Tájékoztató az ügykezelői alapvizsgáról vizsgázók részére Budapest, 2012. október
1. VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK 2011. évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről 174/2011. (VIII.31.) Korm. rend. a közigazgatási és ügykezelői alapvizsgáról 2. VIZSGÁRA KÖTELEZETTEK KÖRE A kormányzati ügykezelőnek és a közszolgálati ügykezelőnek (továbbiakban: ügykezelő) a kormányzati szolgálati jogviszony illetve a közszolgálati jogviszony keletkezésétől számított hat hónapon belül ügykezelői alapvizsgát kell tennie. Ha a kormányzati ügykezelő az alapvizsgát az előírt határidőt követő hat hónapon belül nem teszi le, kormányzati szolgálati jogviszonya megszűnik. 3. MENTESSÉGEK 3.1. Nem kell ügykezelői alapvizsgát tennie annak az ügykezelőnek: aki közgazdasági szakközépiskola igazgatás ügyviteli szakán szerzett képesítéssel, illetőleg közigazgatási alap- vagy szakvizsgával rendelkezik. 3.2. A titkos ügykezelési és titokvédelmi témakörből történő számonkérés alóli mentesség Amennyiben a vizsgázó 2010. április 1-jét követően titkos ügykezelői vizsgát tett és az arról szóló bizonyítvány másolatát a jelentkezési laphoz csatolta, a gyakorlati és a szóbeli részvizsgán mentesül a titkos ügykezelési és a titokvédelmi témakörből történő számonkérés alól. 4. JELENTKEZÉS 4.1. Jelentkezés elfogadása Kérjük, hogy a jelentkezéshez a Korm. rendelet mellékleteként megjelent egységes formanyomtatványt használják! (A jelentkezési lap letölthető a Nemzeti Közszolgálati Egyetem honlapjáról. A jelentkezési lapot az 1. számú melléklet tartalmazza.) A jelentkezés elfogadásának feltétele a pontosan kitöltött, hivatali szervezet vezetője által aláírt, eredeti jelentkezési lap határidőre történő, munkáltató általi megküldése! Kérjük, hogy a jelentkezési lap kitöltésekor különösen az alábbiakra legyenek figyelemmel: nyomtatott betűvel, olvashatóan kitöltött adatok; munkáltató neve és címe (kérjük pontosan megjelölni); hölgyek esetében a születési családi és utónév feltüntetése; születés helye és ideje; anyja születési családi és utóneve; közszolgálati jogviszony kezdete (ha ez a dátum nem szerepel, nem fogadható a jelentkezési lap); határidők pontos megjelölése (év/ hónap/ nap); vizsgaidőszak egyértelmű megjelölése; felkészítő tanfolyamon való részvétel igényének pontos megjelölése; dátum; pecsét (a le nem pecsételt jelentkezési lap érvénytelen); aláírás (aláírás hiányában a jelentkezési lap érvénytelen). 2
4.2. Határidők A vizsgákat és a vizsgákhoz kapcsolódó felkészítő tanfolyamokat az év folyamán bármikor lehet szervezni, a felmerült igényeknek megfelelően. A vizsgaidőszakon belül a felkészítő tanfolyam és a vizsga időpontjait a vizsgázók számának figyelembevételével a vizsgaszervező állapítja meg. Ügykezelői alapvizsgát és felkészítő tanfolyamot általános munkarend szerinti munkanapra lehet csak szervezni. A vizsgára jelentkezés határideje az adott vizsgaidőszakot megelőzően legkésőbb 60 naptári nap. Kérjük, a határidők pontos betartására ügyeljenek, hiszen a határidő után érkezett jelentkezéseket nem áll módunkban az adott vizsgaidőszakra figyelembe venni, azok automatikusan a következő vizsgaidőszakra kerülnek nyilvántartásba vételre. 5. KIÉRTESÍTÉS ÉS TANANYAGELLÁTÁS 5.1. Kiértesítés a felkészítő és a vizsga időpontjáról A vizsgázók kiértesítése a munkáltatón keresztül történik. A jelentkezés nyilvántartásba vétele után az adott vizsgaidőszak első vizsga időpontja előtt legalább 30 nappal a vizsgaszervező tájékoztatja a munkáltatót az ügykezelőt érintő összes időpontról: felkészítő helye, ideje (amennyiben igényelte), vizsga helye, ideje. Figyelem! A munkáltató feladata tájékoztatni a hallgatókat a felkészítők és a vizsgák pontos helyéről és idejéről, valamint a felkészítők és a vizsgák kezdési időpontjairól. 