DOAS telepközi adat szinkronizáció

Átírás

1 DOAS telepközi adat szinkronizáció 1149 Budapest, Egressy út Telefon: ; fax: /14

2 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés A szinkronizáció Szinkronizálási típusok modulonként Partner modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Leírás Megkötések Raktár modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Leírás Megkötések Szerviz modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Leírás Megkötések Jármű modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Leírás Megkötések Pénzügyi modul szinkronizációk Leírás Megkötések Könyvelési szinkronizációk Szinkronizáció típusok Leírás Kölcsönzői modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Leírás Importőri modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Leírás Megkötések Szinkronizáció beállítási táblázat /14

3 1. Bevezetés Jelen dokumentum részletesen ismerteti a DOAS rendszer szinkronizációs lehetőségeit. Célja, hogy megismerése után a felhasználó cég kulcsfelhasználói képesek legyenek eldönteni, hogy milyen szinkronizációkat szeretnének bekapcsoltatni cégük DOAS rendszerében A beállítani kívánt szinkronizációs típusokat a 4. Szinkronizáció beállítási táblázat kitöltésvel és elküldésével lehet beállíttatni. Kérjük a kitöltött táblázatot küldjék el a RubinDMS munkatársainak, akik ezt követően a DOAS rendszerekben beállítják a kívánt szinkronizációs tipusokat. 2. A szinkronizáció A DOAS adatszinkronizációja során az adatok - két DOAS telephelyi rendszer, vagy - egy DOAS és egy könyvelési rendszer között történhetnek. Az adatszinkronizáció során az egyik telephelyen berögzített adat a másik telephelyre (vagy a könyvelésbe) automatikusan átküldésre kerül. A szinkronizáció folyamata a háttérben zajlik, felhasználói beavatkozást nem igényel. A már szinkronizált adatok elérése a másik telephelyen ugyanolyan gyorsan történik, mint az adott telephely adatai. A szinkronizáció működését egy ütemező biztosítja. Az ütemező szinkron típustól függően, vagy néhány másodpercenkét küldi át az adatokat (pl. partneradatok), vagy történhet az adatok átküldése akár 4 óránként is (pl. készletfénykép). Az alábbiakban modulonként felsoroljuk és bemutatjuk a szinkronizálási lehetőségeket. A dokumentum végén található a szinkronizációs lehetőségek összefoglaló táblázata. 3/14

4 3. Szinkronizálási típusok modulonként 3.1. Partner modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Partner, partner összevezetés Leírás Partner, partner összevezetés A funkció bekapcsolása után a cég valamennyi telephelyén ugyanazok a partner információk érhetők el. A partner adatai jogosultságtól függően bármely telephelyen módosíthatóak, a változások a többi telephelyen is láthatóak. Adatrögzítési hiba (duplikált partnerek) miatt történő partner összevezetések eredménye mindne telephelyen szintén szinkronizált formában található meg Megkötések A partner szinkron bekapcsolása esetén a partner összevezetést is be kell kapcsolni Raktár modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Cikktörzs, cikktörzs összevezetés Készletfénykép Telepközi rendelés, Telepközi alkatrész átadás Elfekvő készlet küldés, fogadás Másik telephelyi bevétel és bevétel igazolás Leírás Cikktörzs, cikktörzs összevezetés Ez a funkció lehetővé teszi, hogy az egyik telephelyen a cikktörzsben végzett módosítások a másik telephelyen megjelenjenek. Ez különösen nem gyári cikkek (például gumik, olajok, utángyártott cikkek) esetén lényeges, hogy az egyes telephelyek készlet adatai ugyanazokat a cikkszámokat és megnevezéseket tartalmazzák. A szállítói árlisták betöltése nem szinkronizálódik, azt mindegyik telephelyre külön be kell tölteni. Adatrögzítési hiba (tévesen többször berögzített cikkek) miatt történő partner összevezetések eredménye szintén szinkronizált formábanm minden telephelyen megtalálható. 4/14

