Megosztott postaláda kezelése az Office 365 rendszerhez

Átírás

1 Megosztott postaláda kezelése az Office 365 rendszerhez Megosztott postaládák kezelése 1/25. oldal

2 Előszó... 3 Megosztott postaláda megnyitása és használata az Outlook Web Appban A megosztott postaláda felvétele az elsődleges postaláda alá az Outlook Web Appban... 3 A megosztott postaláda megnyitása külön böngészőablakban... 6 Hogyan küldhet t a megosztott postaládából?... 7 Hogyan használhatok megosztott naptárt?... 8 Megosztott postaláda megnyitása és használata az Outlook 2013-ban Hogyan küldhet t a megosztott postaládából? Megosztott postaláda megnyitása és használata az Outlook 2010-ben Hogyan küldhet t a megosztott postaládából? Megosztott postaláda megnyitása és használata az Outlook 2007-ben Hogyan küldhet t a megosztott postaládából? Elküldött üzenetek elérhetősége aláírás kezelése Megosztott postaláda esetén Rendszergazda elérhetősége Megosztott postaládák kezelése 2/25. oldal

3 Előszó Amennyiben Ön a saját nevére szóló postaládája mellett megosztott postaládához is hozzáfér akkor arra vonatkozó tájékoztatást a rendszergazdától meg kellet kapnia. A Vöröskeresztnél az új levelezési rendszer bevezetés során mindenki részére kiosztásra kerül egy személyes postafiók, mely az címben tartalmazz keresztnevét és vezetéknevét. A korábbi rendszerben több személy által használt postaládák (pl. megyei egyetlen, közösen használt cím) átmozgatásra kerülnek az Office 365 rendszerbe, mint megosztott postaládák. A korábban ezt elérő személyek általában teljes hozzáférést kapnak a általuk eddig is használt postaládához. Miért érdemes megosztott postaládákat használni? Ezekkel a postaládákkal személyek egy adott csoportja könnyedén figyelheti és elküldheti jeit egy közös aliasról, például a sajto@voroskereszt.hu vagy a menekult@voroskereszt.hu, veszpremmegye@voroskereszt.hu és így tovább címről. Amikor a csoport valamelyik tagja megválaszolja a megosztott postaládába küldött üzeneteket, a válaszlevél feladója a megosztott postaláda lesz, nem pedig a választ elküldő személy. Attól függően, hogy milyen engedélyekkel rendelkezik a megosztott postaládához, az ahhoz társított megosztott névjegyekhez és megosztott naptárhoz is hozzáférhet. A leírás során használt megosztott postaláda a következő: Megosztott teszt Gipsz Jakabnak (gipsz.shared@voroskereszt.hu) A megosztott postaládához teljes hozzáféréssel rendelkező felhasználó: Gipsz Jakab - Vöröskereszt Megosztott postaláda megnyitása és használata az Outlook Web Appban. Az Outlook Web App használatával kétféleképpen nyithat meg megosztott postaládát. Próbálja ki mindkét módszert, és döntse el, hogy melyik felel meg jobban Önnek. A megosztott postaláda felvétele az elsődleges postaláda alá az Outlook Web Appban Ezt a módszert akkor ajánljuk, ha egyszerre szeretné figyelemmel kísérni az elsődleges postafiókjába és a megosztott postafiókba érkező eket, azonban nem ez az elsődleges levelezési címe. Miután végrehajtotta az alábbi lépéseket, a megosztott postaláda és annak mappái a bal oldali navigációs sávban lesznek láthatók az Outlook Web App minden egyes megnyitásakor. 1. A szokásos módon lépjenbe a WEB-es felületen (Outlook Web App) a saját címe és jelszava segítségével: oldalon Felhasználónév: jakab.gipsz@voroskereszt.hu Megosztott postaládák kezelése 3/25. oldal

4 2. Tegye láthatóvá az összes mappát, ha csak a fontosabb mappák látszanak a bal oldali navigációs sávban az Egyebekre kattintva: 3. Kattintson az egér jobb gombjával a bal oldali navigációs sávban látható elsődleges postaládája (Gipsz Jakab - Vöröskereszt) felett, és válassza a helyi menüben a megosztott mappa hozzáadása parancsot. 4. Megosztott postaládák kezelése 4/25. oldal

