A Gyermek- és Ifjúsági Önkormányzati Társaság

Átírás

1 A Gyermek- és Ifjúsági Önkormányzati Társaság ÜGYVITELI ÉS IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA 1

2 I. Általános rendelkezések 1. A Gyermek- és Ifjúsági Önkormányzati Társaság tagjai magyarországi településeken élő gyermekek, fiatalok és csoportjaik. A hálózat tagjainak többsége önálló bevétellel nem rendelkezik. 2. A Társaság legfőbb döntéshozó szerve a Küldöttközgyűlés, amelyben minden tagcsoport egyenlő, az elnökség által meghatározott számú képviselővel képviselteti magát. A Küldöttközgyűlés összehívását, döntési jogkörét, ügyrendjét az Alapszabály keretei között állapítja meg. 3. A Küldöttközgyűlés által titkos szavazással két évre választott elnökség (elnök, két alelnök) és az ügyvezető testület megbízatási ideje alatt saját maga által megállapított ügyrendnek megfelelően és az Alapszabállyal összehangoltan irányítja a Társaság tevékenységét. II. Iratkezelés 1. A Társaság beérkező és kimenő leveleinek, dokumentációjának, Küldöttközgyűlési és minden további szervének üléseiről készült jegyzőkönyveinek, jelenléti íveinek és egyéb írásos külső és belső anyagainak 1-1 eredeti példánya iktatás mellett az irattárba kötelezően lefűzendő. 2. Ennek betartása érdekében jogosult az Ügyvezető Testület, amely gondoskodik arról, hogy az iktatás megtörténjen és az irattárba a szükséges irat bekerüljön. 3. Hivatalos levelet, dokumentációt senki nem tarthat magánál anélkül, hogy egy példányt az ügyvezető testületnek iktatásra át nem adott volna. 4. A Társaság irattára ha a Küldöttközgyűlés másképp nem rendelkezik a Társaság székhelyén kell, hogy kialakításra kerüljön. 5. Jegyzőkönyv: a. A Társaság Küldöttközgyűlésének és minden szervének üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni. A Küldöttközgyűlési jegyzőkönyvet a jegyzőkönyvvezető, az ülés levezető elnöke és két jelenlévő tag hitelesíti aláírásával. b. A Küldöttközgyűlések jegyzőkönyveinek vezetéséről az ügyvezető testület gondoskodik. c. A jegyzőkönyv számítógépes formában készíthető el. d. Ha a jegyzőkönyv több ívre terjed, az egyes íveket össze kell fűzni. e. Amennyiben azt valamely tag indítványozza, bármely ügyviteli cselekményről jegyzőkönyvet kell készíteni. 6. A Társaság bármely iratának elvesztéséről, megsemmisüléséről azonnal tájékoztatást kell adni az ügyvezető elnöknek, valamint az irat pótlásáról haladéktalanul gondoskodni kell. II. Tagnyilvántartás 1. A Tagcsoportok tekintetében a Társaság az alábbi adatokat és dokumentumokat jogosult nyilvántartani: A tagcsoport: a. megnevezése b. postai címe c. telefon (és fax) száma 2

3 d. címe e. honlapja f. vezetőjének és/vagy felnőtt segítőjének neve és elérhetőségei g. alapító okirata h. szervezeti és működési szabályzata i. éves programtervezete és költségvetése j. minden további adat és dokumentum, amelyet a Tagcsoport közölni kíván. 2. Az Egyéni Tagok tekintetében a Társaság az alábbi adatokat jogosult nyilvántartani: A tag: a. neve b. születési helye és ideje c. állandó lakcíme d. telefonszáma e. címe f. belépési nyilatkozatának sorszámát g. minden további adat, amelyet a Tag közölni kíván. 3. A Tagcsoportok és Egyéni Tagok (a továbbiakban együttesen: Tagok) belépési nyilatkozatainak eredeti példányát az irattárban szükséges megőrizni. 4. A Tagnyilvántartást a mindenkori adatkezelési törvénynek megfelelően az ügyvezető testület köteles vezetni, elektronikus formában. Az ügyvezető testület köteles a tagokat tájékoztatni a Társaság főbb eseményeiről, változásairól, valamint éves szinten a tagdíjak befizetéséről az Alapszabálynak megfelelő módon és időben. 5. A Tagok személyes és szervezeti adatai csakis jogszabályi felhatalmazás alapján, vagy az érintett személy vagy szervezet írásbeli hozzájárulásával adható ki harmadik fél részére. 6. A Tagcsoport nyilvántartási számmal nem rendelkezik. Nyilvántartása a székhelye szerint település neve szerint történik. 7. Az Egyéni tagok nyilvántartási számmal rendelkeznek, amely a sorszámból és / - jellel elválasztva a belépési nyilatkozat elnökség által történt elfogadásának évszámából áll (pl.: 1/2013) IV. Bankszámla 1. A bankszámla tulajdonosa a Gyermek- és Ifjúsági Önkormányzati Társaság. Alszámlával a társaság nem rendelkezik. Amennyiben elnyert pályázati pénzeszközök kezelésének az alszámla megnyitása feltétel, abban az esetben az elnök rendelkezése alapján a Társaság alszámlát nyithat. 2. A bankszámlát kezelő bank felé megbízás csak az ügyvezető elnök vagy az ügyvezető elnök-helyettes aláírásával adható. 3. A bankszámlához, az ahhoz tartozó bankkártyához, valamint az internetes ügyfélszolgálathoz elsődlegesen az ügyvezető elnöknek és helyettesének van hozzáférése. 4. További személy(ek) bankszámlakezelésre történő felhatalmazásához az elnökségnek és az ügyvezető testületnek együttes jóváhagyása szükséges. V. Pénztár 1. A pénztár működésével kapcsolatos szabályokat, kötelezően betartandó rendelkezéseket a Pénzkezelési szabályzat tartalmazza. 3

