Hajdúsámson Város Önkormányzata Polgármesterétől E L Ő T E R J E S Z T É S az önállóan működő költségvetési szervekkel Együttműködési Megállapodás megkötésére tárgyában Tisztelt Képviselő-testület! Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 10. (4) bekezdése szerint: (4) A gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv és a kijelölt költségvetési szerv a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét megállapodásban (a továbbiakban: munkamegosztási megállapodás) rögzíti. Az Ávr. 10. (1) bekezdése alapján Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselő-testülete, - mint irányító szerv határozataival az önállóan működő intézmények pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátására a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatalt, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervet jelölte ki. A fentiek alapján 2013. január 1. napjától az önállóan működő intézmények (Eszterlánc Óvoda, Petőfi Sándor Városi Könyvtár, Közművelődési és Muzeális Intézmény, Hajdúsámsoni Mikrotérségi Szociális Szolgálat) pénzügyi-gazdasági feladatait a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal látja el. Ezen feladatellátás szabályait a mellékelt Együttműködési Megállapodások rögzítik. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy az Együttműködési Megállapodásokat a mellékletek szerint szíveskedjen elfogadni! 1. Határozati javaslat: Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselő-testülete határozza el, hogy jóváhagyja a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal és az Eszterlánc Óvoda között a 2013. január 1. napján létrejött Együttműködési Megállapodást a melléklet szerint. A képviselő-testület felhatalmazza a polgármestert és a jegyzőt, hogy a megállapodást írják alá és a döntésről az Eszterlánc Óvoda vezetőjét értesítse. Határidő: azonnal Felelős: Bagolyné Szűcs Mariann jegyző, Intézményvezető 2. Határozati javaslat: Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselő-testülete határozza el, hogy jóváhagyja a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal és a Petőfi Sándor Városi Könyvtár, Közművelődési és Muzeális Intézmény között 2013. január 1. napján létrejött Együttműködési Megállapodást a melléklet szerint. A képviselő-testület felhatalmazza a polgármestert és a jegyzőt, hogy a megállapodást írják alá és a döntésről a Petőfi Sándor Városi Könyvtár, Közművelődési és Muzeális Intézmény vezetőjét értesítse. Határidő: azonnal Felelős: Bagolyné Szűcs Mariann jegyző, Intézményvezető
3. Határozati javaslat: Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselő-testülete határozza el, hogy jóváhagyja a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal és a Hajdúsámsoni Mikrotérségi Szociális Szolgálat között 2013. január 1. napján létrejött Együttműködési Megállapodást a melléklet szerint. A képviselő-testület felhatalmazza a polgármestert és a jegyzőt, hogy a megállapodást írják alá és a döntésről a Hajdúsámsoni Mikrotérségi Szociális Szolgálat vezetőjét értesítse. Határidő: azonnal Felelős: Bagolyné Szűcs Mariann jegyző, Intézményvezető Hajdúsámson, 2013. március 22. Hamza Gábor polgármester ***A határozat elfogadásához egyszerű többség szükséges.*** Az előterjesztést készítette: Jogi és Szervezési Irodavezető Városfejlesztési és Műszaki Irodavezető Szociális és Gyámügyi Irodavezető Aljegyző: Jegyző: Dobosné Csatári Andrea Dr. Bora Bernadett ifj. Hamza Gábor Feketéné Oláh Ágnes Czeglédiné dr. Szilágyi Irén Bagolyné Szűcs Mariann
Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal 4251 Hajdúsámson, Szabadság tér 5. EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal, valamint az önállóan működő Petőfi Sándor Városi Könyvtár, Közművelődési és Muzeális Intézmény közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről Érvényes: 2013. január 1-től
EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS amely létrejött a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal 4251 Hajdúsámson, Szabadság tér 5., mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, valamint a Petőfi Sándor Városi Könyvtár, Közművelődési és Muzeális Intézmény 4251 Hajdúsámson, Szabadság tér 7., mint önállóan működő költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjének szabályozása céljából. Az együttműködés általános szempontjai A megállapodás megkötésére az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 10. (4) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján került sor, figyelembe véve az Ávr. 8. (1)-(4) bekezdéseiben és a 10. (5)-(8) bekezdéseiben előírt szempontokat, valamint Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselő-testülete 359/2012. (XII. 14.) öh. sz. határozatát. Az Ávr. 10. (1) bekezdése alapján Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselő-testülete, - mint irányító szerv a 359/2012. (XII. 14.) öh. sz. határozatával a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatalt (továbbiakban: Hivatal), mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervet kijelölte az önállóan működő Petőfi Sándor Városi Könyvtár, Közművelődési és Muzeális Intézmény (továbbiakban: Intézmény) pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátására. A Hivatalon belül a jelen együttműködési megállapodásban foglalt gazdálkodással kapcsolatos feladatokat a Pénzügyi-Gazdasági Iroda (továbbiakban: Pénzügy) végzi. Jelen együttműködési megállapodás célja az intézmények közötti gazdálkodási kapcsolatrendszer és feladatmegosztás meghatározása. 