Segítség a Hivatali kapu használatához

Tartalom 1. Bevezetés...2 2. Csatlakozás a Hivatali kapuhoz...2 2.1. Gépi Hivatali kapu...2 2.2. Böngészős (browseres) Hivatali kapu...2 3. Bejelentkezés a böngészős Hivatali kapuba...2 4. Dokumentumok...4 4.1. Keresés, szűkítés...5 4.2. Dokumentum letöltése...6 4.2.1. Egyesével történő dokumentumletöltés...6 4.2.2. Csoportos dokumentumletöltés...9 4.2.3. Kititkosítás... 11 5. Viszontazonosítás... 15 6. Azonosítás... 16 7. Feltöltés... 17 7.1. Feltöltés állampolgár részére... 17 7.1.1. Intézmény által kezdeményezett megkeresés... 17 7.1.2. Válaszdokumentum küldése... 19 7.2. Feltöltés hivatal részére... 21 8. Tárhely adminisztráció... 23 8.1. A Központi Rendszer által küldött igazolások, értesítések... 23 8.1.1. A Hivatali kapu tárhelyre a Központi profil beállításai szerint érkező igazolások... 23 8.1.2. A Hivatali kapuhoz regisztrált e-mailes postafiókba a Központi profil beállításai szerint érkező értesítések... 23 9. Hivatalok... 23 10. Jelszómódosítás... 24 11. Meghiúsulási igazolás... 25 12. Kilépés... 25

Segítség a Hivatali kapu használatához 1. Bevezetés A Hivatali kapu a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (Központi Rendszer) része, amely biztosítja a hatóságok egymás közötti és állampolgárokkal történő elektronikus kommunikációját. Hivatali kaput azon szervezetek használhatnak, akik csatlakoznak a Központi Rendszerhez. 2. Csatlakozás a Hivatali kapuhoz 2.1. Gépi Hivatali kapu Gépi kapcsolódás esetén a dokumentumkezelési folyamat ügyintézői beavatkozás nélkül, automatizáltan történik. Csatlakozási szándékát jelezze a folyamat lépéseit tartalmazó csatlakozási kérdőív kitöltésével és annak elküldésével a szeuszugyfelszolgalat@nisz.hu e-mail címen a NISZ Zrt. részére. A Hivatali Kapu szolgáltatásaihoz történő gépi kapcsolódás műszaki specifikációját a Közigazgatási Informatikai Bizottság 21. számú ajánlása tartalmazza. 2.2. Böngészős (browseres) Hivatali kapu A böngészős (browseres) megoldás esetében a hivatali kapuhoz felvett ügyintézők az interneten keresztül férnek hozzá a szervezet postafiókjához bejelentkezést követően. A hozzáférés során az ügyintézők azonosítását az Ügyfélkapu látja el, ezért azoknak az ügyintézőknek, akik a szervezet hivatali kapuját fogják használni, rendelkezniük kell Ügyfélkapu-regisztrációval. A személyes ügyfélkapus azonosító létrehozása egy regisztrációs eljárás, amelyet az ügyfél kezdeményezhet személyesen bármelyik regisztrációs szervnél (okmányirodában, kormányablakban, a NAV központi ügyfélszolgálatain, külképviseleteken) vagy elektronikusan, 2016. január 1-jét követően kiállított érvényes személyazonosító igazolvány birtokában az ugyfelkapu.gov.hu/regisztracio/regeszemelyi felületen. Böngészős Hivatali kapu létesítéséhez a Csatlakozási kérdőívet kell kitölteni és benyújtani a NISZ Zrt. részére. A kérdőív a csatlakozással kapcsolatos információkat is tartalmazza. A kérdőíven megadott kapcsolattartó a Hivatali kapu létrehozását követően tudja az ügykezelők hozzárendelését elvégezni a Tárhely adminisztráció felületén. A Hivatali kapu adatainak egy része (pl. szervezet hosszú neve, hivatali e-mail cím, ügykezelők) szintén a Tárhely adminisztrációs felületen módosítható az adott Hivatali kapu kapcsolattartója által. A felületen nem módosítható adatok megváltoztatásához (pl. kapcsolattartó személye) a módosítási kérdőívet kell kitölteni és benyújtani a NISZ Zrt. részére. Figyelem! Az űrlaptervezéshez szükséges Általános Nyomtatványtervező (ÁNYT) új, böngészős Hivatali kapu nyitása esetén a csatlakozási kérdőíven, már létező Hivatali kapu esetén a módosítási kérdőíven igényelhető. Gépi csatlakozás esetén az ÁNYT-igénylés a szeuszugyfelszolgalat@nisz.hu címen jelzett, és a NISZ Zrt. által megküldött kérdőíven igényelhető. Az ÁNYT / ÁNYK programokkal kapcsolatos dokumentációk innen tölthetők le. 3. Bejelentkezés a böngészős Hivatali kapuba Felhasználói leírásunkban kizárólag a böngészős, azaz browseres Hivatali kapu használatával foglalkozunk. 2

