ÁROP-1.A.2/A-2008-0146 HIVATAL ÚJ SZERVEZETI FELÉPÍTÉSÉT CÉLZÓ RÉSZTANULMÁNY Készült az Alsózsolca város közigazgatási rendszerének a fejlesztése, a polgármesteri hivatal szervezeti átalakítása című projekt keretében Jelen tanulmány Alsózsolca Város Önkormányzatának dokumentuma. Sokszorosítása, Továbbadása írásos engedély nélkül tilos! 2010.
T A R T A L O M J E G Y Z É K I. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ 3. II. HELYZETVIZSGÁLAT, HELYZETÉRTÉKELÉS 5. III. JAVASLATTÉTEL 12. IV. FELHASZNÁLT SZAKIRODALOM 34. MELLÉKLETEK 36. - 2 -
I. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Polgármesteri Hivatalának szervezetét, személyi és tárgyi feltételeit folyamatosan vizsgálni kell abból a szempontból, hogyan képes a szervezet és a köztisztviselői állomány megfelelni a funkcióknak, milyen hatással vannak a szervezetre azok a változtatások, amelyek részben helyi döntés alapján, részben a központilag telepített új feladatok végrehajtása miatt történtek. Az elemzések, értékelések alapján szükség esetén meg kell változtatni, a követelményekhez kell igazítani a struktúrát, törekedve arra, hogy az állampolgárok kiszolgálásának színvonala javuljon, a közigazgatás hatékonyabb legyen, és a lehetőségekhez képest megtakarításokat eredményezzenek az intézkedések. A Polgármesteri Hivatal szervezet-átalakítására a vezetés elképzelései, a gyakorlati tapasztalatok alapján és a jogszabályi változásokból az önkormányzatra háruló többletkötelezettség miatt van szükség. A szervezetfejlesztés célja: (a) Polgármesteri Hivatal működését javító, eredményesebb, átláthatóbb költségvetési gazdálkodást folytató hivatali szervezet kialakítása, (b) az ügyfélfogadás színvonalának javítása, (c) az eljárási rendek egyszerűsítése, fokozott figyelmet fordítva mind a külső, mind a szervezeten belüli kommunikáció eredményesebbé tételét szolgáló intézkedésekre. A szervezetfejlesztés során az önkormányzati tevékenységek azonosítása, a folyamatok elemzése, racionalizálása, újraszervezése vezet el a szervezet hatékonyságának növeléséhez. A szervezetről: az önkormányzati törvény alapján Alsózsolca város képviselőtestülete hivatalt hozott létre polgármesteri hivatal elnevezéssel - az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. A polgármesteri hivatal egységes szakapparátusként működik. A hivatal egységes szakmai szempontú működésének követelménye azonban nem jelenti azt, hogy a munkamegosztás természetes rendjében ne tagozódhasson több belső szervezeti egységre. A tevékenységről, amelynek fő területei: az önkormányzati ügyeknek többek között az a jellemzője, hogy a település egészét, vagy nagyobb részét, a - 3 -
választópolgárok szélesebb körét érintik és megoldásuknál széles mérlegelési lehetőség van. A helyi sajátosságoknak, feltételeknek döntő a szerepük a választott megoldásnál. Ezzel szemben az államigazgatási ügyekben az ország egész területén egységes követelményeket kell érvényesíteni, ezekben a jogokat, kötelezettségeket, a követendő eljárást központi jogszabályok lényegében azonos módon állapítják meg, a szűkebb körben lehetséges mérlegelés pedig nem önkormányzati típusú. Az önkormányzati ügyek gazdája a képviselőtestület. A konkrét államigazgatási ügyekre, egyedi hatósági döntésekre nem terjed ki a képviselőtestület irányítási jogköre. Az államigazgatási feladatokat, hatásköröket a jegyző, a polgármesteri hivatal ügyintézője önállóan látja el. Fontos, hogy a Polgármesteri Hivatal nem egy elkülönült szervezet, hanem a partnerség, az információ áramlás és koordinálás szempontjából, a jogszabályok által kötelezően ellátandó feladatokon keresztül meghatározó motorja az egész város eredményes működésének. A projekt keretében megtörtént a Polgármesteri Hivatal szervezetének és az önkormányzat főbb intézményeinek átvilágítása, majd az átszervezési javaslatok megfogalmazása. A