Tárgy: Beszámoló a Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal évi tevékenységéről

Átírás

1 ELŐTERJESZTÉS SZUHAKÁLLÓ, VADNA, SAJÓGALGÓC, SAJÓIVÁNKA ÉS DÉDESTAPOLCSÁNY KÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZATOK KÉPVISELŐ-TESTÜLETEINEK IKT. SZ: 875-3/2015/Sz ÁPRILIS 21-EI EGYÜTTES NYÍLT ÜLÉSÉRE. MELLÉKLETEK SZÁMA: 2 DB II. NAPIREND Tárgy: Beszámoló a Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal évi tevékenységéről Előterjesztő: Dávid István polgármester A döntés formája: határozat Előterjesztést Dr. Herczeg Tibor jegyző Szavazás módja: készítette: címzetes főjegyző Testületenkénti egyszerű többség Melléklet: 1. sz. Határozati javaslat 2. sz. Beszámoló Tisztelt Képviselő-testület! A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 81. (3) bekezdésének f.) pontja értelmében a jegyző évente beszámol a képviselő-testületeknek a közös önkormányzati hivatal tevékenységéről. Az előterjesztés melléklete tartalmazza a jegyző által készített beszámolót, melynek jóváhagyását, a határozati javaslatnak megfelelően indítványozom. Szuhakálló, április 13. Dávid István sk. polgármester

2 Határo zat i javasl at: A /2015/Sz. előterjesztés 1. sz. melléklete S Z U H A K Á L L Ó, VADNA, SA J Ó G A L G Ó C, SAJ Ó I V Á N K A, DÉDEST A P O L C S Á N Y / (...) Határ ozat A Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal évi tevékenységéről szóló beszámolóról.. községi Önkormányzat Képviselő-testülete, a Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal évi tevékenységéről szól jegyzői beszámolót, a jegyzőkönyv melléklete szerint jóváhagyja. Felelős: jegyző, polgármesterek Határidő: értelemszerűen

3 A /2015/Sz. előterjesztés 1. sz. melléklete JEGYZŐI BESZÁMOLÓ A SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL ÉVI TEVÉKENYSÉGÉRŐL I. BEVEZETÉS A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény (továbbiakban: Mötv.) rendelkezése folytán, január 1-jével létrejött az új önkormányzati hivatali rendszer. Szuhakálló - Vadna Sajóivánka és Sajógalgóc községi Önkormányzatok képviselő-testületei az Mötv. kihirdetését követően, a januárjában megkezdett tárgyalások alapján, közös önkormányzati hivatal létrehozásáról döntöttek novemberében, Szuhakálló székhellyel, Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal elnevezéssel. A négy település részéről, a közös hivatal létrehozásával kapcsolatban az alábbi indokok, feltételek kerültek megfogalmazásra: a törvényi előírásoknak való megfelelés, településeink lakosságának a közszolgáltatásokhoz való magas színvonalú, a lehetőségek határai közötti gyors, könnyű és hatékony hozzáférésének megőrzése; az önkormányzatok megfelelő működésének, a képviselő-testületek, a polgármester vagy a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátásának biztosítása, az elvárható és elérhető legmagasabb szakmaiigazgatási színvonalon; a társult önkormányzatok jó együttműködésén, egymás érdekeinek kölcsönös tiszteletben tartásán, megértésén alapuló, konszenzusra, korrektségre, közösen elfogadott szabályozó rendszerre épülő együttgondolkodás lehetősége; a hasonló adottságok, a lakosságszám, mely biztosíthatja, hogy egyik település sem tud vélt, vagy valós helyzeti előnyére alapozva, a többi kárára pozícióba kerülni és érdeket érvényesíteni; a többségi elv egyoldalú érvényesítése elkerülésének a lehetősége - figyelembe véve a jogszabályi kötelezettségeket, előírásokat - valamennyi közös döntést igénylő ügyben; a nem székhely településeken az ügyfélfogadás, ügyintézés a közös önkormányzati hivatal kirendeltségén való biztosítása; a települések száma, összlakosságszáma ideális feltételeket teremt egy jól működtethető és működő közös önkormányzati hivatalhoz. Szuhakálló község Polgármesteri Hivatala, illetve a vadnai székhelyű Körjegyzőségi Hivatal ingatlanai, tárgyi adottságai, személyi feltételei, megfelelő feltételeket biztosítanak, - ahhoz önkormányzati forrás nem, vagy nem jelentős mértékben szükséges - a közös hivatal működési feltételeinek kialakításához. A Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatalt létrehozó megállapodást november 30-án írták alá az érintett önkormányzatok, mely alapján január 1-jével a közös hivatal megkezdte működését, Szuhakálló székhely hivatalban és a Vadnai Állandó Kirendeltségen. Dédestapolcsány község Önkormányzatának képviselő-testülete január 1-jei hatállyal csatlakozott a Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatalhoz.

4 4 Jelen beszámoló értelemszerűen a 2014 évről szól, az időszaknak megfelelő szervezeti, személyi és feladat-ellátási rendszert bemutatva. Az eltelt időszak alatt a képviselő-testületi ülések önálló napirendi pontjain belül, azokhoz kapcsolódva, a képviselők több alkalommal tájékozódhattak a Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatalban (a továbbiakban: Hivatal) folyó tevékenységről, az ott dolgozó köztisztviselők feladatairól és azok ellátásáról. A Hivatalban zajló tevékenység a települések lakossága széles körének mindennapjait nagy területen érinti, így mindenkiben kialakult egy kép, elképzelés a Hivatalban folyó munka mennyiségéről, milyenségéről és minőségéről. A beszámoló objektív módon, a teljességre törekedve de, értelemszerűen azt minden részben el nem érve igyekszik átfogó képet adni, a Hivatal évi munkájáról, a tárgyi- és személyi feltételek, a feladat- és hatáskörök, az elvégzett tevékenységek, a szükséges fejlődési irányok, követelmények ellátandó feladatok, bemutatásával. A képviselő-testületek a Hivatal létrehozásával, valamennyi érintett településen biztosítani kívánták az igazgatási munka folyamatos ellátásához; az önkormányzat működésével, valamint a polgármester vagy a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátásához, az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket. A Megállapodásban rögzítettek értelmében, a Hivatal működésével kapcsolatos képviselő-testületi hatásköröket az érintett önkormányzatok képviselő-testületei együttes ülésükön gyakorolják, így különösen: 7.5. Társuló Önkormányzatok képviselő-testületei az irányítási jogosultság keretében közösen, együttes ülésükön gyakorolják az alább felsorolt jogosítványokat: 7.5.a. A közös önkormányzati hivatal költségvetésének meghatározása, éves és évközi költségvetési beszámolóinak elfogadása. 7.5.b. A közös önkormányzati hivatal alapító okiratának elfogadása, módosítása. 7.5.c. A közös önkormányzati hivatal szervezeti és működési szabályzatának, ügyrendjének elfogadása, módosítása. 7.5.d. A közös önkormányzati hivatal székhelye szerinti polgármester előterjesztésére a hivatal belső szervezeti tagozódásának, létszámának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására. Az Mötv.81. (1); (3) bekezdései értelmében a jegyző vezeti a Hivatalt, míg a hivatallal összefüggő irányítási jogosultságokat a közös önkormányzati hivatal székhelye szerinti polgármester gyakorolja (Mötv.67. a, b, d.), a jogszabályban illetve a hivatal létrehozására irányuló megállapodásban (továbbiakban: Megállapodás) rögzített terjedelemben és módon. Az államháztartásról szóló évi CXCV. tv. (a továbbiakban:áht.)10. (5) bekezdése szerint: A költségvetési szerv feladatai ellátásának részletes belső rendjét és módját szervezeti és működési szabályzat állapítja meg. A Hivatal Szervezeti és Működési szabályzatát (továbbiakban: SZMSZ) Szuhakálló, Vadna, Sajógalgóc és Sajóivánka önkormányzatok képviselő-testületek a ei együttes ülésükön hagyták jóvá. Az SZMSZ a jogszabályi előírásoknak megfelelően tartalmazza a Hivatal szervezeti felépítést és a működés rendjét, a szervezeti egységek megnevezését, engedélyezett létszámát, feladatait, szervezeti ábráját, a munkakörökhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat, a munkáltatói jogok

