Soproni Helyi Közösség Helyi Akciócsoport Munkaszervezetének Szervezeti és Működési Szabályzata január 29.

Átírás

1 Soproni Helyi Közösség Helyi Akciócsoport Munkaszervezetének Szervezeti és Működési Szabályzata január 29. 1

2 Tartalom PREAMBULUM A HELYI AKCIÓCSOPORT (HACS) SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE A HACS szervezetei egységei A HACS konzorciuma/tagsága A HACS Vezetősége A Felhívás Előkészítő Munkacsoport (FEMCS) A Helyi Bíráló Bizottság (HBB) A HACS Munkaszervezete A HACS MUNKASZERVEZETE A Munkaszervezet státusza A Munkaszervezet feladatai A HACS működésének általános támogatása A HACS működéséhez technikai és személyi hátteret biztosít A HACS működésével összefüggő általános adminisztratív és technikai feladatok elvégzése A HACS pénzügyi és elszámolás-technikai feladatainak biztosítása A helyi felhívások elkészítésének szakmai és adminisztratív támogatása A helyi felhívások iránt érdeklődők és a potenciális végső kedvezményezettek szakmai támogatása A Kommunikációs feladatok, a nyilvánosság biztosítása Animációs feladatok, közösségszervezés A helyi támogatási kérelemkezeléssel kapcsolatos feladatok Döntés-előkészítési feladatok elvégzése a HBB számára: A Munkaszervezet irányítása és szervezete A Munkaszervezet létszáma A Munkaszervezet munkatársainak feladatköre Melléklet: A Soproni Helyi Közösség (HACS) konzorcium 21 tagszervezete és 3 tagú Vezetősége 2. Melléklet: A Felhívás Előkészítő Munkacsoport (FEMCS) ügyrendje 3. Melléklet: A Helyi Bíráló Bizottság (HBB) Ügyrendje és mellékletei 2

3 PREAMBULUM A március 10-én megjelent a Terület- és Településfejlesztési Operatív Program (TOP) 7. prioritási tengelyéhez kapcsolódó, közösségi szinten irányított városi helyi fejlesztések megvalósítására irányuló, helyi akciócsoportok megalakítását és azok regisztrációját támogató felhívás. Sopron Megyei Jogú Város mindennapjaiban fontos szerepet töltenek be a helyi közösség identitásának megerősítését szolgáló kulturális tevékenységek és rendezvények, ezért a terület fejlesztését szem előtt tartva városi tájékoztatási és igényfelmérési akciókat követően május 30-án 20 szervezet konzorciumi formában megalakította Soproni Helyi Közösség Helyi Akciócsoportját (a továbbiakban: HACS) Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata vezetésével. A Soproni Helyi Közösséget az NGM RFP június 20-án nyilvántartásba vette, a HACS pedig számos egyeztetést követően december 19-én elfogadta a Hűség-Hagyomány-Harmónia - Helyi Közösségi Fejlesztési Stratégia c. dokumentumot (a továbbiakban: HKFS), amely egyben a december 23-án a TOP Kulturális és közösségi terek infrastrukturális fejlesztése és helyi közösségszervezés a városi helyi fejlesztési stratégiához kapcsolódva című pályázatra benyújtott támogatási kérelem központi eleme volt. A Magyar Államkincstár Központ (a továbbiakban: MÁK) augusztus 1-jén kelt levelében (tájékoztatta a Soproni Helyi Akciócsoport konzorciumvezetőjét, Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzatát arról, hogy a Kulturális és közösségi terek infrastrukturális fejlesztése és helyi közösségszervezés a városi helyi közösségi fejlesztési stratégiához kapcsolódva c. felhívására benyújtott, TOP azonosítószámmal nyilvántartott támogatási kérelmét a Magyar Államkincstár Központ vezetője támogatásra érdemesnek ítélte, így lehetőség nyílt a HKFS megvalósítására szeptember 21-én Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala is társult a HACS-hoz, mely így 21 tagúra bővült. A település különböző társadalmi csoportjai megfelelően képviseltetve vannak a szervezetben: a három szféra (köz, civil és üzleti) képviselete arányos. A HKFS a Magyar Államkincstár Központ támogatási döntésről szóló levelében előírt módon, szeptember-október folyamán átdolgozásra került. A módosított HKFS-t a HACS október 25-i ülésén hagyta jóvá. A helyi közösségnek a Stratégiában megfogalmazott átfogó célja: A város kulturális értékeinek, hagyományainak megőrzése, megújítása; közösségi életének élénkítése a lakossági szabadidős lehetőségek bővítésével. Az átfogó célt öt specifikus célkitűzés elérésével kívánja a Stratégia megvalósítani, melyek a következők: 1) A helyi kulturális és közösségi kezdeményezések megvalósításához megfelelő szabadtéri és fedett városi infrastruktúra biztosítása; 2) A soproni kulturális, közösségi élet fellendítése, színesítése, a különböző városrészek és korcsoportok egyenletesebb bevonásával; 3) Speciális vagy hátrányos helyzetű lakossági célcsoportok egyenlő esélyű, aktívabb közösségi, kulturális életének, tartalmas szabadidő eltöltésének támogatása; 4) A helyi lokálpatrióta, közösségépítő tevékenységek felkarolása, újszerű kezdeményezések elősegítése; 5) Innovatív megoldásokra nyitott helyi közösségformálók gyakorlati eszköztárának bővítése. 3

