Sarkad Város Önkormányzat KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA 2012. 5720 Sarkad, Kossuth u. 27.
KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT Sarkad Város Önkormányzata valamint Sarkad Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala - mint ajánlatkérõ - közbeszerzési eljárásai elõkészítésének, lefolytatásának belsõ felelõsségi rendjét, a nevében eljáró, illetõleg az eljárásba bevont személyek felelõsségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét a közbeszerzésekrõl szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 22. -ában meghatározott kötelezettségének eleget téve az alábbi szabályzatban határozza meg: I. A Szabályzat hatálya 1. A szabályzat hatálya Sarkad Város Önkormányzata valamint Sarkad Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban: ajánlatkérõ) Kbt. hatálya alá tartozó árubeszerzéseire, szolgáltatás megrendeléseire, építési beruházásaira, valamint építési és szolgáltatási koncesszióira (a továbbiakban együtt: közbeszerzéseire) terjed ki. 2. Az ajánlatkérõ a közbeszerzések során ha azok értéke a Kbt. szerinti értékhatárt eléri vagy meghaladja köteles a Kbt. és végrehajtási jogszabályai, valamint e Szabályzat rendelkezései szerint eljárni. II. Az ajánlatkérõ nevében eljáró, döntést hozó személyek illetõleg szervek 1. Az ajánlatkérõ nevében az Európai Uniós közösségi (a továbbiakban: közösségi) értékhatárt elérõ vagy meghaladó értékû közbeszerzésekre vonatkozó eljárások során valamennyi döntés meghozatalára a Képviselõ-testület jogosult. Ebben az esetben a Közbeszerzési Bizottság tesz elõterjesztést a Képviselõ-testület felé. A döntés alapján készült dokumentumokat és a döntés alapján készült szerzõdést a polgármester írja alá. 2. Az ajánlatkérõ nevében a nemzeti értékhatárokat elérõ vagy meghaladó, de a közösségi értékhatárokat el nem érõ értékû közbeszerzésekre vonatkozó eljárások során az ajánlatkérési dokumentáció elfogadására a Közbeszerzési Bizottság, míg a lezáró döntés meghozatalára a Képviselõ-testület jogosult. A döntés alapján készült dokumentumokat és a döntés alapján készült szerzõdést a polgármester írja alá. A Közbeszerzési Bizottság, az általa összeállított felhívásokról a Képviselõ-testületet a soron következõ ülésén tájékoztatja. 3. Az ajánlatkérõ nevében a nemzeti értékhatárok alatti közbeszerzések, egyszerû közbeszerzési eljárások során, amennyiben azok elnyert pályázatokban biztosított források értékhatárán belüli eredménnyel zárhatók le, a Polgármester hatáskörébe tartoznak. A döntés alapján készült dokumentumokat és a döntés alapján készült szerzõdést a polgármester írja alá. A Polgármester, az általa lebonyolított eljárásokról a Képviselõtestületet a soron következõ ülésén tájékoztatja. 4. Önállóan gazdálkodó költségvetési szerv által lefolytatandó nemzeti értékhatár alatti közbeszerzések, egyszerû közbeszerzési eljárások során valamennyi döntés meghozatalára az intézmény megbízott vezetõje jogosult. 2
5. A Közbeszerzési Bizottság (továbbiakban Bizottság) a Gazdasági Bizottság tagjaiból, a Pénzügyi Bizottság elnökébõl és a közbeszerzéssel érintett intézmény vezetõjébõl, (a közbeszerzés tárgya szerinti ágazatban jártas kijelölt, elfogadott szakemberbõl) áll. Elnöke a Gazdasági Bizottság elnöke. Speciális esetben a Képviselõ-testület eseti bizottságot alakít, az érintett ágazat közbeszerzését szabályozó elõírásoknak megfelelõen. 6. A Bizottság tagjainak meg kell felelniük a Kbt. 24. -ában meghatározott összeférhetetlenségi feltételeknek. A Bizottság munkáját Sarkad Város Polgármesteri Hivatala Mûszaki és Beruházási Osztálya segíti. Elõkészíti az eljárás lefolytatásához szükséges dokumentumokat, vezeti az ülések jegyzõkönyvét, adminisztrálja a teljes közbeszerzési folyamatot és elkészíti a Képviselõ-testület üléseinek közbeszerzési tárgyú elõterjesztéseit. A Mûszaki és Beruházási Osztály vezetõje egyben közbeszerzési referens is. 7. A Képviselõ-testület indokolt, vagy kötelezõen elõírt esetekben, illetve a Bizottság javaslatára Hivatalos Közbeszerzési Tanácsadó bevonásáról dönt. III. Az ajánlatkérõ nevében eljáró, az eljárás során döntést hozó, illetõleg az eljárásba bevont