Első lépésként jelentkezzen be az Ügyfélkapuba felhasználónevének és jelszavának megadásával. Figyelem! Amennyiben több hozzáféréssel rendelkezik, akkor abba az Ügyfélkapuba kell belépnie, amelynek felhasználói nevét az ügykezelői regisztrációkor megadta. Sikeres bejelentkezés után kattintson a Személyes ügyfélkapu mellett látható Hivatali kapu linkre. Hivatali kapu A továbblépéshez adja meg a hivatal rövid nevét és a hozzá tartozó jelszót. Bejelentkezés a Hivatali kapuba Hivatal rövid neve A hivatal egyedi azonosítója (rövid neve), melyet az adott hivatal határoz meg a Központi Rendszerhez történő csatlakozáskor. Hivatali jelszó A Hivatali kapuhoz tartozó jelszó. A mezők kitöltését követően válassza a Belépés gombot. Amennyiben nincs hozzárendelve az adott Hivatali kapuhoz vagy helytelenül adta meg az azonosítókat, akkor az alábbi hibaüzenet jelenik meg: Sikertelen bejelentkezés Szükség esetén a https://ugyfelkapu.magyarorszag.hu/hivatalikapu/belepes oldalon található Elfelejtette jelszavát? link segítségével kérhet új hivatali kapus jelszót. 3

Jelszókérés Hivatali kapuhoz A megjelenő ablakban adja meg a hivatal rövid nevét, majd kattintson az Elküld gombra. Jelszókérés rövid név megadása A rendszer először megvizsgálja, hogy Ön ügykezelője-e az adott hivatalnak. Amennyiben igen, akkor új jelszót generál, és elküldi az ügyfélkapus e-mail címére. Abban az esetben, ha Ön nem ügykezelője a megadott hivatalnak, a rendszer hibaüzenetet küld. Sikertelen jelszókérés Amennyiben jogosult a hivatali dokumentumok kezelésére, és felhasználói adatait is helyesen írta be, abban az esetben megjelenik az alkalmazás főoldala. 4. Dokumentumok A főoldalon alapértelmezetten a Dokumentumok menüpont tartalma jelenik meg. Hivatali kapu - Nyitólap 4

Olvasatlan (letölthető) dokumentumok száma A Hivatali kapuba beérkezett összes dokumentum darabszámát jeleníti meg. Keresés A dokumentumok találati listáját szűkítheti a keresési feltételek megadásával. Kijelölés A linkek használatával megkönnyítheti a találati listában megjelenő dokumentumok kijelölését (Összes, Egyik sem, Invertálás, Olvasott, Olvasatlan). A Hivatali kapu mellett található Személyes ügyfélkapu linkre kattintva könnyedén válthat az ügyfélkapus Értesítési tárhely és a hivatali postafiók megjelenítése között. 4.1. Keresés, szűkítés A dokumentumok lekérdezéséhez szűkítési feltételeket is megadhat a képernyő felső blokkjában. Lekérdezés szűkítése Dokumentum típusa: Megadhatja a teljes dokumentumtípust (pl. Átvételi értesítő), de a rendszer már két egymást követő karakter beírása esetén is kiadja a megadott karaktereket tartalmazó találatokat. Üzenet fajtája: A nyílra kattintva egy lenyíló listából az alábbi üzenetfajtákból választhat. o Összes: Valamennyi dokumentumot megjeleníti a rendszer; o Ügyfél: Az állampolgár által az Ügyfélkapun feltöltött dokumentumok; o Hivatal: Intézmények által Hivatali kapun feltöltött dokumentumok; o Hivatal szakrendszeri értesítés: tájékoztató célú üzenetek, amelyekre nem keletkeznek hiteles igazolások (jelenleg gépi Hivatali kapuk küldhetnek ilyen típusú üzeneteket); o Rendszer: A rendszer által egyes folyamatokban automatikusan generált visszaigazolások, értesítések, rendszerüzenetek. Beérkezés dátuma: A mezőben található naptár segítségével kiválaszthat egy dátumot. Ebben az esetben kizárólag azon dokumentumok adatai jelennek meg, amelyeknél a postafiókba kerülés dátuma megegyezik a megadott dátummal. (A dátum kézzel is beírható éééé.hh.nn formátumban.) A szűkítési feltételek megadása után kattintson a Keresés gombra. Ezt követően megjelennek a feltételeknek megfelelő dokumentumok. Egy oldalon alapértelmezetten 10 dokumentum jeleníthető meg egyszerre, amelyet az oldal alján található Listanézet beállítása funkció segítségével módosíthat. (Egy oldalon maximum 50 dokumentum megjelenítésére van lehetőség.) 5