1. Az önállóan működő és gazdálkodó, valamint az önállóan működő költségvetési szervek együttműködésének célja az, hogy a hatékony, szakszerű és ésszerűen takarékos gazdálkodás feltételeit megteremtse. 2. Az együttműködés nem csorbíthatja az önállóan működő költségvetési szerv szakmai döntésjogi rendszerét, önálló jogi személyiségét és felelősségét. 3. A Hivatal és az Intézmény közösen felelősek a munkamegosztás megszervezéséért és végrehajtásáért, az éves költségvetésben és annak módosításaiban meghatározott előirányzatok figyelemmel kíséréséért és betartásáért, továbbá a belső kontrollrendszer kialakításáért és működéséért. 4. Az Intézmény a Hivatal számviteli politikája keretében elkészített szabályzatokat alkalmazza és az azokban előírtakat kötelező érvénnyel betartja. A szabályzatok időben történő átadásáról a Hivatal gondoskodik. Az éves költségvetés tervezése 1. A Pénzügy által előállított és az Intézmény részére megküldött nyomtatványgarnitúrán az Intézmény adatot szolgáltat a hatályos jogszabályok és a rendelkezésére álló adatok alapján első ízben a költségvetési koncepció elkészítéséhez, majd a költségvetés tervezéséhez. 2. A Pénzügy az Intézmény vezetőjével együttműködve áttekinti az előző évi költségvetés teljesítését és számításokat végez a következő évi költségvetés tervezet elkészítéséhez. 3. A Pénzügy segíti az Intézmény vezetője által felvázolt szakmai feladatok pénzügyi igényeinek megállapítását, illetve azok pénzügyi feltételrendszerének meghatározását a költségvetési koncepcióban meghatározott irányelvek figyelembe vételével.
4. A Pénzügy elvégzi a költségvetés tervezetéhez tartozó adatok kimunkálását a jegyző és az intézmény vezetője közötti költségvetési egyeztető tárgyalásra és ehhez rendelkezésre bocsátja a birtokában lévő egyéb információkat is. 5. A Pénzügy az önkormányzat költségvetésének keretében elkészíti az önkormányzat bizottságainak ülésére és a Képviselő-testület általi tárgyalásra az Intézmény költségvetésének tervezetét, beépíti annak adatait az önkormányzat költségvetési rendeletébe. 6. A Képviselő-testület által elfogadott költségvetési rendeletet annak elfogadását követő 5 napon belül Hivatal megküldi az Intézmény vezetőjének. 7. A Pénzügy gondoskodik a Magyar Államkincstár informatikai rendszerében az elemi költségvetés rögzítéséről az intézmény vezetőjének adatszolgáltatása alapján. Az éves költségvetési előirányzatok és azok módosításainak nyilvántartása, felhasználása 1. A Pénzügy a költségvetési rendelet Képviselő-testület általi megalkotása után az Intézmény vezetőjének közreműködésével felfekteti az előirányzat-nyilvántartást, melynek egy példányát átadja az Intézmény részére, majd ezt az időközben bekövetkező módosítások miatti párhuzamos vezetés útján havonta egyezteti az Intézménnyel. 2. A költségvetési év folyamán bekövetkező gazdálkodási események hatására az Intézmény vezetője írásban kezdeményezi a jogkörébe tartozó előirányzat módosításokat. A Pénzügy az előirányzat módosítás nyilvántartásban történő átvezetéséről az intézmény vezetőjét értesíti. A kiemelt előirányzatok közötti módosítási és átcsoportosítási kezdeményezéseknek tartalmazniuk kell az előirányzat változtatási igények indoklását is. Az előirányzat módosítási igényeket a jegyző részére kell megküldeni, melyekre előzetes felülvizsgálat után a Pénzügy előterjesztést készít a Képviselő-testület elé. 3. A Pénzügy az előbbiek szerinti és az azokon kívüli előirányzat módosítások tekintetében az alábbi feladatokat látja el: felülvizsgálja az intézményvezetői hatáskörben végrehajtott módosítások szabályszerűségét, a testületi hatáskörben végrehajtott előirányzat változtatásról hozott döntéseket 5 napon belül továbbítja az Intézmény részére, az előbbi előirányzat módosításokat átvezeti az Intézmény előirányzat nyilvántartásán és havonta egyezteti a változásokat az Intézménnyel. Az előirányzatok felhasználása, gazdálkodási jogkörök meghatározása Az Intézmény önálló bankszámlával és adószámmal rendelkezik. Az Intézmény a részére jóváhagyott költségvetési előirányzatokkal és létszámkerettel önállóan gazdálkodik. Az Intézmény vezetője a kötelezettségvállalás tekintetében valamennyi, a Képviselő-testület által a költségvetésében jóváhagyott előirányzat felett rendelkezik összeghatárra tekintet nélkül. 1. Kötelezettségvállalás Kötelezettséget vállalni csak pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban lehet a költségvetésben rendelkezésre álló, kötelezettséggel nem terhelt kiadási előirányzatok mértékéig. A Kötelezettségvállalásra az Intézmény vezetője, vagy az általa írásban felhatalmazott, a kötelezettséget vállaló szerv alkalmazásában álló személy jogosult. Az Intézmény által a Pénzügyre dokumentáltan átadott kötelezettségvállalási bizonylatot a Pénzügy ezzel megbízott dolgozója szabályszerűség és a pénzügyi fedezet megléte szempontjából felülvizsgálja és ha a kötelezettségvállalásnak van fedezete, akkor a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személlyel
