B. TÉMAKÖRÖK 3. FEJEZET ÉPÍTÉSÜGYI HATÓSÁGI ELJÁRÁSI CSELEKMÉNYEK

Átírás

1

2 Az építésügyi, az építésfelügyeleti és az örökségvédelmi hatóságnál foglalkoztatott köztisztviselők és kormánytisztviselők építésügyi vizsgájára és szakmai továbbképzésére vonatkozó részletes szabályokról szóló 487/2013. (XII. 17.) Korm. rendelet 2. melléklete szerinti ÉPÍTÉSÜGYI VIZSGA FELKÉSZÍTŐ TANANYAG B. TÉMAKÖRÖK 3. FEJEZET ÉPÍTÉSÜGYI HATÓSÁGI ELJÁRÁSI CSELEKMÉNYEK 1.1 változat az ÉTDR verziójához készült Az építésügyért felelős miniszter nevében jóváhagyom. Budapest, Dr. Pintér Sándor miniszter nevében: Magyar Mária főosztályvezető 1

3 Tartalomjegyzék JELEN OKTATÁSI KÉZIKÖNYVBEN HIVATKOZOTT ÁGAZATI JOGSZABÁLYOK ÉPÍTÉSÜGYI HATÓSÁGI ELJÁRÁSI CSELEKMÉNYEK BELÉPÉSI MÓDOK FELHASZNÁLÓ AZONOSÍTÁSA BELÉPÉSKOR Belépés Ügyfélkapuval REGISZTRÁCIÓ HATÓSÁGI OLDALON A hatósági regisztráció alapfeltétele Regisztráció lépései hatósági oldalon FELHASZNÁLÓI JOGOSULTSÁGOK ÉS SZEREPKÖRÖK Hatósági munkatársi jogosultságok Hatósági adminisztrátori jogosultságok Integrált ügyfélszolgálatos jogosultságok ÉTDR üzemeltetői jogosultságok ÁLTALÁNOS IRATKEZELÉSI MŰVELETEK Iratkezelési szabályzat Iratnézetek az ÉTDR-ben Érkeztetés Iktatás Szignálás Ügyintézői átvétel Hatósági iratok létrehozása Kiadmányozás Expediálás, kézbesítés ÁLTALÁNOS ÜGYINTÉZÉSI CSELEKMÉNYEK Eljárási cselekménycsoport/láncolat Ügyintézés megkezdése Előzmények csatolása Párhuzamos eljárások kezelése

4 3.5.5 Ügyfélkör megállapítása (Érintettek szerkesztése) Értesítés az eljárás megindításáról (Ügyfélértesítés) Betekintési jogosultságok adása és visszavonása (Megosztás) Pénzügyi előírások Hiánypótlási felhívás Helyszíni szemle Szakhatósági állásfoglalások beszerzése Döntés meghozatala az ÉTDR-ben Értesítés jogerőre emelésről ELLENŐRIZZE TUDÁSÁT!

5 Jelen dokumentum az építésügyi, az építésfelügyeleti és az örökségvédelmi hatóságnál foglalkoztatott köztisztviselők és kormánytisztviselők építésügyi vizsgájára és szakmai továbbképzésére vonatkozó részletes szabályokról szóló 487/2013. (XII. 17.) Korm. rendelet 1. sz. melléklet B) ÉTDR témaköréhez készült Oktatási kézikönyv (röviden: OKK) 3. fejezete. A jogszabályban előírt építésügyi vizsga B) ÉTDR témaköréhez a felkészülést jelen Oktatási kézikönyv, a Felhasználói kézikönyvek és a Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK) segítik. JELEN OKTATÁSI KÉZIKÖNYVBEN HASZNÁLT JELÖLÉSEK, RÖVIDÍTÉSEK: ÉTDR OKK FKK ÜF FKK ÜI FKK ÜSz FKK HA GYIK e-építés KAB ÉSZP Építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentációs Rendszer Oktatási kézikönyv (jelen dokumentum) Felhasználói kézikönyv ügyfelek számára Felhasználói kézikönyv ügyintézők számára Felhasználói kézikönyv ügyfélszolgálatosok számára Felhasználói kézikönyv hatósági adminisztrátorok számára Gyakran Ismételt Kérdések építésügyi szakmai portál ( Kormányablak Építésügyi Szolgáltatási Pont 4

6 JELEN OKTATÁSI KÉZIKÖNYVBEN HIVATKOZOTT ÁGAZATI JOGSZABÁLYOK Étv. Ket. az épített környezet alakításáról és védelméről szóló évi LXXVIII. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény 312. Korm.r. az építésügyi és építésfelügyeleti hatósági eljárásokról és ellenőrzésekről, valamint az építésügyi hatósági szolgáltatásról szóló 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 313. Korm. r. az Építésügyi Dokumentációs és Információs Központról, valamint az Országos Építésügyi Nyilvántartásról szóló 313/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 314. Korm. r. a településfejlesztési koncepcióról, az integrált településfejlesztési stratégiáról és a településrendezési eszközökről, valamint egyes településrendezési sajátos jogintézményekről szóló 314/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 343. Korm.r. az építésügyi és az építésfelügyeleti hatóságok kijelöléséről és működési feltételeiről szóló 343/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet 252. Korm. r. a településrendezési és az építészeti-műszaki tervtanácsokról szóló 5

7 3 ÉPÍTÉSÜGYI HATÓSÁGI ELJÁRÁSI CSELEKMÉNYEK 3.1 BELÉPÉSI MÓDOK FELHASZNÁLÓ AZONOSÍTÁSA BELÉPÉSKOR Az ÉTDR-ben aktív tevékenység (közreműködés) kizárólag regisztrált és bejelentkezett felhasználók által végezhető. Az ÉTDR aktív használatához tehát a felhasználó részéről el kell végezni a rendszerbe való regisztrációt (lásd. 3.2 Regisztráció hatósági oldalon című fejezet). Az aktív cselekmények végzésére nem jogosító betekintéshez nem kell ügyfélkapus regisztrációval rendelkezni, és nem szükséges az ÉTDR-ben regisztrálni, elegendő a betekintői jogosultság megadásával keletkeztetett egyedi kód használata. Az ÉTDR-be a felhasználói bejelentkezés (a felhasználó azonosítása és hitelesítése) háromféle módon történhet. A nyitó képernyőn ( tehát három azonosítási mód közül választhat a felhasználó: 1. Ügyfélkapus azonosítás 2. Tanúsítvány alapú azonosítás 3. Felhatalmazás alapú azonosítás Az ÉTDR a hatósági oldal felhasználói számára az ügyfélkapus azonosítást ajánlja, illetve ennek használatát feltételezi a segédanyagok elkészítésekor Belépés Ügyfélkapuval Az ÉTDR Ügyfélkapu alapú azonosítással való használatához a felhasználónak rendelkeznie kell Ügyfélkapu regisztrációval (lásd Regisztráció és belépés alapfeltétele című fejezet). Az Ügyfélkapu alapú belépést választva az ÉTDR átirányít az Ügyfélkapu belépési oldalára, ahol meg kell adni az ügyfélkapus felhasználónevet és jelszót. Sikertelen Ügyfélkapu bejelentkezés esetén nem lehetséges a belépés az ÉTDR-be sem. Az ügyfélkapus azonosító személyhez kötött egyedi azonosító, mely nemcsak az ÉTDR használatához, hanem egyéb elektronikus szolgáltatásokhoz is felhasználható. Ezért a visszaélések elkerülése érdekében fokozottan ügyelni kell arra, hogy ne kerülhessen 6

8 illetéktelen személyhez. Az ügyfélkapus felhasználónév és jelszó más személy számára történő átadása nem javasolt, sem kérelmezői sem hatósági oldalon! A sikeres azonosítást az Ügyfélkapu igazolja vissza, majd a felhasználót visszairányítja az ÉTDR felületére. A hatósági oldalon a belépés (azonosítás) módjára vonatkozó a részletes leírást lásd még: FKK ÜI 3.1. Felhasználó azonosítása c. fejezet FKK ÜSz 3.1. Felhasználó azonosítása c. fejezet 7

9 Dióhéjban: Az ÉTDR-ben aktív tevékenység (közreműködés) kizárólag regisztrált és bejelentkezett felhasználók által végezhető. Az ÉTDR a hatósági oldal felhasználói számára az ügyfélkapus azonosítást ajánlja. Az ügyfélkapus felhasználónév és jelszó személyhez kötött egyedi azonosító, más személy számára történő átadása nem javasolt! 8

10 3.2 REGISZTRÁCIÓ HATÓSÁGI OLDALON Az ÉTDR regisztrációs alapelve az, hogy a felhasználó saját maga regisztrál és jelentkezik be egy hatósághoz, ezzel mintegy kérelmezve a jogosultság megadását, melyet egy felsőbb szinten elbírálnak, majd adminisztrálnak A hatósági regisztráció alapfeltétele Ügyfélkapus azonosítás Az ÉTDR a hatósági oldal felhasználói számára az ügyfélkapus azonosítást ajánlja, ennek megfelelően a hatósági felhasználóknak mindenképpen rendelkezniük kell személyes Ügyfélkapuval. (lásd Regisztráció és belépés alapfeltétele című fejezet) Meghatalmazás (formanyomtatvány) Egyes hatósági jogosultságokat (hatósági adminisztrátor, integrált ügyfélszolgálatos) az ÉTDR központi adminisztrátora hagyja jóvá, ezért ezeknek a jogosultságoknak az igénylését külön formanyomtatványon kell megtenni (lásd Papír alapú regisztráció című fejezet). A meghatalmazás mellyel jogosultságot kap a munkatárs egy szerepkör betöltésére vezetői döntés, melynek központi jóváhagyását a meghatalmazott (regisztrálni kívánt felhasználó) online felületen történő regisztrációja kell megelőzze. A papír alapú regisztrációhoz szükséges formanyomtatványok az ÉTDR információs aloldalán elhelyezett, a linkről letölthető PDF dokumentumok: a) meghatalmazás építésügyi hatóságok, kormányhivatalok, járási hivatalok esetén, b) meghatalmazás egyéb szakhatóságok esetén, c) meghatalmazás kormányablakok és szolgáltatási pontok esetén, d) meghatalmazás településképi vélemény eljárásának gyakorlásához. A hatósági adminisztrátori és integrált ügyfélszolgálatos jogosultságok visszavonását szintén az ÉTDR központi adminisztrátora végzi, ezért ehhez is papíralapon beküldött formanyomtatványok szükségesek, melyek szintén a linkről tölthetők le: a) meghatalmazás visszavonása építésügyi hatóságok, kormányhivatalok, járási hivatalok esetén, b) meghatalmazás visszavonása egyéb szakhatóságok esetén, c) meghatalmazás visszavonása kormányablakok és szolgáltatási pontok esetén, d) meghatalmazás visszavonása településképi vélemény eljárásának gyakorlásához. 9

11 Minden hatóságnak legalább egy, legfeljebb három fő hatósági adminisztrátorral kell rendelkeznie. A többi hatósági felhasználó regisztrációját a hatósági adminisztrátor hagyja jóvá, és ő is osztja ki a hozzájuk tartozó szerepköröket, ezért ezen felhasználóknak csak online regisztrációt kell végezniük, azaz nem kell formanyomtatványt kitölteniük. Fontos: a meghatalmazás formanyomtatványon a meghatalmazott munkatárs nevét abban a formában kell szerepeltetni, ahogyan azt az ÉTDR számon tartja és természetesen a hatóság, hivatal nevét is a hivatalosan használt formában kell szerepeltetni! Ellenkező esetben a meghatalmazást nem lehet majd ÉTDR felhasználóhoz társítani, s így nem zárható le a regisztrációs folyamat. Helyi rendelet Az önkormányzati rendeleten alapuló jogosultságú szerveket az ÉTDR központi adminisztrátora csak a csatlakozási igény ismerete és a helyi rendelet megismerése után, egyedi vizsgálat eredményeként rögzíti. Ezért a településképi véleményezési eljárás ellátásához szükséges úgynevezett polgármesteri regisztrációhoz szükséges a településképi véleményezési eljárás szabályairól alkotott helyi önkormányzati rendelet hitelesített példányának beküldése is Regisztráció lépései hatósági oldalon Online regisztráció Az online regisztrációt minden hatósági felhasználónak el kell végeznie, mely az alábbi lépésekből áll: Az ÉTDR első használata alkalmával a felhasználónak regisztrálnia kell a rendszerben, mely a következő részekből áll: 1. a személyes adatok megadása, 2. az ÉTDR felhasználó típusának meghatározása, 3. a regisztráció lezárása (hatósági ügyintézői adatok megadása, hatóság kiválasztása). 1. Személyes adatok megadása A regisztráció első lépéseként ügyfélkapus belépést követően - az alábbi természetes személyazonosító adatokat kell megadni a SZEMÉLYES ADATOK MEGADÁSA űrlapon: a) titulus (pl. Dr, de pl. az Úr nem titulus!), b) vezetéknév (viselt vezetéknév), c) keresztnév (viselt keresztnév), d) 2. keresztnév, e) születési név (vezetéknév első és második keresztnév), 10

12 f) anyja neve (vezetéknév, első és második keresztnév), g) születési ország, h) születési település, i) születési dátum. A személyes adatokat a rendszer kizárólag azonosítási célra használja és engedélyt kér a felhasználótól eltárolásukhoz. Engedély hiányában (a felhasználó kiveszi a pipát a jelölő négyzetből) a személyes adatok nem kerülnek tárolásra, ezért azokat a felhasználónak minden belépéskor meg kell adnia. Amennyiben a személyes adatokat a rendszer eltárolhatja, a továbbiakban elég a felhasználónak az Ügyfélkapun történő belépés a rendszer használatához. Figyelem! A SZEMÉLYES ADATOK MEGADÁSA űrlapon azokat az adatokat kell megadni, melyeket az azonosításul választott módszer az azonosításhoz használ. Ügyfélkapu esetén ezek az ügyfélkapus tárhelyen olvasható adatok: név, születési név, születési hely és dátum, anyja neve. Ezeket az adatokat abban a formában kell megadni, ahogyan az ügyfélkapus tárhelyen olvashatók (pl. több keresztnév esetén ügyelni kell a helyes mezőkbe írásra)! Az adatok bevitelét követően a Mentés gombbal az adatok tárolásra kerülnek (a rendelkezéstől függően csak a bejelentkezés idejére, vagy tartósan). Az Elvet gombra kattintva a program kilép a menüből. Ügyfélkapus belépés esetén, a személyes adatok felhasználásával az ÉTDR elvégzi az ügyfélkapus viszontazonosítást. Sikeres viszontazonosítás esetén a regisztráció folytatódhat. 11

