GYSEV CARGO Zártkörűen Működő Részvénytársaság SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 GYSEV CARGO Zártkörűen Működő Részvénytársaság SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA Elfogadta a GYSEV CARGO Zrt. Igazgatósága 10/ sz. határozatával Jóváhagyta a GYSEV CARGO Zrt. tulajdonosa a 05/A/2012. (V.15.) sz. alapítói határozatával ÉRVÉNYES Május 15.-től

2 Tartalomjegyzék I. Általános rész Bevezetés A Társaság adatai A GYSEV CARGO Zrt. törvényességi felügyelete A Társaság tevékenységének tárgya az Alapszabálynak megfelelően...4 II. A Társasági szervezet A Társaság szervei A Társaság székhelye, telephelye és fióktelepe...5 III. A GYSEV CARGO Zrt. munkaszervezetének felépítése és irányítása...6 IV. A GYSEV CARGO Zrt. képviselete, cégjegyzése Képviselet Cégjegyzés Szerződéskötések, kötelezettségvállalások rendje Utalványozási jogkör Bankszámla feletti rendelkezési jog Jogi képviselet...8 V. Munkáltatói jogok gyakorlása...9 VI. Alkalmazottak jogai és kötelességei...10 VII. A szervezeti egységek általános kötelezettségei...11 VIII. A GYSEV CARGO Zrt. munkaszervezetének működése Vezérigazgatói Kabinet Értékesítési és Marketing Egység Üzemviteli Egység Gazdálkodási Egység Logisztikai Szolgáltató Központ...19 IX. Általános vezetési irányelvek...21 X. A kapcsolattartás belső szabályai...25 XI. Iratkezelés, kiadmányozás...26 XII. Belső szabályalkotási rend...27 XIII. Záró, hatályba léptető rendelkezések /28

3 I. Általános rész 1. Bevezetés A GYSEV CARGO Zrt. vasútvállalati működési engedéllyel és vasútbiztonsági tanúsítvánnyal rendelkező országos árufuvarozási vasúti szolgáltatást végző vasúttársaság. A Társaság HU OÁ sz. alatt jóváhagyott vasútvállalati működési engedéllyel, HU , HU sz. alatt jóváhagyott vasútbiztonsági tanúsítvánnyal és KH/VA/NS/A/82/5/2010 sz. alatt jóváhagyott Árufuvarozási Üzletszabályzattal rendelkezik. A Társaság zártkörűen működő részvénytársaság formában működő, társasági és ügyvitelt ellátó szervekkel rendelkező jogi személy, amely a vasútvállalati működési engedély szerint az EGT teljes területén lát el vasúti árufuvarozási tevékenységet. A Társaság működésére alapvetően a székhelye szerinti, vagyis a magyar jog az irányadó. Az eltéréseket a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban SZMSZ) tartalmazza. A Társaság szervezetére és társasági jogi működésére vonatkozó alapvető szabályozásokat az Alapszabály, az Igazgatóság ügyrendje és a Felügyelő Bizottság ügyrendje rögzíti. A GYSEV CARGO Zrt. társasági, valamint a magyar jog szerinti, ügyvitelt ellátó szervezeti egységeinek szervezeti felépítését és működését a jelen SZMSZ határozza meg. 2. A Társaság adatai A Társaság cégneve: GYSEV CARGO Zártkörűen Működő Részvénytársaság A Társaság rövidített cégneve: GYSEV CARGO Zrt. A Társaság székhelye: 9400 Sopron, Mátyás Király u. 19. A Társaság fióktelepe: 1138 Budapest, Népfürdő utca 22/B. épület A társaság telephelye: 9400 Sopron, Ipar Krt. 21. A Társaság tulajdonosai: Győr-Sopron-Ébenfurti Vasút Zrt (9400 Sopron, Mátyás Király utca 19.), 100 %. Engedélyokiratok kelte és száma: vasútvállalati működési engedély: HU OÁ vasútbiztonsági tanúsítvány: HU , HU Alapszabály kelte: A Társaság cégjegyzékszáma: Vezetve a Győr-Moson-Sopron Megyei Bíróság mint Cégbíróságnál. A Társaság magyar adószáma: A Társaság statisztikai száma: /28

4 A Társaság EU adószáma: HU A GYSEV CARGO Zrt. törvényességi felügyelete A Társaság törvényességi felügyeletét a székhelye szerint illetékes cégbíróság látja el. 4. A Társaság tevékenységének tárgya az Alapszabálynak megfelelően Fő tevékenység: vasúti áruszállítás és ahhoz kapcsolódó kiegészítő szolgáltatások. Tevékenységének részletes felsorolását az Alapszabály tartalmazza. II. A Társasági szervezet Közgyőlés Felügyelıbizottság Könyvvizsgáló Igazgatóság Fióktelep: 1138, Budapest, Népfürdı utca 22/b. Telephely: 9400 Sopron Ipar Krt A Társaság szervei Közgyűlés A Társaság legfőbb döntésre jogosult testülete, amely a tulajdonosok összességéből áll. Tevékenységét az Alapszabályban foglaltak szerint látja el. Igazgatóság Az Igazgatóság 3 főből áll. A Társaság ügyvezető szerve, amely az Alapszabály és az Igazgatóság Ügyrendje szerint látja el a tevékenységét. Az Igazgatóság tagjait a Közgyűlés bízza meg. Felügyelő Bizottság /28

5 A Felügyelő Bizottság ellenőrzi a Társaság törvényes működését; tevékenységét az Alapszabály és az ügyrendje szerint látja el. Könyvvizsgáló A Társaság a számviteli törvény szerinti beszámoló valódiságát és jogszabályszerűségét könyvvizsgálóval köteles ellenőriztetni. A gazdasági Társaság legfőbb szerve a könyvvizsgáló véleményének meghallgatása nélkül nem hozhat döntést a számviteli törvény szerinti beszámolóról. Emellett a könyvvizsgáló a gazdasági Társaság legfőbb szerve elé terjesztett minden lényeges üzleti jelentést köteles megvizsgálni abból a szempontból, hogy az valós adatokat tartalmaz-e, és megfelele a jogszabályi előírásoknak. Tevékenységüket az Alapszabályban foglaltak szerint látják el. 2. A Társaság székhelye, telephelye és fióktelepe A Társaság székhelye 9400 Sopron Mátyás Király u. 19. Telephely: 9400 Sopron, Ipar Krt. 21. (Logisztikai Szolgáltató Központ) Fióktelep: 1138 Budapest, Népfürdő utca 22/b. épület /28

