AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁSRÓL. Általános ismertető

Átírás

1 AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁSRÓL Általános ismertető 2015

2 1. Bevezető A dokumentum célja A dokumentum felhasználása Az eleketronikus számla fogalma Az elektronikus számlázás alapjai jogszabályi és technológiai háttér Jogi szabályozás Elektronikus számlák Elektronikus másodbizonylatok Konverzió Megőrzés Technológiai megoldások EDI PKI Lehetőségek a gyakorlatban Elektronikus számla kibocsátása Előnyök Alacsonyabb költségek, kevesebb papír, több idő! A bevezetés lépései Mit kell tennünk mire van szükségünk? A NETLOCK megoldásai Elektronikus számla befogadása A három lépés: ellenőrzés, kontírozás, megőrzés A NETLOCK megoldásai Elektronikus másodbizonylat készítése Bevezetés lépései Mire van szükségünk? A NETLOCK megoldásai

3 3.4. Elektronikus számlák megőrzése Mi az earchiválás? Miben különbözik a hagyományos adattárolástól? A NETLOCK earchiválás szolgáltatása - Hogy működik, és hogy vehető igénybe? Függelék Pályázati lehetőségek Fogalomtár Jogszabálygyűjtemény A NETLOCK-ról Kapcsolat A NETLOCK referenciái

4 AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁSRÓL ÁLTALÁNOS ISMERTETŐ 1. BEVEZETŐ 1.1. A dokumentum célja Elektronikus számlázásra Magyarországon már több mint 8 éve van lehetőség, bevezetése pedig mára a gazdasági élet szinte minden szereplője számára könnyen megvalósítható: a legkisebb irodában, a legegyszerűbb számítógépes környezetben is kiszámítható időn belül megtérülő befektetéssel bevezethető valamilyen elektronikus számlázási megoldás. Ennek ellenére nehezen mozdul a piac. Az Európai Unió már 2010-ben kimondta 1, hogy az elsődleges számlázási formának 2020-ra az elektronikus számlázásnak kell lennie, ennek ellenére 2013-ban Magyarországon a gazdasági élet szereplőinek mindössze 3 %-a él az eszámlázás előnyeivel. Jelen általános ismertető célja az elektronikus számlázással kapcsolatos legfontosabb információk összegyűjtése; a jogszabályi háttér ismertetésével illetve az elsősorban a PKI technológián alapuló megoldások és különböző lehetőségek, illetve gyakorlati tudnivalók bemutatásával A dokumentum felhasználása Elektronikus számlázásról szóló általános ismertetőnk igyekszik teljes körű felvilágosítást adni az elektronikus számlázással kapcsolatos elsődleges tudnivalókról, azonban tisztelettel felhívjuk a kedves olvasó figyelmét a következőkre: 1. A jogi szabályozással foglalkozó részek tájékoztató jellegűek, a részletek megismeréséért a konkrét jogszabályi helyek tanulmányozása is szükséges. 2. A lehetőségek gyakorlati megvalósításáról szóló részek tájékoztató jellegűek és nem minősülnek a NETLOCK hivatalos ajánlattételének, részletekért kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot az info@netlock.hu, az ajanlat@netlock.hu vagy az eszamla@netlock.hu címen. A dokumentum része vagy egésze változtatás nélkül szabadon felhasználható és terjeszthető a dokumentum adatainak és elérési útjának pontos megjelölésével Az eleketronikus számla fogalma Az elektronikus számlával kapcsolatos legszükségesebb tudnivalók tárgyalása előtt először is tisztázni kell az elektronikus számla fogalmát. A előtti meghatározás szerint elektronikus számla az a megfelelő adattartalommal ellátott elektronikus dokumentum, melyet elektronkius aláírással és 1 Az Európai Tanács 45/2010/EU irányelve, hatályos január 1-től 4

5 időbélyeggel láttak el vagy zárt rendszeren keresztül továbbítottak. Mára lazítottak ezen a szabályozáson: az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény (a továbbiakban ÁFA törvény) elektronikus számlának tekint minden számlát, melyet elektronikus úton bocsátottak ki és fogadtak be, azaz a kibocsátótól valamilyen elektronikus csatornán került továbbításra a befogadó felé. Legyen szó azonban elektronikus vagy papír alapú számláról, továbbra is biztosítani kell a számla adattartalmának sértetlenségét, hitelességének eredetiségét és olvashatóságát. Ugyanakkor az elektronikus számlák esetében ezen alapkövetelmények biztosítására a jogalkotó már nem határozza meg, hogy milyen technológia, módszer használandó. Az előírás csupán annyi, hogy az alapkövetelményeket bizonyíthatóan biztosítani kell. Az Európai Uniós irányelveknek megfelelően tehát a PKI alapú hitelesítést és az EDI rendszert ma már csak lehetőségként sorolja fel az ÁFA törvény, bár jelen dokumentum készültekor nem ismeretes a piacon e kettőn kívül más megoldás. 5

6 2. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS ALAPJAI JOGSZABÁLYI ÉS TECHNOLÓGIAI HÁTTÉR Magyarországon 2004 óta van lehetőség elektronikus számlák kiállítására, melyhez a szükséges jogi hátteret jelenleg több törvény és minisztériumi rendelet is tartalmazza. A jogszabályi helyek sokasága miatt elsőre talán komplikáltnak gondolhatnánk az elektronikus számlázásra való áttérés folyamatát és a jogszabályoknak való megfelelést. A valóság azonban az, hogy az elektronikus számlázáshoz (elektronikus másodbizonylat-megőrzéshez, konverzióhoz, archiváláshoz) használható a jogszabályi előírásoknak megfelelő technológia ma már mindenki számára könnyen elérhető; nincs szükség előzetes hatósági engedély beszerzésére sem, de még csak bejelentési kötelezettségünk sincs. Számlakibocsátóként és befogadóként egyetlen dolgot kell ismernünk: az elektronikus számlázó megoldások piacát. A piacon fellelhető eszámla megoldások között ugyanis sajnos találunk olyat is, mely nem minden tekintetben felel meg az elvárásoknak. A NETLOCK azonban az egyik legelterjedtebb elektronikus számlázási módszer, a PKI alapú hitelesítés első magyarországi szakértője, így megoldásaival megbízhatóan a törvényi elvárásoknak megfelelő elektronikus számlát készíthetünk Jogi szabályozás január 1. óta az elektronikus számla meghatározását és a legalapvetőbb szabályozásokat az ÁFA törvény tartalmazza, továbbá részletszabályokat fogalmaz meg még a számvitelről szóló évi C. törvény (a továbbiakban: Számviteli törvény). A törvényi szabályokon túl kiegészítő rendelkezéseket tesz még a többször módosított a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995 (XI.22.) PM rendelet (a továbbiakban: Számla rendelet), az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet (a továbbiakban: eszámla rendelet) és a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005 (X.27.) IHM rendelet (a továbbiakban: Konverziós rendelet). Jelen dokumentumban elsősorban a PKI alapú, azaz az elektronikus aláíráson alapuló elektronikus számlázási módszert kívánjuk bemutatni. Magyarországon az elektronikus aláírás és időbélyeg alkalmazásának szabályait és az alkalmazásukhoz kapcsolódó jogkövetkezményeket az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény (a továbbiakban: Eat.) szabályozza. Azon elektronikus dokumentumokat, melyekhez megőrzési kötelezettség kapcsolódik így az elektronikus számlákat is a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007 (XII.29.) GKM rendelet (a továbbiakban: Archiválás rendelet) szabályai szerint kell megőrizni. Az adóhatóság az egyes rendelkezések értelmezéséhez és az azoknak való megfeleléshez korábban két tájékoztató anyagot tett közzé: Az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről szóló 2009-es közlemény (a továbbiakban: eszámla közlemény) a előtti szabályozás értelmezését tartalmazza; A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai című 2012-ben kiadott 18. számú füzet pedig általában foglalkozik a címben jelölt témával, külön tárgyalva a 6