konkrét javaslatok megalapozottsága érdekében részletes elemzésre kerültek a Polgármesteri Hivatal és a Városgondnokság által ellátott feladatok, ezen szervezeti egységek rendelkezésre álló humán erőforrás állománya, munkaköri leírásai az érvényben lévő szabályozások, és mélyinterjúk készültek minden érintett dolgozóval. Ennek során több olyan körülmény felszínre került (párhuzamosság, rugalmatlanság, többletmunka), amelyek a változtatást, a továbbfejlesztés szükségességét indokolják. A szervezetfejlesztési javaslatban egyszerre érvényesülhet a testület eredményorielntáltsága, az ügyfelek megfelelő kiszolgálása, a hatékony finanszírozás és a biztos hivatali hátter igénye. A megfelelő kompetenciák a megfelelő helyre kerülnek: a hivatal a döntés-előkészítésre. a törvényességi hatósági feladatokra, a gazdálkodás eredményességére, az intézmények pedig a szakmai feladatok ellátására koncentrálnak. - 4 -
II. HELYZETVIZSGÁLAT, HELYZETÉRTÉKELÉS A Polgármesteri Hivatalt a polgármester (a képviselőtestület döntései szerint valamint saját önkormányzati jogkörében) irányítja és a jegyző vezeti. Ez utóbbi munkáját az aljegyző segíti. A helyzetértékelés során áttekintésre kerültek a munkafolyamatok, az önkormányzati, hivatali tevékenységek ellátása, a feladatok szervezeti egységek, intézmények közötti megosztása. Elsősorban az egyes szervezeti egységek feladatai, hatáskörei, felelősségei kerültek megvizsgálásra, továbbá az egyes szervezeti egységek közötti együttműködés minősége. Cél: a munkavégzés hatékonyságának javítása, a belső ügyfélkapcsolati rendszer feltérképezése, a szervezeti egységek közötti együttműködés javítása. A Polgármesteri Hivatal szervezetét, apparátusát abból a szempontból is indokolt volt megvizsgálni, hogy hogyan képes a szervezet és a köztisztviselői állomány megfelelni a funkcióknak, milyen hatással vannak a szervezetre a környezeti és jogszabályi változtatások. Ezek tisztázásához elsősorban a dokumentum elemzés eszközei adtak segítséget. A szervezeti felépítésről, illetve az egyes szervezeti egységek feladatáról a Szervezeti és Működési Szabályzatok és a munkaköri leírások adtak képet. További információkat a személyes interjúk nyújtottak. A Polgármesteri Hivatal szervezete a hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat szerint öt egységre tagozódik: titkárság, általános igazgatási csoport, pénzügyi, gazdálkodási, ellenőrzési csoport, műszaki, kommunális csoport, technikai alkalmazottak, hivatalsegéd A Polgármesteri Hivatal legfontosabb feladatai: (a) a Hivatal ellátja az Önkormányzat szerveihez (képviselő-testület, bizottság) kapcsolódó adminisztrációs feladatokat, (az önkormányzati képviselők munkájának segítését,a polgármester, a jegyző munkájának segítését a belső igazgatási teendőket). (b) Előkészíti és végrehajtja az önkormányzati döntéseket a polgármester irányítása és a jegyző operatív vezetése mellett. (c) Ellátja a központi állami szervek megbízásából az önkormányzat számára hatáskört - 5 -
megállapító jogszabályok végrehajtásaként az államigazgatási feladatokat, előkészíti döntésre az államigazgatási ügyeket és gondoskodik a döntések végrehajtásának megszervezéséről. Ezek a szervezeti egységek a következő részletes feladatokat látják el a) szervezési, igazgatási területen: a képviselő-testület, a bizottsági meghívók elkészítése, testületi anyagok készítése, sokszorosítása, kiküldése, testületi, bizottsági döntések nyilvántartása, testületi, bizottsági jegyzőkönyvek határidőben történő elkészítése, a testületi, bizottsági döntések végrehajtásának figyelemmel kísérése, önkormányzati rendeletek tervezetének elkészítése, megalkotás után kifüggesztése, a testületi, bizottsági ülések technikai feltételeinek biztosítása, oktatási, sport, ifjúsági, közművelődési feladatok ellátása, kapcsolattartás a vezetőkkel, egészségügyi feladatok ellátása, település-üzemeltetési, közüzemi feladatok ellátása, polgári védelmi, honvédelmi, mozgósítási feladatok ellátása, a Polgármesteri Hivatal informatikai eszközeinek üzemeltetése, a belső adatvédelmi feladatok ellátása, nemzetközi kapcsolatok, önkormányzati ünnepségek, megemlékezések előkészítése, lebonyolításban részvétel, bélyegző nyilvántartás vezetése, közreműködés a választások, népszavazások lebonyolításában, - 6 -
