EU 7. Keretprogram szerzõdéskötési útmutató

Átírás

1 BUDAPESTI MÛSZAKI ÉS GAZDASÁGTUDOMÁNYI EGYETEM TUDOMÁNYOS IGAZGATÓSÁG EU 7. Keretprogram szerzõdéskötési útmutató Együttmûködési projektek, Kiválósági hálózatok, Koordinációs és támogatási akciók, valamint Egyedi csoportok (különösen KKV-k) javára végzett kutatás támogatási formák esetében Budapest, december 1

2 Kiadja: Budapesti Mûszaki és Gazdaságtudományi Egyetem 1111 Budapest, Mûegyetem rkp Dvorszki László igazgató Tudományos Igazgatóság Füzesi Adrien irodavezetõ Kutatási és Technológiai Iroda A kiadvány az Európai Bizottság szeptember 10-én közzétett Negotiation Guidance Notes címû kiadványának nem hivatalos magyar fordítása, mely az Európai Bizottság által támogatott Hungary for FP6 projekt keretében a magyar pályázók tájékoztatására készült. Disclaimer Jelen tájékoztató, mely a pályázatok értékelését követõen szerzõdés elõkészítõ tárgyalásra meghívott szervezetek számára készült, a szerzõdés elõkészítõ tárgyalás menetét és a kitöltendõ dokumentumokat mutatja be. A kiadvány tájékoztató céllal készült, tartalma nem helyettesíti a jogi szakértõkkel, illetve az egyéb jogi információs forrásokkal való egyeztetést, amennyiben szükséges. Sem az Európai Bizottság, sem a Bizottság nevében eljáró személy nem tehetõ felelõssé az alábbi tájékoztatóban foglaltak hasznosításáért. A füzetet készítették: Füzesi Adrien (6. és 7. fejezet: 1-8 mellékletek) Gyõri-Farkas Anita (3. fejezet) Heilingbrunner Klára (1., 2., 4., 5. fejezetek és 7. fejezet: 9. melléklet) A kiadvány letölthetõ a Hungary for FP6 projekt honlapjáról: 2

3 Tartalomjegyzék Elõszó BEVEZETÉS ÁTTEKINTÉS...7 Meghívás tárgyalásra...7 Milyen dokumentumokra van szükség a tárgyaláskor?...9 A tárgyalási megbeszélés(ek)...10 A koordinátor...10 A Konzorciumi Szerzõdés...10 Támogatás a tárgyalások alatt...11 Szellemi tulajdonnal kapcsolatos helpdesk MIT, MIÉRT ÉS HOGYAN A TÁRGYALÁSOK SORÁN...12 Szakmai tárgyalások...12 Pénzügyi és jogi tárgyalások...12 A tárgyalások lebonyolítása...13 A Támogatási Szerzõdés aláírása...14 A projekt kezdete...14 Elõfinanszírozás...15 A Résztvevõk Garancia Alapja (PGF)...15 A gyakran feltett tárgyalással kapcsolatos kérdések (GyIK)...16 Fontos információk Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok (GPF)...20 Az adatlapok kitöltése...20 Miért van szükség az adatlapokra?...20 Hová kell küldeni az adatlapokat? AZ ELVÉGZENDÕ MUNKA LEIRÁSA A SZERZÕDÉS I. MELLÉKLETE (Annex I.)...21 A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Együttmûködési projektek esetén...21 A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Kiválósági hálózatok esetében...29 A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Koordinációs akciók esetében...30 A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Támogatási akciók esetében A projekt menetének ellenõrzése és követése...32 A projekt adatlapja...32 Kötelezõ kézzelfogható eredmények...32 Szakmai auditok és projektáttekintõ megbeszélések...33 Pénzügyi Jelentés

4 7. Mellékletek melléklet A tárgyalási mandátum szerkezete melléklet Etikai kérdések tárgyalása melléklet Konzorciumi Szerzõdés melléklet Kiegészítõ követelmények bizalmas információkat felhasználó, érzékeny projektek esetében melléklet Tárgyalási ellenõrzõlista nyomtatvány melléklet Minta az Annex I.-hez Melléklet Alvállalkozás a 7. KP-ban melléklet Hogyan vegyük figyelembe a társadalmi nemek szempontjait a projektekben melléklet Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok GPFs

5 Elõszó A Hungary for FP6 projekt legfontosabb célkitûzése, hogy különbözõ eszközök segítségével növelje a magyarországi kutatás-fejlesztési szervezetek és cégek sikeres részvételét az Európai Unió 6. illetve 7. Keretprogramjában. A fenti célkitûzést különbözõ akciók révén éri el a konzorcium, amelyek egyike a kutatói közösségek támogatása személyre szabott információk szolgáltatásával és segítségnyújtással. Ennek a tevékenységnek fontos része, hogy naprakész és a gyakorlatban hasznosítható dokumentumok álljanak a pályázók, a projektgazdák és az õket segítõ adminisztratív szakemberek rendelkezésére. A jelen kiadvány azon szervezetek számára készült, amelyek pályázatot nyújtottak be a 7. Keretprogram valamely pályázati felhívására, és projektjavaslatukat az Európai Bizottság támogatásra választotta ki. A kedvezõ értékelés és a szerzõdéskötés közötti idõszak tennivalóit, a kitöltendõ dokumentumokat és adatlapokat, valamint az igénybe vehetõ információs forrásokat mutatja be a jelen kiadvány, amely a Negotiation Guidance Notes címû EU kiadvány nem hivatalos magyar nyelvû fordítása. Bízunk benne, hogy a kiadvány megkönnyíti mindazok munkáját, akik 7. Keretprogram pályázataira projektjavaslatokat írnak, vagy 7. KP-os projekteket menedzselnek. Dr. Zrínyi Miklós Tudományos és nemzetközi Rektorhelyettes 5

6 6

7 1. BEVEZETÉS Jelen Útmutató azon pályázók számára készült, akik szerzõdés elõkészítõ tárgyalásra kaptak meghívást projektjavaslatuk bírálatát követõen. Az útmutató az Európai Közösség 7. Keretprogramja, 1 valamint az Euratom 2 program alábbi projekttípusai számára készült: Együttmûködési projektek, Kiválósági hálózatok, Koordinációs és támogató akciók, valamint Egyedi csoportok (különösképpen KKV-k) javára végzett kutatások. A dokumentum áttekintést nyújt a tárgyalási folyamatról és az ahhoz kapcsolódó dokumentumokról. Meghívás tárgyalásra 2. ÁTTEKINTÉS Azt követõen, hogy a pályázat pozitív értékelést kapott és a Bizottság döntött a maximális Közösségi pénzügyi hozzájárulásról, a pályázat koordinátorát levélben felkérik a Bizottsággal való szerzõdést elõkészítõ tárgyalások megkezdésére. A fenti levél tartalmazza az értékelés részletes eredményét és minden olyan szempontot, amelyet a tárgyalások során át kell még tekinteni, valamint a Tárgyalási mandátumot (a tárgyalási mandátum tervezete az 1. számú mellékletben található). A levél melléklete az Értékelési Összefoglaló Jelentés (Evaluation Summary Report ESR), amely a független szakértõk által a Bizottság számára megfogalmazott javaslatokat tartalmazza. Azon pályázatokról, amelyeket etikai szempontból megvizsgáltak, Etikai Áttekintõ Jelentés (Ethical Review Report) is készül. A jelentés ajánlásokat tartalmazhat, amelyeket a szerzõdés elõkészítõ tárgyalás és a munka leírása során figyelembe kell venni (részletes információ az etikai kérdések tárgyalásáról a 2. mellékletben található). Azon pályázatok esetében, amelyek Bizalmas információt eredményezhetnek, további speciális eljárásokról kell egyeztetni a tárgyalás során (a bizalmas információkat tartalmazó, érzékeny témájú projektek tárgyalásáról bõvebben a 4. mellékletben olvashat). A tárgyalási mandátum a tisztázandó kérdéseket és azokat a javasolt változtatásokat tartalmazza, amelyeket a tárgyalás során meg kell beszélni. A dokumentum megadja a rendelkezésre álló maximális Közösségi hozzájárulás mértékét, valamint a projekt javasolt futamidejét is. A Bizottság projektfelelõsének (Project Officer PO) és adminisztratív fe- 1 Az Európai Parlament és a Tanács 1982/2006/EK határozata (2006. december 18.) az Európai Közösség kutatási, technológiafejlesztési és demonstrációs tevékenységekre vonatkozó 7. Keretprogramjáról ( ) HL L 412. szám, p1. 2 A Tanács 2006/970/Euratom sz. határozata (2006. december 18.) az Európai Atomenergia-közösség (Euratom) nukláris kutatási és képzési tevékenységekre vonatkozó 7. Keretprogramjáról ( ). HL L 400.szám p60, amelyet a én megjelent helyesbítés módosított utoljára HL L 54. szám p21. 7

8 lelõsének neve és elérhetõsége ugyancsak a mandátum részét képzi. A PO egy vagy több tárgyalást is kérhet, amelyekre általában Brüsszelben vagy Luxemburgban kerül sor. Amennyiben már rögzítve van a megbeszélések ideje, akkor a tárgyalási mandátum tartalmazza ezek helyét és idejét. A kedvezményezettek jogi státuszának és létezésének ellenõrzése a Támogatási Szerzõdés aláírásának egyik elõfeltétele. Ebbõl a célból a Bizottság létrehozta a Központi Ellenõrzési Csoportot az Egyedi Regisztrációs Rendszer (Unique Registration Facility) részeként. Ez a csoport kapcsolatba lép a potenciális kedvezményezettekkel annak érdekében, hogy megállapítsák azok jogi státuszát és létezését. Azon kedvezményezettek esetében, amelyek akár koordinátorként, akár partnerként több mint euró Közösségi hozzájárulást kérnek a projekt teljes futamideje során, pénzügyi megvalósíthatósági ellenõrzést is végeznek. A meghívólevélnek és /vagy a tárgyalási mandátumnak jeleznie kell: azt a határidõt, ameddig a konzorciumnak el kell készítenie és be kell nyújtania a Támogatási Szerzõdés I. számú mellékletét (Annex I.: Description of Work Elvégzendõ munka leírása) és a Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapokat (GPFs), beleértve az összes alátámasztó dokumentumot, azt a határidõt, amíg a tárgyalásokat be kell fejezni. A meghívólevél néhány honlapcímet is megad, ahol hasznos információkat tartalmazó dokumentumok érhetõk el: Szerzõdéskötési útmutató A modell szerzõdés és mellékletei, valamint egyéb, speciális esetekben alkalmazandó feltételek ( A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok kitöltését és a koordinátor és a PO közötti információcserét segítõ IT eszköz A 7. Keretprogram (7. KP) indirekt akcióival kapcsolatos pénzügyi útmutató (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf) A résztvevõk jogi státuszának és létezésének, valamint mûködési és pénzügyi kapacitásának konzisztens ellenõrzését biztosító szabályok ( Ellenõrzõlista a 7. KP projektjei kapcsán készülõ Konzorciumi Szerzõdés számára (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/checklist_en.pdf) Útmutató a 7. KP projektjeivel kapcsolatos szellemi tulajdonjogi szabályozásról (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/ipr_en.pdf) SME Tech Web ( A modell szerzõdés 3 A tárgyalások megkezdése elõtt ajánlott a modell szerzõdés és mellékleteinek alapos áttanulmányozása ( amelyek a projekt támogatási és adminisztratív jogi keretét képezik. 3 A modell szerzõdés ebben a dokumentumban az összes 7. KP-os támogatási formára vonatkozik, kivéve az Európai Kutatási Tanács (ERC) a tudás határterületein folytatott kutatásokra irányuló akcióit, valamint a humán erõforrást és mobilitást támogató akciókat, amelyek számára külön modell szerzõdés áll rendelkezésre. 8

9 A 7. KP indirekt akcióinak pénzügyi útmutatója A tárgyalások megkezdése elõtt ugyancsak ajánlott a 7. KP indirekt akcióinak pénzügyi útmutatóját alaposan áttanulmányozni. E dokumentum célja, hogy a pályázót tájékoztassa az aláírandó modell szerzõdés pénzügyi rendelkezéseirõl (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf). Milyen dokumentumokra van szükség a tárgyaláskor? A tárgyalások megkezdésekor a pályázótól bekérik a Támogatási Szerzõdés (Grant Agreement) I. mellékletének (Annex I. Description of Work) tervezetét. Ez a dokumentum a pályázat B részének a Bizottság tárgyalási mandátumában megfogalmazott megjegyzéseinek figyelembevételével frissített változata. A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapokat ugyancsak be kell nyújtani. Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok (GPF) A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok (Grant Agreement Preparation Forms GPF) szabványos adatlapok, amelyek olyan információkat tartalmaznak, amelyekre a Támogatási Szerzõdés elkészítése miatt, továbbá programszintû statisztikai információk gyûjtése érdekében van szüksége a Bizottságnak. Ezek az adatlapok kompatibilisek a pályázat beküldése során alkalmazott adatlapokkal, így a pályázati információk nagy része közvetlenül átmásolható a Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapokba. Míg a Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok végsõ változatát minden résztvevõnek alá kell írnia, addig a tervezeteket nem szükséges kézjeggyel ellátni. A Támogatási Szerzõdés I. számú melléklete (Annex I to GA) A Támogatási Szerzõdés I. számú melléklete (továbbiakban: Annex I.) a konzorcium által a projekt során teljesítendõ munka és ahhoz felhasználható erõforrások referencia dokumentuma. A Támogatási Szerzõdés részét képzõ Annex I. célja a projekt megvalósításának és érdemi ellenõrzésének elõsegítése mind a konzorcium, mind a Bizottság számára. A konkrét célokat és az elvárt eredményeket egyértelmûen (mérhetõ módon) kell megfogalmazni, az elvégzendõ kutatási, technológiafejlesztési és demonstrációs feladatokat ugyancsak világosan kell meghatározni, beleértve ebbe a kézzelfogható eredményeket is. Az Annex I. elsõ tervezetét és a Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapokat a Bizottság Projektfelelõsének (PO) kell megküldeni a tárgyalási meghívóban meghatározott határidõn belül. A kézhezvételt követõen a PO változtatásokat vagy javításokat kérhet, amelyekre a konzorciumnak reagálnia kell. A PO és a konzorcium közötti iteráció addig folytatódik ameddig megállapodás nem születik az egyes felmerült kérdésekben. Az iterációs folyamatnak be kell fejezõdnie a tárgyalás lezárulására kitûzött határidõn belül. Amennyiben a kedvezményezettek még nincsenek regisztrálva az Egyedi Regisztrációs Rendszerben, akkor különbözõ igazoló dokumentumokat kell megküldeniük a Bizottságnak annak érdekében, hogy a jogi státuszukat és létezésüket ellenõrizni lehessen. 9

10 Ezen túlmenõen, azon koordinátorok és kedvezményezettek esetében, amelyek eurót meghaladó Közösségi támogatást kérnek, pénzügyi dokumentumokat is be kell nyújtani a pénzügyi megvalósíthatóság ellenõrzése érdekében. A tárgyalási megbeszélés(ek) A projekt méretének és természetének függvényében van szükség a konzorcium és a Bizottság közötti személyes megbeszélés(ek)re. Ennek szükségességérõl a tárgyalásért felelõs Bizottsági PO dönt, aki ezen döntésérõl a szerzõdés elõkészítõ tárgyalások meghívójában értesíti a konzorciumot. A koordinátor bizonyos esetekben néhány partnerrel együtt általában minden megbeszélésen részt vesz. A Bizottságot külsõ szakértõk (pl.: a Bizottságot a pályázat értékelésében segítõ szakértõk) segíthetik a tárgyalások során. A konzorciumi tagok (beleértve a koordinátort) utazási- és szállásköltségeit, melyek a szerzõdés elõkészítõ tárgyalások során merülnek fel, a Bizottság nem téríti meg. A koordinátor A koordinátor vezeti és képviseli a pályázókat a Bizottsággal való tárgyalás során. A pályázók közül csak egy intézmény lehet a koordinátor. A koordinátor intézmény kijelöli egyik munkatársát, aki a továbbiakban végrehajtja a koordinátortól elvárt feladatokat. A koordinátor felelõs a konzorcium és a Bizottság közötti mindennemû kapcsolattartásért. Amennyiben személyes megbeszélésre kerül sor, a koordinátor képviselõje minden esetben részt vesz a megbeszélésen. A Támogatási Szerzõdés életbe lépését követõen a koordinátor jogi kötelessége, hogy közvetítõként mûködjön a Bizottság képviselõi és a konzorcium tagjai között. A koordinátornak gondoskodnia kell arról, hogy az összes kedvezményezett a megadott idõkereten belül társuljon a Támogatási Szerzõdéshez. A koordinátor küldi meg a szükséges dokumentumokat a Bizottságnak és biztosítja a konzorcium és a Bizottság közötti kapcsolatot. Ugyancsak a koordinátor felelõs a projekt pénzügyi kimutatásaiért, valamint a koordinátor bankszámlájára átutalt Közösségi hozzájárulás konzorciumi szinten való elosztásáért. A koordinátor intézmény megválasztásakor éppen ezért figyelembe kell venni a szervezet menedzsment kapacitását, valamint a jogi és pénzügyi stabilitását. Átfogó leírás található a koordinátor szerepérõl a Támogatási Szerzõdés II.2.3 cikkében. A Konzorciumi Szerzõdés A Konzorciumi Szerzõdés (lásd 3. melléklet), amely mindig összhangban áll a Támogatási Szerzõdés rendelkezéseivel, biztosítja a kedvezményezettek közötti belsõ kapcsolat és a felelõsségi viszonyok részleteinek jogi alapját. A Konzorciumi Szerzõdés megkötése minden projekt esetében kötelezõ kivéve, ha a pályázati felhívás nem rendelkezik ellentétesen. A benne foglalt megállapodások nem befolyásolják a Bizottság Támogatási Szer- 10

11 zõdésbõl adódó jogait és a kedvezményezettek Bizottsággal szembeni kötelességeit. Erõsen ajánlott, hogy a Konzorciumi Szerzõdés (elsõ változatban, amely késõbb frissíthetõ) készüljön el a Támogatási Szerzõdés megkötése elõtt, és minden kedvezményezett csatlakozzon a Konzorciumi Szerzõdéshez, mielõtt csatlakozna a Támogatási Szerzõdéshez ( Egyedi csoportok számára végzett kutatások akció esetében a Kapacitások programban megfogalmazottaknak megfelelõen a Támogatási Szerzõdés III. Mellékletének speciális rendelkezéseire kell hivatkozni). Ellenõrzõlista a Konzorciumi Szerzõdéshez A pályázóknak célszerû áttanulmányozniuk a Konzorciumi Szerzõdés ellenõrzõ listáját (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/checklist_en.pdf), amely olyan pontokat tartalmaz, amelyeket a Konzorciumi Szerzõdésben tisztázni kell. Támogatás a tárgyalások alatt A tárgyalásokra felkérõ levél tartalmazza a Bizottság azon tisztviselõjének nevét és kapcsolati adatait, aki a tárgyalásokért felelõs. Ez a személy tud segíteni technikai, jogi és pénzügyi kérdésekben. Amennyiben a pályázóknak általános kérdései vannak a 7. KP modell szerzõdésével kapcsolatban vagy általános jogi és pénzügyi témakörben, akkor ezeket a kérdéseket a linkre célszerû beküldeniük, ahol a Legal/Financial aspects of the Framework Programme menüpontot kell választani. Szellemi tulajdonnal kapcsolatos helpdesk A Közösség által finanszírozott projektekben résztvevõ potenciális és jelenlegi kedvezményezettek szellemi tulajdonjoggal (Intellectual Property Rights IPR) kapcsolatos kérdéseire az IPR-Helpdesk tud válasszal szolgálni. Az ingyenes szolgálat elsõ kézbõl származó információk alapján tanácsadást kínál az IPR-rel kapcsolatos kéréskörben. A szolgálat angol, francia, lengyel, német, olasz és spanyol nyelven mûködik. Tel.: Fax [email protected] Szellemi tulajdonjogi kérdések Az Útmutató a 7. KP projektjeinek szellemi tulajdonjogi szabályairól címû kiadványban (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/ipr_en.pdf) a pályázók áttekintést kaphatnak a 7. KP szellemi tulajdonjogi rendelkezéseirõl. A dokumentum célja az, hogy útmutatást adjon a résztvevõknek azokban a kérdésekben és buktatókban, amelyekkel szembesülhetnek. 11

