályokkal. 4/24

5 3. A Szabályzat hatálya: A Szabályzat hatálya kiterjed a KŐKERT Kőbányai Kerületgondnoksági és Településüzemeltetési Non-profit Közhasznú Korlátolt Felelősségű Társaság költségvetése terhére kezdeményezett közbeszerzési szerződés, illetve építési vagy szolgáltatási koncesszió megkötése érdekében, a Kbt. szerinti közbeszerzési vagy koncessziós beszerzési eljárás lefolytatására. (a továbbiakban: Közbeszerzés ). A Társaság által kezdeményezett 2.1 pont szerinti közbeszerzések Kbt. rendelkezéseinek megfelelően történő lebonyolítására kizárólag a Társaság, mint ajánlatkérő, jogosult. A Társaság a közbeszerzési eljárásokat az Ügyvezető által írásban kijelölt munkavállaló(k), a Bonyolító és amennyiben szükséges műszaki-szakmai szakértő(k) közreműködésével látja el. II. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK TERVEZÉSE 1. Az éves összesített közbeszerzési terv (továbbiakban:,,közbeszerzési terv ): 1.1. A közbeszerzési terv tételesen tartalmazza a Társaság költségvetése terhére, a tárgyévre tervezett mindazon közbeszerzéseket, amelyek teljesítéséhez külső szolgáltatás és szolgáltató (beleértve a természetes személyeket és az általuk nyújtott szolgáltatásokat is) igénybevétele, bevonása szükséges Az Ügyvezető által írásban kijelölt munkavállaló készíti elő a közbeszerzési tervet. A közbeszerzési tervet az Ügyvezető utasításban adja ki minden év március 31-ig A közbeszerzési terv elkészítése előtt az ajánlatkérő indíthat közbeszerzési eljárást, amelyet a tárgyévre vonatkozó tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell. A közbeszerzési terv jóváhagyása nem jelenti egyben az abban megadott beszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét Az ajánlatkérő a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet - annak jóváhagyásával azonos eljárásban - módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is A közbeszerzési tervet, illetve módosításait a jelen Szabályzat 1. számú melléklete szerinti formában a Társaság honlapján kell közzétenni. A közbeszerzési tervet, illetve módosításait a hatályos jogszabályok szerinti tartalommal a Közbeszerzési Adatbázisban (a továbbiakban: KBA ) és az elektronikus közbeszerzési rendszerben (a továbbiakban: EKR ) kell közzétenni Az Ügyvezető által kijelölt munkavállaló felelős az Ügyvezető által jóváhagyott közbeszerzési terv folyamatos aktualizálásáért, illetve a közbeszerzési terv nyilvánosságának biztosításáért. 5/24

6 2. Éves statisztikai összegezés: Az Ügyvezető felelős az éves statisztikai összegezés elkészítéséért és közzétételéért a tárgyévet követő év június 30-i határidővel. III. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOKBAN RÉSZTVEVŐ SZEMÉLYEK 1. : 1.1. Közbeszerzési eljárások lefolytatása elsődlegesen a közbeszerzési referens feladata. Amennyiben a beszerzés tárgya szerinti, vagy egyéb a Kbt.-ben meghatározott szakértelem hiánya merül fel, a közbeszerzési referens eseti jelleggel a hiányzó műszaki-szakmai szakértelem pótlására egyéb személye(ke)t, szervezete(ke)t vonhat be, ide nem értve a jelen Szabályzat I. 1. pontban meghatározott Bonyolítót. Az eljárás lefolytatásába így bevont munkavállaló a bevonása szerinti eljárásokban az általa nyújtott szakértelem nyújtásával, teljes körűen osztozik a feladatok elvégzésében, illetve felelősségi körök vállalásában A közbeszerzési referens feladata a közbeszerzési eljárások lefolytatása során: együttműködik a Bonyolítóval; gondoskodik a Kbt. 43. szerinti adatok, dokumentumok nyilvánosságra hozataláról; gondoskodik a Kbt. 26. (1) bekezdése szerinti értesítések megtételéről; a beérkezett igények alapján a Bonyolítóval együttműködve elkészíti a közbeszerzési tervet és az Ügyvezető elé terjeszti jóváhagyásra; a közbeszerzési terv módosítását az Ügyvezető elé terjeszti jóváhagyásra; gondoskodik a közbeszerzési terv és a módosításainak honlapon és az EKR-ben történő közzétételéről; amennyiben az Ügyvezető döntése alapján a Társaság előzetes tájékoztatót készít, úgy gondoskodik az előzetes tájékoztató elkészítéséről és közzétételéről; az éves statisztikai összegezést az Ügyvezető elé terjeszti jóváhagyásra; javaslatot tesz az alkalmazandó eljárási rezsimre és az eljárásfajtára; megvizsgálja, hogy a közbeszerzési eljárás megindításához szükséges forrás rendelkezésre áll-e; hirdetmény közzététele nélkül induló közbeszerzési eljárás esetében a Szabályzat 4. mellékletének felhasználásával, hirdetmény közzétételével induló közbeszerzési eljárás esetében a Szabályzat 5. mellékletének felhasználásával előkészíti a közbeszerzési eljárás beszerzési adatlapját; az illetékes munkatársak, valamint a hiányzó műszaki-szakmai szakértelem pótlására bevont személye(ek), szervezet(ek) bevonásával biztosítja a felhívás és a közbeszerzési dokumentum végleges szövegéhez szükséges szakmai tartalmat (azon adatok, információk szövegszerű leírását, amelyek a beszerzés tárgyának pontos és részletes meghatározásához, az alkalmassági követelmények és az értékelési szempontok kialakításához szükségesek); véleményezi az ajánlati/ajánlattételi és részvételi felhívást, illetve a közbeszerzési dokumentumot és megküldi a beszerzési igény kezdeményezésért felelős munkavállalónak, illetve az Ügyvezetőnek; 6/24

