BMS-Consulting Bt. ME-001-A dokumentumok és feljegyzések kezelése

Átírás

1 BMS-Consulting Bt. Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció ME-001-A dokumentumok és feljegyzések kezelése Hatálybaléptetés időpontja: Készítette:.... Ács Lajos cégvezető - minőségügyi vezető Ellenőrizte és Jóváhagyta:.... Ácsné Cseh Ildikó cégtulajdonos Figyelem! Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció, a BMS-Consulting Bt. tulajdona. Illetéktelen másolása nem megengedett! A dokumentum használata előtt győződjön meg annak érvényességéről! A dokumentum érvényes változata, a címen található meg. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 1 / 17

2 Tartalomjegyzék Fejezet oldal 1. CÉL ÉS ALKALMAZÁSI TERÜLET FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖR FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE A DOKUMENTUMOK KEZELÉSÉNEK FOLYAMATÁBRÁJA A DOKUMENTUMOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI A BELSŐ DOKUMENTUMOK KEZELÉSE Általános követelmények A belső dokumentumok formai követelményei, azonosítása A belső dokumentumok készítése Általános követelmények Új dokumentum készítése Dokumentumok módosítása A belső dokumentumok ellenőrzése A belső dokumentumok jóváhagyása A belső dokumentumok elosztása A belső dokumentumok visszavonása, archiválása A belső dokumentumok selejtezése A KÜLSŐ DOKUMENTUMOK KEZELÉSE Általános követelmények A külső dokumentumok azonosítása A külső dokumentumok elosztása A külső dokumentumok ellenőrzése A külső dokumentumok visszavonása, archiválása A külső dokumentumok selejtezése A FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE A FELJEGYZÉSEK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI A FELJEGYZÉSEK AZONOSÍTÁSA A FELJEGYZÉSEK KÉSZÍTÉSE A FELJEGYZÉSEK ELOSZTÁSA A FELJEGYZÉSEK MEGŐRZÉSE, ARCHIVÁLÁSA, A HELYI IRATTÁRAK KEZELÉSE Általános követelmények A helyi irattárak ellenőrzése A feljegyzések selejtezése AZ IIRD MESTERLISTA KEZELÉSE AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK KEZELÉSE DOKUMENTUMOK, FELJEGYZÉSEK MÁSOLÁSA KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK, FELJEGYZÉSEK INTEGRÁLT IRÁNYÍTÁSI RENDSZER DOKUMENTÁCIÓ I. KÉZIKÖNYVEK: II. ELJÁRÁSOK: Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) III. UTASÍTÁSOK: IV. FORMANYOMTATVÁNYOK: MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv MF-018-Dokumentumok elosztási jegyzéke MF-019-Tartalomjegyzék - Dosszié MF-021-Tartalomjegyzék - Helyi irattári dokumentumok nyilvántartása MF-022-Tartalomjegyzék - ARCHIV dokumentumok a Mester Példány Mesterlistája V. FELJEGYZÉSEK: MÓDOSÍTÁSI ÉS ELOSZTÁSI JEGYZÉK file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 2 / 17

3 1. Cél és alkalmazási terület 1. Cél és alkalmazási terület Az eljárás célja, a Társaság integrált irányítási rendszerében használt dokumentumok, és az alkalmazott feljegyzések azonosításának, készítésének, ellenőrzésének, jóváhagyásának, érvénybeléptetésének, elosztásának, átvizsgálásának, módosításának, visszavonásának, és archiválási rendjének meghatározása, annak érdekében, hogy a vonatkozó dokumentumok megfelelő verziói álljanak rendelkezésre mindenütt, ahol a minőségügyi rendszer eredményes működése szempontjából lényeges tevékenységet végeznek. Az eljárás hatálya kiterjed az integrált irányítási rendszerdokumentációban meghatározott összes dokumentumra, feljegyzésre és mindazon munkatársakra, alvállalkozókra vonatkozik, akik a rendszerhez tartozó dokumentumokat, feljegyzéseket készítik, az ehhez szükséges adatokat szolgáltatják, ezeket jóváhagyják, módosítják, ellenőrzik és kezelik. 2. Felelősségi és hatáskör Cégtulajdonos felelős: az új vagy módosított belső dokumentumok jóváhagyásáért, Minőségügyi Vezető felelős: Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció és annak Mesterlistájának naprakész állapotban tartásáért, (papír és elektronikus) Az új vagy módosított belső dokumentum ellenőrzéséért, az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentációba illesztéséért, a törzspéldány megőrzéséért, az elosztási helyek meghatározásáért, Érvénytelen belső dokumentumok visszavonásáért, archiválásáért, és selejtezéséért, A helyi irattárak időszakos ellenőrzéséért, Minden helyi irattár tulajdonos: A rábízott dokumentumok és feljegyzések átlátható módon való kezelésért, megőrzéséért, karbantartásáért, archiválásáért és selejtezéséért, az eljárásokban meghatározott feljegyzések alkalmazásáért, azok megfelelő, olvasható kitöltéséért és azonosíthatóságáért, a használt dokumentumok és feljegyzések állagmegóvásáért. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 3 / 17