személyek, illetve szervek feladatai 1. A Képviselõ-testület feladatai - A Közbeszerzési Szabályzat jóváhagyása, módosítása - A tárgyévben megvalósítandó közbeszerzések pénzügyi fedezetének a költségvetési rendeletben való meghatározása - Az elõzetes összesített tájékoztató jóváhagyása - A közbeszerzési referens által elõkészített tárgyévi közbeszerzési terv jóváhagyása, módosítása. - A közösségi értékhatárokat elérõ vagy meghaladó közbeszerzések esetén: az eljárás során az összes döntés meghozatala a lefolytatandó eljárás fajtáinak jóváhagyása döntés hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételérõl a közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyása az eljárás során az összes döntés meghozatala az értékelési eljárás lefolytatása a kizáró okok vizsgálata - A nemzeti értékhatárokat elérõ vagy meghaladó értékû közbeszerzési eljárások esetén Döntés hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételérõl Az ajánlat érvényességének/érvénytelenségének valamint az eljárás eredményességének/eredménytelenségének megállapítása 2. A Polgármester feladatai: A közbeszerzési szabályzat éves felülvizsgálata és annak a Képviselõ Testület elé terjesztése 3
Éves közbeszerzési terv összeállítása, a Képviselõ Testület elé terjesztése, elfogadás után a honlapon való közzététele Szükség esetén a közbeszerzési terv módosítása az elõbbiek szerint Amennyiben szükséges, az eljáráshoz szükséges szakértelem biztosítása érdekében külsõ szakértõ(k) megbízása Nemzeti értékhatár alatti eljárások esetében az ajánlati felhívás és a dokumentáció elfogadása, módosítása, az ajánlatok értékelése, lezáró döntés meghozatala A hiánypótlással kapcsolatos döntések meghozatala minden eljárás vonatkozásában A közbeszerzési eljárás nyertesével kötendõ szerzõdés aláírása Döntés a szerzõdés módosításáról és a szerzõdésmódosító okirat aláírása Elõzetes vitarendezési eljárás lefolytatása Ajánlatkérõ képviselete a döntõbizottság elõtt, illetve a képviselettel harmadik személy megbízása 3. A Közbeszerzési Bizottság feladatai: Ajánlati felhívás és a dokumentáció összeállítása, elõterjesztése Az ajánlati felhívás és a dokumentáció elfogadása, módosítása a nemzeti értékhatárokat elérõ vagy meghaladó értékû közbeszerzési eljárások esetén Közremûködés az ajánlatok felülvizsgálatában Az ajánlatok bírálata (bírálati lap kitöltése) Összegzés az ajánlatok elbírálásáról dokumentum tervezetének véleményezése Döntési javaslat összeállítása (annak megállapítása, hogy az eljárás eredményes, vagy eredménytelen volt-e, nyertes ajánlat kiválasztása, nyertest követõ második legkedvezõbb ajánlattevõ megnevezése) Szerzõdésmódosítás tervezetének véleményezése A Közbeszerzési Bizottság pénzügyi szakértelemmel rendelkezõ tagjának feladata a beérkezett ajánlatok számszaki felülvizsgálata 4. A közbeszerzési referens feladatai: A közbeszerzési eljárás elõkészítése, az ajánlati/ajánlattételi felhívás, részvételi jelentkezés, a dokumentáció elkészítése, rendelkezésre bocsátása, A közbeszerzés tárgyát képezõ eljárással összefüggésben elkészíti a beszerzés mûszaki specifikációját, majd szakértõkkel konzultálva elkészíti az ajánlati dokumentációt, ideértve a közbeszerzés tárgyát képezõ mellékleteket, A döntéshozó részére meghatározza a közbeszerzés értékét, Koordinálja a közbeszerzési eljárást az ajánlati felhívás elkészítésétõl az eljárás eredményének a Közbeszerzési Értesítõben történõ közzétételéig, Az ajánlatkérõvel egyeztetett módon közremûködik az eljárás során érkezett kérdések és észrevételek megválaszolásában, illetõleg a válaszadás elõkészítésében. A hozzá érkezett anyagokat haladéktalanul továbbítja az ajánlatkérõ felé, A Kbt.-ben meghatározott határidõre elkészíti és módosítja közbeszerzési tervet az adott évben tervezett közbeszerzésekrõl, majd a Képviselõ-testület jóváhagyását követõen a Közbeszerzések Tanácsa részére megküldi, Az éves statisztikai összegzés elkészítése és a Képviselõ-testület jóváhagyását követõ megküldése a Közbeszerzések Tanácsa részére, Az elõzetes összesített tájékoztató elkészítése és a Képviselõ-testület jóváhagyását követõ megküldése a Közbeszerzések Tanácsa részére. 4