7 2. Bonyolító: elkészítteti az Ügyvezető által kijelölt munkavállalóval a közbeszerzési dokumentum részeként megküldendő szerződéstervezetet; szükség esetén gondoskodik konzultáció, helyszíni bejárás tartásáról az ajánlattevők számára, az ajánlattételi határidőn belül, a Kbt. 54. (5) bekezdésében foglaltak esetén intézkedik a biztosíték visszafizetéséről; a Kbt a szerinti eljárásban, annak megindításával egyidejűleg gondoskodik az eljárást megindító felhívás, a közbeszerzési dokumentumok, majd az ajánlatok bontását követően haladéktalanul az ajánlattételre felhívott gazdasági szereplők nevének és címének, valamint az ajánlatok bontásáról készült jegyzőkönyvnek a Társaság honlapján történő közzétételéről, az EKR-ben érkezett, illetve az EKR Rendeletben meghatározott esetekben az EKR-en kívül érkezett kiegészítő tájékoztatáskérések fogadása, és továbbítása a Bonyolító részére; gondoskodik az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok érintett közreműködők részéről történő kitöltéséről, aláírásáról; előkészíti a megbízóleveleket aláírásra; gondoskodik az eljárás dokumentálásáról, valamint a keletkezett valamennyi dokumentum iktatásáról, elhelyezéséről és tárolásáról, illetve a Kbt.-ben meghatározottak szerinti megőrzéséről; a közbeszerzési eljárások során a keletkezett iratok eredeti példányainak, időrendben történő lefűzése és tárolása; a Bonyolítóval történő egyeztetés alapján intézkedik a bírálóbizottság (a továbbiakban: Bírálóbizottság ) összehívásáról; a Bírálóbizottsági ülésekről készített jegyzőkönyvek kezelése; az eljárás során keletkező szerződések és mellékleteik szignáltatása és az Ügyvezető általi aláíratása; a szerződés teljesítésről szóló tájékoztató elkészítése, gondoskodik a közbeszerzési eljárásban keletkezett dokumentumok EKR-be történő feltöltéséről; egy esetleges ellenőrzés során, az érintett eljárások teljes és valós iratanyagának biztosítása és az ellenőr részére történő átadása A közbeszerzési eljárásba közbeszerzési szakértelemmel rendelkező Bonyolítót lehet bevonni. A Bonyolító és a közbeszerzési referens az eljárás alatt egymás folyamatos tájékoztatására köteles. A kapcsolattartásról a megbízott Bonyolítóval kötött szerződésben rendelkezni kell Bonyolító feladata a közbeszerzési eljárások lefolytatása során: együttműködik az Ügyvezető által kijelölt munkavállalókkal, szakértőkkel; javaslatot tesz az alkalmazandó eljárási rezsimre és eljárás fajtájára; illetve véleményezi az Ügyvezető által kijelölt munkavállaló ez irányú javaslatát; összeállítja a részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívást és a közbeszerzési dokumentumot; 7/24