6 III. A GYSEV CARGO Zrt. munkaszervezetének felépítése és irányítása A Társaság munkaszervezetének élén a Vezérigazgató áll. A Vezérigazgató munkáját az Vezérigazgatói Kabinet segíti. A Vezérigazgató gondoskodik a tulajdonosi határozatok munkaszervezeten belül történő végrehajtásáról, a társasági szintű stratégia, a külső és a belső kommunikáció koordinálásáról. Felelős azért, hogy a munkaszervezet hatékonyan és egységesen működjön. A Vezérigazgatót távollétében teljes jogkörrel eseti jelleggel megbízott vezető beosztású munkatárs helyettesíti. 1. A Vezérigazgatói Kabinetvezető által irányított Vezérigazgatói Kabinet szervezetében ellátott tevékenységek a következők: társasági ügyek kezelése belső ellenőrzés titok- és adatvédelem környezet-, katasztrófa-, tűz- és vagyonvédelem (anyavállalati szerződéssel) koordinálása munkabiztonság (anyavállalati szerződéssel) koordinálása üzembiztonság (anyavállalati szerződéssel) koordinálása minőség- és biztonságirányítás (Integrált Irányítási Rendszer koordinálása a környezetközpontú -, ill. a munkahelyi egészségvédelem és biztonság irányítási rendszerekkel) iratkezelés, ügyviteli tevékenység irányítása külső és belső kommunikáció nemzetközi kapcsolattartás reklamációs és kártérítési ügyek intézése 2. A Gazdasági Vezető által irányított Gazdálkodási Egység szervezetében ellátott tevékenységek a következők: bevételek és költségek ellenőrzése és elemzése vállalat-üzemeltetés a társaság - konszernszinten biztosított - informatikai rendszerének és tevékenységeinek felügyelete a társaság - konszernszinten biztosított - humánerőforrás gazdálkodási tevékenységeinek felügyelete a társaság - konszernszinten biztosított - pénzügyi és számviteli tevékenységeinek felügyelete 3. Az Értékesítési Vezető által közvetlenül irányított Értékesítési és Marketing Egység szervezetében ellátott tevékenységek a következők: a vállalati marketing-, értékesítési és árbevételi tervek kidolgozása; vevőigények megismerése, folyamatos figyelemmel kísérése, termékfejlesztés, termékmenedzselés; versenytárselemzés, konkurens cégek fuvarozási útvonalainak vizsgálata; piaci környezet elemzése, versenyképes árak kialakítása a vevőigények és a Társaság eredményességének megtartásával; árufuvarozási termékpaletta kidolgozása, termékfejlesztés; komplex árufuvarozási szolgáltatások értékesítése; értékesítési politika kidolgozása és előterjesztése; díjszabási irányelvek, díjszabások kialakítása /28

7 4. Az Üzemeltetési Vezető által közvetlenül irányított Üzemviteli Egység szervezetében ellátott tevékenységek a következők: árufuvarozási technológiai folyamatok, rendelkezések kidolgozása, végrehajtási utasítások készítése az árufuvarozási folyamatokat szabályozó nemzetközi utasítások és a belföldi utasítások alapján; menetrendi-elegytovábbítási igények meghatározása a fuvaroztatói igények ismeretében, egyedi futású küldemények és zárt irányvonatok továbbításának megszervezése, és a végrehajtás ellenőrzése; a vállalat teherkocsiparkjának megtervezése, a teherkocsipark karbantartásának, felújításának tervezése, irányítása, hatósági engedélyezése, a kocsigazdálkodással kapcsolatos bevételek és kiadások megtervezése, döntések, az üzleti partnerekkel e tárgyban kötendő szerződések előkészítése; az árufuvarozási szolgáltatások végrehajtásához szükséges vontatási teljesítményszinteket meghatározása és az árutovábbító tehervonatokhoz szükséges vontatási kapacitások biztosítása; Az Üzemviteli Egység irányítása alatt végrehajtási szinten Külszolgálatok működnek, amelyek a Társaság alaptevékenységéből adódó operatív feladatokat végzik. 5. A Logisztikai Szolgáltató Központ Vezetője által közvetlenül irányított Logisztikai Szolgáltató központ szervezetében ellátott tevékenységek a következők: komplex logisztikai szolgáltatások értékesítése logisztikai folyamatok kidolgozása, hatékony működésének biztosítása raktárak hatékony működtetése, az átrakási tevékenységek koordinálása, közúti fuvarszervezési feladatok koordinálása, ellenőrzése, vámügynöki tevékenységek lebonyolítása, kiegészítő logisztikai tevékenységek végzése A GYSEV CARGO Zrt. munkaszervezeti organigramját az SZMSZ 1. sz. melléklete tartalmazza. A vállalat szakmai vezetőinek részletes feladatait, hatáskörét és szakmai alkalmassági feltételeit az SZMSZ 2. mellékletében található Döntési és hatásköri lista határozza meg /28

8 IV. A GYSEV CARGO Zrt. képviselete, cégjegyzése 1. Képviselet Az Igazgatóság képviseli a Társaságot harmadik személyekkel szemben, valamint a bíróság és más hatóságok előtt. A képviseleti jog nem korlátozható harmadik személyekkel szemben. 2. Cégjegyzés A cégjegyzést az Alapszabály szabályozza, két igazgatósági tag együtt, illetve egyenként az arra felhatalmazott vezető tisztségviselővel, illetőleg cégjegyzési joggal felruházott munkavállalóval együtt jegyzik a céget. A cégjegyzésre jogosult személyekről a Vezérigazgatói Kabinet naprakész nyilvántartást vezet. 3. Szerződéskötések, kötelezettségvállalások rendje A Társaság nevében történő szerződéskötésre és egyéb kötelezettségvállalásokra a képviseletre, valamint a cégjegyzésre vonatkozó előírások értelemszerűen irányadók, a vonatkozó részletes szabályokat Vezérigazgatói utasítás határozza meg. 4. Utalványozási jogkör A Társaság utalványozási joggal felruházott alkalmazottjai jogosultak a Társaság nevében pénzkifizetéssel járó kötelezettségvállalásra, valamint pénzkifizetések jogosságának igazolására a Társaság gazdálkodásért felelős szervezete felé. Pénz, anyag, fogyóeszköz utalványozására csak a Vezérigazgató által utalványozási joggal felruházott alkalmazottak jogosultak hatáskörük gyakorlása idején meghatározott keretösszegek erejéig. Az utalványozási jog tartalmát és terjedelmét, korlátait írásban kell közölni a kijelölt munkavállalókkal. Az utalványozási joggal felruházott személyekről a Gazdálkodási Egység, amely tartalmazza az utalványozásra jogosultak nevét, beosztását, utalványozási joguk tartalmát és korlátait, aláírásaik mintáját, továbbá az utalványozási jog megadásának és megvonásának időpontját. 5. Bankszámla feletti rendelkezési jog A bankszámla feletti rendelkezési jogot az erre kijelölt személyek gyakorolhatják. A bankszámla feletti rendelkezési jogot a Vezérigazgató önállóan, névre szólóan adja meg a Társaság egyes munkavállalói, vagy az anyavállalat erre illetékes képviselői számára. A bankszámla feletti rendelkezésre jogosult személyekről a Gazdálkodási Egység naprakész nyilvántartást vezet. 6. Jogi képviselet A Társaság jogi képviseletét a Fővárosi Bíróságnál és a megyei bíróságoknál vezetett jogtanácsosi névjegyzékben nyilvántartott és a Társasággal jogviszonyban álló jogi képviselők láthatják el. Nyilvántartást kell vezetni azokról az ügyekről, amelyekben a Társasággal munkaviszonyban nem álló jogi képviselők járnak el /28

