OTP Faktoring Követeléskezelő Zártkörűen Működő Részvénytársaság. 1 / IG számú Szabályzat AZ OTP FAKTORING ZRT.

Átírás

1 OTP Faktoring Követeléskezelő Zártkörűen Működő Részvénytársaság 1 / IG számú Szabályzat AZ OTP FAKTORING ZRT. ETIKAI KÓDEXE Jelen Szabályzatot az OTP Faktoring Zrt. Igazgatósága az 70/2017. (06.27.) számú Igazgatósági Határozatával fogadta el.

2 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés Az Etikai Kódex személyi hatálya Értékek A Társaság eszközeinek védelme Társadalmi felelősségvállalás A Társaság jóhírnevének védelme... 5 Viselkedési elvárások... 5 Közösségi média... 5 Politikai szerepvállalás Tisztességes üzleti működés... 6 Anti-korrupció... 6 Összeférhetetlenség Egymás iránti tisztelet... 8 Diszkrimináció... 8 Zaklatás A Társaság kötelezettségvállalásai... 8 Pénzügyi beszámoló... 8 Versenyjog... 9 Bennfentes információ... 9 Titokvédelem... 9 Pénzmosás és terrorizmus finanszírozása elleni tevékenység Biztonságos és egészséges munkakörnyezet Szakmai működéssel kapcsolatos magatartásformák Etikai problémák bejelentése, tanácsadás Mellékletek 2

3 I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK (1) Az OTP Faktoring Zrt. (továbbiakban Társaság ) Etikai Kódexe abból a célból jött létre, hogy a Társaság, illetve a Társasággal kapcsolatban állók számára világos és egyértelmű irányelveket, elvárásokat fogalmazzon meg az etikus üzleti működéssel kapcsolatban, a Társaság értékeinek védelme érdekében. Ennek elősegítése érdekében a Társaság Igazgatósága és ügyvezetése egységes etikai alapszabály bevezetéséről és alkalmazásáról döntött. (2) Jelen Etikai Kódex a nemzetközi sztenderdek és a legjobb gyakorlatok, az OTP Bankcsoporti elvárások, valamint a Társaság saját gyakorlati tapasztalatai alapján készült az elvárásoknak való még jobb megfelelés, és a gyakorlati megvalósulás erősítése érdekében. (3) A jogszabályi kereteken belül a Társaság társaságirányítási rendszerét úgy alakította ki, hogy az egyszerre szolgálja az ügyfelek bizalmát és elégedettségét, a részvényesi érték növekedését, a kockázatok kezelését, az üzleti, etikai és belső kontroll politikák hatékony érvényesülését valamint a felelős társadalmi magatartást. A Társaság alapvető elvárása munkatársaival szemben, hogy az erkölcsi és szakmai feddhetetlenséget a legmesszemenőbben szem előtt tartsák, melynek szellemében arra ösztönözi őket, hogy tevékenységüket is ennek megfelelően végezzék. (4) Az etikai szabályok és az etikus működés betartásának felügyelete érdekében a Társaságnál Etikai Bizottság működik, amely érvényesíti az Etikai Kódexben meghatározott alapelveket és elvárt magatartásformákat az ennek való megfelelés szempontjából. (5) A Társaság Etikai Nyilatkozatát (5. sz. Melléklet) a honlapon teszi közzé és bárki számára lehetőséget biztosít személyesen, telefonon, vagy ben az Etikai Kódex megsértésére vonatkozó bejelentéstételre, valamint megtesz mindent a Társaságon belüli jogsértést bejelentő munkavállaló diszkriminációval és tisztességtelen bánásmóddal szembeni védelméért és tiltja a megtorló intézkedéseket, vagy negatív hatású következmények alkalmazását bárki ellen, aki jóhiszeműen bejelenti az Etikai Kódex értékeinek, irányelveinek vélt vagy valós megsértését. (6) A Társaság kiemelten fontosnak tartja az etikai normák megismerését és tudatosítását a munkatársak körében, ezért minden munkavállalóra kiterjedő etikai képzést folytat, egyben rendszeresen felülvizsgálja és nyomon követi annak betartását. II. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK II.1. Az Etikai Kódex személyi hatálya (7) Az Etikai Kódex, így a benne foglalt irányelvek, elvárások a Társaság vezető tisztségviselőire és felügyelő bizottsági tagjaira (továbbiakban együttesen vezető tisztségviselők ), alkalmazottaira 1 (az előzőek együttesen munkatársak ) és megbízottai számára ír elő kötelezettségeket. A megbízottak fogalom alatt értjük a képviselőket, szakértőket, 1 alkalmazottak: a Társasággal munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyek. 3

4 közvetítőket, tanácsadókat, ügynököket, alvállalkozókat és beszállítókat, illetve a Társasággal egyéb polgári jogi jogviszonyban lévő társaságokat és természetes személyeket. Az Etikai Kódex rendelkezéseit a fent említett személyi körnek a foglalkoztatás vagy szerződéses jogviszony teljes időtartama alatt munkaidőben és azon kívül be kell tartania. (8) A munkatársak és azon megbízottak, akik a Társaság részére szerződéses kötelezettséget teljesítenek és e tevékenységük során a Társaság ügyfelei vagy lehetséges ügyfelei széles körével találkoznak, részükre a Társaság nevében szolgáltatásokat teljesítenek, illetve szerződéses kötelezettségeik teljesítése során a nyilvánosság előtt egyértelműen a Társaság képviselőjeként jelennek meg, az Etikai Kódexet a rájuk vonatkozó nyilatkozat aláírásával fogadják el. III. RÉSZLETESRENDELKEZÉSEK III.1. Értékek III.1.1. A Társaság eszközeinek védelme (9) A munkatárs felel a Társaság, az ügyfelek, a megbízottak olyan anyagi és nem anyagi javainak védelméért, amelyek kezelésével megbízták. A Társaság, az ügyfelek, a megbízottak és más harmadik felek eszközei csak az engedélyezett célokra és a vonatkozó engedélyeknek és feltételeknek megfelelően alkalmazhatók, használhatók. (10) A Társaság vagyontárgyainak, a Társaság használatában lévő eszközök nem megfelelő kezelése vagy engedély nélküli megosztása harmadik féllel/felekkel, a Társasággal szembeni kötelezettségek megsértését jelenti, és mint ilyen a Társaság ellen elkövetett gazdasági bűncselekménynek minősülhet. Hasonlóképpen a Társaság vagyontárgyaival kapcsolatos gondatlanság, pazarlás és engedély nélküli használat is a Társasággal szembeni kötelezettségek megszegését jelentheti. (11) A vagyontárgy alatt fizikai tulajdont (eszközök, készletek, berendezések stb.), készpénzt, értékpapírt, szolgáltatásokat, üzleti terveket, ügyfelek, munkatársak és megbízottak információit, szellemi tulajdont, és minden egyéb személyes, jogvédett, bizalmas információt értünk. III.1.2. Társadalmi felelősségvállalás (12) A Társaság társadalmi felelősségvállalással kapcsolatos tevékenysége a felelős vállalatirányítás része, amely összhangban áll stratégiánkkal és célkitűzéseinkkel. (13) A társadalmi felelősségvállalás területei a következők: a) Üzleti etika és a működés átláthatóságának biztosítása, 4

