MICROSEC Számítástechnikai Fejlesztı Kft. e-szignó Üzleti Megoldások e-szignó Online Szolgáltatások - e-számla rendszer Felhasználói útmutató https://online.e-szigno.hu/ Microsec e-szignó Online Szolgáltatások - e-számla rendszer 1
Tartalom 1. Bevezetés...3 2. A rendszer használatának technikai feltételei...3 3. Bejelentkezés, jogosultságok...3 3.1 Bejelentkezés...3 3.2 Jogosultságok...3 4. Használat...4 4.1 Számlák...4 4.1.1 Számla feltöltés...4 4.1.2 Listázás, félkész számlák...5 4.1.3 Listázás, aláírt számlák...6 4.1.4 Listázás, elküldött számlák...7 4.1.5 Címzettek, e-mail címek...8 4.2 Kijelentkezés...8 Microsec e-szignó Online Szolgáltatások - e-számla rendszer 2
1. Bevezetés Számítástechnikai Fejlesztı Kft. Az e-szignó Online Szolgáltatások e-számla (ESZOSZ e-számla) rendszer segítségével az Adó- és Pénzügyi Ellenırzési Hivatal (APEH) követelményeinek megfelelı PDF vagy e-akta formátumú elektronikus számla készíthetı. A szolgáltatás segítségével a számlakibocsátó a saját számlázó programjában elıállított számlaadatok feltöltésével elektronikusan hitelesített, a jogszabályi követelményeknek mindenben megfelelı, azaz elektronikusan aláírt és idıbélyeggel ellátott elektronikus számlát állíthat elı és küldhet ki. A szolgáltatás fıbb jellemzıi: Biztonságos SSL csatornán történı adattovábbítás XML és PDF formátumú e-számlák kezelése PDF vagy XAdES típusú aláírások készítése Kétnyelvő - magyar és angol - számlakép A számlák elektronikus aláírása a felhasználónál tárolt magánkulcs segítségével történik Az aláírásokon 12 évig érvényes SHA256 idıbélyeg készítése E-számla kiküldése egyszerre több címzettnek, kétnyelvő - magyar és angol - e-mailben 2. A rendszer használatának technikai feltételei Az aláírások készítéséhez Windows XP vagy újabb Windows operációs rendszer szükséges A rendszer használatához friss verziójú Internet Explorer vagy Mozilla Firefox böngészı szükséges Friss verziójú Java motor (http://www.java.com/en/download), valamint a Java Applet-ek és JavaScript-ek engedélyezése a böngészıben A böngészıben a felugró ablakok engedélyezése portálunk esetében A Microsec e-szigno CA vagy a Microsec e-szigno Root CA 2009 egységekre visszavezethetı aláírói tanúsítvány Kártyára kibocsátott tanúsítvány esetén megfelelıen telepített intelligens kártya és kártyaolvasó meghajtó szoftver 3. Bejelentkezés, jogosultságok 3.1 Bejelentkezés A https://srv.e-szigno.hu/eszosz_felhasznaloi_utmutato.pdf címen elérhetı útmutatónak megfelelıen történik a bejelentkezés. Rendszerünk belépéskor ellenırzi az elıfizetéséhez tartozó beállításokat és a továbbiakban ennek megfelelıen mőködik. 3.2 Jogosultságok A jogosultságokat az elızı pontban említett dokumentumban tárgyalt módon állíthatja be. A rendszer a következı jogosultságokat ismeri: Elıfizetı: rendelkezik a rendszerben kiosztható összes jogosultsággal Szuper felhasználó: eljárhat bármelyik felhasználó nevében, így az Elıfizetı nevében is Az Aláíró feladata a számla állományok feltöltése, az e-számlák aláírása és azok e-mailben való küldése Microsec e-szignó Online Szolgáltatások - e-számla rendszer 3
4. Használat Számítástechnikai Fejlesztı Kft. Az e-számla fülre kattintva a bal oldalon a Mőveletek menüpont, jobb oldalon az aktuálisan kiválasztott funkció képernyıje látható. A rendszer a dokumentumokat a státuszuk alapján kezeli. A rendszer a különbözı mőveletek hatására az egyes dokumentumokat a következı státuszba lépteti. Minden mőveletet csak egyszer végezhet el, azaz egy dokumentumot csak egyszer írhat alá vagy küldhet ki e-mailben. 