ellenjegyezteti, majd értesíti az Intézmény vezetőjét, hogy a kötelezettségvállalás aláírható. Aláírást követően a Pénzügy a kötelezettségvállalást felvezeti a kötelezettségvállalás nyilvántartásba. 2. A kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzése Az Intézmény nevében vállalt kötelezettség pénzügyi ellenjegyzését a Pénzügy vezetője, vagy a jegyző által írásban kijelölt, az önkormányzati hivatal állományába tartozó köztisztviselő végezheti. A pénzügyi ellenjegyzőnek tevékenysége során meg kell győződni arról, hogy a teljesítés igazolás és az érvényesítés megtörtént-e, a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. E feladathoz a pénzügyi ellenjegyző szükség szerint szakértőt vehet igénybe. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg az előírásoknak, arról a pénzügyi ellenjegyzőnek írásban értesítenie kell a kötelezettségvállalót és a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjét. Ha kötelezettséget vállaló szerv vezetője a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles annak eleget tenni és e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni A vezető a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. 3. Teljesítés igazolása A teljesítés igazolás a kiadások utalványozása előtt történik. A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében - ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes - annak teljesítését. A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. A teljesítés igazolására az Intézmény vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. A kijelölés lehet általános érvényű vagy a kiadások egy meghatározott csoportjára korlátozott. 4. Érvényesítés A teljesítés igazolás alapján az érvényesítőnek ellenőrizni kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és az Áht., Ávr, az államháztartási számviteli kormányrendelet és a belső szabályzatok előírásai betartásra kerültek-e. Amennyiben az érvényesítő tevékenysége végzése során szabálytalanságot észlel, arról köteles értesíteni az utalványozót. Az érvényesítést azonban nem tagadhatja meg, ha arra az utalványozó írásban utasítja. A további eljárásra az ellenjegyzésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az érvényesítést a Pénzügy jogszabályi előírásokban foglaltaknak megfelelő szakképesítésű dolgozója végzi. Az érvényesítés az utalványozás előtt történik, és tartalmaznia kell az érvényesítve megjelölést, és az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását. 5. Utalványozás A bevételi előirányzatok javára bevételt elszámolni és a kiadási előirányzatok terhére kifizetést elrendelni utalványozás alapján lehet. Utalványozásra a teljesítés igazolás és az annak alapján végrehajtott érvényesítést követően kerülhet sor a Hivatal által használatban lévő utalványrendeleten. Utalványozásra az Intézmény vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. 6. Nyilvántartási szabályok A kötelezettségvállalások jogszabályban meghatározott tartalommal történő nyilvántartásáról a Pénzügy gondoskodik. Az Intézmény által átadott kötelezettségvállalások teljeskörűségéért az Intézmény vezetője, azoknak a nyilvántartásban történő teljeskörű felvezetéséért a Pénzügy vezetője
felel. A kötelezettségvállalások hó végi nem teljesült állományát a Pénzügy ezzel megbízott munkatársa és az Intézmény ezzel megbízott dolgozója a tárgynegyedévet követő hó 10-ig egyeztetik egymással és a nyilvántartás adatait szükség szerint aktualizálják. 7. Összeférhetetlenségi szabályok A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. Az érvényesítési feladatokat ellátó ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. 8. Az Intézmény vezetője felelős a jóváhagyott költségvetésében szereplő előirányzatok felhasználásának szükségességéért, az igénybe vett árubeszerzések és szolgáltatások mennyiségéért és minőségéért az elvárható takarékosság betartása mellett. A számviteli, könyvvezetési feladatok ellátása 1. Beérkező számlák kezelése A számlák az Intézmény címére érkeznek, melyeket az Intézmény ezzel megbízott dolgozója a számla adataival kitöltött utalványlappal felszerelve, teljesítés igazolással ellátva dokumentáltan átad a Pénzügy részére. A Pénzügy ezzel megbízott dolgozója ellenőrzi a számlát alaki és tartalmi szempontból és az utalványlapon ellátja az érvényesítési feladatokat. Az utalványlap Intézmény vezetője, vagy az általa erre feljogosított munkavállalója által történő utalványozását követően gondoskodik a pénzügyi teljesítésről. A számla időben történő átadásáért az Intézmény