EU 7. Keretprogram szerzõdéskötési útmutató

Átírás

1 BUDAPESTI MÛSZAKI ÉS GAZDASÁGTUDOMÁNYI EGYETEM TUDOMÁNYOS IGAZGATÓSÁG EU 7. Keretprogram szerzõdéskötési útmutató Együttmûködési projektek, Kiválósági hálózatok, Koordinációs és támogatási akciók, valamint Egyedi csoportok (különösen KKV-k) javára végzett kutatás támogatási formák esetében Budapest, december 1

2 Kiadja: Budapesti Mûszaki és Gazdaságtudományi Egyetem 1111 Budapest, Mûegyetem rkp Dvorszki László igazgató Tudományos Igazgatóság Füzesi Adrien irodavezetõ Kutatási és Technológiai Iroda A kiadvány az Európai Bizottság szeptember 10-én közzétett Negotiation Guidance Notes címû kiadványának nem hivatalos magyar fordítása, mely az Európai Bizottság által támogatott Hungary for FP6 projekt keretében a magyar pályázók tájékoztatására készült. Disclaimer Jelen tájékoztató, mely a pályázatok értékelését követõen szerzõdés elõkészítõ tárgyalásra meghívott szervezetek számára készült, a szerzõdés elõkészítõ tárgyalás menetét és a kitöltendõ dokumentumokat mutatja be. A kiadvány tájékoztató céllal készült, tartalma nem helyettesíti a jogi szakértõkkel, illetve az egyéb jogi információs forrásokkal való egyeztetést, amennyiben szükséges. Sem az Európai Bizottság, sem a Bizottság nevében eljáró személy nem tehetõ felelõssé az alábbi tájékoztatóban foglaltak hasznosításáért. A füzetet készítették: Füzesi Adrien (6. és 7. fejezet: 1-8 mellékletek) Gyõri-Farkas Anita (3. fejezet) Heilingbrunner Klára (1., 2., 4., 5. fejezetek és 7. fejezet: 9. melléklet) A kiadvány letölthetõ a Hungary for FP6 projekt honlapjáról: 2

3 Tartalomjegyzék Elõszó BEVEZETÉS ÁTTEKINTÉS...7 Meghívás tárgyalásra...7 Milyen dokumentumokra van szükség a tárgyaláskor?...9 A tárgyalási megbeszélés(ek)...10 A koordinátor...10 A Konzorciumi Szerzõdés...10 Támogatás a tárgyalások alatt...11 Szellemi tulajdonnal kapcsolatos helpdesk MIT, MIÉRT ÉS HOGYAN A TÁRGYALÁSOK SORÁN...12 Szakmai tárgyalások...12 Pénzügyi és jogi tárgyalások...12 A tárgyalások lebonyolítása...13 A Támogatási Szerzõdés aláírása...14 A projekt kezdete...14 Elõfinanszírozás...15 A Résztvevõk Garancia Alapja (PGF)...15 A gyakran feltett tárgyalással kapcsolatos kérdések (GyIK)...16 Fontos információk Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok (GPF)...20 Az adatlapok kitöltése...20 Miért van szükség az adatlapokra?...20 Hová kell küldeni az adatlapokat? AZ ELVÉGZENDÕ MUNKA LEIRÁSA A SZERZÕDÉS I. MELLÉKLETE (Annex I.)...21 A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Együttmûködési projektek esetén...21 A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Kiválósági hálózatok esetében...29 A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Koordinációs akciók esetében...30 A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Támogatási akciók esetében A projekt menetének ellenõrzése és követése...32 A projekt adatlapja...32 Kötelezõ kézzelfogható eredmények...32 Szakmai auditok és projektáttekintõ megbeszélések...33 Pénzügyi Jelentés

4 7. Mellékletek melléklet A tárgyalási mandátum szerkezete melléklet Etikai kérdések tárgyalása melléklet Konzorciumi Szerzõdés melléklet Kiegészítõ követelmények bizalmas információkat felhasználó, érzékeny projektek esetében melléklet Tárgyalási ellenõrzõlista nyomtatvány melléklet Minta az Annex I.-hez Melléklet Alvállalkozás a 7. KP-ban melléklet Hogyan vegyük figyelembe a társadalmi nemek szempontjait a projektekben melléklet Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok GPFs

5 Elõszó A Hungary for FP6 projekt legfontosabb célkitûzése, hogy különbözõ eszközök segítségével növelje a magyarországi kutatás-fejlesztési szervezetek és cégek sikeres részvételét az Európai Unió 6. illetve 7. Keretprogramjában. A fenti célkitûzést különbözõ akciók révén éri el a konzorcium, amelyek egyike a kutatói közösségek támogatása személyre szabott információk szolgáltatásával és segítségnyújtással. Ennek a tevékenységnek fontos része, hogy naprakész és a gyakorlatban hasznosítható dokumentumok álljanak a pályázók, a projektgazdák és az õket segítõ adminisztratív szakemberek rendelkezésére. A jelen kiadvány azon szervezetek számára készült, amelyek pályázatot nyújtottak be a 7. Keretprogram valamely pályázati felhívására, és projektjavaslatukat az Európai Bizottság támogatásra választotta ki. A kedvezõ értékelés és a szerzõdéskötés közötti idõszak tennivalóit, a kitöltendõ dokumentumokat és adatlapokat, valamint az igénybe vehetõ információs forrásokat mutatja be a jelen kiadvány, amely a Negotiation Guidance Notes címû EU kiadvány nem hivatalos magyar nyelvû fordítása. Bízunk benne, hogy a kiadvány megkönnyíti mindazok munkáját, akik 7. Keretprogram pályázataira projektjavaslatokat írnak, vagy 7. KP-os projekteket menedzselnek. Dr. Zrínyi Miklós Tudományos és nemzetközi Rektorhelyettes 5