statisztikai adatszolgáltatás, a képzések, továbbképzések szervezése, iktatás, ügyiratkezelés, irattározás, selejtezési feladatok ellátása, hagyatéki ügyek intézése, a birtokhasznosítási bizottság munkájának segítése, a termőföldre vonatkozó elővásárlási és elő haszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos eljárás lefolytatása, kifüggesztési eljárás bírósági, önálló bírósági végrehajtó megkeresésére, foglalkozás-egészségügyi vizsgálatok szervezése, pályázatfigyelés, a pályázatok elkészítésében, lebonyolításában részvétel szociálpolitikai tevékenység szervezése, összehangolása, a képviselő-testület, a polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó szociális, gyámügyi, gyermekvédelmi feladatok döntésre előkészítése, szakmai ellenőrzése a helyi szociális és gyermekvédelmi ellátásnak, együttműködés az egészségügyi, szociális, gyermekvédelmi területen működő érdekvédelmi szervekkel, egyházzal, alapítványokkal, együttműködés a munkaügyi központtal, közhasznú munkák szervezése, adatszolgáltatás, statisztikai adatközlés a jogszabályban meghatározott szervek részére, a kereskedelmi feladatok ellátása, anyakönyvi, személyi adat- és lakcím nyilvántartási feladatok, hatósági bizonyítványok kiállítása, szabálysértési feladatok, építésügyi hatósági feladatok, - 7 -
részvétel a településfejlesztési, rendezési koncepciók, programok, tervek kidolgozásában, a végrehajtás követése, közreműködés az önkormányzati beruházásoknál, ingatlankataszter vezetése, a környezet-és természetvédelemmel kapcsolatos feladatok ellátása, közterület-használati ügyek intézése, kommunális hatósági feladatok ellátása, gyámhatósági ügyek ellátása munkaügyi, személyzeti döntések előkészítése, adatszolgáltatás a közigazgatás számára. b) pénzügyi igazgatás területén: gondoskodik a gazdasági program-tervezet elkészítéséről, a költségvetési koncepció elkészítéséről, a költségvetési rendelettervezet elkészítéséről, a költségvetést megalapozó rendelet-tervezetek elkészítéséről, a költségvetés végrehajtásáról szóló beszámoló elkészítéséről, gondoskodik a normatív költségvetési hozzájárulások elszámolásáról, egyezteti a költségvetési szervek vezetőivel a rendelet-tervezeteket, gondoskodik a költségvetés végrehajtásáról, a költségvetési szervek pénzellátásáról, elkészíti a Polgármesteri Hivatal és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek számviteli rendjét, gondoskodik a központi költségvetés számára az előírt információk határidőben történő adatszolgáltatásért, - 8 -
felelős a pénzügyi szabályzatok elkészítéséért, karbantartásáért, gondoskodik a támogatások igényléséről, javaslatot tesz hitelfelvételre, a MÁK-on keresztül a költségvetési szerv törzskönyvi nyilvántartásba vételét kéri, intézkedik a változások bejegyzése iránt, gondoskodik a polgármesteri hivatal és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek gazdálkodásának pénzügyi-számviteli lebonyolításáról, gondoskodik a költségvetési előirányzatok nyilvántartásának folyamatos vezetéséről, az áfa nyilvántartások vezetésének biztosítása, a bevallások időben történő pontos megtétele, az Áht. műk. rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 22. sz. mellékletében meghatározott közérdekű adatok közzétételének előkészítése, a helyi adók bevezetésében közreműködés, az önkormányzat gazdálkodásának megalapozásához bevételi javaslatok kidolgozása. a belső ellenőr által: belső ellenőrzési feladatok ellátása az önkormányzati intézmények tekintetében. c) adóigazgatás területén: helyi adókkal, a gépjárműadóval kapcsolatos feladatok ellátása, az adók beszedésével kapcsolatos beszámolók elkészítése, lakossági tájékoztatók készítése az adókkal kapcsolatosan, - 9 -