4 3. Fogalom-meghatározások 3. Fogalom-meghatározások Dokumentum: információ és annak hordozója (lehet elektronikus vagy papír alapú). Kézikönyv: dokumentum, amely meghatározza egy szervezet (minőség-, környezet-, informatikai biztonság- stb.) irányítási rendszerét. Eljárás: a kézikönyvekben leírt tevékenységek végrehajtásának folyamatát leíró dokumentum, részletes feladat és felelősség megjelöléssel. Utasítás: az eljárásokban leírt folyamatokhoz kapcsolódó, illetve azokba beépülő, egyéb dokumentumokban nem szabályozott résztevékenységek végrehajtására vonatkozó előírások. Formanyomtatvány: a minőségirányítási rendszer által megkövetelt adatok, (információk) feljegyzésére használt dokumentum. Feljegyzés: dokumentum, amely rögzíti az elért eredményeket, vagy bizonyítja tevékenységek megtörténtét. (Egy formanyomtatvány feljegyzéssé válik, ha rajta adatokat rögzítenek) Jogi normatíva: jogszabály, vagy jogszabályi felhatalmazáson alapuló, országos hatáskörű szerv által kiadott kötelező érvényű előírások (törvény, rendelet, rendelkezés, közlemény), amelyek jogokat vagy kötelezettségeket állapítanak meg. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 4 / 17

5 4.1. A dokumentumok kezelésének folyamatábrája Kimenő dokumentum Bejövő dokumentum Belső dokumentum F KM D T folyamat (1/1 oldal) dokumentumok F = Felelős KM = KözreMűködik D = Döntést hoz T = Tájékoztatást kap KDF Vagy? Külső dokumentum beillesztése az irányítási rendszerbe (4.4.) CGT- CéGTuladonos - MInőségügyi Vezető BDF- Belső Dokumentum Felelős KDF - Külső Dokumentum Felelős ÉRF - ÉRintett Felek Belső dokumentum elkészítése vagy módosítása (4.3.) BDF Alap file formátum elküldése a dokumentum készítőjének (4.3.3.) Alap file formátum BDF ÉRF Dokumentum elkészítése vagy módosítása ( ) Módosítás leírás BDF Új dokumentum + módosítás leírás átadása papír és file formátumban ( ) Új dokumentum ÉRF Új dokumentum ellenőrzése (4.3.4) CGT Új dokumentum jóváhagyása (4.3.5.) Jóváhagyott új törzspéldány dokumentum Új dokumentum sokszorosítása (4.3.6.) (4.4.3.) Új dokumentum másolati példányok IIRD mesterlista módosítása (módosítási és elosztási jegyzék) (6.) IIRD Módosítások jegyzéke KDF ÉRF Új dokumentum átadása, régi dokumentumok visszavonása ( ) ( ) IIRD Elosztási jegyzék IIRD törzspéldány (papír és file), elhelyezése IIRD dossziéban, helyi irattárban ( ) Archivált file és papír dokumentumok file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 5 / 17

