A MAGYAR CURLING SZÖVETSÉG HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSI SZABÁLYZATA SZABÁLYZATA Készült: Előterjesztve: Elfogadva: 2009. szeptember 10-én 2009. szeptember 24-i elnökségi ülésre 2009. szeptember 24-i elnökségi ülésen
A Szövetség házipénztárát úgy kell kialakítani és elhelyezni, hogy a pénzmegőrzés és tárolás az előírt biztonsági követelményeknek megfeleljen, illetve a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok ellátását úgy kell szabályozni, hogy a tulajdon védelme teljes körűen biztosítva legyen. A fentiek és a számvitelről szóló jogszabály előírásainak betartása érekében a házipénztár kezelését az alábbiak szerint szabályozzuk: A pénzkezelés rendjéért a Gazdasági Vezető felel, amennyiben ez a tisztség nincs betöltve, akkor a Főtitkár. A felelősség kiterjed a házipénztár jogszabályi előírásoknak megfelelő működésére, az elszámolási és nyilvántartási rendjének kialakítására, valamint ezek betartásának rendszeres ellenőrzésére. A pénzkezeléssel foglalkozó dolgozókkal ismertetni kell a szabályzatot, tudomásukra kell hozni, hogy a rendelkezések megszegéséért felelősséggel tartoznak. A készpénzforgalmat a házipénztár biztosítja. 1. Általános kezelési szabályok A pénztáros (hiányában a Főtitkár) a házipénztárban köteles kezelni a számlavezető banktól készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett összegeket. A házipénztárban idegen pénzt vagy értéket csak a Főtitkár külön engedélyével szabad tartani. Idegen pénzt vagy értéket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. Készpénzállomány: 1.1. A pénztárzárlat után a házipénztár készpénzállománya nem haladhatja meg az 500.000 Ft-ot, ezen felüli összeget csak a Főtitkár engedélyezhet. 1.2. A megállapított kereten felüli összeget - ha szükséges naponta is - be kell fizetni az elszámolási betétszámlára. Fenti pénztárkeretbe nem számítanak bele az előző napon felvett és a következő napon kifizetésre kerülő munkabérek. 1.3. A működéshez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására, a pénzmegőrzés és tárolás előírt követelményeinek betartására biztonságos tárolási lehetőséget kell biztosítani. 1.4. A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. 1.5. Nem fogadható el olyan bankjegy vagy érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás következtében vesztett súlyából vagy sérült meg. 1.6. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, ill. érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania. A befizetőt jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt. Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen - bankjegy esetén - fel kell tüntetni annak sorozatát és sorszámát. A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a banknak. A bank a lefolytatott vizsgálat eredményéről a társaságot és a befizetőt tájékoztatja. 2
2. A pénz kezelésével kapcsolatos feladatok A Főtitkár a pénztárosi munkával összefüggő teendők ellátására arra alkalmas büntetlen előéletű - erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkező - személyeket: pénztárost, pénztáros helyettest és pénztár ellenőrt bízhat meg. 2.1. Pénztáros és helyettese 2.1.1. Nem lehet pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. A pénztáros az utalványozóval és a pénztári ellenőrrel azonos személy nem lehet. Összeférhetetlen továbbá, ha a pénztáros és/vagy a pénztáros helyettes a pénztárellenőrrel és/vagy az utalványozóval közeli hozzátartozói kapcsolatban van egymással. 2.1.2. A házi pénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni. 2.1.3. A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A pénztáros megbízható még egyéb értékek (pl. bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok stb.), továbbá a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és megőrzésével is. 2.1.4. A pénztáros az utalványozóval és a pénztári ellenőrrel azonos személy nem lehet, a pénztári ellenőrzés feladatát a Gazdasági Vezető (hiányában a Főtitkár) láthatja el. 2.1.5. Két vagy több személy egy időben, közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. 