A közigazgatási alapvizsga minőségügyi követelményei Eljárások gyűjteménye

Átírás

1 minőségügyi Eljárások gyűjteménye Az Eljárásgyűjtemény tartalma a Nemzeti Közszolgálati Egyetem tulajdona. Továbbadása, sokszorosítása előzetes írásos engedély nélkül nem megengedett. Az Eljárásgyűjteményben szereplő információkat csak a minőségirányítási rendszer kiépítéséhez és működtetéséhez lehet használni. Érvényes: június kiadás Készítette: NKE VTKI Továbbképző Központ Kiadását engedélyezte: Dr. Kis Norbert továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettes

2 1

3 AZ ELJÁRÁSGYŰJTEMÉNY TARTALMA: Bevezetés... 4 Általános fogalom meghatározások... 5 ME A közigazgatási alapvizsga felkészítő folyamata... 6 ME A közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamata ME Az elégedettség mérés folyamata ME Minőségügyi dokumentumok és feljegyzések kezelése ME Az audit folyamata ME A közigazgatási alapvizsga oktatók (konzulensek) képzése, fejlesztése ME Nem megfelelőség kezelése ME A közigazgatási alapvizsga vizsgabiztosi tevékenysége Bizonylatok jegyzéke

4 3

5 BEVEZETÉS A Kormány 174/2011. (VIII. 31.) rendelete (a továbbiakban: Rendelet) rendelkezik a közigazgatási és ügykezelő alapvizsgáról. A rendelet által a Nemzeti Közszolgálati Egyetemhez rendelt, közigazgatási alapvizsga működtetésével kapcsolatos minőségbiztosítási feladatokat a Nemzeti Közszolgálati Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata alapján a Vezető- és Továbbképzési Intézete (továbbiakban NKE VTKI) látja el. Az NKE VTKI-nek a közigazgatási alapvizsgához kapcsolódó egyik fő feladata, hogy kidolgozza és működtesse a közigazgatási alapvizsga minőségirányítási rendszerét, ezért az alapvizsgával szembeni összes minőségügyi követelményt minőségirányítási folyamatleírásban határozta meg. A minőségügyi követelmények forrása a Kormány 174/2011. (VIII. 31.) rendelete és az ISO 9001:2008 szabvány alkalmazott fejezetei. A közigazgatási alapvizsga Eljárásgyűjteménye tartalmazza mindazon eljárásokat, melyek előírják és támogatják a közigazgatási alapvizsga felkészítés és vizsgáztatás folyamatát. A közigazgatási alapvizsga felkészítés és vizsgáztatás folyamatai olyan operatív módszerek és tevékenységek, amelyek a minőségi követelmények teljesítését szolgálják. A folyamat és rendszerszemléletű megközelítés teremti meg a képzési tevékenységeink egymásra épülését. Folyamatos fejlesztéssel biztosítjuk, hogy a közigazgatási alapvizsga tananyaga hatályos, oktatásmódszere a célcsoportra alkalmazható legyen. A közigazgatási alapvizsga hatékony működése érdekében olyan adatokat gyűjtünk, ami mérhető és objektív, hogy tényeken alapuló döntéshozatalt működtessünk. A közigazgatási alapvizsga felkészítés és vizsgáztatás folyamatainak belső felülvizsgálatai feltárják a rendszer erősségét és fejlesztendő területét. A folyamat leírás alkalmazása kiterjed a közigazgatási alapvizsgára felkészítő konzultációt folytató Vizsgaszervezőkre, Vizsgaközpontokra, a közigazgatási alapvizsga felkészítő konzultáció teljes folyamatára, a szervezői tevékenységre, konzulensi módszertani felkészítőkre, az alapvizsga felkészítő oktatásban közreműködő konzulensekre. A minőségügyi eljárásokat (Eljárásgyűjteményt) az NKE VTKI minőségirányítási szakreferense karbantartja, az NKE Vezető- és Továbbképző Intézet Továbbképző Központ munkatársai szakmailag ellenőrzik, a Továbbképző Központ vezetője jóváhagyja, és az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet igazgatója kiadását engedélyezi június 4. Dr. Kis Norbert továbbképzési és nemzetközi rektorhelyettes 4

6 ÁLTALÁNOS FOGALOM MEGHATÁROZÁSOK Dokumentum: információ és annak hordozója. Feljegyzés: olyan dokumentum, amely tevékenységekről vagy elért eredményekről objektív bizonyítékot szolgáltat. Figyelemmel kisérés: A vizsgaszervezőnek a konzultáció teljes folyamata alatt információval kell rendelkeznie a konzultáció előrehaladásáról. A figyelemmel kisérés nem igényli a konzultáción való folyamatos jelenlétet (pld. mint résztvevő). Folyamat, eljárás: egy tevékenység vagy egy folyamat elvégzésének előírt módja. A szervezet hozza létre saját tevékenységeinek szabályozására. Betartása kötelező azoknak, akikre vonatkozik. A vonatkozó külső követelmények (jogszabály, szakmai irányelv) figyelembe vételével készülnek. Panasz: minden olyan, a vizsga- és képzésszervezői tevékenységhez kapcsolódó, a szervezet eljárását kifogásoló, és azzal kapcsolatban konkrét és egyértelmű igényt megfogalmazó, írott formában érkező megkeresés, amely valamely kérdés kivizsgálására, intézkedés megtételére irányul. Mentesség: a 174/2011. (VIII.31.) Kormányrendelet 11. -ban foglaltak alapján a 289/2005. (XII.22.) Kormányrendelet 1. és 2. számú melléklete szerinti végzettségek esetén. Mentességet élvez, aki jogi, közigazgatási, rendészeti és katonai képzési területhez tartozó szakon vagy e szakoknak megfeleltethető, korábban létesített szakokon felsőfokú végzettséget szerzett, vagy szeptember 1-jétől a nemzetvédelmi és katonai képzési területhez tartozó szakon olyan felsőfokú végzettséget szerzett, amely külön jogszabály alapján tartalmazza a közigazgatási alapvizsgának megfelelő képzési- és vizsgakövetelményeket, vagy a Magyar Közigazgatási Ösztöndíj Program keretében sikeres záróvizsgát tett. Bizonylat: a közigazgatási alapvizsga és konzultáció során használt olyan dokumentum, amely a felkészítő és a vizsga megvalósulására, a képzési és vizsgafolyamat nyomon követésére, továbbá a konzulensi felkészítőknek, audit folyamatainak dokumentálására szolgál. Használata lehetővé teszi az országosan egységes alapvizsga konzultáció képzési dokumentációját. A bizonylatok kiállításáról az NKE VTKI gondoskodik. Átirányítás: Indokolt esetben a vizsgázó átirányítást kérhet a közigazgatási alapvizsga egy másik, nem a területileg illetékes vizsgaszervezőnél való letétele érdekében. Indokolt esetnek minősül különösen, ha a közigazgatási alapvizsga letételére nyitva álló határidő lejár és a vizsgáztatásra illetékes vizsgaszervező nem szervez vizsgát e határidő lejártáig. Az átirányításról az NKE VTKI külön eljárást ad ki. 5

