Az Európai Unió Tanácsa Brüsszel, február 17. (OR. en)

Átírás

1 Az Európai Unió Tanácsa Brüsszel, február 17. (OR. en) Intézményközi referenciaszám: 2016/0410 (NLE) 6359/17 SCH-EVAL 67 VISA 58 COMIX 130 AZ ELJÁRÁS EREDMÉNYE Küldi: a Tanács Főtitkársága Dátum: február 17. Címzett: a delegációk Előző dok. sz.: 5785/17 Tárgy: A Tanács végrehajtási határozata a közös vízumpolitika terén meglévő schengeni vívmányok alkalmazásához szükséges feltételek Horvátország általi teljesítésének évi értékelése során feltárt hiányosságok kiküszöbölésére vonatkozó ajánlásról Mellékelten továbbítjuk a delegációknak a közös vízumpolitika terén meglévő schengeni vívmányok alkalmazásához szükséges feltételek Horvátország általi teljesítésének évi értékelése során feltárt hiányosságok kiküszöbölésére vonatkozó ajánlásról szóló tanácsi végrehajtási határozat tervezetét, amelyet a Tanács a február 17-i ülésén fogadott el. A október 7-i 1053/2013/EU tanácsi rendelet 15. cikkének (3) bekezdésével összhangban ezt az ajánlást továbbítjuk az Európai Parlamentnek és a nemzeti parlamenteknek. 6359/17 ac/gf 1 DG D 1 A HU

2 MELLÉKLET A Tanács végrehajtási határozata a közös vízumpolitika terén meglévő schengeni vívmányok alkalmazásához szükséges feltételek Horvátország általi teljesítésének évi értékelése során feltárt hiányosságok kiküszöbölésére vonatkozó AJÁNLÁSRÓL AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA, tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre, tekintettel a schengeni vívmányok alkalmazását ellenőrző értékelési és monitoringmechanizmus létrehozásáról és a végrehajtó bizottságnak a Schengent Értékelő és Végrehajtását Felügyelő Állandó Bizottság létrehozásáról szóló szeptember 16-i határozatának hatályon kívül helyezéséről szóló, október 7-i 1053/2013/EU tanácsi rendeletre 1 és különösen annak 1. cikke (1) bekezdésének b) pontjára és 15. cikkének (3) bekezdésére, tekintettel az Európai Bizottság javaslatára, mivel: (1) E végrehajtási határozat célja, hogy Horvátország számára korrekciós intézkedéseket javasoljon a közös vízumpolitika terén meglévő schengeni vívmányok alkalmazásához szükséges feltételek évi schengeni értékelése során feltárt hiányosságok kiküszöbölése céljából. Az értékelést követően a Bizottság végrehajtási határozat 2 formájában jelentést fogadott el, amely tartalmazza a megállapításokat és értékeléseket, valamint felsorolja a legjobb gyakorlatokat és az értékelés során feltárt hiányosságokat. 1 2 HL L 295., , 27. o. A Bizottság C(2016) 6725 végrehajtási határozata a közös vízumpolitika terén a schengeni vívmányok alkalmazásához szükséges feltételek teljesítése tekintetében Horvátországra vonatkozó 2016-os értékelő jelentés létrehozásáról. 6359/17 ac/gf 2