5 Készletfénykép Az alkatrész gazdálkodással foglalkozó munkatársak nem csak az adott telephely, hanem valamennyi más telephely készlet adatait látják, így amennyiben van a másik telephelyen az adott alkatrészből, úgy nem szükséges azt a gyártótól beszerezni. Telepközi rendelés, telepközi alkatrész átadás Az egyik telephelyen feladott telepközi megrendelés a másik telephelyen bejövő megrendelés formájában elérhető. Az egyik telephelyen kiállított szállítólevél adatait a másik telephelyen néhány mozdulattal bevételezhetjük. Fontos hangsúlyozni, hogy raktárkészlet változást csak a jogosult felhasználó jóváhagyásával lehet létrehozni, ez automatikusan nem történhet. Elfekvő készlet küldés, fogadás A DOAS képes a rendszerben beállított elfekvő cikkeket más cégek DOAS rendszerébe, vagy külső elfekvő készlet adatbázisba továbbítani. A külső cégek így láthatják az elfekvő státuszú cikkeinket és igény esetén rendelhetnek belőle (az elfekvő készlet megrendelését, kiszállítását nem támogatja szinkron funkció). Másik telephelyi bevétel és bevétel igazolás Amennyiben egy szállítólevéllel küldött szállítmányt a másik telephelyen kívánják számlával igazolni, akkor szükséges ez a funkció Megkötések Cikktörzs, cikktörzs összevezetés A cikktörzs szinkron bekapcsolása esetén a cikktörzs összevezetést is be kell kapcsolni. Telepközi rendelés, telepközi alkatrész átadás Akkor szabad bekapcsolni, ha a cikktörzs szinkron is bekapcsolt. Ez azért van, mert a cikk azonosítására a cikkszám szolgál, és garantálni kell azt, hogy minden telephelyen a cikkszámok minden adata megegyezzen (ellenkező esetben előfordulhatna, hogy a pl. a 1001 cikkszám az egyik telephelyen fékbetét HUF értékben, a másik telephelyen ugyanez a cikkszám egy 1000 Ft értékű ablakmosó folyadékot jelent) 5/14

6 3.3. Szerviz modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Szerviz jármű adatok, jármű összevezetés Munkalap javítási történet Szerviz marketing kampányok Visszahívási kampányok OWS paraméter beolvasás, OWS küldés, OWS állapot lekérdezés Leírás Szerviz jármű adatok, jármű összevezetés Egyaránt tartalmazza a szervizbe látogatott és az új, vagy használt járműkét nyilvántartott járműveket. Adatrögzítési hiba (tévesen többször berögzített járművek) miatt történő partner összevezetések eredménye szintén szinkronizált formában megtalálható minden telephelyen. Munkalap javítási történet Az egyes szerviz javítások során elvégzett munkák, a felhasznált alkatrészek adatai, minden telephelyen elérhetők, így nem szükséges a telephelyek között telefonon kommunikálni a korábbi javításokról. Szerviz marketing kampányok A szerviz tevékenységgel kapcsolatos marketing kampányok szinkronizálását teszi lehetővé. Visszahívási kampányok A gyártól által biztosított, és ez egyik telephelyen fájlból betöltött visszahívási kampányok adatai kerülnek szinkronizálásra. OWS paraméter beolvasás, OWS küldés, OWS állapot lekérdezés Ford specifikus funkcionalitás, garanciális adatok letöltését, a garanciális adatok központba küldését, és a garanciális elszámolások lekérdezését biztosítja. Lásd. Ford - OWS Megkötések Munkalap javítási történet A Jármű adatok, jármű összevezetés szinkronizáció szükséges hozzá. Visszahívási kampányok Amennyiben a gyártó on-line visszahívás lekérdezési funkciót biztosít akkor a visszahívási kampányok szinkronizációja nem szükséges. 6/14

