GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 ZRÍNYI MIKLÓS. számú példány NEMZETVÉDELMI EGYETEM Nyt. szám: GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZAT 2007.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK AZ EGYETEM GAZDÁLKODÁSA GAZDÁLKODÁSI MECHANIZMUS AZ EGYETEM KÖLTSÉGVETÉSE... 7 A költségvetés tervezésének folyamata... 8 Hosszú távú (10 éves) terv... 9 Középtávú (3 éves) terv... 9 Éves Közbeszerzési Terv... 9 Elemi Költségvetés Tervjavaslat... 9 Jóváhagyott Elemi Költségvetés A gazdálkodási keretek felosztása A gazdálkodási keret felhasználása Előirányzatok módosítása BEVÉTELEK FELHASZNÁLÁSÁNAK SZABÁLYAI Egyetem saját bevételei Költségtérítéses képzés Rendvédelmi képzés bevétele Egyéb tanfolyamok bevételei Nyelvképzés bevétele Nyelvvizsgáztatás bevétele Doktori képzésből származó bevételek Pályázatok Működési bevételek Áfa bevételek Bevétel terhére foglalkoztatottak általános szabályai Központi költségvetést megillető bevételek Kollégiumi díj PÉNZÜGYI ELLÁTÁS A személyi juttatásokkal való gazdálkodás Illetmény, munkabér és az illetményen kívüli szociális juttatások folyósítása Az ösztöndíjas hallgatók juttatásai Munkába járási és élelmezési költségtérítések rendje Egyes nem rendszeres személyi juttatások és munkaviszonyon kívüli tevékenységek díjazásai Belföldi kiküldetési költségtérítések Helyi utazás Rendkívüli munkavégzés, túlszolgálat díjazása Ruházati illetmény és költségtérítés Az élelmiszer-utalványok kezelése, elszámolása A 24 órás objektum ügyeleti szolgálat élelmezési ellátása Utazási igazolvány Káreljárás Az egyetem elhagyásának rendje PÉNZFORGALOM Előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezési jog Gazdálkodási Szabályzat 2

3 Fizetési módozatok Szállítói számlák kezelése Vevő számlák kibocsátása Készpénzfizetés Készpénzellátmány Készpénzelőleg Késedelmi kamat Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés ANYAGGAZDÁLKODÁS Beszerzés és anyaggazdálkodás A közbeszerzési törvény alkalmazása Anyag-bevételezés Szolgáltatások biztosítása, anyagellátás és belső anyagmozgás szabályai Szállítás, üzembenntartás Tárolás, raktározás Felhasználás, selejtezés Reprezentáció Anyagnyilvántartás Gazdálkodás a vagyonnal Ingatlanok bérbeadása Ingatlan fenntartás PÁLYÁZATOK ÉS ÁLLAMI MEGBÍZÁSOK PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI NYILVÁNTARTÁS A könyvvezetési kötelezettség HALLGATÓK PÉNZÜGYI NYILVÁNTARTÁS A KÖLTSÉGVETÉSI BESZÁMOLÁS Előirányzat-maradvány megállapítás Belső beszámoló INFORMÁCIÓSZOLGÁLTATÁS Külső információs szolgáltatás Belső információs szolgáltatás ELLENŐRZÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK MELLÉKLET BIZONYLATI ALBUM MINTAOKMÁNYAI Gazdálkodási Szabályzat 3

4 A Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) gazdálkodási rendjét a mindenkor hatályos felsőoktatásról (a továbbiakban: Ftv.), az államháztartásról szóló (a továbbiakban: Áht.) törvények és a vonatkozó jogszabályok és HM utasítások alapján a jelen szabályzatban foglaltak szerint határozom meg. A Gazdálkodási Szabályzat (a továbbiakban: GSZ) tartalmazza az egyetem karai, bázisai és intézetei költségvetésére és anyaggazdálkodására vonatkozó általános szabályokat. A Szabályzatban nem érintett kérdésekben, a hatályos jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni. 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK (1) A gazdálkodás magába foglalja: o az alapfeladatok előírt színvonalú ellátásához szükséges anyagi javak megteremtését, és a forrásoldal biztosításához szükséges tevékenységet; o a feladatok ellátásához biztosított állami támogatás és az intézmény saját bevételei ésszerű, hatékony, takarékos felhasználásának megtervezését, megszervezését, lebonyolítását; o a jóváhagyott intézményfejlesztési stratégia anyagi, tárgyi feltételeinek kialakítását a források függvényében; o a ráfordítások szükségességének, az erőforrások hatékony felhasználásának ellenőrzését, minősítését, a ráfordítások költségelemzését; o a kincstári és az Egyetemi mindenekelőtt az oktatási, kutatást szolgáló vagyon megőrzését, gyarapítását. (2) A Gazdálkodási Szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységére, szervezetére. (3) Az egyetem szervezeti egységeinek felsorolását a Munkaköri jegyzék tartalmazza. (4) Az egyetem azonosító adatait az 1. számú melléklet tartalmazza. 2. AZ EGYETEM GAZDÁLKODÁSA (1) Az egyetem a Honvédelmi Minisztérium (a továbbiakban: felügyeleti szerv) közvetlen felügyelete alatt álló központi költségvetési szerv, olyan jogi személy, amely az előirányzatok feletti jogosultság szempontjából teljes jogkörrel rendelkezik, a gazdálkodás megszervezésének módja szerint önállóan gazdálkodik. Gazdálkodási Szabályzat 4

5 (2) Az egyetem gazdálkodási feladatait a HM fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjéről szóló 9/1998. (HK 4.) utasítás és a Magyar Honvédség szakutasításaiban foglaltak szerint a jelen intézkedésben foglalt eltérésekkel végzi. (3) Az egyetem alaptevékenységi feladatkörét az Alapító Okirat és az Ftv. alapján készített Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) határozza meg. (4) Alaptevékenység a feladatvégzési és ellátási kötelezettséggel nem haszonszerzés céljából végzett tevékenység, melyek felsorolását az Alapító Okirat tartalmazza. A kiegészítő, kisegítő jellegű tevékenység, melyet az alaptevékenysége feltételeként rendelkezésre álló s e célra csak részben lekötött személyi és anyagi kapacitások fokozott kihasználásával, nem nyereségszerzés céljából végez az Egyetem. (5) A vállalkozási tevékenység az alaptevékenység veszélyeztetése nélkül nyereség, (haszon), illetőleg vagyonszerzés céljából ellenérték fejében üzletszerűen végzett, az Alapító Okiratban, valamint az SZMSZ-ben rögzített kutatási, fejlesztési, termelési, szolgáltatási, értékesítési tevékenység. A vállalkozási tevékenység részletes szabályozását a Szenátus által jóváhagyott Vállalkozási szabályzat tartalmazza. (SZMSZ 6. melléklet) (6) Az Egyetem kincstári költségvetéssel működő kincstári ügyfél. Költségvetése végrehajtásának pénzügyi lebonyolítását a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) látja el. (7) Az Egyetem a rendelkezésére bocsátott pénzeszközökkel, valamint a saját bevételével, az ingatlan bérleti díj kivételével az ésszerű és takarékos gazdálkodás követelményeivel összhangban önállóan gazdálkodik, az nem vonható el. (8) A gazdálkodás megszervezése során a jogszabályok maradéktalan betartása mellett biztosítani kell o a szolgáltatások, az ügyintézés olyan módon történő megszervezését, hogy a gazdálkodással, a működéssel, az adminisztrációval kapcsolatos teendők, az oktatók, a kutatók, más alkalmazottak, a hallgatók lehető legkisebb idejét, energiáját vegyék igénybe, o az Egyetem partnereivel (államigazgatás, hazai és nemzetközi alapok, alapítványok, szponzorok, vállalkozások és egyéb piaci szereplők) a zavartalan kapcsolat, illetve kapcsolatépítés feltételeit. Gazdálkodási Szabályzat 5

