Ajánlattételi felhívás 1. (A Dél-alföldi Operatív Program keretében a Vállalati együttműködés és klaszterek támogatása tárgyú, DAOP-1.2.1.-11 számú pályázati felhíváshoz kapcsolódóan) Az ajánlatkérés sorszáma: 1. Az ajánlatkérés időpontja: 2011.03.18. Az ajánlattétel határideje: 2011.05.06. Az ajánlattétel módja: Postai úton, személyesen vagy e-mailen keresztül (Cím: DEEF Dél-Európai Együttműködések Fejlesztéséért Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság 6758 Röszke, Felszabadulás u. 193.; e-mail: deef@deef.hu) Az ajánlattevők értesítése: 2011.05.10-ig bezárólag (a nyertes Ajánlattevők listája az Ajánlatkérő honlapján kerül közzétételre: www.deki.hu) Az ajánlattételi felhívás tárgyának keretében elvégzendő feladatok tervezett időszaka: 2011.09.01. 2012.12.31. (a pályázati projekt előrehaladásának üteme, illetve egyéb technikai körülmény ezen időpontokat módosíthatja) Ajánlatkérő: DEEF Dél-Európai Együttműködések Fejlesztéséért Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 6758 Röszke, Felszabadulás u. 193. Cégjegyzékszám: 06 09 013927 Adószám: 22173991-2-06 Telefonszám/Fax: 06-20-433-61-16; 06-62-430-861 E-mail cím: Képviselő neve: deef@deef.hu Matúzné Gesztesi Andrea ügyvezető 1
Ajánlattétel tárgya: I. Inno-Pakk és Öko-Pakk termékcsomag kialakítása a Dél-Európai Kereskedelemfejlesztési és Innovációs Klaszter részére A DEKI klaszter tagjai a gazdaság különböző szektoraiban tevékenykednek, termékeik, szolgáltatásaik más-más vevőcsoportok számára érdekesek. A nemzetközi kiállítások, illetve rendezvények alkalmával a jelenlegi megoldás egy magyar pavilonba telepített, sok kicsi cég termékének sokfélesége és egyforma módon történő elhelyezése, mely kuszaságot, összevisszaságot sugall. A látogatók valamint a potenciális üzletfelek számára nehéz az eligazodás a termékek, szolgáltatások és kiállítók között. Ennek kiküszöbölésére a termékek tartalom szempontú megjelenítésével az úgynevezett kompetencia-csomagok létrehozása a cél. Ilyenek az Inno-Pakk és az Öko-Pakk termékcsoportok. A logikai csoportok együttes promóciója gazdagabb termékskála képét képes megjeleníteni, mintegy tematizálva. A fenti termékcsomagok mind a klasztertagokra, mind a vásárlókra erős tudatformáló hatást gyakorolnak, és előkészítik a terepet a későbbi technológia és tudástranszfert célzó együttműködések kialakítása felé. A tematikus csoportosítás segíti és orientálja a vevői érdeklődést, de a kompetenciacsomagok megjelenése nem csak a célzott értékesítést könnyíti, hanem egyben információ gyűjtőhelyként is funkcionál. A vásárokban nem csak áruk, hanem információk is forognak, amelyek megfelelő irányítás nélkül csak csapongnak, illetve kárba vesznek. A kompetenciacsomagok kapcsán az adott témához tartozó üzleti információk kiértékelhetőbben gyűlnek, mintegy oda hozzák őket az emberek. A kompetencia-csomagok környezetében összegyűlő információk kiértékelése új üzleti lehetőségek felismeréséhez, új megoldások kipróbálásához vezethet. 1. Ajánlattétel tartalma: Inno-Pakk termékcsomag kialakítása Öko-Pakk termékcsomag kialakítása Ennek keretében az alábbi tevékenységek megvalósítása szükséges: Felmérés elvégzése és összegzése a klasztertagok körében Az Inno-Pakk és Öko-Pakk termékcsomag optimális kialakítása érdekében először felmérésre kerülnek a klasztertagok termékei, szolgáltatásai. A konzultációk során kiválasztásra kerülnek azok a vezértermékek, melyek jól jellemzik társaságot, illetve bevonzzák a vevőt, mind a környezettudatosságot, környezetvédelmet népszerűsítő Öko-Pakk termékcsomag, mind az újdonságokat prezentáló Inno-Pakk termékcsomag esetén. Kommunikációs stratégia az Inno-Pakk és az Öko-Pakk márkához A feladat során elkészül a termékcsomagok kommunikációs stratégiája. A kommunikációs stratégia feladata, hogy kijelölje a kommunikációs rendszer kiépítésének irányát, továbbá meghatározza a kommunikációs tevékenység összehangolt működtetésének és folyamatos 2
