Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának felelősségi rendszere

Átírás

1 DEBRECEN MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATAL 4024 Debrecen, Piac u. 20. (52) (52) Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának felelősségi rendszere Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának (továbbiakban: Hivatal) felelősségi rendszerét a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) és a köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. törvény (továbbiakban: Ktv.), Debrecen Megyei Jogú Város Közgyűlésének (továbbiakban: Közgyűlés) Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) és szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 17/2000. (V. 1.) Kr. rendelete (továbbiakban: SZMSZ) alapján, valamint a hatályos polgármesteri és jegyzői, polgármesteri, jegyzői utasításokra, szabályzatokra figyelemmel, az ISO 9001:2009 minőségirányítási rendszerben foglaltakra tekintettel az alábbiak szerint ismertetem: szöveges és táblázatos formában.

2 I. fejezet A Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységeinek tagozódása és felelősségi rendszerének sémája Közgy ûlés településrészi önkormányzat polgármester bizottságok alpolgármesterek jegy zõ aljegy zõ minõségügyi v ezetõ Közbeszerzési Osztály Ellenõrzési Osztály Polgármesteri Kabinet Építésügy i Fõosztály Mûszaki Osztály Várostervezési Osztály Építési Csoport I. Építési Csoport II. Gazdálkodási Fõosztály Adóügyi Osztály Pénzügyi Osztály Behajtási Könyvelési Vagyoni Vállalkozói Intézményi Költségvetési Pü-i-számviteli Vagyonkezelési Osztály Ingatlangazd. Vagyonnyilv.tart. Hatósági Fõosztály Igazgatási Osztály Okmány osztály Ig.rendészeti Vállalkozási Anyakönyvi Közl.okmány Személyi okm. Humán Fõosztály Családvédelmi Osztály Kulturális Osztály Oktatási Osztály Szociális Osztály Gyámhivatal Int.és Gyámügyi Népjóléti Foglalkoztatási Szociális Támogatási Szerv ezési és Jogi Fõosztály Ellátási Osztály Jogi Osztály Szerv ezési Osztály Informatikai Ellátó Gépjármû Gondnoksági Humánpolitikai Jogi Iktató Csoport Szervezési Városfejlesztési Fõosztály Városépítési Osztály Városüzemeltetési Osztály Beruházási Közlekedési Felújítási Városüzemelt. Program Végrehajtási Csoport

3 II. fejezet FOLYAMAT ÉS FELELŐSSÉG MÁTRIX Végrehajtók / Felelősök Folyamatok Vezető Ügyintéző(k) Ügykezelő(k) Egyéb munkakörök Referensek Egyéb osztályok Hivatalon kívüliek FE-01 Ügyviteli folyamatok indítása osztályvezető x FE-02 Polgármesteri Kabinet folyamatszabályozása A vezetők munkájának segítése titkárnők x Kulturális Bizottság, Közgyűlés, Debreceni Városmarketing feladatok x x Polgármesteri Kabinet vezető Vagyonkezelő Rt. és tagvállalatai, intézmények Pályázati és pályáztatási feladatok x Szakosztályok, Pénzügyi O., Városépítési O. külső szakértő Befektetés-ösztönzés, gazdaságfejlesztés x társosztályok Kapcsolattartás, kapcsolatfejlesztés osztályvezető x Kulturális Bizottság, Pénzügyi Bizottság, Tulajdonosi Bizottság, Városfejlesztési Bizottság, EU Integrációs Bizottság. FE-03 Szervezési Osztály folyamatszabályozása Szervezési Csoport szervezési feladatai x Városfejlesztési Főo. Szervezési Csoport testületi feladatai x Iktató Csoport feladatai x FE-04 Jogi Osztály folyamatszabályozása Jogi feladatok osztályvezető x Képviselők, Etikai Bizottság, A.K.S. Debrecen Városgazdálkodási Kft kisebbségi önkormányzatok, Egyeztető Bizottság Humánpolitikai feladatok osztályvezető, jegyző x FE-05 Ellátási Osztály folyamatszabályozása Pénzügyi, gazdálkodási, ellátási feladatok x Műszaki, üzemeltetési, gondnoksági és szolgáltatási feladatok FE-06 Oktatási Osztály folyamataszabályozása gondnoksági csoportvezető, ellátási osztályvezető x gondnok, karbantartó Pénzügyi Osztály, Gazdálkodási Főosztály Szervezési és Jogi Főosztályvezető MÁK, Pénzügyminisztérium külső szolgáltatók, munkaés tűzvédelmi előadó

4 Oktatási feladatok jegyző, osztályvezető x iktató FE-07 Kulturális Osztály folyamatszabályozása Általános folyamatok osztályvezető x Hatósági Főosztály Igazgatási Osztálya, Humán Főosztály Kultúra osztályvezető x Szervezési Osztály Ifjúsági és civil ügyekkel kapcsolatos feladatok osztályvezető x nevelési, oktatási intézmények vezetői, Oktatási Bizottság, közgyűlés, Szakértői és Rehabilitációs Szolgáltató Központ, Nevelési Tanácsadó, Kulturális Bizottság, Családsegítő Szolgálat, Gyermekjóléti Központ, Gyámhivatal önkormányzati fenntartású intézmények, bizottságok, közgyűlés művészek szakmai szervezetei, önkormányzati fenntartású intézmények, Debreceni Kulturális és Fesztivál Központ Kft. civil szervezetek, Non-profit Szolgáltató Központ, Miniszterelnöki Hivatal Civilkapcsolatok Főosztálya, városi ifjúsági érdekegyeztető fórum szakszövetségek, Diáksport Bizottság Sportfeladatok osztályvezető x FE-08 Családvédelmi Osztály folyamatszabályozása Az egészségügyi ellátásokkal Egészségügyi Bizottság, kapcsolatos feladatok x x Közgyűlés Egészségügyi Bizottság, Egészségvédelmi feladatok x Közgyűlés szociális, gyermekjóléti, gyermekvédelmi Szociális, gyermekvédelmi és intézmények, szervezetek, társadalompolitikai feladatok x Szociális Bizottság Gyámhatósági feladatok x illetékes bíróság Gyámhivatali feladatok gyámhivatal vezető x illetékes bíróság Egyéb feladatok x civil szervezetek, OGYFI FE-09 Vagyonkezelési Osztály folyamatszabályozása Ingatlangazdálkodási Csoport feladatai x Társasági Csoport feladatai x Vagyonnyilvántartási Csoport feladatai x FE-10 Ellenőrzési Osztály folyamatszabályozása Ellenőrzési feladatok tervezése, ellenőrzési program, megbízólevél osztályvezető, jegyző Az ellenőrzés végrehajtása osztályvezető, jegyző ellenőr, vizsgálatvezető ellenőr, vizsgálatvezető Pénzügyi Osztály, Városépítési Osztály érintett szervezeti egység vezetője érintett szervezeti egység vezetője, Tulajdonosi Bizottság, Cívis Ház Rt. Cívis Ház Rt., Tulajdonosi Bizottság Pénzügyi Bizottság, külső szakértők,