6 3. GAZDÁLKODÁSI MECHANIZMUS (1) Az egyetem gazdálkodási feladatait - átruházott jogkörrel és hatáskörrel- a Gazdasági Igazgatóság végzi. Az egyetem gazdasági vezetője a gazdasági igazgató, aki jogosult az egyetem egészére vonatkozó, a gazdálkodást érintő intézkedések kiadására. (2) A Gazdasági Igazgatóság összevontan az egyetem egészére kiterjedő jog- és hatáskörrel végzi és irányítja (pénzügyi-gazdasági feladatok csoportosítása): o a tervezéssel; o az előirányzat felhasználásával; o előirányzat módosítással; o a működtetéssel; o beszerzéssel; o a beruházással; o a vagyon használatával (kivéve az ingatlanokat) o a pénzellátással, a készpénzkezeléssel; o a kötelezettségvállalással; o az utalványozással; o az ellenjegyzéssel; o a könyvvezetéssel; o az analitikus nyilvántartással; o a beszámolási kötelezettséggel; o a szolgáltatással kapcsolatos feladatokat. (3) Az egyetem részjogkörű költségvetési egységei: o Bolyai János Katonai Műszaki Kar (BJKMK); o Kossuth Lajos Hadtudományi Kar (KLHTK); (4) Az egyetem részjogkörű költségvetési egységei a részükre meghatározott költségvetési előirányzatokkal kapcsolatosan felhasználási jogosultsággal rendelkeznek. (5) A gazdálkodás szakmai feladatait - mint gazdálkodók - az alábbi szervek végzik: o Műszaki Ellátási Osztály; o Informatikai Szolgáltató Központ; o Egyetemi Központi Könyvtár; o Pénzügyi és Számviteli Osztály. (6) A gazdálkodók szervezeti egység, szervezet, vezetők és szakági anyagnem felelősi, illetve előirányzat-kezelői megfeleltetését külön intézkedés tartalmazza. Gazdálkodási Szabályzat 6

7 (7) Az Egyetem egyéb szervezeti egységei, illetve azok speciális feladatokat végző szervezetei költségvetési keretekkel rendelkeznek. A keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezetek részletes felsorolását külön intézkedés szabályozza. (8) A kiadott keret mértékéig előirányzat felhasználási joga van a részjogkörű gazdálkodási költségvetési és a keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezeteknek az alábbi költségvetési előirányzatok vonatkozásában: o Személyi juttatásokon belül o a többletóradíjakra, o a tiszteletdíjakra, o a megbízási díjakra, o valamint a továbbtanulók támogatására o A dologi kiadásokon belül o a szakképzési, szaktanfolyami díjakra, o a norma szerinti illetve az egyéb reprezentációs költségekre, o egyéb más jellegű szolgáltatásokra (oktatáshoz, szerzői díjhoz kapcsolódó közvetlen szolgáltatások). 4. AZ EGYETEM KÖLTSÉGVETÉSE (1) Az Egyetem működéséhez szükséges fedezetet a HM, mint fenntartó által biztosított és az államháztartás alrendszereiből származó támogatás, átvett pénzeszköz és államháztartáson kívüli forrásból származó bevételei biztosítják. A költségekhez hozzájárulhatnak a szakképzési hozzájárulásról és a képzés fejlesztésének támogatásáról szóló évi LXXXVI. törvény alapján a szakképzési hozzájárulásra kötelezett vállalkozások is. Pályázati úton, valamint egyéb megállapodás alapján is kapható támogatás. (2) Az elemi költségvetés magába foglalja o az azonosító adatokat és feladatokat, valamint a költségvetési évre vonatkozó költségvetési alapokmányt, o a kiadásokat és a bevételeket kiemelt előirányzatonként és ezen belül részletes előirányzatonként, o a személyi juttatásokat és a létszámösszetételt, (3) A kiemelt előirányzatok (a költségvetési törvény szerinti részletezésben) o kiadási előirányzatok (előirányzati főösszeg) o működési kiadások - személyi juttatások, Gazdálkodási Szabályzat 7

8 - munkaadókat terhelő járulékok, - dologi kiadások (ezen belül az egyéb folyó kiadások), - ellátottak pénzbeli juttatásai, egyéb működési célú támogatások, kiadások, o felhalmozási kiadások - intézményi beruházási kiadások, - felújítási kiadások (ingatlan felújítás kivételével) - egyéb intézményi felhalmozási kiadások, - támogatás értékű kiadások - központi beruházások, - pénzügyi befektetések módosításai, - hitelek, kölcsönök nyújtása és törlesztése. o bevételi előirányzatok (előirányzati főösszeg) o költségvetési támogatás, o működési bevételek, o felhalmozási bevételek, o támogatás értékű bevételek o átvett pénzeszközök államháztartáson keresztül - működésre, - felhalmozásra, o kamat bevételek, o hitelek, értékpapírok, támogatási kölcsönök visszatérülése és igénybevétele. A költségvetés tervezésének folyamata (4) Az Egyetem költségvetésének tervezésének teljes folyamatát, a Pénzügyi és Számviteli Osztály koordinálja. (5) Az Egyetem a tervszerű gazdálkodás végrehajtása érdekben hosszú távú, középtávú és a tényleges költségvetési tervekkel kell, hogy rendelkezzen. (6) A tervek alapja a szervezeti egységek által készített költségvetési tervjavaslat, melyet minden év június 30-ig kell elkészíteni. (7) A tervjavaslatokban a támogatási, valamint az egyéb saját bevételi forrásokat is be kell tervezni. (8) Külön költségvetést kell készíteni a következő szervezeteknek: Hallgatói Önkormányzat; Gazdálkodási Szabályzat 8

9 Közalkalmazotti Tanács; Tudományos Diákköri Tanács. (9) A gazdálkodó szervezetek a beérkezett igényeket augusztus 15-ig összesítik, és azok alapján, valamint a saját feladatok ismeretében összeállítják a ZMNE következő évi Éves Beszerzési Tervének (a továbbiakban ÉBT) alapjait. Hosszú távú (10 éves) terv (10) A HM tárca 10 éves költségvetésének elkészítésének részeként az Egyetem a rendelkezésre álló keretszámai illetve a hosszú távú feladatainak ismeretében állítja össze évben a 3+7 éves költségvetését (Évenkénti aktualizálás mellett). (11) A hosszú távú tervjavaslatnak alapja (8) pontban összeállított ÉBT. Középtávú (3 éves) terv (12) A 1+2 éves középtávú tervjavaslat keretszámai a 10 éves tervben szereplő főöszszegek alapján kerülnek az Egyetem részére meghatározásra. Az Egyetem következő évi költségvetésének kiemelt előirányzati bontása ebben a fázisban kerül pontosításra. (13) Az ÉBT része és alapja a középtávú tervjavaslat összeállításának. Éves Közbeszerzési Terv (14) A közbeszerzési törvény szerinti Éves Közbeszerzési Tervet (a továbbiakban ÉKBT) a tárgyévet megelőző év szeptember 15-ig kell elkészíteni. Az ÉKBT-t az ÉBT alapján és a kiadott utolsó keretszámok ismeretében kell összeállítani. Elemi Költségvetés Tervjavaslat (15) A tárgyévre szóló elemi költségvetést a tárgyév elején külön HM utasítás alapján, a véglegesített kiadott keretszám, valamint a Szenátus által meghatározott prioritások ismeretében kell összeállítani. A tervjavaslathoz mellékelni kell az ÉBT-t, valamint az Egyetem alábbi speciális terveit: o Jegyzetkészítési terv o Tudományos művek tervét o Nyelvképzési tervet o Nyelvvizsgáztatási tervet o Nemzetközi Gyakorlatok tervét o Doktori képzési terv o Stratégiai Kutatások Terve Gazdálkodási Szabályzat 9

