Ismertető Events Rendezvényszervezési rendszer
TARTALOMJEGYZÉK 1. Bevezetés... 4 1.1 Általános leírás... 4 1.2 Rendszerkövetelmények... 4 2. Rendszerleírás... 4 2.1 Bejelentkezés... 4 2.2 Törzsadat... 5 2.2.1 Partner... 6 2.2.2 Partner típus... 7 2.2.3 Város... 7 2.2.4 Felhasználó... 8 2.3 Rendezvények... 9 2.3.1 Részletes program, Közreműködők... 10 2.3.2 Műszaki tervezési lap... 10 2.3.3 Helyszínek, Lefoglalások... 10 2.3.4 Technikai igények, Forgatókönyv/Szövegkönyv, Egyéb adatok... 10 2.3.5 Árajánlatok... 11 2.3.6 Költségvetés... 11 2.3.7 Szerződések... 12 2.3.8 Megrendelések... 12 2.3.9 Meghívók, Plakátok, Szórólap megrendelések... 12 2.3.10 Meghívandók... 12 2.3.11 Beszerzések... 12 2.3.12 Sajtóanyag, Banner, Hirdetések, Logók, Meghívók... 13 2.3.13 Értesítések... 13 2.3.14 Feladatleosztások... 13 2.3.15 Felkérések... 13 2.3.16 Egyéb nyomtatványok, kártyák, listák... 13 2.3.17 Számlák leigazolása, bekönyvelése a költségvetés táblázatba, teljesítés igazolások... 13-14/2 -
2.3.18 Rendezvény költségvetésének zárása... 13 2.3.19 A rendezvényről megjelent sajtóanyag összegyűjtése, lefűzése... 13 2.3.20 Köszönőlevelek megírása, fotók, CD-k archiválása... 14-14/3 -
1. Bevezetés 1.1 Általános leírás A rendszer célja: a rendezvények lebonyolításának vezérlése, információ a rendezvény státuszáról. A szervezés pontos menetét - a megrendelővel közösen meghatározott lépések alapján- egy képernyő tartalmazza (a dátum és a helyszín kitűzésétől a köszönőlevelek megírásáig). Pontról pontra haladva könnyedén, szervezetten lehet dolgozni, minden információ egy adott képernyőről könnyedén elérhető, a felhasználók számára kezelhető, áttekinthető. 1.2 Rendszerkövetelmények Microsoft.NET Framework 4.0 futtatókörnyezet Microsoft SQL 2008 R2 2. Rendszerleírás 2.1 Bejelentkezés A programba történő bejelentkezés során történik meg a felhasználó valódiságának ellenőrzése és a felhasználókhoz tartozó jogosultságok betöltése. A bejelentkezés a következő felületen történhet meg: A felső (Felhasználónév) mezőbe kell írni a felhasználói azonosítót, míg az alsóba (Jelszó) a felhasználó jelszavát. A jelszó megadásakor a program érzékeny a kis-és nagybetűk közti különbségekre. Hibás felhasználói név vagy jelszó esetén a programba nem lehet belépni. - 14/4 -
Bejelentkezés után a következő képernyőt láthatjuk: A Törzsadat menü a rendezvények lebonyolításához szükséges törzsadatok-, illetve a rendszerfelhasználók adatainak karbantartására szolgál, a Névjegy információt ad a rendszerről, tulajdonosáról és szerzőjéről. 2.2 Törzsadat A képernyőkön a csillagozott mezők kitöltése kötelező, erre külön figyelmeztetést is kapunk. Az nyomógombbal tudunk új törzsadatot felvenni, a képernyő alsó részén lévő táblázatban láthatók a már felvitt adatok, gombbal a kiválasztott sor adatai módosíthatók, gombbal lehet a módosítást véglegesíteni. Amennyiben a módosítást, felvitelt nem akarjuk elmenteni, a gombot használjuk. Törölni a kiválasztott sort a gombbal lehet, a képernyőt elhagyni, visszatérni a menübe pedig a gombbal tudunk. - 14/5 -
2.2.1 Partner Partnerek (pl.: nyomda, vendéglátóhely, fellépő művész) karbantartása. - 14/6 -
2.2.2 Partner típus A partnerek típus szerinti csoportosításához csoportok karbantartása, kimutatások, statisztikák készítéséhez. (Pl.: éves nyomdaköltség.) 2.2.3 Város Partnerek pontos címéhez a települések karbantartása. - 14/7 -