8 a Kbt a szerinti összefoglaló tájékoztatás az EKR-ban való rögzítése és ezzel egyidejűleg azon legalább három gazdasági szereplő nevének és címének megküldése a Közbeszerzési Hatóság részére, akiknek saját kezdeményezésre meg kívánja küldeni az eljárást megindító felhívást; a vonatkozó jogszabályban meghatározottak szerint ellenjegyzi az eljárást megindító felhívást és a közbeszerzési dokumentumokat, a Jogi szakértő által előkészített szerződéstervezetet; a jóváhagyott felhívást az EKR-ben megküldi közzétételre; tájékoztatást ad együttműködve a Bírálóbizottsággal az ajánlattevőknek a Kbt.-ben előírtak szerinti határidőn belül; a Bírálóbizottsági tagokkal együttműködve megválaszolja az érdeklődő gazdasági szereplők/ajánlattevők/részvételi jelentkezők általi kérdéseket és továbbítja a kiegészítő tájékoztatást az EKR-ben érdeklődő gazdasági szereplők részére indokolt esetben javaslatot tesz a hirdetmény vagy a közbeszerzési dokumentum módosítására, a hirdetmény visszavonására, a részvételi jelentkezési, illetve az ajánlattételi határidő meghosszabbítására; ellenőrzi az EKR által generált bontási jegyzőkönyvet szövegezését, szükség esetén kiegészíti a megfelelő tartalommal; és gondoskodik annak határidőben történő megküldéséről, a Kbt a szerinti eljárásban, annak megindításával egyidejűleg gondoskodik az eljárást megindító felhívás, a közbeszerzési dokumentumok EKR-ben történő közzétételéről; gondoskodik a Kbt oknak megfelelően a hiánypótlási felhívás, felvilágosításkérés, indokoláskérés kiküldéséről, a Bírálóbizottság javaslata alapján, a Ügyvezető által jóváhagyott szövegezés szerint; gondoskodik az eljárás dokumentálásáról; javaslatot tesz a Bírálóbizottság összehívására; a Bírálóbizottság közreműködésével lefolytatja az egyes beszerzési eljárások során szükséges tárgyalásokat; a lefolytatott tárgyalásokról jegyzőkönyvet készít és azt a tárgyalás befejezésekor minden jelenlévő ajánlattevővel aláíratja; gondoskodik az ajánlattevők Kbt. 79. (1) bekezdése szerinti tájékoztatásáról, a döntést követően, legkésőbb három (3) munkanapon belül; gondoskodik a Kbt. 80. szerinti előzetes vitarendezése adott válasz elkészítéséről és kiküldéséről; javaslatot tesz a közbeszerzési eljárás eredménytelenné nyilvánítására a Kbt ban megfogalmazott körülmények fennállása esetén; a közbeszerzési eljárás és annak részvételi szakaszának eredményéről írásbeli összegzést készít, gondoskodik az összegezés EKR-ben történő kiküldéséről; feladata a Kbt. 43. (1) bekezdése f) pontjában meghatározott adatoknak az EKRben és a CORE-ban (Közbeszerzési Hatóság szerződés nyilvántartó rendszere) való közzététele; az Ügyvezető által kijelölt munkavállalóval együttesen gondoskodik a közbeszerzési eljárásban keletkezett Bírálóbizottsági dokumentumok EKR-ben történő feltöltés előkészítéséről; az Ügyvezető jóváhagyását követően gondoskodik az éves statisztikai összegezés KBA-ba történő feltöltéséről; 8/24

9 a közbeszerzési terv nyilvánosságának biztosítása érdekében, gondoskodik a közbeszerzési terv és módosításainak EKR-ben és KBA-ban való közzétételről; gondoskodik az eljárás eredményéről szóló tájékoztató elkészítéséről és határidőben való feladásáról a Kbt. 37. (2) bekezdése szerint. a szerződés módosításáról szóló tájékoztató elkészítése és határidőben való feladása a Kbt. 37. (5) bekezdése szerint; a Kbt (5)-(6) bekezdéseiben foglaltak szerint a súlyos szerződésszegés, illetve az alkalmazott jogkövetkezmények bejelentése a Közbeszerzési Hatóságnak. 3. Bírálóbizottság: 3.1. Az ajánlatok elbírálása és értékelése, és a döntéshozó felé döntési javaslat megfogalmazása a Bírálóbizottság feladata A Bírálóbizottság tagjait és elnökét - eseti jelleggel - az Ügyvezető jelöli ki és bízza meg, figyelemmel arra, hogy a Bírálóbizottság tagjai között együttesen közbeszerzési, közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, pénzügyi, és jogi szakértelemmel bíró tag is legyen. A Bírálóbizottság létszáma legalább három fő A Bírálóbizottság akkor határozatképes, ha tagjainak többsége jelen van. A döntéseket egyszerű szótöbbséggel hozzák A Bírálóbizottság munkáját ülésein végzi, amelyről jegyzőkönyv készül. A Bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és a döntéshozatali javaslatot készít. A Bírálóbizottsági tagok bírálati lapokat kizárólag abban az esetben készítenek, ha döntési javaslatot elfogadására nem egyhangúlag kerül sor. A Bírálóbizottság feladata továbbá: a beérkezett jelentkezések, illetve ajánlatok bírálatát követően előkészíti az ajánlatban esetlegesen található nyilvánvaló számítási hiba javításához a Kbt. 71. szerinti számításokat, dokumentumokat; a Kbt. 71. szerinti esetben az ajánlattevőtől felvilágosítást kér; aránytalanul alacsony árat tartalmazó (Kbt. 72. ) vagy lehetetlen, túlzó, vagy aránytalan elemet tartalmazó (Kbt. 72. ) ajánlat esetén az ajánlattevőtől az említett szakaszok szerint adatokat és indokolást kér, az aránytalanul alacsony ár megállapításához szükséges számításokat elvégzi; javaslatot tesz a hiánypótlási felhívás, felvilágosításkérés, indokoláskérés megküldésére; javaslatot tesz arra vonatkozóan, hogy mely részvételi jelentkezések/ajánlatok érvénytelenek, illetve hogy van-e olyan Részvételre jelentkező/ajánlatevő, akit ki kell zárni az eljárásból; javaslatot tesz az összegezés elhalasztására vonatkozóan; jegyzőkönyvet készít a Bírálóbizottság üléséről; a bírálati jegyzőkönyvben indokolással ellátott javaslatot tesz a nyertes ajánlattevő(k)re, az eljárást lezáró döntésre; átadja a Ügyvezetőnek a döntéshozatalhoz szükséges összes dokumentumot; 9/24