4.2. Dokumentum letöltése A Dokumentumok menüpontban a küldéstől számított 30 napig töltheti le a beérkezett dokumentumokat, rendszerüzeneteket. A hivatal részére érkező dokumentumok három nagy csoportra oszthatóak. Az ügyfelek által kitöltött és feltöltött dokumentumok, melyek alapja egy, a hivatal által előállított formanyomtatvány. Ezek a dokumentumok lehetnek o ÁNYT-vel tervezett és ÁNYK-val kitöltött,.kr kiterjesztésű űrlapok (pl. keresetlevelek, adónyomtatványok, munkavédelmi űrlapok); o webes felületen kitöltött és feltöltött pdf, ill. egyéb kiterjesztésű űrlapok (pl. ehr- FORM-alkalmazással küldött dokumentumok). Más hivatalok által küldött üzenetek. Formailag és tartalmilag ezek lehetnek formanyomtatványok (űrlapok), illetve tetszőleges típusú fájlok. A Központi Rendszer üzenetei, melyek egyes rendszerfolyamatok kapcsán automatikusan generálódnak. 4.2.1. Egyesével történő dokumentumletöltés A dokumentumok egyesével történő letöltését kétféle módon kezdeményezheti (nagyméretű fájlok letöltésénél ajánlott!): kattintson az adott dokumentum érkeztetési számára, vagy egyéb adatára (pl. beérkezés dátuma, dokumentum típus) vagy pipálja ki a dokumentum előtti jelölőnégyzetet, majd kattintson a Kijelöltek letöltése gombra. A megjelenő képernyőn kattintson az Összes letöltése gombra. Dokumentumletöltés egyesével A letöltési szándék megerősítéséhez a megjelenő ablakban kattintson az OK gombra. Amennyiben nem szeretné letölteni a dokumentumokat, válassza a Mégse gombot. 6

Letöltés megerősítése Dokumentum mentése Az állomány mentése a böngészőben beállított könyvtárba történik. A letöltési beállítások (pl. fájlok mentésének helye, rákérdezés a fájlok letöltési helyére) a böngészőben módosíthatók. Figyelem! Egyesével történő dokumentumletöltés esetén a dokumentum mentését követően különkülön kell letölteni a küldési adatokat tartalmazó információs állományt (info.xml), valamint a letöltési adatokat tartalmazó lista fájlt az Információs fájl letöltése, valamint a Lista fájl letöltése linkekre kattintva. Az információs állomány feltétlenül szükséges a válaszdokumentum elküldéséhez! Információs fájl, lista fájl letöltése 7

Információs állomány mentése Lista fájl mentése Amennyiben a dokumentumot, valamint az információs állományt és a lista fájlt is lementette, válassza ki a Sikeresen mentésre kerültek az Ön számítógépére a kiválasztott dokumentumok kérdéshez tartozó Igen opciót, majd kattintson a Befejezés gombra. A rendszer az állomány kiemelt szerepe miatt - minden esetben rákérdez az információs fájl (info.xml) letöltésére függetlenül attól, hogy Ön azt már letöltötte-e. Információs fájl mentése 8

Amennyiben még nem töltötte le az információs állományt az Információs fájl letöltése linkre kattintva, akkor feltétlenül kattintson az OK gombra. Ellenkező esetben a Mégse gombot is választhatja. Sikertelen letöltés esetén válassza a Nem opciót, így a Befejezés gombra történő kattintás után a dokumentumok a küldéstől számított 30 napig - nem törlődnek a tárhelyről, a letöltési művelet megismételhető. Figyelem! A sikeresen letöltött dokumentumok a Befejezés gomb hatására törlődnek a hivatali kapus tárhelyről. 4.2.2. Csoportos dokumentumletöltés A Dokumentumok menüpontban lehetőség van egyszerre több dokumentum letöltésére is. A csoportos letöltéshez pipálja ki a letölteni kívánt dokumentumok előtti jelölőnégyzeteket, majd válassza a Kijelöltek letöltése gombot. Letöltendő dokumentumok kiválasztása A dokumentum(ok) kiválasztását követően megjelenő ablakban válassza az Összes letöltése gombot. Csoportos dokumentumletöltés A letöltési szándék megerősítéséhez a megjelenő ablakban kattintson az OK gombra. Amennyiben nem szeretné letölteni a dokumentumokat, válassza a Mégse gombot. 9