4 A Regionális Fejlesztési Operatív Programok Irányító Hatósága (a továbbiakban: IH) a MÁK szervezetén keresztül én Támogatási Szerződést kötött a HACS Munkaszervezetével (a továbbiakban: Munkaszervezet) a HKFS megvalósítására. A HKFS operatív megvalósításáért, a döntés-előkészítésért, a helyi animációs tevékenységekért, valamint az adminisztrációs feladatok ellátásáért a HACS Munkaszervezete (a továbbiakban: Munkaszervezet) felelős. Jelen dokumentum a Soproni Helyi Közösség Helyi Akciócsoport Munkaszervezetének Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: HACS MSZ SZMSZ) röviden ismerteti a HACS szervezeti kereteit, majd a Munkaszervezet működését, feladatait, ügyrendjét szabályozza. Az SZMSZ MELLÉKLETEI: 1. Melléklet: A Soproni Helyi Közösség (HACS) konzorcium 21 tagszervezete és 3 tagú vezetősége 4

5 1. A HELYI AKCIÓCSOPORT (HACS) SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE Háttér A TOP CLLD program szervezetileg három szintből épül fel: I. A támogató intézményrendszert alkotó szervezetek és egységeik - határozzák meg a TOP CLLD irányelveit és kereteit, nyomon követik azok gyakorlati érvényesülését, valamint a HKFS értékelése alapján kiválasztják a támogatandó HACS-okat; II. A helyi akciócsoportok felelősek a HKFS-ek kidolgozásáért és megvalósításáért, a helyi partnerség biztosításáért, a helyi kiválasztási folyamat lebonyolításáért; III. HKFS által lefedett akcióterületen működő közszféra szervezetek, gazdasági, egyházi és civilszervezetek közül kerülhetnek ki a helyi támogatást igénylők és kedvezményezettek, akik a HKFS megvalósítását szolgáló helyi projekteket készítik elő és hajtják végre. 1. ábra: A HACS szervezeti ábrája Forrás: Soproni Helyi Közösség HKFS saját szerk A HACS szervezetei egységei A Soproni Helyi Akciócsoport konzorciumi formában működő szervezet. A HKFS sikeres, operatív megvalósítása érdekében a tagok jelen Szervezeti és Működési Szabályzatot (SZMSZ) dolgozták ki és fogadták el, mely Szabályzat tartalmazza a működés részletes szabályozását, eljárásrendjét, az egyes szervezeti egységek feladatait és felelősségi körét, munkaügyi szabályozásokat. 5

6 Jelen SZMSZ a HACS Munkaszervezet szervezeti és működési szabályzata, melynek feladatellátása szorosan kapcsolódik a HACS többi egységéhez, ezek: Konzorcium (tagság); HACS Vezetőség; Helyi Bíráló Bizottság (HBB); Felhívás Előkészítő Munkacsoport (FEMCS). A Munkaszervezet működése csak a HACS szervezeti keretének ismeretében értelmezhető. A Soproni Helyi Közösség Akciócsoportja konzorciumi formában működő, a HKFS sikeres végrehajtásáért felelős szervezet. A HACS munkáját több testület és szervezet is segíti, ezek egymáshoz való viszonyát a következő szervezeti ábra mutatja be: HACS vezetőség Helyi Bíráló Bizottság Taggyűlés Felhívás Előkészítő Munkacsoport/ok HACS Munkaszervezet 2. ábra: A TOP CLLD helyi intézményrendszere A HACS Konzorciuma Forrás: TOP CLLD Működési Kézikönyv 5. ábra (Készítette Lechner Tudásközpont augusztus) A HACS konzorciuma/tagsága A konzorciumot a HACS tagok összessége alkotja, mely döntéseit taggyűlés keretében hozza. A konzorcium (HACS tagság) felelős helyi szinten a közösségvezérelt HKFS elkészítéséért, valamint az IH által jóváhagyott HKFS szabályos megvalósításáért. A HKFS megvalósításának igazgatási és pénzügyi feladatain kívül a HACS-ok feladata a térségi animáció: a potenciális érintettek mobilizálása, képessé tétele fejlesztési elképzeléseik megvalósítására, a projekt elképzelések közötti és a potenciális kedvezményezettek közötti kapcsolatok erősítése a HKFS céljainak megvalósítása érdekében, illetve olyan tevékenységek kezdeményezése, amelyek későbbi együttműködéseket és projekteket alapoznak meg. A HACS további fontos feladata a partnerség képviselete, kapcsolattartás külső szervezetekkel, ezáltal a HACS ismertségének, térségi beágyazottságának erősítése. A HACS-nak a HKFS megvalósítása során kötelező együttműködnie a támogató intézményrendszerrel. A HACS működésének szabályosnak és átláthatónak kell lennie az IH részéről. 6