10 o Szakképzési terv o Továbbtanulók terve o Reprezentációs terv o Megbízási díjak terve o Óra- és vizsgáztatási terv (16) A költségvetési javaslatokról szóló Szenátusi döntést követően az elemi költségvetési tervet az előírt határidőre, jóváhagyásra a HM Közgazdasági és Pénzügyi Ügynökség (továbbiakban: HM KPÜ) vezérigazgatója útján a honvédelmi miniszterhez kell felterjeszteni. (17) A költségvetés felterjesztésével egyidejűleg a gazdálkodó, illetve a keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezetek részére ki kell adni az adott évi kereteket. Jóváhagyott Elemi Költségvetés (18) Az elemi költségvetés jóváhagyása után az esetleges eltérésekkel pontosítani kell a kiadott kereteket, valamint az Éves Beszerzési Tervet. A gazdálkodási keretek felosztása (19) A Gazdasági Igazgatóság a Pénzügyi és Számviteli Osztály útján a felügyeleti szerv által jóváhagyott tárgyévi előirányzatok alapján és a Szenátus által jóváhagyott elvek szerint: o a szakági anyagnem-felelősök részére kiadja a ténylegesen jóváhagyott előirányzatokat, o a keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező szervezetek részére kiadja az előirányzat felhasználási kereteket (20) A szakági anyagnem-felelősök és a szervezeti egységek kötelesek a kiadott előirányzatokat és felhasználási kereteket terhelő kiadásokról nyilvántartást vezetni és a számlákat, kifizetési engedélyeket aláírás ellenében a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére átadni. (21) A kiadott előirányzatokkal történő gazdálkodást a Pénzügyi és Számviteli Osztály felügyeli és pénzügyi és számviteli szakellenőrzések keretében ellenőrizteti. (22) A jóváhagyott előirányzatok könyvelését a Pénzügyi és Számviteli Osztály hajtja végre. A gazdálkodási keret felhasználása (23) A költségvetési előirányzattal rendelkező szervezetek a költségvetésben tervezett, illetve évközben módosított kereteiket időarányosan, a költségvetési gazdálkodás szabályai szerint használhatják fel. Gazdálkodási Szabályzat 10

11 (24) Az előirányzataik időarányos felhasználását meghaladó kérelmeket - indokolt esetben - a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető útján a Gazdasági Igazgató engedélyezi. (25) A gazdálkodó szervezetek a jóváhagyott, illetve évközben módosított kiadási kereteiket nem léphetik túl, olyan feladatokat (új feladat, feladatbővítés, beruházások, stb.), amelyeket az eredeti költségvetésük nem tartalmaz, csak akkor kezdhetnek el megvalósítani, ha annak előirányzata és a finanszírozás biztosítva van. A HM KPÜ által engedélyezett és a Pénzügyi és Számviteli Osztály által kiadott (előirányzatosításra felterjesztett) felhasználási engedély a várható előirányzat biztosítását jelenti. (26) Az egyetem részére biztosított költségvetési előirányzatok felhasználásának nyilvántartása a ZMNE Egységes Okmánykezelő Program (ZMNE EOP) alkalmazásával és szoros együttműködésben a Pénzügyi és Számviteli Osztállyal - a költségvetési előirányzattal, illetve előirányzat felhasználási jogosultsággal rendelkező szervezetek feladata. (27) Az egyetem előző évi költségvetési előirányzat maradványai - kivéve a pályázati úton nyert állami megbízásokból származó előirányzat maradványt -, a tárgyévet követő évben az elöljáró jóváhagyását követően a pénzügyi és számviteli osztályvezető intézkedése alapján használható. (28) A gazdálkodók részére jóváhagyott előirányzatok bruttó összegben értendők. Az általános forgalmi adó elszámolását is a gazdálkodók hajtják végre. Előirányzatok módosítása (29) Az Egyetem bevételei és kiadásai évközben a felügyeleti, intézmény-felügyeleti, illetve saját hatáskörben módosítható. o Felügyeleti hatáskörbe az Egyetem által nem kezdeményezett előirányzat módosításokat kell beszámítani. o Intézmény-felügyeleti hatáskörű átcsoportosítások közé az Egyetem által indítványozott, kérelmezett módosítások tartoznak. o Saját hatáskörben az Egyetem a dologi és intézményi beruházások vonatkozásában a meglévő kiemelt előirányzatain belül, és annak terhére átcsoportosításokat hajthat végre. (30) A különböző átcsoportosításokhoz kapcsolódó okmányok a következők: (az adott gazdálkodó szervezet és a Pénzügyi és Számviteli Osztály között). o Eredeti előirányzat kiadása (Bizonylati Album (a továbbiakban BA) I/1.) o Saját hatáskörű módosítás igénylés (BA I/2.) o Saját hatáskörű módosítás jóváhagyás (BA I/3.) o Pótelőirányzat igénylés (BA I/4.) Gazdálkodási Szabályzat 11

12 o Felügyeleti előirányzat módosítás (BA I/5.) o Intézmény-felügyeleti előirányzat módosítás (BA I/6.) (31) Az előirányzatokhoz kapcsolódó okmányokat az ügyviteli szabályoknak megfelelő gyűjtőből kell ellátni nyilvántartási számmal. (32) A saját hatáskörű módosításokról negyedévente rektori határozat kerül kiadásra. (33) Az előirányzatok részletes egyeztetését negyedévente a Pénzügyi és Számviteli Osztály az előirányzattal rendelkezőkkel együttműködve végzi. (34) Az előirányzat átcsoportosítások - a jóváhagyást követően könyvelését a Pénzügyi és Számviteli Osztály hajtja végre. (35) A befolyó bevételek terhére előirányzat-módosítást, illetve felhasználási engedélyt adhat ki a pénzügyi és számviteli osztályvezető. 5. BEVÉTELEK FELHASZNÁLÁSÁNAK SZABÁLYAI (1) Az intézményi bevételekkel kapcsolatos feladatokról szóló 19/2007. (HK 3.) HM utasítás alapján az Egyetem bevételei jogosultság szempontjából lehetnek: o Intézményi saját bevételek o Központi költségvetést megillető bevételek Egyetem saját bevételei (2) Az Egyetem saját bevételei típusuk szerint az alábbiak: o Költségtérítéses képzés bevételei, o Rendvédelmi képzésekből származó bevételek, o Egyéb tanfolyamok bevételei, o Szakképzési támogatások, o Nyelvképzés bevétele, o Nyelvvizsgáztatási bevételek, o Doktori képzésből származó bevételek, o Pályázatok, o Működési bevételek, o Áfa bevételek. (3) Az Egyetem összes saját bevételéből (kivéve költségtérítéses képzés, a határőr, a szakképzési támogatások, a pályázati, a működési és az áfa bevételeket) 15%-os Egyetemi Központi Gazdálkodási Keretet kell képezni, melyből a központi működési, fejlesztési, közüzemi, fenntartási, és egyéb rezsi díjat kell finanszírozni. Az Egyetemi Központi Keret felett átruházott jogkörben a Gazdasági igazgató rendelkezik. Gazdálkodási Szabályzat 12