9 V. Munkáltatói jogok gyakorlása A munkáltatói jog: A munkáltatói jog a munkaviszonyból eredő, a munkáltató első számú vezetőjét, vagy az általa kijelölt személyt megillető munkáltatói jogok és kötelezettségek összessége. Különösen: munkaviszony létesítése, munkaszerződés módosítása, munkaviszony megszüntetése, foglalkoztatás, átirányítás, munkabér fizetése, hátrányos jogkövetkezmény alkalmazása, vezetői kinevezés, fizetés nélküli szabadság engedélyezése, további munkaviszony, illetve munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony bejelentésének tudomásul vétele, vagy megtiltása, tanulmányi szerződés kötése. Egyéb munkáltatói jog: A szabadság kiadása, átirányítás, rendkívüli munkavégzés, ügyelet, készenlét, kiküldetés elrendelése, munkaidő beosztása, pihenőidő, pihenőnap kiadása, munkaközi szünet biztosítása, törvényi szabályozáson alapuló munkaidő-kedvezmény biztosítása, vagyis az alapvető munkáltatói jogkörön kívül eső ügyek. Munkakör Munkáltatói jog Egyéb munkáltatói jogkör Vezérigazgató Közgyűlés FB Elnöke Vezérigazgatói Kabinetvezető, Vezérigazgató Vezérigazgató Gazdasági vezető, Értékesítési Vezető, Üzemeltetési Vezető, Logisztikai Szolgáltató Központ Vezető Vezérigazgatói Kabinet Vezérigazgató Vezérigazgatói Kabinetvezető munkavállalói Vasútüzem-vezető, Vezérigazgató Üzemeltetési Vezető Vontatásmenedzsment vezető Kocsimenedzsment vezető, Szállításmenedzsment Vezető, Az Értékesítési és Marketing Egység, Üzemviteli Egység, Vezérigazgató Értékesítési Vezető Üzemeltetési Vezető Gazdálkodási Egység munkavállalói Kereskedelmi Szolgálat munkavállalói Logisztikai Szolgáltató Központ munkavállalói Üzemviteli Képviseletek munkavállalói Vezérigazgató Vezérigazgató Vezérigazgató Gazdasági Vezető Kereskedelmi Szolgálatvezető Logisztikai Szolgáltató Központ vezetője Üzemeltetési Vezető Az operatív irányítás: Az operatív irányítás a Társaság rendeltetésszerű, jogszabályban előírt, vagy szerződésben vállalt tevékenységeinek, a rendelkezésre álló források szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását eredményező megvalósítása érdekében gyakorolt, a vállalat gazdálkodásának a belső /28

10 és külső feltételekhez való rugalmas alkalmazkodását biztosító közvetlen vezetői intézkedések szóbeli és írásbeli utasítások összessége. VI. Alkalmazottak jogai és kötelességei A jogok gyakorlása és a kötelezettségek teljesítése során a munkáltató, az üzemi tanács, a szakszervezet és a munkavállaló a jóhiszeműség és a tisztesség követelményeinek megfelelően, kölcsönösen együttműködve köteles eljárni. A munkáltató köteles tájékoztatni a munkavállalót, az üzemi tanácsot, valamint a szakszervezetet minden olyan tényről, körülményről, illetve ezek változásáról, amely a jogok gyakorlása és a kötelezettségek teljesítése szempontjából jelentős. A munkáltató csak törvényben meghatározott esetben vagy a munkavállaló hozzájárulásával közölhet munkavállalóra vonatkozó tényt, adatot, véleményt harmadik személy számára. A munkavállalóra vonatkozó adatok statisztikai célra felhasználhatók és statisztikai célú felhasználásra személyazonosításra alkalmatlan módon átadhatók. A munkavállaló a munkaviszony fennállása alatt nem tanúsíthat olyan magatartást, amellyel munkáltatója jogos gazdasági érdekeit veszélyeztetné, kivéve, ha erre jogszabály feljogosítja. A GYSEV CARGO Zrt. valamennyi munkavállalójának biztosítja az alkotmányban foglalt jogok gyakorlását a rájuk irányadó munkajogi és egyéb jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelően és a Társaság belső szabályzataiban foglalt módon. A munkáltató köteles a munkavállaló számára a munkaviszonyra vonatkozó szabályokban és a munkaszerződésben foglaltaknak megfelelően munkabért fizetni. A Társaság alkalmazottai kötelesek feladataikat a Társaság érdekeinek figyelembe vételével, szakszerűen, gondosan, az utasításoknak megfelelően ellátni. A munkavállaló köteles az előírt helyen és időben, munkára képes állapotban megjelenni és a munkaidejét munkában tölteni, illetőleg ez idő alatt munkavégzés céljából a munkáltató rendelkezésére állni. A Társaság elismeri a munkavállalóknak azon jogát, hogy külön törvényben meghatározott feltételek szerint gazdasági és társadalmi érdekeik előmozdítása, védelme érdekében, mindennemű megkülönböztetés nélkül másokkal együtt érdekképviseleti szervezetet alakítsanak, illetve az általuk választott szervezetbe kizárólag az adott szervezet szabályaitól függően belépjenek, vagy az ilyen jellegű szervezetektől távol maradjanak, és teljesíti az ennek érdekében jogszabályban reá rótt kötelezettségeket. A munkaügyi kapcsolatokat és a munkaviszonyt érintő kérdésekben a Vezérigazgató, vagy más megbízottja a GYSEV CARGO Zrt.-nél működő reprezentatív szakszervezetekkel az érdekegyeztető fórumokon egyeztet. A munkáltató által közölt tájékoztatással, illetőleg véleményezés céljából átadott, a munkáltató tervezett intézkedésére vonatkozó információval kapcsolatban a szakszervezet, az üzemi tanács (üzemi megbízott) a tájékoztatás, illetve az információ átadása időpontjától számított tizenöt napon belül konzultációt kezdeményezhet a munkavégzés helyének állama törvényi szabályai által meghatározott körben /28

11 VII. A szervezeti egységek általános kötelezettségei Valamennyi szervezeti egység köteles hatékonyan, szakszerűen, gazdaságosan, magas színvonalon, más egységekkel együttműködve, a jogszabályoknak, szakmai utasításoknak és a GYSEV CARGO Zrt. belső szabályainak megfelelően ellátni a feladatait. Általánosan ellátandó főbb feladataik a következők: részvétel a társasági szintű tervezési és adatszolgáltatási tevékenységben; közreműködés a Társaság stratégiájának fejlesztésében; részvétel a belső szabályalkotásban; kapcsolattartás hatáskörüknek megfelelően társvasutakkal, más szervezetekkel, üzleti partnerekkel; szerződések előkészítése, szerződéskötés a vonatkozó belső szabályok szerint; az érvényes, megkötött szerződések szerinti működés biztosítása részvétel szakmai szervezetek munkájában; részvétel szakmai oktatási tevékenységben; belső információs, bizonylati és iratkezelési rend kialakítása a társasági szintű szabályozásnak megfelelően; alárendelt szervezeti egységek irányítása, felügyelete, ellenőrzése /28