5.2. Tankönyv, tételsor A tankönyvek, diasorok és tételsorok a Nemzeti Közszolgálati Egyetem honlapjáról tölthetők le, az Intézetek menüpontban található Vezető és Továbbképzési Intézet almenüből. A tananyagok letöltése díjmentes. 6. HALASZTÁS 6.1. Felkészítő tanfolyam vagy vizsga halasztása Az ügykezelő munkáltatója egyetértésével elhalaszthatja a vizsgáját. A vizsgahalasztás bejelentését a munkáltató küldi meg a vizsgaszervező részére. A vizsga elhalasztása esetén a halasztásért halasztási díjat kell fizetni. A halasztás díja megegyezik az illetményalap 10 %-ával. A halasztási díj a munkáltatót terheli, aki döntésétől függően átháríthatja azt a vizsgázóra. Az ügykezelő első alkalommal a vizsga napját megelőző munkanapig, díjmentesen elhalaszthatja a vizsgát, feltéve, hogy a halasztásra az ügykezelő önhibáján kívüli okból kerül sor. Az ügykezelő a vizsgahalasztás bejelentésével egyidejűleg tájékoztatja munkáltatóját is. Önhibáján kívüli oknak minősül különösen a vizsgázó betegsége miatti keresőképtelensége. Halasztott időpont helyett új vizsgaidőpontot kizárólag a vizsgaszervező állapíthat meg. 3
7. A VIZSGÁRA FELKÉSZÍTŐ TANFOLYAM 6.1. Felkészítő tanfolyam Az ügykezelői alapvizsgára felkészítő tanfolyam időtartama 2 nap (napi 8 óra). A felkészítő tanfolyam kezdési időpontját a kiértesítés tartalmazza. A felkészítő tanfolyamok teljes időtartama alatt abban az esetben kötelező a jelenlét, ha a vizsgázó ezt a jelentkezési lapon megjelölte, azonban a felkészítő tanfolyamon történő részvétel ez esetben sem feltétele az ügykezelői alapvizsga letételének. 6.2. Felkészítő tanfolyamon történő jelenlét A felkészítő tanfolyamon történő jelenlétet a vizsgaszervező jelenléti íveken ellenőri (legalább naponta egyszeri alkalommal). 6.3. Segédanyagok A tanfolyamokon való felkészülést a tananyagokhoz készült diasorok segítik. A diasorok a Nemzeti Közszolgálati Egyetem honlapjáról letölthetők. 6.4. Hallgatói kérdőívek A tanfolyam ideje alatt a vizsgaszervező munkatársai elégedettségi kérdőíveket osztanak ki, amelyekben a hallgatók kinyilváníthatják véleményüket a tanfolyam szervezettségével, a helyszínnel és az oktatók munkájával kapcsolatban. Kérjük, segítsék munkánkat azzal, hogy ezeket a kérdőíveket a tanfolyam végén munkatársainkhoz eljuttatják. 8. A VIZSGA 8.1. A vizsga menete Az ügykezelői vizsga gyakorlati és szóbeli vizsgarészből áll. A vizsga pontos kezdési időpontját és a pontos helyszínt a kiértesítés tartalmazza. A vizsgán való részvétel feltétele az érvényes személyi igazolvány vagy más személyazonosításra alkalmas okmány bemutatása. A gyakorlati és szóbeli vizsga egy napon történik. A vizsgázó a vizsgát háromtagú vizsgabizottság előtt teszi le, melynek elnökét és tagjait az OKV titkára hagyja jóvá. A vizsgabizottság munkáját a vizsgabiztos segíti. 8.1.1. Gyakorlati vizsgarész A gyakorlati vizsga általában reggel 9 órakor kezdődik, időtartama 60 perc. A gyakorlati vizsga eredménytelensége esetén az ügykezelő nem bocsájtható szóbeli vizsgára. A gyakorlati vizsga befejezését követően a vizsgabizottság a vizsgasort haladéktalanul kijavítja, és közli az eredményt. 8.1.2. Szóbeli vizsgarész A gyakorlati vizsgát követően kerül sor a szóbeli vizsgára. A szóbeli vizsga feltétele az eredményes gyakorlati vizsga. A vizsga szóbeli részén a jelölt két tételt húz: egy tételt az általános ügyirat kezelési ismeretek témakörből és egy tételt a titkos ügykezelési ismeretek témakörből. A jelöltnek mindkét témakörből húzott tételt ki kell fejtenie. A felkészüléshez legalább 20 percet kell számára biztosítani. A szóbeli tételek az ügykezelői alapvizsga esetében is nyilvánosak és a vizsgaszervező hivatalos honlapján megtalálhatóak. 4
