Példánkban a következő lépéseket végezzük el: megnyitunk egy korábban mentett munkafüzetet, a megnyitott munkafüzetről egy másolatot készítünk, azaz új néven mentjük el. Meglévő munkafüzet megnyitása Egy meglévő, korábban elmentett munkafüzet megnyitásának több lehetséges módja van. Ha lenyitjuk a Fájl menüt, akkor a menü alsó részén olvashatjuk azoknak a munkafüzeteknek a nevét, amelyeket legutoljára mentettünk (szám szerint négy ilyen munkafüzet van). Betöltéséhez egyszerűen kattintsunk a kívánt munkafüzet nevére. Ha azonban a keresett munkafüzetet régebben mentettük és így nem szerepel a listában, akkor válasszuk a Fájl menü Megnyitás parancsát, vagy kattintsunk az Eszköztár Megnyitás ikonjára, vagy nyomjuk meg a CTRL+O billentyűkombinációt! Mindhárom esetben ugyanaz a párbeszédpanel jelenik meg. 1. ábra Munkafüzet megnyitása listából Alaphelyzetben a Hely legördülő listaablakban mindig a C lemezegység Dokumentumok látható (illetve az utoljára mentett munkafüzet mentési helye, ha nem most indítottuk el az Excelt, és már végeztünk mentést). Kattintsunk a munkafüzet nevére, majd a Megnyitás gombra! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1
2. ábra Munkafüzet megnyitása További ismeretek a munkafüzet megnyitásáról. Nyissuk meg a korábban elkészített, Próba.xls állományt az ismertetett módszerek valamelyikével! Munkafüzet mentése más néven A Fájl menü Mentés másként parancsának használatával lehetőségünk van a mentésre szánt munkafüzetünk nevét, valamint a meghajtót és a célmappát megadni vagy megváltoztatni. Ha a munkafüzetet korábban már elmentettük, más néven vagy más helyre történő mentése esetén a munkafüzet korábbi példánya a korábbi nevén és helyén változatlanul megmarad. A Mentés másként ablakban ugyanúgy járjunk el, ahogy azt már a mentésnél megtanultuk: először határozzuk meg a meghajtót, valamint a célmappát, majd a fájlnév szövegdobozban adjuk meg munkafüzetünk nevét! Az [A 3]-as cellába írjuk be a Mentés szöveget, majd mentsük el a Próba.xls állományt a dokumentum mappába Próba2.xls néven! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2
Munkafüzetek közötti váltás Jelenleg a Próba2.xls állomány van nyitva a programunkban. Nyissuk meg a Póba1.xls állományt is! Több megnyitott munkafüzet ablak között az Ablak menü, vagy a Tálcán látható címkék segítségével mozoghatunk. 3. ábra Munkafüzetek közötti váltás Az ablakok elrendezését az Ablak menü Elrendezés parancsára kattintva adhatjuk meg. 4. ábra Munkafüzetek elrendezése Az Elrejtés és Felfedés parancsokkal pedig elrejthetjük, illetve újra láthatóvá tehetjük az aktuális munkafüzetet. Próbáljuk ki a munkafüzetek közötti váltásokat, valamint az ablakok különböző elrendezési lehetőségeit! Végezetül zárjuk be egyszerre a két munkafüzetet! Hogyan végezhetjük el? A megoldást a fejezet végén találja meg. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3
Munkafüzet megjelenítése több ablakban Ha többoldalas munkafüzetben adatokat szeretnénk másolni, illetve áthelyezni, akkor célszerű az adott munkafüzetet több ablakban megjelenítenünk. Így a cél- és a forráshelyek közötti görgetést megspórolhatjuk. Egyik ablakban megkeressük a forrás, a másik ablakban pedig a cél helyet. A munkafüzet új ablakban való megjelenítéséhez válasszuk az Ablak menü Új ablak parancsát! Az így megnyitott munkafüzet ablakaihoz az Excel egy sorszámot rendel, melyet az ablakok címsorában a munkafüzet nevétől kettősponttal elválasztva láthatunk. A megnyitott ablakok között a Munkafüzetek közötti váltás részben tanultak szerint járhatunk el: az Ablak menü, vagy a Tálcán látható címkék segítségével. 5. ábra Munkafüzetek közötti váltás 2 Az ablakok egyszerre történő megjelenítéséhez ugyancsak a Munkafüzetek közötti váltás részben megismert Ablak menü Elrendezés parancsát alkalmazzuk. Egymás mellett opciót választva: 6. ábra Munkafüzetek elrendezése 2 Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4
Ablak rögzítése Nagyobb táblázatok kezelését az Excel program Ablaktábla rögzítése funkciója nagymértékben megkönnyíti. Segítségével a táblázat első sorai, illetve oszlopai mindig láthatóak lesznek. Így, ha a táblázatnak egy képernyőnyivel elcsúsztatott részéhez érünk, akkor ezen adatok megkereséséhez nem kell a munkalapot görgetni. Táblázatunknak azon sorát, illetve oszlopát kell kijelölnünk, amely fölötti sorokat, illetve a tőle balra lévő oszlopokat rögzíteni szeretnénk, majd az Ablak menü Ablaktábla rögzítése parancsát kell választanunk. További ismeretek az ablak rögzítéséről. A Letöltés szövegre kattintva mentsük le saját számítógépünkre a Tehergepkocsi_allomany.xls fájlt! Mit tapasztalunk, ha a munkalapon a [B 3] cellára állva adjuk ki a rögzítés parancsot? A megoldást a fejezet végén találja meg. Munkafüzet mentése más formátumban A munkafüzet fájlokat, más programokban való felhasználási célból különböző formátumokban is elmenthetjük a Fájl menü Mentés másként parancsával. Más formátum esetén különböző formázásokat, képleteket, számításokat elveszthetünk, tehát célszerű először Microsoft Office Excel munkafüzet formátumban elmenteni, majd csak ezután a kívánt formátumban. A Fájltípus legördülő listában választhatjuk ki a kívánt fájlformátumot. 