5. Amennyiben a közbeszerzési eljárást önállóan gazdálkodó költségvetési szerv folytatja le az V. fejezet 3. pontjában meghatározott feladatokat is önállóan látja el, s az eljárásról, annak eredményérõl a polgármestert és a közbeszerzési referenst írásban tájékoztatja. IV. A közbeszerzési eljárás lefolytatásának általános szabályai 1. Az eljárás lefolytatása a közbeszerzés tárgya szerint érintett közbeszerzési referens és a Bizottság feladata; felelnek azért, hogy az eljárás megfeleljen a Kbt. elõírásainak. 2. A közbeszerzési eljárás elõkészítése, az ajánlati felhívás, részvételi jelentkezés, a dokumentáció elõkészítése és az eljárás megindítása elõtt szükséges döntések meghozatalát segítõ elõterjesztések elõkészítése a közbeszerzési referens feladatkörébe tartozik. 3. A jegyzõ a tárgyév április 30-ig - a közbeszerzési tervben foglaltak alapján - meghatározza a közbeszerzési referens feladatát segítõ egyes ügyekben adatot szolgáltató köztisztviselõk feladatait. A közösségi értékhatárt elérõ vagy meghaladó értékû közbeszerzések után hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonása kötelezõ. V. A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 1. Az ajánlatkérõ nevében a közbeszerzési referens, minden évben, legkésõbb április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet készít az önkormányzat költségvetése alapján a tárgyévben tervezett közbeszerzésekrõl. A közbeszerzési terv nyilvános. A jegyzõ köteles a közbeszerzési tervet a helyben szokásos módon közzétenni. A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell õrizni. 2. Az egyes eljárások lefolytatásával kapcsolatban felmerülõ valamennyi adminisztrációs kötelezettség - ide nem értve a Bizottság összehívását és az ülésérõl készülõ jegyzõkönyv elkészítését - a közbeszerzési referenst terheli. A közbeszerzési referens köteles a közbeszerzési eljárás befejezését követõ 15 napon belül az eljárásról készült dokumentáció eredeti példányait a jegyzõ részére átadni. 3. Az eljárás során valamennyi dokumentumot írásban kell elkészíteni, és az egyes eljárási cselekményeket a Kbt. rendelkezéseinek megfelelõen írásban kell rögzíteni. A közbeszerzési terv módosítását indokolni kell. 4. Az eljárás elõkészítésével, lefolytatásával és a szerzõdés teljesítésével kapcsolatosan keletkezett összes iratot az eljárás lezárásától, illetõleg a szerzõdés teljesítésétõl számított 5 évig az irattárban meg kell õrizni. 5. Elõzetes összesített tájékoztatót (illetve különös közbeszerzési eljárást alkalmazók esetében idõszakos elõzetes tájékoztatót) kell készíteni, amennyiben az adott évre (illetve a következõ legfeljebb 12 hónapra) tervezett közbeszerzések tárgyankénti összértéke a 5
jogszabályban meghatározott összeghatárokat eléri, vagy meghaladja. A tájékoztató a közbeszerzés tárgyaiként külön-külön, vagy egyben is elkészítendõ. 6. Az elõzetes összesített tájékoztató elkészítésénél alkalmazandó nyomtatvány mintáját a 842/2011/EU bizottsági rendelet (a továbbiakban: uniós hirdetményminta rendelet) I. melléklete tartalmazza. Az elõzetes összesített tájékoztató elkészítéséért és az értékhatárok, illetve az érintett nyomtatvány változásainak figyelemmel kíséréséért a közbeszerzési referens a felelõs. Az elõzetes összesített tájékoztatót a tárgyév március 31. napjáig kell elkészíteni, majd jóváhagyásra a Képviselõ-testületnek megküldeni. Jóváhagyás után az elfogadott összegzést a tárgyév április 15. napjáig meg kell küldeni közzétételre a Közbeszerzések Tanácsán keresztül az Európai Unió Hivatalos Lapjának. A megküldés az összegzést készítõ feladata. A tájékoztató esetlegesen szükséges módosításáért és megküldéséért szintén a közbeszerzési referens a felelõs. Építési beruházás esetén a tájékoztatót a tervezett beruházás megvalósítására vonatkozó döntést követõ 3 munkanapon belül kell elkészíteni, és a döntést követõ 5 munkanapon belül kell jóváhagyni, valamint a jóváhagyott tájékoztatót megküldeni a Közbeszerzések Tanácsának. 7. Az egy költségvetési év alatt lefolytatott közbeszerzésekrõl éves statisztikai összegzést kell készíteni. 