12 3. MIT, MIÉRT ÉS HOGYAN A TÁRGYALÁSOK SORÁN A tárgyalások általános célja, hogy a projekt számára jóváhagyott költségvetés keretein belül véglegesítsék a Támogatási Szerzõdésben (továbbiakban Szerzõdés) foglalt elvégzendõ feladatok részleteit, valamint pontosítsák a Szerzõdés megkötéséhez szükséges jogi és pénzügyi információkat. A tárgyalási folyamat két fõ részbõl áll: (i) Szakmai (tudományos) tárgyalások (ii) Pénzügyi és jogi tárgyalások. Szakmai tárgyalások A szakmai tárgyalások célja a Szerzõdés 1. mellékletének (Annex I.) véglegesítése, mely az elvégzendõ munka leírásával foglalkozik. Az egyeztetési folyamat ezen szakasza során elõfordulhat, hogy a projektjavaslatot módosítani kell annak érdekében, hogy a tárgyalási utasításban foglalt ajánlásoknak eleget tegyen, a Bizottság ellenõrzi, hogy a projekt céljai megfelelnek-e a SMART kritériumrendszernek (Sajátos, Mérhetõ, Megvalósítható, Valószerû, Aktuális), a projekt teljes munkatervét megfelelõ részletezettséggel meg kell határozni, megfelelõ részletességgel ki kell dolgozni az egyes kedvezményezettek által elvégzendõ feladatokat és a konzorcium jövõbeli lehetséges kibõvítésének részleteit, megegyezésre kell jutni a kézzel fogható eredmények listáját, azok tartalmát, ütemezését, valamint az eredmények terjesztésének mértékét illetõen, megegyezésre kell jutni a projekt mérföldköveit és azok értékelési kritériumait illetõen, meg kell határozni a projekt ellenõrzésének javasolt idõpontjait (amennyiben nem elõre meghatározottak a Szerzõdés különleges feltételeiben), amelyek ideális esetben a jelentésekhez igazodnak. Pénzügyi és jogi tárgyalások A pénzügyi egyeztetések során fõként költségvetési kérdésekben kell egyezségre jutni, mint például a projekt teljes idõtartamának költségvetése, a költségvetés egyes projektperiódusokra való lebontása, valamint az alvállalkozókat és harmadik feleket érintõ kérdések. Ekkor kerül meghatározásra a kezdeti elõfinanszírozás összege, a projektperiódusok és projekt ellenõrzések ütemezése is. A jogi tárgyalások során minden egyes pályázó jogi státuszát elemzik és megvizsgálják, sor kerül a konzorcium végsõ összetételének véglegesítésére, esetleges speciális kikötések és egyéb szempontok meghatározására, mint például a projekt kezdõ idõpontja. 12

13 Az egyeztetési folyamat ezen szakasza során Meghatározzák a projekt összköltségvetését, az összes elszámolható költséget, valamint a Közösségi hozzájárulás maximumát. A személyi és a közvetett költségek kiszámítási módszerét kiemelt figyelemmel kell kísérni. Táblázat formájában kimutatás készül a költségvetésrõl, valamint a Közösségi pénzügyi hozzájárulás tervezett felosztásáról az egyes kedvezményezettek által elvégzendõ tevékenységekre lebontva. Meghatározzák az elõfinanszírozás összegét. Megállapodás születik a projekt kezdõ idõpontjáról, valamint a projekt idõtartamáról. A különleges kikötéseket belefoglalják a Szerzõdésbe. Megállapodás születik a projekt keretében a jövõben meghirdetésre kerülõ kompetitív felhívások (a konzorciumi partnerek körének bõvítését célozza) ütemezésérõl és a konzorcium bõvítéséhez rendelkezésre álló költségvetésrõl. Meghatározzák a beszámolási periódusok ütemezését (rendszerint 12 havonta). Tisztázzák az alvállalkozói vagy harmadik feleket érintõ kérdéseket. Megvizsgálják az egyes pályázók jogi státuszát. Amennyiben a Közösségi hozzájárulás a koordinátor vagy bármely más pályázó esetén meghaladja az eurót, akkor sor kerül ezen szervezetek pénzügyi alkalmassági vizsgálatára a Résztvevõk létezésének, jogi státuszának és pénzügyi kapacitásának következetes ellenõrzését biztosító szabályok címû dokumentumban foglaltaknak megfelelõen. Ezen a ponton a Bizottság azt is megvizsgálja, hogy a javasolt koordinátor intézmény rendelkezik-e a szükséges menedzsment készségekkel, képességekkel, valamint kellõ tapasztalattal a koordinátori feladatok ellátásához. Elõfordulhat, hogy kiegészítõ pénzügyi információkat/dokumentumokat kell benyújtani, olyan esetekben ahol azt a Bizottság szükségesnek ítéli, és azoknál a projekteknél, ahol bizalmas adatokat használnak, vagy azok jönnek létre, vagy kiviteli engedélyt igényelnek, vagy ahol a téma különleges, nemzeti vagy európai biztonságot érintõ jogi korlátozás alá esik (bõvebb információ a 4. mellékletben található). A fenti pontok részletei megtalálhatóak a következõ webcímen elérhetõ Pénzügyi Útmutatóban: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf. A projekteknek lehetõségük van továbbá, hogy bármely, a projekt számára releváns, társadalmi nemekkel kapcsolatos kérdést külön munkacsomagként, vagy egy munkacsomag specifikus feladataként kezeljenek. A 7. Keretprogram által támogatott projektek során az alkalmazott kutatók esetében nyílt és pártatlan kiválasztási eljárást kell biztosítani. A felvételi eljárások során a Bizottság által március 11-én elfogadott Európai Kutatói Chartát és a Kutatók Felvételi Eljárásának Magatartási Kódexérõl szóló ajánlást kell alapul venni, mint irányadást ( A tárgyalások lebonyolítása A tárgyalások végeztével a Szerzõdést illetõ összes szakmai, pénzügyi és jogi kérdésben egyezségre kell jutni, továbbá a konzorciumnak késznek kell lennie arra, hogy a szükséges dokumentumok végsõ változatát elkészítse és megküldje a PO-nak. A papírformában beadandó dokumentumokat, mint például a Szerzõdés elõkészítõ nyomtatványokat (GPFeket), lefûzetlen formában, fehér papíron, eredeti aláírásokkal ellátva kell benyújtani. Miután az összes szükséges jogi és pénzügyi információ megérkezett a Bizottsághoz, és 13

14 azok jóváhagyása is megtörtént, a Támogatási Szerzõdés tervezetét megküldik aláírásra a koordinátor részére. A tárgyalási folyamat segítését célzó ellenõrzõ lista az 5. mellékletben található. A Támogatási Szerzõdés aláírása A Támogatási Szerzõdés kézhezvételét követõen a koordinátor intézmény erre felhatalmazott képviselõje a Szerzõdés két eredeti példányát aláírja az intézmény nevében, majd azokat a Bizottságnak visszaküldi. Amennyiben minden belsõ folyamat sikeresen lezárult, a Bizottság is aláírja ezeket, majd egy cégszerûen aláírt példányt visszajuttat a koordinátor részére. Ezzel egy idõben a koordinátor köteles eljuttatni a többi kedvezményezettnek a Szerzõdés egy másolati példányát, valamint a Form A adatlapot, amellyel a többi kedvezményezett csatlakozni tud a Támogatási Szerzõdéshez. Minden kedvezményezettnek alá kell írnia egy Form A -t 3 megfelelõen kitöltött eredeti példányban, majd azt visszajuttatnia a koordinátorhoz. Amikor a koordinátor is aláírta a Form A -kat, akkor egy eredeti példányt elküld az érintett kedvezményezettnek, egy eredetit megküld a Bizottságnak, egyet pedig megtart a saját nyilvántartása részére. A Bizottsági Támogatási Szerzõdés a projektet teljes egészében lefedi, és minden egyes, a Szerzõdéshez csatlakozott kedvezményezettre nézve kötelezõ erõvel bír. Ennek számos fontos következménye van: Amennyiben egy potenciális kedvezményezett nem csatlakozik a Támogatási Szerzõdéshez, akkor a Szerzõdéshez már csatlakozott kedvezményezettek feladata, hogy elfogadható megoldást ajánljanak a Bizottság számára, akár a hiányzó kedvezményezett munkájának átszervezésével, átvállalásával, akár egy új kedvezményezett bevonásával. A Bizottság felbonthatja a Szerzõdést, amennyiben úgy ítéli meg, hogy e változás következtében a projekt már nem életképes, vagy alapvetõen megváltozott az egyeztetett pályázathoz képest. Amennyiben az egyik kedvezményezett utólag visszalép a Szerzõdéstõl, a többiek kötelesek teljesíteni a konzorcium által vállalt feladatokat, beleértve a visszalépett kedvezményezett számára kiosztott feladatokat is (kollektív szakmai felelõsség). A projekt kezdete A Támogatási Szerzõdés vonatkozó rendelkezései határozzák meg a projekt kezdõ idõpontját. Ez lehet a Szerzõdés hatályba lépését követõ hónap elsõ napja, vagy egy külön meghatározott idõpont. Amennyiben a Konzorcium egy olyan idõpontban szeretné kezdeni a projektet, amely a Szerzõdés hatályba lépésének idõpontjánál korábbi, a kérés alátámasztását teljes részletességgel írásban kell benyújtani a PO-nak a Szerzõdés 1. mellékletének (Annex I.) és a Szerzõdés elõkészítõ dokumentumok véglegesítését megelõzõen. A Bizottság elutasíthatja a kérelmet, amennyiben az adott indokok nem megfelelõek, vagy nem elfogadhatóak. A költségek a projekt kezdõ idõpontjától kezdve merülhetnek fel. Ahol a projekt kezdõ idõpontja megelõzi a Szerzõdés hatályba lépésének idõpontját, a késõbbi kedvezményezetteknek vállalniuk kell annak kockázatát, hogy a Szerzõdés esetleg nem kerül aláírásra. Ilyen esetben a Bizottság nem téríti vissza a felmerült költségeket. 14

15 Elõfinanszírozás Amint a Szerzõdés hatályba lép, a Bizottság megkezdheti az elõfinanszírozás kifizetését a koordinátor számára. Az összeg a tárgyalások során kerül megállapításra. Az elõfinanszírozás célja, hogy a kedvezményezetteknek megfelelõ pénzügyi erõforrást biztosítson a projekt elsõ részének végrehajtásához. A több mint két jelentési periódussal rendelkezõ projektek esetén az elõfinanszírozás mértéke megközelítõleg a periódusokra esõ támogatások átlagának 160%-a lehet (átlag = összes Közösségi hozzájárulás / periódusok száma). A Szerzõdésben meghatározott elõfinanszírozás összege tartalmazza a kedvezményezettek a Résztvevõk Garancia Alapjához (Participants Guarantee Fund PGF, továbbiakban Alap) való hozzájárulását. Ez a teljes igényelt Közösségi hozzájárulás 5%-át jelenti, melyet a Bizottság közvetlenül az Alapnak utal át. A koordinátor csak abban az esetben oszthatja szét az elõfinanszírozást a kedvezményezettek között, ha a (pályázati felhíváshoz tartozó munkaprogramban meghatározott) minimális számú kedvezményezett már csatlakozott a Támogatási Szerzõdéshez, és akkor is csak azoknak, akik aláírták a Form A -t, és ezáltal csatlakoztak a Szerzõdéshez. A Pénzügyi Útmutatóban (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf) bõvebb információ található. A Résztvevõk Garancia Alapja (PGF) A Résztvevõk Garancia Alapja (PGF) egy kölcsönösen hasznos eszköz, amely a szolidaritást hivatott erõsíteni a kedvezményezettek között a Keretprogram szintjén megvalósuló közvetett tevékenységekben. Elsõdleges célja a 7. KP közvetett akcióinak végrehajtása során felmerülõ pénzügyi kockázatok lefedése. Az Alap tõkéje és kamatai teljesítmény-biztosítékot képeznek. Az Alap mindenekelõtt lehetõséget biztosít a Közösségnek arra, hogy mentesítse a kedvezményezetteket az ex-ante (elõzetes) pénzügyi életképesség vizsgálatoktól (néhány esetet kivéve), valamint bármilyen pénzügyi biztosíték követelésétõl, beleértve a bankgaranciát vagy az elõfinanszírozás visszatartását. Következésképpen megkönnyíti a 7. KP tevékenységeinek megvalósítását mind a Bizottság, mind a résztvevõk számára azáltal, hogy lerövidíti a Szerzõdés aláírásának, ill. az egyéb papírmunkáknak az idejét, és egyúttal lehetõvé teszi kisebb szereplõk, mint például KKV-k számára is, hogy a nagyobb kutatási szervezetekhez hasonló feltételek mellett jussanak Közösségi támogatáshoz. Minden kedvezményezettnek, amely vissza nem térítendõ összeg formájában kap támogatást a Közösségtõl indirekt tevékenységek végrehajtásához hozzá kell járulnia a PGFhez a tevékenység teljes idõtartama alatt. A kezdeti elõfinanszírozás konzorcium részére történõ átutalásakor a Bizottság levonja a megfelelõ PGF hozzájárulást és átutalja a számlavezetõ bank részére. A levonás összege a Támogatási Szerzõdés 5. cikkében meghatározott összes Közösségi pénzügyi hozzájárulás 5%-val lesz egyenlõ. A végsõ kifizetéskor a kedvezményezettek visszakapják az alaptõkéjüket kivéve, ha a PGF veszteségeket szenvedett. Ilyen esetben a Bizottság a kedvezményezettek felé való tartozásának maximum 1%-át vonja le, kivéve a köztestületeket, azon jogi személyeket, amelyeknek a Szerzõdésben való részvételét egy tagállam vagy csatlakott ország garantálja, illetve a középés felsõoktatási intézményeket. 15

16 A gyakran feltett tárgyalással kapcsolatos kérdések (GyIK) A részvételt és a Támogatási Szerzõdést érintõ GyIK-ek rendszeresen frissített listája az alábbi honlapon érhetõ el: A kedvezményezetteknek ajánlott rendszeresen áttanulmányozni a listát, mivel segítségükre lesz a tárgyalások során. Az egyeztetések során gyakran elõforduló kérdések listája a következõ. A projekt elõkészítéssel és tárgyalással kapcsolatos költségek: A Bizottság nem finanszírozza a projektjavaslat elkészítésével, vagy a tárgyalások lebonyolításával kapcsolatos költségeket, még abban az esetben sem, ha a projekt kezdõ idõpontja megelõzi a Szerzõdés hatályba lépésének dátumát. Ez azt is jelenti, hogy a Bizottság nem téríti meg a konzorcium tagjainak a szerzõdéskötési tárgyalásokkal kapcsolatos utazási költségeket vagy a napidíjat. Bankszámla: A koordinátornak euró alapú bankszámlát kell nyitnia, hogy a Közösségi pénzügyi hozzájárulás és a kapcsolódó kamatok beazonosíthatóak legyenek. Visszalépõ pályázók: Abban az esetben, ha egy vagy több, a projektjavaslatban résztvevõ szervezet még a tárgyalások ideje alatt vissza kíván lépni a részvételtõl, akkor a Bizottság mérlegeli a bírálók véleményének fényében, hogy a visszalépõ pályázó(k) szerepe nem volt-e nélkülözhetetlen a javasolt projekt sikeréhez (ebben az esetben a tárgyalások folytathatók), vagy alapvetõ fontosságú a javasolt projektben (ez a tárgyalások megszakításával és a projektjavaslat elutasításával járhat, vagy annak felfüggesztésével mindaddig, amíg a Konzorcium nem talál egy elfogadható helyettesítõt). Amennyiben a Szerzõdésben szereplõ egyik kedvezményezett nem írja alá a Szerzõdést, a Bizottság felfüggesztheti a tárgyalásokat, vagy késõbb felbonthatja a Szerzõdést, hacsak a Konzorcium többi tagja nem ajánl egy alternatív megoldást, amelyet a Bizottság elfogad. A Konzorciumon belüli konfliktusok: Elvárás, hogy a tárgyalások során két vagy több pályázó között felmerülõ potenciális konfliktusokat a pályázók belsõleg oldják meg. Amennyiben nem születik megegyezés, a Bizottság úgy dönthet, hogy közbelép, és akár a tárgyalásokat is megszüntetheti. A jogi létezés a Szerzõdés elõfeltétele: A Bizottság csak létezõ szervezetekkel tud tárgyalásokat folytatni és Szerzõdéseket felajánlani; a résztvevõnek jogilag hamarabb kell léteznie, mint ahogy megtörténik a Támogatási Szerzõdés aláírása, vagy a Szerzõdéshez való csatlakozás. Ez azt is jelenti, hogy a pályázóknak a Szerzõdés idõpontjában már jogilag létezniük kell. Konzorciumi Szerzõdés: A Konzorciumnak a lehetõ legmagasabb prioritással kell kezelnie a belsõ Konzorciumi Szerzõdés véglegesítését a Támogatási Szerzõdés aláírását megelõzõen, és bizonyos, szellemi tulajdont érintõ rendelkezésekben egyezségre kell jutni a Közösségi Támogatási Szerzõdés aláírását megelõzõen. Változtatások a konzorciumban/munkatervben: A tárgyalás során elõfordulhat, hogy a konzorcium változtatni kíván a munkaterven, vagy a konzorcium összetételén a javaslat elkészítése óta bekövetkezett események következményeként. Változtatásokra az értékelés eredményeként is szükség lehet. A Bizottság ezeket figyelembe veszi, ugyanakkor az értékelési eredményeket tiszteletben tartja. Amennyiben az átdolgozott munkaterv, vagy kon- 16

17 zorcium olyan mértékben tér el az eredetitõl, hogy az értékelés más eredményeket mutatna, akkor a Bizottság visszautasítja a változásokat, vagy végül megszakítja a tárgyalásokat. Koordinátorváltás: A pályázóknak a Konzorciumon belül kell kiválasztaniuk azt a szervezetet (és azon belül is a személyt), aki a továbbiakban betölti a koordinátor szerepét, és ezt javaslatként meg kell küldeniük a Bizottságnak. A pályázók részérõl ez a személy fogja a tárgyalásokat vezetni. Leggyakrabban ez az a szervezet és személy, aki a projektjavaslat írását és a beadást koordinálta, de másik pályázó is magára vállalhatja a szerepet, amennyiben a Konzorcium tagjai ebben állapodnak meg. Bármely esetrõl is legyen szó, a Konzorcium által választott koordinátor személyét illetõen szükség van a Bizottság beleegyezésére. Abban az esetben, ha a Bizottság okkal megkérdõjelezi a kívánt szervezet menedzsment és koordinációs képességeit, vagy pénzügyi stabilitását, a Bizottság kérheti a Konzorciumtól másik koordinátor intézmény kiválasztását a Konzorciumon belül. Emberi erõforrások csökkentése: A projektjavaslat értékelésének eredménye az emberi erõforrások egy bizonyos szintjén alapszik, és a támogatás mértéke alapvetõen ezzel van összefüggésben. Ha a tárgyalások ideje alatt a Konzorcium változtat az emberi erõforrás igényén (vagy bármely más jelentõs költségén), a Bizottsági támogatás összege változhat, de emelkedni nem fog. Költségek becslése: A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok és a Támogatási Szerzõdés 1. mellékletében (Annex I.) a pályázóknak meg kell becsülniük a költségek részleteit a projekt idõtartamára annak érdekében, hogy a Bizottság meghatározhassa a Közösség pénzügyi hozzájárulásának maximumát és kiszámíthassa az elõfinanszírozás összegét. A köztes és a végsõ kifizetések a ténylegesen felmerült és a Bizottság által elfogadott elszámolható költségek alapján történnek. A személyi kifizetések átlag vagy becslés szerint is történhetnek a Szerzõdésben foglaltaknak megfelelõen. Alvállalkozói szerzõdések: A kedvezményezetteknek rendelkezniük kell a projekt feladatainak végrehajtásához szükséges kapacitásokkal. Kivételes esetben, néhány behatárolt feladat elvégeztethetõ harmadik felekkel. A kedvezményezettnek biztosítania kell, hogy a munka alvállalkozónak való kiadása nincs hatással a kedvezményezett tulajdonát képezõ ismeretek terjesztésére és használatára, valamint a Konzorcium jogaira. Emellett, a kedvezményezettnek gondoskodnia kell arról, hogy a munka költsége ésszerû maradjon, valamint meg kell indokolnia az alvállalkozó bevonásának szükségességét. A fentiek alapján a Bizottság kérheti, hogy a javasolt alvállalkozó váljék kedvezményezetté. Ezenkívül a Bizottság megkérdõjelezheti egy olyan kedvezményezett folyamatos jelenlétének szükségességét, amely a munka jelentõs részét alvállalkozókkal oldja meg, hiszen az alvállalkozók alkalmazása megkérdõjelezi a kedvezményezett képességét a projekt keretében elvégzendõ feladatok végrehajtására. Az alvállalkozói szerzõdéseket a legjobbat a lehetõ legkedvezõbb áron, átláthatóság és egyenlõ bánásmód elvek alapján kell értékelni. A 7. KP során alkalmazható alvállalkozói szerzõdésekrõl részletesebben a 7. mellékletben és a Pénzügyi Útmutatóban (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf) olvashat. Alvállalkozói szerzõdések KTF szereplõkkel (KKV-k javára végzett kutatás): A kutatási és technológiafejlesztési (KTF) tevékenységet végzõ szereplõkkel kötött alvállalkozói szerzõdések kiterjednek az KTF szereplõk azon költségeinek díjazására, amelyeket kutatás- és technológiafejlesztési tevékenységekre és/vagy demonstrációs tevékenységekre fordítottak. Az alvállalkozás elszámolható költségként jelenik meg a KKV résztvevõk számára (vala- 17

