Szervezeti és Működési Szabályzat
Tartalomjegyzék I. Bevezetés 4 II. Általános rész 4 1. Az intézményrendszerre vonatkozó általános adatok 4 2. Újbudai Kulturális Intézet és telephelyei 4 3. Székhelye 4 4. Telephelyei 4 5. Tevékenység szakmai jellege 5 6. Működési területe 6 7. Az intézet célja és feladatai 6 7.1 Az intézet célja 6 7.2 Az intézet tevékenységi köre 6 7.2.1 Szakágazati besorolás 6 7.2.2 Vállalkozási tevékenysége szakfeladat szerint 7 7.3 Az intézet feladata 7 8. Az intézet jogállása 9 9. Az intézet képviselete 9 10. Az intézet gazdálkodási és érdekeltségi rendszere 9 11. Kötelezettségvállalás 10 III. Az intézet szervezete és irányítási rendszere 10 1. Az intézet fenntartója 10 2. Az intézet irányító és felügyeleti szerve és székhelye 10 3. Az intézet vezetőinek kinevezési rendje 10 IV. Az intézet szervezeti egységei 11 1. Igazgatóság 11 1.1 Az intézet igazgatója 11 1.2 Az intézet művészeti vezetője 11 1.3 Az intézet szakmai főreferense 12 1.4 Az intézet gazdasági vezetője 12 1.5 Az intézet műszaki vezetője 12 1.6 Vezetői asszisztens 13 2. Kommunikációs csoport 13 3. Közművelődési csoport 14 4. Gazdasági csoport 15 5. Műszaki és üzemeltetési csoport 15 V. A költségvetési szerv működési rendje 16 1. Az intézeti jogviszony és munkarend 16 2. Munkaviszony létrejötte 16 3. Az intézet munkavállalóinak feladat- és hatásköre 16 4. Szabadság kivételére vonatkozó szabályok 17 5. Továbbképzéssel kapcsolatos szabályok 17 6. Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség 17 7. Képviseleti jog 17 8. Helyettesítés rendje 18 9. Munkakörök átadása 18 10. Bankszámla feletti rendelkezés 18 2
11. Utalványozási és ellenjegyzési jog 18 12. Belső ellenőrzés 19 13.Az Újbudai Kulturális Intézet és telephelyinek zászlózása 19 VI. Az Újbudai Kulturális Intézet tevékenységét segítő testületek, közösségek 19 VII. Záró rendelkezés 20 1. Hatálybalépés 2. A szervezeti- és működési szabályzat közzététele 20 3
I. BEVEZETÉS Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) a helyi önkormányzatokról szóló 2011.CLXXXIX. sz. törvény, a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény rendelkezései, a Budapest Főváros XI. kerület Újbuda Önkormányzat Képviselő-testületének 18/1999./X.13./XI.ÖK sz. közművelődési rendelete valamint a költségvetési szerv Alapító Okirata (346/2011.(X.20.) alapján, az államháztartás működési rendjéről szóló 368/2011 (XII.31.) Korm. rendelet 20. (2) bekezdésében foglaltak alapján készült. Az SZMSZ figyelembe veszi az államháztartásról szóló 2011.CXCV. törvény és a számviteli törvény (2000. évi C. tv.) rendelkezéseit, valamint a munkaviszonnyal kapcsolatos, a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény, valamint a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény rendelkezéseit. Az SZMSZ az Újbuda Kulturális Intézete és telephelyei (továbbiakban Intézet) vezetésének és gazdálkodásának, az Intézet jellegének megfelelő szabályokat tartalmazza, így: Az Intézet regisztrált adatait, alapvető elveket és előírásokat, tevékenységi körét; Az Intézet irányítási rendszerét, szervezeti felépítését, általános működési rendelkezéseit, belső szabályozási rendjét; Az Intézet vezetőit és szervezeti egységeit, azok feladatait és jogkörét, a munkavállalók jogait és kötelezettségeit. Az SZMSZ betartása és betartatása az Intézmény vezetőinek és munkavállalóinak kötelessége. II. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. Az intézményrendszerre vonatkozó általános adatok Az intézmény önálló jogi személy, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv. A költségvetési szerv törzskönyvi nyilvántartási száma: 793214 Alapító okirat száma: 346/2011.(X.20)XI.ÖK. 2. Újbudai Kulturális Intézet és telephelyei A Képviselő testület 187/2011.(V.26.)XI. ÖK határozatával 2011. július 1-jei hatállyal megalapította az Újbudai Kulturális Intézetet közművelődési intézményeinek teljes körű jogutódjaként, az 1992. évi XXXVIII.törvény 95. (3) bekezdése szerinti összeolvadással. Jogelődjeinek megnevezése, székhelye: - Albertfalvi Közösségi Ház 1116 Gyékényes u. 45-47. - Gazdagréti Közösségi Ház 1118 Törökugrató u. 9. - Karinthy Szalon 1111 Karinthy Frigyes út 22. - Kelenvölgyi Közösségi Ház és Könyvtár 1116 Kardhegy u. 2. 4
- Őrmezei Közösségi Ház 1112 Cirmos u. 8. 3. Székhelye: Budapest 1111. Szent Gellért tér 1-3. 4. Telephelyei 1. Albertfalvi Közösségi Ház Cím: 1116. Gyékényes u. 45-47. 2. Alkotóház 1112. Kérő u. 3. 3. Bartók 32 Galéria 1111 Bartók Béla út 32. 4. Etele Helytörténeti Gyűjtemény 1117 Erőmű u. 4. 5. Gazdagréti Közösségi Ház Cím: 1118 Törökugrató u. 9. 6. Nyugdíjas Klub Cím: 1119 Petzval J. u. 42. 7. Karinthy Szalon Cím: 1111 Karinthy Frigyes út 22. 8. Kelenvölgyi Közösségi Ház Cím: 1116 Kardhegy u. 2. 9. Kelenvölgyi Könyvtár Cím: 1116 Bazsalikom u. 24. 10. Őrmezei Közösségi Ház 1112 Cirmos u. 8. 11. Újbuda Helytörténeti Gyűjtemény 1111 Bercsényi utca 10. Az Intézet nyitva tartására és üzemeltetésére vonatkozó általános szabályokat az intézet székhelyének és telephelyeinek házirendje tartalmazza. Lsd. 2.sz. melléklet). A házirendet az igazgató hagyja jóvá, melynek tartalmáról köteles a fenntartót tájékoztatni. A végleges házirend egy példányát tájékoztatásul megküldi Újbuda Önkormányzata Humánszolgálati Igazgatóságának. 5. Tevékenység szakmai jellege Közművelődési tevékenység, melynek megvalósítása az alábbi intézményi formákban történik: Közösségi ház, helytörténeti gyűjtemény, kiállító terem, könyvtár, klub, alkotóház. 5