Letöltés megerősítése A rendszer egy tömörített ZIP-állomány (dokumentumok.zip) letöltését ajánlja fel. A ZIP-fájl mentése a böngészőben beállított könyvtárba történik. A letöltési beállítások (pl. fájlok mentésének helye, rákérdezés a fájlok letöltési helyére) a böngészőben módosíthatók. Dokumentumok.zip mentése Mentést követően válassza ki a Sikeresen mentésre kerültek az Ön számítógépére a kiválasztott dokumentumok kérdéshez tartozó Igen opciót, majd kattintson a Befejezés gombra. A sikeresen letöltött dokumentumok a Befejezés gomb hatására törlődnek a hivatali kapus tárhelyről. Sikeres letöltés 10

Sikertelen letöltés esetén válassza a Nem opciót, így a Befejezés gombra történő kattintás után a dokumentumok a küldéstől számított 30 napig - nem törlődnek a tárhelyről, a letöltési művelet megismételhető. A letöltő felületről a tárhelyre visszalépni csak a Befejezés gomb megnyomásával lehetséges. A lementett dokumentumok.zip állomány mappákba rendezve jeleníti meg a feltöltött dokumentumokat és a válaszküldéshez szükséges információs állományokat (info.xml), valamint tartalmazza a letöltési adatokat tartalmazó.csv fájlt is. Dokumentumok.zip tartalma Dokumentumok.zip mappa tartalma Figyelem! A titkosított (.kr) fájlok kititkosítására jelenleg nincs lehetőség a felületen. Az ilyen típusú dokumentumokat az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) programból elérhető Krtitok alkalmazással lehet kititkosítani. 4.2.3. Kititkosítás A titkosított(.kr) nyomtatvány(oka)t az ÁNYK-programból elérhető Krtitok program segítségével titkosíthatja ki. A Start menüben, vagy az Asztalon lévő link segítségével indítsa el az ÁNYK-alkalmazást, majd válassza ki a Szerviz / Titkosítás saját tanúsítvánnyal menüpontot. Krtitok program elérése A felugró Krtitok nevű ablakban válassza a Műveletek / Kititkosítás menüpontot. Kititkosítás menüpont 11

A felugró Üzenet ablak ( Válassza ki a kititkosítandó állományokat! ) OK gombjára kattintva a lenti ábrán látható ablakok jelennek meg. A Titkosított állományok ablakban a Tallózás ( ) gomb segítségével válassza ki a letöltött.kr kiterjesztésű fájlt, majd kattintson a Rendben gombra. Kititkosítandó fájl helyének megadása A megjelenő Kititkosítás ablakban a Kitikosítás célkönyvtára mező melletti Tallózás ( ) gomb segítségével válassza ki azt a könyvtárat, ahová szeretné, hogy a program elhelyezze a kititkosított állományokat. Ezt követően kattintson a Kititkosítás gombra. Kititkosítás helyének megadása Akár több dokumentum együtt is kititkosítható. A további fájlok kitallózásához a Kititkosítás ablak felületén található gomb nyújt lehetőséget. A Megnyitás gombot választva a Kititkosítás képernyő jelenik meg, ahol a Kitikosítás gombot választjuk, majd az Üzenet ablak ( Mielőtt kititkosít, kérjük válassza ki a kititkosításhoz használható privát kulcsot ) OK gombjára kattintunk. 12

Üzenet OK A megjelenő Kulcstárak ablak Tallózás ( ) gombjának segítségével adja meg azt a könyvtárat, amelybe a titkosító kulcspárt (ill. annak privát részét) mentette. A megfelelő könyvtár kiválasztása után az ablakban megjelennek az adott mappában található titkosító kulcsok. A megjelent kulcsok közül válassza ki azt, amelynél a FileNév oszlopban szereplő megnevezés _prv.asc-re végződik, majd kattintson a Rendben gombra. Privát kulcs megadása A megjelenő Kulcsok ablakban pipálja ki a kiválasztott privát kulccsal egy sorban található jelölőnégyzetet, majd adja meg a kulcsot védő jelszót. Ezt követően kattintson az OK gombra. 13

Kulcsot védő jelszó megadása A megjelenő Kulcsok ablak Rendben gombjára kattintva a rendszer tájékoztat arról, hogy a privát kulcs beállítása sikeres, az OK gomb megnyomásával pedig arról, hogy a kititkosítás sikeres. Sikeres kulcsbeállítás 14

