MAGYAR KÉPZŐMŰVÉSZETI EGYETEM IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 MAGYAR KÉPZŐMŰVÉSZETI EGYETEM IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA Hatályos: január 1. napjától 1

2 A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló évi LXVI. törvény, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) számú kormányrendelet, valaminta közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletés 79/2006. (IV. 5.) kormányrendelet, továbbá a nevelési-oktatási intézmények működéséről és a köznevelési intézmények névhasználatáról szóló 20/2012. (VIII. 31.) EMMI rendelet figyelembevételével a Magyar Képzőművészeti Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) Szenátusa az Egyetem működésével kapcsolatban keletkezett papíralapú és elektronikus dokumentumok nyilvántartásának és kezelésének rendjére az Egyetem Szaklevéltára (továbbiakban: Levéltár) mint illetékes közlevéltár egyetértésével az alábbi Iratkezelési Szabályzatot (továbbiakban: Szabályzat) alkotja: I. fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A szabályzat hatálya 1. (1) A szabályzat hatálya kiterjed: a) AzEgyetem összes szervezeti egységére, testületére; b) Az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre, foglalkoztatottakra; c) az Egyetemen keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra. (2) E szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. (3) AzEgyetem érintett szervezeti egységei iratkezelésük során kötelesek figyelemmel lenni az államháztartásért felelős miniszter, valamint a Nemzeti Adó- és Vámhivatal vonatkozó rendelkezéseire. Értelmező rendelkezések 2. A szabályzat alkalmazásában: 1. Átmeneti (kézi) irattár: az Egyetemen az iktatóhelyekhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy irattárba adás előtti őrzése történik. 2. Átadás: irat, ügyirat, vagy irat együttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása. 3. Csatolás: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben, az előadói íven és az iratokon egyaránt jelölni kell (az iratok összekapcsolását elektronikus iktatás esetén is értelemszerűen jelölni kell). 4. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával elektronikus formában rögzített elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. 5. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz. 6. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása. 7. Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik az iratbeérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat. 8. Iktatás: az irat iktatószámmal az iraton és/vagy az előadói íven történő nyilvántartásba vétele. 9. Iktatókönyv: AzEgyetem rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (iratok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is. 10. Iktatórendszer (dokumentumkezelő rendszer): AzEgyetem által alkalmazott egységes elektronikus iratkezelő számítástechnikai program, mely a jogszabályban előírt tanúsítvánnyal rendelkezik. 2

3 11. Iktatószám: egyedi azonosító, amellyel az iratkezelő szerv látja el az iktatandó iratot. 12. Illetékes szervezeti egység: az a szervezeti egység, aki az irat érkeztetésére és iktatására jogosult.(érkeztetési és iktatási helyek) 13. Irat: a jelen szabályzat 3. szerint meghatározott irat. 14. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. 15. Iratkezelésért felelős vezető: annak a szervezeti egységnek a vezetője, amely szervezeti egységekérkeztetésre és iktatásra jogosultak. (Érkeztetési és iktatási helyek) 16. iratkezelési segédeszközök: iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb. 17. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból. 18. Irattári anyag: AzEgyetem működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és az irattárába helyezett iratok összessége. 19. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, azegyetem szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. AzEgyetem irattári terve jelen Szabályzat 1. számú mellékletét képezi. 20. Irattári tételszám (jel): az ügy típusát, ágazati hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. A tételszámokat a szabályzat 1. számú mellékletét képező irattári terv tartalmazza. 21. Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi. 22. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások. 23. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. 24. Kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről. 25. Kiadmányozó: a kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása. 26. Közfeladatot ellátó szerv: állami feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy. 27. Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely azegyetem irattári anyagába tartozik, vagy tartozott. 28. Központi irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Az Egyetem irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is. 29. Küldemény: a postai úton vagy kézbesítő útján beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, valamint az elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat. 30. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. Ahol e szabályzat levéltárat említ, ott az Egyetem Szaklevéltárát kell érteni. 31. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, művészeti, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. 32. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek. 33. Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat. 3

4 34. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése. 35. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. 36. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól mint kísérő irattól elválasztható. 37. Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követően elvégezhető szakasza, amelynek célja az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél. 38. Selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének előkészítése. 39. Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (CD, DVD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. 40. Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő-, és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. 41. Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése. 42. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. 43. Ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy, (ügyiratkezelő, ügyintéző, titkár/titkárnő): az iktatási helyek vezetője által iktatási feladatok elvégzésére kijelölt személy(ek). 44. Ügyintéző:az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. 45. Ügyviteli értékű irat:minden olyan irat, amely nem minősül maradandó értékű iratnak. 46. Ügyvitel segédeszköz:az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére, az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére, az iratok fizikai egységének biztosítására szolgál, pl. előadói ív. 47. Tárgyszó alapján történő nyilvántartás:a nyilvántartási munkának az iktatást követően elvégezhető szakasza, amelynek célja az irat tartalmi kereshetőségének biztosítása. Az iratkezelés feladatai 3. (1) Az iratkezelés feladata az iratok átvétele, vagy elektronikus rendszeren keresztül történő fogadása, nyilvántartása (iktatása), kiosztása, elintézése, az ügyintézés során keletkező iratok leírása, továbbítása, valamint az elintézett ügyiratok irattári kezelése, megőrzése, selejtezése, megsemmisítése, továbbá a levéltárnak történő átadása. (2) Iratnak minősül: a) minden olyan írott szöveg és számadatsor, térkép, tervrajz, terv, kép és hangfelvétel, gépi feldolgozással rögzített adat, mely azegyetem működésével kapcsolatban bármely anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a nyilvános megjelentetés szándékával készült kéziratokat, közlönyöket, folyóiratokat, prospektusokat, b) a különböző hallgatói és egyéb nyilvántartások (pl.: törzskönyvek, szigorlati-, záróvizsga- és doktori szigorlati jegyzőkönyvek; egyéb jegyzőkönyvek, oklevél- és habilitációs nyilvántartások, munkaügyi nyilvántartások stb.), amelyeket azegyetemilletékes szervezeti egységei kötelesek gondosan vezetni. Ezek számítógépes nyilvántartása esetén a lezárt nyilvántartásokat szakonkénti és évfolyamonkénti bontásban kötelesek egy példányban időtálló módon kinyomtatni és bekötött állapotban őrizni, majd az irattári tervben meghatározott időpontban az irattárnak átadni; c) azegyetem vezető testületeinek üléseiről kötelezően készített hangfelvételek. (3) A nem postai úton érkező dokumentumok abban az esetben minősülnek iratnak, amennyiben iktatási helyhez tartozó központi címre, fax-számra érkeznek, illetőleg ilyen címről, fax-számról továbbítják a címzettnek. (4) Az ügykezelők felelősek az iratok nyomon követésének rögzítésért a szignálástól a címzetthez való továbbításig. Az iratkezelés irányítása és ellenőrzése 4. (1) Az Egyetemen a jogszabályi követelményeknek megfelelő iratkezeléshez szükséges tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért és felügyeletéért a kancellár felelős, aki: a) az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár, és az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosítását a gazdasági vezetőre, b) az iratkezelési jogszabályban foglalt feladatok végrehajtásának felügyeletét a hivatalvezetőre ruházza át. (2) Az Egyetemi iratkezelés irányítása a hivatalvezető hatáskörébe tartozik. 4