tájékoztatja a település lakosságát és a gazdálkodó szervezeteket adókötelezettségük teljesítésének elősegítése érdekében a jogszabályi változásokról, ellenőrzi az adójogszabályok érvényesülését, az adókötelezettség teljesítését, valamint az adó befizetések és elszámolások helyességét, az önkormányzat működési területén ellátja a hatáskörébe tartozó adók kivetésével, közlésével, nyilvántartásával, beszedésével, behajtásával, kezelésével, elszámolásával, ellenőrzésével és az információ-szolgáltatással kapcsolatos feladatokat, az adókötelezettség megállapítása érdekében adatot gyűjt, tájékoztatást kér, helyszíni szemlét tart, vezeti a jogszabályban előírt nyilvántartásokat, kimutatásokat és az információszolgáltatás meghatározott rendje szerint adatokat, beszámolókat készít és továbbít. Önkormányzatnál azonosított folyamatokat a következők szerint lehet tipizálni, csoportosítani: hatósági ügyek intézése, szolgáltatások teljesítése, kapcsolattartás más szervekkel, különösen a felettes szervekkel, kapcsolattartás hatóságokkal, intézmények fenntartása és üzemeltetése, település-üzemeltetés, stb. Ezek ellátásánál jelen helyzetvizsgálat több fejlesztési lehetőséget tárt fel. Például az intézmények - mint részben önálló szervezetek - gazdálkodással összefüggő feladatait jelenleg a Városgondnokság látja el, többek között könyvelési, nyilvántartási, számviteli feladatokat végezve az önállóan működő intézmények, óvodák, iskolák, Közösségi ház és Könyvtár, Gondozási Központ gazdálkodásával kapcsolatosan. A költségvetés tervezésében, előirányzat-felhasználásban, készpénz-kezelésben, a könyvvezetésben és a beszámolási kötelezettség, adatszolgáltatások teljesítésében, a gazdálkodásban a Városgondnokság közbenső szerepe párhuzamos munkavégzéshez, duplikált tevékenységekhez, többletmunkához vezet, ugyanakkor lassítja az adat-információ áramlást, gátolja a rugalmas reagálást, a döntési mechanizmusok működését. - 10 -
Lényeges, az is, hogy a Városgondnokság gazdasági szervezeténél nem tudják teljesíteni az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 18. (4) bekezdésében foglalt kötelező érvényű képesítési előírásokat. A Hivatal rendkívül fontos feladata az ügyfelek megfelelő kiszolgálása. A lehetséges ügyfélszolgálati csatornák közül eddig alapvetően cask az egyik, a személyes tárgyalás lehetősége érvényesült, amelyre a hivatal irodáiban került sor. Az ügyfelek cask közvetlenül az ügyintézőktől kaphatnak tájékoztatást, ami nagymértékben hátráltatja az ügyfelekkel éppen nem foglalkozó munkatársak zavartalan munkavégzését. Ez a mód az ügyfelek számára sem megfelelő, különösen, hogy a lépcsőházban, vagy az irodák előtereiben kell várakozni. A létszámgazdálkodást tekintve: fontos a polgármesteri hivatalnál a belső ellenőrzés megerősítése, továbbá az engedélyezett, de eddig hiányzó rendszergazdai (informatikus) statusz betöltése. - 11 -
III. JAVASLATTÉTEL Az ÁROP-1.A.2/A-2008-0146 Alsózsolca város közigazgatási rendszerének a fejlesztése, a polgármesteri hivatal szervezeti átalakítása című projekt keretében végzett szervezetfejlesztés során áttekintésre kerültek a munkafolyamatok, az önkormányzati, hivatali, intézményi tevékenységek ellátása, a feladatok szervezeti egységek, intézmények közötti megosztása. Ennek eredményeként olyan struktúra alakulhat ki, amellyel racionálisabban és hatékonyabban működhet az önkormányzat és intézményi köre. Fontos megjegyezni, hogy a javaslatok megtétele nem csak a helyzetfelmérés eredményei, (a rendelkezésre álló dokumentumok átvizsgálása, a személyes