PACSA VÁROS ÖNKORMÁNYZAT 96/2015. SZABÁLYZATA

Átírás

1 PACSA VÁROS ÖNKORMÁNYZAT 96/2015. SZABÁLYZATA KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT Érvényes :2014.október 15-től Jóváhagyta: Kelemen Tamás polgármester

2 KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT A közbeszerzések törvényes és ésszerű módon történő felhasználásának, a közpénzből megvalósított beszerzések átláthatóságának és az esélyegyenlőségen alapuló verseny megvalósulásának elősegítésére Pacsa Város Önkormányzata képviselő-testülete az alábbi közbeszerzési szabályzatot alkotják: 1. A Közbeszerzési Szabályzat célja I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Jelen Közbeszerzési Szabályzat (továbbiakban: szabályzat) célja, hogy a közbeszerzésekről szóló évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 22. (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően rögzítse a Pacsa Város Önkormányzat közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, vagy az eljárásba bevont személyek, vagy szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, ezen belül különösen az eljárás során hozott döntésekért felelős személy(eke)t, vagy testületeket. 2. A szabályzat hatálya A szabályzat személyi hatálya kiterjed a Pacsa város Önkormányzatának valamint a Pacsai Közös Önkormányzati Hivatal dolgozóira, az önkormányzat nevében eljáró személyekre, lebonyolító szervezetekre és mindazokra akik a közbeszerzési eljárás előkészítésében, lebonyolításában részt vesznek. A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed minden olyan a közbeszerzés tárgyát képező- árubeszerzésre, építési beruházásra, építési koncesszióra, szolgáltatás-megrendelésére és szolgáltatási koncesszióra, amelyek vonatkozásban a Kbt. Versenyeztetést ír elő, továbbá ha a közbeszerzési értékhatások azt kötelezővé teszik és az Önkormányzat az ajánlatkérő. A szabályzat hatálya alá tartozik az Önkormányzat valamennyi költségvetési intézménye, önkormányzati többségű gazdasági társaságok, közalapítványok, beszerzései ( továbbiakban: ajánlatkérő), amennyiben azok értéke eléri vagy meghaladja a hatályos jogszabályokban meghatározott értékhatárokat. 3. A közbeszerzési szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések: A szabályzat hatálya kiterjed minden olyan árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelése, szolgáltatási koncesszióra amelynek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja az éves költségvetési törvényben meghatározott közbeszerzési értékhatárokat. Ha a szerződés több - különböző típusú, egymással szükségszerűen összefüggő közbeszerzési tárgyat tartalmaz, akkor a szerződést a meghatározó értékű közbeszerzési tárgy szerint kell minősíteni. Szolgáltatás megrendelésének minősül az a szerződés, amelynek a tárgya áru beszerzése és szolgáltatás megrendelése, ha a szolgáltatás értéke meghaladja az árubeszerzés értékét. a.) Árubeszerzés Az árubeszerzés olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak - vételi joggal vagy anélkül történő - megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is.

3 b) Építési beruházás Az építési beruházás olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az ajánlatkérő részéről: a) a Kbt. 1. mellékletben felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; b) építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; c) az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, vagy módon történő kivitelezése. c) Építési koncesszió Az építési koncesszió olyan építési beruházás, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt, ahol a hasznosításhoz kapcsolódó kockázatokat teljes egészében vagy legalább jelentős részben a nyertes ajánlattevő viseli. d) Szolgáltatás megrendelése A szolgáltatás megrendelése - árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő - olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az ajánlatkérő részéről. e) Szolgáltatási koncesszió A szolgáltatási koncesszió olyan szolgáltatás megrendelés, amelynek alapján az ajánlatkérő a szolgáltatás nyújtásának jogát (hasznosítási jog) meghatározott időre átengedi, és ellenszolgáltatása a hasznosítási jog vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt, ahol a hasznosításhoz kapcsolódó kockázatokat teljes egészében vagy legalább jelentős részben a nyertes ajánlattevő viseli. 4. A közbeszerzés értékének (becsült érték) meghatározása A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, vagy kínáltáltalános forgalmi adó nélkül számított a Kbt okban foglaltakra tekintettel megállapított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (továbbiakban: becsült érték). A közbeszerzés megkezdésén a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladásának időpontját, a közvetlen részvételi felhívás megküldésének időpontját, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében pedig az ajánlattételi felhívás megküldésének, ennek hiányában a tárgyalás megkezdésének időpontját kell érteni. Egybe kell számítani azon hasonló áruk beszerzésére vagy szolgáltatások megrendelésére irányuló szerződések értékét, amelyekkel kapcsolatban a beszerzési igény egy időben merült fel, valamint az ugyanazon építési beruházás megvalósítására irányuló szerződések értékét. A közbeszerzési értékhatárok: - az Európai Unió joga által meghatározott közbeszerzési értékhatárok (a továbbiakban: uniós értékhatárok); - a költségvetési törvényben nemzeti értékhatárokként meghatározott közbeszerzési értékhatárok (a továbbiakban: nemzeti értékhatárok). a) Az uniós értékhatárokat időszakonként az Európai Bizottság állapítja meg és teszi közzé az Európai Unió Hivatalos Lapjában.

4 b) Az egyes beszerzési tárgyakra meghatározott nemzeti értékhatárokat a költségvetési törvényben minden évben meg kell határozni. Az egyes beszerzési tárgyakra meghatározott uniós értékhatárokat, tekintettel az értékhatárokra vonatkozó európai uniós jogi aktusokra, a költségvetési törvényben minden évben meg kell határozni. c) Az egyes beszerzési tárgyakra vonatkozó uniós értékhatárokat, valamint a nemzeti értékhatárokat a Közbeszerzési Hatóság a Közbeszerzési Értesítőben minden év elején közzéteszi. d) A Kbt. Előírásainak megkerülése céljából tilos a közbeszerzést részekre bontani. II. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS RENDJÉNEK SZABÁLYOZÁSA 5. Az adott évre vonatkozó közbeszerzések tervezése A Kbt. 33. (1) bekezdése alapján a központosított közbeszerzés során az ajánlatkérésre feljogosított szervezetet - a költségvetési év elején, legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) kötelesek készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseikről. A éves összesített közbeszerzési tervet Pacsa Város Önkormányzat költségvetés tervezetével egyidejűleg a Körjegyzőség Gazdasági Irodája köteles elkészíteni minden év március 31. napjáig A közbeszerzési tervet az ajánlatkérőnek legalább öt évig meg kell őriznie. A közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési terv elkészítése előtt az ajánlatkérő indíthat közbeszerzési eljárást, amelyet a tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Az ajánlatkérő továbbá a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. A Közbeszerzési terv közzétételére a helyben szokásos módon (honlap, hirdetőtáblán) kerül sor. A Kbt. 31. (3) bekezdése alapján a közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. Az éves összesített közbeszerzési tervekben fel kell tüntetni az ajánlatkérő megnevezését, a beszerzés tárgyát, annak a költségvetésben szereplő nevesítését, az eljárás fajtáját, a becsült értékét, a közbeszerzési eljárás megindításának és befejezésének várható időpontját, a várható teljesítési határidőt, a témafelelőst, vagy projekt menedzsert. A Közbeszerzési Testület az éves összesített Közbeszerzési Tervet véleményezi és jóváhagyásra javasolja. Az ajánlatkérő szerv a közbeszerzési tervet köteles megküldeni a Közbeszerzési Hatóságnak valamint a jogszabály által az ajánlatkérő ellenőrzésére feljogosított szervek részére azok kérésére. A közbeszerzési terv megőrzéséért, és az abba történő betekintés lehetővé tételéért a Gazdasági Iroda a felelős. A közbeszerzési tervbe való betekintést munkaidőben a Gazdasági Irodának kell biztosítani.