5 Ellenőrzési jelentés és összefoglaló ellenőrzési jelentés Intézkedési terv osztályvezető, jegyző, aljegyző ellenőr, vizsgálatvezető osztályvezető, jegyző, aljegyző vizsgálatvezető Ellenőrzések nyomon követése osztályvezető Éves, és éves összefoglaló osztályvezető, ellenőrzési jelentések polgármester Ellenőrzési dokumentumok iktatása, tárolása, megőrzése, az ellenőrzések nyilvántartása ellenőr irattár Belső értékelés és minőség folyamatos nyomon követése osztályvezető ellenőr munkatársai érintett szervezeti egység vezetője érintett szervezeti egység vezetője érintett szervezeti egység vezetője Ellenőrzési iratokhoz való hozzáférés osztályvezető, jegyző FE-11 Adóügyi Osztály folyamatszabályozása Az adóigazgatási eljárás osztályvezető x Okmányosztály APEH Adómegállapítás osztályvezető x Okmányosztály Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala Törvényben előírt fizetési kötelezettségtől való eltérés engedélyezése osztályvezető x Államigazgatási Hivatal Végrehajtási eljárás osztályvezető x Hatósági igazolások kiadása osztályvezető x Adó- és értékbizonyítvány jegyző, csoportvezető x közjegyző, APEH, Államig. Hivatal Vízgazdálkodási érdekeltségi hozzájárulás jegyző, osztályvezető x FE-12 Városépítési Osztály folyamatszabályozása Városüzemeltetési Városfejlesztési feladatok osztályvezető, főosztályvezeőt x Osztály, Oktatási és Kulturális Osztály, Pénzügyi Osztály, Szociális Osztály, Családvédelmi Osztály, Közbeszerzési Osztály Tulajdonosi Bizottság, Városfejlesztési Bizottság, külső lebonyolító, vállalkozó, műszaki ellenőr, Területi Államháztartási Közigazgatási Információs Szolgálat Környezetvédelmi feladatok osztályvezető, főosztályvezeőt x FE-13 Városüzemeltetési Osztály folyamatszabályozása A Városüzemeltetési Osztály feladatai osztályvezető x Gazdálkodási A Városüzemeltetési Osztály osztályvezető, Főosztály, Pénzügyi tevékenységének folyamata csoportvezető x Osztály Az általános ügyintézési folyamattól eltérő tevékenységek osztályvezető x Városépítési Osztály országos főhatóságok, tudományos központok, helyi szakmaihatóságok és szervezetek DEHUSZ Kht, Városi Polgárőrség Pénzügyi, Városfejlesztési és Tulajdonosi Bizottságok

6 FE-14 Közbeszerzési Osztály folyamatszabályozása polgármester Közbeszerzési eljárás osztályvezető x Egyes európai uniós projektmenedzsment feladatok osztályvezető x FE-15 Igazgatási Osztály folyamatszabályozása Városépítési Osztály, Pénzügyi Osztály Tulajdonosi Bizottság partnervárosok, Gazdálkodási partnerszervezetek, Főosztály Európai Bizottság Szabálysértési feladatok osztályvezető x iktató Bíróság, Városi Ügyészség, Büntetés Végrehajtási Intézet, Államigazgatási Hivatal, Szerencsejáték Felügyelet Vállalkozási feladatok osztályvezető x iktató KSH, Vámhivatal, Természetvédelmi, környezetvédelmi és mezőgazdasági feladatok osztályvezető x iktató TIKTVF, MgSzH Központja Egyéb feladatok osztályvezető x iktató FE-16 Műszaki Osztály folyamatszabályozása Építésügyi hatósági feladatok osztályvezető x x Közművek engedélyezése osztályvezető x x Vízügyi hatósági feladatok osztályvezető x x Egyéb feladatok osztályvezető x x FE-17 Szociális Osztály folyamatszabályozása Általános feladatok jegyző, osztályvezető x iktató Jogi Osztály Szociális Bizottság Létfenntartási támogatási feladatok jegyző, osztályvezető x iktató Szociális szolgáltatást nyújtó intézményekhez kapcsolódó feladatok jegyző, osztályvezető x iktató Szociálpolitikai Kerekasztal, Szociális Bizottság Foglalkoztatással kapcsolatos feladatok ellátása jegyző, osztályvezető x iktató Szociális információs feladatok jegyző, osztályvezető x iktató Humán Főosztály Debreceni Humánszolgáltató Kiemelkedően Közhasznú Nonprofit Kft, Észak-alföldi Regionális Munkaügyi Központ Debreceni Kirendeltsége, DMJV Családsegítő és Gyermekjóléti Központja Egyéb feladatok jegyző, osztályvezető x iktató Debreceni Vagyonkezelő Zrt FE-18 Okmányosztály folyamatainak szabályozása Anyakönyvi feladatok osztályvezető x anyakönyvvezető Személyi adat- és lakcímnyilvántartási feladatok osztályvezető x BM Közlekedési igazgatási feladatok osztályvezető x BM Egyéni vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyek osztályvezető x Mozgáskorlátozottak parkolási igazolványának osztályvezető x BM Ügyfélkapuval kapcsolatos ügyek osztályvezető x

7 Ügyfélelégedettség növelése osztályvezető x FE-19 Várostervezési Osztály folyamatszabályozása A (rendezési) szabályozási tervek készítésének folyamata. osztályvezető x FE-20 Program Végrahajtási Csoport folyamatszabályozása jegyző, polgármester, Pályázati és pályáztatási feladatok főosztályvezető x Befektetés-ösztönzés, főosztályvezető, gazdaságfejlesztési feladatok Kapcsolattartás, kapcsolatfejlesztési feladatok főosztályvezető x főosztályvezető, Közbeszerzési eljárás csoportvezető x főosztályvezető, Jogi feladatok csoportvezető x csoportvezető, Projekt végrehajtása főosztályvezető főépítész Műszaki, Vagyongazdálkodási, Közbeszerzési, Városüzemeltetési osztály, Szervezési Osztály Városfejlesztési Bizottság, OTÉK, állami főépítész, Országos Dokumentációs Központ szakbizottság, tervező irodák, szervezetek csoportvezető x külső szakértő cégek kamarák, érdekképviseleti szervek, civil szervezetek, önkormányzati fenntartású intézmények, önkormányzati tulajdonú cégek, önkormányzati érdekeltségű szervezetek, Kulturális Bizottság, Pénzügyi Bizottság, Tulajdonosi Bizottság, Városfejlesztési Bizottság, EU Integrációs Bizottság Pénzügyi Osztály, Városépítési Osztály Városfejlesztési Bizottság