7 A tagság üléseit a konzorcium vezetője hívja össze, de valamennyi tagnak lehetősége van az ülés összehívásának kezdeményezésére. A tagság évente legalább 1 alkalommal ülésezik. A rendes ülés mellett rendkívüli ülés összehívása is lehetséges. A Konzorcium/HACS tagság működésének fő szabályai: Határozatképes, ha a tagok legalább 50%-a + 1 fő jelen van; Valamennyi tag 1 szavazattal rendelkezik a döntéshozatal során; A szavazás minden esetben nyílt; A döntéshozatal alapesetben egyszerű többséggel történik; Az SZMSZ által meghatározott esetekben pl. HKFS módosítása, HACS Vezetőség megválasztása, Helyi Bíráló Bizottság tagjainak és póttagjainak megválasztása, HACS tagok kizárása a konzorcium 2/3-os döntéssel dönt; Az ülésekről jegyzőkönyv készül; A HACS-ban való részvétel nyitott, új tagok számára a jövőben is lehetőség van a csatlakozásra az alábbi feltételek teljesülése esetén: o A HACS tagjai csak a településen székhellyel vagy telephellyel rendelkező települési önkormányzat, önkormányzati intézmény, többségi önkormányzati tulajdonú gazdasági társaság, költségvetési szervek és intézményeik, civil szervezetek, egyházi jogi személyek (belső egyházi jogi személy), továbbá gazdálkodó szervezetek, egyéni vállalkozók lehetnek; o A HACS tagoknak el kell fogadniuk a HACS céljait, irányelveit, tevékenyen részt kell vállalniuk a HKFS megvalósításában; o A három szektor képviseletének kiegyensúlyozottnak kell maradnia; A HACS összetétele megfelelően reprezentálja a helyi társadalom sokféleségét. A HACS konzorciuma (tagság) hatáskörébe tartozik: A HACS működését szabályozó dokumentumok, valamint a HACS stratégiai fejlesztési dokumentumainak az elfogadása, módosítása (pl. konzorciumi megállapodás, SZMSZ, HKFS, támogatási felhívások); A HACS működési formájának, jogi kereteinek elfogadása, módosítása; A HACS éves költségvetésének elfogadása; A HACS tagsági viszonyára vonatkozó döntések meghozatala (pl. új tag felvétele, tag kizárása); Az éves beszámolók, előrehaladási jelentések, kifizetési kérelmek elfogadása; A vezető tisztségviselők (vezetőségi tagok, bíráló bizottsági tagok, Munkaszervezet-vezető) megválasztása; A HBB döntés-előkészítő értékelési javaslata és a HACS Vezetőség döntése alapján a helyi támogatási kérelmek jóváhagyása A HACS Vezetősége A HACS döntéshozó testülete a 3 tagú Vezetőség, melyet a HACS tagságából a konzorcium választ ki, 2/3-os döntéssel. A Vezetőség tagjai a 3 szektort (magán-, köz- és civil szféra) 1-1 fővel képviselik. 7

