Ásotthalom Község J e g y z ő j é t ő l 1/2009.

Átírás

1 Ásotthalom Község J e g y z ő j é t ő l 1/2009. Ügyintéző: Farkasné Kiri Klára Ikt.szám:169/2010. Véleményező Bizottság: ÜB Tárgy: A Polgármesteri Hivatal évi munkájáról szóló beszámoló Ásotthalom Község Önkormányzata K é p v i s e l ő - t e s t ü l e t é n e k Helyben Tisztelt Képviselő-testület! A Polgármesteri Hivatal munkájáról szóló beszámolót a Képviselő-testület a decemberi ülésén tárgyalta legutóbb. Tekintettel arra, hogy minden munkaterv szerinti nyílt testületi ülésen jegyzői tájékoztató keretében kap információt a Tisztelt Képviselő-testület a Polgármesteri Hivatal működésével kapcsolatos fontosabb eseményekről, intézkedésekről, jelen beszámoló a évi időszakban végzett fontosabb hivatali munkákat és folyamatokat kívánja összefoglalni. A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. (továbbiakban: Ötv.) 38. -a alapján a képviselőtestület egységes hivatalt hoz létre - polgármesteri hivatal elnevezéssel - az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. A Polgármesteri Hivatal alapvető teendői a következők: - Ellátja az önkormányzati testületi szervekhez (képviselő-testület, bizottság) kapcsolódó adminisztrációs feladatokat, az önkormányzati képviselők munkájának segítését, a vezetést segítő törzskari funkciókat, valamint a belső munkaszervezési igazgatási teendőket. - Előkészíti és végrehajtja a testületi szervek önkormányzati döntéseit, a polgármester irányítása és a jegyző operatív vezetése mellett. - Ellátja a központi állami szervek megbízásából az önkormányzat számára hatáskört megállapító jogszabályok végrehajtásaként az államigazgatási feladatokat, vagyis előkészíti döntésre az államigazgatási ügyeket és gondoskodik e döntések végrehajtásának megszervezéséről. Mint azt a törvény előírja, a Polgármesteri Hivatal azon túl, hogy államháztartás szempontjából önállóan működő és önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, egységes munkaszervezet. A törvényi szabályozás ezzel azt is biztosítja, hogy egyrészt összehangolt és hatékony munkavégzés jogi feltételei biztosítva legyenek, másrészt lehetővé teszi, hogy a hivatalok belső szervezeti egységekre tagozódjanak. A Képviselő-testület a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti felépítését, munkarendjét és ügyfélfogadási rendjét Ásotthalom Község Önkormányzata Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatának megalkotásáról szóló 30/2007.(XI.14.) rendeletének 7. számú függelékében szabályozza.