8 II. fejezet A HIVATAL FELADATAI A Hivatal tevékenysége a Közgyűlés, a bizottságok, a részönkormányzat, a helyi kisebbségi önkormányzatok, a helyi önkormányzati képviselők, valamint a polgármester, az alpolgármesterek, a jegyző munkája eredményességének elősegítésére irányul. Ellátja a jogszabályokban és a Közgyűlés rendeleteiben, határozataiban, valamint a hatályos polgármesteri, jegyzői és együttes utasításokban, szabályzatokban meghatározott egyéb feladatokat, melyek különösen a következők: 1. A Közgyűlés tevékenységével kapcsolatban: a) szakmailag előkészíti a határozati javaslatokat, a rendelettervezeteket, a közgyűlési előterjesztéseket, beszámolókat, tájékoztatókat, b) nyilvántartja a Közgyűlés döntéseit; c) szervezi a Közgyűlés döntéseinek végrehajtását, és részt vesz annak ellenőrzésében; d) ellátja a Közgyűlés munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatokat; e) hozzájárul tevékenységével a képviselők és a képviselőcsoportok működésének biztosításához. 2. A Közgyűlés bizottságai működésével kapcsolatban: a) gondoskodik a bizottságok ügyviteli feladatainak ellátásáról, s ennek keretében biztosítja a feladat jellegének megfelelően a bizottságok működéséhez szükséges feltételeket; b) végzi a bizottsági előterjesztések, jelentések, beszámolók és egyéb anyagok szakmai előkészítését; c) tájékoztatást nyújt a bizottságok kezdeményezéseinek megvalósítási lehetőségeiről, figyelemmel a polgármester és a jegyző utasításaira; d) szakmailag véleményezi - felkérésre - a bizottságokhoz érkező kérelmeket, javaslatokat; e) szervezi a bizottsági döntések végrehajtását, és részt vesz annak ellenőrzésében; f) véleményezi a bizottság határozatainak törvényességét, és ha jogszabálysértést észlel, az Ötv. 36. (3) bekezdésében foglaltak szerint köteles azt a bizottságnak a jegyző útján - jelezni; g) kezeli a bizottságok iratait az ügyiratkezelésre vonatkozó szabályok szerint, nyilvántartja határozataikat. 3. A részönkormányzat működésével kapcsolatban: a) gondoskodik a részönkormányzat ügyviteli feladatainak ellátásáról; s ennek keretében biztosítja a működéshez szükséges feltételeket, b) végzi a részönkormányzati előterjesztések, határozati javaslatok szakmai előkészítését, c) tájékoztatást nyújt a részönkormányzat kezdeményezéseinek megvalósítási lehetőségeiről, figyelemmel a polgármester és a jegyző utasításaira, d) véleményezi a részönkormányzat határozatainak törvényességét, és ha jogszabálysértést észlel, az Ötv. 36. (3) bekezdésében foglaltak szerint köteles azt a részönkormányzatnak a jegyző útján - jelezni; e) szervezi a részönkormányzati döntések végrehajtását, és részt vesz annak ellenőrzésében, f) kezeli a részönkormányzat iratait az ügyiratkezelésre vonatkozó szabályok szerint, nyilvántartja határozatait. 4. A kisebbségi önkormányzatok működésével kapcsolatban: a) Biztosítja - a helyi önkormányzat szervezeti és működési szabályzatában rögzített módon - a települési kisebbségi önkormányzat testületi működésének feltételeit.

9 A testületi működés feltételeinek biztosításán, az ezzel kapcsolatos teendőkön értendő különösen: - a testületi működéshez igazodó helyiséghasználat biztosítása, - a postai, kézbesítési, gépelési, sokszorosítási feladatok ellátása és az ezzel járó költségek viselése. b) A települési kisebbségi önkormányzat testületi ülésére a jegyzőt vagy annak megbízottját meg kell hívni. A jegyző köteles jelezni a települési kisebbségi önkormányzat testületének, illetőleg az elnöknek, ha döntéseiknél jogszabálysértést észlel. c) A kisebbségi önkormányzat üléséről készült jegyzőkönyvet a jegyző 5 napon belül megküldi a közigazgatási hivatalnak. 5. A helyi önkormányzati képviselők képviselői munkájával kapcsolatban: a) megadja a képviselők munkájához szükséges tájékoztatást; b) biztosítja részükre a képviselői munkájukhoz szükséges adminisztratív közreműködést, a képviselők közérdekű ügyekben tett kezdeményezései esetén intézkedik, ennek keretében az illetékes főosztályvezető a képviselőnek 15 napon belül köteles érdemi választ adni. 6. A tisztségviselők munkájával kapcsolatban: a) előkészíti a döntésüket, szervezi azok végrehajtását; b) segíti a Közgyűlés munkájával és a Hivatal vezetésével, irányításával kapcsolatos tevékenységüket. 7. A hatósági munkával kapcsolatban: a) ellátja a jogszabályokban meghatározott, a Közgyűlés, a polgármester, illetve a jegyző által kijelölt feladatokat; b) előkészíti döntésre a Közgyűlés, polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó önkormányzati és közigazgatási ügyeket; c) felvilágosítást ad az ügyfelek részére; d) továbbítja a hatáskörrel rendelkező illetékes szervnek a Hivatalhoz érkezett iratokat, ha megállapítható, hogy az adott ügyben nincs hatásköre, vagy nem illetékes; e) tisztázza a határozathozatalhoz szükséges tényállást. Ha ehhez a rendelkezésre álló adatok nem elegendőek, hivatalból vagy kérelemre bizonyítási eljárást folytat le. f) kiadja a hatósági bizonyítványt tény, állapot vagy egyéb adat igazolására; g) kiállítja törvényben, kormányrendeletben vagy önkormányzati rendeletben meghatározott esetekben az ügyfél adatainak vagy jogainak rendszeres igazolására szolgáló hatósági igazolványt; h) nyilvántartja hatósági nyilvántartás keretében a jogszabályban meghatározott adatokat; i) felterjeszti fellebbezés vagy ügyészi óvás esetén véleményes javaslatával az ügyben keletkezett iratokat az illetékes szervhez; j) intézkedik adóhatóságként, illetőleg közigazgatási végrehajtó szervként a döntések végrehajtásának elrendeléséről, pénzbefizetés, késedelmi pótlék behajtásáról, meghatározott cselekmény végrehajtásáról, meghatározott ingóság kiadásáról, külföldi határozat végrehajtásáról illetve a végrehajtás felfüggesztéséről, szükség esetén biztosítási intézkedések végrehajtásáról. 8. Az Önkormányzat intézményeinek, gazdasági társaságainak, (köz)alapítványainak irányítására, ellenőrzésére vonatkozó közgyűlési döntések, valamint az együttes polgármesteri és jegyzői utasítások alapján szakmai segítő tevékenységet folytat, az intézményvezetők feletti munkáltatói jog gyakorlója részére a döntéseket előkészíti. 9. Elősegíti a Közgyűlés és a tisztségviselők külső kapcsolatrendszerének (pl.: minisztériumok, közigazgatási és érdekképviseleti szervek) működtetését, ideértve a sajtóval való együttműködést. 10. Közreműködik a helyi kisebbségi önkormányzatokkal kötött megállapodások végrehajtásában.