5 (3) A szervezeti egységek vezetői: a) rendszeresen ellenőrzik az irányításuk alá tartozó ügyintézés és iratkezelés jelen szabályzatban foglaltaknak megfelelő végrehajtását; b) intézkedéseket kezdeményeznek az iratkezelési hiányosságok megszüntetése érdekében; c) az irattári anyag károsodását előidéző rendkívüli esemény alkalmával közreműködnek a hibaelhárítás és az anyagmentés megszervezésében. II. fejezet AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE 5. (1) Az Egyetem iratkezelése vegyes szervezeti formában történik. Az iratok szétosztása és postázása a Rektori és Kancellári Hivatalban (a továbbiakban: Hivatal) történik. (2) Az iktatási helyek ügykezelői végzik az iratok érkeztetését, iktatását, a szignálásra jogosult vezetőnek az iratok szignálásra történő átadását, az elintézett iratok, levelek expediálásra való előkészítését, továbbá az iratok két évig történő átmeneti irattározását, valamint a két évnél régebbi iratok leadását a Központi Irattár részére. (3) Az iktatási helyek felsorolását a jelen szabályzat 2. melléklete tartalmazza. (4) A Központi Irattár végzi a két évnél régebbi iratok őrzését, a szükség szerinti iratrendezéseket, a kutatók kiszolgálását, iratkölcsönzéseket, hallgatói jogviszonyra vonatkozó igazolások elkészítéséhez szükséges közokiratok őrzését, valamint az iratok előkészítését levéltári átadásra. (5) Indokolt esetben az iktatási hely vezetője a (2) bekezdésében foglalt időtartamnál rövidebb vagy hosszabb időtartamot határozhat meg. (6) Az hallgatók tanulmányi ideje alatt a hallgatói jogviszonnyal összefüggő valamennyi iratot a hallgatói jogviszony megszűnéséig a tanulmányi osztály kezeli és őrzi. Az iratok rendszerezése 6. (1) Az Egyetem a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni, és az Egyetem minden szervezeti egységének egységes előadói ívet kell használni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. (2) Az ügyiratokat, valamint Az Egyetem irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. (3) A kapcsolatos irat számát az ügyiratokon is jelölni kell. Az ilyen csatolt iratok utólagos szerelésére az ügyintéző ad utasítást. (4) Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben/adatbázisban és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv/adatbázis megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. A szerelést (előirat/utóirat) az előadói íven fel kell tüntetni. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 7. (1) Az iratot az e célra rendszeresített iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni). (2) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. (3) Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. (4) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. (5) Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. 5

6 III. fejezet AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA 8. (1) Az iratkezelés folyamata a következő résztevékenységekből áll. A küldemények a) átvétele, b) postafelbontása és érkeztetése, c) iktatása, d) szignálása, e) kiadmányozása, f) expediálása, g) irattározása, h) selejtezése, i) levéltárba adása. A küldemények átvétele 9. (1) Az Egyetem részére érkező iratok és küldemények átvétele a jelen szabályzat 2. számú mellékletében meghatározott iktatási helyek kivételével központosítottan a Hivatal titkárságán történik. (2) A postai meghatalmazással rendelkező kézbesítő a postán kijelölt ablaknál felvehető, valamint a bérelt postafiókban található küldeményeket minden hivatalos munkanapon reggel 8 és 9 óra között köteles átvenni, s az átvételt aláírásával igazolni. Az átvétel során köteles vizsgálni a tértivevényen és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét. Az így átvett küldeményeket az Egyetem kézbesítőkönyvében történő rögzítését követően köteles címzés szerint az illetékes szervezeti egységek titkárságán leadni, az átvételt az átvevő által az aláírásával elismertetni. (3) A külső szervek kézbesítői útján érkező leveleket és küldeményeket közvetlenül az illetékes szervezeti egységek vezetői által erre kijelölt személy(ek) veszi(k) át. A küldemények átvételét az átvevőnek olvasható aláírással kell igazolni. A küldeményeket az átvételt követően az elektronikus iratkezelő rendszerben történő rögzítés céljából az illetékes szervezeti egységek titkársága részére át kell adni. (4) A hivatali időn kívül érkező küldeményt a portaszolgálat veszi át, aki az átvett küldeményt a hivatali idő kezdetekor a Hivatalba, vagy a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőnek a következő munkanapon a munkaidő kezdetekor a legrövidebb úton köteles leadni. (5) A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. Ha az átvétel igazolását a benyújtott irat másolatán kérik, a benyújtott irat és az igazolásul felhasznált másolat egyezőségéről az ügyiratkezelőnek gondosan meg kell győződnie. (6) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt haladéktalanul továbbítani kell a címzetthez, ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni, és az irattári tervben maghatározott idő után selejtezni kell. (7) A küldeményeket iktatás céljából ahhoz a szervezeti egységhez - iktatási helyre - kell továbbítani, amely szervezeti egység illetékes a válasz megadására, vagy intézkedés megtételére. (8) A papíralapú és elektronikus küldemények átvételét az elektronikus iratkezelő rendszer segítségével hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. A küldemény felbontása és érkeztetése 10. (1) Az Egyetemhez érkezett küldeményt - a minősített iratok kivételével a) a címzett, vagy b) szervezeti egység vezetője által írásban felhatalmazott ügykezelő bonthatja fel. 11. (1) Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, a) amelyek s. k. felbontásra szólnak, b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte. 6