Az Intézet a telephelyek részbeni szakmai önállóságának biztosításával, önálló műsortervvel, önálló munkatervvel és koncepcióval rendelkező, önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv 6. Működési területe: Budapest XI. kerület, Újbuda 7. Az Intézet célja és feladatai 7.1 Az Intézet célja Biztosítsa működése során az Újbudán élők kulturális és közművelődési lehetőségeit, az ifjúság szocializációját, segítse a civil szervezetek és kisebbségek ez irányú tevékenységét, általánosságban a különböző korosztályok kulturális ismereteinek bővítését. Biztosítsa a lakosság kulturált szórakozásának és közösségi tevékenységének elősegítését, ezáltal járuljon hozzá a lakosság társadalmi, szabadidős és kommunikációs igényeinek kielégítéséhez. Teret adjon különböző kulturális és közösségi rendezvényeknek; képzőművészeti kiállításoknak, a helytörténeti kutatómunkának, valamint annak eredményét bemutató állandó és alkalmi kiállításoknak. Feltárja Újbuda természeti és épített örökségének értékeit, erre alapozva új kulturális termék kínálatot hozzon létre, mind a helyi lakosság, mind a belföldi és külföldi turizmus számára. Feltárja azokat a kulturális, szellemi humán erőforrásokat, melyek segítik programja megvalósítását. Újbuda kulturális marketingjének kidolgozása és folyamatos működtetése fővárosi, országos és nemzetközi szinten. Újbuda kínálatán belül koordinációs szerepet töltsön be, ezáltal biztosítsa a különböző civil-, magán- és önkormányzati fenntartású kulturális intézmények programjainak sikeres megvalósítását. Biztosítsa Újbuda kulturális programjainak összehangolt marketingjét. Befogadja és a lehetőségek figyelembe vételével építse be programjába azokat a civil kezdeményezéseket melyek Újbuda kulturális értékeinek gyarapítását célozzák. Szakmai és operatív hátteret biztosítson Újbuda Önkormányzata számára a kerületet érintő kulturális vonatkozásokban. 7.2 Az Intézet tevékenységi köre A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. Törvényben meghatározott - közművelődési tevékenység - könyvtári szolgáltatás - közérdekű muzeális gyűjtemény kezelése és bemutatása. 2010. január 1-től érvényes szakfeladat rend alapján: 7.2.1 Szakágazati besorolás: 932900 M. n. s. egyéb szórakoztatás, szabadidős tevékenység Az alaptevékenység szakfeladat számai: 910501 Közművelődési tevékenységek és támogatásuk 6
910502 Közművelődési intézmények, közösségi színterek működtetése 900112 Produkciós színházak tevékenysége 900400 Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése 910201 Múzeumi gyűjteményi tevékenység 910202 Múzeumi tudományos feldolgozó és publikációs tevékenység 910203 Múzeumi kiállítási tevékenység 910204 Múzeumi közművelődési, közönségkapcsolati tevékenység 910121 Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása 912122 Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme 910123 Könyvtári szolgáltatások 932918 Mindenféle máshová nem sorolt szabadidős szolgáltatás 7.2.2. Vállalkozási tevékenysége szakfeladatrend szerint 591411 Film-, video és egyéb képfelvétel vetítése filmklubokban 581900 Egyéb kiadói tevékenység 855937 Máshová nem sorolt egyéb felnőttoktatás 932919 Máshová nem sorolt egyéb szórakoztatási tevékenység 682002 Nem lakóingatlan bérbeadása,k üzemeltetése Mutatószámok: Feladatmutató: ingatlanok száma, az alapító okirat szerint Teljesítménymutató: bérbeadott, üzemeltetett hasznos alapterület, az alapító okirat szerinti ingatlanoknak megfelelően Vállalkozási tevékenységnek minősül minden olyan feladatellátás, amely nem tartozik az alapító által meghatározott ellátandó közfeladatok közé. A vállalkozási tevékenység bevétele nem haladhatja meg az intézmény éves összkiadásainak 30 %-t. 7.3 Az Intézet feladata Újbuda és vonzáskörzetének lakóinak érdeklődésére építve az alkotókedv felkeltésének igényével, közösségek, klubok, csoportok, alkotóműhelyek, tanfolyamok, stúdiók szervezése és működésük segítése. A kerület kulturális tevékenységet folytató civil közösségeinek felkutatása, és a KULTI tevékenységi körébe integrálása. Az Újbudán aktívan tevékenykedő kulturális intézmények együtteseinek (amatőr, professzionális) programkínálatának időrendi koordinálása. Újbudán élő előadó- és alkotó művészek népszerűsítése, a KULTI rendezvényein való közreműködésük biztosítása, jó értelmű kulturális lokálpatriotizmus kialakítása. Újbuda természeti értékeinek, épített örökségének, kulturális értékeinek széles körben még nem tudatosított feltárása, új egyedi, az adott hely szellemét és stílusát követő programok tervezése és szervezése. Újbuda kulturális programjainak, épített örökségének és természeti értékeinek az országos kulturális turisztikai programkínálatba való integrálása, értékesítése, a turisztikai program irodák felé. Kölcsönös érdekeltség figyelembe vétele mellett a kerület vállalkozóival illetve vállalkozásaival együttműködési kapcsolatrendszer kialakítása, természetbeli illetve anyagi támogatások érdekében. Pályázati monitoring rendszer kialakítása, mind hazai, mind EU-s pályázatok vonatkozásában. 7
