A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA A JOGI IGAZGATÓSÁG ÜGYRENDJE

Átírás

1 A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA A JOGI IGAZGATÓSÁG ÜGYRENDJE BUDAPEST (2016. június 25. napjától hatályos változat) H-1149 Budapest, Buzogány utca

2 Tartalomjegyzék I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK... 4 A JOGI IGAZGATÓSÁG ALAPVETŐ JELLEMZŐI Az ügyrend célja és tartalma Az ügyrend személyi és tárgyi hatálya A Jogi Igazgatóság szerepe az Egyetem életében A Jogi Igazgatóság szervezeti felépítése Jogszabályi háttér és kapcsolódó szervezeti szabályozások Fogalom meghatározások (az ügyrend értelmezési segédlete)... 7 I. A JOGI IGAZGATÓSÁG SZERVEZETI ÉS HATÁSKÖRI STRUKTÚRÁJA JOGI ÉS HUMÁNPOLITIKAI FŐOSZTÁLY Jogi Osztály Humánpolitikai Osztály IGAZGATÁSI FŐOSZTÁLY Rektori Hivatal Dékáni Hivatalok III. ÜGYRENDI SZABÁLYOZÁS Folyamatok, folyamatfelelősök meghatározása IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK FÜGGELÉK A Jogi Igazgatóság szervezeti felépítése

3 MÓDOSÍTÁSOK NYILVÁNTARTÁSA Kiadás dátuma Verzió szám Változás rövid leírása Első kiadás Első kiadás, első módosítás (Humánpolitikai Osztály feladatainak pontosítása) 3

4 I. BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK A JOGI IGAZGATÓSÁG ALAPVETŐ JELLEMZŐI 1. Az ügyrend célja és tartalma Az ügyrend célja, hogy a Jogi Igazgatóság, valamint az Igazgatósághoz tartozó kari szervezeti egységek számára tevékenységi körönként meghatározza a vezetők és más dolgozók feladatait, hatás- és jogkörét, továbbá a munkavégzés rendjét és az egyes folyamatok lebonyolításának módját. Az ügyrendi szabályozás az általános előírásokon túlmenően részletes előírásokat tartalmaz a Budapesti Gazdasági Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) Jogi Igazgatóságának működésével kapcsolatosan, folyamatonként tartalmazza a Jogi Igazgatóság feladatait és ezekkel összefüggően a vezetők és más dolgozók hatás- és jogkörét. 2. Az ügyrend személyi és tárgyi hatálya Személyi hatály Az ügyrend elsősorban az Egyetem Jogi Igazgatóságának munkatársaira vonatkozik, akik kötelesek az ügyrendet, annak módosításait, pótlásait hiánytalanul ismerni, betartani és betartatni. Az ügyrend alkalmazandó továbbá az Egyetem valamennyi szervezeti egységére. Az Egyetem szervezeti egységei és valamennyi közalkalmazott jogosult megismerni a Jogi Igazgatóság ügyrendjét és folyamatait, valamint köteles betartani az ügyrend által meghatározott általános érvényű, kötelező előírásokat. Az ügyrend módosítására a Jogi Igazgatóság dolgozói ajánlásokat tehetnek, mely alapján az ügyrendmódosítását a jogi igazgató írásban kezdeményezheti. Tárgyi hatály Az ügyrend kiterjed a Jogi Igazgatóság és a hozzá tartozó szervezeti egységek valamennyi tevékenységére. Szabályozza az Igazgatóság által irányított, felügyelt folyamatokat. 4

5 3. A Jogi Igazgatóság szerepe az Egyetem életében A Jogi Igazgatóság az Egyetem olyan nem oktatási szervezeti egysége, amely a kancellárnak közvetlenül alárendelten, a jogi igazgató vezetésével látja el az Egyetem jogi, igazgatási, szabályozási, szervezési, végrehajtási és humánpolitikai tevékenységét a Szervezeti és Működési Rendben (a továbbiakban: SzMR) meghatározottak szerint. A Budapesti Gazdasági Egyetem Szenátusa a hatályos jogi szabályozás állandó figyelemmel kísérése, az Egyetem szabályzatalkotása, szerződéseinek, megállapodásainak elkészítése és ellenőrzése, az egységes joggyakorlat megteremtése, valamint a humánpolitikai tevékenységgel kapcsolatos feladatok ellátása érdekében hozta létre a Jogi Igazgatóságot. 4. A Jogi Igazgatóság szervezeti felépítése A Jogi Igazgatóság Jogi és Humánpolitikai Főosztályból és Igazgatási Főosztályból áll. A Jogi és Humánpolitikai Főosztály Jogi és Humánpolitikai Osztályból épül fel. Az Igazgatási Főosztály részeként működik a Rektori Hivatal, valamint az Egyetem karainak Dékáni Hivatalai. A Jogi Igazgatóság szervezeti egységei: a) a Jogi és Humánpolitikai Főosztály szervezeti egységei: aa) Jogi Osztály, ab) Humánpolitikai Osztály, b) az Igazgatási Főosztály szervezeti egységei: ba) Rektori Hivatal, bb) Karokon működő Dékáni Hivatalok 5. Jogszabályi háttér és kapcsolódó szervezeti szabályozások A Jogi Igazgatóság jelen ügyrendben meghatározott feladatait az SzMR-ben foglaltak, az ehhez kapcsolódó kiegészítő szabályzatok alapján, valamint az állami felsőoktatási intézményekre vonatkozó jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően végzi, amelyek felsorolása a következő: A Budapesti Gazdasági Főiskolára és működésére általánosan alkalmazandó jogszabályok Magyarország Alaptörvénye, a munka törvénykönyvéről szóló évi I. törvény, a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény, a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény felsőoktatásban való végrehajtásáról és a felsőoktatási intézményekben való foglalkoztatás egyes kérdéseiről szóló 395/2015. (XII. 12.) Korm. rendelet 5