7 speciálisan az elektronikus számlákra vonatkozó szabályokat. Tekintettel azonban az új EU irányelvben foglaltakra és ennek megfelelően a január 1-től hatályba lépő jogszabály módosításokra, a NAV újabb tájékoztató anyagot tett közzé Tájékoztató a 2013-tól alkalmazandó új számlázási szabályokról címmel, mely a megváltozott jogszabályrészek értelmezését foglalja össze. A következőkben ezen források összefoglalásával próbáljuk meg bemutatni az elektronikus számlázással kapcsolatos legfontosabb jogi követelményeket. 7

8 Elektronikus számlák Az ÁFA törvény a szerint minden olyan okirat számla, mely megfelel az e törvény X. fejezetében ( ) foglaltaknak. Ezek szerint minden olyan okirat számla, mely meghatározott adattartalommal rendelkezik és a kibocsátásának időpontjától biztosított eredetének hitelessége, adattartalmának sértetlensége és olvashatósága (168/A ). A 174. pedig meghatározza, hogy a számla papíron vagy elektronikus úton is kibocsátható Az elektronikus számlákra vonatkozó szabályok Az elektronikus számlákra vonatkozó szabályokat az ÁFA törvény ában találjuk. A szabályok egy része álatalában véve vonatkozik az elektronikus számlákra, másik részük pedig a két legelterjedtebb módszerrel kapcsolatban fogalmaz meg alapvető elvárásokat. Az eredet hitelességének és az adattartalom sértetlenségének biztosítására a törvény példaként sorolja fel az Eat. szerinti minősített elektronikus aláírás alkalmazását és az elektronikus adatcsere rendszer (EDI) használatát. Külön jogszabály azonban a két alapfeltétel teljesítéséhez további rendelkezéseket is megállapíthat. A minősített elektronikus aláírás alkalmazása a törvényben egy lehetőségként szerepel. A hitelességi és sértetlenségi követelményt maga az elektronikus aláírás technológia biztosítja, hiszen minősített szolgáltató által kibocsátott aláíró tanúsítványok alkalmazásával legyen a létrehozott aláírás nem minősített (fokozott biztonságú) vagy minősített az aláíró kiléte biztosan megállapítható, a dokumentum aláírását követően pedig, ha annak tartalma a legkisebb mértékben is módosul, az aláírás érvénytelenné válik. Az alapkövetelmények teljesítésére tehát a korábbi jól bevált gyakorlat alapján nem minősített (fokozott biztonságú) elektronikus aláírás is alkalmazható. Míg az EDI használatáról a számla kibocsátójának és befogadójának írásban megállapodást kell kötnie, egyéb esetben így az elektronikus aláírás alkalmazásánál a törvény megelégszik a számlabefogadó beleegyegyezésével is, így a számlakibocsátónak elegendő például az Általános Szerződési Feltételei közt vagy az Üzletszabályzatában lefeketetni a számlázás módját Az elektronikus számla kötelező adattartalma Az ÁFA törvény a taxatíve felsorolja, hogy milyen adatokat kell szerepeltetni egy számlán. Ezen adatok bármelyikének hiánya esetén nem beszélhetünk számláról. A szabályozás adattartalom szempontjából nem tesz különbséget elektronikus úton kibocsátott és hagyományos, papír alapú számla között, tehát az eszámlának ugyanolyan adattartalommal kell rendelkeznie, mint papír alapú társának, azaz 2 : a számla kibocsátásának kelte; 2 Az itt található felsorolás nem teljes, a számla adattartalmára vonatkozó taxatív felsorolást az ÁFA törvény a tartalmazza. 8

9 a számlát azonosító sorszám; a számlakibocsátó és -befogadó neve, címe és adószáma; az értékesített termék vagy szolgáltatás pontos megjelölése és amennyiben értelmezett mennyisége; az adó alapja, a termék vagy szolgáltatás adó nélküli egységára, illetve, ha az egységár nem tartalmazza, az alkalmazott árengedmény; az alkalmazott és az áthárított adó mértéke; adómentesség esetén, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a vevő kötelezett, erre való jogszabályi hivatkozás vagy bármely más egyértelmű utalás; pénzügyi képviselő alkalmazása esetén a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma. A kötelező adattartalommal kapcsolatban az elektronikus számlák esetén érdemes megjegyezni, hogy ezen adatoknak képileg is meg kell jelennie az elektronikus számla megnyitásakor, azaz nem elég például metaadatként csatolni a fájlba Az elektronikus számla formátuma Az elektronikus számla definíciójához nem tartozik hozzá a fájlformátum maghatározása. A jogalkotó azt nem szabályozta, hogy az elektronikus számlákat milyen formátumban kell kibocsátani, így az gyakorlatilag bármi lehet. Éppen ebből fakadóan viszont a fájltípusok átláthatatlan sokasága miatt az adóhatóság a számlák adattartalmának ellenőrzéséhez meghatározott úgynevezett ellenőrzési formátumokat. Korábban az ellenőrzési fájformátumokat az adóhatóság (NAV) eszámla közleménye tartalmazta, január 1. után viszont ezek meghatározása az eszámla rendelet 2. számú mellékletében találhatóak. A melléklet szerint a december 31-ig kiállított elektronikus számlákkal kapcsolatos bemutatási kötelezettségnek az adóhatósági közlemény szerint, az az utániak esetében az eszámla rendelet 2. számú mellékletében foglaltak szerint kell eleget tenni. Adóügyi ellenérzéskor a hatóság felszólítására a következő formátumok valamelyikében kell átadni a bekért számlák adattartalmát: december 31-ig kiállított eszámlák esetén:.txt formátum (text fájl) más meghatározott ún. print fájl formátum,.csv fájlformátum,.dbf fájlformátum,.mdb fájlformátum,.xls (Excel) fájlformátum, az eszámla közleményben külön definiált.xml fájlformátum január 1. után kiállított eszámlák esetén:.txt formátum (text fájl) más meghatározott ún. print fájl formátum,.csv fájlformátum, 9

10 .dbf fájlformátum,.mdb fájlformátum,.xls (Excel) fájlformátum,.xml fájlformátum január 1. után minősített elektronikus aláírással kiállított eszámlák esetén:.txt formátum (text fájl) más meghatározott ún. print fájl formátum,.csv fájlformátum,.dbf fájlformátum,.mdb fájlformátum,.xls (Excel) fájlformátum,.xml fájlformátum, PDF-be ágyazott.xml fájl, papír alapon létrehozott, de elektronikus számlaként továbbított számla esetén legalább 300 dpi felbontású és 256 szürkeárnyalatú.pdf állomány. Mint látható tehát az ellenőrzési formátumok többsége minden esetben megegyezik, ugyanakkor a január 1. után kiállított eszámláknál könnyítésként már nem csak a NAV által definiált, hanem bármilyen.xml formátum megfelel, illetve a minősített elektronikus aláírás alkalmazása esetén akár a PDF fájl is alkalmas lehet ellenőrzési formátumnak. Az a formátum tehát, amelyben a számlát a vevő részére kiállítjuk és eljuttatjuk, a felsoroltaktól akár teljesen eltérő is lehet, de mindenképpen gondoskodnunk kell arról, hogy egy adóhatósági ellenőrzés során a fenti fájlok valamelyikében is át tudjuk adni a számláinkat, pontosabban azok adattartalmát. Az ellenőrzési formátumok kizárólag az adattartalom ellenőrzésére szolgálnak, így azoknak nem szükséges hitelesítettnek lenniük és nem szükséges a számla kiállításával egyidőben rendelkeznünk a felsoroltak valamelyikével. Az ellenőrzési formátum akár utólag, közvetlenül az ellenőrzésre való bekérés előtt is konvertálható a kibocsátási formátumból. A konvertálási nehézségek elkerülése érdekében azonban érdemes minden egyes számlánál már annak készítésekor, vagy a hitelesítés folyamatában gondoskodunk egy megfelelő ellenőrzési formátum elkészítéséről is. Szerencsés választás ebből a szempontból (is) az egyébként is elterjedt PDF vagy XML formátum használata, mivel PDF állományok esetén, abba mint egy konténerbe tudunk elhelyezni (beágyazni) XML csatolmányokat Kontírozás, számviteli bizonylatok A bizonylatok és a számviteli nyilvántartások közötti kapcsolat ellenőrzésének és visszakereshetőségének könnyítésére a bizonylatokra a könyvelés során fel kell vezetnünk a könyvelés módjára, és az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást illetve a könyvviteli rendszerben való rögzítés tényét. 10

