AZ ÉPÍTŐIPARI CÉGEK SZERVEZETÉRŐL ÉS BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁRÓL

Átírás

1 AZ ÉPÍTŐIPARI CÉGEK SZERVEZETÉRŐL ÉS BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁRÓL WÉBER LÁSZLÓ CÍMZETES EGYETEMI DOCENS, VÁLLALKOZÁSI ÉS MARKETING IGAZGATÓ / MAGYAR ÉPÍTŐ ZRT.

2 TULAJDONOS(OK) CÉGALAPÍTÁS, CÉGVÁSÁRLÁS Milyen képességei vannak ennek a cégnek? Tőke, eszközök, szakemberek, múltbeli tevékenység (referencia), piaci helyzet; tételezzük fel, hogy az építőipari kivitelezési profilt választják Mit akar ez a cég csinálni? fővállalkozás, generál-kivitelezés, (egyszakmás) alvállalkozás, szolgáltatás (pl. munkaerő) Milyen formában jön létre? részvénytársaság (nyrt., zrt.), kft., bt., egyéni vállalkozás, stb. - megfelelő formát kell választani, megszervezni és működtetni a céget Mi a tulajdonos(ok) célja? maximális hozam (nyereség) a befektetett pénzük után a cég referenciaképességének növelése ( ( új megbízások)

3 MENNYIRE SAJÁTOS AZ ÉPÍTŐIPARI CÉG MŰKÖDÉSE? annyira, amennyire az építőipari termelés az; emlékeztetőül: - mindig megrendelésre termel, nem raktárra, - a megrendelői köre (vevőköre) állandóan változik, - a megrendelővel kötött szerződés lényeges eleme a bizalom, - a terméke egyedi, nagy értékű, hosszú élettartamú, - az építési munka igen bonyolult műszaki feladat, - a magvalósítás hosszabb időtartamot vesz igénybe, - a termelés állandóan változó helyszínen és az időjárási feltételeknek kitett körülmények között folyik, - számos szervezet és ezek eszközeinek fokozott helyszíni kooperációja szükséges, -a a vállalkozónak jelentős összeget előre kell invesztálnia, hiszen a megrendelő utólag fizeti meg a munka ellenértékét sok speciális működési vonás! A címbeli témánkról általánosságban fogunk tárgyalni, de a példánk legyen most egy nagyobb építőipari vállalkozó szervezet (kivitelező cég) fővállalkozási vagy generál- kivitelezési profillal, zrt. vagy kft. formában.

4 A VÁLLALATI SZERVEZETRŐL TULAJDONOS(OK) MENEDZSMENT SZERVEZETI EGYSÉGEK (munkamegosztás a cégen belüli alapvető folyamatokban) Az alapvető feladatok, illetve folyamatok - megbízást szerezni a piacon: marketing, ajánlatkészítés - a megbízást teljesíteni : termelés, szervezés - gazdálkodni: gazdasági tervezés, pénzügyek, könyvelés - kiszolgálni, támogatni ezeket a fő folyamatokat: műszaki, jogi, személyzeti, ellenőrzési, stb. kérdések Ez a négy fő feladatcsoport, illetve az elvégzésükre létrehozott négy szervezetcsoport igen erős kölcsönhatásban van; sokféle kapcsolódási lehetőségük van (szervezeti struktúra) lásd később

5 MEGBÍZÁST SZEREZNI (a vállalkozási, ajánlatadási szervezet munkája és kooperációja) MARKETING TEVÉKENYSÉG piaci elemzések és stratégia, taktika reklám, kiállítások, sajtó, stb. célközönség? gazdasági szervezet ELŐMINŐSÍTÉS, PREKVALIFIKÁCIÓ (közbeszerzés, szabad kezes vállalkozás) referenciák termelési szervezet műszaki alkalmasság gazdasági, pénzügyi alkalmasság jogi nyilatkozatok termelési + személyzeti szervezetek gazdasági szervezet jogi szervezet AJÁNLATKÉSZÍTÉS mi alapján? tenderterv általában M=1:100 tervek + műleírások + költségvetési kiírás nemegyszer kiviteli terv van már determináltabb a feladat

6 MIRE VÁLLALKOZNI? MILYEN FELTÉTELEKKEL? MENNYIÉRT? gyakorlattal rendelkező építész- és építőmérnökök : a műszaki tartalom meghatározása ; felmérések, kiegészítések, alternatívák, elemzések, egyeztetések, tartalmi optimalizálás a lehetséges közreműködőkkel; időbeli és térbeli organizáció termelési + műszaki szervezetek árkalkuláció (előkalkuláció) mennyibe fog kerülni? normák, egységárak, mennyiségek kontroll: az utókalkuláció adatai (más hasonló szerkezet, munkatétel mennyibe került?) gazdasági szervezet szerződéses feltételek gazdasági + jogi szervezetek TÁRGYALÁSOK felelős képviselet, szintetizálás SIKERES VÉGEREDMÉNY: a (fő)vállalkozási szerződés megkötése