6 4.2. A dokumentumok kezelésének általános követelményei Minden dokumentumnak van karbantartási felelőse, melyet az IIRD Mesterlistájában határozunk meg. Bármely dokumentum átvevője vagy felhasználója tehet javaslatot bármely dokumentum megváltoztatására vagy új dokumentum elkészítésére, beszerzésére. Minden belső dokumentumnak van elektronikus törzspéldánya. A külső dokumentumok lehetnek csak elektronikus vagy csak papíralapon is. A papíralapú törzspéldányok létezését a Mesterlista határozza meg. Az IIRD Mesterlista mindezen információkat tartalmazza. Az Irányítási Rendszer Dokumentációba csak a Minőségügyi Vezető vagy megbízottja illeszthet be dokumentumot, a formai és azonosítási követelmények betartásával. Kötelezően előírtnak és szabályozottnak számít az a minőségügyi dokumentum, amely eljárásokkal vagy utasításokkal együtt vannak érvényesítve. Ezek érvényes kiadása az IIRD Mesterlistájában található meg. A helyi irattárak kezelője az a személy, akinek a dokumentumok ki vannak adva. (dokumentum tulajdonos vagy karbantartási Felelős) A helyi irattárak a dokumentumokat, rendszerint gyűrűs iratgyűjtőkben (továbbiakban dokumentum-gyűjtők) tárolják. Az egyes dokumentum-gyűjtők adott típusú dokumentumokat (belső dokumentumokat - eljárások, formanyomtatványok - vagy külső dokumentumokat) tartalmazhatnak. Ha megváltozik a dokumentum-gyűjtő tartalma, (új dokumentum, módosítás, visszavonás) a dokumentum tulajdonosnak, (Felelősnek) a változásnak megfelelően aktualizálnia kell a tartalomjegyzéket (kézzel vagy géppel). A szabályozott dokumentumokat tartalmazó dokumentum-gyűjtők tartalomjegyzékkel kell, hogy kezdődjenek. (MF-019-Tartalomjegyzék - Dosszié, vagy MF-021-Tartalomjegyzék - Helyi irattári dok. nyilvántartása) (Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció dosszié tartalomjegyzéke maga a Mesterlista.) A tartalomjegyzéknek minimálisan tartalmaznia kell a dokumentum-gyűjtőben szereplő dokumentumok azonosítóját vagy megnevezését és érvénybelépési dátumát A belső dokumentumok kezelése Általános követelmények Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció érvényes változata elektronikus formában, de csak olvasásra, rendelkezésére áll folyamatosan a: címen, PDF formátumban, ezért az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentációból píralapú törzspéldány nem készül. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció elektronikus szerkeszthető formanyomtatványai az: ftp://sftp.hosting.atw.hu/bmsconsulting/iird-rendszerepites/_bms- Formanyomtatvanyok/ címen található meg, az arra jogosultak részére, onnan mindig a legfrissebb érvényes állapot letölthető. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció papíralapú törzspéldány változata (ha létezik), minden arra jogosult munkatársunk rendelkezésére áll betekintésre, a Minőségügyi Vezető felelőssége mellett. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 6 / 17

7 A belső dokumentumok formai követelményei, azonosítása A belső dokumentumok típusai papír és fájl formátum azonosítása Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció IIRD-Integralt_Iranyitasi_Rendszer_Dokumentacio Minőségügyi Kézikönyv Minőségügyi Kézikönyv Melléklet Minőségügyi Eljárás Minőségügyi Eljárás Melléklet Cégvezetői Utasítás Munka Utasítás Minőségügyi Formanyomtatvány MK-XX- megnevezés MKM-XX- megnevezés ME-XX- megnevezés MEM-XX- megnevezés CU-XX- megnevezés MU-XX- megnevezés MF-XX- megnevezés A fejléc tartalma: Bal oldalon: cég logo Középen: cég neve, Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció / IIRD szint megnevezése, a dokumentum megnevezése (azonos a fájl nevével). Jobb oldalon: verzió: a verzió, a kiadás és a módosítás, ponttal elválasztott egységéből áll, dátum: a verzió érvénybeléptetési dátuma, figyelmeztető szöveg: győződjön meg annak érvényességéről! A lábléc tartalma: Bal oldalon: fájl neve Jobb oldalon: oldalszám / összes oldalszám A szöveges dokumentumok felépítése (kézikönyvek, eljárások): Címlap cég neve Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció kereszthivatkozás a dokumentum azonosítója és megnevezése a dokumentum verziószáma, hatálybaléptetés időpontja készítette, ellenőrizte, jóváhagyta neve, beosztása, dátuma, aláírása jogállás figyelmeztető szöveg Tartalomjegyzék Cél és alkalmazási terület Felelősségi és hatáskör Fogalom-meghatározások A tevékenységek leírása Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések Módosítási és elosztási jegyzék file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 7 / 17