5 b) Rendszeres párbeszéd a Társasággal kapcsolatban álló szervezetekkel és partnereinkkel, c) A megfelelő munkahelyi együttműködés és a munkatársi kapcsolatok fenntartása, d) Környezet- és egészségvédelem e) Az emberi jogok tisztelete. III.1.3. A Társaság jóhírnevének védelme Viselkedési elvárások (14) Munkatársainknak mind a munkahelyen, mind a munkahelyen kívül tartózkodniuk kell minden olyan megnyilvánulástól, amely a Társaság jóhírnevét hátrányosan befolyásolhatja. A Társaság elvárja munkatársaitól, hogy magánéleti tevékenységük során is a Társaság etikai normáinak megfelelő, ahhoz méltó magatartást tanúsítsanak, különösen akkor, ha tevékenységük, illetve személyük a Társasággal bármilyen módon összefüggésbe hozható, vagy azt a látszatot keltheti, hogy a Társaság nevében járnak el, illetve nyilvánítanak véleményt. (15) Szervezeti tömörülésekben (politikai, vallási, kulturális) a munkatárs csak magánemberként vehet részt, nyilvánulhat meg, és köteles tartózkodni a Társaság megjelölésétől. (16) A munkatársak a véleménynyilvánításhoz való jogukat nem gyakorolhatják úgy, hogy az a Társaság jóhírnevét, jogos gazdasági és szervezeti érdekeit sértse vagy veszélyeztesse. Közösségi média (17) Munkatársainknak a közösségi médiában való megjelenésük során tartózkodniuk kell minden olyan megnyilvánulástól, amely a Társaság jóhírnevét hátrányosan befolyásolhatja. A Társaság elvárja munkatársaitól, hogy a közösségi médiában magánemberként történő kommunikációjuk során is a Társaság etikai normáinak megfelelő, ahhoz méltó magatartást tanúsítsanak, különösen akkor, ha tevékenységük, illetve személyük a Társasággal bármilyen módon összefüggésbe hozható, vagy azt a látszatot keltheti, hogy a Társaság nevében járnak el, illetve nyilvánítanak véleményt. Politikai szerepvállalás (18) Elismerjük munkatársaink jogát a politikai és közéleti szerepvállaláshoz, politikai tevékenységet azonban csak a munkahelyen kívül folytathatnak. Munkahelyen kívüli politikai megnyilvánulásaik során nem élhetnek vissza a Társaságban betöltött pozíciójukkal, magatartásukkal a Társaság jóhírnevét hátrányosan nem befolyásolhatják. (19) A munkatársak bármilyen politikai, állami szervezetben történő hivatal betöltése esetén kötelesek a munkáltatót előzetesen tájékoztatni. A munkatársak banki munkájuk során nem élhetnek vissza a politikai vagy állami szervezetben betöltött szerepükkel, pozíciójukkal. 5

6 (20) A munkatársak politikai szervezet, személy részére csak a Támogatás nyújtása fejezetben foglalt tiltás betartásával nyújthatnak támogatást. (21) Tilos a Társaság erőforrásait (személyzet, létesítmények, egyéb eszközök) politikai rendezvények támogatására felhasználni. III.1.4. Tisztességes üzleti működés Anti-korrupció (22) Korrupció, tiltott befolyásolás: Tiltott befolyásolás a jogosulatlan vagy jogtalan előny biztosítása, vagy elérése ellenszolgáltatás fejében. Egyetlen munkatárs, vagy a Társaság nevében eljáró más személy sem kínálhat fel, ígérhet, teljesíthet fizetést, vagy adhat más értékkel rendelkező dolgot, illetve ilyet nem kérhet, fogadhat el azzal a céllal, hogy befolyásoljon állami hivatalnokot vagy más személyt (vagy a befolyásolás látszatát keltse), illetve hogy tisztességtelen üzleti előnyre tegyen szert. (23) Az értékkel rendelkező dolog pénzügyi vagy más jellegű előnyt foglal magában, és a készpénzen túl ajándékokra, hitelre, fedezetre, hitelnyújtás folyamán bármilyen felajánlásra, árengedményre, szórakoztatásra, szolgáltatásokra, juttatásokra, foglalkoztatás felajánlására stb. terjed ki. Nincs minimális összege vagy küszöbértéke, amelyet először meg kellene haladni ahhoz, hogy a fenti célok érdekében nyújtott fizetést vagy ajándékot törvénytelennek, illetve az Etikai Kódexbe ütközőnek lehessen tartani. (24) A Társaság és vezetősége a zéró tolerancia elvét vallja a korrupcióval és a megvesztegetéssel szemben: határozottan ellenzi a korrupció minden formáját, és támogatja a korrupcióellenességet. A korrupció, a tiltott befolyásolás gyanúja és látszata is kerülendő. Ajándékozás (25) Az ajándékozás gyakran a helyi kultúra és hagyomány része. Az üzleti és ügyfélkapcsolatok során történő ajándékozás erősítheti a cég hírnevét és elősegítheti a jó üzleti kapcsolat kialakítását. A szokásos és üzleti célú ajándékok adása és elfogadása engedélyezett. Az ajándék pénzben kifejezhető értéke nem haladhatja meg a forintot. Nyilvános ügyféltérben bármilyen ajándék elfogadása összeghatártól függetlenül tiltott. (26) Amennyiben mégis sor kerül értékhatár feletti ajándékozásra és az nem utasítható vissza, az ajándékozásról bejelentést kell tenni a Compliance és Biztonsági Osztály (Compliance vezető) részére. A bejelentésben meg kell jelölni az ajándékozó szervezetet vagy személyt, az üzleti kapcsolat jellegét és az ajándékot is. (27) Tilos a munkáltató költségére (például reprezentációs költség) a munkatársak közötti ajándékozás minden formája, történjék az egy intézményen belül vagy a Bankcsoport egyes leányvállalatainak munkatársai között. A magánemberként, saját költségen történő ajándékozás (például névnapi köszöntés) megengedett. (28) A tilalom alól kivételt képeznek a protokolláris és nem készpénz-jellegű ajándékok, juttatások, amelyek célja egyértelműen nem a Társasággal fennálló vagy kialakítandó üzleti kapcsolat befolyásolása, vagy amelyek a banki munkával összefüggő kapcsolattartáson 6