7 (2) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti iktatásáról. (3) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. (4) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. 12. (1) Az elektronikusan érkezett küldeményt - kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket - iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. (2) Amennyiben aküldemény nem nyitható meg, úgy a küldőt - amennyiben elektronikus válaszcímét megadta - az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az Egyetem által használt formátumokról. (3) Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg, úgy a küldőt a (2) bekezdés szerint kell értesíteni az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről és az Egyetemen használt formátumokról. (4) A (2) bekezdés szerinti küldeményeket nem kell iktatni. 13. (1) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni. (2) A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni. (3) Amennyiben megállapításra kerül, hogy az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, a szervezeti egység vezetője rendelkezhet annak a küldeményre történő felragasztásáról és értéktelenítéséről. 14. (1) Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. (2) Papír alapú küldemény esetében, amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni. (3) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni. 15. (1) Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában az érkezést követő első munkanap kezdetén érkeztetni kell. A visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat érkeztetés és iktatás nélkül a küldeményhez kell csatolni. (2) Az érkeztetési nyilvántartás tartalmazza minimálisan az alábbi adatokat: a) a küldő neve, b) a beérkezés időpontja, c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám), d) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető szám, továbbá e) az Egyetem által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító. (3) Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik. (4) Az (1) bekezdéstől eltérően, azon beadványt, amelyet az Egyetem foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul. (5) A (4) bekezdés alapján érkeztetett beadványt nem kell iktatni, ha azt nem a jogszabályban meghatározott formában nyújtották be, azzal, hogy a küldőt ebben az esetben egy munkanapon belül elektronikus úton tájékoztatni kell a beadvány előterjesztésére irányadó formáról. 7

8 16. (1) Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni kell, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. (2) Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláírókéntmegnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. (3) Az elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappallehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. 17. (1) A küldemény munkahelyről történő kiviteléről, munkahelyen kívüli tanulmányozásáról, feldolgozásáról, tárolásáról a szervezeti egység vezetőjének írásban kell rendelkeznie, engedélyeznie. (2) A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek kezeléséről a személyes és közérdekű adatok védelméről, biztonságáról szóló szabályzat rendelkezik. IV. fejezet A KÜLDEMÉNYEK IKTATÁSA 18. (1) Az érkeztetés után az érkeztető (ügykezelő) az iratokat egy munkanapon belül köteles iktatni. A beérkezett és a hivatalból kezdeményezett, intézkedést igénylő minden, papíralapú vagy elektronikus iratot iktatni kell az Egyetem által bevezetett, központilag alkalmazott iratkezelő rendszerrel. Az iktatás célja az irattal kapcsolatos valamennyi lényeges adat és intézkedés írásos rögzítése, az iratok helyének megállapíthatósága, a törvényesség érvényesülésének és a határidők megtartásának ellenőrzése, az ügyintézés folyamatának segítése és bizonyíthatósága, az iratforgalom dokumentálása. (2) A számítógépes iktatás során a programhoz mellékelt felhasználói kézikönyvben foglaltak szerint kell eljárni. (3) Nem kell iktatni, hanem egyszerűsített érkeztetéssel kell érkeztetni a jogkövetkezménnyel nem járó tömeges értesítéseket és az alábbi iratokat: f) könyveket, tananyagokat; g) reklámanyagokat, tájékoztatókat; h) meghívókat; i) közlönyöket, sajtótermékeket; j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. (4) Az egyszerűsített érkeztetés során a beérkező dokumentumot dátumbélyegzővel kell ellátni. (5) Az iratok iktatása (alszámokra tagolódó) sorszámos iktatási rendszerben történik. Minden ügy kezdő iratának az érkezés sorrendjében iktatószámot kell adni. Az ügy következő fázisában keletkezett újabb ügyiratok az ügyben keletkezett első ügyirat sorszámát kapják, és eggyel kezdődő, folyamatosan növekvő alszámot is kapnak. (6) Az érdemi ügyintézés megkönnyítése érdekében az ugyanazon ügyben keletkezett korábbi iratokat az ügykezelőnek csatolnia kell. E célból a beérkezett irat iktatásakor elsősorban a hivatkozási szám alapján meg kell állapítani, hogy a tárgyi ügynek van-e előzménye, előirata. Az irathoz az iktatást követően csatolni kell az irat előzményeit, ami a későbbiekben az ügy részét képezi. (7) Ha valamely ügy más szervezeti egység ügykörét is érinti, az ügyintéző köteles az iratot átirányítani az érdekelt szervezeti egységhez is (ún. átfutó iratok). Az átfutó iratokat az ügyben elsődlegesen intézkedő szervezeti egységnél szabad csak iktatni. (8) Az iktatási helyeket és az iktatóhelyek azonosítóját a jelen szabályzat 2. számú mellékelte tartalmazza. Az ügykezelők nevét és beosztását valamennyi iktatási hely vezetője köteles írásban a hivatalvezető tudomására hozni. 19. (1) Az iratokat - hivatali okból szükséges soron kívüli iktatástól eltekintve - az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon iktatni kell. (2) Az Egyetem elektronikus levelezőrendszerén keresztül érkező azon iratokat kell aznapi dátummal beérkezettnek tekinteni, amelyek az adott munkanapon a munkaidő végéig a szervezeti egység elektronikus postafiókjába megérkeztek. 20. (1) Az iratok iktatására az év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyvet kell használni. Az elektronikus iktatókönyvről naponta mentést és biztonsági mentést kell végezni. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján (az utolsó irat iktatása után) hivatalosan le kell zárni. 8