10 jelzi indokolással ellátva ha a közbeszerzési eljárást a Kbt ban foglalt okból eredménytelenné kell/lehet nyilvánítani. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező bizottsági tag(ok) feladatai különösen: az eljárás előkészítésében, az esetleges piackutatás lefolytatásában való közreműködés; részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás és közbeszerzési dokumentum elő-, illetve elkészítésében szakmai szempontból történő közreműködés; műszaki, szakmai alkalmassági feltételek meghatározása; részvételi jelentkezések/ajánlatok átvizsgálása szakmai megfelelőség, a műszaki, szakmai alkalmasság szempontjából; részvételre jelentkezők/ajánlattevők által feltett szakmai kérdések megválaszolása; a szerződéstervezettel, illetve a szerződéskötéssel kapcsolatos szakmai kérdések kezelése; A pénzügyi szakértelemmel rendelkező bizottsági tag(ok) feladatai különösen: részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás és közbeszerzési dokumentum elő, illetve elkészítésében pénzügyi szempontból történő közreműködés; javaslattétel az Ügyvezető részére a közbeszerzési eljáráshoz szükséges rendelkezésre álló fedezet mértékére; pénzügyi, gazdasági alkalmassági feltételek meghatározása; részvételi jelentkezések/ajánlatok átvizsgálása pénzügyi megfelelőség szempontjából; részvételre jelentkezők/ajánlattevők által feltett pénzügyi kérdések megválaszolása; a szerződéstervezettel, illetve a szerződéskötéssel kapcsolatos pénzügyi kérdések kezelése; az aránytalanul alacsony ellenszolgáltatás esetén a szükséges pénzügyi vizsgálatok elvégzése; az eredményes közbeszerzési eljárás érdekében az Ügyvezető tájékoztatása a szerződéskötéshez szükséges pótfedezet rendelkezésre bocsáthatóságáról. A jogi szakértelemmel rendelkező bizottsági tag(ok) feladatai különösen: a szerződéstervezetnek az eljárást megindító felhívással és a közbeszerzési dokumentumokkal összhangban való összeállítása; részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás és közbeszerzési dokumentum elő, illetve elkészítésében jogi szempontból történő közreműködés; részvételi jelentkezések/ajánlatok átvizsgálása jogi megfelelőség szempontjából; részvételre jelentkezők/ajánlattevők által feltett kérdések megválaszolásában közreműködés; az eljárás lebonyolításával összefüggő jogi tájékoztatás nyújtása a Bírálóbizottság részére; a szerződéstervezettel, illetve a szerződéskötéssel kapcsolatos jogi kérdésekkel kapcsolatos tájékoztatás nyújtása a Bírálóbizottság részére; kötelező részvétel a közbeszerzési tárgyaláson az Ügyvezető által szükségesnek minősített esetekben; 10/24

11 közreműködik a szerződést érintő kérdések megválaszolásában; előkészíti a szerződés módosítását. A közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bizottsági tag(ok) feladatai különösen: részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás és közbeszerzési dokumentum elő, illetve elkészítése során a közbeszerzési jogi szakértelem, illetve tapasztalat biztosítása; kizáró okok, illetve az alkalmassági feltételek meghatározásában közreműködés; részvételi jelentkezések/ajánlatok bírálata; részvételre jelentkezők/ajánlattevők által feltett kérdések megválaszolásában közreműködés; az eljárás lebonyolításával összefüggő közbeszerzési jogi tájékoztatás nyújtása a Bírálóbizottság részére; a szerződéstervezettel, illetve a szerződéskötéssel kapcsolatos közbeszerzési kérdések kezelése; a közbeszerzési szakértelmet a Bírálóbizottság munkájában a Bonyolító, valamint az Ügyvezető által kijelöl munkavállaló biztosítja. 4. Döntéshozó 4.1. A közbeszerzési eljárásokban a döntéshozó feladatokat az Ügyvezető látja el. Az Európai Uniós támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetében a közbeszerzési eljárást megindító felhívás és a közbeszerzési dokumentumok összeállításánál a projektmenedzser véleményét is figyelembe kell venni. Az Ügyvezető döntését a projektmenedzser véleménye nem köti, jogosult attól eltérő tartalmú döntést hozni Az Ügyvezető feladatai továbbá: gondoskodik a Társaság Szabályzatának, éves beszerzési tervének, valamint azok módosításának elkészíttetéséről; jóváhagyja a közbeszerzési tervtől való eltérést; jóváhagyja az éves statisztikai összegezést a Közbeszerzési Hatóságnak minden év május 31-ig történő megküldése előtt; dönt az eljárás megindításáról; a pénzügyi szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag javaslatára a közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően dönt a rendelkezésre álló fedezet mértékéről; jóváhagyja a hirdetményt és a közbeszerzési dokumentumot; kijelöli a Bírálóbizottság tagjait; dönt a Bírálóbizottság javaslata alapján arról, hogy mely jelentkezések/ajánlatok érvénytelenek, illetve, hogy van-e olyan részvételre jelentkező/ajánlattevő, akit ki kell zárni az eljárásból; a Bírálóbizottság javaslata alapján jóváhagyja a hiánypótlási felhívást; a Bírálóbizottság javaslata alapján dönt az összegezés elhalasztásáról; az eredményes közbeszerzési eljárás érdekében a pénzügyi szakértelemmel rendelkező Bírálóbizottsági tag javaslatára az eljárást lezáró döntésben a szerződéskötéshez szükséges pótfedezet rendelkezésre bocsátásáról rendelkezhet; meghozza a Bírálóbizottság javaslata alapján a tárgyalásokat megelőző (közbenső) és az eljárást lezáró döntést; 11/24