11 A számviteli bizonylatok kötelező alaki és tartalmi kellékeit köztük a könyvelésre vonatkozó kötelező információkat a Számviteli törvény a tartalmazza. Az adóhatóság eszámla közleménye szerint az elektronikus számlák kontírozásának oly módon kell történnie, hogy a könyvelésre vonatkozó információk (melléklet) csatolása egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történjen. A melléklet csatolásának részletes technikai kérdéseit viszont (azon belül is kiemelten a hitelesség és a felelősség kérdését) a gazdálkodónak kell szabályoznia a belső működési rendjében. A jogalkotó lehetővé tette a csatolás mellett elektronikus könyvelési rendszer használatát is azzal a kikötéssel, hogy a bizonylat sorszáma alapján a bizonylathoz hozzárendelt könyvelési adatok egyértelműen visszakereshetők legyenek megőrizve a rögzítés időpontját és kizárva az utólagos módosítás lehetőségét Adóhatósági ellenőrzés szempontjai A Számla rendelet előírásai értelmében az elektronikus számlák helyszíni ellenőrzése során az adóhatóság rendelkezésére kell bocsátani a számlák olvasásához (megnyitásához) szükséges technikai eszközöket, azok használatára vonatkozó dokumentációt, valamint felvilágosítást kell adni a működéséről (1/E., 1/H. ). Ez a kicsit misztikus megfogalmazás a gyakorlatban tulajdonképpen nem jelent mást, mint hogy az ellenőrnek meg kell mutatni, hogyan indíthatja el a programot, amivel meg tudja nézni a számlákat, illetve meg kell neki nyitni a szoftver használati útmutatóját vagy Súgóját. PDF számlák alkalmazása esetén életszerű feltételezés az is, hogy az Adobe Reader közismertsége miatt ez az egész a gyakorlatban szükségtelenné válik, mert az ellenőr maga is tudni fogja, hogyan nézheti meg és ellenőrizheti a számlákat. Az adóhatóság nem csak a végeredményt, azaz az eszámlákat ellenőrizheti. Fenntartja a jogot az elektronikus számlakibocsátás folyamatának ellenőrzésére is. Így egy adóhatósági ellenőrzés során megkérheti a számlakibocsátót, hogy a felügyelete alatt készítsen egy próbaszámlát. Az eddigieken kívül az adóhatóság az ellenőrzés során különös figyelmet fordít a tartalmi elemek meglétére, a számlázó rendszer és a könyvelő rendszer kapcsolatának ellenőrzésére illetve a használt technológiához (elektronikus hitelesítés vagy EDI) kapcsolódó követelmények meglétére. Az adóhatóság a számlákat véletlenszerűen illetve célzottan is ellenőrizheti Egyéb tudnivalók Elektronikus számlázásra való áttéréshez nincs szükség sem előzetes hatósági engedélyre, sem utólagos bejelentésre. A számlakibocsátó egy időben párhuzamosan bocsáthat ki elektronikus és papír alapú számlát, és amennyiben egy azon számlázó rendszer készíti mindkét típusú számlát, egyazon sorszámtartományt is használhat a két típus jelölésére. (A könnyebb visszakereshetőség érdekében azonban vegyes számlázás esetén érdemes eltérően képzett sorszámtípust alkalmazni a papír és az eszámlák jelölésére.) 11

12 Egy időben kiállított számlák esetén lehetőség van egyetlen elektronikus aláírással (és időbélyeggel) hitelesíteni az összes egy időben kiállított számlát (úgynevezett kötegelt aláírás). Az elektronikus aláírás szabályozása egyetlen helyen sem tér ki a számlák továbbításának kérdésére, így azok gyakorlatilag bármilyen elektronikus úton (például ben is) továbbíthatók a partnerek felé. Az elektronikus számlák esetén nem értelmezhetők az eredeti és a másolati példány fogalmak, hiszen a digitális világban egy fájl valamennyi példánya ugyanúgy eredeti. Az elektronikus számlák esetén tehát a sokszorosított példányok mindegyike is teljes értékű számviteli bizonylat amennyiben ezen másolatok is megfelelnek az ÁFA törvény X. fejezetében meghatározott feltételeknek. Az Eat. alapján az elektronikusan hitelesített dokumentumok, csak elektronikus formájukban bírnak a törvény által az adott elektronikus aláíráshoz kötődő joghatással, nyomtatás után az ilyen dokumentumokhoz semmilyen joghatás nem kötődik. Ennélfogva az elektronikus úton kibocsátott számlák is csak elektronikus formájukban tekinthetők számviteli bizonylatnak, nyomtatott formájukban csak számlaképnek Elektronikus másodbizonylatok A jogalkotó nem csak arra biztosít lehetőséget, hogy egy számlakibocsátó egy időben papír alapú és elektronikus számlát is kibocsáthasson, hanem a Számla rendelet 1/F (2) bekezdés értelmében arra is, hogy mindkét típusú számla esetén a másodpéldányokat elektronikus úton őrizzük meg. Ebben az esetben a papír alapon kibocsátott számla másodpéldányát nem kell kinyomtatni, helyette elektronikus aláírással (és időbélyeggel) is elláthatjuk, ami az elektronikus hitelesítést alkalmazó eszámla kibocsátóknál már eleve adott. Arra is van lehetőség, hogy elektronikus számlát egyáltalán nem bocsátunk ki, azonban a papír alapú számlák másodbizonylatait mind elektronikus hitelesítés alkalmazásával elektronikusan hozzuk létre és őrizzük meg Konverzió A joghatással bíró papír alapú dokumentumokról (pl. számlák) elektronikus úton történő másolatkészítés szabályait a Konverziós rendelet 4. (2)-(4) bekezdése tartalmazza. Ahhoz, hogy joghatásában az elektronikus másolat megegyezzen az eredeti papír alapú dokumentummal, a következő szabályok szerint kell történnie a másolatkészítésnek: az elektronikus másolatnak az eredeti papír alapú dokumentummal képileg vagy tartalmilag egyeznie kell ez vizsgálandó; az elektronikus másolatban metaadatként szerepeltetni kell az eredeti papír alapú dokumentum megnevezését, fizikai méretét, a másolatkészítő szervezet vagy személy illetve rendszer, valamint a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezését, a másolatkészítés idejét illetve az érvényességi időtartamra vonatkozó információkat; a metaadatok elhelyezését követően az elektronikus másolatot úgynevezett hitelesítési záradékkal ( Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező ) kell ellátni; 12

13 a hitelesítési záradék elhelyezését követően az elektronikus másolatot elektronikus aláírással kell ellátni. A Konverziós rendelet tehát lehetőséget ad arra, hogy például elektronikus számlázásra való áttérés esetén a korábbi papír alapon készült számlákból (vagy más dokumentumokból) hiteles elektronikus másolatot készítsünk, majd az Archiválás rendelet szabályai szerint a továbbiakban elektronikus úton őrizzük meg. Mivel a szabályos konvertálást követően az eredeti papír alapú bizonylatok akár meg is semmisíthetők, a papírok tárolására és rendezésére fordított kapacitás a konverziót követően jelentősen csökkenthető, a bizonylatok közti keresés pedig egyszerűbbé és gyorsabbá válhat. A Konverziós rendelet 4. (5) bekezdése lehetőséget ad arra is, hogy több dokumentum elektronikus másolatán egyetlen elektronikus aláírást és időbélyeget helyezzünk el (úgynevezett kötegelt hitelesítés), aminek köszönhetően a másolatkészítés folyamata gyorsabb ugyan, de az így készített dokumentummásolatok a továbbiakban már csak együtt kezelhetők Megőrzés Az ÁFA törvényben szabályozott jogok megállapítására a törvény 179. (1) bekezdés előírásai szerint a jogok gyakorlójának kötelessége minden olyan dokumentumot megőrizni, mely szükséges az adó megállapítás ellenőrizhetőségéhez. A megőrzési kötelezettség legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig tart. A Számviteli törvény (169. (1)-(2)) és az ÁFA törvény (179. (1)-(2)) is előírja, hogy az elektronikus formában kibocsátott számlát, bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni. Az ÁFA törvény 168/A -a szerint pedig a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát; ezt a követelményt aztán megerősíti az okiratok megőrzéséről szóló 179. is. A Számviteli törvény a bizonylatok megőrzésével kapcsolatos előírásainál (169. ) pedig lefekteti, hogy az elektronikus bizonylatok megőrzését az elektronikus archiválás jogszabályi előírásai szerint kell teljesíteni, a megőrzésre pedig olyan módszert kell alkalmazni, hogy azzal biztosított legyen a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítása, folyamatos leolvashatósága, illetve az utólagos módosítás lehetőségének kizárása. A megőrzési idő hosszát is a Számviteli törvény határozza meg, e szerint számlák és a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatok esetén a megőrzési idő 8 év. A Számviteli törvény által hivatkozott elektronikus archiválás jogszabályi előírásait az Archiválás rendelet tartalmazza. A 2. szerint a megőrzési idő végéig biztosítani kell a dokumentum utólagos módosításának kizárását, illetve a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet. Továbbá gondoskodni kell arról, hogy a dokumentum a megőrzési idő végéig olvasható legyen. A számlákkal kapcsolatos megőrzési kötelezettségen belül tehát összességében a következőket kell biztosítani: 13