7 ME A közigazgatási alapvizsgára felkészítő folyamata I. A folyamatleírás célja Az eljárás célja a közigazgatási alapvizsgára felkészítő konzultáció folyamatának meghatározása és leírása. A folyamat előírja, hogy mi az elvégzendő feladat, illetve a megvalósítandó folyamat; megjelöli, hogy ki a felelős az eljárásban leírt feladat vagy folyamat eredményéért, illetve ki annak a végrehajtója; megnevezi azt a dokumentumot vagy bizonylatot, amely alapján ellenőrizhető, hogy betartották-e az eljárásban foglaltakat; tartalmazza a feladat illetve folyamat időbeliségét. II. A folyamatleírásban használt fogalom meghatározások Konzulens: a Rendeletben előírt feltételeknek megfelelő, az Eljárásgyűjtemény ME A közigazgatási alapvizsga oktatók (konzulensek) képzése, fejlesztése fejezetben meghatározottaknak megfelelően felkészített, az NKE VTKI által felkért közigazgatási alapvizsga oktató. A felkészítő konzultáció szervezése során az oktatók kiválasztása az NKE VTKI által jóváhagyott névjegyzékből történik. A szükséges konzulensi létszámról az NKE VTKI gondoskodik. Oktatói tevékenységre a konzulenseket a Vizsgaszervező kéri fel, a konzultációs időbeosztásról írásban értesíti ( , levél) és szerződésben vállal kötelezettséget az alapvizsga általa vállalt moduljának oktatására az előzetesen leegyeztetett időpontban és helyszínen. Az elvégzett feladatot teljesítési igazolással hitelesítik. Információk az oktatókról és az oktatóknak a Vizsgaportálon megtalálhatóak. Az NKE VTKI a konzulensek további módszertani fejlesztésére folyamatosan lehetőséget biztosít műhelymunka formájában. Konzultáció: A konzultáció az egyedi, személyes a tananyag elsajátításában felmerülő értelmezési és megértési problémák megoldására szolgál. Lényege a problémahelyzet azonosítása, az ismeret elsajátítás akadályainak feltárása és a különböző megoldási javaslatok kidolgozása. A közös munkát a résztvevők és a felkészülést segítő, irányító szerepben dolgozó oktató közötti kétirányú kommunikáció jellemzi. Az elsajátítandó ismeret átadását, megerősítését elősegítő, a képzésben részt vevő felnőtt(ek) és az oktató (konzulens, tutor) közötti megbeszélés, mely elektronikus formában is megvalósulhat. Konzultáción résztvevő: a Rendeletben meghatározott alapvizsgára kötelezett közszolgálati tisztviselő, akinek munkáltatója is regisztrált a Továbbképzési és vizsgaportálon, valamint közigazgatási alapvizsga konzultációra igényt tart és ennek érdekében a területileg illetékes vizsgaszervező helyen képzési időpontra beregisztrált és azt munkáltatója jóváhagyta. 6

8 III. A konzultáció során használatos bizonylatok listája Közigazgatási alapvizsga felkészítő Mappalista Közigazgatási alapvizsga felkészítő Program Közigazgatási alapvizsga felkészítő Ajtólista Közigazgatási alapvizsga felkészítő Jelenléti ív Közigazgatási alapvizsga felkészítő Haladási napló Közigazgatási alapvizsga felkészítő Panaszkezelési lap Közigazgatási alapvizsga felkészítő Hallgatói elégedettség mérése Jelentés panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén BA-F-01 BA-F-02/2 BA-F-03 BA-F-04 BA-F-05/2 BA-F-06 BA-F-07 BA-F-08 III/1. A konzultáció dokumentálása során használt bizonylatok használata és funkciója BA-F-01 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Mappalista: a szervezési tevékenység nyomon követésére szolgál, feltünteti az ide vonatkozó dokumentumokat, valamint a képzési dokumentáció részét képező lefűzendő bizonylatokat. Első lapja a felhasznált bizonylatokat tartalmazó dokumentációnak. A mappalista a képzési dokumentáció része. A Mappalista táblázatában megadott tételein túl bővíthető, amennyiben az segíti a szervező munkáját. BA-F-02/2 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Program: tartalmazza a 3 napos konzultáció pontos dátumát, helyszínét, órabeosztását, feltüntetve a felkért oktatók nevét modulonként/almodulonként. Tartalmazza továbbá a 7. modult (Nemzetpolitika), feltüntetve a képzési formát: e-learning, önálló tananyag elsajátítással. Segít a szervezői tevékenységben. A hallgatók számára jól látható helyen kifüggesztésre kerül a képzés során. Sokszorosítást követően kiadható a hallgatóknak, mely elősegíti a hallgatók felkészülését a konzultációra, segíti az elégedettségi kérdőív kitöltését. Az NKE által kiadott program moduljainak sorrendje a témák logikai felépítése részben variábilis. A TTB, 1. és 2. modul tekintetében a tematika kötött, a további modulok sorrendje indokolt esetben módosítható. A továbbiakban a Program bizonylaton megadott modulsorrend betartása javasolt. BA-F-03 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Ajtólista: a képzésen részt vevők listája a munkáltató megnevezésével. Tartalmazza a képzési alapadatokat (azonosító szám, hely, dátum). A képzési helyszínre (lehetőség szerint jól látható felületre) kifüggesztendő. Tájékoztató szerepet tölt be a hallgatók részére. Tartalmazza továbbá a képzésszervező nevét, aki a képzésen felmerülő esetleges probléma esetén segítséget nyújthat a nehézség megoldásában, elhárításában. BA-F-04 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Jelenléti ív: A konzultáción csak a képzési csoportba beregisztrált, Vizsgaportál által legenerált jelenléti íven szereplő közszolgálati tisztviselő vehet részt. A jelenléti ív napi bontásban kerül elkészítésre a képzésen, 3 különálló bizonylat formájában. A 7

9 képzésen megjelenő közszolgálati tisztviselők részvételének nyomon követésére szolgál. A munkáltató kérésére ezen dokumentum alapján állíthat ki igazolást a Vizsgaszervező. BA-F-05/2 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Haladási napló: célja a konzultáció megvalósulásának nyomon követése. Az oktatók a leoktatott modulok szerződésben meghatározott időpontjában és időtartamában kitöltik a témáknak, alkalmazott feladatoknak megfelelően, majd aláírásukkal hitelesítik a tevékenységüket. A Haladási napló helye a képzés során az oktató teremben van. BA-F-06 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Panaszkezelési lap: a képzés során felmerülő panaszok rögzítésére szolgál. Panasz esetén a panaszt kiváltó okot írásban rögzíti a panasztevő a BA-F-06 bizonylaton. A panaszt a vizsgaszervező 15 napon belül köteles kivizsgálni. A vizsgálat eredményéről a kivizsgálást követő 15 napon belül köteles tájékoztatni a panasztevőt a BA-F-08 Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén elnevezésű bizonylaton. Ha a panasz a vizsgaszervező működési hiányosságaira vezethető vissza helyesbítő tevékenységet (azaz helyrehozást) kell indítania. Ha nem történik panasz a konzultáció során, a képzésszervező a rovatok áthúzásával és aláírásával hitelesíti azt. Minden képzéshez 1 db Panaszlap tartozik. A képzési azonosítóval ellátott Panaszkezelési lap helye a Haladási naplóval együtt az oktatás ideje alatt az oktató teremben van. BA-F-07 Közigazgatási alapvizsga felkészítő Hallgatói elégedettség mérése: 2-3 oldal terjedelmű kérdőív, mely felméri az alapvizsga oktatáson részt vevők véleményét, tapasztalatait az oktatással, szervezéssel, konzultációval és annak körülményeivel kapcsolatban. A kérdőív név nélküli és önkéntes. A kérdőívet a képzés 3. napján osztja ki a képzésszervező a résztvevőknek. A kérdőívek az adott képzés dokumentációjához tartoznak. Eredményeit összesítve, az Eljárásgyűjtemény ide vonatkozó szabályozásának megfelelően kell továbbítani az NKE VTKI felé. BA-F-08 Jelentés panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén: a BA-F-08 Közigazgatási alapvizsga konzultációs Panaszkezelési lapon felvett panasz kivizsgálása során tett eredmény, intézkedés rögzítésére szolgál. Egy példánya megküldendő a panasztevő részére. Fenti bizonylatok kiegészítve az oktatói felkérőkkel, szerződésekkel és a hozzájuk tartozó teljesítési igazolással a közigazgatási alapvizsga konzultáció képzési dokumentációját képezik. A bizonylatok minta példányai az Eljárásgyűjtemény mellékleteként szerepelnek. A bizonylatok elektronikus formában megtalálhatóak a Továbbképzési és vizsgaportál képzés- és vizsgaszervezői számára létrehozott mappában, valamint egy részük a rendszer által generálható dokumentum. 8