2.2.4 Felhasználó A rendszerfelhasználók adatainak karbantartása. - 14/8 -
2.3 Rendezvények A képernyő tetején lévő Rendezvények legördülő menüből választhatunk a meglévő rendezvények közül és a nyomógombbal módosíthatjuk az adatokat. A bepipálása esetén a már lezárt rendezvények adatait is megtekinthetjük (módosítani már nem lehet!). Új rendezvény, az nyomógomb használatával hozható létre, mindkét esetben a következő képernyő jelenik meg: A képernyő két részre osztható. Új rendezvény felvitele esetén a felső, fejléc adatok megadása után mindenképpen menteni kell, ekkor lehet csak a tényleges dokumentumokat, táblázatokat kitölteni. (A csillagozott mezők kitöltése kötelező!) rendezvény pontos időpontja. a rendezvény teljes megnevezése, a rendezvény helyszíne, a a rendezvény felelősének neve (Felhasználó tábla alapján választható, a rendezvényhez kötött iktatószám. a rendezvény létrehozásának/első mentésének dátuma,, mikor és ki módosította utoljára. Ez utóbbi három mező nem módosítható, a rendszer automatikusan kezeli. Az alsó rész tartalmazza a rendezvényszervezés tényleges lépéseit, mely 3 lapból/fülből áll. A lapokon nyomógombok, jelölőnégyzetek és hozzájuk tartozó dátum típusú mezők láthatók. A nyomógombokkal mappát, vagy adott dokumentumot illetve excel táblázatot lehet megnyitni. A mappák tartalmazhatnak 00_Sablon nevű almappákat, ahol az adott részhez tartozó sablonok találhatók. Amikor egy-egy sablont használunk fel végleges dokumentum alapjaként, a 00_Sablon almappából meg kell nyitni, majd Mentés másként -tel az éles mappába átmásolni. A fájlneveket célszerű az adott rendezvényhez, illetve partnerhez kötni, pl. Szerződések\00_Sablon\Megbizasi_szerzodes_2011_Ceg_neve.doc -> Mentés másként Szerződések\Megbizasi_szerzodes_2011_KISS_KFT.doc. A jelölő négyzetek jóváhagyási státuszok célját szolgálják, adott felhasználó beállíthatja, hogy egy-egy dokumentumot látott, ellenőrzött és aláírt, mindezt időponttal megjelölve. - 14/9 -
Szakmai 2.3.1 Részletes program, Közreműködők A rendezvény részletes programját és a Közreműködők névsorát tartalmazó dokumentum megnyitása. Jóváhagyási státuszok: igazgatóhelyettes, igazgató mikor hagyta jóvá az adott dokumentumot. 2.3.2 Műszaki tervezési lap Műszaki tervezési lap dokumentum megnyitása. Jóváhagyási státuszok: rendezvényfelelős, csoportvezető, szakmai igazgatóhelyettes, gazdaságiműszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá az adott dokumentumot. 2.3.3 Helyszínek, Lefoglalások Helyszínek mappa megnyitása. Teremlefoglalások excel táblázat megnyitása. Teremlefoglalások Műszak excel táblázat megnyitása. Szállásfoglalás megtörtént-e, illetve mikor. 2.3.4 Technikai igények, Forgatókönyv/Szövegkönyv, Egyéb adatok mappa megnyitása. megnyitása. mappa megnyitása. A Forgatókönyvet vagy Szövegkönyvet tartalmazó dokumentum Egyéb dokumentumokat, adatokat, táblázatokat tartalmazó - 14/10 -
Gazdasági I. 2.3.5 Árajánlatok szolgál. Árajánlatok mappa megnyitása, a rendezvényhez kapcsolódó árajánlatok tárolására 2.3.6 Költségvetés Költségvetés képernyő megnyitása. A rendezvény tényleges kötségvetésének karbantartása. Jóváhagyási státuszok: gazdasági osztálynak mikor lett leadva, rendezvényfelelős, csoportvezető, szakmai igazgatóhelyettes, gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá a költségvetést. Új költségvetési tétel az nyomógombbal vihető fel. Költségvetési tétel megnevezése. Előre deffiniált adatok alapján legördülő menüből választható ki. Partner hozzárendelése az adott tételhez. Legördülő menüből kiválasztható, a Partner adatok alapján. - 14/11 -