8 A formanyomtatvány és melléklet típusú dokumentumok felépítése: A felépítést tekintve kétféle formátum létezik: Normál fej- és lábléces: Ezen fájlok esetében a fejlécek és láblécek tartalma és felépítése megegyezik a belső dokumentumok általános felépítésével. Formátuma azonban lehet álló vagy fekvő A/4-es elrendezésű. Kis fejléces: Ezen fájlok esetében a lábléc tartalma megegyezik a belső dokumentumok általános felépítésével. A fejléce azonban eltérően csak a formanyomtatvány nevét és verzióját tartalmazza 6 pontos betűkkel (pl.: MF-000-Kis fejléces formanyomtatvány - verzió: 1.0 / 2007.xx.xx.). Formátuma szintén lehet álló vagy fekvő A/4-es elrendezésű A belső dokumentumok készítése Általános követelmények A karbantartási felelős, mint készítő minden belső dokumentum címlapján is fel van tüntetve. Egy belső dokumentum elkészítésekor, vagy módosításakor az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentációba illesztés előtt ellenőrizni kell az adott dokumentumban meghivatkozott összes egyéb dokumentumot, hogy azok összhangban vannak-e az új vagy módosított dokumentummal Új dokumentum készítése Amennyiben új belső dokumentum elkészítésére merül fel igény a Minőségügyi Vezető az új belső dokumentum formai követelményeknek megfelelő fájl formátumú alapváltozatát, biztosítja a dokumentum készítője részére. A készítő, a vállalt határidőre elkészíti az új dokumentumot és átadja a Minőségügyi Vezető részére. Az új belső dokumentum verziója, az aktuális IIRD fő kiadásszámát és a 0. módosítás számot kapja Dokumentumok módosítása Amennyiben egy már meglévő belső dokumentum módosítására merül fel igény, a Minőségügyi Vezető biztosítja a készítő részére az aktuális belső dokumentum fájl formátumát. Belső dokumentumot csak a dokumentum karbantartási felelősének tudomásával lehet módosítani. A készítőnek módosítania kell az adott dokumentum címlapján a verziószámot és a hatálybalépés dátumát. Az IIRD Mesterlista módosításához, közölnie kell a Minőségügyi vezető részére a változtatás rövid leírását, mely az IIRD Mesterlista /3. Módosítások jegyzéke része lesz. A készítő, elkészíti a módosított dokumentumot, majd fájl formátumban átadja a Minőségügyi Vezető részére ellenőrzésre. A Formanyomtatványok között, a...\iv_szint-formanyomtatvanyok\iird_rendszerepites\ _Integralt_Iranyitasi_Rendszer_Dokumentacio könyvtár tartalma a Mester Példány. A Mester Példány formanyomtatványainak az aktuális érvényes listája, a Mester Példány Mesterlistája. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 8 / 17

9 A belső dokumentumok ellenőrzése Az új vagy módosított belső dokumentum elkészültét követően a Minőségügyi Vezető ellenőrzi, hogy az megfelel-e a jelen eljárásban felsorolt követelményeknek. Vissza kell utasítania, ill. a készítőnek javításra vissza kell küldenie a dokumentumot, ha az nem felel meg valamelyik követelménynek. Megfelelés esetén az ellenőrzés tényét a Minőségügyi Vezető, a jóváhagyást követően, az IIRD Mesterlista módosításával és közzétételével igazolja A belső dokumentumok jóváhagyása A belső dokumentumok jóváhagyása kétféle módon történhet: Papír alapon, aláírással, Elektronikus úton, -es jóváhagyással. Az ellenőrzött és megfelelő belső dokumentumot az IIRD mesterlistája alapján meghatározott törzspéldány formátuma szerint kell jóváhagyni. (papír és/vagy elektronikus) A jóváhagyás tényét az esetleges papír alapú aláírt törzspéldány, vagy elektronikus esetben a jóváhagyó -nek és mellékleteinek, a megőrzése jelenti. Nagy mennyiségű módosítás esetén, elektronikus jóváhagyás esetén, a Jóváhagyó a belső informatikai rendszeren keresztül nézi meg a teljes IIRD dokumentációt, és a jóváhagyás tényét -ben közli. Az elektronikus jóváhagyó levelet, a mellékleteivel együtt meg kell őrizni A belső dokumentumok elosztása A Minőségügyi Vezető az IIRD mesterlistája alapján meghatározza az elosztási helyeket és adathordozó típusát, (papír és/vagy elektronikus). Elektronikus formátumú átadás esetén a Minőségügyi Vezető csak elektronikus módon juttatja el az átvevőnek az új dokumentumot. A papírlapú másolatok átvételét az adott dokumentum törzspéldányán kell igazoltatni. Az értesítést küldő -t a Minőségügyi Vezető megőrzi, amely egyben az átvétel igazolását is jelenti. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció szerkeszthető formanyomtatványai, az arra jogosultak részére, az: ftp://sftp.hosting.atw.hu/bmsconsulting/iird-rendszerepites/_bms- Formanyomtatvanyok/ címen található meg, onnan mindig a legfrissebb érvényes állapot letölthető. A Minőségügyi Vezető a fájl formátumú törzspéldányt elhelyezi az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció megfelelő alkönyvtárába, felülírva a régit, a papír formátumú törzspéldányt (amennyiben létezik), lefűzi az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció törzspéldány dossziéjába. (a továbbiakban lásd: 6. Az IIRD Mesterlista kezelése) file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 9 / 17