14 eredet hitelessége (ÁFA törvény 168/A., 179. ); adattartalom sértetlensége (ÁFA törvény 168/A. ); olvashatóság (ÁFA törvény 168/A., Archiválás rendelet 2. (2)); a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítása, folyamatos leolvashatóság (Számviteli törvény 169. (5)); utólagos módosítás kizásárása, sérülés, megsemmisítés, megsemmisülés elleni védelem (Archiválás rendelet 2. ); jogosulatlan hozzáférés elleni védelem (Archiválás rendelet 2. (1)). Tekintsük át részletesebben is az elvárásokat: A számla eredetének hitelessége Az ÁFA törvény által megfogalmazott eredet hitelességének biztosítása annyit jelent, hogy biztosítjuk az elektronikus számla kibocsátójának azonosíthatóságát. Vagyis ellenőrizhetőnek kell maradnia az elektronikus számlán lévő aláírás hitelességének, ezzel együtt az aláíró kilétének. Az aláírás ellenőrzésének feltétele, hogy sem technológiai, sem jogi változás nem történt az aláírás elhelyezését követően, illetve hogy az aláírás ellenőrző adatok még rendelkezésre állnak. Az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokat is szabályzó törvény, azaz az Eat. 9. -ának (7) bekezdése a hitelesítés-szolgáltatók számára azt írja elő, hogy az általuk kiadott aláíró tanúsítványok ellenőrzésére szolgáló adatokat 10 évig kell megőrizniük, így az ennél hosszabb megőrzési kötelezettség esetén az archivált dokumentumhoz csatolnunk kell az ellenőrzéshez szükséges információkat, hogy az ellenőrzés akkor is megvalósulhasson, ha ezen információk a hitelesítés-szolgáltatónál már nincsenek meg. Amennyiben pedig a megőrzési idő alatt a jogi környezetben vagy a technológiában következett be valamilyen változás, azt érvényesíteni kell az archivált eszámlán, illetve minden archivált dokumentumon Az adattartalom sértetlensége Az adattartalom sértetlensége talán a legérthetőbb és legegyszerűbb követelmény az elektronikus számlák megőrzésénél. Értelemszerűen tehát e szabály szerint a számlák tartalma semmiképpen nem változhat. Érdemes azonban megjegyezni, hogy január 1. óta a tartalom változatlansága mellett a fájl formátumán változtathatunk, ami éppen a megőrzéssel kapcsolatban jelenthet könnyítést. Ugyanis nagy mennyiségű elektronikus számla tárolása esetén hasznos lehet egy minimális adatméretű fájllá konvertálni a számláinkat és abban tárolni Olvashatóság Az Archiválás rendeletben szereplő olvashatósági követelmény eltér az ÁFA törvény által az elektronikus számlákkal kapcsolatban megfogalmazott olvashatósági követelménytől. Az utóbbi esetben ez a követelmény annyit tesz, hogy az emberi szem számára is olvashatónak kell lennie a számla kötelező adattartalmának, az előbbi esteben pedig az olvashatóság alatt azt kell érteni, hogy a fájl megnyitható Az adatok késedelem nélküli előállítása, folyamatos leolvashatóság 14

15 Az Archiválás rendelet által megfogalmazott követelmény arra vonatkozik, hogy egy adóügyi ellenőrzéskor nem hivatkozhatunk arra, hogy az archivált állományokhoz nem férünk hozzá. Olyan megoldást kell tehát választani, ami lehetővé teszi, hogy ha akár mi, akár az adóhivatal be akar tekinteni egy archivált számlába, azt akadály nélkül megtehessük. Szolgáltató megbízásával történő archiválás esetén tehát olyan szolgáltatást érdemes választani, ahol a megőrzött dokumentumok kezelésére biztosított egy webes felület is. A NETLOCK minősített earchiválás szolgáltatása természetesen ilyen Utólagos módosítás kizásárása, sérülés, megsemmisítés, megsemmisülés elleni védelem Az elektronikus archiválás szabályozása értelmében az elektronikusan hitelesített dokumentumok megőrzésénél biztosítanunk kell, hogy azokat rajtunk kívül más ne tudja törölni vagy akár szándékosan, akár véletlenül megsemmisíteni, illetve kárt okozni benne. Az utólagos módosítás lehetőségét pedig eleve ki kell tudnunk zárni Jogosulatlan hozzáférés elleni védelem Az elektronikusan hitelesített dokumentumok archiválásánál az utólagos módosítás és megsemmisítés kizárásának is egyik feltétele, hogy azokhoz illetéktelenek ne férhessenek hozzá. A dokumentumok gyakorta érzékeny tartalma miatt ugyanakkor rendkívül fontos az is, hogy azok tartalmát jogosulatlanul senki ne ismerhesse meg. Mind a Számviteli törvény, mind pedig az Archiválás rendelet lehetővé teszi, hogy a megőrzési kötelezettségnek és ezzel együtt minden fent említett jogszabályi követelménynek a számlakibocsátó minősített archiválás szolgáltató megbízásával tegyen eleget. A fent részeltezett elvárások biztosítása ebben az esetben a szolgáltató dolga, amennyiben azonban a számlakibocsátó maga végzi az archiválást, azok mindegyikéről neki kell gondoskodnia A számlakibocsátó és -befogadó kötelezettségei, ha saját maga végzi az archiválást Az összes fent részletezett követelmény biztosítása. Kötegelt hitelesítés esetén az ily módon hitelesített számlákat (dokumentumokat) a megőrzési idő egésze alatt együtt kell kezelni. Archiválás előtt ellenőrizni kell a számlán lévő aláírás hitelességét. Ha az aláíráson még nincs elhelyezve, az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyeg elhelyezése. 11 évnél hosszabb megőrzés esetén az aláírásellenőrző adatok beszerzése és megőrzése. Amennyiben a jogalkotó a számla készültekor használt kriptográfiai algoritmust már nem biztonságosnak ítéli és egy magasabb biztonsági szintet követel, az új algoritmus szerint készült időbélyeggel felül kell hitelesíteni a számlát A számlakibocsátó és -befogadó kötelezettségei, ha szolgáltató megbízásával archivál 15

16 Amennyiben a megőrzésre kötelezett minősített szolgáltató megbízásával tesz eleget e kötelezettségének, a pontok alatt felsorolt és részletezett kötelezettségek mindegyikének a szolgáltatónak kötelessége megfelelni. Ebben az esetben a számlakibocsátónak vagy befogadónak az egyetlen kötelessége a megőrzéssel kapcsolatosan, hogy az archiválni kívánt dokumentumokat eljuttassa a szolgáltatónak. Abban az esetben bízható meg szolgáltató az archiválással, ha a megőrzendő dokumentum az Eat. szerinti legalább nem minősített (fokozott biztonságú) aláírással van ellátva. 11 évnél hosszabb megőrzési kötelezettség esetén az ilyen esetben fellépő bonyolult technikai elvárások okán különösen ajánlott szolgáltató megbízásával eleget tenni a megőrzési kötelezettségnek. Ebben az esetben ugyanis kötelező a hitelesítés ellenőrzéséhez szükséges adatok csatolása az elektronikus dokumentumhoz. 16