2.1.6. A pénztáros helyettesítése egyedi módon történik, mivel a pénztáros szabadságolása idején pénztár nem működik. Az esetleges kiadások fedezésére a pénztáros az irodavezetőnek 50.000 Ft-ot ad előleg címén. A pénztáros szabadságát úgy határozzák meg, hogy a szabadság idejével a szolgáltatási díjak, és a munkabér kifizetések, valamint a pénztári zárlat nem eshet egybe. 2.2 Pénztári ellenőr 2.2.1. A pénztári ellenőr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése. 2.2.2. A bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzését mindig a kifizetés előtt kell elvégezni. 2.2.3. A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagosan történik. 2.2.4. A pénztári ellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, számadásokat kézjegyével ellátni. 2.3. Utalványozás 2.3.1. A pénztárból kifizetéseket csak előzetes utalványozás után teljesíthet a pénztáros. 3
2.3.2. Az utalványozók azok a személyek, akik a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését vagy elszámolását elrendelhetik. 2.3.3. Az Elnök illetve a Főtitkár a banki ki és befizetések, utalások esetén egy személyben utalványozhat. 2.3.4. Ha az Elnök vagy a Főtitkár nincs jelen, akkor a bankszámla feletti rendelkezéshez két arra az Elnökség által előzetesen meghatározott személy (lehetőség szerint 2 Elnökségi Tag) aláírása szükséges, a banknál bejelentett módon. 2.3.5. Pénztári ki- és befizetéseknél utalványozó egy személyben a főtitkár. Utalványozásra jogosult még - csak a főtitkár részére történő kifizetések esetén - a gazdasági vezető. 2.3.6. Az utalványozók felelősek: - az utalványozás indokoltságáért, - az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve a forint összegének szükségességéért, - az utalványozási bizonylat szabályos kitöltéséért. 3. Házipénztár kialakítása és működtetése, pénzmegőrzés és tárolás 3.1. A házipénztárnak lehetőség szerint külön helyiséget kell biztosítani. 3.2. A pénztárban lévő készpénz megőrzéséről páncélszekrényben (vagy más biztonságos módon) való tárolással kell gondoskodni. A pénztári kulcsokról a Gazdasági vezetőnek olyan nyilvántartást kell vezetnie, melyből bármikor megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak. A kulcsok átvételét az átvevő aláírásával igazolja. 3.3. Ha a pénztári kulcs eltörik, vagy elveszik, azt a pénztáros köteles haladéktalanul jelenteni a Gazdasági Vezetőnek, aki a szükséges intézkedést megteszi. 3.4. A pénztári kulcsok másodpéldányát a Szövetség Gazdasági Vezetője (hiányában a Főtitkár), az eredeti kulcskezelők által lepecsételt és aláírt zárt borítékban köteles biztonságosan megőrizni. 3.5. Tilos a páncélszekrény eredeti és másolati kulcsát olyan helyen tartani, hogy az illetéktelen személy kezébe kerülhessen. Amennyiben a pénztáros betegség, vagy bármely más ok miatt munkahelyétől távol marad, köteles a pénztári kulcsokat lezárt borítékban a Gazdasági vezetőhöz eljuttatni. Ilyen esetben a Gazdasági vezető a pénz számbavétele és esetleges átadása iránt intézkedni köteles. A házipénztár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni 3.6. Ha a pénztáros munkahelyét - akár csak rövid időre is - elhagyja, köteles a páncélszekrényt bezárni, a kulcsot magánál tartani. 4. A pénzszállítás szabályai és egyéb rendelkezések 4.1. A pénznek a kifizetőhelyre történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni: 500.000 Ft-ig 1 fő 500.000-1.000.000 Ft-ig 2 fő 1.000.000-5.000.000 Ft-ig 3 fő 5.000.000 Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani. 4