Kulturális támogatási pályázatok készítése. Az Intézet infrastrukturális hátterével támogatja a szellemi közélet gyarapítását, az öntevékeny művészeti és sport tevékenység területén Az Intézet Újbuda területén színház- és előadó művészeti produkciókat, fesztiválokat, társadalmi-, nemzeti ünnepekhez kapcsoló megemlékezéseket, vásárokat, kiállításokat, közösségi sport és kulturális eseményeket, helytörténeti vonatkozású muzeológiai tevékenységet, könyvtári szolgáltatást szervez, létrehoz és működtet. Működése és szakmai tevékenysége során kapcsolatokat épít az Újbudán működő civil művészeti csoportokkal, a kortárs alkotóművészekkel, produkciós irodákkal, művészet oktatási intézményekkel. Összehangolja, koordinálja és szakmailag irányítja Újbuda közművelődési rendezvényeit. Személyi és infrastrukturális hátterével Újbuda Önkormányzata által meghatározott rendezvényeket szervezi és lebonyolítja. Kapcsolatokat épít, közös projekteket kezdeményez és koordinál más kerületi, fővárosi, országos és nemzetközi szervezetekkel, intézményekkel, kulturális intézetekkel. Kultúra közvetítő és közösségfejlesztő tevékenysége mellett Újbuda Önkormányzatának igénye szerint operatív és szakmai feladatokat lát el a városrész kulturális fejlesztési projektjeiben, mind az előkészítési mind a megvalósítási fázisban. Részt vállal a kerület kulturális marketingjének és kommunikációs kapcsolatainak kialakításában, stratégiai tevékenységének bővítésében. Kéthavi rendszerességgel kulturális magazin jellegű újságot ad ki, amely részletes tájékoztatást biztosít Újbuda kulturális programjairól. Gondoskodik terjesztéséről minél hatékonyabb módon. A feladatai megvalósítása érdekében magas színvonalú szakembereket bíz meg, megfelelő környezetet biztosít munkájukhoz, és szorgalmazza azokkal a vállalkozókkal történő kapcsolat kiépítését, akik az intézmény szakmai céljainak megvalósításához hozzájárulnak. Szolgáltatásaival (információs rendszer működtetése, helytörténeti dokumentumok gyűjtése és kiállítása, a programok írott és elektronikus propagandájának folyamatos biztosítása) segíti a lakosság tájékoztatását és a programokon való aktív részvételét. Igény szerint biztosítja Újbuda önkormányzat számára lakossági fórumok, tájékoztatók, önkormányzati rendezvények előkészítését, megrendezését, valamint biztosítja a kijelölt helyszíneket közmeghallgatások, országgyűlési és helyhatósági választások lebonyolítására. Szabadidős, közösségi sport, egészséges- és környezettudatos életmóddal összefüggő programokat, ismeretterjesztő előadásokat, projekteket szervez illetve ezekhez a feltételeket biztosítja együttműködve az Önkormányzat szakmai képviselőivel. Irodáit, telephelyeit, eszközparkját és éves költségvetését a leghasznosabban és leggazdaságosabban igyekszik működtetni, használni és hasznosítani. Működését igyekszik maximálisan költségkímélő módon gyakorolni, az ár-érték arány figyelembe vételével. Alapfeladatai ellátása során is törekszik bevételek elérésére, mely bevételeket az Intézet szakmai feladatainak fejlesztésére és működési szükségleteire fordíthatja. Ezért jogosult telephelyein: - a programok látogatóitól belépődíjat vagy tagsági díjat szedni; a helyiségeit és kapacitásait igénybe vevőktől bérleti díjat vagy egyéb szolgáltatást kérni. Ezek mértékének megállapításában a piaci viszonyok és a kulturális alapfeladatok közötti egyensúly megteremtésére törekszik. - pályázati és szponzorációs támogatást, hirdetési és reklámbevételt befogadni. Az Intézet igazgatósága a tárgyévet követő 30 munkanapon belül szakmai és pénzügyi beszámolót készít Újbuda Önkormányzata felé. A beszámolóban értékeli a tárgyév szakmai eredményeit valamint javaslatot tesz szükség esetén a tapasztalatok alapján - az elkövetkezendő év szakmai szempontjainak módosítására. 8
8. Az Intézet jogállása Az Intézet, mint jogi személy, saját neve alatt jogokat szerezhet, és kötelezettségeket vállalhat, így különösen szerződéseket köthet, tulajdont szerezhet, peres eljárást indíthat, és perben állhat. Az Intézmény a szerződéseit a hatályos jogszabályok, a fenntartó vagyonrendelete valamint az Alapító Okiratában foglaltak figyelembe vételével tevékenysége ellátása során önállóan köti céljainak megvalósítása érdekében az adott évre jóváhagyott költségvetése keretein belül 9. Az Intézet képviselete Az Intézet jogi személy, jognyilatkozatait igazgatója, mint az intézmény törvényes képviselője útján teszi meg. Az Intézet igazgatója képviseleti jogkörét a jognyilatkozat tételével nem járó ügyekben esetileg az Intézet munkavállalóira átruházhatja. 10. Az Intézet gazdálkodási és érdekeltségi rendszere Az Intézet 2012. január 1-től önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv a költségvetési előirányzatok feletti teljes rendelkezési jogosultsággal. Éves költségvetési támogatási összegét a fenntartó állapítja meg. Az Intézet a támogatást és saját bevételeit önállóan használja fel. A használatában lévő ingatlanokat és ingó vagyontárgyakat alapfeladatai sérelme nélkül Budapest Főváros XI. kerület Újbuda Önkormányzatának mindenkor hatályos, az önkormányzat vagyonáról és a vagyona feletti tulajdonosi jogok gyakorlásáról szóló 13/2003./V.20. rendelete szerint hasznosíthatja, bevételei növelésére fordíthatja. Gazdálkodási feladatait az ágazati irányelvek betartásával és ésszerű takarékosság érvényesítésével, a munka hatékonyságának növelésével köteles ellátni. Tevékenységéről és gazdálkodásáról a költségvetési és ágazati szabályok szerint számol el. Pénzeszközeit az engedélyezett készpénz kivételével a fenntartó által meghatározott bankszámlán tartja. Gazdálkodási feladatait az ágazati irányelvek és az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV sz. törvény és az államháztartás működési rendjéről szóló 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet (Ávr.) és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet betartásával köteles ellátni. Tevékenységéért, valamint a kezelésében lévő vagyontárgyak rendeltetésszerű használatáért az intézmény igazgatója a jogszabályban meghatározott módon felelős. 9