17 2.2. Technológiai megoldások Mint láthattuk, az ÁFA törvényben meghatározott feltételek teljesülésére (sértetlenség és eredetiség biztosítása) a törvény két módszert nevesít: az Eat. szerinti minősített elektronikus aláírásal történő hitelesítést (azaz a PKI technológiát) illetve az úgynevezett zárt elektronikus adatcsere rendszer alkalmazását (azaz az EDI rendszert) EDI Az EDI (Electronic Data Interchange), azaz az úgynevezett Elektronikus Adatcsere olyan szabványok együttesét takaró fogalom, mely lehetővé teszi az üzleti dokumentumok elektronikus cseréjét zárt rendszeren keresztül. Az ilyen rendszer alkalmazása azáltal valósítja meg az ÁFA törvényben megfogalmazott sértetlenség és eredetiség követelményét, hogy a számlák zárt rendszerben keletkeznek és ugyanezen zárt rendszeren keresztül történik a továbbításuk. A zárt elektronikus adatcsere rendszert egymás között alkalmazó szervezetek az EDI használatáról előzetesen írásban állapodnak meg PKI Az EDI-vel ellentétben a PKI rendszer az eredetiség és sértetlenség követelményét nyílt hálózaton valósítja meg: elektronikus aláírással. Mint az ÁFA törvény a maga is hivatkozik rá, az elektronikus hitelesítésre vonatkozó törvényi szabályozást az Eat. tartalmazza: alapelvek, aláírás és időbélyeg típusok, aláírás-létrehozó eszközök, jogkövetkezmények, szolgáltatókra, szolgáltatásokra és azok igénybe vevőire vonatkozó alapvető szabályok és a felügyelő hatóság (NMHH) feladatai. A PKI (Public Key Infrastructure), azaz az úgynevezett Publikus Kulcsú Infrastruktúra egy az elektronikus dokumentumok és tranzakciók hitelességét biztosító világszerte elfogadott rendszer, mely olyan matematikai és logikai technológiára épül, ami biztosítja, hogy egy nyílt hálózaton (pl. az interneten) történő kommunikáció során egyértelműen azonosítani lehessen bárkit. Biztosítja, hogy a felhasználó valóban az, akinek mondja magát és igazolja a dokumentum (pl. egy eszámla) eredetiségét és sértetlenségét. A technológia alkalmazásával történő elektronikus számlázáshoz tehát minősített hitelesítésszolgáltatótól (például a NETLOCKtól) elektronikus aláírás létrehozására alkalmas úgynevezett tanúsítványra és a megőrzési kötelezettségből adódóan (lsd Megőrzés) szintén minősített szolgáltató (például a NETLOCK) által kibocsátott időbélyegre valamint egy olyan alkalmazásra van szükség, mely mind az aláírást, mind az időbélyeget hozzákapcsolja az elektronikus számlához. Az Eat. értelmében az aláíró személy vagy szervezet azonosságát a hitelesítés-szolgáltató feladata és felelőssége a tanúsítvány kibocsátását megelőzően ellenőrizni. A szolgáltató az, aki garantálja, hogy az általa kiállított tanúsítvánnyal létrehozott elektronikus aláírás alkalmazója valóban az, akinek mondja magát. Szükséges azonban megjegyezni, hogy ez a felelősség a tanúsítvány kiadásának pillanatáig érvényes, hiszen onnantól, hogy az eszközök átadásra kerültek a tulajdonosoknak, a hitelesítés-szolgáltatónak nincs rálátása azok szabályos használatára. Az elektronikus aláírás csak 17

18 addig éri el maradéktalanul a célját (ez alatt főként az aláíró kilétének megállapítását kell érteni), míg az aláíráshoz szükséges tanúsítvány és adott esetben a tanúsítványt hordozó chipkártya valamint a használatukhoz szükséges információk (a chipkártya PIN kódja vagy mesterjelszó a tanúsítvány használatához) kizárólag a tanúsítványtulajdonos birtokában van Elektronikus aláírás Az elektronikus aláírás egy az aláíró nevére kiállított úgynevezett elektronikus aláíró tanúsítvány és kulcspár által létrehozott és az adott dokumentumhoz logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat. Az elektronikus aláírással ellátott dokumentum egyértelműen köthető az aláíróhoz, a dokumentumban történő utólagos módosítással pedig az aláírás érvénytelenné válik. Az elektronikus aláírás létrehozásában a tanúsítványon kívül meghatározó az úgynevezett kulcspár is. A tanúsítvány gyakorlatilag a hitelesítés-szolgáltató igazolása arról, hogy a tanúsítványtulajdonos az, akinek mondja magát, a kulcspár pedig az eszköz, mellyel az aláírás létrejön és ellenőrizhető. A kulcspár egy privát és egy publikus kulcsból áll (avagy magán és nyilvános kulcsból). A privát kulcs csak és kizárólag az aláíró birtokában lehet (ez az aláíró felelőssége), ez hozza létre az elektronikus aláírást. A hitelesítés folyamatában az elektronikus aláíráshoz kapcsolódik az úgynevezett publikus kulcs, mely a privátkulcs által kódolt adat (az elektronikus aláírás) visszafejtéséhez, azaz az aláírás ellenőrzéséhez szükséges. Az elektronikus aláírást követően minden a dokumentumon történő legkisebb változtatás is megváltoztatja ezt a kódolt adatot, így a publikus kulcs azt visszafejteni már nem tudja, az aláírás érvényességét veszti. Az Eat. megkülönböztet fokozott biztonságú és minősített elektronikus aláírást. Ezek a törvény által hozzájuk kötött joghatások, azaz a bizonyító erő szempontjából különböznek egymástól. 3 A fokozott biztonságú aláírás joghatása a törvény meghatározása szerint megegyezik az írásbeliség joghatásával, tehát az ilyen aláírással ellátott elektronikus okiratok ebből a szempontból ugyanolyanok, mint a hagyományos papír alapú dokumentumok esetén a saját kezű aláírással (és adott esetben pecséttel) ellátottak: úgynevezett egyszerű magánokirattal esnek egy elbírálás alá, vagyis az irat hitelességét annak kell bizonyítania, aki hivatkozik rá. A minősített aláírással ellátott okirat ennél erősebb joghatással rendelkezik: teljes bizonyító erejűnek minősül, tehát ugyanaz, mint egy közjegyző előtt papír alapon készült okirat; a benne foglalt nyilatkozat megtételét az ellenkezőek bizonyításáig valósnak kell tekinteni; a bizonyítás pedig azt terheli, aki az okirat tartalmának ellenkezőjét állítja. Az elektronikus számlák hitelesítéséhez mint fentebb már tisztáztuk mindkét elektronikus aláírás használható. 3 Az Elektronikus aláírásról szóló törvény (Eat.) 2012 áprilisában hatályba lépett módosítása után az elektronikus aláírással kapcsolatos joghatások a korábbiakkal ellentétben nem létrehozott aláíráshoz, hanem magához a tanúsítványhoz kötődnek. A jogharmonizáció hiányában azonban az Eat.-ra hivatkozó egyéb jogszabályi helyek így például az ÁFA törvény is ezt még nem ismerik, így az aláíráshoz kötődő joghatásokról szólnak. Elméletileg tehát már nem helyes az aláíráshoz kötődő joghatásról beszélni, azonban mivel az elektronikus számlázásról szóló jogszabályi helyek még így ismerik, jelen dokumentumban is az aláíráshoz kötődő joghatásokról írunk. 18

