Apor Vilmos Katolikus Fıiskola Gazdálkodási szabályzat Az AVKF szervezeti és mőködési szabályzatának V.3.20.sz. melléklete Vác, 2008 1
Az Apor Vilmos Katolikus Fıiskola (továbbiakban: Fıiskola) a hatályos egyházi és állami jogszabályok figyelembevételével az alábbi Gazdálkodási Szabályzatot alkotja: 1. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a Fıiskola valamennyi szervezeti egységére, valamint a Fıiskolával alkalmazotti, munkavégzésre vagy egyházi szolgálatra irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre, továbbá a hallgatókra. 2. Fogalmak és értelmezı rendelkezések Jelen szabályzat alkalmazásában az egyes fogalmak jelentése a következı: (1) Gazdálkodás, gazdálkodási tevékenység: a Fıiskola rendelkezésére álló bevételek és kiadások ésszerő, hatékony, feladatarányos megtervezése, a költségvetés megtervezése, végrehajtásának megszervezése és lebonyolítása. Továbbá a ráfordítások minısítése, szükségességének vizsgálata, ellenırzése, és a rendelkezésre álló javak hatékony, rendeltetésszerő mőködtetése, a Fıiskola vagyonának megırzése és gyarapítása. (2) Alaptevékenység: a Fıiskola Alapító Okiratában feladatvégzési és ellátási kötelezettséggel végzett oktatási és kutatási tevékenység. (3) Vállalkozási tevékenység: az alaptevékenység ellátásának veszélyeztetése nélkül, nyereségszerzés céljából, ellenérték fejében üzletszerően végzett tevékenység, amely lehet az alaptevékenységhez kapcsolódó és nem kapcsolódó tevékenység. (4) Aláírási és kiadmányozási jog: a jogosult illetékességi körén belül az intézkedés (döntés, véleménynyilvánítás, szabályozás) meghozatala, a dokumentum kiadásának és az ügyirat irattárba helyezésének joga. (5) Kötelezettségvállalás: minden olyan jognyilatkozat, amelybıl a Fıiskola terhére fizetési, számlázási, munkavégzési, foglalkoztatási vagy egyéb kötelezettség keletkezik, különösen: - megbízás - megrendelés - megrendelés visszaigazolás - szállítási és vállalkozási szerzıdés - bérleti szerzıdés - közérdekő célú kötelezettségvállalás - kiküldetés elrendelése - programfinanszírozási szerzıdés - munkaviszonyt létrehozó, módosító, megszüntetı jognyilatkozat 2
- támogatási szerzıdés - pályázati szerzıdés. (6) Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. (7) Ellenjegyzés: az aláírás valódiságának, a fedezet meglétének, a kötelezettségvállalás vagy utalványozás szabályszerőségének vizsgálata. (8) Költségvetés (gazdálkodási terv): a Fıiskola tervezett bevételeit és kiadásait, azok jogcíme, forrása és felhasználási módja szerinti bontásban tartalmazó, gazdálkodási évre vonatkozó pénzügyi elıirányzat. (9) Gazdálkodási keret: meghatározott célra és meghatározott forrásból, a költségvetésben elkülönítetten rendelkezésre álló pénzösszeg. (10) Decentralizált keret: a gazdálkodási keret azon része, mely felett meghatározott fıiskolai szervek önállóan jogosultak dönteni. (11) Gazdálkodási Információs Rendszer (GIR): a Fıiskola gazdasági eseményeit teljeskörően tartalmazó nyilvántartás. (12) Állami támogatás: az állami költségvetés elıirányzatai alapján folyósított pénzeszköz. (13)Egyházi támogatás: az egyházi költségvetés elıirányzatai alapján folyósított pénzeszköz. (14) Pályázati bevételek: minden olyan bevétel, melyet a Fıiskola pályázat benyújtásával nyert el. (15) Alaptevékenység bevétele: minden olyan bevétel, melyet a Fıiskola az alaptevékenységének gyakorlása során szerez. (16) Vállalkozási tevékenység bevétele: minden olyan bevétel, amely vállalkozási tevékenységbıl származik. (17) Jelentıs eltérés: az összes bevétel 10 százalékát meghaladó összeg. (18) Személyi bérkiegészítés: a munkáltatói jogkör gyakorlója által személyre szólóan, egyedi elbírálás alapján adható bérkiegészítés, erre a célra elkülönített keretbıl. 3. Gazdálkodási alapelvek (1) A Fıiskola a Fenntartó és a Szenátus által jóváhagyott költségvetés alapján gazdálkodik. 3