10 IV.1. A Konzultáció technikai, személyi és tárgyi feltételei IV.2 Személyi feltételei - A Vizsgaszervező által kijelölt szervező (vagy a szervezésért felelős személy). - A Rendeletben előírt feltételeknek megfelelő, az NKE VTKI és a Kormányhivatalok által felkért és felkészített oktató. - A konzultációra jelentkező hallgató (közszolgálati tisztviselő). IV.3 Tárgyi feltételei A Vizsgaszervezőnek biztosítania kell a konzultáció lefolytatására alkalmas, az NKE VTKI által meghatározott infrastruktúrát (MU 002). Technikai előfeltételei A közigazgatási alapvizsgára való jelentkezés előfeltétele a Továbbképzési és vizsgaportálon (Továbbiakban: Vizsgaportál) ( való regisztráció: - a munkáltató részéről, - közszolgálati tisztviselő részéről. A jelentkezések jóváhagyása után van lehetőség a vizsgaszervező által meghirdetett képzésre való jelentkezésre. V. A Konzultáció előkészítésének lépései V.1. A képzés meghirdetése A képzési időpontokat a Vizsgaszervező határozza meg a felmerülő munkáltatói igényeknek megfelelő számban. A kijelölt konzultációs időpontokat a Vizsgaportálon hirdeti meg. Időpont módosítás esetén köteles tájékoztatást nyújtani a jelentkezők részére. V.2. Résztvevők jelentkezése A jelentkezés előfeltétele a munkáltató és a közszolgálati tisztviselő regisztrációja a Vizsgaportálon. Minden jelentkező a területileg illetékes vizsgaszervező helyre jelentkezhet képzésre. A résztvevők jelentkezése a Rendelet alapján: - papír alapon ig - elektronikus formában jétől a Továbbképzési és vizsgaportálon keresztül történik, a Vizsgaportál által felkínált konzultációs napokra való regisztrálással. 9

11 V.3. A jelentkezés érvényessége A résztvevő jelentkezését a résztvevő munkáltatója jóváhagyja, melyre 3 munkanap áll rendelkezésre. A visszaigazolás elmulasztása esetén a képzésre való regisztráció érvénytelen. V.4. Résztvevők nyilvántartásba vétele A résztvevők nyilvántartásba vétele a Vizsgaportálon való jelentkezés alapján történik. A képzési csoportba való bekerülés (20 fő) a munkáltató általi jóváhagyástól számított időrendi sorrendben valósul meg. V.5. Résztvevők tájékoztatása A jelentkező automatikus elektronikus válaszüzenetet kap a képzésre való jelentkezés érvényességéről, mely a konzultációra vonatkozó alapadatokat is tartalmazza. V.5.1. Általános tájékoztatás A konzultáción résztvevők tájékoztatása a képzés lebonyolításának körülményeiről, a konzultáció során alkalmazott módszerekről és elvárásokról a Vizsgaportálon közzétett tájékoztató alapján történik (Tájékoztató a közigazgatási alapvizsgáról a vizsgázók részére). V.5.2. Egyéni tájékoztatás A konzultációra jelentkező személy, a jelentkezés befogadásakor ben tájékoztatást kap a konzultáció pontos helyszínéről, és az időpontjáról valamint a képzéssel kapcsolatos alapinformációkról. V.6. Résztvevők beosztása A konzultációs csoportba szervezhető jelentkezők létszáma maximálisan 20 fő. Amennyiben a konzultációra jelentkezők létszáma meghaladja az NKE VTKI által kiadott országosan egységes ajánlásának maximumát, akkor az e fölötti jelentkezők számára az adott felkészülési időszakon belül a vizsgafelkészítésért felelős intézmény kapacitásának függvényben, annyi konzultációt szervez, ami az igények kielégítéséhez szükséges. V.7. Konzultációs ütemterv elkészítése A vizsgaszervező összeállítja a vizsgaportálon a konzultációk és az oktatók beosztását is tartalmazó ütemtervét a rendelkezésre álló információi alapján, amely a képzési program, illetve az órarend beosztás is egyben. Ez tartalmazza: képzés azonosítóját, képzés dátumát és időpontját, helyszínét, a modulok megnevezését és beosztását, modulok oktatóját. A modulok időtartama (óraszám) kötött. A kiadott BA-F-02/2 Program szerint kell a képzést szervezni. A képzési programban meghatározott, modulokhoz rendelt óraszámtól eltérni nem lehet. 10

12 A konzultáció szervezéséről a képzésszervező Mappalistát (BA-F-01) vezet, ahol nyomon követhető a konzultáció készültségi foka, illetve ellenőrizhetővé teszi a konzultációs folyamat zárása után a dokumentáció teljességét. A mappalista a lezárt konzultáció dokumentációjának előlapját képezi. V.8. Konzulensek biztosítása Oktatók kiválasztása az NKE VTKI által jóváhagyott névjegyzékből történik. Az NKE VTKI a szükséges oktatói létszám biztosítása érdekében a módszertani felkészítés után gondoskodik a névjegyzék naprakészen tartásáról. Az oktatók kiértesítése a konzultációs időbeosztásról írásban történik ( , levél). Információk az oktatókról a Vizsgaportálon megtalálhatóak. A konzulensek szerződésben vállalnak kötelezettséget az alapvizsga általuk vállalt moduljának oktatására az előzetesen leegyeztetett időpontban és helyszínen. V.9. Konzultációs helyszín biztosítása Minden vizsgaszervező maga határozza meg a képzés helyszínét az NKE VTKI által meghatározott infrastruktúra biztosításával. (MU 002). V. 10. Tananyag biztosítása Az NKE jogszabályi kötelezettsége az oktatási segédanyagok és vizsgakérdések naprakészen tartása, azok felülvizsgálata és aktualizálása. A közigazgatási alapvizsga hatályos tananyaga elektronikus formában érhető el a Vizsgaportálon és az NKE honlapján. A tananyaghoz az NKE VTKI által kiadott további oktatási segédanyag nem tartozik. A konzulens által összeállított feladatlap, tanulási segédlet használható, sokszorosításáról a szervező szabadon dönthet. V. 11. A tananyag hét modulból áll, melyek a következők: 1. Alkotmányos és jogi alapismeretek 2. Közigazgatási alapismeretek 3. Európai Uniós alapismeretek 4. Gazdálkodási és pénzügyi alapismeretek 5. Információbiztonsági és adatvédelmi alapismeretek 6. Szervezeti igazgatás 7. Nemzetpolitika (e-learning önálló elsajátítással) V.12. Dokumentációk előkészítése A konzultáció napjára a képzésszervezőnek elő kell készíteni a konzultáció adminisztrálásához szükséges dokumentumokat: Mappalistát (BA-F-01), oktatói felkérőt és szerződést, Programot (BA-F- 11