8. Az éves statisztikai összegzés elkészítésénél alkalmazandó nyomtatvány mintáját a 92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet 11. számú melléklete tartalmazza. Az éves összegzés elkészítéséért és az érintett nyomtatvány változásainak figyelemmel kíséréséért a közbeszerzési referens a felelõs. Az éves statisztikai összegzést a tárgyévet követõ év április 30. napjáig kell elkészíteni, majd jóváhagyásra a Képviselõ-testületnek beterjeszteni. VI. Az ajánlatkérõ nevében eljáró, az eljárás során döntést hozó, illetõleg az eljárásba bevont szervezetek és személyek felelõsségi köre 1. Az éves közbeszerzési terv, valamint az éves statisztikai összegzés a Kbt.-ben foglalt határidõre történõ elkészítéséért és továbbításáért a közbeszerzési referens a felelõs. 2. Az eljárások szabályszerûségéért, illetve jogszerûségéért a közbeszerzési referens, a közbeszerzésben résztvevõ szakértelemmel rendelkezõ köztisztviselõ, valamint az eljárásban résztvevõ egyéb személy a felelõs. 3. Az eljárások adminisztrálásáért, illetve az eljárás során keletkezett iratok megõrzéséért a közbeszerzési referens és Sarkad Város Polgármesteri Hivatala a felelõs. 4. Az eljárás során hozott döntésekért, beleértve az eljárást lezáró döntést is, a döntéshozó felelõs. VII. A közbeszerzési eljárás nyilvánossága Ajánlatkérõ Önkormányzat köteles az alábbi adatokat, információkat közbeszerzési eljárásonként csoportosítva a honlapján közzé tenni: 6
éves közbeszerzés munkaterv éves statisztikai összegzés az eljárás nyertesével megkötött szerzõdés a szerzõdés módosításról készült tájékoztató a szerzõdés teljesítésérõl készült tájékoztató elõzetes vitarendezéssel kapcsolatos a Kbt. 79. (2) bekezdése szerinti adatok közbeszerzési eljárással kapcsolatban indult jogorvoslati eljárásban a Kbt. 31. (1) bekezdés d) pontjában meghatározott adatok. Az elõbbiekben írt adatoknak, információknak, hirdetményeknek a honlapon 5 évig kell elérhetõnek lennie, ha a törvény másként nem rendelkezik. VIII. Hatályba léptetõ és záró rendelkezések 1. Jelen Szabályzat 2012... napján lép hatályba. Rendelkezéseit csak a hatályba lépését követõen indított közbeszerzések esetén kell alkalmazni. 2. A közbeszerzést végzõ személyek és szervezetek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen Szabályzat elõírásai szerint a tõlük elvárható gondossággal eljárni Sarkad, 2012... Bende Róbert sk polgármester 7
1. számú melléklet Ö S S Z E F É R H E T E T L E N S É G I É S T I T O K T A R T Á S I N Y I L A T K O Z A T Alulírott mint a Közbeszerzési Bírálóbizottság tagja (elnöke) sarkad Város Önkormányzata (székhely: 5720, Sarkad, Kossuth u. 27.) ajánlatkérõ által megindított közbeszerzési eljárásba bevont személy kijelentem, hogy velem szemben a közbeszerzésekrõl szóló 2011. évi CVIII. törvény 24. -ában foglalt kizáró körülmények, összeférhetetlenségi okok nem állnak fenn. Egyúttal kijelentem, hogy a közbeszerzési eljárás során tudomásomra jutott üzleti titkot megõrzöm, azt harmadik személynek, szervezetnek nem adom ki. Kötelezettséget vállalok arra, hogy a Bírálóbizottság munkáját és a döntéshozó döntésének elõkészítését lelkiismeretesen, a szakmai tudásomnak megfelelõen segítem. Jelen nyilatkozatot a Sarkad Város Önkormányzata által közbeszerzési eljárással kapcsolatban teszem. tárgyban lefolytatandó Kelt: Sarkad,..... aláírás 8
2. számú melléklet B í r á l a t i l a p tárgyú közbeszerzési eljáráshoz A bírálatot végezte:... Az ajánlattevõ neve:... 1. Formai és tartalmi bírálat Formai Tartalmi Követelmény értékelés értékelés igen nem igen nem igen nem igen nem igen nem igen nem A bírálat eredménye: az ajánlat érvényes / érvénytelen. Az érvénytelenség oka és indoka:... 2. A bírálat szempontjai a) a legalacsonyabb összegû ellenszolgáltatás Fentieket figyelembe véve nyertes ajánlattevõ Az ajánlatban szereplõ neve, székhelye ellenszolgáltatás (Ft)..... b) az összességében legelõnyösebb ajánlat (a megfelelõ aláhúzandó) 3. Ajánlati elemek értékelése az összességében legelõnyösebb ajánlat, mint bírálati szempont esetén: A részszempontok értékelési pontszám A súlyszám és az Értékelési Az elbírálás részszempontjai pontszám súlyszámai szorzata Értékelés indokolása: A szorzatok végösszege: 9
Egyéb megjegyzés: Kelt: Sarkad,.. Bíráló aláírása 10