(2) Alaptevékenységét a költségvetésben rögzített keretek között, a rendelkezésére álló egyházi és állami támogatás által meghatározott terjedelemben és minıségben végzi. (3) Támogatást meghaladó kiadásai csak saját bevételébıl lehetnek. A támogatást meghaladó összegre, illetve a még nem teljesült bevétel terhére indokolt esetben kötelezettséget vállalni a tartalék keret terhére lehet. (4) A Fıiskola minden bevétele és kiadása a költségvetés részét képezi. (5) A Fıiskola bevételi és kiadási elıirányzatai év közben saját hatáskörben módosíthatók, ha a módosítás a bevételi, kiadási fıösszegben nem eredményez jelentıs eltérést, az érintett fıiskolai szervezetek egyetértésével, továbbá ha a bevétel vagy a kiadás, vállalkozási tevékenységet érint, és nem keletkeztet pénzügyi hiányt. (6) A költségvetés évközi módosításait az év végi gazdasági beszámoló szöveges részében indokolni kell. (7) A gazdasági vezetı javaslatára a rektor pótköltségvetést nyújthat be a szenátus elé, ha azt a gazdasági körülmények indokolttá teszik. (8) A Fıiskola kezelésében lévı vagyont értékesíteni, arra zálogjogot, haszonélvezeti jogot, alapítani kizárólag a Fıiskola Fenntartójának írásbeli hozzájárulásával lehet. (9) Ingatlan vásárlás vagy elidegenítés kezdeményezéséhez a Fenntartó írásbeli hozzájárulása szükséges. (10) A Fıiskola hitelt nem vehet fel, kezességet nem vállalhat, váltót nem bocsáthat ki, és nem fogadhat el, kétes pénzügyletbe, vagy gazdasági tevékenységbe nem bocsátkozhat, kivéve a fenntartó jóváhagyásával. (11) A Fıiskola, a szenátus egyetértésével a fenntartó jóváhagyása esetén alapítványt, közhasznú alapítványt, közhasznú társaságot alapíthat, alapításában részt vehet. (12) A Fıiskola, a szenátus egyetértésével alapítvány, közhasznú alapítvány, közhasznú társaság által ellátott feladattal összefüggı kifizetésre kötelezettséget vállalhat, pénzeszközt átadhat, ha ez a Fıiskola feladatainak ellátásával és tevékenységi körével és az Alapító Okiratban foglaltakkal összhangban van. (13) A Fıiskola saját foglalkoztatottjai és hallgatói érdekképviseleti szervezeteit, valamint oktatási, kutatási, kulturális, szociális és sport tevékenységét segítı szervezeteket a költségvetésben jóváhagyott összeggel támogathatja. (14) A Fıiskola gazdálkodása bruttó elszámolás elvén történik, bevételt sem kiadáscsökkentı, sem korábbi kiadás megtérüléseként nem lehet elszámolni. (15) A Fıiskola alkalmazottai a nem fıiskolai feladatokkal összefüggésben igénybevett fıiskolai erıforrások, szolgáltatások ellenértékét kötelesek megtéríteni. (16) A Fıiskola székhelyét, telephelyeit vállalkozások, egyesületek, alapítványok székhelyeként, vagy telephelyeként bejelenteni csak a Fenntartó engedélyével lehet. 4
4. Felelısség, jogkör, hatáskör (1) A Fıiskola gazdálkodási tevékenységét az SzMSz rendelkezései szerint a Gazdasági Hivatal látja el. (2) A Gazdasági Hivatal részletes feladatait, szervezeti felépítését, irányítási rendszerét a Gazdasági Hivatal Ügyrendje rögzíti. (3) A központilag kezelt kereteket a Gazdasági Hivatal kezeli. (4) Decentralizált keretek felhasználása a.) Decentralizált gazdálkodási keretekkel az SzMSz rendelkezései figyelembevételével a Fıiskola intézeteinek vezetıi rendelkeznek, melyek feletti rendelkezési jog részben vagy egészben átruházható. Az így leadott jog tovább már nem