BUDAPEST FŐVÁROS XVI. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERE Készült a 2015. április 22. napján tartandó képviselő-testületi Készítette: Papp Andrea belső ellenőrzési vezető ülésre. Tárgy: Beszámoló a 2014. évi belső ellenőrzési feladatokról Tisztelt Képviselő- testület! A Képviselő-testület 309/2013. (XI. 13.) határozatában foglaltaknak megfelelően az alábbi beszámolóban foglaljuk össze a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzésének 2014. évi tevékenységét, a végrehajtott ellenőrzéseket, az ellenőrzésekhez kapcsolódó fontosabb megállapításokat, javaslatokat, az intézkedési tervek végrehajtása nyomon követésének tapasztalatait, a belső kontrollrendszer elemeinek értékelését. A beszámoló (1. és 2. számú melléklete) a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet előírásai szerint, a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett útmutató alapján készült. A beszámoló magában foglalja a Polgármesteri Hivatalra, valamint az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervekre, önkormányzati gazdasági társaságokra vonatkozó éves ellenőrzési jelentést. A Belső Ellenőrzés 2014-es munkatervének összeállítása során két fővel számolt. A humánerőforrás kapacitás a terveknek megfelelően alakult, a belső ellenőrzési tevékenységet akadályozó tényező az év során nem merült fel. Ennek megfelelően az ellenőrzési tervben szereplő feladatok maradéktalanul végrehajtásra kerültek. A terv szerinti vizsgálatokon felül az év során négy soron kívüli vizsgálat elvégzésére is sor került, a tartalék vizsgálati idő keret felhasználásával. A soron kívüli ellenőrzések közül három a választásokhoz kapcsolódó elszámolások ellenőrzésére vonatkozott, ezek időigénye nem volt jelentős, így a tervezett feladatok végrehajtását nem veszélyeztették. A negyedik soron kívüli vizsgálat a Szociális Irodán (részben érintve a Költségvetési és Pénzügyi Iroda tevékenységét is) a rendszeres ellátások elszámolására vonatkozott, a vizsgálat az irodavezető kezdeményezése alapján indult. A Belső Ellenőrzés 2014-ben elvégezte az önkormányzati intézmények és a gazdasági társaságok kockázatelemzését, valamint aktualizálta a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeire vonatkozó kockázatelemzést. 2014-ben az ellenőrzési nyomvonalak átdolgozása és felülvizsgálata folytatódott, várhatóan 2015-ben fejeződik be. 2014-ben elkészült a 2015-2018. közötti időszakra vonatkozó stratégiai ellenőrzési terv. Mindezek alapján kérem a tisztelt Képviselő-testületet, hogy a Belső Ellenőrzés beszámolóját hagyj a jóvá!
Határozati javaslat: Budapest Főváros XVI. kerületi Önkormányzat Képviselőtestülete az Önkormányzat Intézményeinél és a Budapest XVI. Kerületi Polgármesteri Hivatalnál végzett belső ellenőrzések alapján készített 2014. évi beszámolót és éves ellenőrzési jelentést jóváhagyja. Határidő: 2015. április 22. Felelős: Kovács Péter Polgármester (Elfogadása egyszerű szótöbbséget igényel) Budapest, 2015. április 2. Kovács Péter Polgármester Melléklet: l.sz.: Eves ellenőrzési jelentés (2014. évi belső ellenőrzési tevékenység táblázatos bemutatása) 2. sz.: Belső ellenőrzési kapacitás, kapacitás felhasználás, valamint az intézkedések megvalósításának táblázatos bemutatása 2
1. számú melléklet Éves ellenőrzési jelentés i. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48.. a) pont) l/l. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. aa) pont) l/l/a) A táravévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése Terv szerinti belső ellenőrzések Ellenőrzött szerv, 2014- ellenőrzés ben: tárgya Ellenőrzés célja Ellenőrzés módszere XVI. Kerületi Kertvárosi Egyesített Bölcsőde Gazdálkodási, könyvelési dokumentumok, nyilvántartások, elszámolások Rákosmenti Mezei Őrszolgálat Folyamatok, dokumentumok, elszámolások, nyilvántartások Polgármesteri Hivatal- Adó Ügyosztály Szabályzatok, munkaügyi dokumentumok, beszámolók, könyvelési dokumentumok, nyilvántartások, elszámolások, programok Rácz Aladár Zeneiskola Táncművészeti, Képző- és Iparművészeti Alapfokú