18 mint a többi vállalkozás és a végfelhasználók számára, amennyiben érinti õket), amelyet a kutatás- és technológiafejlesztési tevékenységek és/vagy demonstrációs tevékenységek szempontjából alkalmazandó támogatási aránynak megfelelõen visszatérítenek. Költség modellek: A korábbi Keretprogramokkal ellentétben nincsenek elõre meghatározott költség elszámolási modellek a 7. KP-ban. Ugyanakkor a különbözõ típusú szervezetek különbözõ térítési rátával rendelkezhetnek elszámolható költségeiket illetõen, és különbözõ lehetõségeik vannak a közvetett költségek kiszámítására és igazolására. A térítés mértékének részletei megtalálhatóak a 7. KP indirekt akcióinak Pénzügyi Útmutatójában, valamint a modell szerzõdésben. Bizalmas információk és kiviteli engedélyek: Azon projektek esetében, ahol a projekt során bizalmas adatokat használnak vagy azok jönnek létre, vagy kiviteli engedélyt igényelnek, vagy ahol a téma különleges, nemzeti vagy európai biztonsággal kapcsolatos jogi korlátozás alá esik, a Szerzõdés részeként el kell készíteni az ún. Biztonsági Aspektusok Levelét (Security Aspect Letter (SAL)) (részletek a 4. mellékletben). Elõfinanszírozás: A Bizottság a Szerzõdés életbe lépését követõ 45 napon belül utalja az elõfinanszírozás összegét, kivéve, ha egy külön kikötés másképp nem rendelkezik. Kiegészítések, módosítások: A Szerzõdés módosítására vonatkozó indokolt kérelmet a Bizottság mérlegeli (külsõ szakértõk lehetséges bevonásával, pl. jelentõs változások esetén), feltéve, hogy azok a projekt alapvetõ jellegén nem változtatnak. Az elvégzendõ munka szakmai tartalmának nagymértékû változtatásához a Bizottság jóváhagyása szükséges. A konzorcium kiegészítésére és módosítására vonatkozó kéréseket a koordinátornak kell írásban benyújtania a konzorcium nevében, a koordinátor szervezet aláírásra jogosult személyének aláírásával. A közvetett költségszámítás módszertani igazolásának és az átlagos személyi költség igazolásának költsége: Az idõszakos pénzügyi elszámolás mellett a 7. KP lehetõvé teszi a több projektben is résztvevõ kedvezményezettek számára, hogy a költségek kiszámításának módszerérõl igazolást nyújtsanak be (mind a személyi, mind a közvetett költségek vonatkozásában). Ez lehetõvé teszi ezen kedvezményezettek számára, hogy benyújtsanak egy igazolást azon módszerrõl, amit alkalmazni fognak a személyi és közvetett költségek megállapításakor (nem az egyéb költségek esetében) a 7. KP teljes idõtartama alatt. Ez az igazolás a módszerrõl elfogadható biztosítékként szolgál a Bizottság számára a kedvezményezettek költségkiszámítási módszereinek megbízhatóságára a jövõbeni személyi és közvetett kiadások költségigényének, valamint a kapcsolódó irányítási rendszerek tekintetében. Ennek következtében ezek a kedvezményezettek felmentést kapnak a pénzügyi elszámolások idõszakos igazolásának megküldése alól. Ezt az igazolást a Bizottságnak elõzetesen el kell fogadnia. A 7. KP modell szerzõdése szerint a módszerigazolás költsége ami az idõszakos pénzügyi elszámolásoktól eltérõen, mint olyan, egyik projekthez sem kapcsolódik elszámolható költség. Annak érdekében, hogy ez a típusú költség ne terhelje aránytalanul az egyes projektek Bizottsági támogatását, fontos hogy a konzorcium tagjai elõre jelezzék abbéli szándékukat, hogy ilyen igazolást kívánnak benyújtani, és már a projektjavaslat készítésekor és a tárgyalások során ismét határozzák meg a becsült költségeket. Ily módon, ez a költség kellõ idõben elõre látható a projekt költségvetésében. 18

19 Az átlagos személyi költségszámítás módszertani igazolásának költsége: Minden olyan kedvezményezettnek, amely átlagos költséget kíván használni a személyi költségek támogatásához, be kell küldenie egy igazolást arra vonatkozóan, hogy hogyan számították ki azt az átlagos költséget, amelyet a 7. KP során a személyi költségek (nem az egyéb költségek) meghatározásához használni fog az adott szervezet. Ez az igazolás elfogadható biztosítékként szolgál a Bizottság számára a kedvezményezettek költségkiszámítási módszereinek megbízhatóságára vonatkozóan a jövõbeni személyi költségek tekintetében. Igy ezek a kedvezményezettek átlagos személyi költséget használhatnak a pénzügyi jelentéseikben. Az igazolás hiányában a kedvezményezettek kizárólag az aktuális személyi költséget számolhatják el. Az igazolást a Bizottságnak elõzetesen el kell fogadnia. A 7. KP modell szerzõdése biztosítja, hogy az átlagos személyi költségszámítás módszertani igazolásának költségei elszámolhatók. Annak érdekében, hogy ez a költség ne terhelje aránytalanul az egyes projektek Bizottsági támogatását, fontos hogy a konzorcium tagjai elõre jelezzék abbéli szándékukat, hogy ilyen igazolást kívánnak benyújtani, és már a projektjavaslat készítése idején és a tárgyalások során ismét határozzák meg a becsült költségeket. Ezáltal ez az összeg elõre betervezhetõ a projekt költségvetésébe. Fontos információk A tárgyalások megkezdésérõl szóló értesítés semmilyen körülmények közt nem garantálja a projekt pénzügyi támogatását vagy a Szerzõdés felajánlását. A Bizottság által a tárgyalási mandátumban kért változtatások konzorcium általi elfogadásától függhet a pályázat pénzügyi támogatása. A projekt pénzügyi támogatásához rendelkezésre álló maximális összeget a tárgyalási mandátum tartalmazza. A támogatás a modell szerzõdés teljesítésétõl függ. Néhány esetben elõfordulhat, hogy a Bizottság nem írhatja alá a Szerzõdést bizonyos jogi entitásokkal pénzügyi bizonytalanság, a Bizottság Pénzügyi Szabályozásának valamilyen korlátozása vagy szabálytalanság, illetve alapvetõ etikai elvek megsértése miatt. Ilyen esetekben a konzorciumnak felajánlható, hogy vagy kevesebb résztvevõvel kezdje meg a projekt végrehajtását, vagy pedig helyettesítse másik résztvevõvel a nem megfelelõ korábbi partnert. Amennyiben a Bizottság nem tud ésszerû bizonyosságot szerezni arra vonatkozóan, hogy a konzorcium rendelkezik a tervezett munka végrehajtásához szükséges pénzügyi és személyi erõforrásokkal, akkor lehetséges, hogy a tárgyalások befejezõdnek, vagy pedig a konzorcium megváltoztatását kéri a Bizottság. A Bizottság igyekszik a támogatásig eltelõ idõt csökkenteni (a pályázat beadási határideje és a Támogatási Szerzõdés aláírása között eltelt idõ). Ennek eredményeként a tárgyalásokra meghívó levél meghatározza azt az idõpontot, ameddig a tárgyalásokat be kell fejezni. Amennyiben a tárgyalások a megadott idõn belül nem fejezõdnek be, a Bizottság megszakíthatja a tárgyalásokat. Azon projektek esetében, ahol a projekt során bizalmas adatokat használnak vagy azok jönnek létre, vagy kiviteli engedélyt igényelnek, vagy ahol a téma különleges, nemzeti vagy európai biztonsággal kapcsolatos jogi korlátozás alá esik, a pályázat támogatása függhet attól, hogy a konzorcium mennyiben képes menedzselni a releváns biztonsági kérdéseket (részletek a 4. mellékletben). 19

20 4. Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok (GPF) Az adatlapok kitöltése A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapokat (Grant Agreement Preparation Forms GPFs, továbbiakban: adatlapok) egy informatikai programmal kell kitölteni. A szerzõdés elõkészítõ tárgyalásra felkérõ levél tartalmazza a programhoz való hozzáférés részleteit. A 9. mellékletben található papír alapú adatlapok (magyarázatokkal kiegészítve) tájékoztató jellegûek. Az informatikai programban a dokumentumok formája eltérõ lesz. Az adatlapokat minden pályázónak ki kell töltenie (még azoknak a partnereknek is, amelyek nem kérnek Közösségi pénzügyi hozzájárulást). Az adatlapok között az egyes pályázókra vonatkozó rész mellett olyan rész is található, amelyet a koordinátor tölt ki az egész projektre vonatkozóan. Az adatlapok kitöltéséhez kötelezõ az informatikai programot használni. A program segítségével a koordinátor létre tudja hozni a projekt összes partnerének adatlapjait, és egyben a program lehetõséget kínál arra is, hogy a Bizottsággal iteratív tárgyalási módon több változatot is leegyeztessen a koordinátor. Miért van szükség az adatlapokra? Az adatlapokat azért dolgozták ki, hogy a projekttárgyalást és a Szerzõdés elkészítését megkönnyítsék. Az adatlapokat a Szerzõdést aláíró kedvezményezettek azonosítására és az elszámolható költségek és a Közösségi hozzájárulás meghatározására használják. Az adatlapokon található egy szabványos nyilatkozat, amelyet minden résztvevõ szervezetnek alá kell írnia. A projekt adatlapja fõként az A1 és A2 adatlapokból származó bizonyos információk alapján készül el (lásd a következõ fejezetet). A költségvetési és a projektet összefoglaló adatlapokat a Szerzõdés 1. mellékletébe (Annex I.) illesztik be. Az adatlapokat referenciaalapként is használhatja a Bizottság a projekt futamideje alatt beérkezett pénzügyi jelentések során. Ennek alapján tehát bár az adatlapok nem képezik a Szerzõdés részét (kivéve a költségvetési és a projektet összefoglaló adatlapokat) nagyon fontos, hogy az azokban található információk pontosak legyenek. Hová kell küldeni az adatlapokat? A kitöltött adatlapok elsõ változatát az elsõ tárgyalási megbeszélést megelõzõen elektronikusan kell megküldeni a PO-nak. Amint megállapodás született az adatlapok végsõ változatáról, egy kötetlen, fehér papírra nyomtatott és eredeti aláírásokkal ellátott változatot kell postai úton és egy GPF-szerkesztõvel elkészített változatot elektronikus úton eljuttatni a PO-nak. Amennyiben a PO másként nem kéri, minden egyéb alátámasztó dokumentumot, amelyet a Bizottság kér, egy példányban kell beküldeni. 20

21 5. AZ ELVÉGZENDÕ MUNKA LEIRÁSA A SZERZÕDÉS I. MELLÉKLETE (Annex I.) A Szerzõdés I. mellékletének (továbbiakban Annex I.) szerkezete, amely az elvégzendõ munka leírását tartalmazza, minden támogatási forma esetében azonos, bár bizonyos részei lehetnek támogatási forma specifikusak. Ebben a fejezetben az Annex I. Együttmûködési projektek, Kiválósági hálózatok és Koordinációs és támogatási akciók esetében érvényes szerkezetét mutatjuk be magyarázatokkal. A többi támogatási forma tekintetében az alábbi fejezet az Annex I csak azon részeit magyarázza meg, amely az adott támogatási forma esetében specifikus. A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Együttmûködési projektek esetén Az Annex I. (az elvégzendõ munka leírása) két részbõl áll: A rész (költségvetés leosztás és összefoglaló, továbbiakban: Part A) és B rész (elvégzendõ munka leírása, továbbiakban: Part B). Minden oldalnak számozottnak kell lennie, fel kell tüntetni az összes lap tetején a projekt betûszavát, számát és a dokumentum készítésének idejét. Az Annex I. Part A része tartalmazza a résztvevõk listáját, a költségvetés lebontását és a projekt összefoglalóját. Az Annex I. Part B része a pályázat Part B részében található információk alapján készül el. A tárgyalási fázisban az eredeti pályázat fejezeteinek frissítését és átdolgozását, egyes fejezetek rövidítését vagy más fejezetek részletesebb kidolgozását kérheti a Bizottság a konzorciumtól. Az Annex I. kidolgozása során alkalmazandó számozás és forma adott (lásd a 6. melléklet). Az Együttmûködési projektek esetében alkalmazandó számozás és forma az alábbi: A Szerzõdés I. mellékletének szerkezete Együttmûködési Projektek esetében Part A A1. A költségvetés lebontása és a projekt összefoglalója A.1 A projekt általános költséglebontása A.2 Projekt összefoglaló A.3 A kedvezményezettek felsorolása Part B B1. Koncepció és célkitûzések, elõrelépés a tudomány jelenlegi állásához képest, kutatási/technológiai módszertan és munkaterv 21

22 B.1.1 Koncepció és a projekt célkitûzése(i) B.1.2 Elõrelépés a tudomány jelenlegi állásához képest B.1.3 Kutatási/technológiai módszertan és a hozzá tartozó munkaterv B Általános stratégia és leírás B A munkacsomagok és komponenseik idõzítése B A munkacsomagok felsorolása / áttekintése B A kézzelfogható eredmények listája B A munkacsomagok leírása B Az erõforrások lebontása a projekt teljes idõtartamára B A mérföldkövek felsorolása és a projektáttekintõ megbeszélések tervezése B2. Megvalósítás B.2.1 Menedzsmentszerkezet és folyamatok B.2.2 Kedvezményezettek B.2.3 A konzorcium Ha szükséges [Alvállalkozás] Ha szükséges [Harmadik országból származó kedvezményezettek támogatása] Ha szükséges [Jövõbeli kedvezményezettek /kompetitív felhívások] Ha szükséges [Harmadik felek] B.2.4 Biztosítandó erõforrások B3. Potenciális hatás B.3.1 Stratégiai hatás B.3.2 Az elért eredmények hasznosításának és terjesztésének terve Ha szükséges [Hozzájárulás szabványokhoz] [Hozzájárulás a politikai döntésekhez] [Kockázatelemzés és kapcsolódó kommunikációs stratégia] [B4.Etikai kérdések] ha szükséges [B5.A társadalmi nemek figyelembe vétele] opcionális Ahol szükséges, ott az alábbi szöveg jelzi, hogy az Annex I. egyes fejezetei és alfejezetei esetében az eredeti pályázathoz képest változtatás szükséges és/vagy kért. Borító A Szerzõdés Annex I.-ének borítója a pályázati információkat és a pályázat során használt betûszót (rövidítést) tartalmazza. Ezt a formát nem szabad megváltoztatni (lásd a 6. mellékletet). Tartalomjegyzék A tartalomjegyzéknek oldalszámozást kell tartalmaznia. 22

23 Part A A költségvetés lebontása és a projekt összefoglalója A Part A a Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok két adatlapját tartalmazza. Adatlap a költségvetés lebontásáról (az A3.2 adatlap másolata). Projekt összefoglalás (az A1 adatlap másolata). Kedvezményezettek felsorolása Part B A Szerzõdés Part B része a pályázat Part B részében található információk alapján készül el. B1. Koncepció és célkitûzések, elõrelépés a tudomány jelenlegi állásához képest, kutatási/technológiai módszertan és munkaterv B.1.1 Koncepció és a projekt célkitûzése(i) Ennek a résznek az eredeti pályázat Part B részének 1.1 pontja alapján kell elkészülnie. Meg kell magyarázni a projekt koncepcióját. Melyek voltak a legfontosabb vezérlõ ötletek a munkaterv felvázolásakor? Részletesen írja le a projekt célkitûzéseit, fõleg mérhetõ és ellenõrizhetõ formában. A célkitûzéseknek a projekt alatt elérhetõnek kell lenniük (nem a projektet követõ fejlesztések eredményeképpen); specifikusnak és idõben meghatározottnak kell lenniük (pl. mikor/melyik mérföldkõnél kell elérni az adott célkitûzést), kapcsolatban kell lenniük a mérföldkövekkel, amelyeket az 1.3 fejezetben határoznak meg. B.1.2 Elõrelépés a tudomány jelenlegi állásához képest Ennek a résznek az alapjául az eredeti pályázat Part B részének 1.2 fejezete szolgál, de a tudomány jelenlegi állásának leírása rövidebb legyen, míg a kiinduló helyzet leírásával és a teljesítmény / kutatási indikátorok meghatározásával ki kell egészíteni az eredeti szöveget. Be kell mutatni a tudomány jelenlegi állását az adott területen, és azt az elõrelépést, amelyet a projekt kínál. Külön részben, érthetõen meg kell határozni a projekt kiindulópontját olyan szempontból, hogy hol kezdõdik a projektmunka ; melyek az alapadatok, amelyekhez képest a projektben mérni fogják az elõrehaladást; valamint melyek az elérendõ célok (pl.: elõrehaladás a tudomány jelenlegi állásához képest, innovációs/kiaknázási potenciál növelése, stb.). A konzorciumnak meg kell határoznia azokat a kritériumokat és teljesítmény/kutatási indikátorokat, amelyek segítségével a projekt eredményeit, elõrehaladását és hatását mérni lehet a projektáttekintõ megbeszélések és értékelések során. B.1.3 Kutatási/technológiai módszertan és a hozzá tartozó munkaterv Ez a rész a pályázat Part B részének 1.3 pontja alapján készül. Ez a rész mutatja be a tudományos és technológiai megközelítést és a célok eléréséhez szükséges részletes munkatervet a projekt teljes futamidejére vetítve. 23

24 Munkacsomagokra (WP) lebontva kell bemutatni a részletes munkatervet, amelynek követniük kell a projekt megvalósításának logikai fázisait. Kötelezõ jelleggel tartalmaznia kell konzorciummenedzsmenttel és az elõrehaladás, valamint az eredmények értékelésével foglalkozó részeket (a menedzsmentmódszerekkel az Annex I. 2. fejezetében kell részletesen foglalkozni). Amennyiben a projekt jellegébõl fakadóan szükséges, akkor a munkatervnek tartalmaznia kell egy külön munkacsomagot, amely az ismeretek terjesztésével, az eredmények használatának/kiaknázásának tervezésével foglalkozik. Összefoglalóan elmondható, hogy a munkatervnek megfelelõen részletesnek kell lennie ahhoz, hogy a javasolt erõforrások szükségességét igazolja, és lehetõvé tegye a Bizottság számára a folyamatok ellenõrzését. A fejezet alapvetõ elemei: B Általános stratégia és leírás: Ebben a részben kell bemutatni a munkaterv mögötti stratégiát, a munkaterv szerkezetét és meg kell magyarázni, hogy mindez hogyan vezeti a résztvevõket a projekt céljainak eléréséhez. Ugyancsak ebben a fejezetben kell rávilágítani az esetleges, komoly kockázatokra és leírni az elõre nem látott kockázatok esetén alkalmazandó eljárásokat. B A munkacsomagok és komponenseik idõzítése: Grafikus eszköz segítségével (pl. GANTT diagram) ábrázolandó az egyes munkacsomagok és komponenseik idõzítése. Az idõzítésnek hónapokban kifejezve relatívnak kell lennie (pl.: 3. projekthónap, 18. projekthónap). Az 1. hónap a Támogatási Szerzõdésben meghatározott kezdõidõpontot jelenti. B A munkacsomagok felsorolása / áttekintése: Minden munkacsomag csak egy specifikus tevékenységi típushoz kötõdhet, amelyet az adott támogatási forma megenged 4 : pl.: kutatással, technológiafejlesztéssel és innovációval kapcsolatos tevékenységek, demonstráció, konzorciummenedzsment, továbbképzések stb. A túl nagy és idõben elhúzódó munkacsomagok megnehezítik a technológiai elõrehaladás ellenõrzését, ezért lehetõleg kerülendõk. A munkacsomagok felsorolásához a pályázatban alkalmazott formát kell alkalmazni. Minta a 6. mellékletben található. B A kézzel fogható eredmények listája: Táblázatos formában kell feltüntetni a kézzel fogható eredmények (Deliverables) listáját 5, sorszámmal, címmel, ellenõrzést lehetõvé tevõ rövid leírással, munkacsomag referenciaszámmal, a kézzel fogható eredmények elkészítéséért felelõs partner nevével. Jelezze a kézzel fogható eredmények típusát, 4 Az egyes támogatási formák esetében megengedett tevékenységtípusok: RTD = Kutatás és technológiafejlesztés, beleértve a tudományos koordinációt együttmûködési projektek és kiválósági hálózatok esetében alkalmazható, DEM = demonstráció együttmûködési projektek esetében alkalmazható, OTHER = egyéb tevékenységek (beleértve a menedzsmentet) alkalmazható együttmûködési projektek, kiválósági hálózatok és CSA esetében, MGT = konzorciummenedzsment minden támogatási forma esetében alkalmazható, COORD = koordinációs tevékenységek kizárólag koordinációs akciók esetében alkalmazható, SUPP = támogató tevékenységek kizárólag támogatási akciók esetében alkalmazható. 5 A bizalmas információkat is felhasználó projektek esetében külön táblázatos listát kell használni a biztonsági szempontból érzékeny, kézzel fogható eredmények felsorolásához. 24