7 alapulnak és jellemzően felsővezetői szinthez köthetőek. A meghívás vagy reprezentáció többféle formát is ölthet, például rendezvény, vendéglátás, koncert, utazás. A meghívás vagy annak elfogadása az üzleti tevékenység legitim része lehet, erősítheti a Társaság jóhírnevét, és elősegítheti a jó üzleti kapcsolatok kialakítását. A szokásos üzleti vonatkozású meghívások és azok elfogadása engedélyezett. Ilyen lehet például vacsora- és ebédmeghívás, fogadáson való részvétel legyen szó vendéglátásról, utazási költségek megtérítéséről vagy más típusú reprezentáció. A költségeket azonban mindig ésszerű határokon belül kell tartani. Az ésszerű határ az adott helyzettől függ. (29) Az üzleti döntést mindig a Társaság érdekei, és nem az ajándékozás, meghívás nyomán létrejött személyes kapcsolat alapján kell meghozni. A Társaság jóhírnevének és feddhetetlenségének megőrzése az elsődleges szempont. (30) A munkatársak nem adhatnak vagy fogadhatnak el ajándékot olyan körülmények között, amelyekben kívülállók számára úgy tűnhet, hogy ez befolyásolja az üzleti döntést, vagy akár megvesztegetésként is értelmezhető. Annak a gyanúját vagy látszatát is el kell kerülni, hogy a Társaság vagy munkatársa befolyásolható vagy befolyásolni próbál hivatalos szerveket. Ügymenetet könnyítő fizetések (31) Az ügymenetet könnyítő fizetés olyan nem hivatalos juttatás, amelynek célja egy olyan intézkedés elősegítése és gyorsítása, amelyhez egyébként a fizető személynek joga van. A Társaság elutasítja az ügymenetet könnyítő fizetéseket, és nem teljesíti azt, ha ilyen igénnyel szembesül. Támogatás nyújtása (32) A Társaság a munkatársai részére tiltja, hogy a munkaviszonyukkal, vagy a betöltött tisztségükkel kapcsolatos tevékenységükkel összefüggésben anyagi vagy nem anyagi természetű támogatást nyújtsanak politikai pártok, szervezetek, valamint azok tagjai, képviselői részére. A Társaság ezen irányelvet önmagára nézve is kötelezőnek ismeri el. Adomány (33) A Társaság társadalmi felelősségvállalása keretében adományokkal támogat egyes rászoruló szervezeteket, csoportokat. Az adományok juttatására csak a vonatkozó jogszabályoknak és belső szabályozó dokumentumoknak megfelelően kerülhet sor. Az adományért közvetlen vagy közvetett ellenértéket a Társaság, illetve a munkatársak nem kérhetnek, nem fogadhatnak el. Összeférhetetlenség (34) A jogszabályok és az Összeférhetetlenségi Szabályzat rendelkezéseivel összhangban munkatársainknak el kell kerülniük a pozíciójukkal, munkájukkal és személyükkel kapcsolatosan ténylegesen felmerülő összeférhetetlenséget, illetve annak a látszatát is. Tartózkodniuk kell a Társaság és az ügyfelek érdekeivel ellentétes minden tevékenységtől, döntéseiket elfogulatlanul és részrehajlástól mentesen kell meghozniuk. 7

8 (35) A munkatársak kötelesek bejelenteni, ha valós vagy lehetséges összeférhetetlenséget vagy érdekkonfliktust észlelnek saját személyük, hozzátartozóik, saját vagy hozzátartozóik üzleti érdekeltségei és a Társaság vagy a Társaság ügyfeleinek érdekei között. A munkatársak kötelesek együttműködni a Társasággal az összeférhetetlenségek és érdekkonfliktusok gyors és hatékony kezelésében. (36) A munkatársak a munkakörükkel, munkavégzésükkel vagy a Társaság érdekeivel összefüggésben nem tanúsíthatnak olyan magatartást, és nem tölthetnek be olyan pozíciót, amely összeférhetetlenséget eredményez. Az érdekeltségi körülmények elhallgatása munkajogi következményeket von maga után. III.1.5. Egymás iránti tisztelet Diszkrimináció (37) A Társaság olyan munkakörnyezet kialakítására törekszik, ahol az egyéni különbségek elfogadottak és értékelendők. Tiltott minden olyan pozitív vagy negatív diszkrimináció, amelynek alapja az adott személy valós vagy vélt tulajdonsága 2 így többek között, de nem kizárólag bőrszíne, neme, nemzetisége, vallási vagy világnézeti meggyőződése, nemi identitása, nemzetiséghez való tartozása, fogyatékossága, szexuális irányultsága, politikai vagy más véleménye, családi állapota stb. Zaklatás (38) A Társaság tiltja és nem fogad el olyan magatartást, amely a munkatársak megfélemlítésén alapul, különösen, ha ezt kihasználva vesz rá másokat a szabályozó dokumentumokkal vagy jogszabályokkal nem összeegyeztethető cselekedetek megtételére. Az egymás iránti tisztelet azt is jelenti, hogy tiszteletben tartjuk munkatársaink konstruktív módon kifejtett nézeteltérését vagy egyet nem értését. Nem toleráljuk az erőszakot, fenyegetést, a fenyegető és rosszindulatú magatartást, a megfélemlítést vagy a munkahelyi erőszak bármilyen formáját. (39) A munkatársaknak tilos minden olyan magatartásforma, amely szóbeli, nem szavakkal történő vagy fizikai módon valósul meg, olyan céllal vagy hatással, amely sérti az adott személy méltóságát, számára megszégyenítő, sértő környezetet teremt. (40) Amennyiben a munkatárs úgy érzi, hogy a fentiek szerinti zaklatás áldozata, jelentse ezt a 4. pontban megjelölt csatornák valamelyikén a Compliance és Biztonsági Osztálynak (Compliance vezető), az eset kivizsgálása és a szükséges intézkedések meghozatala érdekében. III.1.6. A Társaság kötelezettségvállalásai Pénzügyi beszámoló 2 Ld. az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról szóló évi CXXV. törvény 8. -át. 8

9 (41) A Társaság a pénzügyi jelentéseit mindig az általánosan elfogadott könyvelési alapelvek, a vonatkozó jogszabályok szerint készíti el, és azoknak megfelelő módon mutatja be, teszi közzé. A jelentéseknek a Társaság pénzügyi helyzetét és tevékenységének eredményeit minden lényeges tekintetben tartalmaznia kell, ezáltal is biztosítva a befektetők korrekt tájékoztatását. Versenyjog (42) A Társaság vezetése elkötelezett és érdekelt a szabad, tisztességes és versenyhelyzetet teremtő piaci feltételek érvényesülésének biztosítása mellett. A Társaság tartózkodik minden olyan magatartástól, amely a piaci verseny korlátozását vagy a gazdasági erőfölénnyel való visszaélést eredményezheti. (Így többek között, de nem kizárólag, a gazdasági verseny tisztességtelen befolyásolására: olyan javaslat tételével vagy elfogadásával, amely az árakban történő megegyezésre, vagy a piac és az ügyfelek felosztására irányul.) (43) A munkatársaknak mind a Társaság versenytársaival, mind az üzleti partnereivel folytatott mindennapi tevékenységük során versenyjogi felelősségük tudatában kell viselkedniük. A Társaság nem alkalmaz olyan HR politikát és gyakorlatot, amely egy versenytárs vagy annak meghatározott szervezeti egysége vagy üzletága működőképességét veszélyeztetné. Bennfentes információ (44) A Társaság egyes munkatársai napi munkájuk során bennfentes információk birtokába kerülhetnek, amelyet tilos jogellenes módon felhasználniuk. Titokvédelem (45) Az ügyfeleinkkel kialakított bizalmi viszony egyik alapfeltétele, hogy a rájuk vonatkozó üzleti titkot, bizalmas információkat szigorúan megőrizzük. A pénzügyi szolgáltatási tevékenységünkből adódó bank- és értékpapír titkot következetesen megtartjuk. A titoktartási kötelezettséget a munkatársaknak a tisztségük és/vagy foglalkoztatásuk megszűnése után is be kell tartaniuk. (46) A munkatársaknak tartózkodniuk kell a Társaság működésével és tevékenységével kapcsolatos bármilyen információ formális vagy informális megosztásától olyan helyzetekben, amikor ez nem szükséges a szokásos üzletmenet szempontjából, az érintett munkatárs feladatköréhez nem kapcsolható, valamint olyan személyekkel kapcsolatban, akik a Társaságnak nem munkatársai vagy üzleti partnerei. A titokvédelmi alapelv különösen nem teszi lehetővé a bizalmas információk családtagokkal, barátokkal, ismerősökkel való megosztását. (47) A titokvédelemről a Társaság belső szabályozó dokumentumai rendelkezéseinek megfelelően kell gondoskodnia. (48) Elvárjuk munkatársainktól, hogy a napi munkavégzés végeztével gondoskodjanak arról, hogy a papíralapon vagy elektronikus formában készült és tárolt anyagaik, amelyek bank-, értékpapír-, üzleti titkot, bizalmas információt tartalmaznak, ne maradjanak illetéktelenek számára hozzáférhető helyen és állapotban. 9

