ÉMI KERESKEDŐI PORTÁL FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV Általános leírás Regisztrált kereskedőként ezen a rendszeren tudja a HGCS-2014 pályázati programhoz kapcsolódó állami támogatásokat lefoglalni és az elszámolásokat rögzíteni. A rendszer használatához be kell jelentkeznie. Új jelszó igénylése 1. A Kereskedő belép a ker.emi.hu felületre (1. ábra). 2. A főoldalon az Új jelszó menüpontot választja (2. ábra). 3. A Kereskedő az e-mail címének megadása után, az Új jelszó igénylése gombra kattintva kezdeményezheti az igénylést. 4. Amennyiben a megadott e-mail cím helyes és létezik hozzá felhasználó (amennyiben a korábbi rendszerben regisztrált), akkor a megadott e-mail címre kiküldésre kerül egy link. 5. A Kereskedő a linkre kattintva adhat meg új jelszót (3. ábra). 6. Sikeres művelet esetén a Kereskedő beléptetésre is kerül. 1. ábra Főoldal 2. ábra Jelszó igénylése
Belépés 3. ábra Új jelszó beállítása 1. A Kereskedő belép a ker.emi.hu felületre (1. ábra). 2. A főoldalon a Belépés menüpontot választja. 3. A betöltött oldalon az e-mail címe és jelszava megadása után a Belépés gombra kattint (4. ábra). 4. ábra Belépés Főregisztrált felhasználóhoz tartozó funkciók A funkciók eléréséhez a belépett Kereskedőnek a Felhasználók menüre kell navigálnia. A regisztrált Kereskedő nemcsak főregisztrált, hanem rögzítő funkciókat is kap a rendszertől, emellett lehetősége van új felhasználók felvételére és státuszának inaktívvá tételére is (5. ábra). Felhasználó felvétele Új felhasználót adott értékesítési ponthoz vehet fel a főregisztrált a Felhasználó hozzáadása gomb megnyomásával és a megjelenő felület kitöltésével. Külön-külön megadható, hogy a felhasználó melyik értékesítési pontokon rögzíthet adatokat.
Felhasználó módosítása A Felhasználók oldalon a főregisztrált a lista elején megjelenő Módosítás link segítségével módosíthatja egy felhasználó státuszát, és a felhasználó számára hozzáférhető értékesítési pontokat (5/b. ábra). Egy felhasználó belépési jogának megvonása a felhasználó státuszának inaktívvá tételével érhető el. 5. ábra Felhasználók felület
5/b. ábra Felhasználó módosítása felület Az elszámolás benyújtásának folyamata 1. A Támogatott pályázattal rendelkező Pályázó a Támogatói Okirat átvételétől számított 30 napon belül hűtőgép-vásárlási célból ellátogat a regisztrált Kereskedőhöz. 2. A Pályázó kiválasztja a ténylegesen megvásárolni kívánt készüléket. 3. A Pályázó átadja a Kereskedő részére a számára korábban Ügyfélkapun keresztül megküldött, és kinyomtatott Támogatói Okiratot, vagy az azon feltüntetett pályázati azonosítót, illetve pályázati kódot, továbbá megállapodik a Kereskedővel az új készülék átadásának, továbbá a lecserélni tervezett elavult berendezés elszállításának feltételeiről. 4. Adatellenőrzés: A Kereskedő (megbízott munkatárs, vagy hozzárendelt ügyintéző) megnyitja a pályázatkezelő rendszerben a Foglalás felületet (6. ábra), melyen a kapott Támogatói Okiraton feltüntetett azonosítók (Pályázati azonosító, Pályázati kód, Ügyfélkapus e-mail cím) együttes megadásával ellenőrzi a támogatott pályázat valódiságát, a 30 napos vásárlási határidőnek való megfelelést, valamint azt, hogy a támogatás még nem került felhasználásra. Ha az adott felhasználó több értékesítési ponton is rögzíthet, akkor ki tudja választani, hogy aktuálisan melyik értékesítési ponthoz szeretné a foglalást rendelni.
6. ábra Foglalás oldal 5. Készülékmegadás: A Kereskedő az 7. ábra látható felületen megadja, hogy a pályázatban szereplő hűtőgép megegyezik-e a ténylegesen megvásárlandóval. 7. ábra Ténylegesen megvásárolandó hűtő / fagyasztó készülék kiválasztása oldal A Nem gombra történő kattintáskor a Termék kiválasztása oldal nyílik meg, ahol a Kereskedő kiválasztja a Pályázó által ténylegesen megvásárolni kívánt készüléket a hűtőgép katalógus táblázatban a termék Foglalás műveletére kattintva (8. ábra). Az így megjelenő ablakban a fogyasztói ár megadása szükséges (lásd: Fogyasztói ár megadása).