13 Költségtérítéses képzés (4) A költségtérítéses képzés alatt a felsőoktatási törvényben meghatározott az Egyetem részére engedélyezett (tanfolyami képzés) költségtérítéses formában folytatott képzéseket kell beszámítani. (5) A költségtérítéses képzés díjait szakonként, képzésenként és évfolyamonként önköltségszámítással alátámasztottan szemeszterenként rektori határozatban kell megjelentetni. (6) Az egyetemre így befolyó összes bevétel 6 %-át kell elvonni Központi Parancsnoki Jutalmazási Keret címen. Ebből a keretből lehet biztosítani szemeszterenként egyszer az alábbi kiadásokat: a. rektori jutalom; b. felsővezetői jutalom. (7) A költségtérítéses képzés teljes bevételének 4 %-át a költségtérítéses képzéssel kapcsolatos központi működési, fejlesztési, fenntartási kiadásokra kell fordítani. Ezen kiadások felett a Gazdasági igazgató rendelkezik. (8) A fennmaradó bevételből (90%-ból) (Kari Keret- a két kar bevétele) a költségtérítéses képzést szervező karnak az alábbi kiadásokat kell megfinanszíroznia (a %-ok a teljes bevételből számítandók) a. Fejlesztési Keret (FK) (10%) Ebből a keretből kizárólag a Kar fejlesztését elősegítendő intézményi beruházási kiadások (nagy értékű immateriális javak és tárgyi eszközök) finanszírozhatók. b. Személyi Ösztönzési Keret (SZÖK) (7%) Ebből a keretből kell finanszírozni az alábbi kiadásokat: a költségtérítéses képzés szervezésében, végrehajtásában, lebonyolításában közvetlenül közreműködők részére díjazás (jutalom) fizethető szemeszterenként egyszer. A részletes szabályokat az Egyes nem rendszeres személyi juttatásokról és a munkaviszonyon kívüli tevékenységekről szóló szabályzat tartalmazza. a nagy létszámú költségtérítéses képzés oktatásában, vizsgáztatásában, szakdolgozat témavezetésében és bírálatában közvetlenül közreműködők részére díjazás (jutalom) fizethető szemeszterenként egyszer. c. Szabad Felhasználású Keret (SZFK) (73%) Gazdálkodási Szabályzat 13

14 Ebből a keretből kell finanszírozni az alábbi kiadásokat: az adott képzésekhez kapcsolódó óraadási, vizsgáztatási díjakat és azok járulékait; a Karoknak a képzés megszervezésével kapcsolatos egyéb kötelezettségeiből adódó kiadásait; a Karnak a Munkaköri Jegyzékben biztosított bevétel terhére foglalkoztatott személyek összes juttatását és azok járulékait (BJKMK 49 fő = Kar 39 fő + Tanulmányi Hivatal 8 fő + Gazdasági Igazgatóság 2 fő; KLHTK 8 fő = Kar 5 fő + Tanulmányi Hivatal 2 fő + Egyetemi Központi Könyvtár 1 fő) a karok vezetői (dékánhelyettesek, intézetigazgatók, tanszékvezetők, tanszékvezető helyettesek) részére biztosított vezetői feladatok ellátására szolgáló kiadásokat. a Karok működési dologi kiadásait. (9) A költségtérítésből származó bevételek felhasználására - figyelemmel a közbeszerzési és a tervezési szabályok betartására - a Kar költségvetési tervjavaslatában részletes (beszerzendő termékek és szolgáltatások részletes felsorolásával) tervet kell felterjeszteni a mindenkori tervezési intézkedés szerint. Az így egész évre kalkulált beszerzéseket a gazdálkodó szervezetek beépítik az Egyetem Éves Beszerzési Tervébe. A költségvetés jóváhagyását követően a gazdálkodó szervezetek tájékoztatják a Karok vezetőit, hogy a Kincstári finanszírozás tekintetében milyen ütemezéssel fogják a beszerzett termékeket a Karok részére biztosítani. (10) A költségtérítéses képzés bevételeinek előirányzatosítását a közbeszerzési eljárások lefolytathatósága érdekében úgy kell tervezni, hogy a februári befizetésekből először az éves Egyetemi Központi Keretet és a Fejlesztési Keretet, majd az egyéb kötelezettségvállalásokat és végül a Személyi Ösztönzés Keretet kell biztosítani. (11) A tanulmányi félévek megkezdését követően (legkésőbb február 25., illetve szeptember 25.) a Karok a beiratkozási adataik figyelembevételével részletes névszerinti tervet nyújtanak be az adott félévben megkötendő óraadási megbízási és szolgáltatási szerződésekről. A vizsgaidőszakot megelőzően a vizsgáztatási szerződésekről kell készíteni ugyanilyen kimutatást. (12) A Pénzügyi és Számviteli Osztály a tervek alapján előirányzatosítja a befolyó bevételeket. Szerződéseket akkor fogadhat el, ha az a tervben nevesítetten szerepelt. Gazdálkodási Szabályzat 14

15 (13) Az egyéb kötelezettségek kiszámításához a Kar az egész félévre vonatkozóan szolgáltat adatot a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére. (14) A Pénzügyi és Számviteli Osztály a költségtérítéses képzésben befolyt bevételekről, valamint azok felhasználásáról a tárgyhónap 10. napjáig adatszolgáltatást ad a szervezeti egységeknek, akik az adatok egyeztetését követően az eltérésekről adatszolgáltatást nyújtanak a pénzügyi szervezetnek. A szervezeti egységek vezetője a felhasználási adatok figyelembevételével dönt a maradványok felhasználásáról. (15) A beiratkozási adatok figyelembe vételével a Kar tanulmányi félévenként a Személyi Ösztönzési Keret terhére díjazásban részesítendő személyekről adatszolgáltatást tesz a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére, mely szervezet terjeszti fel előirányzatosításra a befolyt bevételeket. Kifizetés csak az előirányzatosítást követően történhet meg. (16) A kiadások realizálásánál mindvégig meg kell különböztetni, hogy mely Kar keretében beszedett bevétel terhére történt meg a felhasználás. (17) A hallgatóknak külön kérelemre a Kari dékán határozatban engedélyezheti a költségtérítéses tandíj 2 részletben (beiratkozáskor, és az azt követő hónapban) történő fizetését. A székhelyen kívüli képzések esetén 3 részletben (beiratkozáskor, az azt követő első és második hónapban) lehetséges a költségtérítéses tandíj fizetése. (18) A hallgatók által fizetett egyéb díjakból (pótvizsgadíj, késedelmes beiratkozás stb.) származó bevételek a Hallgatói Önkormányzatot illeti. Rendvédelmi képzés bevétele (19) A Rendvédelmi szervek állományába tartozók képzésének fedezetére - megállapodás, illetve önköltségszámítás alapján - beérkező bevételekből, a kapcsolódó kötelezettségvállalások levonását követően (ECDL képzés, gépjármű vezetői képzés) fennmaradó bevétel az Egyetemi Központi Gazdálkodási Keret részét képezi. Egyéb tanfolyamok bevételei (20) A Beiskolázási tervben nem szereplő, a piaci alapon szervezett, önköltségszámításon alapuló tanfolyamok, képzések bevételeiből az általános szabályok betartásával felszámított kiadások finanszírozhatók. A képzés önköltségszámításába a 15%-os Egyetemi Központi Gazdálkodási Keretet képező összeget kell felszámítani. Nyelvképzés bevétele (21) A Nyelvi Intézet által bonyolított nyelvtanfolyamok bevételeiből a nyelvképzéshez közvetlenül kapcsolódó kiadásokat lehet az önköltség-számítás (költségvetés) elkészülte, és a Gazdálkodási Szabályzat 15