5 5 gyakorlásának ideértve az átruházott munkáltatói jogokat is rendjét, munkarendjét, és ügyfélfogadási rendjét. A Hivatal belső szabályzatainak túlnyomó többsége években elkészült, azokat a tárgyévi belső ellenőrzés során a belső ellenőrök áttekintették, tartalmi megfelelőségüket megállapították. A közszolgálati tisztviselőkről szóló évi CXCIX. törvény (Kttv.) 6. -a értelmében a közigazgatási szerv hivatali szervezetének vezetője által a jogalkotásról szóló évi CXXX. törvény alkalmazása szempontjából közjogi szervezetszabályozó eszközként a Kttv-ben meghatározott kérdésekben, valamint a hivatali szerv vezetőjének általános munkáltatói szabályozási hatáskörbe tartozó kérdésekben normatív utasításként, Közszolgálati Szabályzatot köteles kiadni, melyre sor került. A Kttv (1) bekezdése kimondja, hogy a köztisztviselők vonatkozásában a 83. azzal az eltéréssel alkalmazandó, hogy a hivatásetikai alapelvek részletes tartalmát, valamint az etikai eljárás szabályait a képviselő-testület állapítja meg. A Hivatásetikai Szabályzatot a képviselő-testületek kiadták. A jogszabályok és a kötelező helyi belső szabályzatok határozzák meg a napi munka során az eljárási rendet. II. SZEMÉLYI FELTÉTELEK: A Hivatal Megállapodásban rögzített álláshelyeinek száma 2014-ben (szakmai létszáma) 12 fő volt, melyből 1 fő jegyző, 1 fő aljegyző 9 fő ügyintéző, 1 fő ügykezelő. A Hivatalban foglalkoztatottak a Kttv. hatálya alá tartozó köztisztviselők. A képviselő-testületek december 16-ai együttes ülésükön, egyöntetűen döntöttek a Hivatal évi finanszírozhatósága érdekében szükséges létszámcsökkentés végrehajtásáról, az aljegyzői álláshely, december 31-ei hatályú megszüntetéséről. A létszámcsökkentés indoka az volt, hogy a Mötv. 84. (4) bek-e szerinti állami finanszírozás és az önkormányzatok saját gazdasági teljesítőképessége nem tette lehetővé a nem kötelező aljegyzői státusz fenntartását. Az aljegyző február 28-ával történő felmentéséről a polgármesterek döntöttek, a képviselőtestületek létszámcsökkentést elrendelő határozatai alapján Fentiek figyelembe vételével az álláshelyeken foglalkoztatott köztisztviselők tervezett létszáma az alábbi 2014-ben: Munkakör Összes létszám Székhelyen Kirendeltségen Gazdálkodási, költségvetési ügyintéző Adóügyi ügyintéző 1 1 Igazgatási ügyintéző* 5* 2 3 Ügykezelő Jegyző 1 1 Összesen

6 ben 2 illetve júliusától újabb 1 - ügyintézői álláshely betöltésére továbbra sem került sor, az álláshelyekhez kapcsolódó munkaköri feladatok a közfoglalkoztatás keretein belül kerülnek ellátásra. Az alkalmazott köztisztviselők a közül 7 fő középiskolai végzettségű; 1 fő főiskolai-, a jegyző egyetemi végzettséggel rendelkezik. Valamennyi ügyintéző közigazgatási alapvizsgával, az ügykezelő ügykezelői alapvizsgával, a jegyző közigazgatási szakvizsgával rendelkezik. 1 fő felsőfokú végzettséggel rendelkező köztisztviselő közigazgatási szakvizsga letételére kötelezett 2 fő ügyintéző és a jegyző anyakönyvi szakvizsgával, 3 fő ügyintéző mérlegképes könyvelői minősítéssel rendelkezik. A köztisztviselők munkaköre általában ágazati feladatellátáshoz igazodik, de valamennyiük esetében előfordulnak, ún. csatolt- illetve osztott munkakörök. Az ellátott területeket felsorolás jelleggel, a legfontosabb feladatok kiemelésével az alábbiak szerint kerülnek bemutatásra:

7 Munkakör Ügykörök Igazgatási ügyintézők (3 fő) anyakönyvi igazgatás hagyatéki ügyek állampolgársági ügyek egyéb hatósági feladatok körében: üzletek működési engedélyével kapcsolatos ügyintézés és ellenőrzés, egyéb vonatkozó jogszabályokban meghatározott feladatok ellátása. hatósági bizonyítványok kiállítása; szociális és egészségügyi igazgatási feladatok körében: aktív korúak ellátásának megállapítása, méltányossági ápolási díjjal kapcsolatos ügyek előkészítése, lakásfenntartási támogatásokkal kapcsolatos ügyek, méltányossági közgyógyellátási igazolványok kiállítása, átmeneti segélyezéssel kapcsolatos feladatok, temetési segélyezéssel kapcsolatos feladatok, szociális étkeztetéssel kapcsolatos feladatok köztemetési ügyek, szociális tüzelőanyag ügyek jegyzői hatáskörbe tartozó gyámügyi igazgatási feladatok, szálláshely-szolgáltatással kapcsolatos ügyintézés, közbiztonsági referensi feladatok, általános felvilágosítás hatósági ügyekben jegyzői hatáskörbe tartozó gyermekvédelmi igazgatási feladatok, rendszeres gyermekvédelmi kedvezmények megállapítása, kiegészítő gyermekvédelmi kedvezmény megállapítása, óvodáztatási támogatás megállapítása Bursa-Hungarica támogatással kapcsolatos ügyek előkészítése. Személyzeti ügyek személyzeti-munkaügyi feladatok ellátása (köztisztviselők, az Mt. hatálya alá tartózó dolgozók), KÖZIGTAD vezetése, képviselői- és köztisztviselői vagyonnyilatkozatok kezelése, közfoglalkoztatás során teljes körű személyzeti-munkaügyi tevékenység