5 Előzetes összesített tájékoztató: Az ajánlatkérő a Kbt. 32. alapján előzetes összesített tájékoztatót készíthet az adott évre vagy az elkövetkező legfeljebb 12 hónapra az összes árubeszerzéseiről ha annak becsült összértéke eléri vagy meghaladja az uniós értékhatárt illetve a Kbt. 3. melléklete szerinti összes szolgáltatás megrendeléséről, ha annak becsült összértéke eléri vagy meghaladja az uniós értékhatárt a Kbt. ban szereplő kivételekkel. Az előzetes összesített tájékoztatót együttesen és külön-külön is el lehet készíteni. Éves statisztikai összegzés: Az ajánlatkérőnek a Kbt. ben valamint külön jogszabályban meghatározottak szerint éves statisztikai összegzést kell készítenie, melyet a Közbeszerzési hatóságnak meg kell küldenie. 4. melléklete szerinti jogi szolgáltatás megrendelése 6. Közbeszerzési eljárás fajtái ( az alkalmazandó eljárásrend) Az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzésekre a Kbt. Második részér, az uniós értékhatásokat alatti és egyben nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre a Kbt. Harmadik részét alkalmazva kell eljárni. Az nemzeti eljárásrend hatálya alá tartozó közbeszerzések megvalósításakor: a) A Kbt ban meghatározott esetben és módon szabadon kialakított eljárást folytat le, vagy b) a törvény Második Részében meghatározott szabályok szerint jár el a Kbt ban foglalt eltérésekkel A közbeszerzési eljárás során nem lehet áttérni az egyik eljárási fajtáról a másikra: A közbeszerzési eljárás fajtái: a) nyílt b) meghívásos c) tárgyalásos eljárás d) versenypárbeszéd a) A nyílt eljárás olyan, egy szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amelyben minden érdekelt gazdasági szereplő ajánlatot tehet. A nyílt eljárás ajánlati felhívással indul. A nyílt eljárásban nem lehet tárgyalni. b) A meghívásos eljárás olyan, két szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amelynek első részvételi szakaszában az ajánlatkérő a részvételre jelentkezőnek a szerződés teljesítésére való alkalmasságáról vagy alkalmatlanságáról dönt. Az eljárás második, ajánlattételi szakaszában csak az ajánlatkérő által alkalmasnak minősített és ajánlattételre felhívott részvételre jelentkezők tehetnek ajánlatot. Az eljárásban nem lehet tárgyalni. c) A tárgyalásos eljárás során az ajánlatkérő szerv az általa kiválasztott egy vagy több ajánlattevővel tárgyal a szerződés feltételeiről. d) A versenypárbeszéd során az ajánlatkérő a Kbt. előírásainak megfelelően kiválasztott részvételre jelentkezőkkel párbeszédet folytat a közbeszerzés tárgyában, a szerződés típusának és feltételeinek pontos meghatározása érdekében, majd ajánlatot kér. 7. A közbeszerzési eljárás előkészítése, adminisztráció A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont

6 személyeknek, szervezeteknek megfelelő a közbeszerezés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi-szakértelemmel kell rendelkezniük. A Jegyző gondoskodik a felhívás és az ajánlatkérési dokumentáció elkészítéséről és rendelkezésre állásáról. Szükség szerint közbeszerzési tanácsadó vagy külső szervezet segítségét is igénybe lehet venni. Minden közbeszerzési eljárást a Kbt. 34. szerint az előkészítéstől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig írásban vagy az eljárási cselekmények elektronikus gyakorlása esetén külön elektronikusan dokumentálni kell. Az ajánlatkérő jogait és kötelezettségeit az érintett szerv nevében annak vezetője gyakorolja. Az ajánlatkérő köteles az alábbi adatokat, információkat, dokumentumokat, ha rendelkezik honlappal, saját honlapján, ha nem rendelkezik honlappal a Közbeszerzési Hatóság vagy a fenntartó honlapján közzétenni: - közbeszerzési tervet valamint annak módosítását - a Kbt. 9. (1) bekezdés k) pontja alkalmazásával megkötött szerződéseket, - az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos Kbt. 79. (29 bekezdése szerinti adatokat, - a közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában: 1.) a kérelem a Kbt-ben meghatározott adatai ( Kbt (9) bekezdés) 2.) a Közbeszerzési Döntőbizottság szerzősé megkötését engedélyező végzését ( kbt (4) bekezdés) - a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések - a szerződés teljesítésére vonatkozó következő adatokat: hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre, a szerződő felek megnevezését, azt, hogy a teljesítés szerződésszerű volt-e, a szerződés teljesítésének az ajánlatkérő által elismert időpontját továbbá az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét - külön jogszabályban meghatározott éves statisztikai összegzést Az adatok közérdekből nyilvános adatok, azok nyilvánosságra hozatala üzleti titokra hivatkozással nem tagadható meg. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától, a szerződés teljesítésével kapcsolatos összes iratot a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, az iratokat annak- bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálat- jogerős befejezéséig, de legalább öt évig meg kell őrizni. A beérkező dokumentumokat az iratkezelési szabályzatba foglaltak szerint iktatni kell. 8. A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyekre, szervezetekre vonatkozó szabályok A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az szerv nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek és szervezetek megfelelő közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük. A ajánlatkérő a meghatározott szakértelemmel rendelkező,legalább háromtagú bírálóbizottságot köteles létrehozni az ajánlatoknak az ajánlatoknak az elbírálására. A bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot az ajánlatkérő nevében a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó Képviselő-testület részére. A bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezi a tagok indokloással ellátott bírálati lapjai. Az árajánlatkérő nevében az eljárást lezáró döntést meghozó személy nem ( polgármester, Képviselőtestületi tag, intézményvezető ) nem lehet a bírálóbizottság tagja. Testületi döntéshozatal esetén a