Művészetoktatási Intézmény Önkormányzati hangszerek és hangtechnikai eszközök, kapcsolódó nyilvántartások Polgármesteri Hivatal- Vagyonhasznosítási Iroda Szabályzatok, dokumentumok, nyilvántartások, elszámolások, programok XVI. Kerület Kertvárosi Egészségügyi Szolgálata Folyamatok, dokumentumok, elszámolások, nyilvántartások Polgármesteri Hivatal- Költségvetési és Pénzügyi Iroda Leltározással, selejtezéssel kapcsolatos szabályzatok, dokumentumok, nyilvántartások, számítógépes programok Feladatellátás és gazdálkodási folyamatok szabályozottságának, szabályosságának értékelése Feladatellátás és gazdálkodási folyamatok szabályozottságának, szabályosságának értékelése Feladatellátás, tevékenység, pénzkezelési folyamatok szabályozottságának, szabályosságának értékelése Hangszerek felleltározásában, az eszközök beazonosításában való közreműködés, a leltáreitérések feltárása, a leltározási dokumentumok ellenőrzése Ingatlan kezeléssel, hasznosítással, számlázással, kisajátítási ügyekkel kapcsolatos folyamatok szabályozottságának és szabályosságának, vagyongazdálkodás hatékonyságának értékelése, 2013- as vizsgálat intézkedési terve végrehajtásának ellenőrzése Feladatellátás és gazdálkodás szabályozottságának, szabályosságának értékelése Leltározási és selejtezési folyamat szabályozottságának, szabályosságának értékelése Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú Dokumentum alapú és helyszíni tételes ellenőrzés Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú 2014- ben elmaradt belső ellenőrzés nem volt. A tervezett ellenőrzések maradéktalanul végrehajtásra kerültek. 1.......- -
Soron kívüli belső ellenőrzések 2014- ben: Ellenőrzött szerv, ellenőrzés tárgya Ellenőrzés célja Ellenőrzés módszere Polgármesteri Hivatal- Szociális Iroda, Költségvetési és Pénzügyi Iroda Rendszeres ellátások dokumentumai, elszámolásai, nyilvántartásai Polgármesteri Hivatal 2014.04.06- i országgyűlési képviselő választás normatíváinak felhasználásához kapcsolódó dokumentumok, elszámolások, nyilvántartások Polgármesteri Hivatal 2014.05.25- i európai parlamenti választás normatíváinak felhasználásához kapcsolódó dokumentumok, elszámolások, nyilvántartások Polgármesteri Hivatal 2014.10.12- i önkormányzati választás normatíváinak felhasználásához kapcsolódó dokumentumok, elszámolások, nyilvántartások Feladat- és hatáskörök elkülönítésének, a pénzügyi visszaigénylési rendszer szabályozottságának, szabályosságának, hatékonyságának értékelése Választási normatívák felhasználása szabályosságának, felhasználások dokumentálásának, elszámolások megfelelőségének, választás céljára szolgáló pénzeszközök elkülönített számviteli kezelésének értékelése Választási normatívák felhasználása szabályosságának, felhasználások dokumentálásának, elszámolások megfelelőségének, választás céljára szolgáló pénzeszközök elkülönített számviteli kezelésének értékelése Választási normatívák felhasználása szabályosságának, felhasználások dokumentálásának, elszámolások megfelelőségének, választás céljára szolgáló pénzeszközök elkülönített számviteli kezelésének értékelése Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú Dokumentum alapú Dokumentum alapú Dokumentum alapú A jogszabályi előírások alapján a belső ellenőrzés csoportszintű teljesítményét évente legalább egyszer mérni kell a kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM- ek) segítségével. A KTM- ek eredményeit az éves ellenőrzési jelentésben összefoglaló jelleggel kell bemutatni. (A KTM- ek listáját a Belső ellenőrzési kézikönyv 2. számú iratmintája tartalmazza.) Az ellenőrzések időszükségletére, a csoport tevékenységére vonatkozó KTM- ek ebben a részben, az ellenőrzések során tett megállapításokra vonatkozó KTM- ek a ll/l. pontban kerülnek bemutatásra. A Belső Ellenőrzés 2014- ben 7 db terv szerinti és 4 db soron kívüli (terven felüli) ellenőrzést végzett. így a befejezett és a tervezett ellenőrzések aránya 157,14% volt. A soron kívüli ellenőrzésekre tervezett időszükséglet 40 munkanap volt, ténylegesen 30 munkanap időráfordításra volt