8 8 Gazdálkodási-költségvetési ügyintézők (3 fő) Az éves költségvetési javaslat előkészítése körében: számba veszik a bevételeket kidolgozzák az önkormányzatok és a Hivatal előirányzatait, kimutatják a felújítási előirányzatokat célonként, kimutatják a felhalmozási kiadásokat feladatonként, tájékoztató jelleggel mérlegszerűen, egymástól elkülönítetten, de-a finanszírozási műveleteket is figyelembe véve - együttesen egyensúlyban összeállítják a működési és a felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatokat, elkészítik az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesüléséről szóló előirányzat-felhasználási ütemtervet, elkészítik a több éves kihatással járó feladatok előirányzatait éves bontásban. elkészítik a költségvetési rendelet-tervezeteket a hatályos jogszabályi előírásokkal összhangban. A költségvetési előirányzatok nyilvántartása és módosítása körében: gondoskodnak az előirányzatok naprakész nyilvántartásáról, javaslatot készítenek az előirányzatok szakfeladatonkénti módosítására, illetve átcsoportosítására, közreműködnek a helyi nemzetiségi önkormányzat költségvetésének módosításában, majd gondoskodnak a helyi nemzetiségi önkormányzat módosító határozatának megfelelően az önkormányzat költségvetési rendeletén történő átvezetéséről, gondoskodnak a felújítási és fejlesztési előirányzatok naprakész nyilvántartásáról, javaslatot készítenek a felújítási és fejlesztési előirányzatoknak módosítására, valamint célok, illetve feladatok közötti átcsoportosítására. A pénzellátással kapcsolatos feladatok körében: részt vesznek a pénzkezelési szabályzat készítésében, aktualizálásában, gondoskodnak a költségvetés végrehajtásáról, ellátják a Házipénztárral kapcsolatos valamennyi feladatot, gondoskodnak az átmenetileg szabad pénzeszközök hasznosításáról, ellátják az önkormányzat finanszírozási bevételeihez, illetve kiadásaihoz kapcsolódó valamennyi feladatot. A bérgazdálkodási feladatok körében: folyamatos kapcsolatot tartanak a Magyar Államkincstár területileg illetékes Igazgatóságával a rendszeres, és nem rendszeres személyi juttatásokkal kapcsolatos adatszolgáltatási, számfejtési feladatai kapcsán, gondoskodnak a személyi juttatások határidőben történő kifizetéséről, gondoskodik a bérnyilvántartás pontos vezetéséről. A pénzgazdálkodási feladatok körében: a kötelezettségvállalás előtt meggyőződnek a teljesíthetőség feltételeiről,

9 9 a kiadás teljesítése és a bevétel beszedése előtt okmányok alapján ellenőrzik és igazolják azok jogosultságát, összegszerűségét, vizsgálják a fedezet meglétét, valamint az alaki előírások betartását, minderről a kötelezettségvállalót tájékoztatják, ellátják a hivatali gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos elszámolási feladatokat. A számviteli feladatok körében: pénzértékben számba veszik a gazdasági folyamatokat, folyamatosan feljegyzik, rendszerezik, feldolgozzák, értékelik, kimutatják a vagyoni állapotra, az eszközök és az eszközök forrásainak változására vonatkozó adatokat, tájékoztatást, adatokat szolgáltatnak a gazdasági-pénzügyi döntések meghozatalának elősegítésére, azok alátámasztására, lehetővé teszik összefoglaló gazdasági számítások készítését, a számvitelről szóló évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000.(XII.24.) Korm. rendelet előírásait figyelembe véve olyan számlarendet és számviteli politikát készítenek, amely alkalmas a költségvetési beszámoló, valamint a vezetői döntések megalapozására.. Az ellenőrzési feladatok körében a Hivatal gazdálkodási tevékenysége során - Belső Ellenőrzési Szabályzat szerint - saját módszerű belső ellenőrzést (munkafolyamatba épített) végeznek, lehetővé téve a gazdálkodás ellenőrzését. A kijelölt ügyintézők ellátják a nemzetiségi önkormányzatok költségvetési, gazdálkodási, pénzkezelési feladatait.

10 10 Adóügyi ügyintézők (1 fő) A helyi adók és központi adók kivetésének körében: ellátja az építményadóval, magánszemélyek kommunális adójával, helyi iparűzési adóval, talajterhelési díjjal, államigazgatási eljárási illetékkel, késedelmi pótlékkal, bírsággal kapcsolatos beszedési, kivetési feladatokat, felhívást bocsát ki bevallás benyújtására, a bevallásokat beszedi és felülvizsgálja, megállapítja illetve nyilvántartja az adót, a KEKKH országos járműnyilvántartás alapján megállapítja a gépjárműadót, a KEKKH országos járműnyilvántartás alapján az adófizetési kötelezettséget ellenőrzi, kivetési iratokat (határozatokat, értesítéseket) készít, méltányossági és részletfizetési, fizetéshalasztási kérelmek döntés előkészítése, a határozat kiadása, bejelentések kivizsgálása, ügyintézése, ingatlan-nyilvántartási adatok beszerzése, az évközi változások (törlések, előírások) határozattal történő helyesbítése, fellebbezések felterjesztése, megkeresésre adatközlés, környezettanulmányok, igazolások, szakvélemények bekérése, adatgyűjtés adókötelezettség megállapításához, részt vesz az egyes adónemek megszűnésével, illetve új adók bevezetésével kapcsolatos feladatok elvégzésében. A helyi adók és központi adók könyvelésével kapcsolatos feladatok körében: az adószámlákra beérkezett pénzforgalmat egyezteti és könyveli, a nem azonosítható befizetéseket átfutó nyilvántartásba helyezi, majd rendezi, költségvetés felé havonta utalja az adószámlákon lévő bevételeket, a könyvelési helyesbítéseket ellenőrzés után könyveli, túlfizetéseket visszautalja, a visszautalásról utalványozóként rendelkezik, kiküldi az adóíveket, előkészíti a behajthatatlan hátralékok törlését, azokat folyamatosan felülvizsgálja, elvégzi a zárási feladatokat, negyedévenként információs jelentést, félévenként eredmény-kimutatást készít, elkészíti a vezetés számára szükséges tájékoztatót, információt szolgáltat az ügyfeleknek számláik állásáról, számlák egyenlegével való levelezés, adatot szolgáltat bírósági végrehajtónak, ügyészségnek, bíróságnak más adóhatóságnak megkeresésre, felel a számítógépes feldolgozással kapcsolatos határidők betartásáért, feladatkörével kapcsolatos bevételi javaslatot dolgoz ki a költségvetés tervezéséhez

11 11 értékeli az előirányzatok teljesítését. A helyi adók és központi adók ellenőrzése körében: elvégzi a hozzátartozó adóellenőrzéseket, ellenőrzésekről feljegyzést, jegyzőkönyvet készít, feltárt hátralékokat nyilvántartja, a beszedéssel kapcsolatos feladatokat ellátja. adó- és értékbizonyítványok kiállítása, idegen helyről kimutatott, adók módjára behajtható köztartozások nyilvántartása, behajtása, költségmentességi és egyéb adóigazolások kiadása. Ügykezelő 1 fő központi iktatással és ügyiratkezeléssel kapcsolatos feladatok, postai és helyi küldemények kezelésével kapcsolatos feladatok hirdetményes közzététellel kapcsolatos feladatok statisztikai tevékenység polgármesterek, jegyző, ügyintézők tevékenységét segítő adminisztratív feladatok.