A költségvetés az intézmény gazdálkodásának alapvető dokumentuma. A költségvetés tartalmazza: - A bevételek előirányzatát és ennek bontását, alaptevékenység szerint; - A kiadások előirányzatát, bontását, alaptevékenység szerint; - A létszám és béradatokat. 11. Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalást csak az Intézet jóváhagyott költségvetésének kiadási előirányzatai terhére vállalhat az igazgató. Kötelezettségvállalásra az Intézet igazgatója írásban jogosult. III. AZ INTÉZET SZERVEZETE ÉS IRÁNYÍTÁSI RENDSZERE 1. Az Intézet fenntartója Budapest Főváros XI. Kerület Újbuda Önkormányzata. 2. Az Intézet irányító szervének neve és székhelye: Budapest Főváros XI. Kerület Újbuda Önkormányzata Székhelye: Budapest, 1111 Budapest, Bocskai út 39-41. Az Intézet vezetése Az Intézet vezetését és irányítását az igazgató látja el egyszemélyi felelős vezetőként. Az igazgató feladatát önállóan látja el, e minőségében csak a jogszabályoknak, az Alapító Okirat rendelkezéseinek és az Intézet fenntartója határozatainak van alávetve. 3. Az Intézet vezetőinek kinevezési rendje, munkáltatói jogok gyakorlása: Az Intézet igazgatói teendőinek ellátására pályázat útján Budapest Főváros XI. kerület Újbuda Önkormányzatának Képviselő-testülete ad határozott időre vezetői megbízást szakmai munkakör ellátása mellett. Amennyiben az intézet vezetésére kiírt pályázat nyertese nem rendelkezik az intézményben közalkalmazotti jogviszonnyal (munkakörrel), úgy kinevezéséről is a testület dönt. A Képviselő-testület hatáskörébe tartozik továbbá az igazgató felmentése, vezetői megbízásának visszavonása, fegyelmi eljárás megindítása, fegyelmi büntetés kiszabása. Előbbieken túlmenően a munkáltatói jogköröket a polgármester gyakorolja az igazgató felett. Az Intézet többi közalkalmazottja viszonylatában a munkáltatói jogokat az Intézet igazgatója gyakorolja, mint az intézmény egyszemélyi felelős vezetője. 1
IV. AZ INTÉZET SZERVEZETI EGYSÉGEI Az Intézet szervezeti felépítésének ábráját, valamint a létszámadatokat az SZMSZ 1. sz melléklete tartalmazza. 1. Igazgatóság (7 fő) igazgató művészeti vezető (társadalmi megbízatású) szakmai főreferens gazdasági vezető műszaki vezető vezetői asszisztens marketing referens 1.1 Intézet igazgatója Munkaidejét úgy köteles az intézményben eltölteni, hogy távollétében az intézmény zavartalan működése biztosított legyen. Jog- és hatásköre - az Intézet egyszemélyi felelős vezetője, aki a hatályos jogszabályok, a fenntartó és irányító szerv előírásai, valamint az intézményi szabályzatok keretei között önállóan és egyszemélyi felelősséggel irányítja az Intézmény valamennyi szervezeti egységét, és dönt az Intézetet érintő kérdésekben; - Új programok koncepciójának kialakítása, előkészítése, megvalósítása; - felügyeli az Intézet kulturális programtervét, költségvetését, a kommunikációs stratégiáját, gondoskodik ezek megvalósításáról; - felelős az intézmény szakmai munkájának megfelelőségéért, - felügyeli az Intézet éves munkatervét és pénzügyi tervét, melyeket tájékoztatásul megküld az irányítói jogokat gyakorló szervhez; - elkészíti az Intézmény SZMSZ-ét, felterjeszti jóváhagyásra az irányító szervhez; - elkészíti az Intézet beszámoló jelentéseit (szakmai és pénzügyi beszámoló) és megküldi jóváhagyásra Újbuda Önkormányzatának; - gyakorolja a munkáltatói jogokat az intézmény dolgozói tekintetében, - megállapítja az intézet munkarendjét, ügyvitelét, alkalmazottainak munkaköri feladatait; - gondoskodik az intézmény működéséhez szükséges szabályzatok elkészítéséről, felelős azok betartásáért és betartatásáért; - a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelően gazdálkodik és kötelezettségeket vállal, - irányítja, ellenőrzi és értékeli a közvetlen irányítása alá tartozó munkavállalók munkáját; - ellátja mindazon feladatokat, amelyekkel az irányítói jogokat gyakorló szerv megbízza, illetve amelyeket valamely jogszabály előír; - képviseli az intézetet a felettes és külső szerveknél, - 1