10 Pénzmosás és terrorizmus finanszírozása elleni tevékenység (49) A pénzügyi szolgáltatók közvetítő vagy fogadó szerepet töltenek be a magánszemélyek és szervezetek részére végzett gyors és biztonságos pénzpiaci műveletek végrehajtásában, ezért van kockázata annak, hogy egyesek illegális céllal és/vagy bűncselekményből származó eszközökre kívánnak ügyleti megbízást végrehajtani a Társaságon keresztül. Az ilyen cselekmények megelőzése és az ügyfelek megismerése fontos a Társaság számára. (50) A Társaság közvetlen ügyfélkapcsolattal rendelkező és a fent említett kockázatokkal érintett egyéb területeinek munkatársai a lehető leghatározottabban fel kell hogy lépjenek a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozásának megelőzése és megakadályozása, valamint az Ismerd meg ügyfeled elv alkalmazásával az ügyfelekkel kapcsolatos kimerítő tájékozódás érdekében. Munkájuk során a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény, a Büntető Törvénykönyv, a Magyar Nemzeti Bank és az Európai Unió vonatkozó rendeletei valamint a Társaság belső szabályozói szerint kell eljárniuk. Biztonságos és egészséges munkakörnyezet (51) Munkatársaink számára biztosítjuk a munkaügyi előírásoknak megfelelő egészséges és korszerű munkahelyet, gondoskodunk testi épségük és egészségük védelméről. A Társaság munkavédelmi és tűzvédelmi oktatást nyújt a munkatársak részére. (52) A társasági munkahelyeken, illetve a munkavégzés kapcsán más helyszíneken és alkalmakkor, illetve a munkához kapcsolódó tevékenységek végzése közben is szigorúan tilos az alkohol, az illegális szerek, a kábítószer és/vagy egyéb tudatmódosító szer/anyag fogyasztása vagy ezek hatása alatti megjelenés vagy az ezekkel történő visszaélés (így például kínálása, átadása, árusítása stb.). Protokolláris alkalmakkor a kulturált alkoholfogyasztás megengedett. (53) Minden munkatárs kötelessége betartani a munkavégzésre vonatkozó egészségügyi és biztonsági előírásokat, amelyekre a biztonsági, munka- és tűzvédelmi szabályok az irányadóak. (54) A Bank folyamatosan megfelel a biztonságos és egészséges munkakörnyezet kialakítására és fenntartására vonatkozó helyi és nemzetközi jogszabályi előírásoknak. (55) A munkavégzés mellett a Társaság elismeri a magánélet (szabadidő) fontosságát, s minden lehetséges eszközzel elősegíti, hogy munkatársak képesek legyenek kialakítani a munkavégzés és a magánélet egészséges egyensúlyát. (56) A munkatársaknak rendszeresen részt kell venniük munkaegészségügyi vizsgálaton. III.1.7. Szakmai működéssel kapcsolatos magatartásformák Etikus magatartás 10

11 (57) Etikus magatartás különösen az olyan üzleti vagy egyéb tevékenység, véleménynyilvánítás, hozzáállás, amely: a) növeli az adósok, vagy az ügyfelek bizalmát a Társaság iránt; b) segíti olyan közvélemény kialakulását és folyamatos erősödését, hogy a Társaság illetve alkalmazottaik a tevékenységüket tisztességesen, ügyfélbarát módon, magas színvonalon végzik. A társasági vagyon védelme (58) A Társaság tárgyi és szellemi vagyonának maradéktalan védelme a jó gazda gondosságával való eszközhasználat, és a rendelkezésre álló erőforrásokkal történő takarékos gazdálkodás minden munkatárs elsődleges kötelezettsége. (59) Az Információs rendszerek, többek között a számítógépek, a mobil kommunikációs eszközök és a kapcsolódó berendezések, szoftverek, elektronikus levelező rendszerek, a jelszavak és a tárolt adatok mindenkor a Társaság tulajdonát képezik. A fontosabb tartalmú eket rendszeresen archiválni kell. (60) A munkavállalók által folytatott kommunikáció védelme, beleértve az eket, Internet és Intranet használatot, a Társaság üzleti és üzemeltetési érdeke. Ellenőrzésére lehetőséget adnak a rendszergazdai, rendszer-karbantartási feladatatok, biztonsági és compliance események. A Munkavállaló felelős az online tevékenységből eredő a Társaságot érő minden kárért vagy sérelemért, a munkaidőn belül vagy azon túl egyaránt. A helytelen tartalom vizsgálatot és szankciót vonhat maga után. (61) A Társaság szoftvereinek eltulajdonítása vagy illegális másolása a Büntető Törvénykönyvbe ütköző cselekmény. Felelősségvállalás, minőségi munkavégzés (62) A munkatársakkal ismertetni kell a célkitűzéseket, és elő kell segíteni az azokkal való azonosulásukat. A Társaság elismerésben részesíti az eredményes munkát. A munkatársak szakmai fejlődését oktatással és képzéssel segíti. A Társaság humán erőforrás folyamataiban a személyes célkitűzések és a rendszeres teljesítmény-értékelések bankcsoporti egységes gyakorlata került bevezetésre, melynek működtetése folyamatos. (63) Társaságunk sikere munkavállalóink tisztességességén, tudásán, képzettségén, sokoldalúságán, rugalmasságán és együttműködésén alapul. Mindannyian felelősek vagyunk a csapatmunkán alapuló bizalom és tisztelet légkörének kialakításáért és fenntartásáért. (64) Az informatikai rendszerek használata során valamennyi munkatársunknak tiszteletben kell tartania a hozzáférési szinteket és jogosultságokat. Kulturált megjelenés (65) Az OTP Faktoring Zrt. megköveteli munkatársaitól a feladatkörüknek megfelelő, kulturált és ápolt megjelenést a munkavégzés alkalmával. A kulturáltság és ápoltság igénye mind a ruházatra, mind a megjelenésre vonatkozik. Bár a Társaság nem tartja szükségesnek 11