vezetője felelősséggel tartozik, biztosítani kell a Pénzügy részére a határidőre történő kifizetést megelőző adminisztratív feladatok ellátásához szükséges időt. 2. Banki utalások Az Intézmény számláinak átutalással történő kiegyenlítése a Pénzügyön rendelkezése álló terminálon keresztül történik a Pénzügy dolgozója által indított megbízással, melyet a számlavezető pénzintézetnél bejelentett aláírók hagynak jóvá. 3. Főkönyvi könyvelés A Pénzügy a banki kivonatok megérkezését követően a számviteli jogszabályokban meghatározott bizonylatok alapján, a számviteli szabályzatokban foglaltaknak megfelelően gondoskodik a gazdasági esemény főkönyvi könyvelésben történő rögzítéséről a főkönyvi könyvelés elkülönített módon történő biztosításáról. 4. A beszámolási kötelezettségek teljesítése Pénzügy elkészíti az Intézményi féléves és éves beszámolókat a rendelkezésére álló számviteli és pénzügyi nyilvántartások alapján, továbbá eleget tesz a havi pénzügyi adatszolgáltatási kötelezettségeknek a MÁK felé a rendelkezésre álló informatikai rendszeren keresztül, illetve szükség szerint papír alapon egyaránt. A beszámoló szöveges részéhez tartozó szakmai feladat teljesítések ismertetését szükség szerint az Intézmény vezetője köteles elkészíteni. 5. A vagyon nyilvántartásával kapcsolatos feladatok - A Pénzügy végzi az Intézményi tárgyi eszközök és számviteli nyilvántartási feladatait az általa használt tárgyi eszköz nyilvántartó programban. - A Pénzügy az Intézmény vezetőjével egyeztetve összeállítja a leltározási ütemtervet, a leltározási szabályzatban foglaltak alapján együttműködve elvégzik az év végi leltárfelvételt, annak összesítését és kiértékelését. - Az Intézmény a felesleges vagyontárgyak feltárásának, hasznosításának és selejtezésének belső szabályozása alapján elvégzi a feltárást és erről írásban értesíti a Hivatal vezetőjét. További intézkedések a Hivatal ez irányú állásfoglalása alapján tehetőek. - Az Intézmény kiállítja a bevételezések, felhasználások és más csökkenések és növekedések alapbizonylatait, folyamatosan egyeztet a Pénzügyi eszköznyilvántartóval.
- Az Intézmény vezeti az előírt anyagszámadásokat, készletnyilvántartásokat, követeléseket és kötelezettségeket. A készletnyilvántartások, követelések és kötelezettségek változásáról feladást készít negyedévente Pénzügy részére. - Az önkormányzati vagyon kezelésével és hasznosításával kapcsolatos feladatokat az önkormányzat vagyonáról és a vagyon-gazdálkodás szabályairól alkotott rendeletek alapján kell ellátni. - A Képviselő-testület által jóváhagyott beruházás, felújítás végrehajtásáról a Hivatal gondoskodik az Intézmény vezetőjének közreműködésével. A pénzkezelés rendje 1. A Hivatal látja el a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat, mind a bankszámla, mind pedig a készpénzforgalom tekintetében. 2. A kisebb összegű intézményi kifizetések teljesítésére az Intézmény esetenkénti beszerzési előleget vehet fel, mellyel legkésőbb 30 napon belül el kell számolnia. 3. Az intézmény által készpénzben beszedett bevétel saját gazdálkodása teljesítésére nem fordítható. A bevételeket az intézmény vezetője heti rendszerességgel köteles a Hivatal által vezetett intézményi pénztárba, vagy az Intézmény bankszámlájára befizetni, és azok mellékleteit a Pénzügynek leadni. 4. Az Intézmény vezetőjének készpénz felvételi igényét megfelelő időben kell kezdeményezni a Pénzügyön. A késedelmes igénybejelentésből adódó hátrányokért az Intézmény vezetője felel. 5. A készpénz kifizetések, illetve banki átutalások szabályszerű lebonyolításáért a Hivatal vezetője felelős. 6. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása és kezelése a Pénzügyön történik a Pénzkezelési szabályzatban leírtak szerint. Az Intézmény részére kiadott szigorú számadású nyomtatványok kezeléséért, kiállításáért és elszámolásáért az Intézmény vezetője felelős. Az egyéb nyilvántartások vezetése Az Intézménynél vezetendő nyilvántartások a következők: - az intézmény állományában dolgozók munkabéreinek és egyéb juttatásainak személyenkénti nyilvántartása, - fel nem vett személyi juttatások nyilvántartása, - tanulmányi hozzájárulások nyilvántartása, - egyéb, szakmai előírások szerinti nyilvántartások, - kisértékű tárgyi eszközök nyilvántartása. - követelések nyilvántartása, - kötelezettségek nyilvántartása. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE), valamint a belső ellenőrzési feladatok ellátása Az ezekkel kapcsolatos feladatokat egyrészt az ügyintézői szintű, egymást követő munkafolyamatok ellátása (pl. teljesítésigazolások és az ezeket követő érvényesítések) vagy a vezetői szintű utalványozások és azok ellenjegyzései, illetve más irányú előzetes vagy utólagos vezetői ellenőrzések) keretében kell ellátni részben az Intézménynél, részben pedig a Hivatalban. A Hivatal által megbízott belső ellenőrzést végző szerv, vagy személy vizsgálati jogosultsága kiterjed az Intézményre is. A belső ellenőr tevékenységét éves munkaterv és esetenkénti megbízatások alapján végzi.