7 Az alapvető feladatok, illetve folyamatok - megbízást szerezni a piacon: marketing, ajánlatkészítés - a megbízást teljesíteni : termelés, szervezés - gazdálkodni: gazdasági tervezés, pénzügyek, könyvelés - kiszolgálni, támogatni ezeket a fő folyamatokat: műszaki, jogi, személyzeti, ellenőrzési, stb. kérdések Ez a négy fő feladatcsoport, illetve az elvégzésükre létrehozott négy szervezetcsoport igen erős kölcsönhatásban van.

8 A MEGBÍZÁST TELJESÍTENI (a termelési szervezet munkája és kooperációja) MEGTERVEZNI A KOMPLEX KIVITELEZÉSI FOLYAMATOT! 1. konkrét és részletes időbeli és térbeli organizáció - személyzet: irányító és megvalósító stáb - technológiai sorrend - a minőség biztosításának feltételei - az időtervezés és szempontjai - területek, felvonulás,építésgépesítés - költségek és megtérülésük vállalkozási + műszaki + gazdasági szervezetek

9 2. a közreműködők kiválasztásának szempontjai - tervezők, alvállalkozók, szállítók, szolgáltatók - vannak-e a cégnek saját termelő egységei és azokat hogyan foglalkoztatja (preferálja)? - versenyeztetés, ajánlatkérések lehetőségei, keretei - a kockázatmegosztás lehetőségei - munkanemi sajátosságok - összefüggések gazdálkodási kérdésekkel vállalkozási + gazdasági + műszaki + jogi szervezetek 3. gazdasági és gazdálkodási kérdések - a munka gazdasági (üzleti) tervének elkészítése - az időbeli ütemezés és a pénzügyek - finanszírozási terv, likviditás, cash flow - fedezet - nyereség gazdasági + jogi szerveztek ÖSSZEFÜGGÉSEK ÉS KÖLCSÖNHATÁSOK A FELSOROLTAK KÖZÖTT

10 RÉSZE-E A VÁLLALKOZÁSNAK A KIVITELI TERVEZ(TET)ÉS? ha igen, akkor ennek kézbentartása kiemelt fontosságú (tartalom, szakági tervezések, stb.) vállalkozási szervezet az idő pénz folyamatos, szakaszos tervszállítás; párhuzamos tervezési és kivitelezési (rész)folyamatok; ütemezés A KONKRÉT KIVITELEZÉS FOLYAMATA - termelés-előkészítés (tervek, felmérések, összefüggések, a feltételek megteremtése) - alvállalkozói, szállítói ajánlatkérések, versenyeztetés, majd szerződéskötések - termelő munka a kiviteli tervek alapján - (anyagbeszerzés, szállítás) - szervező munka: egymásra-épülés, munkaterületek, kiszolgálás, az elkészült szerkezetek megóvása - ellenőrzési tevékenység: műszaki tervek, minőség, mennyiségek

11 A KONKRÉT KIVITELEZÉS FOLYAMATA (folytatás) - ellenőrzési tevékenység: műszaki tervek, minőség, mennyiségek - külső kapcsolattartás: megrendelő, tervező, közreműködők, hatóságok - gazdálkodás: számlázás, kifizetések, egyensúly, likviditás - dokumentálás: építési napló, minőségi dokumentumok, átadási terv vállalkozási + gazdasági + jogi + műszaki szervezetek MŰKÖDTET-E A CÉG SAJÁT KIVITELEZŐ (TERMELŐ) SZERVEZETET? irányítás, anyag- és eszközellátás, munkaerő-gazdálkodás, együttműködés a többi termelő szervezettel gazdasági + műszaki szervezetek SZINTE IPARÁGI SPECIALITÁS A LÉTESÍTMÉNY ÉS/VAGY MEGVALÓSÍTÁSÁNAK KIVITELEZÉS KÖZBENI MEGVÁLTOZTATÁSA; EZ AZ ÉPÍTÉSI FOLYAMAT SAJÁTOSSÁGAI MIATT CSAKNEM ÁLTALÁNOS JELENSÉG