10 11. Közreműködik az igazgatás szakmai kérdéseinek korszerűsítésében, a hivatali munka hatékonyságát, egyszerűsítését elősegítő munkaszervezés kialakításában. 12. Gondoskodik az adatvédelemmel és informatikával kapcsolatos feladatok ellátásáról. 13. Közreműködik a hivatali feladatellátáshoz szükséges költségvetés tervezésében, annak előkészítésében, valamint a költségvetés hatékony és gazdaságos végrehajtásában. 14. Közreműködik az országgyűlési és helyi önkormányzati képviselők, a polgármester, a részönkormányzat, a helyi kisebbségi önkormányzatok, valamint az európai parlamenti képviselők választásával (továbbiakban: választás) kapcsolatos feladatok ellátásában. 15. Közreműködik az országos és helyi népszavazás, valamint népi kezdeményezés (továbbiakban: népszavazás) előkészítésében és az azzal kapcsolatos feladatok ellátásában. 16. A Hivatal szervezeti egységei feladatkörüket érintően ellátják: a) az ügyfélszolgálatból és ügyfélfogadásból adódó feladatokat, b) panaszügyek, közérdekű bejelentések intézését, c) közbeszerzések szakmai előkészítését, d) pályázati eljárásokban való közreműködést, e) az Önkormányzat és a Hivatal képviseletét bíróságok és más hatóságok előtt, f) a kiadandó jegyzői, polgármesteri és együttes vezetői utasítások előkészítését, g) jogszabály módosítások kezdeményezésének előkészítését, 17. Biztosítja a Közgyűlés, a bizottságok, a részönkormányzat, a kisebbségi önkormányzatok, az eseti bizottságok, a munkacsoport, és a Hivatal működéshez szükséges technikai és egyéb feltételeket. 18. Közreműködik a város védelmi funkciójának ellátásában. 19. Ellátja az ISO 9001 és a CAF minőségirányítási rendszer működtetéséből adódó feladatokat. IV. fejezet TISZTSÉGVISELŐK Polgármester A polgármester feladatát és hatáskörét alapvetően az Ötv., a vonatkozó jogszabályok, valamint az SZMSZ határozza meg. A Közgyűlés működésével kapcsolatos feladatai a következők: 1. Képviseli a Közgyűlést. 2. Összehívja és vezeti annak üléseit. 3. Beszámol a reá átruházott hatáskörök gyakorlásáról. 4. Figyelemmel kíséri az interpellációk és képviselői kérdések megválaszolását, illetőleg az ezekkel kapcsolatos intézkedéseket. 5. Segíti a helyi önkormányzati képviselők munkáját. 6. Aláírja a Közgyűlés rendeleteit, valamint a Közgyűlés üléseiről készített jegyzőkönyveket.

11 7. Ellenőrzi a Közgyűlés rendeleteinek és határozatainak végrehajtását. 8. Intézkedik a Közgyűlés, annak bizottságai, az alpolgármesterek jelzései alapján, ha a Hivatal tevékenységében a Közgyűlés álláspontjától, céljaitól való eltérést, az önkormányzati érdekek sérelmét vagy a szükséges intézkedés elmulasztását észleli. 9. Ha a Közgyűlés döntését az Önkormányzat érdekeit sértőnek tartja, ugyanazon ügyben egy alkalommal kezdeményezi a döntés ismételt megtárgyalását. 10. Felfüggesztheti a bizottság, a részönkormányzat döntésének végrehajtását, ha az ellentétes a Közgyűlés határozatával vagy sérti az Önkormányzat érdekeit. 11. Koordinálja az Önkormányzat nemzetközi kapcsolatait, és évente tájékoztatja a Közgyűlést a kapcsolatok alakulásáról. 12. Indítványozhatja kötelező jelleggel bizottság összehívását. A Hivatal működésével kapcsolatos feladatai a következők: 1. Meghatározza - a jegyző javaslatainak figyelembevételével - a Hivatal feladatait az Önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában. 2. Dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt közigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, az előkészítéssel kapcsolatosan a Hivatalt feladattal bízhatja meg, egyes hatósági hatásköreit a jegyzőre ruházhatja. 3. Gyakorolja a munkáltatói jogokat a politikai tanácsadók és az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármesterek, a jegyző és az intézményvezetők tekintetében. 4. Közgyűlési előterjesztést nyújt be - a jegyző javaslatára - a Hivatal szervezeti felépítéséről, munkaés ügyfélfogadási rendjének meghatározásáról. 5. Polgármesteri valamint együttes polgármesteri és jegyzői utasításokkal szabályozza a hatáskörébe tartozó ügyekben a feladatellátás, hatáskör átruházás és kiadmányozás rendjét. 6. Ellátja a város védelmi funkciójából adódó feladatait, eljár a számára meghatározott polgárvédelmi hatáskörökben. 7. Ellátja az ISO 9001 és CAF minőségirányítási rendszer működtetéséből adódó feladatokat. Alpolgármesterek Az alpolgármesterek feladatai a következők: 1. Ellátják mindazon feladatokat, amellyel a polgármester megbízza őket. 2. Koordinálják az önkormányzati ügyekben a Hivatal munkáját, kapcsolatot tartanak hatóságokkal, más önkormányzati, állami, társadalmi és érdekképviseleti szervekkel. 3. Felelősek a Közgyűlés és a bizottságok elé kerülő, saját feladataikkal összefüggő előterjesztések határidőben történő előkészítéséért, a hozott határozatok végrehajtását figyelemmel kísérik. 4. Képviselik a Közgyűlést annak külön megbízása alapján a megadott keretek között. 5. Részt vesznek a tisztségviselői ügyfélfogadás megtartásában, az ügyfélfogadás időbeli rendje szerint. 6. Közreműködnek az ágazati irányításuk alá tartozó hivatali szervezeti egységek szakmai munkájának irányításában. Jegyző A jegyző a Hivatal vezetője. Tevékenysége során felelős a törvényes, szakszerű, pártatlan, igazságos és színvonalas ügyintézés szabályainak kialakításáért és betartásáért. A Hivatal felépítésének rendjét figyelembe véve ellátja a jogszabályok által hatáskörébe utalt feladatokat. Ezek a következők: 1. Gondoskodik a Közgyűlés, a bizottságok, a részönkormányzat, az eseti bizottság, a munkacsoport elé kerülő előterjesztések elkészítéséről.