Az információ szolgáltatások miatti felelősség meghatározása Az Intézmény köteles azon dokumentumokat, nyilvántartásokat vezetni és azokat rendelkezésre bocsátani, amelyek lehetővé teszik az önkormányzati szintű összevont, illetve az intézményi adatokat beleértve az állami támogatás igénylését, lemondását, pótigényt megalapozó adatokat is tartalmazó információk szolgáltatását. A teljes körű adatszolgáltatásért és annak pontosságáért az Intézmény vezetője a felelős. A pénzügyi információk teljeskörűségéért és a költségvetési kapcsolatok bemutatásának valódiságáért az Intézmény tekintetében is a Hivatal vezetője tartozik felelősséggel. Záró rendelkezések Ez az együttműködési megállapodás 2013. január 1. napjától alkalmazandó. 1. Aláírások Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal részéről Bagolyné Szűcs Mariann jegyző Petőfi Sándor Városi Könyvtár, Közművelődési és Muzeális Intézmény részéről: Tarné Hajdú Judit intézményvezető Záradék Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselő-testülete az együttműködési megállapodást a../2013. (III..) öh. számú határozatával jóváhagyta. Hajdúsámson, 2013. március. Hamza Gábor polgármester
Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal 4251 Hajdúsámson, Szabadság tér 5. EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal, valamint az önállóan működő Eszterlánc Óvoda közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről Érvényes: 2013. január 1-től
EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS amely létrejött a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal 4251 Hajdúsámson, Szabadság tér 5., mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, valamint az Eszterlánc Óvoda 4251 Hajdúsámson, Kossuth u. 11-15., mint önállóan működő költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjének szabályozása céljából. Az együttműködés általános szempontjai A megállapodás megkötésére az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 10. (4) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján került sor, figyelembe véve az Ávr. 8. (1)-(4) bekezdéseiben és a 10. (5)-(8) bekezdéseiben előírt szempontokat, valamint Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselő-testülete 358/2012. (XII. 14.) öh. sz. határozatát. Az Ávr. 10. (1) bekezdése alapján Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselő-testülete, - mint irányító szerv a 358/2012. (XII. 14.) öh. sz. határozatával a Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatalt (továbbiakban: Hivatal), mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervet kijelölte az önállóan működő Eszterlánc Óvoda (továbbiakban: Intézmény) pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátására. A Hivatalon belül a jelen együttműködési megállapodásban foglalt gazdálkodással kapcsolatos feladatokat a Pénzügyi-Gazdasági Iroda (továbbiakban: Pénzügy) végzi. Jelen együttműködési megállapodás célja az intézmények közötti gazdálkodási kapcsolatrendszer és feladatmegosztás meghatározása. 5. Az önállóan működő és gazdálkodó, valamint az önállóan működő költségvetési szervek együttműködésének célja az, hogy a hatékony, szakszerű és ésszerűen takarékos gazdálkodás feltételeit megteremtse. 6. Az együttműködés nem csorbíthatja az önállóan működő költségvetési szerv szakmai döntésjogi rendszerét, önálló jogi személyiségét és felelősségét. 7. A Hivatal és az Intézmény közösen felelősek a munkamegosztás megszervezéséért és végrehajtásáért, az éves költségvetésben és annak módosításaiban meghatározott előirányzatok figyelemmel kíséréséért és betartásáért, továbbá a belső kontrollrendszer kialakításáért és működéséért. 8. Az Intézmény a Hivatal számviteli politikája keretében elkészített szabályzatokat alkalmazza és az azokban előírtakat kötelező érvénnyel betartja. A szabályzatok időben történő átadásáról a Hivatal gondoskodik. Az éves költségvetés tervezése 9. A Pénzügy által előállított és az Intézmény részére megküldött nyomtatványgarnitúrán az Intézmény adatot szolgáltat a hatályos jogszabályok és a rendelkezésére álló adatok alapján első ízben a költségvetési koncepció elkészítéséhez, majd a költségvetés tervezéséhez. 10. A Pénzügy az Intézmény vezetőjével együttműködve áttekinti az előző évi költségvetés teljesítését és számításokat végez a következő évi költségvetés tervezet elkészítéséhez. 11. A Pénzügy segíti az Intézmény vezetője által felvázolt szakmai feladatok pénzügyi igényeinek megállapítását, illetve azok pénzügyi feltételrendszerének meghatározását a költségvetési koncepcióban meghatározott irányelvek figyelembe vételével.