5 5. A megosztott mappa hozzáadása párbeszédpanelen adja meg a megosztott postaláda nevét vagy címét, és kattintson a hozzáadás gombra. Beírás után a Keresés a címtárban-ra kattintva a rendszer leellenőrzi, hogy jó adatot adtunk e meg. kattintás a megtalált megosztott postafiókra. 6. Majd befejezésként kattintás a Hozzáadás gombon: Ezután megjelenik a megosztott postaláda az Outlook Web App alkalmazásbeli mappalistában. A megosztott postaláda mappáit ugyanúgy kibonthatja és becsukhatja, mint az elsődleges postaládáét. Megosztott postaládák kezelése 5/25. oldal

6 Fontos: A rendszer megjegyezi, hogy Ön megosztott postaládát csatol a fiókjához. Legközelebbi belépésekor már azonnal mutatja a részletes mappa listában a megosztott fiókot is a WEB-es felületen. Ha szeretné, el is távolíthatja a megosztott postaládát a mappalistájából. Az eltávolításhoz kattintson a jobb gombbal a megosztott postaládára, és válassza a Megosztott postaláda eltávolítása lehetőséget. A megosztott postaláda megnyitása külön böngészőablakban Ennek a módszernek az alkalmazását akkor javasoljuk, ha a megosztott postaládába érkező leveleit külön böngészőablakban szeretné olvasni és kezelni, valamint első sorban a megosztott postaláda címe az, ahonnan levelezését intézni szokta. 1. A szokásos módon lépjenbe a WEB-es felületen (Outlook Web App) a saját címe és jelszava segítségével: oldalon Felhasználónév: jakab.gipsz@voroskereszt.hu (saját címe és jelszava megadásával). 2. Kattintson a jobb sarokban nevére vagy a fényképére vagy monogramjára az Outlook Web App navigációs sávján. Ekkor megjelenik egy lista. Kattintson az Új postaláda megnyitása lehetőségre. 3. A megosztott mappa hozzáadása párbeszédpanelen adja meg a megosztott postaláda nevét vagy címét, és kattintson a hozzáadás gombra. Beírás után a Keresés a címtárban -ra kattintva a rendszer leellenőrzi, hogy jó adatot adtunk e meg. Kattintás a megtalált megosztott postafiókra. Megosztott postaládák kezelése 6/25. oldal

7 4. Majd befejezésként kattintás a Hozzáadás gombon: 5. Ekkor megnyílik egy új ablakban az Outlook Web App egy másik példánya, ahol hozzáférhet a másik postaládához. Hogyan küldhet t a megosztott postaládából? Ha a megosztott postaládából t szeretne küldeni az Outlook Web App használatával, a következőket kell tennie: Kattintson a mappalista fölötti olvasóablakban. ikonra. Ekkor megjelenik egy új üzenet az 1. Kattintson az Egyebek gombra, és válassza a Feladó megjelenítése lehetőséget. Ennek választásakor megbizonyosodhat róla, hogy azok, akik ezt az t kapják, a megosztott Megosztott postaládák kezelése 7/25. oldal

8 postaládából érkezőként fogják látni, nem pedig a saját fiókjából érkezőként. 2. Ha megosztott postaládát külön böngésző ablakban nyitotta meg akkor a feladó mezőben a megosztott postaláda nevét látja: Ha az első változatot szerint a mappa listába vette fel a fiókot, akkor feladóként a saját címét látja, EZT CSERÉLNI KELL, ha a megosztott postaládából szeretné a levelet kiküldeni. Törölje ki a feladó sorból a saját címét, majd kezdje el begépelni a megosztott postaláda címét, a megjelenő találatokból válassza ki a megosztott postaládát. 3. Címzettek hozzáadásához írja be a partnerlistáján vagy a szervezet címlistájában található személyek nevét vagy címét a Címzett vagy a Másolatot kap mezőbe. Amikor először írja be egy adott személy nevét, az Outlook Web App megkeresi a személy címét. A nevet az alkalmazás gyorsítótárazza, így a jövőben gyorsan megtalálható lesz. 4. Írjon be egy tárgyat. 5. Írja be az elküldeni kívánt üzenetet. 6. Ha készen áll az üzenet elküldésére, válassza a küldés lehetőséget. 7. Küldés után az megjelenik a Megosztott postaláda Elküldött elemek mappájában. Ellenőrizze el! Hogyan használhatok megosztott naptárt? A megosztott postaládák egyik leghasznosabb funkciója, hogy a megosztott postaládát elérő összes személynek teljes hozzáférése van az abban lévő naptárhoz is. Új eseményeket adhat a naptárhoz, Megosztott postaládák kezelése 8/25. oldal