25 biztonsági besorolását és az elkészítés határidejét, amikor a kézzel fogható eredményeket a Bizottságnak be kell nyújtani. Minta a 6. mellékletben található. A projekt minden jelentõs elemének kézzel fogható eredménnyel kell zárulnia, amely gyakorlatilag az elvégzett munka konkrét eredménye és bizonyítéka. A kisebb munkacsomagok zárulhatnak egy kézzel fogható eredménnyel is, míg a nagyobb munkacsomagok több kézzel fogható eredményt is készíthetnek. Korlátozott számú kézzel fogható eredményt kell meghatározni, de azoknak jól specifikáltnak és ellenõrizhetõnek kell lenniük. A konzorcium nevében a koordinátornak minden felsorolt kézzel fogható eredményt minõségi szempontból ellenõriznie kell, majd áttekintésre és elfogadásra meg kell küldenie Bizottságnak. A kézzel fogható eredményeket érthetõ módon körül kell írni, megadva, hogy tartalom és részletek tekintetében mi várható az adott eredmény esetében. A kézzel fogható eredmény lehet jelentés vagy tevékenység, mint például egy prototípus létrehozása, demonstráció kialakítása (mindkettõhöz rövid jelentés is csatolandó, amely az eredményeket írja le), konferencia megrendezése a kapcsolódó jegyzõkönyvek elkészítésével, egy könyv kiadása, egy specifikáció teljesítése stb. Mivel a kézzel fogható eredmények a munka elõrehaladásáról szolgálnak információval, ezért hosszabb szünetek nélküli rendszeres ütemtervet kell tervezni. A kézzel fogható eredmények elkészítési és beküldési határidejének az egész projekt futamidejét le kell fedniük és koncentrálhatók a projektáttekintõ megbeszélések idõzítéséhez. Mivel a 7. Keretprogramot közpénzbõl finanszírozott, ezért a kézzel fogható eredmények ésszerû mennyiségének a nem bizalmas kategóriába kell esnie, azaz publikálásra alkalmasnak kell lennie. Néhány jelentés / kézzel fogható eredmény kötelezõ jellegû minden projekt esetében, errõl a 6. fejezet ad bõvebb tájékoztatást. B A munkacsomagok leírása: Minden munkacsomagnak a projekt egy-egy fontosabb szakaszát kell képviselnie, és ellenõrizhetõ végponttal kell rendelkeznie (általában egy kézzel fogható eredménnyel, vagy a projekt egyik fontos mérföldkövével). Minden munkacsomagot a pályázatban használt módon, precízen, egyértelmûen és kvantitatív módon kell bemutatni. Minta a 6. mellékletben található. B Az erõforrások lebontása a projekt teljes idõtartamára: Két projekterõforrás táblázat segítségével ebben a fejezetben kell feltüntetni az egyes kedvezményezettek által a különbözõ tevékenységek megvalósításához rendelt emberhónapokat a projekt egész futamidejére lebontva. Minta a 6. mellékletben található. Az elsõ táblázat azonos azzal, amely a pályázatban is megtalálható, míg a második táblázat az elsõ táblázat résztvevõnként és tevékenységtípusokra lebontott, kibõvített változata. Erre a táblázatra az igényelt Közösségi támogatás helyes megállapítása miatt van szükség, mivel különbözõ visszatérítési arányokat kell alkalmazni az egyes tevékenységtípusok esetében. 25

26 B A mérföldkövek felsorolása és a projekt elõrehaladását vizsgáló megbeszélések tervezése: Minden mérföldkövet az elvárt eredményekben és teljesítményben kifejezve kell megadni. A mérföldkövek olyan pontok, amikor nagy eredményeket ér el a konzorcium, amelyek alapként szolgálnak a következõ munkafázishoz, vagy ellenõrzõpontok, amikor döntéshozatalra van szükség (pl.: mérföldkõre lehet szükség, amikor egy fontos eredményt elér a projekt, és a sikeres teljesítés a következõ munkafázis megkezdésének az elõfeltétele). Egy másik példa lehet az a pont, amikor több technológia közül választanak a projekt következõ fázisának a megvalósítása elõtt. Ezen túlmenõen a pályázatban alkalmazott, mérföldkövekrõl szóló összefoglalót kibõvített változatban ugyancsak ebben a fejezetben kell megjeleníteni. A projekt során tervezett projektáttekintõ megbeszélések tervezett idõzítését ugyancsak ennek a fejezetnek kell tartalmaznia. A megbeszélést a fontosabb mérföldkövek után, ideális esetben a meghatározott projekt jelentési idõszak lezárulásával párhuzamosan érdemes idõzíteni. Mindkét táblázathoz minta a 6. mellékletben található. B2. Megvalósítás B.2.1 Menedzsmentszerkezet és folyamatok Ez a fejezet tartalmazza a projekt szervezeti szerkezetét és a magas szintû döntéshozatal módját. Le kell írnia, hogy a projekt menedzsment hogyan biztosítja a projektcélok elérését. Amennyiben a projekt futamideje alatt új partnerek bevonására kerül sor, akkor le kell írni, hogy a menedzsmentszerkezet hogyan fog ehhez alkalmazkodni. B.2.2 Kedvezményezettek Ezt a fejezetet a pályázat Part B részének 2.2 pontja alapján kell elkészíteni, de lehetõség szerint rövidebb formában, amennyiben ezt a PO kéri. A Bizottság kérésére az Annex I. függelékében megadható a teljes leírás. Minden kedvezményezett esetében meg kell adni a szervezet rövid leírását (a projekt megvalósításában résztvevõ fontosabb személyek nevét is), a projektben elvégzendõ legfontosabb feladatokat és a feladatok szempontjából releváns korábbi tapasztalatot. Rövid profil segítségével be kell mutatni a projektmunkában résztvevõ személyeket partnerenként. Amennyiben a megadott személyek valójában nem vesznek részt a munkában, vagy mások helyettesítik õket a Bizottság tudomása nélkül, akkor úgy tûnhet, hogy a kedvezményezettek nem teljesítik a munka technológiai minõsége iránti kötelességeiket. Mindez a projekt mélyebb átvizsgálásához vezethet. B.2.3 A konzorcium Ez a fejezet a pályázat Part B részének 2.3 pontja alapján készül. Le kell írni, hogy a kedvezményezettek kollektíven hogyan képeznek olyan konzorciumot, amely képes a projektcélok elérésére, és egyedileg mennyire alkalmasak a rájuk szabott feladatok elvégzésére. Mutassa be a kedvezményezettek egymást kiegészítõ voltát, és azt, hogy a konzorcium összetétele megfelelõen kiegyensúlyozott a projekt célkitûzései szempontjából. 26

27 Amennyiben az adott projekt esetében szükséges, akkor be kell mutatni az eredmények kiaknázásának biztosítása érdekében bevonni tervezett ipari/kereskedelmi szervezeteket. Rá kell világítani, hogy a KKV-k bevonása hogyan valósult meg. A késõbbiekben, amennyiben releváns, a következõ kérdésekre is ki kell térni: Alvállalkozás 6 : Amennyiben a munka bármely részét valamely résztvevõ alvállalkozásba kívánja adni, akkor be kell mutatni milyen munkáról van szó, mekkora annak várható költsége, és meg kell magyarázni, hogy miért van szükség alvállalkozó bevonására és hogyan történik meg a kiválasztás. Az Egyedi csoportok (fõleg KKV-k) számára végzett kutatások támogatási forma esetében speciális feltételek vonatkoznak az alvállalkozásra. Harmadik felek (nem alvállalkozók): Amennyiben az elvégzendõ munka valamely részét az elképzelések szerint harmadik felek által biztosított pénzügyi vagy természetbeni erõforrások felhasználásával kívánja a projekt megvalósítani, akkor meg kell határozni és be kell mutatni ezeket a harmadik feleket, valamint azt az összeget, amivel részt vesznek a projekt megvalósításában, illetve kapcsolatukat az adott kedvezményezettekhez. Harmadik országból származó kedvezményezettek támogatása: Amennyiben egy vagy több Közösségi támogatást kérõ kedvezményezett székhelye nem EU tagállamban vagy társult országokban található, illetve nem szerepel a székhely szerinti ország az ICPC (nemzetközi együttmûködõ partnerországok) listán, akkor meg kell magyarázni a projekt célkitûzéseivel összefüggésben, hogy miért lényeges a számukra biztosított támogatás. Jövõbeli kedvezményezettek /kompetitív felhívások: Amennyiben a projektben vannak egyelõre nem azonosított kedvezményezettek, akkor az azoktól elvárt kompetenciákat, a szerepüket és a futó projektbe történõ integrációjukat ebben a pontban kell leírni. Ha a jövõben kompetitív felhívást tervez közzétenni a konzorcium, akkor az idõzítést, a tervezett költségvetést, a célokat, a terjedelmet, valamint a felhívás közzétételének és az értékelésnek az eljárási módját meg kell határozni. B.2.4 Biztosítandó erõforrások Ez a fejezet a pályázat Part B részének 2.4 pontja alapján készül el, de elõfordulhat, hogy több információt kell itt megadni, mint a pályázatban. A Part A részben már megadott költségvetés leosztás és az 1.3 pontban részletezett, munkacsomagra lebontott emberi erõforrás áttekintésen túlmenõen az erõforrások és a költségvetés menedzsment szintû leírását is meg kell adni személyi és egyéb nagy költségkategóriák meghatározásával. Azokat az erõforrásokat kell itt megadni, amelyek a projekt teljesítéséhez szükségesek (személyi költségek, indirekt költségek, berendezés stb. minden partnerre lebontva). A leírásnak azt kell megmutatnia, hogy a projekt mobilizálni fogja azokat az erõforrásokat, amelyek szükségesek a munka végrehajtásához a projekt teljes futamideje során, beleértve azokat az erõforrásokat, amelyek a Közösségi hozzájárulást kiegészítik. Azt is be kell mutatni, hogy az erõforrásokat hogyan integrálják és használják, hogy azok biztosítsák a projekt koherenciáját az átfogó pénzügyi terv keretében. 6 Egyéb, nem a KTF tevékenységek alvállalkozói formában történõ megvalósítása (KKV-k javára végzett kutatások) 27

28 B3. Potenciális hatás B.3.1 Stratégiai hatás Ez a fejezet a pályázat Part B részének 3.1 pontja alapján készül. Be kell mutatni, hogy a projekt hogyan járul hozzá a munkaprogramban felsorolt, idevágó, elvárt hatásokhoz. Meg kell említeni azokat a lépéseket, amelyek szükségesek a kívánt hatás eléréséhez, pl.: a versenyképesség megerõsítése, vagy a társadalmi problémák megoldása, vagy specifikus problémák kezelése. Amennyiben lehetséges, akkor meg kell határozni olyan specifikus területeket, amelyekre a projekt eredményei valódi befolyást gyakorolhatnak. Meg kell magyarázni, hogy ez a hozzájárulás miért igényel európai szintû megközelítést (nem pedig nemzeti szintût). Jelezni kell, hogy hogyan lettek figyelembe véve egyéb nemzeti vagy nemzetközi kutatási tevékenységek. Jelezni kell, amenynyiben van olyan feltevés vagy külsõ faktor, amely befolyással lehet a hatások elérésére. B.3.2 Az elért eredmények hasznosításának és terjesztésének terve Ez a fejezet a pályázat 3.2 pontja alapján készül. Amennyiben a projekt természete úgy igényli, akkor külön munkacsomagot kell létrehozni, amely a feladat teljesítéséhez szükséges releváns tevékenységeket foglalja magába. Megfelelõ intézkedéseket kell tervezni és megvalósítani annak érdekében, hogy a projekteredmények optimális terjesztése és használata/kiaknázása biztosított legyen. A leírásnak le kell fednie a konzorcium stratégiáját és intézkedéseit az alábbiak tekintetében: Tudásmenedzsment és szellemi tulajdonjogok Az eredmények használatára (pl.: további kutatás vagy kereskedelmi kiaknázás) és az alaptudás (a projekt során keletkezett tudás) konzorciumi kereteken kívüli terjesztésére vonatkozó terv; mind a projekt futamideje alatt, mind azt követõen. A projekt során létrejött alaptudás terjesztésére vonatkozó terv elkészítése kötelezõ minden projekt számára a végsõ jelentés keretében, és ez egyben a kötelezõen benyújtandó kézzel fogható eredmények részét képezi. Az eredmények terjesztésével és használatával foglalkozó terv elsõ változatát a projekt elsõ fázisában is el lehet készíteni (vagy félidõben) és feltüntetni az Annex I.-ben. A projekt honlapjának létrehozása erõsen ajánlott. Amennyiben szükséges, akkor ebben a részben kell az alábbi kérdésekkel foglalkozni: Hozzájárulás szabványokhoz: Amennyiben nemzeti vagy nemzetközi szabványokhoz hozzájárulás történik a projekt eredményeképpen, akkor azt fel kell tüntetni. Hozzájárulás a politikai döntésekhez: Amennyiben a projekt bármilyen jelentõs hatással lehet a kutatási vagy a kutatással kapcsolatos politikai döntésekre regionális, nemzeti vagy európai szinten, akkor azt ebben a részben kell leírni, illetve azt a politikai környezetet is be kell mutatni amennyiben ez szükséges amely a projektet körülveszi. Kockázatelemzés és kapcsolódó kommunikációs stratégia: Amennyiben a projekttel kapcsolatban álló társadalmat/polgárokat érintõ bármilyen kockázat (valós vagy vélt) 28

29 merülhet fel, akkor a kockázatokat és az alkalmazandó kommunikációs stratégiát részletesen be kell mutatni. B4. Etikai kérdések (ha szükséges) Amennyiben a pályázatban az etikai kérdések táblázatában akár egy kérdésre is YES volt a válasz, vagy a pályázatértékelõ összefoglaló jelentésben az található, hogy olyan etikai kérdések merültek fel, amelyekkel foglalkozni kell, akkor a pályázat 4. fejezetét itt meg kell ismételni és minden olyan kérdésre ki kell térni a leírásban, amelyeket az Értékelõ Összefoglaló Jelentésben, vagy az egyes etikai kérdéseket felülvizsgáló jelentésben kértek (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/fp7-ethics-eir.doc). Az etikai kérdések tárgyalásáról a 2. melléklet tartalmaz bõvebb információt. B5. A társadalmi nemek kérdése (opcionális) Ebben a fejezetben a konzorciumnak vagy az egyes kedvezményezetteknek arra nyílik lehetõsége, hogy bemutassák milyen akciókat hajtanak végre a projekt során a projekten vagy a specifikus kutatási területen belüli társadalmi nemi egyenlõség biztosítása érdekében. Releváns akciók indíthatók a projekt konzorciumon belül (pl.: a nemek közötti egyensúly a konzorciumban, a munka és a magánélet összeegyeztetését segítõ intézkedések, az esélyegyenlõségi ismeretek fokozása a konzorciumon belül), vagy pedig ahol erre lehetõség van, szélesebb körben (pl.: iskolákban vagy egyetemeken szervezett rendezvények). A kutatás tartalmát a társadalmi nemi egyenlõség szempontjából is meg kell vizsgálni. A társadalmi nemek kérdésével külön munkacsomagban vagy egy munkacsomag részeként kell foglalkozni. Bõvebb információ a 8. mellékletben található. A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Kiválósági hálózatok esetében A Támogatási Szerzõdés I. mellékletének (Annex I.) szerkezete Kiválósági hálózatok esetében az Együttmûködési projektek esetében alkalmazott szerkezettel az alábbi különbségektõl eltekintve megegyezik. B1. Koncepció és célkitûzések, hosszú távú integráció, a Tevékenységek Közös Programja B 1.2 Hosszú távú integráció Ez a fejezet a pályázat Part B részének 1.2 pontja alapján készül el. Ebben a fejezetben rá kell világítani, hogy a kedvezményezettek tevékenységeinek és kapacitásainak hosszú távú integrációja révén milyen elõnyhöz jut az a kutatási terület, amelyen a hálózat tevékenykedik, hogyan járul hozzá a Tevékenységek Közös Program- 29

30 jának (JPA) megvalósítása a virtuális kiválósági hálózat létrehozásához, továbbá hogy a JPA hogyan biztosítja a megvalósításhoz a kedvezményezettek által nyújtott erõforrások kombinációját és egymást kiegészítõ voltát. B 1.3 A Tevékenységek Közös Programja Ez a fejezet a pályázat Part B részének 1.3 pontja alapján készül el. Ebben a fejezetben részletesen be kell mutatni a projektcélok eléréséhez vezetõ munka tervét a projekt teljes futamidejére vonatkozóan. A Tevékenységek Közös Programja (JPA) minden olyan tevékenységet magába foglal, amelyet a kedvezményezettek közösen hajtanak végre. A JPA-nak tartalmaznia kell például kölcsönös hozzáférést az infrastruktúrához, a berendezésekhez, az anyagokhoz, az adatokhoz és a tudáshoz; a kutatók, menedzserek és technikusok cseréjét; a kutatási portfolió és a kutatási prioritások újratervezését és az erõforrások újbóli allokációját. A JPA-t oly módon kell kidolgozni, hogy növelje az elért eredmények mennyiségét és minõségét, miközben optimalizálja azok igénybe vételét/használatát a kedvezményezettek által. Részletes munkatervet kell bemutatni, amelyet munkacsomagokra kell lebontani, amelyek között a konzorciummenedzsmentnek és az eredmények értékelésének és elõrehaladásának külön munkacsomagot kell biztosítani. (A menedzsment módszerekkel az Annex I. 2. fejezetében kell részletesen foglalkozni). B Átfogó stratégia és általános leírás: Ennek a résznek kell a JPA stratégiáját körülírnia, általános leírást adni a JPA szerkezetérõl és bemutatni, hogy hogyan fogja a JPA vezetni a résztvevõket a projekt célkitûzéseinek elérésében. Ugyancsak itt kell meghatározni a jelentõs kockázatokat és leírni az elõre nem látott helyzetekre készített terveket. B 3.2 A kiválóság terjesztése, az eredmények kiaknázása, a tudás terjesztése Ez a fejezet azt írja le, hogy a projekt hogyan igyekszik elérni a tervezett elõnyöket a hálózaton kívüli érintettek és a nyilvánosság egészének bevonása révén. A fejezet a pályázat Part B részének 3.2 pontja alapján készül el. A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Koordinációs akciók esetében A Támogatási Szerzõdés I. mellékletének (Annex I.) szerkezete Koordinációs Akciók esetében az Együttmûködési projektek esetében alkalmazott szerkezettel az alábbi különbségektõl eltekintve megegyezik. B1. Koncepció és célkitûzések, hozzájárulás magas színvonalú kutatáshoz, a koordinációs mechanizmus minõsége és hatékonysága és a munkaterv B 1.2 Hozzájárulás magas színvonalú kutatáshoz Ez a fejezet a pályázat Part B részének 1.2 pontja alapján készül el. 30

31 Be kell mutatni, hogy hogyan fogja a projekt által lefedett terület hasznát látni a tervezett koordinációs tevékenységeknek (beleértve a hálózatépítést). B 1.3 A koordinációs mechanizmus minõsége és hatékonysága és a munkaterv Ez a fejezet a pályázat Part B részének 1.3 pontja alapján készül el. Az Együttmûködési projektek esetében már leírt megjegyzések itt is érvényesek, mindössze a fejezet megnevezése eltérõ. B 3.2 A kiválóság terjesztése, az eredmények kiaknázása, a tudás terjesztése Ez a fejezet azt írja le, hogy a projekt hogyan igyekszik elérni a tervezett célokat a koordinációs akción kívüli érintettek és a nyilvánosság egészének bevonása révén. A fejezet a pályázat Part B részének 3.2 pontja alapján készül el. A Szerzõdés I. mellékletének jegyzetekkel ellátott szerkezete Támogatási akciók esetében A Támogatási Szerzõdés I. mellékletének (Annex I.) szerkezete Támogatási akciók esetében az Együttmûködési projektek esetében alkalmazott szerkezettel az alábbi különbségektõl eltekintve megegyezik. B1. Koncepció és célkitûzések, a támogatási mechanizmus minõsége és hatékonysága és a munkaterv B 1.2 A támogatási mechanizmus minõsége és hatékonysága és a munkaterv Ez a fejezet a pályázat Part B részének 1.2 pontja alapján készül el. Az Együttmûködési projektek esetében az 1.3 fejezetben már leírt megjegyzések itt is érvényesek. B 3.2 A kiválóság terjesztése, az eredmények kiaknázása, a tudás terjesztése Ez a fejezet azt írja le, hogy a projekt hogyan igyekszik elérni a tervezett célokat a támogatási akción kívüli érintettek és a nyilvánosság egészének bevonása révén. A fejezet a pályázat Part B részének 3.2 pontja alapján készül el. 31