13 02/2), Ajtólistát (BA-F-03), Jelenléti ívet (BA-F-04), a Haladási naplót (BA-F-05/2), a Panaszkezelési lapot (BA-F-06), hallgatói Elégedettségi kérdőíveket (BA-F-07). A dokumentumoknak az előírásoknak megfelelően rendelkezésre kell állnia a képzésen, ill. ki kell helyezni a képzés ideje alatt. VI. A konzultáció lebonyolítása A képzés személyi és tárgyi feltételeinek szakmai előkészítése, illetve a képzés indításának lépései az előkészítés során meghatározottak szerint történik. A személyi és tárgyi feltételek folyamatos rendelkezésre állását a vizsgaszervező biztosítja. Az oktatók rendelkezésre állását, helyettesítésére vonatkozó szabályokat, illetve elvárt feladatait szerződésben rögzíti egymással a Vizsgaszervező és az oktató. VI.1. Feltételek rendelkezésre állásának ellenőrzése A képzés napján a vizsgaszervező vagy az általa kijelölt személy a helyszínen vagy a helyszínről beszerzett információk alapján ellenőrzi a képzéshez szükséges személyi és tárgyi feltételek fennállását. VI.2. Helyszíni tájékoztatás A szervező a helyszínen kifüggeszti az Ajtólistát (BA-F-03) és a Programot (BA-F-02/2). A Programot a hallgatók részére ki is oszthatja. VI.2.1. Résztvevők jelenlétének követése A vizsgaszervező a jelenlét követését a résztvevők által aláírt napi jelenléti ívvel (BA-F-04) dokumentálja. Képzésen való részvételre az jogosult, aki a jelenléti íven (és ajtólistán) szerepel, vagyis érvényes közigazgatási alapvizsga konzultációs regisztrációval rendelkezik a Vizsgaportálon. VI.3. Konzultáció lefolytatása A konzulens az egységes módszertani útmutató alapján végzi a konzultációt. (MU 001) VI.4. Haladási ütemterv követése A konzulens a haladási naplóban (BA-F-05/2) rögzíti a képzés program szerinti megvalósulását. A haladási naplót a helyszínen vezetik az oktatók. A haladási napló pontos vezetéséről a vizsgaszervező gondoskodik. VI.5. Eltérések kezelése, nem megfelelőség kezelése Az esetleges eltéréseket, a konzultáció során felmerült hallgatói panaszokat a Haladási napló mellékleteként, a konzultáción kötelezően ott lévő Panaszkezelési lapon (BA-F-06) kell rögzíteni. A közigazgatási alapvizsga felkészítő konzultáció alatt a vizsgaszervezőnek figyelemmel kell kísérnie a felkészítés folyamatát a felmerülő nem megfelelőségek és az arra tett intézkedések érdekében. 12

14 A nem megfelelőség kezelésének lépéseit az ME folyamatleírás tartalmazza. VII. E-learning önálló tananyag elsajátítással VII.1. A tárgyi feltételek biztosítása A közigazgatási alapvizsga 7. moduljának elsajátítása elektronikus formában, önálló felkészüléssel történik. Az érintett modul elsajátításához szükséges hatályos e-tananyag és segédanyag elektronikus megjelenését az NKE VTKI biztosítja. VII.2. A 7. modul elérhetősége Az e-tananyag és segédanyag elérhetősége minden alapvizsgára jelentkező közszolgálati tisztviselő számára lehetséges és a Vizsgaportálon keresztül történik. VIII. A konzultáció zárása VIII.1. Résztvevői elégedettség mérés A konzultáció utolsó kontaktnapján a vizsgaszervező az NKE VTKI által kiadott, a Vizsgaportálon elérhető elégedettségi kérdőívvel (BA-F-07) felméri a résztvevők konzultációról alkotott véleményét. A véleménynyilvánítás önkéntes. VIII.2. Elégedettségi kérdőív adatainak összegzése A vizsgaszervező az elégedettségi kérdőíveket feldolgozza, képzésenként összesíti az NKE VTKI által kiállított szempontoknak megfelelően. VIII.3. Statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése A vizsgaszervező a kérdőíveket az NKE VTKI által előírt statisztikai adatszolgáltatás keretén belül adja. A képzésenként összesített eredményeket, havi bontásban, az NKE VTKI Továbbképző Központ által kiadott adatkezelő táblában elkészíti és félévenként a statisztikai adattáblát továbbítja az NKE VTKI részére. Évente 2 féléves statisztika megküldése szükséges, melynek határideje: - I. félév tekintetében: tárgyévi július II. félév tekintetében: tárgyévet követő február 1. A vizsgaszervezők által országosan beküldött statisztikai adattáblát az NKE VTKI Továbbképző Központ munkatársai összesítik, az eredményekről az érintetteket tájékoztatja. 13

15 VIII. 4. A Panaszkezelési lap és az elégedettségi kérdőív adati alapján korrekciós terv elkészítése A panaszkezelési lap és az elégedettségi kérdőívek összesítéséből az NKE VTKI Továbbképző Központ feladata, hogy a szükséges korrekciós javaslatokat kidolgozza, és a vizsgaszervezőknek továbbítsa az ME-07-es, és az ME-03-as eljárásban részletezett módon. VIII. 5. Panaszkezelési lap összegzése A vizsgaszervező a Panaszkezelési lapon (BA-F-06) tett hallgatói felszólalásokat és annak megoldására történt intézkedések másolatát (fax, ) az eseménytől számított 30 napon belül megküldi az NKE VTKI Továbbképző Központ részére. A beérkezett panaszokat az NKE VTKI Továbbképző Központ munkatársai tartják nyilván. VIII.6. Oktatók szerződéseihez teljesítési igazolás készítése Az oktatók által aláírt szerződésekhez a vizsgaszervező a megvalósult képzések után elkészíti az oktatók teljesítési igazolásait. VIII.7. A képzési dokumentáció A konzultáció napjára előkészített és a konzultáció adminisztrálásához szükséges dokumentumokat: - Ajtólistát (BA-F-03), Programot (BA-F-02/2) a Jelenléti íveket (BA-F-04) összegyűjti, - a Haladási napló (BA-F-05/2) vezetését ellenőrzi, - a Panaszkezelési lapot (BA-F-06) aláírásával hitelesíti, panasz esetén gondoskodik a panasz kivizsgálásáról, - a kitöltött Elégedettségi kérdőíveket (BA-F-07) földolgozza és tárolja, - az oktatói szerződéseket és annak teljesítési igazolását kiállítja. Fenti bizonylatokat a Mappalista (BA-F-01) mögé képzési dokumentációként lefűzi. A képzési dokumentációt az előírásoknak megfelelő ideig kell tárolni. 14

16 ME-01 Közigazgatási alapvizsga konzultáció folyamata Alapvizsga szervez Alapvizsga okató 1.1 Személyi feltételek 1.2. Tárgyi feltételek Oktatótermekkel szembeni követelmény Konzultáción résztvevő (hallgató) 2. Konzultáció előkészítése 2.1. Résztvevők jelentkezése 2.2 Jelentkezés munkáltatói jóváhagyása 2.3. Résztvevők nyilvántartásba vétele 2.4 Résztvevők tájékoztatása Konzultáció és vizsga tájékoztató 2.5 Résztvevők beosztása 2.6 Konzultációs ütemterv elkészítése Konzultációs ütemterv 2.7 Konzulensek biztosítása 2. 8 Konzultációs helyszín biztosítása 2.9 Tananyag biztosítása Haladási napló Panaszkezelési lap Dokumentációk előkészítése Jelenléti ív 15