7 3.4. Jármű modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Új jármű ügylet Új jármű átkérés, átadás Használt jármű ügylet Használt jármű átkérés, átadás Jármű visszaigénylések, költségek, jármű visszaigénylés sablonok Marketing akciók Marketing akció források Tárgyalási napló elállás okok Leírás Új jármű ügylet Egy adott gépkocsi adatai csak azon a telephelyen módosíthatók, amely az úgynevezett gazda telephelye (ez általában az ahol a gépkocsi fizikailag tartózkodik). Viszont minden változtatás látható a másik telephelyen is. Amennyiben a szállítói oldal kezelése a központi telephelyen történik, úgy megoldható az, hogy a gépkocsi karton vevői adatai az értékesítő telephelyen módosíthatók, míg a beszerzési adatai a beszerzési telephelyen. Új jármű átkérés, átadás Új jármű kartonok gazda telepehelyről átadása, a másik telephelyről a karton átkérése. Természetesen az átadás lehetősége csak bizonyos gépkocsi állapotok esetén lehetséges (csak szabad státuszú gépkocsi adható, kérhető át). Használt jármű ügylet Egy adott gépkocsi adatai csak azon a telephelyen módosíthatók, amely az úgynevezett gazda telephelye (ez általában az ahol a gépkocsi tartózkodik). Viszont minden változtatás látható a másik telephelyen is. Használt jármű átkérés, átadás Használt jármű kartonok a gazda telepehelyről átadása, a másik telephelyről a karton átkérése. Természetesen az átadás lehetősége csak bizonyos gépkocsi állapotok esetén lehetséges (csak szabad státuszú gépkocsi adható, kérhető át). Jármű visszaigénylések, költségek, jármű visszaigénylés sablonok Használt és új járművekkel kapcsolatos jóváírások, támogatások, költségek szinkronizációját biztosítja. A jóváírási igények menedzselése, azok bizonylattal történő kiegyenlítése mindkét telephelyen nyomon követhető. 7/14

8 Marketing akciók Az új és használt járművekhez köthető akciók szinkronizálhatóak. Marketing akció források Az akció forrás, vagy média az a kistörzs, ami tartalmazza, hogy a potenciális vásárló hol értesülhetett a cégről (pl. újsághirdetés, óriásplakát). Lehetőség van ennek a törzsadatnak a szinkronizálására is. Tárgyalási napló elállás okok Amennyiben a tárgyalási naplóban rögzített tárgyalás sikertelenül zárul, úgy az ügylet sikertelenségi okát rögzíteni lehet. Az okokat tartalmazó törzsállomány szinkronizálására is lehetőség van Megkötések Új jármű átkérés, átadás Használt jármű átkérés, átadás Marketing akciók Marketing akció források Jármű visszaigénylések, költségek, jármű visszaigénylés sablonok Tárgyalási napló elállás okok Valamennyi felsorolt szinkron típushoz szükséges az új, illetve a használt jármű ügyletek szinkronja. 8/14

9 3.5. Pénzügyi modul szinkronizációk Bank, pénztár, számla, és belső bizonylatok, törölt bejövő bizonylatok Folyószámla (kiegyenlítés, más telephelyi kiegyenlítés, folyószámla kapcsolók) Deviza árfolyamok KSH számok és KSH számok összevezetése Projekt és projekt összevezetés Leírás Bank, pénztár, számla, és belső bizonylatok, törölt bejövő bizonylatok Az egyik telephelyen készült számla adatai megtekinthetők a másik telephelyen a kimenő és bejövő számlák esetében egyaránt. A DOAS rendszer lehetővé teszi bármely telephelyen kiállított számla bármely telephelyen történő kifizetését a pénztárban, illetve kiegyenlítését bankbizonylattal. A bizonylatok szinkronja a könyvelés felé is megtörténik. Folyószámla (kiegyenlítés, más telephelyi kiegyenlítés, folyószámla kapcsolók) Több telephely esetén lehetőség van az egyes telephelyek folyószámláinak közös megtekintésére. Bármely folyószámla művelet, kompenzálás, bank- és pénztárbizonylat számlához kapcsolása különböző telephelyek bizonylatai között is lehetséges. A cég kintlévőségének kezelése, fizetési felszólítások, egyenlegközlők küldése így valamennyi telephelyre összesítve is lehetséges. A szinkron a könyvelés felé is megtörténik. Deviza árfolyamok Az egyik telephelyen berögzített deviza árfolyamok a többi telephelyen is elérhetőek. KSH számok és KSH számok összevezetése Az egyik telephelyen berögzített KSH számok és azok téves rögzítés miatti összevezetése a többi telephelyen is elérhetőek. Projekt és projekt összevezetés A DOAS projektek és a projektekhez kapcsolt bizonylatok szinkronizációját teszi lehetővé Megkötések Folyószámla (kiegyenlítés, más telephelyi kiegyenlítés, folyószámla kapcsolók) A Bank, pénztár, számla, és belső bizonylatok, törölt bejövő bizonylatok szinkronizációja is szükséges hozzá. 9/14

