SAP liszenszek és jogosultságok használata a Semmelweis Egyetemen ÜGYVITELI UTASÍTÁS

Átírás

1 SAP liszenszek és jogosultságok használata a Semmelweis Egyetemen ÜGYVITELI UTASÍTÁS Készítette: Informatikai-Technológiai és Üzemeltetési Igazgatóság Alkalmazás Üzemeltetési Csoport Gazdasági Informatikai Csoport Aktualizálva: 2013.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. SAP LISZENSZEKKEL, JOGOSULTSÁGOKKAL KAPCSOLATOS FOGALMAK SAP JOGOSULTSÁG KIOSZTÁSI RENDSZER A SEMMELWEIS EGYETEMEN Az igénylés rendje Az igénylés űrlapja és kitöltése A jogosultságok kiosztásának ügyvitele JOGOSULTSÁGOKKAL KAPCSOLATOS SEGÍTSÉGNYÚJTÁS... 6 Mellékletek: 1. számú melléklet: Modul/Szerepkör/Feladatok/Felhasználó beosztása 2. számú melléklet: Jogosultság igénylő lap 3. számú melléklet: Kitöltési útmutató a Jogosultság igénylő laphoz Oldal 2 / 11

3 A SAP liszenszek, jogosultságok igénylésének használata, rendje 1. SAP liszenszekkel, jogosultságokkal kapcsolatos fogalmak A SAP rendszerében a liszensz és a felhasználó szavak szinonim fogalmak: minden egyes kiadott felhasználói névhez egy darab ún. nevesített liszensz tartozik. A SAP rendszerbe (HR - munkaügyi, és bérszámfejtési, ERP - gazdálkodási) egy felhasználó az adott felhasználói névvel, egyidejűleg csak egyszer jelentkezhet be. A bejelentkezést követően több mandantot, azon belül móduszt hozhat létre. Mandantok a SAP rendszerben a kulcs- és végfelhasználók részére: Mandant rövid név HRP HRD SE2 SEQ, vagy QAT SEP Mandant elnevezés HR produktív "éles" rendszer HR tesztrendszer Á H T P R O D U K T Í V "új" rendszer ÁHT tesztrendszer Régi produktív rendszer (csak lekérdezésre) Módusz: 1 adott feladatsor környezete. Egy felhasználó max. 6 móduszt hozhat létre egy bejelentkezés alatt. A SAP-ban minden ügyviteli folyamat egy bizonylatot hoz létre, amelyen a bizonylatot létrehozó felhasználó a felhasználói nevével eltárolásra kerül (naplózás). A felhasználók jelszóval védettek, azaz a bejelentkezéshez jelszó megadása szükséges. Új felhasználónak a jelszava kezdeti értékre van beállítva, amit az első bejelentkezés alkalmával meg kell változtatni, e nélkül a rendszer nem használható. A rendszer megköveteli, és erre figyelmeztet is, hogy a felhasználóknak jelszavaikat havi gyakorisággal meg kell változtatniuk, illetve ennek végrehajtását a program jelzi. Oldal 3 / 11

