NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA 4400 Nyíregyháza, Sóstói u. 31/B Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485 TÁMOP-4.1.1. A-10/1/KONV-2010-0013 sz. projekt Ügyvitel-technikai labor kialakítása Ügyviteli Képzési és Szolgáltató Központ B-V OKTATÁSI SEGÉDANYAG MENTOROK SZÁMÁRA A KÜLSŐ SZAKMAI GYAKORLATHOZ ÜGYVITELI ÉS IRODASZERVEZÉSI ISMERETEK II. Dankó Márta TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú Versenyképes Nyíregyházi Főiskola c. projekt
Az Ügyviteli és irodaszervezési ismeretek II. tantárgy tanításának célja Az Ügyviteli és irodaszervezési ismeretek II. tantárgy a képzési hálóban egy féléves tantárgy (2. félév), amelynek célja, hogy a hallgató az alapozó ügyviteli ismeretein túlmenően (Ügyviteli ismeretek és gyakorlatok I. tantárgy) után megismerje az irodákban használatos irodatechnikai és telekommunikációs eszközök körét, azok használati lehetőségeit. Ennek révén képes lesz arra, hogy az adott irodai munkavégzéshez megfelelő eszközöket válasszon ki, tisztában lesz ezen eszközök alapvető teljesítményjellemzőivel, kategóriáival, lehetséges műszaki paramétereivel, működési elvükkel. A Titkárságvezető, Idegen nyelvi kommunikátor, Gazdasági idegen nyelvi levelező szakos hallgató legyen képes egyes irodai munkafolyamatokhoz megfelelő irodatechnikai és telekommunikációs eszközök kiválasztására egyes típusok, kategóriák megkülönböztetésére irodatechnikai és telekommunikációs eszközök használatára, működtetésére irodatechnikai és telekommunikációs eszközök kiválasztása és működtetése során a munkaegészségügyi és biztonsági szempontok figyelembe vételére irodatechnikai és telekommunikációs eszközök kiválasztása és működtetése során a környezetvédelmi szempontok figyelembe vételére. A hallgatók az tantárgy tanulása során megismerik: az iroda, irodatechnikai és telekommunikációs eszközök történeti hátterét, a korszerű és ideális iroda kialakításának feltételeit, az irodai légkört alapvetően meghatározó elemeket, az ergonomikus irodai munkahely kialakításának szempontjait, az irodatechnikai eszközöket: fénymásolót, iratmegsemmisítőt, iratkötő gépeket, a számítógéphez kapcsolható kimeneti és bemeneti eszközöket, 2
a nyomtatókat a multifunkcionális irodatechnikai berendezéseket a telekommunikációs eszközöket (telefon, telefax stb.) az irodai kommunikációs eszközöket, vizuáltechnikát egyéb irodai kiegészítőket, irodai papírárukat, iratkezelési és iratrendezési kellékeket Az Ügyviteli és irodaszervezési ismeretek II. tantárgy tanulásához szükséges előismeretek, fejlesztendő kompetenciák A tantárgy tanulásához, a gyakorlati feladatmegoldáshoz szükséges, hogy - ismerje az ügyvitel fogalmát, az alapvető ügyviteli folyamatokat - legyen tisztában az irodai környezeti elemekkel - legyen tisztában azzal, hogy az egyes ügyviteli, adminisztrációs feladatokat milyen eszközökkel lehet ellátni, elvégezni - legyen tisztában azzal, hogy egyes irodatechnikai eszközöket milyen alapjellemzők és kritériumok alapján választhat ki; - a hallgató tudja az irodatechnikai eszközöket használni; - a hallgató képes legyen elhárítani az egyszerűbb technikai akadályokat, meghibásodásokat; - legyen tájékozott a hallgató az iroda környezetvédelmi lehetőségeiről; - ismerje és tartsa be az irodatechnikai és telekommunikációs eszközök működtetési, használati, biztonságtechnikai szabályait; - egyen tisztában az irodatechnika alapfogalmaival; - irodatechnikai eszközök használata során legyen pontos, precíz, figyelmes, igényes, - munkájában tartsa be a vezetői elvárásokat, előírásokat. A tananyag elsajátítása és gyakorlati feladatok készítése során a hallgatók felhasználják a szakmai gyakorlaton szerzett munkahelyi tapasztalatokat is, az üzleti/hivatali, élet egyes területein, az irodai adminisztráció és irodatechnika használata során alkalmazott módszereket. 3