9 illetve szerkesztheti és törölheti a meglévőket. A naptárat teljesen ugyanúgy használhatja, mint a saját naptárát. A megosztott postaládák naptárait többek között az alábbiakra használhatja: Tudathatja csoportjával, hogy szabadságra megy, vagy hogy mikor lesz házon kívül. Csoportértekezleteket hozhat létre. Módosíthat egy olyan naptári eseményt, amelyet más hozott létre. Lemondhat egy más által létrehozott értekezletet. A naptár megnyitása 1. A szokásos módon lépjenbe a WEB-es felületen (Outlook Web App) a saját címe és jelszava segítségével: oldalon Felhasználónév: jakab.gipsz@voroskereszt.hu (saját címe és jelszava megadásával). 2. Outlook Web App navigációs sávján. kattintson a bal felső sarokban levő ikonra 3. Válassza ki a Naptár elemet Megosztott postaládák kezelése 9/25. oldal

10 4. Kattintson a jobb gombbal az EGYÉB NAPTÁRAK elemre, és válassza a naptár megnyitása parancsot. 5. A Címtárból mezőben kezdje el beírni a megosztott postafiók nevét, majd listából válasza ki a megnyitni kívánt megosztott naptárat. Válassza ki a megosztott naptárat, és kattintson a Megnyitás gombra. Megosztott postaládák kezelése 10/25. oldal

11 6. A megosztott naptár megjelenik a Naptár mappalistában. Ha tudni szeretné, hogy miként használhatja a naptárat az Outlook Web Appban, általános információt A naptár áttekintése című Interneten elérhető témakörben találhat. Megosztott postaláda megnyitása és használata az Outlook 2013-ban Indítsa el az Outlook 2013 programot, a beállított új Office 365 postaládát tartalmazó profillal. Ha rendelkezik a megfelelő engedéllyel egy a címjegyzékben megjelenő megosztott postaládához, a megosztott postaláda automatikusan elérhető az Outlook 2013 mappaablakában. Megjegyzés: Ha a rendszergazda csak nemrég adott Önnek hozzáférést egy megosztott postaládához, eltelhet egy rövid idő addig, amíg az, automatikusan megjelenik az Ön Outlook-profiljában. Ha a megosztott postaláda nem jelenik meg automatikusan az Outlookban, a megosztott postaláda megjelenítéséhez szükség lehet az Outlook újra indítására. Megosztott postaládák kezelése 11/25. oldal

12 Hogyan küldhet t a megosztott postaládából? Ha a megosztott postaládából t szeretne küldeni az Outlook 2013 használatával, a következőket kell tennie: Kattintson a mappalista fölötti ikon sorban az új egy önállóablakban. ikonra. Ekkor megjelenik egy új üzenet Kattintson az Beállítások szalagra, majd a válassza a Feladó megjelenítése lehetőséget. A feladó gombbra kattintva a legördülő menüből válassza a Más cím lehetőséget. Megosztott postaládák kezelése 12/25. oldal

13 Írja be a megosztott postaláda teljes nevét, vagy nyomja meg a Feladó gombot Válassza ki a megosztott postaládát majd OK gomb És ismét OK gomb Megosztott postaládák kezelése 13/25. oldal

14 Ha a fenti módon egyszer végig csinálta a feladó kiválasztását, akkor a következő levél küldésnél, már egyszerűbb lesz a feladó beállítása, látszik a Feladó mező és a csak a legördülő listában kell az előzőleg használt feladók közül választanaia: Címzettek hozzáadásához írja be a partnerlistáján vagy a szervezet címlistájában található személyek nevét vagy címét a Címzett vagy a Másolatot kap mezőbe. Amikor először írja be egy adott személy nevét, az Outlook Web App megkeresi a személy címét. A nevet az alkalmazás gyorsítótárazza, így a jövőben gyorsan megtalálható lesz. Írjon be egy tárgyat. Írja be az elküldeni kívánt üzenetet. Ha készen áll az üzenet elküldésére, válassza a Küldés lehetőséget. Küldés után a szokásoshoz képest kicsit lassabban (5-10 másodperc) de az megjelenik a Megosztott postaláda Elküldött elemek mappájában. Ellenőrizze le! Megosztott postaládák kezelése 14/25. oldal