3 (2) Tekintettel a schengeni vívmányok és a jövőbeli határregisztrációs rendszer teljes körű alkalmazása előkészítésének fontosságára és különösen a rövid távú tartózkodásra jogosító vízumok alkalmazására és kiadására vonatkozó határozattal, az informatikai rendszerrel, az üres vízumbélyegek kezelésével, az adatvédelemmel és a külső szolgáltatók figyelemmel kísérésével kapcsolatos rendelkezések megfelelő végrehajtásának jelentőségére, elsőbbséget kell biztosítani a 6 8., a 16., a , a , a 34., a , a és az ajánlás végrehajtásának. (3) Ezt a végrehajtási határozatot továbbítani kell az Európai Parlamentnek és a tagállamok parlamentjeinek. Az ajánlás elfogadásától számított három hónapon belül Horvátországnak az 1053/2013/EU rendelet 16. cikkének (1) bekezdésének megfelelően cselekvési tervet kell kidolgoznia az értékelési jelentésben feltárt hiányosságok orvosolására, és azt be kell nyújtania a Bizottságnak és a Tanácsnak, AJÁNLJA, HOGY: Horvátország 1. tegye naprakésszé az elutasítás esetén használt szabványos formanyomtatványt, és tüntesse fel a határozattal szembeni fellebbezés benyújtásának aktuális díját; 2. biztosítsa, hogy a személyzet szisztematikusan kiválassza a vízum elutasításához, visszavonásához vagy megsemmisítéséhez vezető valamennyi okot az informatikai rendszer elutasításra vonatkozó képernyőjén, hogy ezáltal az adatbázisban szereplő információk minden esetben megegyezzenek az elutasításhoz használt szabványos formanyomtatványban szereplő információkkal; mérlegelje annak lehetőségét, hogy az elutasításhoz használt szabványos formanyomtatvány generálását integrálja az informatikai rendszerbe; 3. ismét vizsgálja meg annak szükségességét, hogy az egy évnél hosszabb időre érvényes, többszöri beutazásra jogosító vízumok kiadását a központi hatóság előzetes jóváhagyásához kössék; 4. hajtson végre olyan képzési programot a vízumosztályokon dolgozó valamennyi alkalmazott számára, amelynek anyaga kiterjed a Vízumkódexszel és a vízumokról szóló kézikönyvvel kapcsolatos ismeretekre, a VIS és a SIS kezelésére vonatkozó informatikai képzésre, valamint a schengeni vívmányoknak a közös vízumpolitika területét érintő egyéb releváns elemeire; 6359/17 ac/gf 3

4 5. szüntesse be az elfogadhatósági bélyegző használatát, mivel annak jogalapja február 29- én elavulttá vált; 6. biztosítsa, hogy a valamely 180 napos időszakon belül 90 napot meghaladó ideig Horvátországban tartózkodni szándékozó kérelmezők számára olyan engedélyt bocsássanak ki, amely lehetővé teszi a 90 napon túli tartózkodást; 7. biztosítsa, hogy a vízumbélyeg érvénytelenítése egyértelműen elkülönüljön a vízum megsemmisítésétől, és hogy ugyanazt a bélyegzőt ne használják mindkét célra; Informatikai rendszer 8. regisztrálja az informatikai rendszerben az egyes alkalmazottaknak kiosztott vízumbélyegeket, hogy ezáltal minden egyes vízumbélyeg státusza és pontos helye bármikor nyomon követhető legyen; 9. lássa el az informatikai rendszer felhasználói ablakát automatikus időzárral a jogosulatlan hozzáférések megelőzése érdekében; 10. biztosítsa a kérelmek benyújtására szolgáló internetes portálon megadott összes személyes adat védelmét, különös figyelmet fordítva az olyan személyek adataihoz való hozzáférés megakadályozására, akik nem nyújtottak be vízumkérelmet; 11. módosítsa az informatikai rendszert oly módon, hogy lehetővé váljék az ugyanazon kérelmező által korábban benyújtott kérelmekre irányuló kibővített keresés; 12. pontosítsa az informatikai rendszer tartózkodási engedély rovatába történő információbevitel célját; 13. vizsgálja felül az informatikai rendszer pozitív/negatív rovatának célját, és tisztázza a személyzet számára e rovat használatának szabályait; 14. módosítsa az informatikai rendszert oly módon, hogy lehetővé váljék a fényképek és az igazoló dokumentumok közvetlen beszkennelése a rendszerbe; 15. módosítsa az informatikai rendszer interfészét oly módon, hogy legalább a rendszergazdák számára teljes körű naplózás álljon rendelkezésre; 6359/17 ac/gf 4