1.2 Művészeti vezető Feladata az intézmények művészeti arculatának kidolgozása, figyelembe véve egyrészről a meglévő tradicionális elemeket valamint az újkori kulturális elvárásokat. a művészeti színvonal folyamatos ellenőrzése grafikai arculat kidolgozása együttműködve a kommunikációs csoporttal a lokális valamint a KULTI által megrendezésre kerülő kerületi rendezvények koncepciójának kidolgozása aktív részvétel a művészeti tanács illetve az igazgatósági tanács munkájában 1.3 Szakmai főreferens A szakmai főreferens látja el a telephelyek szakmai munkájának felügyeletét, az igazgató valamint a művészeti vezető felé tartozik beszámolási kötelezettséggel. Program- és produkciós-szervezési feladatokat az Intézet kulturális és művészeti projektjei terén (fesztiválok, kulturális és művészeti események). Előadó-művészeti események, kiállítások, fesztiválok, kiemelt rendezvények előkészítését, szervezését és lebonyolítását a szakreferensek közreműködése mellett. Kapcsolattartást és koordinációs feladatok ellátását a közreműködőkkel, partnerekkel. Felügyeli a projektekhez kapcsolódó adminisztratív tevékenységeket (szerződések előkészítése, beszámolók, költségvetéstervek előkészítése). Felügyeli a programokhoz, eseményekhez kapcsolódó műsortervek időben történő összesítését. 1.4 Gazdasági vezető feladatköre: A 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet 11. -a alapján költségvetés tervezése, előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának végrehajtása, a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és a vagyon használatával, ezek védelmével összefüggő feladatok teljesítése, a pénzügyi, számviteli rend betartása. Az intézmény gazdaságos működésének, eszközei hatékony felhasználásának elősegítése, az ehhez szükséges gazdasági és műszaki feltételek megteremtése Az intézmény gazdasági, pénzügyi, számviteli és munkaügyi tevékenységének megszervezése, fejlesztése irányítása és ellenőrzése és nyomon követése Árképzés és kontrolling tevékenység irányítása, költségcsökkentések kezdeményezése és nyomon követése (elemzések, gazdasági tervek, esettanulmányok, projekt kontrolling) Az intézmény költségvetés-tervezetének, a törvényi és belső szabályzatok által előírt beszámolók és az információs jelentések elkészítése A pénzügyi rendszer működésének összehangolása az intézmény csoportjainak működésével A pénzügyi szabályzatok kidolgozása és betartásuk ellenőrzése (jogi és intézményi szabályozás megfelelőségek biztosítása) A tartozások behajtásáról és szállítói követelések teljesítéséről való gondoskodás. Javaslatot tesz a gazdasági csoport munkatársainak személyére vonatkozóan, vezeti, felügyeli a gazdasági csoport munkáját Folyamatos tájékoztatást nyújt az igazgató felé az intézet gazdasági helyzetéről. 1
A gazdasági vezető átmeneti vagy tartós akadályoztatása esetén a költségvetési szerve vezetője haladéktalanul köteles gondoskodni helyettesítésről, a gazdasági vezetői álláshely megüresedése esetén annak betöltéséről. 1.5 Az intézet műszaki vezetője - Az Intézet központjában és telephelyein a leltár alapján számba veszi az üzemeltetési szempontoknak megfelelően a rendelkezésre álló technikai berendezéseket. Javaslatot tesz az igazgatóság felé technikai berendezések felújítására, lecserélésére illetve selejtezésére. Írásban előkészíti az érdekeltségnövelő technikai eszközök lehetséges beszerzési forrásait, szakvéleménnyel ellátva A rendezvények részére nyújtott műszaki, rendészeti, tűzvédelmi, munkavédelmi szolgáltatások tervezése, végrehajtása és ellenőrzése, Az intézet biztonsági, általános gazdaságvédelmi, tűzvédelmi, polgári védelmi, katasztrófa-elhárítási, munkavédelmi feladatainak ellátása, kapcsolattartás az illetékes hatóságokkal és állami szervezetekkel, A vezetői döntéseket megalapozó műszaki vonatkozású elemzések, árfekvések készítése, Az üzemeltetéssel és a rendezvényekkel kapcsolatos műszaki, rendészeti, tűzvédelmi és munkavédelmi adminisztrációs tevékenység biztosítása. Az intézmény ingatlan- és eszközállományának gazdaságos, biztonságos, folyamatos és zavarmentes működtetése, a műszaki fenntartás biztosítása, a létesítmények, az üzemviteli berendezések, az energiaellátó hálózatok, valamint a szakmai feladatokat szolgáló technikai berendezések biztonságos üzemeltetése. Javaslatot tesz a műszaki és üzemeltetési csoport munkatársainak személyére vonatkozóan. A rendezvények részére nyújtott műszaki, rendészeti, tűzvédelmi, munkavédelmi szolgáltatások tervezése, végrehajtása és ellenőrzése A műszaki és üzemeltetési csoport munkatársait az aktuális feladatoknak megfelelően koordinálja, illetve a kiemelt rendezvényekre diszponálja. Javaslatot tesz kiemelt rendezvények esetén alkalmi szakemberek megbízására a feladatnak megfelelő létszám vonatkozásában. A műszaki vonatkozású anyagok valamint hygiéniai- és tisztítószerek beszerzésének ellenőrzése. 1.6 Vezetői asszisztens Munkáját az igazgató, a szakmai főreferens valamint a művészeti vezető mellett végzi, - az igazgatóság ügyviteli, adminisztratív tevékenységeit látja el. 2. Kommunikációs csoport (3 fő) a szakmai főreferens valamint a művészeti vezető irányítása alatt végzi munkáját munkatársak: marketing referens, közönségkapcsolati referens, reklám-propagandista A kommunikációs csoport feladatai: 1