9 (2) Az iktatókönyvben átvezetett módosításokat tartalmuk megőrzésével, a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a módosítás idejének megjelölésével, naplózással kell dokumentálni. (3) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. (4) Az iktatószámot úgy kell képezni, hogy az tartalmazza az iktatóhely azonosítóját (betűjelét), az iktatási főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. (5) Az alszámokra tagolódó sorszámos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot, főszámot kap. Az ügyben keletkező további iratváltás a főszám alszámain kerül nyilvántartásba. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Új alszámra kell iktatni minden beérkező és hivatalból kezdeményezett iratot. A beérkező iratra adott válasz a beérkező irat főszámához tartozó következő, soron következő alszámot kapja. (6) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következőalszámára kell iktatni. (7) Amennyiben egy ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új főszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását. Az ügyben az előző évben keletkezett iratokat szerelni kell, ennek tényét pedig az iktatókönyvben fel kell tüntetni (elő-és utóirat). Az előirat számánál fel kell jegyezni, hogy azt milyen számú ügyirathoz szerelték. (8) Az elektronikus iratkezelő rendszer iktatóképernyőjének kitöltése során be kell jegyezni: a) az irat sorszámát (minden évben 1-el kezdődik, év végéig megszakítás nélkül folytatódik), b) az iktatóhely betűjelét, c) az irat iktatószámát, d) az iktatás dátumát, e) a beküldő nevét, f) az ügy témáját/tárgyát (Az ügyirat témáját/tárgyát - csak egyszer, mégpedig az első irat iktatásánál - úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki, és annak alapján a visszakeresés elvégezhető legyen. Állami szervtől érkezett ügyirat tárgyaként általában a leiratban vagy átiratban feltüntetett tárgyat kell megadni.), g) mellékletek számát, h) az ügyintéző nevét, i) kezelési feljegyzéseket, j) határidőt (az irat elintézésének időpontja), k) az irattárba helyezés dátumát, l) az irattári tételszámát. (9) Az iktatott iratokat az iktatási hely ügykezelője szignálásra előkészíti, és a szignálással megbízott vezetőnek átadja. V. fejezet AZ ÜGYINTÉZŐ KIJELÖLÉSE (SZIGNÁLÁS) 21. (1) A szignálásért a szervezeti egység vezetője, vagy az általa megbízott személy a felelős. Az ügykezelő az érkezett és iktatott iratot köteles a szignálására jogosult szervezeti egység vezetőjének átadni. (2) Az irat szignálására jogosult a) kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket szükség esetén külön rávezet az előadóívre, vagy az iratra. (3) Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására más szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani. (4) Amennyiben intézkedés nem szükséges, az irat szignálására jogosult ezt az iraton feltünteti, azt aláírja, és visszaküldi az iratkezelőnek, aki az ügyiratot irattárba helyezi. VI. fejezet AZ ÜGYIRATOK KEZELÉSE ÉS INTÉZÉSE 22. (1) A szervezeti egységek vezetői a nekik bemutatott küldeményeket szignálják és küldik tovább, valamely szervezeti egységnek (osztály, csoport), vagy az ügy elintézésével megbízott személynek (ügyintéző). A szignálással 9

10 egyidejűen kell utasítást adni az elintézés határidejére (pl. "ma", "Sürgős", "...hó...-ig" stb.) és sajátos módjára (pl. "tájékoztatásul, véleményezésre, megbeszélendő" stb.) vonatkozóan is. (2) Az ügyintézési határidő általában nap. A sürgős jelzésű iratokat három napon belül, a ma jelzésűeket még aznap el kell intézni. Az iratok rendkívüli elintézési idejére vonatkozó utasításokat a rektor, a kancellár vagy az általuk megbízott személy és a szervezeti egységek vezetői adhatnak. Az ügyintézési határidőt az iktatás napjától kell számítani. A 30 nap alatt el nem intézett ügyekről az illetékes vezetőt az ügyintézőnek tájékoztatnia kell, aki az ügy elintézésére amennyiben az nem zárható le hosszabbítást adhat. (3) Elintézés előtt az ügyintézők vagy megbízott személyek a szükséges közbenső intézkedéseket (véleménykérés, tényállás tisztázása stb.) megteszik. A közbenső intézkedés telefon, fax, elektronikus levelezőrendszer vagy szóbeli tárgyalás útján is történhet. (4) Olyan esetekben, amikor az ügyirat intézése több ügyintézőre tartozik, az ügyintézők kötelesek egymással konzultálni és egymás intézkedését összehangolni. (5) Közbenső intézkedések esetén az ügyiratok az ügyintézőnél maradnak. Az ügyiratok kiadmányozása 23. (1) Az ügyiratok aláírására, a kiadmányozásra jogosultak körét az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata határozza meg. 24. (1) Az intézkedést tartalmazó iratra az aláírást megelőzően az ügykezelő vagy az ügyintéző (a válasz készítője) rávezeti az iktatószámot (főszám és a soron következő alszám). Az ügykezelő az iratot az aláírást követően az Egyetem körbélyegzőjével látja el, majd az irat iktatórendszerbe történő rögzítését követően gondoskodik az irat továbbításáról, illetve postai út esetén a továbbításhoz szükséges borítékok megcímzéséről. A kiadmány hitelessége 25. (1) Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. (2) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett az Egyetem hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, b) a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett az Egyetem hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. (3) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a) a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés és az Egyetem hivatalos bélyegzőlenyomata, vagy b) a kiadmányozó alakhű aláírás mintája ésaz Egyetem hivatalos bélyegzőlenyomata. (4) AzEgyetemen keletkezett iratokról az iratot őrző iktatóhely vezetőjehitelesítési záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni. Bélyegzők nyilvántartása 26. (1) Az Egyetemen használt valamennyi bélyegzőről - ideértve az érvényes aláírás-bélyegzőket (névbélyegzőt) is - továbbá a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. Az Egyetem által használt valamennyi bélyegző nyilvántartásáról, annak használatáról és kiadásának rendjéről a Kancellári Hivatal vezetője gondoskodik. (2) Aláírás-bélyegzővel az Egyetem rektora rendelkezik, aki egyedül és kizárólag jogosult annak használatára. Expediálás, az iratok továbbítása 27. (1) Az ügyiratkezelőnek ellenőriznie kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadmányokon az iktatószám és a címzés megfelelő-e, az előírt mellékleteket csatolták-e, továbbá végre kell hajtania minden kiadmányozói utasítást. 10