Sikeres kititkosítás Sikeres kititkosítás követően a művelet során kiválasztott könyvtárban (Kititkosítás célkönyvtára) megjelenik a kititkosított nyomtatvány (.xml kiterjesztésű fájl), amelyet az ÁNYK program Adatok / XML állomány megnyitása megtekintésre menüpontban tud kitallózni, majd megnyitni. Figyelem! A tallózásnál figyeljen arra, hogy a <nyomtatványnév>.xml kiterjesztésű fájlt válassza, és ne az info.xml kiterjesztésű információs állományt! 5. Viszontazonosítás A viszontazonosítás lehetőséget nyújt a hivatal részére, hogy egy az ügyféltől kapott dokumentum kapcsán ellenőrizze, hogy a dokumentumot benyújtó ügyfél az Ügyfélkapu tulajdonosa azonos-e az általa nyilvántartott benyújtó személlyel. A viszontazonosításhoz szükség van az azonosítandó dokumentum információs állományára (ez a dokumentum letöltésekor létrejövő info.xml állomány), valamint a dokumentum benyújtójának nyilvántartásában lévő személyi adataira. Sikeres viszontazonosítás Azonosítandó dokumentum o Fogadott dokumentum információs állománya A Tallóz gomb segítségével kiválaszthatja a viszontazonosítás kapcsán ellenőrzendő dokumentumhoz tartozó információs állományát (info.xml). Személyi adatok o Viselt neve 15

A benyújtó személy viselt családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A névnek meg kell egyeznie a személyi igazolványon található névvel. A viszontazonosításhoz a viselt név vagy a születési név közül az egyik megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező. o Születési neve A benyújtó személy születési családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A viszontazonosításhoz a viselt név vagy a születési név közül az egyik megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező. o Anyja neve A benyújtó személy anyjának születési családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A családi név és az első utónév megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező. o Születési helye A benyújtó személy születési helye a hivatal nyilvántartása alapján. o Születési ideje A benyújtó személy születési ideje a hivatal nyilvántartása alapján. A Viszontazonosítás gombra kattintva az alkalmazás elvégzi a személy viszontazonosítását. Az Üzenet blokkban jelenik meg a viszontazonosítás eredménye. Sikeres viszontazonosítás esetén ( A viszontazonosítás sikeres volt üzenet) a megadott személyi adatok megegyeznek az ügyfélkapus rendszerben tárolt személyi adatokkal. Sikertelen viszontazonosítás az alábbi okok miatt lehetséges: o A megadott személyi adatok nem egyeznek meg az ügyfélkapus rendszerben tárolt személyi adatokkal ( A viszontazonosítás sikertelen volt üzenet). o Az adott felhasználó Ügyfélkapuja megszűnt ( Az ügyfél azonosítása kapcsolati kód alapján sikertelen üzenet). 6. Azonosítás Az azonosítás lehetőséget nyújt a hivatal részére, hogy egy állampolgárt azonosítson, és a sikeres azonosítás után dokumentumot küldjön számára. Sikeres azonosítás 16

Személyi adatok o Viselt neve Az állampolgár viselt családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A névnek meg kell egyeznie a személyi igazolványon található névvel. A viszontazonosításhoz a viselt név vagy a születési név közül az egyik megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező. o Születési neve Az állampolgár születési családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A viszontazonosításhoz a viselt név vagy a születési név közül az egyik megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező. o Anyja neve Az állampolgár anyjának születési családi és utóneve(i) a hivatal nyilvántartása alapján. A családi név és az első utónév megadása kötelező. A második utónév megadása nem kötelező. o Születési helye Az állampolgár születési helye a hivatal nyilvántartása alapján. Bizonyos településeknél a Személyi adat- és Lakcímnyilvántartás adataival történő egyezőség miatt - a kerületet is kötelező megadni (pl. Budapest 20, Miskolc III). o Születési ideje Az állampolgár személy születési ideje a hivatal nyilvántartása alapján. Az Üzenet blokkban jelenik meg az azonosítás eredménye. Sikeres azonosítás esetén ( Az azonosítás sikeres volt üzenet) a megadott személyi adatok megegyeznek az ügyfélkapus rendszerben tárolt személyi adatokkal. Sikertelen viszontazonosítás az alábbi okok miatt lehetséges: o A megadott személyi adatok nem egyeznek meg az ügyfélkapus rendszerben tárolt személyi adatokkal ( A megadott adatok alapján nem található felhasználó. Kérjük, ellenőrizze, valóban helyes adatokat adott-e meg! üzenet); o Az adott felhasználó Ügyfélkapuja időközben megszűnt ( Az ügyfél azonosítása kapcsolati kód alapján sikertelen üzenet). 7. Feltöltés A Hivatali kapu Feltöltés menüpontjában lehetőség van dokumentumot küldeni bármely Ügyfélkapu-regisztrációval rendelkező állampolgár ügyfélkapus tárhelyére, gépi vagy böngészős, aktív státuszú Hivatali kapuval rendelkező intézmény hivatali kapus tárhelyére. Figyelem! A Központi Rendszer nem tárolja a hivatal által feltöltött dokumentumot, illetve a dokumentumfeltöltéskor visszaadott nyugtafájlt. Ezek archiválása a hivatal feladata. 7.1. Feltöltés állampolgár részére Állampolgár részére történő küldés esetén kétféle feltöltést különböztetünk meg: intézmény által kezdeményezett megkeresés, válaszdokumentum küldése az állampolgár által küldött dokumentumra. 7.1.1. Intézmény által kezdeményezett megkeresés Ebben az esetben a hivatalnak nem áll rendelkezésére a címzett állampolgár ügyfélkapus kapcsolati kódja, ezért első lépésként az ügyfél azonosítását kell elvégezni az Azonosítás menüpontban a személyi adatok megadásával. 17