szükség. A tanácsadó tevékenységre fordított átlagos időszükséglet 22,5 munkanap/fő/év volt, ami megfelelt az éves tervezésnek. Az egyéb, nem közvetlenül az ellenőrzési tevékenységre fordított átlagos időszükséglet 2014- ben 57,5 munkanap/fő volt, amiből átlagosan 41 munkanap/fő az évi rendes és rendkívüli szabadság igénybevétele volt. Tehát összességében a továbbképzésekre, konferenciákra, egyéb adminisztrációs feladatokra fordított idő átlagosan 16,5 munkanap/fő volt (57,5 munkanap/fő - 41 munkanap/fő). Az ellenőrzések átlagos időszükséglete (felkészülés, helyszíni ellenőrzés, jelentésírás, egyeztetés, adminisztráció) 172 munkanap/fő volt 2014- ben. A helyszíni ellenőrzésekre fordított átlagos időszükséglet 27,27 munkanap volt ellenőrzésenként. A helyszíni ellenőrzések határidőre való befejezésének aránya 90,91% volt, ami azt jelenti, hogy egy esetben nem fejeződött be határidőben a helyszíni ellenőrzés, a késedelmet a soron kívüli ellenőrzések miatti megszakítás okozta. A helyszíni munka befejezése és az ellenőrzési jelentés tervezet elkészítése között eltelt napok átlagos száma (a jelentés tervezetek elkészítésének átlagos időszükséglete) 12,18 munkanap volt. A jelentés tervezetek határidőre történő elkészítésének aránya 2014- ben 54,54% volt, a csúszások fő oka, hogy a helyszíni ellenőrzés befejezése után a Belső Ellenőrzés a megállapításait- a jelentés tervezetbe kerülés előtt- egyezteti az ellenőrzöttekkel, az egyeztetések több esetben is elhúzódtak. Az előzetes egyeztetéseknek is köszönhetően az ellenőrzöttek részéről el nem fogadott megállapítások nem jellemzőek. A csúszásokat ezen kívül a felmerült soron kívüli ellenőrzések ütemezése, valamint a rendkívüli szabadságok kivétele okozta. A jelentés tervezetek és az ellenőrzési jelentések lezárása között eltelt napok átlagos száma 6,64 munkanap volt, amelyben benne van az ellenőrzöttek részéről az észrevétel megküldése, illetve az arra való reagálás is. 2
ijlm Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására jelentések száma és rövid összefoglglása okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett 2014- ben az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. IJIM ijim IJIM A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. ab) pont) A belső ellenőrzési egység humánerőforrás-ellátottságg A 2014- es belső ellenőrzési terv összeállítása során 2 fővel terveztünk egész évre. Ez a kapacitás az év folyamán végig rendelkezésre állt. A belső ellenőrök az előírt végzettséggel, képzettséggel és gyakorlati tapasztalattal rendelkeznek. Betöltetlen belső ellenőri állás az év folyamán nem volt, álláspályázat kiírására nem került sor. A belső ellenőrök a kötelező továbbképzéseken részt vettek: mérlegképes könyvelők kötelező éves továbbképzése, regisztrált belső ellenőrök kétévente kötelező továbbképzése, közszolgálati továbbképzés. Egyéb szakmai képzésekre is volt lehetőség (belső ellenőri konferencia). Mindkét belső ellenőr rendelkezik az Áht. 7Q. (4)- (5) bekezdésében előírt engedéllyel. l/2/b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. -a alapján) A Belső Ellenőrzés a szervezeten belül a Jegyzői Kabinetben helyezkedik el, munkáját a Jegyzőnek közvetlenül alárendelve végzi. A Bkr. 19. (1) és (2) bekezdésében foglaltak 2014- ben megvalósultak, az (1) bekezdésben felsorolt tevékenységek esetében biztosított volt a belső ellenőrök funkcionális függetlensége, a belső ellenőrök nem vettek részt olyan tevékenységek ellátásában, amelyek a szervezet operatív működésével kapcsolatosak. i/m Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. - a alapján) 2014- ben összeférhetetlenségi eset nem merült fel. l/2/d) A belső ellenőri jogokkol kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása 2014- ben a Bkr. 25. a)-e) pontjaiban megfogalmazott, belső ellenőri jogosultságok korlátozása nem merült fel. 1/2M A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők 2014- ben a Belső Ellenőrzés tevékenységét akadályozó tényezők nem merültek fel. Az ellenőrzések nyilvántartása A Belső Ellenőrzés 2014- ben az elvégzett belső ellenőrzésekről a Bkr. 22. és 50. szerinti nyilvántartást folyamatosan vezette, valamint gondoskodott az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, illetve a dokumentumok és adatok szabályszerű, biztonságos tárolásáról. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vongtkozó javaslatok 2014- ben teljes egészében áttért a Belső Ellenőrzés a Bkr- ben meghatározott- ellenőrzöttek felé való- tájékoztatási kötelezettségeinek elektronikus levelezés keretében történő teljesítésére. A tájékoztatók átvételét elektronikus tértivevényekkel igazoljuk, ezek külön mappában lementésre kerülnek a belső levelező rendszerben. 3
A belső ellenőrzési tevékenység adminisztrációját könnyítő egységes formátumú intézkedési terv és intézkedési terv végrehajtás beszámoló minták ellenőrzöttek részére való elektronikus megküldését 2014- ben bevezettük és alkalmazzuk. További fejlesztési lehetőségként merült fel a kötelezően vezetendő nyilvántartások összekapcsolása, hogy a több nyilvántartásban is szereplő adatokat csak egyszer kelljen felrögzíteni. 1/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac) pont) 2014- ben írásbeli felkérés alapján a Belső Ellenőrzés nem végzett tanácsadói tevékenységet. Szóbeli felkérés alapján a Belső Ellenőrzés folyamatosan segítette tanácsadói tevékenységével a polgármesteri hivatal szervezeti egységeit és az önkormányzati intézményeket. II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. b) pont) ll/l. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba) pont) A következő táblázat tartalmazza a 2014- ben végrehajtott ellenőrzésekhez kapcsolódó- a Belső ellenőrzési kézikönyv alapján kiemelt" kategóriába tartozó- megállapításokat, a következtetéseket és a következtetések nyomán megfogalmazott javaslatokat: Ellenőrzött szerv, Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat A 2012. évi bölcsődei ellátás normatíva elszámolása során Nem megfelelő A bölcsődevezetők nagyobb figyelmet fordítsanak a figyelembe vett gondozási napok száma eltér az alapnyilvántartás dokumentálás. Támogatás TEVADMIN rendszerben történő adatszolgáltatásra is. Az szerinti gondozási napok számától. A 2013. évi normatíva elmaradás lehetősége. alapnyilvántartások és a TEVADMIN összesítő adatai elszámolása során eltérés mutatkozott a TEVADMIN- ban rögzített és egyezőségének havi rendszerességgel történő ellenőrzése az alapnyilvántartás szerinti adatok között. az intézményvezető által. A pénzkezelők (például: bölcsődevezetők, gazdasági ügyintéző) nem Jogviták lehetősége. A pénzkezelők megbízása a pénz kezelésével. A XVI. Kerületi Kertvárosi lettek megbízva a térítési díj, illetve a kölcsönzési díj beszedésével. pénzkezelők és az élelmezésvezetők felelősségvállalási Egyesített Bölcsőde Sem a pénzkezelők, sem az élelmezésvezetők nem tettek nyilatkozatának pótlása, személyi anyagukban való Feladatellátás, gazdálkodás felelősségvállalási nyilatkozatot. elhelyezése. átfogó vizsgálata A Szivárvány" és a Borostyán" Bölcsőde élelmiszerraktár Nem szabályos eljárás. A feltárt készleteltérések rendezése a Lakoma készletének ellenőrzésekor eltérések mutatkoztak a nyilvántartás és Visszaélés, károkozás programban. A recepturak felülvizsgálata és módosítása. a raktárkészlet között. Mindkét bölcsődében a szállítólevél és az lehetősége. Az élelmezésvezetők nyilvántartásainak, anyagbevételezési bizonylat adattartalma több esetben eltérést dokumentációinak folyamatos ellenőrzése. A kilépett mutatott. A felhasználásra kivételezett élelmiszerek lényegesen élelmezésvezető helyére 2 fő részmunkaidős meghaladták az étkezési létszám szerint kiadható mennyiséget. élelmezésvezető alkalmazása. A 495 Ft étkezési díj (norma) felülvizsgálata, és a norma újbóli megállapítása. 4