A külső és belső szakmai gyakorlaton az irodatechnika használata terén szerzett ismeretek által várhatóan kellő mértékben fejlődnek majd az adminisztrációs tevékenységekhez kapcsolódó szakmai, személyes, társas és módszerkompetenciáik, és a hallgatók alkalmasak lesznek arra, hogy alkalmassá váljanak az irodai adminisztrációs tevékenységek hatékony elvégzéséhez, ennek köszönhetően munkaterületük eredményes ellátásához. Ezek alapvetően a következők: a) Személyes kompetenciák - Információgyűjtés - Nyitott hozzáállás - Eredményorientáltság - Rendszerben való gondolkodás - Logikus gondolkodás - Áttekintő képesség - Emlékezőképesség (ismeretmegőrzés) - Figyelem-összpontosítás - Figyelemmegosztás - Ismeretek helyénvaló alkalmazása - Gyakorlatias feladatértelmezés - Helyzetfelismerés - Következtetési képesség - Okok feltárása - Problémaelemzés, -feltárás - Lényegfelismerés (lényeglátás) b) Társas kompetenciák - Nyelvhelyesség - Közérthetőség - Irányíthatóság - Udvariasság - Fogalmazókészség - Adekvát metakommunikáció 4
c) Módszerkompetenciák: - Kreativitás, ötletgazdagság - Új ötletek, megoldások kipróbálása - Önálló munkavégzés - Irányított munkavégzés - Intenzív munkavégzés - Kontroll (ellenőrzőképesség) - Hibafeltárás - Rendszerező képesség - Ismeretek helyénvaló alkalmazása A tantárgy tanulásának infrastrukturális feltételei Számítógépes munkakörnyezetben zajlanak a tantárgy tanulási órái heti 1-2 órában -, maximum 20 fős csoportokban (lsd. a számítógépterem kapacitása). A tanórákon valamennyi hallgatónak biztosítjuk az ergonómiai elvárásoknak is megfelelő számítógépes munkahelyet. A gépeken a Microsoft Office irodai szoftverek vannak telepítve (2003. és 2007. verzió). Az internethasználat valamennyi gépen adott: Mozilla és Internet Explorer böngészők állnak rendelkezésre. Így oldható meg, hogy a hallgatók a tanórán is korszerű és friss információkhoz jussanak az irodatechnikával kapcsolatos ismeretük fejlesztése érdekében. A tanórákon lehetőség van arra, hogy tanári irányítással, különböző feladatmegoldások keretében, internethasználat segítségével - valós szituációk modellezésével a hallgatók maguk tervezzék meg feltételezett irodájuk irodatechnikai és telekommunikációs felszereltségét. A hallgató elektronikus úton megküldi az oktatónak az elvégzett feladatokat, melyeket az oktató ellenőriz, s minden hallgatóval konzultál a feladat megoldásáról. A hallgató a feladatában található hibákat kijavíthatja, s újra elküldheti tanárának, ezáltal okulva korábbi hibáiból - jobb érdemjegyet szerezhet. A tantárgy tanulásának végső célja, hogy a hallgatók megismerjék a korszerű irodatechnikai és telekommunikációs eszközöket, azok kiválasztásának lehetséges módjait, ezen eszközök paramétereit, működtetésüket, az alapvető hibaelhárítást. 5