Sikeres azonosítást követően kattintson az eredmény listában az azonosított személy bármely adatára, majd kattintson a Feltöltés gombra. Azonosítás, feltöltés A rendszer átirányítja a Feltöltés oldalra, ahol automatikusan bejelöli a címzett típusánál az állampolgár opciót és kitölti az azonosított állampolgár kapcsolati kódját. Feltöltés állampolgár részére A Fájlfeltöltés ablakban az alábbi mezőket szükséges kitölteni: Feltöltendő dokumentum A Tallózás gomb segítségével válassza ki a megfelelő könyvtárból a feltöltendő dokumentumot. Dokumentum típus azonosítója Adja meg az elküldendő dokumentum típusának azonosítóját (pl. iktatószám, vagy a dokumentumtípus meghatározása, pl. végzés, határozat stb.). Dokumentum típus leírása Adja meg a dokumentum típusának szöveges megnevezését (pl.: Kérelem elutasítása, Felszólítás hiánypótlásra stb.). Fontos! A címzett állampolgár ügyfélkapus tárhelyén a Beérkezett dokumentumok mappa Dokumentum típus oszlopában a feltöltéskor megadott típusleírás fog szerepelni. 18

A Feltöltés gombra kattintva elindul a kiválasztott dokumentum feltöltése a címzett részére. Az Üzenetek ablakban tájékoztatást kap az üzenet sikerességéről, valamint szükség esetén letöltheti a küldés adatait (pl. érkeztetési szám, dokumentum típusazonosító, típusleírás, fájlnév) tartalmazó <érkeztetési szám>.nyugta.xml állományt. Sikeres feltöltés állampolgár részére Figyelem! Feltöltést követően a címzett kapcsolati kód továbbra is kitöltött marad, így lehetőség van ugyanannak a címzettnek további dokumentumot küldeni. 7.1.2. Válaszdokumentum küldése Ebben az esetben az intézmény egy adott, az állampolgár által az Ügyfélkapun elküldött dokumentumra tölt fel válaszdokumentumot a dokumentum letöltésekor lementett információs állomány (<érkeztetési szám>info.xml) segítségével. A rendszer a fájlban lévő adatok alapján azt is ellenőrzi, hogy az ügyfél milyen formában, titkosítottan vagy titkosítatlanul kéri a hivataltól az esetleges válaszdokumentumot. A dokumentum feltöltéséhez válassza a Feltöltés menüpontot. Válaszdokumentum feltöltése állampolgár részére 19

A dokumentum küldéséhez az alábbi adatok megadása szükséges: Címzett típusa Szükség esetén válassza ki az állampolgár opciót (ez az alapértelmezetten beállított címzett). Fogadott dokumentum információs állománya A Tallóz gomb segítségével válassza ki annak a dokumentumnak az információs állományát (<érkeztetésiszám>.info.xml), amelyre válaszdokumentumot szeretne küldeni. Feltöltendő dokumentum A Tallózás gomb segítségével válassza ki a megfelelő könyvtárból a feltöltendő dokumentumot. Dokumentum típus azonosítója Adja meg az elküldendő dokumentum típusának azonosítóját (pl. iktatószám, vagy a dokumentumtípus meghatározása, pl. végzés, határozat stb.). Dokumentum típus leírása Adja meg a dokumentum típusának szöveges megnevezését (pl.: Kérelem elutasítása, Felszólítás hiánypótlásra stb.). A Feltöltés gombra kattintva elindul a kiválasztott dokumentum feltöltése a címzett részére. Amennyiben az állampolgár titkosított válaszküldést kért, azaz az Ügyfélkapun történő feltöltéskor bepipálta a Titkosított válasz jelölőnégyzetet, akkor a feltöltési folyamat során a rendszer automatikusan elkéri az ügyfél titkosító kulcsának publikus részét, és feltöltés előtt titkosítja vele a dokumentumot. Ha a rendszer nem tud titkosító kulcsot letölteni, mert az ügyfél nem töltötte fel a publikus kulcsát a Kulcstárba, hibaüzenetet küld (pl. A(z) Válaszdokumentum teszteléshez.docx fájl feltöltése sikertelen volt. Hiba: Hiba történt a kulcs letöltése közben ) és megtagadja a dokumentum továbbítását. Sikeres titkosító kulcs letöltése esetén elvégzi a dokumentum titkosítását, és megkezdi a titkosított dokumentum feltöltését. Ilyen esetben az állampolgár egy.kr kiterjesztésű, titkosított válaszdokumentumot kap a tárhelyére, amelyet a saját privát kulcsával tud kititkosítani a Krtitok program segítségével. Az Üzenetek ablakban tájékoztatást kap az üzenet sikerességéről, valamint szükség esetén letöltheti a küldés adatait (pl. érkeztetési szám, dokumentum típusazonosító, típusleírás, fájlnév) tartalmazó <érkeztetési szám>.nyugta.xml állományt. Sikeres válaszküldés állampolgár részére 20