Az intézmény kommunikációs, sajtó, marketing és PR tevékenységének szervezése és megvalósítása. A marketing- és szponzorációs tevékenység megszervezése; Közönségkapcsolati tevékenység bonyolítása; A külső és a belső kommunikációs rendszer kialakítása és működtetése; Javaslattétel a kommunikációs és marketing stratégiára; A marketing terv elkészítése és végrehajtása; Szoros kapcsolattartás a reklám-grafikai tervezőkkel, kivitelezőkkel; A grafikai és nyomdai anyagok ellenőrzése; Az intézmény honlapjai adatfrissítésének megszervezése, a kikerülő anyagok meghatározása; Az intézet on-line programajánlatának frissítése, működtetése; Az intézet központjában (1111 Szent Gellért tér 1-3.) folyamatos, személyes információs rendszer működtetésének biztosítása. Újbuda programjaira jegyiroda működtetése; Írott és elektronikus média foglalásokkal kapcsolatos előzetes tárgyalások lefolytatása, előkészítése, a szerződések előkészítése; Pályázati felhívások figyelése és azok közzététele; A pályázati tevékenység koordinációja, a pályázatok nyilvántartása, a projektek menedzselése, nyomon követése; A kerületi újság, a kerületi televízió és az intézet web felületei közötti szinergia megteremtése. 3. Közművelődési csoport (10 fő) -A szakmai főreferens valamint a művészeti vezető irányítása alatt végzi munkáját Munkatársak -Albertfalvi Közösségi Ház, Gazdagréti Közösségi Ház, Kelenvölgyi Közösségi Ház és Könyvtár, Őrmezei közösségi Ház, Bartók 32 Galéria, Karinthy Szalon szakmai referensei, könyvtáros, muzeológus, művészettörténész (Az egyes munkatársak részletes munkaköri leírását a melléklet tartalmazza.) A program- és rendezvényszervezési csoport feladata: - Közművelődési és közösségfejlesztő programok szervezési feladatainak ellátása; - A közművelődési események, tevékenységek szakmai, szervezési és lebonyolítási feladatainak ellátása; - Kapcsolattartás a közreműködőkkel, partnerekkel, szervezetekkel; - A szakmai feladatokhoz és a működéshez kapcsolódó adminisztratív tevékenységek elvégzése: felkérések és szerződések előkészítése, beszámolók, költségvetéstervek előkészítése; - A programokhoz, eseményekhez kapcsolódó kommunikációs anyagok előkészítése valamint továbbítás a kommunikációs csoport felé - képzőművészeti kiállítások szervezése, a kiállításhoz kapcsolódó szakmai feladatok - ellátása; - Színházi előadások befogadása, létrehozása; - Szakmai feladatokhoz és a működéshez kapcsolódó adminisztratív tevékenységek elvégzése: felkérések és szerződések előkészítése, beszámolók, költségvetéstervek előkészítése; 1
- Kapcsolattartás a közreműködőkkel, partnerekkel, szervezetekkel; - Kerület történetéhez/ történelméhez kötődő művelődéstörténeti kiállítások; - a Gyűjtemény muzeológiai tevékenységének ellátása; - a gyűjteményi állomány megóvása, fejlesztése, dokumentálása; - kiállítások, előadások, közösségi események szervezése és bonyolítása; - dokumentációs és múzeumpedagógiai tevékenység ellátása; - a Gyűjtemény működtetése és az ehhez kapcsolódó technikai adminisztratív feladatok ellátása; - a szakmai feladatokhoz és a működéshez kapcsolódó adminisztratív tevékenységek elvégzése: felkérések és szerződések előkészítése, beszámolók, költségvetéstervek előkészítése; - Kapcsolattartás a közreműködőkkel, partnerekkel, szervezetekkel; - A meglévő könyvtári állomány rendelkezésre bocsátása a lakosság számára, megőrzése, védelme. Könyvtári szolgáltatások biztosítása, könyvtári állomány fejlesztése. 4. Gazdasági csoport (2 fő) - gazdasági vezető irányítása alatt végzi munkáját Munkatársak: könyvelő, pénztáros, (Az egyes munkatársak részletes munkaköri leírását a melléklet tartalmazza.) A Gazdasági csoport munkáját a Gazdasági vezető vezeti, aki közvetlen munkahelyi vezetőként látja el a Gazdasági Csoport valamint a Műszaki és Üzemeltetési Csoport munkavállalóinak vezetését és irányítását. A Gazdasági Csoport feladatai Pénzügyi, számviteli és munkaügyi folyamatokat betartja és fenntartja, a működés pénzügyi-számviteli és munkaügyi adminisztratív feltételeit biztosítja; Gondoskodik a bizonylati és számviteli fegyelem betartásáról; Gondoskodik a pénzügyi- bizonylati, leltári és vagyonvédelmi fegyelem megtartásáról; Elkészíti a jogszabályi és egyéb előírás alapján szükséges időszaki jelentéseket külső és belső felhasználók számára. Adóügyek intézése, a hatósági kapcsolattartás felügyelete, kapcsolódó teljes körű adminisztráció; Nyilvántartja az intézmény bélyegzőit és ellenőrzi szabályos használatukat; Gondoskodik a házipénztár működéséről ; A vezetői döntéseket megalapozó elemzéseket, kimutatásokat készít. 5. A Műszaki és üzemeltetési csoport (9,5 fő) - műszaki vezető irányítása alatt végzi munkáját munkatársak: technikus, gondnok, takarító 1
Műszaki és üzemeltetési csoport feladata: - Az intézet telephelyein biztosítják a zavartalan műszaki hátteret, az üzemeltetés technikai biztonságának fenntartását. - A csoport szakmai körébe eső kisebb műszaki meghibásodások elhárítása. - Technikai berendezéseket igénylő programok előkészítése és lebonyolítása. - A telephelyek folyamatos minőségi igényeket kielégítő karbantartása, takarítása. - Az üzemeltetéshez szükséges irodai, műszaki, higiéniai- és tisztítószerek beszerzése. V. A KÖLTSÉGVETÉSI SZERV MŰKÖDÉSI RENDJE 1. Az Intézeti jogviszony és munkarend Az Intézet munkavállalóinak jogviszonyával és a munkarenddel kapcsolatos szabályokat, a Közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény és annak a végrehajtására kiadott ágazati szintű 150/1992. Kormányrendelet, a 2/1993. évi MKM rendelet és az 1992. évi XXII. Törvény, a Munkatörvénykönyv általános szabálya tartalmazza. A közalkalmazottak foglalkoztatási, illetményi és jövedelmi viszonyát, munkafeltételeit a Kjt. és végrehajtási rendelete valamint az éves költségvetési törvény és a helyi önkormányzati rendeletek határozzák meg. A közalkalmazottak egyenlőtlen munkaidő-beosztással, a programokhoz igazodóan dolgoznak. A munkaidő beosztásokat, amelyet a szakmai referensek készítenek, annak megkezdése előtt legalább egy héttel korábban és egy hétre előre kell az alkalmazottakkal közölni. A munkaidő heti 40 óra. A dolgozók két műszakban illetve ettől eltérő munkarendben dolgozhatnak, a programokhoz, rendezvényekhez igazodva. A szervezeti egységeken belüli munkaköröket a szakmai igények és feladatok függvényében az igazgató határozza meg az irányítási jogokat gyakorló szerv által meghatározott létszámkereten belül (31,5 fő). 