12 VIII. A GYSEV CARGO Zrt. munkaszervezetének működése 1. Vezérigazgatói Kabinet A Vezérigazgatói Kabinetet a Vezérigazgatói Kabinetvezető irányítja. 1.a. Célja: a Vezérigazgató munkájának támogatása, az egész társaságot átfogó feladatok koordinálása. 1.b. Feladata: a Vezérigazgató hatáskörébe tartozó feladatok adminisztratív és szakmai támogatása a Menedzsment, és a tulajdonos döntéseinek előkészítése, az ehhez szükséges információk, adatok összegyűjtése, azok társasági szintű összehangolása, a döntések végrehajtásának ellenőrzése, társasági szervek döntéseinek előkészítése, ülések megszervezése, meghozott döntések dokumentálása és intézkedés a végrehajtás iránt; vállalati stratégia karbantartása, társasági jelentőségű nemzetközi ügyek intézése, a Társaság képviselete nemzetközi kapcsolatokban, vasúti nemzetközi szervezetekben, kormányzati szervekkel, az EU koordinációs szakterületeivel és szomszédos vasutak nemzetközi szakterületeinek vezetőivel; a Társaság feladatait szabályozó nemzetközi keret-jogszabályok és a hazai működési feltételek folyamatos figyelemmel kísérése a működés feltételrendszerének meghatározása, működési engedélyek beszerzése, karbantartása a vezérigazgató reprezentációjával kapcsolatos feladatok szervezése, ellátása vállalati dokumentumtár kezelése belső ellenőrzési tevékenység ellátása a belső ellenőrzésre vonatkozó utasítás szerint a vasúti árufuvarozási és logisztikai szolgáltatással összefüggő kártérítési ügyek rendezése közreműködés a Társaság a Integrált Irányítási rendszer (minőség-, vasútbiztonsági, környezetközpontú és munkahelyi egészségvédelem és biztonság irányítási rendszer) fenntartásában, működtetésében; szerződéskötési és nyilvántartási folyamatok koordinálása, nyomonkövetése, egyeztetés a GYSEV Zrt. vezérigazgatói Titkárság jogtanácsosaival és az érintett GYSEV CARGO szervezeti egységekkel, szakterületekkel; a Társaság környezetbiztonsággal összefüggő tevékenységeinek koordinálása, együttműködés a szolgáltatás nyújtó külső partnerekkel; A Társaság munkabiztonsággal összefüggő tevékenységeinek koordinálása, együttműködés a szolgáltatás nyújtó külső partnerekkel; Társaság vagyonvédelemmel összefüggő tevékenységeinek koordinálása, együttműködés a szolgáltatás nyújtó külső partnerekkel; a Társaság külső és belső kommunikációjával összefüggő tevékenységek felügyelete, ellenőrzése, kapcsolattartás a külső szolgáltatókkal és érintett belső szervezeti egységekkel, a Társaság képviselete a nemzetközi vasúti fórumokon, különösen CER, az UIC és CIT ülésein; a nemzetközi döntés-előkészítési folyamatokról való tájékoztatás a társaság vezetése számára; szakmai konferenciák figyelemmel kísérése, az erről szóló információk továbbítása az Társaság illetékes szakterületei felé; kapcsolattartás a partnervasutakkal; /28

13 a társaság tevékenységeit érintő EU jogalkotási folyamatok nyomon követése, a Társaság vezetőinek tájékoztatása a társaság tevékenységeit érintő magyar jogalkotási folyamatok figyelemmel kísérése, a Társaság vezetőinek tájékoztatása. 1.c. Hatáskör: a tevékenységet illetően végrehajtási szabályzatok, rendelkezések kiadása, véleményezése; a meghatározott feladatokból eredő kapcsolattartás; a Vezérigazgatói döntések előkészítéséhez szükséges információk biztosítása; a Vezérigazgatói Kabinet munkatársai jogosultak a feladataik ellátásához szükséges információk megszerzése érdekében közvetlenül a szervezeti egységek vezetőihez, vagy ezek egyidejű tájékoztatásával a beosztott munkavállalóikhoz fordulni; A Vezérigazgatói Kabinet Vezetője a Vezérigazgató felhatalmazása alapján jogosult a Vezérigazgatói Kabinet munkatársainak beszámoltatására, a szervezeti egységek vezetőitől, illetve beosztott munkavállalóiktól információk kérésére és a Vezérigazgató nevében utasítások adására. A Vezérigazgatói Kabinet felelősséggel tartozik a feladatainak hatékony, jogszerű, szakszerű, a Társaság egészének érdekeit szolgáló végrehajtásáért /28

14 2. Értékesítési és Marketing Egység Az Értékesítési és Marketing Egységet az Értékesítési Vezető Irányítja. 2.a. Célja: a vállalkozó vasút tevékenységből adódó szolgáltatások magas színvonalú értékesítése annak érdekében, hogy pozitív fedezettömeget biztosítson a tulajdonosok számára. 2.b. Feladatai: marketing- és értékesítési tevékenység irányítása belföldön és nemzetközi szinten; árufuvarozási és logisztikai marketing- és értékesítési terv kidolgozása; a marketingtevékenység keretén belül marketingkommunikáció, reklám tevékenység végzése, partnertalálkozók szervezése; szakmai rendezvények szervezése, lebonyolítása; vevőigények megismerése, folyamatos figyelemmel kísérése, termékfejlesztés, termékmenedzselés; versenytárselemzés, konkurens cégek fuvarozási útvonalainak vizsgálata; piaci környezet elemzése, versenyképes árak kialakítása a vevőigények és a Társaság eredményességének megtartásával; árufuvarozási termékpaletta kidolgozása, termékfejlesztés; komplex árufuvarozási szolgáltatások értékesítése; eredményjavítás; közös értékesítés belföldi és külföldi partnerekkel; közös értékesítés társvasutakkal; menetrendi igények megfogalmazása a fuvaroztatói igények alapján; áruáramlatok, előrejelzések vizsgálata, a változtatások iránti igények jelzése az üzemviteli területre; értékesítési politika kidolgozása és előterjesztése; díjszabási irányelvek, díjszabások kialakítása. Feladatait köteles hatékonyan, jogszerűen, szakszerűen és a Társaság egészének érdekeit szolgáló módon ellátni. 2.c. Hatáskör: piacképes ár és szolgáltatási minőség meghatározása üzletszabályzat-tervezet, nemzetközi megállapodások, tervezetek előterjesztése marketing- és értékesítési stratégia kialakítása, előterjesztése vevői elégedettség mérése, reklamációk kezelése piacfejlesztési és termékfejlesztési projektek kialakítása, előterjesztése /28