ruházható. b.) A Fıiskola vezetısége szükséghelyzetben (a Fıiskola pénzügyi, likviditási gondjainak felszámolására) a decentralizált gazdálkodási kerettel rendelkezı egység pénzeszközeibıl felhasználhat. A felhasználásról azonban a decentralizált kerettel rendelkezı egység vezetıjével elızetesen egyeztetni kell. A visszapótlás várható idıpontját meg kell határozni. (5) Decentralizált gazdálkodási keretek: hallgatók normatív támogatása normatív kutatástámogatás jegyzet-és tankönyvtámogatás programfinanszírozás körébe vont elıirányzatok kollégiumi támogatás a személyi juttatásoknak az állami képzési és fenntartási normatívából elkülönített része intézetvezetıi keret, amely az érdekeltségi rendszerben meghatározott kereteket és a reprezentációs keretet tartalmazza kiküldetésre, továbbképzésre, konferenciákra az állami képzési és fenntartási normatíva elkülönített része vállalkozási tevékenység bevételeinek és kiadásainak felhasználható része (6) Az utalványozási, kötelezettségvállalási, kiadmányozási jogokat, illetékességi köröket és az aláírási mintákat az Utalványozási rend tartalmazza. (7) Az utalványozó, kötelezettségvállalás elıtt a kiadmányozó köteles meggyızıdni arról, hogy a szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre áll. (8) Az utalványozás, kötelezettségvállalás dokumentumait a Gazdasági Hivatalba ellenjegyzés céljából be kell nyújtani, a gazdasági vezetı az ellenjegyzést a beérkezéstıl számított két munkanapon belül köteles elvégezni. Ellenjegyzést csak írásban megbízott, ügyviteli szakalkalmazott végezhet. (9) Az ellenjegyzı felelıssége megegyezik az utalványozó, kötelezettségvállaló felelısségével. Az ellenjegyzés megtagadása csak írásban történhet. 5
(10) Fizetési kötelezettséget vállalni csak olyan határidıvel lehet, hogy a (9) pontban foglalt feladat elvégzésére a szükséges idı rendelkezésre álljon. 5. Költségvetés (gazdálkodási terv) (1) A Fıiskola javasolt költségvetését a Gazdasági Hivatal a tárgyévet megelızı év december 31.- ig a Fenntartó elé terjeszti. A szenátus január 8-ig megkapja a költségvetést, melyet az elfogadás után a tárgyév január 15-ig a Fenntartónak jóváhagyásra beterjeszt. (2) A költségvetés elkészítésekor meg kell tervezni mindazon bevételeket és kiadásokat, amelyek forrástól függetlenül feladataival kapcsolatosak jogszabályon alapulnak szerzıdésen, megállapodáson alapulnak tapasztalatok alapján rendszeresen elıfordulnak eseti jelleggel vagy egyébként várhatók. (3) A költségvetésben a bevételi elıirányzatokat forrásuk, azon belül jogcímük szerint, és a gazdálkodó egységenként kell szerepeltetni. Források: Állami támogatás: állami támogatásként kell szerepeltetni minden olyan bevételt, amely a Magyar Köztársaság központi költségvetésébıl az Oktatási és Kulturális Minisztériumon és a Magyar Államkincstáron keresztül érkezik. Egyházi támogatás: Fenntartói támogatás: a Váci Egyházmegye által nyújtott támogatás. Egyéb támogatás: más egyházmegyék, egyházi szervezetek által nyújtott támogatás Saját bevétel: 1) alaptevékenység bevételei 2) vállalkozási tevékenység bevételei 3) pénzforgalom nélküli bevételek 4) egyéb bevételek Az állami támogatás gazdálkodó egységenkénti elosztásánál a jogszabályi rendelkezéseket maradéktalanul figyelembe kell venni. Az egyházi támogatást az alapító és a fenntartó által meghatározott célra kell felhasználni. A saját bevételek esetén: 1) alaptevékenység bevételét az alaptevékenység kiadásaira, és az azzal összefüggı feladatok ellátására, az alaptevékenység feltételrendszerének javítására kell fordítani. 6