6 6

7 1. BEVEZETÉS Jelen Útmutató azon pályázók számára készült, akik szerzõdés elõkészítõ tárgyalásra kaptak meghívást projektjavaslatuk bírálatát követõen. Az útmutató az Európai Közösség 7. Keretprogramja, 1 valamint az Euratom 2 program alábbi projekttípusai számára készült: Együttmûködési projektek, Kiválósági hálózatok, Koordinációs és támogató akciók, valamint Egyedi csoportok (különösképpen KKV-k) javára végzett kutatások. A dokumentum áttekintést nyújt a tárgyalási folyamatról és az ahhoz kapcsolódó dokumentumokról. Meghívás tárgyalásra 2. ÁTTEKINTÉS Azt követõen, hogy a pályázat pozitív értékelést kapott és a Bizottság döntött a maximális Közösségi pénzügyi hozzájárulásról, a pályázat koordinátorát levélben felkérik a Bizottsággal való szerzõdést elõkészítõ tárgyalások megkezdésére. A fenti levél tartalmazza az értékelés részletes eredményét és minden olyan szempontot, amelyet a tárgyalások során át kell még tekinteni, valamint a Tárgyalási mandátumot (a tárgyalási mandátum tervezete az 1. számú mellékletben található). A levél melléklete az Értékelési Összefoglaló Jelentés (Evaluation Summary Report ESR), amely a független szakértõk által a Bizottság számára megfogalmazott javaslatokat tartalmazza. Azon pályázatokról, amelyeket etikai szempontból megvizsgáltak, Etikai Áttekintõ Jelentés (Ethical Review Report) is készül. A jelentés ajánlásokat tartalmazhat, amelyeket a szerzõdés elõkészítõ tárgyalás és a munka leírása során figyelembe kell venni (részletes információ az etikai kérdések tárgyalásáról a 2. mellékletben található). Azon pályázatok esetében, amelyek Bizalmas információt eredményezhetnek, további speciális eljárásokról kell egyeztetni a tárgyalás során (a bizalmas információkat tartalmazó, érzékeny témájú projektek tárgyalásáról bõvebben a 4. mellékletben olvashat). A tárgyalási mandátum a tisztázandó kérdéseket és azokat a javasolt változtatásokat tartalmazza, amelyeket a tárgyalás során meg kell beszélni. A dokumentum megadja a rendelkezésre álló maximális Közösségi hozzájárulás mértékét, valamint a projekt javasolt futamidejét is. A Bizottság projektfelelõsének (Project Officer PO) és adminisztratív fe- 1 Az Európai Parlament és a Tanács 1982/2006/EK határozata (2006. december 18.) az Európai Közösség kutatási, technológiafejlesztési és demonstrációs tevékenységekre vonatkozó 7. Keretprogramjáról ( ) HL L 412. szám, p1. 2 A Tanács 2006/970/Euratom sz. határozata (2006. december 18.) az Európai Atomenergia-közösség (Euratom) nukláris kutatási és képzési tevékenységekre vonatkozó 7. Keretprogramjáról ( ). HL L 400.szám p60, amelyet a én megjelent helyesbítés módosított utoljára HL L 54. szám p21. 7

8 lelõsének neve és elérhetõsége ugyancsak a mandátum részét képzi. A PO egy vagy több tárgyalást is kérhet, amelyekre általában Brüsszelben vagy Luxemburgban kerül sor. Amennyiben már rögzítve van a megbeszélések ideje, akkor a tárgyalási mandátum tartalmazza ezek helyét és idejét. A kedvezményezettek jogi státuszának és létezésének ellenõrzése a Támogatási Szerzõdés aláírásának egyik elõfeltétele. Ebbõl a célból a Bizottság létrehozta a Központi Ellenõrzési Csoportot az Egyedi Regisztrációs Rendszer (Unique Registration Facility) részeként. Ez a csoport kapcsolatba lép a potenciális kedvezményezettekkel annak érdekében, hogy megállapítsák azok jogi státuszát és létezését. Azon kedvezményezettek esetében, amelyek akár koordinátorként, akár partnerként több mint euró Közösségi hozzájárulást kérnek a projekt teljes futamideje során, pénzügyi megvalósíthatósági ellenõrzést is végeznek. A meghívólevélnek és /vagy a tárgyalási mandátumnak jeleznie kell: azt a határidõt, ameddig a konzorciumnak el kell készítenie és be kell nyújtania a Támogatási Szerzõdés I. számú mellékletét (Annex I.: Description of Work Elvégzendõ munka leírása) és a Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapokat (GPFs), beleértve az összes alátámasztó dokumentumot, azt a határidõt, amíg a tárgyalásokat be kell fejezni. A meghívólevél néhány honlapcímet is megad, ahol hasznos információkat tartalmazó dokumentumok érhetõk el: Szerzõdéskötési útmutató A modell szerzõdés és mellékletei, valamint egyéb, speciális esetekben alkalmazandó feltételek ( A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok kitöltését és a koordinátor és a PO közötti információcserét segítõ IT eszköz A 7. Keretprogram (7. KP) indirekt akcióival kapcsolatos pénzügyi útmutató (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf) A résztvevõk jogi státuszának és létezésének, valamint mûködési és pénzügyi kapacitásának konzisztens ellenõrzését biztosító szabályok ( Ellenõrzõlista a 7. KP projektjei kapcsán készülõ Konzorciumi Szerzõdés számára (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/checklist_en.pdf) Útmutató a 7. KP projektjeivel kapcsolatos szellemi tulajdonjogi szabályozásról (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/ipr_en.pdf) SME Tech Web ( A modell szerzõdés 3 A tárgyalások megkezdése elõtt ajánlott a modell szerzõdés és mellékleteinek alapos áttanulmányozása ( amelyek a projekt támogatási és adminisztratív jogi keretét képezik. 3 A modell szerzõdés ebben a dokumentumban az összes 7. KP-os támogatási formára vonatkozik, kivéve az Európai Kutatási Tanács (ERC) a tudás határterületein folytatott kutatásokra irányuló akcióit, valamint a humán erõforrást és mobilitást támogató akciókat, amelyek számára külön modell szerzõdés áll rendelkezésre. 8