6 az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény, a közbeszerzésekről szóló évi CVIII. törvény és végrehajtási rendeletei, az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény, a nemzeti vagyonról szóló évi CXCVI. törvény, az állami vagyonról szóló évi CVI. törvény, a Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény. A felsőoktatást és a hozzá kapcsolódó tevékenységeket szabályozó jogszabályok a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény, a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 87/2015. (IV. 9.) Korm. rendelet, a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény végrehajtásához szükséges egyes rendelkezésekről szóló 248/2012. (VIII. 31.) Korm. rendelet, a felsőoktatási felvételi eljárásról szóló 423/2012. (XII. 29.) Korm. rendelet, a felsőoktatásban részt vevő hallgatók juttatásairól és az általuk fizetendő egyes térítésekről szóló 51/2007. (III.26.) Korm. rendelet, a felsőoktatási, valamint az államilag elismert nyelvvizsgarendszer működésével kapcsolatos közigazgatási hatósági eljárások igazgatási szolgáltatási díjáról, azok mértékéről szóló 12/2013. (II. 12.) EMMI rendelet, a felsőoktatási intézmények képzési, tudományos célú és fenntartói normatíva alapján történő finanszírozásáról szóló 50/2008. (III. 14.) Korm. rendelet, a felsőoktatási alap- és mesterképzésről, valamint a szakindítás eljárási rendjéről szóló 289/2005. (XII.22.) Korm. rendelet, az alap- és mesterképzési szakok képzési és kimeneti követelményeiről szóló 15/2006. (IV.3.) OM rendelet, az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet. Szervezeti szabályozások: A Budapesti Gazdasági Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata a Budapesti Gazdasági Egyetem Szervezeti és Működési Rendje I. A Budapesti Gazdasági Egyetem név- és bélyegzőhasználat rendjéről szóló szabályzata II. A Budapesti Gazdasági Egyetem szerződéskötési rendjéről szóló szabályzata III. A BGF adatvédelmi, adatkezelési, valamint a közérdekű adatok közzétételéről és megismerésére irányuló kérelmek intézéséről szóló szabályzata IV. A Budapesti Gazdasági Egyetem Közalkalmazotti szabályzata V. A Jogi Igazgatóság ügyrendje A Budapesti Gazdasági Egyetem Foglalkoztatási Követelményrendszere A Budapesti Gazdasági Egyetem Hallgatói Követelményrendszere 6