11 (2) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, hálózat). Postai továbbítás esetén a küldeményeket közönséges, ajánlott, elsőbbségi, tértivevényes és ajánlott tértivevényes levélként vagy csomagban lehet elküldeni. (3) A postai kézbesítésre kerülő ajánlott küldeményekről szóló információkat (iktatószám és címzett) feladásonként a postakönyvben kell rögzíteni. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket iktatás nélkül az irathoz kell mellékelni. (4) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. 28. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles - az iratot a címzettnek az azonnal, illetve a sürgős jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani, - az elektronikus iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni, - az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni. VII. fejezet IRATTÁRBA HELYEZÉS, IRATTÁRI KEZELÉS 29. (1) Azokat az ügyiratokat, amelyek elintézést nyertek, kiadmányaikat már továbbították, vagy amelyeknek érdemi ügyintézés nélküli irattárba helyezését rendelték el, az a 2. számú mellékletben megjelölt iktatóhelyek szervezeti átmeneti irattárában kell megőrizni az ügyintézés elősegítése érdekében az ügyintézés évének lezárásától számított kettő évig. (2) Az ügyiratokat a postázás, kézbesítés napján, de legkésőbb a következő munkanapon kell irattárba helyezni. (3) Az iratok irattárba helyezése előtt az iratokat felül kell vizsgálni abból a szempontból, hogy a kezelői utasításoknak eleget tettek-e, volt-e az ügyirat a megjelölt valamennyi szervezeti egységnél, az iratokhoz tartozó pótlapok, betétlapok, vagy egyéb mellékletek és csatoltnak jelzett elő-iratok visszaérkeztek-e, illetőleg nincs-e a csatolt ügyiratok mellett elintézetlen ügydarab. (4) Az irattárba helyezést az elektronikus iratkezelő rendszer megfelelő rovatában a hónap és nap feltüntetésével be kell jegyezni. Az ügyiratra vonatkozó nem iktatott előkészítő feljegyzéseket az ügyirathoz mellékelni kell, és vele együtt kell lerakni. (5) Az iratokat az irattárban évenként, éveken belül irattári tételenként, ezen belül az iktatószámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. Minden egyes irattári tételt külön dossziéban kell tárolni. A dosszién fel kell tüntetni az iktatóegység nevét, az iktatás évét, az irattári tételszámot, valamint a dossziéban elhelyezett ügyiratok első és utolsó iktatószámát. 30. (1) Az Egyetem valamely szervezeti egységének megszűnése esetén annak vezetője köteles gondoskodni az iratok további elhelyezéséről. (2) Ha az Egyetemen belül átszervezési vagy egyéb okokból szűnik meg egy szervezeti egység, a jogutód szervezeti egység köteles az irattári anyagát átvenni és az iratkezelésre (illetve irattározásra) vonatkozó előírások szerint kezelni. (3) Abban az esetben, ha a megszűnő szervezeti egység iratanyagát valamilyen kizáró okból (pl. ügykör megszűnése miatt) más jogutód szervezeti egységnek átadni nem lehet, az iratanyag az irattárba kerül. (4) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladatokhoz kapcsolódóan kell megosztani, amennyiben ez nem lehetséges azokat az irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait az irattárban kell elhelyezni. (5) A megszűnt szervezeti egység iratait elkülönítetten kell kezelni, anyagát az irattári tervnek megfelelően kell selejtezni, illetve levéltárba adni. (6) A megszűnő szervezeti egység az átvevő szervezeti egység(ek) részére hozzáférést biztosít az elektronikus iktatókönyvhöz. 31. (1) Azt a munkatársat, akinek munkaköre megváltozik, vagy foglakoztatási jogviszonya megszűnik, a részére kiadott iratokkal el kell számoltatni. Az iratokat a szervezeti egység vezetőjének vagy az általa megbízott személynek a 11

12 jegyzőkönyvben rögzítettek szerint köteles átadni. A jegyzőkönyvet három példányban kell elkészíteni, amelyből az első példányt az átadó, a második példányt az átvevő, a harmadik példányt pedig az ügykezelő kapja. (2) Az iratok átadása-átvétele az ügyiratkezelő bevonásával történik. A kiadott iratok meglétét, az esetleges hiányokat, az átadás megtörténtét az ügyiratkezelő köteles ellenőrizni, és a jegyzőkönyvben aláírásával igazolni. (3) Az ügyirat elvesztése, jogtalan megsemmisítése, hiánya munkajogi felelősségre vonást, illetve fegyelmi büntetést von maga után. (4) Az ügyirat elvesztésének, jogtalan megsemmisítésének, eltűnésének okát és körülményeit - az irat eltűnésének észlelésétől számított 3 napon belül - az illetékes szervezeti egység vezetőjének ki kell vizsgál(tat)nia. 32. (1) Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e. (2) Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratokból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie. (3) Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. 33. A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, a levéltári átadásra kerülő iratokat savmentes irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, iratátadásátvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, műanyagból készült iratborítók stb.). VIII. fejezet A KÖZPONTI IRATTÁR 34. (1) Az átmeneti irattárak két évnél régebbi keletű, teljes naptári évben keletkezett ügyiratait - kivéve az 5. (6) bekezdésében meghatározott ügyiratait - az központi irattárban kell elhelyezni. Az átadásról három példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. Az átadás-átvételi jegyzéket a szervezeti egység vezetője, az átadó iratkezelő és az átvevő irattáros írja alá. (2) A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) az átadó szervezeti egység nevét, b) az átadás időpontját, c) az irattári tételszámot, az iratok megnevezését, az iktatószámokat, d) az iratok keletkezési évét. (3) A hiányzó iratokról hiányjegyzéket kell készíteni, és azt az átadási jegyzékhez kell csatolni. Ha a hiányzó iratok között olyan is van, amelyet később levéltárba kell adni, akkor a hiányjegyzék egy példányát az iktatókönyvben a levéltári átadásig meg kell őrizni. 35. (1) Az irattár az iratokat szervezeti egységenként helyezi el. Az irattár a maradandó értékű levéltár részére átadandó iratanyagokat a többi iratoktól elkülönítetten tárolja. Az iratok védelme, hozzáférés az iratokhoz 36. Mind az átmeneti, mind a központi irattárnak biztonságosan zárható, száraz, tiszta, tűztől, kártevőktől és erőszakos behatolástól védett helyiségnek kell lennie, ahol az irattár rendeltetésszerű használata biztosítható. Az ügyiratokat, az iktató-, és mutató könyveket munkaidőben az iratkezelő ideiglenes távolléte alatt, valamint a munkaidő végeztével, biztonsági zárral felszerelt tározókban, szekrényekben kell elzártan tartani. 12