10 A belső dokumentumok visszavonása, archiválása Egy dokumentum érvénytelennek számít: ha módosítás miatt vissza lett vonva, ha bele lett foglalva egy másik dokumentumba, vagy ha többé már nem alkalmazható. Belső dokumentumok esetén mindig a teljes dokumentumot vissza kell vonni. Minden, az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentációban történt változtatás esetén egyel nő annak verziószáma. Változtatás után, a teljes IIRD könyvtárból a Minőségügyi Vezető egy tömörített állományt készít (ZIP fájl), és azonnal el is helyezi az archív állományok között is. Ennek jelentőssége, a visszakereshetőség és egyben egy biztonsági másolat készítése is. A tömörített fájl elnevezése: IIRD-ver-x.y-200x.xx.xx., ahol x.y a verzió, a 200x.xx.xx. a verzió érvénybelépési dátumát jelenti. Az ily módon elnevezett, tömörített fájlt az archív dokumentumok könyvtárába helyezi át ( _ARCHIV\ ARCHIV-_Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció). Minden visszavont papír alapú dokumentumból a Minőségügyi Vezető a törzspéldányt lefűzi az MF-022-Tartalomjegyzék - ARCHIV dokumentumok dossziéjába. Az archív dosszié tartalomjegyzékén kiegészíti az archiválásra és megsemmisítésre szolgáló oszlopokat, a többi papíralapú másolati példányt megsemmisíti. A visszavonás tudomásulvételét követően, amennyiben a régi verzió nem kerül visszaadásra bármilyen okból a Minőségügyi Vezető részére megsemmisítésre, a régi dokumentum használatáért, annak tulajdonosa tartozik felelősséggel A belső dokumentumok selejtezése A dokumentum tulajdonos vagy megbízottja rendszeresen, de legalább félévente ellenőrzi az ARCHIV dokumentumok dossziéját. (MF-022-Tartalomjegyzék - ARCHIV dokumentumok) Az ellenőrzés során, amennyiben a KI-Selejtezés dátuma már eltelt, abban az esetben dönt a megsemmisíthetőségről. A Megsemmisítve/ dátum oszlopba bejegyzi a megsemmisítés dátumát, és elvégzi a megsemmisítést. Elektronikus adatok esetében az archív könyvtárban lévő fájlok megsemmisítése, azok végleges törlésével történik. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 10 / 17

11 4.4. A külső dokumentumok kezelése Általános követelmények Minden külső dokumentumnak, (vagy külső dokumentum csoportnak), van karbantartási felelőse, (azaz az érvényességért felelőse, a továbbiakban Felelős), melyet az IIRD Mesterlista tartalmaz. A karbantartásért és a megőrzésért felelős is lehet ugyanaz a személy, ami azt jelenti, hogy az IIRD Mesterlista csak a hivatkozását tartalmazza, a tényleges külső dokumentum a Felelős helyi irattárában található. Szükség esetén ezekről a dokumentumokról másolatot készíthető, melyek ellenőrzött, (van MF-018-Dokumentumok elosztási jegyzéke), vagy nem ellenőrzött példányokként kerülnek a felhasználóhoz A külső dokumentumok azonosítása A Külső Dokumentumok típusai Előírások-Útmutatók Információs kiadványok Szabványok TanúsítóHelyek Törvények-Rendeletek KDE-XX- megnevezés KDI-XX- megnevezés KDS-XX- megnevezés KDH-XX- megnevezés KDT-XX- megnevezés papír és fájl formátum azonosítása Külső dokumentumok lehetnek: Hatóságoktól származó dokumentumok (jogi normatívák), Előírások, Szabványok, Tanúsítóhely ajánlatkérő adatlapja, tanúsítványmintája Gépkönyvek, termékleírások, katalógusok, egyéb információs kiadványok, Vevőktől származó dokumentumok, Az egyéb érdekelt felektől származó egyéb dokumentumok (pl.: tanúsítványok, személyi anyagok) A külső dokumentumok elosztása A Felelős az IIRD mesterlistája alapján meghatározza az elosztási helyeket és adathordozó típusát. (papír és/vagy elektronikus), A Felelős a kívánt papír példányszámban lemásolja a dokumentumot. Fájl formátumú átadás esetén csak elektronikus módon juttatja el az átvevőnek az új dokumentumot, vagy értesítést küld a változásról. A papírlapú másolatok átvételét az adott dokumentum törzspéldányán kell igazoltatni. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 11 / 17