15 3. Üzemviteli Egység A társaság vasúti üzemviteli és kereskedelmi, valamint logisztikai feladatainak irányítását ellátó Üzemviteli Egységet és végrehajtási szinten működő egységeit az Üzemeltetési Vezető Irányítja Az Üzemviteli Egység célja A Társaság árufuvarozási és árukezelési tevékenységének tervezése, szervezése, felügyelete, irányítása és ellenőrzése Magyarországon és az osztrák leányvállalaton keresztül Ausztriában. Az árufuvarozáshoz felhasznált teherkocsipark gazdaságos foglalkoztatása. Az árufuvarozási szolgáltatások nyújtásához, végrehajtásához szükséges vontatási teljesítmények meghatározása, beszerzése, a szolgáltatást nyújtókkal történő kapcsolattartás, teljesítések ellenőrzése és igazolása. Az árufuvarozási szolgáltatások nyújtásához, végrehajtásához szükséges üzemviteli kiegészítő teljesítmények (tolatási, kiszolgálási és más üzemviteli teljesítmények) meghatározása, beszerzése, a szolgáltatást nyújtókkal történő kapcsolattartás, teljesítések ellenőrzése és igazolása Az Üzemviteli Egység feladatai Üzemirányítási és vontatásmenedzsment ügykörben: az árufuvarozás által megrendelt tehervonatok futásának felügyelete, együttműködve a GySEV forgalmi vonalirányítóval, a MÁV Pályavasúti Fő menetirányítóval, valamint az RCA és a MÁV CARGO vonatirányítókkal, illetve a trakciós szolgáltatást nyújtó partnerek mozdonyirányítóival, menetrendi-elegytovábbítási igények meghatározása a fuvaroztatói igények ismeretében,közreműködés a zárt irányvonatok szervezésében, árufuvarozási vasúti éves menetvonal igénylés, árufuvarozási operatív menetvonal-igénylés, pályahasználattal kapcsolatos számlák ellenőrzése, kapcsolattartás és együttműködés a VPE-vel; a rendezői külszolgálat irányítása, felügyelete, ellenőrzése a végrehajtási egységet érintő, a forgalom lebonyolításához szükséges technológiák, utasítások kidolgozása, felülvizsgálata, fejlesztése, jóváhagyása, vagy felterjesztése jóváhagyásra előkalkulációk készítése a tervezett forgalmak pályahasználati, vontatási és egyéb költségeire vonatkozóan a kidolgozott technológia alapján közreműködés az árufuvarozási koncepciók, fejlesztési irányok meghatározásában a szakmai képzéssel kapcsolatos követelmények meghatározása és koordinálása, közreműködés rendkívüli események kezelésében; határforgalom kereskedelmi, forgalmi és műszaki ügyeinek lebonyolítása, határátmeneti megállapodások megkötése és technológiák kidolgozása, vonatközlekedtetéssel kapcsolatos kiegészítő szolgáltatások megrendelése, teljesítések ellenőrzése. A Társaság Üzembiztonsági tevékenységeinek felügyelete, irányítása, együttműködés az ilyen szolgáltatást nyújtó partnerekkel, hatóságokkal, érintett más vasúti szereplőkkel, szervezetekkel Az árufuvarozási szolgáltatások végrehajtásához szükséges vontatási teljesítményszinteket meghatározása /28

16 Folyamatos kapcsolat tartása a GYSEV Zrt. Vontatás Szervezettel és vontatás szolgáltatást nyújtó vállalatokkal (MÁV Trakció Zrt, ÖBB TR. stb.). A vontatási szolgáltatások igénybevételére vonatkozó szerződések előkészítése. Az árutovábbító tehervonatokhoz szükséges vontatási kapacitások biztosítása az üzemirányítókkal együttműködve, A vontatási eszközök és személyzet rendelkezésre állásának, a személyzet- és gépfordulók betartásának folyamatos ellenőrzése. Az esetleges problémák, hibás, vagy nem szerződésszerű teljesítése azonnali jelzése a GYSEV Zrt., illetve igénybe vett más vontatási szolgáltatást nyújtók felé. A vontatási teljesítményekről kiállított szállítói számlák ellenőrzése, összevetése a tényleges teljesítésekkel (teljesítés ellenőrzés és igazolás), téves számlázás jelzése a szolgáltatók felé. Az üzemirányítási ügykört Vasútüzem Vezető irányítja. Szállításmenedzsment ügykörben: kapcsolattartás a fuvaroztató ügyfelekkel a küldemények teljes futása alatt, az Értékesítési és Marketing Egység által közvetített vevői igényeknek megfelelően az árufuvarozási technológiai folyamatok, rendelkezések kidolgozása, végrehajtási utasítások készítése az árufuvarozási folyamatokat szabályozó nemzetközi utasítások és a belföldi utasítások alapján; közreműködés az árufuvarozási koncepciók, fejlesztési irányok meghatározásában a szakmai képzéssel kapcsolatos követelmények meghatározása és koordinálása, közreműködés rendkívüli események kezelésében; felmerülő kereskedelmi jellegű problémák (vám, fuvarlevél, túlsúly, dézsmálás, késések, stb.) kezelése, ügyfelek tájékoztatása, rendelkezések kérése ügyfelek fuvarozás közben felmerült igényeinek továbbítása az üzemirányításhoz, projektvonatok ügynöki tevékenységének ellátása adatszolgáltatás a teljesített szolgáltatások számlázásához elszámolás a társvasutakkal terminál, rakodógépek üzemeltetése A szállításmenedzsment ügykört az Szállításmenedzsment vezető irányítja. Kocsi menedzsment ügykörben: A Társaság teherkocsiparkjának megtervezése, a teherkocsipark karbantartásának, felújításának tervezése, irányítása, hatósági engedélyezése A kocsigazdálkodással kapcsolatos bevételek és kiadások megtervezése, döntések, az üzleti partnerekkel e tárgyban kötendő szerződések előkészítése. A kocsigazdálkodással kapcsolatos utasítások, rendelkezések elkészítése, kezelése, külszolgálat kocsigazdálkodási tevékenységének irányítása. A kocsigazdálkodással kapcsolatos napi operatív tevékenységek szervezés és koordinálása a többi vasúttársasággal; együttműködik a határátmeneti, kocsiátadás-átvételi technológiák, megállapodások kidolgozásában. Nyomon követi a Társaság kocsijainak helyzetét, futásait; szükség esetén és a hatékony kocsikihasználtság biztosítása érdekében intézkedik a kocsikat használó vasúttársaságok, cégek felé. A Társaság járműparkjába besorolt bérelt és magán teherkocsik besorolási szerződéseinek elkészítése, átadás-átvételének irányítása, hatósági engedélyezése, a kocsik üzemeltetése. Korszerűsítések, fővizsgák lebonyolítása, közbeszerzési eljárások kiírása, hatósági eljárások lefolytatása (hatósági engedélyek, honosítási eljárás, futópróbák, egyéb engedélyezési eljárások); /28