9 A 7. KP indirekt akcióinak pénzügyi útmutatója A tárgyalások megkezdése elõtt ugyancsak ajánlott a 7. KP indirekt akcióinak pénzügyi útmutatóját alaposan áttanulmányozni. E dokumentum célja, hogy a pályázót tájékoztassa az aláírandó modell szerzõdés pénzügyi rendelkezéseirõl (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf). Milyen dokumentumokra van szükség a tárgyaláskor? A tárgyalások megkezdésekor a pályázótól bekérik a Támogatási Szerzõdés (Grant Agreement) I. mellékletének (Annex I. Description of Work) tervezetét. Ez a dokumentum a pályázat B részének a Bizottság tárgyalási mandátumában megfogalmazott megjegyzéseinek figyelembevételével frissített változata. A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapokat ugyancsak be kell nyújtani. Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok (GPF) A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok (Grant Agreement Preparation Forms GPF) szabványos adatlapok, amelyek olyan információkat tartalmaznak, amelyekre a Támogatási Szerzõdés elkészítése miatt, továbbá programszintû statisztikai információk gyûjtése érdekében van szüksége a Bizottságnak. Ezek az adatlapok kompatibilisek a pályázat beküldése során alkalmazott adatlapokkal, így a pályázati információk nagy része közvetlenül átmásolható a Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapokba. Míg a Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok végsõ változatát minden résztvevõnek alá kell írnia, addig a tervezeteket nem szükséges kézjeggyel ellátni. A Támogatási Szerzõdés I. számú melléklete (Annex I to GA) A Támogatási Szerzõdés I. számú melléklete (továbbiakban: Annex I.) a konzorcium által a projekt során teljesítendõ munka és ahhoz felhasználható erõforrások referencia dokumentuma. A Támogatási Szerzõdés részét képzõ Annex I. célja a projekt megvalósításának és érdemi ellenõrzésének elõsegítése mind a konzorcium, mind a Bizottság számára. A konkrét célokat és az elvárt eredményeket egyértelmûen (mérhetõ módon) kell megfogalmazni, az elvégzendõ kutatási, technológiafejlesztési és demonstrációs feladatokat ugyancsak világosan kell meghatározni, beleértve ebbe a kézzelfogható eredményeket is. Az Annex I. elsõ tervezetét és a Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapokat a Bizottság Projektfelelõsének (PO) kell megküldeni a tárgyalási meghívóban meghatározott határidõn belül. A kézhezvételt követõen a PO változtatásokat vagy javításokat kérhet, amelyekre a konzorciumnak reagálnia kell. A PO és a konzorcium közötti iteráció addig folytatódik ameddig megállapodás nem születik az egyes felmerült kérdésekben. Az iterációs folyamatnak be kell fejezõdnie a tárgyalás lezárulására kitûzött határidõn belül. Amennyiben a kedvezményezettek még nincsenek regisztrálva az Egyedi Regisztrációs Rendszerben, akkor különbözõ igazoló dokumentumokat kell megküldeniük a Bizottságnak annak érdekében, hogy a jogi státuszukat és létezésüket ellenõrizni lehessen. 9

10 Ezen túlmenõen, azon koordinátorok és kedvezményezettek esetében, amelyek eurót meghaladó Közösségi támogatást kérnek, pénzügyi dokumentumokat is be kell nyújtani a pénzügyi megvalósíthatóság ellenõrzése érdekében. A tárgyalási megbeszélés(ek) A projekt méretének és természetének függvényében van szükség a konzorcium és a Bizottság közötti személyes megbeszélés(ek)re. Ennek szükségességérõl a tárgyalásért felelõs Bizottsági PO dönt, aki ezen döntésérõl a szerzõdés elõkészítõ tárgyalások meghívójában értesíti a konzorciumot. A koordinátor bizonyos esetekben néhány partnerrel együtt általában minden megbeszélésen részt vesz. A Bizottságot külsõ szakértõk (pl.: a Bizottságot a pályázat értékelésében segítõ szakértõk) segíthetik a tárgyalások során. A konzorciumi tagok (beleértve a koordinátort) utazási- és szállásköltségeit, melyek a szerzõdés elõkészítõ tárgyalások során merülnek fel, a Bizottság nem téríti meg. A koordinátor A koordinátor vezeti és képviseli a pályázókat a Bizottsággal való tárgyalás során. A pályázók közül csak egy intézmény lehet a koordinátor. A koordinátor intézmény kijelöli egyik munkatársát, aki a továbbiakban végrehajtja a koordinátortól elvárt feladatokat. A koordinátor felelõs a konzorcium és a Bizottság közötti mindennemû kapcsolattartásért. Amennyiben személyes megbeszélésre kerül sor, a koordinátor képviselõje minden esetben részt vesz a megbeszélésen. A Támogatási Szerzõdés életbe lépését követõen a koordinátor jogi kötelessége, hogy közvetítõként mûködjön a Bizottság képviselõi és a konzorcium tagjai között. A koordinátornak gondoskodnia kell arról, hogy az összes kedvezményezett a megadott idõkereten belül társuljon a Támogatási Szerzõdéshez. A koordinátor küldi meg a szükséges dokumentumokat a Bizottságnak és biztosítja a konzorcium és a Bizottság közötti kapcsolatot. Ugyancsak a koordinátor felelõs a projekt pénzügyi kimutatásaiért, valamint a koordinátor bankszámlájára átutalt Közösségi hozzájárulás konzorciumi szinten való elosztásáért. A koordinátor intézmény megválasztásakor éppen ezért figyelembe kell venni a szervezet menedzsment kapacitását, valamint a jogi és pénzügyi stabilitását. Átfogó leírás található a koordinátor szerepérõl a Támogatási Szerzõdés II.2.3 cikkében. A Konzorciumi Szerzõdés A Konzorciumi Szerzõdés (lásd 3. melléklet), amely mindig összhangban áll a Támogatási Szerzõdés rendelkezéseivel, biztosítja a kedvezményezettek közötti belsõ kapcsolat és a felelõsségi viszonyok részleteinek jogi alapját. A Konzorciumi Szerzõdés megkötése minden projekt esetében kötelezõ kivéve, ha a pályázati felhívás nem rendelkezik ellentétesen. A benne foglalt megállapodások nem befolyásolják a Bizottság Támogatási Szer- 10

11 zõdésbõl adódó jogait és a kedvezményezettek Bizottsággal szembeni kötelességeit. Erõsen ajánlott, hogy a Konzorciumi Szerzõdés (elsõ változatban, amely késõbb frissíthetõ) készüljön el a Támogatási Szerzõdés megkötése elõtt, és minden kedvezményezett csatlakozzon a Konzorciumi Szerzõdéshez, mielõtt csatlakozna a Támogatási Szerzõdéshez ( Egyedi csoportok számára végzett kutatások akció esetében a Kapacitások programban megfogalmazottaknak megfelelõen a Támogatási Szerzõdés III. Mellékletének speciális rendelkezéseire kell hivatkozni). Ellenõrzõlista a Konzorciumi Szerzõdéshez A pályázóknak célszerû áttanulmányozniuk a Konzorciumi Szerzõdés ellenõrzõ listáját (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/checklist_en.pdf), amely olyan pontokat tartalmaz, amelyeket a Konzorciumi Szerzõdésben tisztázni kell. Támogatás a tárgyalások alatt A tárgyalásokra felkérõ levél tartalmazza a Bizottság azon tisztviselõjének nevét és kapcsolati adatait, aki a tárgyalásokért felelõs. Ez a személy tud segíteni technikai, jogi és pénzügyi kérdésekben. Amennyiben a pályázóknak általános kérdései vannak a 7. KP modell szerzõdésével kapcsolatban vagy általános jogi és pénzügyi témakörben, akkor ezeket a kérdéseket a linkre célszerû beküldeniük, ahol a Legal/Financial aspects of the Framework Programme menüpontot kell választani. Szellemi tulajdonnal kapcsolatos helpdesk A Közösség által finanszírozott projektekben résztvevõ potenciális és jelenlegi kedvezményezettek szellemi tulajdonjoggal (Intellectual Property Rights IPR) kapcsolatos kérdéseire az IPR-Helpdesk tud válasszal szolgálni. Az ingyenes szolgálat elsõ kézbõl származó információk alapján tanácsadást kínál az IPR-rel kapcsolatos kéréskörben. A szolgálat angol, francia, lengyel, német, olasz és spanyol nyelven mûködik. Tel.: Fax ipr-helpdesk@ua.es Szellemi tulajdonjogi kérdések Az Útmutató a 7. KP projektjeinek szellemi tulajdonjogi szabályairól címû kiadványban (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/ipr_en.pdf) a pályázók áttekintést kaphatnak a 7. KP szellemi tulajdonjogi rendelkezéseirõl. A dokumentum célja az, hogy útmutatást adjon a résztvevõknek azokban a kérdésekben és buktatókban, amelyekkel szembesülhetnek. 11