13 37. (1) A már irattárban lévő iratokat az irattár kezelője csak elismervény ellenében adhatja ki. Az elismervényt az irat helyén kell tartani. Az átvételi elismervényen fel kell tüntetni az iratkölcsönző nevét, a kölcsönzött irat iktatószámát, a kiadás napját és az átvevő aláírását. Ügyiratot más szervezeti egység foglalkoztatottainak csak az iratkezelésért felelős vezető utasítására lehet kiadni. Az ügyben nem érintett személy részére felvilágosítás vagy másolat bármely ügyiratról csak az illetékes szervezeti egység vezetőjének engedélyével adható. (2) Az átvételi elismervényt két példányban kell kitölteni. Az átvételi elismervény egyik példányát a kiemelt irat helyére őrjegyként kell elhelyezni, a másik példány külön, ügyirat kiadási dossziéban lefűzve tárolandó. Az irat visszaadásakor a kiemelt példányt vissza kell adni az aláírónak, a dossziéban lévőn pedig jelezni kell, hogy az irat visszaérkezett. (3) Az irat kölcsönzési ideje 30 nap. A 30 nap elteltével a kint lévő iratok visszaadására az irattár kezelője írásban szólítja fel a kölcsönvevőket. A 30 napnál hosszabb idejű iratkölcsönzést csak a hivatalvezető engedélyezheti. (4) Más intézmény részére iratot kikölcsönözni, az irattárban őrzött iratokról hiteles másolatot készíteni és azt más intézménynek megküldeni a hivatalvezető engedélyével lehet. 38. (1) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében. (2) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a) Saját kezű felbontásra!, b) Más szervnek nem adható át!, c) Nem másolható!, d) Kivonat nem készíthető!, e) Elolvasás után visszaküldendő!, f) Zárt borítékban tárolandó! (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. (3) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. IX. fejezet AZ IRATOK SELEJTEZÉSE ÉS MEGSEMMISÍTÉSE 39. (1) Az irattár anyagának azt a részét, amely nem maradandó értékű, és amely az ügyvitel érdekében nem szükséges, ki kell selejtezni. Az központi irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad az irattárból megsemmisítés céljából kiemelni. (2) A központi irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat az irattári tételeket (iratokat), amelyeknek sem maradandó, sem pedig ügyviteli értékük nincs, és az irattári terv szerint őrzési idejük lejárt. A megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Az iratok megőrzésének, illetve selejtezhetőségének időtartamát az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári terv tartalmazza. (3) A selejtezési munka során felmerülő kétely esetén az iratot létrehozó szervezeti egység vezetőjének véleményét kell kikérni. A szervezeti egység vezetője indokolt esetben elrendelheti egyes iratoknak az irattári tervben megállapított őrzési időtartamnál hosszabb ideig történő megőrzését is, ezt a körülményt a szervezeti egység vezetőjének aláírásával kell az iraton feltűnően jelezni. (4) A selejtezés gyakorlati megkezdése előtt a hivatalvezető köteles meggyőződni arról, hogy a selejtezésre kijelölt iratanyag teljes és lezárt tételekből áll-e, vagy sem. Amennyiben az iratanyagból iratok hiányoznak, mindaddig nem lehet a selejtezést megkezdeni, amíg a hiányzó iratok nem lettek pótolva. A hiány pótlását az ügyben illetékes szervezeti egység köteles ellátni. (5) A selejtezési előkészülettel egyidejűleg a hivatalvezetőnek Selejtezési Bizottságot (a továbbiakban: Bizottság) kell kijelölnie, melynek a hivatalvezető állandó tagja. A Bizottság többi tagját annak a szervezeti egységnek a személyi állományából kell kiválasztani, amelyiknek iratait selejtezik. (6) A Bizottság feladatai közé tartozik: a) a selejtezés megkezdése előtt a Levéltár értesítése, b) az irattári selejtezés folyamatos irányítása és ellenőrzése, 13

14 c) a selejtezési munka befejezése után a selejtezési jegyzőkönyv elkészítése és a Levéltár részére jóváhagyásra való megküldése. (7) Az iratselejtezés alkalmával selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni három példányban. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét; b) annak a szervnek a nevét, amelynek iratanyag-selejtezéséről a jegyzőkönyv készült; c) a selejtezés alá vont iratanyag pontos leírását (tételszámokat és azok megnevezését), valamint évkörének megjelölését; d) a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését; e) a kiselejtezett anyag összmennyiségét iratfolyóméterben; f) a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét. (8) A selejtezési jegyzőkönyvet iktatni kell, és 2 példányban jóváhagyásra meg kell küldeni a Levéltárnak. A Levéltár a szükséges ellenőrzés után az Egyetemnek záradékolva visszaküldi a selejtezési jegyzőkönyv egy példányát, melyben közli, hogy a selejtezést (megsemmisítést) engedélyezi. (9) Ha a megsemmisítés nem helyben történik, hanem azt erre kijelölt külön vállalkozótól kell megrendelni, aki köteles gondoskodni az iratok jogszabályszerű megsemmisítéséről és erről szóló okiratszerű bizonyítékot átadja. (10) Ha a Levéltár a kiselejtezett iratok közül további megőrzésre kiemel iratokat, akkor azokat a nem selejtezhető iratokhoz vissza kell sorolni, és ott a levéltári átadásig őrizni kell. (11) Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az iratkezelés általános szabályai szerint történik, a sajátos technikai feltételeknek megfelelően (pl. törlés). X. fejezet IRATOK LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA 40. (1) Az irattári tervben ki nem selejtezhetőként minősített, levéltári átadásra kijelölt és maradandó értékű iratokat, legalább 15 évi irattári őrzés után ötévenként egy alkalommal, az iratok segédleteivel együtt (iktató és mutatókönyvek), tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, tárolási eszközökkel (irattartó-doboz) ellátva, az Egyetem költségén kell a Levéltárba beszállítani. (2) Az átadás-átvételi jegyzéket 4 példányban kell elkészíteni, amelyből a levéltár a szükséges hitelesítés után két példányt visszaküld. Az átvétel időpontját az Egyetemhivatalvezetőjeés a levéltár illetékes vezetője egyetértésben állapítja meg. (3) A levéltárnak csak a teljes, lezárt évfolyamú tételeket szabad átadni, az iratok közül azonban az ügyvitelhez szükséges egyes darabok visszatarthatók. A visszatartott darabokról részletes jegyzéket kell készíteni, amelynek egy aláírt példányát a Levéltárnak kell átadni. 14