8. ábra Termék kiválasztása oldal A rendszer jelzi a Kereskedő számára, hogy a ténylegesen megvásárolni kívánt készülék megfelel-e a benyújtott, és jóváhagyott pályázatban megjelölt készülék megadásával létrejött, és vállalt (Pályázati Útmutatóban rögzített feltételektől szigorúbb minimumértékek) három kötelező küszöbértéknek (energia-megtakarítás, CO2 kibocsátás, energiakategória). A ténylegesen megvásárolható készülék bármely műszaki paraméterében, kivitelében, márkájában, és egyéb tulajdonságaiban eltérhet a pályázatban megjelölt készüléktől, kizárólagosan a vállalt küszöbértékeknek való megfelelés, továbbá a hűtőgép katalógusban történő fellelhetőség az előírt feltétel. Az Igen gombra kattintva az így megjelenő ablakban a fogyasztói ár megadása szükséges (lásd: Fogyasztói ár megadása). Fogyasztói ár megadása A 9. ábra látható ablakban a Kereskedő megadja a Bruttó fogyasztói árat. Az Adható támogatás összege és a vásárló által fizetendő összeg mezőket a rendszer automatikusan kitölti. Az adható állami támogatás legfeljebb a Bruttó fogyasztói ár fele. A fogyasztói ár véglegesítése a Tovább gombra kattintással lehetséges.
9. ábra Fogyasztói ár megadása ablak 6. Elszámolásrögzítés 1/a. Az állami támogatás befoglalásának véglegesítése: A Kereskedő számára elengedhetetlenül szükséges, hogy a vásárlás pillanatában befoglalja a HGCS-2014 pályázati program keretében megvásárolt készülékhez kapcsolódó állami támogatást, annak érdekében, hogy a megítélt támogatás kizárólag a konkrét tranzakció során kerüljön felhasználásra. Ennek érdekében a pályázat elszámolási felületén (10. ábra) a Foglalás véglegesítése gombra történő kattintás szükséges. A véglegesítés előtt a felhasználó módosíthatja a foglaláshoz rendelt értékesítési pontot a legördülő lista használatával, ez a véglegesítés után már nem lehetséges. 10. ábra Elszámolás-rögzítési oldal a foglalás megkezdése után A foglalás véglegesítése után (11. ábra) a Kereskedőnek 7 napja van a vásárlás véglegesítésére. A 7 napos határidő leteltével a támogatás befoglalását a rendszer automatikusan törli (erről a Pályázót és a Kereskedőt e-mailben értesíti). 11. ábra Elszámolás-rögzítési oldal véglegesített foglalás esetén
7. Elszámolásrögzítés 1/b. Vásárláskor keletkezett dokumentumok felcsatolása, vásárlás véglegesítése: A foglalás véglegesítésével (6-os pont) a beazonosított Pályázó, illetve Kereskedő által a regisztráció során megadott adatai alapján a rendszer Engedményezési szerződés -t állít össze. A létrejött dokumentumot legalább két példányban szükséges kinyomtatni és aláírni, továbbá a Kereskedő oldaláról bélyegzőlenyomattal ellátni. A felek minimum egy-egy érvényes Engedményezési Szerződést kapnak melyben a Pályázó (Kedvezményezett) az abban megjelölt Kereskedőre engedményezi a HGCS-2014 pályázati programban elnyert állami támogatást. A Kereskedő közreműködő munkatársa egyenként bescanneli és felcsatolja a pályázatkezelő rendszer Elszámolás-rögzítési felületére a kiállított kapcsolódó számlát, és az Engedményezési Szerződés-t. Az Elszámolás-rögzítési oldal (11. ábra) Vásárlás véglegesítése gombjára kattintva a Vásárlás véglegesítése ablak jelenik meg (12. ábra). 12. ábra Vásárlás véglegesítése ablak A Vásárlás dátuma mező értéke nem lehet: a rögzítés napjánál későbbi dátum a foglalás véglegesítésénél korábbi dátum a Támogatói Okirat 30 napos lejárta utáni dátum 9. Új készülék átadása, régi készülék elszállítása: A foglalás véglegesítésével (6-os pont) a rendszer Átadás-átvételi jegyzőkönyvet generál, mely jegyzőkönyvet a beazonosított Pályázó, illetve Kereskedő által a regisztráció, továbbá a pályázatbenyújtás, és elszámolásrögzítés során megadott új, illetve régi készülékre vonatkozó adatok alapján állít össze. A Kereskedő ügyintézője egy példányban kinyomtatja az Átadás-átvételi jegyzőkönyvet. Az előzetes megállapodás során rögzített módon a Kereskedő átadja az elszámolásrögzítéskor megadott új készüléket a Pályázó számára, továbbá díjmentesen elszállítja a pályázat benyújtásakor megadott paraméterekkel
