Irodai automatizálás 4. Az iroda kialakítása. Elekes Edit,

Átírás

1 Irodai automatizálás 4. Az iroda kialakítása Elekes Edit,

2 Tartalom Iroda kialakítása Ügyféltér kialakítása Ügyfélkapcsolatok javítása Környezet javítása Környezetpszichológiai javaslatok Irodaelrendezések Munkahelyek kialakítása Számítógépes munkahelyekkel kapcsolatos követelmények Környezeti tényezők káros hatásai 2

3 Az iroda alapfunkciói Az iroda alapfunkciói Iratok fogadása Iktatás Irattárolás Irattovábbítás Iratkészítés Iratmásolás Iratmegsemmisítés Kommunikáció 3

4 Iroda kialakítása Ügyfélkapcsolatok minősége gyors, praktikus ügyintézés Ergonómiai ajánlások hatékony, komfortos munkavégzés, jobb minőségű munkavégzés elősegítése, egészségi ártalmak kiküszöbölése. 4

5 Ügyféltér kialakítása Piaci előny megszerzése: nem elég a jó minőségű termék Vevői elégedettség: Gyors, minőségi, kulturált ügyintézés Környezet javítása Szakszerű tanácsadás Vásárlás Eladás utáni szolgáltatások 5

6 Ügyfélkapcsolatok javítása Irodai háttér megfelelő kialakítása Egyablakos rendszer Ügyintézők kiválasztása Ügyintézők szakmai és pszichológiai továbbképzése 6

7 Környezet kialakítása, javítása Barátságos, kényelmes környezet Jól látható, pontos feliratok Ügyfélhívó és tájékoztatórendszer kialakítása Várakozóhelyek kialakítása Asztalok, székek, állópultok, tollak, prospektusok, újságok elhelyezése Italautomaták. 7

8 Környezetpszichológiai javaslatok Az ügyintézőt ért stresszhelyzetek csökkentése Váratlan hatások kiküszöbölése A váratlan hatások az ügyintéző látóterében jelentkezzenek Az ügyintéző munkahely a bejárattól minél távolabb essen Ügyintéző saját személyes zónájának kialakítása (1,2 m sugarú kör) Kényelmes helyiség biztosítása (szélesség, hosszúság min. 2,8 m) Egy dolgozó számára 6-10 m 2 hely biztosítása 8

9 Irodai elrendezések Kisteres iroda Nagyteres iroda Kombinált vagy csoportos iroda 9

10 Kisteres iroda Közös folyosó, mindkét irányban irodák, 1 db. ügfélfogadóval Hátrány: nagy térigény, kialakítás költése magas Előny: nyugodt egyéni munkavégzés 10

11 Nagyteres iroda A munkahelyek egy légtérben vannak Hátrány: magas zaj, intim környezetet igénylő munkavégzés hiánya Előny: A szervezet változásai következtében a térátrendezések egyszerűek Kialakítás költése alacsony Jól felügyelhető a munkavégzés menete Munkatársak egymás közötti érintkezése leegyszerűsödik 11

12 Kombinált vagy csoportos iroda Átmenet a kis- és nagyteres irodák között Egy irodahelyiségben átlagosan fő dolgozik Hátrány: közepes zaj, intim környezetet igénylő munkavégzés hiánya Előny: Erős csoportkapcsolat, csoportmunka 12

13 Munkahelyek kialakítása Az egészséget nem veszélyeztető munkavégzés és munkakörülmények megteremtése és biztosítása Porta, recepció a bejáratnál Épületmenedzselő rendszerek bevezetése Tűzrendészeti felszerelések meglére Kellemes környezet (színes képek, növények, poszterek) Tárgyalóhelyiségek kialakítása (üzleti partnerekkel való megbeszélések - semleges környezetben) 13

14 A környezeti tényezők káros hatásainak csökkentése Zaj (külső és belső zajforrások csillapítása, zajhatár: 40 decibel) Klíma (berendezések által termelt hőmennyiség csökkentése, a dolgozók védelme a sugárzó és áramló hőhatásoktól) Fény (természetes fény használata, erős fényhatások elleni védelem) Sugárzás (minden sugárzást a munkavállaló egészsége és biztonsága érdekében korlátozni kell). 14

15 Környezeti tényezők hatása a munkateljesítményre 15

16 Számítógépes munkahely kialakítása Számítógépes munkakörnyezet kialakítása Kellő nagyságú munkatér (eszközök elhelyezéséhez, kényelmes munkavégzéshez) Megfelelő általános és helyi megvilágítás A fényforrások ne okozzanak fényvisszaverődést, tükröződést a monitoron Megfelelő irodabútor biztosítása Elektronikus eszközök megfelelő kábelezése 16

17 Perifériák megfelelő használata Képernyő Kép stabil Képernyőn megjelenő jel jól definiált Fényesség, kontraszt a felhasználó által változtatható A képernyő elfordítható, dönthető Nagy felbontású monitor beszerzése Képernyők sugárzása és következményei vitatottak (30 cm távolság a képernyő és a szem között) Időközönként pihenő, szemtorna 17

18 Számítógépes munkahely kialakítása Billentyűzet Dönthető és különálló legyen Kéz és csukló alátámasztásának lehetősége a billentyűzet mellett Felszíne legyen fénytelen a tükröződés elkerülése érdekében 18

19 Számítógépes munkahely kialakítása Egér Egérpad használata Teljes kar mozgatásának lehetősége Kézmérethez illő egér használata Csuklótámasz használata 19

20 Köszönöm a figyelmet! 20