8.2. A vizsga értékelése A bizottság a vizsgát mindkét vizsgarész esetében egy-egy érdemjeggyel értékeli és a vizsga minősítését a két osztályzat számtani átlaga adja meg. Ha bármelyik vizsgarész minősítése eredménytelen, a teljes vizsgát meg kell ismételni. 8.3. Bizonyítvány Bizonyítványt csak az a jelölt kaphat, aki a vizsga mindkét vizsgarészét egyaránt eredményesen teljesítette. A vizsgabizonyítvány kiállításáról a vizsgaszervező gondoskodik. Az elveszett vagy megsemmisült bizonyítványokról másodlatot az a vizsgaszervező állít ki, ahol az ügykezelő a vizsgabizonyítványát szerezte. A másodlat kiállítása díjmentesen kérhető. 8.4. Ismétlővizsga Ha a vizsgázó a vizsgán egy vagy mindkét vizsgarészből elégtelen osztályzatot kap, ismétlővizsgát tehet. Az ismétlővizsga helyéről, időpontjáról, kezdési időpontjáról a vizsgázó a munkáltatón keresztül kap tájékoztatást. Ismétlővizsga esetében mindkét vizsgarészt meg kell ismételni. Az ismétlővizsga díja az illetményalap 10 %-a, amely a munkáltatót terheli, akidöntésétől függően- átháríthatja azt a vizsgázóra. Az eredménytelen vizsga korlátlan számban ismételhető a Kttv. 244. (1) bekezdésében meghatározott időpontig. 8.5. Javítóvizsga Amennyiben az ügykezelő vizsgája eredményes, de a minősítésen javítani kívánmunkáltatója hozzájárulásával javítóvizsgát tehet. A javítóvizsga díja az illetményalap 10 %-a, amely a munkáltatót terheli, aki-döntésétől függően- átháríthatja azt a vizsgázóra. 9. KÖLTSÉGEK Az ügykezelői alapvizsga díja a mindenkori illetményalap 70%-a, amelyet a munkáltatónak a vizsgára jelentkezők számának alapulvételével a vizsgaszervező Magyar Államkincstárnál vezetett számlájára kell befizetnie, a vizsgaszervező által kiállított számla alapján. Az ügykezelői alapvizsga díja magában foglalja a vizsgázónak a tananyagokhoz és egyéb oktatási segédanyagokhoz biztosított hozzáférést, valamint a felkészítő tanfolyamon és a vizsgán való egyszeri részvételt. 10. ADATVÁLTOZÁSOK BEJELENTÉSE Kérjük, hogy amennyiben a munkáltató, valamint a vizsgázó adataiban változás következik be, a változásról mihamarabb legyen kedves tájékoztatni a vizsgaszervezőt. 5
1. számú melléklet JELENTKEZÉSI LAP ügykezelői alapvizsgára 1. Az ügykezelő családi és utóneve:. születési családi és utóneve:... anyja születési családi és utóneve:. szül. helye, időpontja:. besorolása:.. 2. Az ügykezelő munkáltatójának neve, címe (a munkáltatón belül annak a szervezeti egységnek a megnevezése, ahol a jelentkező dolgozik): 3. Az ügykezelő közszolgálati jogviszonyának kezdete:... év... hó... nap 4. Az ügykezelői alapvizsga letételének határideje, ha az alól nem mentesült:... év... hó... nap 5. Vizsgára jelentkezem:... év... hónapra 6. Titkos ügykezelői vizsgát tett nem tett 7. Egyszerűsített vizsgát kíván tenni nem kíván tenni (Választását aláhúzással jelölje!) Indoka:... 8. Felkészítő tanfolyamon részt kíván venni nem kíván részt venni (Választását aláhúzással jelölje!) Kelt:...,... év... hó... nap... ügykezelő Igazolom, hogy a jelentkezési lap adatai a valóságnak megfelelnek, a vizsgaidőpont kiválasztása a munkáltató hivatali szervezete vezetőjével egyetértésben történt, valamint, hogy a vizsgázó az ügykezelői alapvizsga letételéhez szükséges törvényi feltételekkel rendelkezik. A jelentkező felkészítő tanfolyamon való részvételéhez: hozzájárulok nem járulok hozzá Kelt:...,... év... hó... nap P. H.... hivatali szervezet vezetője 6