7 döntéshozó kizárólag tanácskozási joggal rendelkező személyt delegálhat a bírálóbizottságban. Testületi döntéshozatal esetében név szerinti szavazást kell alkalmazni. Összeférhetetlenségi okok és a titoktartási kötelezettség A Kbt. 24. alapján összeférhetelen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában az árajánlat kérő nevében olyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlása bármely okból, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes.és, hogy az eljárás során tudomásukra jutott információkkal, adatokkal az ajánlattevőket nem segítik és azokat az eljárás befejezése előtt és azt követően jogosulatlan személy tudomására nem hozzák. Az ajánlatkérő nevében eljáró és az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e a Kbt. alapján az összeférhetetlenség. A nyilatkozatot szükség esetén (az ajánlattevők személyének megismerése után -) az ajánlatok bontását követően meg kell erősíteni Az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat mintája jelen szabályzat 2.mellékletét képezi. A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyek az eljárás folyamán titoktartásra kötelesek, az ajánlati felhívás, illetve a dokumentáció feltételeivel kapcsolatban az ajánlattevőkkel külön megbeszéléseket nem folytathatnak. Vonatkozik ez az adminisztrációs feladatokat ellátókra is, akik a közbeszerzési eljárással kapcsolatban felvilágosítást vagy tájékoztatást nem adhatnak. Közbeszerzések tisztaságának és alapelveinek betartását biztosító szabályok Az ajánlatkérő közbeszerzési eljárásban résztvevő alkalmazottja és az adott közbeszerzési eljárás előkészítésébe, illetve lefolytatásába bármilyen módon bevont személy haladéktalanul köteles írásban részletesen tájékoztatni a Polgármestert, ha egy adott közbeszerzési eljárás tekintetében bárki részéről, bármilyen, az eljárás tisztaságát veszélyeztető és a Kbt- ben meghatározott alapelveket megsértő cselekményt észlel. A Polgármester az ilyen bejelentést haladéktalanul kivizsgáltatja és megteszi a szükséges lépéseket. 9. A közbeszerzési feladatok teljesítése A közbeszerzési feladatok teljesítése az alábbi szervezeti szinteken történik: I. szint IRÁNYÍTÁS, KONCEPCIÓK KIALAKÍTÁSA, FELSŐ SZINTŰ DÖNTÉSEK, ELLENŐRZÉSEK II. szint SZERVEZÉS, ELŐKÉSZÍTÉS, A MEGVALÓSÍTÁS FELTÉTELEINEK BIZTOSÍTÁSA, KÖZÉPSZINTŰ DÖNTÉSEK

8 III. szint ELŐKÉSZÍTÉS, VÉGREHAJTÁS, ADMINISZTRÁCIÓ I. szint: irányítás, koncepciók kialakítása, felső szintű döntések, ellenőrzések jóváhagyja a Közbeszerzési Szabályzatot és annak szükséges módosítását (Gazdasági- Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság ), felelősséggel tartozik azért, hogy az önkormányzat a beszerzései során a Kbt. rendelkezései szerint járjon el (jegyző), biztosítja az eljárások személyi, tárgyi, technikai és pénzügyi feltételeit (polgármester és jegyző), az éves közbeszerzési terv jóváhagyásával meghatározza az éves közbeszerzési feladatokat (Gazdasági- Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság ), jóváhagyja az előzetes összesített tájékoztatót, az ajánlati felhívást, az ajánlattételi felhívást, a részvételi felhívást és a dokumentációt (Gazdasági- Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság /polgármester/), dönt az egyes eljárások megindításáról (polgármester), a munkacsoport, mint Bíráló Bizottság előzetes szakvéleménye és döntés-előkészítő javaslata alapján meghozza a közbeszerzési eljárást lezáró döntést (képviselő-testület/ Gazdasági- Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság ), ellenőrzi a közbeszerzési eljárások lefolytatásának jogszabályi megfelelőségét, kivizsgálja a szabálytalan, vagy a közbeszerzési eljárás tisztaságát sértő eseteket és megteszi a szükséges intézkedéseket (jegyző), elrendeli a központi költségvetési szervek központosított közbeszerzéseihez való csatlakozást (polgármester), jóváhagyja az egyes eljárások belső felelősségi rendjét. a közbeszerzés tárgyától függően egyes eljárásokban eljáró személynek kijelölheti a Gazdasági Iroda vezetőjén kívül a Hivatal más köztisztviselőjét is. Ebben az esetben az eljáró személy és az eljárásban résztvevő szakember feladatait egyedileg meghatározza. (jegyző) engedélyezi a közbeszerzési eljárás külső szervezettel történő lebonyolítását, illetve közbeszerzési tanácsadó, külső szakértő és/vagy jogi tanácsadó bevonását, illetve az önkormányzat nevében megköti a feladatra a megbízási szerződést (Gazdasági- Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság /polgármester és jegyző). felelős: polgármester és/vagy jegyző II. szint: szervezés, előkészítés, a megvalósítás feltételeinek biztosítása, középszintű döntések meghatározza a Közbeszerzési Testület SZMSZ-ét. az éves költségvetési rendelet elfogadása után javaslatot tesz a döntéshozónak a közbeszerzési terv elfogadására, javaslatot tesz a közbeszerzési tanácsadó és/vagy a jogi tanácsadó bevonására különösen indokolt nagy összegű vagy összetett feladat megvalósítására irányuló esetekben előkészíti, és jóváhagyásra előterjeszti a közbeszerzési eljárás külső szervezettel történő lebonyolításának engedélyezését, jóváhagyja a kiválasztott közbeszerzési eljárás fajtáját, az előzetes összesített tájékoztatót, az ajánlati, az ajánlattételi és a részvételi felhívást, valamint a dokumentációt, különös tekintettel a beszerzésre vonatkozó pénzügyi, számviteli, műszaki, szakmai és jogi követelményrendszert, ezen belül az elbírálás szempontjait, jóváhagyja az egyes közbeszerzések forgatókönyvét