19 A tanúsítványt illetve a kulcspárt tárolhatjuk a számítógépünkön, illetve úgynevezett biztonságos aláírás-létrehozó eszközön (a továbbiakban BALE, például chipkártya bővebben lásd: 4.2. Fogalomtár). Fokozott biztonságú elektronikus aláírás esetén nincs megkötés arra vonatkozóan, hogy az aláíró tanúsítványt hol tároljuk. Amennyiben azonban fontos az aláírási képesség mobilitása vagy a magasabb biztonság, esetleg nem biztosítható, hogy az adott számítógéphez vagy az ott tárolt tanúsítványhoz csak a tanúsítványtulajdonos férjen hozzá, ajánlatos BALE alkalmazása. Minősített tanúsítvány esetén viszont abban az esetben, ha a cél minősített aláírás létrehozása a kulcspárt kötelező BALE-n tárolni és az aláírást így létrehozni. Az elektronikus aláírás létrehozására alkalmas tanúsítványt a hitelesítés-szolgáltatók meghatározott időtartamra adják, melynek lejártával az aláírási képesség további fenntartásához a tanúsítvány megújítása vagy új tanúsítvány igénylése szükséges. A tanúsítvánnyal az érvényességi időn belül korlátlan aláírás létrehozható. A NETLOCK gyakorlatában az aláíró tanúsítványok egyéves (esetenként kétéves) érvényességi idővel kerülnek kibocsátásra Időbélyeg Az időbélyeg elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyeg elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett. Az időbélyegzés tehát gyakorlatilag hiteles idő hozzárendelése egy elektronikus dokumentumhoz, annak adott időben való meglétének bizonyítására. Az időbélyeg elhelyezését követően az időbélyeg-szolgáltató azt elektronikus aláírásával hitelesíti. A NETLOCK gyakorlatában az időbélyegzésre szánt dokumentumról érkezik egy lenyomat a NETLOCK időbélyeg szerverére, mely a lenyomaton elhelyezi a több különböző helyen lévő atomórából nyert referenciaidőt, majd azt saját minősített aláírásával hitelesíti és visszaküldi az időbélyegzést kérőnek. Az időbélyeg szerver a dokumentum olyan (néhány száz bites) lenyomatával dolgozik, amelyből annak eredetije sem teljesen, sem pedig részlegesen nem állítható vissza, így a szolgáltató nem képes megismerni annak tartalmát. A minősített időbélyeg jogi értelemben teljes bizonyító erejű. Az elektronikus számlázást érintő január 1-i hatállyal életbe lépő törvénymódosítások után az egyik leggyakrabban elhangzó gyakorlati kérdés az időbélyeg szükségességére vonatkozott: kell-e az elektronikus számlán időbélyeget is elhelyezni? Az ÁFA törvény ugyanis e módosítás óta már nem tartalmaz előírást az időbélyeg alkalmazására. Azonban mint fentebb láthattuk az elektronikus úton kiállított számlákat elektronikus formában kell megőrizni, mégpedig az Archiválás rendelet követelményeit figyelembe véve. 4 A rendelet pedig előírja, hogy az elektronikus dokumentumok aláírásán amennyiben még nincs rajta az archiválást megelőzően időbélyeget kell elhelyezni. A számla tehát ugyan előállítható és a vevő részére elküldhető időbélyeg nélkül, ebben az esetben viszont a számlakibocsátónak és a vevőnek egyaránt el kell helyeznie utólag, az archiválást megelőzően a számla aláírásán az időbélyeget. Így az időbélyegzés költsége duplán a kibocsátónál és a vevőnél is megjelenik, a számla előállítása és archiválása 4 Lsd Megőrzés 19

20 közé pedig beékelődik egy harmadik lépés, mely bonyolítja a folyamatokat. Az időbélyeg elhelyezése tehát az eszámla kiállításakor gyakorlati és gazdasági szempontból is igen ajánlott. Az Archiválás rendelet előírásaiból fakadó ésszerűségi érv mellett az Eat pontja értelmében is mindenképpen szükséges az aláíráson időbélyeget elhelyezni, e szerint ugyanis az elektronikus aláírások érvényességét a rajta elhelyezett időbélyeg elhelyezésének pillanatára vonatkozóan kell ellenőrizni Archiválás Joghatással bíró dokumentumokhoz általában megőrzési kötelezettség kapcsolódik. Ez ugyanúgy érvényes az elektronikus formában létrehozott dokumentumokra, mint a papír alapúakra. Az elektronikus dokumentumok hivatalossá tétele (tehát valamilyen joghatás hozzá kapcsolása) mint láthattuk például a PKI technológia alkalmazásával történhet. A technológia sajátosságai miatt azonban az ilyen dokumentumok hosszú távú megőrzésére a hagyományos adatmegőrzési technikák nem elegendőek. A Megőrzés pontban részletezett követelmények közül ez leginkább az eredet hitelességének megőrzésére igaz. A bonyolult technikai háttér részletezésétől eltekintve ennek lényege, hogy a hitelesített dokumentumon elhelyezünk egy újabb, speciális aláírást (és időbélyeget), melyekhez olyan adatokat csatolunk (például az aláíró tanúsítvány úgynevezett érvényességi láncát), amik biztosítják, hogy az eredeti aláírás sok év elteltével is ellenőrizhető legyen, akkor is, ha a hitelesítés-szolgáltatónál az adott aláíró tanúsítványra vonatkozó érvényességi információk már nem lennének meg. Az Archiválás rendelet értelmében ezt az eljárást amennyiben nem szolgáltató megbízásával végezzük az archiválást a 11 évnél hosszabb megőrzési kötelezettség esetén kell feltétlenül elvégezni, hiszen a hitelesítés-szolgáltatók ezen túl nem kötelesek megőrizni az ellenőrzéshez szükséges adatokat. Amennyiben viszont minősített archiválás szolgáltatónál archiválunk, a hitelesítés-ellenőrző adatok csatolása az aláíráshoz minden esteben megtörténik, mivel arra a szolgáltatókat az Eat. kötelezi. A Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság elődje, az NHH elektronikus archiválással kapcsolatos hatósági tájékoztatója értelmében az Archiválás rendelet által meghatározott követelménynek két eltérő koncepció alkalmazásával felelhet meg a kötelezett, vagy a szolgáltatója. Mindkettő lényege a hitelesség ellenőrzését biztosító adatok megújítása. A kötelezettek maguk döntik el, mely módszert alkalmazzák. 5 A European Telecommunications Standards Institute (ETSI) az információs és kommunikációs technológiák területén beleértve a mobil, rádió, műsorszórás, internet technológiákat is általánosan elfogadott szabványokat határoz meg. Az ETSI-t az Európai Bizottság hivatalosan is 5 Az egyik koncepció az ún. ETSI aláírás formátum érvényességének fenntartására alkalmas módszerre, a másik pedig az ún. IETF LTANS munkacsoport által kidolgozott bizonyíték rekord struktúrákra épül. Bővebben lásd: NEMZETI HÍRKÖZLÉSI HATÓSÁG HIVATALA, Elektronikus archiválási szolgáltatással kapcsolatos hatósági tájékoztató, Budapest,

21 szabványosítási intézménynek ismeri el. Az uniós elvárásoknak megfelelően a NETLOCK az ETSI szabványoknak maradéktalanul eleget tesz, így az hitelesítéshez tartozó RSA algoritmusok tekintetében korszerű lenyomatképzést és kriptográfiailag megfelelő kulcshosszúságú hitelesítési megoldásokat használ. A NETLOCK az aláírás formátum érvényességének fenntartása érdekében is az ETSI követelmény rendszerének megfelelő koncepciót alkalmazza. E koncepció alapján az aláírt adatobjektum először kibővítésre kerül a hitelesség ellenőrzéséhez szükséges információkkal (pl. kiadói tanúsítványok és tanúsítvány visszavonási listák), majd az adatokkal így kiegészült objektumra egy időbélyeg kerül. Ezt az eljárást bizonyos a kriptográfiában (PKI technológia) vagy a jogszabályi környezetben történő változások esetén meg kell ismételni. 21