4.1 Számlák 4.1.1 Számla feltöltés A menüpont segítségével tud feltölteni számla állományokat az APEH követelményeinek megfelelı PDF, xml vagy xml csatolmányt tartalmazó PDF fájlok formájában az elıfizetıi szerzıdésének megfelelıen. A menüpont használatához a Felhasználónak elıfizetıi vagy aláírói jogkörrel kell rendelkeznie, valamint elızetesen fel kell töltenie személyes vagy szervezeti aláírói tanúsítványát az ESZOSZ rendszer adminisztrációs felületén. A feltöltést megteheti egyesével vagy kötegelve, ZIP tömörített állomány formájában. A feltöltés után a hiányzó adatokat utólag kell megadnia, amennyiben nem tartalmaz mindent adatot a feltöltött állomány (pl.: vevı e-mail címe). A feltöltött állományokkal kapcsolatos követelmények a következık: A fájlok nevei csak az angol abc kisbetőit, számjegyeket, kötıjelet, aláhúzás jelet valamint pontot tartalmazhatnak A feltöltött fájlneveknek és számla sorszámoknak egyedieknek kell lenniük. Amennyiben a feltöltendı fájl xml szigetet tartalmazó PDF állomány, az xml csatolmány és az azt hordozó PDF állomány fájlneve ugyanaz kell, hogy legyen (pl. szamla_20101125_001.pdf állományban a csatolmány neve szamla_20101125_001.xml legyen). A feltöltött állományok aláírásra elıkészítve a Félkész menüpont alatt találhatóak meg. Microsec e-szignó Online Szolgáltatások - e-számla rendszer 4
4.1.2 Listázás, félkész számlák A menüpont segítségével listázhatók az aláírásra elıkészített számlák. A funkció ezen felül a vevık e-mail címeinek rögzítésére valamint a számlák aláírására szolgál. A folyamat a következı lépésekbıl áll: rögzítse az egyes számlákhoz tartozó vevık hiányzó e-mail címeit az e-mailcímek megadása után a Ment gombbal zárja le az adatbevitelt a feltöltött aláírói tanúsítványa típusától függıen a Minısített aláírás vagy a Fokozott aláírás gombra kattintva tudja elindítani az aláírási folyamatot A fenti listában megjelenı számlák ún. félkész elektronikus aláírást tartalmaznak, ezért megnyitásuk esetén az aláírást ellenırzı alkalmazások aláírás ellenırzési hibát jelezhetnek. A rendszer az aláírási folyamat megkezdésekor kéri az aláírói tanúsítványához tartozó PIN kódját vagy szoftveres tanúsítványához tartozó jelszavát: Microsec e-szignó Online Szolgáltatások - e-számla rendszer 5
A sikeres aláírást követıen a rendszer visszajelzést ad a sikeres mőveletrıl: Számítástechnikai Fejlesztı Kft. 4.1.3 Listázás, aláírt számlák Az aláírási folyamat után az aláírt számlák az Aláírt menüben érhetıek el. A menüponton belül, a Küld gomb segítségével küldheti ki az elkészült elektronikus számlákat a vevık email címeire: Microsec e-szignó Online Szolgáltatások - e-számla rendszer 6
A kiküldött levelek csatolmányként tartalmazzák az aláírt e-számlát, a levéltörzs az alábbi formátumú: 4.1.4 Listázás, elküldött számlák Az Elküldve menüpont alatt listázhatja, és töltheti le ZIP formátumban a már korábban kiküldött e-számláit: Microsec e-szignó Online Szolgáltatások - e-számla rendszer 7
4.1.5 Címzettek, e-mail címek A menüpont segítségével megadhatja, hogy a vevın kívül mely további személyek vagy szervezetek részére küldje ki automatikusan a rendszer az aláírt e-számlákat. Az alábbi címzett típusokat állíthatja be: A cc (másolat) típusú címzettek adatait (e-mail cím, név) az összes többi címzett is látni fogja A bcc (titkos másolat) típusú címzettek adatai a többi címzett számára láthatatlanok Amennyiben a befogadó válaszolni kíván egy, a rendszer által küldött e-számla e-mailre, a reply (válasz) típusú címzettek a válaszlevél küldésekor címzettként jelennek meg A képernyı alján tudja törölni a korábban rögzített állandó címzettek e-mail címeit. 4.2 Kijelentkezés A képernyı bal alsó sarkában található Kijelentkezés menüpont segítségével tud kijelentkezni az ESZOSZ rendszerbıl. Kérjük, hogy biztonsága érdekében mindig jelentkezzen ki rendszerünkbıl! Microsec e-szignó Online Szolgáltatások - e-számla rendszer 8