9 véleményezi és döntésre előterjeszti a munkacsoport, mint Bíráló Bizottság előzetes szakvéleményét, jóváhagyja az ajánlattételre felkérhető vállalkozók nevét javaslatot tesz a központi költségvetési szervek központosított közbeszerzéseihez való csatlakozásra közreműködik a jogorvoslati eljárásokban, elkészíti a közbeszerzési eljárás lefolytatására megbízott külső szakértőkkel, megbízott személyekkel, vagy gazdálkodó szervezetekkel kötendő megállapodásokat, felelős: Közbeszerzési Testület III. szint: előkészítés, végrehajtás, adminisztráció határidőre összeállítja a Gazdasági Iroda feladatkörébe tartozó beszerzésekről az éves közbeszerzési tervet és gondoskodik annak folyamatos aktualizálásáról, a tervezett beszerzések vonatkozásában az éves közbeszerzési tervben meghatározza az egybeszámítási kötelezettségnek megfelelő közbeszerzéseket, az előzetes összesített tájékoztató közzétételéhez adatot szolgáltat ellenőrzi a beszerzés éves közbeszerzési tervben való szereplését, a becsült érték kiszámítását, a szükséges műszaki tervdokumentációk és hatósági engedélyek meglétét, amelynek megtörténtét szignójával igazolja, megvizsgálja, hogy az éves közbeszerzési tervben helyesen került-e meghatározásra az eljárás fajtája, javaslatot tesz a témafelelősre, gondoskodik az éves statisztikai összegezés összeállításáról gondoskodik a közbeszerzési eljárások határidőben történő megindításáról, figyelemmel kíséri a közbeszerzések időarányos indítását, lefolytatását. felelős: Gazdasági Iroda vezetője összeállítja az ajánlatkérő éves közbeszerzési tervét és gondoskodik annak jóváhagyatásáról és közzétételéről, valamint a folyamatos aktualizálásáról, a Kbt-ben előírt módon összeállítja és elkészíti az előzetes összesített tájékoztatót, a Kbt-ben előírt módon összeállítja és elkészíti és közzéteszi az éves statisztikai összegezést, az éves közbeszerzési terv alapján figyelemmel kíséri az ajánlatkérő éves közbeszerzési eljárásainak indítását, az eljárás fajtájának kiválasztására vonatkozó korábban meghozott döntést felülvizsgálja, megszervezi a közbeszerzési eljárások dokumentumainak véleményezéséhez szükséges testületi üléseket, / munkacsoport, Közbeszerzési Testület, Gazdasági- Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság / elkészíti a szükséges háttér-dokumentációkat (meghívó és a dokumentumok megküldése, jegyzőkönyvek, emlékeztetők elkészítése), javaslatot tesz a központi költségvetési szervek központosított közbeszerzéseihez való csatlakozásra, gondoskodik a Közbeszerzési Szabályzat folyamatos aktualizálásáról, gondoskodik arról, hogy a Közbeszerzési Szabályzat, valamint a Közbeszerzések Tanácsa ajánlásai és tájékoztatói elektronikus úton hozzáférhetők legyenek, nyilvántartást vezet az önkormányzat lefolytatott közbeszerzési eljárásairól és 5 évig megőrzi azokat,

10 összeállítja a munkacsoport tagjai és témafelelős és eljáró személy II. közreműködésével az adott közbeszerzési eljárás forgatókönyvét, a belső felelősségi rendjét, közbeszerzési dokumentációt, gondoskodik arról, hogy a felelősségi rendről szóló dokumentumot szignójával lássa el a jegyző (távollétében az aljegyző), az egyéb dokumentumokat pedig a munkacsoport tagjai, megszervezi a benyújtott ajánlatok átvételét és a bontási eljárást, közreműködik az ajánlattevők részére a kiegészítő tájékoztatás megadásában, a kérdések megválaszolásában, részt vesz a Képviselő-testület, és Közbeszerzési Testület, valamint a Gazdasági- Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság ülésén, távolléte esetén a helyettesítéséről gondoskodik, megszervezi az eljárás eredményének kihirdetését, biztosítja és lebonyolítja az eljárás eseményeit (bontás, értékelés, eredményhirdetés, szerződéskötés), szignálja a közbeszerzési eljárást lezáró döntés alapján kötendő szerződést, elkészíti a témafelelős adatszolgáltatása alapján az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót és az összegzést, intézkedik a tájékoztató közzétételéről, illetve az összegzés megőrzéséről, elkészíti a szerződés teljesítéséről szóló hirdetményt, intézkedik annak közzétételéről, gondoskodik a közbeszerzési eljárásban résztvevők összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatának beszerzéséről, elkészíti a közbeszerzési eljárás lefolytatására megbízott külső szakértőkkel, megbízott személyekkel, vagy gazdálkodó szervezetekkel kötendő megállapodásokat, felelős: Gazdasági Iroda vezetője/ eljáró személy I. a munkacsoportban tagként az eljáró személy, a témafelelős, a közgazdasági szakember vesz részt, szükség szerint a beszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező szakember, a munkacsoport minden tagja: részt vesz az ajánlati, az ajánlattételi és a részvételi felhívás, valamint a dokumentáció összeállításában, elvégzi az ajánlatok jogi, pénzügyi-gazdasági, műszaki-szakmai szempontból történő kiértékelését, részt vesz a bíráló bizottság szakvéleményének összeállításában, részt vesz a Képviselő-testület ülésén, távolléte esetén a helyettesítéséről gondoskodik, a közbeszerzési eljárásban keletkezett valamennyi dokumentumot szignójával látja el. ellenőrzi a szükséges műszaki tervdokumentációk és hatósági engedélyek meglétét, kezdeményezi a külső szakértők eljárásba való bevonását, felelős: munkacsoport meghatározza az egyes eljárásokban az ajánlattevő és/vagy alvállalkozójának műszaki, illetve szakmai kizáró feltételeit és az alkalmasságok igazolási módjait, közreműködik a dokumentáció összeállításában, különösen annak műszaki, szakmai tartalmának meghatározásában, és az ehhez kapcsolódó szerződéses feltételek meghatározásában, részt vesz az ajánlatok kiértékelésében és a bíráló bizottság szakvéleményének összeállításában, részt vesz a kétszakaszos közbeszerzési eljárás ajánlattételi szakaszában az ajánlattevőkkel a tárgyalás lebonyolításában, kiegészítő tájékoztatást ad az ajánlattevőknek, lebonyolítja a helyszíni bejárást, és/vagy a konzultációt,