5 16. hozzon létre különböző felhasználói profilokat az informatikai rendszeren belül, amelyek egyértelműen meghatározzák valamennyi vízumosztály igazgatási személyzetének és vízumügyi tisztviselőinek jogosultságait; Pristinai nagykövetség/vízumosztály 17. biztosítsa, hogy a külső szolgáltató a jogi eszköz rendelkezéseinek megfelelően tájékoztatást nyújtson a nyilvánosság felé; 18. biztosítsa, hogy a kérelmezők megtévesztésének kiküszöbölése érdekében a külső szolgáltató telefonos ügyfélszolgálata a pontos nevén jelentkezzék be; 19. gondoskodjék arról, hogy a külső szolgáltató legalább jelszóval védje az időpont-egyeztetések jegyzékét tartalmazó fájlt; 20. biztosítsa, hogy a külső szolgáltató ténylegesen törölje a kérelmezők személyes adatait; kérjen a külső szolgáltatótól írásos megerősítést erre vonatkozóan; 21. biztosítsa, hogy a külső szolgáltató telefonos ügyfélszolgálatát felhívó személyek először egy, az emelt díjas hívás díjszabását ismertető rögzített hangüzenetet halljanak, és hogy ezt követően a hívó fél a hívást egy adott időn belül díjmentesen megszakíthassa; 22. biztosítsa, hogy a nagykövetség közvetlen távoli hozzáféréssel rendelkezzen az időpontegyeztetések külső szolgáltató által kezelt rendszeréhez, és ezáltal megakadályozhassa a szabad időpontokkal kapcsolatos visszaéléseket; 23. vizsgálja felül a külső szolgáltatóval kötött szerződésnek az adatvédelmi törvénnyel, az adattitkosítással, az adatmegőrzéssel és a telefonos ügyfélszolgálat alkalmazottaira vonatkozó titoktartási szabályokkal kapcsolatos rendelkezéseit; 24. biztosítsa, hogy a kérelmezőknek ne emelt díjas telefonszámot kelljen hívniuk ahhoz, hogy időpontot egyeztessenek a nagykövetségen; 25. mérlegelje egy olyan rendszer bevezetésének és dokumentálásának lehetőségét, amelynek keretében rendszeresen ellenőrzik a kereskedelmi közvetítőkkel utazó csoportokat az utazás befejezése után; 26. vegye fontolóra olyan hangszigetelt válaszfalak telepítését a váróteremben és a vízumosztály alkalmazottainak irodahelyiségeiben egyaránt, amelyek biztosítják a vízumkérelmezők ügyeinek diszkrét kezelését; 6359/17 ac/gf 5

6 27. mérlegelje kamera telepítését a nagykövetség épületének a szomszédos lakóépülethez közel eső hátsó részén, a két épület közötti tér figyelemmel kísérése érdekében; 28. nyújtson teljes körű tájékoztatást a nyilvánosságnak a kérelemmel benyújtandó igazoló dokumentumokról és a lehetséges alternatív írásos bizonyítékokról; 29. biztosítsa, hogy megbízható igazoló dokumentumok alapján minden esetben ellenőrizzék valamennyi belépési feltétel teljesülését, valamint hogy megvizsgálják a benyújtott dokumentumok tényleges tartalmát, különösen azt illetően, hogy az érintett személy vissza kíván-e térni Koszovóba 3 a vízum érvényességi idején belül; 30. alakítsa át a munkafolyamatot oly módon, hogy javuljon a vízumosztály erőforrásfelhasználása és a folyamat hatékonyabbá és ügyfélbarátabbá váljék. Különösen: az elfogadhatóság értékelését követően az ügyfélpultnál azonnal elektronikus fájlt kell létrehozni az informatikai rendszeren belül, ami által biztosítható a kérelem megfelelő nyilvántartásba vétele és adott esetben a kérelmező vízumelőéletéhez való azonnali hozzáférés. Ez ugyancsak szükséges lesz majd az ujjnyomatvételhez, mihelyt Horvátország teljes körűen alkalmazza a schengeni vívmányokat, a kérelmezővel a vízumkérelem benyújtásakor folytatott beszélgetésnek a konkrét ügyben releváns információk megszerzésére kell összpontosulnia, amelyeket be kell jegyezni az informatikai rendszerbe, kerülni kell ugyanazon ellenőrzések újbóli elvégzését, amint valamennyi szükséges információ rendelkezésre áll, meg kell hozni a döntést a kérelem ügyében; 31. bocsásson ki többszöri belépésre jogosító, hosszú távra érvényes vízumot, amennyiben a kérelmező jogállása, vízumelőélete, valamint utazásának célja ezt lehetővé teszi, a Vízumkódex 24. cikkének (2) bekezdésével összhangban; 3 Ez a megnevezés nem érinti a jogállással kapcsolatos álláspontokat, továbbá összhangban van az 1244 (1999) ENSZ BT-határozattal és a Nemzetközi Bíróságnak a koszovói függetlenségi nyilatkozatról szóló véleményével. 6359/17 ac/gf 6