2. Munkaviszony létrejötte Az alkalmazottak esetében a belépéskor kinevezéssel kell meghatározni, hogy az alkalmazott milyen munkakörben, milyen beosztásban, milyen feltételekkel és milyen mértékű bérrel foglalkoztatja a költségvetési szerv. A dolgozót tájékoztatni kell az alkalmazási körülményeiről. Az intézet megbízási szerződést köthet saját dolgozójával munkakörén kívül eső feladatra, határozott időre. 3. Az Intézet munkavállalóinak feladat- és hatásköre Az Intézet munkavállalóinak hatáskörét, feladatait, felelősségét az igazgató határozza meg. Személyre szólóan kiadott munkaköri leírás tartalmazza az alkalmazott feladatait, hatáskörét, szervezeti egységen belül elfoglalt helyét, felelősségét. Az Intézet valamennyi vezetője saját működési területén felelős: az alárendelt szervezeti egység munkájáért, tevékenységi körébe tartozó feladatok ellátásáért, a hatályos jogszabályok és a belső utasítások előírásainak betartásáért, 1
az Intézet vagyonának, eszközállományának rendeltetésszerű használatáért, a biztonsági, a munka- és a tűzvédelmi utasítások, valamint a munkafegyelem követelményeinek betartásáért, a szervezeti egység dolgozói által végzett munkák határidőinek betartásáért. Az Intézet valamennyi dolgozójának kötelessége saját munkaterületén: elősegíteni az Intézeti célok maradéktalan és törvényes teljesítését, a jogszabályokban, belső szabályzatokban és utasításokban előírt feladatokat előírás szerint végrehajtani, azok végrehajtását elősegíteni és ellenőrizni, munkaterületén a törvényességet betartani, munkakörével járó ellenőrzési feladatokat folyamatosan és következetesen ellátni, a társasági vagyon és eszközök megóvását előmozdítani, a baleset vagy anyagi kár megelőzése (megszüntetése) érdekében intézkedni, vagy erre az illetékesek figyelmét felhívni, munkahelyén az előírt időpontban munkára képes állapotban megjelenni, munkaidejét beosztásának megfelelő, hatékony munkavégzéssel tölteni, a felettese által kiadott munkát haladéktalanul megkezdeni, a vonatkozó jogszabályoknak és utasításoknak megfelelően határidőre végrehajtani és tevékenységéről felettesének beszámolni, a rendelkezésre bocsátott munkaeszközöket, felszereléseket gondosan megőrizni, az anyagokat pedig takarékosan kezelni. 4. Szabadság kivételére vonatkozó szabályok Az éves rendes és rendkívüli szabadság kivételéhez előzetesen a munkahelyi vezetőkkel egyeztetett tervet kell készíteni a tárgyév január 31-ig. A terv készítéséért az igazgató felel. Az éves rendes, a tanulmányi, a rendkívüli és fizetés nélküli engedélyezésére minden esetben a vezető jogosult. A költségvetési szerv működését figyelembe véve a szabadság háromnegyedét a nyári időszakban június-szeptember között kötelezően ki kell venni. Az éves rendes szabadság mértékét a Kjt valamint a Munka Törvénykönyv előírásai alapján kell megállapítani. A dolgozók által igénybe vett szabadságról nyilvántartást kell vezetni. 5. Továbbképzéssel kapcsolatos szabályok A közalkalmazottak továbbképzését az 1997. évi CXL. Tvr. és az 1/2000. sz. NKÖM rendelet szabályozza. A szakmai munkakörben foglalkoztatott dolgozónak hét évente kötelező legalább 120 órás tanfolyamon részt vennie szakmai fejlődése érdekében. Az intézmény hétévente továbbképzési tervet készít. A képzések fedezetét (tandíj, oktatási segédanyag, utazás, helyettesítés) az állami és az önkormányzati támogatás biztosítja. A gazdasági vezető évente köteles a belső kontroll rendszerek témakörben a pénzügyminisztérium által meghatározott továbbképzésen részt venni. 6. Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség A 2007. évi CLII tv. 3. és 4. előírásai szerint vagyonnyilatkozat tételre kötelezett személyek az Újbudai Kulturális Intézet vezetői közül azok, akiknek az előirányzat felett diszponálási joguk van. (igazgató, gazdasági vezető) 1
7. Képviseleti jog Az Intézetet az igazgató önállóan képviseli. A kizárólag az egyes telephelyeket érintő kérdésekben az Intézetet az irányító és felügyeleti szerveknél az igazgató által adott eseti meghatalmazás birtokában szakmai referensei önállóan is képviselhetik (ide nem értve a kötelezettségvállalást), azonban minden esetben előzetes egyeztetéssel és utólagos beszámolási kötelezettséggel tartoznak az igazgató felé. 8. Helyettesítés rendje Az Újbudai Kulturális Intézet folyamatos munkáját a dolgozók időleges vagy tartós távolléte nem akadályozhatja. A zökkenőmentes munkavégzés érdekében a helyettesítés rendjét ki kell alakítani. Az igazgatót annak távolléte vagy akadályoztatása esetén a szakmai főreferens a gazdasági vezetővel együtt helyettesíti. A helyettesítés nem terjed ki a munkáltatói jogok gyakorlására. A szakmai főreferens valamint a gazdasági vezető távolléte vagy akadályoztatása esetére köteles helyettesét kijelölni. A műszaki vezető átmeneti távolléte esetében munkájának helyettesítését az épület fenntartási ügyekben a gondnok, hangtechnikai ügyekben a hangtechnikus látja el. A helyettesítéssel kapcsolatos, egyes dolgozókra vonatkozó konkrét feladatokat a munkaköri leírásaikban kell rögzíteni. Elszámolási kötelezettségű munkakörben dolgozó helyettesítése esetén a munkakör átadását leltározással kell egybekötni. 