11 részt vesz a Közbeszerzési Testület, Gazdasági- Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság ülésén, távolléte esetén gondoskodik helyettesítéséről, szignálja a közbeszerzési eljárást lezáró döntés alapján kötendő szerződést, a döntés után figyelemmel kíséri a megkötött szerződés teljesítését az átadás-átvételig, illetve a jótállási időtartam lejártáig, építési beruházásnál biztosítja a szakágankénti műszaki ellenőrzést, közreműködik a jogorvoslati eljárásokban, felelős: témafelelős és eljáró személy II. meghatározza az egyes eljárásokban az ajánlattevő és/vagy alvállalkozójának pénzügyigazdasági kizáró feltételeit és az alkalmasságok igazolási módjait, ellenőrzi a fedezet rendelkezésre állását, részt vesz a Képviselő-testület, Közbeszerzési Testület, Gazdasági- Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság ülésén, távolléte esetén a helyettesítéséről gondoskodik, szignálja a közbeszerzési eljárást lezáró döntés alapján kötendő szerződést, szükség esetén közreműködik a jogorvoslati eljárásokban. 10. A közbeszerzési eljárások felelősségi rendje felelős: közgazdasági szakember A Képviselő-testület felel minden, a közbeszerzési eljárás folyamán hozott eljárást, illetve részvételi szakaszt lezáró határozatért. A polgármester és a jegyző felel a közbeszerzési eljárás lefolytatásához szükséges, valamint a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés törvényességéért. A Bíráló Bizottság tagjai együttesen felelnek a Kbt. 22. (4) bekezdésében meghatározott és egyetértő szavazatukkal támogatott határozati javaslat és szakvélemény törvényességéért. A jegyző felel az önkormányzat jelen szabályzatában foglalt feladatának, e szabályzatnak, valamint a Kbt.-nek és a vonatkozó jogszabályoknak megfelelő teljesítéséért. A közbeszerzési szabályzatban foglaltak megsértése esetén a felelősség megállapítása csak felróhatóságon alapulhat. Amennyiben a felelősségi rend alapján konkrét személlyel szemben felróható magatartás egyben kártérítési vagy fegyelmi felelősség megalapozott, úgy a fegyelmi eljárás lefolytatásától nem lehet eltekinteni. A közbeszerzési eljárás során közreműködő megbízott szakértő az általa konkrét közbeszerzési eljárásban okozott károkért a polgári jog szabályai alapján felel. Erre vonatkozóan megbízott szakértővel a feladat ellátására kötött szerződésben rendelkezni kell. 11. A közbeszerzési eljárás külső szervezettel történő lebonyolítása A közbeszerzési eljárás külső szervezettel történő lebonyolítását a Közbeszerzési Testület jóváhagyását követően - a polgármester és a jegyző engedélyezi, illetve megbízási szerződést köt e feladatra.

12 Az ajánlati, az ajánlattételi és a részvételi felhívás, valamint a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok kiértékelése és a döntés-előkészítő javaslat elkészítése a közbeszerzési eljárást lebonyolító külső szervezet feladata, amit a külső szervezettel megkötött megbízási szerződésben egyértelműen rögzíteni kell. A külső szervezettel való kapcsolattartás a közbeszerzési eljárás megindításától az eljárás befejezéséig a témafelelős feladata és felelőssége az alábbiak szerint: Az ajánlatkérő érdekek kifejezésre juttatása érdekében véleményezi és szignálja a külső szervezet által elkészített ajánlati, ajánlattételi és részvételi felhívást, valamint a dokumentációt, továbbá a döntés-előkészítő javaslatot. Részt vesz a Képviselő-testület, Gazdasági- Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság és a Közbeszerzési Testület ülésén, szükség szerint részt vesz az egyes eljárási cselekményeken, távolléte esetén gondoskodik a helyettesítéséről. Részt vesz az eljárást lezáró döntés alapján kötendő szerződés tervezetének véleményezésében, továbbá a külső szervezettel kötendő megbízási szerződés és a közbeszerzési eljárást lezáró döntés alapján kötendő szerződés szignálásában. A közbeszerzési eljárásban témafelelősként azon Iroda vezetője vesz részt, amelyik Irodának a feladatkörébe tartozik az adott közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos hivatali teendők ellátása. A közbeszerzési eljárás lebonyolítása során az ajánlatkérő érdekek képviselete és kifejezésre juttatása érdekében - az eljárást lezáró döntés alapján kötendő szerződés tervezetének véleményezésében, továbbá a külső szervezettel kötendő megbízási szerződés és a közbeszerzési eljárást lezáró döntés alapján kötendő vállalkozási szerződés szignálásában a Pacsai KÖH SZMSZében meghatározottak szerint részt vesznek a hivatal szervezeti egységei (Gazdasági Iroda, Igazgatási Iroda ) III. AZ EGYES KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ELŐKÉSZÍTÉSE 12. A közbeszerzési eljárás fajtájának meghatározására vonatkozó döntés A közbeszerzési eljárás tervezett fajtáját már az éves közbeszerzési tervben is fel kell tüntetni, azonban legkésőbb az eljárás megindítása előtt mindenképpen felül kell vizsgálni a korábbi döntés helyességét. Azt az eljárásfajtát válasszuk, amelyik legjobban szolgálja az ajánlatkérő érdekeit. A döntés meghozatalához legalább az alábbi kérdésekre keressük meg a választ: Mit akarunk beszerezni és mekkora mennyiséget? Milyen típusú szerződést kívánunk kötni? Mekkora időintervallumra, vagy mekkora teljesítményre akarunk szerződést kötni? Mennyi a közbeszerzés becsült értéke? Mekkora pénzügyi fedezet áll rendelkezésre? A beszerzés tárgyában milyenek a piaci kereslet-kínálati viszonyok? Milyen versenyeztetési gyakorlat alakult ki e témában? Ismerjük-e a piacon lévő vállalkozások szakmai felkészültségét, tudunk-e velük szemben egyfajta követelményrendszert felállítani? Egyáltalán rendelkezünk-e piacismerettel, vagy a bizonytalanság miatt jelentős kockázatvállalással kell számolnunk? Az alkalmas jelentkezők közül egy kétfordulós eljárásban ki akarjuk-e szűrni a legalkalmasabbakat, hogy utána csak ők tehessenek ajánlatot? Akarunk-e tárgyalni az eljárás során?