12 2. Gondoskodik a Közgyűlés, a bizottságok, a részönkormányzat, a kisebbségi önkormányzatok, az eseti bizottság, a munkacsoport szervezési és ügyviteli tevékenységével kapcsolatos feladatok ellátásáról. 3. Tanácskozási joggal részt vesz a Közgyűlés és bizottságai, a részönkormányzat, valamint a kisebbségi önkormányzatok ülésein személyesen, vagy helyettese, illetve megbízottja (bizottsági referens) útján. 4. Jelzi a Közgyűlésnek, és szerveinek, valamint a kisebbségi önkormányzatoknak, ha döntésüknél jogszabálysértést észlel. A Közgyűlésen bármely javaslatot érintően törvényességi észrevételt tehet. 5. Gondoskodik a Közgyűlés ülése jegyzőkönyveinek elkészíttetéséről, aláírja a Közgyűlés rendeleteit, valamint az üléseiről készített jegyzőkönyveket. 6. Gondoskodik a Közgyűlés rendeleteinek kihirdetéséről és végrehajtásuk biztosításáról. 7. Rendszeresen tájékoztatást ad az Önkormányzat munkáját érintő jogszabályokról. 8. Javaslatot készít a polgármesternek a Hivatal felépítésére, annak munka- és ügyfélfogadási rendjére. 9. Hivatalvezetői tevékenysége keretében különösen: a) gondoskodik a polgármester hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítéséről b) ellátja a jogszabályokban meghatározott közigazgatási feladatokat, hatósági jogköröket, c) dönt a hatáskörébe utalt ügyekben, d) ellátja a közigazgatási tevékenység korszerűsítésével és fejlesztésével összefüggő feladatokat, 10. Jegyzői utasításokkal szabályozza a Hivatal működését érintő, hatáskörébe utalt ügyeket. 11. Irányítja a Hivatal operatív gazdálkodási tevékenységét. 12. Irányítja a Hivatalnak a város védelmi funkcióiból adódó, valamint munka- és tűzvédelmi feladatait. 13. Jóváhagyja a főosztályok és a polgármester, illetve a jegyző közvetlen irányítása alá tartozó osztályok ügyrendjeit. 14. Koordinálja és ellenőrzi a Hivatal belső szervezeti egységeiben folyó munkát. 15. Irányítja a köztisztviselők, és munkavállalók továbbképzését. 16. Gondoskodik a helyi önkormányzati rendeletek, az együttes polgármesteri és jegyzői, a polgármesteri, a jegyzői utasítások és a szabályzatok naprakész nyilvántartásáról. 17. Ellátja a Hivatal iratkezelésének felügyeletét, gondoskodik a selejtezések szakszerű végrehajtásáról az adatvédelmi előírások betartásával. 18. Részt vesz a tisztségviselői ügyfélfogadás megtartásában, az ügyfélfogadás időrendje szerint. 19. Ellátja az ISO 9001 és CAF minőségirányítási rendszer működtetéséből adódó feladatokat. 20. A jegyző a helyi választási iroda vezetője. Gondoskodik a helyi választási iroda vezetője részére jogszabályban meghatározott feladatok ellátásáról. Aljegyzők 1. Tanácskozási joggal - a jegyző nevében - részt vesznek a Közgyűlés és bizottságai és a részönkormányzat, valamint a kisebbségi önkormányzat ülésein. 2. A jegyzőt távolléte vagy akadályoztatása esetén helyettesítik. 3. Részt vesznek a tisztségviselői ügyfélfogadás megtartásában, az ügyfélfogadás időbeli rendje szerint. 4. Koordinálják a Hivatal számítástechnikai feladatait, informatikai fejlesztési koncepciójának előkészítését, végrehajtását. 5. Ellátják az ISO 9001 és CAF minőségirányítási rendszer működtetéséből adódó feladatokat. 6. Ellátják a jegyző hatáskörébe tartozó pénzügyi gazdasági és belső ellenőrzési tevékenységből adódó feladatokat.

13 7. Egyéb konkrét feladataikat a jegyző külön határozza meg. 8. A jegyzőt távolléte vagy akadályoztatása esetén a helyi választási iroda vezetője minőségében is helyettesítik. V. fejezet A FŐOSZTÁLYVEZETŐK, OSZTÁLYVEZETŐK, OSZTÁLYVEZETŐ-HELYETTES, CSOPORTVEZETŐK JOGÁLLÁSA ÉS FELADATAI Főosztályvezető 1. A főosztályvezető a főosztály felelős vezetője. 2. Felelős a főosztály működéséért, a feladatkörébe tartozó ügyek ellátásáért a jegyzőnek és a polgármesternek. 3. Biztosítja a főosztály feladatkörét érintő jogszabályok, a Közgyűlés és szervei döntéseinek végrehajtását. 4. Irányítja, összehangolja és ellenőrzi a főosztály osztályainak munkáját, ennek során az osztályvezetőknek, a csoportvezetőknek és a közvetlen irányítása alá tartozó köztisztviselőknek és munkavállalóknak utasítást ad a feladatok ellátására, ellenőrzések lefolytatására, értékelő elemzések készítésére. 5. Javaslatot tesz a munkáltatói jogok gyakorlásával és humánpolitikai kérdésekkel összefüggésben a jegyzőnek. 6. Biztosítja a főosztály munkájában a törvényességet, a gyorsaságot, a szakszerűséget, az állampolgári jogok és kötelezettségek maradéktalan érvényesülését. 7. Köteles soron kívül fogadni az országgyűlési és a helyi önkormányzati képviselőket. 8. Előkészíti a főosztály feladatkörébe tartozó ügyekben az előterjesztéseket, beszámolókat, tájékoztatókat a Közgyűlés és szervei, valamint a tisztségviselők számára, továbbá gondoskodik az előzetes törvényességi véleményezésre való bemutatásáról. 9. Részt vesz tanácskozási joggal a Közgyűlés és szervei ülésein, válaszol a hozzá intézett kérdésekre, továbbá haladéktalanul jelzi a jegyzőnek, ha a Közgyűlés és szerveinek döntése során jogszabálysértést észlel. 10. Gondoskodik a Közgyűlés rendeleteinek, továbbá a Közgyűlés és szervei határozatainak végrehajtásáról, az erről szóló beszámolók határidőre történő elkészítéséről. 11. Segíteni köteles szakmailag a bizottságok és a részönkormányzat munkáját, gondoskodik bizottságok üléseinek előkészítéséről, a jegyzőkönyvek elkészítéséről, az előterjesztések előzetes véleményezéséről, az előterjesztéseknek a vonatkozó jegyzői utasítások szerinti elkészítéséről. 12. Részt vesz a közmeghallgatáson és a főosztály tevékenységi körébe tartozó elhangzott kérdésekre, lehetőleg azonnal válaszol. Amennyiben azok az ülésen nem válaszolhatók meg, intézkedik a 15 napon belüli válaszadásról, és arról, hogy a Közgyűlést a soron következő ülésén erről tájékoztassák. 13. Részt vesz képviselői igény szerint azokon a lakossági fórumokon, amelyek a főosztály tevékenységi körébe tartozó feladatokkal foglalkoznak, és intézkedik a válaszadásról. Erről előzetesen tájékoztatja a polgármestert. 14. Tájékoztatni köteles a tisztségviselőket az általa vezetett főosztály feladatkörébe tartozó ügyekről, valamint minden olyan tudomására jutott információról, amely intézkedést igénylő helyi közügynek tekinthető. 15. Gondoskodik tisztségviselői rendelkezés szerint a főosztály munkájával összefüggő tevékenységet végző nem önkormányzati szervekkel való együttműködésről, tapasztalatait köteles jelezni a tisztségviselőknek.