2 2 1.) A Hivatal belső szervezeti tagozódása és létszáma évben az alábbiak szerint alakult: február 15. napjától a 27/2009. (II.13.) KT határozat alapján a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése 17 főről 16 főre csökkent. A Polgármesteri Hivatalban történt átszervezések következtében megszüntethetővé vált az általános ügyintézői státusz. Az általános ügyintéző adóügyi ügyintéző lett kinevezés módosítással. Az általános ügyintéző által eddig ellátott feladatok szétosztásra kerültek, ezzel együtt új munkaköri leírások kerültek kiadásra július 01. napjától a 139/2009. (VI.24.) KT határozat alapján a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítésében olyan változás következett be, hogy a Jegyzői Titkárságról 2 fő adóügyi ügyintéző a Gazdálkodás szervezeti egységébe került át. Ezzel egyidejűleg megszüntetésre került a titkársági osztályvezetői státusz, helyette teljesen új, jogi igazgatási ügyintézői státusz került bevezetésre. Így a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítésének létszáma 16 fő maradt, mivel 1 fő vezetői állás megszüntetésre került, ugyanakkor 1 fő ügyintézővel bővült a szervezeti felépítés, de a jegyző mellett meglévő 2 fő osztályvezetői státusból már csak 1 fő gazdasági osztályvezetői státusz maradt február 16. napjától a 19/2007. (II.16.) KT határozat alapján az Önkormányzat évi költségvetéséről szóló rendelet megalkotása és végrehajtása során létszámleépítésről döntött, amelyben a Polgármesteri Titkárság 1 fő Pályázati ügyintéző munkaköre megszüntetésre került. Ezen a státuszon dolgozó munkavállaló akkor tartós távolléten (Szülési szabadság, GYED-en) volt október 1. napjával a munkavállalónk bejelentette, hogy GYES mellett 8 órában vissza kíván jönni dolgozni. Mivel egyidejűleg a gyermekgondozási segélyt is kapja így felmentési tilalom alatt áll (A Munka Törvénykönyvéről szóló évi XXII. törvény 90. (1) bekezdés e) pontja), így a munkavállalót vissza kellett venni október november decemberben a szülést követő szabadságát töltötte. A létszámleépítési döntés csak a felmentési tilalom leteltét követően kerül majd végrehajtásra, várhatóan 2011-ben től engedélyezett köztisztviselői létszám: - Jegyző: 1 fő - Polgármesteri Titkárság: 1 fő - Jegyzői Titkárság: 7 fő - Gazdálkodás: 7 fő - Összesen: 16 fő A pénzügyi ellenőrzési feladatokat évtől a Homokháti Kistérségi Többcélú Társulásának Munkaszervezete látja el. A gyámhivatali és a kiemelt építésügyi hatáskörök ellátása Mórahalom Város Polgármesteri Hivatalán keresztül történik. A hivatali munkavégzésre jellemző fő, számszerűsíthető mutatók az alábbi táblázatokban kerülnek bemutatásra évre vonatkozóan: Az ügyforgalom alakulása évben: Megnevezés (db) Iktatott ügyiratok száma: Ebből: alapszámon 4012 alszámon Határozattal elintézett ügyek: 1805 Ebből: államigazgatási 1232

3 3 önkormányzati hatósági 573 Egy ügyintézőre jutó ügyiratok száma: 1082 Jogorvoslatok száma: 2 Ebből: I. fokú döntés helyben hagyva 2 II. fokú döntés megváltoztatás - I. fokú döntés megsemmisítés - Igazgatás: e.) Gazdálkodás: - Könyvelési tételek, naplók szerinti bontás figyelembevételével: Ügyiratok száma: Vezetett analitikák száma: 64 f.) Egyéb: - Vagyonnyilatkozatok száma: Köztisztviselők - Polgármester és Képviselők - Egyéb kötelezetti kör - Kötelező statisztikai adatszolgáltatások száma: 42 - Szabályozatok: 31 - Teljesítményértékelés: 15 - Minősítés: 4 g.) A testületi, bizottsági feladatok hivatali segítése: évben - Képviselő-testületi ülések száma: 22 - Bizottsági ülések száma: 75 - Megalkotott rendeletek száma: 33 - Hozott határozatok száma: 815 = Képviselő-testület: 292 = Bizottság: A fenti államigazgatási és önkormányzati működést bemutató adatok elemzéséből a következő főbb jellemzők vonathatóak le: - Az ügyiratforgalom számát, amely legjobban kifejezi a Hivatalban az ügyintézést, az jellemzi, hogy évről évre nő. Ennek egyik legjellemzőbb mutatója az egy ügyintézőre jutó ügyiratok számának az alakulása, amelyek nyomon követhetőek a táblázatok adataiból. - A táblázat adatai alapján kimutatható, hogy a Polgármesteri Hivatal szabályzatainak száma jelentősen megnövekedett. A szabályzatokat a jogszabályi változásoknak megfelelően aktualizáljuk. A Képviselő-testület SZMSZ-e, illetve a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-e is több alkalommal módosításra került a 2009-es évben is. A vagyonnyilatkozat-tételi szabályok is nagymértékben megváltoztak. Ez alapján külön-külön szabályzatot kellett kiadni a köztisztviselők, illetve az egyéb kötelezetti kör vagyonnyilatkozat-tételére vonatkozóan. A már meglévő Adatvédelmi Szabályzatot ennek megfelelően aktualizálni kellett. Új Közérdekű adatok, és Közzétételi Szabályzat került kiadásra már 2008-ban. Az informatika rohamos fejlődésével és térnyerésével szükséges volt megalkotni az új Informatikai Biztonsági Szabályzatot. Több gazdálkodással öszszefüggő szabályzat pedig a jogszabályi változások miatt került aktualizálásra. Így a Gépjármű üzemeltetési szabályzat, Leltárkészítési és leltározási szabályzat, Önköltség számítási szabályzat, Felesleges vagyontárgyak selejtezésének és hasznosításának szabályzata, Pénz és értékkezelési szabályzat, Számviteli Politika. A köztisztviselőket érintő juttatási rendszer megváltozása hozta