12 A Felelős a fájl formátumú törzspéldányt elnevezi és elhelyezi a számítógépes hálózat, arra kijelölt helyére, a papír formátumú törzspéldányt pedig lefűzi az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció törzspéldány dossziéjába, vagy a helyi irattárába az IIRD Mesterlista szerint. (a továbbiakban lásd: 6. Az IIRD Mesterlista kezelése) A külső dokumentumok ellenőrzése A külső dokumentumok naprakész állapotban tartását annak felelőse végzi. (lásd: Mesterlista, a továbbiakban: Felelős) A Minőségügyi Vezető vagy megbízottja rendszeresen, de legalább félévente ellenőrzi a külső dokumentumok helyi irattárát az IIRD mesterlista alapján. Az ellenőrzés során összeveti az érvényes mesterlistát, és a helyi irattárak tartalmát. Amennyiben eltérést tapasztal, intézkedést hoz a további teendőkről. (MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv) A külső dokumentumok visszavonása, archiválása Egy külső dokumentum érvénytelennek számít: ha módosítás miatt vissza lett vonva, (egészben vagy részlegesen) ha bele lett foglalva egy másik dokumentumba, vagy ha többé már nem alkalmazható. Külső dokumentumok részleges visszavonása, vagy részleges cseréje esetén, a külső dokumentum karbantartását végző a felelős. Minden visszavont külső dokumentumból a Felelős, egy törzspéldányt lefűz az MF-022- Tartalomjegyzék - ARCHIV dokumentumok helyi irattári dossziéjába, a többi papíralapú másolati példányt megsemmisíti. Minden visszavont elektronikus alapú külső dokumentum esetén, a Felelős kiegészítve átnevezi a fájlt: fájl neve -KI-200X Ahol a dátum, a KI-selejtezés jövőbeli legkorábbi dátumát jelentse. Az ily módon átnevezett fájlt a helyi irattár, archív külső dokumentumok könyvtárába helyezi át, az új fájlt pedig a helyére illeszti A külső dokumentumok selejtezése A külső dokumentum tulajdonos vagy megbízottja rendszeresen, de legalább félévente ellenőrzi a külső dokumentumai dossziéját. Az ellenőrzés során, amennyiben a KI-Selejtezés dátuma már eltelt, abban az esetben dönt a megsemmisíthetőségről, és elvégzi a megsemmisítést. Elektronikus adatok esetében az archív könyvtárban lévő fájlok megsemmisítése, azok végleges törlésével történik. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 12 / 17

13 5. A feljegyzések kezelése 5. A feljegyzések kezelése 5.1. A feljegyzések kezelésének általános követelményei A feljegyzések formátumának és jóváhagyásának kétféle módja lehet: o Papír alapú feljegyzés, melynek jóváhagyása, érvényesítése aláírással történik, o Elektronikus alapú feljegyzés, melynek érvényesítése -es jóváhagyással történik. A társaság munkatársainak, alvállalkozóinak az eljárásokban meghatározott feljegyzéseket és bizonylatokat alkalmazniuk és gyűjteniük kell a mindennapi munkájuk során, hogy a minőségügyi rendszer működéséhez elegendő számú és érvényes feljegyzés álljon rendelkezésre, és ez által az előírt követelményeknek való megfelelést bizonyítani lehessen. Minden feljegyzés-csoportnak van karbantartási felelőse (a továbbiakban Felelős), melyet az IIRD Mesterlistájában határozunk meg. (Egy konkrét feljegyzésnek csak megőrzése van, karbantartása a feljegyzés-csoportnak, azaz helyi irattárnak van.) Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció elektronikus formában, de csak olvasásra, minden arra jogosult felhasználó rendelkezésére áll folyamatosan az informatikai rendszerünkön, mely tartalmazza a minőségügyi feljegyzéseket is. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentációból píralapú törzspéldány nem készül. A minőségügyi feljegyzések a Minőségügyi Vezető által kezelt és védett fájlok, a nem kívánt módosítások elkerülése végett. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció feljegyzéseinek papír alapú változata (ha létezik), minden arra jogosult munkatársunk rendelkezésére áll betekintésre, a Minőségügyi Vezető felelőssége mellett. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentációba csak a Minőségügyi Vezető vagy megbízottja illeszthet be feljegyzést, a formai és azonosítási követelmények betartásával. A minőségügyi feljegyzéseken mindig szerepelnie kell a feljegyzés azonosító nevének, oldalszámának és amennyiben lehetséges a fájl nevének. A minőségügyi feljegyzéseket mindig olvashatóan kell kitölteni. A táblázat vagy nyomtatvány esetén az összes mezőt ki kell tölteni. Amennyiben valamelyik mező nem értelmezhető, akkor ki kell húzni. Ha javítani kell egy minőségügyi feljegyzésen egy bejegyzést, egyenes vonallal át kell húzni a hibásat, és fölé kell írni a jót. A javítás mellett szerepelnie kell a javítást végző kézjegyének és a javítás dátumának. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 13 / 17