8 A Vezetőség tagjainak változását A HACS vezető kezdeményezheti. A változtatást a HACS taggyűlésnek jóvá kell hagynia. A HACS Vezetőség egyetlen tagja sem lehet a HACS alkalmazottja. A Vezetőség feladata az SZMSZ által a hatáskörébe utalt feladatok, valamint a teljes konzorciumi tagság összehívását nem igénylő egyéb döntési jogkörök ellátása egyebek között: - A HACS működésének, a HKFS megvalósításának irányítása, felügyelete; - Javaslattétel tagsági jogviszonyra (új tag felvétele, tagsági jogviszony megszüntetése); - Javaslattétel a HACS Munkaszervezet vezetőjére; - Javaslattétel a helyi támogatási felhívásokra, az értékelési szempontrendszer összeállítására, a támogatási kérelmek befogadására és rangsorolására; - Döntés a HBB által kialakított helyi támogatási rangsorról, támogatási összegekről, illetve elutasított pályázatokról; - A HKSF megvalósítása során felmerülő egyéb feladatok ellátása, szükség esetén javaslattétel a HKFS módosítására. A HACS Vezetőség akkor határozatképes, ha minden tagja jelen van. A határozatokat egyszerű szótöbbséggel hozza. A szervezet képviseletére a HACS vezető jogosult. A HACS vezetőt a HACS taggyűlés választja meg, a tagság legalább 2/3-os szavazati többsége esetén. A HACS vezetőjének feladatai A HKFS végrehajtásához kapcsolódóan: Ellátja a HACS képviseletét; Összehívja, vezeti a HACS üléseit; Biztosítja a HACS Vezetőség döntési működőképességét; Ellenjegyzi az IH-nak jóváhagyásra benyújtandó helyi támogatási döntéseket; Ellenjegyzi a FEMCS helyi felhívás véglegesítésére vonatkozó javaslatait; Gondoskodik arról, hogy a HACS szervezete, illetve Munkaszervezete adataiban történő, valamint vezető tisztségviselőit érintő változásokról az IH-t 10 naptári napon belül írásban értesíti A Felhívás Előkészítő Munkacsoport (FEMCS) A FEMCS a helyi felhívások szakmai tartalmának meghatározásában résztvevő szakmai-javaslattevő testület, mely egy vagy több helyi felhívás előkészítéséért is felelős lehet. A FEMCS tagok körét a HACS vezetősége határozza meg, már megválasztott FEMCS tag is javasolhat új tagot, akár külsős szakértőt is. A FEMCS tagjai szakmailag támogatják a helyi felhívások kialakítását és határidőre véleményezik a FEMCS ülések emlékeztetőit. A FEMCS működését és feladatait önálló ügyrend szabályozza A Helyi Bíráló Bizottság (HBB) A HBB a helyi fejlesztési stratégiára alapozott, közösségi szinten irányított városi, helyi fejlesztések megvalósítása érdekében a HACS által közzétett felhívásokra benyújtott Támogatási Kérelmek kiválasztási folyamatában döntés-előkészítő tevékenységet lát el. A HBB feladata javaslattétel a HACS 8

9 Vezetőség számára a HACS Munkaszervezete által a HBB elé terjesztett helyi támogatási kérelmek elutasítására vagy támogatására. A HBB működését a HACS által elfogadott és az IH által jóváhagyott saját ügyrend szabályozza A HACS Munkaszervezete A Munkaszervezet feladatait, szervezeti felépítését és működését a 2. fejezet szabályozza részletesen. 9

10 2. A HACS MUNKASZERVEZETE 2.1. A Munkaszervezet státusza A Stratégia összefogására és végrehajtásának támogatására a HACS Munkaszervezet létrehozását határozta el. A munkaszervezeti feladatokat a konzorcium tagjainak döntése alapján megválasztott, nonprofit szervezetként működő partner, Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala látja el. A Munkaszervezet a Soproni Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala székhelyén (9400 Sopron, Fő tér 1.) működik. Az IH a Magyar Államkincstár Központ közbeiktatásával november -án támogatási szerződést kötött a munkaszervezeti funkciót ellátó Soproni Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalával a közösségvezérelt HKFS megvalósításához szükséges működési, közösségszervezési (animációs) és kommunikációs, továbbá a program-monitoring feladatok ellátásának költségeire. A Munkaszervezet munkatársainak foglalkoztatója a Soproni Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala. A Munkaszervezet munkatársainak nincs döntési jogkörük a projektek támogatási célú kiválasztásában A Munkaszervezet feladatai A HACS működésének általános támogatása A HACS tevékenységének koordinálása, ezen belül: A HACS által készített HKFS megvalósításának támogatása, különös gonddal a TOP projektjeiért felelős támogatási intézményrendszer által meghatározott formai és tartalmi elvárásoknak való megfelelés biztosítására. Azaz a Munkaszervezet felel a CLLD eljárásrend szerinti végrehajtási szabályok betartásáért és a támogató által közzétett dokumentumsablonok megfelelő alkalmazásáért; A HACS munkáját segítve a Munkaszervezet együttműködik a támogatói intézményrendszerrel (IH, MÁK) annak érdekében, hogy a HKFS megvalósítása a szakmai és törvényességi elvárásoknak megfeleltetve történjen meg; A HACS támogatása a helyi szereplőkkel történő kapcsolattartás során; A HACS folyamatos tájékoztatása a HKFS megvalósításával kapcsolatos eseményekről, a mérföldkövekhez köthető beszámolók elkészítése A HACS működéséhez technikai és személyi hátteret biztosít Legalább egy irodahelységből álló, legalább egy munkatárs munkaállomását biztosító irodát tart fenn a Munkaszervezet székhelyén (9400 Sopron, Fő tér 1.); Ügyfélszolgálat biztosítása a következő keretek között: o Hetente legalább 3 nap, legalább napi 4 órában személyes ügyfélszolgálatot biztosít; o Ezen felül heti öt nap, napi hat órában telefonon az ügyfelek rendelkezésére áll és a beérkezett ekre három munkanapon belül válaszol. 10