interjúk stb.) alapján, hanem az ÁROP projekt feltételrendszerében megfogalmazott vezetői elvárások figyelembevételével történt meg. A javaslatban egyszerre érvényesül a hatékony finanszírozás, a hivatal biztonságra törekvése és a testület eredmény-orientáltsága. A megfelelő kompetenciák a megfelelő helyre kerülnek, a döntéshozók a döntéshozatalra, a hivatal a döntések megfelelő előkészítésére, a hatósági feladatokra, a költségvetési gazdálkodás eredményességére, az intézmények pedig a szakmai feladatok ellátására koncentrálnak. A javasolt szervezeti változás a követelményekhez igazítja a szervezetet, a közigazgatás hatékonyabb lesz, és az intézkedések a lehetőségekhez képest megtakarításokat eredményeznek. A változtatásokkal elérni kívánt elsődleges szervezetfejlesztési célok: - a szervezeti egységek számának optimalizálása, a szakmai alapon összekapcsolható feladatok egy szervezetbe integrálása, illetve feltárt problémák orvoslása. - gazdaságos, hatékony szervezeti struktúra megteremtése, amely hosszú távon képes biztosítani a működési kiadások és bevételek egyensúlyát valamint a város jövőjének megalapozását. - 12 -
- megfelelés a gazdasági szervezetre vonatkozó jogszabályi változásoknak - a hivatal szakmai munkájának minőségi növekedése - a költséggazdálkodás hatékonyságának és eredményességének növelése - a döntési folyamatok megalapozottságának javulása - a gazdasági feltételek elemzési képességének javulása - kockázatok értékelési képességének javulása - távlati gondolkodás képességének erősödése - az önkormányzat által nyújtott közszolgáltatások minőségének javulása - az önkormányzat által nyújtott szolgáltatások állampolgár-központúságának növelése. A változtatások egyik sarokpontja a szakmai és a pénzügyi, számviteli, ellenőrzési feladatok különválasztása, a másik a hatósági munka, az ügyfélfogadás színvonalának jobbítása. A szervezeti átalakítást támogató döntés alapján az előterjesztésben javasolt intézkedésekre kidolgozásra került a szervezet-átalakítás konkrét ütemezése, és megtörtént a megvalósítás előkészítése. A változások személyi kérdéseket is felvetnek. A javasolt szervezeti változásoknál arra kell törekedni, hogy ahol lehetséges, az új munkakörök betöltését belső humán erőforrások átcsoportosításával biztosítsák. (Ezért egyes megszűnő munkaköröknél új munkakrre javaslatot kapnak a dolgozók.) - 13 -
1. A Városgondnokság megszüntetése, (feladatai részbeni integrálása) és újraalapítása A vizsgálat rávilágított olyan területekre ahol hatékonyságnövelést lehet elérni, például a párhuzamos munkavégzés megszüntetésével, a felesleges lépések kiiktatásával stb. A javaslattal megszűnik a költségvetés tervezésében, előirányzat-felhasználásban, készpénzkezelésben, a könyvvezetésben és a beszámolási kötelezettség, adatszolgáltatások teljesítésében, a gazdálkodásban a Városgondnokság közbenső szerepe, mely eddig párhuzamos munkavégzéshez, duplikált tevékenységekhez, többletmunkához vezetett, ugyanakkor lassította az adat-információ áramlást, gátolta a rugalmas reagálást, az átláthatóságot, a döntési mechanizmusok működését. Elsődlegesen indokolt tehát a városgondnoksági feladatok egy részének a gazdálkodási, számviteli, pénzügyi feladatoknak a hatékonyabb ellátását, koordinálását a Polgármesteri Hivatal szervezetére, a meglévő, számviteli-gazdasági feladatokra specializálódott költségvetési szervezetre bízni. Szükséges az önállóan működő és gazdálkodó Városgondnokság megszüntetése, és ezt követően az eddig a gazdálkodási csoport által ellátott pénzügyi, számviteli, ellenőrzési feladatkörökkel szűkítve a Városgondnokság újra alapítása a tevékenység jellege alapján közszolgáltató költségvetési szerv, közintézményként, mely a feladatellátáshoz kapcsolódó funkciója alapján önállóan működő. A szűkített feladatkör: műszaki, karbantartó és szolgáltató feladatok