2) vállalkozási és pályázati tevékenység esetén a kiadások levonása után megmaradó rész 40%-át központi tartalékalapba kell helyezni, a megmaradó 60 % a vállalkozási tevékenységet végzı gazdálkodó egység rendelkezései alapján kerül felhasználásra, decentralizált keretként. 3) a pénzforgalom nélküli bevételek lehetnek pl. eszköz átvétel, tárgyi adomány 4) az egyéb bevételek tartalmazzák mindazon bevételeket, melyek az elızıek szerint nem sorolhatók be. A kiadásokat gazdálkodó egységenként kell szerepeltetni, elkülönítve az alap- és a vállalkozási tevékenységet. (4) A szenátus által jóváhagyott gazdálkodási keretekrıl a gazdálkodó egységeket, valamint a decentralizált keretek kezelıit a gazdasági vezetı írásban értesíti. (5) Nem tervezett bevétel esetén a rendelkezésre álló dokumentumok alapján az érintett gazdálkodási egység vezetıje a gazdasági vezetıvel egyeztetve- határozza meg a bevétel felhasználásának módját. 6. A költségvetés végrehajtása (1) A Fıiskola költségvetésének végrehajtásáról az SzMSz rendelkezései szerint a Gazdasági Hivatal gondoskodik. (2) A Gazdasági Hivatal a költségvetés zavartalan végrehajtása érdekében a tárgyévre vonatkozó végrehajtási ütemtervet készít, amely minden beszámolási és elszámolási határidıket tartalmaz. (3) A költségvetés zavartalan lebonyolítása érdekében a Fıiskola egy pénzforgalmi bankszámlát, külföldi pénzeszközei kezelésére devizaszámlát vezet, a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartása mellett. (4) A programfinanszírozási keretek kezelésére a Fıiskola alszámlákat nyithat. (5) A számlák feletti rendelkezési jogot a rektor és rektorhelyettes az SZMSZ-ben meghatározott hatáskörében átruházhatja. A rendelkezık körét úgy kell megállapítani, hogy az ügymenet zavartalan legyen. (6) A kiadások teljesítését a szabályosan utalványozott, igazolt bizonylat alapján akkor kezdeményezheti a gazdasági vezetı, ha a forrás rendelkezésre áll. (7) A bevételek beszedését a gazdasági vezetı az érintett gazdálkodó egység értesítése alapján kezdeményezi, az értesítés beérkezését követı három munkanapon belül. 7
(8) A költségvetési keretekrıl, azok felhasználásról a Gazdasági Hivatal negyedévi rendszerességgel írásban értesíti az Intézetek vezetıit, a tárgyhónapot követı hónap 20. napjáig. (9) A kiadások teljesítése és a bevételek beszedése a Fıiskola bankszámláján keresztül történik. Készpénzes fizetést csak indokolt esetben lehet teljesíteni! (10) A készpénzforgalom a Fıiskola házipénztárán keresztül bonyolódik. (11) A gazdálkodási egységek kisebb kiadásaik fedezésére elszámolási kötelezettséggel készpénzellátmányt vehetnek fel. (12) A készpénzforgalom és a pénzkezelés elıírásait a Pénzkezelési Szabályzat tartalmazza. (13) A hallgatók részére fizetendı támogatásokat a Fıiskola készpénzforgalom helyettesítı fizetıeszközzel valósítja meg. (14) Munkavállalói, tisztségviselıi és az egyházi szolgálatot teljesítı személyek részére a Fıiskola javadalmaikat készpénzforgalom helyettesítı fizetıeszközzel valósítja meg. (15) A pénzforgalom zavartalansága érdekében minden munkavállaló és minden hallgató köteles bankszámlaszámát, vagy személyi adatainak változását a Gazdasági Hivatalnak bejelenteni. (16) A reprezentációs keretek felhasználását, mértékét, és az azokkal rendelkezık körét a rektor szabályozza. Reprezentációs keret forrása nem lehet állami támogatás. 7. Ellenırzés (1) A Fıiskolán a rektor közvetlen irányítása alatt álló függetlenített belsı ellenır mőködik. Feladatait, hatáskörét, eljárási szabályait a Belsı Ellenırzési Szabályzat tartalmazza (2. sz. függelék). (2) A belsı ellenır feladatait a rektor által jóváhagyott éves munkaterv és vizsgálati program alapján végzi. (3) A belsı ellenır munkájától függetlenül, az intézetek vezetıinek kötelezettségei közé tartozik a vezetıi ellenırzések rendszeres gyakorlása, és ennek dokumentálása. (4) Az egyes feladatok, tevékenységek ellenırzésére feljogosított szervek megbízó levelüket felmutató- ellenıreinek munkáját a Fıiskola valamennyi alkalmazottja köteles segíteni. 8 A Gazdálkodási Információs Rendszer (GIR) 8