13 2. AZ ÉTDR FELHASZNÁLÓ TÍPUSÁNAK MEGHATÁROZÁSA Az ÉTDR-t nem csak az építésügyi hatósági és szakhatósági ügyintézők érhetik el és használják, hanem az eljárás ügyfelei és egyéb résztvevői is. Ezért az ÉTDR számára meg kell különböztetni a regisztráló felhasználó típusát. A hatósági felhasználóknak ezen a képernyőn a Regisztráció hatósági munkatársként hivatkozásra kell kattintani. 3. A regisztráció lezárása A regisztráció utolsó lépéseként meg kell adni a hatósági tisztviselői adatokat: a) monogram, b) hivatali cím, c) hivatali telefonszám formátumban, azaz a +36 országhívó után a kétjegyű körzetszám (Budapesten 1), majd a hatjegyű (Budapesten hétjegyű) telefonszám, d) faxszám, e) beosztás, f) iktatóbeli azonosító (abban az esetben kell megadni, ha az automatikus iktatási kapcsolat létrejön). Hatóság kiválasztása A hatósági regisztráció utolsó fázisában a felhasználónak ki kell választania azt a hatóságot, melynek alkalmazottjaként a jogosultságot kérelmezi. A hatóságlistában az ÉTDR használatára kötelezett valamennyi hatóság megtalálható. A gyorsabb kiválasztás érdekében érdemes a szűrő funkciót használni. 12

14 Hatóság kiválasztása integrált ügyfélszolgálatos regisztráció esetén Integrált ügyfélszolgálatos regisztráció esetén a felhasználónak egy virtuális hatósághoz kell regisztrálnia, azaz a hatóságlistában nem település szerint kell hatóságot keresnie, hanem e két lehetőség közül kell választania: a) Építésügyi Szolgáltatási Pont (Budapest V. kerület, ÉTDR üzemeltetői adminisztráció) b) Kormányablak, integrált ügyfélszolgálati iroda (Budapest V. kerület, ÉTDR üzemeltetői adminisztráció) 13

15 Hatóság kiválasztása polgármesteri regisztráció esetén A településképi véleményezési eljárás ellátásához szükséges polgármesteri regisztráció (a felhasználó itt is tulajdonképpen hatósági adminisztrátor lesz) esetén a felhasználónak az online regisztráció utolsó lépésével, azaz a hatóság kiválasztásával meg kell várnia, hogy a beküldött papír meghatalmazás és az évi LXXVIII. törvény (Étv.) 30/C. (3) bekezdés szerinti önkormányzati rendelet alapján az ÉTDR központi adminisztrátora létrehozza a hatóságot, és az megjelenjen a hatóságlistában. Ennek megtörténtét követően a felhasználó értesítést kap az ÉTDR központi adminisztrátorától. Arra kell figyelni, hogy polgármesteri regisztráció esetén a hatóságlistában nem a jegyzőt, hanem a polgármestert kell kiválasztani: A hatóság kiválasztásával és sikeres elmentésével az online regisztráció folyamata lezárult. Papír alapú regisztráció A hatósági adminisztrátori és integrált ügyfélszolgálatos jogosultságok igénylését a fentiekben ismertetett külön formanyomtatványokon kell megtenni: a kitöltött formanyomtatványt (meghatalmazás) papíralapú hiteles dokumentumként kell elkészíteni, valamint a meghatalmazott munkatárs és a meghatalmazó hatóság vezetője által hivatalosan alá kell írni, le kell pecsételni, majd az ÉTDR központi adminisztráció részére be kell küldeni. Településképi véleményezési eljárás ellátásához szükséges úgynevezett polgármesteri regisztráció igényléséhez a meghatalmazás mellett a településképi véleményezési eljárás szabályairól alkotott helyi önkormányzati rendelet hitelesített példányát is be kell küldeni. Postai úton: Lechner Lajos Tudásközpont Nonprofit Kft Budapest, Pf.:2. (a borítékra ráírni: ÉTDR REGISZTRÁCIÓ) Faxon: (1) fax számra elküldeni. 14

16 A meghatalmazást, valamint a "polgármesteri" regisztráció esetében a helyi önkormányzati rendeletet mindenképpen meg kell küldeni postai úton is. A regisztráció jóváhagyása A regisztrációt a) hatósági adminisztrátori és integrált ügyfélszolgálatos regisztráció esetén a papíralapú regisztrációt követően az ÉTDR központi adminisztrátora, b) hatósági felhasználó esetén a hatóság adminisztrátora fogja elfogadni vagy elutasítani. A beérkezett meghatalmazás formanyomtatvány és polgármesteri regisztráció esetén a helyi rendelet alapján az ÉTDR központi adminisztrátora elbírálja a regisztrációs kérelmet, és ennek megfelelően jóváhagyja vagy elutasítja a regisztrációt, melyről a felhasználó értesítést kap. A regisztráció elfogadását és a szerepkörök kiosztását követően a felhasználó jogosult az ÉTDR-ben a szerepköreihez rendelt hatósági cselekmények végrehajtására. Az ÉTDR fejlécében fentieknek megfelelően a felhasználó név alatt a hatósági felhasználói minőség is kijelzésre kerül. A hatósági oldalon a regisztráció lépéseinek részletes leírását lásd még: FKK ÜI 3.2 Regisztráció c. fejezet FKK HA 3. Hatósági adminisztrátori regisztráció az ÉTDR-ben c. fejezet FKK ÜSz 3.2 Regisztráció c. fejezet Dióhéjban: Minden olyan hatósági munkatársnak regisztrálnia kell az ÉTDR-ben, aki az építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokban közreműködőként (ügyfélszolgálatos, hatósági ügyintéző, szakhatósági ügyintéző stb.) részt vesz. A településképi véleményezési eljárás lefolytatásához szintén szükséges ÉTDR regisztráció. A hatósági felhasználók ügyfélkapus azonosítással használhatják az ÉTDR-t. 15

17 A hatósági regisztráció alapfeltétele: a) minden esetben: ügyfélkapus regisztráció; b) hatósági adminisztrátori és integrált ügyfélszolgálatos regisztráció esetén: meghatalmazás; c) polgármesteri regisztráció esetén: meghatalmazás + helyi rendelet. A regisztráció lépései hatósági oldalon: 1. Online regisztráció: a) a személyes adatok megadása, b) az ÉTDR felhasználó típusának meghatározása, c) a regisztráció lezárása (hatósági ügyintézői adatok megadása, hatóság kiválasztása). 2. Papír alapú regisztráció (hatósági rendszeradminisztrátor) a) meghatalmazás, b) helyi rendelet (csak polgármesteri regisztráció esetén kell). A dokumentumok beküldése az ÉTDR központi adminisztrációnak postai úton és faxon történik. 3. Regisztráció elbírálása (jóváhagyás vagy elutasítás) Hatósági felhasználó regisztrációját a hatósági adminisztrátor hagyja jóvá. A hatósági adminisztrátor (ide tartozik a polgármesteri regisztráció is!) és integrált ügyfélszolgálatos regisztrációját az ÉTDR központi adminisztrátora hagyja jóvá. A jogosultságok visszavonása: Mindig ugyanaz tudja visszavonni a jogosultságot, aki jóváhagyta. Amennyiben az ÉTDR központi adminisztrátora hagyta jóvá a jogokat, akkor a regisztráció visszavonását egy erre vonatkozó formanyomtatvány kitöltésével és beküldésével kell kérni. 16

18 3.3 FELHASZNÁLÓI JOGOSULTSÁGOK ÉS SZEREPKÖRÖK Hatósági munkatársi jogosultságok Felelősségi- és hatáskörök meghatározása A hatóság vezetőjének ÉTDR-től függetlenül írásban rendelkeznie kell a hatóság beosztottjainak ide értve kinevezett helyettesét is felelősségi és hatásköreiről. A rendelkezésnek ki kell térnie a kiadmányozás, helyettesítés, területi illetékesség és más, a hatóság napi működése szempontjából lényeges körülményre. A hatóság nevében kizárólag kiadmányozott irat bocsátható ki. A kiadmányozó vezető rendelkezhet úgy, hogy kinevezett helyettese egyes vagy akár minden kérdéskörben átruházott jogkörben kiadmányozzon. Az átruházás minden esetben írásban és határozott időre kell, hogy szóljon. Személyi változás esetében a kiadmányozó rendelkezik az átruházott kiadmányozási jog visszavonásáról. A vezető írásban rendelkezhet úgy, hogy bizonyos eljárástípusok vagy területi illetékesség alapján meghatározott eljárások egy adott kiadmányozóhoz tartozzanak. A hatóság vezetője írásban rendelkezhet úgy, hogy egyes, konkrétan meghatározott eljárási cselekmények esetében az ügyintéző is kiadmányozhatja a tárgyban készült közbenső döntést. Érdemi döntés kiadmányozási joga nem ruházható át az ügyintézőnek. E rendelkezések betartása továbbra is az egyes személyek felelőssége, az ÉTDR nem korlátozza a többszintű kiadmányozást vagy a helyettesítést. Szerepkörök A regisztrációt a hatósági adminisztrátor zárja le azzal, hogy elfogadja a hatósági felhasználó regisztrációját és megadja a hozzá tartozó szerepköröket. Egy klasszikus iratkezelési folyamat során megkülönböztetünk: érkeztető/ iktató szignáló ügyintéző kiadmányozó expediáló az iratok rendszerezésével foglalatoskodik meghatározza az irat irányát, azaz azt, hogy kihez kerül intézésre aki a munka érdemi részét elvégzi, és összeállítja a kimenő iratot aláírásával ellenjegyzi a kimenő iratot gondoskodik a küldemények megfelelő kézbesítési csatornába tereléséről (postázásáról) vezető felügyeleti, áttekintési joggal rendelkezik, de cselekvési joga nincs (ő általában a hivatal vezetője) 17

19 Ezek a szerepkörök egymásra épülő láncolatot alkotnak. Ezek a szerepkörök előfordulhatnak önállóan is, azaz minden szerepkörre külön-külön tisztviselő is beállítható, azonban az általánosan elterjedt gyakorlatnak megfelelően a szerepkörök összevonhatóak. Egy hatóságnak több szakterülete lehetséges, s a hatóság munkatársait ezekhez a szakterületekhez kell rendelni. Egy felhasználóra kiosztható szerepkörök minimális száma egy, függetlenül a szakterületek számától. Az ügyfélszolgálatos jogosultsággal rendelkező munkatársnak nem kell szakterülethez köthető szerepkört is adni. A hatósági ügyintézői felület használatát lásd: FKK ÜI Felhasználói kézikönyv ügyintézők számára c. dokumentumban Hatósági adminisztrátori jogosultságok A hatósági adminisztrátor nem szerepkör. A hatósági adminisztrátor nem a hatósági felületen, hanem egy külön adminisztrátori felületen végzi adminisztrátori tevékenységét. A hatósági adminisztrátor feladata: a) a hatóság adatainak (elérhetőségi adatok, illetékességi terület és szakterület) karbantartása, b) a hatósági felhasználók regisztrációjának jóváhagyása (illetve elutasítása), c) a hatósági felhasználóknak szerepkörök kiosztása, (vezetői rendelkezés alapján) d) hatósági sablonok kezelése. 18

20 Szerepköre (iktató, szignáló stb.) az adminisztrátornak is lehet, akár több is ezeket saját magának tudja megadni az adminisztrátori felületen. Hatósági adminisztrátorként belépve az ÉTDR-be a fejlécben az Admin gombra kattintással lehet elérni az adminisztrátori felületet. A hatósági adminisztrátor csak egy hatóság, a saját hatóságának adatait láthatja, szerkesztheti. A hatósági adminisztrátori felület használatát lásd: FKK HA Felhasználói kézikönyv hatósági adminisztrátorok számára c. dokumentumban Integrált ügyfélszolgálatos jogosultságok Az ÉTDR-ben az integrált ügyfélszolgálatos jogosultságot azon ügyfélszolgálatos kollégák kapják meg, akik Kormányablakokban (KAB) és Építésügyi Szolgáltatási Pontokon (ÉSZP) teljesítenek szolgálatot. Az integrált ügyfélszolgálatos munkatárs felülete és jogosítványa annyiban tér el a hatósági ügyfélszolgálatos munkatársétól, hogy míg a hatósági ügyfélszolgálaton csupán a saját hatóságánál folyó ügyekben lehet közreműködő segítséget nyújtani, addig ezt az integrált ügyfélszolgálaton az ország bármely folyamatban lévő eljárásához biztosítani kell. Azaz, egy adott hatóság ügyfélszolgálatán továbbra is csak az adott hatóságnál folyamatban lévő ügyekről lehet felvilágosítást adni, s csak a hatóság által kiírt hiánypótlást lehet teljesíteni, csak a hatóság illetékességi területén, a hatóság által folytatott eljárásokban lehet egyéb kérelmet előterjeszteni (iratbetekintés, fellebbezés, stb.). A KAB és ÉSZP ügyfélszolgálatain azonban a fentebb felsorolt feladatokat bármely hatóságnál lévő ügyben biztosítani kell. Tehát pl. egy szakhatóság által kiírt hiánypótlás teljesíthető a KAB és ÉSZP ügyfélszolgálatain is (de a hatósági ügyfélszolgálaton NEM!). Az integrált ügyfélszolgálati szolgáltatás igénybevételéhez legalább két információval kell rendelkeznie az ügyfélnek: e) az eljárás ÉTDR azonosítóval és f) egy, az eljárásban született irat iratazonosítóval. Amennyiben a két azonosító egy eljáráshoz tartozik, úgy az ügyfélszolgálat munkatársa meggyőződik arról, hogy az előtte megjelent személy az eljárásban ügyféli jogokkal felruházott személy-e (ezt az eljárás érintettjei közötti adatok alapján teheti meg). Ezt követően az ügyfél az őt megillető jogok tekintetében kaphat felvilágosítást és közreműködő segítséget. Az integrált ügyfélszolgálatos munkatárs jogosítványait a központi regisztrációval (papíralapú meghatalmazással) kell igényelni. 19

21 3.3.3 ÉTDR üzemeltetői jogosultságok Az rendszerüzemeltetési feladatok ellátásához további ÉTDR felhasználói jogosultságok léteznek, melyek lehetővé teszik a hatósági adminisztrátori és integrált ügyfélszolgálatos regisztrációk jóváhagyását, a hatóságlista karbantartását, illetve egyéb központi beállítások elvégzését a rendszeren. Dióhéjban: Az ÉTDR-ben hatósági oldalon az alábbi felhasználói jogosultságokkal lehet dolgozni: a) hatósági munkatársi jogosultság (szerepkörök: érkeztető/iktató, szignáló, ügyintéző, kiadmányozó, expediáló, vezető), b) integrált ügyfélszolgálatos jogosultság, c) hatósági adminisztrátori jogosultság. Ezen kívül léteznek még ÉTDR üzemeltetői jogosultságok, melyekkel a rendszerüzemeltetési feladatokat lehet ellátni. A hatósági adminisztrátor nem a hatósági felületen, hanem egy külön adminisztrátori felületen végzi adminisztrátori tevékenységét. A hatósági adminisztrátor csak a saját hatóságának adatait láthatja, szerkesztheti. Szerepköre (iktató, szignáló stb.) az adminisztrátornak is lehet, akár több is ezeket saját magának tudja megadni az adminisztrátori felületen. Az ÉTDR-ben az integrált ügyfélszolgálatos jogosultságot azon ügyfélszolgálatos kollégák kapják meg, akik Kormányablakokban (KAB) és Építésügyi Szolgáltatási Pontokon (ÉSZP) teljesítenek szolgálatot. Az integrált ügyfélszolgálatos jogosultság lehetővé teszi az országban bármely folyamatban lévő eljárásba megfelelő jogok mellett - való betekintést és kérelmezői oldalról történő cselekmények indítását. 20