13 Az eljárás fajtájának kiválasztása bonyolult feladat, többféle szempontot is mérlegelni kell, ezért a munkacsoport tagjainak véleményét mindenképpen ütköztessük egymással a végleges döntés meghozatala előtt. 13. Anyagi fedezet rendelkezésre állása és egyéb kötelezettségvállalás szabályozása A közbeszerzési eljárás indításának feltétele a szükséges anyagi fedezet rendelkezésre állása. Az államháztartásról szóló évi CXCV. Törvény 12. alapján az ajánlatkérő (vagy a nevében eljáró személy vagy szervezet) tárgyévi fizetési kötelezettség esetén az ajánlati felhívást, illetőleg a részvételi felhívással összefüggő hirdetményt csak akkor teheti közzé, ha rendelkezik a szerződés teljesítését biztosító anyagi fedezettel. Tárgyéven túli fizetési kötelezettség esetén a közbeszerzési eljárás akkor indítható meg, ha a szerződés teljesítésének anyagi fedezete az eljárás megindításakor ismert feltételek mellett, az esedékesség időpontjában, a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül biztosítható. A költségvetési fedezetet a költségvetés tervezésekor kell biztosítani. 14. A közbeszerzési eljárás forgatókönyvének készítése Az egyes közbeszerzési eljárások elindítására a rendkívüli sürgősség okozta eseteket kivéve a jóváhagyott éves közbeszerzési tervben meghatározott időpontban kerül sor. Az ajánlatkérőnek az eljárások menetére, folyamatának megtervezésére, ütemezésére pontos forgatókönyvet kell készítenie. A forgatókönyv a cselekményeket és ezeknek a Kbt. előírásai alapján meghatározott időszükségletét, a naptári határidőket és minden esetben a feladat teljesítéséért felelős személy megnevezését tartalmazza. A forgatókönyv a határidők meghatározása mellett a cselekvési programot (az eljárás egyes eseményeinek lebonyolítási rendjét és menetét) is meghatározza a döntéshozó-és felelős személyek megnevezésével. 15. Az előkészítés lépései A közbeszerzési eljárást megindító felhívás a közbeszerzési eljárás egyes fajtáira irányadó szabályok szerint: ajánlati felhívás, részvételi felhívás, ajánlattételi felhívás vagy külön jogszabályban foglalt közvetlen részvételi felhívás. Az Önkormányzat az ajánlati és részvételi felhívást külön jogszabályban meghatározott minta szerint hirdetmény útján köteles közzétenni. Ha az Önkormányzat támogatásra irányuló igényt ( pályázatot) nyújtott be, vagy fog benyújtani, az eljárást megindító felhívásban fel kell hívni az ajánlattevők figyelmét erre a körülményre. Az ajánlattevők figyelmét fel kell hívni továbbá a Kbt. 40. (4) bekezdésében foglaltakra. Az eljárást megindító felhívásban az Önkormányzat megadja a közbeszerzés tárgyát és mennyiségét. Az Önkormányzat megvizsgálja beszerzését abból a szempontból, hogy a beszerzés tárgyának jellege lehetővé teszi-e a közbeszerzés egy részére történő ajánlattétel biztosítását. Amennyiben a rész-ajánlat tételi lehetőség biztosítható az eljárást megindító felhívásban lehetővé teszi a részajánlat-tételi lehetőséget. A közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, felhívás végleges szövegét a Képviselő-testület hagyja jóvá. Az Önkormányzat- a megfelelő ajánlattétel elősegítése érdekében-dokumentációt készíthet, a Kbt ban és a 122. (2) bekezdésében foglaltak esetén köteles készíteni. A dokumentáció tartalmazza

14 az ajánlat elkészítésével kapcsolatban az ajánlattevők részére szükséges információkról szóló tájékoztatást valamint az ajánlat részeként benyújtandó igazolások, nyilatkozatok jegyzékét. Építési beruházás esetében tartalmazza a közbeszerzés műszaki leírását és az árazatlan költségvetést is. Az előkészítő munka lépései: 1.) Meg kell vizsgálni az alábbi feltételek teljesülését: a.) az adott beszerzés szerepel-e az éves összesített közbeszerzési tervben, b.) az előzetes összesített tájékoztató közzé lett-e téve, c.) mennyi a beszerzés becsült értéke, d.) a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e, e.) építési beruházás esetén az egyéb jogszabályok szerint szükséges hatósági engedélyek és a műszaki dokumentáció megléte, f.) (esetenként az építési beruházás vagy építőipari szolgáltatás megrendelése esetén az ajánlatkérő tájékoztatása céljából a beárazott mérnöki költségvetés rendelkezésre állása), g.) a felelősségi rend, az abban kijelölt személyek v. szervezetek összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatának megléte, h.) a Közbeszerzési Testület, vagy felhatalmazása alapján a polgármester által jóváhagyott külső szakértővel vagy közbeszerzési tanácsadóval a megbízási megállapodás létrejöttének ellenőrzése, i.) j.) megtörtént-e a bíráló bizottság tagjainak kijelölése, különös figyelmet fordítva a megfelelő szakértelemre és az összeférhetetlenségi szabály alkalmazására, az eljárás fajtájának kiválasztására vonatkozó korábban meghozott döntés revíziója, k.) szükség esetén módosítani kell az éves összesített közbeszerzési tervet, 2.) az ajánlattételi illetve az ajánlati felhívás valamint a részvételi felhívás összeállítása (a Kbt. alapján és a vonatkozó végrehajtási rendeletének mellékleteiben meghatározott minták szerint), melyek során az alábbi döntéseket kell meghozni: a.) döntés a beszerzés tárgyának, mennyiségének meghatározásáról, b.) döntés arra vonatkozólag, hogy lehetővé kívánjuk-e tenni a rész-ajánlattételt, ha ezt engedélyezzük, elő kell írni, hogy a közbeszerzés tárgyának mely elemeire lehet ezt megtenni, c.) a több változatú (alternatív) ajánlat tételének engedélyezése vagy kizárása, engedélyezés esetén az alternatív ajánlatadás feltételeinek meghatározása (mire vonatkozhat az alternatív megoldás), d.) annak eldöntése, hogy kívánjuk-e az ajánlattételt az ajánlati biztosíték adásához kötni, e.) a szerződés meghatározása, amire ajánlatot kérünk (a Ptk. fogalmi meghatározásai alapján, pl: szállítási, vállalkozási, megbízási, bérleti, lízing-szerződések, stb.) f.) a résztvevők, az ajánlattevők (és/vagy alvállalkozók) lehetséges kizárási okainak meghatározása, g.) a résztvevők, illetve az ajánlattevők (és/vagy alvállalkozók) pénzügyi, gazdasági és műszakiszakmai alkalmassági feltételeinek meghatározása, h.) a kizáró okok és alkalmassági feltételek igazolására kért adatok és tények meghatározása, i.) annak eldöntése, hogy az ajánlatkérő előírja-e az ajánlati felhívásban azt, hogy az ajánlattevő ajánlatában jelölje meg a közbeszerzésnek azt a részét, amellyel összefüggésben az ajánlattevő harmadik személlyel szerződést fog kötni, az alvállalkozókat, illetőleg a