15 Fontos: HA nem jelenik meg a megosztott postaláda elküldött üzenetek mappájában a levél, akkor ezt jelezze a rendszergazdának, hogy módosítsa a postafiók beállítását. Megosztott postaláda megnyitása és használata az Outlook 2010-ben Indítsa el az Outlook 2010 programot, a beállított új Office 365 postaládát tartalmazó profillal. Ha rendelkezik a megfelelő engedéllyel egy a címjegyzékben megjelenő megosztott postaládához, a megosztott postaláda automatikusan elérhető az Outlook 2010 mappaablakában. Megjegyzés: Ha a rendszergazda csak nemrég adott Önnek hozzáférést egy megosztott postaládához, eltelhet egy rövid idő addig, amíg az automatikusan megjelenik az Ön Outlook-profiljában. Ha a megosztott postaláda nem jelenik meg automatikusan az Outlookban, a megosztott postaláda megjelenítéséhez szükség lehet az Outlook újra indítására. Megosztott postaládák kezelése 15/25. oldal

16 Hogyan küldhet t a megosztott postaládából? Ha a megosztott postaládából t szeretne küldeni az Outlook 2010 használatával, a következőket kell tennie: Kattintson a mappalista fölötti ikon sorban az új üzenet egy önállóablakban. ikonra. Ekkor megjelenik egy új Kattintson az Beállítások szalagra, majd a válassza a Feladó megjelenítése lehetőséget. A feladó gombbra kattintva a legördülő menüből válassza a Más cím lehetőséget. Írja be a megosztott postaláda teljes nevét, vagy nyomja meg a Feladó gombot Megosztott postaládák kezelése 16/25. oldal

17 Válassza ki a megosztott postaládát majd OK gomb És ismét OK gomb A fenti módon végig csinálta a feladó kiválasztását, akkor a következő levél küldésnél már egyszerűbb lesz a feladó beállítása, látszik a Feladó mező és a csak a legördülő listában kell a az előzőleg használt feladót kiválasztani: Megosztott postaládák kezelése 17/25. oldal

18 Címzettek hozzáadásához írja be a partnerlistáján vagy a szervezet címlistájában található személyek nevét vagy címét a Címzett vagy a Másolatot kap mezőbe. Amikor először írja be egy adott személy nevét, az Outlook Web App megkeresi a személy címét. A nevet az alkalmazás gyorsítótárazza, így a jövőben gyorsan megtalálható lesz. Írjon be egy tárgyat. Írja be az elküldeni kívánt üzenetet. Ha készen áll az üzenet elküldésére, válassza a Küldés lehetőséget. Küldés után a szokásoshoz képest kicsit lassabban (5-10 másodperc) de az megjelenik a Megosztott postaláda Elküldött elemek mappájában. Ellenőrizze le! Fontos: HA nem jelenik meg a megosztott postaláda elküldött üzenetek mappájában a levél, akkor ezt jelezze a rendszergazdának, hogy módosítsa a postafiók beállítását. Megosztott postaládák kezelése 18/25. oldal

19 Megosztott postaláda megnyitása és használata az Outlook 2007-ben Indítsa el az Outlook 2007 programot, a beállított új Office 365 postaládát tartalmazó profillal. Ha rendelkezik a megfelelő engedéllyel egy a címjegyzékben megjelenő megosztott postaládához, a megosztott postaláda automatikusan elérhető az Outlook 2007 mappaablakában. Megjegyzés: Ha a rendszergazda csak nemrég adott Önnek hozzáférést egy megosztott postaládához, eltelhet egy rövid idő addig, amíg az automatikusan megjelenik az Ön Outlook-profiljában. Ha a megosztott postaláda nem jelenik meg automatikusan az Outlookban, a megosztott postaláda megjelenítéséhez szükség lehet az Outlook újra indítására. Hogyan küldhet t a megosztott postaládából? Ha a megosztott postaládából t szeretne küldeni az Outlook 2007 használatával, a következőket kell tennie: Kattintson a mappalista fölötti ikon sorban önállóablakban. ikonra. Ekkor megjelenik egy új üzenet egy Kattintson az Beállítások szalagra, majd a válassza a Feladó megjelenítése lehetőséget. Megosztott postaládák kezelése 19/25. oldal