17 Teherkocsik javításával kapcsolatos szerződések előkészítése, a szerződésekben rögzítettetek betartásának felügyelete, kárjegyzőkönyvek kiállítása, a megjavított kocsik átvétele; Fuvaroztatók kocsiigényeinek kielégítése, létszámjelentések készítése, fogadása, összesítése kocsielosztások elkészítése A kocsik beállításának-kihúzásának, a kocsielosztás végrehajtásának koordinálása a Társaság más egységeivel és ügyfelekkel, ennek ellenőrzése. Intézi a vasúttársaságok felé a kocsikisegítési kérelmeket és kocsi rendelkezésre bocsátási rendelkezéseket. A különböző okok miatt leállított kocsik listáinak elkészítése, feldolgozása; kocsibérszámlák, kocsibérmegosztások elkészítése a Társaság által használt teherkocsikról. Intézkedik az üzleti partnerektől beérkező diszpozíciók végrehajtásáról, illetve továbbításáról. Adatokat szolgáltat az üzleti partnerek részére kocsijaik futásadatairól. Kocsigazdálkodási ügyekben a Társaság képviselete a vasúttársaságokkal, nemzetközi szervezetekkel, és más üzleti partnereknél folytatott tárgyalásokon, konferenciákon, megbeszéléseken. Intézi a Társasághoz más vasúttársaságoktól beérkező kocsibér-követeléseket. Elkészíti és intézi a kocsibér-visszaköveteléseket más vasúttársaságokkal szemben Elkészíti és intézi a GySEV Zrt üresfutás-kártalanítási követeléseit. Intézi a más vasúttársaságoktól beérkező üresfutás-kártalanítási követeléseket. A kocsiparkkal kapcsolatos hatósági ügyek intézése. A kocsipark előírásoknak megfelelő műszaki állapotának biztosítása, a felújítások, karbantartások tervezése, szervezése, végrehajtatása, ellenőrzése és dokumentálása (ECM). A járműfenntartási tevékenység gazdaságosságának biztosítása. A GYC által továbbított vonatokban futó teherkocsikkal kapcsolatban a használó vasutat az AVV szerint, valamint más kétoldalú szerződések alapján terhelő műszaki-gépészeti jellegű kötelezettségek teljesítésének biztosítása. Teherkocsik bérbe adásával, vételével, besorolásával kapcsolatos műszaki-gépészeti tevékenységek elvégzése, ügyek intézése. A kocsimenedzsment ügykört az Kocsimenedzsment vezető irányítja Az Üzemviteli Egység hatásköre az Üzemviteli Egység által ellátott ügykörökkel kapcsolatos munkafolyamatok szabályozása kapcsolódó kiegészítő szolgáltatás szabályozása szakterületre vonatkozó ellenőrzések végzése rendkívüli esetekben operatív döntési kompetencia az üzemviteli terület képviselete /28

18 3.4. Üzemviteli Egység külszolgálatai Kereskedelmi Szolgálat feladatai: Fuvarokmányok adatainak egyeztetése, mellékletek meglétének ellenőrzése vonat átvétel során, vonatértékelés Elegynyilvántartás, elegycsoportkód-módosítás, helyzetegyeztetés Rakományigazítás és átrakások, tartalomvizsgálatok. Küldemények felvétele fuvarozásra Sopron és vonali állomások közforgalmi rakodóterületein és iparvágányain; Küldemények kiszolgáltatása vasúti fuvarozást követően Sopron és vonali állomások közforgalmi rakodóterületein és iparvágányain; Fuvarlevél-adatrögzítés és reexpediálás a vasúti árufuvarozásban; projektvonat operatívtervezés; Ügyfélszolgálat árufuvarozásban; Konténer-átdaruzások szervezése, adminisztrációja; Fuvarokmányok pénztári kezelése; Fuvarlevelek archiválása; Küldemények vámkezelése; Küldemények kereskedelmi átvétele és átadás vasútról vasútra MÁV és ÖBB irányából; Vonali fel-leadások kezelése Üzemviteli és határképviseletek feladatai: A meghatározott határ és üzemviteli pontokon az árufuvarozási tevékenység ellátása Kocsi és vonatvizsgálat Vonatátadás-átvétel Tolatási tevékenység Okmánykezelés Külső vonatfelvétel Partnerinformáció szolgáltatás Kapcsolattartás az üzemirányítással /28

19 4. Gazdálkodási Egység A Gazdálkodási Egység munkáját a Gazdasági Vezető irányítja. 4.a Célja: A társaság gazdálkodási tevékenységét kiszolgáló rendszerek koordinációja, költséghatékony működésének biztosítása. 4.b. Feladata: bevételek költségek, alvállalkozói teljesítések ellenőrzése; vasútközi leszámolásokból származó bevételek ellenőrzése; a szakterületre vonatkozó tervek készítésében és a tervértékelésben való részvétel; refakcia elszámolása; teljesítménystatisztikák készítése; VIHAR kereskedelmi törzsadatainak és a díjszabásoknak karbantartása; külszolgálatokon működő pénztárak felügyelete, ellenőrzése; általános vállalatüzemeltetés, költségellenőrzés; a társaság informatikai feladatainak koordinációja, kapcsolattartás az informatikai szolgáltatásokat nyújtókkal; a társaság humán feladatainak koordinálása, kapcsolattartás az humán szolgáltatásokat nyújtókkal; a társaság pénzügyi és számviteli feladatainak koordinálása, kapcsolattartás a szolgáltatásokat nyújtókkal; 4.c. Hatáskör: a Gazdálkodási Egység által ellátott feladatokkal kapcsolatos munkafolyamatok szabályozása szakterületre vonatkozó ellenőrzések végzése rendkívüli esetekben operatív döntési kompetencia a gazdálkodási terület képviselete kapcsolattartás a szolgáltatókkal 5. Logisztikai Szolgáltató Központ A Logisztikai Szolgáltató Központ munkáját a Logisztikai Szolgáltató Központ vezetője irányítja. 5.a. Célja A társaság fő tevékenységét képező vasúti árufuvarozáshoz kapcsolódó logisztikai szolgáltatások költséghatékony és eredményes értékesítése és végrehajtása 5.b. Feladata Logisztikai szolgáltatások kidolgozása és értékesítése és elszámolása az ügyfelek felé A logisztikai feladatok operatív lebonyolítása Rakománykezelés Tárolás-raktározás Közúti fuvarszervezés Vámügynöki szolgáltatás Egyéb logisztikai tevékenység 5.c. Hatásköre /28

20 a Logisztikai Szolgáltató Központ által ellátott feladatokkal kapcsolatos munkafolyamatok szabályozása szakterületre vonatkozó ellenőrzések végzése rendkívüli esetekben operatív döntési kompetencia a logisztikai terület képviselete /28