12 ELSŐSORBAN MI VÁLTOZHAT? a műszaki tartalom a szerződéses feltételek (teljestési határidő, pénzügyi feltételek, együttműködés más partnerekkel, stb.) KI ÉS MIÉRT VÁLTOZTAT? A KEZDEMÉNYEZŐ LEHET a megrendelő például: megváltozott igények (tulajodonosi, használói, bérlői változások, technológiai váltás, korszerűsítés, egyéb kapcsolódó beruházások, stb.) módosuló pénzügyi lehetőségei (hitelek, másra is kell forrás, stb.) saját határidői - problémái (tervezés, technológia, stb.) hatósági előírások változásai (tűzvédelem, közlekedés, stb.) a kivitelező például: az anyagbeszerzési, technológiai lehetőségek változása a felek számára gazdaságosabb megoldások keresése sokszor mögöttes indok is lehet (pl. elrontotta az eredeti árajánlatát : ár, határidő, stb.)

13 HOGYAN KEZELIK A VÁLTOZÁSOKAT A FELEK? általában valamit valamiért alku köttetik (szerződésmódosítás) melyik fél van éppen előnyösebb helyzetben? a változtatások csaknem mindig új költségekkel járnak; többlet-tartalom, más határidő, más pénzügyi ütemezés, stb. a végső megállapodás lehet ± 0 összegű is ezekre a kivitelező ajánlato(ka)t ad, egyeztetés, megállapodás, ezután módosított műszaki tervek vállalkozási + műszaki + jogi szervezetek ennek megfelelően a kivitelezőnek módosítania kell az erre a munkára vonatkozó saját műszaki ütemtervét, gazdálkodási, pénzügyi tervét és a közreműködőkkel kötött szerződéseit, valamint átütemeznie a saját kapacitásait (- vagy + lehet); ez sokszor nagyon összetett probléma gazdasági + jogi szervezetek A TERMELÉSI FOLYAMAT VÉGÉN: MŰSZAKI ÁTADÁS-ÁTVÉTEL, AZAZ A VÁLLALKOZÓ TELJESÍTETTE A SZERZŐDÉST (MEGBÍZÁST)

14 Az alapvető feladatok, illetve folyamatok - megbízást szerezni a piacon: marketing, ajánlatkészítés - a megbízást teljesíteni : termelés, szervezés - gazdálkodni: gazdasági tervezés, pénzügyek, könyvelés - kiszolgálni, támogatni ezeket a fő folyamatokat: műszaki, jogi, személyzeti, ellenőrzési, stb. kérdések Ez a négy fő feladatcsoport, illetve az elvégzésükre létrehozott négy szervezetcsoport igen erős kölcsönhatásban van;

15 GAZDÁLKODNI (a gazdasági szervezet munkája és kooperációja) nem csak az egyes munkákra (projektekre) fókuszál, hanem átfogja a cég egészét is - felelősség, hatáskör gazdasági tervezés célok, stratégiai tervezés hogyan legyen a cég gazdaságilag stabil és nyereséges? rugalmasság reagálás a (sokszor kényszerű) változásokra vállalkozási + termelési szervezetek költségek és bevételek a vállalkozó előbb teljesít, utána fizetik ki - közvetlen költségek: ami beépül az építménybe - közvetett (általános) költségek: proporcionálisan szétosztva - árbevétel = elvégzett munka x egységárak ha a költségek < árbevétel, akkor nyereséges a munka / cég, költségek > árbevétel, akkor veszteséges a munka / cég termelési szervezet

16 pénzügyek a bevételek és kiadások összhangja likviditás = fizetőképesség (egy adott időpontban van-e miből fizetni?) egy nagyobb cégnél igen összetett (sokváltozós) feladat ez műszaki teljesítés után X (30, 60, 90) nappal fizet a megrendelő, ám a kiadások folyamatosan merülnek fel: pl. munkabér, anyag, közüzemi díjak, adók, alvállalkozók, stb. előleg, visszatartás banki kapcsolatok hitelek, szabad pénzeszközök valamennyi szervezet számvitel, könyvelés - az elvégzett munkák, illetve a cég működése költségeinek és bevételeinek utólagos rendszerezése, elemzése mérlegkészítés kontrolling a folyamat közbeni számbavétel (intézkedni!) valamennyi szervezet bérügyvitel munkabér, társadalombiztosítás valamennyi szervezet adózási ügyek teljes körűen (áfa, szja-előleg, nyereségadó, előlegek, illetve APEH-ellenőrzések, stb.)

17 Az alapvető feladatok, illetve folyamatok - megbízást szerezni a piacon: marketing, ajánlatkészítés - a megbízást teljesíteni : termelés, szervezés - gazdálkodni: gazdasági tervezés, pénzügyek, könyvelés - kiszolgálni, támogatni ezeket a fő folyamatokat: műszaki, jogi, személyzeti, ellenőrzési, stb. feladatok Ez a négy fő feladatcsoport, illetve az elvégzésükre létrehozott négy szervezetcsoport igen erős kölcsönhatásban van.