ellátása (Karbantartó műhely, gépjármü üzemeltetés, parkfenntartás, közcélú-, közhasznú-, pályázatos és egyéb kihelyezett foglalkoztatás, Mezőőri szolgálat) Központi Konyha működtetése Ezen változtatások sarokpontja a szakmai és a számviteli-gazdálkodási feladatok különválasztása. A Városgondnokságon végzett szakmai munka színvonala kedvezően befolyásolható azáltal, hogy a Városgondnokság vezetője ezután elsősorban a szakmai feladatokra összpontosíthat és a jelenlegi rendszernél jóval hatékonyabban és eredményesebben tudja a szükséges feladatokat elvégezni. A szakmai szervezet mentesül a gazdálkodási adminisztráció alól. - 14 -
Így megváltozik a Városgondnokság szervezeti felépítése is, hiszen mivel önálló gazdasági szervezet a következő évtől a Városgondnokságon belül nem működik és csökkenhet a vezetői lépcsők száma is, mivel a műszaki terület közvetlenül a Városgondnokság vezető irányítása alá kerül. A Városgondnokság Gazdálkodási csoportját irányító gondnokságvezető helyettes státusz megszűnik, a pénzügyi-számviteli-ellenőrzési feladatellátást irányító vezető áthelyezése szükséges a Polgármesteri Hivatal újonnan létrejövő gazdasági vezető státuszába (gazdasági szervezetirányító). A jelenlegi Városgondnokság Gazdálkodási csoportjának megszüntetése után, a pénzügyi-számviteli-gazdálkodási feladatokat ellátó munkatársak (szaktudásukra építve) áthelyezésre kerülnek a Polgármesteri Hivatal pénzügyi, gazdálkodási, ellenőrzési csoportjába (gazdasági szervezet). Az áthelyezések természetesen kölcsönös megállapodásokkal történnek meg. Szükséges további belső racionalizálási intézkedések elvégzése is. A Műhelyt érintően a Karbantartó részlegvezetői munkakör megszüntetése, mivel a Városgondnokság vezetője közvetlen irányítást gyakorolhat. A géppark üzemeltetése szükségessé teszi egy fő jogosítvánnyal rendelkező festő átirányítását a Műhelyből a gépjármű üzemeltetéshez. A sportintézmény és sportlétesítmény működtetés a hozzá rendelt létszámmal a Közösségi Ház-Könyvtár intézményhez kerül. A Városgondnokságnál alkalmazott hivatalsegéd átkerül a sportcsarnokhoz, ill. Közösségi Ház-Könyvtár intézményhez. A Városgondnokság gazdálkodási csoportja irodáinak takarítását a Polgármesteri Hivatal hivatalsegédei fogják biztosítani. A műszaki feladat ellátás műszaki előkészítése és a műszaki területen foglalkoztatottak területi munkairányítása, felügyelete indokolja 1 fő Közfoglalkoztatás irányító státusz létrehozását a Városgondnokságnál. A költségvetés, kifizetés szempontjából a Városgondnoksághoz tartozó Védőnők fizikoterápiai ellátás, laborüzemeltetés szakmai szempontok figyelembevételével átirányításra kerülnek a Gondozási Központba. - 15 -
Az átszervezés kapcsán a jelenleg vállalkozói szerződés alapján üzemeltetett köztemetővel kapcsolatos feladatellátás a Városgondnokságtól átkerül a Polgármesteri Hivatalhoz, úgy, hogy az létszámváltozást egyik intézménynél sem okoz. Az előzőek alapján a Városgondnokság, mint költségvetési szerv alaptevékenységeiből törlésre, a befogadó szervezet - Polgármesteri Hivatal - alaptevékenységei közé betételre kerül: Az önállóan működő intézmények, (óvodák, iskola, Közösségi ház és Könyvtár, Gondozási Központ) gazdálkodásával kapcsolatos könyvelési, nyilvántartási, számviteli feladatok ellátása Védőnői szolgálat Fizikoterápia ellátás Labor ellátás Szociális és egyéb segélyezéssel kapcsolatos pénzügyi feladatok ellátása Sportintézmény és sportlétesítmény működtetése Köztemetői szolgálat feladatcsoport. - 16 -