22 3.4 ÁLTALÁNOS IRATKEZELÉSI MŰVELETEK Az iratkezelés minden eljárási cselekmény esetében jelen van, szinte minden eljárási cselekmény kapcsán egy irat keletkezik, vagy az szolgál annak kiinduló pontjául. Ha az iktatórendszerrel van elektronikus kapcsolat, az eljárás irataival kapcsolatos információk (pl. érkeztető-, iktatószám) az ÉTDR-ben automatikusan kitöltésre kerülnek. Ha a két rendszer között nincs adatkapcsolat, akkor egyes adatokat az ÉTDR-ben manuálisan kell rögzíteni. Ez esetben gondoskodni kell arról, hogy az irat ÉTDR-ben rögzített adatai a helyi iktatórendszerben is átvezetésre kerüljenek Iratkezelési szabályzat Az ÉTDR információs aloldalán ( a Letöltés menüből letölthető az Ügyviteli és iratkezelési szabályzati minta az ÉTDR-t használó hatóságok számára az Ügyviteli és iratkezelési szabályzati minta c. dokumentumra kattintva. Az Ügyviteli és iratkezelési szabályzati minta nem a hatóság általános ügyviteli és iratkezelési szabályzata, hanem csak az ÉTDR használatával összefüggő ügyintézés és iratkezelés kérdéseit foglalja rendszerbe, és a hatóság általános ügyviteli és iratkezelési szabályzatának az ÉTDR használatával kapcsolatos különös szabályait tartalmazza. Az Ügyviteli és iratkezelési szabályzatot a hivatal vezetője hagyja jóvá. Az Ügyviteli és iratkezelési szabályzatot az első- és másodfokú építésügyi hatóságok esetében a hivatal összes vezető- és beosztott munkatársa, a szakhatóságok esetében pedig az ÉTDR használatában érintett minden vezető és munkatárs meg kell, hogy ismerje. Az Ügyviteli és iratkezelési szabályzatot évente aktualizálni kell és az eredeti, iktatott, 1. sz. példányát és a betekintési listát a hatóság titkárságán kell őrizni Iratnézetek az ÉTDR-ben Az iratkezeléshez az ÉTDR fejlécében az Iratok gombra kell kattintani. A megnyíló IRATOK ablakban a NÉZET legördülő lista szerint, a különböző szempontok alapján, csoportosítva jelennek meg az iratok. Az iratokat a) az ügyintézésre történt kijelölésünk alapján (ez az alapértelmezett nézet), b) valamint az iratkezelés egyes lépései szerinti csoportosításban is le lehet szűrni. 21

23 Az egyes iratkezelési lépésekhez tartozó nézetben a rendszer üres listát jelenít meg akkor, ha nincs a kiválasztott kritériumnak megfelelő státuszú irat (pl. nincs kiadmányozásra váró státuszban lévő irat). Az IRATOK ablakban nem eljáráshoz kötött a listázás, a megjelenített iratok különböző eljárásokhoz tartozhatnak. Megjelenített iratok szűkítése szűréssel Az IRATOK nézetben a Nézet alapján lehet szűrni a Saját ügyintéző irataim -ra Hatósági iratok -ra, Érkeztetésre váró iratok -ra, Iktatásra váró iratok -ra, Szignálásra váró iratok -ra, Kiadmányozásra váró iratok -ra, Kiadmányozás javítás alatti iratok - ra, Expediálásra váró iratok -ra, Megosztott iratok -ra. csak az adott ügyintézőre szignált iratokat jeleníti meg a hatóság összes iratait megjeleníti: az aktív, azaz folyamatban lévő ügyeket, valamint a már jogerősen lezárt eljárásokat is a hatóság összes, Érkeztetésre váró státuszban lévő iratait jeleníti meg a hatóság összes, Iktatásra váró státuszban lévő iratait jeleníti meg a hatóság összes, Szignálásra váró státuszban lévő iratait jeleníti meg a hatóság összes, Kiadmányozásra váró státuszban lévő iratait jeleníti meg a hatóság összes, Kiadmányozás javítás alatti státuszban lévő iratait jeleníti meg a hatóság összes, Expediálásra váró státuszban lévő iratait jeleníti meg a hatóság összes olyan iratát megjeleníti, amelyhez betekintői jogosultsággal hozzá lehet férni, az e nézetben a kiválasztott iratokba csak betekinteni lehet, azok tartalma nem módosítható Tovább szűkítheti a szűrést a GYORSSZŰRŐ funkció alkalmazásával, mellyel szűrni lehet még: ÉTDR iratazonosító -ra, ÉTDR azonosító -ra, 22

24 Iktatószám -ra, Érkeztetőszám -ra, Ragszám -ra, Irattípus -ra, melynek értéke Kérelem vagy Kiadmány lehet. Először azt kell kiválasztani legördülő listából a felhasználónak, hogy melyik adatra kíván szűrni! Ezt követően az ÉRTÉK mezőbe be kell írni a keresett értéket. Ha van keresendő érték, a szűrés gomb aktívvá válik, és lenyomására végrehajtásra kerül a kritériumnak megfelelő adatsorok leválogatása. Ha a felhasználó meg akarja szüntetni a szűrést, ki kell törölni az ÉRTÉK mező tartalmát, majd a szűrés gombra kattintani. Ebben az esetben a nézetre vonatkozó szűrés (pl. Saját ügyintézői eljárásaim ) továbbra is érvényben marad! Figyelem! A leghatékonyabb keresés érdekében az iktatószámnak, illetve az érkeztető számnak pontosan meg kell egyeznie a keresett adattal. Teljes egyezőség hiányában a rendszer a kezdeti adatok egyezősége esetén több iratot ajánl föl Érkeztetés Miután a kérelmet benyújtó megnyomta a Benyújtás gombot, a kérelem megjelenik a kiválasztott hatóság iratai között, mint Érkeztetésre váró irat. Az érkeztetést az arra jogosult hatósági felhasználó végzi. Az iktató/érkeztető szerepkörben az Iratok gombra kattintva megnyílik az IRAT SZERKESZTÉSE ablak. A NÉZET mezőben az Érkeztetésre váró iratok listaelemet kell kiválasztani. Erre az ablakban a lista az érkeztetésre váró iratokra szűkül le. Az érkeztetés végrehajtásához ki kell választani az iratot a listából, majd a Megnyitás gombra kell kattintani. Ekkor (a böngésző típusától függő megjelenéssel) a rendszer jelzi, hogy ezzel az iratot a felhasználó át is vette. Ebben a felugró ablakban az OK gombra kell kattintani. Annak függvényében, hogy van-e vagy sem automatikus kapcsolat a helyi iktatórendszerrel, megjelenik az Automatikus érkeztetés és a Kézi érkeztetés opció. Kézi érkeztetéskor az iktatóból kapott érkeztetési számmal kell kitölteni az adatmezőt. Az ÉRKEZTETÉS DÁTUMA mezőt a rendszer az aznapi dátummal automatikusan kitölti, de a szignálásig módosítható. A felhasználó felelőssége, hogy a manuálisan kitöltött mezők tartalma megegyezzen az iktatóból kapott adatokkal. Kézi kitöltés esetén a Mentés gombra kattintva 23

25 fejeződik be az érkeztetés művelete. Előzmény nélküli irat esetén érkeztetés előtt az eljárás státusza Rögzítés alatti lesz, érkeztetés után pedig Ügyintézés. Az érkeztetést követően a beérkezett irat állapota Érkeztetve lesz, és megjelenik az érkeztetésre, szignálásra váró iratok között. Az űrlap immár tartalmazni fogja az érkeztetés adatait: a) az érkeztető számot, b) az érkeztetés dátumát, valamint c) az érkeztetést kérő ügyintéző felhasználói nevét. Ebben a pillanatban már akár lehet is ügyet intézni, azaz a jobb felső sarokban megjelenik a CSELEKMÉNYEK doboz, melyben az adott irathoz (eljáráshoz, cselekményhez) kapcsolódó cselekmények indíthatóak. De természetesen az érkeztetett iratot még szignálni és iktatni is kell a tényleges ügyintézés megkezdése előtt. Az Érkeztetés cselekményről a részletes leírást lásd: FKK ÜI 5.3. Érkeztetés c. fejezet Iktatás Az érkeztetést követően a további szabályos ügykezelési folyamat érdekében az iratot iktatni kell. Ha nincs elektronikus kapcsolat a helyi iktatórendszerrel, akkor a Kézi iktatás -t kell választani és manuálisan kell beírni az iktatótól kapott iktatószámot. Az IKTATÁS DÁTUMA mezőt a rendszer az aznapi dátummal automatikusan kitölti, de ez az érték módosítható. A felhasználó felelőssége, hogy a manuális kitöltött mezők tartalma megegyezzen az iktatóból kapott adatokkal. Kézi kitöltés esetén a Mentés gombra kattintva fejeződik be az iktatás művelete. Az iktatást követően az irat állapota Ügyintézésre vár lesz, amennyiben a szignálás megelőzte az iktatást, egyébként az irat státusza Iktatva lesz és megjelenik a Szignálásra váró iratok nézetben. Az ÉTDR jelen verziója lehetővé teszi az iktatószámok módosítását a következő korlátozásokkal: beérkező iratok esetében a "Szignálás" művelet elvégzését követően már nem módosítató, kimenő (hatóság által készített) iratok esetében a kiadmányozás után már nem módosítható. Az Iktatás cselekményről a részletes leírást lásd: FKK ÜI 5.5. Iktatás c. fejezet 24

26 3.4.5 Szignálás Szignálást az Érkeztetett vagy Iktatott státuszú iraton lehet végezni, ehhez az irat megnyitását követően a Szignálás gombra kell kattintani. A SZIGNÁLÁS ÜGYINTÉZŐ KIVÁLASZTÁSA ablakban a listából ki kell választani az ügy érdemi intézésével megbízni kívánt ügyintézőt. A Mentés gomb megnyomásával a szignálás végrehajtásra kerül. A szignálását követően az eljárás a) Szignálva státuszba kerül, ha az iktatás még nem történt meg, b) Ügyintézésre vár státuszba kerül, ha az iktatás már korábban megtörtént. A szignálást követően a kijelölt ügyintéző jogosulttá válik az eljárás adatainak és mellékleteinek megtekintésére és módosítására, eljárási cselekmények kezdeményezésére. Az átszignálás funkció a hatósági felületen Az eljárás általános adatai fül Átszignálás gombjával érhető el. Átszignálást csak a szignáló jogosultsággal rendelkező munkatárs tud végezni. A Szignálás cselekményről a részletes leírást lásd: FKK ÜI 5.4. Szignálás c. fejezet Ügyintézői átvétel A szignálást követően az eljárás megjelenik a kijelölt ügyintéző Saját ügyintézői eljárásaim nézetében. Kijelölt ügyintézőként az Iratok gombra kattintva a rendszer megjeleníti az ügyintézőre szignált irat adatait. Amennyiben az irat nincs iktatva, csupán érkeztetve és szignálva, akkor az ügyintézőnek kell gondoskodnia az iktatásról Hatósági iratok létrehozása Az ÉTDR-ben hatósági irat önmagában nem állítható elő, az minden esetben valamilyen eljárási cselekményhez kötődik, annak termékeként jön létre (ebben az értelemben az általános levél készítésének a kezdeményezése is eljárási cselekmény). Az ügyintéző az eljárási cselekményt a hozzá rendelt funkciógomb megnyomásával indítja meg. Az ügyintéző az eljárási cselekmény általánosabb adatait az eljárási cselekmény Alapadatok fülén rögzíti az ÉTDR-ben. A kitöltendő adatok köre és részletessége a konkrét eljárási cselekménytől függ. Az ÉTDR-ben minden hatósági irat (közbenső-, érdemi döntés, ügyfélértesítés, stb.) elkészítése azonos logikán alapul és azonos lépések végrehajtásán keresztül történik. 25

27 Az iratkészítés két lépésből áll: 1. az iratszerkesztés, majd pedig 2. az iratkép-szerkesztés lépéséből. Iratszerkesztés Az irat szerkesztése az a folyamat, amikor a rendszerben fellelhető adatokból az ÉTDR adatbázisában iratot létrehozunk. A folyamat során többek között meg kell határozni a kiadmány előkészítőjének (ügyintézőjének) és aláírójának (kiadmányozójának) személyét és az irat tárgyát, dönteni kell az irat létrehozásának módjáról (sablonból, feltöltéssel) és az alkalmazandó sablonról is. Iratkép-szerkesztés Az ÉTDR a hatóság által előállított iratok készítésének két módját támogatja: a) alapértelmezésben az ügyintéző a rendszer által felkínált DOCX formátumú iratminta (sablon) használatával készíti el az iratot, vagy b) a hatósági iratot az ügyintéző ÉTDR-en kívül készíti el PDF/A formátumban, és az így előállított iratot feltölti a rendszerbe. Az ügyintéző a hatósági irat forrását az Iratok fülön található Szerkesztés gombra kattintva az Irat képének létrehozása opciói közül választja ki. Az ügyintéző az eljárási cselekménytől függően egy vagy több iratminta (sablon) vagy egy ÉTDR-en kívül tárolt fájl feltöltése között választhat. A hatósági iratok készítésekor minden lehetséges esetben az iratmintán (sablonon) alapuló létrehozást kell előnyben részesíteni, mivel a 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 15. (1) pontja azt írja elő, hogy a hatóság az ÉTDR által biztosított sablon segítségével hozza meg döntését. A feltöltés technikai lehetősége azért biztosított az ÉTDR-ben, hogy jogszabályi felhatalmazás alapján egyes hatóságoknak, szerveknek lehetőségük legyen saját ügyviteli rendszerükben készült iratot utólagosan feltölteni az ÉTDR-be is. 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 15. (1) Az építésügyi és építésfelügyeleti hatóság az ÉTDR által biztosított sablon segítségével hozza meg az eljárás folyamán szükséges intézkedést, a közbenső, valamint az érdemi döntést, amelyeket a kapcsolattartás módjára megjelölt rendelkezés szerint közöl az ügyféllel, az egyéb értesítettekkel, és ehhez az ÉTDR mint zárt rendszer adatbázisába menti le a kiadmányokat és a kézbesítési adatokat is. (2) Az építésügyi és építésfelügyeleti hatóság (1) bekezdés szerinti dokumentumai az ÉTDRben a Ket. zárt informatikai rendszerre vonatkozó rendelkezései szerint elektronikusan hitelesek, elektronikus kapcsolattartás esetén közlésük a Ket. szabályai szerint elektronikusan az ügyfél kapcsolattartási rendelkezésének megfelelő értesítés mellett az ÉTDR felületén történik, kérés, rendelkezés vagy szükség esetén a Ket. szabályai szerinti papír alapú hiteles másolat kézbesítésével, átadásával, hirdetményezésével. 26