21 IX. Általános vezetési irányelvek A Társaság elfogadott stratégiájának, valamint a Közgyűlés határozatainak megfelelő általános vezetési irányelveket az Igazgatóság határozza meg. Általános elvárás a vezetővel szemben a Társaság érdekeinek lojális, hatékony, vezető személytől elvárható képviselete, az Igazgatóság által meghatározott kötelezettségek továbbítása a beosztott munkavállalók felé, a kötelezettségek következetes végrehajtásáról való gondoskodás, ellenőrzés. Célkitűzések lebontása A vezetőknek a felelősségi körükbe tartozó, a felettesük által kitűzött célokat le kell bontaniuk az irányításuk alatt álló területükre. Ezeket a részletesebb operatív munkacélokat határidős és időszaktól független célkitűzésekre kell felosztani, és a vezető által irányított munkaszervezetben tudatosítani kell. A célkitűzéseket írásban kell megfogalmazni az alábbiak szerint: a cél tartalma (minőségi és mennyiségi célok) közbenső határidők és a befejezés határideje a cél elérésének költségei (amennyiben számszerűsíthetők) a teljesítmény mérése a végrehajtók megnevezése a cél eléréséhez szükséges esetleges módszerek és eljárások, különös tekintettel a szervezeti egységek együttműködésének kötelezettségére. A vezetők nem delegálható feladatai közé tartozik a célkitűzések végrehajtásának alábbiak szerinti tervezése: Folyamatok tervezése az előírt célok eléréséhez szükséges lépések és ezek összefüggéseinek a kidolgozása olyan tervek formájában, amelyek tartalmazzák a szükséges döntési, információs és végrehajtási folyamatokat a folyamatokban részt vevő beosztott szervezeti egységek, illetve munkatársak számbavétele a célkitűzések közzététele, valamint a feladatok és felhatalmazások delegálása az érintett szervezeti egységek és munkatársak felé a szükséges munkaráfordítás meghatározása a létszámigény meghatározásának és a személyzet bevetésének alapjául szolgál, funkcionális területenként a mennyiségi terhelés, a minőségi követelmények és az időbeli ráfordítás figyelembe vételével a szükséges munkaráfordítás figyelemmel kísérése képezi a létszámtervezés alapját. Szervezetfejlesztés a szervezeti struktúra levezetése a stratégiából és folyamatokból kiindulva a saját szervezet meghatározása a beosztott szervezeti egységek, illetve munkavállalók közötti együttműködés szervezése a saját és más szervezeti egységek együttműködésének a szervezése egyszeri, időben behatárolt feladatokra (projekt) létrehozott munkacsoportok (team) szervezése és irányítása. Munkaerő tervezése a feladatokhoz szükséges munkaerő meghatározása (létszám és követelmények) /28

22 összetettebb, bonyolultabb feladatok esetén mennyiségi és minőségi vonatkozásban összhangot kell teremteni a rendelkezésre álló munkatársak képessége és a munkahely által támasztott követelmények között. Anyagi eszközök tervezése a szükséges anyagi eszközök kiválasztása alternatív megoldások figyelembevételével ennek keretében hatékonysági szempontok alapján a munkaerő és az anyagi eszközök helyettesítése kérdésében is dönteni kell. Határidők tervezése közbenső és befejezési határidők tervezése általában és az időszakosan jelentkező feladatoknál. Költségek tervezése a célok eléréséhez szükséges költségek tervezése hatékonysági vizsgálatok alternatív megoldások előnyeinek, hátrányainak, költségeinek és ráfordításainak figyelembevételével. Információrendszer tervezése információszerzési és -továbbadási rendszer kialakítása és karbantartása a saját területre az alábbiak figyelembevételével: szükséges információk felsorolása kompetens informátor meghatározása szavatolt minőség megkövetelése a szükséges gyakorisággal, a lehető leggyorsabban, világos, egyértelmű formában információfeldolgozási rendszer kiépítése és karbantartása a saját területre. Munkavállalók irányítása Irányítás célok megfogalmazása útján személyes célok megfogalmazása minden közvetlen beosztott munkavállaló számára az egyedi teljesítőképesség és a munkakör követelményeinek figyelembevételével a teljesítménymérés módjának ismertetése a közvetlen beosztottak objektív és konkrét megítélése a munkatársak tájékoztatása tevékenységük értékeléséről (erősségek, gyengeségek) egyéni támogatás a teljesítőképesség javítása érdekében. Integrált irányítás Minden munkavállalónak munkakörétől függetlenül alapvető feladata, hogy a feladat végrehajtása során betartsa az Integrált Vállalati Politik elveit a Integrált Irányítási kézikönyvben - és a Integrált Eljárásokban foglaltakat és azok hivatkozásait.. Munkavállalók aktív ösztönzése betanítás, oktatás, munkavégzés alóli felszabadítás átképzés és továbbképzés céljából előre tervezett célirányos munkahelyi körbejárás új alkalmazottak esetén (job rotation) Jó munkahelyi légkör kialakítása jó munkahelyi légkör kialakítása minden vezető felelőssége, a munkavállalók munkakészségének és teljesítőképességének fokozása érdekében /28

23 Helyettesítés szervezése megfelelő képességű, végzettségű, alkalmas munkatárs kiválasztása és betanítása a vezető távolléte esetén helyettes jelenlétének biztosítása. Döntések és utasítások képviselete felettesek döntéseinek és utasításainak képviselete a beosztott munkatársak felé Rendelkezésre állás a beosztott munkatársak számára lehetőséget kell biztosítani konzultációkra és megbeszélésekre. Ellenőrzés Az ellenőrzés nem delegálható vezetői feladat. Eredmények ellenőrzése a célok elérését, a határidők és a költségek betartását folyamatosan ellenőrizni kell. Irányelvek, utasítások betartásának ellenőrzése elsődlegesen a munkaköri leírások, végrehajtási utasítások, belső szabályozások teljesítése és a munkarend megtartása tekintetében. Munkaidő és erőforrások felhasználásának ellenőrzése munkaidő és erőforrások munkahelyi célra történő kizárólagos felhasználásának ellenőrzése, a törvényileg engedélyezett lehetőségeken belül. Ellenőrzési tervek felállítása és közzététele az ellenőrzés tartalmának (célok teljesülése, minőség, költségek, határidő stb.) és az ellenőrzés gyakoriságának rögzítése, időpontok meghatározásával. Eredmények kiértékelése rendellenességek szankcionálása (Ausztriában a magánvasutak Szolgálati és bérezési rendje szerint) intézkedések a kitűzött célok elérése érdekében a tervek szükség szerinti revíziója. Jelentési kötelezettség fontos események és megengedett tűréshatárok túllépése, például célkitűzés elérésének veszélybe kerülése fenyegető határidőcsúszás lényeges költségnövekedés esetén a hibák korrigálása és a következmények enyhítése céljából haladéktalanul értesíteni kell a közvetlen hivatali felettest és az érintett munkahelyeket. Titoktartási kötelezettség a tudomásra jutott információkra vonatkozó titoktartási kötelezettség betartása, betartatása /28

24 Vezetői jogok Minden vezető joga, hogy általa alkalmasnak ítélt döntéseket hozzon, intézkedéseket foganatosítson és ellenőrizzen annak érdekében, hogy a számára kitűzött célokat a tervezett költségkereten belül határidőre teljesítse. Ezeket a jogokat az alábbiak korlátozzák: kötelező jogszabályi rendelkezések, belső szabályozások technológiai előírások végrehajtási utasítások költségkeretek és hosszú távú tervek a munkahelyi béke biztosításának szempontjai. A beosztott munkavállalókkal kapcsolatos jogok a következők: célok, feladatok meghatározása, munka elrendelése munkahely meghatározása munka ellenőrzése és megítélése munkaidő betartásának megkövetelése /28