fejlesztésének kereteit. Ennek érdekében a Kommunikációs Stratégia rögzíti a kommunikációs célokat és a kapcsolódó alapelveket, leírja a célok eléréséhez szükséges kommunikációs rendszer elemeit, felvázolja a konkrét feladatokhoz kapcsolódó kommunikációs tervek tartalmi követelményeit is. Katalógus készítése az Inno-Pakk és az Öko-Pakk termékcsoport alá tartozó termékekről A feladat keretében elkészül a csomagokat bemutató összefoglaló katalógus tartalma, mely egyrészt tartalmazza a korábban elkészített felmérés felülvizsgálatát, másrészt tartalmi kidolgozásra kerülnek a termékötletek az Inno-Pakk és az Öko-Pakk termékcsomaghoz a klasztertagok vonatkozásában. Nyertes ajánlattétel esetében többek között a következő feltételek elfogadása szükséges a szerződésszerű teljesítéshez: o Az Ajánlatkérő hozzájárul, hogy az Ajánlattevő a feladatok elvégzése során alvállalkozót vonhat be, akinek teljesítményéért sajátjaként felel. o Az elkészült dokumentumok szerzői joga az Ajánlattevőt illetik meg. o Az Ajánlatkérő a szerződés teljesítés során született eredmények, saját üzemében való felhasználására, gyakorlati megvalósítására szerez jogot. o Az Ajánlatkérő hozzájárul, hogy a sikeres szerződéses teljesítést követően, az Ajánlattevő az Ajánlatkérő nevét referenciái között nyilvánosságra hozhassa, illetve az Ajánlatkérő vállalja a referencia írásos igazolását. Nyertes ajánlat esetén az együttműködés további feltételei a későbbiekben aláírásra kerülő szerződésben kerülnek rögzítésre. II. Benchmarking Klub üzemeltetése a Dél-Európai Kereskedelemfejlesztési és Innovációs Klaszter részére 2. Ajánlattétel tartalma: Benchmarking Klub I-II-III. üzemeltetése A Benchmarking a klaszter tagjai számára - az alkalmazott menedzsment módszerek között - a jövőképalkotást és a stratégiai tervezést támogatja. A Benchmarking klubok szervezésének célja a közös tevékenység, a kiállítások, az üzletember találkozók tapasztalatainak elemzése, értékelése, a jó megoldások feltárása, a hatékonyság növelése érdekében, a klaszter egésze, illetve az egyes tagok vonatkozásában. A Benchmarking intézményesített alkalmazásában, a Benchmarking klub üzemeltetésével, a tagcégek szervezett keretek között képesek elemezni teljesítményüket, és tanulni egymás tapasztalataiból és gyakorlatából. 3
A Benchmarking tevékenység szükségessége: o Tagcégek alapvető igénye. o Vállalati jövőképek és stratégiák megalkotása nem lehet megalapozott a versenytársak, illetve az iparág általános színvonalának, illetve a legjobb gyakorlatok ismerete nélkül. o A vállalat valós képességeinek és piaci lehetőségeinek felméréséhez elengedhetetlen eszköz. o A benchmarking klubok hatására eredményesebben léphetnek fel a klasztertagok a célpiacokon, a klaszter az elvárásoknak megfelelően alakíthatja ki az Inno-Pack és az Öko-Pack termékcsomagjait, ezáltal a több üzlet megkötése válik lehetővé, nagyobb biztonsággal. A Benchmarking klub üzemeltetésének feladatai: A feladat során a 16 hónapos megvalósítási időszak alatt 3 db Benchmarking klub megszervezése és levezetése történik. Az Ajánlattevő szakértői, a klubok előkészítéseként felmérik a klasztertagok tevékenységeit, termékeit, piaci pozícióit, értékesítési stratégiáit, feltérképezik a problémákat. A szakértők részt vesznek azokon a vásárokon és üzletember találkozókon, melyeken a klaszter a projekt keretében részt vesz. A fenti információk alapján az Ajánlattevő előkészítő anyagot készít, mely a klubok keretében kerül megvitatásra, kiegészítésre a klasztertagokkal közösen. A Benchmarking klubok output dokumentumai: benchmarking klubonként összefoglaló jegyzőkönyv. Nyertes ajánlattétel esetében többek között a következő feltételek elfogadása szükséges a szerződésszerű teljesítéshez: o Az Ajánlatkérő hozzájárul, hogy az Ajánlattevő a feladatok elvégzése során alvállalkozót vonhat be, akinek teljesítményéért sajátjaként felel. o Az