7 6. Fogalom meghatározások (az ügyrend értelmezési segédlete) Módszertani összefoglaló A Függelékben található folyamatleírás strukturális felépítése a SIPOC-módszertanán alapul. A SIPOC egy mozaikszó, amely az egyes folyamatlépések pontos meghatározásához szükséges adatok angol elnevezésének kezdőbetűjéből áll: S(upplier) I(nputs) P(rocess) O(utput) C(ustomer). A módszertan lényege, hogy a folyamatlépéseket egy táblázatos formában mutatja be, és pontosan definiálja, hogy egy adott folyamatlépésnek ki a felelőse, mit várunk el tőle, ehhez kitől milyen adatokra / dokumentumokra / részleszállítandókra van szüksége, mit készít el, és kinek adja tovább az eredményt. A táblázatban minden egyes sor egy folyamatlépést fejez ki, és a táblázat az alábbi oszlopokból áll: Input-ot adó szervezeti egység: A lépés végrehajtásához szükséges inputo(ka)t (pl. adatot, döntést / jóváhagyást, dokumentumot / fájlt, tájékoztatást) biztosító szervezeti egység Szükséges input: A lépéshez szükséges input leírása, valamint - amennyiben IT rendszerben tárolt adatról van szó - az adatot tartalmazó rendszer neve Folyamatlépés: A folyamatlépés neve (a folyamatábrával megegyező módon) Folyamatlépés elvégzője: Az a szervezeti egység (vagy, amennyiben munkakör szintű bontás szükséges, munkakör), amely az adott folyamatlépés elvégzéséért felelős Folyamatlépés részletes leírása: A folyamatlépés részletes megértéséhez és elemzéséhez szükséges további információk Eredmény (output): A folyamatlépés eredményeként előálló output (pl. adat, döntés / jóváhagyás, dokumentum / fájl, tájékoztatás) Eredmény felhasználója: Az a szervezeti egység, aki a folyamatlépés során előállított output-o(ka)t átveszi A táblázat az ezt követő oszlopokban a tevékenységben érintett szervezeti egységeket sorolja fel, és szervezeti egységenként rögzíti az egyes folyamatlépésekhez kapcsolódóan a felelősségi köröket. Ezen eszköznek RACI-mátrix neve, a mozaikszó a szereplők angol nevének első betűjéből álló betűszóból alakult ki, és így a következő felelősségtípusokat különbözteti meg: Responsible = Végrehajtó: az adott folyamatlépést, feladatot elvégzi Approve = Jóváhagyó: neki számol be a végrehajtó, ő hagyja jóvá az adott folyamatlépést 7

8 Consult = Támogató: közreműködik a lépés végrehajtásában (kétirányú kommunikáció) Inform = Tájékoztatandó: a feladat elvégzését követően informálni kell arról, ami történt (egyirányú kommunikáció) Egy adott munkakör / szervezeti egység egy adott folyamatlépéssel kapcsolatban egy, vagy akár több felelősségtípussal is bírhat, pl. ugyanaz a szervezeti egység lehet az adott feladat végrehatója (R) és egyben a felelős is érte (A), amennyiben a minőséget a szervezeti egység a belső működéséből fakadóan biztosítani tudja. Az ügyrendben a szerepkörök a RACI-mátrixnak megfelelően kerültek meghatározásra. Ennek megfelelően minden szervezeti egység feladatai az alábbi négy csoportba kerültek besorolásra: Jóváhagyási hatáskörrel bír az alábbi tevékenységek során Megvalósítási felelősséggel bír az alábbi tevékenységek során Véleményez az alábbi tevékenységek során Tájékoztatást kap I. A JOGI IGAZGATÓSÁG SZERVEZETI ÉS HATÁSKÖRI STRUKTÚRÁJA A Jogi igazgatóság élén a jogi igazgató áll. A Jogi Igazgatóság feladatkörébe tartozik: a Főiskolát érintő jogszabályi környezet, valamint az egyetemi belső szabályozás változásainak figyelemmel kísérése, javaslattétel az egyetemi szabályzatok, utasítások, egyéb szabályozók módosítására, a jogszerű működésre, az egyetemi szabályzatok, szabályzatmódosítások, utasítások (a belső szabályozás harmonizációjának biztosítása) elkészítése javaslattétel az Egyetem szakszerű és jogszerű működését elősegítő jogi megoldásokra, a Főiskolán született döntések, határozatok törvényességének vizsgálata, ez alapján javaslattétel a rektornak és/vagy a kancellárnak törvényességi intézkedés megtételére, részvétel a Tanácsadó Testület, a Rektori Tanács, valamint a Szenátus üléseinek előkészítésében, illetve a döntések végrehajtásában, végrehajtatásában, az Egyetem szervezeti egységei részére, működésük körében jogi tanácsadás, jogi szakvélemény adása, az Egyetem szerződéseinek, okiratainak elkészítése, véleményezése, jogi kontroll biztosítása az Egyetem kötelezettségvállalásai, megállapodásai, szerződései, tárgyalásai tekintetében, az Egyetem vezetőinek a hatáskörébe tartozó ügyek előkészítése, a döntések végrehajtásával összefüggő igazgatási, szervezési és ellenőrzési feladatok elvégzése, az Egyetem ügyirat-kezelési, iktatási és irattárazási feladatainak ellátása, szükség esetén az Egyetem jogi képviseletének ellátása, 8