4.2 Riasztó jelzést adó pénzszállító táska használatánál: 2.000.000 Ft-ig 1 fő 2.000.000-5.000.000 Ft-ig 2 fő 5.000.000 Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani. 4.3. A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A pénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelőssége addig tart, amíg a készpénzt a házipénztárban, ill. bankban, vagy a jogosult címzettnek át nem adják. 5. Pénztári nyilvántartások vezetése 5.1. Pénztári nyilvántartások vezetésének általános szabályai 5.1.1. A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük sorrendjében pénztárjelentésbe kell feljegyeznie. 5.1.2. A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványt kell alkalmazni, és a használatba vett tömböket a Gazdasági Vezetővel hitelesíttetni kell. A pénztári nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét feltüntető és el nem távolítható jellel meg kell jelölni. 5.1.3. A pénztári órák befejeztével pénztárzárást kell készíteni. Ha a pénztári befizetés és kifizetés együttes napi tételszáma a 1 0 db-ot nem haladja meg és az együttes összeg az 500.000 Ft-ot, akkor elegendő a pénztárzárást 10 naponta egy alkalommal elvégezni. 5.1.4. Pénztárzáráskor meg kell állapítani a pénztárban lévő készpénzállományt, és címletenkénti bontásban rögzíteni kell a záró pénzkészletet. A pénztárosnak a záró pénzkészlet helyességét aláírásával igazolnia kell a pénztárjelentésen, melynek tényét a pénztári ellenőr ugyancsak aláírásával köteles igazolni. Az üresen maradt sorokat a pénztárjelentésen át kell húzni. 5.1.5. Ha a záró pénzkészlet egyeztetésekor eltérés mutatkozik, még a pénztárzárás során fel kell deríteni annak okát, és aznap rendezni kell. Amennyiben hiány mutatkozik, a pénztárosnak azt be kell fizetnie, amennyiben pedig többlet, akkor azt be kell vételezni. Mindkét esetben jegyzőkönyvet kell felvenni. 5.1.6. Ha a pénztárost bármilyen okból helyettesíteni kell, vagy ha a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztárzárlat után a pénzt, értékeket, bizonylatokat és nyilvántartásokat át kell adni a pénztáros helyettesnek vagy az új pénztárosnak, aki az átvétel alkalmával azok helyességéről köteles meggyőződni. A pénztárzárlatnál, valamint a pénztár átadásnál az átadónak, átvevőnek és az ellenőrnek jelen kell lenni. Az átadó akadályoztatása esetén a gazdasági vezetőnek kell jelen lenni az átadásnál. 5.1.7. A pénztárzárlatnál, valamint az átadásnál jegyzőkönyvet kell készíteni. 5.2. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása 5.2..1. A befizetésekről és kifizetésekről szabvány bizonylatot kell kiállítani. 5.2.2. A bizonylattömbök szigorú számadású nyomtatványok, tehát ennek megfelelően kell nyilvántartani. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni. 5
5.2.3. A pénztáros a be- és kifizetések sorrendjében dekádonként sorszámmal köteles a bizonylatokat ellátni. Ezt a számot kell a pénztárjelentésben szerepeltetni. 5.2.4. A bevételi (amennyiben szükséges) és a kiadási bizonylathoz minden esetben csatolni kell az utalványozott alapbizonylatot. Kifizetésre utalványozás nélküli összeg nem kerülhet. 5.2.5. A pénztárbizonylatokat értelemszerűen, tintával kell kitölteni, (számmal és betűvel is kiírni az összeget) az üres sorokat kihúzni. Egy bizonylatra csak annyi tétel kerülhet, ahány sor azon szerepel. Ha több tétel kerül kifizetésre, az alapbizonylatokat összesíteni kell. 5.2.6. Pénztárbizonylaton a mellékletek számát minden esetben fel kell tüntetni. 5.2.7. A kifizetést a pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevő teljes nevének kiírásával igazolja. 5..2.8. A pénztárban ideiglenes jelleggel sem lehet elismerendő nyugta (úgynevezett bón). 5.2.9. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a pénztáros köteles külön nyilvántartást vezetni, és a kiadási bizonylat szövegrovatában hivatkozni kell a nyilvántartási számra. 5.2.10. A bevételezési bizonylatot 3 példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a befizetőé, a harmadik pedig a tömbben marad. 5.2.11. A kiadási bizonylatot 2 példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a tömbben marad. Mindkét bizonylatról kiállított tömböket a pénztáros őrzi. 5.3. Munkabér-kifizetés 5.3.1. A munkabérek kifizetése általános esetben banki átutalással történik. 