16 15%-os Egyetemi Központi Gazdálkodási Keret levonása után felhasználni. A költségtérítéses díjakat önköltségszámítással alátámasztottan szemeszterenként rektori határozatban kell megjelentetni. Nyelvvizsgáztatás bevétele (22) A nyelvvizsgáztatási tevékenység keretében beszedett nyelvvizsgadíjakat, és egyéb a nyelvvizsgáztatáshoz kapcsolódó bevételeket a nyelvvizsgáztatás kiadásaira kell viszszaforgatni, melyből le kell számítani a 15%-os Egyetemi Központi Gazdálkodási Keretet is. (23) A nyelvvizsgáztatás díjait, illetve a nyelvvizsgáztatáshoz kapcsolódó eljárási díjakat évente rektori határozatban kell megjelentetni. Doktori képzésből származó bevételek (24) A doktori képzésből származó teljes bevételből a 15%-os Egyetemi Központi Gazdálkodási Keret levonása után csak a doktori tevékenységhez kapcsolódó kifizetéseket lehet teljesíteni. A költségtérítéses díjakat önköltségszámítással alátámasztottan szemeszterenként rektori határozatban kell megjelentetni. Pályázatok (25) A különböző pályázatok benyújtása csak a Pénzügyi és Számviteli Osztály ellenjegyzése után lehetséges. (26) A pályázati költségvetés összeállításakor mindenkor ki kell kérni az érintett gazdasági szakembereinek véleményét a költségek pontos tervezéséhez, az elszámolások megvalósíthatóságához. (27) A pályázatok bevételeit csak a pályázatban előírt célra lehet felhasználni. (28) A részletes szabályokat e szabályzat 9. fejezete tartalmazza. Működési bevételek (29) A működési bevételek keretébe az infrastruktúra magáncélú igénybevételét, a jegyzetértékesítés bevételét, a könyvtári bevételek, a különböző támogatásokat, ösztöndíjakat, illetve egyéb bevételeket kell besorolni. (30) A bevételek felhasználása kötött, csak a kijelölt feladatra forgatható vissza. Áfa bevételek (31) A befolyó bevételek felhasználása csak az áfa befizetésére használható fel. Gazdálkodási Szabályzat 16

17 Bevétel terhére foglalkoztatottak általános szabályai (32) Az Egyetem munkaköri jegyzékében meghatározott bevételből finanszírozott közalkalmazottak esetében a határozott idejű kinevezéseket a tanév kezdetekor szeptember 01-től január 31-ig, illetve a félévkor február 01-től augusztus 31-ig lehet megkötni a bevételek fedezetének keletkezése miatt. (33) Az előirányzatosítás ütemezése a leadott terveknek megfelelően a költségvetési sajátosságok miatt a következő o júniusban a szeptembertől a novemberig terjedő időszak; o októberben a decembertől januárig terjedő időszak (következő évi költségvetés) o januárban a februártól augusztusig terjedő időszak Központi költségvetést megillető bevételek (34) Az intézményi bevételekkel kapcsolatos feladatokról szóló 19/2007. (HK 3.) HM utasítás alapján az Egyetem bevételeinek egy része a központi költségvetést illetik meg. Kollégiumi díj (35) Az Egyetem a vele államilag támogatott képzési formában hallgatói jogviszonyban álló személyek (továbbiakban: hallgató) részére kollégiumi ellátást biztosít a mindenkori hallgatói normatíva 5%-ának megfelelő összegért a férőhely mértékéig. (36) A kollégiumi díjak összegét rektori határozat állapítja meg. A díjak befizetése csekken, illetve internetes átutalással történhet. A befizetési bizonylaton fel kell tüntetni a hallgató nevét, illetve a befizetési időszakot. A befizetési bizonylatnak (csekk feladóvevény, átutalási igazolás) egy másolatát a kollégiumi gondnok részére tárgyhó 20-ig kel eljuttatni. (37) Az a hallgató, aki szeptember és február hó kivételével a tárgyhó 20-áig nem fizeti be a kollégiumi díjat, illetve arról nem ad bizonylatot és mulasztását nem pótolja a következő esedékes befizetésig, a tárgyhót követő hónaptól nem lakhat a kollégiumban. Indokolt esetben a hallgató kérelmére, a hallgatói önkormányzat egyetértésével a gazdasági igazgató engedélyezheti a későbbi befizetést. (38) A lakhatási költségtérítésben részesülő hallgató az általa befizetett kollégiumi díjat a dékáni határozat aláírását követően kapja vissza. Gazdálkodási Szabályzat 17

18 6. PÉNZÜGYI ELLÁTÁS A személyi juttatásokkal való gazdálkodás (1) Az egyetem hivatásos állományú és közalkalmazotti jogviszonyú oktatóját, alkalmazottját jogszabályban meghatározott illetmény jellegű kifizetések és pótlékok illetik meg. (2) Eltérő rendelkezés hiányában a felügyeleti szerv rendeleteiben, utasításaiban meghatározott előírásokat kell alkalmazni a személyi kifizetések, juttatások, támogatások, költségtérítések kifizetése esetén. (3) Az egyetem személyi állománya illetmény- és illetményjellegű járandóságai folyósítását a HM KPÜ végzi. Illetmény, munkabér és az illetményen kívüli szociális juttatások folyósítása (4) Az illetmény és munkabér fizetése utólag, a tárgyhónapot követő hó ötödik napjáig a HM KPÜ által folyószámlára történő átutalással, illetve lakcímre történő postázással történik. (5) Az illetményen kívüli pénzbeli szociális juttatásokat az alábbi nyomtatványok kitöltésével lehet igényelni, kérelmezni: o Illetményelőlegek: o Parancsnoki illetményelőleg (BA I/7.) o Központi illetményelőleg (BA I/8.) o Segélyek: o Parancsnoki segély (BA I/9.) o Központi segély (BA I/10.) o Temetési segély (BA I/11.) o Támogatások: o Családalapítási támogatás (BA I/12.) o Iskolakezdési támogatás (BA I/13.) o Nevelési segély (BA I/14.) (6) Folyósításuk a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően történik. Az ösztöndíjas hallgatók juttatásai (7) Az ösztöndíjas hallgatói állomány juttatásait az alábbi jogszabályokban meghatározottak szerint kell biztosítani: o a katonai és rendvédelmi felsőoktatási intézmények vezetőinek, oktatóinak és hallgatóinak jogállásáról szóló évi XLV. törvény; Gazdálkodási Szabályzat 18