28 Hatósági irat készítése iratminta (sablon) használatával Az iratminta (sablon) használatakor a rendszer az eljárás ÉTDR-ben rendelkezésre álló adataival megszemélyesíti a hatósági iratot, amelyet az ügyintéző ezt követően még tetszőleges alkalommal és mértékben módosíthat. A sablon olyan félkész irat, amely szövegszerűen tartalmazza az irat azon részeit, amelyek minden létrehozott iratban azonosak (törzsszöveg, avagy iratminta) és a rendszerben tárolt adatok felhasználásával automatikusan kitölti a konkrét ügyre vonatkozó részeket (mezőadatok, helykitöltők), ezzel mintegy megszemélyesítve, ügyre adaptálva az iratmintát. Ezek a helykitöltők alaktanilag <#szoveg> formátumban jelennek meg a sablonban, de az iratban amennyiben az a rendszerben rögzítésre került már a hivatkozott adatnak kell megjelennie. A sablon alapján létrehozott dokumentum szabadon szerkeszthető. A tervezetben az ügyintéző által végrehajtott módosítások, az ügyintéző döntésének megfelelően tárolásra, mentésre kerülnek, természetesen a módosítások nem érintik a dokumentum alapjául szolgáló sablont. A tervezetet az ügyintéző tetszőleges alkalommal és tartalmi megkötés nélkül szerkesztheti. Tudni kell azonban, hogy a sablon hivatkozások behelyettesítése egyszeri és végleges esemény, azaz a rendszerből a dokumentumba (automatikusan) átemelt adatokon az iratban végzett módosítások nem kerülnek visszaírásra a rendszerbe, illetve az eljárás adatainak az irat létrehozását követő módosítása sincs hatással az irat tartalmára. Ha maradt olyan sablonmező, ún. helykitöltő, amely üres volt a dokumentum generálásakor (pl. nem volt még iktatószáma, s ezért üres volt az iktatószám mező), az ilyen adatok és csak az ilyenek, az Iratkép helykitöltőinek frissítése funkcióval utólag is beilleszthetőek az iratba. Ha az eljárás alapdokumentumai, adatai a cselekmény közben változnak, úgy érdemes új cselekményt kezdeni. Központi és helyi sablonok A rendszerben rendelkezésre állnak úgynevezett központi sablonok, amelyek mintaként szolgálnak az egyes hatóságok saját helyi sablonjaihoz is. A helyi sablonokat a hatósági adminisztrátor hozza létre kizárólag központi sablonok alapján, így létrehozáskor megöröklik a központi sablon tartalmát és leíró adatait. Az iratok készítéséről a részletes leírást lásd még: FKK ÜI 10. Iratok készítése, kezelése c. fejezet Sablonok készítéséről a részletes leírást lásd: FKK HA 7.3. Dokumentumkezelés (sablonfeltöltés) c. fejezet FKK HA 7.4. Sablonkezelési tanácsok c. fejezet 27

29 Hatósági irat előállítása ÉTDR-en kívül készült irat feltöltésével Az irat rendszeren kívül készítésekor az irat megszemélyesítését az ügyintéző többletmunkával manuálisan végzi el az egyes adatoknak az ÉTDR-ből történő egyenkénti átírásával vagy átmásolásával az operációs rendszer biztosította funkciók segítségével. A manuális átírás során nem biztosított az adatok változatlansága. Az ügyintéző felelőssége, hogy a rendszeren kívül készült irat a készítésének pillanatában aktuális adattartalommal kerüljön feltöltésre az ÉTDR-be. Figyelem! Az iratminta kiválasztását az ügyintéző az irat sablon alapján történő legenerálásáig módosíthatja, azt követően nem. Másik sablon alapján történő irat készítéséhez az ügyintézőnek meg kell szakítania az eljárási cselekményt és új eljárási cselekményt kell indítania. Címzettek meghatározása Az ügyintéző a Címzettek fülön az eljárás érintettjei közül meghatározza, hogy az iratnak kik a címzettjei, itt lehetősége van további címzettek felvételére a képernyő alján található Hatóság felvétele címzettek közé, Partner felvétele címzettek közé, Másolatot kapó hatóság felvétele és Másolatot kapó partner felvétele funkciógombok használatával. Az így felvett címzettek automatikusan bekerülnek az Eljárás szerkesztése képernyőn az Érintettek fülön található listába is. Címzettek és másolatban (Cc) kapók Az ÉTDR-ben létrehozott iratok címzettjei lehetnek: a) tényleges címzettek az a személy vagy szervezet, akitől választ várunk, az ügyfelek, b) valamint a tájékoztatásul, másolatban kapók. Az első, KIJELÖLÉS oszlop értéke azt adja meg, hogy kapjon-e az érintett az iratból. Azaz a kipipált érték esetén megkapja az iratot, amennyiben itt nincs pipa, akkor nem kapja meg az iratot. A Cc oszlop értéke azt adja meg, hogy másolatot kapjon-e az érintett az iratból. Azaz a kipipált érték esetén csak másolatban kapja az iratot, amennyiben itt nincs pipa, akkor címzettként kapja meg az iratot. A Cc oszlop értéket természetesen együtt kell értelmezni az első oszlop értékével: ha az első oszlopban az érték nem (pipahiány), akkor sem címzettként, sem másolatban nem kapja meg az érintett. A Cc oszlop értéke egyes esetekben nem módosítható. Ekkor a rendszer ezzel egy korlátozást hajt végre, azaz nem enged bizonyos szituációkat (pl. szakhatósági 28

30 megkeresésnek csak hatóság lehet a címzettje, természetes személy csak másolatban kaphat ilyen iratot). Igen fontos különbség van a címzett és a másolatban kapó között. Az irat ugyanis az elektronikus ügyintézésben nem egyszerűen kézbesítést jelent, hanem a válaszlépés lehetőségét is magában rejti. Azaz a címzett megkapja a cselekményláncolat folytatásának képességét, a másolatot kapó nem. A REJTETT CÍMZETT oszlop igen /nem értéke azt adja meg, hogy a címzett személye rejtve legyen-e az online felületen a többi érintett előtt. Azaz a kipipált igen érték esetén ugyanúgy kapja meg az iratot, csupán az eljárás érintettjei nem látják őt a listában. Ezt az értéket természetesen együtt kell értelmezni az első oszlop értékével: ha az első oszlopban az érték nem (pipahiány), akkor semmilyen módon sem kapja meg az érintett az iratot. (Cc = Másolatban. Az ezésben is ismert rövidítés az angol carbon copy kifejezést takarja. A név az írógépek korszakából származik, amikor is indigóval készítették a másolatokat.) Fölösleges címzettek A rendszer által alapértelmezetten megadott címzettek körét az ügyintézőnek minden esetben felül kell vizsgálnia és csak a valóban szükséges érintetteket kell kiválasztania tényleges címzettként és másolatban kapóként. Mellékletek csatolása Az ügyintéző az irathoz az ÉTDR-ben rendelkezésre álló (feltöltött) dokumentumok közül csatolhat. A dokumentumokat az eljárási cselekmény Dokumentumok fülén csatolja az irathoz. Amennyiben indokolt, az ügyintéző az ÉTDR-ben nem tárolt, helyi adathordozón rendelkezésre álló dokumentumot is csatolhat mellékletként az irathoz. Ez esetben a Dokumentumok fülön elérhető Új dokumentum feltöltése funkció segítségével az ügyintéző feltölti az ÉTDR-be a kívánt fájlt, amely ezt követően az ÉTDR-ben minden arra jogosult számára elérhető lesz Kiadmányozás A hatóság nevében kizárólag kiadmányozott irat bocsátható ki. Az ügyintéző a hatósági irat tervezetének elkészültét követően azt benyújtja a hatóság kiadmányozásra jogosult munkatársának. Az ügyintéző ezt követően az iraton módosításokat már nem hajthat végre. Amennyiben a kiadmányozó az iratot átdolgozásra visszaküldi, az ügyintéző ismételten jogosulttá válik az irat tartalmának szerkesztésére. A hivatalban készült irat iktatására az előtt kell sort keríteni, mielőtt azt a kiadmányozó kiadmányozná (hiszen kiadmányozással a PDF alapú irat létrejön és a rendszer rögtön digitális aláírással el is látja, azaz az iratra ez után már semmilyen adatot, még az iktatószámot sem lehet elhelyezni). A kiadmány tervezetét az iktatásra jogosult ügyintéző ezt követően 29

31 iktatószámmal látja el. A tervezet csak az iktatást követően válik láthatóvá a kiadmányozónak a Kiadmányozásra váró iratok nézetben. Az iktatott és az ügyintéző által késznek minősített (a Kiadmányozásra gombbal benyújtott) irat megjelenik a kiadmányozói szerepkörrel rendelkező munkatársak Kiadmányozásra váró iratok nézetében. A KARBANTARTÁS dobozban a kiadmányozó három lehetőség közül választhat: a) a Kiadmányozás gombra kattintva az elé terjesztett iratot aláírja, azaz ÉTDR az iratot ellátja elektronikus aláírással, illetve vizuális tájékoztatást szolgáló pecséttel. Ez a pecsét papír alapon nem hitelesíti az iratot, csupán azt a célt szolgálja, hogy tájékoztatást nyújtson arról, hogy ez a dokumentum egy elektronikusan hiteles dokumentumról készített másolat. b) a Kiadmányozás visszautasítása gombra kattintva visszaadja a dokumentumot az ügyintézőnek módosításra vagy átdolgozásra (erről az ügyintéző az ÉTDR főoldalán Kiadmányozás visszautasítás üzenetben értesül), és ismét megnyílik a lehetősége az irat szerkesztésére. c) a Kiadmányozás javítása gombra kattintva nem adja vissza a dokumentumot az ügyintézőnek módosításra vagy átdolgozásra, hanem a címzettek és a csatolt dokumentumok körének módosítása nélkül az iratkép szerkesztésével saját maga módosítja, javítja (ennek a rendszerben nyoma marad, az ügyintéző erről értesítést kap), majd kiadmányozza az iratot. Kiadmányozás után az irat Kiadmányozva állapotba kerül. A Kiadmányozás cselekményről a részletes leírást lásd: FKK ÜI 5.7. Kiadmányozás c. fejezet Expediálás, kézbesítés Az iratnak a címzetthez történő kézbesítéséhez az irat megnyitását követően az Expediálás gombra kell kattintani. Az expediálást az expediáló szerepkörhöz rendelt munkatárs tudja elvégezni. Az expediáló feladata (felelőssége), hogy ellenőrizze a postázandó iratok kiküldhetőségét, azaz meggyőződjön arról, hogy a kiadmányozó valóban aláírta-e a kiadmányt. Ezt papír alapon, hagyományosan eddig is el kellett végeznie, s az elektronikus ügyintézésben sincsen ez másként. Ezért az expediáló felületén a cselekmény képernyő IRAT fülén található egy Aláírt iratkép megtekintése és egy Aláírt iratkép ellenőrzése gomb. Ezekkel győződhet meg arról, hogy az elektronikus aláírás valóban elhelyezésre került-e az iraton, azaz valóban hiteles iratról beszélhetünk-e. Az iratnak a címzetthez történő kézbesítéséhez a lap tetején található Expediálás gombra kell kattintani. Az expediálást követően az irat állapota Postázónak átadva lesz. Ha a kézbesítés a címzett ügyintézési rendelkezése szerint elektronikus úton történik, akkor a rendszer automatikusan kiküldi az iratot. 30

32 Az IRATOK ablakban a POSTÁZÁS dobozba rendezve találhatók a kiadmányok továbbításával, illetve a kézbesítés megtörténtének a rendszerbe való rögzítésével kapcsolatos funkciók gombjai. Ha a kézbesítés elektronikus úton történik, akkor az átvétel megtörténte automatikusan regisztrálásra kerül a rendszerben, s ezzel további teendő nincs. Az Expediálás cselekményről a részletes leírást lásd: FKK ÜI 5.7. Expediálás c. fejezet Kézbesítési adatok manuális rögzítése Ha az irat hagyományos postai úton, személyesen vagy hivatali kézbesítő útján (esetleg telefax készülékkel) került kézbesítésre, úgy az átvétel tényét az expediálónak kell rögzítenie a rendszerben. Ezt az expediált irat CSELEKMÉNY ADATAI dobozának CÍMZETTEK fülén a MŰVELETEK oszlopban található kis ikonra kattintva lehet megtenni. Az ÁTVÉTEL RÖGZÍTÉSE ablakban a) az ÁTVÉTEL MÓDJA értéke Személyes, Hirdetményes, Rendszeren belüli, Postai, b) az ÁTVÉTEL STÁTUSZA értéke Előkészített, Elküldött, Átvett, Nem került átvételre, Újraküldött, lehet, e mellett rögzíteni kell még az átvétel napját (ez alapértelmezettként az első szerkesztéskor aktuális dátum, de ezt minden esetben az átvétel módja szerint tértivevényes küldemény esetén az azon szereplő dátum, személyes átvétel esetén annak dátuma az az időpont, amit rögzíteni kell. Ebben segítséget nyújt egy kis naptár is). 31

33 A papír alapú tértivevényt vagy igazoló szelvényt javasolt beszkennelni és egy feljegyzés mellékleteként feltölteni az eljárás a dokumentumai közé. Az Kézbesítési adatok manuális rögzítéséről a részletes leírást lásd: FKK ÜI 5.7. Expediálás c. fejezet Papír alapú dokumentumok tárolási rendje A hatóság a csak papíralapú formában rendelkezésre álló, illetve hiteles formában csak papír alapon birtokában lévő dokumentumokat a helyi iratkezelési szabályzatban előírtaknak megfelelően tartja nyilván, kezeli és tárolja. Az általános iratkezelési műveletekről a részletes leírást lásd: FKK ÜI c) Szűrési doboz funkciók, iratok c. fejezet FKK ÜI 5. Iratkezelés c. fejezet 32