elkészült dokumentumok szerzői joga az Ajánlattevőt illetik meg. o Az Ajánlatkérő a szerződés teljesítés során született eredmények, saját üzemében való felhasználására, gyakorlati megvalósítására szerez jogot. o Az Ajánlatkérő hozzájárul, hogy a sikeres szerződéses teljesítést követően, az Ajánlattevő az Ajánlatkérő nevét referenciái között nyilvánosságra hozhassa, illetve az Ajánlatkérő vállalja a referencia írásos igazolását. Nyertes ajánlat esetén az együttműködés további feltételei a későbbiekben aláírásra kerülő szerződésben kerülnek rögzítésre. III. Kiállítás és üzletembertalálkozók szervezése a Dél-Európai Kereskedelemfejlesztési és Innovációs Klaszter részére 3. Ajánlattétel tartalma: 4
Kiállítás Tétel Menny. M.e. Egység-ár Nettó ár ÁFA Bruttó ár ITM, Plovdiv, 2011.09.26.-10.01. TIB, Bukarest, 2011. október Nemzetközi Vásár, Tirana, 2011. 11. 24-30. Agra, Plovdiv, 2012. március Nemzetközi Vásár, Kijev, 2012. március Szentgyörgy Napi Vásár, Sepsiszentgyörgy, 2012. április Nemzetközi Vásár, Mosztár, 2012. április Nemzetközi Vásár, Ungvár, 2012. május terület bérleti díj 20 nm 20 nm terület bérleti díj 20 nm 20 nm terület bérleti díj 20 nm 20 nm 5
Nemzetközi Vásár, Újvidék, 2012. május ÖSSZESEN Rendezvény Menny. M.e. Egység ár Nettó ár ÁFA Bruttó ár Üzletember találkozók szervezése 6 db A Dél-Európai Kereskedelemfejlesztési és Innovációs Klaszter részére történő, a kiállítás és üzletember találkozó szervezése kizárólag a következő feladatokat ellátását foglalja magában: o kiállítási terület biztosítása o kiállítási regisztráció biztosítása o kiállítási installáció/standépítés biztosítása o üzletember találkozók helyszínének biztosítása o üzletember találkozók technikai felszerelésének biztosítása o nyelvismerettel rendelkező szervező apparátus A 9 db kiállításon történő részvétel az exportértékesítés elősegítésének legfontosabb eszköze a célországokban történő kiállításokon való részvétel, melyen az összes klasztertagnak lehetősége nyílik kiállítóként a termékeit, szolgáltatásait bemutatni. A kiállítás szervezés vonatkozásában kizárólag csarnokban lévő területek biztosítása, illetve ahhoz kapcsolódóan standépítés és regisztrációs költségek képezik a rendezvény szervezés feladat részét. Az egyes kiállítások időpontja, megnevezése, illetve az ahhoz kapcsolódó területek valamint felépítmények nagysága a vállalkozói szerződésben kerülnek véglegesítésre. A kiállítás szervezés során szükséges az adott országban levő kiállító szervezetekkel történő kapcsolatfelvétel, és folyamatos kommunikáció. A kiállításokon történő részvételhez kapcsolódó üzletember találkozók szervezése keretében 6 db üzletember találkozót tervez a klaszter a projekt folyamán a célországokba, melyek új és termékeny piacok feltárásához vezetnek, mivel a személyes, célzott, szervezett találkozó az egyik leghatékonyabb marketingeszköz. Az üzletember találkozó megszervezése során szükséges a kapcsolatfelvétel az adott országban levő nagykövetségekkel, a konzulátussal, a helyi gazdasági kamarával, amely hivatalok segítségével történik a potenciális résztvevő cégek szervezése. Az üzletember találkozók szervezése feladat tartalmazza a rendezvény lebonyolítására alkalmas terem illetve helyiség biztosítását, a technikai felszerelések biztosítását és nyelvismerettel rendelkező szervező apparátust. Az Dél-kelet európai országokba tervezett üzletember találkozók szervezését olyan nagy tapasztalattal rendelkező szervező cég bevonásával tervezi a klaszter, mely fontos gazdaságdiplomáciai kapcsolatrendszerrel rendelkezik az adott térségben. 6