Ellenőrzött szerv, Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat A munkaügyi nyilvántartások és a szolgálati naplók adatai esetenként Nem megfelelő Jelenléti ívek, szabadság nyilvántartások és szolgálati Rákosmenti Mezei Őrszolgálat Feladatellátás és gazdálkodás vizsgálata nem egyeznek meg. Az intézménynél lévő kisértékű tárgyi eszközök köre és a kapcsolódó kartonok adatai nem egyeznek meg a Gamesz nyilvántartásával. információszolgáltatás. Nem megfelelő információszolgáltatás. Vagyonvesztés lehetősége. naplók összhangjának biztosítása. Vezetői ellenőrzés fokozása. A kisértékű tárgyi eszközök körében tételes felvétel (leltározás) lefolytatása, tárgyi eszköz kartonok pontosítása, javítása. Eltérésekről a Gamesz tájékoztatása, eltérések rendezése. A végrehajtásra átadott követelésekről nyilvántartást nem vezetnek. Nem megfelelő Nyilvántartás vezetése a végrehajtásra átadott dokumentálás. követelésekről. Polgármesteri Hivatal- Adó Ügyosztály Feladatellátás és tevékenység átfogó vizsgálata Dr. Zoltán Levente önálló bírósági végrehajtónak fizetendő előleggel (fedezet, bankszámla, utalványozás, nyilvántartás) kapcsolatban intézkedés nem történt. Nem teljes körű intézkedés. Jogviták lehetősége. Egyeztetés a Költségvetési és Pénzügyi Iroda vezetőjével (kötelezettségvállalás, bankszámla kijelölés, utalványozás rendje). Az előleg nyilvántartása az ügyosztály részéről. Rácz Aladár Zeneiskola Táncművészeti, Képző- és Iparművészeti Alapfokú Művészetoktatási Intézmény Hangszerek és hangtechnikai eszközök felleltározása, leltárellenőrzése Leitárhiány és leltártöbblet került megállapításra. Oka: a tárgyi eszköz mozgásokat (például lopás, adomány, stb.) nem megfelelően dokumentálta az intézmény, illetve nem jelezte a Gamesz felé. A 2012- es leltározáskor feltárt leltártöbbleteket nem teljes körűen vette fel a Gamesz az analitikus nyilvántartásába. A leltározás során sok használhatatlan, törött, selejtezésre váró hangszert találtunk. A 2012- es leltározást követően nem történt meg a selejtezés. Vagyonvesztés lehetősége. Leltáreltérések átvezetése a nyilvántartásokon. Megfelelő dokumentálás és jelzés a Gamesz felé. Pontatlan nyilvántartás. A 2012- es leltározást követően az analitikus nyilvántartásba fel nem vett leltártöbbletek haladéktalan felvétele a Gamesz részéről. Áttekinthetetlen Selejtezés haladéktalan elvégzése. eszközpark. Tárolási nehézségek. A számlázással, számlaiktatással, banki bizonylatok kezelésével, a Nem megfelelő A lemaradások feldolgozása, hiányosságok pótlása, hibák kintlévőségek nyilvántartásával és kezelésével kapcsolatos feladatok feladatellátás. Bevétel javítása. Szabályos gyakorlatok bevezetése. területén több hónapos elmaradások, hiányosságok, súlyos hibák kiesés lehetősége. Polgármesteri Hivatal- Vagyonhasznosítási Iroda keletkeztek. Szabálytalan gyakorlatot alkalmaztak. Vagyongazdálkodás vizsgálata A kintlévőségek nagyságrendje alapján a kintlévőségek kezelése nem Nem megfelelő Kintlévőségek megfelelő kezelése. A vevőállományok volt megfelelő. A vevőállományok rendezése szükséges. A DOS- os feladatellátás. Veszteség rendezése. A DOS- os programokban csak a Lekérdezés" programokban csak a Lekérdezés" funkció használata szükséges. lehetősége. funkció használata. 5
Ellenőrzött szerv, Vizsgálat címe Megállapítás Következtetés Javaslat Polgármesteri Hivatal- Költségvetési és Pénzügyi Iroda Leltározás, selejtezés folyamatának vizsgálata Leltározási folyamat több ponton hiányos és szabálytalan. Nem szabályos eljárás. Vagyonvesztés lehetősége. Leltározás szabályos végrehajtása. A kis- és nagyértékű tárgyi eszközök (külön- külön) felvételezése a leltárfelvételi ívekre. Azonosító adatok rögzítése. A leltári számok pótlása a felleltározott eszközökön. A XVI. Kerület Kertvárosi Egészségügyi Szolgálata esetében kiemelt jelentőségű" kategóriába tartozó megállapítás nem volt. A soron kívüli ellenőrzésekhez nem kapcsolódott intézkedést igénylő megállapítás, így intézkedési tervet sem kellett készíteni ezekben az esetekben. A terv szerint végrehajtott ellenőrzéseknél valamennyi ellenőrzött szervezet és szervezeti egység készített intézkedési tervet az ellenőrzési javaslatok alapján. Az intézkedési tervek végrehajtásának határideje a XVI. Kerületi Kertvárosi Egyesített Bölcsőde, az Adó Ügyosztály és a Rácz Aladár Zeneiskola esetében járt le az éves ellenőrzési jelentés elkészítésének időpontjában, az intézkedési tervük megvalósítására vonatkozó beszámoló a III. pontban található. A többi szervezet, szervezeti egység intézkedési tervének megvalósításáról a következő évi éves ellenőrzési jelentésben nyújtunk tájékoztatást. 