34 Dióhéjban: Az iratkezelés minden eljárási cselekmény esetében jelen van, szinte minden eljárási cselekmény kapcsán egy irat keletkezik, vagy az szolgál annak kiinduló pontjául. Az iratkezeléshez az ÉTDR fejlécében az Iratok gombra kell kattintani. A megnyíló IRATOK ablakban a NÉZET legördülő lista szerint különböző szempontok alapján csoportosítva jelennek meg az iratok. Az IRATOK ablakban a megjelenített iratok különböző eljárásokhoz tartozhatnak. Az érkeztetést az arra jogosult munkatárs végzi. Az érkeztetett iratot még szignálni és iktatni is kell a tényleges ügyintézés megkezdése előtt. A szignálást az Érkeztetett vagy Iktatott státuszú iraton lehet végezni. A szignálást követően az eljárás megjelenik a kijelölt ügyintéző Saját ügyintézői eljárásaim nézetében és a kijelölt ügyintéző jogosulttá válik az eljárás adatainak és mellékleteinek megtekintésére és módosítására, eljárási cselekmények kezdeményezésére. Az ÉTDR-ben hatósági irat önmagában nem állítható elő, az minden esetben valamilyen eljárási cselekményhez kötődik. Az ügyintéző az eljárási cselekményt a hozzá rendelt funkciógomb megnyomásával indítja meg. Az ÉTDR-ben minden hatósági irat elkészítése azonos logikán alapul és azonos lépések végrehajtásán keresztül történik. Az iratkészítés két lépésből áll: az iratszerkesztés, majd pedig az iratkép-szerkesztés lépéséből. Az irat szerkesztése az a folyamat, amikor a rendszerben fellelhető adatokból az ÉTDR adatbázisában iratot létrehozunk. Az ÉTDR a hatóság által előállított iratok készítésének két módját támogatja: a) DOCX formátumú iratminta (sablon) használata, b) ÉTDR-en kívül elkészített PDF/A formátumú irat feltöltése. A hatósági iratok készítésekor minden lehetséges esetben az iratmintán (sablonon) alapuló létrehozást kell előnyben részesíteni, mivel a 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet ezt írja elő. Az ügyintéző az irathoz az ÉTDR-ben rendelkezésre álló (feltöltött) dokumentumokat csatolhatja, vagy új dokumentumot tölthet fel. A hatóság nevében kizárólag kiadmányozott irat bocsátható ki. A hatóság által előállított irat iktatását a kiadmányozás előtt el kell végezni. Az iratnak a címzetthez történő kézbesítéséhez az iratot expediálni kell, amit az expediáló szerepkörhöz rendelt munkatárs tud elvégezni. Ha a kézbesítés a címzett ügyintézési rendelkezése szerint elektronikus úton történik, akkor a rendszer automatikusan kiküldi az iratot. Ha az irat hagyományos postai úton, személyesen, vagy hivatali kézbesítő (esetleg telefax készülékkel) került kézbesítésre, úgy az átvétel tényét az expediálónak kell rögzítenie a rendszerben. 33

35 3.5 ÁLTALÁNOS ÜGYINTÉZÉSI CSELEKMÉNYEK Eljárási cselekménycsoport/láncolat Az ÉTDR folyamatkezelő alkalmazás. Egy folyamatnak mindig van indítása, cselekménye és lezárása. (Legfeljebb ez mind egy gombnyomásra megtörténik.) A folyamatok láncolattá állnak össze. Az eljárás ügyintézésnek alapegysége, első szintje az eljárási cselekménycsoport/ láncolat. Az eljárási cselekménycsoport egy vagy több logikailag összetartozó, csoportba foglalt eljárási cselekményből áll. Több eljárási cselekményből álló cselekménycsoport esetében egy folyamatról van szó, amely során a hatóság kibocsát egy döntést (határozatot / végzést), amelyre valamilyen reakciót vár a megszólított ügyféltől vagy szakhatóságtól. Az eljárási csoportot a hatóság akkor zárja le, amikor véget ér a folyamat, azaz a várt választ megkapta, vagy lezárult a teljesítésére nyitva álló határidő. Az eljárási cselekményláncolat több, de legkevesebb kettő elemből áll. Ilyen eljárási cselekménycsoport pl. a hiánypótlási felhívás, amely áll a felhívásból, a kérelmező részéről egy-vagy több szakaszban beküldött hiánypótlásból, valamint a hiánypótlásnak a hatóság részéről történő elfogadásából. Ugyancsak cselekménycsoportot képez a szakhatósági megkeresés, amely a megkeresésből, az állásfoglalás kiadásából, valamint annak a hatóság általi tudomásulvételéből áll. Az eljárási cselekménycsoporttal azonos szintet képez, de csak egy elemből álló cselekmény pl. a kérelem benyújtása, a helyszíni szemle kitűzése. A több elemű cselekménycsoporthoz jellemzően több, mindkét irányban mozgó (a hatóságtól külső címzett felé és külső feladótól a hatóság felé) iratok tartoznak. Eljárási cselekmény Az eljárás ügyintézésének a második, az eljárási cselekménycsoport alatti szintje az eljárási cselekmény. Az eljárási cselekmény egyedi határozat, végzés, amelyhez általában egy és egy irányban mozgó (vagy a hatóságtól címzett felé, vagy a feladótól a hatóság felé) irat kapcsolódik. Eljárási cselekmények szerkesztése Az eljárási cselekménycsoport lezárását követően abban újabb eljárási cselekmény már nem kezdeményezhető (pl. a kérelmező tetszőleges alkalommal nyújthat be anyagot egy hiánypótlási felszólításra addig, amíg azt az eljárási cselekménycsoportot a hatósági ügyintéző le nem zárja). Az eljárási cselekmény irata a hatóság oldalán a kiadmányozásra küldésig szerkeszthető, azt követően már csak megtekinthető. A maga által kezdeményezett eljárási cselekményeket a kérelmező a hatóságnak történő megküldéséig szerkesztheti, azt követően számára is már csak megtekinthető lesz. A kérelmező a saját ÉTDR felületén látja a hatóság által indított eljárási cselekménycsoportokat, azok egyes eljárási cselekményeit, azonban azokat nem módosíthatja. 34

36 Az általános ügyintézési cselekményekről a részletes leírást lásd: FKK ÜI Az eljárási cselekmények közös elemei c. fejezet Ügyintézés megkezdése Az ügyintéző a kérelem intézését a személyére történő szignálást követően kezdi meg. Amennyiben a szignálásra iktatás nélkül került sor, gondoskodni kell az eljárás iratának iktatásáról. Amennyiben a kijelölt ügyintéző nem rendelkezik érkeztetési/iktatási jogosultsággal, soron kívül megkeresi a hatóság érkeztetési/iktatási jogosultsággal rendelkező munkatársát az iktatás végrehajtása végett. Kérelem befogadása Az ÉTDR-ben a kérelem a kérelem iratából és a jogszabály által előírt mellékletekből áll össze. A kérelmező a kérelem iratát elektronikusan vagy papír alapon az illetékes hatósághoz címezve terjesztheti elő. A kérelmező elektronikus úton online módon töltheti ki a kérelem iratát. (Lásd 2.4 Kérelem benyújtása c. fejezet) A kérelem mellékletei szintén előterjeszthetőek papír alapon vagy elektronikusan. A tervdokumentációnak mely a kérelem mellékleteinek egy része elektronikus formában kell rendelkezésre állniuk. A hatályos jogszabályoknak megfelelően az engedély iránti kérelmet mellékleteivel egy időben kell benyújtani. Elektronikus úton benyújtott kérelem befogadása Az elektronikus úton benyújtott kérelem az ÉTDR-ben az iratkezelési műveletek elvégzése nélkül, mint Rögzítés alatti eljárás az eljáró hatóságnál további közreműködés nélkül, mint új eljárás jelenik meg. Az elektronikus úton benyújtott hiánypótlás a folyamatban lévő eljárás adott hiánypótlási eljárási cselekménycsoportja új cselekményeként, a fellebbezés a folyamatban lévő eljárás új cselekménycsoportjaként jelenik meg az eljáró hatóság számára az ÉTDR-ben. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón benyújtott kérelem, hiánypótlás, illetve fellebbezés befogadása A 312/2012. (XI. 8.) kormányrendelet 8. (3) bekezdése szerint az építtető vagy Ket. szerinti meghatalmazottja a papíralapú vagy elektronikus adathordozón rendelkezésre álló kérelmét személyesen is előterjesztheti: a) a területileg illetékes eljáró építésügyi vagy építésfelügyeleti hatóságnál, b) az integrált ügyfélszolgálaton (Kormányablak) vagy c) kormányrendeletben meghatározott önkormányzati jegyzőjénél, 35

37 d) Építésügyi Szolgáltató Pont feladatait ellátó önkormányzati jegyzőnél. A hatóság a kérelemmel együtt benyújtott iratokról hiteles elektronikus másolatot készít, amelyet feltölt az ÉTDR-be. A benyújtás és a feltöltés dátumát a kérelmen és azok mellékletein rögzíteni kell. Személyesen benyújtott kérelem rögzítése az ÉTDR-ben az ügyfél nevében Személyes megjelenés esetén a kérelmet átvevő hatósági munkatárs a kérelmezőt helyettesítve rögzíti a papírformátumú formanyomtatványon benyújtott kérelem adatait az ÉTDR-ben, és átadott adathordozóról feltölti a rendszerbe a kérelem elektronikus formában benyújtott mellékleteit. Az engedély iránti kérelmet mellékleteivel egy időben kell benyújtani. Az építészeti-műszaki dokumentáció kizárólag elektronikus formában, adathordozón fogadható el. A fájlok feltöltésekor a rögzítést végző hatósági munkatárs a fájlok leíróadatait kitölti. A kérelem papír alapú mellékleteiről a rögzítést végző munkatárs hiteles elektronikus másolatot készít, amelyeket szintén feltölt az ÉTDR-be. A hatóság munkatársa a feltöltött kérelemről és a mellékletét képező dokumentumokról az ÉTDR Ügyféli beadvány kivonat névvel kísérőlapot készít, mely tartalmazza az ÉTDR-ben lévő elektronikus dokumentumok a kérelem és mellékleteinek elektronikus azonosítóit, legjellemzőbb adatait. A kísérőlapot 2 példányban kinyomtatja, aláírásával és pecsétjével hitelesíti, majd az egyik példányt a kérelmet benyújtóval/ kérelmezővel aláíratja, egyik példányt számára átadja, majd a második példányt az iratkezelési szabályok szerint kezeli. A hatósági munkatárs eredeti iratot csak jogszabály kifejezett előírása esetén őriz meg, minden egyéb esetben azt visszaszolgáltatja a benyújtónak. A személyesen vagy elektronikus adathordozón benyújtott hiánypótlás, illetve fellebbezés esetében a követendő eljárás megegyezik a fent leírtakkal. Lásd még a 312/2012. (XI. 8.) kormányrendelet 8. (3)-(4) bekezdéseit. 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 1. (3) Ha az építtető vagy a Ket. szerinti meghatalmazottja a papír alapú vagy elektronikus adathordozón rendelkezésre álló kérelmét személyesen kívánja benyújtani, azt a területileg illetékes eljáró építésügyi vagy építésfelügyeleti hatóságnál, az integrált ügyfélszolgálaton vagy kormányrendeletben meghatározott önkormányzati jegyzőnél vagy az Építésügyi Szolgáltató Pont feladatait ellátó önkormányzati jegyzőnél terjesztheti elő. A kérelmet fogadó szerv - a kérelem adathordozó anyagától függetlenül - a beérkezett iratról hiteles elektronikus másolatot készít, majd a másolatot a kérelem és mellékleteinek beérkezésekor, de - jogszabály eltérő rendelkezése hiányában - legkésőbb az azt követő munkanapon feltölti ügyintézésre az ÉTDR-be. A benyújtás és a feltöltés dátumát a kérelmen és azok mellékletein rögzíteni kell. (4) Eredeti iratot a szerv csak jogszabály kifejezett előírása esetén őriz meg, minden egyéb esetben azt visszaszolgáltatja a benyújtónak. Kérelem és mellékletei alatt - ha már benyújtásra került - mindig az ÉTDR-ben rögzített kérelmet és mellékleteit (az eredeti elektronikus másolatát) kell érteni. 36

38 Adatbeviteli felelősség Az ügyintéző az általa bevitt adatokért, illetve azok törléséért, módosításáért személyes felelősséget visel. Az ügyintéző köteles a kérelmező által a rendszerben rögzített adatok valóságnak való megfelelését ellenőrizni, az azokkal kapcsolatos megállapításaiért felelősséggel tartozik Előzmények csatolása Amennyiben a kérelemhez valamilyen korábbi döntés kapcsolódik (pl. a használatbavételi engedély iránti kérelemhez egy korábbi építési engedély), úgy a vonatkozó eljárást az Eljárás szerkesztése képernyőn a KAPCSOLÓDÓ ELJÁRÁSOK fülön lehet megadni. Kapcsolódó ÉTDR eljárás hozzáadása A "Kapcsolódó eljárások" fülön a Kapcsolódó eljárás hozzáadása gomb használatával a rendszer megjeleníti a már Jogerős döntés állapotú eljárásokat, melyek közül kijelölve a megfelelő eljárást, megtörténhet a csatolás. 37

39 Az Eljárás kiválasztása képernyőn a listából a szürkével kijelölt eljárást a képernyő jobb alsó sarkában lévő Kiválaszt gombra kattintva kell kiválasztani, ezután az eljárás megjelenik a Kapcsolódó eljárások fülön. Amennyiben több eljárás is kapcsolódik a jelenlegi kérelemhez, úgy ezt a lépést meg kell ismételni. Az így hozzárendelt korábbi eljárások a Kapcsolódó eljárások fülön található táblázatban jelennek meg. A nagyító/kereső ikonra kattintva az eljárás megnyílik, és megtekinthetők a feltöltött és előzményben keletkezett dokumentumok. A kerül a kapcsolódó eljárások listából. törlés ikonra kattintva a bejegyzés törlésre Kapcsolódó külső eljárás hozzáadása A "Kapcsolódó eljárások" fülön a Kapcsolódó külső eljárás hozzáadása gombbal olyan előzményt lehet megadni, amely nem ÉTDR eljárás. A megnyíló KAPCSOLÓDÓ KÜLSŐ ELJÁRÁS HOZZÁADÁSA képernyő ÚJ KÜLSŐ ELJÁRÁS ADATAINAK MEGADÁSA dobozában adjuk meg Az eljárás iktatószáma-t, Az eljáró hivatal-t és Az eljárás kelte-t. Itt elsősorban az eljárás érdemi döntésének vonatkozó adatát szükséges megadni (pl. engedély határozat iktatószáma, kelte), de ennek hiányában az eljárás bármely más iratának adata is segítség lehet a későbbiekben. A Mentés gombbal lehet rögzíteni az Elvet gombbal törölni az adatmezőkbe beírtakat. 38

40 Az előzmények csatolásáról a részletes leírást lásd: FKK ÜI Előzmények (kapcsolódó eljárások) c. fejezet Párhuzamos eljárások kezelése Amennyiben a folyamatban lévő eljáráshoz a másik eljárásban lévő dokumentumok csatolása is szükséges (pl. tévesen új eljárásként indított hiánypótlás), úgy ez a Feljegyzés gomb használatával oldható meg. A Feljegyzés ablakban a Dokumentumok fülön alul megjelenik egy gomb, melynek felirata: Új dokumentumok másik eljárásból. A gomb megnyomásával előszűrésként meg kell adni az eljárás ÉTDR azonosítóját (az ÉTDR azonosító csak az adott hatósághoz tartozó azonosító lehet!). Fontos megjegyezni, hogy ez a funkció a záradékolandó dokumentumok átvételére szolgál. Tehát, ha csak megtekinteni kívánja a dokumentumokat az ügyintéző, akkor ne ezt a funkciót használja! A másolás megkezdése előtt a forrás eljárás adatainak (ÉTDR azonosító, kérelmező, település) megmutatásával megerősítést kér a rendszer, majd jóváhagyás után megtörténik a kiválasztott eljáráshoz tartozó dokumentumok másolása. 39