11 A HACS működésével összefüggő általános adminisztratív és technikai feladatok elvégzése A HACS Vezetője által összehívott ülések megszervezése, a meghívók összeállítása és kiküldése. A HACS ülések technikai feltételeinek biztosítása; A HACS ülések jegyzőkönyveinek elkészítése, beleértve a jelenléti ívek kitöltését, fotódokumentáció készítése; A HACS ülések emlékeztetőinek elkészítése 3 munkanapon belül, azok elfogadtatása a HACS a Vezetőségével A HACS pénzügyi és elszámolás-technikai feladatainak biztosítása A HACS működési költségeinek az érvényes szabályozási keretek közötti kezelése; A HKFS megvalósításával kapcsolatos elszámolások elkészítése; A projektvégrehatással kapcsolatos jelentések elkészítése és monitoring feladatok végrehajtása; A Munkaszervezet vezetőjének irányításával gondoskodik a projekt előrehaladásával összefüggő kifizetési kérelmek elkészítéséről és benyújtásáról az Irányító Hatóságnak A helyi felhívások elkészítésének szakmai és adminisztratív támogatása A Felhívás Előkészítő Munkacsoport (FEMCS) titkársági tevékenységének ellátása, ennek keretében: o A FEMCS tagok munkájának módszertani támogatása (háttéranyagok elkészítése, külsős szakértők bevonásával kapcsolatos feladatkiosztások irányítása, megbízásokkal kapcsolatos jogi és pénzügyi feladatok intézése); o FEMCS ülések összehívása, meghívók kiküldése, az IH tájékoztatása és meghívása az aktuális FEMCS ülésre; o Felhívás-tervezetek véleményezésre való megküldése a FEMCS tagoknak; o A FEMCS ülések technikai feltételeinek biztosítása; o A FEMCS ülések jelenléti íveinek gondozása, fotódokumentáció készítése; o A FEMCS ülések jegyzőkönyveinek és emlékeztetőinek elkészítése, azok véleményeztetése és jóváhagyása a FEMCS tagjaival; o A FEMCS által jóváhagyott helyi felhívás-tervezeteket döntés-előkészítési anyagok formájában a HACS, illetve annak döntési hatáskörrel rendelkező szervezete, a Helyi Bíráló Bizottság (HBB) elé terjeszti; o A FEMCS ülésein elfogadott javaslatokat átvezeti a helyi felhívások tervezetein és javaslatokat tesz a helyi felhívások és azok mellékleteinek végleges formájára, tartalmára A helyi felhívások iránt érdeklődők és a potenciális végső kedvezményezettek szakmai támogatása Szakmai tanácsadás nyújtása, ezen belül különösen: o A Munkaszervezethez beérkező projektötletek fejlesztésének szóbeli konzultatív támogatása; 11

12 o o A támogatást igénylők segítése szóbeli tanácsadással a támogatási kérelmük összeállításában - elsősorban a HKFS-hez való illeszkedésre és a formai elvárásoknak való megfelelésre tekintettel. A Munkaszervezet munkatársai által szolgáltatott szakmai segítség információk átadására és a támogatási kérelem elkészítésével kapcsolatos szóbeli tanácsadásra szorítkozhat a helyi felhívások vonatkozásában; a helyi támogatási kérelmek - részben vagy egészben - történő megírása nem megengedett. A nyertes pályázókat szóbeli segítése a kifizetési kérelmek összeállításában, ezzel kapcsolatos konzultációk szervezése A Kommunikációs feladatok, a nyilvánosság biztosítása A Soproni Helyi Közösség honlapjának és közösségi média felületének gondozása, frissítése, amelyen a Széchenyi 2020 Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettségi útmutató és arculati kézikönyv KTK 2020 c. dokumentum szerinti kötelező arculati előírásokat figyelembe veszi. A közösség honlapján kötelezően közzéteszi: o Az IH által jóváhagyott helyi felhívásokat és azok módosításait az IH értesítést követő 10 naptári napon belül, erről az IH-t írásban értesíti; o A HACS által szervezett események, fórumok meghívóit legalább 10 naptári nappal azok megrendezése előtt; o A HKFS megvalósítása során szervezett események rövid összegzését; Az IH által elvárt nyilvánosság biztosításának megfeleltetése; A HKFS végrehajtásának eredményeinek kommunikálásának támogatása a helyi nyilvánosság számára; A helyi felhívások megjelenését megelőzően felhívásonként legalább 1 tájékoztató fórumot tart, melyet meghívóval, jelenléti ívvel, legalább 5 db fotóból álló fotódokumentációval és rövid összegző emlékeztetővel dokumentál Animációs feladatok, közösségszervezés A helyi szereplők (a lehetséges végső kedvezményezettek) támogatása fejlesztési és végrehajtási kapacitásaik fejlesztésében, képzések, projektfejlesztési tanácsadás, általános és módszertani támogatás, célzott tematikus képzések szervezésén (amennyiben releváns) biztosításán keresztül; Az egyes beavatkozási területek (helyi felhívások) célcsoportjainak tájékoztatása, véleményük begyűjtése és feldolgozása A helyi támogatási kérelemkezeléssel kapcsolatos feladatok A felhívással, a helyi támogatási kérelemmel kapcsolatos írásbeli kérdések megválaszolása 5 munkanapon belül; Írásbeli és szóbeli tanácsadás a támogatási kérelem elkészítésével kapcsolatban. A tanácsadás módját, helyét, időpontját, résztvevőit, szakmai tartalmát a Munkaszervezet munkatársai táblázatos formában írásban is dokumentálják az átláthatóság és a visszakereshetőség érdekében; A helyi támogatási kérelmek érkeztetése, iktatása, befogadása; 12