Költségek: a tétel tervezett költsége, tényleges érték, a tervezett és a tényleges érték külünbözete. (Számított mező!) Dokumentumok: az adott tételhez tartozó dokumentumok hozzárendelése. gombbal tudunk hozzárendelni, a gombbal pedig megtekinteni a kijelölt dokumentumot. Minden tételhez rendelhető egy-egy,, illetve. Számla: a tételhez beérkező számla bekönyvelése. a számla bizonylatszáma, mikor érkezett be:, illetve a kiegyenlítés dátuma:. Megjegyzést fűzhetünk a tételhez a mezőben. A képernyő alsó részén láthatók a már felvitt tételek, egy-egy tétel adatain a gombbal módosíthatunk, tételt/sort törölni a gombbal lehetséges. A módosítást, új felvitelt -sel véglegesíthetkjük, a csillagozott mezők kitöltése kötelező. Lehetőség van az adott rendezvény bizonyos tételeinek szűrésére, csoportosítására. A legördülő menüből választhatunk a csoportok között, -Nincs megadva- kiválasztás esetén nincs szűrés, minden tétel látható. 2.3.7 Szerződések Szerződések mappa megnyitása, a 00_Sablon mappában találhatók az alapszerződések megkötéséhez szükséges szerződés sablonok. Jóváhagyási státuszok: mikor lett visszaigazolva, igazgató, gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá a szerződéseket. 2.3.8 Megrendelések Megrendelések mappa megnyitása, a 00_Sablon mappában találhatók az alapmegrendelések megírásához szükséges megrendelés sablonok. Jóváhagyási státuszok: mikor lett visszaigazolva, igazgató, gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá a megrendeléseket. 2.3.9 Meghívók, Plakátok, Szórólap megrendelések Meghívók, Plakátok, Szórólap mappa megnyitása, a 00_Sablon mappában található a nyomdai igényhez kitöltendő dokumentum. Jóváhagyási státuszok: igazgató mikor hagyta jóvá, mikor lett postázva, megrendelve, plakáton, szórólapon terjesztve. 2.3.10 Meghívandók 2.3.11 Beszerzések Készletbeszerzési igénylő lap excel táblázat megnyitása. Egyéb beszerzés dokumentum megnyitása. Jóváhagyási státuszok: gazdasági-műszaki igazgató helyettes, igazgató mikor hagyta jóvá a beszerzéseket. - 14/12 -
Gazdasági II. 2.3.12 Sajtóanyag, Banner, Hirdetések, Logók, Meghívók Sajtóanyag mappa megnyitása, ide lehet a rendezvényhez köthető összes sajtóanyagot bemásolni. Jóváhagyási státuszok: Sajtónak mikor lett továbbítva, honlapon megjeleníttetve. 2.3.13 Értesítések 2.3.14 Feladatleosztások Feladatok Felelősök dokumentum megnyitása. 2.3.15 Felkérések A feladatleosztásoknak megfelelő telefonszámok jegyzéke. A Felkérések mappa megnyitása 2.3.16 Egyéb nyomtatványok, kártyák, listák Egyéb nyomtatványok dokumentum megnyitása. Ebből a dokumentumból megnyitható a Gépkocsi ütemterv, Behajtási-parkolási engedély illetve az Eszközigénylő lap. 2.3.17 Számlák leigazolása, bekönyvelése a költségvetés táblázatba, teljesítés igazolások Költségvetés képernyő megnyitása. 2.3.18 Rendezvény költségvetésének zárása zárta le a költségvetést. Jóváhagyási státusz: Gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor 2.3.19 A rendezvényről megjelent sajtóanyag összegyűjtése, lefűzése Sajtóanyag mappa megnyitása. - 14/13 -
2.3.20 Köszönőlevelek megírása, fotók, CD-k archiválása Köszönölevelek mappa megnyitása. - 14/14 -