41 3.5.5 Ügyfélkör megállapítása (Érintettek szerkesztése) Az ügyintéző a kérelem adatainak vizsgálata során megállapítja az eljárás ügyféli körét, az ÉTDR-ben megtekinti az eljárás érintettjeinek listáját (az Érintettek fülön). Eljárás indításához amennyiben azt nem meghatalmazott, vagy jogi személy kezdeményezi a kérelmezőnek nem feltétlenül kell érintetteket megneveznie, így elképzelhető, hogy a kérelem benyújtásakor e táblázat csak a kérelmező adatait tartalmazza. Az ügyintéző ellenőrzi, hogy a kérelmező által a kérelem benyújtásakor az ÉTDR-ben érintettként megnevezett természetes, illetve jogi személyek esetében ténylegesen fennáll-e az ügyféli jogállás (amennyiben igen, bepipálja az Ügyfél-e jelölő négyzetet), valamint a kérelem tárgyát képező ingatlan adatai alapján megvizsgálja, hogy az eljárásban mely további természetes, illetve jogi személyek minősülnek ügyfélnek. Külön vizsgálat nélkül ügyfélnek minősül az építtető és az építési tevékenységgel érintett telek, építmény, építményrész tulajdonosa. Az ügyintéző minden esetben vizsgálja az ügyféli jogállását annak, akinek az építési tevékenységgel érintett telekre, építményre vonatkozó jogát az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték. Az eljárás során a szakhatóságok állásfoglalásuk tartalma erejéig ügyféli kört, hatásterületet állapíthatnak meg a jogszabályokban foglaltak szerint. A közigazgatási hatósági eljárásban az ügyfél fogalmának általános meghatározását a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) 15. (1) (3) bekezdése tartalmazza évi CXL. törvény (Ket.) 15. (1) Ügyfél az a természetes vagy jogi személy, továbbá jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, akinek jogát vagy jogos érdekét az ügy érinti, akit hatósági ellenőrzés alá vontak, illetve akire nézve a hatósági nyilvántartás adatot tartalmaz. (3) Törvény vagy kormányrendelet meghatározott ügyfajtában megállapíthatja azon személyek körét, akik az (1) bekezdésben foglaltak vizsgálata nélkül ügyfélnek minősülnek. 40

42 Az (1) bekezdésben foglaltak vizsgálata nélkül ügyfélnek minősül jogszabály rendelkezése esetén az abban meghatározott hatásterületen lévő ingatlan tulajdonosa és az, akinek az ingatlanra vonatkozó jogát az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték. Az építésügyi eljárások ügyféli körének megállapításáról a 312/2012. (XI.8.) Korm. rendelet 4. -a is rendelkezik. 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 4. (1) Az építésügyi hatóság engedélyezési és tudomásulvételi eljárásában, az építésfelügyeleti hatóság építésrendészeti és a bontási tevékenység megkezdésének tudomásulvételi eljárásában külön vizsgálat nélkül ügyfélnek minősül az építtető és az építési tevékenységgel érintett telek, építmény, építményrész tulajdonosa. (2) Az (1) bekezdésben foglaltakon túlmenően az építésügyi és az építésfelügyeleti hatósági eljárásokban minden esetben vizsgálni kell az ügyféli jogállását annak, akinek az építési tevékenységgel érintett telekre, építményre vonatkozó jogát az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték. (3) A szakhatóságok állásfoglalásuk tartalma erejéig ügyféli kört, hatásterületet állapíthatnak meg a jogszabályokban foglaltak szerint. (4) Nincs ellenérdekű ügyfél az eljárásban, ha az építtető benyújtotta az ügyben érintett összes ügyfélnek a kérelmezett építési tevékenység végzéséhez történő, az építészeti-műszaki dokumentáció ismeretében tett és az abban foglaltakkal egyetértést tartalmazó teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt nyilatkozatát. Érintettek felvétele Az ügyintéző amennyiben a kérelmező már megnevezett érintetteket ellenőrzi, hogy megtalálható-e az érintettek között a meghozandó döntés minden kötelező címzettje. Új érintettet az Érintettek fül bal alsó részén található Érintettek felvétele gombra kattintva megjelenő online űrlap kitöltésével lehet felvenni. Az űrlapon meg kell jelölni, hogy természetes vagy jogi személyről van szó, az érintett eljárásban betöltött szerepét (pl. kérelmező, szomszéd, tulajdonos stb.), illetve az azonosításhoz és kapcsolatfelvételhez szükséges adatokat kell megadni. Alapesetben a postai és személyes kapcsolattartási mód közül lehet választani. Későbbiekben, ha az ügyfél kéri az elektronikus kapcsolattartást, ennek megfelelően kell eljárni: a) az Érintettek fülön az érintett adatlapján meg kell adni az ÉTDR felhasználói azonosítót és beállítani a kapcsolattartási módot ÉTDR-en belülire (vagy Ügyfélkapusra) és 41

43 b) az egész eljárásra vonatkozóan meg kell adni a betekintői jogot a Megosztás személy számára funkcióval (itt szintén az ÉTDR felhasználói azonosítót kell megadni). Érintettek adatainak szerkesztése Az Érintettek fülön a MŰVELETEK oszlopban található ikonokra kattintva a bejegyzés megnyitható szerkesztésre, illetve törölhető. A szerkesztés ikonra kattintva az ÉRINTETT ADATAI űrlap nyílik meg. A képernyő felső részén a következő adatokat lehet megadni: Az eljárás kiemelt kérelmezője: igen vagy nem. Az eljárásnak feltétlenül rendelkeznie kell legalább egy kérelmezővel, akit az ÉTDR kiemelt kérelmezőnek nevez. A kiemelt kérelmezői státuszt nyerő érintett adatainak mentésekor egy ellenőrző kérdést is kapunk, melyre az OK gombra kattintva lehet elfogadni a beállításokat. Az Érintett -ek lehetséges típusai, az érintett eljárásban betöltött szerepük szerint lehetnek (pl.): Kérelmező: eljárástípustól függően lehet az építtető, az engedélyes (ha van, akkor annak jogutódja), a kötelezett. Meghatalmazott: az a személy, akit a kérelmező bizonyító erejű okirattal meghatalmaz, hogy a nevében az eljárásban eljárjon és az ÉTDR-ben képviselje. 42

44 Tervező: ide sorolható a 312/2012. (XI.8.) Korm. rend. 8. melléklet I. fejezet 5.1 pontja szerinti tervező. Szakember: ide sorolhatók a tervezőnél leírtakon kívül az egyéb tervező, az építési műszaki ellenőr, az építésügyi igazgatási szakértő, az építésügyi műszaki szakértő és a vállalkozó kivitelező. Szomszéd: a szomszédos, illetve egyéb érintett ingatlannal rendelkezni jogosult (tulajdonosa, haszonélvezője). Egyéb: pl. közútkezelő, kéményseprő-ipari szolgáltató, közműszolgáltatók, jelzálog jogosult, stb. Ügyfél-e: igen vagy nem. A jelölő négyzetbe helyezett pipa rögzíti a rendszerben az ügyféli jogállást, ezért ez egy igen fontos adat. Lényegében ez különbözteti meg az eljárás érintettjeit az eljárás ügyfeleitől. Amennyiben az érintett neve mellett ez a pipa bejelölésre került, akkor ezzel megkapta ügyféli jogosultságokat is. Jogi személy: bejelölése esetén a rendszer más, a jogi személyre vonatkozó adatokat (megnevezés, adószám, képviselő) fog bekérni. ÉTDR azonosító: amennyiben az érintett személy ÉTDR felhasználó, úgy itt adható meg a személyéhez tartozó egyedi ÉTDR felhasználói azonosítója (ezt minden felhasználó megnézheti a FŐOLDAL Saját adatok szerkesztése opcióval elérhető felületen). Ahhoz azonban, hogy ezt az azonosítót a hatóság rögzíteni tudja, az érintettnek a hatóság számára ismertté kell tennie. Ennek az azonosítónak a rögzítése szükséges az elektronikus kapcsolattartás igénybevételéhez. A rögzítést követően az újabb kapcsolattartási mód változtatásig az érintett elektronikusan fér hozzá a számára megosztott eljárásokhoz és dokumentumokhoz. Meghatalmazott változtatása Amennyiben a már elindult eljárásban változik a meghatalmazott személye, az ügyfél papíralapon benyújtja az új meghatalmazást, melyet az ügyfélszolgálatos munkatárs beszkennel és feltölt a rendszerbe a Meghatalmazás gomb segítségével. Az új meghatalmazás alapján a hatósági ügyintéző az eljárás Érintettek fülén felveszi az új meghatalmazott személyt, és az eredeti meghatalmazottat törli az érintettek listájából. Ha az új meghatalmazott regisztrált ÉTDR felhasználó, az adatlapján meg kell adni az ÉTDR felhasználói azonosítóját, és a kapcsolattartási módot ÉTDR felületen értékre kell állítani. Ahhoz, hogy az új meghatalmazott az eljárásban eddig keletkezett cselekményeket, dokumentumokat is lássa, a teljes eljárásra betekintői jogot kell biztosítani számára. 43

45 Érintettek törlése Törlés esetén a törlés ikonra kattintva az ÉTDR egy megerősítő kérdést tesz fel: Biztosan törölni szeretné az érintettet?, illetve meg kell adni a törlés okát. (Fontos informatikai alapelv, hogy adatot nem törlünk, csak a hozzáférést korlátozzuk. Egy érintett sem törölhető a listából nyomtalanul, a törlés ideje és a törlést végző személy neve is fent marad ezen indoklással együtt, így az később visszakereshető.) Ha az ügyintéző tévedésből törölte volna az érintettet, úgy természetesen az Érintett felvétele gomb lenyomásával és az adatok újbóli bevitelével ismét felveheti azt a listába. Az érintettek szerkesztéséről a részletes leírást lásd: FKK ÜI Érintettek c. fejezet Értesítés az eljárás megindításáról (Ügyfélértesítés) Az ügyintéző az eljárás megindulásától számított három napon belül, az ÉTDR-ben létrehozott dokumentummal, az ügyfél kapcsolattartás módjára megjelölt rendelkezésének megfelelően értesíti az eljárás megindulásáról az építtetőt és a már ismert ügyfeleket a jogszabály szerinti tartalommal. Az ügyintéző az értesítendők adatait ha azok a kérelem benyújtásakor nem állnak rendelkezésre az ingatlan-nyilvántartásból, az országos lakcímnyilvántartásból vagy az elektronikus elérhetőségi adatai tekintetében az ügyintézési rendelkezési nyilvántartásból elektronikus úton közvetlen lekérdezés útján a vonatkozó jogszabályok szerint szerzi be. Az Ügyfélértesítés cselekményt az eljárást megnyitva a Cselekmények dobozban az Ügyfélértesítés gombra kattintva lehet elindítani. Az Ügyfélértesítés olyan cselekmény, melyre az ügyintéző nem vár reakciót a címzett részéről, tehát a folyamat egyetlen cselekményből áll. 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 9. Az eljárás megindulása és értesítés az eljárás megindulásáról 10. (1) Az elektronikus mappában lévő kérelem automatikusan ÉTDR-azonosítót kap, amely alkalmas a beérkezett irat és mellékletei azonosítására, valamint tartalmazza az ügy azonosítóját, amely biztosítja az ügyhöz később csatolt dokumentumok azonosíthatóságát. Az 44

46 ÉTDR az azonosítókról a kérelem és mellékletei feltöltésekor automatikusan értesítést küld a kérelmezőnek, építtetőnek. (2) A kérelemre induló eljárás a kérelemnek az ÉTDR-be való érkeztetését követő első munkanapon indul. (3) Az ügyintéző az eljárás (2) bekezdés szerinti megindulásától számított három napon belül az ÉTDR-ben kiállított dokumentummal az ügyfél kapcsolattartás módjára megjelölt rendelkezésének megfelelően értesíti az eljárás megindulásáról az építtetőt és a már ismert ügyfelet. (4) A (3) bekezdés szerinti értesítés a Ket. 29. (5) bekezdésében foglaltakon kívül tartalmazza a) az ÉTDR ügy- és iratazonosítót, b) ha e rendelet alapján helyszíni szemle lefolytatására kerül sor, annak időpontját, továbbá figyelmeztetést a részvétel elmulasztásának, a helyszíni szemle akadályozásának a jogkövetkezményére, c) tájékoztatást a kapcsolattartás lehetséges formáiról, a kapcsolattartási forma választási lehetőségéről, d) az elektronikus iratbetekintés módját, e) tájékoztatást arról, hogy ha több mint ötven ügyfél érintett az eljárásban, az építésügyi hatóság hirdetményi úton tart kapcsolatot, f) tájékoztatást arról, hogy ha az ügyfél az első fokú eljárásban nyilatkozatot nem tesz, vagy kérelmet nem nyújt be, ügyféli jogát nem gyakorolhatja, g) tájékoztatást az ügyre vonatkozó minden egyéb lényeges információról, a szakhatósági megkeresés szükségességéről, annak idejéről, h) tájékoztatást arról, hogy a Ket. 28/A. (1) bekezdés a) pontjában meghatározottakon túl, ha a kapcsolattartás módjáról (papír alapú vagy elektronikus) nyolc napon belül nem nyilatkozik, az eljárással kapcsolatos érdemi döntésről az ÉTDR felületén milyen módon értesülhet. Az ügyfélértesítésről a részletes leírást lásd: FKK ÜI Ügyfélértesítés (az eljárás megindítása, megindulása) c. fejezet Ügyfélértesítésnél az Általános fülön is beállítható az, hogy a most indult eljárás az általános tájékoztató felületen megjelenjen-e. Az AZ ELJÁRÁSBAN AZ ÁLTALÁNOS TÁJÉKOZTATÓBAN MEGJELENIK? értéke állítható az ELJÁRÁS SZERKESZTÉSE képernyő ELJÁRÁS ADATAI doboz ELJÁRÁS ÁLTALÁNOS ADATAI fülén, így amennyiben később szükségessé válik a tájékoztatást visszavonni, vagy értesítéstől függetlenül (utólag) elindítani, úgy arra itt nyílik lehetőség. 45