13 A támogatást igénylő 5 naptári napon belüli értesítése helyi támogatási kérelmének beérkezéséről; A Munkaszervezet a helyi felhívásban rögzített szakasz zárását vagy beadási határnapját követő 10 naptári napon belül megkezdi a jogosultsági feltételek ellenőrzését a következő sorrendben: o Elsőként a nem hiánypótoltatható jogosultsági feltételek ellenőrzésére kerül sor. Amennyiben a helyi támogatási kérelem a nem hiánypótoltatható jogosultsági feltételeknek nem felel meg, akkor azt további vizsgálat nélkül el kell utasítani. A nem hiánypótoltatható jogosultsági feltételek meglétét a Munkaszervezet a HBB elé terjeszti, mely testület hozza meg a végső döntést ezekről a kérelmekről, ezt követően a HACS vezetője a döntést ellenjegyzi; o Amennyiben a helyi támogatási kérelem megfelel a nem hiánypótoltatható jogosultsági feltételeknek, a HACS Munkaszervezete megvizsgálja a helyi felhívásban szereplő HACS által ellenőrzendő hiánypótoltatható jogosultsági feltételeket. Amennyiben a helyi támogatási kérelem nem felel meg a hiánypótoltatható jogosultsági feltételeknek, úgy a HACS Munkaszervezete hiánypótlási felszólítást küld a támogatást igénylőnek: - az összes hiány vagy hiba megjelölésével; - legalább 5, legfeljebb 15 naptári napos határidő kitűzésével; - postai vagy elektronikus úton (az értesítés formáját a támogatást igénylő előzetesen választja meg a helyi támogatási kérelem adatlapján) történő benyújtással. Hiánypótlásra egyszer van lehetőség. A hiánypótlási felszólítást és a beérkezett hiánypótlást a HACS Munkaszervezete saját iktatásában rögzíti. Amennyiben a helyi támogatási kérelem megfelel a jogosultsági feltételeknek, a Munkaszervezet megkezdi a helyi támogatási kérelem tartalmi értékelését a helyi felhívásban rögzített kiválasztási kritériumok alapján. A tartalmi értékelés megkezdéséről a HACS Munkaszervezete postai vagy elektronikus úton értesíti a támogatást igénylőt. Az értesítés formáját a támogatást igénylő előzetesen választja meg a helyi támogatási kérelem adatlapján; Amennyiben a helyi támogatási kérelemben szereplő információ nem egyértelmű, vagy ellentmondást tartalmaz és a helyi felhívás lehetőséget biztosít tisztázó kérdés alkalmazására, a HACS Munkaszervezete az értékelés során egy alkalommal írásban tisztázó kérdést tesz fel. A támogatást igénylő számára a kérdés kézhezvételétől számított legalább 3 legfeljebb 15 naptári nap áll rendelkezésre a kérdés megválaszolására. A tisztázó kérdés formáját illetően a támogatást igénylő által megjelölt hiánypótlási felszólítás értesítésének a formája a mérvadó; Amennyiben a megadott határidőig nem érkezett válasz a tisztázó kérdésre, a támogatási kérelmet a rendelkezésre álló információk alapján kell értékelni; A Munkaszervezet megszervezi, hogy minden egyes támogatási kérelemről legalább két, egymástól független szakmai értékelés szülessen Döntés-előkészítési feladatok elvégzése a HBB számára: A benyújtott és jóváhagyott projekt adatlapok előkészítése döntéshozatalra; 13