7 32. biztosítsa, hogy az eljárás minden szakaszában pontosan nyilvántartásba vegyék az informatikai rendszerben a kérelemre vonatkozó határozatot; vegye fontolóra az informatikai rendszer oly módon történő módosítását, hogy abban a valamely kérelmet érintő intézkedésekkel vagy határozatokkal kapcsolatos összes információ regisztrálható legyen; 33. állapítson meg a külföldi alkalmazottakra vonatkozó iránymutatásokat annak elkerülése céljából, hogy családtagok ugyanazon osztályon belül dolgozzanak együtt, és hogy ezáltal biztosítható legyen a munkafolyamatok integritása; 34. tegyen lépéseket annak érdekében, hogy a banki szolgáltatások díját a horvát hatóságok viseljék a kérelmező helyett, váltson bankot vagy tegye lehetővé, hogy a vízumdíjat közvetlenül a konzulátuson fizethessék hitelkártyával vagy készpénzben, ezáltal elkerülve, hogy a kérelmezőknek a vízumdíjon felül további díjakat kelljen fizetniük; 35. biztosítsa, hogy amennyiben a vízumkérelmet elfogadhatatlannak nyilvánítják, a vízumdíjat visszatérítsék a kérelmező számára anélkül, hogy erre irányuló kérelmet kellene benyújtania; 36. biztosítsa, hogy a hat hónapnál hosszabb időre érvényes, többszöri belépésre jogosító vízumokat minden esetben egy 180 napos időszakon belüli 90 napos tartózkodásra állítsák ki; Moszkvai nagykövetség/vízumosztály 37. gondoskodjék arról, hogy a vízumosztály honlapja valamennyi szükséges információt tartalmazza, minden információ pontos legyen és az összes internetes hivatkozás működjön; 38. gondoskodjék arról, hogy a külső szolgáltató honlapján található valamennyi információ pontos legyen és az összes internetes hivatkozás működjön, továbbá hogy a 2004/38/EK irányelv hatálya alá tartozó uniós és EGT-beli polgárok családtagjai megfelelő tájékoztatást kapjanak minden alkalmazandó eljárási könnyítésről, különös tekintettel az igazoló dokumentumokra; 39. biztosítsa, hogy a külső szolgáltató használja az előírt igazoló dokumentumokat tartalmazó ellenőrzőlistát, és így azonnal tájékoztathassa a kérelmezőket a hiányzó dokumentumokról; 40. utasítsa a külső szolgáltatót olyan jobb minőségű borítékok alkalmazására, amelyek nem nyithatók fel könnyen, és így a kérelmezők személyes adatai minden esetben védve maradnak; 41. biztosítsa, hogy a külső szolgáltató betartsa az adatvédelmi szabályokat, nevezetesen megakadályozva azt, hogy a külső szolgáltató személyzete tudomást szerezzen a kérelemre vonatkozó határozatról; 6359/17 ac/gf 7