12 3. MIT, MIÉRT ÉS HOGYAN A TÁRGYALÁSOK SORÁN A tárgyalások általános célja, hogy a projekt számára jóváhagyott költségvetés keretein belül véglegesítsék a Támogatási Szerzõdésben (továbbiakban Szerzõdés) foglalt elvégzendõ feladatok részleteit, valamint pontosítsák a Szerzõdés megkötéséhez szükséges jogi és pénzügyi információkat. A tárgyalási folyamat két fõ részbõl áll: (i) Szakmai (tudományos) tárgyalások (ii) Pénzügyi és jogi tárgyalások. Szakmai tárgyalások A szakmai tárgyalások célja a Szerzõdés 1. mellékletének (Annex I.) véglegesítése, mely az elvégzendõ munka leírásával foglalkozik. Az egyeztetési folyamat ezen szakasza során elõfordulhat, hogy a projektjavaslatot módosítani kell annak érdekében, hogy a tárgyalási utasításban foglalt ajánlásoknak eleget tegyen, a Bizottság ellenõrzi, hogy a projekt céljai megfelelnek-e a SMART kritériumrendszernek (Sajátos, Mérhetõ, Megvalósítható, Valószerû, Aktuális), a projekt teljes munkatervét megfelelõ részletezettséggel meg kell határozni, megfelelõ részletességgel ki kell dolgozni az egyes kedvezményezettek által elvégzendõ feladatokat és a konzorcium jövõbeli lehetséges kibõvítésének részleteit, megegyezésre kell jutni a kézzel fogható eredmények listáját, azok tartalmát, ütemezését, valamint az eredmények terjesztésének mértékét illetõen, megegyezésre kell jutni a projekt mérföldköveit és azok értékelési kritériumait illetõen, meg kell határozni a projekt ellenõrzésének javasolt idõpontjait (amennyiben nem elõre meghatározottak a Szerzõdés különleges feltételeiben), amelyek ideális esetben a jelentésekhez igazodnak. Pénzügyi és jogi tárgyalások A pénzügyi egyeztetések során fõként költségvetési kérdésekben kell egyezségre jutni, mint például a projekt teljes idõtartamának költségvetése, a költségvetés egyes projektperiódusokra való lebontása, valamint az alvállalkozókat és harmadik feleket érintõ kérdések. Ekkor kerül meghatározásra a kezdeti elõfinanszírozás összege, a projektperiódusok és projekt ellenõrzések ütemezése is. A jogi tárgyalások során minden egyes pályázó jogi státuszát elemzik és megvizsgálják, sor kerül a konzorcium végsõ összetételének véglegesítésére, esetleges speciális kikötések és egyéb szempontok meghatározására, mint például a projekt kezdõ idõpontja. 12

13 Az egyeztetési folyamat ezen szakasza során Meghatározzák a projekt összköltségvetését, az összes elszámolható költséget, valamint a Közösségi hozzájárulás maximumát. A személyi és a közvetett költségek kiszámítási módszerét kiemelt figyelemmel kell kísérni. Táblázat formájában kimutatás készül a költségvetésrõl, valamint a Közösségi pénzügyi hozzájárulás tervezett felosztásáról az egyes kedvezményezettek által elvégzendõ tevékenységekre lebontva. Meghatározzák az elõfinanszírozás összegét. Megállapodás születik a projekt kezdõ idõpontjáról, valamint a projekt idõtartamáról. A különleges kikötéseket belefoglalják a Szerzõdésbe. Megállapodás születik a projekt keretében a jövõben meghirdetésre kerülõ kompetitív felhívások (a konzorciumi partnerek körének bõvítését célozza) ütemezésérõl és a konzorcium bõvítéséhez rendelkezésre álló költségvetésrõl. Meghatározzák a beszámolási periódusok ütemezését (rendszerint 12 havonta). Tisztázzák az alvállalkozói vagy harmadik feleket érintõ kérdéseket. Megvizsgálják az egyes pályázók jogi státuszát. Amennyiben a Közösségi hozzájárulás a koordinátor vagy bármely más pályázó esetén meghaladja az eurót, akkor sor kerül ezen szervezetek pénzügyi alkalmassági vizsgálatára a Résztvevõk létezésének, jogi státuszának és pénzügyi kapacitásának következetes ellenõrzését biztosító szabályok címû dokumentumban foglaltaknak megfelelõen. Ezen a ponton a Bizottság azt is megvizsgálja, hogy a javasolt koordinátor intézmény rendelkezik-e a szükséges menedzsment készségekkel, képességekkel, valamint kellõ tapasztalattal a koordinátori feladatok ellátásához. Elõfordulhat, hogy kiegészítõ pénzügyi információkat/dokumentumokat kell benyújtani, olyan esetekben ahol azt a Bizottság szükségesnek ítéli, és azoknál a projekteknél, ahol bizalmas adatokat használnak, vagy azok jönnek létre, vagy kiviteli engedélyt igényelnek, vagy ahol a téma különleges, nemzeti vagy európai biztonságot érintõ jogi korlátozás alá esik (bõvebb információ a 4. mellékletben található). A fenti pontok részletei megtalálhatóak a következõ webcímen elérhetõ Pénzügyi Útmutatóban: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf. A projekteknek lehetõségük van továbbá, hogy bármely, a projekt számára releváns, társadalmi nemekkel kapcsolatos kérdést külön munkacsomagként, vagy egy munkacsomag specifikus feladataként kezeljenek. A 7. Keretprogram által támogatott projektek során az alkalmazott kutatók esetében nyílt és pártatlan kiválasztási eljárást kell biztosítani. A felvételi eljárások során a Bizottság által március 11-én elfogadott Európai Kutatói Chartát és a Kutatók Felvételi Eljárásának Magatartási Kódexérõl szóló ajánlást kell alapul venni, mint irányadást ( A tárgyalások lebonyolítása A tárgyalások végeztével a Szerzõdést illetõ összes szakmai, pénzügyi és jogi kérdésben egyezségre kell jutni, továbbá a konzorciumnak késznek kell lennie arra, hogy a szükséges dokumentumok végsõ változatát elkészítse és megküldje a PO-nak. A papírformában beadandó dokumentumokat, mint például a Szerzõdés elõkészítõ nyomtatványokat (GPFeket), lefûzetlen formában, fehér papíron, eredeti aláírásokkal ellátva kell benyújtani. Miután az összes szükséges jogi és pénzügyi információ megérkezett a Bizottsághoz, és 13