9 az Egyetem igazgatási, ügyviteli tevékenységének ellátása, az ügyviteli, ügyintézői tevékenység koordinálása, a hallgatói jogviszonnyal, hallgatói kérelemmel kapcsolatos jogi feladatok ellátása, közreműködés az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és részönkormányzatai törvényes működésének biztosításában, az Egyetem humánpolitikai tevékenységével kapcsolatos feladatok ellátása, a szellemi alkotásokkal, szerzői joggal, egyetemi kutatással, innovációval, beruházásokkal, ingatlanügyekkel, gazdasági társaságokkal, közbeszerzési és egyéb beszerzési eljárásokkal, és más szerződéses ügyletekkel, a közigazgatási hatósági és rendőrhatósági ügyekkel, továbbá az adatvédelemmel és adatszolgáltatással kapcsolatos jogi feladatok ellátása, a feladatok ellátása során együttműködés az Egyetem valamennyi szervezeti egységével, különösen a Gazdasági Igazgatósággal és az Oktatási Igazgatósággal. 1. JOGI ÉS HUMÁNPOLITIKAI FŐOSZTÁLY A Jogi és Humánpolitikai Főosztály az Egyetem olyan nem oktatási szervezeti egysége, amely a jogi igazgatónak közvetlenül alárendelten ellátja az Egyetem jogi és humánpolitikai tevékenységét. Vezetője a jogi és humánpolitikai főosztályvezető. A jogi és humánpolitikai főosztályvezető szervezi, vezeti és összehangolja a Főosztály tevékenységét. A Főosztály tevékenységéről, eredményeiről rendszeresen beszámolót készít a jogi igazgató részére. A Főosztály tevékenységi körében kapcsolatot tart az Egyetem vezetőivel, az Egyetem szervezeti egységeivel, valamint külső szervezetekkel; közreműködik a jogi tevékenységet érintő egyetemi szabályzatok, utasítások, előterjesztések, adatszolgáltatások előkészítésében. A Jogi és Humánpolitikai Főosztály két osztályból épül fel: 1. Jogi, 2. Humánpolitikai Osztályból. 9 A Jogi és Humánpolitikai Főosztály feladatai a Jogi és Humánpolitikai Főosztály, egyben a Jogi Osztály tevékenységeinek operatív vezetése, a Jogi és Humánpolitikai Főosztály osztályai által végzett munka összefogása, összehangolása, belső erőforrás-menedzsment, a törvényesség érvényre juttatása, szakmai segítség nyújtása a jogok érvényesítéséhez, valamint a kötelezettségek teljesítéséhez, az Egyetem peren kívüli vagy peres jogi képviselete érdekében indokolt és szükséges esetben ügyvéddel vagy ügyvédi irodával megbízási szerződés megkötésére javaslattétel a kancellárnak, az Egyetem munkája jogi hátterének kidolgozása, a megvalósítás támogatása,

10 a Jogi Osztály és a Humánpolitikai Osztály munkájának vezetése, az egyetemi szintű szabályzatok, utasítások készítésének kezdeményezése, illetve véleményezése, a Főiskolán született döntések, határozatok törvényességének vizsgálata, ez alapján javaslattétel a jogi igazgatón keresztül a kancellárnak törvényességi felügyeleti intézkedés megtételére, jogi képviselet ellátása, jogi tanácsadás és tájékoztatás, beadványok, szerződések és egyéb okiratok készítése, az Egyetem működésével kapcsolatos jogszabályok, szabályzatok értelmezésével, felvilágosításával kapcsolatban előkészítő munka ellátása, az Egyetem kizárólagos tulajdonában lévő gazdasági társaság és annak szervei jogi munkájának segítése az ügyvezető kérésére a jogi igazgató döntése alapján Jogi Osztály A Jogi Osztály szerepe, általános feladatai A Jogi Osztály az Egyetem olyan nem oktatási szervezeti egysége, amely a jogi és humánpolitikai főosztályvezetőnek közvetlenül alárendelten ellátja az Egyetem jogi tevékenységét. Vezetője a jogi osztályvezető. A Jogi Osztály a Jogi és Humánpolitikai Főosztály szervezeti egysége, mely az osztályvezető vezetésével elvégzi az Egyetem, a karok működése kapcsán felmerülő jogi feladatokat. Feladatkörébe tartozik: a Főiskolát érintő jogszabályi környezet, valamint egyetemi belső szabályozás változásainak figyelemmel kísérése, javaslattétel az egyetemi szabályzatok, utasítások, egyéb szabályozók módosítására, a jogszerű működésre, az egyetemi szabályzatok, szabályzatmódosítások, utasítások (a belső szabályozás harmonizációjának biztosítása) véleményezése, javaslattétel az Egyetem szakszerű és jogszerű működését elősegítő jogi megoldásokra, a Főiskolán született döntések, határozatok törvényességének vizsgálata, ez alapján javaslattétel a rektornak és/vagy a kancellárnak törvényességi intézkedés megtételére, részvétel a Rektori Tanács, a Szenátus, valamint a jogszabályok, illetve az Egyetem belső szabályzatai által meghatározott testületek üléseinek előkészítésében, illetve a döntések végrehajtásában, végrehajtatásában, az Egyetem szervezeti egységei részére, működésük körében jogi tanácsadás, jogi szakvélemény adása, az Egyetem szerződéseinek, okiratainak elkészítése, véleményezése, jogi kontroll biztosítása az Egyetem kötelezettségvállalásai, megállapodásai, szerződései, tárgyalásai tekintetében, 10

