Virtualoso Meeting Telefonkonferencia Használati Útmutató Belépés a Virtualoso Portal felületére Az alábbi oldalakon szeretnénk segítséget nyújtani Önnek a Virtualoso Meeting szolgáltatás Telefonkonferencia opciójának használatához. 1. A szolgáltatás használatba vételéhez elôször lépjen fel a www.t-systems.hu oldalra, és válassza ki a fômenü Virtualoso Portal pontját! 2. Ezután kattintson a Virtualoso Meeting doboz Részletek linkjére! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 1
Belépés a Virtualoso Meeting kezelôfelületére 1. Kattintson a feljövô termékoldal jobb alsó sarkában található Belépés a Virtualoso Meetingbe linkre! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 2
Belépés a Virtualoso Meeting kezelôfelületére 1. A rendeléskor kapott felhasználónévvel és jelszóval lépjen be a Virtualoso Meeting szolgáltatás kezelôfelületére! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 3
Névjegykártyák, névjegycsoportok készítése 1. A Virtualoso Meeting szolgáltatás nyitóoldalán egy naptárnézetet talál, melyen az Ön összes konferenciája megtalálható. 2. A telefonkonferencia szervezése elôtt érdemes létrehoznia a meghívandó résztvevôk névjegykártyáit. Ehhez válassza ki a bal hasáb Névjegyek menüpontját! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 4
Névjegykártyák, névjegycsoportok készítése 1. A Névjegyek oldalon belépéskor saját névjegyét már fogja látni. Rendelhet hozzá fényképet is, illetve meg is oszthatja kollégáival. 2. Bármely résztvevô névjegyét megoszthatja cége többi munkatársával, így a késôbbiekben a megosztott névjegyek már automatikusan megjelennek a szolgáltatást használó többi szervezô képernyôjén is. 3. Saját megosztott névjegyét egy házikó ikon jelöli. A többi résztvevô megosztott névjegye után pedig egy kéz, vagy egy lakatot tartó kéz ikonja látható annak függvényében, hogy a kártyát tulajdonosa osztotta-e meg vagy sem. 4. Ha olyan résztvevôt akar meghívni, akinek még nincs névjegykártyája a rendszerben, kattintson az Új névjegy létrehozása gombra! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 5
Névjegykártyák, névjegycsoportok készítése 1. Töltse ki a megfelelô mezôket! Itt tudja engedélyezni a cégen belüli névjegymegosztást is az engedélyezése mezô kipipálásával. 2. Az adatok kitöltése után kattintson a Névjegy mentése gombra! 3. További résztvevôk esetén válassza újra az Új névjegy létrehozása gombot! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 6
Névjegykártyák, névjegycsoportok készítése 1. A közös feladaton dolgozók névjegyeit csoportokba is rendezheti. Egy ember természetesen több csoport tagja is lehet. 2. Az egyes sorok elején található négyzetbe kattintással tudja megjelölni az egy adott csoportba tartozó névjegyeket. 3. Ezután kattintson a Kiválasztott névjegyek csoporthoz rendelése gombra. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 7
Névjegykártyák, névjegycsoportok készítése 1. A Csoport szerkesztése oldalon tudja megadni a csoport nevét! 2. Ezután ellenôrizze a megadott adatokat, majd kattintson a Csoport mentése gombra. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 8
Új konferencia szervezése 1. A résztvevôk névjegyeinek elkészítése után kattintson a bal menü Új konferencia szervezése menüpontjára! 2. A feljövô oldalon választhatja ki, hogy telefonkonferenciát vagy képernyômegosztásos virtuális konferenciát akar szervezni. 3. Telefonkonferenciát összehívhat azonnal, vagy egy jövôbeli idôpontra, továbbá ún. gyorshívással is. Ez utóbbi esetben egy adott csoport tagjai egyetlen szám hívásával összeköthetôk. 4. Most kattintsunk a Telefonkonferencia szervezése jövôbeli idôpontra linkre! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 9