4 4 magával, hogy január 1. napjával új cafeteria rendszert kellett kidolgozni, melyet a Közszolgálati Szabályzatban kellett leszabályozni. - A Hivatalban es évben is nagymértékű fluktuáció következett be, amelyek a hivatali munka során jelentős többletfeladatot jelentettek. A gazdasági osztályvezető szülési szabadsága miatt a helyettesítés megoldása. A titkársági osztályvezető távozása utána szervezeti felépítés átalakulását követően megszüntetésre került egy vezetői szint, és helyette egy teljesen új jogi igazgatási ügyintézői állásra pályáztattunk, melyet július 7-től tölt be a nyertes pályázó. Új jogviszonyok: 2009-ben: 2 fő Megszűnt jogviszonyok: 2009-ben: 4 fő - A folyamatos központi szintű jogalkotási folyamatokat, a jogszabályok szinte folyamatos változását próbáljuk a köztisztviselőkkel együtt folyamatosan követni, az ehhez kapcsolódó helyi szintű jogalkotási vagy jogszabály módosítási kötelezettségeinknek igyekszünk minél rövidebb határidőben eleget tenni. Ennek eredményeként 2009 évben 32 helyi rendelet került megalkotásra. - Ásotthalom Község Önkormányzata vonatkozásában az Általános közzétételi lista elkészült, mely az Önkormányzat honlapján is közzétételre került, az erre irányuló kötelezettségének az Önkormányzat eleget tett. A folyamatos karbantartása nagy energiákat vesz el a helyi informatikáért felelős ügyintéző napi munkájából. - Az állampolgárok tájékozódását elősegítendő a törvény előírja, hogy a gazdasági és közlekedési miniszter egységes közadatkeresőt működtet. Ásotthalom Község Polgármesteri Hivatalának rekordjai feltöltésre kerültek a közadatkereső rendszerbe, az erre irányuló kötelezettségének az Önkormányzat eleget tett. - Az Ötv. rendelkezései alapján a Hivatal feladata a Képviselő-testület, a bizottságok működésének a biztosítása az adminisztrációs feladatok kiszolgálása. Ez a munka nehezen lenne számszerűsíthető, éppen ezért azokat a főbb jellemzőket tüntettem fel a beszámolóban, amelyek legjobban jellemzik a testületi és a bizottsági működést január 1. napjától a Rendelkezésre állási támogatásra jogosultak körét megcélozva elindult az Út a munkába nevű program, amely a korábbi közcélú foglalkoztatást váltotta fel. Erre a programra közfoglalkoztatási tervet kellett készíteni, melyet előzetesen a Munkaügyi Központ, és a Helyi Szociális Kerekasztal is véleményezett, majd pedig a Képviselő-testület fogadott el. 2.) A Hivatal személyi és tárgyi feltételei, a feladatellátás szervezeti tapasztalatai a.) Személyi feltételek A Hivatal köztisztviselőinek szakmai összetétele a következőképpen alakul: Iskolai végzettség szerinti bontás Felsőfokú végzettségű: 7 fő Középfokú végzettségű: 9 fő Ebből záróvizsgával ren- 1 fő