11 szükség esetén az Egyetem jogi képviseletének ellátása, a hallgatói jogviszonnyal, hallgatói kérelmekkel kapcsolatos jogi feladatok ellátása, közreműködés az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és részönkormányzatai törvényes működésének biztosításában Jogi Osztály vezetője A Jogi Osztály vezetője az osztályvezető, aki szervezi és összehangolja a Jogi Osztály tevékenységét. Az Osztály tevékenységéről, eredményeiről rendszeresen beszámolót készít a jogi és humánpolitikai főosztályvezető és a jogi igazgató részére Humánpolitikai Osztály A Humánpolitikai Osztály feladatai A Humánpolitikai Osztály a Jogi és Humánpolitikai Főosztály szervezeti egysége, amely az osztályvezető vezetésével elvégzi az Egyetem, a karok működése kapcsán felmerülő humánpolitikai tevékenységet. Feladatkörébe tartozik: az egyetemi, kari, valamint az intézményi központi vezetők részére az adatvédelmi szabályok betartása mellett naprakész információt biztosít az emberi erőforrás gazdálkodás hatékony megvalósításához; közreműködik az egyetem humánpolitikai stratégiájának kialakításában, annak megvalósításában és ellenőrzésében; részt vesz a teljesítményértékelési rendszer kialakításában és a szakmai vezetőkkel összehangolt működtetésében; gondoskodik a kormányzati nyugdíjpolitikával kapcsolatos személyügyi feladatok ellátásához kiadott intézményi eljárási rend érvényesítéséről; vezeti és folyamatosan karbantartja az intézményi álláshely nyilvántartás adatait, igény esetén ennek tartalmáról kimutatásokat készít, adatokat szolgáltat az illetékes vezetők részére, támogatja a munkáltató toborzási tevékenységét és menedzseli a belső munkaerőforrást. Nyilvántartja az Egyetemhez érkező önéletrajzokat, pályázati anyagokat, igény szerint továbbítja ezeket a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőkhöz; 11

12 lebonyolítja a közalkalmazotti jogviszony létrehozására irányuló, pályáztatással kapcsolatos ügyintézést, és támogatja a kiválasztást; előkészíti az új belépők felvételét, tájékoztatást ad a belépők részére a felvételi folyamatról, a szükséges okmányok, igazolások köréről, átadja és kitölteti a személyi adatok felvételéhez rendszeresített adatlapot, valamint az előző munkahelyeket tartalmazó nyilatkozatot. A szükséges igazolásokat az Alkalmazási javaslat mellékleteként átadja a Bér- és Munkaügyi Osztály (a továbbiakban: BMO) részére; áthelyezés esetén elkészíti a kikérőt és a háromoldalú megállapítást, intézi a kapcsolatfelvételt és lebonyolítja a szükséges ügyintézést; gondoskodik a foglalkozás-egészségügyi vizsgálat lebonyolításáról és az alkalmassági igazolás bekéréséről, valamint elvégzi a humánügyviteli rendszerben az adatrögzítést; az egyes álláshelyek betöltésére kiválasztott jelentkezők beküldött anyagának alapján, illetve a hallgatói munkaszerződések előkészítéseként elkészíti az Alkalmazási javaslatot, és a javaslattevő aláírásával, a szükséges mellékletek csatolásával, átadja a BMO részére; a BMO által elkészített, és a munkáltatói oldalról szükséges aláírásokkal ellátott kinevezéseket, hallgatói munkaszerződéseket, vezetői megbízásokat, egyéb alkalmazási iratokat aláíratja a munkavállalóval, és a részére járó példányt átadja, a munkáltató példányát a BMO részére eljuttatja; elkészíti és kezeli, nyilvántartja a tanulmányi szerződéseket, valamint elvégzi a kapcsolódó adatrögzítést a humánügyviteli rendszerben; a BMO által elkészített éves utazási utalványokat ellenőrzi, aláírja és dokumentáltan átadja a közalkalmazottak részére; a szervezeti egység vezetője által elkészített munkaköri leírásokat felülvizsgálja és nyilvántartja, és részt vállal a munkakör értékelésben; nyilvántartja a BGE oktatóinak tudományos fokozatait és kezeli az oktatói nyilatkozatokat, amelyeket megküld az Oktatási Igazgatóság részére az ehhez kapcsolódó adatszolgáltatást teljesítése céljából; a jogszabályoknak megfelelően intézkedik a közalkalmazotti minősítések előkészítéséről és nyilvántartásáról; 12