14 azok jóváhagyása is megtörtént, a Támogatási Szerzõdés tervezetét megküldik aláírásra a koordinátor részére. A tárgyalási folyamat segítését célzó ellenõrzõ lista az 5. mellékletben található. A Támogatási Szerzõdés aláírása A Támogatási Szerzõdés kézhezvételét követõen a koordinátor intézmény erre felhatalmazott képviselõje a Szerzõdés két eredeti példányát aláírja az intézmény nevében, majd azokat a Bizottságnak visszaküldi. Amennyiben minden belsõ folyamat sikeresen lezárult, a Bizottság is aláírja ezeket, majd egy cégszerûen aláírt példányt visszajuttat a koordinátor részére. Ezzel egy idõben a koordinátor köteles eljuttatni a többi kedvezményezettnek a Szerzõdés egy másolati példányát, valamint a Form A adatlapot, amellyel a többi kedvezményezett csatlakozni tud a Támogatási Szerzõdéshez. Minden kedvezményezettnek alá kell írnia egy Form A -t 3 megfelelõen kitöltött eredeti példányban, majd azt visszajuttatnia a koordinátorhoz. Amikor a koordinátor is aláírta a Form A -kat, akkor egy eredeti példányt elküld az érintett kedvezményezettnek, egy eredetit megküld a Bizottságnak, egyet pedig megtart a saját nyilvántartása részére. A Bizottsági Támogatási Szerzõdés a projektet teljes egészében lefedi, és minden egyes, a Szerzõdéshez csatlakozott kedvezményezettre nézve kötelezõ erõvel bír. Ennek számos fontos következménye van: Amennyiben egy potenciális kedvezményezett nem csatlakozik a Támogatási Szerzõdéshez, akkor a Szerzõdéshez már csatlakozott kedvezményezettek feladata, hogy elfogadható megoldást ajánljanak a Bizottság számára, akár a hiányzó kedvezményezett munkájának átszervezésével, átvállalásával, akár egy új kedvezményezett bevonásával. A Bizottság felbonthatja a Szerzõdést, amennyiben úgy ítéli meg, hogy e változás következtében a projekt már nem életképes, vagy alapvetõen megváltozott az egyeztetett pályázathoz képest. Amennyiben az egyik kedvezményezett utólag visszalép a Szerzõdéstõl, a többiek kötelesek teljesíteni a konzorcium által vállalt feladatokat, beleértve a visszalépett kedvezményezett számára kiosztott feladatokat is (kollektív szakmai felelõsség). A projekt kezdete A Támogatási Szerzõdés vonatkozó rendelkezései határozzák meg a projekt kezdõ idõpontját. Ez lehet a Szerzõdés hatályba lépését követõ hónap elsõ napja, vagy egy külön meghatározott idõpont. Amennyiben a Konzorcium egy olyan idõpontban szeretné kezdeni a projektet, amely a Szerzõdés hatályba lépésének idõpontjánál korábbi, a kérés alátámasztását teljes részletességgel írásban kell benyújtani a PO-nak a Szerzõdés 1. mellékletének (Annex I.) és a Szerzõdés elõkészítõ dokumentumok véglegesítését megelõzõen. A Bizottság elutasíthatja a kérelmet, amennyiben az adott indokok nem megfelelõek, vagy nem elfogadhatóak. A költségek a projekt kezdõ idõpontjától kezdve merülhetnek fel. Ahol a projekt kezdõ idõpontja megelõzi a Szerzõdés hatályba lépésének idõpontját, a késõbbi kedvezményezetteknek vállalniuk kell annak kockázatát, hogy a Szerzõdés esetleg nem kerül aláírásra. Ilyen esetben a Bizottság nem téríti vissza a felmerült költségeket. 14

15 Elõfinanszírozás Amint a Szerzõdés hatályba lép, a Bizottság megkezdheti az elõfinanszírozás kifizetését a koordinátor számára. Az összeg a tárgyalások során kerül megállapításra. Az elõfinanszírozás célja, hogy a kedvezményezetteknek megfelelõ pénzügyi erõforrást biztosítson a projekt elsõ részének végrehajtásához. A több mint két jelentési periódussal rendelkezõ projektek esetén az elõfinanszírozás mértéke megközelítõleg a periódusokra esõ támogatások átlagának 160%-a lehet (átlag = összes Közösségi hozzájárulás / periódusok száma). A Szerzõdésben meghatározott elõfinanszírozás összege tartalmazza a kedvezményezettek a Résztvevõk Garancia Alapjához (Participants Guarantee Fund PGF, továbbiakban Alap) való hozzájárulását. Ez a teljes igényelt Közösségi hozzájárulás 5%-át jelenti, melyet a Bizottság közvetlenül az Alapnak utal át. A koordinátor csak abban az esetben oszthatja szét az elõfinanszírozást a kedvezményezettek között, ha a (pályázati felhíváshoz tartozó munkaprogramban meghatározott) minimális számú kedvezményezett már csatlakozott a Támogatási Szerzõdéshez, és akkor is csak azoknak, akik aláírták a Form A -t, és ezáltal csatlakoztak a Szerzõdéshez. A Pénzügyi Útmutatóban (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf) bõvebb információ található. A Résztvevõk Garancia Alapja (PGF) A Résztvevõk Garancia Alapja (PGF) egy kölcsönösen hasznos eszköz, amely a szolidaritást hivatott erõsíteni a kedvezményezettek között a Keretprogram szintjén megvalósuló közvetett tevékenységekben. Elsõdleges célja a 7. KP közvetett akcióinak végrehajtása során felmerülõ pénzügyi kockázatok lefedése. Az Alap tõkéje és kamatai teljesítmény-biztosítékot képeznek. Az Alap mindenekelõtt lehetõséget biztosít a Közösségnek arra, hogy mentesítse a kedvezményezetteket az ex-ante (elõzetes) pénzügyi életképesség vizsgálatoktól (néhány esetet kivéve), valamint bármilyen pénzügyi biztosíték követelésétõl, beleértve a bankgaranciát vagy az elõfinanszírozás visszatartását. Következésképpen megkönnyíti a 7. KP tevékenységeinek megvalósítását mind a Bizottság, mind a résztvevõk számára azáltal, hogy lerövidíti a Szerzõdés aláírásának, ill. az egyéb papírmunkáknak az idejét, és egyúttal lehetõvé teszi kisebb szereplõk, mint például KKV-k számára is, hogy a nagyobb kutatási szervezetekhez hasonló feltételek mellett jussanak Közösségi támogatáshoz. Minden kedvezményezettnek, amely vissza nem térítendõ összeg formájában kap támogatást a Közösségtõl indirekt tevékenységek végrehajtásához hozzá kell járulnia a PGFhez a tevékenység teljes idõtartama alatt. A kezdeti elõfinanszírozás konzorcium részére történõ átutalásakor a Bizottság levonja a megfelelõ PGF hozzájárulást és átutalja a számlavezetõ bank részére. A levonás összege a Támogatási Szerzõdés 5. cikkében meghatározott összes Közösségi pénzügyi hozzájárulás 5%-val lesz egyenlõ. A végsõ kifizetéskor a kedvezményezettek visszakapják az alaptõkéjüket kivéve, ha a PGF veszteségeket szenvedett. Ilyen esetben a Bizottság a kedvezményezettek felé való tartozásának maximum 1%-át vonja le, kivéve a köztestületeket, azon jogi személyeket, amelyeknek a Szerzõdésben való részvételét egy tagállam vagy csatlakott ország garantálja, illetve a középés felsõoktatási intézményeket. 15