Új konferencia szervezése 1. Elôször adja meg a tervezett konferencia idôpontját! Természetesen azonnali konferencia összehívása esetén ezeket az adatokat nem kellene kitöltenie. 2. Adja meg a megbeszélés tárgyát, és a konferencia kommunikációs nyelvét! Magyartól eltérô jelölés esetén a meghívók és a konferencia hangüzenetei is angol nyelvûek lesznek. 3. A Telefonos kapcsolási lehetôségek pontban kell megadnia, hogy a késôbbiekben ki állja majd a költségeket. 4. Ellenôrizze saját névjegykártyáján, hogy van-e felhasználói joga a rendszer általi kihívást indítani ilyenkor az Ön cége fizeti a konferenciát. 5. Ezután kattintson a Tovább a résztvevôk megadására gombra! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 10
Új konferencia szervezése 1. Névjegybôl vagy névjegycsoportból is kiválaszthatjuk a meghívottakat, de külön is beírhatjuk az adatokat. 2. Mivel mi már létrehoztuk, és csoportba is rendeztük a résztvevôk névjegyeit, kattintsunk a névjegycsoportból linkre Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 11
Új konferencia szervezése 1. Ezen az oldalon ellenôrizheti a kiválasztott névjegycsoportot. Egy-egy nevet ki is vehet, vagy hozzá is adhat a listához. 2. Ezután kattintson a Kiválasztottak hozzáadása a meghívottakhoz linkre! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 12
Új konferencia szervezése 1. Ezen az oldalon tudja beállítani, hogy ki legyen a moderátor. Ez a személy általában a szervezô, de bármely más résztvevôt is kijelölhet erre. 2. Ha nem töröljük szándékosan, akkor alapbeállításként minden résztvevô elektronikus meghívót kap a rendszertôl. A levél a korábbi beállítás szerint magyar vagy angol nyelven íródik. 3. Ezután kattintson a Befejezem a meghívottak hozzáadását, tovább a jóváhagyáshoz gombra! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 13
Új konferencia szervezése 1. Ellenôrizze a megadott adatokat, majd kattintson a Konferencia jóváhagyása gombra! 2. Amint jóváhagyta a konferenciát, a meghívó e-mailek azonnal kiküldésre kerülnek. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 14
Új konferencia szervezése 1. A rendszer ugyanolyan e-mailt küld a szervezônek és a meghívottaknak egyaránt. 2. A meghívóban kapja meg minden résztvevô a telefonkonferencia webes felületének linkjét, mely azonnal hozzáférhetô. 3. Ezt a webes felületet, az ún. moderátori képernyôt csak a komputerük mellôl telefonálók láthatják, de természetesen ennek megnyitása nélkül is részt vehet a konferenciában bármely résztvevô. 4. A kapott e-mailben csatolmányként található meghívó fájl lementhetô bármely naptáralkalmazásba. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 15
A konferencia indítása 1. A moderátori képernyô legfôbb elônye, hogy láthatjuk a többi meghívott névjegyét, és a kis zöld hangszóró azt is jelzi, hogy a telefonkonferencia ideje alatt épp ki beszél. 2. Amint az egyes résztvevôk belépnek a konferenciába, névjegyük az alsó sorból felkerül a Bejelentkezett résztvevôk sorába. 3. A moderátornak jogosultsága van az egyes résztvevôk elnémítására. Ez olyan esetben lehet hasznos, ha a moderátor olyan információt akar megosztani, amely nem minden résztvevôre tartozik. Ilyenkor saját magát és az érintett résztvevô(ke)t elnémítja. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 16
Telefonkonferencia mûködés közben 1. A telefonkonferencia során felmerülhet, hogy egy újabb résztvevôt is meg kéne hívni. Ezt csak a konferencia kijelölt moderátora tudja megtenni. 2. A konferencia ideje alatt a moderátori képernyô alsó részén megjelenik az Új résztvevô meghívása doboz itt kell a moderátornak az új meghívott adatait megadnia. 3. A rendszer automatikusan felhívja a megadott telefonszámot, és az új résztvevôt is bekapcsolja a konferenciába. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 17