15

16 IRATTÁRI TERV a Magyar Képzőművészeti Egyetem irattári terve 1. sz. melléklet ÁLTALÁNOS RÉSZ I. Vezetési ügyek Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) Szervezeti egységek létesítése, bővítése, átszervezése, 101 megszüntetése ns 15 Vezetői megbízással, illetve annak visszavonásával kapcsolatos 102 iratok (pályázat, kinevezés, vagyonnyilatkozat) hn Egyetemi szintű bizottságok működésével kapcsolatos iratok 103 (meghívók, emlékeztetők, jegyzőkönyvek) ns 15 A Szenátus működésével kapcsolatos iratok (meghívók, 104 jegyzőkönyvek, határozatok) ns 15 A Gazdasági Tanács működésével kapcsolatos iratok (meghívók, 105 jegyzőkönyvek, határozatok) ns A testületek választásával kapcsolatos iratok ns Egyetemi struktúra átalakítás (javaslatok, előterjesztések) ns 15 Az Egyetem működésére vonatkozó statisztikai összegzések, 108 felmérések ns 15 Munkatervek (operatív terv, humánpolitikai terv, intézkedési terv 109 stb.) ns Intézményfejlesztési terv ns Beszámolók, jelentések az elvégzett munkáról ns Egyetemi ünnepségek 5 Felsőoktatási intézményekkel történő együttműködésre vonatkozó 113 iratok (MRK, MERSZ, együttműködési szerződés, megállapodás) ns 15 Más (nem felsőoktatási) intézményekkel, szervezetekkel, 114 hivatalokkal történő együttműködés ns Címadományozások, kitüntetések (Állami díjjak, Tanári címek, Professor Emeritus, Díszoklevelek) hn 116 Egyetemi szabályzatok, ügyrendek és azok módosításai ns Egyetemi utasítások, körlevelek (rektori, kancellár, hivatalvezető) ns Egyetemi Alapító Okirat ns Bírósági peres és nem peres eljárások hn 120 Intézményi pályázati tevékenységgel kapcsolatos iratok hn 121 Belső ellenőri működés (felkérés, jelentés) ns 122 Felvilágosítás kérés, tájékozódás Doktori Iskola alapítás, működés ns Sajtóban való megjelenés Felsőbb vezetői feljegyzések 5 16

17 II. Az oktatók, kutatók, egyéb munkakörben alkalmazottak, szerződéses és egyéb ügyei Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) Álláspályázatok (oktatói, tanári és egyéb nem vezetői munkakörök 201 pályázatai 5 Közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos iratok (létesítés, 202 kinevezés, módosítás, megszüntetés Fizetések, bérek, besorolások megállapítása, átsorolások 50 Munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló 204 foglalkoztatottakkal kapcsolatos iratok 50 Szerződések és mellékletei (oktatók, óraadók, egyéb feladatok 205 ellátása stb.) 10 Felkérők és egyéb levelezés közalkalmazottak részére 206 (vizsgáztatás, oktatás stb.) Tanulmányi szerződés Kutatónapok, alkotói szabadság, kutatóév engedélyezése Fizetés nélküli és egyéb szabadságok, távollétek engedélyezése Jutalmazások Kedvezmények (pl.: munkaidő) Munkaügyi, közalkalmazotti egyeztetési ügyek Fegyelmi ügyek (munkavállalói) Közalkalmazotti tanács/szakszervezetekkel kapcsolatos iratok Nyugdíjazás, nyugdíj ügyek Letiltások, bírósági határozatok stb. 20 Munkáltatói igazolások, kereset kimutatások, EHO-s igazolások, 217 járulékigazolások stb. 10 Önkéntes nyugdíj- és magánnyugdíj pénztári levelezések, 218 adatszolgáltatások 10 Adatszolgáltatások, statisztikák (TB, Munkaügyi, bér, létszám, 219 KSH, fenntartó stb.) ns Munkaügyi státusz tábla (intézményi) ns Közalkalmazotti minősítés Hatósági ügyek pl. szabálysértés 15 III. Pénzügyi vonatkozású iratok Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 301 Intézményi költségvetés, beszámoló ns Előirányzat változások hn 303 Hitel és kötelezettség nyilvántartások Kötelezettségvállalás (szerződések) dologi kiadásokra Kötelezettségvállalás (szerződések) személyi kiadásokra 15 Beruházási és fejlesztési tervek, beruházások, új létesítmények, 306 szerződések hn 307 Felújítási, tatarozási és karbantartási ügyek, szerződések Ingatlanügyek, vagyonnyilvántartás, szerződések hn 309 Lakásépítési alap és szerződések hn Leltári és raktári ügyek Pályázatok (szerződések) és elszámolások Szakképzési hozzájárulások (szerződések) és elszámolások K+F (Kutatás és Fejlesztés) ügyek, iratok, kötelezettségvállalások 10 17