32 6. A projekt menetének ellenõrzése és követése A Bizottság a projekt menetének követésére és ellenõrzésére ha egy mód van rá ugyanaz(oka)t a személy(eke)t jelöli ki PO-nak, mint akik már a tárgyaláskor PO-ként közremûködtek, kihasználva ezzel azt, hogy ezen személyek a tárgyalások során már mély tudást szereztek a projekt keretében tervezett munkát illetõen. Ez a személy a projekt fõ öszszekötõje a Bizottság felé a munka teljesítése során, azaz a projekt megvalósítása során. Bizonyos menedzsmenttel, pénzügyi elszámolásokkal vagy jogi és pénzügyi eljárásokkal kapcsolatos feladatokkal szakemberek foglalkozhatnak a Bizottságon belül, akik közvetlenül a PO-val vagy pedig a koordinátorral kommunikálnak. A projekt adatlapja Mivel a 7. Keretprogram programjait közpénzbõl finanszírozzák, nyilvános adatbázis készül a projektekrõl, ahol az alapadatokat tüntetik fel. A Projekt Adatlapjának nyilvános részén megjelenõ adatok jórészt a GPF A1-es és A2-es adatlapjának végsõ változatából származnak. Ezen szerepel a projekt betûszava, a célok, a projekt összefoglalója, a projekt kedvezményezettjei, a Közösségi támogatás összege stb. Ez tartalmazza a projekt koordinátorának elérhetõségét is. Mivel ezt az adatlapot a Bizottság készíti, elvileg nincs szükség további adatokra a projekt résztvevõitõl, azonban az elõfordulhat, hogy a tárgyalást vezetõ PO-val történt megállapodás szerint az A1 és A2 adatlapok szövegét kifejezetten a projekt adatlapja miatt átdolgozzák. Kötelezõ kézzelfogható eredmények A Szerzõdés értelmében minden projektben kötelesek a résztvevõk idõszaki jelentéseket és Zárójelentést benyújtani a Bizottság részére. Minden projektben kötelesek a résztvevõk egy Végsõ terv az eredmények felhasználására és elterjesztésére címû dokumentumot is beletenni a kézzelfogható eredmények listájába (6. melléklet). Minden projektben jelentést kell írni a projekthez kapcsolódó un. horizontális témákról (a társadalmi nemekkel kapcsolatos kérdésekrõl és a tudomány és társadalom kapcsolatokról), amelyet a projekt végén a Tudatosságnövelés és a szélesebb társadalmi következtetések címszó alatt kell feltüntetni. A kézzelfogható eredmények listájában szintén szerepelnie kell amennyiben ez adott projekt esetében releváns a projekt honlapjának, melyet létrehozása után rendszeresen frissítenek. 32

33 Szakmai auditok és projektáttekintõ megbeszélések A projektekkel kapcsolatos jelentések, valamint a kézzel fogható eredmények alapján, és bizonyos esetekben a konzorciumi tagok által tartott bemutatók/elõadások segítségével a Bizottság (külsõ szakértõk bevonásával) a projekt elõrehaladását vizsgáló megbeszéléseket folytathat le. Ezeket arra használja a Bizottság, hogy felmérje a projekt elõrehaladását és eldöntse, hogy továbbra is adható-e Közösségi pénzügyi támogatás. Ha a vizsgálat rossz eredménnyel végzõdik, a Bizottság felfüggesztheti a projektet azaz korrekciós lépésektõl teheti függõvé a folytatást, vagy akár fel is bonthatja a Szerzõdést. A megbeszélés arra is késztetheti a konzorciumot vagy a Bizottságot, hogy változtatásokat kérjen a tervezett munkában (pl. hogy reagáljanak a folyamatosan változó piac adta körülményekre). Ezekben az esetekben a konzorciumot az Annex I. módosítására kérik. A Támogatási Szerzõdés I. mellékletében fel lehet tüntetni a projekt során tervezett áttekintõ megbeszélések ütemtervét. Pénzügyi Jelentés A kedvezményezetteknek, a koordinátoron keresztül, kötelességük pénzügyi jelentés(eke)t (költség igény) benyújtani a munka során. A Szerzõdésben pontosan meg van határozva, hogy ezt milyen formában és milyen gyakorisággal kell a kedvezményezetteknek megtenniük (azt is, hogy milyen esetekben kell a jelentést független auditorral ellenõriztetni). A pénzügyi jelentés szolgál minden, a Bizottság által történõ kifizetések alapjául. 33

34 7. Mellékletek 1. melléklet A tárgyalási mandátum szerkezete 7 A konzorcium megerõsítésétõl függ 8 Ez az összeg a maximális lehetséges támogatás becslése, amely nem vesz figyelembe semmilyen kért változtatást (pl.: változtatás a támogatás formájában, akármilyen javasolt technikai változtatás következményei) 34

35 2. melléklet Etikai kérdések tárgyalása Az etikai kérdések fontosak a projekt egész életciklusa alatt, az ötlettõl egészen az eredmények terjesztéséig. Ha a projektnek etikai vonatkozásai is vannak, a pályázóknak a Támogatási Szerzõdés Annex I. részében le kell írniuk, hogy hogyan fogják ezeket kezelni. Etikai kérdésekkel azoknak a projekteknek kell foglalkozniuk, amelyekben embereken vagy emberi szöveteken végzett kísérletek szerepelnek (klinikai teszteket is beleértve); személyes adatok gyûjtése vagy feldolgozása történik, biztonsági technológiákat fejlesztenek ki, amelyek a magánélethez való jog vagy a szabadság megsértését okozhatják, állatokkal vagy genetikai adatokkal való kísérletet tartalmaz, stb. A komoly etikai kérdéseket érintõ pályázatokat és azokat, amelyek nem foglalkoztak megfelelõen az etikai kérdésekkel, a tudományos értékelés során a bírálók beazonosítják, és jelzik, hogy ezeknek külön figyelmet kell szentelnie az etikai felülvizsgáló panelnek. Ha egy projekt etikai vizsgálat tárgyává válik, a Támogatási Szerzõdés tárgyalása nem zárulhat anélkül, hogy figyelembe ne vennék az etikai vizsgálódásról szóló jelentést, amely szintén a Szerzõdés szakmai mellékletének részét képezi. Az etikai vizsgálat a 7. KP során két fontos szerepet tölt be: 1. Biztosítja, hogy a Bizottság biztos lehessen abban, hogy nem támogat olyan kutatást, amely etikailag elfogadhatatlan. 2. Folyamatos felvilágosítást biztosít a kutatók számára azon etikai kérdéseket illetõen, amelyek a kutatásuk során merülhetnek fel, és képessé teszi õket, hogy ezeket megfelelõen kezeljék. Ez különösen fontos az új és a fejlõdõ kutatási és technológiai területeken (pl.: Genomika, IT, Nanotechnológia és Biztonsági Technológiák, stb.), amelyeknél korábban nem volt igazán szükség az etikai kérdések vizsgálatára a kutatási projektek során, és ahol az új fejlesztések olyan innovatív kutatásokhoz vezetnek, ahol az etikai megfontolások fontossá válnak. Normál esetben az etikai vizsgálat már megtörténik és az Etikai Jelentés már megtekinthetõ a Szerzõdés tárgyalásának megkezdésekor. Azonban néhány projekt esetében, ahol kötelezõ lefolytatni ezt a vizsgálatot, elképzelhetõ, hogy még nem áll rendelkezésre a jelentés. Ebben az esetben a koordinátort értesíteni kell, hogy a vizsgálat még tart, és a vizsgálat eredménye megváltoztathatja a tudományos értékelés végsõ eredményét. 35

36 Ha a pályázat áthágja a 7. KP alapvetõ etikai szabályait és lehetetlen ennek feloldása, akkor a projektet bármely szakaszban (értékelési/tárgyalási/döntési) leállíthatják 9. Menedzsment Ahol etikai kérdéseket érint a projektjavaslat, ott a teljes projektmenedzsmentben garantálni kell ezeknek a kérdéseknek a megfelelõ kezelését. Ez több módon is történhet, például be lehet vonni néhány etikai szakembert a menedzsmentet végzõ testületbe, vagy egy teljesen különálló menedzsment bizottságot lehet felállítani az etikai kérdések kezelésére, vagy egy külön munkacsomagot kell létrehozni, amely mélységében vizsgálja az érintett fontos etikai kérdéseket, vagy el lehet végezni a projekt etikai hatásvizsgálatát. Néhány esetben tanácsos a fent említett lehetõségek kombinációját választani. Jelentés Az éves jelentésben külön részben kell foglalkozni a projektben felmerült etikai problémák kezelésének leírásával. Az etikai vizsgálati jelentés a Támogatási Szerzõdés tárgyalásakor A Támogatási Szerzõdés I. mellékletének (Annex I.) tárgyalásakor az etikai vizsgálat jelentésének három elemét kell figyelembe venni. Követelmények Ezeket a körülményeket/feltételeket azért ítélték fontosnak, hogy teljesítsék a 7. KP etikai szabályait. A követelmények azokra a munkacsomagokra fognak utalni, amelyekbe be kell illeszteni õket. Az Annex I.-nek bizonyítania kell, hogy a konzorcium ezeket a feltételeket teljes mértékben elfogadta és betartja. Ahol kiegészítõ információkra van szükség, mint például a nemzeti hatóság vagy a helyi etikai bizottság jóváhagyása, ott a koordinátornak kell gondoskodnia arról, hogy ezeket a kapcsolódó kutatások megkezdése elõtt megszerezzék. Annak elkerülésére, hogy mikro menedzsment vagy a tudományos PO túlterhelése alakuljon ki, ezeknek a jóváhagyásoknak a nagy részét az egyes elõrehaladási (idõszaki) jelentésekben visszamenõleg ellenõrzik. Ugyanakkor nagyon fontos, hogy az embrió/emberi embrionális õssejtek (ESC embrionális õssejt kutatás) használatával kapcsolatos nemzeti engedélyeket a tudományos PO és más Bizottsági dolgozók is még a munka megkezdését megelõzõen 9 Az Európai Parlament és a Tanács 1906/2006 számú rendelete (2006. december 18.) a 7. Keretprogram ( ) akcióiban a vállalkozások, kutatóintézetek és az egyetemek részvételére, valamint a kutatási eredmények terjesztésére vonatkozó szabályok megállapításáról HL L 391. szám, , cikkely A Tanács 1908/2006/Euratom rendelete (2006. december 19) az Európai Atomenergi-közösség 7. Keretprogramjának ( ) akcióiban a vállalkozások, kutatóintézetek, és az egyetemek részvételére, valamint a kutatási eredmények terjesztésére vonatkozó szabályok megállapításáról HL L 400. szám, p1., amelyet a én megjelent helyesbítés módosított utoljára HL L 54 szám, p cikkely 36

37 ellenõrizzék. Speciális záradékot kell belefoglalni a Szerzõdésbe az embrió/emberi embrionális õssejt felhasználására vonatkozóan. Ha más egyéb követelmény is felmerült, akkor ezekrõl az éves jelentésben kell beszámolni. Javaslatok Az Etikai Jelentés azon javaslatait, amelyek a projekt etikai korrektségének fokozását célozzák, a szerzõdés elõkészítõ tárgyalás során mindenképpen érinteni kell. Nyomon követés A projektnek azok az aspektusai szerepelnek ebben a részben, amelyek során esetlegesen etikai kérdéseket kell figyelembe venni vagy egy késõbbi idõpontban ismételten megfontolni. 3. melléklet Konzorciumi Szerzõdés A 7. KP-ban támogatott projektek jó részénél kötelezõ a Konzorciumi Szerzõdés elkészítése. Ha nem kötelezõ, akkor azt jelölik a pályázati felhívásban. A Konzorciumi Szerzõdés jogi kötöttséget hoz létre a projekt kedvezményezettei között. A konzorciumnak kell döntenie a Konzorciumi Szerzõdésben alkalmazott azon kikötésekrõl és feltételekrõl (beleértve az alkalmazandó követelményeket is), amelyek megfelelnek a tagoknak és érdekeiknek. A tartalom a konzorciumi tagok kizárólagos felelõssége. A Bizottság nem részese a Konzorciumi Szerzõdésnek (kivéve azokat az eseteket, ahol az Európai Bizottság Közös Kutató Központja tagja egy konzorciumnak) és a Bizottság NEM ellenõrzi, vagy hagyja jóvá a Konzorciumi Szerzõdés tartalmát. A Konzorciumi Szerzõdésben foglaltak nem mondhatnak ellent, vagy nem kísérelhetik meg tagadni a Bizottsággal megkötött Támogatási Szerzõdés elõírásait. Továbbfejleszthetik az ott leírtakat, vagy még világosabbá tehetik a részleteket, pontosabban meghatározhatják az elvégzendõ munka megszervezését, elosztását. Ezen felül a Konzorciumi Szerzõdés meghatározhatja a projekt döntéshozatali mechanizmusát vagy szakmai menedzsmentjét, továbbá a vitás esetek kezelésének módját. A Konzorciumi Szerzõdés ezen túlmenõen azért is fontos, mert meghatározza a Bizottság pénzügyi támogatásának eloszlását, beleértve az elõlegeket. Arra is alkalmas, hogy meghatározza a Bizottsággal kötött Támogatási Szerzõdésben foglalt feltételekhez kapcsolódó sajátos elõírásokat (mint például azon kikötéseket és feltételeket, melyek a szellemi tulajdonjog védelmével, a bizalmassággal és az információkezeléssel; a projekt megvalósításával összefüggõ háttérinformációkhoz való hozzáférési joggal, vagy a kedvezményezett saját háttérinformációinak használatával kapcsolatosak; illetve a projektbe behozott háttéranyag használatára, beleértve annak limitált vagy idõleges kizárására vonatkozó elõírásokat). Ellenõrzõ lista található az alábbi címen azokról a témákról, amelyeket a Konzorciumi Szerzõdés tartalmazhat: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/checklist_en.pdf A Konzorciumi Szerzõdés szellemi tulajdonjoghoz kapcsolódó (IPR Intellectual Property Right) tartalmával kapcsolatban bõvebb információ és útmutató az IPR helpdesk alábbi honlapján található: 37

38 4. melléklet Kiegészítõ követelmények bizalmas információkat felhasználó, érzékeny projektek esetében A 7. KP során lehetséges, hogy a projekt megvalósítása során bizalmas információkat használnak, vagy hoznak létre 10. Az ilyen projektek további speciális eljárást követelnek. A biztonsági kutatásnak vannak bizonyos sajátosságai, amelyek az adott kutatás kényes természetébõl és bizonyos képességek hiányából adódnak, és amelyeket kezelni kell az európai polgárok védelme érdekében. Éppen ezért az információk osztályozása és a titkossággal kapcsolatos szigorú szabályok alkalmazása nagyon fontos lehet a kutatási tevékenységek sikerességéhez. Ezen túlmenõen, az Európai Bizottságnak biztosítania kell, hogy a projekt kedvezményezettei elõre rendelkezzenek a transzfer- vagy exportengedélyezés alá esõ érzékeny anyagok cseréjével kapcsolatos vagy a különleges nemzeti vagy európai biztonsággal kapcsolatos jogi korlátozások alá esõ témával foglalkozó projektek esetében szükséges elõírásokról. Mint ahogy azt A pályázatbeadás szabályai, és a kapcsolódó, értékelési, kiválasztási és támogatási procedúrák, valamint a Pályázói Útmutató címû dokumentumok is tartalmazzák, egy ún. Biztonsági Aspektusok Levelét (Security Aspect Letter, továbbiakban: SAL) kell a pályázattal együtt benyújtani, amely minden kapcsolódó eljárást és információt tartalmaz. A SAL végleges változatát a Szerzõdéshez mellékelik, amit a tárgyalások alatt dolgoznak ki. A nemzeti biztonsági hatóságokkal az országok Program Bizottsági képviselõji révén történik meg az egyeztetés a tárgyalások során. A hatóságoknak lehetõségük van javaslatokat tenni a Bizalmas információ kérdéskörét illetõen. Azon projekteknél, amelyeknél a pályázat nem tartalmazott SAL-t, de az értékelési folyamat során a projektet potenciálisan érzékenyként jelölték meg biztonsági szempontból 11, a tárgyalás során kérhetik a SAL elkészítését. Exportkontroll és transzferengedélyek Minden olyan projekt, amelyhez exportkontroll vagy transzferengedélyezés szükséges, ugyanolyan eljárás alá tartozik, mint a bizalmas információt felhasználó projektek. A SAL a következõket tartalmazza: A háttéranyagok titkosságának szintje Export- vagy transzferengedélyek szükségessége Melyik partnernek milyen információhoz lesz hozzáférése Nyilatkozat az engedélyekrõl (vagy az engedélyek kérelmérõl) Az export vagy transzferengedélyek (vagy kérelmek) másolata A speciális nemzeti vagy nemzetközi jogi szabályozások betartása 10 Lásd az Európai Bizottság 2001/844/EC, ECSC, Euratom számú határozatát a biztonságról, amelyet a 2006/548/EC, Euratom és a 2005/94/CE, Euratom döntések módosítottak. 11 A biztonság szempontjából érzékeny projektek megjelölésének eljárási rendjérõl bõvebben A pályázatbeadás szabályai, és a kapcsolódó, értékelési, kiválasztási és támogatási procedúrák címû dokumentumban olvashat 38

39 Alvállalkozók Ha a kedvezményezetteknek bizalmas alvállalkozásról kell tárgyalniuk, akkor õk felelõsek annak biztosításáért, hogy minden alvállalkozói tevékenységet a Szerzõdésben foglalt egységes minimum színvonallal összhangban lássanak el. Ugyanakkor a kedvezményezettek nem adhatnak át bizalmas EU információkat vagy anyagokat az alvállalkozónak a szerzõ elõzetes beleegyezése nélkül. Ha bármilyen bizalmas alvállalkozói szerzõdés elõre látható, akkor ezt teljesen világosan kell jelezni és az alvállalkozói szerzõdésnek tartalmaznia kell egy SAL-t, amelyet az alvállalkozói szerzõdés aláírása elõtt a Bizottságnak jóváhagyásra meg kell küldeni. A titkosság szintjei SZIGORÚAN BIZALMAS (EU TOP SECRET): Ezzel a jelzõvel csak azokat az információkat és anyagokat illetik, amelyeknek engedély nélküli közzététele igen súlyosan megsértené az Európai Unió, vagy egy, vagy több tagállam alapérdekeit. A 7. KP akciókban nem lesz EU SZIGORÚAN BIZALMAS információt tartalmazó projekt. TITOK (SECRET UE): Ezzel a jelzõvel csak azokat az információkat és anyagokat illetik, amelyeknek engedély nélküli közzététele súlyosan megsértheti az Európai Unió, vagy egy, vagy több tagállam alapérdekeit. BIZALMAS (CONFIDENTIEL UE): Ezzel a jelzõvel csak azokat az információkat és anyagokat illetik, amelyeknek engedély nélküli közzététele megsértheti az Európai Unió, vagy egy, vagy több tagállam alapérdekeit. VISSZATARTOTT (RESTREINT UE): Ezzel a jelzõvel csak azokat az információkat és anyagokat illetik, amelyeknek engedély nélküli közzététele hátrányosan érintheti az Európai Unió, vagy egy, vagy több tagállam alapérdekeit. 39

40 A bizalmas információt felhasználó projektek esetében az alábbi mintatáblázatot kell alkalmazni a projekt kézzelfogható eredményeinek felsorolásakor (beleértve a kézzelfogható eredmények titkossági besorolását kódok segítségével): 12 A kézzelfogható eredmények száma, elkészítési idõpont szerint sorba rendezve: D1 Dn 13 Jelezze az eredmény természetét az alábbi kódok egyikének segítségével: R=Jelentés, P = prototípus, D = demonstrátor, O = egyéb 14 A eredmény terjesztési szintjét az alábbi kódok egyikével jelezze: PU = közérdekû PP =kizárólag a programban résztvevõ többi szervezet számára elérhetõ (beleértve a Bizottsági szolgálatokat) RE = kizárólag a konzorcium által meghatározott csoport számára áll rendelkezésre (beleértve a Bizottsági szolgálatokat) CO =bizalmas, kizárólag a konzorcium tagjai számára hozzáférhetõ (beleértve a Bizottsági szolgálatokat) CL restraint UE = A Restreint UE kategóriába besorolt eredmény CL confidental UE = A Confidentiel UE kategóriába besorolt eredmény CL secret UE = A Secret UE kategóriába besorolt eredmény 15 Az a hónap, amikorra az adott eredményt el kell készíteni. Az 1. hónap a projekt kezdete, és minden eredmény elkészítési határideje ehhez az idõponthoz viszonyítva hónapban van megadva. 40

41 Minta Security Aspect Letter-hez (SAL) Ezt a táblázatot, amely a Támogatási Szerzodés részét fogja képezni, minden érzékeny projekt esetébn ki kell tölteni 41