12 gondoskodik a közbeszerzési eljárások alapján a szerződések megkötéséről, azok szükség esetén felmerülő módosításáról; 5. Összeférhetetlenség Az ajánlatkérő részéről az eljárásban résztvevő személyek - beleértve a döntéshozót is - kötelesek a 3. számú melléklet szerinti titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot tenni. 6. Jogosultságok, szerepkörök az EKR rendszerben: 6.1. Az EKR használatához a rendszerben az arra jogosult személy részéről történő regisztráció szükséges. A regisztráció egységes, ugyanazon természetes személy vagy jogi személy egy regisztrációval rendelkezhet A Társaság az alábbiak szerint határozza meg a Társaság nevében eljáró, az EKR-ben történő regisztrációra jogosultak körét, valamint a Társasá nevében az EKR alkalmazására vonatkozó jogosultságok gyakorlásának rendjét: Jogosultság Regisztráció, változásbejelentés: A Társaság nevében eljáró, az EKR-ben történő regisztrációra jogosult Szervezet szintű szerepkörök: Szervezeti tag (A felhasználó tagja a szervezetnek. A szervezeti szuper user tud a Társaság szervezetén belüli további szerepkör jogosultságot adni a felhasználóknak.) Szervezeti szuper user (A szerepkörrel rendelkező felhasználó módosíthatja a Társaság szervezetének adatait. A szervezethez való felhasználó csatlakozási kérelmeket elbírálhatja. A szervezethet csatlakozott felhasználónak a szervezeten belüli jogosultságait karbantarthatja, azaz hozzárendelhet, vagy elvehet tőlük szerepkört. Eljárásonként és ajánlatonként más-más szerepkört állíthat be a felhasználóhoz. A szervezeti szuper user szerepkört a Társaságot regisztráló felhasználó automatikusan megkapja) Közbeszerzési terv karbantartó (A szerepkörrel rendelkező felhasználó karban tudja tartani a közbeszerzési terveit, szerkeszteni és publikálni tudja a tervet) Jogosultsággal rendelkező személy: Szervezési munkatárs A Társasággal megbízási jogviszonyban vagy munkaviszonyban álló személy Szervezési munkatárs Bonyolító Bonyolító 12/24

13 Közbeszerzési eljárást létrehozó (A szerepkörrel rendelkező felhasználó jogosult a Társaság nevében új közbeszerzési eljárás előkészítésére és indítására) Eljárás jogosultság karbantartó (A szerepkörrel rendelkező felhasználó karban tudja tartani a Társaság tagjainak a szervezet eljárásaira vonatkozó jogosultságait. Új eljárásra vonatkozó jogosultságot tud létrehozni, meglévő jogosultságot vissza tud vonni) Eljárás szintű szerepkörök Közbeszerzési eljárás betekintő (A közbeszerzési eljárás adatait olvasási joggal megtekintheti) Közbeszerzési eljárást szerkesztő (A szerepkörrel rendelkező felhasználó a közbeszerzési eljárásban elindíthat eljárási cselekményeket, kivéve az eljárás szakaszát közvetlenül módosító eljárási cselekményeket, illetve FAKSZ ellenjegyzést. Az eljárásra jogosultságot adni más felhasználóknak nem tud.) Közbeszerzési eljárást irányító (A szerepkörrel rendelkező felhasználó a közbeszerzési eljárásban elindíthat eljárási cselekményeket, beleértve az eljárás szakaszát közvetlenül módosító eljárási cselekményeket is, kivéve FAKSZ ellenjegyzést. Az eljárásra jogosultságot adni más felhasználóknak nem tud.) FAKSZ ellenjegyző (Ezzel a szerepkörrel csak FAKSZ felhasználó rendelkezhet, csak ezzel a szerepkörrel lehet az eljárási cselekményekben a FAKSZ ellenjegyzése funkciót elindítani). Bonyolító Szervezési munkatárs A Társasággal megbízási jogviszonyban vagy munkaviszonyban álló személy Ügyvezető Bonyolító Bonyolító Az eljárásba bevont FAKSZ, amennyiben az EKR-ben közzétett FAKSZ névjegyzékben szerepel 6.3. Az egyes szerepkörök és az azokhoz tartozó jogosultságok további részletes leírását az EKR-t üzemeltető NEKSZT Kft. honlapján ( elérhető EKR Felhasználói Kézikönyvek tartalmazzák Az EKR-ben lefolytatott közbeszerzési eljárások esetén a Társaság nevében az EKR alkalmazására jogosult személyek nevét és jogosultságát a közbeszerzési eljárás tárgyában kelt beszerzési adatlap tartalmazza. Az Ügyvezető által a közbeszerzési eljárás megindítását 13/24