12 12 Költségvetésekkel kapcsolatban a) gondoskodik a költségvetési koncepciók elkészítéséről, a költségvetési rendelet-tervezetek és költségvetési beszámolók elkészítéséről, b) gondoskodik a Hivatal költségvetésének végrehajtásáról, c) közreműködik az önkormányzatokat érintő fejlesztési, beruházási tervek pénzügyi feltételeinek megtervezésében, d) gondoskodik a FEUVE rendszer működtetéséről, e) gondoskodik a belső ellenőrzés működtetéséről. Jegyző A képviselő-testületek működésével kapcsolatosan: a) gondoskodik a képviselő-testületi ülések előkészítésével, lebonyolításával kapcsolatos ügyviteli feladatokat elvégzéséről; a képviselő-testületek és bizottságaik, valamint a nemzetiségi önkormányzatok üléseivel kapcsolatos feladatok (ülések előkészítése, jegyzőkönyvek vezetése, határozati javaslatok elkészítése, a döntések végrehajtásában való közreműködés, a határozatok és a jegyzőkönyvek ellenőrzése stb.), b) koordinálja a hivatal dolgozóinak testületi előkészítő tevékenységét; c) gondoskodik a testületi jegyzőkönyveknek és mellékleteiknek az önkormányzatok felett törvényességi ellenőrzést végző szerv vezetőjéhez történő felterjesztéséről; d) megszervezi az önkormányzati rendeletek kihirdetését; e) nyilvántartást vezet a testületi határozatokról, önkormányzati rendeletekről, figyelemmel kíséri a testületi döntések végrehajtását; f) biztosítja a közmeghallgatások megszervezését, ügyviteli, technikai teendőinek ellátását; g) lehetővé teszi a lakosság részére a képviselő-testületi ülések jegyzőkönyveibe, előterjesztéseibe történő betekintést. h) részt vesz az önkormányzatok hivatalos honlapjainak aktualizálásában, képviselő-testületek működésével, a közérdekű adatokkal illetve a hatáskörébe tartozó ügyekben, a közérdekű információk nyilvánosságra hozatalával kapcsolatban. A képviselő-testületek bizottságainak működésével kapcsolatban: a) koordinálja a bizottságok üléseinek időpontját; b) részt vesz a bizottságok üléseinek előkészítésében, gondoskodik a bizottsági ülésekről szóló jegyzőkönyvek elkészítéséről; c) a bizottságok ülésein keletkezett határozatok végrehajtását figyelemmel kíséri; d) szervezi és közreműködik a képviselő-testület bizottságai döntéseinek végrehajtásában; e) nyilvántartást vezet a bizottságok üléseiről, döntéseiről és állásfoglalásairól; f) közreműködik a bizottságok tájékoztatásában, munkájuk feltételeinek biztosításában.

13 13 A polgármesterek, alpolgármesterek tevékenységével kapcsolatban: a) gondoskodik a polgármesterek, alpolgármesterek ügyviteli, szervezési feladataihoz elvégzéséhez szükséges hivatali tevékenységek megvalósításáról; b) közreműködik az általuk tartandó értekezletek, megbeszélések előkészítésében, szükség esetén gondoskodik jegyzőkönyvek vezetéséről, vagy feljegyzések készítéséről; c) közreműködik a döntéseik előkészítésében és a végrehajtás ellenőrzésében. Az ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatai: a) általános felvilágosítás az önkormányzat, a képviselő-testületek működésével kapcsolatos és a hatáskörébe tartozó ügyekben. Nemzetiségi önkormányzatok működésével kapcsolatban: a) ellátja a jogszabályok által feladat és hatáskörébe utalt feladatokat; b) a helyi önkormányzatok és a helyi nemzetiségi önkormányzatok közötti együttműködési megállapodás értelmében szervezi és irányítja a Hivatal tevékenységét; c) kapcsolatot tart a nemzetiségi önkormányzatok elnökeivel. Hatósági ügyintézéssel kapcsolatban: a) birtokvédelmi ügyek, b) a közterület, az épített és a természeti környezet védelmével kapcsolatos ügyek, c) állat-egészségügyi és ebrendészeti feladatok, d) tűz- és munkavédelmi feladatok, e) vadkár ügyek, f) vándorméhészek nyilvántartása, bejelentett vegyszeres gyomirtással kapcsolatban a méhészek kiértesítése, g) önkormányzati földekkel kapcsolatos ügyintézés, a termőföldek elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos jegyzői feladatok intézése, h) statisztikai adatszolgáltatás. Egyéb feladatok: a) közreműködik az önkormányzati vagyon védelmében, b) településrendezési és településfejlesztési feladatokat lát el, c) a település illetve az önkormányzati intézményhálózat fejlesztésével, fenntartásával kapcsolatos önkormányzati beruházások és felújítások előkészítésével, lebonyolításával és ellenőrzésével kapcsolatos operatív feladatokat lát el

14 14 A Hivatal állományi létszáma 2014-ben figyelemmel a közfoglalkoztatásban alkalmazottakra biztosította a feladatok elvégzését. Nem szükséges az alkalmazotti létszám emelése, azonban csökkentése a feladatok ellátását veszélyeztetné, a munka színvonalának romlását eredményezné. Szinte valamennyi államigazgatási, hatósági jogkör címzettje a jegyző. Az önkormányzati hatósági ügyek gyakorlói a képviselő-testületek, a bizottságok illetve a polgármesterek. A Hivatal SZMSZ-e szerint az ügyintézők nem rendelkeznek egyetlen hatósági ügyben sem kiadmányozási joggal, döntési jogosítvánnyal; vagyis minden ügytípusban és esetben az előkészítő folyamat eredményeképp a döntéshozó a hatáskör címzettje, a jegyző, a képviselő-testület, illetve a polgármester. A döntéshozók megfelelő színvonalú munkavégzéséhez, megalapozott döntéseik meghozatalához ugyanakkor elengedhetetlen az a háttér, amit a Hivatalban foglalkoztatott köztisztviselők biztosítanak, mindennapi munkájukkal. A következőkben az ellátott főbb területek, ügykörök kerülnek bemutatásra év vonatkozásában, esetenként kitekintéssel a korábbi időszakokra. III. SZOCIÁLIS IGAZGATÁS Az ügyintézők feladatkörükben eljárva biztosították a szociális- és egészségügyi ágazathoz tartozó igazgatási feladatok előkészítését és a meghozott döntések végrehajtását. A szociális ágazati jogszabályok jelentősen módosultak évek folyamán, melyekhez 16 különböző időpontban hatályba léptetés társult. Az egyébként is szerteágazó, sok esetben nem könnyen értelmezhető szociális ellátórendszer elemei lényegi változásokon mentek át a hatáskörök átrendezése (járási hivatal) következtében, nem egy esetben bonyolultabbakká váltak. Ügyiratforgalmi adatok Iktatott ügyiratok száma Székhely Kirendeltség Összesen Sorszámra Alszámra Összesen A szociális igazgatás területén meghozott döntések száma hatósági ügy fajtánként, döntés fajtánként, a hatáskörök gyakorlói szerinti csoportosításban: Államigazgatási hatósági ügyben hozott jegyzői döntések száma Határozat Végzés Összesen Székhely Kirendeltség Összesen:

15 ben jegyzői hatáskörben meghozott döntésekkel szemben, 2 fő élt jogorvoslati kérelemmel, mely alapján a másodfokon eljáró szerv az elsőfokú határozatokat mindkét esetben helybenhagyta. Önkormányzati hatósági ügyben hozott döntések száma Székhely Kirendeltség Összesen Képviselő-testület Bizottság Polgármester Összesen Valamennyi döntés az eljárási határidőn belül született meg. A rendszeres pénzbeli ellátások közül az aktív korúak ellátása, azon belül is a foglalkoztatást helyettesítő támogatás (FHT) és a lakásfenntartási támogatás, a legbonyolultabb, legmunkaigényesebb ügymenetet követő és ügyintézést igénylő ellátásfajta volt. Egy-egy család tagjainak jövedelmi-, vagyoni-, foglalkoztatási- lakhatási viszonyait, az azokban bekövetkező változást a jogosultság elbírálásakor, annak fennállása és az ellátás folyósítása alatt folyamatosan nyomon kellett követni az ügymenetben, úgy hogy legtöbbször az ügyfelek az adatváltozási, bejelentési kötelezettségüknek (melyről valamennyi rendszeres ellátást megállapító határozatban tájékoztatásra kerülnek) nem, vagy nem határidőben, illetve csak külön felhívásra tettek eleget. Az FHT-ban részesülők közül kerültek ki jellemzően - az év során, a közfoglalkoztatásban résztvevők. A közfoglalkoztatási jogviszony létesítése, megszűnése mind az ellátásra való jogosultság (megszüntetés, újbóli megállapítás, szankciós megszüntetés), mind a folyósítás terén (szünetelés, újra folyósítás), minden esetben további ügyintézést követeltek. Sztv. 25. (4)-(5) bekezdése alapján, valamennyi ellátás felülvizsgálatra került, egyrészt az öregségi nyugdíj legkisebb összegének változása, másrészt a törvényben előírt jogosultsági feltételek teljeskörű vizsgálata miatt.

16 A rendszeres szociális ellátások legfontosabb mutatói Szuhakálló Vadna Sajóivánka Sajógalgóc Tárgyév folyamán Tárgyév folyamán Tárgyév folyamán Tárgyév folyamán Jogosultak száma dec. 31-én Kifizetett összeg E Ft Jogosultak száma dec. 31-én Kifizetett összeg E Ft Jogosultak száma dec. 31-én Kifizetett összeg E Ft Megállapított Megszüntetett Megállapított Megszüntetett Megállapított Megszüntetett Megállapított Megszüntetett Jogosultak száma dec. 31-én Kifizetett összeg E Ft Rendszeres szoc. segély FHT Méltányossági ápolási díj Lakásfenntartási támogatás Összesen Egyéb szociális ellátások Szuhakálló Vadna Sajóivánka Sajógalgóc Méltányossági közgyógyellátás Jogosultak száma Kifizetett összeg E Ft Jogosultak száma Kifizetett összeg E Ft Jogosultak száma Kifizetett összeg E Ft Kifizetett összeg Jogosultak száma E Ft Önkormányzati segély Szociális étkezés Szociális tűzifa Köztemetés 1 75 Bursa Hungarica, beiskolázási támogatás Összesen

17 Az ügyintézők tevékenységük során szociális szoftvereket használtak (Abacus ill. Közszolgálati Szoftverház termékei). Új feladat évre: A jogszabályváltozás kapcsán a települési támogatások rendszerének gyakorlati alkalmazása, a helyi szabályozások előírásainak elsajátítása. IV. GYÁMÜGYI- ÉS GYERMEKVÉDELMI IGAZGATÁS Az ügyintézők munkavégzésük során törvényben meghatározott, kötelezően ellátandó, hatósági jellegű feladatokat végeztek. Feladatuk volt, hogy törvényben meghatározott ellátásokkal és intézkedésekkel segítséget nyújtsanak a gyermekek törvényben foglalt jogainak és érdekeinek érvényesítéséhez, a szülői kötelességek teljesítéséhez, illetve gondoskodjanak a gyermekek veszélyeztetettségének megelőzéséről és megszüntetéséről, a hiányzó szülői gondoskodás pótlásáról, valamint a gyermekvédelmi gondoskodásból kikerült fiatal felnőttek társadalmi beilleszkedéséről, továbbá intézkedéseivel védjék és biztosítsák a cselekvőképtelen, vagy korlátozottan cselekvőképes nagykorúak személyi és vagyoni érdekeit. Munkavégzésük során folyamatos kapcsolatot tartottak, a gyámhatósági hatáskörök elsődleges címzettjével a Szociális és Gyámhivatallal, valamint a Családsegítő és Gyermekjóléti Szolgálattal, a településen működő köznevelési- és egészségügyi intézményekkel, illetve azok munkatársaival. A májusi képviselő-testületi üléseken átfogó értékelés keretei között kerülnek tájékoztatatásra a képviselő-testületek az önkormányzatok gyermekjóléti és gyermekvédelmi feladatainak ellátásáról. Így, ezen terület néhány sarkalatos eleme kerül kiemelésre, jelen beszámolóban. Figyelmet érdemel, hogy az életviszonyok változásával az ügyek összetettebbek, bonyolultabbak lettek, emellett az új élethelyzetek új ügyeket produkáltak és produkálnak, rutinszerű ügyintézésre nem kerülhet sor. A folyamatos jogszabályváltozások, azok elsajátítása és azokból eredő új feladatok tovább nehezítették az addig sem egyszerű munkát szeptember 1-jei hatállyal a hátrányos, halmozottan hátrányos helyzetű gyermek (fiatal felnőtt) fogalma és e tény fennállásának megállapítása, mint a gyermekvédelmi gondoskodás körébe tartozó hatósági intézkedések egyike, a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló évi XXXI. törvényben került szabályozásra. A hátrányos, halmozottan hátrányos helyzet megállapítása a rendszeres gyermekvédelmi kedvezményre való jogosultsággal egyidőben vagy attól elkülönülten is történhet, de valamennyi esetben kérelemre és külön döntéssel, határozattal. A nemzeti köznevelésről szóló törvény végrehajtásáról szóló 229/2012. (VIII. 28.) Korm. rendelet a értelmében, a jegyző összesíti a települési önkormányzat illetékességi területén a halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek és tanulók számát, és az így előálló statisztikai adatokat - a körzethatárok megállapítása, felülvizsgálata, valamint a fejlesztési terv elkészítése és felülvizsgálata érdekében - a minden év október 31-ig az illetékes kormányhivatal számára továbbítja. A jegyző az adott év január 15-én és október 1-jén rendelkezésre álló adatok feldolgozása után minden év január 31-ig és október 31-ig a Közigazgatási Információs Rendszerbe rögzíti a hátrányos és halmozottan hátrányos helyzetű óvodás- és iskoláskorú gyermekek létszámát.