rendelkező régi, lecserélt készüléket a Pályázótól, valamint gondoskodik annak szakszerű tárolásáról. A régi készülék elszállításának, továbbá az új készülék átadásának ténye, a Pályázó, illetve a Kereskedő által felvezetésre kerül az Átadásátvételi jegyzőkönyvre. 10. Régi készülék újrahasznosítása: Az e-hulladék kezelését közvetítő szervezet a meglévő megállapodásban rögzített feltételek mellett elszállítja a Kereskedőtől az átvett régi készülékeket, ellenőrizve azok pályázatban rögzített paramétereinek helyességét. Az e-hulladék kezelését közvetítő szervezet a 9. pontban már alkalmazott Átadás-átvételi jegyzőkönyvre pályázatonként felvezeti az elszállítás tényét. 11. Elszámolásrögzítés 2. Véglegesítés: A Kereskedő bescanneli a teljes körűen kitöltött Átadás-átvételi jegyzőkönyvet és feltölti az Elszámolás-rögzítési felületre, majd megnyomja az Elszámolás véglegesítése gombot (13. ábra), amely a pályázathoz tartozó elszámolás benyújtását, a kapcsolódó állami támogatás lehívásának kezdeményezését jelenti. A szoftver kizárólagosan a rögzített vásárlási dátumtól számított 60 napon belül, illetve legkésőbb 2015. május 15-ig engedélyezi az elszámolás véglegesítését. 13. ábra Elszámolás véglegesítése Véglegesítést követően az elszámolás tartalma nem módosítható. Az állami támogatás befoglalásának visszavonása Az állami támogatás befoglalása, az elszámolás feldolgozásának megkezdéséig visszavonható. A vásárlás véglegesítéséig (az elszámolás benyújtási folyamat 8-as pontjáig) a Kereskedő részéről egyszerűen visszavonható (14. ábra), ezt követően szükséges a vásárlói
hozzájáruló nyilatkozat feltöltése a visszavonásról. A Pályázó, valamint a Kereskedő a befoglalás visszavonásának tényéről, a rendszerben, továbbá e-mailben is tájékoztatást kap. 14. ábra Állami támogatás befoglalásának visszavonása
Véglegesített vásárlás, vagy benyújtott elszámolás visszavonása A Kereskedő a pályázó kérésére feloldhatja, törölheti a véglegesített vásárlást vagy az elszámolást. A Kereskedőnek fel kell csatolnia a pályázó nyilatkozatát, ami tartalmazza a törlés indokát. A törlés felelőssége a Kereskedőé. Pályázó a törlésről e-mail üzenet kap, melyet a rendszer automatikusan küld a törlést, feloldást követően. Pályázó ekkor újra, bárhol tud vásárolni. Elszámolás nem jön be a Kezelőnek, folyósítani nem fog. A véglegesített vásárlás, vagy az elszámolás visszavonása csak az elszámolás feldolgozásának megkezdéséig lehetséges. Elszámolások kezelése Az elszámolások kezelése az Elszámolások oldalon (15. ábra) történik. 15. ábra Elszámolások oldal Az eddig befoglalt pályázatok listája tekinthető meg itt. A lista oszloponként sorba rendezhető, továbbá lehetőség van bizonyos oszlopok értékének szűrésére is (16. ábra szaggatott vonallal jelölt területén elhelyezkedő mezőknek értéket adva, majd a ikonra kattintva). A szűrőfeltételek törlése egyenként a szűrőmező ürítése után az újbóli ikonra kattintással, vagy a ikonra kattintással az összes szűrőfeltétel egyidejű törlésével lehetséges. Az egyes elszámolások az adott elszámolás Megnyitás műveletére kattintva nyithatóak meg további kezelés céljából.
16. ábra Elszámolások oldal Szűrőmezők kiemelve Ténylegesen megvásárolni kívánt hűtőgép módosítása A megvásárolni kívánt hűtőgép módosítása a vásárlás véglegesítéséig (az elszámolás benyújtási folyamat 8-as pontjáig) az Elszámolás-rögzítési oldal (17. ábra) Hűtőgép cseréje gombjára kattintva történik. 17. ábra Elszámolás-rögzítési oldal - Hűtőgép cseréje Ezt követően a készülékmegadásnál (az elszámolás benyújtási folyamat 5-ös pontjában) leírtak alapján választható ki a kívánt típust. Az elszámolás csatolmányainak letöltése Az elszámolás csatolmányai az Elszámolás-rögzítési felület jobb oldalán, gombok formájában láthatók (18. ábra). A választott csatolmányon kattintva a csatolmánylista alatti cellában a fájl megnyitásra kerül, melyet.pdf fájl esetén a csatolmánymegtekintő segítségével,.jpg és.jpeg fájl esetén a megjelenő képen jobb egérgombbal kattintva, az így felbukkanó helyi menüből tölthet le.
Dokumentumok feltöltése 18. ábra Elszámolás-rögzítési oldal - csatolmányok Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok feltöltése az Elszámolás-rögzítési oldal Dokumentumok feltöltése cellájában történik (19. ábra). 19. ábra Elszámolás-rögzítési oldal dokumentumfeltöltés A feltöltéshez a legördülő listából válassza ki a dokumentum típusát, a Tallózás gombon kattintva válassza ki a feltölteni kívánt fájlt, majd kattintson a Feltöltés gombra. Ha egy dokumentumtípushoz több fájlt szeretne feltölteni, az első fájl tallózása után kattintson a További csatolmányok feltöltése feliratra, mely egy újabb fájlfeltöltés mezőt jelenít meg.