16 A gyakran feltett tárgyalással kapcsolatos kérdések (GyIK) A részvételt és a Támogatási Szerzõdést érintõ GyIK-ek rendszeresen frissített listája az alábbi honlapon érhetõ el: A kedvezményezetteknek ajánlott rendszeresen áttanulmányozni a listát, mivel segítségükre lesz a tárgyalások során. Az egyeztetések során gyakran elõforduló kérdések listája a következõ. A projekt elõkészítéssel és tárgyalással kapcsolatos költségek: A Bizottság nem finanszírozza a projektjavaslat elkészítésével, vagy a tárgyalások lebonyolításával kapcsolatos költségeket, még abban az esetben sem, ha a projekt kezdõ idõpontja megelõzi a Szerzõdés hatályba lépésének dátumát. Ez azt is jelenti, hogy a Bizottság nem téríti meg a konzorcium tagjainak a szerzõdéskötési tárgyalásokkal kapcsolatos utazási költségeket vagy a napidíjat. Bankszámla: A koordinátornak euró alapú bankszámlát kell nyitnia, hogy a Közösségi pénzügyi hozzájárulás és a kapcsolódó kamatok beazonosíthatóak legyenek. Visszalépõ pályázók: Abban az esetben, ha egy vagy több, a projektjavaslatban résztvevõ szervezet még a tárgyalások ideje alatt vissza kíván lépni a részvételtõl, akkor a Bizottság mérlegeli a bírálók véleményének fényében, hogy a visszalépõ pályázó(k) szerepe nem volt-e nélkülözhetetlen a javasolt projekt sikeréhez (ebben az esetben a tárgyalások folytathatók), vagy alapvetõ fontosságú a javasolt projektben (ez a tárgyalások megszakításával és a projektjavaslat elutasításával járhat, vagy annak felfüggesztésével mindaddig, amíg a Konzorcium nem talál egy elfogadható helyettesítõt). Amennyiben a Szerzõdésben szereplõ egyik kedvezményezett nem írja alá a Szerzõdést, a Bizottság felfüggesztheti a tárgyalásokat, vagy késõbb felbonthatja a Szerzõdést, hacsak a Konzorcium többi tagja nem ajánl egy alternatív megoldást, amelyet a Bizottság elfogad. A Konzorciumon belüli konfliktusok: Elvárás, hogy a tárgyalások során két vagy több pályázó között felmerülõ potenciális konfliktusokat a pályázók belsõleg oldják meg. Amennyiben nem születik megegyezés, a Bizottság úgy dönthet, hogy közbelép, és akár a tárgyalásokat is megszüntetheti. A jogi létezés a Szerzõdés elõfeltétele: A Bizottság csak létezõ szervezetekkel tud tárgyalásokat folytatni és Szerzõdéseket felajánlani; a résztvevõnek jogilag hamarabb kell léteznie, mint ahogy megtörténik a Támogatási Szerzõdés aláírása, vagy a Szerzõdéshez való csatlakozás. Ez azt is jelenti, hogy a pályázóknak a Szerzõdés idõpontjában már jogilag létezniük kell. Konzorciumi Szerzõdés: A Konzorciumnak a lehetõ legmagasabb prioritással kell kezelnie a belsõ Konzorciumi Szerzõdés véglegesítését a Támogatási Szerzõdés aláírását megelõzõen, és bizonyos, szellemi tulajdont érintõ rendelkezésekben egyezségre kell jutni a Közösségi Támogatási Szerzõdés aláírását megelõzõen. Változtatások a konzorciumban/munkatervben: A tárgyalás során elõfordulhat, hogy a konzorcium változtatni kíván a munkaterven, vagy a konzorcium összetételén a javaslat elkészítése óta bekövetkezett események következményeként. Változtatásokra az értékelés eredményeként is szükség lehet. A Bizottság ezeket figyelembe veszi, ugyanakkor az értékelési eredményeket tiszteletben tartja. Amennyiben az átdolgozott munkaterv, vagy kon- 16