4 2. SAP jogosultság kiosztási rendszer a Semmelweis Egyetemen A SAP liszenszek és jogosultságok használatát az egész egyetemre vonatkozóan az erre készült Ügyviteli utasítás tartalmazza, amely megtalálható a ( linken, Jogosultság kérése, módosítása hírcsoportban. Új liszensz beszerzését az Operatív Főigazgatóság felé kell kezdeményezni. 2.1 Meglévő liszensz esetén, az igénylés rendje A SAP rendszer üzemeltetését támogató Gazdasági Informatikai Csoport sapadmin@semmelweis-univ.hu címére kell küldeni az igényt a SAP hírekben található igénylő lapon, amelyet az adott szervezeti egység vezetője, vagy gazdasági vezetője jogosult megküldeni. Az igénylő felelőssége, hogy az adott munkatársa számára melyik modulhoz, annak mely tranzakciójához kér jogosultságot, összhangban a munkatárs beosztásával, munkaköri leírásával. A Modul/Szerepkör/Feladatok/Felhasználó beosztása táblázatát a 1. számú melléklet tartalmazza. Új liszenszek kiadásának lehetséges változatai: o adott felhasználó meglévő liszenszének zárolásával adható ki más felhasználónak o amennyiben teljesen új liszenszre van szükség, úgy azt be kell szerezni, ennek fedezetét a szervezeti egységnek kell biztosítania. A megrendelésben segítség nyújt Gazdasági Informatikai Csoport. Dolgozó kilépése esetén teendők: Adott liszenszhez tartozó felhasználó kilépése esetén, azt haladéktalanul jelezni kell a Gazdasági Informatikai Csoport felé, az érvényesség zárolása céljából. Ideiglenesen, illetve tartósan távollévő felhasználók: Hosszabb szabadság, betegség, tartós távollét esetén a szervezeti egység vezetője kezdeményezésére a felhasználói jogosultságot zárolni lehet és ezt követően van lehetőség a liszensz ideiglenes átadására más felhasználó részére. Felhasználói nevek automatikus törlésének szabályai: Az a felhasználó, aki a felhasználói név, jogosultság létrehozását követően 2 hónapig egy alkalommal sem lép be a rendszerbe, automatikusan törlésre kerül, erről az érintett gazdasági vezetőt is értesítjük. Amennyiben a gazdasági vezető a kézhezvételtől számított 8 munkanapon belül nem jelez vissza, nem Oldal 4 / 11

5 intézkedik címre, úgy a liszensz visszavonásra kerül. Adott modulhoz lehetséges kérni jogosultságot, az ehhez tartozó tranzakciókat az éves végfelhasználói oktatásokon ismertetik a Gazdasági Informatika és Tervező Elemző Osztály munkatársai. Az igénylő gazdasági vezetők esetében, tekintettel arra, hogy az oktatásokon részt vettek, alapértelmezésként feltételezhető, hogy ezeket a fogalmakat ismerik. Az SAP rendszerben dolgozó munkatársak két fő csoportja különböztethető meg: o kulcsfelhasználók (GF, OFI Főigazgatóságokhoz tartozó Igazgatóságokhoz, Humánerőforrás-gazdálkodási Igazgatósághoz tartozó munkatársak, akik az adott szakterületükhöz tartozó funkciókon keresztül az egyetem teljes adatbázisához hozzáférhetnek) o végfelhasználók (adott szervezeti egységhez tartozóan, csak a saját pénzügyi központjaikhoz érvényes jogosultságokkal rendelkeznek. A végfelhasználókat jogosultsági csoport szerint különböztetjük meg: Korlátozottan professzionális (mysap ERP Limited Professional): az egyetemen bevezetett modulok kezeléséhez ad jogot mind a kulcs-, mind a végfelhasználók számára. Kivételt képeznek a HR kulcsfelhasználók, akik az alábbi liszenszet használhatják Alkalmazotti (mysap ERP Employee): a HR Kulcsfelhasználók, valamint a szervezeti egységek, csak időrögzítést végző munkatársai használhatják. 2.2 Az igénylés űrlapja és kitöltése Az igénylés minden esetben az Intraneten a SAP Hírek/Jogosultság kérése, módosítása hírcsoportban található letölthető Űrlap kitöltésével történik (2. számú melléklet). A kitöltéshez segítséget nyújt az ugyancsak ott található Kitöltési útmutató (3. számú melléklet). 2.3 A jogosultságok kiosztásának ügyvitele A Gazdasági Informatikai Csoport vezetője (távollétében helyettese) megvizsgálja a beérkezett igényt és amennyiben az megfelel az előírásoknak, továbbítja azt, instrukciókkal ellátva, az Csoport rendszer adminisztrátorának, aki végrehajtja a jogosultság kiadását/karbantartását, azt elhelyezve a megfelelő szerepkörben. Szerepkör = adott tranzakciókat összefogó jogosultsági objektum. Ezt követően az Csoport vezetője/helyettese ellenőrzi a rendszer adminisztrátor munkáját, ha rendben van, az igénylő visszajelzést kap ben a végrehajtásról. Az értesítést követően, a felhasználó a felhasználói menü ikonra kattintva (lásd. a bekarikázott részt) frissíti a saját menüjét és abban már látható lesz az igényelt SAP jogosultságmódosítás Oldal 5 / 11