14 engedélyező aláírt beszerzési adatlapon megnevezett személyek a Társaság által jóváhagyott jogosultság szerint jogosultak az EKR alkalmazására Az Ügyvezető által kijelölt, közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkavállaló a közbeszerzési eljárás megindításáig köteles az Ügyvezető által aláírt beszerzési adatlap alapján kiosztani a jogosultságokat. A kötelezettsége alól abban az esetben mentesül, ha a jogosultság kiosztása során akadályba ütközik (így különösen üzemzavar, regisztráció, szervezethez való csatlakozás hiánya) A közbeszerzési eljárás tárgyában kiállított beszerzési adatlapon nem szereplő személyek részére a közbeszerzési referens vagy a Bonyolító kizárólag az Ügyvezető írásbeli jóváhagyását követően jogosult jogosultságot kiosztani, ennek hiányában a beszerzési adatlapon nem szereplő személyek a Társaság nevében nem jogosultak az EKR alkalmazására A közbeszerzési eljárás tárgyában kiállított beszerzési adatlapon nem szereplő személyek részére a szervezési munkatárs saját hatáskörben is jogosult jogosultságot kiosztani, ennek hiányában a beszerzési adatlapon nem szereplő személyek a Társaság nevében nem jogosultak az EKR alkalmazására Az EKR Rendeletben foglalt szabályokat a közbeszerzési eljárásban és a koncessziós beszerzési eljárásban, továbbá a tervpályázati eljárásban kell alkalmazni. Az EKR Rendelet szabályai a Kbt a szerinti közbeszerzési eljárásban is alkalmazandóak A Társaság és a gazdasági szereplők között a közbeszerzési eljárással kapcsolatos, a Kbt.- ben vagy végrehajtási rendeletében szabályozott írásbeli kommunikáció elektronikus úton, az EKR-ben történik, kivéve, ha az EKR Rendeletből más nem következik Az EKR használatáért a Társaság megindított közbeszerzési eljárásonként egységesen az EKR Rendelet 23. (1) bekezdésében meghatározott rendszerhasználati díjat köteles fizetni A Társaság a rendszerhasználati díjat az EKR üzemeltetőjének a honlapján közzétett számlaszámú számlájára köteles befizetni. A rendszerhasználati díjat a közbeszerzési eljárást megindító felhívásnak a Közbeszerzési Hatóság felé feladásra vagy nem hirdetménnyel induló eljárások esetében a gazdasági szereplők részére az EKR-ben történő megküldéséig kell megfizetni. A rendszerhasználati díj azon a napon minősül megfizetettnek, amely napon az EKR üzemeltetőjének számláján jóváírásra kerül A Bonyolító a rendszerhasználati díj befizetéséhez szükséges adatok továbbítja közbeszerzési referens részére, a rendszerhasználati díj megfizetéséért a közbeszerzési referens felelős. IV. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSANAK SZABÁLYAI 1. A közbeszerzési eljárás előkészítésében és lefolytatásában közreműködő munkavállalók és a Társasággal megbízási jogviszonyban álló személyek, szervezetek eljárásrendjére és a feladataira, valamint a közbeszerzési eljárás lefolytatására a Szabályzat III. pontjában foglalt rendelkezések mellett a mindenkor hatályos közbeszerzési törvény és végrehajtási rendeletei irányadók. 14/24

15 2. A jogorvoslati eljárással kapcsolatos feladatok Bonyolító igénybevétele esetén az eljárással szemben indított közbeszerzési döntőbizottsági, illetőleg bírósági eljárásban a Társaság képviselete kizárólag abban az esetben Bonyolító feladata, ha a Bonyolító és a Társaság között létrejött megbízási szerződésben a szerződő felek a Bonyolító feladataként rendelkeztek a jogorvoslati eljárásban történő képviseletről. 3. Szerződésmódosítás 3.1. A közbeszerzési szerződés, a keretmegállapodás, valamint építési és szolgáltatási koncesszió (a továbbiakban együtt: Szerződés ) tervezett feltételeit/szerződéstervezetet az Ügyvezető által írásban kijelölt munkavállaló készíti elő. A szerződést az Ügyvezető írja alá Eredményes közbeszerzési eljárás esetén a szerződés megkötésére a Kbt. előírásai szerint - a Döntéshozó eljárást lezáró döntésének megfelelően - kerülhet sor A Kbt a alapján, a szerződésnek, a felhívás, a közbeszerzési dokumentum feltételei, illetőleg az ajánlat tartalma alapján meghatározott része akkor módosítható, ha a Kbt.-ben meghatározott feltételek fennállnak. Amennyiben a Kbt (6) bekezdésében, valamint a ában meghatározott tilalmi korlátok bármelyike teljesül, akkor a szerződés módosítása nem lehetséges A szerződés módosításának szükségességéről és lehetőségéről az Ügyvezető által a szerződés teljesítésért felelős munkavállaló haladéktalanul köteles tájékoztatni az Ügyvezetőt. Utóbbi dönt a szerződés módosításáról A közbeszerzések lefolytatásának eredményeként megkötött szerződések teljesítését, a közbeszerzési eljárásban előírt kizáró ok alá nem tartozó alvállalkozók bejelentését, alvállalkozók cseréjét, folyamatosan figyelemmel kell kísérni. E kötelezettségért az Ügyvezető által a szerződés teljesítésért felelős munkavállaló felel A szerződés módosításáról, illetőleg teljesítéséről a Bonyolító határidőben elkészíti a külön jogszabályban meghatározott minta szerinti tájékoztatót, majd annak Ügyvezető általi jóváhagyását követően gondoskodik annak Kbt.-ben írtak szerinti közzétételéről. A szerződés teljesítésével kapcsolatos információkat a gazdasági ügyintéző haladéktalanul megküldeni az Ügyvezető által kijelölt, közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkavállaló részére a tájékoztató határidőben történő elkészítése érdekében. V. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK BELSŐ FELELŐSSÉGI RENDJE 1. A Döntéshozó felelősségi köre: A Döntéshozó felel a közbeszerzési dokumentumokra vonatkozó, továbbá minden, a közbeszerzési eljárás folyamán hozott, eljárást lezáró, illetve részvételi szakaszt lezáró döntésért. 15/24