2. Az Önkormányzat Gazdasági Szervezetének megerősítése. A vagyongazdálkodási, költségvetési, számviteli feladatok integrálása a Polgármesteri Hivatal pénzügyi, gazdálkodási, ellenőrzési csoportjához. A javaslat arra vonatkozik, hogy a Polgármesteri Hivatal lássa el minden önkormányzati költségvetési intézmény számviteli-gazdálkodási feladatát. Ehhez szükséges a Városgondnokság Gazdálkodási csoportjának beolvasztása a Polgármesteri Hivatal pénzügyi, gazdálkodási, ellenőrzési csoportjába (Gazdasági Szervezet). A kibővítéssel kialakulhat egy olyan szervezet, mely az összpontosított humán erőforrással és a hozzárendelt infrastruktúrával minőségileg új feltételeket teremt a közfeladatok ellátásához és az önkormányzati gazdálkodáshoz. Az Államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 17. (1) bekezdése meghatározza az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv gazdasági szervezetének feladatait. E szervezetnek kell megoldani a tervezéssel, az előirányzat felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítással, a készpénz-kezeléssel, a könyvvezetéssel és a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és a saját szervezetére kiterjedő feladatokat. Ezen rendelet 18. (4) bekezdése szerint: Az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv gazdasági vezetőjének szakirányú felsőfokú iskolai végzettséggel, vagy felsőfokú iskolai végzettséggel, emellett legalább mérlegképes könyvelői képesítéssel, vagy ezzel egyenértékű képesítéssel kell rendelkeznie. Az eddig a pénzügyi-számviteli-ellenőrzési feladatellátást irányító gondnokságvezető helyettes ezek alapján megbízható a gazdasági szervezet irányításával mint gazdasági vezető. A számviteli-gazdálkodási feladatok központosításával: erősödik az intézmények egységes elszámolási rendszere (számlatükör, számviteli politika egyes elemei, szabályzatok, stb.), amellyel javul a fenntartó önkormányzat rálátása az intézményi gazdálkodásra, így biztosítható az erőforrások igazságosabb elosztása, a vezetők számára, napi visszacsatolási lehetőséggel szolgál az egyszerűbb szervezeti felépítés, egységes könyvviteli rendszer megteremti a fenntartó és az intézmények részére a folyamatos átláthatóságot, gazdálkodási biztonságot, - 17 -
egyszerűsödik a költségvetés összeállítása, az előirányzat-módosítások kezelése, ellenőrzése, a szabályszerű költségvetési gazdálkodás biztonsága nő, a Polgármesteri Hivatal pénzügyi, gazdálkodási, ellenőrzési csoportjának egész apparátusa az intézményvezetők rendelkezésére áll, csökken a betegségek és egyéb távollétek miatti kockázat könnyebben kezelhetők az időközi költségvetési- és mérlegjelentések, beszámolók, valamint a felügyeleti szerv részére készítendő adatszolgáltatások összeállításának alapjai. Az intézményirányítási központ alapja a Polgármesteri Hivatal gazdasági szervezete. Mivel a bevételek szinte teljes összegét a Polgármesteri Hivatal kezeli annak felhasználása, a kiadások tervezése tervezhetőbbé, átláthatóbbá válik. - 18 -
A Polgármesteri Hivatalon belül az intézményekkel kapcsolatban kialakítható gazdasági szolgáltatások az alábbi tételekre terjedhetnek ki: - Az intézmények meghatározott gazdasági önállóságának megfelelően az egyes intézményi költségvetések tervezésének, végrehajtásának irányítása és kontrollja, a gazdasági adminisztráció és controlling központosított rendszerének kialakítása és működtetése, valamint a munkaügyi adminisztráció irányítása. - Intézményi költségvetés tervezés, beszámolás koordinációja, felügyelete: intézményi igények gyűjtése, figyelembe vétele, tervezési feladatok összehangolása, bevételek számbavétele stb. - Előirányzat felhasználás nyomon követése. - Előirányzat-átcsoportosítás, illetve előirányzat-módosítás képviselő-testületi előkészítése, az előirányzat-módosítás nyilvántartása. - Költségvetés tervezéshez, beszámoláshoz kapcsolódó adatszolgáltatások elvégzése. - Főkönyvi és analitikus könyvelés. - Belső ellenőrzés (a központhoz tartozó intézmények jogszabályok szerinti belső ellenőrzésének biztosítása). - Szabályzatalkotás: gazdálkodási-pénzügyi szabályzatok elkészítése, aktualizálása (pl. Számviteli politika, Eszközök és források értékelési