17 ME-01 Közigazgatási alapvizsga konzultáció folyamata A konzultáció lebonyolítása Feltételek rendelkezésre állásának ellenőrzése Konzulensek módszertani útmutatója Konzultáció lefolytatása Résztvevők jelenlétének követése Haladási ütemterv követése Jelenléti ív Haladási naplót Panaszkezelési lap Volt nem megfelelőség? Nem 3.5 ME Nem megfelelőség kezelése Konzultáció mappalista A konzultáció zárása Résztvevői elégedettségi mérés Elégedettségi kérdőív adatainak összegzése Hallgatói felszólalások összegzése Statisztikai adatszolgáltatás Oktatói teljesítési igazolás készítése Folyamat befejezése 16

18 ME A közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamata I.A folyamatleírás célja Az eljárás célja a közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamatának meghatározása és leírása. A folyamat követi a Rendelet előírásait, hogy mi az elvégzendő feladat, illetve a megvalósítandó folyamat; megjelöli, hogy ki a felelős az eljárásban leírt feladat vagy folyamat eredményéért, illetve ki annak a végrehajtója; megnevezi azt a dokumentumot/iratot vagy bizonylatot, amely alapján ellenőrizhető, hogy betartották-e az eljárásban foglaltakat; tartalmazza a feladat illetve folyamat időbeliségét. II. A folyamatleírásban használt fogalom meghatározások Vizsga: a Rendelet szerinti, szeptember 1-jén hatályba lépett közigazgatási alapvizsga. A vizsgára a területileg illetékes vizsgaszervező helyre a Továbbképzési és vizsgaportálon kell jelentkezni. Érvényes jelentkezéssel az a közszolgálati tisztviselő bír, akinek jelentkezését a munkáltatója jóváhagyta. A vizsga eredményes, ha a vizsgázó 50 pontból legalább 26-ot teljesített. A vizsga minősítése: Megfelelt vagy Nem megfelelt. Vizsgabiztos: közigazgatási alapvizsgánál közreműködő személy, akit a Vizsgaszervező kér fel. Felel a közigazgatási alapvizsga szabályszerű lebonyolításáért. Regisztrálja a vizsgára érkezőket a Vizsgaportálon és jelenléti ívet írat alá. Tájékoztatja a vizsgaszabályzatról és a vizsgáról a vizsgázókat. Szabálytalanság észlelése esetén felfüggeszti a vizsgát. Technikai probléma esetén segítséget nyújt a vizsgázónak. Kiállítja és átadja a vizsga jegyzőkönyvet és a vizsgabizonyítványt. Vizsgázó: a Rendeletben meghatározott alapvizsgára kötelezett közszolgálati tisztviselő, akinek munkáltatója is regisztrált a Továbbképzési és vizsgaportálon, valamint közigazgatási alapvizsga érdekében a területileg illetékes vizsgaszervező helyen vizsga időpontra beregisztrált és azt munkáltatója jóváhagyta. Vizsgajegyzőkönyv: a vizsgáról kiállított irat. Tartalmazza a vizsga eredményét és a vizsgán történt legfontosabb események rögzítésére szolgál. A vizsgabiztos generálja le a rendszerből és aláírásával, illetve a vizsgaszervező pecsétjével hitelesíti. 1 eredeti példányát a vizsga után a vizsgázónak átadja, 1 pld-át a vizsgaszervező lefűzi. Vizsgabizonyítvány: a vizsgaeredményről kiállított dokumentum, mely eredményes vizsga esetén kerül átadásra. A vizsgabizonyítványt a vizsgaszervező vezetője írja alá és a vizsgaszervező pecsétjével hitelesíti. A vizsgaszervező a munkáltató számára a vizsgától számított 15 munkanapon belül küldi meg. Takarékossági szempontokat figyelembe véve a bizonyítvány kiadható a vizsgát követően is, ha a vizsgaszervezőnél a technikai feltételek lehetővé teszik. A bizonyítvány átadását átadás-átvételi elismervénnyel igazolják. 17

19 III. A vizsga során használatos bizonylatok listája Közigazgatási alapvizsga Mappalista Közigazgatási alapvizsga Ajtólista Közigazgatási alapvizsga Jelenléti ív Közigazgatási alapvizsga Panaszkezelési lap Közigazgatási alapvizsga Jegyzőkönyv Közigazgatási alapvizsga Bizonyítvány Közigazgatási alapvizsga Átadás-átvételi elismervény bizonyítványokról Közigazgatási alapvizsga Elégedettség mérése Közigazgatási alapvizsga Vizsgabetekintési jegyzőkönyv Jelentés panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén BA-V-01 BA-V-02 BA-V-03 BA-V-04 BA-V-05 BA-V-06 BA-V-07 BA-V-08 BA-V-09 BA-F-08 III.1. A konzultáció dokumentálása során alkalmazott bizonylatok használata és funkciója BA-V-01 Közigazgatási alapvizsga Mappalista: a szervezési tevékenység nyomon követésére szolgál, feltünteti az ide vonatkozó dokumentumokat, valamint a képzési dokumentáció részét képező lefűzendő bizonylatokat. Fedőlapja a felhasznált bizonylatokat tartalmazó aktának. A mappalista a képzési dokumentáció része. A Mappalista a táblázatban felsorolt tételeken túl bővíthető, amennyiben az segíti a szervező munkáját. BA-V-02 Közigazgatási alapvizsga Ajtólista: a vizsgán részt vevők listája a munkáltató megnevezésével. Tartalmazza a vizsga alapadatokat (azonosító szám, hely, dátum). A vizsga helyszínén kifüggesztendő. Tájékoztató szerepet tölt be a hallgatók részére. Feltünteti továbbá a vizsgabiztos nevét, aki a vizsgát felügyeli, felmerülő esetleges probléma esetén segítséget nyújthat a nehézség megoldásában, elhárításában. BA-V-03 Közigazgatási alapvizsga Jelenléti ív: A vizsgán megjelenő közszolgálati tisztviselők részvételének nyomon követésére szolgál. A konzultáción csak a vizsgacsoportba beregisztrált, Vizsgaportál által legenerált jelenléti íven szereplő közszolgálati tisztviselő vehet részt. A jelenléti ívet a személyi azonosítást követően a vizsga előtt írja alá a vizsgázó. A jelenlét ív a vizsgázó neve mellett a Vizsgaportálra bejegyzett felhasználó nevet is tartalmazza. BA-V-04 Közigazgatási alapvizsga Panaszkezelési lap: a vizsga során felmerülő panaszok rögzítésére szolgál. Panasz esetén a panaszt kiváltó okot írásban rögzíti a panasztevő a BA-V-04 bizonylaton. A panaszt a vizsgaszervező 15 napon belül köteles kivizsgálni. A vizsgálat eredményéről a kivizsgálást 18