18 18 Ügyiratforgalmi adatok Iktatott ügyiratok száma Székhely Kirendeltség Összesen Sorszámra Alszámra Összesen: A gyermekvédelmi- és gyámügyi igazgatás területén meghozott döntések száma hatósági ügy fajtánként, döntés fajtánként, a hatáskörök gyakorlói szerinti csoportosításban: Államigazgatási hatósági ügyben hozott jegyzői döntések száma Határozat Végzés Összesen Székhely Kirendeltség Összesen: ben jegyzői hatáskörben meghozott döntésekkel szemben, jogorvoslati kérelemmel nem éltek az ügyfelek. Ideiglenes hatályú elhelyezésre 2014-ben nem került sor ben védelembe vételi eljárás nem indult. A gyámügyi feladatok ellátása során rendszeres együttműködésre, kapcsolattartásra van szükség a fő- és társhatóságokkal, jegyzőkkel, bírósággal, ügyészséggel, rendőrséggel, pártfogókkal, védőnői szolgálattal, háziorvosokkal, gyermekjóléti szolgálatokkal, a köznevelési intézményekkel. Gyermekvédelmi feladatok Az ügyintézők feladatukat a gyermekek védelméről szóló évi XXXI. tv. és végrehajtási rendeletei, valamint az önkormányzatok e tárgykörben alkotott rendeletei alapján látták el. A gyermekek védelmének helyi rendszerét, az önkormányzat által biztosított pénzbeli, természetbeni, illetve személyes gondoskodást nyújtó gyermekjóléti alapellátások jelenti az alábbiak szerint: a./ pénzbeli és természetbeni ellátások: rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény; önkormányzati segély gyermekvédelmi céllal, b./ személyes gondoskodást nyújtó gyermekjóléti alapellátások: gyermekjóléti szolgálat, gyermekek napközbeni ellátása érdekében biztosított étkeztetés.

19 19 Kiegészítő gyermekvédelmi támogatás kifizetésére Vadna településen került sor, 1 család esetében, 2 gyermek után. A rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény keretei között, a gyermek tárgyév július és november hónapban (ha július 1-jén a jogosultsága fennállt) egyszeri támogatásra (2014-ben Ft), valamint egyéb, jogszabályban meghatározott esetleges kedvezményekre jogosult. A évi törvényi változásnak megfelelően a pénzbeli támogatás helyett, Erzsébet-utalvány formájában került a jogosultaknak az ellátás folyósításra, mely készétel-, tanszer- és ruházat vásárlására használható fel, az elfogadó helyeken.

20 A gyermekvédelmi ellátások legfontosabb mutatói Szuhakálló Vadna Sajóivánka Sajógalgóc Tárgyév folyamán Tárgyév folyamán Tárgyév folyamán Tárgyév folyamán Jogosultak száma dec. 31-én Kifizetett összeg E Ft Jogosultak száma dec. 31-én Kifizetett összeg E Ft Jogosultak száma dec. 31-én Kifizetett összeg E Ft Megállapított Megszüntetett Megállapított Megszüntetett Megállapított Megszüntetett Megállapított Megszüntetett Jogosultak száma dec. 31-én Kifizetett összeg E Ft Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény Óvodáztatási támogatás Összesen Hátrányos és halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek száma a településeken Település Óvoda HH Óvoda HHH Általános iskola HH Általános iskola HHH Középfokú intézmény HH Középfokú intézmény HHH Összesen Sajógalgóc Sajóivánka Szuhakálló Vadna Összesen

21 Felügyeleti szervek által végzett ellenőrzések tapasztalatai: év során a felügyeleti szervek ellenőrzést nem végeztek a Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatalnál év folyamán az első fokú határozatokkal szemben, jogorvoslati eljárás kérelemre, vagy hivatalból lefolytatásra nem került. V. ANYAKÖNYVI IGAZGATÁS Az anyakönyvvezetői megbízással rendelkező, szakvizsgázott ügyintézők, anyakönyvvezetői minőségükben ellátták az anyakönyvi ügyintézés hatósági és egyes szolgáltatási feladatait. A Hivatalban 3 fő rendelkezik anyakönyvvezetői megbízással, de a feladatokat rendszerességgel 2 fő végezte, munkakörükhöz igazodóan. Anyakönyvi ügyek alakulása a évben Alapbejegyzések Kiadott Kivonatok száma Sz.kálló Vadna S.galgóc S.ivánka Sz.kálló Vadna S.galgóc S.ivánka Születés Házasság Halálozás Összesen Egyéb anyakönyvi esemény Sz.kálló Vadna S.galgóc S.ivánka Megkeresések (értesítés halálesetről, kivonatok, másolatok küldése) Házasság felbontások bejegyzése Egyéb anyakönyvi ügyek (felmentés, felterjesztés, hazai anyakönyvezés, házassági névv. mód, tanúsítvány, stb.): Utólagos bejegyzések száma: Közreműködés a házasságkötéseknél és névadóknál Az anyakönyvvezető feladatához tartozik a családi és társadalmi események lebonyolítása, melyeknek a leginkább ismert formája a házasságkötésnél - és a településen igazán jellemző - névadónál való közreműködés.