16 2. A Bírálóbizottság felelősségi köre: 2.1. A Bírálóbizottság tagjai jelen Szabályzat III. pontjában foglalt rendelkezések szerint felelnek a Társaság jelen Szabályzatban foglalt feladatának, a Kbt-nek és a vonatkozó jogszabályoknak megfelelő teljesítéséért, valamint a közbeszerzési eljárás lefolytatásához szükséges, és a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés törvényességéért. 2.2 A Bírálóbizottság tagjai együttesen felelnek az egyetértő szavazatukkal támogatott bizottsági javaslatért. 3. Megbízott szakértők felelősségi köre: 3.1. Megbízott szakértő felkérése esetén a szakértő felel az általa adott javaslatért és az eljárás Kbt. szerinti lefolytatásáért, illetve a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelem felel az általa adott szakmai javaslatért A megbízott szakértő felel minden olyan neki felróható intézkedésért, mulasztásért, illetve az abból származó kár, költség, bírság megfizetéséért, amely a jogszabályi előírások be nem tartása folytán keletkezik A közbeszerzési eljárás során közreműködő megbízott szakértő az általa konkrét közbeszerzési eljárásban okozott károkért a polgári jog szabályai alapján felel. Erre vonatkozóan a megbízott szakértővel a feladat ellátására kötött szerződésben rendelkezni kell. VI. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK DOKUMENTÁLÁSA 6.1. A közbeszerzési eljárásokat azok előkészítésétől az eljárás alapján megkötött szerződés teljesítéséig írásban dokumentálni kell. Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Az iratok megőrzéséért az Ügyvezető által írásban kijelölt munkavállaló felelős Az eljárások lefolytatásával kapcsolatban felmerülő valamennyi adminisztrációs kötelezettség az Ügyvezető által írásban kijelölt munkavállalót, illetőleg a Bonyolítót terheli a jelen Szabályzat III. pontjában meghatározottak szerint A papír alapon lefolytatott közbeszerzési eljárások során keletkezett iratok eredeti példányát az eljárások lezárásig a bonyolító őrzi, majd az eljárás eredményéről szóló tájékoztató hirdetmény feladását követő legkésőbb nyolc (8) munkanapon belül átadja az Ügyvezető által kijelölt munkavállaló részére, aki gondoskodik az eljárás iratainak öt (5) évig való megőrzéséről [Kbt. 46. (2) bekezdése] Elektronikus közbeszerzési eljárás esetén az eljárás dokumentumait a Miniszterelnökség által üzemeltetett Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (EKR) tartalmazza és őrzi meg a Kbt.-ben előírt határidőig. 16/24

17 VII. BELSŐ ELLENŐRZÉS A lefolytatott közbeszerzési eljárásokat a Budapest Főváros X. kerület Kőbányai Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Belső Ellenőrzési Főosztálya belső ellenőrzési éves terv szerint jogosult ellenőrizni, amely kiterjed az eljárások szabályszerűségének vizsgálata mellett az elbírálás szempontjainak kiválasztására és azok érvényesítésére, valamint a szerződések megkötésére, módosítására és teljesítésére. VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. E Szabályzat az ügyvezető aláírásának napján lép hatályba. A Szabályzat rendelkezéseit a hatályba lépése után megkezdett közbeszerzésekre, valamint az annak alapján megkötött közbeszerzési szerződésekre és jogorvoslati eljárásokra kell alkalmazni. 2. A jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a Társaság minden korábbi Közbeszerzési Szabályzata hatályát veszti. 3. A jelen Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a Kbt., a Kbt. végrehajtási rendeletei, valamint az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet, vonatkozó rendelkezési irányadók. Budapest, március 4. Szabó László ügyvezető 17/24

18 1. számú melléklet KŐKERT Kőbányai Kerületgondnoksági és Településüzemeltetési Non-profit Közhasznú Korlátolt Felelősségű Társaság évi közbeszerzési terve A közbeszerzés tárgya Közbeszerzés tervezett mennyisége Irányadó eljárásrend Tervezett eljárás típusa Az eljárás megindításának tervezett időpontja A szerződéskötés tervezett időpontja 18/24