12. A Pénzügy elvégzi a költségvetés tervezetéhez tartozó adatok kimunkálását a jegyző és az intézmény vezetője közötti költségvetési egyeztető tárgyalásra és ehhez rendelkezésre bocsátja a birtokában lévő egyéb információkat is. 13. A Pénzügy az önkormányzat költségvetésének keretében elkészíti az önkormányzat bizottságainak ülésére és a Képviselő-testület általi tárgyalásra az Intézmény költségvetésének tervezetét, beépíti annak adatait az önkormányzat költségvetési rendeletébe. 14. A Képviselő-testület által elfogadott költségvetési rendeletet annak elfogadását követő 5 napon belül Hivatal megküldi az Intézmény vezetőjének. 15. A Pénzügy gondoskodik a Magyar Államkincstár informatikai rendszerében az elemi költségvetés rögzítéséről az intézmény vezetőjének adatszolgáltatása alapján. Az éves költségvetési előirányzatok és azok módosításainak nyilvántartása, felhasználása 4. A Pénzügy a költségvetési rendelet Képviselő-testület általi megalkotása után az Intézmény vezetőjének közreműködésével felfekteti az előirányzat-nyilvántartást, melynek egy példányát átadja az Intézmény részére, majd ezt az időközben bekövetkező módosítások miatti párhuzamos vezetés útján havonta egyezteti az Intézménnyel. 5. A költségvetési év folyamán bekövetkező gazdálkodási események hatására az Intézmény vezetője írásban kezdeményezi a jogkörébe tartozó előirányzat módosításokat. A Pénzügy az előirányzat módosítás nyilvántartásban történő átvezetéséről az intézmény vezetőjét értesíti. A kiemelt előirányzatok közötti módosítási és átcsoportosítási kezdeményezéseknek tartalmazniuk kell az előirányzat változtatási igények indoklását is. Az előirányzat módosítási igényeket a jegyző részére kell megküldeni, melyekre előzetes felülvizsgálat után a Pénzügy előterjesztést készít a Képviselő-testület elé. 6. A Pénzügy az előbbiek szerinti és az azokon kívüli előirányzat módosítások tekintetében az alábbi feladatokat látja el: felülvizsgálja az intézményvezetői hatáskörben végrehajtott módosítások szabályszerűségét, a testületi hatáskörben végrehajtott előirányzat változtatásról hozott döntéseket 5 napon belül továbbítja az Intézmény részére, az előbbi előirányzat módosításokat átvezeti az Intézmény előirányzat nyilvántartásán és havonta egyezteti a változásokat az Intézménnyel. Az előirányzatok felhasználása, gazdálkodási jogkörök meghatározása Az Intézmény önálló bankszámlával és adószámmal rendelkezik. Az Intézmény a részére jóváhagyott költségvetési előirányzatokkal és létszámkerettel önállóan gazdálkodik. Az Intézmény vezetője a kötelezettségvállalás tekintetében valamennyi, a Képviselő-testület által a költségvetésében jóváhagyott előirányzat felett rendelkezik összeghatárra tekintet nélkül. 8. Kötelezettségvállalás Kötelezettséget vállalni csak pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban lehet a költségvetésben rendelkezésre álló, kötelezettséggel nem terhelt kiadási előirányzatok mértékéig. A Kötelezettségvállalásra az Intézmény vezetője, vagy az általa írásban felhatalmazott, a kötelezettséget vállaló szerv alkalmazásában álló személy jogosult. Az Intézmény által a Pénzügyre dokumentáltan átadott kötelezettségvállalási bizonylatot a Pénzügy ezzel megbízott dolgozója szabályszerűség és a pénzügyi fedezet megléte szempontjából felülvizsgálja és ha a kötelezettségvállalásnak van fedezete, akkor a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személlyel
ellenjegyezteti, majd értesíti az Intézmény vezetőjét, hogy a kötelezettségvállalás aláírható. Aláírást követően a Pénzügy a kötelezettségvállalást felvezeti a kötelezettségvállalás nyilvántartásba. 9. A kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzése Az Intézmény nevében vállalt kötelezettség pénzügyi ellenjegyzését a Pénzügy vezetője, vagy a jegyző által írásban kijelölt, az önkormányzati hivatal állományába tartozó köztisztviselő végezheti. A pénzügyi ellenjegyzőnek tevékenysége során meg kell győződni arról, hogy a teljesítés igazolás és az érvényesítés megtörtént-e, a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. E feladathoz a pénzügyi ellenjegyző szükség szerint szakértőt vehet igénybe. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg az előírásoknak, arról a pénzügyi ellenjegyzőnek írásban értesítenie kell a kötelezettségvállalót és a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjét. Ha kötelezettséget vállaló szerv vezetője a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles annak eleget tenni és e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni A vezető a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. 10. Teljesítés igazolása A teljesítés igazolás a kiadások utalványozása előtt történik. A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében - ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes - annak teljesítését. A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. A teljesítés igazolására az Intézmény vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. A kijelölés lehet általános érvényű vagy a kiadások egy meghatározott csoportjára korlátozott. 