42 42

43 5. melléklet Tárgyalási ellenõrzõlista nyomtatvány Az alábbi nyomtatványt azért dolgozták ki, hogy biztosítsa, hogy a Támogatási Szerzõdés elkészítéséhez szükséges összes kérdést megtárgyalják és az összes dokumentumot, és adatot benyújtsák a Bizottsági Szolgálatoknak. Noha az elsõ tárgyalási találkozó (vagy telefonos / es kapcsolatfelvétel, ha nem terveznek találkozót) fõként a Támogatási Szerzõdés I. mellékletére (Annex I.) koncentrál (a munka leírására), pénzügyi és jogi kérdéseket is érintenek. A konzorciumnak ezért fel kell készülnie, hogy az elsõ találkozó során az ellenõrzõlista minden kérdésében tárgyalni tudjon. Valójában néhány esetben a PO elõre jelzi, hogy a tárgyalás mindkét aspektusát egyetlen találkozó/kapcsolatfelvétel alkalmával kívánja megvitatni. Tárgyalási ellenõrzõlista Az elsõ kapcsolatfelvételt megelõzõen A koordinátor személyében való megállapodás A többi kedvezményezett szerepének megállapítása (Ha még nem történt meg) Igazolni az alvállalkozó, vagy bármely harmadik fél, kompetitív felhívás stb. szükségességét A Konzorciumi Szerzõdés kialakítása Minden kedvezményezett státuszának tisztázása, hogy megállapíthassák a korrekt támogatási arányt és a közvetett költségek meghatározásának módját. Az Annex I. és az összes többi melléklet elsõ vázlatának elkészítése A GPF elsõ vázlatának elkészítése, beleértve a bankszámla adatokat is A GPF-hez szükséges alátámasztó információk és dokumentumok összegyûjtése (pénzügyi és jogi információk) Az Annex I. és a GPF elküldése a PO-nak Találkozó / kapcsolatfelvétel Az Annex I. vázlatában lévõ kérdések megtárgyalása: Az ESR-ben (Evaluation Summary Report Értékelési Jelentés) felmerült kérdések A tárgyalási mandátumban jelzett, és a találkozó/kapcsolatfelvétel során felmerült kérdések Az Annex I. tartalomjegyzékének egyes fõcímeihez kapcsolódó kérdések A pénzügyi kérdések és a Támogatási Szerzõdéssel kapcsolatos kérdések tisztázása: Az egyes partnerek által használni kívánt támogatási forma elfogadhatósága A társfinanszírozás forrásának megerõsítése a résztvevõk más 7. KPos vagy egyéb EU programokban való részvételi mértékének tisztázása 43

44 A GPF tervezetében való megállapodás megerõsítése A pályázat kivonata A költségvetés lebontásáról szóló összesítõk (a bevételeket is beleértve) Menedzsment költségek A kedvezményezettek közvetlen és közvetett költségei Alvállalkozók és egyéb harmadik felek Megállapodás az átnézett/végsõ Annex I. és GPF-ek benyújtási dátumában (Amennyiben szükséges, akkor megállapodás a legközelebbi találkozó/kapcsolatfelvétel dátumában) A módszertani igazolás költségének becslése és/vagy az átlagos személyi költségráta igazolása A végsõ beadás Az elfogadott végsõ Annex I. beadása Az elfogadott végsõ GPF-ek beadása Az összes egyéb melléklet beadása 44

45 6. melléklet Minta az Annex I.-hez Minta a borító elkészítéséhez 16 Az alábbi támogatási formákat különböztetjük meg: együttmûködési projektek (amennyiben a pályázati felhívás megkülönbözteti, akkor jelölje, hogy milyen típusú Együttmûködési projektrõl van szó: (i) kis vagy közepes méretû célzott kutatási projektek, (ii) Nagy méretû integrált projektek, (iii) Egyedi csoportok, mint például KKV-k és egyéb kisebb szereplõk számára célzott projektek), Kiválósági hálózat, Koordinációs akció, Támogatási akció 45

46 Minta a mérföldkövek listájához és a tervezett áttekintõ megbeszélésekhez A mérföldkövek olyan pontok, ahol nagyobb eredményeket sikeresen elér a projekt, és amelyek a munka következõ fázisának az alapját képezik, vagy olyan pontok, amikor döntést kell hozni; például mérföldkõ lehet egy, a projekt által elért nagyobb eredmény, ha ennek sikeres teljesítése a következõ munkafázis megkezdésének elõfeltétele. Egy másik példa lehet egy olyan pont, amikor különbözõ technológiák között kell választani, amelytõl a projekt következõ fázisa függ. A projektáttekintõ megbeszéléseket lehetõleg a projekt jelentési periódusaival összhangban kell tervezni amelyek pedig a projekt nagyobb mérföldköveivel eshetnek egybe. Az alábbi táblázat segítségével megbeszélések tervezett idõpontját és helyét kell megadni: 17 A hónap, amikor a mérföldkövet el kell érni. Az 1. hónap a projekt kezdetét jelzi, és minden eredmény elkészítésének és benyújtásának a határideje ettõl számítandó. 18 A hónap, amelyet követõen a projektáttekintõ megbeszélésre sor kerül. Az 1. hónap a projekt kezdetét jelzi, és minden idõpont ettõl számítandó. 46

47 Minta a munkacsomagok listájához 19 A munkacsomagok számozása: WP1 WPn 20 Minden munkacsomaghoz az alábbi tevékenységtípusok közül egyet kell rendelni (csak akkor ha a kiválasztott támogatási forma esetében alkalmazható meg kell egyeznie a GPF adatlapokkal): RTD = Kutatás és technológiafejlesztés, beleértve a tudományos koordinációt együttmûködési projektek és kiválósági hálózatok esetében alkalmazható, DEM = demonstráció együttmûködési projektek esetében alkalmazható, OTHER = egyéb tevékenységek (beleértve a menedzsmentet) alkalmazható együttmûködési projektek, kiválósági hálózatok és CSA esetében, MGT = konzorciummenedzsment minden támogatási forma esetében alkalmazható, COORD = koordinációs tevékenységek kizárólag koordinációs akciók esetében alkalmazható, SUPP = támogató tevékenységek kizárólag támogatási akciók esetében alkalmazható. 21 Azon kedvezményezett sorszáma, amelyik az adott munkacsomagban végzett munkát irányítja 22 Az egyes munkacsomagokhoz rendelt összes emberhónap szám 23 Az adott munkacsomagban végzendõ munka relatív kezdési idõpontja. Az 1. hónap a projekt kezdetét jelzi, és minden további kezdési idõpont ettõl számítandó. 24 Relatív befejezési idõpont, az 1. hónap a projekt kezdetét jelzi, és minden befejezési idõpont ettõl számítandó. 47

48 Minta a kézzelfogható eredmények listájához 25 Bizalmas információt alapadatként használó vagy bizalmas információt létrehozó projekt esetében az Annex 7-ben található listát (kézzelfogható eredmények listája) kell használni 26 A kézzelfogható eredmény sorszáma az elkészítés határideje szerint: D1 Dn 27 Jelezze az eredmény természetét az alábbi kódok egyikének segítségével: R=Jelentés, P = prototípus, D = demonstrátor, O = egyéb 28 A eredmény terjesztési szintjét az alábbi kódok egyikével jelezze: PU = közérdekû PP =kizárólag a programban résztvevõ többi szervezet számára elérhetõ (beleértve a Bizottsági szolgálatokat) RE = kizárólag a konzorcium által meghatározott csoport számára áll rendelkezésre (beleértve a Bizottsági szolgálatokat) CO =bizalmas, kizárólag a konzorcium tagjai számára hozzáférhetõ (beleértve a Bizottsági szolgálatokat) 29 Az a hónap, amikorra az adott eredményt el kell készíteni. Az 1. hónap a projekt kezdete, és minden eredmény elkészítési határideje ehhez az idõponthoz viszonyítva hónapban van megadva. 48

49 Minta a projekt keretében rendelkezésre bocsátott munkaerõ bemutatásához 1. tervezett munkaerõ kedvezményezettenként és munkacsomagonként 30 Jelezze az egész tervezett munkára vonatkozóan a munkahónapok számát munkacsomagokra és kedvezményezettekre lebontva 49

50 Minta a projekt keretében rendelkezésre bocsátott munkaerõ bemutatásához 2. tervezett munkaerõ kedvezményezettenként és tevékenységtípusonként Megjegyzés: Ez egy új táblázat, amely a munkaerõt kedvezményezettenként tevékenységtípusokra bontja, és amelyet a pályázatban nem kértek 31 Jelezze az egész tervezett munkára vonatkozóan a munkahónapok számát munkacsomagokra, minden tevékenységtípusra és kedvezményezettekre lebontva 50

51 Minta a munkacsomagok leírásához 32 A 7. KP projektjeinél mindegyik munkacsomagnak egy (és csak egy) tevékenység típushoz kell tartoznia: RTD = Kutatás és technológiafejlesztés, beleértve a tudományos koordinációt együttmûködési projektek és kiválósági hálózatok esetében alkalmazható, DEM = demonstráció együttmûködési projektek esetében alkalmazható, OTHER = egyéb tevékenységek (beleértve a menedzsmentet) alkalmazható együttmûködési projektek, kiválósági hálózatok és CSA esetében, MGT = konzorciummenedzsment minden támogatási forma esetében alkalmazható, COORD = koordinációs tevékenységek kizárólag koordinációs akciók esetében alkalmazható, SUPP = támogató tevékenységek kizárólag támogatási akciók esetében alkalmazható. 51

52 7. Melléklet Alvállalkozás 33 a 7. KP-ban Milyen jellegû alvállalkozási tevékenységet lehet végezni a 7. KP projektjeiben és mikor? A Bizottság modell szerzõdése jelzi, hogy a kedvezményezetteknek biztosítaniuk kell, hogy a munkát, melyet az Annex I.-ben leírtak, képesek õk maguk ellátni. Azonban, ahol mégis szükséges a munka néhány részét alvállalkozóknak kiadni, ezt világosan meg kell jelölni az Annex I.-ben. Az alvállalkozás csak néhány részét érintheti a projektnek, mivel a projekt végrehajtása a résztvevõktõl függ. Éppen ezért az alvállalkozóknak kiadott részek nem lehetnek a projektmunka fõ részei. Azokban az esetekben, amikor mégis fõ/fontos tevékenységet adnak ki alvállalkozóknak, ezt körültekintéssel kell megvitatni és jóváhagyatni a Bizottsággal és a feladatokat meg kell jelölni az Annex I. ezen fejezetében. Néhány esetben elõfordulhat, hogy a felkérendõ alvállalkozót inkább kedvezményezettként vonják be a projekt teljesítésébe, vagy a konzorciumnak találnia kell egy másik kedvezményezettet, aki alkalmas a munka elvégzésére. A projekt teljesítése közben a kedvezményezettek felkérhetnek alvállalkozókat apróbb támogató szolgáltatásokra, amelyek nem a projektmunka fõ elemeit képviselik. A koordinátor koordinátori tevékenységeit, mint a támogatás elosztása, a jelentések átnézése és begyûjtése, és más a II.2.3. cikkelyben említett feladatokat, nem lehet kiadni alvállalkozóknak. Viszont más, projektmenedzsmenttel kapcsolatos feladatokat ki lehet adni alvállalkozóknak, de csakis az alvállalkozásra vonatkozó feltételeknek megfelelõen. A feladatokat, melyeket alvállalkozók fognak elvégezni és ennek a becsült költségét az Annex I. ezen részében kell meghatározni. Az alvállalkozót magát nem szükséges megnevezni, csak abban az esetben, ha már ki lett választva az alább leírt eljárásnak megfelelõen. Ezen szolgáltatások pénzügyi értéke általában nem elégséges a feltételek teljesülésének bizonyításához. Általános szabály, hogy alvállalkozás két kedvezményezett között nem jöhet létre. Melyek azok a feltételek, amelyek mellett alvállalkozókat lehet igénybe venni a 7. KP projektjeiben? A Támogatási Szerzõdés II.7.2. cikkelye alapján a kedvezményezetteknek biztosítaniuk kell, hogy az alvállalkozók kiválasztását átlátható, tiszta pályáztatási eljárás elõzze meg. Bármely alvállalkozás esetében, amelynek költségét elszámolhatóként állítják be, azt az ajánlatot kell választani, amely a legjobb minõséget ígéri elfogadható áron (legjobb árminõség arány), az átláthatóság és egyenlõ bánásmód feltételeit betartva. 33 Egyéb, nem a kutatatás-fejlesztési tevékenységet végzõk alvállalkozóként alkalmazása (KKV-k javára végzett kutatás) 52

53 Természetesen ez nem azt jelenti, hogy az összes alvállalkozói tevékenység esetében egy teljes tendereljárást kell lefolytatni 34. Nagyon sok szervezetnek keretszerzõdése van harmadik féllel, a rutinszerû, ismétlõdõ feladatok ellátására, amelyeket már a projekt kezdete elõtt megkötöttek. Ezen adott feladattípusok keretszerzõdés alapján történõ teljesítése bevett gyakorlat a kedvezményezetteknél. Ezeket a keretszerzõdéses vállalkozókat meg lehet bízni a 7. KP projekt megvalósításához szükséges feladatok elvégzésével is abban az esetben, ha megfelelnek a legjobb szolgáltatás az adott összegért és az átláthatóság fent említett alapelveinek. A közintézményeknek a saját nemzeti hatóságuk által megállapított beszerzési szabályokat kell követniük, ugyanakkor azoknak minden esetben meg kell felelniük a Szerzõdésben leírtaknak. Alvállalkozók alkalmazása nem történhet a részvételi szabályok megkerülése érdekében (pl.: pénzügyi támogatást biztosítani olyan jogi személyeknek, amelyek máskülönben nem lennének támogathatók a 7. Keretprogram során). Milyen egyéb feltételeknek kell eleget tennie a kedvezményezettnek, amikor alvállalkozót alkalmaz? A kedvezményezett továbbra is felelõs marad a Bizottsággal kötött Támogatási Szerzõdésben megfogalmazott jogokért és kötelességekért, még az alvállalkozó által végzett munkáért is. A kedvezményezettnek biztosítania kell, hogy az alvállalkozó által létrehozott szellemi tulajdon visszajut a kedvezményezetthez, megfelelve ezzel Bizottsággal kötött Támogatási Szerzõdésben vállalt kötelezettségeknek. Ezen felül a Bizottsággal kötött Szerzõdés azt is elõírja, hogy a kedvezményezett kössön ki bizonyos feltételeket az alvállalkozó számára a szerzõdésében, amelyek többek közt például a Bizottság, illetve a Számvevõszék által kért audittal kapcsolatosak. Milyen jogai és kötelezettségei vannak az alvállalkozónak? Az alvállalkozót teljes egészében meg kell fizetni az elvégzett munkájáért. Az alvállalkozó által a projektben elvégzett munka a kedvezményezetthez tartozik a Bizottsággal kötött Szerzõdésben. Az alvállalkozónak nincs semmi joga vagy kötelezettsége a Bizottsággal vagy a projekt más kedvezményezettjeivel szemben, mivel harmadik félnek számít (vice versa érvényes). Ugyanakkor, a kedvezményezettnek biztosítania kell, hogy a Bizottság vagy a Számvevõszék auditálhassa az alvállalkozót. 34 Közintézmények esetében az alvállalkozó kiválasztási eljárásának a rájuk vonatkozó nemzeti szabályozásoknak kell megfelelnie. Ha az alvállalkozói díj meghalad egy bizonyos összeget, akkor alkalmazni kell a közbeszerzési eljárásra vonatkozó irányelveket, és kötelezõ meghirdetni a tenderfelhívást. Azon alvállalkozási díjak esetében, amelyek nem érik el ezt az összeget, az adott kedvezményezettnek a saját belsõ eljárási rendjét kell alkalmaznia, biztosítva eközben azt, hogy az összhangban van az Európai Bizottsággal kötött szerzõdés feltételeivel. Egyéb iránt az eljárásnak minden esetben meg kell felelnie a Támogatási Szerzõdésben leírtaknak. A magán jogi személyek a saját belsõ eljárási rendjüket követik, amelyet szokásos beszerzések során alkalmaznak (tipikusan minimum 3 ajánlat bekérése). Ezen kedvezményezettek esetében normál esetben nem kell tenderfelhívást közzétenniük. A Bizottság kérésére és fõként audit esetén, a kedvezményezetteknek bizonyítaniuk kell, hogy az átláthatóság és az egyenlõ bánásmód feltételeit betartották az alvállalkozó kiválasztásakor. A kiválasztásnál a legjobb minõség az adott pénzért elvet kell követni (legjobb ár-minõség arány). 53

54 Egy szabadúszó szakértõ idõszaki alkalmazottnak vagy alvállalkozónak számít? A szabadúszó szakértõk belsõ szakértõként vagy külsõ szakértõként való alkalmazását alvállalkozásként vagy akár személyi költségként is lehet tekinteni, a kettejük között született szerzõdésben foglaltaktól függõen. További magyarázatért nézze meg a Pénzügyi Útmutató II.14. Cikkelyét. Alvállalkozás kontra tartós eszközök / fogyóeszközök Néha egy eszköz vagy fogyóeszköz vásárlása egy szolgáltatás nyújtásával társul. A nyújtott szolgáltatás természetétõl függõen az adott szolgáltatás alvállalkozásnak vagy az eszközbeszerzés részének tekinthetõ. Ha a szolgáltatás az eszközbeszerzési csomag részét képzi, akkor az eszközbeszerzés részének fogják tekinteni. Az alvállalkozás tartalmazhatja például egy konferencia terem bérlésének, konferenciaétkeztetésnek, konferencia anyagok kinyomtatásának stb. a költségeit is. Alvállalkozás keretében kiállított igazolások Az alvállalkozókra vonatkozó elõírások a külsõ auditorokra is vonatkoznak. Amikor a kedvezményezett a szokásos külsõ auditorát alkalmazza, úgy tekintik, hogy az a Bizottsággal kötött Támogatási Szerzõdés rendelkezéseinek megfelelõen lett kiválasztva az átláthatóság szabályait betartva (II.7. Cikkely). Az igazolás kiállításának költsége elszámolható a menedzsment költségek, ezen belül alvállalkozói költség keretében. Azonban az auditor által kért ÁFA összege nem számolható el. Az alvállalkozó költségeinek auditálása nem szükséges, mivel ezeket a kedvezményezett költségeinek audit igazolása tartalmazni fogja. Alvállalkozó bevonása olyan projektbe, ahol bizalmas információkat használnak, vagy hoznak létre Alvállalkozó bevonása olyan projektbe, ahol bizalmas információkat használnak fel, vagy hoznak létre a jelen útmutató 7. mellékletében leírt korlátozásoknak megfelelõen lehetséges. Egyéb harmadik felek A harmadik fél a definíció szerint olyan jogi személy, amely nem írja alá a Szerzõdést. A harmadik fél egyik fajtája az alvállalkozó, de nem az egyetlen. Mivel a projekt végrehajtása a kedvezményezettek felelõssége (akik aláírják a Támogatási Szerzõdést), általános szabályként megállapítható, hogy a kedvezményezetteknek rendelkezniük kell a munka elvégzéséhez szükséges kapacitásokkal. Éppen ezért az a szabály, hogy az elszámolható költségeknek a kedvezményezetteknél kell felmerülniük (a Támogatási Szerzõdés aláíróinál). Ugyanakkor, bizonyos körülmények között a Támogatási Szerzõdés elfogad néhány harmadik felet, amelynek a költségei elszámolhatóak lehetnek. 54

55 A harmadik fél két lehetséges módon járulhat hozzá a projekthez: a kedvezményezett számára hozzáférhetõvé teszi az erõforrásait (annak érdekében, hogy a kedvezményezett képes legyen a projekt bizonyos részének elvégzésére); a munka egy részét õ maga végzi el. Ezek a költségek bizonyos feltételek mellett elszámolhatók: A harmadik felet, az ellátandó feladatokat, és a harmadik fél által a projekt számára allokált erõforrásokat már a tárgyalások során azonosítani kell, és az Annex I. ezen részében le kell írni (és néhány esetben még a Támogatási Szerzõdéshez csatolt külön záradékban is.) Abban az esetben, ha harmadik felek látják el a munka egy részét, akik nem alvállalkozók, a kedvezményezettek csak a külön záradékban megfogalmazott esetekben jogosultak ezen költségeiket a projektre terhelni. Éppen ezért fontos, hogy ezeket az eseteket a tárgyalások során tisztázzák, és ha elfogadták, akkor hozzácsatolják a megfelelõ külön záradékot a Támogatási Szerzõdéshez. 8. melléklet Hogyan vegyük figyelembe a társadalmi nemek szempontjait a projektekben Az Európai Bizottság nagyon fontosnak tartja a nemek közti egyenlõséget. Az Európai Közösséget létrehozó szerzõdés 2., 3., 13., 137. és 141. cikkelye támogatja az egyenlõ bánásmód elvét minden tevékenység tekintetében, beleértve a kutatási és technológia-fejlesztési tevékenységet is. Ezen felül áprilisában a Versenyképességi Tanács felkérte a Bizottságot, hogy tegyenek lépéseket a nõk részvételének fokozására a kutatás minden területén, és fejlesszék tovább a Társadalmi Nemek Megfigyelõ Rendszerét. A Bizottság az irányozta elõ, hogy minden csoportban, panelben és bizottságban (azokat is beleértve, melyek a Kutatási Keretprogrammal kapcsolatosak) legyen képviseltetve mind a két nem minimum 40%-ban. A nõk részvételének alacsony szintjét a tudományos kutatásban, fõként a magas színvonalú kutatásokban, több tudományterületen is dokumentálták. Minden projektet arra ösztönöznek, hogy egyenlõ arányban alkalmazzon nõket és férfiakat a kutatási tevékenységekben, és növelje a tudatosságot a nemekkel kapcsolatos elõítéletek és sztereotípiák leküzdése terén. A társadalmi nem kérdése számos kutatási területen releváns tényezõ, és általában a kutatási tartalom társadalmi nemi dimenziójaként hivatkoznak rá. Amikor embereket a kutatás tárgyaként vagy felhasználókként vonnak be, illetve a továbbképzési és terjesztési tevékenységek során elõfordulhatnak nemek közti különbségek. Ezeket a problémákat a kutatás szerves részeként kell kezelni annak érdekében, hogy a tudományos minõség legmagasabb szintjét biztosítani lehessen. A különbözõ témák munkaprogramjai megjelölhetnek speciális témaköröket, ahol a társadalmi nemek kérdéskörének speciális figyelmet kell szentelni. Könnyû megérteni, hogy a társadalmi nemek és a nemi különb- 55