19 o a katonák illetményéről és illetményjellegű juttatásairól, valamint a közalkalmazottak jutalmazásáról szóló 3/2002. (I. 25.) HM rendelet; o a hivatásos, szerződéses és hadköteles katonák, valamint a honvédségi közalkalmazottak egyes költségtérítéseiről szóló 21/2002. (IV. 10.) HM rendelet; o a Magyar Honvédség élelmezési ellátásáról szóló 22/2006. (VIII. 8.) HM rendelet; o a hivatásos szerződéses és hadköteles katonák, a honvédségi közalkalmazottak egyes illetményen kívüli pénzbeli szociális juttatásairól szóló 14/2002. (III. 29.) HM rendelet; o a kegyeleti gondoskodással kapcsolatos egyes feladatokról szóló 11/2002. (III. 5.) HM rendelet. Munkába járási és élelmezési költségtérítések rendje (8) Az egyetem állandó állományába tartozó, valamint az Egyetemre 3 hónapot meghaladóan vezényelt hivatásos, szerződéses és közalkalmazotti nem budapesti lakos állomány, a vonatkozó jogszabályokban (21/2002 (IV.10) HM rendelet) meghatározott mértékű helyközi munkába járási költségtérítésre jogosult. (9) Az Egyetem állandó állományába tartozó szolgálati érdekből áthelyezett, valamint az egyetemre 30 napot meghaladóan vezényelt családjuktól különélni kényszerülő hivatásos katonák, a térítésmentes és kedvezményes természetbeni ellátásáról szóló rendelkezések (22/2006 (VII.8) HM rendelet) szerint természetbeni élelmezési ellátására jogosultak. (10) A munkába járás gyakoriságáról, az elszámolás módjáról, valamint a számfejtéshez szükséges egyéb adatokról a vezényelteknek, áthelyezetteknek, áttelepítetteknek a BA I/15. nyomtatványon, a hivatásos és közalkalmazotti állománynak a BA I/16. nyomtatványon kell nyilatkozni. A bérlet, jegy leadása nélküli elszámolást választók esetében, a lakhely és a szolgálati hely közötti távolságot az útvonaltervező program (elérhetősége: segítségével kell maghatározni. (11) A költségtérítések elszámolása és kifizetése havonta utólag, a jegyek, bérletek, illetve a jegy, bérlet leadása nélkül utazók esetében a kimutatások (napi munkába járás esetén a BA I/17.; hétvégi hazautazás esetén a BA I/18.), Pénzügyi és Számviteli Osztályra történő leadását követően, a tárgyhónapot követő 5 (a vezényelt állomány esetében 10) munkanapon belül folyószámlára utalással történik. Az utólagos elszámolás alól kivételt képeznek a bérletüket leadó, napi munkába járók. Részükre a költségtérítést előre kell folyósítani. Gazdálkodási Szabályzat 19

20 (12) Ha a különélő személy lakást kap, ezt köteles azonnal bejelenteni a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak. Ennek elmulasztása esetén a jogtalanul felvett különélési és munkába járási költségtérítést a felvevő köteles visszatéríteni. Egyes nem rendszeres személyi juttatások és munkaviszonyon kívüli tevékenységek díjazásai (13) Az egyetem állománya és a megbízott külső előadók részére kifizethető óra-, tisztelet-, vizsga-, tolmácsolási-, megbízási-, szerzői- és fordítói díjakat az Egyes nem rendszeres személyi juttatásokról és munkaviszonyon kívüli tevékenységekről szóló szabályzat tartalmazza. Belföldi kiküldetési költségtérítések (14) A szolgálati útra történő személyi kirendelés időtartamát, a szállítóeszköz nemét és az elszállásolást a kirendelő köteles intézkedés-javaslatban, Útbaindításban (BA I/19.) rögzíteni. A Biztonsági Osztály e javaslat alapján készíti el és adja ki a menetlevelet. (15) Az elszámolás helyességéért a kirendelő személy a felelős. (16) A szolgálati útra kirendelt személyt napidíj, utazási, szállás- és egyéb költség (pl.: komphasználat, autópályadíj) illeti meg a mindenkor hatályos rendelkezések alapján. (17) Utazási költség akkor illetményes, ha a kirendelt személy vonaton, hajón, VOLÁN távolsági buszon, vagy külön engedély alapján saját gépjárművön utazik. VOLÁN távolsági busz igénybevétele csak akkor engedélyezett, ha a kirendelés helye vasúton nem érhető el. Az utazási költségtérítés mértékére a vonatkozó HM rendelet előírásai az irányadók. A menetjegyeket és a számlát az elszámoláshoz csatolni kell. (18) Saját gépjármű igénybevételét amelynek feltétele a saját gépjármű Casco biztosítása az egyetem rektora, rektorhelyettesei, a főtitkár, a gazdasági igazgató, valamint a dékánok engedélyezhetik. Az igénybevételről a kiküldött minden évben, a tárgy évi első igénybevételt megelőzően köteles nyilatkozni. A Nyilatkozatot (BA I/20.) a Casco kötvény másolatával együtt, a Pénzügyi és Számviteli Osztály helyi szervéhez kell leadni. (19) Saját gépjármű igénybevétele esetén az indulási és érkezési helyet pontos helymegjelöléssel (utca, házszám) kell megadni az útbaindításon, illetve a menetlevélen. Az indulási és az érkezési hely közötti távolságot az útvonaltervező program (elérhető: segítségével kell maghatározni. A program által megadottnál nagyobb távolságot csak indokolt esetben, az útbaindító írásos engedélye alapján lehet elszámolni. Az Gazdálkodási Szabályzat 20

21 útbaindító által engedélyezett egyéb költségek (pl.: autópálya díj, komphasználat) csak az egyetem nevére kiállított számla alapján számolható el. (20) A szolgálati út időtartamát és szükségességét a rektor, a rektorhelyettesek, a főtitkár, a gazdasági igazgató, a dékánok, a tanszék- és osztályvezetők igazolhatják. (A hallgatók esetében a kollégium vezetője.) (21) Ha a személyi állomány tagja a többnapos szolgálati kiküldetése idején állomáshelyére visszatérni azért nem tud, mert szolgálati feladatainak napközbeni befejezése nem áll módjában, vagy a szolgálati érdek ideértve a költségtakarékosságot is egyébként indokolja, jogosult szálláshelyen, illetőleg szállodában történő elhelyezésre. Az igénybe vehető szálláshely, szálloda minőségi feltételeit az útbaindító határozza meg. (22) A szolgálati kiküldetés során elsősorban honvédelmi szervezet által üzemeltetett (támogatott) szálláshelyet kell igénybe venni. (23) A szolgálati kiküldetést teljesítő szállodai vagy egyéb kereskedelmi szálláshely jogszerű igénybevételének az Egyetem nevére kiállított számlával vagy egyszerűsített számlával igazolt költségeit az egyetem megtéríti. Helyi utazás (24) A helyi utazással kapcsolatos intézkedések, évente kerülnek meghatározásra. Rendkívüli munkavégzés, túlszolgálat díjazása (25) A rendkívüli munkavégzés és túlszolgálat elrendelésére, valamint kifizetésére a hatályos jogszabályok (a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonáinak jogállásáról szóló évi XCV. törvény; a Munka Törvénykönyvéről szóló évi XXII. törvény; a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény; a katonák illetményéről és illetményjellegű juttatásairól, valamint a közalkalmazottak jutalmazásáról szóló 3/2002. (I. 25.) HM rendelet; a honvédségnél foglalkoztatottak közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő egyes kérdések rendezéséről szóló 25/1992. (XI. 25.) HM rendelet), a Kollektív Szerződés és a tárgyban kiadott intézkedések előírásai vonatkoznak. (26) A túlóra- és túlszolgálati díj nyomtatványai az alábbiak: o Hivatásos állomány: Jelenléti ív (BA I/21.) Túlszolgálat elrendelése és igazolása (BA I/22.) Túlszolgálat összesítő nyilvántartás (BA I/23.) o Közalkalmazotti állomány: Gazdálkodási Szabályzat 21