5.3.2. Ha a dolgozó a bérfizetés napján távol van és munkabérének felvételére meghatalmazást nem adott, vagy előzetesen munkabérét nem vette fel, a vele történt megállapodás alapján, a részére járó összeget el kell küldeni lakáscímére. A postai feladóvevényt a fizetési jegyzékhez kell csatolni. A bérfizetési jegyzékben, a pénz átvételének elismerésére szolgáló helyen fel kell tüntetni, ha a munkabért postán (postautalványon) küldték el. 5.3.3. A dolgozónak járó (nettó) munkabért teljes összegében a bérfizetés napján a pénztárnak kiadásba kell helyeznie. 5.3.4. A dolgozók által fel nem vett, ill. a részükre postán el nem küldött munkabéreket a bérfizetés napját követő második munkanapon kell a pénztárosnak a pénztárba visszavételezni. 5.4. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 5.4.1. Pénzt elszámolásra csak az alábbi célokra lehet kiadni: - beszerzésre, - szolgáltatás igénybevételére, 6
- kiküldetési költségre, - jóléti elszámolásra, - kisebb kiadásokra (reprezentációs köbség, postaköltség stb.), - vám, illeték kifizetésre, - egyéb, nem átutalással történő kötelezettségek teljesítése. 5.4.2. Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. 5.4.3. Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az arra feljogosított személyek utalványozása, és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve. 5.4.4. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására kikötött véghatáridő még nem érkezett el. 5.4.5. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szemben beszámítani. 5.4.6. Újabb összeget elszámolásra kiutalni csak akkor lehet, ha az elszámolásra kiadott összegeket nyilvántartó személy igazalja, hogy a pénz felvevőjének elszámolatlan tétele nincs. 5.4.7. Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia: - a pénzt felvevő dolgozó neve, - a pénz felvételének időpontja, - a kiadási pénztárbizonylat száma, a felvétel jogcíme (anyagvásárlás, üzemanyagköltség stb.), - az elszámolásra felvett összeg, - az elszámolás határideje, - az elszámolás tényleges időpontja, - a ténylegesen felhasznált összeg, - a bevételi bizonylat sorszáma. 5.4.8. Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött véghatáridőig nem számol el, a nyilvántartás vezetője köteles erről a gazdasági vezetőt haladék nélkül értesíteni. 5.5. Szigorú számadású nyomtatványok 5.5.1. Szigorú számadású nyomtatványokat nyilvántartásba kell venni: - pénztárjelentés, - kiadási pénztárbizonylat tömbök, - készpénzfelvételi utalványok füzete - bevételezési pénztárbizonylat tömbök. 5.5.2. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a tömbök sorszámát, az igénybevétel és leadás dátumát, valamint az igénybevevő aláírását. 5.5.3. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a csekk sorszámát, a pénzfelvétel jogcímét (munkabér, vegyes stb.) összegét, az utalványozók aláírását, felvétel dátumát, a banki terhelés keltét és a pénzfelvevő aláírását. 5.5.4. Az elrontott bizonylatokat és csekkeket minden esetben át kell húzni, és rá kell vezetni RONTOTT" feliratot. 7
5.6. A valutakezelés és nyilvántartás rendje 5.6.1. Szövetségünk valutapénztárral rendelkezik. 5.6.2. Külföldi kiküldetéshez szükséges valutát a pénztáros igényli meg a pénzintézettől az általuk rendszeresített formanyomtatványon. 5.6.3. Az átvett valutáról számítógépes nyilvántartást vezet. 5.6.4. A kiküldöttekkel aláíratja a valuta átvételét. 5.6.5. A kiküldetést teljesítők az átvett valutát elszámolási kötelezettség mellett kapják. 5.6.6. A kiküldetés teljesítése után a kiküldöttnek a fel nem használt valutát nyolc munkanapon belül vissza kell fizetnie a házipénztárba. 5.6.7. A pénztáros a bevételezett valutát 3 napon belül visszafizeti annak a pénzintézetnek a pénztárába, amelyből azt korábban átvette. 6. Záradék Jelen szabályzatot a Magyar Curling Szövetség Elnöksége 7/2009.09.24. sz. határozatával elfogadta és 2009. szeptember 24. napjával hatályba léptette. Studniczky Ferenc elnök 8