A 2011. és 2012. évben megszervezésre kerülő, kiállításokhoz/vásárokhoz kapcsolódó üzletember találkozók megrendezésének tervezett helyszínei: Skopje, Tirana, Csíkszereda, Mosztár, Budva, Szabadka. A pontos kiállítási helyszínekre várjuk az ajánlattevői javaslatokat. Nyertes ajánlattétel esetében többek között a következő feltételek elfogadása szükséges a szerződésszerű teljesítéshez: o Az Ajánlattevő által kért információkat az Ajánlatkérő rendelkezésre bocsátja. o Az Ajánlatkérő hozzájárul, hogy az Ajánlattevő a feladatok elvégzése során alvállalkozót vonhat be, akinek teljesítményéért sajátjaként felel. o Az Ajánlattevő gondoskodik a munkavégzés során tudomására jutott adatok, információk bizalmas kezeléséről, azok védelméről, valamint arról is, hogy ezek az információk más célra csak az Ajánlatkérővel történő megállapodás alapján kerülhessenek felhasználásra. Nyertes ajánlat esetén az együttműködés további feltételei a későbbiekben aláírásra kerülő szerződésben kerülnek rögzítésre. IV. Klaszter arculat valamint Inno-Pack és Öko-Pack arculat megtervezése 4. Ajánlattétel tartalma: Klaszter arculat tervezése A klaszter arculat tervezése keretében elvégzendő feladatok: o Levélpapír és boríték megtervezése, logó és névjegy szerkesztése, grafikai anyagok tervezése a DEKI klaszter részére. Inno-Pack arculat tervezése Az Inno-Pack arculat tervezése keretében elvégzendő feladatok: o Inno-Pack logó megjelenési terve. o Inno-Pack katalógus megjelenési terve. Öko-Pack arculat tervezése Az Öko-Pack arculat tervezése keretében elvégzendő feladatok: o Öko-Pack logó megjelenési terve. o Öko-Pack katalógus megjelenési terve. Nyertes ajánlattétel esetében többek között a következő feltételek elfogadása szükséges a szerződésszerű teljesítéshez: o Az Ajánlattevő által kért információkat az Ajánlatkérő rendelkezésre bocsátja. o A leírt feladatokat az Ajánlattevő saját, illetve a klasztertagok telephelyein teljesíti. o Az Ajánlatkérő hozzájárul, hogy az Ajánlattevő a feladatok elvégzése során alvállalkozót vonhat be, akinek teljesítményéért sajátjaként felel. 7
o Az Ajánlattevő gondoskodik a munkavégzés során tudomására jutott adatok, információk bizalmas kezeléséről, azok védelméről, valamint arról is, hogy ezek az információk más célra csak az Ajánlatkérővel történő megállapodás alapján kerülhessenek felhasználásra. Nyertes ajánlat esetén az együttműködés további feltételei a későbbiekben aláírásra kerülő szerződésben kerülnek rögzítésre. Az ajánlatok legfőbb bírálati szempontjai: Műszaki/szakmai minőség és alkalmasság, valamint az ajánlati ár összege. Az ajánlattétel egyéb feltételei: Az Ajánlattevőnek tudomása van arról, hogy az ajánlatkérésben rögzített, a Dél-alföldi Operatív Program keretében a Vállalati együttműködés és klaszterek támogatása tárgyú pályázati felhíváshoz kapcsolódóan létrejövő pályázati projektet az Ajánlatkérő csak támogatást nyert pályázata esetén valósítja meg. A pályázat sikertelensége esetén, a fent rögzített feladatokra való felhívás érvényét veszti. Ajánlatkérőt ezzel kapcsolatban semmiféle felelősség, kártérítési vagy egyéb költségtérítési kötelezettség nem terheli. Ajánlattevő az ajánlatát a pályázat sikeres elbírálását követő legalább 30 napon belül köteles tartani. Az ajánlatadást követően a nyertes Ajánlatadó és az Ajánlatkérő között szerződés/megállapodás jön létre, melyben a további szerződéses illetve együttműködési feltételek rögzítésre kerülnek. A DEEF Dél-Európai Együttműködések Fejlesztéséért Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság bemutatása: A Dél-Európai Kereskedelemfejlesztési és Innovációs Klaszter menedzsment szervezete a DEEF Nonprofit Kft. 2009-ben alakult azzal a céllal, hogy elősegítse a Dél-Alföldi vállalkozások együttműködését. A klaszter a dél-alföldi régió azon vállalkozásait fogja össze, melyek exportképes termékekkel rendelkeznek, és céljuk a dél-kelet európai országok piacaira történő értékesítés. A határmenti gazdasági, kereskedelmi és kulturális kapcsolatok erősítése, partnerségek szervezése a magyar-szerb-román határmenti térségben. A DAOP-1.2.1.-11 kódszámú pályázati projekt részletes tartalma: A projekt a Dél-Alföldi vállalkozások együttműködését, valamint Dél-kelet európai országokba történő export növelését célozza. Ennek érdekében felhasználásra kerül a támogató felsőoktatási intézmények tudásanyaga, kapcsolatrendszere. Az újszerű marketing megoldások kifejlesztésén túl 8