Figyelem! Feltöltést követően a címzett kapcsolati kód továbbra is kitöltött marad, így lehetőség van ugyanannak a címzettnek további dokumentumot küldeni. A címzett állampolgár ügyfélkapus tárhelyén a Beérkezett dokumentumok mappa Dokumentum típus oszlopában a feltöltéskor megadott típusleírás fog szerepelni. 7.2. Feltöltés hivatal részére Hivatali kapuval rendelkező intézmény részére történő dokumentumküldéshez válassza a Feltöltés menüpontot. Feltöltés hivatal részére A dokumentum feltöltéséhez az alábbi adatok megadása szükséges: Címzett típusa Válassza ki a hivatal opciót (alapértelmezett címzettként az állampolgár opció van bejelölve). Címzett hivatal A KRID és a Rövid név közül elegendő az egyiket megadni a címzett hivatal azonosításához. o KRID: A címzett hivatal azonosítószáma a Központi Rendszerben. Feltöltést követően a címzett intézmény KRID száma továbbra is kitöltött marad, így lehetőség van ugyanannak a címzettnek további dokumentumot küldeni. o Rövid név: A címzett hivatal rövid neve. A legördülő listából választható ki, illetve folyamatos gépeléssel kereshető is. Amennyiben űrlapfájlt (ÁNYT-vel tervezett, ÁNYK-val kitöltött.kr kiterjesztésű fájl) kíván feltölteni, a fejlécadatokból a rendszer automatikusan beilleszti a címzett nevét a Dokumentum típus azonosítóját, illetve a Dokumentum típus leírását. (Ettől eltérő címzett megadása esetén a küldés sikertelen lesz.) Figyelem! A Hivatali kapuk és Perkapuk KRID száma, valamint rövid neve lekérdezhető a Hivatali kapu Hivatalok menüpontjában, valamint a Hivatali kapuval rendelkező szervezetek listájában, ill. a Perkapuval rendelkezők listájában. Feltöltendő dokumentum A Tallózás gomb segítségével válassza ki a megfelelő könyvtárból a feltöltendő dokumentumot. 21

Dokumentum típus azonosítója Adja meg az elküldendő dokumentum típusának azonosítóját (pl. iktatószám, vagy a dokumentumtípus meghatározása, pl. végzés, határozat stb.). Figyelem! Titkosított,.kr kiterjesztésű fájl feltöltése esetén a rendszer automatikusan kitölti ezt a mezőt. Dokumentum típus leírása Adja meg a dokumentum típusának szöveges megnevezését (pl.: Tájékoztatás változásról, Határozathozatal szabálysértés miatt stb.). Figyelem! Titkosított,.kr kiterjesztésű fájl feltöltése esetén a rendszer automatikusan kitölti ezt a mezőt. A Feltöltés gombra kattintva elindul a kiválasztott dokumentum feltöltése a címzett részére. Az Üzenetek ablakban tájékoztatást kap az üzenet sikerességéről, valamint szükség esetén letöltheti a küldés adatait (pl. érkeztetési szám, dokumentum típusazonosító, típusleírás, fájlnév) tartalmazó <érkeztetési szám>.nyugta.xml állományt. Figyelem! Sikeres feltöltés hivatal részére Feltöltést követően a hivatal rövid neve / KRID száma továbbra is kitöltött marad, így lehetőség van ugyanannak a címzettnek további dokumentumot küldeni. A címzett hivatal tárhelyén (amennyiben böngészős Hivatali kapuval rendelkezik) a Dokumentumok menüpont Dokumentum típus oszlopában a feltöltéskor megadott típusleírás fog szerepelni. A címzett ügyfélkapus tárhelyének Beérkezett dokumentumok mappájában a válaszdokumentumra vonatkozóan a Hivatkozott dokumentum oszlopban meg fog jelenni az ügyfél által eredetileg feltöltött dokumentum érkeztetési száma is, ezért fontos, hogy az info.xml állománnyal történő címzést csak az adott dokumentumra küldött válaszdokumentum feltöltésénél alkalmazza. Hivatkozott dokumentum 22