4 2. Elszámolási előlegek felvétele és elszámolása a Pénzkezelési Szabályzat szerint történik. VI. Számlázás 1. Tekintettel arra, hogy a tagoknak, tagszervezeteknek számlakibocsátási joguk a Társaság ügyeiben nincs, a számlázás a Társaság székhelyén történik. 2. Kivételt képez ez alól, ha a feladat megvalósítása, a Társasági rendezvény lebonyolítása szükségessé teszi a helyben történő készpénzes vagy átutalásos számlák kiállítását. Ebben az esetben az ügyvezető testület vagy a projekt felelősének, vagy az általa megbízott személynek adhatja ki a pénztáros a számlatömböt. A számlák kiállításának szabályairól az átvevő tagot tájékoztatni kell, ezek után a számlát kiállító tag felelős a szabályszerű számla kiállításáért. Esetleges hiba esetén köteles a korrekciót a lehető legrövidebb időn belül, a mindenkori szabályoknak megfelelően elvégezni/elintézni. VII. Pályadíjak 1. A Társaság bevételét képezik a pályázatok útján elnyert pályadíjak. A pályázati kiírásokra pályázati anyagok csak az SZMSZ-nek megfelelő módon történt előzetes szakmai és pénzügyi egyeztetés alapján állíthatók össze. 2. A pályázatok beadása értelemszerűen az ügyvezető testület jóváhagyásával nyújtható be. 3. A pályázat útján elnyert pénzeszközökkel a Táraság gazdálkodik, a megkötött szerződésben rögzített feltételekkel és kötelezettségekkel. Felelőse az ügyvezető testület által, a pályázat benyújtása előtt megbízott projektvezető. 4. Az elnyert pályázatok dokumentációja benyújtott és elfogadott pályázati anyag papír alapú dokumentumainak eredeti példányait a Társaság székhelyén kell megőrizni, a pályázati szerződésben foglalt tárolási határidő lejártáig, de legalább a pályázati beszámoló elfogadásától számított 5 évig. A pályázati anyagból másolati példányt kap a projekt vezetője. 5. Befogadott elektronikus pályázat esetén a Társaság székhelyén kell megőrizni a benyújtott eredeti pályázat egy kinyomtatott példányát, amelyet a projekt vezetője és az ügyvezető elnök aláírásával hitelesít. 6. A pályázati szerződésben jóváhagyott előirányzatoktól eltérni az ügyvezető testülettel történt előzetes egyeztetés és jóváhagyás nélkül nem lehet. A jóváhagyott előirányzattól eltérni csak a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelően lehetséges. 7. A lebonyolítással kapcsolatos bizonylatokat a lehető legrövidebb időn belül átadásátvételi elismervény kíséretében - át kell adni az ügyvezető testület által erre a feladatra kijelölt személy részére, hogy a vállalt (idő- és pénzbeli) kötelezettségek, a felhasználás összegei, jogcímei, az előirányzathoz képest bekövetkezett esetleges eltérések folyamatosan követhetőek legyenek. Betartásáért felelős: a projekt vezetője. VIII. Belföldi kiküldetések elszámolása 1. Belföldi kiküldetési rendelvény kiállításával, utalványozásával, igazolásával, a vonatés buszjegyek és az ezekről szóló, a Társaság nevére kiállított készpénzfizetési számla csatolásával. 2. Saját gépjármű használata belföldi kiküldetési rendelvény kiállításával, utalványozásával, igazolásával abban az esetben számolható el, ha a kiküldetési 4