5 5 delkezik: Összesen: 16 fő Vezetői szintek szerint jegyző 1 fő Vezetői megbízással rend. 1 fő Egy köztisztviselőnk sikeresen befejezte a felsőfokú tanulmányait, és átsorolhatóvá vált az I-es besorolásba. A köztisztviselők végzettsége megfelel a munkaköri leírásukban rögzített feladatok ellátásához előírt Kormány rendeletben foglaltaknak. Közigazgatási alap és szakvizsga kötelezettségnek a köztisztviselők határidőben eleget tettek, illetve tesznek. A közigazgatási alapvizsgát december 01-től felváltja a közigazgatási versenyvizsga, amely már nem a köztisztviselői pályán bennmaradás feltétele, hanem eleve a köztisztviselői kinevezés feltételeként jelenik meg. Ezért a már felvett köztisztviselőink beiskolázásra kerültek, és 2 fő sikeresen letette a közigazgatási alapvizsgát. Közigazgatási szakvizsgát 2009-ben 3 fő teljesített őszén minden köztisztviselő részt vett a Dél-alföldi Regionális Államigazgatási Hivatal által szervezett A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL törvény (Ket.) változásával kapcsolatos továbbképzéseken. Munkakörtől függően egy vagy két napos képzésen segítették a köztisztviselők munkáját a jogszabály-változással kapcsolatos magyarázatokkal. b.) Tárgyi feltételek Általánosságban megállapítható, hogy Hivatalunk rendelkezik a munkavégzéshez feltétlenül szükséges számú irodával, bútorzattal. A Hivatal akadály-mentesítése pályázati erőből megvalósításra került. Szükség lenne azonban egy olyan megfelelő biztonsági feltételekkel rendelkező helyiség biztosítására, amelyben a felszaporodott, és nem selejtezhető iratanyagot, és alkalmanként a lefoglalt tárgyakat tudnánk elhelyezni. A fenti beszámolóban leírtak alapján összegezve megállapítható, hogy a Polgármesteri Hivatal a Képviselő-testület melletti előkészítő és végrehajtó, valamint a hatósági és igazgatási munkák ellátása során az elvárható legmagasabb színvonalon végzi munkáját. A Hivatali munka során 2 fellebbezés érkezett. Az egyik az aktív korúak ellátására vonatkozóan került benyújtásra, melynek során a másodfokú eljárás az elsőfokú döntést helybenhagyta. A másik fellebbezés közgyógyellátásra vonatkozóan került benyújtásra, a másodfokon eljáró szerv döntésünket jóváhagyta, azonban határozatunkat kiegészítette a szakhatósági állásfoglalás rendelkező részének szó szerinti átvételével es évben a Hivatal munkáját illetően 2 ellenőrzés került lefolytatásra. Egyik az APEH által az eljárási illetékekkel kapcsolatosan az ellenőrzés hiányosságot nem tárt fel. Másik a Dél-alföldi Regionális Államigazgatási Hivatal az anyakönyvi igazgatás tekintetében. A Polgármesteri Hivatalban történt ellenőrzések során a Hivatal munkáját megfelelőnek találták, nem tártak fel a Hivatal működésével kapcsolatosan súlyos problémát, jogszabálysértő eljárási gyakorlatot. A fentieken túl igen fontos lenne a köztisztviselők szakmai továbbképzését szolgáló intézkedési terv kidolgozása, ez már az előző beszámolóban is felmerült. A szűkös anyagi helyzetet, illetve az ennek folytán kialakult gyakorlatot tekintve azonban az ingyenes oktatások lehetőségeit tudjuk csak a jövőben is kihasználni. Ennek megfelelően a Dél-alföldi Regionális Államigazgatási Hivatal által szervezett ingyenes oktatásokon a dolgozóink minél nagyobb részvétele tűzhető ki igen szerény célul a közeljövőre nézve.

6 6 Fentiek alapján, kérem a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy a beszámolómat szíveskedjen megvitatni, és meghozni az alábbi határozatot: /2010. (I.20.) KT határozat Tárgy: A Polgármesteri Hivatal évi munkájáról szóló beszámoló az önkormányzati célok megvalósításának tükrében H a t á r o z a t Ásotthalom Község Önkormányzata Képviselő-testülete (továbbiakban: Képviselő-testület) megtárgyalta Dr. Karsai Éva jegyző tárgyi előterjesztését és a következő határozatot hozza: 1.) A Képviselő-testület a Polgármesteri Hivatal évi munkájáról szóló beszámolóját elfogadja. A Képviselő-testület a határozat végrehajtásáról külön jelentést nem kér. Határidő: január 22. Felelős: Dr. Karsai Éva jegyző Határozatról értesül: 1.) Petró Ferenc polgármester 2.) Dr. Karsai Éva jegyző, általa az osztályvezető 3.) Irattár Ásotthalom, január Dr. Karsai Éva jegyző