Az ELTE Informatikai Kar Hallgatói Önkormányzat Külügyi Bizottságának Ügyrendje 1. A Külügyi Bizottság résztvevői (1) A Külügyi Bizottság (továbbiakban: Bizottság) teljes jogú tagjai az Informatikai Kar Hallgatói Önkormányzatának (továbbiakban: IK HÖK) Alakuló Küldöttgyűlésén a bizottságba jelentkezett küldöttek, valamint azok a küldöttek, akiket a Bizottság tagjai kétharmados többséggel tagjának megválaszt. (2) A Bizottság tagjának mandátuma megszűnik, a) a küldötti mandátum megszűnésével b) a küldöttnek az arról való írásbeli lemondásával, melyet az Ellenőrző Bizottság dokumentálja. (3) A Bizottság ülései a Kar hallgatói számára nyilvánosak, a hallgatók az ülésen tanácskozási joggal vehetnek részt. (4) A Bizottság ülésein az Ellenőrző Bizottság tagjai állandó meghívottak (5) A Bizottság Elnöke indokolt esetben, vagy a Bizottság határozatára zárt ülést rendelhet el. (6) A zárt ülésen csak a Bizottság tagjai, és a meghívottak lehetnek jelen. (7) A Bizottság bármely tagjának kezdeményezésére, határozattal másoknak is engedélyezheti a részvételt, tanácskozási joggal. 2. A Bizottság összehívása (1) A Bizottság ülését az Elnök, vagy a megbízottja hívja össze. (2) A Bizottság üléseinek helyét, idejét, és napirendjét közölni kell a tagokkal, a) rendes ülés esetén az ülést megelőzően legalább 120 órával, b) rendkívüli ülés esetén az ülést megelőzően 24 órával. (3) A kiértesítés formája elektronikus, rendkívüli ülés esetén a tagokat telefonon is értesíteni kell. (4) Rendes ülést havonta legalább egyszer össze kell hívni. 3.
A Bizottság ülésének levezetése (1) A Bizottság ülését a levezető elnök vezeti le. A levezető elnök a Bizottság Elnöke, vagy megbízottja. (2) A levezető elnök feladatai: a) megnyitja az ülést, b) felkéri az Ellenőrző Bizottság jelen levő tagját állapítsa meg a határozatképességet, annak hiányában meghatározza azt, c) ismerteti a napirendet, d) vezeti a vitát, e) szükség esetén gondoskodik a határozati javaslatok megfogalmazásáról f) elrendeli a szavazást g) szünetet rendelhet el, h) lezárja az ülést. 4. A Bizottság határozatképessége (1) A Bizottság tagjai kötelesek az üléseken megjelenni. (2) A Bizottság ülése határozatképes, ha azon a Bizottság tagjainak több, mint a fele jelen van. (3) A hiányzás kimentés esetén egyszeresen, kimentés nélkül kétszeresen számít. A kimentést rendes ülés esetén legalább 24 órával az ülés kezdete előtt e-mailben jelezni kell a Bizottság elnökének. (4) Nem minősül hiányzásnak, ha a bizottsági tag az IK HÖK képviseletében marad távol valamely ülésről. (5) Ha a beérkezett kimentések száma alapján előre láthatólag az ülés nem lenne határozatképes, akkor a bizottság elnöke visszavonhatja az ülés összehívását, ebben az esetben a tagokat telefonon is meg kell próbálni értesíteni. 5. A határozathozatal
(1) A Bizottság határozatait meghozhatja: a) szótöbbséggel, amikor az egyetértő szavazatok száma több, mint az ellenzőké, b) többséggel, amikor a szavazatok több mint fele egyetértő, c) abszolút többséggel, amikor az egyetértő szavazatok száma több, mint a bizottsági tagok számának fele, d) kétharmados többséggel, amikor a szavazatok több mint kétharmada egyetértő, e) abszolút kétharmados többséggel, amikor az egyetértő szavazatok száma több, mint a bizottsági tagok számának kétharmada. (2) A Bizottság titkos szavazással dönt a) minden személyi kérdésben, b) ha a Bizottság jelen levő tagjainak egyharmada kéri c) ha az Elnök elrendeli. (3) Jelen ügyrendet a Bizottság kétharmados többséggel, rendes ülésen változtathatja meg. (4) A Bizottság (a jelen ügyrendben meg nem határozott esetekben) a döntéseit többséggel hozza meg. 6. A Bizottság Elnökének megválasztása, visszahívása (1) Elnököt kell választani: a) az IK HÖK alakuló küldöttgyűlésén, b) ha nincs elnöke a Bizottságnak. (2) Az elnök mandátuma megszűnik, ha: a) a küldötti mandátum megszűnésével. b) Bizottság tagjai abszolút többséggel visszahívják, c) lemond. (3) Az elnök megválasztásának lebonyolítása, az IK HÖK Küldöttgyűlésének ügyrendjében foglalt, a HÖK elnök megválasztásával azonos módon történik. 7. A Bizottság titkára