5 rendelvényen szerepel a saját gépjármű típusa, rendszáma, lökettérfogata, használt üzemanyag típusa. 3. A belföldi kiküldetések elszámolásának és iratkezelésének módja, minden esetben meg kell felelniük az erre vonatkozó jogszabályoknak. IX. Iratbetekintés, felvilágosítás és másolat 1. Az ügyvezető testület, az egyesületi tagok mellett a mindenkor hatályos közhasznú civil szervezetekről szóló törvényben meghatározott személyeknek és képviselőjüknek ad felvilágosítást. Ennek keretében lehetővé teszi az egyesületi iratok megtekintését, másolatok vagy jegyzetek készítését. A bírósági nyilvántartásban nem szereplő személyes adatokról csak a személyes adattal érintett személynek a kifejezetten erre irányuló írásbeli nyilatkozata alapján adható tájékoztatás. 2. A zárt Küldöttközgyűlésen, elnökségi vagy ügyvezető testületi ülésen készült jegyzőkönyvről csak az azon részt vett, illetve a részvételre jogosult személynek vagy képviselőjének adható felvilágosítás. 3. Határozat tervezetről, magánlevélről, a Társaság vagy az Elnökség tagjainak a saját használatú feljegyzéseiről felvilágosítás nem adható. 4. A felvilágosítás során a felvilágosítást adó köteles az iratokat megőrizni, épségüket védeni. 5. A felvilágosításra jogosult személynek távközlési eszközön és elektronikus úton is adható felvilágosítás. 6. Azok a személyek, akik a III. 1. bekezdése alapján irat-betekintési joggal rendelkeznek, a Társaság iratairól kivéve, ha az iratról másolat adását pl. szerzői jogvédelem miatt jogszabály kizárja másolatot kaphatnak. A másolat készítése díjköteles, mely díj mértékét az ügyvezető testület külön határozattal állapít meg. 7. A másolatot az ügyvezető testületnél, írásban kell megrendelni. A másolat kiadásának időpontját az ügyvezető testület határozza meg, és gondoskodik a másolat elkészítéséről. A másolatot az ügyvezető testület rendszerint legkésőbb a megrendeléstől számított nyolcadik munkanapon a lerovandó díj ellenében adja ki. 8. Az ügyvezető testület nyilvántartja a kiadott másolatokat az irat pontos megnevezésével, a másolatot kérő nevét, és a lerótt díj összegét. A másolat átvételét a megrendelő keltezéssel ellátott aláírásával igazolja. 9. A másolat átadása postai úton, tértivevényes levél formájában is történhet, amely estben a másolat díját előzetesen banki átutalással kell megfizetni. X. Bélyegző 1. A Társaság körbélyegzője: középen a GYIÖT logója, körben a Társaság teljes neve és az alapítás éve 2. Az Egyesület hosszúbélyegzőjén látható a Társaság logója, mellette: a Társaság teljes neve (és rövidítése zárójelben), székhelye, adószáma, bankszámlaszáma. 3. A bélyegzőkről olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható, hogy melyik bélyegzőt, mely időponttól ki jogosult használni, illetve meddig volt jogosult használni 4. Bélyegzővel rendelkező személyek: a. az elnök, b. az ügyvezető testület elnöke, c. az ügyvezető testület elnök-helyettese, d. az elnökség vagy az ügyvezető testület által, többségi döntéssel meghatalmazott más személy. A meghatalmazás tényét az elnök és az ügyvezető elnök együttesen, aláírásukkal igazolják. 5

6 5. A bélyegzőt úgy kell őrizni, hogy ahhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá, és azokat használat után el kell zárni. 6. A bélyegzők elvesztéséről a Társaság ügyvezető testületét haladéktalanul értesíteni kell. Az ügyvezető testület gondoskodik arról, hogy a körbélyegző és a hosszúbélyegző elvesztésének és érvénytelenítésének ténye közzétételre kerüljön. XI. Honlap 1. A Társaság honlapjainak címe: 2. A Társaság honlapjának működéséért az ügyvezető testület felel. Ennek keretében gondoskodik a megfelelő technikai háttér biztosításáról, a honlap rendszeres legalább heti rendszerességi frissítéséről, a valóságnak és a mindenkori hatályos jogszabályoknak megfelelő tartalomról. XII. Záró rendelkezések 1. A Gyermek- és Ifjúsági Önkormányzati Társaság ügyviteli és iratkezelési szabályzatának felülvizsgálatát szükség szerint kell elvégezni. Változtatásra, felülvizsgálatra akkor van lehetőség, ha a Küldöttközgyűlés delegáltjainak legalább 20%-a kezdeményezi azt, vagy rendkívüli esetben az ügyvezető testület vagy az elnökség is kezdeményezheti. A kezdeményezők készítik el a módosító javaslatokat, kérhetik a soron következő Küldöttközgyűlésen a módosítás napirendre való felvételét. A soron következő Küldöttközgyűlés előtt 14 nappal el kell juttatni a módosító javaslatokat a Küldöttközgyűlés tagjainak. Jelen Ügyviteli és iratkezelési szabályzatot a Gyermek- és Ifjúsági Önkormányzati Társaság Küldöttközgyűlése március 1-én elfogadta. A szabályzat, az elfogadás napján lép életbe. Gulyás Barnabás elnök 6