Telefonkonferencia mûködés közben 1. A konferenciából szabadon kiléphetnek az egyes résztvevôk, beleértve magát a moderátort is, a bent maradók pedig folytathatják a megbeszélést. 2. A konferencia akkor szakad meg, amikor az utolsó résztvevô is letette a telefont, vagy ha a moderátori képernyôn a moderátor a Konferencia befejezése gombra kattint. 3. Egy telefonkonferencia maximum 3 óra hosszú lehet. Ezután a rendszer automatikusan bontja a vonalakat. Ennél hosszabb beszélgetés lefolytatásához újra kell indítani a konferenciát. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 18
Telefonkonferencia mûködés közben 1. A már létrehozott konferenciákat mindig ellenôrizheti a Konferenciáim/Összes menü alatt. 2. Itt tud törölni vagy módosítani egy konferenciát. 3. Itt tudja ellenôrizni, hogy konferencia rendszeres idôzítésû, vagy csak egyszeri idôpontra szól. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 19
Gyorshívásos telefonkonferencia 1. Az ún. gyorshívásos telefonkonferencia szervezésekor egyetlen szám felhívásával összehívhatunk egy egész munkacsoportot. 2. Az új konferencia típusának kiválasztásakor most kattintsunk a Telefonkonferencia gyorshívással linkre! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 20
Gyorshívásos telefonkonferencia 1. Adja meg a megbeszélés tárgyát, és a konferencia nyelvét! Magyartól eltérô jelölés esetén a meghívók és a konferencia hangüzenetei is angol nyelvûek lesznek. 2. Ezután kattintson a Tovább a résztvevôk megadására gombra! 3. Ellenôrizze saját névjegykártyáján, hogy van-e felhasználói joga a rendszer általi kihívást indítani ilyenkor az Ön cége fizeti a konferenciát. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 21
Gyorshívásos telefonkonferencia 1. A Gyorshívásos konferencia létrehozásának elôfeltétele, hogy elôzetesen egy névjegycsoportot kell definiálnunk, és a csoporthoz egy gyorshívószámot kell rendelnünk. 2. Kattintsunk a névjegycsoportból linkre! 3. A csoport tagjainak módosítására a késôbbiekben is van lehetôség, csak be kell lépni a Névjegycsoportok menübe. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 22
Gyorshívásos telefonkonferencia 1. Ezen az oldalon tudja beállítani, hogy ki legyen a moderátor. Ez a személy általában a szervezô, de bármely más résztvevôt is kijelölhet erre. 2. A Konferenciát indítja oszlopban adhat jogosultságot egy vagy akár minden csoporttagnak arra, hogy a kiosztott speciális szám felhívásával összehívja a konferenciát. 3. A gyorshívások díját minden esetben a csoportot definiáló szervezô fizeti függetlenül attól, hogy a késôbbiekben ki hívja össze a konferenciát. 4. Ezután kattintson a Befejezem a meghívottak hozzáadását, tovább a jóváhagyáshoz gombra! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 23
Gyorshívásos telefonkonferencia 1. Ellenôrizze a megadott adatokat! 2. Kattintson a Konferencia jóváhagyása gombra! 3. Amint jóváhagyta a konferenciát, a meghívó e-mailek azonnal kiküldésre kerülnek. 4. A jóváhagyást követôen a gyorshívásos konferencia üzemkész. A behívószám hívásával a konferencia bármikor indítható. Tipp: A gyorshívásos konferencia behívószámát érdemes elmentenie mobilkészülékébe is! Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 24
Gyorshívásos telefonkonferencia 1. A már létrehozott konferenciákat mindig ellenôrizheti a Konferenciáim/Összes menü alatt. 2. Ugyanitt a gyorshívásos konferenciákat is láthatja, ellenôrizheti a behívószámokat. 3. Itt tud törölni vagy módosítani egy konferenciát. 4. Itt tudja ellenôrizni, hogy konferencia rendszeres idôzítésû, vagy csak egyszeri idôpontra szól. Virtualoso Meeting Telefonkonferencia 25