14 5.2. A feljegyzések azonosítása 5. A feljegyzések kezelése A feljegyzések azonosíthatósága érdekében a papír, vagy elektronikus feljegyzések elnevezésénél figyelembe kell venni a feljegyzés témáját, azaz ún. beszédes elnevezéseket kell alkalmazni. (cégnév, téma, munkaszám stb.) Formanyomtatványból készült feljegyzések esetén a megnevezésnek, egyedi azonosítóként tartalmaznia kell a feljegyzés azonosítóját és esetleg a dátumot. Az olyan listák esetében, amelyek kitöltése folyamatos, az elnevezésnek tartalmaznia kell a dátumnak legalább az évszámát, vagy az időintervallumot. Minden helyi irattárban más-más lehet az elnevezési szisztéma, azonban következetesnek és beszédesnek kell lennie. Feljegyzés dokumentumok lehetnek: A minőségügyi rendszerben szabályozott, formanyomtatványból készült feljegyzések, Külső eredetű nem szabályozott feljegyzések (szerződések, árajánlatkérések, levelezések, stb.), A minőségügyi rendszerben nem szabályozott egyéb kézi, vagy gépi feljegyzések. (pl.: kézi feljegyzések, elektronikus levelezés) 5.3. A feljegyzések készítése Formanyomtatványból készült minőségügyi feljegyzés, csak szabályozott és ellenőrzés alatt tartott, érvényes formanyomtatványból készíthető. A Minőségügyi Vezetőnek folyamatosan biztosítania kell az érvényben lévő formanyomtatványok hozzáférhetőségét. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció szerkeszthető formanyomtatványai, az arra jogosultak részére, az: ftp://sftp.hosting.atw.hu/bmsconsulting/iird-rendszerepites/_bms- Formanyomtatvanyok/ címen található meg, onnan mindig a legfrissebb érvényes állapot letölthető. A minőségügyi feljegyzések készülhetnek csak kézzel vagy csak számítógéppel is. Minden feljegyzésen szerepelnie kell aláírásnak (elektronikus feljegyzés esetén névnek), és dátumnak A feljegyzések elosztása A Felelős az IIRD mesterlistája alapján meghatározza az elosztási helyeket és adathordozó típusát (papír vagy elektronikus), amennyiben szükséges. Fájl formátumú átadás esetén csak elektronikus módon juttatja el az átvevőnek az új feljegyzést. Amennyiben indokolt, a Felelős elosztási jegyzéken (MF-018-Dokumentumok elosztási jegyzéke) adja át a feljegyzést. A Felelős a fájl formátumú törzspéldány feljegyzést megfelelően elnevezi és elhelyezi az informatikai rendszer, arra kijelölt helyére, a papír formátumú törzspéldányt pedig, (ha létezik) lefűzi az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció törzspéldány dossziéjába, vagy a helyi irattárába az IIRD Mesterlista szerint. (a továbbiakban lásd: (6. Az IIRD Mesterlista kezelése) file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 14 / 17

15 5. A feljegyzések kezelése 5.5. A feljegyzések megőrzése, archiválása, a helyi irattárak kezelése Általános követelmények A minőségügyi feljegyzések a későbbiekben bizonyítékként szolgálhatnak, ezért gondosan kell kezelni azokat, (védve legyenek a környezeti ártalmak, károsodás, megsemmisülés, elveszés ellen) A helyi irattárak a feljegyzéseket, rendszerint gyűrűs iratgyűjtőkben (továbbiakban dokumentum-gyűjtők) tároljuk. Az egyes dokumentum-gyűjtők adott típusú dokumentumokat (belső dokumentumokat - eljárások, formanyomtatványok - vagy külső dokumentumokat, feljegyzéseket) tartalmazhatnak a témájuknak megfelelően. Ha megváltozik a dokumentum-gyűjtő szerkezete, (új feljegyzés csoportosítási módszer), a dokumentum tulajdonosnak, (Felelősnek) a változásnak megfelelően aktualizálnia kell a tartalomjegyzéket (kézzel vagy géppel). A szabályozott dokumentumokat tartalmazó dokumentum-gyűjtők tartalomjegyzékkel kell, hogy kezdődjenek (MF-019-Tartalomjegyzék - Dosszié). Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció feljegyzéscsoportjainak tartalomjegyzéke maga a Mesterlista. A tartalomjegyzéknek minimálisan tartalmaznia kell a dokumentum-gyűjtőben szereplő feljegyzések azonosítóját vagy megnevezését és dátumát. Amennyiben a helyi adottságok úgy kívánják, a feljegyzések is archiválhatók, az MF-022- Tartalomjegyzék - ARCHIV dokumentumok tartalomjegyzék segítségével külön helyen. Egyébként a feljegyzések megőrzési ideje, azok keletkezési, vagy archiválási dátumától kezdődik. A helyi irattárak kezelője az a személy, akinek a feljegyzések megőrzésre ki vannak adva. (helyi irattár tulajdonos) A helyi irattárak ellenőrzése A Minőségügyi Vezető vagy megbízottja rendszeresen, de legalább félévente ellenőrzi a helyi irattárakat az IIRD mesterlista alapján. Az ellenőrzés során összeveti az érvényes mesterlistát, és a helyi irattárak tartalmát. Amennyiben eltérést tapasztal, intézkedést hoz a további teendőkről. (MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv) A feljegyzések selejtezése A feljegyzés tulajdonos vagy megbízottja rendszeresen, de legalább félévente ellenőrzi a feljegyzések dossziéját. Az ellenőrzés során, amennyiben a KI-Selejtezés dátuma már eltelt, abban az esetben dönt a megsemmisíthetőségről, és elvégzi a megsemmisítést. Elektronikus adatok esetében az archív könyvtárban lévő fájlok megsemmisítése, azok végleges törlésével történik. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 15 / 17