18 314 Főkönyvi számlák, kivonatok, könyvelési bizonylatok stb Reprezentációs keret és a vele kapcsolatos ügyek Belső és külső ellenőrzések (revízió) ügyei 15 Intézményi bankszámlákkal kapcsolatos ügyintézés, 317 dokumentumok Felajánlás, adomány hn 319 Felvételi költségvetés Cafetéria, egyéb juttatások 5 IV. Gazdasági ügyek Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 401 Árajánlat, megrendelés, beszerzések, lemondások 10 Saját gépjármű használatának engedélyezése, bérletjegyek 402 leadása Egyetemi vendégházzal kapcsolatos iratok Helyiségbérlettel kapcsolatos iratok Évközi adatszolgáltatások, statisztikák, jelentések stb Költségtervezetek, kimutatások stb Élelmezés Közbeszerzéssel kapcsolatos iratok Takarítás 10 V. Adminisztratív és egyéb ügyek Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) Neptun és FIR rendszer működésével kapcsolatos adminisztráció 501 (belső és külső szerződések, teljesítések, SDA, Oktatási Hivatal) Nyomtatványok, bizonyítványok (Pátria Nyomda) Tanulmányi és egyéb adatszolgáltatás hn 504 Honlap (fejlesztés, karbantartás) Katasztrófavédelem, tűzrendészet Munkavédelem Polgári védelemmel kapcsolatos ügyek Egészségügy Kapacitás Informatikai ügyek 10 VI. A tudományos munkával kapcsolatos iratok KÜLÖNÖS RÉSZ Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 601 Tudományos munkatervek, beszámolók ns Tudományos Tanács munkájával kapcsolatos iratok Tudományos Kutatóközpont munkájával kapcsolatos iratok Egyetemi szervezésű tudományos rendezvények (ülésszak, ns 15 18

19 konferencia, szimpózium stb.) 605 Hallgatói kutatások (OTDK) ns Kutatócsoportokkal (MTA, MMA, OK stb.) kapcsolatos iratok ns Egyetemi tudományos kiadványok Költségvetésen kívüli kutatások ügyei 15 OTKA, TEMPUS, OK és egyéb tudományos pályázatok, projektek 609 iratai ns 15 VII. Művészeti és tudományos fokozatok Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 701 Egyetemi művészeti díjjal, kitüntetésekkel kapcsolatos ügyek 50 VIII. Oktató-nevelő munka Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 801 Szakalapítás, szakindítás, akkreditáció hn 802 Képesítési követelmények Tantervek (tantervi háló) ns Tantárgyi programok ns Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek készítése Tanrendi ügyek (órarend, tanév beosztása) Továbbképzéssel kapcsolatos ügyek hn 808 Oktatói munka hallgatói véleményezése Szakmai gyakorlati félév megszervezése 10 IX. Könyvtári és levéltári ügyek Tétel Tárgy Megőrzési idő Levéltárazási idő (év) (év) 901 A könyvtár működési szabályzata hn 902 Az intézmény levéltári (irattári) anyagával kapcsolatos iratok hn 903 Könyv- és folyóirat rendelések Könyvtári állomány rendezése és megóvása Kiadványok nemzetközi cseréje Integrált könyvtári rendszerrel kapcsolatos iratok Olvasó, kutató, ügyfélszolgálati ügyek Könyvtárközi kapcsolatokra vonatkozó iratok hn 909 Iratrendezések, iratkezelés Segédkönyvek, iktatókönyvek ns Selejtezési jegyzőkönyvek hn X. Az intézmény külföldi kapcsolatai Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) Kulturális megállapodások és kapcsolatok külföldi 1001 felsőoktatási intézményekkel ns 15 Oktatók és hallgatók cseréje, az oktatók és hallgatók külföldi felsőoktatási intézményekben folytatott oktató és 1002 kutató ill. tanulmányi tevékenysége (külföldi ösztöndíjak, 15 Erasmus-program) Külföldi egyetemek, főiskolák oktatóinak és kutatóinak 1003 működése a főiskolán, külföldi állampolgárságú egyéb 15 19

20 foglalkoztatottak 1004 Kiküldetéssel kapcsolatos iratok Nemzetközi konferencián való részvétel Nemzetközi konferencia rendezése Magyarországon Külföldi egyesületek tagsága, tagdíjfizetés Nemzetközi projektek ns Versenyrészvétel ns Hallgatók külföldi tanulmányútjai és egyéb útjai Külföldi vendégszereplések Külföldi hallgatók részképzése 2 XI. Egyetemi hallgatók Tétel Tárgy Megőrzési idő (év) Levéltárazási idő (év) 1101 Hallgatói felvételi jelentkezések, szakirány-megjelölés Hallgatók iratkozási lapja Hallgatók személyi iratgyűjtője Hallgatói törzskönyv hn 1105 Hallgatói törzskönyvi névmutató hn 1106 Tudományos diákköri munka összesítő jelentései, elvi ügyei 10 Hallgatói tudományos pályázatokkal kapcsolatos iratok, 1107 összesítések Átvétel, szakváltás, szakirányváltás 10 Más felsőoktatási intézménybe való áthelyezés, 1109 párhuzamos képzés Évösszevonás Hallgatók évkihagyása Évismétlésre utasítás Hallgatók kizárása, eltiltása, elbocsátása, eltanácsolása 20 HÖK-kel kapcsolatos iratok (küldöttgyűlés emlékeztető, 1114 kérések stb.) Vizsgahalasztások, ismétlések, vizsgalapok Szigorlati jegyzőkönyv Külföldi szakmai gyakorlatok Szakmai gyakorlatok Államvizsgára, záróvizsgára vonatkozó iratok Jegyzőkönyv diploma megvédéséről Államvizsga jegyzőkönyv Abszolutórium Oklevélügyek, oklevélmelléklet Hallgatói fegyelmi ügyek Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás összesítői 15 Költségtérítés, más térítési díj (kreditdíj, szakfelszerelési 1126 díj) Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei Vendéghallgatók, látogatási igazolványok 15 Hallgatói ösztöndíj-nyilvántartások (tanulmányi, szociális, 1129 Bursa, köztársasági stb.) Kreditátviteli ügyek, felmentések 5 20