47 Az ÉTDR mindenki által hozzáférhető általános tájékoztató felületén a hatóság közzéteszi az elindult engedélyezési eljárás legfőbb ismérveit, úgymint: a) az építési tevékenységgel érintett telek címét, ennek hiányában helyrajzi számát, b) az építési tevékenység tárgyát, c) a kérelmezett eljárás típusát és az eljárás megindulásának időpontját, d) továbbá a 312/2012. (XI. 8.) kormányrendelet 8. mellékletben meghatározott tartalmú helyszínrajzot, utcai homlokzati tervet vagy látványtervet. 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 9. Az eljárás megindulása és értesítés az eljárás megindulásáról (6) Az építésügyi hatóság az ÉTDR általános tájékoztatási felületén mindenki által hozzáférhető módon - személyes adatot nem tartalmazva - általános tájékoztatást ad az elindult engedélyezési eljárás következő főbb ismérveiről: a) az építési tevékenységgel érintett telek címe, ennek hiányában helyrajzi száma, b) az építési tevékenység tárgya, c) a kérelmezett eljárás típusa és az eljárás megindulásának időpontja, d) a 8. mellékletben meghatározott tartalmú helyszínrajz, utcai homlokzati terv vagy látványterv Betekintési jogosultságok adása és visszavonása (Megosztás) Az ÉTDR, mint elektronikus rendszer olyan funkciókat is támogat, melyek a hagyományos építésügyi hatósági engedélyezési eljárásban nem voltak megoldhatók (pl. az eljárás online nyomon követése, adatainak megosztása más felhasználókkal). A kérelem benyújtása előtt a tárhely gazdája a tárhelyet létrehozó felhasználó, betekintési jogot adhat meg, ahhoz időkorlátot rendelhet, illetve azt bármikor el is veheti. (Lásd Megosztás betekintés c. fejezet.) Az ügyintézés során a jogszabályban megkövetelt esetekben és mértékben az ügyintéző elektronikus betekintéshez adhat jogot. Külső szervezet vagy ügyfélnek nem minősülő természetes vagy jogi személy részére történő betekintési jog adásáról, illetve annak mértékéről, esetleges időbeni korlátjáról a vezető dönt, és azt írásban rögzíti. A kérelem benyújtása után a hatósági ügyintéző betekintőket rendelhet hozzá az eljárás Mappájához, az ELJÁRÁS SZERKESZTÉSE képernyőről a KARBANTARTÁS dobozban a 46

48 Megosztás funkciógomb használatával. Természetesen a Megosztás funkció a kérelem benyújtás után továbbra is alkalmazható a kérelmezői felületen is. A hatóság oldalán a Megosztás funkció használata megegyezik a kérelmezői oldalon leírtakkal (Lásd Megosztás betekintés c. fejezet), azzal a kivétellel, hogy a hatóság a betekintési jogot csak az eljárásban érintett ügyfél, valamint az eljárásban részt vevő személyek, szervek, hatóságok számára biztosíthatja. A betekintők jogot kapnak az eljárás egészének megtekintésére, követésére, de azt módosítani nem tudják, cselekményeket a felületről indítani nem tudnak. A betekintési jog adható: a) ÉTDR regisztrációval rendelkező személy számára ( Személy megosztások fülön), b) hatóság (szervezet) számára ( Hatóság megosztások fülön), vagy c) ÉTDR-be nem regisztrált természetes vagy jogi személy számára is ( Partner megosztások fülön). Személy megosztások ÉTDR felhasználó esetén elegendő a felhasználó ÉTDR felhasználói azonosítójának ismerete, s a rendszer megjeleníti a regisztrált személy adatait. Ez a lehetőség a SZEMÉLY MEGOSZTÁSOK alatt érhető el. A megosztás korlátozás nélkül további személyek számára is biztosítható. A betekintésre jogosult személy a Megosztott eljárásaim szűrő alkalmazásával megkeresve az adott eljárást, meg tudja tekinteni a dokumentumokat, és később követni tudja az eljárás menetét. Hatósági megosztások A HATÓSÁGI MEGOSZTÁSOK fülön az ÉTDR-ben elérhető (azaz az ÉTDR-ben rögzített) hatóságok és szervek számára lehet betekintést biztosítani a hatóság listából történő kiválasztással. 47

49 Partner megosztások Az ÉTDR gyűjtőnéven partner -ként nevezi azokat a személyeket és szervezeteket, akik az ÉTDR-ben nem regisztráltak, illetve törzs adatállományában nem szerepelnek (vagy az ügyintéző nem ismeri az ÉTDR azonosítójukat, s ezért nem azonosítójukon keresztül tartja számon őket). Az ő megkülönböztetésük azért lényeges, mert regisztráció hiányában a rendszer online felületére csak az egyedi kód alapú azonosítással tudnak belépni (lásd a Belépés egyedi kóddal c. fejezet), s a megosztott eljárásokba betekinteni. A rendszer egyedi kódot generál, s ezt eljuttatva a partner felé, az ÉTDR nyitó felületén a Belépés egyedi kóddal gomb segítségével tud belépni az ÉTDR-be. Megtekintheti az eljárás adatait, dokumentumait, illetve az eljárás menetét figyelemmel kísérheti. A betekintési jog korlátozott, illetve korlátlan időtartamhoz köthető. 48

50 A partner számára az egyedi kódot ÉTDR-en belül és ÉTDR-en kívül is (telefonon, -en, stb.) el lehet juttatni. a törlés ikonnal a betekintő jogosultságait lehet törölni, a kulcsok megtekintése ikon segítségével a belépést lehetővé tevő egyedi kódot, azaz a partner kulcsot lehet megtekinteni. A TERMÉSZETES PARTNERI MEGOSZTÁSOK táblázatban a természetes személyeket, a CÉGES PARTNER MEGOSZTÁSOK táblázatban a jogi személyeket lehet felvenni. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a betekintés biztosításának megtörténtéről a betekintő automatikusan értesítést nem kap, ezért célszerű erről külön értesíteni. Az betekintési jog megadásáról a részletes leírást lásd: FKK ÜI Betekintők hozzárendelése a tárhelyhez c. fejezet FKK ÜI 9. Betekintés, hozzáférés biztosítása c. fejezet Pénzügyi előírások Az építésügyi hatósági eljárások folyamán illetékek, igazgatási szolgáltatási díjak, bírságok és egyéb költségek megfizetése válhat szükségessé. Az ÉTDR ezen kötelezettségeket és teljesítésüket nyilván tudja tartani. Az ÉTDR teljes körűen támogatni készül az elektronikus illeték-, díj- és bírságfizetést. E funkció megvalósításához az EFER (Elektronikus Fizetési és Elszámolási Rendszer) szolgáltatásait fogja igénybe venni. Az ÉTDR és az EFER kapcsolatot biztosító interfész fejlesztési munkálatainak befejezéséig csak a hagyományos módokon (banki- és készpénz átutalással, valamint illetékbélyeggel) lehetséges a befizetés. Az EFER kapcsolat elkészültéig 49

51 a kérelmezői oldal online felületén az Eljárás adatai dobozban a Pénzügyek fül alatt csupán ellenőrzésre van mód, míg a hatósági oldalon fizetési kötelezettségek előírásának rögzítésére és azok megtörténtének jóváírására, teljesítésének igazolására nyílik mód. Az ügyintéző a beérkezett kérelem iratának Pénzügyek fülén minden előírt pénzügyi kötelezettséget rögzíteni tud, illetve rögzíteni tudja azok jóváírását is. Lehetősége van az ügyintézőnek a pénzügyi kötelezettség előírására és a jóváírás teljesítésére a beérkező válaszcselekmény Pénzügyek fülén is. Az eljárás szerkesztése oldalon található Pénzügyek fülön mindkét oldali felhasználó követheti az egyenleg alakulását. Az ügyintéző a pénzügyi kötelezettségek manuális jóváírását a kötelezettség teljesítését igazoló, az ÉTDR-ben vagy a hatóság birtokában lévő papíralapon rendelkezésre álló eredeti példány vagy hiteles másolata alapján végzi el Hiánypótlási felhívás Az ügyintéző a formai vizsgálat során vizsgálja a benyújtott dokumentáció teljességét, valamint az eljárási illeték megfizetésének tényét. A kérelem tartalmi követelményeknek való megfelelésének vizsgálatához az ÉTDR eszközt biztosít a benyújtott különböző tervlapok (alaprajzok, homlokzatok, metszetek, stb.) megtekintéséhez, nagyításáhozkicsinyítéséhez, elforgatásához, a méretarány meghatározását követően a tervrajzokon távolságméréséhez. Az ÉTDR rajzi megjelenítő alkalmazása lehetővé teszi a módosított tervlapok összehasonlítását. Az ügyintéző a tervlapokhoz megjegyzéseket fűzhet, továbbá azokhoz kapcsolódóan a tervlapokon rajzi jeleket helyezhet el. (Lásd Rajzi dokumentumok kezelése c. fejezet) Az ügyintéző megvizsgálja és ellenőrzi, hogy a kérelem vagy bejelentés, ezek mellékleteként benyújtott dokumentáció, a rendelkezésre álló szakhatósági állásfoglalás, illetve a helyszíni szemle eredménye alapján teljesíti-e az egyes eljárás kapcsán a jogszabályokban előírt követelményeket. Fentiek kapcsán hiány észlelésekor az ügyintéző az ÉTDR használatával hiánypótlási felhívást készít. A hiánypótlási felhívást az építtetőnek és/vagy meghatalmazottjának kell címezni és továbbítani a kérelemben meghatározott rendelkezésnek megfelelő módon. Az ÉTDR nem végzi el az építészeti-műszaki dokumentáció tartalmi, műszaki 50

52 megfelelőségének vizsgálatát, ezért a hatósági döntés szakmai alátámasztásában, megindokolásában az ügyintéző saját szakmai kompetenciájára támaszkodva jár el. A hiánypótlási felhívás készítése ügyviteli szabályait tekintve megegyezik a 3.4 Általános iratkezelési műveletek c. fejezetben foglaltakkal. A hiánypótlási felhívás kiírásának cselekménye a CSELEKMÉNYEK dobozban elhelyezett Hiánypótlási felhívás gombra kattintva indítható el. Az alapértelmezett címzettjei a felhívásnak a kérelmezők, őket a rendszer automatikusan felkínálja, de másolatban egyéb érintettek (társhatóságok, partnerek) is kaphatnak az iratból. A hiánypótlásra való felhívás egy cselekményláncolat első eleme, melyre a hatóság határidőben érkező írásos válaszra számít. Az ÉTDR-ben elektronikusan érkező hiánypótlás érkeztetés, iktatás és szignálás után kerül az illetékes hatósági ügyintézőhöz. A hiánypótlási felhívás cselekménye a hatóság oldalán az alábbi láncolatban zajlik le: 1. a hiánypótlási felhívás kiírása 2. ha nem érkezik válasz, az ügyintéző elkezdi megfogalmazni a Hiánypótlás nem érkezett cselekményt lezáró folyamatot (a Ket. 31. (1) h) és (2) szerint), vagy 3. a hiánypótlás megérkezik (egy vagy több szakaszban) 4. az ügyintéző a folyamatot lezárja a Hiánypótlás elfogadása vagy a Hiánypótlás figyelmen kívül hagyás gombbal A hiánypótlási felhívásnál érdemes még megjegyezni, hogy amennyiben a felhívás a) pénzügyi kötelezettségeket is érint, úgy azt a Pénzügyek fülön kell rögzíteni, b) javítandó dokumentumot, kitöltendő formanyomtatványt említ, akkor ha ennek értelme és segítő ereje van, úgy az ügyfél segítése érdekében be lehet azokat is csatolni a Dokumentumok fülön. 51

53 Cselekmények a hiánypótlási felhívásból indítva A Hiánypótlási felhívás befejezett cselekményéből indítható újabb cselekmények: a) A Hiánypótlás nem érkezett cselekmény egy lezáró cselekmény. Azért van rá szükség, hogy a hiánypótlási cselekményláncolat le legyen zárva, s a határidőszámítás is figyelembe vegye ezt. A cselekménnyel a már kiküldött hiánypótlási felhívás esetén lehet rögzíteni azt a tényt, ha határidőben nem érkezett be a hiánypótlás. b) A Felszólítás visszavonása cselekmény ugyancsak egy lezáró cselekmény. Szintén azért van rá szükség, hogy a hiánypótlási felhívás cselekményláncolata le legyen zárva, s a határidő-számítás is figyelembe vegye ezt. A cselekménnyel a már kiküldött hiánypótlási felhívást lehet visszavonni attól függetlenül, hogy azt már átvették-e. c) Az Általános levél cselekményt abban az esetben kell használni, ha a cselekményhez kapcsolódóan új kézbesítést, értesítést kell kiküldeni stb. Cselekmények a hiánypótlásból A HIÁNYPÓTLÁS befejezett cselekményéből újabb cselekmények indíthatóak (s az adott eljárásjogi szituációban indítani is kell): a) A Hiánypótlás elfogadása cselekmény egy lezáró cselekmény. Azért van rá szükség, hogy a hiánypótlás cselekményláncolata le legyen zárva, s a határidőszámítás is figyelembe vegye ezt. A cselekménnyel a már beérkezett és érkeztetett, iktatott, szignált hiánypótlás esetén lehet elfogadottnak, figyelembe vettnek rögzíteni azt. b) A Hiánypótlás figyelmen kívül hagyás cselekmény egy lezáró cselekmény, a cselekménnyel a már beérkezett és érkeztetett, iktatott, szignált hiánypótlás esetén lehet el nem fogadottnak, figyelmen kívül vettnek rögzíteni azt. 52

54 c) Az Általános levél cselekményt abban az esetben kell használni, ha a cselekményhez kapcsolódóan új kézbesítést, értesítést kell kiküldeni stb. A Hiánypótlási felhívás cselekményről a részletes leírást lásd: FKK ÜI Hiánypótlási felívás c. fejezet Helyszíni szemle Amennyiben az eljárás megindítására vonatkozó értesítéssel egyidejűleg nem került sor helyszíni szemle időpontjának kitűzésére, akkor az ügyintéző a jogszabályban előírt esetekben vagy tényállás tisztázása érdekében helyszíni szemlét rendel el, az erre a célra szolgáló funkciógomb használatával. A Szemle kitűzése olyan cselekmény, melyre az ügyintéző nem vár reakciót a címzett részéről, tehát a folyamat egyetlen elemből áll. 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 6. Helyszíni szemle (3) Az építésügyi és építésfelügyeleti hatóság a döntés meghozatalához szükséges tényállás tisztázásának keretében az építési tevékenység helyszínén, annak környezetében vizsgálja a döntés meghozatalának feltételeit, különösen a) az illeszkedés követelményeit, b) hogy a meglévő állapotot rögzítő építészeti-műszaki dokumentáció tartalma a valóságnak megfelel-e, c) hogy az érintett telken az építési, bontási tevékenység megvalósítható-e, a tevékenységet megkezdték-e és a terveknek megfelelően folytatják-e, d) hogy az építmény rendeltetésszerű és biztonságos használatra alkalmas állapotban van-e, valamint e) hogy a megvalósult építmény, építményrész - az engedély nélkül megvalósítható eltérések figyelembevétele mellett - az építési engedélynek és a hozzá tartozó engedélyezési záradékkal ellátott építészeti-műszaki dokumentációnak megfelelően valósult-e meg. (4) Az építésügyi, építésfelügyeleti hatóság a helyszíni szemlén tapasztaltakról feljegyzést vagy jegyzőkönyvet és a helyszínről, annak környezetéről dátummal ellátott fényképfelvételt készít. (5) A Kormány által rendeletben kihirdetett veszélyhelyzet esetén három napon belül helyszíni szemlét kell tartani, amelyen a résztvevő szakhatóság - amennyiben ennek információtechnológiai feltételei fennállnak - állásfoglalását az ÉTDR-be tölti fel. Ha a helyszíni szemlén az információtechnológiai feltételek nem állnak fenn, a szakhatósági állásfoglalást legkésőbb a helyszíni szemlét követő napon kell az ÉTDR-be feltölteni. 53