9. Munkakörök átadása Az Újbudai Kulturális Intézet vezető állású dolgozói, valamint az igazgató által kijelölt dolgozók munkakörének átadásáról, illetve átvételéről személyi változás esetén jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: Átadás-átvétel időpontját Folyamatban lévő ügyeket Esetleges eszközök listáját Észrevételeket az átadó-átvevő részéről Jelenlévők aláírását Az átadás-átvételi eljárást a személyi változásokat követően legkésőbb 15 munkanapon belül le kell bonyolítani. Az eljárás bonyolításáról a munkakör szerinti felettes vezető gondoskodik. 10. Bankszámla feletti rendelkezés: Az Intézmény bankszámlája felett rendelkezési joga az igazgatónak a gazdasági vezetővel együttesen van. Az igazgató távolléte esetén a szakmai főreferens és a gazdasági vezető együttesen rendelkeznek a bankszámla felett rendelkezési joggal. 1
11. Utalványozási és ellenjegyzési jog Utalványozásra az intézetben az igazgató jogosult. Távolléte vagy akadályoztatása esetén a szakmai főreferensnek van utalványozási joga. Az utalványozás csak a vonatkozó okmányra vezetett vagy külön írásbeli rendelkezés útján történhet. Az utalványozott kiadásokon a felhasználó munkatárs ellenjegyző igazolása kell, hogy szerepeljen. Az utalványozáshoz a gazdasági vezető ellenjegyzésére van szükség. A gazdasági vezető köteles meggyőződni az ellenjegyzés előtt, hogy a kötelezettségvállaláshoz a szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e. Az utalványozásra jogosult saját számlát nem igazolhat, magának nem utalványozhat. 12. Belső ellenőrzés Az Újbudai Kulturális Intézet belső ellenőrzésének megszervezéséért, a belső ellenőrzés kialakításáért az igazgató felelős. Az igazgató felelős a független, külső személy alkalmazásáért. A belső ellenőrzés külső erőforrás bevonásával történik. Feladata a költségvetési szerv működésében pénzügyi, számviteli, szakmai törvények, rendeletek, szabályozások és előírások betartásának ellenőrzése. Az ellenőrzések megállapításait tartalmazó jegyzőkönyvet az ellenőrzést követő három munkanapon belül elkészíti és továbbítja az igazgató részére. 13.Az Újbudai Kulturális Intézet és telephelyeinek zászlózása Az intézet és telephelyeinek épületét felirattal és nemzetiszínű lobogóval kell ellátni. Ünnepek alkalmával az épület előtti zászlórudakra a nemzeti színű és az Európai Unió zászlaját kell felhúzni. VI. Az Újbudai Kulturális Intézet tevékenységét segítő testületek, közösségek Az Újbudai Kulturális Intézet magas színvonalú szakmai, művészeti munkája valamint a racionális gazdálkodás érdekében szükséges a rendszeres tájékozódás, amelyet az általa létrehozott fórumok biztosítanak. - Vezetői értekezlet - Művészeti tanács - Telephelyek szakmai referenseinek munkaértekezlete Vezetői értekezlet Az igazgató szükség szerint, de legalább havonta egy alkalommal vezetői értekezletet tart. A vezetői értekezleten részt vesz a szakmai főreferens, a gazdasági vezető, a műszaki vezető és a vezetői asszisztens. Célja: Tájékozódás a belső szervezeti egységek munkájáról 1
Folyamatban lévő projektekről, aktuális feladatok elvégzéséről Információ csere Művészeti tanács A tanács tagjai: igazgató, gazdasági vezető, társadalmi megbízatású művészeti vezető, marketing referens valamint a témában (zene-, színház-, képző, iparművészet) érintett meghívott művész. Az Újbudai Kulturális Intézet telephelyein (vagy más egyéb helyszínen) tervezett színházi-, zenei-, képző- illetve iparművészeti rendezvénysorozatok, nagyrendezvényekkel illetve lokális rendezvényekkel kapcsolatos projekt tervek kidolgozására irányuló megbeszélések. Telephelyek szakmai referenseinek munkaértekezlete Minden héten egy alkalommal az igazgató hívja össze és vezeti az értekezletet. Célja: Tájékozódás az egyes telephelyek elmúlt rendezvényeiről, programjairól. Ezek szakmai értékelése, elemzése, a minőség javítására vonatkozó javaslatok megfogalmazása. Az igazgató értékeli a programokat, a munkaterv teljesítését, ismerteti az intézet működésével összefüggő új terveket, a működését meghatározó jogszabályokat valamint a következő időszak feladatait. 1. Hatályba lépés VII. Záró rendelkezés Az SZMSZ jóváhagyására a Budapest Főváros XI. kerület Újbuda Önkormányzata jogosult, mint iránytó szerv (2011. évi CXCV. tv. 9. (1) bekezdés e) pont). Jelen SZMSZ hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 2011. szeptember 20. napján 209/KB/2011.(IX.20.) határozattal jóváhagyott Szervezeti és Működési Szabályzat. Az SZMSZ mellékleteinek naprakész állapotban tartásáról az intézet igazgatója gondoskodik. 2. A Szervezeti és Működési Szabályzat közzététele A szabályzat 4 db papíralapú és 2 db CD formátumú nyomtatott példányban készült. Elhelyezése: Papíralapú példányok: 1 db irattár, 1 db gazdasági iroda 1 db szakmai főreferens 1 db Polgármesteri Hivatal CD formátumú példányok: 1 db irattár, 1 db Polgármesteri Hivatal. A Szervezeti és Működési Szabályzatot az intézet honlapján a közérdekű adatok menüpont alatt nyilvánosságra kell hozni. A nyilvánosságra hozatal felelőse az igazgató, határideje az elfogadást követő 30 nap. 2