20 követő 15 napon belül köteles tájékoztatni a panasztevőt a BA-V-08 Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén elnevezésű bizonylaton. Ha a panasz a vizsgaszervező működési hiányosságaira, munkatársának hibájára vezethető vissza, megelőző tevékenységet kell kezdeményezni. Ha nem történik panasz a vizsga során, a vizsgaszervező a rovatok aláhúzásával és aláírásával hitelesíti azt. Minden vizsgához 1 db Panaszkezelési lap tartozik. BA-V-05 Közigazgatási alapvizsga Jegyzőkönyv: A vizsgát követően a vizsgabiztos a vizsgáról vizsgázónként vizsga jegyzőkönyvet állít ki, melyet a vizsga helyszínén átad a résztvevők számára, vagy postai úton megküldi a munkáltatónak. A vizsgajegyzőkönyv 1 példánya a vizsgadokumentáció részét képezi. BA-V-06 Közigazgatási alapvizsga Bizonyítvány: A sikeres közigazgatási alapvizsgát tett vizsgázó vizsgabizonyítványt kap. A vizsgabizonyítványt a Vizsgaszervező, ill. vizsgabiztos állítja ki, aki átadhatja a vizsgát követően a helyszínen, vagy 15 munkanapon belül a munkáltató számára megküldheti postai úton. BA-V-07 Közigazgatási alapvizsga Átadás-átvételi jegyzőkönyv bizonyítványokról: A bizonylat kiállított a kiállított vizsgabizonyítvány átadás-átvételét igazolja. A helyszínen aláíratandó. Az átadás megtörténtét tértivevényen vagy átadás-átvételi elismervényen is igazolhatja a Vizsgaszervező. BA-V-08 Közigazgatási alapvizsga Elégedettség mérése: A közigazgatási alapvizsga során tapasztalt vélemények összegyűjtésére szolgál, február 27-től elektronikus formátumú elégedettségi kérdőív. A vizsgateszt lezárást követően un. pop-up ablakban megjelenő kérdőív magába foglalja a vizsgaszervezői, a vizsgabiztosi tevékenység, a tananyag és a Vizsgaportálra irányuló véleménynyilvánítás lehetőségét. Összesítése a Vizsgaportálon keresztül elektronikusan történik. Ha a Vizsgaportál zavarából adódóan az elégedettségmérő nem érhető el, abban az estben a szervező által papír alapon is kiosztásra kerülhet.f BA-V-09 Közigazgatási alapvizsga Vizsgabetekintési jegyzőkönyv: a vizsgázó a vizsgát követő 3 munkanapon belül kérvényezheti a Vizsgaszervezőtől, a tesztjébe való betekintést. Ezt a BA-V-09 bizonylaton teheti meg. A jegyzőkönyv a vizsgadokumentáció részét képezi. BA-F/08 Jelentés a panasz kivizsgálásáról közigazgatási alapvizsga és konzultáció esetén: a BA-V-04 Közigazgatási alapvizsga panaszkezelési lapon felvett panasz kivizsgálása során tett eredmény, intézkedés rögzítésére szolgál. Egy példánya megküldendő a panasztevő részére. 1 eredeti példánya megküldendő az NKE VTKI Továbbképző Központ részére. 19

21 IV.Az eljárás szabályozása IV.1. A Vizsga személyi, tárgyi és technikai feltételei Személyi feltételei - A Vizsgaszervező. - A Vizsgaszervező által kijelölt vizsgabiztos. - A vizsgára jelentkezők. Tárgyi feltételei - A vizsga lefolytatásához alkalmas (MU 002), a vizsgázói létszámnak megfelelő számú számítógéppel felszerelt vizsgaterem. A szervező feladata arról gondoskodni, hogy a vizsgáztatás során alkalmazott számítógépek informatikai segédeszköz használatának lehetősége le legyen tiltva. (pl.: USB csatlakozás megszűntetése). - A Közigazgatási Továbbképzési és Vizsgaportál használatához internet elérhetőséggel, megfelelő infrastruktúrával és programokkal ellátott terem. - Az NKE VTKI biztosítja a hatályosított tananyag elérhetőségét. Technikai feltételek - Az NKE VTKI által működtetett Vizsgaportál - Munkáltatói és közszolgálati tisztviselő regisztrációja a Vizsgaportálon, ha a konzultáció igénybevételének hiányában eddig nem történt meg. - Tájékoztatók, útmutatók a vizsgáról, felkészülést segítő anyagokhoz, információkhoz való hozzáférés. A vizsgán történő vizsgázói visszaélések elkerülése érdekében a vizsgaszervezőnek az alábbi rendszervédelmi intézkedések betartásáról kell gondoskodnia: - A Tárgyi feltételek részben meghatározott közigazgatási alapvizsga megvalósítására szolgáló vizsgázói számítógépeket a Microsoft Windows XP, illetve a Microsoft Windows 7 operációs rendszerrel kell ellátni. A vizsgázói számítógépeken más operációs rendszer nem futtatható. - Az alapvizsgán használt számítógépeken az internetelérés a Vizsgaportálra korlátozódik, csak a vizsga során szükséges Vizsgaportál nyitható meg, más felület nem lehet elérhető. 20

22 - A vizsga alatt a Vizsgaportál kizárólag a Mozilla Firefox böngésző használatával nyitható meg és futtatható. Más típusú program használata nem megfelelőséget eredményez. - Segédeszköz külső forrásból történő, vizsgázói gépen való beolvasásának elkerülése érdekében minden vizsgázói számítógépen az USB adattároló csatlakozásokat inaktiválni kell. Fenti intézkedések megvalósításához az NKE VTKI nyújt technikai segítséget tájékoztató formájában, mely részletesen tartalmazza a beállítások módját. A korlátozások a számítógépek, illetve az alapvizsgáztatás adatbiztonsági kritériumainak biztosítását szolgálják, amely végrehajtása ellenőrzés alá kerülhet az éves auditok alkalmával. IV.2. A vizsga előkészítésének lépései IV.1. Munkáltató regisztrációja a Vizsgaportálon Regisztrációjához és a vizsgára való jelentkezéséhez a vizsgára jelentkező munkáltatójának előzetesen regisztrálnia szükséges a Vizsgaportálon. IV.1.1.Nyilatkozattételre jogosult személy kijelölése A munkáltatónak a Vizsgaportálon való regisztrációja során ki kell kijelölnie a munkáltató képviseletében a közigazgatási alapvizsgával kapcsolatban nyilatkozattételre jogosult személyt vagy személyeket, aki jóváhagyja a közszolgálati tisztviselő vizsgára való jelentkezését. IV.1.2. NKE VTKI írásos tájékoztatása A regisztrációs folyamat végén a rögzített adatok hitelesítése érdekében a munkáltató írásban tájékoztatja az NKE VTKI-t a regisztráció megtörténtéről, ami után a munkáltató aktiválva lesz a Vizsgaportálon. IV.2. Vizsganapok és konzultációs napok közzététele Közigazgatási alapvizsga az év során bármikor szervezhető. A vizsgaidőpontokat a vizsgaszervező határozza meg. A Vizsgaszervezőnek a munkáltatói igények figyelembe vételével kell meghirdetnie a közigazgatási alapvizsgákat és a felkészítő konzultációkat. Közigazgatási alapvizsgát és felkészítő konzultációt általános munkarend szerinti munkanapra lehet csak szervezni. A Vizsgaszervező köteles közzétenni az egyes vizsgák kijelölt időpontjait a vizsgát megelőzően 60 naptári nappal. Ha a vizsgaszervező a Rendeletben meghatározott okból elhalasztja a vizsgát, köteles írásban tájékoztatni a vizsgára jelentkezőket és azok munkáltatóját, majd újabb időpontot biztosítani a vizsgázók számára. 21