14 A döntési javaslat megalapozása céljából helyszíni szemlét tarthat a helyi pályázóknál; A tartalmi értékelés alapján elkészíti az egyes helyi támogatási kérelmek pontozásos értékelését tartalmazó értékelési lapokat; és az adott szakaszban értékelt kérelmekre adott pontszámok alapján a HBB elé terjeszti a helyi támogatási kérelmeket; Értesíti a támogatást igénylőket a HBB döntési javaslatáról és felszólítja a támogatásra javasolt támogatást igénylőket támogatási kérelmük feltöltésére az IH által meghatározott informatikai rendszerbe; A HACS Munkaszervezete a HBB ülését megelőző legalább 5 munkanappal minden HBB tag részére elektronikusan megküldi az ülésen megtárgyalandó helyi támogatási kérelmek felterjesztési listáját, valamint a jogosultsági és tartalmi szempontból értékelt helyi támogatási kérelmek és azok értékelésének szkennelt változatát; A Munkaszervezet megszervezi a HBB üléseit; A Munkaszervezet ellátja a HBB titkársági feladatait, azaz a HBB üléseiről jegyzőkönyvet készít, melynek része az ülésen megjelent tagok, valamint állandó és eseti meghívottak által aláírt jelenléti ív. A jegyzőkönyvet és a jelenléti ívet a Helyi Bíráló Bizottság elnöke és a bizottság egy további, előzetesen kijelölt, állandó tagja aláírásával hitelesíti. A HBB döntési javaslatát a HACS vezetője ellenjegyzi. A jegyzőkönyvet és mellékleteit a Munkaszervezet 30 napon belül (javasolt 10 napon belül) megküldi az IH-nak és a HBB tagoknak; Együttműködik az IH-val a támogatott helyi projektek helyszíni ellenőrzései során; Eleget tesz az IH adatkéréseinek A Munkaszervezet irányítása és szervezete A Munkaszervezet létszáma A HACS Vezetősége szabja meg a Munkaszervezet létszámát és egyetértési jogot gyakorol a Munkaszervezet vezetőjének megbízásával kapcsolatban, A HKFS végrehajtása során a Munkaszervezet 3 fő munkatárssal végzi feladatát: o 1 fő Munkaszervezet vezető; o 1 fő pénzügyi munkatárs; o 1 fő projekt munkatárs; A Munkaszervezet munkatársainak feladatköre A Munkaszervezet munkatársainak részletes feladatleírása a munkaköri leírásukban található. Az alábbiakban az egyes munkakörök legfontosabb feladatai kerülnek összefoglalásra A Munkaszervezet vezető feladatai: A Munkaszervezet munkájának teljes körű irányítása, ellenőrzése; A feladatellátás szakmai koordinációja, a szakmai vezető feladatainak ellátása; Eljár és dönt a Vezetőség által hatáskörébe utalt ügyekben; Gondoskodik a konzorcium nyilvántartásainak vezetéséről; 14

15 A Vezetőséggel egyetértésben gondoskodik a konzorcium álláspontjának képviseletéről szakmai kérdésekkel kapcsolatban; Felelős a Munkaszervezethez rendelt feladatok teljes körének a határidőre történő teljesítéséért - a teljes team közreműködésével, szükség szerint külső szakember bevonásával; Gondoskodik a HKFS megvalósulását dokumentáló jelentések elkészítéséről és benyújtásáról; Gondoskodik a HKFS monitoringjának alapját képező indikátorok rendszeres gyűjtéséről és értékeléséről, a kötelező adatszolgáltatási tevékenységeknek való megfelelésről; Beszámol a HACS Vezetőségnek a Munkaszervezet működéséről A pénzügyi munkatárs feladatai: Pénzügyi feladatok kezelése, elsősorban a HKFS megvalósításához kapcsolódó pénzügyi feladatok ellátása (elszámolások elkészítése, a kifizetési kérelmekhez kapcsolódó dokumentáció előkészítése); A szakmai területhez tartozó források összehangolásának biztosítása, a számlák kezelése, nyilvántartása; A szakmai területhez tartozó dokumentációkezelési folyamatok rendszeres ellenőrzése, a projektben történő elszámolhatóság feltételeinek biztosítása és annak folyamatos fenntartása; A helyi pályázati felhívások kiírásához kapcsolódó pénzügyi segítségnyújtás, tanácsadás; Projektmenedzseri feladatok ellátása A projekt munkatárs feladatai: a. A Munkaszervezet-vezető munkájának általános támogatása; b. A HKFS végrehatása során a kulturális-szakmai programelemekkel kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása; c. A HKFS végrehatása során a kulturális-szakmai programelemekkel kapcsolatos operatív feladatok támogatása; d. Szakmai koordinációs szerep a projektben résztvevő valamennyi szervezettel és a bevont személyekkel; e. Közreműködés a (nyomtatott és elektronikus formájú) levelezések lebonyolításában, részvétel a levelek összeállításában; f. Közreműködés a projektekhez kapcsolódó nyilvánosság-tájékoztatási (PR) feladatokban, akciókban; g. Folyamatos kapcsolattartás a fejlesztési területek lakosaival, lakossági panaszok, észrevételek fogadása és kezelése, dokumentálása; h. A nyilvánossággal kapcsolatos tevékenységek dokumentálása; i. Nyilvántartások (szerződések, ütemezés, kifizetések stb.) vezetése. 15