22 Jelenléti ív (BA I/24.) Túlszolgálat elrendelése és igazolása (BA I/25.) Ruházati illetmény és költségtérítés (27) A hivatásos és szerződéses állományúak a vonatkozó jogszabályok szerint jogosultak ruházati illetményre. A ruházati utánpótlási illetményből történő pénzbeni kifizetés részletes szabályait évente külön intézkedés szabályozza. (28) A közalkalmazottak a vonatkozó jogszabályok szerint jogosultak ruházati költségtérítésre. A költségtérítés folyósításának és elszámolásának részletes szabályait, a határidőket évente külön intézkedés szabályozza. (29) Az elszámolás általános szabályai: o A költségtérítéssel az Egyetem nevére és címére kiállított, tárgyévi keltezésű készpénzfizetési számlával kell elszámolni (a közalkalmazott nevére szóló számlát nem lehet elszámolni). o Csak olyan számlák fogadhatók el, amelyek a kultúrált munkahelyi megjelenéshez szükséges felsőruházati cikkek (pl. kosztüm, szoknya, kabát, öltöny, stb.) és lábbeli megvásárlását igazolják, tehát nem fogadható el olyan számla, amelyen a következő tételek valamelyike szerepel: o nők esetében pl. férfizakó, illetve férfiak esetében pl. szoknya; o gyermekruha; o ruházat kiegészítő (pl. táska, öv); o fehérnemű. o A számlákat a munkahely bázisától függetlenül mindenkinek a Műszaki Ellátási Osztályra (a továbbiakban: MEO), a Hungária körútra kell eljuttatni. Minden számlára a MEO-hoz történő leadás előtt rá kell írni a következőket: A számlán szereplő anyagokat végleges használatra átvettem. (aláírás, dátum ) o A költségtérítéssel nem, vagy csak részlegesen elszámolókról a MEO névsort készít a Pénzügyi és Számviteli Osztály részére, ahol intézkednek a kifizetett összeg adóztatásáról, azaz levonásra kerül a fel nem használt összeget terhelő személyi jövedelemadó. Gazdálkodási Szabályzat 22

23 Az élelmiszer-utalványok kezelése, elszámolása (30) A vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően az egyetem hivatásos, szerződéses, és közalkalmazotti állománya személyi jövedelemadó mentességet élvező élelmiszer utalványt kap. (31) Az utalvány igénylésének rendje: o a névjegyzéket (BA I/26.) a Pénzügyi és Számviteli Osztály készíti el, melyet a kijelölt fizetők minden hónap 10-ig átvesznek és a szervezeti egység vezetőjével igazoltatnak, majd az Emberi Erőforrás Osztályhoz eljuttatnak. o Az Emberi Erőforrás Osztály pontosítja a jegyzékben szereplő személyek jogosultságát és minden hónap 18-ig a pénzügyi szervnek átadja a listákat. o a pénzügyi szerv elkészíti az összesítést és megrendeli a szükséges utalvány mennyiséget. A beérkezett utalványokat előkészíti átadásra. o a kijelölt fizetők minden hónap 05-én (hétvége esetén a következő munkanapon) a pénztárban jegyzék alapján átveszik az utalványokat (menynyiségben és értékben) és aláírás ellenében a jogosult részére átadják. Az aláírt okmányt záradékkal ellátva a pénztárnak minden hónap 10-ig leadják. o az utalvány pénzt helyettesítő okmány, tehát a fizetők teljes anyagi felelősséggel tartoznak azok elszámolásáért, őrzéséért. (32) Nem jogosult utalványra, aki a teljes hónapban: o fizetés nélküli szabadságon tartózkodik; o mentesítve van a munkavégzés alól; o külföldön teljesít szolgálatot, vagy külföldön tanulmányokat folytat; o beosztásából fel van függesztve. (33) Ugyancsak nem jogosult élelmiszer-utalványra a személyi állománynak az a tagja, aki a térítésmentes és kedvezményes természetbeni élelmezési ellátásról szóló rendelkezések alapján a honvédelmi miniszter által jóváhagyott II. és III. számú élelmezési norma szerint térítésmentes természetbeni ellátást, vagy e helyett a norma pénzértékének megfelelő összegben élelmiszer-utalványt kap, továbbá a szerződéses állomány azon tagja, aki a részére napi egyszeri természetben, térítésmentesen járó ebéd lehetőségét igénybe vette. Gazdálkodási Szabályzat 23

24 A 24 órás objektum ügyeleti szolgálat élelmezési ellátása (34) A 24 órás objektum ügyeleti szolgálatot ellátó hivatásos és szerződéses katonák, a szolgálatteljesítés napján, a térítésmentes és kedvezményes természetbeni ellátásáról szóló rendelkezések szerint, a mindenkori I. számú élelmezési normával megegyező természetbeni ellátásra jogosultak. (35) Ahol a természetbeni ellátás nem biztosított, az ellátást élelmiszer utalvány formájában kell biztosítani, készpénzben nem váltható meg. Az élelmezési utalványokat a Biztonsági Osztály kiemelt főtisztje igényelje, intézkedjen azok kezelésére, a jogosultak felé történő kiadásra. Amennyiben a megállapított norma teljes összege utalványban nem adható ki, a Biztonsági Osztály vezessen nyilvántartást az elmaradt töredék összegekről, és azt később adja ki a jogosultak részére. Utazási igazolvány (36) Az egyetem hivatásos, szerződéses, és közalkalmazotti állománya, az országos közforgalmú vasutak vonalain 50 %-os kedvezményt biztosító 12 alkalomra szóló utazási igazolványra jogosult. (37) Az igazolványok évenkénti kiadását az Emberi Erőforrás Osztály hajtja végre. Az év közben az egyetem állományába kerülő dolgozók, az igazolványok igénylését egyénileg hajtsák végre. Káreljárás (38) Károkozás esetén a kárfelvételi eljárást, annak a szervezetnek a vezetője folytatja le, amelynek állományába a károkozó tartozik. (39) Hivatásos, vagy szerződéses állományú katona esetén a vezető szolgálati úton javaslatot terjeszt fel a káreljárás elrendelésére a rektorhoz. Ebben megjelöli, kit javasol vizsgálónak kijelölni. A felterjesztéssel együtt megküldi az elrendelő rektori határozat tervezetét is. (40) Közalkalmazott károkozása esetén a kar állományába tartozó közalkalmazott esetében egyetemi tanár és docens kivételével a dékán jelöli ki a vizsgálóbiztost és az ügyet elbíráló kártérítési tanácsot. Egyetemi tanár, egyetemi docens és a kar állományába nem tartozó közalkalmazott esetén a vizsgálóbiztos kijelölésére vonatkozó javaslatot szolgálati úton a rektorhoz kell felterjeszteni. (41) A hallgatókra a Hallgatók Fegyelmi, Kártérítési és Jogorvoslati Szabályzata előírásait kell alkalmazni. Gazdálkodási Szabályzat 24