15 j.) teljesítésben egyébként résztvevő szervezeteket (személyeket), valamint a beszerzésnek azt a részét, amelyre ezekkel szerződést fognak kötni, az elbírálás szempontjainak meghatározása (részszempontok, súlyszámok, módszer), k.) az ajánlat érvényessége feltételeinek meghatározása, l.) a beszerzés főbb szerződéses feltételeinek meghatározása, m.) ha a kétfordulós eljárásban keretszámot határozunk meg, akkor a részvételre jelentkezők közti rangsorolás szempontjait 3.) a részvételi dokumentáció összeállítása 4.) az ajánlattételi dokumentáció összeállítása 5.) az adott közbeszerzési eljárás forgatókönyvének elkészítése, 6.) építési beruházás beszerzése esetén a műszaki ellenőr személynek előzetes kijelölése 7.) A közbeszerzési eljárás indítására csak az egyes eljárások belső felelősségi rendjének a Közbeszerzési Testület általi véleményezése alapján a ajánlatkérő (döntéshozó) jóváhagyását követően kerülhet sor. 16.Az ajánlatok benyújtása és bontása Az ajánlatot és a részvételi jelentkezést írásban és zártan, az ajánlati felhívásban megadott címre közvetlenül vagy postai úton kell benyújtani az ajánlattételi határidő lejártáig. Az ajánlattevő részére amennyiben az ajánlást személyesen nyújtja be- az ajánlat átvételéről elismervényt kell adni. Az átvételi elismervénynek tartalmaznia kell az átvétel időpontját, az átvevő nevét és aláírását, valamint annak elismerését, hogy az ajánlat lezásrt, sértetlen boritékban történt. A beérkezett ajánlatok boritékján fel kell tűntetni a beérkezés időpontját továbbá rögzíteni kell, hogy a boríték sértetlenül érkezett-e, valamint fel kell jegyezni az ajánlat sorszámát. Az ajánlatokat tartalmazó iratok felbontását, az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A bontás addig tart, amíg a határidő lejártáig benyújtott összes ajánlat felbontásra nem kerül. Az ajánlatok felbontásánál csak az érintett ajánlatkérő, ajánlattevők valamint az általuk meghívott személyek, továbbá- a közbeszerzéshez támogatásban részesülő ajánlatkérő esetében - külön jogszabályban meghatározott szervek képviselői valamint személyek lehetnek jelen. Az ajánlatok felbontásakor ismertetni kell az ajánlattevők nevét, címét, valamint azokat a főbb, számszerűsíthető adatokat, amelyek a bírálati szempont alapján értékelésre kerülnek. Az Önkormányzat képviselője az ajánlatok bontásának megkezdésekor, az ajánlatok felbontása előtt közvetlenül ismerteti a szerződés teljesítéséhez rendelkezésre álló anyagi fedezet összegét. Az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről az ajánlatkérőnek jegyzőkönyvet kell készítenie, amelyet a bontástól számított öt napon belül meg kell küldeni az összes ajánlattevőnek. Az ajánlatok felbontásakor a jegyzőkönyv készítéséről a jegyzőnek illetve általa megbízott személynek vagy szervezetnek kell gondoskodnia. 17. Hiánypótlásra vonatkozó szabályok Az Önkormányzat köteles az összes ajánlattevő számára, azonos feltételekkel biztosítani a hiánypótlás lehetőségét.

16 A hiányok pótlása csak arra irányulhat, hogy az ajánlat vagy részvételi jelentkezés megfeleljen az ajánlati, részvételi illetve ajánlattételi felhívás, a dokumentáció vagy a jogszabályok előírásainak. A hiánypótlásra vagy felvilágosítás nyújtására szóló felszólítást az Önkormányzat a többi ajánlattevő vagy részvételre jelentkező egyidejű értesítése mellett közvetlenül köteles az ajánlattevők illetve részvételre jelentkezők részére megküldeni, megjelölve a határidőt, továbbá a hiánypótlási felhívásban a pótlandó hiányokat. A jegyző gondoskodik arról, hogy a hiánypótlási felhívás megküldésre kerüljön az ajánlattevő részére. 18. Az ajánlatok elbírálása, értékelése Az ajánlatok elbírálása során az Önkormányzatnak meg kell vizsgálni, hogy az ajánlatok megfelelnek e az ajánlati felhívásban és dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételekkel. Az Önkormányzat köteles megállapítani, hogy mely ajánlatok érvénytelenek, illetőleg van-e olyan ajánlattevő, akit az eljárásból ki kell zárni. Az ajánlati felhívásban előírtaknak megfelelően kell megítélni az ajánlattevő szerződés teljesítésére való alkalmasságát vagy alkalmatlanságát. Az érvényes ajánlatokat az ajánlati felhívásban meghatározott értékelési szempont alapján, valamint a Kbt okban foglaltakra tekíntettel kell értékelni. Az Önkormányzat köteles az ajánlatokat a lehető legrövidebb időn belül elbírálni. Az ajánlatok elbírálását a bírálóbizottsági tagok végzik. A bírálóbizottsági tagok írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készítenek a döntést meghozó Képviselő-testület részére. 19. Eredményhirdetésre vonatkozó szabályok: Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az önkormányzat részére az aljárást megindító felhívásban és dokumentációban meghatározott feltételek alapján, valamint a Kbt. 71. (2) bekezdésében meghatározott értékelési szempontok egyike a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. Az Önkormányzat köteles az ajánlattevőt írásban tájékoztatni az eljárás eredményéről, eredménytelenségéről, az ajánlattevő kizárásáról, alkalmatlanságának megállapításáról, valamint ezek részletes indokáról a döntést követő leghamarabb, legkésőbb három munkanapon belül. Az Önkormányzat az ajánlatok elbírálásának befejezésekkor