2014. évet megelőzően végrehajtott ellenőrzésekhez kapcsolódóan az előző évekről áthúzódó intézkedések határideje 2014- ben a Költségvetési és Pénzügyi Iroda pénzügyi folyamatokra, a Vagyonhasznosítási Iroda elidegenítési szerződésekre és a Polgármesteri Hivatal közbeszerzéseire vonatkozó ellenőrzések, valamint a Rehab XVI. Kft., a Corvin Művelődési Ház- Erzsébetligeti Színház és a Kerületgazda Szolgáltató Szervezet vizsgálata esetében járt le, az intézkedési tervük megvalósítására vonatkozó beszámoló a III. pontban található. A csoportszintű teljesítmény mérésére szolgáló kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM- ek) közül ebben a pontban az ellenőrzések során tett megállapításokra vonatkozóak kerülnek bemutatásra. A belső ellenőrzés által nem, viszont külső ellenőrző szervek által azonosított megállapítás 2014- ben nem volt. A belső ellenőrzés által azonosított megállapítások száma 57 db volt 2014- ben, ebből az ellenőrzött egységek vezetése által elfogadott megállapítás 56 db volt, ami 98,25%- os arányt jelent. Feltárt jogellenes magatartás vagy szabálytalanság gyanúja nem volt. Egyeztető megbeszélést igénylő ellenőrzési jelentés tervezet nem volt. 11/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. bb) pont) A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése a belső ellenőrzési tevékenység tapasztalatai alapján. 1. KONTROLLKÖRNYEZET 1.1. Célok és szervezeti felépítés: A célok kifejtése a belső kontroll kézikönyv keretében valósul meg. A szervezeti felépítés az SzMSz- ben meghatározásra került. 1.2. Belső szabályzatok: Kidolgozottak, folyamatosan frissítve vannak, a működés megfelelő. 1.3. Feladat-, és felelősségi körök: Meghatározásra kerültek, a működés megfelelő. 1.4. A folyamatok meghatározása és dokumentálása: Meghatározásra kerültek, a működés megfelelő. 1.5. Humán-erőforrás: A szervezeti egységekre vonatkozóan elvégzett kockázatelemzések alapján nem megfelelő a kapacitás. 1.6. Etikai értékek és integritás: Kifejtésük a belső kontroll kézikönyv keretében valósul meg. 6
2. KOCKÁZATKEZELÉS 2.1. A kockázatok meghatározása és felmérése: Megtörtént, működése megfelelő. 2.2. A kockázatok elemzése: Folyamatos, szabályozott, működése megfelelő. 2.3. A kockázatok kezelése: Folyamatos, működése megfelelő. 2.4. A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata: Rendszeresen megtörténik, működése megfelelő. 2.5. Csalás, korrupció: Munkatársak képzése folyamatos, működése megfelelő. 3. KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK 3.1. Kontroll stratégiák és módszerek: Kidolgozásra kerültek, működésük megfelelő. 3.2. Feladatkörök szétválasztása: A feladatkörök szétválasztása megtörtént, a folyamat szabályozott, működése megfelelő. 3.3. A feladatvégzés folytonossága: Biztosított, a folyamat működése megfelelő. 4. INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ 4.1. Információ és kommunikáció: A vezetői értekezletek és a belső levelezőrendszer segítségével folyamatos, működése megfelelő. 4.2. Iktatási rendszer: Szabályozott rendszer, iktatóprogram támogatja, működése megfelelő. 4.3. Hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció jelentése: Munkatársak képzése folyamatos, működése megfelelő. 5. NYOMON KÖVETÉSI RENDSZER (MONITORING) 5.1. A szervezeti célok megvalósításának monitoringja: A teljesítményértékelési rendszer keretében folyamatos és rendszeres, működése megfelelő. 5.2. A belső kontrollok értékelése: Rendszeresen megtörténik, működése megfelelő. 