10 3.6. Könyvelési szinkronizációk Szinkronizáció típusok Törzsadatok szinkronja a könyvelésből a DOAS modulokba (Áfatörzs, jogcímek, bankszámlaszámok, pénztárhelyek, költséghelyek és költséghely összevezetések, KSH számok, devizanemek) Zárásdátumok Adatfeladások a könyvelésbe (BMI adatok, gépkocsi ELÁBÉ, készletváltozások, raktárjegyek) Leírás Törzsadatok szinkronja a könyvelésből a DOAS modulokba (Áfatörzs, jogcímek, bankszámlaszámok, pénztárhelyek, költséghelyek és költséghely összevezetések, KSH számok, devizanemek) Amennyiben a könyvelési modul használatban van, úgy a könyveléssel kapcsolatos törzsadatok megadása a könyvelési modulban történik. Az egyes telephelyekre ezek szinkronizációja megtörténik, így ezek az adatok mindenhol megegyeznek. Zárásdátumok A könyvelés modul használatakor a zárásokat a könyvelésbe kel elvégezni, és azok onnan szinkronizálódnak át modulokba. Adatfeladások a könyvelésbe (BMI adatok, gépkocsi ELÁBÉ, készletváltozások, raktárjegyek) A könyveléshez szükséges adatfeladások a szinkron funkció bekapcsolása után automatikusa kerülnek át a könyvelésbe. 10/14

11 3.7. Kölcsönzői modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Kölcsönzői szerződések Kölcsönzői árlisták Kölcsönző bérbeadható tételek Leírás Kölcsönzői szerződések Az ügyfelekkel kötött szerződések adatai bármely telephelyen elérhetők. Kölcsönzői árlisták Minden telephelyen azonos kölcsönzői árlista használatára van lehetőség, amely a központi telephelyen kerül karbantartásra. A DOAS rendszer természetesen megengedi telephelyenként egyedi árlisták kezelését is. Kölcsönző bérbeadható tételek Szerződés köthető más telephelyi gépkocsira is, amely gépkocsi átvétele a másik telephelyen történhet. A gépkocsit az ügyfél bármely telehelyre visszahozhatja és az ott elszámolható. 11/14

12 3.8. Importőri modul szinkronizációk Szinkronizáció típusok Importőri új jármű ügylet adatok Leírás Importőri új jármű ügylet adatok A DOAS rendszert használó importőr és a DOAS rendszert használó kereskedések közötti szinkronizáció, az importőr által aktuálisan kínált járművek adatait tartalmazza Megkötések Csak ha az importőr a DOAS importőri verzióját használja, és a dealer szintén DOAS felhasználó. 12/14

13 4. Szinkronizáció beállítási táblázat Szinkronizáció megnevezése Szükséges (Igen / Nem) Partner modul szinkronizációk Partner, partner összevezetés Raktár modul szinkronizációk Cikktörzs, cikktörzs összevezetés Készletfénykép Telepközi rendelés, Telepközi alkatrész átadás Elfekvő készlet küldés, fogadás Másik telephelyi bevétel és bevétel igazolás Szerviz modul szinkronizációk Szerviz jármű adatok, jármű összevezetés Munkalap javítási történet Szerviz marketing kampányok Visszahívási kampányok OWS paraméter beolvasás, OWS küldés, OWS állapot lekérdezés Jármű modul szinkronizációk Új jármű ügylet Új jármű átkérés, átadás Használt jármű ügylet Használt átkérés, átadás Jármű visszaigénylések, költségek, jármű visszaigénylés sablonok Marketing akciók 13/14

14 Marketing akció források Tárgyalási napló elállás okok Pénzügyi modul szinkronizációk Bank, pénztár, számla, és belső bizonylatok, törölt bejövő bizonylatok Folyószámla (kiegyenlítés, más telephelyi kiegyenlítés, folyószámla kapcsolók) Deviza árfolyamok KSH számok és KSH számok összevezetése Projekt és projekt összevezetés Könyvelési szinkronizációk Törzsadatok szinkronja a könyvelésből a DOAS modulokba (Áfatörzs, jogcímek, bankszámlaszámok, pénztárhelyek, költséghelyek és költséghely összevezetések, KSH számok, devizanemek) Zárásdátumok Adatfeladások a könyvelésbe (BMI adatok, gépkocsi ELÁBÉ, készletváltozások, raktárjegyek) Kölcsönzői modul szinkronizációk Kölcsönzői szerződések Kölcsönzői árlisták Kölcsönző bérbeadható tételek Importőri modul szinkronizációk Importőri új jármű ügylet adatok 14/14