szabályzata, Leltárkészítési és leltározási szabályzat, Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata). Pénzügyi Gazdasági vezető Költség-vetés menedzsment, könyvvitel menedzsment - Központosított intézményi előirányzatok kezelése. - Az intézményi kötelezettségvállalások esetében ellenjegyzési jog gyakorlása. - Aktív likviditásmenedzsment. - Szabályzatalkotás: gazdálkodási-pénzügyi szabályzatok elkészítése, aktualizálása (pl. Pénzkezelési szabályzat). Controlling - Standard belső vezetői beszámolók és ad hoc elemzések készítése. - Szabályzatalkotás: gazdálkodási-pénzügyi szabályzatok elkészítése, aktualizálása (pl. Controlling szabályzat). - 19 -
Humán adminisztráció - Munkaviszony létesítésével, megszüntetésével kapcsolatos okmányok kezelése. - Munkaidő nyilvántartások vezetése. - Bérszámfejtés, utalások feladása. - Bevallások elkészítése. - Hatóságok részére történő statisztikai, jelentési kötelezettségek teljesítése. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény alapján az önállóan működő és gazdálkodó Polgármesteri Hivatal és a hozzá kapcsolt önállóan működő szervezetek a gazdálkodás terén követendő munkamegosztásáról és a felelősségvállalás rendjéről megállapodást kötnek az államháztartás viteléről szóló 217/1998. (XII. 30.) korm. rendelet szerint a képviselő-testület jóváhagyásával. A megállapodásokban a munka- és a felelősség megosztása az alábbiak szerint indokolt: Az éves költségvetések számszaki elkészítését, azok módosításait a Polgármesteri Hivatal végzi az intézményvezetők iránymutatása és szakmai elképzelései, tervei alapján. A Polgármesteri Hivatal pénzügyi, gazdálkodási, ellenőrzési csoportja készíti el az intézmények beszámolóinak számszaki részét, amit az intézményvezető szöveges értékelésével kiegészít. Az intézményvezetők ezek után is teljes jogkörrel bírnak az összes előirányzatuk felett. A számlák teljesítésigazolása, utalványozása az intézményvezető hatásköre marad, továbbá a költséghely és felhasználás helyének meghatározása is az intézményben történik. A kötelezettségvállalások és számlák pénzügyi ellenjegyzése, a számlák érvényesítése viszont a Polgármesteri Hivatalhoz kerül, hiszen itt állnak rendelkezésre aktuális adatok az előirányzatok felhasználásáról. A számlák pénzügyi teljesítése a Polgármesteri Hivatal pénzügyi, gazdálkodási, ellenőrzési csoportjához kerül (kivéve az 50 e Ft alatti készpénzes számlákat). - 20 -
A Városgondnokság önálló bankszámlái megszűnnek, a Polgármesteri Hivatal rendelkezik a bankszámlával. Csak a Polgármesteri Hivatalban lesz főpénztár a jelenlegi három helyett, az intézményekben a kisösszegű kifizetésekhez vásárlási előleget kapnak. A könyvviteli feladatok, az analitikák nagy részének vezetése, a bér- és személyügyi teendők nagy része, a hatóságok irányába történő adatszolgáltatás a Polgármesteri Hivatal pénzügyi, gazdálkodási, ellenőrzési csoportjának feladata lesz. Azokban az intézményekben, ahol raktárak működnek, továbbra is helyi feladat marad az eszközgazdálkodáshoz tartozó analitikák vezetése. A Polgármesteri Hivatal pénzügyi, gazdálkodási, ellenőrzési csoportja rendszeresen információt szolgáltat az intézmények gazdálkodásáról (pénzforgalmi jelentés) az intézményvezetőknek és a Polgármesteri Hivatal vezetésének. Az intézmények önálló pályázatainak elkészítésében, elszámolásában a Polgármesteri Hivatal aktívan részt vesz. A Gazdasági Szervezetben a szerteágazó feladatok ellátása nagy felelősséget ró a munkatársakra. Nemcsak pénzügyi és számviteli ismeretekkel kell rendelkezniük, hanem a Gazdasági Szervezet teljes működéséhez kapcsolódóan tájékozottnak kell lenni, amelyre sok időt és energiát kell szánni. Ennek feltételeit, valamint a szükséges továbbképzéseken való részvételt az önkormányzat biztosítja, hogy, alkalmazkodni lehessen az állandóan változó körülményekhez. - 21 -