5.3. Belső ellenőrzés: A gyakorlati tapasztalatok alapján folyamatosan fejlesztve, működése megfelelő. III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. c) pont) A Belső Ellenőrzés a javaslatokra készített intézkedési tervek végrehajtását alapvetően az ellenőrzöttektől bekért beszámolók alapján ellenőrzi. Az intézkedések nyomon követése táblázatos formában történik, a beszámolók feldolgozásával. Ezen kívül a belső ellenőrzések során is vizsgáljuk, hogy a korábban tett javaslatainkat az ellenőrzöttek hogyan hasznosították, az intézkedési terveket valóban végrehajtották- e. Az ellenőrzési tapasztalatok alapján az intézkedések végrehajtásában és a javaslatok hasznosításában az ellenőrzötteknek még számos területen fejlődniük kell. A javaslatok hasznosulását, az intézkedések végrehajtását és a korábban feltárt hiányosságok javításának elmaradását 2014- tői kiemelten vizsgáljuk a belső ellenőrzések során. A Bkr. 46. (1) bekezdése alapján az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek vezetőinek az intézkedési tervükben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó határidő lejártát követő 8 napon belül írásban be kell számolniuk. A korábbi évek tapasztalata az volt, hogy ezt a határidőt, illetve a beszámolást jellemzően elmulasztották az ellenőrzöttek. Ezért 2014- tői már a Belső Ellenőrzés kéri be ezeket a beszámolókat, meghatározott formában, határidő nyomon követéssel, ez a rendszer az ellenőrzöttek munkáját is segíti, emellett a belső ellenőrzési adminisztrációt is könnyíti. Az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek intézkedési terv végrehajtási beszámolói alapján lejárt határidejű, de nem végrehajtott intézkedések előfordultak, a visszajelentett 54 intézkedésből 6 esetben. Ez összességében 88,89%- os megvalósítási arányt jelent. A végrehajtási beszámolók alapján intézkedések is maradtak el, ezeket és a határidőre végre nem hajtott intézkedéseket részletesen intézményenként mutatjuk be. 7
2014. évet megelőzően végrehajtott ellenőrzésekhez kapcsolódó- előző évekről áthúzódó- intézkedések: > A Rehab XVI. Kft. a szabályzatait aktualizálta és pótolta, az áthúzódó intézkedést végrehajtotta. > A Költségvetési és Pénzügyi Iroda pénzügyi folyamatok ellenőrzéséhez kapcsolódó intézkedési tervének 2014- re áthúzódó intézkedései a vezetői beszámoló alapján végrehajtásra kerültek. > A Vagyonhasznosítási Iroda elidegenítési szerződések vizsgálatához kapcsolódó intézkedési tervének 2014- re áthúzódó- a fennmaradó törlesztések egyösszegű kifizetésének kezdeményezésére vonatkozó- intézkedése nem történt meg. Az irodavezető visszajelentése alapján az ok: polgármesteri döntés alapján a követelések elengedése nem indokolt". A Belső Ellenőrzés az irodán 2014- ben is hajtott végre ellenőrzést, aminek a része volt az intézkedési terv végrehajtás vizsgálata, ekkor újfent jeleztük, hogy nem követelés elengedésről lenne szó, hanem egyösszegű végtörlesztésről". > A Corvin Művelődési Ház- Erzsébetligeti Színház esetében az intézmény az intézkedési tervét végrehajtotta a visszajelentése szerint. A Gamesznál az ellenőrzéssel kapcsolatban egy intézkedés (szabályzatok aktualizálása) még folyamatban volt az éves ellenőrzési jelentés elkészítésekor. > A Kerületgazda Szolgáltató Szervezet az intézkedési tervében foglaltakat teljesítette. > A közbeszerzések vizsgálatához kapcsolódó intézkedési terveket mindhárom érintett iroda (Beszerzési Iroda, Költségvetési és Pénzügyi Iroda, Kerületfejlesztési és Üzemeltetési Iroda) végrehajtotta a beszámolókalapján. 2014- ben végrehajtott ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések: > A XVI. Kerületi Kertvárosi Egyesített Bölcsőde esetében az intézmény és a Költségvetési Iroda is végrehajtotta az ellenőrzési javaslatok alapján szükséges intézkedéseket. A Gamesznál az ellenőrzéssel kapcsolatban egy intézkedés (számviteli politika aktualizálása) még folyamatban volt az éves ellenőrzési jelentés elkészítésekor. > Az Adó Ügyosztály esetében az intézkedési tervben előírt 6 intézkedésből 4 valósult meg. Követeléskezelő szoftver beszerzése nem történt, valamint az önálló bírósági végrehajtó felé fizetendő előlegekkel kapcsolatban sem történt intézkedés. Az ügyosztályvezető visszajelentése szerint az intézkedés elmaradásának oka mindkét esetben az, hogy a vezetői