Alapvető elvárás, hogy a hallgatónak a szakmai gyakorlat ideje alatt is biztosítva legyen az irodatechnikai és telekommunikációs eszközök használata: fénymásolás, nyomtatás, Ennek kapcsán: - a hallgatóval meg kell ismertetni az alapvető irodatechnikai berendezések alkalmazásának munkahelyi körülményeit, szokásait; - a munkavégzés során betartandó biztonságtechnikai és munkaegészségügyi szabályokat; - az irodatechnikai és telekommunikációs eszközök beszerzésének és használatának környezetvédelmi szabályait - ismertetni kell továbbá a hallgatóval, hogy milyen feladat végzésére van jogosultsága, a feladatvégzés során hogyan kell eljárnia, illetőleg kinek az utasításai és elvárásai szerint végezheti a feladatát. - ismertetni kell a hallgatóval, hogy milyen irodatechnikai eszközöket használhat a szakmai gyakorlati helyén, illetve a használat korlátait, maximális idejét A szakmai gyakorlat ideje alatt lehetőséget kell adni a hallgatóknak: megadott feladatok ellátására az irodatechnikai és telekommunikációs eszközök gyakorlati használatára a mentor segítségével az alapvető hibaelhárításra, alkatrészcserére (pl. tonerek cseréje) telekommunikációs eszközök használatára és kezelésére (telefonhívások, fax bonyolítása, stb.) 6
1. Ismeretkör Az írásbeliség és az iroda kialakulása Az iroda fejlődése Magyarországon Az iroda célja, fogalma A jelenlegi irodák problémái A hallgató ismerje meg a cég/vállalat eredetét, tevékenységét. A hallgatónak legyen lehetősége megnézni a vállalat alapító dokumentumait, Legyen lehetősége megismerni a Szervezeti és Működési Szabályzatot, az Iratkezelési Szabályzatot stb. 2. Ismeretkör A korszerű és ideális iroda A z irodai légkört alapvetően meghatározó elemek Általános berendezési tanácsok A színek hatása Az ergonomikus iroda fogalma, kialakítása Fizikai környezet, munkaszervezés, Pszichológiai és szociális környezet A hallgató lehetőleg ismerje meg a cég/vállalat több irodahelyiségét. Figyelje meg azok munkafolyamatokhoz igazított kialakítását, elemezze az ergonómiai szempontok meglétét. A hallgatónak legyen lehetősége betekinteni a vállalat különböző irodáiba. Figyelje meg azok kialakítását: mennyire felel meg a munkafolyamatoknak az irodahelyiség, figyelembe vették-e a 7
kialakításkor az általános berendezési tanácsokat és az ergonómiai szempontokat? A hallgatónak legyen lehetősége az adott témában érdeklődni, kérdezni, információkat gyűjteni. 3. Ismeretkör Irodatechnikai eszközök Dokumentumok sokszorosítása és másolása Fénymásolás: a fénymásoló története, működése A digitális másolási technika Megfelelő megoldások kiválasztása A környezettudatos szemlélet kialakítása az irodában Iratmegsemmisítők Iratkötés: hőkötés, spirálkötés, laminálás, iratsínek/iratborítók, papírvágógépek A hallgató ismerje meg a cégnél/vállalatnál használt fénymásoló berendezéseket, iratmegsemmisítőket, iratkötő eszközöket, azok fajtáit, működési jellemzőit. Figyelje meg továbbá, hogy az irodák kialakításakor és működtetésekor figyelembe veszik-e a környezetvédelmi szempontokat. A hallgatónak legyen lehetősége megismerni a vállalatnál használt fénymásolókat, iratmegsemmisítőket, iratkötési lehetőségeket. Legyen lehetősége továbbá a hallgatóknak ezen eszközök használatára, kipróbálására, a rájuk bízott feladatok elvégzése kapcsán. Mentori irányítással, segítséggel az alapvető hibaelhárítási lehetőségeket is próbálják ki a fent említett berendezéseknél. A hallgatók az adott témában érdeklődhessenek, kérdezhessenek. 8