7. ábra Fájltípus kiválasztása Ha a munkafüzetet az Excel egy korábbi verziójával szeretnénk használni, akkor a Fájltípus legördülő listából válasszuk ki a megfelelő elemet (Microsoft Excel 5.0 stb.)! A munkafüzet szöveges formátumban való mentéshez válasszuk a Szöveg (Tabulátorral tagolt) (*.TXT), Unicode-os szöveg(*.txt), vagy Formázott szöveg (szóközzel tagolt) (*.PRN) elemek valamelyikét! Vigyázzunk, szöveges formátumban való mentéskor csak a munkafüzet aktuális lapja kerül elmentésre, a Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5
táblázatban alkalmazott képletek és formátumozások elvesznek! Interneten való közzétételéhez a Fájltípus lista Weblap (*.htm, *.html) elemének választásával, vagy a Fájl menü Mentés weblapként parancsa segítségével HTML-formátumban is elmenthetjük a táblázatunkat. A fájl weblapként való mentése esetén a Mentés másként párbeszédpanel kiegészül a Mentés csoporttal, ahol kiválaszthatjuk, hogy a teljes munkafüzet vagy csak az aktuális weblap mentését kérjük. 8. ábra Munkafüzet weblapként való mentése Az előbb elmentett Tehergépkocsi_allomany.xls fájlt mentsük el Weblap formátumban! A sajátgépben kattintsunk duplán az elmentett állományra! Mit tapasztalunk? A megoldást a fejezet végén találja meg. Szöveges fájlok megnyitása Amennyiben adataink, amelyekkel dolgozni szeretnénk, szöveges fájlban találhatóak, akkor a szöveges formátumú fájl importálásához válasszuk a Fájl menü Megnyitás parancsát! Ezután a Megnyitás párbeszédablak Fájltípus legördülő listájából válasszuk a Szövegfájlok elemet! A Letöltés szövegre kattintva mentsük le saját gépünkre a Tehergepkocsi_allomany.txt fájlt! A Megnyitás parancs kiadása után válasszuk a Fájltípus listából a Szövegfájl elemet! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6
9. ábra Szövegfájl megnyitása A Szövegbeolvasó Varázsló párbeszédpanelen három lépésben megadjuk a szöveges fájl Excel táblává való konvertálásának adatait. A varázsló első lépésében, Az eredeti adat típusa csoportban a fájlban lévő adatok tagolási módját kell megadnunk. Tagolt esetén az Excel úgy veszi, hogy az adatok között valamilyen határoló jel található (pl. vessző). Fix szélességkor azonos szélességű oszlopokba rendezett adatoknak tekinti a program. A Beolvasás első sora pörgető mező segítségével a szöveges állomány első néhány sorát kihagyhatjuk a feldolgozásból, amennyiben azok feleslegesek. Az elhagyandó sorok számát a párbeszédablak alsó részén látható lista segítségével könnyen leolvashatjuk. A fájl eredete legördülő listával a fájl karakterkészletnek megfelelő kódlapot kell kiválasztanunk. A megfelelő kódlap kiválasztásában ugyancsak a párbeszédablak alsó részén látható lista van segítségünkre. 10. ábra Varázsló 1. lépés Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7
A minta alapján jól látható, hogy a kódkészlet megfelelő (az ékezetek jól olvashatóak), valamint az adatok nem fix szélességűek, hanem tagoltak, tehát kattintsunk a Tovább gombra! A varázsló második részében a párbeszédablak tartalma attól függ, hogy tagolt vagy fix szélességű oszlopokból álló szöveges állomány importálását választottuk. Tagolt választása esetén a szövegrészek elválasztására szolgáló határoló jeleket kell kiválasztanunk. Fix szélességnél az egyes oszlopok szélességét kell megadnunk az oszlophatároló jelek elhelyezésével. 11. ábra Varázsló 2. lépés A program által felkínált TAB határoló jel választja el az adatoszlopokat, tehát megint csak kattintsunk a Tovább gombra! Az utolsó lépésben, az egyes oszlopokban található adattípusok értelmezését állíthatjuk be. Az adattípus kiválasztásához kattintsunk a megfelelő oszlopra, majd válasszuk ki az adattípust az. Az oszlop adattípusa csoport rádiógombjai segítségével! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8
12. ábra Varázsló 3. lépés Általános: az Excel megpróbálja az adattípust automatikusan megállapítani. Szöveg: az oszlop tartalmát szöveges adatként kezeli a program. Dátum: dátumértékként próbálja a program értelmezni az adatokat. Az oszlop kihagyása rádiógomb alkalmazásakor az oszlop tartalma nem kerül beolvasásra. Az Irányított nyomógomb választásakor megjelenő párbeszédablak segítségével a tizedesek, illetve az ezres csoportok elválasztására használt írásjeleket adhatjuk meg. 13. ábra Speciális beállítás Az oszlopok adattípusainak fogadjuk el az Általános opciót, majd kattintsunk a Tovább gombra! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9
14. ábra Excel megnyitott szöveges állomány A fejezetben található feladatok, kérdések megoldásait az ikonra kattintva nézheti meg. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10