56 ségek olyan tényezõk, amelyekkel egészségügyi kutatás esetében foglalkozni kell, ugyanakkor kevésbé könnyen érthetõ, hogy a társadalmi nemek kérdése fontos tényezõ lehet az ûrkutatás vagy az energetikai kutatások esetében. Irányadásként elmondható, hogy ahol embereket vonnak be a kutatásba (például fogyasztóként, felhasználóként vagy betegként), vagy kísérletekbe, ott a társadalmi nemek kérdése felmerül, azt figyelembe kell venni és foglalkozni kell vele. A Bizottság tájékoztatni fogja a koordinátort a Támogatási Szerzõdés tárgyalása során, hogy a projektben fontos szempont a nemek közötti egyenlõség. A Bizottság arról is tájékoztatni fogja a koordinátort, hogy a kutatás tartalmának társadalmi nemi dimenzióját olyan területnek tartja-e, amellyel a projektnek foglalkoznia kell. A kedvezményezetteknek azt is tudniuk kell, hogy a 7. KP-ban a szülési szabadság költsége visszatéríthetõ. A társadalmi nemi kérdések figyelembe vétele Együttmûködési projektek és Kiválósági hálózatok esetében Mint ahogy azt a Pályázati Útmutató B része jelzi, a kedvezményezetteket felkérik a szerzõdés elõkészítõ tárgyalás során, hogy fontolják meg, hogyan tudják a legjobban elõsegíteni a társadalmi nemek közötti egyenlõséget a projektjük teljes futamideje alatt mind a nõk és férfiak kiegyensúlyozott részvétele, mind pedig a tudományos kutatás társadalmi nemi dimenziója tekintetében. Azok a kedvezményezettek, akik azt választják, hogy a projekten belül támogatják a nemek közti egyenlõséget, egy ennek szentelt munkacsomagot, vagy egy munkacsomagon belüli feladatot kell készíteniük, amely a tervezett tevékenységeket ismerteti. Ezek a Támogatási Szerzõdés részét fogják képezni, és a késõbbi jelentési periódusok során értékelni fogják azokat, ahogy azt a Támogatási Szerzõdés meghatározza. A következõ lista a nõknek a tudományos kutatásban és a 7. KP-ban való magasabb arányú részvételét elõsegítõ, megfontolandó intézkedéseket tartalmazza. A lista nem teljes, a konzorcium felõl érkezõ bármilyen egyéb akciót örömmel fogad a Bizottság. Tevékenységek a nemek közti egyenlõség elérése érdekében a dolgozók között A nõi alkalmazottak igényeinek és helyzetének felmérése Esélyegyenlõséget biztosító politika kidolgozása és megvalósítása Pozitív akciók a szakmai életbe visszatérõ nõi kutatók számára Célok megfogalmazása a nemek közötti egyenlõség elérése érdekében a döntéshozói pozíciókban Mentorálási tervek kidolgozása és megvalósítása nõk számára A nõk részvételének a támogatása a konzorciumi kutatási tevékenységekben A nõk részvételének a támogatása a projekttel kapcsolatos bizottságokban és munkacsoportokban A társadalmi nemi esélyegyenlõség kérdéskörét tudatosító tréningek tervezése és megvalósítása a HR menedzserek számára Családbarát munkafeltételek 56

57 Ellenõrzõ tevékenységek A nemek közti egyenlõségért felelõs tisztviselõ kijelölése A nemek közti egyenlõségért felelõs bizottság létrehozása A munkaerõ nemek szerinti lebontására vonatkozó adatok rendszeres gyûjtése Adatok gyûjtése a nõk kutatási tevékenységekben való részvételérõl A családbarát munkafeltételek hatásának ellenõrzése Az adatgyûjtés eredményeinek terjesztése a munkavállalók körében A társadalmi nemek kérdésével kapcsolatos tudatosság fokozására irányuló akciók Konferenciák, szemináriumok, elõadások szervezése a társadalmi nemek kérdéskörében jártas szakértõk bevonásával A társadalmi nemekkel kapcsolatos tudatossággal foglalkozó csoport felállítása Tájékoztató eszközök kidolgozása (hírlevél, honlap, stb.) Nõi szervezetekkel és esélyegyenlõséggel foglalkozó testületekkel való együttmûködés Akciók a nõk tudományban való részvételének támogatására Akciók szervezése az iskolákban Egyetemi hallgatók meghívása a kutatólaboratóriumok meglátogatására Lányok napja rendezvények szervezése Elõadások tartása egyetemeken/felsõoktatási intézményekben Továbbképzések ajánlása nõi hallgatók számára 57

58 9. melléklet Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok GPFs Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok Együttmûködési projektek, Kiválósági hálózatok, Koordinációs és támogató akciók, Egyedi csoportok (különösen KKV-k) javára végzett kutatások támogatási formák esetében június 21-i, 3. sz. változat 58

59 BEVEZETÉS A Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok (GPFs) kidolgozásának célja a projekttárgyalás és az Európai Bizottsággal kötött Támogatási Szerzõdés elkészítésének megkönnyítése volt. Ez a dokumentum a konzorciumot képviselõ koordinátor és az Európai Bizottság nevében eljáró PO közötti legfõbb kommunikációs eszköz. A dokumentum lényegében meghatározza a támogatásból részesülõ szervezeteket, amelyek aláírják a Szerzõdést és ezáltal csatlakoznak ahhoz, részletezi az elszámolható költségeket és a Közösségi hozzájárulást, valamint elektronikus formában strukturált információkat gyûjt a munkacsomagokra, munkaerõre, mérföldkövekre és a kézzelfogható eredményekre vonatkozóan. Az adatlapok tartalmaznak egy szabványos nyilatkozatot is, amelyet minden résztvevõ szervezetnek alá kell írnia. Az adatlapok kitöltésében az alábbi dokumentumok és eszközök nyújtanak segítséget: Magyarázatok a szabványdokumentumokhoz csatolt dokumentumok, amelyeket figyelmesen el kell olvasni Elõre kitöltött jogi információk (lásd alább) GPF kitöltési program, amelyet a koordinátornak és a partnereknek is használnia kell A jogi információkat az A2.1 adatlap tartalmazza. Ezeket az adatokat a Bizottság szolgálatai elõre kitöltik az adatbázisában vagy a pályázatban szerepelõ adatok alapján. Az adatok érvényességének függvényében az érintett szervezetnek elképzelhetõ, hogy pótolnia kell az adatokat egy ún. azonosító adatlap és alátámasztó dokumentumok benyújtásával. Ezzel kapcsolatban bõvebb információ az A2.1 adatlap magyarázatában található. A költségvetési táblát (A3.2) a Szerzõdés I. mellékletének Part A részében kell használni. Az ún. B adatlapok a Szerzõdés I. mellékletének Part B részében használandó alapvetõ információkat tartalmazzák. A GPFs adatlapok I. számú melléklete egyszerûsített mérleget tartalmaz, amelynek kitöltése a pénzügyi megvalósíthatóság ellenõrzése érdekében kérhetõ. 59

60 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes A1: Our Pro ject 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration Project Number 1 Project Acronym 2 ONE FORM PER PROJECT Project Title 3 GENERAL INFORMATION Starting date 4 Duration in months 5 Call (part) identifier 6 Activity code(s) most relevant to your topic 7 Free keywords 8 Abstract 9 (max char.) 60

61 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration All Schemes Project Project Participant number Participant Number 1 Acronym 2 in this project 10 short name 11 A2.1: Who we are ONE FORM PER PARTICIPANT LEGAL DATA If your organisation has already registered for FP7, enter your Participant Identity Code 12 Participant Legal name 13 Participant Short name 11 Status of validation 14 Legal address of the participant Street name 15 Number 15 Town 15 Postal Code / Cedex 15 Country 16 Internet homepage (optional) Registration data of the participant Legal registration number 17 Place of registration 17 Date of registration 17 VAT Number 18 Legal form Contact person for legal information Family name First name(s) Phone 1 21 Phone Fax 21 Amennyiben a jogi információk még nem jóváhagyottak vagy bár státuszukat tekintve jóváhagyottak, de ugyanakkor nem helyesek, akkor alátámasztó, igazoló dokumentumokat kell benyújtani a Bizottságnak. A jogi igazoló dokumentumok az ún. Identifiaction Fiche-bõl, illetve a jogi státusztól függõen egyéb alátámasztó dokumentumokból állnak (bõvebb információ: 61

62 Grant agreement Preparation Forms All Schemes EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration Project Project Participant number Participant Number 1 Acronym 2 in this project 10 short name 11 A2.2: Who we are ONE FORM PER PARTICIPANT STATUS OF YOUR ORGANISATION Certain types of organisations benefit from special conditions under FP7 participation rules. If you are one of these, please tick the appropriate box(es) below. 22 Your organisation is: Natural person 23 Public body 24 Non profit public body Profit public body 27 International organisation of European interest 28 International organisation other Secondary and higher education establishment Non-Profit Research organisation 31 Enterprise SME Non-SME None of the above Please specify A fenti kérdések mellett, a Szerzõdés Elõkészítõ Adatlapok kitöltését segítõ informatikai programban található egy felhasználóbarát elektronikus döntéshozási fa is a KKV-k státuszának validálásával kapcsolatban. 62

63 Grant agreement Preparation Forms All Schemes EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.3: Authorised Representatives Project Project Participant number Participant Number 1 Acronym 2 in this project 10 short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT AUTHORISED REPRESENTATIVES FOR THIS PROJECT Authorised representative to sign the grant agreement or to commit the organisation for this project Family name First name(s) Title 34 Gender 35 (Female F / Male M) Position in the organisation 36 Department/Faculty/Institute/Laboratory name/ Address (if different from the legal address) Street name 15 Number 15 Town 15 Postal Code / Cedex 15 Country 16 Phone 1 21 Phone Fax 21 Authorised representative to sign the grant agreement or to commit the organisation for this project Family name First name(s) Title 34 Gender 35 (Female F / Male M) Position in the organisation 36 Department/Faculty/Institute/Laboratory name/ Address (if different from the legal address) Street name 15 Number 15 Town 15 Postal Code / Cedex 15 Country 16 Phone 1 21 Phone Fax 21 63

64 Grant agreement Preparation Forms All Schemes EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.4: How to contact us Project Project Participant number Participant Number 1 Acronym 2 in this project 10 short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT CONTACT PERSONS FOR THIS PROJECT Person in charge of administrative, legal and financial aspects in this project Family name First name(s) Title 34 Gender 35 (Female F / Male M) Position in the organisation 36 Department/Faculty/Institute/Laboratory name/ Address (if different from the legal address) Street name 15 Number 15 Town 15 Postal Code / Cedex 15 Country 16 Phone 1 21 Phone Fax 21 Person in charge of scientific and technical/technological aspects in this project Family name First name(s) Title 34 Gender 35 (Female F / Male M) Position in the organisation 36 Department/Faculty/Institute/Laboratory name/ Address (if different from the legal address) Street name 15 Number 15 Town 15 Postal Code / Cedex 15 Country 16 Phone 1 21 Phone Fax 21 64

65 Grant agreement Preparation Forms All Schemes EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.5: Our commitment Project Project Participant number Participant Number 1 Acronym 2 in this project 10 short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT Certified Declaration 1- As an authorised representative to sign the grant agreement or to commit the abovementioned organisation, I am fully aware that a grant agreement may not be awarded to an applicant who is, at the time of a grant award procedure, in one of the situations referred to in Articles 93(1), 94 and 96(2)(a) of the Council Regulation (EC, Euratom) N 1955/2006 of 13 December 2006 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities [OJ L 390, 30/12/2006, p1]. As a consequence, I certify that: In compliance with article 93(1) of the abovementioned Regulation, none of the following cases apply to our organisation: a) it is bankrupt or being wound up, is having its affairs administered by the courts, has entered into an arrangement with creditors, has suspended business activities, is the subject of proceedings concerning those matters, or is in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations; b) it has been convicted of an offence concerning its professional conduct by a judgment which has the force of res judicata; c) it has been guilty of grave professional misconduct proven by any means which the contracting authority can justify; d) it has not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which it is established or with those of the country of the contracting authority or those of the country where the contract is to be performed; e) it has been the subject of a judgment which has the force of res judicata for fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the Communities' financial interests; f) it is currently subject to an administrative penalty referred to in Article 96(1) of the above-mentioned regulation. In compliance with article 94 of the abovementioned Regulation, and as far as the current grant award procedure is concerned, our organisation: g) is not subject to a conflict of interest; h) has not made false declarations in supplying the information required by the Commission as a condition of participation in the grant award procedure or does not fail to supply this information; i) is not in one of the situations of exclusion, referred to in the abovementioned points a) to f). 2- As an authorised representative to sign the grant agreement or to commit the abovementioned organisation, I also certify that our organisation: is committed to participate in the abovementioned project; has stable and sufficient sources of funding to maintain its activity throughout its participation in the abovementioned project and to provide any counterpart funding necessary; has or will have the necessary resources as and when needed to carry out its involvement in the abovementioned project. 65

66 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.5: Our commitment 3- As an authorised representative to sign the grant agreement or to commit the abovementioned organisation, I finally certify that all the information relating to our organisation set out in the different Grant Agreement Preparation Forms are complete, accurate and correct; and that the estimated costs meet the criteria for eligible costs for FP7 projects as established by the EC model grant agreement are notably based on our usual accounting and management principles and practices, and reflect the costs expected to be incurred in carrying out the foreseen work described in Annex I (description of work). 4- Our organisation is fully aware that the Commission may impose administrative or financial penalties on legal entities who are guilty of misrepresentation in supplying the information required by the Commission as a condition of participation in the grant award procedure or fail to supply this information; have been declared to be in serious breach of their obligations under any contract/grant agreement covered by the budget of the Community. Such penalties shall be proportionate to the importance of the contract/grant agreement and the seriousness of the misconduct, and may consist in their exclusion from the contracts and grants financed by the budget of the Commission for a maximum period of ten years and payment of financial penalties. 5- As an authorised representative I certify that the information given in the form A2.2 is correct. Participant Legal Name 13 Family name of authorised representative Date DD/MM/YYYY Family name of authorised representative Date DD/MM/YYYY Signature of the authorised representative to sign the grant agreement or to commit the organisation 38 Signature of the authorised representative to sign the grant agreement or to commit the organisation 38 First Name(s) First Name(s) 66

67 Grant agreement preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.6: Data Protection & coordination role Project Project Participant number Participant Number 1 Acronym 2 in this project 10 short name 11 SIGNED ONLY BY THE COORDINATOR PARTICIPANT N 1 Certified Declaration As co-ordinator on behalf of all proposers I take note of the following statement: "All personal data (such as names, addresses, CVs, etc.) will be processed in accordance with Regulation (EC) No. 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (Official Journal L 8, ). Such data will be processed solely in connection with the assessment of the project by the Commission department responsible for FP7. On request, proposers may obtain access to their personal data and correct or complete them. Any questions relating to the processing of these data can be addressed to the project officer. Proposers may lodge a complaint against the processing of their personal data with the European Data Protection Supervisor at any time." Any sensitive information or material used as background or produced as foreground in this project is covered by a Security Aspect Letter (SAL) 39 which is provided. If sensitive information or material is found to be required at a later stage of the project, amendment to the grant agreement will be requested and a SAL will be provided. I also certify that our organisation is committed to act as the coordinator of this project. Participant Legal Name 13 of the coordinator Family name of authorised representative Date DD/MM/YYYY Family name of authorised representative Date DD/MM/YYYY Signature of the authorised representative to sign the grant agreement or to commit the organisation 38 Signature of the authorised representative to sign the grant agreement or to commit the organisation 38 First Name(s) First Name(s) 67

68 EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Grant agreement Preparation Forms Collaborative Project A3.1: What it costs Project Number 1 Project Acronym 2 Participant number in this project 10 Participant short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT Funding % for RTD/Innovation activities (A) 40 50% or 75% Indirect costs 41 Actual indirect costs 42 Simplified method 43 Standard flat rate 44 Special transitional flat rate 45 My legal entity is established in an ICPC 46 and I shall use the lump sum funding method: YES NO Type of Activity RTD / Innovation (A) Demonstration (B) Management (C) Other (D) TOTAL A+B+C+D Personnel costs Subcontracting Other direct costs Indirect costs Lump sum, flat-rate or scale-of-unit (option only for ICPC) Total costs Maximum allowable EC contribution Requested EC contribution Receipts 68

69 EUROPEAN COMMISSION 7th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Grant agreement Preparation Forms Collaborative Project Project Number 1 Project Acronym 2 ONE FORM PER PROJECT Participant number in this project Participant short name RTD / Innovation (A) Estimated eligible costs (whole duration of the project) Demonstration (B) Management (C) Other (D) TOTAL A+B+C+D Total Total receipts A3.2: What it costs Requested EC contribution 69

70 EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Grant agreement Preparation Forms Coordination and Support Action A3.1: What it costs Project Number 1 Project Acronym 2 Participant number in this project 10 Participant short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT Funding % for Coordination and Support Actions 47 Indirect costs 41 Actual indirect costs 42 Simplified method 43 Standard flat rate 44 Special transitional flat rate 45 My legal entity is established in an ICPC 46 and I shall use the lump sum funding method: YES NO Type of Activity Coordination/ Support (A) Management (B) Other (C) TOTAL A+B+C Personnel costs Subcontracting Other direct costs Indirect costs Maximum reimbursement indirect costs Lump sum, flat-rate or scale-of-unit (option only for ICPC) 48 Total costs Maximum allowable EC contribution Requested EC contribution Receipts 70

71 EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Grant agreement preparation Forms Coordination and Support Action Project Number 1 Project Acronym 2 ONE FORM PER PROJECT Participant number in this project Participant short name Coordination/ Support (A) Estimated eligible costs (whole duration of the project) Management (B) Other (C) TOTAL A+B+C Total Total receipts A3.2: What it costs Requested EC contribution 71

72 EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Grant agreement Preparation Forms Network of Excellence A3.1: What it costs Project Number 1 Project Acronym 2 Participant number in this project 10 Participant short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT Funding % for RTD 49 50% or 75% Indirect costs 41 Actual indirect costs 42 Simplified method 43 Standard flat rate 44 Special transitional flat rate 45 My legal entity is established in an ICPC 46 and I shall use the lump sum funding method: YES NO Type of Activity RTD (A) Management (B) Other (C) TOTAL A+B+C Personnel costs Subcontracting Other direct costs Indirect costs Lump sum, flat-rate or scale-of-unit (option only for ICPC) Total costs Maximum allowable EC contribution Requested EC contribution Receipts 72

73 EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Grant agreement preparation Forms Network of Excellence Project Number 1 Project Acronym 2 ONE FORM PER PROJECT Participant number in this project Participant short name Estimated eligible costs (whole duration of the project) Total receipts RTD (A) Management (B) Other (C) TOTAL A+B+C Total A3.2: What it costs Requested EC contribution 73

74 EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Grant agreement Preparation Forms Combination of Collaborative Project and Coordination and Support Actions A3.1: What it costs Project Number 1 Project Acronym 2 Participant number in this project 10 Participant short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT Funding % for RTD 50% or 75% Indirect costs 41 Actual indirect costs 42 Simplified method 43 Standard flat rate 44 Special transitional flat rate 45 My legal entity is established in an ICPC 46 and I shall use the lump sum funding method: YES NO Type of Activity RTD (A) Coordination (B) Support (C) Management (D) Other (E) TOTAL A+B+C+D+E Personnel costs Subcontracting Other direct costs Indirect costs Lump sum, flat-rate or scale-of-unit (option only for ICPC) Total costs Maximum allowable EC contribution Requested EU contribution Receipts 74