12 formaruha vagy Dress Code bevezetését, azonban elvárja az üzleti etikett szerinti, hivatalos megjelenést. Nem megengedett a sport és szabadidő ruházat és lábbeli (pl. rövidnadrág, póló, strandpapucs); combközépnél rövidebb szoknya, túlságosan dekoltált vagy áttetsző felsőruházat; látható testrészen tetoválás, piercing). (66) Az Outlook rendszerbe kizárólag hivatalos jellegű önarckép (igazolványkép) tölthető fel. Kommunikációs stílus (67) A kommunikációnak az egyenlő partnerek kölcsönös tiszteletén és együttműködésén kell alapulnia. Az ügyfelekkel, üzleti partnerekkel valamint a Társaságon belül a munkatársakkal folytatott kommunikációban az udvarias, tapintatos stílus az irányadó. A kommunikáció minden megjelenésében és megnyilvánulásában ügyelni kell arra, hogy a munkatárs önmagát, munkatársát illetve a Társaságot ne hozza rossz hírbe. (68) Korunk piaci viszonyai között az ügyfélkapcsolatokban egyre inkább a közvetett kommunikáció részesül előnyben. A Társaság arra ösztönzi munkatársait, hogy a lehetőségekhez képest maximálisan használják ki a személyes kapcsolattartás és személyes kommunikáció előnyét. (69) A közvetlen, személyes kommunikáció során a munkatársnak higgadtságot és bizalmat kell sugallnia. Törekedni kell a szabatos, egyszerű és érthető megfogalmazásra, és lehetőséget kell adni arra is, hogy a partner feltegye kérdéseit, ismertesse saját álláspontját, érdekeit vagy szándékát. Amennyiben konfliktus támadna a tárgyalófelek között, akkor meg kell találni a módot ennek mielőbbi, mindkét fél javát egyaránt szolgáló feloldására. (70) Tárgyalás közben, az indokolt eseteket leszámítva, mind a céges, mind a magán mobiltelefont kikapcsolt állapotban kell tartani. Az ügyféltérben dolgozó munkatársaknak a mobiltelefon használata nem megengedett. (71) A közvetett kommunikáció során is a Társaság iránti bizalom felkeltésére és fenntartására kell törekedni. (72) Telefonbeszélgetés esetén a Társaság munkatársainak azonosíthatónak és elérhetőnek kell lenniük. A magáncélú beszélgetések legyenek rövidek és diszkrétek. (73) Levelezés esetén a pontosság, érthetőség és szabatosság mellett, az OTP Bankcsoportra jellemző, egységes stílus követelményeire is figyelemmel kell lenni. A papír alapú levelezéssel egyezően az levelezésben is használjunk - a személyes ismeretségtől függően - közvetlenebb vagy hivatalos (Név, beosztás, szervezet) megszólítást és a levél végén egyszerű vagy hivatalos névaláírást. A tárgy mező melynek kitöltése kötelező legyen minden esetben, az ügy azonosítására és visszakereshetőségére alkalmasan tömör és informatív jellegű. Bár az levelezés a gyors kommunikációt szolgálja, sürgetés céljából, csak akkor használjunk megkülönböztető jelzéseket, ha ez feltétlenül szükséges és indokolt. (74) A Faktoring csoporton belüli, az OTP Bankcsoport tagokkal valamint a külső partnerekkel folytatott levelezés szabályairól (így különösen arról, hogy mikor levelezhet közvetlenül ügyintéző; mikor, melyik szintű vezetőt kell az továbbításával egyidejűleg tájékoztatni; mikor, melyik szintű vezetőt kell az továbbítását megelőzően, az előzetes 12

13 megküldésével tájékoztatni; mit jelent a vezetői szintek közötti szolgálati út betartása) az igazgatóságok rendelkezhetnek. (75) A számítógépes kommunikációt (Internet, elektronikus levelezés, stb.) mindenkor a hivatali kommunikáció érdekében kell működtetni, nem pedig magáncélra. Ismeretlen feladótól érkező szokatlan üzenetről a közvetlen vezetőt azonnal értesíteni kell. El kell kerülni az üzenetek, adatok meggondolatlan vagy véletlen automatikus továbbítását. (76) Az OTP Faktoring Zrt. kommunikációs eszközeinek indokolatlan mértékű magáncélra való használata, illetve etikátlan tartalmú információk közlése és tárolása tilos. (77) Internet / közösségi média, Intranet, OUTLOOK, nem helyénvaló használata lehet: a) Bizalmas jellegű információk megosztása b) Pornográf, szexuális, rasszista, vallásilag vagy etnikailag intenzív megbotránkoztató anyagok letöltése, továbbítása. c) A Társaságról és az OTP Bankcsoport üzleti tevékenységéről alkotott személyes vélemény Internetes oldalakon, chatszobákban, blogokon, stb. való terjesztése, - kivéve, ha a véleménynyilvánításra a Társaság kifejezett felkérésére kerül sor d) Magáncélú üzleti tevékenység folytatása (78) Tartós távollét vagy a munkaviszony megszűnése esetén a munkában töltött utolsó napon a közvetlen vezető jogosult a távozó munkavállaló üzleti levelezésének áttekintésére, valamint gondoskodni köteles a hozzáférési jogosultságok megszüntetéséről, beleértve a távoli elérési jogosultság megszüntetését is, amennyiben a távozó munkavállalót ez a jogosultság megillette. Kötelezettek tájékoztatása (79) A Társaság üzleti tevékenységéből és piaci vezető szerepéből adódóan széles kötelezetti körrel áll kapcsolatban. A kötelezettek nem mindegyike rendelkezik speciális szakértelemmel és minden szükséges ismerettel ahhoz, hogy a követeléskezelésből származó és általunk kívánt célok elérése szempontjából, az őt érintő kockázatokat felmérje. Ezért a munkatársaknak, az adott ügyben várható következmények vonatkozásában, a lehető legteljesebb tájékoztatást kell megadni. Különösen vonatkozik ez a kényszerintézkedések kilátásba helyezésére és ezek negatív következményeinek ismertetésére. A kötelezetteket felkészültségük és ismereteik mértékétől függően kell tájékoztatni, de minden esetben tisztességesen, egyértelműen és nem félrevezető módon. (80) A fenti szabályt kell alkalmazni abban az esetben is, amikor a kötelezett helyett vagy mellett annak képviselője jár el az ügyben. (81) A Társaság munkatársa az adósoknak vagy képviselőjének nem szakszerű vagy hiányos tájékoztatása esetén utólag nem hivatkozhat arra, hogy az adóst vagy a képviselőjét nem akarta a Társaság számára előnytelen megoldás választására ösztönözni. Az ismeretátadás teljességére vonatkozó kötelezettségünk gyakorlása esetén munkatársainknak figyelmen kívül kell hagyniuk a személyüket érintő értékelési, javadalmazási szempontokat. 13