14 16. Kapcsolatot tart az Önkormányzat gazdasági társaságai, közhasznú szervezetei, intézményei, (köz)alapítványai, a főosztály feladatkörét is érintő feladatokat végrehajtó vezetőivel. 17. Biztosítja a többi főosztállyal a munkakapcsolatot, köteles annak érvényt szerezni, hogy a társfőosztályról érkező megkeresésnek a főosztály köztisztviselői, munkavállalói haladéktalanul eleget tegyenek. 18. Gyakorolja a kiadmányozási jogot a vonatkozó együttes polgármesteri és jegyzői utasítás, valamint a főosztály ügyrendje alapján. 19. Gondoskodik a főosztály ügyrendjének elkészítéséről. 20. A főosztályvezető a főosztályán folyó munkát a köztisztviselők és munkavállalók munkaköri feladatainak teljesítését kiadmányozási, láttamozási, szignálási jogkörének gyakorlása során, továbbá folyamatos tájékozódás, jelentéstétel előírása révén ellenőrzi. 21. Felelős az általa vezetett főosztályon a munkafegyelem és a hivatali viselkedés betartásáért, haladéktalanul köteles tájékoztatni a jegyzőt az általa tapasztalt munkafegyelmi vagy köztisztviselőhöz, munkavállalóhoz nem méltó magatartásról. 22. Rendszeresen köteles tájékoztatni a főosztály köztisztviselőit és munkavállalóit a munkájukhoz szükséges információkról, testületi határozatokról, valamint tisztségviselői és jegyzői rendelkezésekről. 23. Elősegíti a főosztály köztisztviselőinek és munkavállalóinak szakmai továbbképzését, javaslatot tesz az évi képzési tervben résztvevőkre. 24. Közreműködik a város védelmi funkcióiból adódó feladatok végrehajtásában. 25. Közreműködik a jegyző iratkezelési felügyeletének ellátásában, gondoskodik a főosztály iratai szakszerű selejtezésének végrehajtásáról az adatvédelmi rendelkezések betartásával. 26. Részt vesz a tisztségviselők ügyfélfogadásának megtartásával kapcsolatos előkészítő munkálatokban. 27. Ellátja a számítógépes adatnyilvántartásból, a Hivatalban használt szoftverek jogtisztaságának ellenőrzéséből és a főosztály által használt informatikai rendszerekkel kapcsolatban a főosztályra háruló feladatokat. 28. Ellátja az ügyfélszolgálatból a főosztályra háruló feladatokat. 29. Ellátja a főosztályt érintő pályázati eljárások előkészítéséből adódó feladatokat. 30. Gondoskodik a városvezetői értekezlet rá vonatkozó előterjesztéseinek elkészítéséről, az osztályvezetők tájékoztatásáról, az ott hozott döntések végrehajtásáról. 31. Gondoskodik a főosztály tevékenységével összefüggő határidők betartásáról. 32. Felelős az osztályvezető feladatellátása során, vagy egyéb ellenőrző tevékenysége kapcsán feltárt hibák megoldásáért, és az ehhez szükséges munkaszervezés biztosításáért. 33. Gondoskodik a tisztségviselőkhöz érkezett beadványok megválaszolásáról. 34. Felelős a főosztály feladatkörébe tartozó statisztikai adatok határidőre történő szolgáltatásáért. 35. Ellátja az ISO 9001 és a CAF minőségirányítási rendszer működtetéséből adódó, a főosztályra háruló feladatokat. Osztályvezető 1. Az osztályvezető az osztály felelős vezetője. 2. Felelős az osztály működéséért, a feladatkörébe tartozó ügyekért a jegyzőnek, a főosztályvezetőnek és a polgármesternek. 3. Biztosítja az osztályt érintő jogszabályok, a Közgyűlés és szervei döntéseinek végrehajtását, és az osztály működését. 4. Irányítja, összehangolja és ellenőrzi az osztály munkáját közvetlenül, illetve a csoportvezetőkön keresztül, ennek során a csoportvezetőknek valamint az osztály köztisztviselőinek és munkavállalóinak utasítást ad a munkavégzés vonatkozásában.

15 5. Javaslatot tesz a munkáltatói jogok gyakorlásával és humánpolitikai kérdésekkel összefüggésben a főosztályvezetőnek. 6. Biztosítja az osztály munkájában a törvényességet, a gyorsaságot, a szakszerűséget, az állampolgári jogok és kötelezettségek maradéktalan érvényesülését. 7. Elkészíti az osztály feladatkörébe tartozó ügyekben a közgyűlési előterjesztéseket, beszámolókat, tájékoztatókat a Közgyűlés és szervei, valamint a tisztségviselők számára, továbbá gondoskodik azok előzetes törvényességi véleményezésre való bemutatásáról. 8. Gondoskodik a Közgyűlés rendeleteinek, továbbá a Közgyűlés és szervei határozatainak végrehajtásáról szóló beszámolók határidőre történő elkészítéséről. 9. Segíteni köteles szakmailag a kapcsolódó bizottságok és a részönkormányzat munkáját, gondoskodik azok üléseinek előkészítéséről, a jegyzőkönyvek elkészítéséről, az előterjesztések előzetes véleményezéséről, azoknak a vonatkozó jegyzői utasítások szerinti elkészítéséről. 10. Gyakorolja a kiadmányozási jogot a vonatkozó polgármesteri és jegyzői utasítás, valamint a főosztály ügyrendje alapján. 11. Részt vesz a főosztály ügyrendjének elkészítésében, a polgármester, illetve a jegyző közvetlen irányítása alatt álló osztályok esetében elkészíti az osztály ügyrendjét, intézkedik az osztályát érintő változások folyamatos figyelemmel kíséréséről. 12. Az osztályvezető az osztályán folyó munkát, a köztisztviselők és munkavállalók munkaköri feladatainak teljesítését kiadmányozási, láttamozási, szignálási jogkörének gyakorlása során, továbbá folyamatos tájékozódás, jelentéstétel előírása révén ellenőrzi. Gondoskodik a köztisztviselők és munkavállalók munkában töltött idejének igazolásáról, biztosítja a jelenléti ív vezetését. 13. Felelős az általa vezetett osztályon a munkafegyelem betartásáért, haladéktalanul köteles tájékoztatni a főosztályvezetőt az általa tapasztalt munkafegyelmet sértő vagy köztisztviselőhöz, illetve munkavállalóhoz nem méltó magatartásról. 14. A csoportvezetők által adott jelentéseket követően megvizsgálja az ügyintézési határidők betartását, s ennek eredményéről a főosztályvezetőt tájékoztatja, javaslatot téve az esetleges hibák felszámolására. 15. Közvetlenül ellenőrzi az osztály köztisztviselőinek és munkavállalóinak munkáját. 16. Rendszeresen köteles tájékoztatni az osztály köztisztviselőit és munkavállalóit a munkájukhoz szükséges információkról, testületi határozatokról, valamint tisztségviselői és jegyzői rendelkezésekről. 17. Közreműködik az osztály köztisztviselőinek és munkavállalóinak szakmai továbbképzése tervezésében. 18. Közreműködik a város védelmi funkcióinak betartatásában. 19. Ellátja az osztály iratkezelési feladatának irányítását, gondoskodik az osztály iratai szakszerű selejtezésének végrehajtásáról az adatvédelmi rendelkezések betartásával. 20. Részt vesz a tisztségviselők ügyfélfogadásának megtartásával kapcsolatos előkészítő munkában. 21. Ellátja a számítógépes adatnyilvántartásból és a Hivatalban használt szoftverek jogtisztaságának ellenőrzéséből az osztályra háruló feladatokat. 22. Kapcsolatot tart az osztály feladatkörét érintően az Önkormányzat gazdasági társaságai, közhasznú szervezetei, intézményei, (köz)alapítványai vezetőivel. 23. Ellátja az ügyfélszolgálatból az osztályra háruló feladatokat. 24. Ellátja az osztályt érintő pályázati eljárások előkészítéséből adódó feladatokat. 25. Elvégzi a teljesítményértékelést és a minősítés előkészítését a csoportvezetők és a közvetlen irányítása alá tartozó köztisztviselők tekintetében. 26. Gondoskodik a városvezetői értekezlet osztályára vonatkozó előterjesztéseinek elkészítéséről, a csoportvezetők tájékoztatásáról, az ott hozott döntések végrehajtásáról. 27. Gondoskodik az osztályára vonatkozó előírt határidők betartásáról. 28. Felelős az osztály köztisztviselői és munkavállalói távollétének nyilvántartásáért és annak jelentéséért.