11. Érvényesítés A teljesítés igazolás alapján az érvényesítőnek ellenőrizni kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és az Áht., Ávr, az államháztartási számviteli kormányrendelet és a belső szabályzatok előírásai betartásra kerültek-e. Amennyiben az érvényesítő tevékenysége végzése során szabálytalanságot észlel, arról köteles értesíteni az utalványozót. Az érvényesítést azonban nem tagadhatja meg, ha arra az utalványozó írásban utasítja. A további eljárásra az ellenjegyzésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az érvényesítést a Pénzügy jogszabályi előírásokban foglaltaknak megfelelő szakképesítésű dolgozója végzi. Az érvényesítés az utalványozás előtt történik, és tartalmaznia kell az érvényesítve megjelölést, és az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását. 12. Utalványozás A bevételi előirányzatok javára bevételt elszámolni és a kiadási előirányzatok terhére kifizetést elrendelni utalványozás alapján lehet. Utalványozásra a teljesítés igazolás és az annak alapján végrehajtott érvényesítést követően kerülhet sor a Hivatal által használatban lévő utalványrendeleten. Utalványozásra az Intézmény vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. 13. Nyilvántartási szabályok A kötelezettségvállalások jogszabályban meghatározott tartalommal történő nyilvántartásáról a Pénzügy gondoskodik. Az Intézmény által átadott kötelezettségvállalások teljeskörűségéért az Intézmény vezetője, azoknak a nyilvántartásban történő teljeskörű felvezetéséért a Pénzügy vezetője
felel. A kötelezettségvállalások hó végi nem teljesült állományát a Pénzügy ezzel megbízott munkatársa és az Intézmény ezzel megbízott dolgozója a tárgyhónapot követő hó 10-ig egyeztetik egymással és a nyilvántartás adatait szükség szerint aktualizálják. 14. Összeférhetetlenségi szabályok A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. Az érvényesítési feladatokat ellátó ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. 16. Az Intézmény vezetője felelős a jóváhagyott költségvetésében szereplő előirányzatok felhasználásának szükségességéért, az igénybe vett árubeszerzések és szolgáltatások mennyiségéért és minőségéért az elvárható takarékosság betartása mellett. A számviteli, könyvvezetési feladatok ellátása 6. Beérkező számlák kezelése A számlák az Intézmény címére érkeznek, melyeket az Intézmény ezzel megbízott dolgozója a számla adataival kitöltött utalványlappal felszerelve, teljesítés igazolással ellátva dokumentáltan átad a Pénzügy részére. A Pénzügy ezzel megbízott dolgozója ellenőrzi a számlát alaki és tartalmi szempontból és az utalványlapon ellátja az érvényesítési feladatokat. Az utalványlap Intézmény vezetője, vagy az általa erre feljogosított munkavállalója által történő utalványozását követően gondoskodik a pénzügyi teljesítésről. A számla időben történő átadásáért az Intézmény vezetője felelősséggel tartozik, biztosítani kell a Pénzügy részére a határidőre történő kifizetést megelőző adminisztratív feladatok ellátásához szükséges időt. 7. Banki utalások Az Intézmény számláinak átutalással történő kiegyenlítése a Pénzügyön rendelkezése álló terminálon keresztül történik a Pénzügy dolgozója által indított megbízással, melyet a számlavezető pénzintézetnél bejelentett aláírók hagynak jóvá. 8. Főkönyvi könyvelés A Pénzügy a banki kivonatok megérkezését követően a számviteli jogszabályokban meghatározott bizonylatok alapján, a számviteli szabályzatokban foglaltaknak megfelelően gondoskodik a gazdasági esemény főkönyvi könyvelésben történő rögzítéséről a főkönyvi könyvelés elkülönített módon történő biztosításáról. 9. A beszámolási kötelezettségek teljesítése Pénzügy elkészíti az Intézményi féléves és éves beszámolókat a rendelkezésére álló számviteli és pénzügyi nyilvántartások alapján, továbbá eleget tesz a havi pénzügyi adatszolgáltatási kötelezettségeknek a MÁK felé a rendelkezésre álló informatikai rendszeren keresztül, illetve szükség szerint papír alapon egyaránt. A beszámoló szöveges részéhez tartozó szakmai feladat teljesítések ismertetését szükség szerint az Intézmény vezetője köteles elkészíteni. 10. A vagyon nyilvántartásával kapcsolatos feladatok - A Pénzügy végzi az Intézményi tárgyi eszközök és számviteli nyilvántartási feladatait az általa használt tárgyi eszköz nyilvántartó programban. - A Pénzügy az Intézmény vezetőjével egyeztetve összeállítja a leltározási ütemtervet, a leltározási szabályzatban foglaltak alapján együttműködve elvégzik az év végi leltárfelvételt, annak összesítését és kiértékelését. - Az Intézmény a felesleges vagyontárgyak feltárásának, hasznosításának és selejtezésének belső szabályozása alapján elvégzi a feltárást és erről írásban értesíti a Hivatal vezetőjét. További intézkedések a Hivatal ez irányú állásfoglalása alapján tehetőek. - Az Intézmény kiállítja a bevételezések, felhasználások és más csökkenések és növekedések alapbizonylatait, folyamatosan egyeztet a Pénzügyi eszköznyilvántartóval. - Az Intézmény vezeti az előírt anyagszámadásokat, készletnyilvántartásokat, követeléseket és kötelezettségeket. A készletnyilvántartások, követelések és kötelezettségek változásáról feladást készít negyedévente Pénzügy részére.