23 IV.3. Egyes vizsganapokhoz jelentkezési határidő meghatározása A meghirdetett vizsgaidőpontokra történő jelentkezés határideje a Vizsgaportálon meghirdetett vizsganap előtt 5 munkanappal zárul le, kivéve, ha a Vizsgaszervező a magasabb csoportlétszám érdekében meghosszabbítja azt. IV.4. Vizsgabiztosok megbízása, kijelölése A vizsgaszervezőnek gondoskodnia kell arról, hogy a rendeletben meghatározott módon biztosítson minden vizsgára vizsgabiztost. A vizsgabiztosokkal a Vizsgaszervező megbízási szerződést köthet. A Rendelet 1. számú mellékletének 8-as pontja alapján a vizsgabiztos kifizetése a ténylegesen megjelent vizsgázók számának alapulvételével történik. IV.5. Résztvevők jelentkezése A vizsgázó a közigazgatási alapvizsgára a Továbbképzési és vizsgaportálon keresztül regisztrál és jelentkezik. IV.5.1. Fogyatékkal élő résztvevő jelentkezése Fogyatékkal élő vizsgázó jelentkezése esetén egyszerűsített vizsga letételére van lehetőség. A könnyített vizsga alapjául szolgáló fogyatékosságot orvosi igazolással kell alátámasztani, melyet a vizsgázó továbbít a vizsgaszervező felé. A vizsga szóbeli beszámolóval történő felváltása esetén az egyszerűsített vizsga keretében a vizsgabiztos az elektronikus rendszer által véletlenszerűen generált feladatsort, a vizsgaszervező vezetője által kijelölt két tanú jelenlétében felolvassa és a vizsgázó által válaszként megadott megoldást megjelöli. Két tanú a vizsgajegyzőkönyvet hitelesíti. IV.5.2. Átirányítás másik vizsgaszervezőhöz Indokolt esetben a vizsgázó átirányítást kérhet a közigazgatási alapvizsga egy másik, nem a területileg illetékes vizsgaszervezőnél való letétele érdekében. Indokolt esetnek minősül különösen, ha a közigazgatási alapvizsga letételére nyitva álló határidő lejár és a vizsgáztatásra illetékes vizsgaszervező nem szervez vizsgát e határidő lejártáig. Az átirányítás rendjéről az NKE VTKI külön ajánlást ad ki, mely részletesen tartalmazza az átirányítás menetét. IV.6. A vizsgára jelentkezés befogadása és visszaigazolása Közigazgatási alapvizsgára a Vizsgaszervező által meghirdetett időpontokban lehet jelentkezni, melyeket a szervező a Vizsgaportálon tesz közzé. A Vizsgaportál a munkáltatónak a vizsgázó jelentkezéséről a jelentkezését követően azonnal automatikus értesítést küld. Ettől számított 3 munkanap áll rendelkezésére a munkáltatónak a vizsgára való jelentkezés jóváhagyására, mellyel érvényesíti a vizsgázó jelentkezését a Vizsgaportálon. A vizsgacsoportba való regisztráció a Vizsgaportálon a munkáltató általi jóváhagyások sorrendjében történik. 22

24 A sikeres jelentkezésről automatikus elektronikus válaszüzenetet küld a rendszer a vizsgázónak. A válaszüzenet tartalmazza a főbb adatokat a vizsgára vonatkozóan (vizsgaszervező neve, helyszín, időpont). IV.6.1. Halasztási kérelmek fogadása, elbírálása A vizsgázó munkáltatója egyetértésével elhalaszthatja a vizsgáját. A vizsgahalasztás bejelentését a munkáltató küldi meg a vizsgaszervező részére hivatalos levél formájában. Nem minősül igazolásnak a vizsgára jelentkező képzési referense általi elektronikus értesítés. IV.7. Előzetes tájékoztatás a vizsga rendjéről IV.7.1. Általános tájékoztatás A konzultáción résztvevők általános tájékoztatása a vizsga lebonyolításának menetéről a Tájékoztató a közigazgatási alapvizsgáról a vizsgázók részére című tájékoztatóval történik. IV.7.2. Egyéni tájékoztatás A vizsgára jelentkező személy, a jelentkezés befogadásakor ben tájékoztatást kap a vizsga pontos helyszínéről, és az időpontjáról, fontosabb tudnivalókról. V. A közigazgatási alapvizsga lebonyolítása V.1. A közigazgatási alapvizsga szervezői tevékenysége A vizsgaszervező a meghirdetett vizsgaidőpontra jelentkezetteknek megfelelően a vizsganap előtt kinyomtatja az Ajtólistát (BA-V-02), Jelenléti ívet (BA-V-03) és a Panaszkezelési lapot (BA-V-04). Elkészíti a vizsgabiztosi megbízási szerződést. V.2. Feltételek rendelkezésre állásának ellenőrzése Megfelelően működő, a Vizsgaportál elérhetőségét biztosító számítógépek, a vizsgázói létszámnak megfelelő mennyiségben készen állnak. A vizsgatermet vizsga előtt a vizsgabiztosnak vagy a vizsgaszervezőnél a kijelölt személynek ellenőriznie kell, hogy az előírt feltételek rendelkezésre állnak. A vizsga napján a vizsgaterem ajtajára kifüggeszti az Ajtólistát (BA-V-02), elhelyezi a vizsgabiztos számára a Jelenléti ívet (BA-V-03) és a Panaszkezelési lapot (BA-V-04). A vizsgabiztosnak ellenőriznie kell a vizsgaportál működőképességét. A vizsga szervezéséről a szervező vizsga Mappa listát (BA-V-01) vezet, ahol nyomon követhető a vizsga készültségi foka, illetve ellenőrizhetővé teszi a vizsgafolyamat zárása után a dokumentáció teljességét. A mappalista a lezárt vizsgadokumentáció előlapját képezi. 23

25 VI. A vizsga menete VI.1. Személyazonosság ellenőrzése A vizsgabiztos a Vizsgaportálon bejelentkezik és ellenőrzi a vizsgázó személyazonosságát, ellenőrzi a Vizsgaportálon lévő adatok pontosságát és valódiságát, szükség esetén a vizsgázóval módosíttatja a hibás adatokat. A vizsgázó aláírja a jelenléti ívet (BA-V-03) és a vizsgabiztos a Vizsgaportálon is jelöli a vizsgázói jelenlétet. VI.2. Vizsgázó tájékoztatása A vizsga előtt a vizsgaszervező által kijelölt vizsgabiztos vizsgázónként meggyőződik a vizsga elindításához szükséges felhasználónév és jelszó meglétéről. Hiányosság esetén segítséget nyújt a vizsgázónak fentiek pótlására. A vizsga megkezdésekor a vizsgabiztos tájékoztatja a vizsgázókat a vizsga menetéről és a vizsgáztatás rendjéről. A vizsgaszabályzatról az NKE VTKI külön dokumentumot ad ki. VI.3. A vizsga A vizsga során a vizsgabiztos felel a vizsgarend betartásáért, és a vizsgaszabályzatnak megfelelő lebonyolításért. Felfüggesztés és vis major esetén a jegyzőkönyvben rögzíti az eseményt. A közigazgatási alapvizsga írásbeli vizsgából áll, melynek során a vizsgázónak egy, a számítógép által véletlenszerűen generált feladatsort kell megoldania. A feladatsor megoldása ellenőrzött körülmények között, számítógépen történik. A vizsgabiztos a portálon aktiválja a tesztet. A vizsgázók belépnek a Portálra érvényes jelszavukkal és felhasználónevükkel, majd legenerálják a tesztet. A feladatsor legenerálását követően a megoldására 45 perc áll a vizsgázó rendelkezésre. A teszt 50 kérdésből áll. A közigazgatási alapvizsgát a vizsgaszabályzatban meghatározottak betartásával kell teljesíteni. A vizsga akkor eredményes, ha azon a vizsgázó a megszerezhető maximális 50 pontból legalább 26 pontot szerzett. A vizsga befejeztével a rendszer azonnal megjeleníti az eredményt. A kérdésekre adott válaszokat a vizsgázó megtekintheti. Ezt követően nyílik lehetőség az elektronikus elégedettség mérő kérdőív kitöltésére. A vizsga lezárultával a vizsgázó elhagyhatja a termet. VI.4.Elégedettségi kérdőív kitöltése a vizsgázó részéről A vizsgateszt befejezése után, a vizsgaprogram egy felugró ablakban felkínálja a lehetőséget, hogy a vizsgázó elégedettségi kérdőíven kifejthesse véleményét a közigazgatási alapvizsga tananyagával és a vizsgaszerezéssel kapcsolatban (BA-V-08). A vizsgabiztos által történő vizsga lezárását követően a teszt kitöltésére nincs lehetőség. A kérdőíveket az NKE VTKI összesíti, és az eredményeket a vizsgaszervezőknek megküldi. Abban az esetben, ha a Vizsgaportálon az elégedettségmérő kérdőív nem érhető el, papír alapon kiosztható a BA-V-08 jelű bizonylat. A továbbiakban az ME eljárás VIII. pontjában foglaltaknak 24