16 1. Melléklet: A Soproni Helyi Közösség (HACS) konzorcium 21 tagszervezete és 3 tagú Vezetősége Az alábbi táblázat a Soproni Helyi Közösség (HACS) Konzorcium tagjait tartalmazza december 1- sejei állapot alapján: Szervezet neve Képviselt szféra Szervezet képviselője HACS tagsága Részvétel a HACS működésében Soproni Megyei Jogú Város Önkormányzat köz Dr. Fodor Tamás polgármester HACS vezető; Stratégiai-operatív Munkacsoport tagja Soproni Városfejlesztési Kft. köz Kelemen Imre ügyvezető Gazdaságfejlesztési-Környezeti INFRA Munkacsoport és a Stratégiai-operatív Munkacsoport tagja Universitas Fidelissima Kft. - GYIK Rendezvényház köz Polgár Rudolf ügyvezető Közösségi-Kulturális Programok SZOFT Munkacsoport tagja Soproni Múzeum köz Dr. Tóth Imre múzeumigazgató HACS tagja Pro Kultúra Sopron Nonprofit Kft. köz Horváth Zoltánné ügyvezető igazgató Közösségi-Kulturális Programok SZOFT Munkacsoport tagja Sopron Segít Közalapítvány köz Barcza Attila kuratóriumi elnök Stratégiai-Operatív Munkacsoport tagja Római Katolikus Városplébánia civil Horváth Imre városplébános, kerületi esperes HACS tagja Soproni Református Egyházközség civil Vladár Gábor lelkipásztor HACS tagja Soproni Zsidó Hitközség civil Dr. Koszorú Gábor gazdasági ügyintéző Gazdaságfejlesztési-Környezeti INFRA Munkacsoport tagja Soproni Evangélikus Egyházközség civil Tóth Károly igazgató lelkész HACS tagja Testvériség Néptánc Alapítvány civil Csoltói József kuratóriumi tag Gazdaságfejlesztési-Környezeti INFRA Munkacsoport és a Közösségi-Kulturális Programok SZOFT Munkacsoport tagja Hova Tovább Közhasznú Alapítvány civil Földes Tamásné kuratóriumi elnök HACS tagja Soproni Polgári Nyugdíjas Kör civil Dr. Bakody Gyula elnök Közösségi-Kulturális Programok SZOFT Munkacsoport tagja 16

17 Szervezet neve Soproni Városszépítő Egyesület Sopron Régió Turisztikai Központ Nonprofit Kft. Képviselt szféra civil üzleti Szervezet képviselője Dr. Józan Tibor elnök Erdősi-Héjj Boglárka ügyvezető Divitrade Kft. üzleti Divós István ügyvezető HA-MI Összefogunk Európai Szövetkezet üzleti Perkovátz Tamás elnök Scarbantia Zrt. üzleti Tóth Kálmán elnök-vezérigazgató Vincellér MPS Kft. Lansor Informatikai Kft. Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala üzleti üzleti A HACS Vezetőség tagjai: Molnár Tibor ügyvezető Dr. Locsmándi Szabolcs HACS tagsága Részvétel a HACS működésében HACS vezetőségi tag; Gazdaságfejlesztési-Környezeti INFRA Munkacsoport és a Közösségi-Kulturális Programok SZOFT Munkacsoport tagja Közösségi-Kulturális Programok SZOFT Munkacsoport tagja HACS tagja Gazdaságfejlesztési-Környezeti INFRA Munkacsoport és a Közösségi-Kulturális Programok SZOFT Munkacsoport tagja HACS vezetőségi tag; Gazdaságfejlesztési-Környezeti INFRA Munkacsoport tagja Gazdaságfejlesztési-Környezeti INFRA Munkacsoport tagja HACS tagja köz Dr. Sárvári Szabolcs társult tag HACS Munkaszervezet működtetése; Stratégiai-operatív Munkacsoport tagja A Soproni helyi Közösség (HACS) konzorciumi tagjai Forrás: saját szerkesztés Pozíció Név Delegáló szervezet / szféra vezető Dr. Fodor Tamás Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata / köz vezetőségi tag Dr. Józan Tibor Soproni Városszépítő Egyesület / civil vezetőségi tag Tóth Kálmán Scarbantia Zrt./ üzleti A vezetőségtagjai - a HACS i Határozata alapján Forrás: saját szerkesztés 17