22 22 Sz.kálló Vadna S.galgóc S.ivánka Házasságkötések száma Névadó ünnepségek száma 1 Lakcím esemény Sz.kálló Vadna S.galgóc S.ivánka Lakóhely létesítés Tartózkodási hely létesítés Lakcím megszűnés Az állampolgársági ügyek, valamint a névváltoztatási kérelmek intézése Az állampolgársági ügyek intézése, a magyar állampolgárságról szóló 1993.évi LV. tv. szerint történik. Állampolgársági eskü; BM-nek felterjesztett, honosítási, névváltozási kérelem 2014-ben nem volt. Anyakönyvi Szolgáltató Alrendszer (ASZA) és az Egységes Anyakönyvi Szolgáltató Rendszer alkalmazása: március 1-én került bevezetésre az Anyakönyvi Szolgáltató Alrendszer; az ASZA. Az Egységes Anyakönyvi Szolgáltató Rendszer (EAK) július 1-jei bevezetése felváltotta az október 1-én kialakult anyakönyvezési rendszert. Egységes rendszerű, az egész országra kiterjedő elektronikus anyakönyvezés bevezetésére került sor. Az új rendszerben az adatok nyilvántartása nem anyakönyvi események alapján, hanem személyhez kötötten történik. A papír alapú anyakönyvek adattartalmának digitalizálása folyamatosan történik. A törvény meghatározza azokat az eseteket, amikor a papír alapú anyakönyvi bejegyzés adattartalmát az elektronikus anyakönyvbe rögzíteni kell. Ilyen eset például, ha a papír alapú anyakönyvi bejegyzés adattartalmában változás következik be, ekkor ugyanis az adott esemény adatait be kell jegyezni az elektronikus anyakönyvbe, és az adatváltozást már az elektronikus bejegyzésen kell átvezetni. A digitalizálás egy másik esete az anyakönyvi eseményekhez kapcsolódik, így például a házasságkötés esetén rögzíteni kell a házasulók papír alapú születési anyakönyvi bejegyzését. Az EAK bevezetése alatt, az anyakönyvvezetőknek több alkalommal kellett továbbképzésen részt venniük, mind személyesen, mind on-line oktatás formájában. Valamennyi anyakönyvi modul alkalmazásához sikeres vizsgát kellett tenniük A rendszer bevezetése és alkalmazása komoly kihívást jelentett az anyakönyvvezetőnek. Új ismeretet kellett megszerezni és alkalmazni a mindennapi munka során és mellett. A feladat-ellátás zökkenőmentesen és folyamatosan megvalósult. Az új rendszer alkalmazása során felmerülő feladatokról röviden: biztonsági okmányok/anyakönyv, anyakönyvi kivonatok rendelése, bevételezése anyakönyvek évközbeni lezárása, újak megnyitása, az anyakönyvi kivonatok, mint biztonsági okmányok tételes elszámolása minden kiadott kivonat esetében átvételi jegyzőkönyv felvitele a rendszerbe, annak kinyomtatása és ügyféllel történő aláíratása,

23 23 az átvételi jegyzőkönyvek kiadott kivonat típusonkénti rendszerezése, bevont okmányok érvénytelenítése a rendszeren keresztül, rendszeres ellenőrzése az okmánynyilvántartásnak, az esetleges hiányosságok pótlása, javítása okmányok évenkénti selejtezése stb. Az ASZA és az EAK rendszer, zárt, elektronikus közigazgatási rendszer. Alkalmazásához az anyakönyvi hivatalok külön számítógép konfigurációt és internet hozzáférést kaptak. V. NÉPESSÉG- ÉS LAKCÍMNYILVÁNTARTÁSI FELADATOK Az ügyintézők a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló évi LXVI. törvény, és a végrehajtásáról szóló 146/1993. (X. 26.) Korm. rendelet alapján látták el a polgárok személyi és lakcím adatait tartalmazó nyilvántartás vezetését. A nyilvántartás hagyományos ún. kartonos rendszerben és informatikai alapon is működött. Az ügyintézők munkájuk során kezdeményezték a település közigazgatási területén lakcímmel rendelkező polgár adatainak, illetve adatváltozásainak, valamint a polgár adataiban a település közigazgatási területén bekövetkezett változásnak a nyilvántartáson történő átvezetését; elvégezték a polgár személyi azonosítóval történő ellátásával, annak módosításával, illetőleg visszavonásával kapcsolatos feladatokat; ellátták a lakcímbejelentés tudomásul vételével összefüggő hatósági feladatokat; a törvényben meghatározott feltételek fennállása esetén adatszolgáltatást teljesítettek a nyilvántartásból; közokiratot adtak ki a nyilvántartott adatokról; gondoskodtak a személyes adatok védelméről. A lakcímváltozás, -létesítés bejelentésére az ügyfeleknek lehetőségük volt a Járási Hivatal Okmányosztályán is. Túlnyomó többségében azonban a Hivatalban kezdeményezték az eljárást. Az ügyintézők vezetik a címnyilvántartást. A nyilvántartás tartalmazza a település megnevezését; a településrész nevét; a postai irányítószámot; a közterület nevét és jellegét (pl. út, utca, tér stb.); a ház számát, ennek hiányában a helyrajzi számot, ezen belül az épület, lépcsőház, szint, emelet és ajtó számát, illetőleg megjelölését; a cím jellegét (pl. lakóház, közintézmény, üres telek stb.). A címnyilvántartás elektronikus vezetése, 2008-ban kerül bevezetésre. Aktualizálása folyamatosan zajlik, igazodva a lakcímbejelentésekhez. A rendszer keretein belül kerül sor, évente, illetve egy-egy választási, szavazási eljárást megelőzően a települési szavazókörök besorolásának, címeinek felülvizsgálatára, a szavazóköri körzetek kialakítására. A Központi Címregiszter (KCR) Magyarországon a közigazgatás nem rendelkezett rendelkezik - egységes, közhiteles az ország valamennyi címét lefedő cím-adatbázissal. Ennek kialakítása év folyamán kezdetét vette. A

24 24 címregiszter célja a magyarországi címkezelés egységes jogszabályi környezetének, igazgatási folyamatainak és egy teljes, közhiteles címnyilvántartásnak a megvalósítása. A KCR létrehozásának eredményeként egy egységesített jogszabályi háttér, a közhiteles cím elsődleges változásainak egységesített kezelése és egy központi mester címadat-nyilvántartás jön létre. Az adatfeltöltés tekintetében a címregiszter csak a meglévő közhiteles nyilvántartások - személyi adat- és lakcímnyilvántartás és ingatlan-nyilvántartás adataira épített, adatok a címregiszterbe csak ezekből a nyilvántartásokból kerülhettek be. A címregiszter egységes felületet biztosít az adatok bevitelére és közvetlen kapcsolatban áll az ingatlannyilvántartással, valamint a személyi adat- és lakcímnyilvántartással. A címregiszter alapját képező két fő nyilvántartást, a személyi adat- és lakcímnyilvántartást és az ingatlan-nyilvántartást aktualizálja, a kapcsolódó adatbázisok később csatlakozhatnak rá. A KCR bevezetése és alkalmazása további kihívást jelentett az ügyintézőknek. Új ismeretet kellett megszerezniük és alkalmazniuk a mindennapi munka mellett, egy újabb területen. Feladat évre: Az EAK és a KCR jogszabályban meghatározott tartalmú és módú használata. A KCR-ben a személyi adat- és lakcímnyilvántartás aktualizálása, az ingatlan-nyilvántartással való összhangjának megteremtése, különösen Vadna és Sajóivánka községekben. VII. HAGYATÉKI ÜGYEK A hagyatéki ügyek intézése a hagyatéki eljárás egyes cselekményeiről szóló 29/2010. (XII.31.) KIM rendelet alapján történt. Ezen ügyekre jellemző, hogy egyre bonyolultabbá válnak a hagyatékok bővülő köre, kelélege miatt /vállalkozások, kft-k, bt-k, részvények, osztatlan közös tulajdonban álló mezőgazdasági ingatlanok; ingó vagyonok több esetbeni leltározása, stb./ Hagyatéki ügyek alakulása Hagyaték Póthagyaték 48 2 VIII. IKTATÁS, IRATTÁROZÁS A Hivatal egyedi iratkezelési szabályzata, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. -ának (1) bekezdése, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben előírtak és a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának rendelkezései alapján, a területileg illetékes Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár igazgatójának egyetértésével, és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Kormányhivatal vezetőjének jóváhagyásával határozza meg a Hivatalhoz érkező és onnan kimenő iratok kezelésének, iktatásának, irattározásának rendjét. A Hivatal az iratkezelést osztott iratkezelési szervezettel látta el; így valósult meg az iratkezelés valamennyi mozzanata: a beérkező és kimenő iratok átvétele, iktatás, mutatózás, postázás, átmeneti és központi irattár működtetése. Az iratkezelési feladatok ellátó szervezeti egységek: a) Szuhakálló Község iratait illetően a Hivatal Székhelye (3731 Szuhakálló Kossuth u.7.)