IV. Ismeretkör Numerikus, szöveges, képi adatok feldolgozása Az írógép, a számológép,k a számítógép A számítógép alkalmazása a titkári munkában A számítógéphez illeszthető kimeneti és bemeneti eszközök A nyomtató A multifunkcionális irodatechnikai berendezések A hallgató ismerje meg a cégnél/vállalatnál használt fénymásoló berendezéseket, iratmegsemmisítőket, iratkötő eszközöket, azok fajtáit, működési jellemzőit. Figyelje meg továbbá, hogy az irodák kialakításakor és működtetésekor figyelembe veszik-e a környezetvédelmi szempontokat. A hallgatónak legyen lehetősége megismerni a vállalatnál használt fénymásolókat, iratmegsemmisítőket, iratkötési lehetőségeket. Ismerje meg a különböző számítógép típusokat, azok hálózatos működését (ha van ilyen). Figyelje meg a kimeneti és bemeneti eszközök fajtáját, működési jellemzőit, funkcionalitását. Legyen lehetősége továbbá a hallgatóknak ezen eszközök használatára, kipróbálására a rájuk bízott feladatok elvégzése kapcsán. Mentori irányítással, segítséggel az alapvető hibaelhárítási lehetőségeket is próbálják ki a fent említett berendezéseknél. A hallgatók az adott témában érdeklődhessenek, kérdezhessenek. 9
V. Ismeretkör Kommunikációs eszközök az irodában Projektor Videokonferencia-berendezések Tábla Írásvetítő Smart interaktív tábla A hallgató ismerje meg a cégnél/vállalatnál használt kommunikációs eszközöket, azok fajtáit, működési jellemzőit. Figyelje meg továbbá, hogy kik, milyen célra és mennyire használják ki ezeket az eszközöket. A hallgatónak legyen lehetősége megismerni a vállalatnál használt kommunikációs eszközöket, tájékozódjon azok működési elvéről, működtetési szabályairól. Legyen lehetősége továbbá a hallgatóknak ezen eszközök használatára, kipróbálására a rájuk bízott feladatok elvégzése kapcsán. (Pl.: értekezletek előkészítése, PP bemutatók elkészítésében segítségnyújtás, stb.) Mentori irányítással, segítséggel az alapvető hibaelhárítási lehetőségeket is próbálják ki a fent említett berendezéseknél. Legyen lehetőség továbbá arra is, hogy a hallgatók az adott témában érdeklődhessenek, kérdezhessenek, információt gyűjthessenek ebben a témakörben a mentortanártól és annak munkatársaitól. VI. Ismeretkör Hang-információk feldolgozása telekommunikációs eszközök Telefon (vezetékes és mobil) ISDN rendszer ADSL 10
Analóg és digitális telefonközpontok Telefon alközpontok Korszerű telefonkészülékek A hallgató ismerje meg a cégnél/vállalatnál a telefonos kommunikáció fajtáit, folyamatát. Érdeklődjön a vezetékes és mobil telefonok használati szokásairól, a távközlési rendszer fajtájáról, a telefonközpont működéséről. Figyelje meg továbbá a telefonkészülékek által nyújtott lehetséges szolgáltatások körét, lehetőség szerint használja is ezeket az eszközöket. Kívánatos lenne, hogy a hallgatók megismerjék a vállalat telefonos kommunikációs lehetőségeit (vezetékes és mobil készülékek aránya, melyik telefontársasággal kötött szerződést a cég, vannak-e kedvezményes hivatali vonalak és szolgáltatások stb.) Legyen lehetősége továbbá a hallgatóknak a telefonok hivatali használatára. Mentori irányítással, segítséggel részt vehetnek a hivatali kommunikáció bizonyos formáinak lebonyolításában. Lehetőséget kell adni arra, hogy a hallgatók az adott témában érdeklődhessenek, kérdezhessenek, információkat gyűjthessenek. VII. Ismeretkör Egyéb irodai kellékek, kisgépek, irodaszerek Levélpapírok, fénymásolópapírok Fotópapírok Etikettek Öntapadó címkék Borítékok Faxpapírok, pénz tár- és számológépszalagok Leporellópapírok Gyűrűskönyv-betétek Füzetek, jegyzettömbök, jegyzetblokkok 11