16 6. Az IIRD Mesterlista kezelése 6. Az IIRD Mesterlista kezelése Az IIRD Mesterlista a kiadott szabályozott, és érvényes dokumentumok adatait tartalmazó naprakész jegyzék, amely a Minőségügyi Vezetőnél található egy eredeti példányban, papír és/vagy elektronikus alapon. A Mesterlista referenciaként szolgál a helyi irattárak tartalomjegyzékének ellenőrzéséhez. A mesterlista az alábbi információkat tartalmazza: a dokumentum megnevezése, a dokumentum verziója, (külső dokumentumoknál, azonosítója) a dokumentum dátuma, a dokumentum (feljegyzéseknél feljegyzéscsoport), karbantartásáért felelős neve a dokumentum megőrzésért felelős neve a dokumentum megőrzés formátuma, helye a dokumentum megőrzés ideje az archiválástól Egy új belső vagy külső dokumentum kiadásakor vagy egy régi visszavonásakor a Minőségügyi Vezető a változásnak megfelelően módosítja az IIRD Mesterlistán az adott dokumentum verzióját, dátumát, és kiegészíti az IIRD Mesterlista módosítási jegyzékét a változtatás rövid leírásával. A feljegyzések keletkezése és némelyik esetleges beillesztése a Mesterlistába, nem változtatja meg a Mesterlista verzióját, mivel a feljegyzések nem előíró jellegű dokumentumok! A módosított mesterlistát ezek után a A belső dokumentumok elosztása, a A külső dokumentumok elosztása, a A belső dokumentumok visszavonása, archiválása és a A külső dokumentumok visszavonása, archiválása a 5.4. A feljegyzések elosztása és a 5.5. A feljegyzések megőrzése, tárolása, archiválása, a helyi irattárak kezelése fejezetek szerint kell kezelni. Az IIRD Mesterlista naprakész állapotban tartásáért a Minőségügyi Vezető a felelős. 7. Az elektronikus dokumentumok kezelése Az elektronikus dokumentumok kezelésére önálló eljárás-utasítást vezettünk be. (Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003)) 8. Dokumentumok, feljegyzések másolása Belső dokumentumok, nem másolhatók sem papír, sem elektronikus változatban a Minőségügyi Vezető hozzájárulása nélkül. Külső dokumentumok másolása csak a külső dokumentum felelősének hozzájárulásával lehetséges. Külső vagy belső feljegyzések csak a Felelősének hozzájárulásával másolhatók. A nem szabályozott külső vagy belső dokumentumok, feljegyzések a megfelelő etikai és egyéb szabályok betartásával másolhatók. Ha a vevővel kötött szerződés előírja, akkor a minőségügyi feljegyzéseket a megegyezés szerinti időtartamra a vevő vagy képviselője részére rendelkezésére kell bocsátani (pl. átvétel). Más külső személy csak a Cégvezető engedélyével tekinthet be a minőségügyi feljegyzésekbe. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 16 / 17

17 9. Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések 9. Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció I. Kézikönyvek: II. Eljárások: Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) III. Utasítások: IV. Formanyomtatványok: MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv MF-018-Dokumentumok elosztási jegyzéke MF-019-Tartalomjegyzék - Dosszié MF-021-Tartalomjegyzék - Helyi irattári dokumentumok nyilvántartása MF-022-Tartalomjegyzék - ARCHIV dokumentumok a Mester Példány Mesterlistája V. Feljegyzések: Módosítási és elosztási jegyzék Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció törzspéldánya, elektronikus formában, de csak olvasásra, minden arra jogosult felhasználó rendelkezésére áll folyamatosan a belső számítógépes rendszeren. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció papíralapú törzspéldány változata minden arra jogosult munkatársunk rendelkezésére áll betekintésre, a Minőségügyi Vezető felelőssége mellett. A jelen dokumentum módosítási listájának elektronikus formája, az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció/Módosítások jegyzékén található. A jelen dokumentum elosztási listájának elektronikus formája, az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció/Elosztási jegyzékén található. file: ME-001-A_dokumentumok_es_feljegyzesek_kezelese 17 / 17