26 megfelelően kell eljárni azzal a kitétellel, hogy a vizsgán a közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamatához csatolt elégedettségmérő bizonylatot kell használni. Párhuzamosan a kétféle módszer (papír alapon és elektronikusan) nem alkalmazható. VI.5. Felfüggesztés A felfüggesztést részletesen a ME Nem megfelelőség kezelése eljárásban szabályozzuk. VI.6. Vis maior Vis maior esetére az NKE VTKI külön útmutatót ad ki, mely részletesen tartalmazza az arra vonatkozó eljárás menetét. VII. A vizsga zárása VII.1. Jegyzőkönyvek elkészítése Az informatikai rendszerben kell a vizsgabiztosnak a vizsgát lezárni. Ezt követően az elégedettségi kérdőív nem tölthető. Míg a vizsgázók várakoznak, addig a vizsgabiztos a rendszerből lehívja (szükség esetén lementi) és kinyomtatja a jegyzőkönyveket. A vizsgabiztos által aláírt, a vizsgaszervező pecsétjével ellátott vizsgajegyzőkönyv egy eredeti példányát átadja a vizsgázóknak, 1 példánya pedig a vizsgadokumentáció részét képezi. VII.2. Bizonyítványok kiállítása A sikeresen vizsgázók vizsga bizonyítványát a vizsgaportál automatikusan generálja, és sorszámozza. A vizsgabizonyítványt a vizsgaszervező vezetője írja alá és a vizsgaszervező pecsétjével hitelesíti. A bizonyítványt, a vizsgát követően 15 munkanapon belül a munkáltató számára való kézbesítéssel kell megküldeni a vizsgázó részére. A bizonyítványok átadhatók a vizsga után is, ha a vizsgaszervezőnek lehetősége van a bizonyítványok kiállítására. A bizonyítványok átvételét átadásátvételi elismervényen aláírásával igazolja a vizsgázó. VII.3. Sikertelen vizsgázók tájékoztatása a pótvizsgáról Ha a vizsgázó a vizsgán Nem megfelelt minősítést kap, ismétlővizsgát tehet. Ismétlővizsgát tehet a vizsgázó akkor is, ha a vizsgáját alapos ok nélkül megszakította vagy a vizsgabiztos a vizsgáját felfüggesztette. Halasztott és ismétlő vizsga esetén a jelentkező a Vizsgaportálon jelentkezhet újabb vizsgára. Fenti okok és események a vizsgajegyzőkönyvben feltüntetésre kerülnek. VII.4. Vizsgabiztos teljesítési igazolása Amennyiben a vizsgabiztos tevékenységét szerződéssel látja el, a vizsga napján ténylegesen jelenlévő vizsgázók után ellátott vizsgabiztosi feladatokról teljesítési igazolás készül, mely a megbízási szerződés mellett igazolja a vizsgabiztosnak járó ténylegesen kifizetendő összeget. 25

27 VII.5. Keletkezett dokumentumok archiválása A közigazgatási alapvizsga dokumentumai a mappalista mögé kerülnek lefűzésre és az érvényben lévő irattárolási szabályoknak megfelelően tárolják. A közigazgatási alapvizsga vizsgajegyzőkönyve nem selejtezhető. Megőrzésükről a vizsgaszervező gondoskodik. A vizsgadokumentáció részét képezi a mappalista, ajtólista, jelenléti ív, panaszkezelési lap, vizsgabiztosi szerződés, teljesítési igazolás, vizsga jegyzőkönyv. VII.6. Statisztikai célú összesítés készítése A vizsgaszervező a közigazgatási alapvizsga szervezésével kapcsolatos feladatai között elkészíti a vizsgán résztvevőkről, az NKE VTKI által meghatározott statisztikai célú adatgyűjtést. 26

28 A vizsgaszervező által kijelölt vizsgabiztos(ok ME-02 Közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamata Személyi feltételek Tárgyi feltételek Oktatótermekkel szembeni követelmény A vizsgára jelentkezők 2. A vizsga előkészítésének lépései Közigazgatási Továbbképzési és Vizsgaportál elérhetőségének, és a felhasználói támogatás biztosítása Vizsganapok és konzultációs napok közzététele A Felhasználói útmutató szerint Munkáltató regisztrációja a Vizsgaportálon NKI írásos tájékoztatása Nyilatkozattételre jogosult személy kijelölése Egyes vizsganapokhoz jelentkezési határidő meghatározása A Vizsgabiztosok kijelölése, megbízása Átirányítás másik vizsgaszervezőhöz Fogyatékkal élő résztvevő jelentkezése Résztvevők jelentkezése a Vizsgaportálon keresztül Halasztási kérelmek Regisztráció befogadása és visszaigazolása a Munkáltatónak Előzetes tájékoztatás a vizsga és konzultáció rendjéről Általános tájékoztató Konzultáció és vizsga tájékoztató Résztvevők egyéni tájékoztatása 27

29 ME-02 Közigazgatási alapvizsga vizsgafolyamata 3. Az alapvizsga lebonyolítása Feltételek rendelkezésre állásának ellenőrzése Vizgamappa lista Személyazonosság ellenőrzés, adatok a vizsgajegyzőkönyvbe Jelenléti ív A Vizsga menete a vizsgázó tájékoztatása A vizsga lefolytatása Nem Volt nem megfelelőség? Igen ME Nem megfelelőség kezelése Felfüggesztés írása a jegyzőkönyvbe A vizsga zárása A Vizsga eredmény megismerése Sikertelen vizsgázók tájékoztatása a pótvizsgáról Sikertelen vizsga esetén Sikeres vizsga esetén Résztvevők jelentkezése Jegyzőkönyvek elkészítése és kiosztása az összes résztvevőnek Jegyzőkönyv Jegyzőkönyv archiválás Elégedettségi kérdőív kitöltése a vizsgázó részéről Elégedettségi kérdőív Bizonyítványok kiállítása és megküldése Munkáltatónak Statisztikai adatszolgáltatás Statisztikai adatok Folyamat befejezése 28