- Az önkormányzati vagyon kezelésével és hasznosításával kapcsolatos feladatokat az önkormányzat vagyonáról és a vagyon-gazdálkodás szabályairól alkotott rendeletek alapján kell ellátni. - A Képviselő-testület által jóváhagyott beruházás, felújítás végrehajtásáról a Hivatal gondoskodik az Intézmény vezetőjének közreműködésével. A pénzkezelés rendje 7. A Hivatal látja el a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat, mind a bankszámla, mind pedig a készpénzforgalom tekintetében. 8. A kisebb összegű intézményi kifizetések teljesítésére az Intézmény esetenkénti beszerzési előleget vehet fel, mellyel legkésőbb 30 napon belül el kell számolnia. 9. Az intézmény által készpénzben beszedett bevétel saját gazdálkodása teljesítésére nem fordítható. A bevételeket az intézmény vezetője 24 órán belül köteles a Hivatal által vezetett intézményi pénztárba, vagy az Intézmény bankszámlájára befizetni, és azok mellékleteit a Pénzügynek leadni. 10. Az Intézmény vezetőjének készpénz felvételi igényét megfelelő időben kell kezdeményezni a Pénzügyön. A késedelmes igénybejelentésből adódó hátrányokért az Intézmény vezetője felel. 11. A készpénz kifizetések, illetve banki átutalások szabályszerű lebonyolításáért a Hivatal vezetője felelős. 12. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása és kezelése a Pénzügyön történik a Pénzkezelési szabályzatban leírtak szerint. Az Intézmény részére kiadott szigorú számadású nyomtatványok kezeléséért, kiállításáért és elszámolásáért az Intézmény vezetője felelős. Az egyéb nyilvántartások vezetése Az Intézménynél vezetendő nyilvántartások a következők: - az intézmény állományában dolgozók munkabéreinek és egyéb juttatásainak személyenkénti nyilvántartása, - fel nem vett személyi juttatások nyilvántartása, - tanulmányi hozzájárulások nyilvántartása, - egyéb, szakmai előírások szerinti nyilvántartások, - kisértékű tárgyi eszközök nyilvántartása, - követelések nyilvántartása, - kötelezettségek nyilvántartása. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE), valamint a belső ellenőrzési feladatok ellátása Az ezekkel kapcsolatos feladatokat egyrészt az ügyintézői szintű, egymást követő munkafolyamatok ellátása (pl. teljesítésigazolások és az ezeket követő érvényesítések) vagy a vezetői szintű utalványozások és azok ellenjegyzései, illetve más irányú előzetes vagy utólagos vezetői ellenőrzések) keretében kell ellátni részben az Intézménynél, részben pedig a Hivatalban. A Hivatal által megbízott belső ellenőrzést végző szerv, vagy személy vizsgálati jogosultsága kiterjed az Intézményre is. A belső ellenőr tevékenységét éves munkaterv és esetenkénti megbízatások alapján végzi. Az információ szolgáltatások miatti felelősség meghatározása
Az Intézmény köteles azon dokumentumokat, nyilvántartásokat vezetni és azokat rendelkezésre bocsátani, amelyek lehetővé teszik az önkormányzati szintű összevont, illetve az intézményi adatokat beleértve az állami támogatás igénylését, lemondását, pótigényt megalapozó adatokat is tartalmazó információk szolgáltatását. A teljes körű adatszolgáltatásért és annak pontosságáért az Intézmény vezetője a felelős. A pénzügyi információk teljeskörűségéért és a költségvetési kapcsolatok bemutatásának valódiságáért az Intézmény tekintetében is a Hivatal vezetője tartozik felelősséggel. Záró rendelkezések Ez az együttműködési megállapodás 2013. január 1. napjától alkalmazandó. Aláírások Hajdúsámsoni Polgármesteri Hivatal részéről Eszterlánc Óvoda részéről: Bagolyné Szűcs Mariann jegyző Váradi Lászlóné intézményvezető Záradék Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselő-testülete az együttműködési megállapodást a../2013. (III..) öh. számú határozatával jóváhagyta. Hajdúsámson, 2013. március. Hamza Gábor polgármester