22 3. LEHETŐSÉGEK A GYAKORLATBAN 6 Amikor elektronikus számlakezelésről beszélünk, a legtöbb esetben értelemszerűen csak az elektronikus számlák kibocsátására gondolunk. Egy számlának azonban nem csak kibocsátója, hanem fogadója, és nem mellesleg úgymond utóélete is van. Fogadói oldalon ugyan nem feltétlen van szükség beruházásra, azonban néhány alapvető tudnivalóval elsősorban saját biztonságunk érdekében mindenképpen meg kell ismerkednünk: tudnunk kell ellenőrizni a számla szabályosságát és hitelességét, hiszen akárcsak a papír alapú számla esetén az elektronikus számlákat is csak akkor vagyunk kötelesek elfogadni, és ami talán fontosabb, csak akkor van pénzügyi teljesítési kötelezettségünk, ha a számla szabályos és hiteles. Nem utolsó sorban az eszámlák jogilag helyes kontírozásáról és a megőrzésről is érdemes gyakorlati ismereteket szereznünk. Az elektronikus számla témakörébe tartozik még az elektronikus másodbizonylatok kérdése. Főszabály szerint a hagyományos, papír alapú számlák és másodpéldányaik kizárólag kinyomtatva, papíron érvényesek. A jogalkotó azonban megnyitotta a lehetőséget a papír alapon kiállított számlák másodpéldányainak elektronikus őrzésére. Ennek köszönhetően azon cégek is csökkenthetik papírfogyasztásukat és dokumentumaik őrzésének költségeit, akik ügyfélkörük vagy más ok miatt nem tudnak, vagy nem akarnak elektronikus számlázásra áttérni. Ebben az esetben a papír számla másodpéldányát nem kell kinyomtatnunk, hanem azt elektronikus hitelesítés után eredeti elektronikus formájában őrizhetjük. Ez a lehetőség azon cégeknek is rendkívül hasznos, akik az elektronikus számlázás bevezetése után is szeretnék részben megtartani a papír alapú számlakibocsátást is. Végül pedig elengedhetetlen, hogy szót ejtsünk az elektronikus archiválásról, mely ma az egyetlen olyan technológia, ami biztosítja számunkra az elektronikusan hitelesített állományok hosszú távon is biztonságos őrzését. A következőkben a számlakibocsátásra és -befogadásra, az elektronikus másodbizonylatok készítésére és kezelésére, illetve a számlák és bizonylatok megőrzésére vonatkozó tudnivalókat részletezzük az egyes területekhez köthető előnyök és gyakorlati ismeretek bemutatásával Elektronikus számla kibocsátása Az elektronikus számlázásra való teljes vagy részleges áttérés ma már a gazdaság szinte minden szereplője számára elérhető legyen az mikro-, kis- vagy középvállalkozás, nagyvállalat vagy akár multinacionális cég. A NETLOCK maga is többféle megoldást kínál a piaci szereplők mérete és a számlázás volumene alapján, így lehetőségeihez mérten mindenki megtalálhatja azt a megoldást, mely nem csak a presztízs értékével járul hozzá a vállalkozás fejlődéséhez, de kiszámítható időn belüli megtérülés után mérhető költségcsökkenést is eredményez. 6 A továbbiakban kizárólag a PKI technológia alkalmazásával megvalósítható gyakorlati megoldásokkal foglalkozunk. 22

23 Előnyök Alacsonyabb költségek, kevesebb papír, több idő! Ma már a gazdasági szereplők többsége elektronikus úton, pénzügyi-ügyviteli program segítségével készíti számláit, melyeket ha nem elektronikusan számlázunk elkészültük után nyomtatni és a legtöbb esetben postázni is kell. A három lépés készítés, nyomtatás, postázás közül a legköltségesebb egyértelműen az utóbbi kettő. Költségességén túl pedig a számlaadatok felvitelétől a kézbesítés megtörténtéig eltelő drága és olykor hosszú időnkből a legtöbb a postázás rovására írható. Elektronikus számlázás esetén meglévő számlázó programunkat csak ki kell egészítenünk például a NETLOCK valamelyik eszámla megoldásával és a számlázás két legköltségesebb és legidőigényesebb lépését már el is felejthetjük: a számla elkészül, majd automatikusan esetleg néhány kattintás után megtörténik a hitelesítés, az eszámla pedig már küldhető is ben. Az elektronikus számlázással nem csak időt és pénzt spórolhatunk, de csökkenthetjük az adminisztrációs terheket és a hibalehetőségeket, összességében tehát gyorsabb és hatékonyabb munkavégzést tesz lehetővé. A papír nem tud begyűrődni a nyomtatóba, nem kell a pecsétet keresgélni, nincs szükség hajtogatásra, borítékolásra, senkinek nem kell mennie a postára A bevezetés lépései Mit kell tennünk mire van szükségünk? Elektronikus számlák kibocsátásához a PKI technológia alkalmazása esetén három alapvető dologra van szükségünk: ügyfeleink címére, megfelelő számítógépes környezetre illetve a hitelesítést szolgáló technológiára Ügyfelek címének beszerzése Az elektronikus számlázásról szóló jogszabályok nem tartalmaznak megkötést arra vonatkozóan, hogy az elektronikus számlákat milyen csatornán kell eljuttatni a számla befogadójához. Egy dolog azért megköti a kezünket: mivel az eszámla csak elektronikus formában érvényes, így a csatorna is csak elektronikus lehet. Ennek a legegyszerűbb formája az , hiszen címe ma már szinte mindenkinek van ha pedig a gazdasági élet egyik szereplőjéről van szó, szinte elvárás is, hogy legyen elektronikus posta címe. Az útján történő kézbesítés két legnagyobb erőssége az egyszerűség és a gyorsaság: nincs szükség további fejlesztésre, a számla pedig szinte azonnal megjelenik partnere postafiókjában. Ehhez azonban szüksége van partnerei címére. A legtöbb cég ma már rendszeresen tájékoztatja ügyfeleit, partnereit útján különböző akcióiról, új termékeiről. Ebben az esetben az címekről már van birtokunkban adatbázis, melyet könnyűszerrel használhatunk az elektronikus számlázás kapcsán is. Amennyiben nem rendelkezünk ügyfeleink címével, azokat be kell szerezni. Személyes ügyfélkapcsolat fenntartása esetén, ezt tehetjük úgy, hogy a bejövő ügyféltől elkérjük. Ennek az az előnye, hogy így személyesen tájékoztathatjuk partnereinket a változásról és rögtön felelhetünk is a bennük esetlegesen felmerülő aggályokra, illetve felvilágosíthatjuk őket az eszámla 23

24 befogadásával kapcsolatos tudnivalókról. Az címek személyes elkérésének hátránya viszont, hogy csak alacsony ügyfélszámnál éri meg belekezdeni és még így is lassú. Egy másik módszer lehet még a papír alapú számlák kiküldésénél mellékelni a számlalevélhez egy kitöltendő adatlapot. E megoldás előnye, hogy az adatlapon vagy a számlalevélen minden a számlabefogadónak fontos információt leírhatunk az elektronikus számlákkal kapcsolatban; hátránya azonban, hogy partnereink el is felejthetik az címükkel kitöltött adatlapot visszaküldeni. A legjobb megoldás, saját ügyfélszolgálatunk igénybe vétele amennyiben van: az ügyfélszolgálatos munkatársak felhívják partnereinket, tájékoztatják őket a változásról illetve az eszámla befogadásához szükséges tudnivalókról és elkérik az címeket. A legprofibb és legelegánsabb megoldás pedig az, ha mindezt kombináljuk egy a legközelebb kiküldendő még papír alapú számlához mellékelt rövid, áttekinthető és informatív tájékoztató anyaggal Megfelelő számítógépes környezet Ma már minden irodában van internetkapcsolattal rendelkező számítógép és szinte minden cég számlázó programmal vagy valamilyen pénzügyi-ügyviteli rendszerrel készíti papír alapú számláit is. Egy ilyen alap informatikai környezetben nincs szükség előzetes fejlesztésre ahhoz, hogy az elektronikus számlázás előnyeit élvezhessük Megfelelő technológia Hogy egy számlázó program által létrehozott számlakép (vagy számlaadatokat tartalamazó fájl) elektronikus számla lesz vagy papír alapú, az dönti el, hogy papírra nyomtatva juttatjuk el a vevőnknek vagy valamilyen elektronikus csatornán továbbítjuk. Amennyiben az utóbbit választjuk, jogszabályilag elektronikus számlát bocsátottunk ki, melyet az adóhatóság is ekként fog ellenőrizni, ha adott esetben erre kerül a sor. Ellentétben tehát a január 1. előtti állapottal, a számlánk nem attól lesz elektronikus, hogy a megfelelő technológiát használjuk hozzá, hanem attól, hogy elektronikus csatornán továbbítottuk a vevőnknek. Az eszámla viszont csak akkor lesz szabályos, ha ezt megelőzően egy megfelelő technológia például az elektronikus hitelesítés alkalmazásával biztosítottuk a hitelességi és sértetlenségi követelményt. Az elektronikus hitelesítéshez aláíró tanúsítványra és a hitelesítést végrehajtó számítógépes alkalmazásra van szükségünk. Mivel a legtöbb számlázó program PDF formátumú fájlként készíti a számláit, a NETLOCK egy olyan megoldást fejlesztett ki, mely PDF állományok hitelesítését végzi el. A PDF alkalmazásának mint már korábban is érintettük számtalan előnye van: az olvasó program közismert és teljesen ingyenesen beszerezhető, így az elektronikus számla megtekintéséhez partnereinknek nem lesz szükségük egy program licencdíjának megfizetésére és egy eddig ismeretlen szoftver használatának a megtanulására. Az Adobe Reader ráadásul nem csak megmutatja a számlákat partnereinknek, de abban egyetlen kattintással a számla hitelessége is ellenőrizhető. Globális elterjedtségének köszönhetően pedig szinte biztosak lehetünk benne, hogy ha 8 év elteltével bele akarunk nézni egy számlánkba, még lesz hozzá megfelelő olvasó program, 24