75 EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Grant agreement preparation Forms Combination of Collaborative Project and Coordination and Support Actions Project Number 1 Project Acronym 2 ONE FORM PER PROJECT Participant number in this project Participant short name RTD (A) Estimated eligible costs (whole duration of the project) Coordination (B) Support (C) Management (D) Other (E) Total TOTAL A+B+C+D+E A3.2: What it costs Total receipts Requested EC contribution 75

76 Grant agreement Preparation Forms All Schemes A4: Bank account EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Project Number 1 Project Acronym 2 CO-ORDINATOR'S BANKING INFORMATION Account name 50 Full address of account PO Box 15 Postal Code/Cedex 15 Street name and number 15 Town Country 16 Contact person for the account Name First name(s) Phone 21 Fax 21 Bank name Branch address (full address PO box not accepted) Postal Code/Cedex 15 Street name and number 15 Town Country 16 Details of bank account IBAN 51 or ACCOUNT NUMBER Remarks: We certify that above information declared is complete and true. BANK STAMP + SIGNATURE BANK REPRESENTATIVE 52 DATE + SIGNATURE ACCOUNT HOLDER (both obligatory) (Obligatory) 76

77 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Appendix 1: Simplified accounts Project Number 1 2 Participant number in Project Acronym this project 9 RESTRUCTURED SIMPLIFIED ACCOUNTING BALANCE SHEETS & PROFIT AND LOSS ACCOUNTS Closing date (dd/mm/yyyy) Duration (in months) Currency Year N Year N-1 Accounting Balance Sheet(s) Year N Year N-1 ASSETS 1- Subscribed capital unpaid 2- Fixed assets( ) 0,00 0, Intangible fixed assets 2.2- Tangible fixed assets 2.3- Financial assets 3- Current assets( ) 0,00 0, Stocks Debtors due within one year Debtors due after one year 3.3- Cash at bank and in hand 3.4- Other current assets Total assets(1+2+3) 0,00 0,00 Year N Year N-1 LIABILITIES 4. Capital and reserves ( ) 0,00 0, Subscribed capital 4.2- Reserves 4.3- Profit and loss brought forward from the previous years 4.4- Profit and loss brought forward for the financial year 5. Creditors ( ) 0,00 0, Long term non-bank debt Long term bank debt Short term non-bank debt Short term bank debt Total liabilities (4+5) 0,00 0,00 77

78 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Appendix 1: Simplified accounts Profit and Loss Account(s) Year N Year N-1 Turnover + Variation in stocks (1) + Other operating income = Operating income (OI) 0,00 0,00 - Cost of materials and consumables - Other operating charges - Remuneration and charges (staff costs) = Gross Operating Profit or Loss (GOP/GOL) 0,00 0,00 - Depreciation and value adjust ments on non-financial assets = Net Operating Profit or Loss (NOP/NOL) 0,00 0,00 + Financial income and value adjustments on financial assets - Interest paid - Similar charges = Profit or Loss on ordinary activities 0,00 0,00 + Extraordinary income - Extraordinary charges - Taxes on profits = Profit or Loss for the financial year (Net result) 0,00 0,00 (1) Positive or negative amount 78

79 79

80 1 Projektszám (Project Number) A projekt számát a Bizottság határozza meg, amely a projekt egyedi azonosítója. Ez a szám nem változtatható meg. A projektszámnak a szerzõdés elõkészítõ dokumentáció minden oldalán meg kell jelennie (a Part A és a Part B részekben is) a kezelés során felmerülõ hibák elkerülése érdekében. 2 A projekt betûszava (Project acronym) A beküldött pályázatban megadott betûszót kell használni. A betûszó csak abban az esetben változtatható meg, ha errõl a tárgyalási szakaszban megállapodás születik. Ennek a betûszónak a Szerzõdés elõkészítõ dokumentáció (a Part A és a Part B részekben is) minden oldalán meg kell jelennie a kezelés során felmerülõ hibák elkerülése érdekében. 3 Projektcím (Project Title) A beküldött pályázatban megadott címet kell használni (max. 200 karakter). Kisebb változtatásokra akkor van lehetõség, ha errõl a tárgyalási szakaszban megállapodás születik. A címnek az adott szakterületen nem jártas személyek számára is érthetõnek kell lennie. 4 Kezdési idõpont (Starting date) Amennyiben speciális kezdési idõpontot kíván megadni, akkor azt itt kell meghatározni. A koordinátornak a tárgyalás során írásos indoklást kell bemutatnia arra vonatkozóan, hogy miért kívánja ekkor kezdeni a projektet. A kezdési idõpontnak minden esetben a pályázat beküldési határideje után, és általában 2 hónappal a tárgyalások befejezését követõen kell lennie. 5 Futamidõ (Duration) A projekt tervezett futamidejét egész hónapokban kell megadni. Az eredeti pályázatban meghatározott futamidõtõl való eltérést a Part B részben kell megindokolni. 6 Felhívás-azonosító (Call (part) identifier) A felhívás (részfelhívás) azonosítója az a referenciaszám, amelyet abban a felhívásban (felhívásrészben) adtak meg, amelyre a pályázatot beküldték. Ez a szám a pályázati felhívás hivatalos közzétételekor az Official Journal-ban jelent meg. A Bizottság által adott azonosítót a tárgyalást megnyitó levélben jelezni kell. 7. A témához tartozó legrelevánsabb tevékenységi kód(ok) (Activity code(s) most relevant to your topic) Elsõ tevékenységi kódként azt kell megadni, amely a tárgyalást megnyitó levélben szerepel. Ezt követõen kell felsorolni a pályázatban megadott többi kódot amennyiben ilyen meg lett adva. Változtatásra lényeges hiba esetén van lehetõség (a tevékenységi kódok listája a honlapon tekinthetõ meg). 80

81 8 Szabad kulcsszavak (Free keywords) Az eredeti pályázatban megadott szabad kulcsszavakat kell használni; lehetõség van változtatásra és további kulcsszavak hozzáadására. (maximum 100 karakter, beleértve a szüneteket, vesszõket stb.) 9 Rövid összefoglaló (Abstract) Az eredeti pályázatban használt összefoglalót kell használni, amelyet az alábbiak figyelembevételével kell módosítani: maximum 2000 karakter használható, az összefoglalónak elsõ pillantásra egyértelmûvé kell tennie az olvasó számára a projekt célkitûzéseit, a célkitûzések elérésének módját és a célok specifikus programhoz, valamint a munkaprogramhoz való kapcsolódását. Ezt az összefoglalót használja a Bizottság a projekt rövid ismertetõjeként a nyilvánosság felé a Szerzõdés aláírását követõen, illetve a programmenedzsment bizottságok és egyéb érdekelt szervezetek felé történõ kommunikáció során. Ebbõl következõen rövidnek és precíznek kell lennie, és nem tartalmazhat bizalmas információt. A szövegnek nem szabad rejtjelezettnek lennie, kerülendõ a formulák és egyéb speciális karakterek használata. Abban az esetben, ha a pályázatot nem angol nyelven adták be, akkor a Part B részbe be kell tenni egy angol nyelvû rövid összefoglalót. 10 A partner/résztvevõ sorszáma (Participant number) A konzorcium által a partner számára meghatározott sorszám. A projekt koordinátora minden esetben az 1-es számú. 11 A partner/résztvevõ rövid neve (Participant short name) A partner által választott rövid név, amely általában max. 20 karakter. A projekt öszszes dokumentációjában ezzel a rövid névvel kell jelölni az adott partnert. 12 Résztvevõt azonosítókód (Participant identity code) Akkor kell kitölteni, ha a Unique Registration Facility már mûködik. 13 A résztvevõ/partner hivatalos/jogi neve (Participant legal name) A résztvevõ szervezet hivatalos neve. Amennyiben a jelentkezõ regisztrálva van a hivatalos cégjegyzékben, adja meg a regisztráláshoz használt nevet. 14 Jóváhagyási státusz (Status of validation) Amennyiben az adott résztvevõ jóváhagyási státusza VALIDATED, akkor az azt jelenti, hogy az A2.1 adatlapon megadott adatokat a Bizottság jóváhagyta és ezek az adatok szerepelnek az A2.1 adatlapon. Abban az esetben, ha a megadott adatok státusza VALIDATED, de ez nem felel meg a valóságnak, akkor be kell nyújtani egy adatlapot a Bizottságnak és az ezen szereplõ adatokat alátámasztó dokumentumokat, amelyek 6 hónapnál nem lehetnek régebbiek (bõvebb információ: 81

82 Amennyiben a megadott adatok státusza VALIDATED, de azok egy másik jogi entitásra vonatkoznak és semmilyen kapcsolatban nem állnak az adott szervezettel, akkor az adott projektért felelõs PO-val kell kapcsolatba lépni. Amennyiben a státusz NOT VALIDATED, akkor be kell nyújtani egy adatlapot a Bizottságnak és az ezen szereplõ adatokat alátámasztó dokumentumokat, amelyek 6 hónapnál nem lehetnek régebbiek (bõvebb információ: 15 Cím (Address data) Csak a teljes postai címre vonatkozó mezõket kell kitölteni. 16 Ország (Country) A szokás szerint használt ország nevét kell kiválasztani. 17 Jogi regisztrációs szám, a regisztráció helye és ideje (Legal registration number, place and date of registration) Amennyiben a szervezet rendelkezik jogi regisztrációs számmal. 18 Adószám (VAT number) Amennyiben a szervezet rendelkezik adószámmal, akkor azt kell itt megadni. 19 Jogi forma (Legal form) Jelezni kell, hogy a szervezet jogilag Kft, Rt,. 20 Kapcsolattartó személy jogi szempontból (Contact person for legal information) A szervezettel kapcsolatos jogi információk nyújtására meghatározott kapcsolattartó személy. Ezt a személyt a Bizottság Jogi Ellenõrzõ Csoportja bármikor megkeresheti és a szervezettel kapcsolatos naprakész jogi dokumentumok és információk rendelkezésre bocsátását kérheti. 21 Telefon- és faxszám (Phone and fax numbers) A telefonszámot az ország és a város elõhívójával együtt kell megadni. Pl.: A pályázók/kedvezményezettek fõbb kategóriái, fontosabb jogaik és kötelességeik (Main categories of applicants/beneficiaries and their key rights and obligations) Lásd a végjegyzetek elõtti táblázatot. 82

83 23 Természetes személy (Natural person) A természetes személy fizikai személyre utal. A létesítés helye ebben az esetben az adott személy állandó tartózkodási helyét jelenti. 24 Köztestület (Public body) Köztestület minden olyan jogi személy, amelyet nemzeti törvény vagy nemzetközi szervezet hoz létre. 25 Non-profit köztestület (Non profit public body) Non-profit szervezetnek minõsül az a szervezet, amely a nemzeti vagy a nemzetközi törvény értelmében annak minõsül. A köztestületet lásd fent. 26 Profitorientált köztestület (Profit public body) Azon köztestületek, amelyek nem non-profitok lásd fent. 27 Európai érdekeltségû nemzetközi szervezet (International organisation of European interest) Olyan nemzetközi szervezet, amelynek tagjainak többsége az EU tagállamaiból, vagy a 7. KP-hoz társult országból származnak és a legfontosabb céljuk a tudományos és technológiai együttmûködés támogatása Európában. 28 Nemzetközi szervezet egyéb (International organisation other) A nemzetközi szervezetnek minõsül az a Közösségtõl eltérõ kormányközi szervezet, amelynek jogi személyisége van a nemzetközi jog értelmében, valamint minden olyan specializálódott ügynökség, amelyet egy ilyen nemzetközi szervezet hoz létre. 29 Közép- és felsõoktatási intézmény (Secondary and higher education establishment) Olyan szervezetek, amelyek az adott ország által elismert diplomát bocsátanak ki (általában egyetemek). 30 Kutatási szervezet (Research organisation) Kutatási szervezetnek minõsül minden olyan jogi entitás, amelyet non-profit szervezetként hoztak létre, és amely fõ feladatként kutatási és technológiafejlesztést végez. 31 Vállalkozás (Enterprise) Gazdasági tevékenység mellett elkötelezett entitás jogi formájától függetlenül. 83

84 32 KKV (SME) A KKV mikro, kis- és középvállalkozást jelent a május 6-i 2003/361/EC számú ajánlásnak ( megfelelõen. Egy vállalkozás abban az esetben tekinthetõ KKV-nak figyelembe véve a partner vállalkozásait és/vagy egyéb kapcsolódó vállalkozásait (a fenti ajánlásban pontos magyarázat található ezekrõl a fogalmakról és a definícióra gyakorolt hatásukról) ha, 250-nél kevesebb alkalmazottja van, éves forgalma nem lépi túl az 50 millió eurót és/vagy az év végi mérlege nem haladja meg a 43 millió eurót független. Néhány további követelménynek is meg kell felelni, amelyekrõl az alább címen lehet tájékozódni: A létszám az éves munkaegységekre (AWU) vonatkozik, azaz azon személyek számára akik az adott vállalkozásnál vagy annak számára teljes munkaidõben dolgoztak a figyelembe vett referencia évben. Azon személyek munkája, akik az eltöltött idõtõl függetlenül nem dolgoztak az adott szervezetnél egész évben, vagy részmunkaidõben dolgoztak, illetve a szezonmunkások munkája az AWU törtrészeként vehetõ figyelembe. A személyzet az alábbi csoportokból tevõdik össze: alkalmazottak, olyan személyek, akik a vállalkozásnak alárendelve dolgoznak, és a nemzeti törvény értelmében alkalmazottnak számítanak, tulajdonos-menedzserek, olyan partnerek, akik rendszeres tevékenységet végeznek a vállalkozásban, és részesülnek annak pénzügyi hasznából. FIGYELEM: A tanulóidõs vagy gyakornoki szerzõdéssel szakmai gyakorlaton résztvevõ gyakornokok és hallgatók nem tartoznak a vállalkozás személyzetébe. A szülési szabadság ideje ugyancsak nem vehetõ számításba. A pénzügyi adatoknál (pl. forgalom, mérleg), valamint a személyzet számánál alkalmazandó adatok a legutóbbi elfogadott könyvelési idõszak adatai, éves alapon számítva. Ezeket az adatokat a könyvelés lezárását követõen kell figyelembe venni. A forgalom összege az ÁFA és az egyéb indirekt adók levonásával alakul ki. Az újonnan alapított vállalkozások esetében, amelyek mérlegét még nem fogadták el, az alkalmazandó adatok az adott pénzügyi évre vonatkozó tisztességes becsléssel adódnak. Ezeknek a szervezeteknek N/A -t kell beírniuk a legutóbbi könyvelési periódusuk idõtartamához és lezárási idõpontjához. 33 Nem-KKV (Non-SME) Olyan vállalkozás, amely nem KKV. 84

85 34 Titulus (Title) Kérjük, válasszon az alábbiak közül: Prof., Dr., Mr., Ms. 35 Nem (Gender) Erre az információra statisztikai szempontból van szükség. F-fel jelölendõ amennyiben nõrõl, M-mel amennyiben férfirõl van szó. 36 Beosztás (Position) Az adott szervezetben betöltött pozíció. pl.: rektor, elnök, vezérigazgató, igazgató stb. 37 Tanszék/kar/intézet/laboratórium. (Department/faculty/institute/laboratory name/ ) A postai címet kell megadni kapcsolatfelvétel céljából. 38 Aláírás (Signature) Az A2.5 adatlapot legalább egy személynek alá kell írnia az A2.3 adatlapban megadott hivatalos képviselõk közül. 39 Security Aspect Letter (Security Aspect Letter) Bõvebb információ a tárgyalási útmutató 4. mellékeltében. 40 Támogatási arány (%-ban) a KTF/innovációs tevékenységekhez (Funding % for RTD/Innovation activities) A kutatási és technológiafejlesztési tevékenységekhez a Közösség pénzügyi hozzájárulása az elszámolható költségek maximum 50%-a lehet. Azon kedvezményezettek esetén, amelyek non-profit szervezetek, közép- vagy felsõoktatási intézmények, kutatóintézetek és KKV-k, a támogatási % az elszámolható költségek max. 75%-áig terjedhet. Amennyiben ezek a szervezetek a projekt futamideje alatt megváltoztatják státuszukat, akkor ez az arány kizárólag a státuszuk érvényességéig alkalmazható. 41 Indirekt költségek (Indirect costs) Azon elszámolható költségek, amelyeket a kedvezményezett nem tud a projekthez közvetlenül hozzárendelni, de beazonosíthatók és a könyvelési rendszer igazolni tudja, hogy a projekthez közvetlenül hozzárendelt, elszámolható direkt költségekkel kapcsolatban merültek fel. A közvetett költségek nem tartalmazhatnak elszámolható költségeket. 42 Valós indirekt költségek (Actual indirect costs) Azon kedvezményezettek, amelyek analitikus könyvelési rendszert alkalmaznak az indirekt költségek meghatározásához, a valós indirekt költségeiket igényelhetik. 85

86 43 Egyszerûsített eljárás (Simplified method) A kedvezményezettnek lehetõsége van egyszerûsített módszert alkalmazni a teljes indirekt elszámolható költségek kiszámításához a jogi entitás szintjén, amennyiben ez az adott szervezet szokásos könyvelési és menedzsment elveivel és gyakorlatával összhangban áll. Ilyen módszer alkalmazása csak abban az esetben fogadható el, ha az analitikus könyvelés hiánya vagy a készpénz-alapú könyvelési módszer követelménye nem teszi lehetõvé a részletes költségallokációt. 44 Hagyományos flat rate (Standard flat rate) A kedvezményezett összes elszámolható direkt költségének a 20 %-át is választhatja az indirekt költségek meghatározására. Az összes elszámolható közvetlen költségbe ebben az esetben nem tartozik bele az alvállalkozói költség és a harmadik felek által rendelkezésre bocsátott erõforrások megtérítésének költsége, amely erõforrásokat nem a kedvezményezett telephelyén használtak fel. 45 Speciális átmeneti flat rate (Special transitional flat rate) Azon non-profit köztestületek, közép- és felsõfokú oktatási intézmények, valamint kutatóintézetek és KKV-k, amelyek analitikus könyvelés hiányában képtelenek biztonsággal megállapítani a projekt közvetett költségeit olyan támogatási forma esetében, ahol van kutatási és technológiafejlesztési és demonstrációs tevékenység a Szerzõdés II.16 cikke értelmében az összes elszámolható közvetett költség (leszámítva az alvállalkozói költséget és a harmadik felek által rendelkezésre bocsátott erõforrások megtérítésének költsége, amely erõforrásokat nem a kedvezményezett telephelyén használtak fel) 60 %-át számolhatják el közvetett költségként. Amennyiben ezen kedvezményezettek státuszában a projekt futamideje alatt változás történik, akkor csak addig szabad ezt a modellt alkalmazniuk, amíg a státuszukban nem történt változás. 46 ICPC (ICPC) Amennyiben az adott szervezet ICPC (International Cooperation Partner Country) országból származik, akkor lehetõség van egyösszegû támogatás igénylésére az elszámolható költségek megtérítése helyett. 47 Támogatási arány (%-ban) a koordinációs/támogatási akciók esetében (Funding % for Coordination/Support activities) A Közösség pénzügyi hozzájárulása az összes elszámolható költség 100%-ig terjedhet. 48 A közvetett költségek maximális megtérítése (Maximum reimbursement of indirect costs) Koordinációs és támogatási akciók esetében a közvetett elszámolható költségek megtérítésének mértéke minden kedvezményezett esetében az összes elszámolható közvetett költség (leszámítva az alvállalkozói költséget és a harmadik felek által rendelkezésre bocsátott erõforrások megtérítésének költsége, amely erõforrásokat nem a kedvezményezett telephelyén használtak fel) 7 %-a lehet. 86

87 49 Támogatási arány (%-ban) a KTF tevékenységek esetében (Funding % for RTD) Kutatási és technológiafejlesztési tevékenységek esetében a Közösség pénzügyi hozzájárulása az összes elszámolható költség 50%-ig terjedhet. Non-profit köztestületek, közép- és felsõoktatási intézmények, kutatóintézetek és KKV-k esetében ugyanakkor a támogatási arány az összes elszámolható költség max. 75%-ig terjedhet. Amennyiben ezen kedvezményezettek státuszában a projekt futamideje alatt változás történik, akkor csak addig szabad ezt a modellt alkalmazniuk, amíg a státuszukban nem történt változás. 50 Számlanév (Account name) Az a név, amely alatt a számlát nyitották. Nem a felhatalmazott aláíró neve. 51 IBAN szám (IBAN) Abban az esetben, ha az adott szervezet bankjának országában használnak IBAN számot (International Bank Account Number). 52 Banki pecsét + a bank képviselõjének aláírása (Bank stamp + signature bank representative) A bank pecsétje és képviselõjének aláírása nem szükséges abban az esetben, ha a banki nyilatkozat másolatát mellékelik. 87

88 88