17 zorcium olyan mértékben tér el az eredetitõl, hogy az értékelés más eredményeket mutatna, akkor a Bizottság visszautasítja a változásokat, vagy végül megszakítja a tárgyalásokat. Koordinátorváltás: A pályázóknak a Konzorciumon belül kell kiválasztaniuk azt a szervezetet (és azon belül is a személyt), aki a továbbiakban betölti a koordinátor szerepét, és ezt javaslatként meg kell küldeniük a Bizottságnak. A pályázók részérõl ez a személy fogja a tárgyalásokat vezetni. Leggyakrabban ez az a szervezet és személy, aki a projektjavaslat írását és a beadást koordinálta, de másik pályázó is magára vállalhatja a szerepet, amennyiben a Konzorcium tagjai ebben állapodnak meg. Bármely esetrõl is legyen szó, a Konzorcium által választott koordinátor személyét illetõen szükség van a Bizottság beleegyezésére. Abban az esetben, ha a Bizottság okkal megkérdõjelezi a kívánt szervezet menedzsment és koordinációs képességeit, vagy pénzügyi stabilitását, a Bizottság kérheti a Konzorciumtól másik koordinátor intézmény kiválasztását a Konzorciumon belül. Emberi erõforrások csökkentése: A projektjavaslat értékelésének eredménye az emberi erõforrások egy bizonyos szintjén alapszik, és a támogatás mértéke alapvetõen ezzel van összefüggésben. Ha a tárgyalások ideje alatt a Konzorcium változtat az emberi erõforrás igényén (vagy bármely más jelentõs költségén), a Bizottsági támogatás összege változhat, de emelkedni nem fog. Költségek becslése: A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok és a Támogatási Szerzõdés 1. mellékletében (Annex I.) a pályázóknak meg kell becsülniük a költségek részleteit a projekt idõtartamára annak érdekében, hogy a Bizottság meghatározhassa a Közösség pénzügyi hozzájárulásának maximumát és kiszámíthassa az elõfinanszírozás összegét. A köztes és a végsõ kifizetések a ténylegesen felmerült és a Bizottság által elfogadott elszámolható költségek alapján történnek. A személyi kifizetések átlag vagy becslés szerint is történhetnek a Szerzõdésben foglaltaknak megfelelõen. Alvállalkozói szerzõdések: A kedvezményezetteknek rendelkezniük kell a projekt feladatainak végrehajtásához szükséges kapacitásokkal. Kivételes esetben, néhány behatárolt feladat elvégeztethetõ harmadik felekkel. A kedvezményezettnek biztosítania kell, hogy a munka alvállalkozónak való kiadása nincs hatással a kedvezményezett tulajdonát képezõ ismeretek terjesztésére és használatára, valamint a Konzorcium jogaira. Emellett, a kedvezményezettnek gondoskodnia kell arról, hogy a munka költsége ésszerû maradjon, valamint meg kell indokolnia az alvállalkozó bevonásának szükségességét. A fentiek alapján a Bizottság kérheti, hogy a javasolt alvállalkozó váljék kedvezményezetté. Ezenkívül a Bizottság megkérdõjelezheti egy olyan kedvezményezett folyamatos jelenlétének szükségességét, amely a munka jelentõs részét alvállalkozókkal oldja meg, hiszen az alvállalkozók alkalmazása megkérdõjelezi a kedvezményezett képességét a projekt keretében elvégzendõ feladatok végrehajtására. Az alvállalkozói szerzõdéseket a legjobbat a lehetõ legkedvezõbb áron, átláthatóság és egyenlõ bánásmód elvek alapján kell értékelni. A 7. KP során alkalmazható alvállalkozói szerzõdésekrõl részletesebben a 7. mellékletben és a Pénzügyi Útmutatóban (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf) olvashat. Alvállalkozói szerzõdések KTF szereplõkkel (KKV-k javára végzett kutatás): A kutatási és technológiafejlesztési (KTF) tevékenységet végzõ szereplõkkel kötött alvállalkozói szerzõdések kiterjednek az KTF szereplõk azon költségeinek díjazására, amelyeket kutatás- és technológiafejlesztési tevékenységekre és/vagy demonstrációs tevékenységekre fordítottak. Az alvállalkozás elszámolható költségként jelenik meg a KKV résztvevõk számára (vala- 17

18 mint a többi vállalkozás és a végfelhasználók számára, amennyiben érinti õket), amelyet a kutatás- és technológiafejlesztési tevékenységek és/vagy demonstrációs tevékenységek szempontjából alkalmazandó támogatási aránynak megfelelõen visszatérítenek. Költség modellek: A korábbi Keretprogramokkal ellentétben nincsenek elõre meghatározott költség elszámolási modellek a 7. KP-ban. Ugyanakkor a különbözõ típusú szervezetek különbözõ térítési rátával rendelkezhetnek elszámolható költségeiket illetõen, és különbözõ lehetõségeik vannak a közvetett költségek kiszámítására és igazolására. A térítés mértékének részletei megtalálhatóak a 7. KP indirekt akcióinak Pénzügyi Útmutatójában, valamint a modell szerzõdésben. Bizalmas információk és kiviteli engedélyek: Azon projektek esetében, ahol a projekt során bizalmas adatokat használnak vagy azok jönnek létre, vagy kiviteli engedélyt igényelnek, vagy ahol a téma különleges, nemzeti vagy európai biztonsággal kapcsolatos jogi korlátozás alá esik, a Szerzõdés részeként el kell készíteni az ún. Biztonsági Aspektusok Levelét (Security Aspect Letter (SAL)) (részletek a 4. mellékletben). Elõfinanszírozás: A Bizottság a Szerzõdés életbe lépését követõ 45 napon belül utalja az elõfinanszírozás összegét, kivéve, ha egy külön kikötés másképp nem rendelkezik. Kiegészítések, módosítások: A Szerzõdés módosítására vonatkozó indokolt kérelmet a Bizottság mérlegeli (külsõ szakértõk lehetséges bevonásával, pl. jelentõs változások esetén), feltéve, hogy azok a projekt alapvetõ jellegén nem változtatnak. Az elvégzendõ munka szakmai tartalmának nagymértékû változtatásához a Bizottság jóváhagyása szükséges. A konzorcium kiegészítésére és módosítására vonatkozó kéréseket a koordinátornak kell írásban benyújtania a konzorcium nevében, a koordinátor szervezet aláírásra jogosult személyének aláírásával. A közvetett költségszámítás módszertani igazolásának és az átlagos személyi költség igazolásának költsége: Az idõszakos pénzügyi elszámolás mellett a 7. KP lehetõvé teszi a több projektben is résztvevõ kedvezményezettek számára, hogy a költségek kiszámításának módszerérõl igazolást nyújtsanak be (mind a személyi, mind a közvetett költségek vonatkozásában). Ez lehetõvé teszi ezen kedvezményezettek számára, hogy benyújtsanak egy igazolást azon módszerrõl, amit alkalmazni fognak a személyi és közvetett költségek megállapításakor (nem az egyéb költségek esetében) a 7. KP teljes idõtartama alatt. Ez az igazolás a módszerrõl elfogadható biztosítékként szolgál a Bizottság számára a kedvezményezettek költségkiszámítási módszereinek megbízhatóságára a jövõbeni személyi és közvetett kiadások költségigényének, valamint a kapcsolódó irányítási rendszerek tekintetében. Ennek következtében ezek a kedvezményezettek felmentést kapnak a pénzügyi elszámolások idõszakos igazolásának megküldése alól. Ezt az igazolást a Bizottságnak elõzetesen el kell fogadnia. A 7. KP modell szerzõdése szerint a módszerigazolás költsége ami az idõszakos pénzügyi elszámolásoktól eltérõen, mint olyan, egyik projekthez sem kapcsolódik elszámolható költség. Annak érdekében, hogy ez a típusú költség ne terhelje aránytalanul az egyes projektek Bizottsági támogatását, fontos hogy a konzorcium tagjai elõre jelezzék abbéli szándékukat, hogy ilyen igazolást kívánnak benyújtani, és már a projektjavaslat készítésekor és a tárgyalások során ismét határozzák meg a becsült költségeket. Ily módon, ez a költség kellõ idõben elõre látható a projekt költségvetésében. 18