14 (82) Az adóskapcsolatokban fokozott figyelmet kell fordítani az MNB, mint felügyeleti szerv elvárásaira, a fogyatékos ügyfelekkel való kapcsolattartás terén az MNB 4/2017. (III.13.) számú ajánlására, a 4. sz. Mellékletben rögzített alapelvek szerint. (83) Kényszerbehajtási cselekményeken (ingó-, ingatlan árverés, közvetlen vagy közös értékesítés) a Társaság munkatársai csak munkaköri feladatuk ellátásából eredően, a Társaságot képviselve vehetnek részt. Még a látszatát is kerülni kell annak, hogy az árverések vagy az értékesítések folyamatba tételét egyéni érdekek motiválják. Készpénzátvétel tilalma (84) A Társaság ügyfelei pénzben teljesítendő tartozásuk kiegyenlítését pénzforgalmi számlafizetés, a rendelkezésükre bocsátott csekk vagy az OTP (Posta) pénztára útján teljesíthetik. Ettől eltérő teljesítési lehetőségre egyes munkatársak vagy megbízottak kaphatnak munkaköri leírásban, illetve szerződésben felhatalmazást. Ennek hiányában a kötelezettek készpénz átvételre irányuló igénye méltányolható indokra történő hivatkozás ellenére sem teljesíthető. Készpénz átvételnek mint lehetséges teljesítési módnak ajánlásától szigorúan tartózkodni szükséges. III.2 Etikai problémák bejelentése, tanácsadás (85) Ha bárki alapos gyanúval él vagy tudomást szerez az Etikai Kódexben meghatározott értékek esetleges megsértéséről (etikai problémák), tanácsot kérne, vagy kérdései vannak általában, vagy egy bizonyos helyzetben követendő eljárásról, az alábbi elérhetőségeken teheti meg: a) személyesen munkaidőben vagy levélben: OTP Faktoring Zrt. Compliance és Biztonsági Osztály Compliance vezető (1066 Budapest, Mozsár u. 8.) b) telefonon munkaidőben vagy c) en: zsmolnar@otpfakt.hu (86) A bejelentéseket, megkereséseket és vizsgálatokat a Társaság minden esetben bizalmasan kezeli, a vonatkozó jogszabályok és szabályzatok betartásával a bejelentő védelme mellett. (87) Az Etikai Kódex megsértése esetén a szankcionálás a Társaság belső szabályozói dokumentumaiban és az Etikai Kódexben meghatározott elvek mentén, az etikai eljárás (3. sz. Melléklet) szabályai szerint történik. (88) Etikai vétség megállapítása esetén a Társaság munkajogi eljárást indít (hátrányos jogkövetkezményt alkalmaz). (89) Az alaptalan és rosszhiszemű bejelentés (rágalmazás) nem kívánt jelenség, amelynek megtétele jogi következménnyel járhat. 14

15 IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK (90) Jelen szabályzat június 1-én lép hatályba, ezzel egyidejűleg a 1/ /IG szabályzat hatályát veszíti. Budapest, július 12. Kibocsátó Szász János vezérigazgató 15

16 1. sz. Melléklet: Nyilatkozatok az Etikai Kódex elfogadásáról Munkatársak nyilatkozata az Etikai Kódex elfogadásáról Jelen nyilatkozat aláírásával elismerem, hogy elolvastam és megértettem az OTP Faktoring Zrt. Etikai Kódexét, és azt magamra nézve kötelezőnek ismerem el. Tisztában vagyok azzal, hogy az Etikai Kódexben rögzített etikai alapelveket és magatartási szabályokat minden esetben be kell tartanom. Egyetértek a benne foglaltakkal, valamint elismerem, hogy az Etikai Kódex az OTP Faktoring Zrt. tevékenységével kapcsolatos feladataim végrehajtása során követendő mintaként kell, hogy szolgáljon számomra. Kijelentem, hogy magatartásommal a környezetem és munkatársaim számára követendő példát mutatok. Elfogadom, hogy a jelen nyilatkozat aláírása az OTP Faktoring Zrt-nél történő foglalkoztatásomnak és/vagy tisztség viselésének (a megfelelő rész aláhúzandó) előfeltétele. Kijelentem, hogy az Etikai Kódex kapcsán minden szükséges tájékoztatást megkaptam és vállalom, hogy a jelen nyilatkozatot változatlan tartalommal aláírva, haladéktalanul visszajuttatom az arra illetékességgel rendelkező részére. (aláírás helye, ideje) Aláírás: Név (nyomtatott betűvel): Munkahelyi azonosító szám: 16

17 2. sz. Melléklet: Nyilatkozatok az Etikai Kódex elfogadásáról Megbízottak nyilatkozata az Etikai Kódex elfogadásáról 3 Alulírott, (név) ( (személyes adatok beazonosításhoz)) a (vállalkozás neve) ( (cégadatok)) képviseletében, a jelen nyilatkozat aláírásával kijelentem, hogy elolvastam és megértettem az OTP Bank Nyrt. Etikai Kódexét, és azt a tárgyban, napján kelt jogviszonyom/ (vállalkozás neve) jogviszonya során magamra és (vállalkozás neve) munkatársai(m)ra/teljesítési segédei(m)re valamint alvállalkozói(m)ra nézve kötelezőnek ismerem el és gondoskodom az Etikai Kódex mindenkori betartásáról és betartatásáról. Tisztában vagyok azzal, hogy az Etikai Kódexben rögzített etikai alapelveket és magatartási szabályokat minden esetben be kell tartanunk. Egyetértek a benne foglaltakkal, valamint elismerem, hogy az Etikai Kódex az OTP Faktoring Zrt. tevékenységével kapcsolatos feladataink végrehajtása során követendő mintaként kell, hogy szolgáljon számunkra. Elfogadom, hogy a jelen nyilatkozat aláírása az OTP Faktoring Zrt.-vel való szerződéses jogviszonyomnak/ (vállalkozás neve) jogviszonyának előfeltétele. Kijelentem, hogy az Etikai Kódex kapcsán minden szükséges tájékoztatást megkaptam, és vállalom, hogy a jelen nyilatkozatot változatlan tartalommal, aláírva, haladéktalanul visszajuttatom az arra illetékességgel bíró (kapcsolattartó) részére. (aláírás helye, ideje) Aláírás(ok): Név (nevek) (nyomtatott betűvel): Tisztség(ek): Vállalkozás neve: 3 Kérjük megfelelően kitölteni. 17

18 3. sz. Melléklet: Etikai eljárás Etikai Bizottság I. Az etikai eljárás szabályai Etikai ügyekben eljáró személyek illetve szervek (1) Közvetlen felettes eljárása a) A Compliance vezetőnek tett bejelentések kivizsgálása főszabályként a bejelentéssel érintett munkatárs közvetlen felettesének bevonásával történik. b) A közvetlen felettes az etikai ügyről írásbeli feljegyzést készít abból a célból, hogy a vonatkozó tényeket, körülményeket és a javasolt intézkedést rögzítse. c) Az eljárás célja, hogy a jelen Kódex hatálya alá tartozó munkatársat a személyes megbeszélés és meggyőzés eszközével etikailag helyes magatartásra ösztönözze, súlyos magatartássértés esetén a Társaság szankciót alkalmazzon. (2) Etikai Bizottság eljárása Az Etikai Bizottság (továbbiakban: az Etikai Bizottság vagy Bizottság néven szerepel) eljárást folytat a jelen Kódexben meghatározott esetkörökben, amennyiben a) az érintett munkatárs az SZMSZ szerinti felettesi döntéssel nem ért egyet b) a felettes vezető az etikai ügyben nem tud, vagy nem kíván eljárni. (3) Nem kerül sor a Bizottság eljárására, amennyiben az Etikai Bizottság a vezetői döntést csak megerősíteni tudná. Ebben az esetben a Bizottság Titkára - bizottsági döntéshozatal nélkül - tájékoztatja a kérelmet benyújtó felet. II. Az Etikai Bizottság II.1. Az Etikai Bizottság feladata, hatásköre (4) Az Etikai Bizottság feladata, hogy általános és egyedi ügyekben hozott állásfoglalásaival, értelmezést segítő döntéseivel határozott irányt mutasson az etikus magatartás követésére. Ennek megfelelően a Bizottság az alábbi konkrét feladatokat végzi el: a) Állást foglal a jelen Etikai Kódex alkalmazásával kapcsolatos általános és egyedi ügyekben; b) Gyakorlati munkája tapasztalatai alapján javaslatot tesz az Etikai Kódex továbbfejlesztésére. II.2. Az Etikai Bizottság testülete, a tagok delegálása a tagság határideje (5) A Bizottság 6 főből álló testület: a) A Bizottság Elnöke: a Társaság vezérigazgatója által delegált tag (1 fő) 18