(1) Az elnök a Bizottság tagjai közül titkárt választ. (2) A titkár feladatai: a) jegyzőkönyvet és emlékeztetőt készít a Bizottság üléseiről, b) az emlékeztetőt 120 órán belül közzéteszi az IK HÖK weboldalán és a képviselőlistán, c) számon tartja a Bizottság tagjainak elérhetőségeit (telefonszám, email cím), d) számon tartja a hiányzásokat. e) egyéb feladatokat lát el. 8. Külügyi főmentor (1) A Bizottság Elnöke külföldi vendéghallgatók segítésére, létrehozott külügyi mentorrendszer koordinálására az IK HÖK tagjai közül Külügyi Főmentort nevez ki. (2) Külügyi Főmentor feladatai: a) kapcsolattartás az IK HÖK tisztségviselőivel, b) kapcsolattartás a Külügyi Mentorokkal, c) a Külügyi Mentorok munkájának koordinálása és felügyelete, d) a külföldi hallgatókkal, és a külügyi mentorrendszerrel kapcsolatos fórumokon való részvétel, e) a Külügyi Mentorok felvételiztetése, f) részt vesz a Bizottság ülésein. (3) A Külügyi Főmentor a Bizottság ülésein állandó meghívott. (4) A Külügyi Főmentor a Bizottság Elnökének kérésére a Bizottság ülésén saját valamint a mentorok munkájáról beszámolni köteles. 9. Külügyi Mentor
(1) A Bizottság Elnöke, a Külügyi Főmentorral egyeztetve nevezi ki a Külügyi Mentort. (2) A Külügyi Mentor feladatai: a) kapcsolattartás a külföldi vendéghallgatókkal, b) segítségnyújtás a külföldi vendéghallgatóknak, c) részvétel a külföldi hallgatók számára szervezett rendezvényeken. d) szükség esetén a külföldi hallgatók számára szervezett rendezvények előkészületeiben és lebonyolításában való rézvétel, e) részt vesz a bizottság ülésein. (3) A külügyi Mentor a Bizottság ülésein állandó meghívott. (4) A külügyi Mentor a Bizottság Elnökének vagy a Külügyi Főmentor kérésére a Bizottság ülésén munkájáról beszámolni köteles. 10. Személyi kérdések (1) A Bizottság minden tagja jelölhet, és jelölhető bármely posztra. (2) A jelöltekről a Bizottság többségi szavazással dönt, hogy alkalmasak-e a feladat betöltésére. (3) A jelölteket ezután többségi szavazással választja meg a Bizottság. (4) A megválasztott személyeket a Bizottság többségi szavazással visszahívhatja. 11. Referensek (1) Az Elnökség a Bizottság javaslatára meghatározott feladatok ellátására referenseket nevezhet ki. (2) A referens a Bizottság Elnökének kérésére a Bizottság ülésén beszámolni köteles. 12. A munkacsoport (1) Az Elnök rendszeres, vagy alkalmi feladatok ellátására munkacsoportokat hozhat létre az IK HÖK
tagjai közül. (2) A munkacsoportok kizárólag döntés-előkészítő munkát folytathatnak, határozatokat nem hozhatnak. (3) A munkacsoport saját tagjai közül felelőst választ, aki a későbbiekben felelősséggel tartozik a csoport munkájáért, és beszámoláskötelezettséggel az elvégzett munkáról a Bizottság felé. 13. A Bizottság üléseinek dokumentálása (1) A Bizottság üléseiről jegyzőkönyv, és emlékeztető készül. (2) A jegyzőkönyv tartalmazza az a) ülés helyét, b) időpontját, c) a határozatképesség, vagy a határozatképtelenség kimondását, d) az előzetesen kiküldött, esetlegesen módosított napirendi pontokat, e) a megvitatott kérdéseket, f) a döntések eredményét szavazati arány szerint, g) a kisebbségi véleményeket, h) a jelenléti ívet. (3) Az emlékeztető tartalmazza, a) az ülés helyét, b) az ülés időpontját, c) a határozatképesség, vagy a határozatképtelenség kimondását, d) az előzetesen kiküldött, esetlegesen módosított napirendi pontokat, e) a megvitatott kérdéseket, f) döntések eredményét szavazati arány szerint. (4) Az emlékeztető a Kar hallgatóinak számára nyilvános. 14. Záró rendelkezések (1) Jelen ügyrend a 2011. december 21. dátummal került elfogadásra.
(2) Jelen ügyrend az elfogadásakor azonnal hatályba lép.