8 42. készítsen világos iránymutatást valamennyi jelentősebb és kisebb incidensnek a külső szolgáltatóval történő közvetlen, helyi szintű kezelésére vonatkozóan; a külső szolgáltató vezetőségét valamennyi hibáról írásban kell tájékoztatni, a hibákról nyilvántartást kell vezetni és a főbb incidensekről tájékoztatni kell a többi tagállamot; 43. rendszeresen ellenőrizze a külső szolgáltató tevékenységét, többek között előzetesen be nem jelentett rendszeres látogatások révén mind a moszkvai, mind az Oroszország, Belarusz és Kazahsztán (utóbbi tekintetében esetleg más olyan tagállamokkal együttműködve/felváltva, amelyek ugyanazt a központot használják) más pontjain található, vízumkérelmeket elbíráló központokban; az ellenőrzési tevékenységről konkrét megállapításokat tartalmazó írásbeli jelentést kell készíteni; 44. biztosítsa, hogy a külső szolgáltató ne kötelezze a kérelmezőket a szolgáltatási díjon felüli további például a kérelemnek a nagykövetség és a külső szolgáltató közötti megküldéséből fakadó díjak megfizetésére; 45. utasítsa a külső szolgáltatót arra, hogy a sürgősségi díjat azon időpont alapján állapítsa meg, amikor a kérelmet nála benyújtották, az EU Oroszország közötti vízumkönnyítési megállapodással összhangban; 46. vegye fontolóra annak lehetőségét, hogy az épület főbejáratánál biztonsági ajtót szerelnek fel, a hátsó ajtót pedig (amely a vízumosztály fogadóhelyiségét összeköti az orosz külügyminisztérium helyiségeinek lépcsőházával) acélajtóra cserélik, ezzel fokozva a konzulátus biztonságát; 47. biztosítsa, hogy kizárólag a vízumbélyegek alkalmazottaknak történő kiosztásáért felelős személy férhessen hozzá a páncélszekrényhez; a páncélszekrény pótkulcsának használatára kizárólag szigorú feltételek mellett kerülhet sor (például a kulcsot lezárt borítékban kell tárolni, amelyet csak a személyzet engedéllyel rendelkező köre bonthat fel); 48. biztosítsa, hogy a vízumkérelem benyújtására szolgáló papíralapú formanyomtatvány jobb oldalán a vízum jellegét és a Vízumhatározat: Kiadva megjegyzést kizárólag a végleges határozat meghozatalát követően jegyezzék be, hogy ezáltal a kérelemre vonatkozó döntéshozatali folyamat visszakövethető legyen; mérlegelje az informatikai rendszer használatát erre a célra; 6359/17 ac/gf 8

9 49. biztosítsa, hogy az elutasítások kizárólag a Vízumkódex 32. cikkének (1) bekezdésében felsorolt egy vagy több indokon alapuljanak, és az elutasítás megfelelő indoka(i) szerepeljen(ek) az elutasításhoz használt szabványos formanyomtatványon; 50. tegye meg a szükséges lépéseket a Horvátország és az Orosz Föderáció közötti kétoldalú megállapodás és az EU Oroszország közötti vízumkönnyítési megállapodás közötti összeegyeztethetetlenségek megszüntetésére; 51. azonnali hatállyal szüntesse meg a vízumok egységes formátumának meghatározásáról szóló, május 29-i 1683/95/EK tanácsi rendeletnek nem megfelelő vízumbélyegek használatát; 52. biztosítsa, hogy haladéktalanul bevigyék a nemzeti informatikai rendszerbe az elfogadhatónak minősített kérelmek adatait, hogy rákeressenek az ugyanazon kérelmező által benyújtott korábbi kérelmekre és összekapcsolják azokat, valamint hogy összekapcsolják az együtt utazó személyek kérelmeit; 53. hagyjon fel a kézírásos megjegyzések alkalmazásának gyakorlatával, mivel azok könnyen elvesznek, így nem kerülnek be a nyilvántartásba és kimaradnak a kérelemmel kapcsolatosan továbbított információk köréből; 54. biztosítsa, hogy a kiadásra kerülő vízum típusának és érvényességi idejének meghatározása során figyelembe vegyék a kérelmezőnek az informatikai rendszerben található vízumelőéletét. Kelt Brüsszelben, a Tanács részéről az elnök 6359/17 ac/gf 9