25 (42) Az Egyetem állományába nem tartozó, vagy ismeretlen személy károkozása esetén a kárfelvételi eljárás megindítására a káresettel érintett szerv vezetője a vezető jogtanácsos útján tesz javaslatot a rektornak. (43) Azokban az esetekben amikor az egyetemmel szemben érvényesítenek kárigényt, azt az illetékes vezető az ügyre vonatkozó összes irattal együtt a vezető jogtanácsos útján terjeszti a rektor elé. Az egyetem elhagyásának rendje (44) Az egyetem állományába tartozó illetve az egyetemre vezényelt személy az egyetemet véglegesen csak abban az esetben hagyhatja el, ha az Egyetem-elhagyási lap (BA I/27) valamennyi rovatát az illetékesekkel aláíratva igazolja tartozásmentességét és az elhagyási lap egy példányát, leadja a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak. 7. PÉNZFORGALOM (1) Az Egyetem, mint másodlagos kincstári ügyfél részére a Kincstár előirányzatfelhasználási keretszámlát vezet. (2) A pénzforgalommal kapcsolatos szabályokat a Pénzkezelési Szabályzat, a pénzgazdálkodási hatáskörökre vonatkozó névszerinti megbízásokat pedig a Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési Szabályzat alapján külön rektori intézkedés tartalmazza. Előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezési jog (3) Az előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezésen a keretszámláról való fizetési jogot kell érteni. (4) Az Egyetem számlájára aláírás-bejelentőt kell készíteni. (5) Az előirányzat-felhasználási keretszámla feletti rendelkezési jogot a kijelölt személyek gyakorolhatják (6) Az aláírás-bejelentő érvényességéért a pénzügyi és számviteli osztályvezető felelős. Fizetési módozatok (7) A pénzügyi kötelezettségek teljesítése átutalással és készpénzfizetéssel valósul meg. (8) Átutalási megbízás és készpénzfelvétel a keretszámlán lévő összegig nyújtható be. Gazdálkodási Szabályzat 25

26 (9) Az átutalásra, illetve a készpénzfelvételre szóló megbízásokat az aláírási joggal megbízott személyek írhatják alá. Az átutalás csak szabályosan kiállított számla alapján végezhető el. (10) Az Egyetem, mint kincstári ügyfél nem köthet olyan szerződést, amelyben a szállítót feljogosítja arra, hogy az egyetem számlájára beszedési megbízást (inkasszót) nyújtson be. (Kivételt képez a pályázati úton elnyert pénzeszközöket biztosító szervezet, amely a szerződés nem teljesítése esetén a szerződés összegéig jogosult az inkasszó benyújtására.) Szállítói számlák kezelése (11) A szállítói számlákat érkeztetni kell és elsődlegesen közvetlenül a költségvetési előirányzattal rendelkező szervezethez (gazdálkodókhoz) kell, hogy beérkezzenek. A vevő megnevezésében az egyetem nevét és címét, valamint a megrendelő szervezet megnevezését kell beíratni. Fizetési határidőként 8-20 banki napot lehet a szállítótól elfogadni. A számlák utalványozása a gazdálkodóknál, érvényesítése, ellenjegyzése a Pénzügyi és Számviteli Osztálynál történik. (12) A számlát legkésőbb a számla érkeztetése után 72 órával a gazdálkodó adja le a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak annak érdekében, hogy a kifizetés időben megtörténhessen. Vevő számlák kibocsátása (13) Az egyetem által teljesített szolgáltatások, előállított termékek értékesítésének bevételei számla alapján hajthatók be. Számla kiállítására csak az ezen fejezet (15) bekezdésben felhatalmazott szervezetek jogosultak szerződés, megállapodás és a munka elvégzését igazoló bizonylat alapján. A számla kiállítója egy példányt a vevőnek megküld (átad) és ezzel egyidejűleg két példányt a Pénzügyi és Számviteli Osztályra továbbít. (14) A szolgáltatás vagy termékértékesítés ellenértékének befizetése készpénzben, vagy készpénz-átutalási megbízással történhet. A számlát helyettesítő okmányoknak is tartalmaznia kell a termék vagy szolgáltatás vámtarifajegyzék számát. (15) Számla, egyszerűsített számla kiadására az Egyetem nevében - jogosultak: o Gazdasági Igazgatóság; o Pénzügyi és Számviteli Osztály; o Műszaki Ellátási Osztály; o Egyetemi Központi Könyvtár o Jegyzetellátó bolt (16) Számla kizárólag csak a fizetési kötelezettséget teljesítő számára állítható ki. Gazdálkodási Szabályzat 26

27 (17) Az egyetem szervezeti egységei az egymás számára végzett szolgáltatásokért - tekintettel arra, hogy nem önálló adóalanyok - számlát nem állíthatnak ki. (18) A vevő számlák aláírása a kibocsátó hatáskörébe tartozik. Készpénzfizetés (19) Készpénzfizetés az egyetem házipénztárain keresztül bonyolódik. A házipénztári pénzkezelésre a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni. Készpénzellátmány (20) Egyes szervezeti egységek kisebb kiadásaik fedezetére a házipénztárból rendszeresen készpénzt vehetnek fel (készpénzellátmány). Ennek kezelésére a szervezeti egységnél felelős személyt kell kijelölni, akinek adatait (név, beosztás, szervezeti egység) a Pénzügyi és Számviteli Osztályra kell leadni. Amennyiben ezen, személy ellátmány-kezelési megbízását visszavonják, úgy az ellátmányról végelszámolást kell készíteni. A készpénzellátmány kezelésével megbízott személyek a felvett összegért teljes anyagi felelősséggel tartoznak (tehát nem munkavállalói kártérítési felelősséggel). (21) Készpénz felvételt csak a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető engedélyével rendelkező személy hajthat végre. (22) A készpénzellátmány összegét a Pénzkezelési Szabályzat határozza meg. (23) Az ellátmányból nem fizethető illetmény, megbízási díj, továbbá a személyi jövedelemadó szempontjából összevonás alá kerülő jövedelem (pl. külföldi kiküldetési költség). (24) Az ellátmánnyal a kiadást követő 30 napon belül és a gazdasági év zárása előtt el kell számolni. Ettől - indokolt esetben - csak a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető engedélyével lehet eltérni. Készpénzelőleg (25) Meghatározott célra a házipénztárból egyszeri készpénzelőleg fizethető. Ennek legmagasabb összegét a Pénzkezelési Szabályzat határozza meg. Az összeghatár feletti előleg felvételét indokolt esetben a Pénzügyi és Számviteli Osztályvezető engedélyezheti. (26) A készpénzelőleg utalványozására az ezzel felhatalmazott munkatárs jogosult. Az utalványozás során meg kell jelölni az előlegfelvétel célját és az elszámolási határidőt. Az előleget az utalványozó által megbízott személy veheti fel, a Pénzügyi és Számviteli Osztály Illetmény és Bérszámfejtési Alosztály alosztályvezetőjének engedélyével. (27) Az előleg a felhasználást megelőzően legfeljebb 1 munkanappal vehető fel. Gazdálkodási Szabályzat 27