16 29. Felelős a közvetlen irányítása alá tartozók feladatainak ellátásáért. 30. Felelős a csoportvezető feladatellátása során, vagy egyéb ellenőrző tevékenysége kapcsán feltárt hibák megoldásáért, és az ehhez szükséges munkaszervezés biztosításáért. 31. Gondoskodik a tisztségviselőkhöz érkezett beadványok megválaszolásának előkészítéséről. 32. Felelős az osztályát érintő statisztikai adatok határidőre történő szolgáltatásáért. 33. Ellátja a csoportvezetői feladatokat azokon az osztályokon ahol ilyen tisztség nincs vagy nem került betöltésre. 34. Ellátja az ISO 9001 és a CAF minőségirányítási rendszer működtetéséből adódó, az osztályra háruló feladatokat. Osztályvezető-helyettes 1. Az osztály vezetőjének felelős helyettese. 2. Összehangolja az osztályon belüli csoportok munkáját, valamint felelős a csoportok működéséért az osztályvezetőnek. 3. Segíti az osztály vezetőjének tevékenységét. Kapcsolatot tart az ügyfélszolgálattal kapcsolatban a többi osztállyal. Csoportvezető 1. A csoportvezető az osztályokon belül működő csoport felelős vezetője. 2. Felelős a csoport működéséért, a feladatkörébe tartozó ügyekért az osztályvezetőnek. 3. Irányítja, összehangolja és ellenőrzi a csoport munkáját, ennek során a csoport köztisztviselőinek és munkavállalóinak utasítást ad a munkavégzés vonatkozásában. 4. Javaslatot tesz a munkáltatói jogok gyakorlásával és humánpolitikai kérdésekkel összefüggésben az osztályvezetőnek. 5. Biztosítja a csoport munkájában a törvényességet, a gyorsaságot, a szakszerűséget, az állampolgári jogok és kötelezettségek maradéktalan érvényesülését. 6. Előkészíti a csoport feladatkörébe tartozó ügyekben a közgyűlési előterjesztéseket, beszámolókat, tájékoztatókat a Közgyűlés és szervei, valamint a tisztségviselők számára. 7. Gondoskodik a Közgyűlés rendeleteinek, továbbá a Közgyűlés és szervei határozatainak végrehajtásáról szóló beszámolók határidőre történő elkészítéséről. 8. Gyakorolja a kiadmányozási jogot a főosztály ügyrendje alapján. 9. A csoportvezető a csoportjában folyó munkát, a köztisztviselők és munkavállalók munkaköri feladatainak teljesítését kiadmányozási, láttamozási, szignálási jogkörének gyakorlása során, továbbá folyamatos tájékozódás, jelentéstétel előírása révén ellenőrzi. 10. Közvetlenül ellenőrzi a csoport köztisztviselőinek és munkavállalóinak munkáját. 11. Rendszeresen köteles tájékoztatni a csoport köztisztviselőit és munkavállalóit a munkájukhoz szükséges információkról, testületi határozatokról, valamint tisztségviselői és jegyzői rendelkezésekről. 12. Közreműködik a csoportjához tartozó köztisztviselők minősítése előkészítésében, és teljesítménye értékelésében. 13. Ellátja a csoport iratkezelési feladatának irányítását, gondoskodik a csoport iratai szakszerű selejtezésének végrehajtásáról, az adatvédelmi rendelkezések betartásával. 14. Ellátja az ügyfélszolgálatból és a pályázatok előkészítéséből a csoportra háruló feladatokat. 15. Gondoskodik a városvezetői értekezlet csoportjára vonatkozó előterjesztéseinek elkészítéséről, a köztisztviselők tájékoztatásáról, az ott hozott döntések végrehajtásáról. 16. Gondoskodik a csoportjára vonatkozó előírt határidők betartásáról. Az ügyiratok számára rendszeresített nyilvántartás alapján ellenőrzi a csoport köztisztviselői tekintetében a határidők betartását, melyről kéthavonta jelentést tesz az osztályvezető részére.

17 17. Felelős a közvetlen irányítása alá tartozók feladatainak ellátásáért. 18. Felelős a csoportjába tartozók, vagy ellenőrző tevékenysége kapcsán feltárt hibák megoldásáért, illetve a megfelelő munkaszervezésért. 19. Gondoskodik a tisztségviselőkhöz érkezett beadványok megválaszolásának előkészítéséről. 20. Felelős a csoportját érintő statisztikai adatok határidőre történő szolgáltatásáért. VI. fejezet A HIVATAL MŰKÖDÉSÉNEK SZABÁLYAI 1. Az ügyfélfogadási- és munkarendre vonatkozó rendelkezéseket az SZMSZ-ben foglaltak határozzák meg. 2. A Hivatal tevékenysége során köteles maradéktalanul betartani a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról, valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló jogszabályokat és a vonatkozó jegyzői utasításokat. 3. A polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó ügyek kiadmányozási rendjét a vonatkozó együttes polgármesteri és jegyzői utasítás határozza meg. Ennek a főosztályra, osztályra vonatkozó részletes szabályait a főosztály ügyrendje állapítja meg. 4. Az ügyiratkezelés és a bélyegzőhasználat további szabályaira a vonatkozó polgármesteri és jegyzői valamint jegyzői utasításokban foglaltakat kell alkalmazni. 5. A főosztályok feladataiknak eredményes ellátása érdekében egymással, és az osztályok a többi osztállyal jó munkakapcsolatot és együttműködést kötelesek kialakítani a Hivatal kommunikációs rendjéről szóló utasítás szerint. 6. A Hivatal feladatai ellátása során több főosztályt érintő ügy koordinálása esetén az együttes munkavégzésre kell törekedni az egységes hivatali arculat megőrzése és biztosítása érdekében. 7. Helyi önkormányzati képviselőktől, bizottsági elnököktől, részönkormányzat elnökétől, képviselőcsoportok vezetőitől származó közvetlen megkeresés (pl.: intézkedésre, munkavégzésre, ügyintézésre, a munka segítésére) csak önkormányzati ügyben, a főosztályvezetővel történő előzetes egyeztetés alapján a polgármester és a jegyző engedélyével teljesíthető. 8. A Hivatal köztisztviselői, illetve munkavállalói kötelesek jelezni a közvetlen vezetőjüknek, ha egy adott ügyben történő eljárásuk során összeférhetetlen helyzetbe kerülnének. Ilyen esetekben a főosztályvezető, osztályvezető jelöli ki az ügyben eljárót, szükség esetén a jegyző, önkormányzati ügyekben a polgármester intézkedését lehet kérni eljáró ügyintézők kijelölésére. 9. A hivatali munkavégzés során a köztisztviselőknek, illetve munkavállalóknak a lehetséges feladatvégrehajtási módok, formák közül a leggazdaságosabb és legköltségkímélőbb megoldást kell választani úgy, hogy az a legteljesebb eredményhez vezessen. 10. A Hivatal köztisztviselői és munkavállalói kötelesek folyamatosan fenntartani és továbbfejleszteni szakmai, jogi ismereteiket. E körben különösen az új jogszabályokat, a beszerzett szakkönyveket, a továbbképzéseken elhangzott új ismereteket kötelesek áttanulmányozni és alkalmazni. 11. A Hivatal köztisztviselői és munkavállalói kötelesek közreműködni a város védelmi funkciójának ellátásából adódó feladatok végrehajtásában. 12. A Hivatal szervezeti felépítése az SZMSZ-ben került meghatározásra. VII. fejezet KIADMÁNYOZÁS 1./ A polgármester saját hatáskörébe tartozó ügyekben kiadmányozási jogát fenntartja az alábbi esetekben: a./ munkáltatói, egyéb munkáltatói és egyetértési jogkör gyakorlásában,