(1) A gazdálkodási információs rendszerben történik az elıirányzatok, keretek, kötelezettségvállalások nyilvántartása, a Fıiskola pénzforgalomtól független bevételeinek, és kiadásainak legkülönbözıbb szintő lekérdezési feltételeket biztosító feldolgozása. (2) A Gazdálkodási Információs Rendszer a Fıiskola egészére kiterjed. A Gazdálkodási Információs Rendszer magában foglalja a bér, a munkaügyi, a társadalombiztosítási adatok, a készletek és a befektetett eszközök nyilvántartását is. (3) A Gazdálkodási Információs Rendszer a hallgatói juttatások kifizetésével és a hallgatói befizetések fogadásával kapcsolódik a hallgatói nyilvántartó rendszerhez. (4) A GIR-ben feldolgozott adatokból állíthatók elı a felsıbb szervek, hatóságok részére készítendı adatszolgáltatások, valamint a vezetés részére mindazon információk, amelyek a gazdasági döntések meghozatalához szükségesek. (5) A Gazdálkodási Információs Rendszer mőködését biztosító kódszámrendszer kialakítása, vezetése, folyamatos aktualizálása a gazdasági vezetı feladata. (6) A gazdálkodási információs rendszerben a bevételek és kiadások: alap- és vállalkozási tevékenységenként gazdálkodó egységenként költségvetési elıirányzatonként a számviteli politikában meghatározott fıkönyvi számonként tartandók nyilván. A GIR és a FIR rendszer közötti adategyezést a gazdasági vezetı biztosítja. 9. Számvitel, könyvvitel (1) A Fıiskola köteles a kezelésében lévı vagyonról, a gazdasági mőveleteirıl olyan könyvviteli (pénzügyi-számviteli) nyilvántartást vezetni, amely az eszközökben és forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelıen, folyamatosan, zárt rendszerben mutatja. (2) A könyvviteli nyilvántartás feladata: a gazdasági események folyamatos mennyiségi és értékbeni nyilvántartása a vagyoni állapotra és annak változására vonatkozó adatok folyamatos feljegyzése, rendszerezése, feldolgozása, értékelése, kimutatása a gazdasági információs rendszer részére információ biztosítása a gazdálkodás ellenırizhetıségének megalapozása gazdasági számítások, elemzések készítése kötelezı adatszolgáltatások teljesítése gazdasági számítások, elemzések készítése, kötelezı adatszolgáltatások teljesítése. 9
(3) A számviteli nyilvántartások vezetésének, tagolásának, a számviteli szabályok végrehajtásának rendjét a Fıiskolának a Számviteli Törvény alapján kötelezıen elkészített Számviteli Politikája tartalmazza. (4) A számvitel rendjéért és a vonatkozó elıírások megtartásáért a Fıiskola rektorhelyettese és gazdasági vezetıje együttesen felelısek. (5) A Fıiskola vagyonának leltározását, a feleslegessé vált vagyontárgyak selejtezését a gazdasági vezetı a Leltározási és Selejtezési Szabályzatban szabályozza. 10. Záró és átmeneti rendelkezések (1) A Gazdálkodási Szabályzat és függelékei új jogszabályok megjelenésével, valamint a jogszabályi módosításokkal összefüggı korrekciójáról a gazdasági vezetı gondoskodik, a korrekcióra vonatkozó javaslatot a szenátus elé terjeszti. (2) A szabályzatot a szenátus 2008. január 15-i ülésén az SZH 8.01.15./4. számú határozatával fogadta el. (3). Jelen szabályzat 2008. január 15-én lép hatályba. Dr.Kocsis Imre rektor 10