döntéshozatalt elnapolták. > A Rácz Aladár Zeneiskola hangszerek leltározásának ellenőrzése esetében a Gamesz végrehajtotta az intézkedési tervét, az intézménynél viszont az éves ellenőrzési jelentés elkészítésekor egy intézkedés még nem került maradéktalanul végrehajtásra, a selejtezés lezárása még folyamatban volt, mivel a szakértői vélemények csak 2015. január- februárban érkeztek meg az iskolához. A hangszerek leltározásának ellenőrzéséhez kapcsolódó intézkedési tervek végrehajtásának utóellenőrzése a 2015- ös ellenőrzési tervben szerepel. Budapest, 2015. március 31. Papp Ahdrea belső ellenőrzési vezető 8
2. számú melléklet Létszám és erőforrás Belső ellenőr Saját Külső Külső Erőforrás Adminisztratív közszolgálati erőforrás erőforrás Önkormányzat neve: szolgáltató 3 összesen személyzet 5 jogviszonyban 1 összesen 2 összesen 4 Budapest Főváros XVI. Kerületi Önkormányzat terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény státusz (fő) 6 betöltött betöltött embernap fő embernap embernap státusz (fő) státusz (fő) státusz (fő) 7 Helyi önkormányzat (l.+ll.) 2.0 2,0 2,0 504,0 504,0 0,0 0,0 0,0 0,0 504,0 504,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1. Polgármesteri hivatal összesen 2,0 2,0 2,0 2,0 504,0 504,0 0,0 0,0 0,0 0,0 504,0 504,0 0,0 0,0 0,0 0,0 II. Irányított szervek összesen 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1. [Irányított költségvetési szerv neve] 0,0 0,0 2. [Irányított költségvetési szerv neve] 0,0 0,0 3. [Irányított költségvetési szerv neve] 0,0 0,0 n. [Irányított költségvetési szerv neve] 0,0 0,0 1 2 3 4 Belső ellenőrzési vezetői, belső ellenőrzési feladatot ellátó személy közszolgálati, közalkalmazotti, szolgálati, igazságügyi alkalmazotti jogviszonyban (a továbbiakban együttesen: közszolgálati jogviszony). Közszolgálati jogviszonyban álló belső ellenőrök munkanapjainak száma összesen. Külső szolgáltató megbízása: ideiglenes kapacitás kiegészítés, speciális szakértelem vagy a belső ellenőrzési tevékenység teljeskörű ellátása. Részmunkaidős megbízás esetén törtszámmal, illetve tizedessel kérjük megadni (pl. egy négyórás foglalkoztatott 0,5 fő). Külső szolgáltató munkanapjainak száma összesen. 5 6 7 Pl. titkárnő. Ezen melléklet vonatkozásában: Engedélyezett foglalkoztatási jogviszonyok száma. Terv státusz: adott év január 1-jén várhatóan hány státusz fog rendelkezésre állni. Tény státusz: a beszámolás évének utolsó napján, december 31-én hány státusz állt rendelkezésre. Ezen melléklet vonatkozásában: Terv betöltött státusz: adott év január 1-jén várhatóan hány fő belső ellenőr fog dolgozni a szervezetnél. Tény betöltött státusz: a beszámolás évének utolsó napján, december 31-én hány fő belső ellenőr dolgozott a szervezetnél. Részmunkaidős foglalkoztatás esetén tört számmal, illetve tizedessel kérjük megadni (pl. egy négyórás foglalkoztatott 0,5 fő).
Intézkedések megvalósítása 1 Előző Önkormányzat neve: év(ek)ről Tárgyévi Ebből Megvalósítási Budapest Főváros XVI. Kerületi áthúzódó intézkedések 3 végrehajtott 4 arány Önkormányzat intézkedések 2 % Helyi önkormányzat (l.+ll.) 17,0 37,0 48,0 88,9 I. Polgármesteri hivatal összesen 5,0 13,0 15,0 83,3 II. Irányított szervek összesen 12,0 24,0 33,0 91,7 1. Rehab Kft. 1,0 0,0 1,0 100,0 2. Corvin Művelődési Ház- Erzsébetligeti Színház 5,0 0,0 4,0 80,0 3. Kerületgazda Szolgáltató Szervezet 6,0 0,0 6,0 100,0 4. XVI. Kerületi Kertvárosi Egyesített Bölcsőde 0,0 17,0 16,0 94,1 5. Rácz Aladár Zeneiskola és AMI 0,0 7,0 6,0 85,7 1 2 3 4 5 Csak beszámoláshoz! Pl: tárgyévben járt le a határideje; új felelős kijelölésével egyidejűleg új határidő került kitűzésre; stb. Tárgyévben jóváhagyott intézkedések, amelyeknek tárgyév december 31-ig lejárt a határideje. Nem tekinthető végrehajtott intézkedésnek a már megkezdett, de még folyamatban lévő megvalósítás, amelyek így a következő évre húzódnak át. Amennyiben egy intézkedés több szervezeti egységet érint, más-más felelőssel, akkor már a nyilvántartásban külön-külön intézkedésként szükséges feltüntetni. Papp Andrea, belső ellenőrzési vezető