18 b./ olyan iratok esetében, melynek címzettje: - a köztársasági elnök, - a miniszterelnök, - az Országgyűlés elnöke, - az országgyűlési biztosok, - a miniszterek, - a közigazgatási hivatalok vezetői - a megyei közgyűlés(ek) elnöke(i), - külföldi önkormányzat(ok), - nemzetközi önkormányzati szervezet(ek), c./ Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés), illetve bizottságai, településrészi önkormányzata, eseti bizottsága működésével kapcsolatos ügyekben, d./ az Önkormányzat jogi képviseletére történő meghatalmazás esetében, e./ a Közgyűlés/Önkormányzat képviselőjeként kiadmányozandó ügyekben. f./ A szociális hatósági hatáskörébe tartozó ügyek esetében meghozandó határozatot, valamint a kérelem érdemi vizsgálat nélküli elutasító, az eljárást megszüntető, és az eljárást felfüggesztő végzést érintően. 2./ Az alpolgármesterek kiadmányozási jogköre kiterjed: a./ a polgármester akadályozása esetén az 1./ pontban felsorolt ügyekre, b./ a közgyűlési döntésekben, illetve az alpolgármesterek feladatkörének szabályozásáról szóló polgármesteri utasításban meghatározott feladatokkal kapcsolatos valamennyi ügyre. 3./ A Hivatal Ügyrendjében meghatározott feladat-megosztásnak megfelelően a polgármester hatáskörébe tartozó ügyekben - az 1. pontban foglaltak kivételével - kiadmányozási joggal rendelkeznek a Hivatal jegyzője, aljegyzői, főosztályvezetői, osztályvezetői és csoportvezetői. 4./ A jegyző saját hatáskörébe tartozó ügyekben kiadmányozási jogát fenntartja az alábbi esetekben: a./ humánpolitikai ügyekben a közszolgálati szabályzatról, valamint a munkáltatói intézkedésekről szóló utasításokban a főosztályvezetőkre, osztályvezetőkre és csoportvezetőkre átruházott jogok kivételével, b./ olyan iratok esetében, melyeknek címzettje: - a köztársasági elnök, - a miniszterelnök, - az Országgyűlés elnöke, - az országgyűlési biztosok, - a miniszterek c./ a Hivatal működésének egészét érintő ügyekben, d./ a területi, vagy országos illetékességgel rendelkező közigazgatási szervektől állásfoglalás kérésekben. e./ a szociális hatósági hatáskörben méltányossági jogkörben meghozott döntéseket érintően. 5./ Az aljegyzők kiadmányozási jogköre kiterjed: a./ a jegyző akadályozása esetén a 4./ pontban felsorolt ügyekre, b./ a feladatkörükbe tartozó valamennyi ügyre.

19 6./ A főosztályvezetők kiadmányozási jogköre kiterjed a főosztály feladatkörébe tartozó valamennyi ügyre. 7./ A főosztályvezető helyettesítésével megbízott személy kiadmányozási jogköre kiterjed a főosztályvezető akadályozása esetén a főosztály feladatkörébe tartozó valamennyi ügyre. 8./ Az osztályvezetők kiadmányozási jogköre az osztály feladatkörébe tartozó ügyekre terjed ki. 9./ Az osztályvezető helyettesítésével megbízott csoportvezető vagy köztisztviselő kiadmányozási jogköre kiterjed az osztályvezető akadályozása esetén az osztály feladatkörébe tartozó valamennyi ügyre. 10./ A csoportvezetők kiadmányozási jogköre a csoport feladatkörébe tartozó ügyekre terjed ki. 11./ Az ügyintézők kiadmányozási jogköre kiterjed az ügyintézés során szükséges közbenső intézkedésekre, valamint a határozatok jogerősítő záradékkal való ellátására, kivéve az I. fejezet 1. pont utolsó francia bekezdésében felsorolt ügyintézőket, akik a munkakörükbe tartozó ügyekben az érdemi döntések tekintetében is önálló kiadmányozási jogkörrel rendelkeznek. 12./ A főosztályvezető (osztályvezető) a főosztály ügyrendjében (osztály ügyrendjében) bármelyik köztisztviselőt feljogosíthatja a főosztály, osztályok, illetve a csoportok feladatkörébe tartozó ügy kiadmányozására. A főosztályvezetők (osztályvezetők) saját hatáskörben, a főosztályi ügyrend (osztály ügyrend) mellékletében kötelesek szabályozni és folyamatosan karbantartani: a./ azon ügyek körét, amelyekben fenntartják a kiadmányozás jogát maguknak, b./ a főosztályhoz tartozó osztályvezetők és csoportvezetők által kiadmányozható ügyeket, c./ a kiadmányozásra jogosultakat akadályozásuk esetén helyettesítő személyek körét és az általuk kiadmányozható ügyeket. VIII. A Hivatal informatikai tevékenységével összefüggő feladatok és hatáskörök rendje 1.) A jegyző feladata a ) Az informatikai feladatok ellátásához szükséges szervezeti, személyi, tárgyi és anyagi feltételek biztosítása. b ) Szükség szerint intézkedés kiadása az informatikai feladatok végrehajtása érdekében. c ) Évente egy alkalommal, saját hatáskörben megtartott szemle keretében győződik meg az Informatikai Szabályzat végrehajtásáról. Szükség esetén intézkedik az esetlegesen felmerülő hiányosságok pótlásáról. A szemle kapcsán tett intézkedések végrehajtását az esedékes ellenőrzések alkalmával az informatikai csoport útján ellenőrizteti. d ) Felügyeli a Hivatal munkavállalóinak informatikai tevékenységét. Hiányosság esetén intézkedik annak megszüntetéséről.

20 e ) Intézkedik a Hivatal munkavállalóinak rendszeres és folyamatos számítástechnikai alapképzéséről és továbbképzéséről. 2.) Az informatikai csoport feladata a) A jogszabályokból és egyéb munkáltatói intézkedésekből a Hivatalra háruló informatikai feladatok ellátása. b) A jegyző hatáskörébe tartozó feladatok informatikai jellegű előkészítése, szervezése, a lebonyolításban való közreműködés. c) Informatikai témájú előterjesztések készítése, véleményezése. d) A hivatal korszerű irodatechnikai fejlesztési igényeinek összegyűjtése és szakmai véleményezése. e) A hivatali számítástechnikai eszközök és rendszerek üzemeltetésével összefüggő feladatok ellenőrzése, meglévő rendszerek fejlesztési igényeinek koordinálása. f) Üzemeltetési, támogatási és rendszerkövetési szerződések előkészítése, a megkötött szerződések ellenőrzése és teljesítésigazolásához információ nyújtása, kapcsolattartás a külső szállítók és a hivatal érintett szervezeti egységei között. g) Az elektronikus formában közzéteendő hivatali adatok, információk összegyűjtése, publikálása. h) A térinformatikai rendszer (digitális alaptérkép, közmű alaptérkép, egyesített közműnyilvántartás) változásvezetése. i) Adatszolgáltatás a térképi és műszaki hatósági dokumentumokból a hivatali társosztályok és társhatóságok részére. Debrecen, november 30. Dr. Szekeres Antal jegyző