18 KISZOLGÁLNI, TÁMOGATNI A FŐ FOLYAMATOKAT (a kiszolgáló, támogató szervezetek munkája és kooperációja) műszaki ügyek szabványok, műszaki előírások, technológiai utasítások, minőségellenőrzés, ISO műszaki fejlesztés új technológiák, anyagok jogi ügyek szerződéskötések, módosítások, különböző viták és perek személyzeti ügyek megfelelő munkaerő biztosítása,(szak) képzés, munkaegészségügy biztonsági kérdések munkavédelem, tűzvédelem, vagyonvédelem, titokvédelem

19 ellenőrzési ügyek belső ellenőrzés (a folyamatba épített kontroll mellett célzott ellenőrzések) anyag- és eszközbeszerzés, fuvarozás, építésgépesítés ha a cégnek vannak saját termelőegységei, azokat el kell látni a munkájukhoz szükséges eszközökkel; mérettől, forgalomtól függ, hogy milyen szervezet(ek) szükséges(ek) ehhez a feladathoz cég-működtetési ügyek kvázi belső igazgatás a menedzsment támogatására PR tevékenység, számítástechnika, informatika, szervezés, stb. egyedi ügyek intézése célfeladatok, sajátos kérdések, kiegészítő tevékenységek, folyamatok kezdeti lépései (új profil, üzletág, stb.) speciális tanácsadók (+ külső szakértők) az egész szervezetcsoportot illetően valamennyi szervezet

20 Az alapvető feladatok, illetve folyamatok - megbízást szerezni a piacon: marketing, ajánlatkészítés - a megbízást teljesíteni : termelés, szervezés - gazdálkodni: gazdasági tervezés, pénzügyek, könyvelés - kiszolgálni, támogatni ezeket a fő folyamatokat: műszaki, jogi, személyzeti, ellenőrzési, stb. kérdések Ez a négy fő feladatcsoport, illetve az elvégzésükre létrehozott négy szervezetcsoport igen erős kölcsönhatásban van egymással; ezek az összefüggések az adott vállalkozás szervezeti és működési rendjéből (szabályzatából), illetve az az alapján készített szervezeti ábrából (organigram) olvashatók ki. Vállalatirányítási rendszerek, szervezési modellek divatok a vállalatszervezésben? (hierarchikus, csúcsos vagy lelapított piramis, outsorcing, mátrix, stb.)

21 Lássuk a következő dián egy nagy kivitelező szervezet szervezeti ábráját (organigramját)! Jellemzői: éves forgalma: milliárd forint, elsősorban Magyarországon tevékenykedik, átlagos létszáma ~300 fő

22

23 Egy kisebb cég esetében a fő folyamatok nyilvánvalóan nagyon hasonlóak, de a konkrét munkamegosztás a vállalkozáson belül más lehet más szervezeti rend, kevésbé tagolt a menedzsmentben helye lehet a tulajdonosoknak is (kft. ügyvezetés, zrt. igazgatóság, stb.), így részt vesznek a cég operatív irányításában is; családi cégek (tkp. mérettől függetlenül) Szervezettség és rugalmasság nem ellentmondó kategóriák ezek; az építési folyamatban (a tevékenység sajátosságai miatt) mindig változik valami, meglepetések jönnek, a megoldott problémák újakat szülnek a jól működő szervezetnek ezekre rugalmasan kell tudnia reagálni

24 ÖSSZEFOGLALÁSKÉNT Ismerni kell, hogyan működnek a kivitelező szervezetek, hiszen - ha tervező lesz valaki, ők valósítják meg az elképzeléseit, - ha pedig kivitelezőnek áll, a munkája keretét jelentik Igen összetettek ezek szervezeti struktúrák, hiszen maga az építés is bonyolult feladat; erős egymásrautaltságban és kölcsönhatásban dolgoznak a meghatározó szervezeti egységek, szinte minden mindennel összefügg meg kell érteni ezt a belső munkamegosztást - mi miért történik? miért úgy reagál az adott cég, vagy annak egy egysége, ahogyan reagál? Emlékeztetőül az alapkérdés: miért működteti a tulajdonos a cégét? nyereség és referenciaképesség Ha tudatosul bennünk a kivitelező szervezet működési célja és folyamata, könnyebben megtaláljuk a megoldásokat ezáltal is sikeresebb lehet a munkánk tervezőként is, megvalósítóként is