19 b) A Bizottságba két tagot: A társaság igazgatói konszenzusos döntés alapján delegálnak (2 fő) c) A Bizottság állandó tagjai Compliance vezető (1 fő) Törzskari jogtanácsos, aki a bizottság titkára (1 fő) Üzemi Tanács által delegált tag (1 fő) (6) A Bizottság tagjainak delegálásánál azt az elvet kell követni, hogy olyan személyek töltsék be e tisztséget, akik közmegbecsülésnek örvendenek, munkahelyi magatartásuk, életvitelük alapján alkalmasak arra, hogy irányt mutassanak, hiteles értékrendet közvetítsenek a Társaság munkatársai számára, mert csak ilyen kvalitásokkal rendelkező személyek által hozott etikai döntések fogadhatók el fenntartás nélkül az érintettek számára. (7) A tagok megbízatása határozatlan időre szól. A bizottsági tagság az alábbi esetekben szűnik meg: a) lemondás, b) visszahívás, c) munkaviszony megszűnése. (8) A tag a Bizottság Elnökének címzett - írásban indokolt - nyilatkozatával bizottsági tagságáról lemondhat. (9) Visszahívás esetében a tagot delegáló személy / szervezet / testület a Bizottság Elnökéhez eljuttatott előzetes értesítés után írásban indokolt tájékoztatóval értesíti visszahívásáról az érintett tagot, mely tájékoztatónak tartalmaznia kell a visszahívás pontos határnapját. A nyilatkozat átadását jegyzőkönyvben kell rögzíteni, amennyiben a személyes átadás nem lehetséges, tértivevényes levélben kell postázni. A bizottsági tagság megszüntetése esetén a delegáló szervezet/ testület köteles 15 napon belül új tagot delegálni és erről a Bizottság Elnökét az ő visszahívása esetén a Bizottság Titkárát - írásban értesíteni. II.3. Az Etikai Bizottság tisztségviselői, a tisztségviselők feladatai (10) A Bizottság Elnöke: A Bizottság elnöki tisztjét a Társaság vezérigazgatója által delegált tag tölti be. Az Elnök feladatai: a) a Bizottság ülésének összehívása, b) az ülés vezetése. (11) A Bizottság Titkára A Bizottság titkári tisztjét a törzskari jogtanácsos tölti be. A Titkár feladatai: a) a Bizottsághoz érkezett állásfoglalás kérések átvétele és iktatása, továbbítása az eljárásra illetékes SZMSZ szerinti felettes felé, b) a Bizottság ülésére meghívók, értesítések elkészítése és továbbítása, 19

20 c) a bizottsági ülések jegyzőkönyvének vezetése, d) a meghozott etikai állásfoglalások írásba foglalása, kézbesítése az állásfoglalást kérő részére, szükség esetén a munkáltatói jogkör gyakorlójának értesítése az etikai ügyben hozott döntésről. e) javaslattétel az Etikai Kódex kiegészítésére, módosítására. A Bizottság elnöki és titkári feladatait ugyanaz a személy nem láthatja el. II.4. Az Etikai Bizottság összehívása (12) A Bizottság állásfoglalást igénylő esetekben ülésezik, amennyiben napirendjén eldöntendő etikai ügy szerepel (rendes ülés). Az ülés napirendjét, valamint annak időpontját írásban ( en) kell közölni a Bizottság tagjaival. (13) Amennyiben az egyedi ügy tárgya vagy a kérés jellege ezt indokolttá teszi, vagy egyéb okból szükséges, úgy a Bizottság ülése az előzőekben foglaltakon kívül is összehívható (rendkívüli ülés). (14) A Bizottság Titkára a Bizottsági tagokkal folytatott előzetes egyeztetést követően javaslatot tesz a Bizottság Elnöke részére az ülés időpontja és a napirend tekintetében. Az ülésről szóló értesítéseket a Bizottság Elnöke írja alá, és a Titkár küldi ki a bizottsági tagok részére oly módon, hogy azt az ülés tervezett időpontja előtt legalább 8 nappal megkapják. (15) A Bizottság tagjai kötelesek a Bizottság Titkára felé jelezni, ha más irányú elfoglaltságuk miatt a Bizottság ülésén nem tudnak részt venni. Amennyiben a jelzett hiányzások miatt a Bizottság határozatképessége kétséges, úgy a Bizottság Titkára köteles új időpontot egyeztetni a Bizottság tagjaival és erre az időpontra a Bizottság Elnöke köteles új meghívó kiküldéséről a Titkár útján intézkedni. (16) Az értesítésnek tartalmaznia kell a Bizottság ülésének helyét, idejét, napirendjét, illetve mellékletben a napirendhez kapcsolódó írásos anyagokat is. A Bizottság tagjai további információt a tárgyalni kívánt napirendekkel kapcsolatban a Bizottság Titkárától szerezhetnek be. (17) A Bizottság akkor határozatképes, ha legalább 4 tagja az ülésen jelen van. (18) A Bizottság ülését a Bizottság Elnöke vezeti. Az Elnököt távollétében, mint levezető elnök a Titkár helyettesíti. (19) A Bizottság üléséről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az Elnök jelenléte esetén a Bizottság Titkára, az Elnök távollétében az erre felkért jegyzőkönyvvezető vezet. Az elkészült jegyzőkönyvet, hitelesíteni kell. A hitelesítő személyt az ülés megkezdésekor a Bizottság jelenlévő tagjai választják. A Bizottság ülésének jegyzőkönyve tartalmazza a Bizottság ülésének idejét és helyét, a jelenlévő bizottsági tagok nevét, a meghívott és jelen volt meghívottak nevét és címét, továbbá az értesített, de meg nem jelent nevét és címét. A jegyzőkönyv mellékletét képezi az egyes napirendi pontokhoz készült és a meghívóhoz kiküldött írásos anyag. (20) A jegyzőkönyvnek röviden tartalmaznia kell az egyes napirendi pontoknál elhangzott hozzászólásokat, kérdéseket, válaszokat, az egyéb résztvevők által becsatolni kívánt 20