6 3. Jogosultságokkal kapcsolatos segítségnyújtás A Gazdasági Informatikai Csoport SAPADMIN címére sapadmin@semmelweis-univ.hu kell küldeni minden, jogosultsággal kapcsolatos, igényt, kérést, kérdést. Telefonon segítséget nyújtanak: Gosztonyi Gábor Csoportvezető: Dunai Károly rendszer adminisztrátor: , mellék, Oldal 6 / 11

7 1. számú melléklet SAP Modul / Szerepkör Feladatok Felhasználó beosztása HR-bér / HR-időrögzítő Időadatok rögzítése SAP oktatáson résztvett gazdasági Időadatok rögzítésével kapcsolatos ellenőrző lekérdezések Távollétkeretek lekérdezése ügyintéző,munkaköri leírása tartalmazza a feladatot, felelősség nyilatkozattal, bizalmas adatok kezelése HR-bér / HR-teljes Időadatok rögzítése SAP oktatáson résztvett gazdasági Időadatok rögzítésével kapcsolatos ellenőrző lekérdezések Távollétkeretek lekérdezése vezető, ill. a szervezeti egység vezetője által munkaügyi és béradatok kezelésével megbízott Bérjegyzék lekérdezése ügyintéző, akinek munkaköri leírása Személyügyi törzsadatok lekérdezése tartalmazza a feladatot, felelősség Változóbérek lekérdezése nyilatkozattal, bizalmas adatok Dolgozói lista kezelése Étkezési utalványok lekérdezése Kiutalt illetmények lekérdezése Ad-hoc query AM-eszköz Eszköz törzsadatok karbantartása, lekérdezése SAP oktatáson résztvett gazdasági Eszközállomány lekérdezése Eszközmozgás, eszköztörténet lekérdezése megbízott ügyintéző,akinek Dolgozói hiánylista Leltározás Selejtezés Műszergazdálkodás SD-értékesítés Bérleti szerződések kezelése SAP oktatáson résztvett gazdasági Vevő rendelések kezelése Vevői számlák kezelése Vevői szerződések kezelése SD lekérdezések MM-logisztika / MM-iktatás Számla iktatás létrehozása SAP oktatáson résztvett gazdasági MM-logisztika / MMgazdálkodás (rakt.kez. nélkül) MM-logisztika / MMgazdálkodás (számla kez. nélkül) Megrendelések kezelése Szerződések kezelése Anyagmozgások Számla igazolás Anyaglista Igények listája Kiszállítási címek Anyag megjelenítése Raktárkészlet lekérdezése Anyagbizonylatok lekérdezése Pénzügyi tétel anyagokhoz lekérdezés Számlák áttekintése Szállítói számlák listája Mozgások megjelenítése Megrendelések kezelése Szerződések kezelése Anyagmozgások Anyaglista Igények listája Kiszállítási címek SAP oktatáson résztvett gazdasági SAP oktatáson résztvett gazdasági megbízott pénzügyi, anyaggazdálkodási ügyintéző,akinek

8 1. számú melléklet MM-logisztika / MMraktárkezelés Anyag megjelenítése Raktárkészlet lekérdezése Anyagbizonylatok lekérdezése Pénzügyi tétel anyagokhoz lekérdezés Mozgások megjelenítése Raktár kezelés SAP oktatáson résztvett gazdasági raktárkezelési feledatokkal megbízott ügyintéző,akinek munkaköri leírása tartalmazza a feladatot és felelősségi nyilatkozatot aláírt CO-Kontrolling Belső elszámolások lekérdezése SAP oktatáson résztvett gazdasági Költséghelyek: tényköltség egyedi tételeinek megjelenítése Költséghelyek: obligó egyedi tételeinek megjelenítése Manuális költségelszámolás lekérdezése Rendelések: tényköltség egyedi tételeinek megjelenítése KVM-Keretek Keretlekérdezés SAP oktatáson résztvett gazdasági HP-Házipénztár Pénztárkönyv kezelése SAP oktatáson résztvett gazdasági Pénzkezeléssel kapcsolatos felelősségi nyilatkozatot aláírta Oldal 8 / 11