25 25 b) Vadna, Sajógalgóc és Sajóivánka Község iratait illetően a Hivatal Vadnai Kirendeltsége (3636 Vadna Kassai u.25.). A Hivatalhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, elektronikus programmal vezérelt adatbázisban tartották nyilván az ügyintézők (kivételt képeznek a minősített iratok, amelyeknek nyilvántartása az e célra létesített papíralapú nyilvántartókönyvben történik). A Hivatal külön a Székhelyén, és külön a Kirendeltségen iktatás céljára azonos ügyviteli programmal vezérelt elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) használt. Az iktatószoftver (e-iktat) tanúsítványa szerint, kibővítetten kielégíti a 24/2006.(IV.29.) BM-IHM-NKÖM rendelet követelményeit. A Hivatal a Székhelyén és a Kirendeltségen központi és átmeneti irattárat működtetett. Minden tárgyévet követő január 31-ig, a Hivatal teljes iratforgalmáról, a hatósági és önkormányzati ügyekben kelt iratokról, határozatokról teljes körű statisztikai adatszolgáltatást kell nyújtani. Az adatszolgáltatás határidőben, hiánytalanul elkészült. Az iktatott ügyiratok száma 2014-ben Iktatott ügyiratok száma Székhely Kirendeltség Összesen Sorszámra Alszámra Összesen: Feladat évre: Az iratkezelési követelményeknek megfelelő irattározási feltételek kialakítása a Vadnai Kirendeltségen, iratselejtezés elvégzése. IX. ADÓ- ÉS ÉRTÉKBIZONYÍTVÁNY Az ügyintéző feladata az adó - és értékbizonyítványok kiadása, mely történhet: hagyatéki eljáráskor, gyámhatóság részére, bírósági végrehajtáshoz, adóvégrehajtáshoz, a családi gazdálkodásról szóló 326/2001.(XII.30.)Kormányrendelet alapján, a lakáscélú állami támogatásról szóló 12/2001.(I.31.) Kormányrendelet alapján, az ügyfél írásbeli kérelmére. Adó- és értékbizonyítványok Sz.kálló Vadna S.galgóc S.ivánka Összesen Száma Érintett ingatlanok száma A forgalmi érték megállapításánál az illetékekről szóló 1990.évi XCIII. törvény rendelkezései az irányadóak. Az adó- és értékbizonyítványok kiadása költséges, munka- és időigényes, mivel helyszínelést igényel, de az évi XX. törvény alapján kötelező feladat.

26 26 X. SZEMÉLYZETI ÜGYEK, HUMÁNPOLITIKAI FELADATOK Helyi önkormányzati képviselőkkel, polgármesterekkel kapcsolatos feladatok Az Mötv. 39. (1) bekezdése értelmében, az önkormányzati képviselő megválasztásától, majd ezt követően minden év január 1-jétől számított harminc napon belül vagyonnyilatkozatot köteles tenni. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségről az értesítés, a kitöltendő vagyonnyilatkozat a képviselők számára határidőben átadásra került, a kitöltött és benyújtott vagyonnyilatkozatot az ügyintézők a képviselőktől átvették, a nyilvántartást elkészítette. Az Ügyrendi Bizottság ülésére a vagyonnyilatkozatokat vizsgálatra előkészítették. Az ügyintézők ellátták a képviselők, a polgármesterek juttatásainak (tiszteletdíj, illetmény, költségtérítés) számfejtésével, folyósításával kapcsolatos feladatokat. A főállású polgármesterek személyi anyagának, szabadság-nyilvántartásának kezeléséről, a foglalkoztatási jogviszonyukkal összefüggő ügyviteli feladatok ellátásáról, a közszolgálati tisztviselőkről szóló évi CXCIX. törvény (Kttv.) alapján a jegyző gondoskodott. Köztisztviselőkkel kapcsolatos feladatok Az ügyintéző ellátta a kinevezett köztisztviselők előmeneteli-, illetmény-, juttatás-, továbbképzés és szabadságkiadás rendszerével kapcsolatos feladatokat. Gondoskodott az átsorolások elkészítéséről, elkészítette és vezette a szabadság-nyilvántartást, szabadságengedélyeket, jelenléti íveket. Az ügyintéző ellátta előmeneteli rendszer által előírt soros előrelépések nyilvántartását, azok miatt az átsorolások elkészítését, a személyzeti iratok módosítását. Intézkedett a számfejtésről. Nyilvántartotta a jubileumi jutalmakra való jogosultság időpontját, előkészítette a munkáltatói döntést Feladata volt a Közigazgatási Nyilvántartás vezetése, abból a kötelező adatszolgáltatás teljesítése. A központi közigazgatási nyilvántartáshoz szükséges adatszolgáltatás a vezetők, az I. és II. besorolási osztályú köztisztviselők, illetve az ügykezelők vonatkozásában teljes körűen, határidőben, elektronikus úton megtörtént. A vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett köztisztviselők részére a vagyonnyilatkozattal kapcsolatos nyomtatványok átadásra kerültek. Előkészítette a évi továbbképzési tervet, annak megvalósulását nyomon követte a Vezető- és Továbbképzési Intézet elektronikus felületén. A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Közszolgálati Teljesítményértékelés elektronikus felületén (TÉR) támogatóként a teljesítményértékelést végző munkáltatók részére, a köztisztviselők alapadatait feltöltötte, karbantartotta. Ellátta a cafeteria-keret felhasználásával kapcsolatos ügyviteli teendőket, gondoskodott a felhasználások nyilvántartásának vezetéséről. Képviselő-testületi munkáltatás alatt álló közalkalmazottakkal kapcsolatos feladatok Az ügyintéző ellátta a konyhai alkalmazottak, a karbantartók az egészségügyben dolgozók, a kisegítők vonatkozásában a teljes személyi iratanyag kezelését. Ellátta a közalkalmazottakkal kapcsolatos egyéb feladatokat, amelyek az alábbiak: átsorolás, jubileumi jutalom megállapítás, szabadság-nyilvántartás, munkából való távolmaradás engedélyezés adminisztrálása.