55 Az ügyintéző a helyszíni szemlén tapasztaltakról feljegyzést vagy jegyzőkönyvet és a helyszínről, annak környezetéről dátummal ellátott fényképfelvételt készít. A jegyzőkönyvet, valamint a helyszíni szemle során készült fényképfelvételeket a Feljegyzés funkciógomb használatával, a feljegyzés mellékleteként feltölti az ÉTDR-be, és azokhoz vagy betekintést biztosít a kérelmező, valamint a helyszíni szemlén részt vett (szak)hatóságok számára, vagy a kapcsolattartás módjának megfelelően az illetékes személyek számára az Általános levél funkciógombbal eljuttatja. A helyszíni szemle kitűzésére vonatkozó végzés készítése ügyviteli szabályait tekintve megegyezik a 3.4 Általános iratkezelési műveletek c. fejezetben foglaltakkal. Helyszíni szemle kitűzése Helyszíni szemle kitűzése cselekményt az ELJÁRÁS SZERKESZTÉSE képernyőn a CSELEKMÉNYEK dobozban a Szemle kitűzése funkciógombra kattintva lehet elindítani. A SZEMLE KITŰZÉSE annyiban tér el az általános cselekménytől, hogy az ÁLTALÁNOS adatai között más, egyéni adatokat is meg kell még adni, mint: Végzés típusa (Helyszíni szemle kitűzése) Helyszíni szemle helye Helyszíni szemle ideje (naptári nap, óra, perc) Helyszíni szemle időtartama (perc) Egyéb tekintetben úgy kell eljárni, ahogyan azt a FKK ÜI Az eljárási cselekmények közös elemei c. fejezet részletesen bemutatja. 54

56 Helyszíni szemle időpontja A helyszíni szemle időpontját a Szemle kitűzése cselekmény Általános fülén a Helyszíni szemle ideje mező kitöltésével kell megadni. Az időpont megadását felugró ablakban egy naptáralkalmazás is segíti. A helyszíni szemle időpontjáról amennyiben azt a Szemle kitűzése cselekménnyel tudatják az érintettekkel az ÉTDR automatikus értesítést is küld a címzetteknek, amennyiben az ilyen irányú igény jelezve lett. Ezen elsődleges célja egy kényelmi funkció biztosítása: az elektronikus levél egy ICAL mellékletet tartalmaz, mely nem más, mint egy szabványos elektronikus naptárbejegyzés. Többek között Outlook és Thunderbird (Lightning kiegészítővel) is képes e mellékletet megnyitva automatikusan a naptárba emelni, ahol azután ahhoz az ügyfél emlékeztetőt, riasztást is társíthat. Ugyanezt a szolgáltatást megfelelő alkalmazás telepítésével okostelefonon is elérhető. Természetesen ez a fajta értesítő nem helyettesíti a hivatalos küldeményt, melyet a kapcsolattartásnak megfelelő módokon vehet át a címzett. Problémát okozhat, hogy a hatósági ügyintéző a Szemle kitűzése cselekmény Általános fülén a Helyszíni szemle helye értéket nem adja meg és a Helyszíni szemle ideje mezőt nem módosítja. Ez esetben a rendszer helyszín megnevezése nélküli naptárbejegyzést küld az ügyintéző által kezdeményezett cselekmény időpontjával, mely az ügyfelet megtéveszti. A későbbiekben további problémát okozhat, hogy a rendszer téves információt szolgáltat a helyszíni szemle időpontjáról (az iratban foglalt manuális adat nem egyezik meg az adatbázisban eltárolt információval). Ezért a hatósági ügyintézőnek fokozott figyelemmel kell eljárnia az adatok megadásakor. 55

57 Helyszíni szemle jegyzőkönyv és fotók feltöltése A helyszíni szemlék során elegendő továbbra is kézzel írni a jegyzőkönyveket, melyeket azonban a hivatalban digitalizálni (szkennelni) szükséges. A beszkennelt jegyzőkönyvet és a helyszínen készített fotókat egy feljegyzés dokumentum mellékleteként lehet feltölteni az ÉTDR-be. Ehhez az ELJÁRÁS SZERKESZTÉSE képernyőn a CSELEKMÉNYEK dobozban a Feljegyzés funkciógombra kell kattintani. A dokumentumok feltöltését az alábbi beállításokkal szükséges végezni: jelleg munkarész típus jegyzőkönyv Szöveg Nyilatkozat Jegyzőkönyv fotó Kép Környezeti állapotadat Fotódokumentáció Amennyiben szükséges, a beszkennelt jegyzőkönyv és a helyszínen készített fotók egy Általános levél mellékleteként az ügyfelek számára megküldhető. A helyszíni szemle kitűzéséről a részletes leírást lásd: FKK ÜI Szemle kitűzése c. fejezet Szakhatósági állásfoglalások beszerzése Az ügyintéző a 312/2012. (XI. 8.) kormányrendelet 6. mellékletében felsorolt eljárásokban az ott meghatározott feltételek fennállása esetén és az ott megjelölt szakkérdésekben, a 6. melléklet szerinti hatóságokhoz szakhatósági állásfoglalás céljából megkereséssel fordul. Az építésügyi hatóság és az eljárásaiba bevont szakhatóságok elektronikus úton az ÉTDR-ben tartanak kapcsolatot egymással. 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet ) Előzetes szakhatósági állásfoglalás nélkül benyújtott építésügyi hatósági engedély iránti kérelem esetén a szakhatóságot szakhatósági állásfoglalás beszerzése érdekében az építésügyi hatóság 56

58 a) hiánytalan kérelem és mellékletek esetén az eljárás megindulását követően haladéktalanul, de legkésőbb öt napon belül, b) hiányzó szakhatósági dokumentáció esetén a hiánypótlást követően haladéktalanul, de legkésőbb három napon belül az ÉTDR alkalmazásával, elektronikus úton keresi meg, biztosítva a szakhatóság számára a kérelem, az építészeti-műszaki dokumentáció és az 5. mellékletben meghatározott dokumentáció ÉTDR-ben történő megtekintésének, elérésének és véleményezésének lehetőségét. (5) A szakhatósági megkeresés tartalmazza a) az ÉTDR ügy- és iratazonosítót, b) az építtető nevét és az ismert elérhetőségét, c) a kérelem tárgyát és a kérelmezett engedély típusát, d) a kérelemmel érintett telek címét és helyrajzi számát, e) az arról való tájékoztatást, hogy amennyiben ellenérdekű ügyfél az első fokú építésügyi hatósági engedélyezési eljárásban nem vesz részt, és a szakhatóság az ügyintézési határidőn belül nem ad ki állásfoglalást, a hozzájárulását megadottnak kell tekinteni, valamint f) az építésügyi hatóság által a szakhatósági állásfoglalás megadásához szükségesnek ítélt egyéb információkat. Az építésügyi hatóság által kezdeményezett szakhatósági megkeresés módja annyiban tér el az előzetes szakhatósági megkereséstől (Lásd. 2.5 Ügyféloldali cselekmények online benyújtás esetén c. fejezet előzetes szakatósági megkeresésre vonatkozó tartalma), hogy a hatósági ügyintéző által elkészített megkeresés iratkezelési műveletének elvégzése után, a kiadmányozás és expediálás után kerül a szakhatósághoz. A szakhatósági megkeresés minden esetben egy cselekményláncolatot indít el, hiszen a megkeresett szerv részéről további cselekmények végzése szükséges, s végül még a megkeresést indító ügyintézőnek is lesz vele dolga, hiszen a folyamatot egy cselekménnyel le kell zárnia (pl. állásfoglalás elfogadása, állásfoglalás figyelmen kívül hagyása). Az eljárás közbeni szakhatósági megkeresésről a részletes leírást lásd még: FKK ÜI Szakhatóság megkeresése c. fejezet Döntés meghozatala az ÉTDR-ben A hatósági eljárás során a döntéseket az ÉTDR-ben kell meghozni. Az ÉTDR a döntések meghozatalát sablonok (minta dokumentumok) biztosításával támogatja. A döntés irata elkészítésének lépései a döntés formájától és tartalmától függetlenül azonos metodikát követnek. (Lásd. 3.4 Általános iratkezelési műveletek c. fejezet) 57

59 312/2012. (XI. 8.) Korm. rendelet 15. (1) Az építésügyi és építésfelügyeleti hatóság az ÉTDR által biztosított sablon segítségével hozza meg az eljárás folyamán szükséges intézkedést, a közbenső, valamint az érdemi döntést, amelyeket a kapcsolattartás módjára megjelölt rendelkezés szerint közöl az ügyféllel, az egyéb értesítettekkel, és ehhez az ÉTDR mint zárt rendszer adatbázisába menti le a kiadmányokat és a kézbesítési adatokat is. (2) Az építésügyi és építésfelügyeleti hatóság (1) bekezdés szerinti dokumentumai az ÉTDRben a Ket. zárt informatikai rendszerre vonatkozó rendelkezései szerint elektronikusan hitelesek, elektronikus kapcsolattartás esetén közlésük a Ket. szabályai szerint elektronikusan - az ügyfél kapcsolattartási rendelkezésének megfelelő értesítés mellett - az ÉTDR felületén történik, kérés, rendelkezés vagy szükség esetén a Ket. szabályai szerinti papír alapú hiteles másolat kézbesítésével, átadásával, hirdetményezésével. Az ügyintéző a benyújtott kérelem és mellékleteinek megismerése után, (az érintettek ellenőrzését követően) az ÉTDR-ben elindítja az eljárás érdemi döntésének meghozatalához szükséges eljárási cselekményeket. Ennek első lépéseként az ÉTDR-ben a megfelelő funkciógomb megnyomásával választ, hogy közbenső vagy érdemi döntést kíván hozni. Egyes, gyakori döntések egy lépésben is kiválaszthatók az ÉTDR-ben (pl. helyszíni szemle kitűzése, hiánypótlási felhívás), végrehajtásuk módja megegyezik a nem kiemelt döntések esetében követendő eljárással. Az ügyintéző ezt követően kiválasztja a közbenső vagy érdemi döntés típusát. Az egyes döntés típusok által megkövetelt kiegészítő adatot rögzíti az ÉTDR-ben a döntés Általános fülén. A kitöltendő adatok, illetve választandó opciók az eljárási cselekménytől függnek. Az érdemi döntések típusainak áttekintő listája a beállítandó változóval: Engedély o Szakterület o Döntés jellege (Nem meghatározott, Jóváhagyó, elutasító) o Kötelezettség teljesítésének ideje (hónap) 58

60 Építésügyi bírság o Szakterület o (Személy) o (Fizetési határidő) o (Bírság összege) o (Bírság azonosító) Határozat kijavítása o Kijavítandó határozat Határozat kiegészítése o Kiegészítendő határozat Határozat módosítása fellebbezés esetén o Módosított határozat Határozat visszavonása fellebbezés esetén o Visszavont határozat 59

61 Határozat módosítása saját hatáskörben o Módosított határozat Határozat visszavonása saját hatáskörben o Visszavont határozat Egyéb határozat o Szakterület o Határozat tartalma Hatósági bizonyítvány Az ÉTDR egy eljárásában több érdemi döntés meghozatala is lehetséges. A rendszer ezzel biztosítja, hogy a fellebbezés esetén az első fokon eljáró hatóság döntését megváltoztathassa, továbbá, hogy a másodfokon eljáró hatóság is érdemi döntést hozzon, amit az első fokon eljáró hatóság ugyancsak érdemi döntés formájában hajtson végre. A döntés irat szerkesztése és kezelése a 3.4 Általános iratkezelési műveletek c. fejezetben leírtak szerint történik. Az érdemi döntés meghozatalának részletes leírását lásd: FKK ÜI Érdemi döntés c. fejezet Értesítés jogerőre emelésről A hatósági eljárás során a döntés jogerősítése az ÉTDR-ben az első fokon hozott határozat eljárási cselekményláncolat újabb eljárási cselekménye, függetlenül attól, hogy a határozat kapcsán sor került-e fellebbezésre vagy sem. A szakmai köznyelvben jogerőre emelés avagy jogerősítés folyamata az ÉTDR-ben nem más, mint egy értesítés készítésének és kézbesítésének folyamata. E folyamatban kerül sor a jogerős dokumentáció előállítására is, ezért e cselekményi folyamatban igen fontos, hogy az értesítés mellé minden olyan dokumentumot csatolni kell, melyeket a jogerős záradékoló pecséttel el kell látni! Ugyanakkor az ÉTDR, mint informatikai rendszer szempontjából az is fontos, hogy csak azokat a dokumentumokat kerüljenek csatolásra, amelyeket valóban záradékolni kell! Az ügyintéző saját érdeke is ez, hiszen a nagy mennyiségű adat záradékolása nehezebben, hosszabb idő alatt (szélsőségesen sok adat záradékolása esetleg nem) történik meg. A jogerőre emelés irat létrehozásakor a rendszer automatikusan átveszi az eredeti döntést, azonban ahhoz csatolni kell a záradékolásra szánt dokumentumokat, melyek záradékolása a kiadmányozás során egyszerre megtörténik. Az ügyintézőnek a záradékolásra szánt dokumentumok kiválasztásakor azt a szempontot kell szem előtt tartania, hogy papíralapon mely dokumentumokat látná el engedélyezési záradékkal, azaz nem szükséges csatolni olyan dokumentumokat, melyekre papíralapon nem tenne záradékoló pecsétet (pl. fotódokumentáció, látványterv, közműnyilatkozat, statisztikai adatlap, aláírólap, térképszelvény stb.). 60

62 Az irat szerkesztését a csatolást követően célszerű elkezdeni, mert így az iratképbe már bekerülnek a csatolt dokumentumok adatai, és az ellenőrzés könnyebben elvégezhető. A hatóság által meghozott döntések kiadmányozásra küldése előtt, amennyiben az ügyintéző nem csatolt dokumentumot az irathoz, figyelmeztető üzenetként egy megerősítő kérdés jelenik meg "Biztos benne, hogy nem csatol dokumentumokat az irathoz?" tartalommal. A döntés jogerősítés cselekmény végzése során a Cselekmény adatai doboz Általános fül - én rögzíteni szükséges a "Jogerőssé válás dátumá"-t. A jogerősítés időpontja általában eltér a jogerőssé válás időpontjától, ezért az ügyintéző számára elengedhetetlen feladat e határidő rögzítése. Ezúttal az ügyintézőnek lehetősége van a Döntés megtekintése -re is, azaz annak a döntésnek a kiadmányozott PDF fájlját megnyitni, melyet a jelen cselekményi folyamattal rögzít jogerősnek. Fontos, hogy az itt szerkesztett iratképben rögzíteni kell (azaz az értesítő levélben le kell írni), hogy mikor történt a döntés jogerőre emelkedése. A címzett lista beállításakor oda kell figyelni, hogy a jogerőssé válásról szóló értesítő címzettjei (és másolatban kapói) valószínűleg mások, mint akiket a döntésnél kellett megadni. Záradékolás, jogerősítés A közbenső döntések, szakhatósági állásfoglalások során a dokumentáció záradékolása a zárt rendszerben történő kezelés elvéből fakadóan úgy történik, hogy az ügyintéző az irat mellékleteként csatolja a záradékolandó dokumentumokat. Ez a csatolás kiadmányozás után 61