20 Megjelenik a Feladó mező beállítási lehetőség. A Feladó lehetőségre kattintva a címtárból válassza ki a megosztott postaládát, ahonnan a levelet küldeni szeretné, majd OK Későbbiekben már elegendő elkezdeni a megosztott postaláda nevét és a rendszer automatikusan kiegészíti a nevet. Megosztott postaládák kezelése 20/25. oldal

21 Címzettek hozzáadásához írja be a partnerlistáján vagy a szervezet címlistájában található személyek nevét vagy címét a Címzett vagy a Másolatot kap mezőbe. Amikor először írja be egy adott személy nevét, az Outlook Web App megkeresi a személy címét. A nevet az alkalmazás gyorsítótárazza, így a jövőben gyorsan megtalálható lesz. Írjon be egy tárgyat. Írja be az elküldeni kívánt üzenetet. Ha készen áll az üzenet elküldésére, válassza a Küldés lehetőséget. Megosztott postaládák kezelése 21/25. oldal

22 Küldés után a szokásoshoz képest kicsit lassabban (5-10 másodperc) de az megjelenik a Megosztott postaláda Elküldött elemek mappájában. Ellenőrizze le! Fontos: HA nem jelenik meg a megosztott postaláda elküldött üzenetek mappájában a levél, akkor ezt jelezze a rendszergazdának, hogy módosítsa a postafiók beállítását. Elküldött üzenetek elérhetősége Amennyiben Ön Megosztott postaláda nevében küldött levelet, az elküldött levél (a rendszergazda által végzett helyes beállítás esetén), mindig megjelenek a Megosztott postaláda Elküldött elemek mappájában. Így munkatársai látják, hogy Ön mit küldött a postaláda nevében és Ön is látja, hogy más mit küldött. Fontos! Ha nem jelenik meg a Megosztott postaláda nevében küldött levél a Megosztott postaláda Elküldött elemek mappájában akkor ezt jelezze a rendszergazdának ( Megosztott postaládák kezelése 22/25. oldal

23 Rendszergazda elérhetősége) A Megosztott postaláda nevében küldött levél tárolásra kerül az ön személyes postafiókjának Elküldött elemek mappájában is, KIVÉVE, ha A megosztott postaláda megnyitása külön böngészőablakban megoldást választotta a levél küldésére. Kérjük, figyeljen a fentiekre. A leírás elkészítése során küldött elemek a két postafiók (Megosztott postaláda / saját postaláda) Elküldött elemek mappájában egyaránt láthatók, kivétel a külön ablakban megnyitott fiókból küldött: aláírás kezelése Megosztott postaláda esetén Több aláírás mintát is létrehozhat az Outlookban és a megosztott postaládából való levél küldés esetén kiválaszthatja az előre rögzítettek közül az üzenethez éppen megfelelő aláírást. (Az aláírás beállítása részletesen az Outlook 20XX konfigurálása az Office 365 rendszerhez, ill. böngészős felület esetén az Első belépés az Office 365 alapú levelezési rendszerbe leírásokban találhatók meg.) Az aláírások között az új levél írásakor választhat. Office 2007 esetén: Üzenetek szalag / Aláírás majd választás a lehetőségek közül. (Az Aláírások lehetőséget választva tud új aláírást létrehozni.) Office 2010 esetén: Üzenet szalag / Aláírás majd választás a lehetőségek közül. (Az Aláírások lehetőséget választva tud új aláírást létrehozni.) Megosztott postaládák kezelése 23/25. oldal

24 Office 2013 esetén: Üzenet szalag / Aláírás majd választás a lehetőségek közül. (Az Aláírások lehetőséget választva tud új aláírást létrehozni.) Megosztott postaládák kezelése 24/25. oldal

25 Rendszergazda elérhetősége Kérjük, amennyiben a fenti leírások alapján nem sikerült a rendszer használat, keresse meg a rendszergazdát az alábbi elérhetőségen. Juhász Árpád informatika@voroskereszt.hu +36 (70) Somogy Megye Pest Megye Budapest Varga Krisztián krisztian.varga@voroskereszt.hu Jónás Márió jonasmario91@gmail.com Payer Attila payerattila@voroskeresztbp.hu Megosztott postaládák kezelése 25/25. oldal