8. Tárhely adminisztráció A szolgáltatás a Tárhely adminisztráció menüpontban érhető el. Segítségével a Hivatali kapu kapcsolattartójának lehetősége van módosítani bizonyos hivatali kapus adatokat (pl. hosszú név, e-mail cím), elvégezni az ügykezelői adminisztrációt (pl. új ügykezelő hozzárendelése, meglévő ügykezelő törlése, ügykezelői jelszómódosítás), beállítani a Központi Rendszertől érkező e-mail értesítéseket saját vevénykezelési profil létrehozásával. Figyelem! A tárhelyre küldött igazolásokra vonatkozó beállítások nem módosíthatók. Hivatali kapu adminisztráció A szolgáltatás elérésével és használatával kapcsolatos részletes etananyagunkat itt olvashatja. 8.1. A Központi Rendszer által küldött igazolások, értesítések A tárhelyre küldött igazolásokat olyan elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott PDF-fájlban kapják meg az érintettek, amely tartalmazza a dokumentum legfőbb leíró adatait (pl. feladó, címzett, fájlnév, érkeztetési szám). Az igazolások, csak úgy, mint a beérkezett egyéb dokumentumok, a küldéstől számított 30 napig tölthetők le a Dokumentumok menüpontban, kivéve a Meghiúsulási igazolás, amely 180 napig érhető el a Hivatali kapu Meghiúsulási igazolás menüpontjában. 8.1.1. A Hivatali kapu tárhelyre a Központi profil beállításai szerint érkező igazolások Feladási igazolás Sikeres feltöltést hitelesen igazoló dokumentum (feladó kapja). Letöltési igazolás A tárhelyre érkezett dokumentum sikeres letöltéséről szóló hiteles értesítés (feladó kapja). Meghiúsulási igazolás Abban az esetben küldi a Központi Rendszer, amennyiben a címzett az Át nem vett dokumentum értesítő érkezésétől számított meghatározott időn belül sem tölti le a dokumentumot (feladó és címzett kapja). 8.1.2. A Hivatali kapuhoz regisztrált e-mailes postafiókba a Központi profil beállításai szerint érkező értesítések Át nem vett dokumentum értesítő Abban az esetben küldi a Központi Rendszer, ha a címzett a küldéstől számított meghatározott időn belül nem tölti le a dokumentumot (címzett kapja). 9. Hivatalok A Hivatal menüpontra kattintva az aktív státuszú Hivatali kapuval rendelkező intézmények között lehet keresni. 23

Keresési feltételek: Keresés a Hivatali Kapuval rendelkező intézmények között KRID: A teljes számsort meg kell adni a kereséshez; Rövidnév: a teljes rövid nevet meg kell adni a kereséshez; Teljes név: itt minimum 3 karaktert meg kell adni. A rendszer az intézmény teljes nevében keres. A keresési feltételek megadását követően válassza a Keresés gombot, majd kattintson a találatként kapott Hivatal bármely adatára és a Feltöltés gombra. A rendszer átirányítja Önt a Feltöltés oldalra és automatikusan kitölti az azonosított hivatal KRID számát. 10. Jelszómódosítás Szükség esetén a Jelszómódosítás menüpontban változtathatja meg a Hivatali kapuhoz tartozó jelszavát. A jelszó minimum hossza 5 karakter. Megadandó paraméterek: Új jelszó: Adja meg az új jelszót. Új jelszó (ellenőrzés): Ismételten adja meg az új jelszót ellenőrzés céljából. A jelszavak megadása után a Beállít gombra kattintva lehet aktiválni a szolgáltatást. Sikeres jelszóváltoztatást követően a következő képernyőt kapjuk, és a jelszó megváltozik: Sikeres jelszóváltoztatás Amennyiben a két jelszó nem egyezik meg, a következő képernyőt kapjuk, és a korábbi jelszó nem módosul: Sikertelen jelszóváltoztatás 24

11. Meghiúsulási igazolás A Meghiúsulási igazolások legkésőbb a küldéstől számított 30 nap elteltével törlődnek a Hivatali kapu Dokumentumok menüpontjából, azonban a Meghiúsulás igazolás menüpontban 180 napig elérhetőek maradnak letöltéstől függetlenül. Az igazolások közötti szűréshez adja meg a feltételeket (érkeztetési szám vagy beérkezés dátuma), majd kattintson a Szűrés gombra. Meghiúsulási igazolás A feltételek törléséhez válassza a Kattintson ide a szűrési feltételek törléséhez linket. 12. Kilépés A Hivatali kapuból történő kijelentkezéshez kattintson a Kilépés a Hivatali kapuból linkre, majd, amennyiben az Ügyfélkapuról is ki szeretne jelentkezni, kattintson a jobb felső sarokban található Kilépés linkre. Kijelentkezés 25