21 dokumentumokat. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell továbbá a Bizottság etikai bejelentéssel kapcsolatos teljes állásfoglalását, annak indokolásával együtt. (21) A jegyzőkönyveket, állásfoglalásokat és a Bizottság egyéb iratait a Bizottság Titkára kezeli, tartja nyilván és őrzi. II.5. Az Etikai Bizottság döntéshozatala (22) A Bizottság döntéseit egyszerű szótöbbséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén a Bizottság Elnökének, távollétében a levezető elnöknek a szavazata dönt. A meghozott döntés képviselete minden bizottsági tagnak kötelezettsége. II.6. Az eljárás alapelvei (23) A nyilvánosság kizárása Az etikai eljárás a nyilvánosság kizárásával zajlik, az eljárás során keletkezett iratokba csak a felek és a Bizottság tagjai tekinthetnek be. Az ülésen a fentiekben említett személyeken kívül szakértők, tanúk is megjelenhetnek a Bizottság Elnökének meghívására, de ezek a személyek nyilatkozataik elhangzása után kötelesek az üléstermet elhagyni. Konkrét ügyben hozott állásfoglalásnak közzététele nem sérti a nyilvánosság kizárásának elvét. (24) Közzététel elve Az Etikai Bizottság állásfoglalását az érintettek beazonosítható személyes adatainak kivételével teszi közzé. II.7. Az Etikai eljárás megindítása (25) Etikai eljárást a következő személyek kezdeményezhetnek: a) a bejelentő, b) az etikai vétség miatt elmarasztalt munkavállaló vagy a bejelentő, c) a munkáltatói jogkör gyakorlója vagy az eljárással érintett közvetlen vezető, d) az Etikai Kódex személyi hatálya alá tartozó megbízottak vagy vezető tisztségviselők, illetve a Társaság képviselője, e) a Bizottságtól általános állásfoglalás kérésére jogosult személy (munkáltatói jogkör gyakorlója). (26) A Bizottság tagjainak és tisztségviselőinek, illetve az etikai ügyekben eljáró személyeknek a Bizottság tagjainál eljárást kell kezdeményezniük, ha tisztségükből adódó tevékenységük során tudomásukra jutott tények alapján a Kódexbe ütköző súlyos és tendenciózus magatartást tapasztalnak. (27) Az etikai felelősséget a vétség időpontjában hatályban lévő Kódex alapján kell elbírálni. Amennyiben az elbíráláskor hatályban lévő szabályok a felderített tényállás tekintetében 21

22 enyhébb elbírálást tesznek lehetővé, vagy a magatartás az elbíráláskor már nem ütközik a Kódex szabályaival, úgy e szabályokat kell alkalmazni. (28) Az etikai ügyben hozott állásfoglalást a közvetlen felettes részére továbbítani kell. III. Az etikai eljárás menete III.1. A közvetlen felettes eljárásának rendje (29) Bizottság által átadott, vagy a közvetlen felettes előtt indított ügyben, amennyiben a Munka Törvénykönyve szerinti eljárás indítására nem kerül sor, az eljáró felettes formai kötöttségek betartása nélkül köteles tájékoztatni a bejelentéssel érintett személyt arról, hogy a bejelentő álláspontja szerint a jelen Etikai Kódexbe ütköző magatartást tanúsított. A bejelentéssel érintett e megbeszélés során előadhatja mentő körülményeit, illetve vitathatja az etikai vétség elkövetését. (30) E megbeszélés alapján az eljáró az etikai vétség megállapítása esetén az alábbi intézkedéseket teheti: a) Megállapíthatja, hogy etikai vétség nem történt, ezért az etikai bejelentés további intézkedést nem igényel. b) Kisebb súlyú etikai vétség esetén felhívja a vétség elkövetőjét a jelen Kódexbe ütköző magatartás folytatásának abbahagyására, illetve a jelen Kódexben foglalt etikai normák betartására. c) Nagyobb súlyú, vagy többszöri elkövetés esetén, ha ennek egyéb jogi feltételei fennállnak, a hatályos munkajogi szabályozással összhangban a Munka Törvénykönyve szerinti eljárás megindítására tehet javaslatot. (31) A bejelentőt tájékoztatni kell a felettes etikai eljárásban hozott döntéséről, továbbá arról, hogy amennyiben a döntéssel nem ért egyet, közvetlenül az Etikai Bizottsághoz fordulhat. III.2. Az Etikai Bizottság eljárásának rendje (32) A Bizottság jár el az alábbiakban foglalt esetkörökben, amennyiben: a) A közvetlen felettes részvételével történő eljárás eredményét vagy megállapításait - a Munka Törvénykönyve szerinti eljárás megindításának kivételével - a bejelentéssel érintett vagy a bejelentő vitatja és ezért a konkrét ügyben a Bizottság állásfoglalását kéri; b) A Munka Törvénykönyve szerinti eljárás keretében a közvetlen vezető vagy a munkáltatói jogkör gyakorlója, illetve az eljárás alá vont munkavállaló az Etikai Kódexben is szabályozott magatartás értékelését illetően állásfoglalást, értelmezést kér a Bizottságtól; c) A megbízottakkal vagy vezető tisztségviselőkkel kapcsolatban felmerült etikai szabályszegés esetén a Társaság vezérigazgatója, továbbá a bejelentő, vagy az Etikai Kódex megsértésével érintett megbízott vagy vezető tisztségviselő állásfoglalást kér a Bizottságtól az Etikai Kódexbe ütköző cselekmény megvalósulásával kapcsolatban; d) A Társaság Igazgatósága vagy Felügyelő Bizottsága az Etikai Bizottságtól állásfoglalást, értelmezést kér az Etikai Kódex alkalmazását érintő valamely általános etikai kérdésben. (33) Az etikai ülés előkészítése 22

23 a) Az etikai ülés lefolytatásának elrendelése, és az erről történő értesítés szabályai: b) A Bizottság Elnöke kijelöli a Bizottság tagjai közül az ügy előadóját. c) Az előadó az etikai eljárás alapjául szolgáló iratokat megvizsgálja és az esetleg érintett felek nyilatkozata alapján, előterjesztést tesz arra nézve, hogy szükséges-e tényállás további felderítése. Amennyiben a tényállás kiegészítése szükséges, úgy a Bizottság ülést tart, más esetben a bejelentéssel érintett személy jogosult az üggyel kapcsolatos álláspontját írásban előadni. d) Az ügy előadójának előterjesztése alapján a Bizottság Elnöke dönt az ülés megtartásának szükségességéről. e) Az ülés időpontját, illetve az írásbeli előterjesztésre nyitva álló határidőt oly módon kell kitűzni, hogy annak időpontja illetve az arról küldött értesítés elküldése között legalább nyolc (8) naptári nap legyen. f) Az etikai eljárás megindításáról az érintettek értesítést kapnak. Az értesítés tartalmazza a felek nevét, a tárgyalás időpontját. g) Ha tárgyalásnak nincs helye, a Bizottság titkára erről tájékoztatja az érintetteket. (34) Képviselet, iratbetekintés a) A bejelentéssel érintett jogi képviselőt bízhat meg azzal a céllal, hogy az eljárás során képviseletét ellássa. A Munka Törvénykönyve szerinti eljárásban az eljárás alá vont jogi képviselőt az etikai eljárásban is megilleti a képviseleti jog. A megbízott jogi képviselő eljárási jogai ügyfele jogaihoz igazodnak. A képviseleti megbízásról a Bizottságot tájékoztatni kell, mellékelve a jogi képviselő meghatalmazását is. b) Az eljárásban érintett felek illetve képviselőik az etikai üggyel kapcsolatban keletkezett iratokba betekinthetnek a Bizottság Titkárával előzetesen egyeztetett időpontban, és arról saját költségükön másolatot kaphatnak. III Az Etikai Bizottság ügydöntő ülése (35) Amennyiben a Bizottság konkrét ügyben ülést tart, a jelen szakaszban foglaltak alkalmazandóak. (36) Az ülés résztvevői: a) a Bizottság tagjai, b) a felek és jogi képviselőik, c) tanúk, d) szakértők; (37) Elfogultsági kifogás a) A felek bármelyike elfogultsági kifogást jelenthet be a Bizottság bármely tagja ellen. A kifogásnak tartalmaznia kell az elfogultság indokát, és az ezt alátámasztó bizonyítékokat. b) A Bizottság tagja elleni elfogultsági kifogást közölni kell a taggal, aki haladéktalanul nyilatkozik az elfogultság fennállása vagy hiánya tekintetében. Amennyiben az elfogultsági 23