9 2. számú melléklet

10 3. számú melléklet SAP jogosultság igénylő űrlap Kitöltési útmutató A SAP jogosultság igénylő elektronikus űrlap kitöltésével kell minden, a SAP jogokkal kapcsolatos igényt megadniuk a szervezeti egységeknek. Az űrlap kitöltéséért felelős: a szervezeti egység gazdasági vezetője. Az űrlap Excelben programozott, azon változtatni nem lehet. Az űrlap egyes adatmezőit program ellenőrzi, hibás, vagy hiányos adatkitöltés esetén, hibaüzenetet ír ki az űrlap 23. Ellenőrzés sorába. Az Igénylés jellege - től függően, a program piros színű betűkkel jelzi a kötelezően kitöltendő adatmezőket. Az űrlap csak akkor kerül befogadásra, ha az Ellenőrzés sorban a Megfelelő! Üzenet jelenik meg. Hibás a kitöltés, ha Hiányos kitöltés. üzenet jelenik meg az Ellenőrzés sorban. Kitöltendő adatmezők: 1. Szervezeti egység neve: a felhasználó jogosult pénzügyi központja, lenyíló ablakból választható ki. 2. Pénzügyi Központ: a program automatikusan tölti ki az 1. pont tartalmának megfelelően. Nem módosítható, nem törölhető. 3. Pénzügyi központ, központok megadása: a kezelendő pénzügyi központnak elsődlegesen a MUK* pénzügyi központokat kérjük megadni. A felhasználó kezelhet több pénzügyi központot is, ezeket kell itt felsorolni. Amennyiben a felhasználó 14 pénzügyi központnál többet kezelne, úgy azt az Űrlap 22. sorában, a Megjegyzés sorban kell felsorolnia. 4. Igénylés jellege: lenyíló ablakból választható ki, tartalma lehet: Új, Módosítás, Másolás (ez utóbbi is új igény, de itt megadható, hogy mely már létező felhasználó mintájára kéri az új létrehozását.), Lezárás (visszavonjuk valakitől a jogot, pl. kilépés esetén) 5. Érvényesség kezdete: dátumot kell beírni. Csak az alábbi formátum fogadható el: Érvényesség vége: dátumot kell beírni. Csak az alábbi formátum fogadható el: Amennyiben a végdátum nem határozható meg, úgy a kitöltendő dátum: Felhasználó neve: a dolgozó teljes nevét kell kitölteni 8. SAP felhasználói név: Igénylés jellege = Új, vagy Másolás esetén üres, egyébként kitöltése kötelező 9. SAP másolandó felhasználói név: azt a SAP felhasználói nevet kell itt megadni, akinek a mintájára kell az új jogosultságot létrehozni. 10. Személyi törzsszám HR rendszerből: Új és Másolandó esetén kötelező megadni. 11. Telefon: mellék és/vagy intézeti mobil megadása kötelező. Oldal 10 / 11

11 3. számú melléklet 12. cím: intézeti, hivatalos cím megadása kötelező. Amennyiben adott dolgozó még nem rendelkezik címmel, úgy a gazdasági vezető címét kell megadni. 13. Beosztás: a dolgozó munkaköri leírásában foglalt beosztást kell kitölteni. 14. SAP modulok: lenyíló ablak kiválasztással lehetséges megadni, Max. 7 félét Szerepkörök: az MM és HR modulok szerepkörei vannak részletezve, e modulok kitöltése esetén, meg kell adni azon belül a kívánt szerepkört is. 20. Igénylés dátuma: értelemszerűen, az igénylés napját kell megjelölni, az elvárt formátumban. 21. Igénylő gazdasági vezető, igazgató neve: értelemszerű 22. Megjegyzés: speciális igény itt fogalmazható meg, szabad szöveges mező. Igénylés jellege = Módosítás esetében, kitöltése kötelező. Itt kell részletezni a módosítási igényt. 23. Ellenőrzés: a kitöltött adatok ellenőrzése során kiírt üzenet olvasható itt: Megfelelő, vagy Hiányos kitöltés üzenetek. Az űrlappal kapcsolatos kérdésekre válaszolnak a Gazdasági Informatikai Csoport munkatársai: cím: sapadmin@semmelweis-univ.hu Telefonon: Dunai Károly ( ) és Kucsera Gergely ( ) Oldal 11 / 11