13 figyelemmel kíséri a határozott időre szóló megbízások, szerződések, és a kikötött próbaidők lejártát, és megfelelő időpontban értesítést küld az intézkedésre illetékes vezető részére; a Humánpolitikai Osztály felelősségi és kezelési körébe rendelt dokumentumokat elhelyezi az osztály által kezelt személyügyi tasakokban; nyilvántartja a jubileumi jutalomra való jogosultságot, és a jogszabály szerint lebonyolítja a kifizetéshez szükséges ügyintézést; a humánügyviteli rendszer használatával elvégzi a dolgozókat megillető éves szabadság megállapítását, tartalmilag ellenőrzi és felügyeli az éves szabadságos ütemterveket; részt vesz az illetményelőlegekkel kapcsolatos ügyintézésben, meghatározza és nyilvántartja a gazdálkodó egységek éves keretét; a rendszeres juttatások számfejtéséhez szükséges időadatok előkészítéseként gondoskodik o a távolléti jelentések, o a jelenléti ívek, és o a szabadságengedélyek o karonkénti, illetve központban való összegyűjtéséről, és ellenőrzött formában, az előírt határidőre történő továbbításáról a BMO részére; az Egyetem Cafeteria Szabályzatának megfelelően elvégzi az igények felmérésével, a jogosultak nyilatkoztatásával kapcsolatos ügyintézést. Az összesített igények alapján gondoskodik a választott juttatásoknak megfelelő utalványok, szolgáltatások megrendeléséről, valamint a szállítóktól beérkezett utalványok kiosztásáról, a Cafeteria juttatások átvételét igazoló dokumentumokat átadja a BMO részére; a dolgozók részére biztosított költségtérítések, különösen a képernyő előtti munkavégzéshez biztosított szemüveg, valamint a munkába járási költségtérítés számfejtéséhez szükséges dokumentumokat megfelelően előkészített, ellenőrzött és összesített formában adja át a BMO felé; 13 jogviszony megszűnés esetén egyezteti a kilépés körülményeit, és a kitöltött, aláírt Intézkedés jogviszony megszűnése esetén című nyomtatványt átadja a BMO részére, majd a kész megszüntető iratot a közalkalmazottal aláíratja, és átadja az irat

14 példányait a feleknek. A humánügyviteli rendszerben elvégzi a szükséges adatrögzítést; a kilépő dolgozó részére átadja a leszerelő lapot, ennek teljes körű kitöltését ellenőrzi, valamint intézkedést kezdeményez a dolgozó személyes használatába adott eszközök elszámolására; dolgozói, illetve hatósági kérésre kiadja a jogviszony igazolásokat; részt vesz az osztály tevékenységi köréhez kapcsolódó szabályozó dokumentumok kialakításában, különösen a Foglalkoztatási Követelményrendszer kidolgozásában; elvégzi a hatáskörébe tartozó, kezelésében álló adatokkal kapcsolatos adatszolgáltatásokat Humánpolitikai Osztály vezetője A Humánpolitikai Osztály vezetője szervezi és összehangolja a Humánpolitikai Osztály tevékenységét. Az Osztály tevékenységéről, eredményeiről rendszeresen beszámolót készít a jogi és humánpolitikai főosztályvezető és a jogi igazgató részére. 2. IGAZGATÁSI FŐOSZTÁLY Az Igazgatási Főosztály az Egyetem olyan nem oktatási szervezeti egysége, amely a jogi igazgatónak közvetlenül alárendelten ellátja az Egyetem igazgatási, szervező és ellenőrző tevékenységét, működésének törvényességi felügyeletét. Vezetője az igazgatási főosztályvezető. Az igazgatási főosztályvezető szervezi, vezeti és összehangolja a Főosztály tevékenységét. A Főosztály tevékenységéről, eredményeiről rendszeresen beszámolót készít a jogi igazgató részére. A Főosztály tevékenységi körében kapcsolatot tart az intézményi és kari vezetőkkel, az Egyetem szervezeti egységeivel, valamint külső szervezetekkel; közreműködik a jogi tevékenységet érintő egyetemi szabályzatok, utasítások, előterjesztések, adatszolgáltatások előkészítésében. Az Igazgatási Főosztály Rektori Hivatalból és a Karokon működő Dékáni Hivatalokból épül fel. Az Igazgatási Főosztály feladatai az Igazgatási Főosztály, és egyben a Rektori Hivatal tevékenységeinek operatív koordinálása, 14