Post-it öntapadó jegyzettömbök Írószerek Számítástechnikai kiegészítők Vegyes irodaszerek Irodai kiegészítők, kisgépek (tűzőgépek, lyukasztógépek, etikettnyomtatók, hajtogatógépek stb.) Iratrendezési és irattárolási kellékek A hallgató ismerje meg a cégnél/vállalatnál használt egyéb irodai kellékek, kisgépek, irodaszerek világát. Tájékozódjon arról, milyen fajta papírokat használnak az ügyviteli munkafolyamatok és irodai adminisztráció folyamán, milyen szempontok szerint szerzik be ezeket az eszközöket és milyen gyakorisággal. Figyelje meg, milyen számítástechnikai kiegészítők és irodai kisgépek segítik a dolgozók munkáját, illetve azokat milyen szempontok szerint szokták megrendelni. Tájékozódjon a használatban lévő iratrendezési és irattárolási eszközökről, kellékekről (dossziék, genothermek stb.) figyelje meg, hogy ezek az eszközök kellő módon segítik-e a logikus és esztétikus iratrendezést, irattárolást. A hallgatónak legyen lehetősége megismerni és használni az irodai munkafolyamatok elvégzéséhez használt irodai kellékeket, kisgépeket. Tájékoztatni kell a hallgatókat arról, hogy különböző ügyviteli folyamatokhoz, adminisztrációs tevékenységekhez milyen típusú papírt, írószereket, iratrendezési és irattárolási kellékeket használnak, azok funkcionalitását kiemelve. Lehetővé kell tenni, hogy a hallgatók kipróbálhassák, használhassák az irodai munkafolyamatok elvégzése kapcsán a különböző vegyes irodaszereket és irodai kiegészítőket, kisgépeket (pl.: tűzőgépek, lyukasztógépek stb.) A szakmai gyakorlaton elvégezhető feladatok A mentor különböző ügyviteli és irodai adminisztrációs feladatok elvégzésére kérheti fel a hallgatót, mely feladat elvégzése közben szakszerűen használhatja a fent említett és felsorolt irodatechnikai és telekommunikációs eszközöket. 12
A mentor először megismerteti a hallgatóval ezen eszközök alapvető műszaki paramétereit, szakszerű és biztonságos használatának módját, különösen kitérve a balesetvédelmi és érintésvédelmi szempontokra. Felhívja a hallgató figyelmét a gazdaságos, energiatakarékos üzemeltetés lehetőségeinek kihasználására. Megmutatja a hallgatónak az alapvető hibaelhárítási módszereket, lehetőségeket. A szakmai gyakorlat értékelése A szakmai gyakorlat értékelése során a mentor térjen ki az Ügyviteli és irodaszervezési ismeretek II. ismeretkörében tapasztalt hallgatói tevékenységre. Értékelje a hallgatónak az irodatechnikai eszközök használata során nyújtott teljesítményét (szakszerű használat, az elmondottak pontos követése, a kitűzött feladatok elvégzésének minősége stb.) Értékelési szempontok: A feladat értelmezésének pontossága A feladat végrehajtásának pontossága Meghatározott időn belül végezte-e el munkáját? Kellően körültekintő volt-e az irodatechnikai és telekommunikációs eszközök használata során? Figyelembe vette-e a cégnél/vállalatnál elvárt szempontokat? A Módszertani útmutatót az Ügyviteli és irodaszervezési ismeretek II. tantárgyhoz a mentorok számára összeállított irányító szempontsor egészíti ki, amely részletesen tartalmazza a tantárgy szakmai tartalmát (tananyagát) is. 13