19 2. számú melléklet Bírálóbizottság tagjának megbízása 1. A közbeszerzésekről szóló évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 27. (4) bekezdésében foglaltakra figyelemmel, a KŐKERT Kőbányai Kerületgondnoksági és Településüzemeltetési Non-profit Közhasznú Korlátolt Felelősségű Társaság Közbeszerzési Szabályzata alapján a Társaság... tárgyú közbeszerzési eljárásában megbízom az alábbi személyt, hogy az eljárásban a Bírálóbizottság... szerinti szakértelemmel rendelkező tagjaként/ elnökeként részt vegyen: Név: Megbízott aláírásával kijelenti, hogy a megbízást elfogadja. 3. A megbízás az eljárás lezárásáig tart. 4. Megbízott a Kbt., valamint a KŐKERT Kőbányai Kerületgondnoksági és Településüzemeltetési Non-profit Közhasznú Korlátolt Felelősségű Társaság Közbeszerzési Szabályzatának alapján jogosult és köteles eljárni. Kelt: Ügyvezető (Megbízó).. Bírálóbizottsági tag (Megbízott) 19/24

20 3. számú melléklet Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat Alulírott Név:... Eljárás tárgya:... A KŐKERT Kőbányai Kerületgondnoksági és Településüzemeltetési Non-profit Közhasznú Korlátolt Felelősségű Társaság, mint Ajánlatkérő fenti tárgyú közbeszerzési eljárásával kapcsolatban, mint az eljárás előkészítésébe/eljárásba bevont személy kijelentem, hogy velem szemben a közbeszerzésekről szóló évi CXLIII. törvény 25. -ában meghatározott összeférhetetlenségi ok nem áll fenn. Egyúttal kijelentem, hogy a fenti közbeszerzési eljárás során tudomásomra jutott információkat kizárólag az eljárásban használom fel, és a tudomásomra jutott üzleti titkot megőrzöm. Kelt:.. aláírás 20/24

21 BESZERZÉSI ADATLAP 1 I. A beszerzés adatai A beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezető: A beszerzés tárgya: A beszerzés típusa: 4. melléklet A beszerzés becsült értéke a Kbt szerint (nettó Ft):.,- Ft Pénzügyi finanszírozás forrásának megjelölése: A rendelkezésre álló pénzügyi fedezet (nettó Ft):.,- Ft Szerződés időtartama (teljesítés határideje): Közbeszerzési eljárási rezsim és az eljárás fajtája: Hivatkozás az éves közbeszerzési tervre: Nemzeti eljárásban az ajánlattételre felhívni kívánt társaságok: Cég név Címe Telefonszám EKR azonosító Javaslat a felelősségi rendre : Bonyolító: Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó: Ügyvezető: A Bírálóbizottság tagjai: közbeszerzési szakértő: jogi szakértő pénzügyi szakértő: közbeszerzés tárgya szerinti: A Bírálóbizottság elnöke: Dátum: 1 Hirdetmény közzététele nélkül induló közbeszerzési eljárás esetében alkalmazandó adatlap. 21/24

22 A Társaság nevében tárgyi közbeszerzési eljárás tárgyában az EKR-ben eljárni jogosult személyek jogosultságának rendje: Közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkavállaló Közbeszerzési eljárás betekintő: Közbeszerzési eljárást szerkesztő Közbeszerzési eljárást irányító Közbeszerzési eljárást létrehozó Eljárás jogosultság karbantartó FAKSZ ellenjegyző A Kőkert Kft.-vel megbízási jogviszonyban vagy munkaviszonyban álló személy: (név) (név) (név) Bonyolító Bonyolító Bonyolító Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó Szervezési munkatárs beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezető II. A beszerzési eljárás megindításának engedélyezése A közbeszerzési eljárás megindításának eljárásjogi akadálya nincs. Megjegyzés: Dátum: / Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó A közbeszerzési eljárás megindítását engedélyezem. Dátum: Ügyvezető 22/24

23 BESZERZÉSI ADATLAP 2 I. A beszerzés adatai A beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezető: A beszerzés tárgya: A beszerzés típusa: A beszerzés becsült értéke a Kbt szerint (nettó Ft): Pénzügyi finanszírozás forrásának megjelölése: A rendelkezésre álló pénzügyi fedezet (nettó Ft): Szerződés időtartama (teljesítés határideje):.,- Ft.,- Ft Közbeszerzési eljárási rezsim és az eljárás fajtája: Hivatkozás az éves közbeszerzési tervre: Javaslat a felelősségi rendre Közbeszerzésért felelős munkatárs neve: Bonyolító: Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó: Ügyvezető: A Bírálóbizottság tagjai: közbeszerzési szakértő: jogi szakértő pénzügyi szakértő: közbeszerzés tárgya szerinti: A Bírálóbizottság elnöke: Dátum: 2 Hirdetmény közzétételével induló közbeszerzési eljárás esetében alkalmazandó. 23/24

24 A Társaság nevében tárgyi közbeszerzési eljárás tárgyában az EKR-ben eljárni jogosult személyek jogosultságának rendje: Közbeszerzési eljárás betekintő: Közbeszerzési eljárást szerkesztő Közbeszerzési eljárást irányító Közbeszerzési eljárást létrehozó Eljárás jogosultság karbantartó FAKSZ ellenjegyző A Kőkert Kft.-vel megbízási jogviszonyban vagy munkaviszonyban álló személy: (név) (név) (név) Bonyolító Bonyolító Bonyolító Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó Szervezési munkatárs beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezető II. A beszerzési eljárás megindításának engedélyezése A közbeszerzési eljárás megindításának eljárásjogi akadálya nincs. Megjegyzés: Dátum: / Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó A közbeszerzési eljárás megindítását engedélyezem. Dátum: Ügyvezető 24/24