15 az Igazgatási Főosztály, illetve a Rektori Hivatal egységei által végzett munka összefogása, összehangolása, belső erőforrás-menedzsment, a törvényesség érvényre juttatása, szakmai segítség nyújtása a jogok érvényesítéséhez, valamint a kötelezettségek teljesítéséhez, az Egyetem igazgatási szervezeteinek igazgatási, ügyviteli rendszerének koordinálása, valamint a karok és más szervezeti egységek ilyen irányú tevékenységének összehangolása, igazgatási kérdésekben szakmai segítségnyújtás az Egyetem vezetői részére, az Igazgatási Főosztály stratégiája jogi hátterének kidolgozása, a megvalósítás támogatása, a Rektori Hivatal és Dékáni Hivatalok munkája koordinálásával kapcsolatos feladatok, részvétel az egyetemi szintű szabályzatok, utasítások elkészítésében, illetve mindezek véleményezése, a Főiskolán született döntések, határozatok törvényességének vizsgálata, ez alapján javaslattétel a jogi igazgatón keresztül a kancellárnak törvényességi felügyeleti intézkedés megtételére Rektori Hivatal A Rektori Hivatal szerepe, általános feladatai A Rektori Hivatal az Egyetem funkcionális szervezeti egysége, amely a Jogi Igazgatóságon belül, az igazgatási főosztályvezetőnek alárendelten, a hivatalvezető vezetésével, igazgatási, szervező, irányító, végrehajtó és ellenőrző tevékenységet végez. Feladatkörébe tartozik: ellátja az Egyetem igazgatási, ügyviteli tevékenységét, az ügyviteli, ügyintézői tevékenység koordinálását, ellátja az Egyetem vezetőinek hatáskörébe tartozó ügyek előkészítését, a döntések végrehajtásával összefüggő igazgatási, szervezési és ellenőrzési feladatokat, előkészíti az Egyetem vezetőinek a Szenátus, a Rektori Tanács, valamint a jogszabályban vagy az Egyetem belső szabályzata által meghatározott testület feladatés hatáskörébe tartozó ügyeket, gondoskodik az ülések előkészítéséről, ellátja a határozatok, döntések végrehajtásával kapcsolatos igazgatási tevékenységet, nyilvántartja a Szenátus, a Rektori Tanács, valamint a jogszabályban vagy az Egyetem belső szabályzata által meghatározott testület előterjesztéseit, határozatait és jegyzőkönyveit, gondoskodik az emlékeztetők, jegyzőkönyvek, határozatok elkészítéséről, érintettekhez való eljuttatásáról, részt vesz az Egyetemi stratégiai anyagok, ügyiratok, határozatok és a döntések kidolgozásában, előkészítésében és végrehajtásában, 15

16 vezeti a jogszabályok, valamint az Egyetemi szabályzatok, utasítások által előírt nyilvántartásokat, ennek keretében ellátja a Főiskolán használatban lévő bélyegzők rendelésével, nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat, részt vesz az Egyetem vezetése, valamint az Egyetem szervezeti egységei közötti kapcsolattartásban, gondoskodik az egyetemi döntések szervezeti egységekkel történő megismertetéséről, gondoskodik az Egyetem vezetői (rektor, kancellár, rektorhelyettesek) levelezésének lebonyolításáról, szervezi az egyetemi vezetők találkozóit, megbeszéléseit, programjait, gondoskodik az utazási feltételek biztosításáról, a személygépkocsi rendelések ügyintézéséről, ellátja az Egyetem ügyirat-kezelési, iktatási és irattárazási feladatait A Rektori Hivatal vezetője A Rektori Hivatal vezetője szervezi és összehangolja a Rektori Hivatal tevékenységét. A Rektori Hivatal tevékenységéről, eredményeiről rendszeresen beszámolót készít az igazgatási főosztályvezető részére Dékáni Hivatalok A Dékáni Hivatal szerepe, általános feladatai A Dékáni Hivatalok a karok igazgatási, ügyviteli, és szervezési ügyintézéssel kapcsolatos feladatainak ellátására létrehozott szervezeti egységei, melyet a Dékáni Hivatal vezetője irányít, a Rektori Hivatal vezetőjének alárendelve. Feladatkörébe tartozik: a Kar vezetőinek hatáskörébe tartozó ügyek előkészítése, a döntések végrehajtásával összefüggő igazgatási, szervezési feladatok ellátása, ennek keretében a Dékáni Tanács üléseinek, illetve a Szenátus, a Rektori Tanács feladat- és hatáskörébe tartozó kari kezdeményezésű előterjesztések előkészítése, emlékeztetők, jegyzőkönyvek, határozatok elkészítése, érintettekhez való eljuttatása, a munkavégzéssel összefüggésben felmerülő információk továbbítása, a dékán, a dékánhelyettes döntéseihez, a Dékáni Tanács munkájához szükséges információk szolgáltatása, adatok gyűjtése, elemzése, valamint a kari adatszolgáltatás szervezése és összefogása, a dékáni titkárság feladatainak ellátása, ennek keretében különösen a dékán, dékánhelyettesek levelezésének lebonyolítása, a dékán, dékánhelyettesek programjainak megszervezése, a tanszékeken folyó oktatásszervezéssel kapcsolatos munkák koordinálása, azok operatív összehangolása, 16