19 Az átlagos személyi költségszámítás módszertani igazolásának költsége: Minden olyan kedvezményezettnek, amely átlagos költséget kíván használni a személyi költségek támogatásához, be kell küldenie egy igazolást arra vonatkozóan, hogy hogyan számították ki azt az átlagos költséget, amelyet a 7. KP során a személyi költségek (nem az egyéb költségek) meghatározásához használni fog az adott szervezet. Ez az igazolás elfogadható biztosítékként szolgál a Bizottság számára a kedvezményezettek költségkiszámítási módszereinek megbízhatóságára vonatkozóan a jövõbeni személyi költségek tekintetében. Igy ezek a kedvezményezettek átlagos személyi költséget használhatnak a pénzügyi jelentéseikben. Az igazolás hiányában a kedvezményezettek kizárólag az aktuális személyi költséget számolhatják el. Az igazolást a Bizottságnak elõzetesen el kell fogadnia. A 7. KP modell szerzõdése biztosítja, hogy az átlagos személyi költségszámítás módszertani igazolásának költségei elszámolhatók. Annak érdekében, hogy ez a költség ne terhelje aránytalanul az egyes projektek Bizottsági támogatását, fontos hogy a konzorcium tagjai elõre jelezzék abbéli szándékukat, hogy ilyen igazolást kívánnak benyújtani, és már a projektjavaslat készítése idején és a tárgyalások során ismét határozzák meg a becsült költségeket. Ezáltal ez az összeg elõre betervezhetõ a projekt költségvetésébe. Fontos információk A tárgyalások megkezdésérõl szóló értesítés semmilyen körülmények közt nem garantálja a projekt pénzügyi támogatását vagy a Szerzõdés felajánlását. A Bizottság által a tárgyalási mandátumban kért változtatások konzorcium általi elfogadásától függhet a pályázat pénzügyi támogatása. A projekt pénzügyi támogatásához rendelkezésre álló maximális összeget a tárgyalási mandátum tartalmazza. A támogatás a modell szerzõdés teljesítésétõl függ. Néhány esetben elõfordulhat, hogy a Bizottság nem írhatja alá a Szerzõdést bizonyos jogi entitásokkal pénzügyi bizonytalanság, a Bizottság Pénzügyi Szabályozásának valamilyen korlátozása vagy szabálytalanság, illetve alapvetõ etikai elvek megsértése miatt. Ilyen esetekben a konzorciumnak felajánlható, hogy vagy kevesebb résztvevõvel kezdje meg a projekt végrehajtását, vagy pedig helyettesítse másik résztvevõvel a nem megfelelõ korábbi partnert. Amennyiben a Bizottság nem tud ésszerû bizonyosságot szerezni arra vonatkozóan, hogy a konzorcium rendelkezik a tervezett munka végrehajtásához szükséges pénzügyi és személyi erõforrásokkal, akkor lehetséges, hogy a tárgyalások befejezõdnek, vagy pedig a konzorcium megváltoztatását kéri a Bizottság. A Bizottság igyekszik a támogatásig eltelõ idõt csökkenteni (a pályázat beadási határideje és a Támogatási Szerzõdés aláírása között eltelt idõ). Ennek eredményeként a tárgyalásokra meghívó levél meghatározza azt az idõpontot, ameddig a tárgyalásokat be kell fejezni. Amennyiben a tárgyalások a megadott idõn belül nem fejezõdnek be, a Bizottság megszakíthatja a tárgyalásokat. Azon projektek esetében, ahol a projekt során bizalmas adatokat használnak vagy azok jönnek létre, vagy kiviteli engedélyt igényelnek, vagy ahol a téma különleges, nemzeti vagy európai biztonsággal kapcsolatos jogi korlátozás alá esik, a pályázat támogatása függhet attól, hogy a konzorcium mennyiben képes menedzselni a releváns biztonsági kérdéseket (részletek a 4. mellékletben). 19

20 4. Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok (GPF) Az adatlapok kitöltése A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapokat (Grant Agreement Preparation Forms GPFs, továbbiakban: adatlapok) egy informatikai programmal kell kitölteni. A szerzõdés elõkészítõ tárgyalásra felkérõ levél tartalmazza a programhoz való hozzáférés részleteit. A 9. mellékletben található papír alapú adatlapok (magyarázatokkal kiegészítve) tájékoztató jellegûek. Az informatikai programban a dokumentumok formája eltérõ lesz. Az adatlapokat minden pályázónak ki kell töltenie (még azoknak a partnereknek is, amelyek nem kérnek Közösségi pénzügyi hozzájárulást). Az adatlapok között az egyes pályázókra vonatkozó rész mellett olyan rész is található, amelyet a koordinátor tölt ki az egész projektre vonatkozóan. Az adatlapok kitöltéséhez kötelezõ az informatikai programot használni. A program segítségével a koordinátor létre tudja hozni a projekt összes partnerének adatlapjait, és egyben a program lehetõséget kínál arra is, hogy a Bizottsággal iteratív tárgyalási módon több változatot is leegyeztessen a koordinátor. Miért van szükség az adatlapokra? Az adatlapokat azért dolgozták ki, hogy a projekttárgyalást és a Szerzõdés elkészítését megkönnyítsék. Az adatlapokat a Szerzõdést aláíró kedvezményezettek azonosítására és az elszámolható költségek és a Közösségi hozzájárulás meghatározására használják. Az adatlapokon található egy szabványos nyilatkozat, amelyet minden résztvevõ szervezetnek alá kell írnia. A projekt adatlapja fõként az A1 és A2 adatlapokból származó bizonyos információk alapján készül el (lásd a következõ fejezetet). A költségvetési és a projektet összefoglaló adatlapokat a Szerzõdés 1. mellékletébe (Annex I.) illesztik be. Az adatlapokat referenciaalapként is használhatja a Bizottság a projekt futamideje alatt beérkezett pénzügyi jelentések során. Ennek alapján tehát bár az adatlapok nem képezik a Szerzõdés részét (kivéve a költségvetési és a projektet összefoglaló adatlapokat) nagyon fontos, hogy az azokban található információk pontosak legyenek. Hová kell küldeni az adatlapokat? A kitöltött adatlapok elsõ változatát az elsõ tárgyalási megbeszélést megelõzõen elektronikusan kell megküldeni a PO-nak. Amint megállapodás született az adatlapok végsõ változatáról, egy kötetlen, fehér papírra nyomtatott és eredeti aláírásokkal ellátott változatot kell postai úton és egy GPF-szerkesztõvel elkészített változatot elektronikus úton eljuttatni a PO-nak. Amennyiben a PO másként nem kéri, minden egyéb alátámasztó dokumentumot, amelyet a Bizottság kér, egy példányban kell beküldeni. 20