25 azaz létezik még Adobe Reader. (Ez persze teljesen nem garantálható, tehát még a PDF számlák esetén is érdemes elgondolkodni archiválás szolgáltatás igénybevételén.) További gyakorlati tanácsok Az elektronikus számlázásra való áttérés esetén mindenképpen tanácsos partnereinket a változásról tájékoztatni. Egyrészt azért, mert senki nem kötelezhető az elektronikus számlák befogadására, másrészt pedig azért, mert ha az első eszámla elküldése előtt megfelelően tájékoztatjuk partnereinket az elektronkius számla befogadásával kapcsolatos tudnivalókról, akkor kisebb valószínűséggel fogják azokat visszautasítani. A NETLOCK összeállított néhány tájékoztató anyagot, melyek a NETLOCK eszámla oldaláról szabadon letölthetők és eredeti formájukban alkalmazhatók. Az eszámla befogadásával kapcsolatos gyakorlati tudnivalókat részletesen lásd lentebb, a 3.2. Befogadás ellenőrzés, kontírozás, megőrzés részben. Mint láthattuk, az adóhatóság az elektronikus számlák tartalmi ellenőrzéséhez úgynevezett ellenőrzési formátumokat határozott meg. Ugyan jogszabályi kötelezettségünk arra nézve nincs, hogy már a számla kibocsátásakor rendelkezzünk valamelyik ellenőrzési formátummal, ugyanakkor célszerű gondoskodnunk arról, hogy ne okozzon nehézséget egy ellenőrzés során ezek átadása. A NETLOCK e célból eszámla megoldásaihoz opcióként kínálja úgynevezett XML modulját, mely a PDF fájl hitelesítése előtt a PDF adattartalmát XML fájllá konvertálja, majd csatolja azt a PDF-hez. Így egy adóügyi ellenőrzés során egy számla ellenőrzéséhez egyetlen fájlt, a hitelesített PDF számlát kell átadnunk az adóhatóságnak, hiszen az már tartalmazza az általa kért ellenőrzési formátumot is illetve maga az eszámla hitelessége is ellenőrizhető A NETLOCK megoldásai A számlakibocsátó cég méretétől, a meglévő pénzügyi-ügyviteli rendszertől és a tervezett számlamennyiségtől függően a NETLOCK több eszámla megoldást dolgozott ki. Az alább bemutatott megoldásokhoz tartozó részletes ajánlatok és a megrendelés módja a NETLOCK eszámla oldalán találhatók Könnyen kezelhető manuális megoldás akár havi néhány tucatnyi számla esetén is Viszonylag kis mennyiségű, éves szinten néhány száz elektronikus számla kiállításához, PDF állományok hitelesítésére a NETLOCK saját fejlesztésű, úgynevezett kliens oldali PDF Signo szoftverét ajánlja. Szokásos telepítő varázslóval elvégzett néhány percet igénybe vevő telepítés és néhány apró beállítás után a szoftver már használatba is vehető. Egy számla hitelesítése mindössze néhány másodperc alatt elvégezhető: 1. A szoftver indítása után kiválasztjuk a hitelesíteni kívánt PDF számlakép(ek)et és már kattinthatunk is a Végrehajtás gombra. 1. ábra - A Kliens oldali PDF Signo kezelőfelülete 25

26 2. Ezután a PDF Signo néhány pillanat alatt elhelyezi a PDF állományon az elektronikus aláírást és a megőrzés jogi szabályozásából fakadóan fontos időbélyeget. 3. A sikeres hitelesítésről az alkalmazás egy üzenetben értesíti a felhasználót. Ezt követően vagy az eredeti helyén vagy a beállításoknak megfelelően egy előzőleg megadott másik könyvtárban találjuk az immár kész, hitelesített elektronikus számlát. Könnyű kezelhetőségén túl a PDF Signo szoftver további hasznos lehetőségeket is rejt. Az alkalmazás egyik ilyen legfontosabb képessége, hogy egyszerre több számlát is képes hitelesíteni, így nem csak akkor nyerünk időt elektronikus számlakibocsátással, ha egyesével készítjük számláinkat, hanem abban az esetben is, ha számláinkat tömbösítve állítjuk ki. A PDF Signo alkalmazás az eszámla hitelességét vizuálisan is képes megjeleníteni a számlán egy logó elhelyezésével. A logót a szoftver beállításitól függően a számla bármely pontján elhelyezhetjük, sőt kérésre a NETLOCK egyedi logót is készít, így igazán elegáns módon küldhetjük ki partnereinknek elektronikus számláinkat. 2. ábra - Példa a PDF Signo által elhelyezett logóra Végül érdemes még megjegyezni, hogy a NETLOCK PDF Signo alkalmazása nem kizárólag elektronikus számlák hitelesítésére használható. Mivel a PDF nem csak a számlák esetében elterjedt fájlformátum, hanem szerződések, ajánlatok, szabályzatok és más céges dokumentumok is gyakran ebben a formában készülnek, a PDF Signoval akár azok is hitelesíthetők. Az Eat. szabályozása szerint minden olyan ügyletnél, ahol a jogalkotó megköveteli az írásbeliséget, ott ennek a követelménynek fokozott biztonságú elektronikus aláírás alkalmazásával is eleget lehet tenni. Amennyiben pedig minősített aláírást alkalmazunk mint korábban láttuk, a teljes bizonyító erejű magánokirat joghatásait érjük el (eszámla esetén). A PDF Signo továbbá képes egymás után több aláírás (és időbélyeg) elhelyezésére, így olyan dokumentumok esetén is tudunk elektronikus hitelesítéssel élni, melyre többek aláírásának is rá kell kerülnie Automatikus számlahitelesítés nagyobb mennyiségű számla esetén Nagyobb a havi néhány száztól akár a több ezerig terjedő mennyiségű elektronikus számla kiállításához, a NETLOCK saját fejlesztésű PDF hitelesítő alkalmazásának szerver oldali változatát kínálja, mely parancssorból működtethető megoldásként a legtöbb ismert informatikai rendszerhez minimális fejlesztéssel illeszthető. Az úgynevezett Command Line PDF Signo a leggyakoribb szerver platformokon zökkenőmentesen üzemeltethető, működése pedig teljesen automatikus: 1. A pénzügyi-ügyviteli rendszer elkészíti a PDF állományt; 2. az alkalmazás ezután egy előre megadott helyről átveszi a PDF fájlt, hitelesíti, majd ugyanabba vagy egy előre paraméterezett másik könyvtárba visszahelyezi; 3. a hitelesített eszámla már küldhető is. 26