17 az egyetemi vezetők találkozóinak, megbeszéléseinek szervezése, belföldi és külföldi utazási feltételek biztosítása, a személygépkocsi rendelések ügyintézése, a dékán és a kari szervezeti egységek közötti egyeztetés lebonyolítása, a kari adatok kezelése, nyilvántartása, a központi iktató és irattár révén a kar küldeményeinek továbbításának biztosítása, irattárazási feladatok ellátása, a nyilvántartások kezelése, kapcsolattartás a kar diákszervezeteivel (pl. HÖK, KOB, DJB) A Dékáni Hivatal vezetője A Dékáni Hivatal vezetője szervezi és összehangolja a Dékáni Hivatal tevékenységét. A Dékáni Hivatal tevékenységéről, eredményeiről rendszeresen beszámolót készít a Rektori Hivatal vezetője részére. 17

18 III. ÜGYRENDI SZABÁLYOZÁS 1. Folyamatok, folyamatfelelősök meghatározása Annak érdekében, hogy ne kizárólag a Jogi Igazgatóság izolált felelősségi területei és hatáskörei legyenek fellelhetőek, hanem az egyes szervezeti egységek közötti együttműködés keretei is transzparenssé váljanak, jelen ügyrend függelékét képezi(k) a szervezeti egység folyamatainak ábrái és szöveges leírása(i). Ez a folyamato(ka)t teljes körűen, ún. faltól-falig tartalmazza, ennek megfelelően feladatokat fogalmaz meg az akadémiai szféra és a külső partnerek számára is. A Jogi Igazgatóság folyamatai, és az egyes folyamatlépésekért felelős szervezeti egységek: Főosztály/Osztály neve Alfolyamat neve Egyes folyamatlépésben felelős akadémiai terület Egyes folyamatlépésért felelős kancellári terület Külső szervezet Igazgatási Főosztály / Dékáni Hivatal Órarendnek megfelelő oktatási segédanyagok sokszorosítása - Gazdasági Igazgatóság Nyomda Igazgatási Főosztály / Dékáni Hivatal Belső oktatók kapacitáskihasználtságának tervezése Dékán, Oktatási dékánhelyettes Gazdasági Igazgatóság, Oktatási Igazgatóság - Igazgatási Főosztály / Dékáni Hivatal Külsős óraadók szerződéseinek menedzsmentje Oktatási dékánhelyettes Gazdasági Igazgatóság, Oktatási Igazgatóság - Igazgatási Főosztály Jogi megfelelőség biztosítása, intézményi szintű szabályzatok készítése, módosítása Rektori Tanács akadémiai szervezethez tartozó tagjai, Szenátus akadémiai szervezethez tartozó tagjai Rektori Tanács kancellári szervezethez tartozó tagjai, Szenátus kancellári szervezethez tartozó tagjai - Jogi és Humánpolitikai Főosztály / Humánpolitikai 18 Toborzás Igénylő szervezeti egység vezetője Igénylő szervezeti egység vezetője, -

19 Osztály Gazdasági Igazgatóság Jogi és Humánpolitikai Főosztály / Humánpolitikai Osztály Beléptetés előkészítése Igénylő szervezeti egység vezetője Igénylő szervezeti egység vezetője, Gazdasági Igazgatóság - Jogi és Humánpolitikai Főosztály Humánpolitikai Osztály Kiléptetés Igénylő szervezeti egység vezetője Igénylő szervezeti egység vezetője, Gazdasági Igazgatóság Magyar Államkincstár Jogi és Humánpolitikai Főosztály/Jogi Osztály Központi hatáskörbe tartozó szerződések, megállapodások tárgyalása és dokumentálása Rektor Kancellár, Gazdasági Igazgatóság Partner Az egyes folyamatlépések résztvevőit, tevékenységüket és felelősségét (döntés; végrehajtás; együttműködés; tájékoztatás) az egyes alfolyamatok szerint meghatározott, Függelékben szereplő ún. SIPOC tábla tartalmazza. Amennyiben a Jogi Igazgatóság egyéb szervezeti egységekhez kapcsolódóan lát el felelős szerepet, azt az adott szervezeti egység ügyrendje tartalmazza. 19

20 IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Jogi Igazgatóság ügyrendjét a Szenátus december 11. napján tartott ülésén, számú határozatával elfogadta. Az ügyrend az elfogadást követő napon lép hatályba. Budapest, december 11. Sándorné dr. Kriszt Éva rektor Dr. Dietz Ferenc kancellár Záradék: A Jogi Igazgatóság Ügyrendjét a Szenátus június 24-én tartott ülésén a 2015/2016. tanévi (VI. 24.) 138. számú határozatával átfogóan módosította. A módosítások június 25-én lépnek hatályba. Budapest, június 24. Sándorné dr. Kriszt Éva rektor dr. Dietz Ferenc kancellár 20

21 FÜGGELÉK I. ábra A Jogi Igazgatóság szervezeti felépítése 21