25 X. A kapcsolattartás belső szabályai Belső kapcsolatok A belső nyilvánosság a szervezeten belüli vertikális és horizontális kommunikáció biztosításával a Társaság kiemelkedő eseményeiről, működéséről, hétköznapi életről való tájékoztatás és tájékozódás. Célja az, hogy a vállalat iránti elkötelezettség erősödjön, az információk a Társaság elvárásainak megfelelően a belső rendszerelemeken keresztül hassanak a vezetők és munkatársak gondolkodására, cselekvésére. Minden vezetőnek szorosan együtt kell működnie azokkal a szakterületekkel, amelyekkel közös célok vagy egymást kiegészítő tevékenységek kötik össze. Azonos szervezeten belüli kapcsolatok Vertikális kapcsolatok felfelé csak a közvetlen felettesen keresztül lefelé csak a közvetlenül alárendelt vezető személyén keresztül. Horizontális kapcsolatok azonos felettessel rendelkező vezetők között. Amennyiben nem tudnak megállapodni, vitás esetben a közös felettes dönt. Szervezeten kívüli kapcsolatok Közvetlen, azonos hierarchiaszintű kapcsolatot kell fenntartani hatóságokkal és harmadik személyekkel abban az esetben, ha ezáltal felgyorsul, vagy leegyszerűsödik a feladat végrehajtása, különösen előkészítő vagy végrehajtási szinten. A kapcsolattartás nem ütközhet a Társaság érvényes, képviseletre és kötelezettségvállalásokra vonatkozó szabályaiba. Amennyiben a feladatok végrehajtása így nem lehetséges vagy vitás esetben hivatalos úton kell tájékoztatni a feletteseket. Minden vezető fenntarthat a feladataival összefüggő külső kapcsolatokat. Külső szakmai bizottságokban és szervezetekben való részvételhez a felső vezetés hozzájárulása szükséges. Társaság külső adatszolgáltatási kötelezettsége A Társaság harmadik személyek, szervek felé a következő adatszolgáltatási kötelezettséggel rendelkezik az erre feljogosított hivatalos szervezetek, hatóságok által előírt adatszolgáltatás más, az erre feljogosított intézmények által kötelezően előírt adatszolgáltatási kötelezettség az igazgatóság által jóváhagyott egyéb adatszolgáltatási kötelezettség, amennyiben az nem ütközik a titoktartásra és adatvédelemre vonatkozó szabályokba. Sajtóval, egyéb médiával való kapcsolattartás A sajtónak és egyéb tömegtájékoztatási eszköznek történő nyilatkozattételre jogosult: elvi-stratégiai ügyekben az Igazgatóság elnöke; operatív működéssel kapcsolatos ügyekben a Vezérigazgató az Igazgatóság Elnökével történt előzetes egyeztetés után; egyéb ügyekben a társasági kríziskommunikáció szabályai szerint /28

26 XI. Iratkezelés, kiadmányozás A Társasághoz érkező iratokat a számlák kivételével a küldemények átvételére jogosult szervezeti egység a kézhezvétel napján az átvétel időpontját kétségtelen módon bizonyító érkeztető bélyegzővel látja el és a továbbiakban olyan módon kezeli, hogy az eredeti irat holléte bármikor megállapítható legyen. A számlák érkeztetésének és kezelésének rendjét külön utasítás szabályozza. A postai vagy elektronikus úton érkező, személyesen vagy kézbesítő által leadott, a GYSEV Zrt. bármely szervezeti egységéhez beérkező küldemények, címzésük módjától és tartalmuktól függetlenül hivatalos küldeménynek minősülnek. Ezeket a küldeményeket az azok átvételére jogosult szervezeti egység a tárgyban előirt belső előírásoknak megfelelően egységesen kezeli. A Társaság egésze szempontjából különösen fontos eredeti iratokat okmánytárban kell elhelyezni. A Társaság nevében harmadik személyeknek, hatóságoknak, üzletfeleknek stb. küldött iratokat minden esetben azonosíthatóan, a küldést tényét és időpontját, továbbá az irat jellegétől függően, szükség esetén a kézhezvétel időpontját is bizonyítható módon (telefaxon, postai úton, kézbesítővel stb.) kell továbbítani. Az elektronikus úton fogadott vagy küldött iratok esetén a küldőnek és a címzettnek, valamint a kézhezvétel és a küldés időpontjának is kimutathatónak kell lennie. A Társaság nevében kiadmányozási joggal az igazgatóság tagjai általános jogkörben korlátozás nélkül, az operatív vezetés tagjai feladatkörükben, egyéb vezetők pedig feladatkörükben vagy meghatalmazás alapján jogosultak. Beosztott munkavállalók felettesük meghatalmazásával jogosultak kiadmányozásra. Kiadmányozáskor megállapíthatónak kell lennie a kiadmányozó nevének és beosztásának, továbbá használni kell a megfelelő hivatalos bélyegzőt is /28

27 XII. Belső szabályalkotási rend A Társaság Alapszabályának módosítására a Közgyűlés jogosult. Az Igazgatóság és Felügyelő Bizottság maga állapítja meg és módosítja az ügyrendjét. Az ügyrendek jóváhagyása a Közgyűlés hatáskörébe tartozik. A Közgyűlés, az Igazgatóság és a Felügyelő Bizottság a napirendjére tűzött kérdésekben határozattal dönt. Az SZMSZ elfogadása és módosítása az Igazgatóság hatáskörébe tartozik. A Társaság egyéb, egyes tevékenységére vonatkozó belső szabályok megalkotásának rendjét külön szabályzat tartalmazza. Az illetékes szakszolgálatok kötelesek gondoskodni az általuk kiadott szabályozások naprakészen tartásáról (a kiadásra vonatkozó előírások értelemszerű megtartásával) és azok elküldéséről a szabályozásokat nyilvántartó szervezeti egység részére /28

28 XIII. Záró, hatályba léptető rendelkezések A jelen Szervezeti és Működési Szabályzatot, valamint annak mellékleteit az Igazgatóság. sz. határozatával fogadta el. Az SZMSZ május 15. napján lép hatályba. Sopron, GYSEV CARGO Zrt. Igazgatósága /28

29 1.sz. melléklet Szervezeti organigram BIZTONSÁGI SZERVEZET (GYSEV Zrt) Biztonság vezetı Üzembiztonság Vagyonvédelem Munkavédelem Környezetbiztonság GYSEV-GYSEVCARGO Keretszerzıdés Vezérigazgató VEZÉRIGAZGATÓI KABINET KABINETVEZETİ ÉRTÉKESÍTÉS és MARKETING EGYSÉG ÜZEMVITELI EGYSÉG GAZDÁLKODÁSI EGYSÉG LOGISZTIKAI SZOLGÁLTATÓ KÖZPONT ÉRTÉKESÍTÉSI VEZETİ ÜZEMELTETÉSI VEZETİ GAZDASÁGI VEZETİ LOGISZTIKAI SZOLGÁLTATÓ KÖZPONT VEZETİ Kocsimenedzsment Vezetı Vasútüzem Vezetı Szállításmenedzsment Vezetı Értékesítési Képviseletek BILK Kereskedelmi Szolgálat Üzemviteli Képviseletek KÜLSZOLGÁLATI VÉGREHAJTÁSI EGYSÉGEK Érvényes: Változat: 3.