17 Külön jogszabályban meghatározott minták szerint írásbeli összegzést készít az ajánlatokról. Az írásbeli összegzést minden ajánlattevő részére egyidejűleg, telefaxon vagy elektronikus úton megküldi. Az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót az Önkormányzat legkésőbb a szerződéskötést vagy ennek hiányában az eljárást eredménytelenné nyilvánításáról vagy a szerződés megkötésének megtagadásáról szóló ajáletkérői döntést követő 10 munkanapon belül megküldi közzétételre a Kbt. 30. (2) bekezdése alapján. 20. Szerződés megkötése, teljesítés Eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerződést az Önkormányzat a nyertes szervezettel (személlyel) írásban köti meg a közbeszerzési eljárásban közölt végleges feltételekkel, a szerződéstervezet és az ajánlat tartalmának megfelelően. A szerződésnek tartalmaznia kell- az eljárás során alkalmazott értékelési szempontra tekintettel- a nyertes ajánlat azon elemeit, amelyek értékelésre kerültek. Amennyiben az eljárás nyertese visszalép, akkor az Önkormányzat jogosult az eredmény kihirdetésekor a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel megkötni a szerződést, ha őt az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegzésben megjelölte. A szerződés aláírása a képviselő-testület adott közbeszerzésre vonatkozó, szerződéskötésre felhatalmazó határozata alapján az abban megjelölt személy jogosult. Az Önkormányzat a nyertes szervezettel ill. személlyel szemben csak abban az esetben mentesül a közbeszerzési szerződés megkötésének kötelezettsége alól, ha az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegzés megküldését követően- általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében - beállott lényeges körülmény miatt a közbeszerzési szerződés megkötésére vagy teljesítésére nem képes. A szerződés a Kbt. 73. (1) bekezdése szerinti részei kivételével, feltéve, hogy az abban foglaltak nem ellentétesek a 96. (3) bekezdésével- nyilvános, annak tartalma közérdekű adatnak minősül. Az Önkormányzat a honlapján a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződést - a megkötését követően köteles közzétenni. A szerződésnek a honlapon a teljesítéstől számított öt évig folyamatosan elérhetőnek kell lennie. 21. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó A közbeszerzési eléjárással kapcsolatban a felhívás és dokumentáció előkészítésére illetve a közbeszerzési eljárás további lefolytatásában az Önkormányzat a Közbeszerzések tanácsa által vezetett névjegyzékben szereplő, hivatalos közbeszerzési tanácsadót vonhat be. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó közteles a közbeszerzési szakértelmet biztosítani. A hivatalos közbeszerzési tanácsadót tevékenységéért ellenszolgáltatás illeti meg. IV. A DOKUMENTÁLÁS RENDJE

18 1. A közbeszerzési eljárásban a Gazdasági Iroda az ügyirat kezelési szabályzatnak megfelelően - az adott beszerzés tekintetében - köteles előadói ívet nyitni és abban az előkészítéstől a szerződés teljesítéséig nyomon követhetően, részletesen dokumentálni a következőket: ügyiratában iktatja a közbeszerzési eljárás valamennyi dokumentumát, keletkezésük sorrendjében amennyiben az eljárásban külső lebonyolító is közreműködik, a bonyolítóval való kapcsolattartás dokumentumait (megbízási szerződés, levelek, jegyzőkönyvek, emlékeztetők) az érkezés, illetve keletkezés sorrendjében és a bonyolítótól átvett dokumentumokat az átvétel időpontjában. 2. Az előadói ívben kizárólag az adott közbeszerzési eljárás dokumentumait kell iktatni. 3. A megjelent hirdetményeket ellenőrizni kell, hogy azonosak-e a feladottakkal. Szükség esetén a hibásan megjelent hirdetmény helyesbítését kell kérni. 4. A közbeszerzési eljárás során az ajánlatkérő (vagy a nevében eljáró) által elkészített dokumentumokat mindazon személyeknek, szervezeteknek aláírásukkal kell ellátni, akik a Közbeszerzési Testület által véleményezett, és a jegyző által meghatározott felelősségi rend szerint azok elkészítéséért felelősek. 5. A közbeszerzési eljárás dokumentumait 5 évig az irattárban meg kell őrizni. 6. Az önkormányzat közbeszerzési eljárásairól a Gazdasági Iroda köteles nyilvántartást, kimutatást vezetni (az egyes közbeszerzési eljárások ügyiratszámai, az eljárás és a szerződés főbb paraméterei, stb). 7. A közös dokumentumokról a változások lekövetésével (közbeszerzési terv, előzetes összesített tájékoztató, éves statisztikai összegezés) a Gazdasági Iroda az ügyirat kezelési szabályzatnak megfelelően köteles előadói ívet nyitni. A dokumentumokat 5 évig meg kell őrizni. 8. A közbeszerzési eljárás dokumentumai különösen: a.) az éves összesített közbeszerzési terv kivonata, b.) az előzetes összesített tájékoztató dokumentumai, c.) a jegyző által jóváhagyott felelősségi rend, d.) amennyiben az eljárásban külső lebonyolító is közreműködik, a bonyolítóval való kapcsolattartás dokumentumait (megbízási szerződés, levelek, jegyzőkönyvek, emlékeztetők) az érkezés, illetve keletkezés sorrendjében és a bonyolítótól átvett dokumentumokat az átvétel időpontjában. A külső lebonyolítótól mindig az eredeti dokumentumokat kérjük be, e.) a Közbeszerzési Testület által jóváhagyott forgatókönyv, szükség esetén aktualizálva, f.) a Közbeszerzési Testület véleményezése után jóváhagyott ajánlati, ajánlattételi vagy részvételi felhívás dokumentumai a kapcsolódó levelezési anyagokkal együtt (kérelem a hirdetmény megjelentetésére, nyilatkozat a hirdetmény megjelentetéséhez való jogosultságról, a szerkesztési díj befizetésének kérelme és a befizetés bizonylata, az esetleges hiánypótlási felhívások és azok teljesítése a Szerkesztőbizottság felé), g.) a hirdetmény Közbeszerzési Értesítőben való megjelenése (eredeti vagy másolat), h.) a hirdetmény nem kötelező jellege esetén az ajánlattevők közvetlen felkérése az ajánlattételre (egyszerű eljárás, meghívásos vagy tárgyalásos eljárások második szakasza, hirdetmény közzététele nélkül induló tárgyalásos eljárás), i.) az ajánlattételi (kétszakaszos eljárásnál a részvételi) dokumentáció, j.) a dokumentáció kiváltásának levelezési anyaga (átvételi elismervények, a befizetések bizonylatáról szóló másolat és erről számla kiállításának kérése a Gazdasági Irodától, eredménytelen eljárás esetén a dokumentáció árának visszafizetésével kapcsolatos iratok), k.) ajánlattevői kérdések és az ezekre adott ajánlatkérői válaszok megküldése minden ajánlattevőnek, l.) az esetleges helyszíni konzultáció iratai (jelenléti ív, jegyzőkönyv vagy emlékeztető és ezek megküldése minden ajánlattevő részére), m.) ajánlatok bontásáról készült jelenléti ív és jegyzőkönyv (a meghívó is, ha a felhívás vagy a dokumentáció nem tartalmazta), n.) hiánypótlási felhívás az ajánlattevők felé és ezek teljesítése,