főként kiállítások és üzletember találkozók megszervezésére kerül sor. Ehhez elengedhetetlen a megfelelő arculatok kialakítása. A tapasztalatok, best practice-ek megosztása a benchmarking klubok keretében történik. A klaszter a Dél-Alföldi régió azon vállalkozásait fogja össze, melyek exportképes termékekkel rendelkeznek, és céljuk a dél-kelet európai országok piacaira történő értékesítés. Ezen cégek termékpalettája igen szerteágazó, azonban gondolkodásmódjuk, elkötelezettségük a környezetbarát technológiák, megoldások, termékek iránt azonos. A klaszter megfogalmazta azon elvárásokat, melyekkel nagyobb hatékonysággal tudnak fellépni a fent említett célországok piacain: o egységes fellépés, a tagok közötti kohézió kihasználása és erősítése o új típusú, átgondolt marketing stratégia alapján történő promóció, megjelenések o a támogató egyetemektől professzionális ismeretek begyűjtése és felhasználása. Ezen elvárásoknak megfelelően került megtervezésre a projekt, mely megvalósítása a legfőbb cél elérésén, az export hatékonyság növelésén túl egyéb célok megvalósulását is támogatja, úgymint a tagok közötti együttműködés szintjének növelése, közös projektek kialakítása, tudásmegosztás a klasztertagok között, információ, szakmai ismertek gyűjtése a felsőoktatási intézményektől, új üzleti kapcsolatok kialakítása, új célpiacok meghódítása. A projekt célcsoportját a klasztertagok alkotják, a projekt kapcsán tervezett szolgáltatások az ő tevékenységüket segítik. A 16 hónapos projekt keretében a következő szolgáltatásokat tervezi a klaszter: 1. Klaszter adminisztráció (A1): 1 fő projektvezető, valamint 1 fő projektasszisztens alkalmazása. Feladatok: adminisztratív, kommunikációs, képviseleti feladatok ellátása. 2. Üzletember találkozók szervezése (A2): 6 db üzletember találkozót tervez a klaszter a projekt folyamán a célországokba, melyek új és termékeny piacok feltárásához vezethetnek, mivel a személyes, célzott, szervezett találkozó az egyik leghatékonyabb marketingeszköz. 3. Benchmarking klubok szervezése (A2): A benchmarking klubok szervezésének célja a közös tevékenység, a kiállítások, az üzletember találkozók tapasztalatainak elemzése, értékelése, a jó megoldások feltárása, a hatékonyság növelése érdekében, a klaszter egésze, illetve az egyes tagok vonatkozásában. 3 db benchmarking klub kerül megszervezésre, a 2011. őszi, 2012. tavaszi, 2012. őszi kiállítási szezon után. 4. INNO-Pack és ÖKO-Pack termékcsomag kialakítása (A3): klaszter új termékcsoportokat kíván létrehozni a tagok termékeiből, melyek nagymértékben segítik a vevők figyelmének felkeltését, tudatformálását, eligazodását a klaszter tagjainak szerteágazó termékei között. A feladat során felmérésre kerülnek a tagok termékei, szolgáltatásai, a konzultációk során kiválasztásra kerülnek azok a vezértermékek, melyek jól jellemzik társaságot, bevonzzák a vevőt, mind a környezettudatosságot, környezetvédelmet népszerűsítő ÖKO-Pack termékcsomag, mind az 9
újdonságokat prezentáló INNO-Pack termékcsomag esetén. A feladat keretében elkészül a csomagokat bemutató összefoglaló katalógus tartalma 5. Kiállításokon történő részvétel (A4): Az export értékesítés elősegítésének legfontosabb eszköze a célországokban történő kiállításokon történő részvétel, melyen az össze klasztertagnak lehetősége nyílik kiállítóként a termékeit, szolgáltatásait bemutatni. Ennek érdekében a dél-kelet európai országokban tervez kiállítási megjelenéseket a klaszter. 6. Arculattervezés (klaszter, termékcsomagok) (A6): A részfeladat során kialakításra kerül a klaszter arculata: logó, névjegy, levélpapír, boríték terve, molinó, plakát design terve, valamint mindkét csomag esetén kialakításra kerül a logó és a katalógus design terve. 10